Buchführung einfach erklärt

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1 Buchführung einfach erklärt Ein Ratgeber der ZDF-Wirtschaftsredaktion 7. Auflage Herausgeber: Autoren: Günter D. Alt Günter D. Alt; Horst-Dieter Radke 1

2 Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser, Sie haben ein Produkt erworben, das aus unserer Sicht höchsten Ansprüchen an Qualität und Güte genügt. Dennoch sind wir verpflichtet darauf hinzuweisen, dass keine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Inhalte übernommen werden kann. Auch wenn die Abfassung der Inhalte sorgfältig und gewissenhaft erfolgte, können wir insbesondere für Druck- und Übertragungsfehler keine Gewähr leisten. Dieses Handbuch und die darin beschriebene Software wird nur in Lizenz vergeben und darf nur in Übereinstimmung mit den Bedingungen des Lizenzvertrages verwendet werden. Weiterhin ist dieses Handbuch urheberrechtlich geschützt. Jede Verwendung außerhalb des bestimmungsgemäßen Gebrauchs mit der zugehörigen Software ist ohne Zustimmung der Rechteinhaber unzulässig. Das gilt insbesondere für die Vervielfältigung, Übersetzung, Veröffentlichung (auch auszugsweise) und die Einspeicherung in elektronische Systeme. Alle Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind geschützte Warenzeichen der Hersteller und sind als solche zu betrachten. Lizenz durch ZDF Enterprises Software-Entwicklung, Produktion und Vertrieb: Buhl Data Service GmbH 2

3 Inhalt Inhalt Lese-Ausflug 1 Vom Abakus zum Blechtrottel...7 Auftragsbearbeitung wer braucht so was?...10 Wie aus dem richtigen Leben Der Einzelgänger...11 Das handwerkelnde Team...12 Die Gewerbemannschaft aus Dresden...13 Welche Maschine muss her?...14 Nicht kompatibel?...15 Eine kurze Begriffsklärung...15 Übrigens Lese-Ausflug 2: Risiken und Nebenwirkungen Was heißt eigentlich Buchhaltung?...19 Wer hat die Buchhaltung erfunden?...20 Alles, was Recht ist...21 Nicht nur für Penible: Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung...23 Ausgerechnet: Das Bild des Unternehmens...25 Welche Buchhaltungssysteme gibt es?...25 Das Ganze und die Teile: Das betriebliche Rechnungswesen...26 Der Spiegel des Unternehmens: Die Finanzbuchhaltung...28 Die Bücher der Buchhaltung...28 Eine zweiseitige Angelegenheit: Das Konto...31 Lese-Ausflug 3: Erbsenzähler Bestandsaufnahme: Inventar und Inventur...33 Der Reihe nach: Die Aufstellung eines Inventars...36 Bilanz die Waagschale des Unternehmens

4 Wie lange müssen alle Unterlagenaufbewahrt werden?...47 Lese-Ausflug 4 Ordnungsmacht: Beleg, Satz und Was ist ein Beleg?...49 Vom Beleg zur Buchung...50 Anwendung der GoS...51 GoS (in Auszügen)...52 Der Buchungssatz Grundlage jeder Buchung...55 Für alles den richtigen Rahmen finden: Konten und Klassen...56 Jetzt aber mal genau: Die Kontenklassen im Detail...59 Lese-Ausflug 5 Balanceakt: Schritt für Schritt zum Ziel...67 Von der Eröffnungsbilanz zum Eröffnungsbilanzkonto...67 Zuerst das, was Bestand hat: Buchen auf Bestandskonten...68 Alles ändert sich: Werteveränderungen in der Bilanz...75 Buchen auf Erfolgskonten: was hat s gebracht?...76 Lese-Ausflug 6 Werkzeugkasten Passendes für alle Fälle...81 Nun aber richtig: Buchen mit Kontenrahmen...81 Die Eine kommt, die Andere geht die Problematik des Warenverkehrs...82 Mal mehr mal weniger: Buchungen im Warenverkehr...84 Wo s um die Knete geht: Buchungen im Zahlungsverkehr...86 Personalbuchungen: Auf wessen Konto geht die Sekretärin?...88 Lese-Ausflug 7 4 Hau drauf: Umsatzsteuer und und und Steuern im Unternehmen und in der Buchhaltung...93 Was heißt eigentlich Umsatzsteuer?...94 Die gesetzlichen Regelungen der Umsatzsteuer...95 Gar nicht diebisch: Elster Wie sicher ist das Verfahren? Wie die Umsatzsteuer gebucht wird Auch das noch: Sonstige Unternehmenssteuern...120

5 Inhalt Lese-Ausflug 8 Pflicht und Kür: Darf s ein wenig mehr sein? Was Sie sonst noch können müssen: Spezielle Buchungstechniken Besonderheiten auf Warenkonten Was zahlt der Kunde sonst noch? Warenverkaufsnebenkosten Wenn was nicht in Ordnung war: Rücksendungen und Gutschriften Darf es etwas weniger sein? Rabatte und Boni Besonderheiten im Zahlungsverkehr Der Crash auf dem Bankkonto: Rückbuchungen Mit Papieren den Zahlungsspielraum erweitern: Wechselbuchungen Der Intimbereich der Buchhaltung: Das Privatkonto Die Buchführung im Einzelhandel Die Buchführung in der Industrie Kosten und Leistungen in einem Industriebetrieb Der Kontenrahmen der Industrie Das Betriebsergebnis im Industriebetrieb Zweikreissystem: Die Kosten- und Leistungsrechnung Buchen im Industriebetrieb Lese-Ausflug 9 Nix doppelt gemoppelt: Die Einnahme-Ausgaben Rechnung Vereinfachte Buchführung für wen? Unterschiede zur Doppelten Buchführung Die Umsatzsteuer in der Überschussrechnung Grenzenlose Freiheit? Die Form der Überschussrechnung Heute so, morgen so? Wechsel der Gewinnermittlungsart Lese-Ausflug 10 Böllermann & Co.: Das Jahr geht zu Ende Zum Ende kommen: Abschluss und Ergebnisrechnung Nichts bleibt, wie es war: Abschreibungen Zeitfallen in der Buchhaltung: Die Abgrenzung Die hohe Kante: Rückstellungen Was ist was (noch) wert? Bewertungen in der Bilanz

6 Wer kriegt wie viel? Die Gewinnverwendung Das richtige Ende finden: Abschlusstechnik Glossar Im Buch benutzte Konten

7 Lese-Ausflug 1 Lese-Ausflug 1 Vom Abakus zum Blechtrottel Der Computer wurde erfunden, weil die Mathematiker und Statistiker es leid waren, umfangreiche Berechnungen vorzunehmen. Diese Meinung zur Geschichte und Erfindung des Computers hört man immer wieder - und sie ist ja zumindest nicht ganz falsch. Aber auch wieder nicht ganz richtig, denn im Wirtschaftsleben gab es ebenfalls eintönige Arbeit, die nach Automatisierung und Erleichterung verlangte und dies führte zu Automatisierung von Produktionsanlagen (der Jacquardsche Webstuhl mag als Beispiel dienen), zur Schreibmaschine und zu Buchungsapparaten. Mechanische Rechenmaschinen fanden in den Büros und Fabriken eine viel größere Verbreitung als an Universitäten und wissenschaftlichen Instituten hielten elektronische Tischrechner Einzug in die Bürowelt. Auf vielen Schreibtischen standen aber noch mechanische Rechenmaschinen und die wurden oft in einer Geschwindigkeit und Perfektion benutzt, die beeindruckend war. Beide Richtungen - die wissenschaftliche und die praktische - führten zur Entwicklung und Perfektionierung des Computers. In den dreißiger und vierziger Jahren war überall eine Aufbruchsstimmung in der Welt hinsichtlich des Baues mechanischer und elektronischer Rechenmaschinen zu finden, die zur Realisierung des Computers nach dem zweiten Weltkrieg führte. Bereits 1937 stellte in Berlin Konrad Zuse seinen ersten, mechanischen Relaisrechner fertig: im Wohnzimmer seiner Eltern und ohne staatliche Unterstützung. Weitgehend allein konzipiert, war dies der erste funktionsfähige Computer, der fertig gebaut wurde. Er funktionierte nicht sonderlich gut, was nicht verwunderlich war, da viele Bauteile noch nicht mit der nötigen Präzision hergestellt werden konnten. Konrad Zuse sägte viele Relaisbleche mit der Laubsäge selber aus - bei den restlichen halfen ihm Freunde. Aber bereits die Variante Z3 war ein funktionierendes Modell, das leider bei einem Bombenangriff zerstört wurde. Unverdrossen baute Zuse ein weiteres Gerät, das er von Berlin unter teils abenteuerlichen Umständen in den Allgäu transportierte und erfolgreich vor den Alliierten in einem Pferdestall versteckte. Hier führte er es auch Professoren von der berühmten ETH (Eidgenössischen Technischen Hochschule) in Zürich vor, die daraufhin den Rechner mieteten und bis 1959 einsetzten. In der ersten Zeit war es der einzige in Europa arbeitende Computer an einer Hochschule. In Frankreich wurde zur gleichen Zeit ebenfalls an einem mechanischen Relaisrechner gearbeitet, der aber nie fertig gestellt wurde. In den USA und in England dagegen wurde bereits länger an elektronischen Rechnervarianten gebastelt. Zu nennen wären hier Atanasoff, der ab 1937 ein Compu- 7

8 termodel mit Röhren entwickelte (ABC, USA), Mauchly und Eckert (ENIAC, 1945; UNIVAC USA), von Neumann (EDVAC, USA) und Wilkes (ED- SAC, GB). Einen erheblichen Entwicklungsschub brachte die Erfindung des Transistors im Jahre 1947 durch das amerikanische Entwicklertrio Bardee, Brattain und Shockley. Die Computer, die in den fünfziger Jahren damit entwickelt wurden, waren schneller und etwas kompakter. Der richtige Durchbruch kam aber erst, als 1957/58 der integrierte Schaltkreis erfunden wurde. Immer mehr Transistoren und Bauelemente brachte man auf einem Chip unter, bis es 1971 gelang eine komplette Recheneinheit darauf zu platzieren. Zunächst waren diese Computer nur an Forschungseinrichtungen zu finden. Sie wurden aber während des Krieges bereits beim Militär (für ballistische Berechnungen) und später in der Industrie für spezielle (beispielsweise statische) Kalkulationen eingesetzt. Nachdem die Geräte kleiner, fehlertoleranter und dabei auch preiswerter wurden, eroberten sie sich die Unternehmen, insbesondere die Mittlere Datentechnik sorgte in den siebziger Jahren für den Einzug auch in Unternehmen mittlerer Größe und den Aufstieg des deutschen Computerpioniers Nixdorf. Die Erfindung des Personal Computer in den 80er Jahren brachte schließlich die elektronische Datenverarbeitung auch in den Kleinbetrieb. Ein Computer ist nichts ohne Software. In der Anfangszeit musste für jede Anwendung ein Programm neu erstellt werden. Die Einsatzvarianten in den großen Unternehmen waren so unterschiedlich wie die Betriebe selbst und mussten deshalb individuell erarbeitet werden. Je mehr Betriebe Computer einsetzten und gebrauchten, umso mehr kamen Situationen vor, die sich wiederholten. Deshalb setzte bald die Standardisierung von Software ein. Für viele Fälle kann heute ein Programm erworben werden, das in zahlreichen Situationen auf die gleiche Art und Weise eingesetzt werden kann. Standardisierte Software heißt übrigens nicht, dass nicht individuelle Einstellungen möglich wären. Ein solches Produkt haben Sie mit WISO-Kaufmann oder WISO Buchhaltung vor sich. Sie können das gleiche Programm auf Ihrem Computer installieren wie viele andere Betriebe auch. Ihre Anwendung unterscheidet sich aber je nachdem was Sie für einen Betrieb haben: Dienstleistung, Handwerk, Handel oder andere doch von vielen Einsatzvarianten anderer Unternehmen. Der Vorteil, der auch einem Kleinbetrieb aus der Computernutzung erwächst, ist erst nach einiger Zeit richtig einzuschätzen. Die ersten Lieferscheine und Rechnungen werden nicht unbedingt schneller geschrieben, als mit der Schreibmaschine. Wenn dann aber einmal ein Ordner voll ist und ein ganz bestimmter Beleg neu gesucht werden muss, wird der Nutzen vielleicht zum ersten Mal deutlich. Noch effektiver ist aber die Weiterverarbeitung der Daten: etwa die automatische Übergabe 8

9 Lese-Ausflug 1 der Belegdaten an die Buchhaltung oder die Auswertung der Umsätze. Der Blick auf noch nicht gezahlte Rechnungen und die noch offenen Außenstände ist viel leichter möglich und so ergibt der Einsatz des Computers eine Effektivität für das kleine Unternehmen, das dieses auch dringend braucht, da der Einsatz von Personal doch in der Regel sehr begrenzt und kostenträchtig ist. Um diese Vorteile richtig zu nutzen, sind aber zwei Dinge Voraussetzung: dass die richtigen Geräte (der Fachmann spricht von Hardware) vorhanden sind und dass das Programm (die Software) passend eingerichtet wurde. WISO-Kaufmann kann vieles, benötigt dafür aber auch die richtige Hardware. Es muss zwar nicht die allerneuste Technologie sein, aber eine Grenze sollte doch gezogen werden: Mindestens ein Pentium II Prozessor und eine nicht zu knappe Hauptspeicherausstattung (wenigstens 256 MByte) sowie genügend freier Festplattenplatz sollten vorhanden sein (siehe dazu auch die Ausführungen unter Welche Maschine muss her? ). Stehen Sie vor einer Neuanschaffung, so sollten Sie sich nach einem preiswerten (nicht billigen!) Markengerät umsehen. Die in Zeitschriften angebotenen, selbst zusammengebauten Billig-Rechner diverser Werkstätten und Discounter sollten sie besser meiden. So etwas ist für Bastler durchaus geeignet, nicht aber für Ihren Betrieb, in dem der Computer einwandfrei und möglichst ohne Störungen laufen soll. Da ist einer der in regelmäßigen Abständen angebotenen Rechner mit Garantie aus dem Fachhandel oder einem Elektronikmarkt oft die bessere Wahl. PCs, die in Lebensmittelketten angeboten werden, zielen eher auf den privaten Anwender, da sie mit Funktionen voll gestopft sind, die im Büroalltag selten gebraucht werden. Ein Markengerät im Fachhandel gekauft, ist meist eine gute Wahl, auch wenn es etwas teurer ist. Fachhandel ist aber nicht gleich Fachhandel. Wenn Sie den Eindruck haben, dass der Fachhändler in ihrer Nähe nach der Devise arbeitet: Der deutsche Handwerker bringt sich nicht durch Eile und übertriebenen Service in Gefahr!, dann schauen Sie besser nach einem Direktanbieter mit einer Vor-Ort-Garantie, das heißt mit der Schadensbehebung durch einen Werkskundendienst innerhalb angemessener Zeit bei Ihnen im Büro üblicherweise innerhalb von 48 Stunden. Erfahrungsgemäß bleibt ein Computer nicht von alleine ohne Probleme arbeitsfähig. Es sind Wartungsaufgaben zu erfüllen und immer wieder auch kleinere Probleme zu bewältigen. Haben Sie ein Netzwerk installiert, so trifft dies in besonderem Maße zu. Kaum ein Kleinbetrieb wird eine EDV-Abteilung einrichten (können). Besser ist es, wenn eigene Mitarbeiter dies nebenher übernehmen und sich entsprechend schulen und weiterbilden. Die Investition in diese Weiterbildung ist meist gut angelegt und in der Regel nicht zu aufwendig. In den angelsächsischen Ländern gibt es 9

10 kleine Serviceunternehmen, die die Betreuung solcher Installationen übernehmen. Ein Techniker kann sich leicht um vier bis sechs Unternehmen (je nach Größe) langfristig kümmern und für einen reibungslosen Betrieb sorgen. Diese Servicetechniker übernehmen dann in der Regel auch die Einrichtung der Software mit. Auch bei uns sind solche Dienstleistungsunternehmen immer häufiger zu finden. Schauen Sie ins Branchenbuch oder fragen Sie etwas im Kollegenkreis herum. Wahrscheinlich sind solche Servicefirmen auch schon in Ihrer Nähe zu finden. 10 WISO Tipp Fragen Sie auch die Berufsvertretungen (Industrie- und Handelskammern sowie die Handwerkskammern), die über solche Dienstleistungen oft gut informiert sind und die Informationen gerne weitergeben. Wenn gar nichts mehr geht, hilft häufig nur noch ein professioneller Computer-Notdienst- eine Art ADAC für den PC. Wo der nächste Notdienst ist, können Sie aus den Anzeigen in der örtlichen Tageszeitung, aus den Gelben Seiten oder durch Nachfrage bei einem großen Händler erfragen (etwa MediaMarkt), die sich nicht selten selbst solcher Dienstleister bedienen. Neben bundesweit agierenden Servicehotlines gibt es eine Reihe PC-Notdienste, deren Einsatzgebiet begrenzt ist oder die nur Computer reparieren, die bei ihnen gekauft wurden. Solche Notdienste sind selbstverständlich kostenpflichtig eine Stunde kostet mindestens 50 Euro (bei Netzwerkproblemen auch mehr). Dazu kommen eventuell Anfahrtspauschalen und bei einigen auch ein Schnellservicezuschlag. Also: Vor dem Auftrag genau nachfragen! Für die zweite Voraussetzung die richtige Einstellung dieser Software haben Sie dieses Begleitbuch. Sie finden im ersten Teil viele Hinweise auf die passende Einrichtung für unterschiedliche Situationen. Außerdem steht Ihnen aber in einem zweiten Teil eine detaillierte Beschreibung der Software samt Installation und Einrichtung zur Verfügung. Wir haben uns bemüht, so zu schreiben, dass Sie auch ohne Informatik-Ausbildung mit den Handbüchern klar kommen. Wenn doch einmal ein Problem ungelöst bleibt, schauen Sie auf den Internet-Seiten von Buhl- Data Service (www.buhl.de) nach; möglicherweise liegt schon eine Lösung parat, beispielsweise bei den so genannten FAQs häufig gestellten Fragen. Auftragsbearbeitung wer braucht so was? Verflixt! Habe ich der Firma Meier nun eine Rechnung geschrieben, oder nicht? Ich wühlte meine Schreibtischschublade durch und konnte nichts finden. Mein Elba- Rechnungsdurchschreibebuch mit Blaupausen war auch nicht zu greifen. Sch... so ist das eben, wenn man anfängt, sich selbstständig zu machen. Man hat den Kopf

11 Lese-Ausflug 1 voll mit Aufträgen und Terminen und keine Zeit an etwas anderes zu denken. Irgendwann aber muss man doch die Kontoauszüge der Bank einsortieren und damit beginnt der Rückweg in die Realität. Also... sind nun alle Rechnungen tatsächlich geschrieben und an die Empfänger übermittelt? Und wenn, haben alle gezahlt? Und dann klingelt das Telefon und jemand möchte noch ein paar Stück von Artikel X bestellen und auf Anhieb kann man gar nicht sagen, ob noch was am Lager liegt. Öde und schwarz lugt der Monitor des ausgeschalteten Computers vom Schreibtisch herüber, als wolle er sagen warum lässt du mich nicht machen? Um Gottes willen! Für meinen kleinen Betrieb? Die paar Aufträge und Rechnungen etwa mit dem Computer schreiben? Der Aufwand des Einrichtens ist viel zu groß, der Verwaltungsaufwand kaum kleiner, als wenn ich alles mit der Hand mache und wahrscheinlich ist die Software auch viel zu teuer... Alles falsch! Vorurteile! Natürlich kann man eine sinnvolle Organisation auch mit der Hand, der Schreibmaschine, mit einfachen Mitteln am Computer Textverarbeitung und Tabellenkalkulation erledigen. Dass es aber mit spezieller Software aufwendiger wäre, stimmt so grundsätzlich schon mal nicht. Außerdem gehen bei solch einer Argumentation ein paar ganz wesentlich Vorteile sofort unter: die ständig abrufbaren Informationen über Auftrag- und Lagerbestand etwa oder die Möglichkeit, die vorhandenen Daten direkt an die Finanzbuchhaltung zu übergeben. Und das Programm WISO-Kaufmann ist der beste Beweis dafür, dass eine spezielle kaufmännische Software auch nicht teuer sein muss. Damit Sie wissen, wie solch ein Software-Vehikel sinnvoll eingesetzt werden kann und was alles damit anzustellen ist, werden wir die Einsatzmöglichkeiten aus drei unterschiedlichen Blickwinkeln beschreiben. Im folgenden Abschnitt, der sich mit der Auftragsbearbeitung (Modul Auftrag) befasst, finden Sie drei Modelle, die sich auf fast alle denkbar anderen Einsatzmöglichkeiten übertragen lassen. Wie aus dem richtigen Leben... Der Einzelgänger Mario Felleisen ist Berater für kleine und mittlere Unternehmen. Er führt betriebswirtschaftliche Beratungen bei Gründung neuer Unternehmen sowie bei Problemen bestehender Unternehmen durch. Außerdem veröffentlicht er Fachbeiträge in verschiedenen Periodika (IHK Zeitschrift, Loseblattsammlungen etc.). Er ist ein Einzelgänger, beschäftigt gelegentlich stundenweise eine Sekretärin, wenn es viele Berichtseiten zu schreiben gibt und mal allzu viele Beiträge für Zeitschrif- 11

12 ten versprochen wurden. Ansonsten schreibt er seine Rechnungen über Beraterund Beitragshonorare mit einem einfachen Textprogramm. Alles wird ordentlich in Jahresordnern abgelegt, die durch Trennblätter in Einnahmen und Ausgaben aufgeteilt sind. Jedes Jahr, wenn es an die Steuererklärung geht, addiert Mario mühsam alle Rechnungen zusammen. Schon zweimal hat er dabei festgestellt, dass kleinere Rechnungen nicht bezahlt waren. Er hat es nicht gemerkt, weil er keine Rechnungskontrollen durchführt. Große Rechnungsbeträge hat er im Kopf und mahnt auch gewissenhaft an, wenn es etwas zu lange dauert. Bei kleinen Beträgen glaubt er hat er noch den Überblick. Aber so muss er zugeben: Dieses Jahr hat er eine Rechnung überhaupt nicht geschrieben. Jetzt, als er es merkt, ist s zu spät... Das reicht Mario. Er hat WISO-Kaufmann erstanden und will die Verwaltung jetzt mit dem Computer erledigen. Das letzte Hindernis die Installation der Software und die Einrichtung derselben wird von seinem Sohn übernommen, der Betriebswirtschaft studiert und sich in den Semesterferien die Zeit dazu nimmt. Wenn Sie Freiberufler sind oder Sie eine Auftragsbearbeitung für nebenberufliche Tätigkeiten (Kursleiter an der Volkshochschule, Kleingewerbe oder nebenberufliche Schriftstellerei) benötigen, so können Sie die Hinweise aus diesem Modell auf Ihre eigene Tätigkeit leicht übertragen. Das handwerkelnde Team Die Holzbaustelle KG ist ein kleiner Schreinerbetrieb, der vorwiegend Küchen und Ladeneinrichtungen im Einzelauftrag erstellt. Die Kunden für die Küchen sind meist Privathaushalte, Ladeneinrichtungen werden selbstverständlich für andere Geschäftskunden gebaut (vom Puppenladen für die Tochter des Schreinermeisters einmal abgesehen). Die grundverschiedenen Kundengruppen müssen nicht nur bei der Ansprache in der Werbung und beim Angebot sondern auch bei der Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung unterschiedlich behandelt werden. Zwei Schreinermeister, drei Gesellen und zwei Auszubildende sind in der Holzbaustelle beschäftigt. Eine Halbtagskraft erledigt den Schriftverkehr, bedient das Telefon (wenn sie da ist) und hält auch laufend Kontakt mit dem Steuerberater (Belege hinbringen und so weiter). Ein großes Problem sind die zögerlichen Zahlungseingänge. Privatkunden möchten immer erst zweimal gemahnt werden, gewerbliche Kunden berufen sich von vornherein auf längere Zahlungsziele und verlangen aus den unterschiedlichsten Gründen Abschläge auf den Preis. Beide Kundengruppen bestehen natürlich auf vorzeitige Lieferung! Das alles im Blick zu haben ( sag mal Theo, wann sollte die 12

13 Lese-Ausflug 1 Küche eigentlich geliefert werden? ) und die unterschiedlichen Zahlungsbedingungen nicht durcheinander zu bringen ( gestern hat Karl-Heinz dem Dr. Hellmann die gleichen Zahlungsbedingungen versprochen, wie Reisebüro Schnatter sie hat! ) ist gar nicht so einfach. Eine Auftragsbearbeitung muss her! sagt Peter Sägemöller, Meister der Holzbaustelle und sieht als Ergebnis dabei schon die Liquidität über den Rand des Kontos spritzen mit Hilfe von WISO Kaufmann. Sind Sie Handwerker oder haben Sie einen kleinen Produktionsbetrieb, dann finden Sie Anregungen für Einrichtung und Umgang mit WISO-Kaufmann in diesem Modell. Die Gewerbemannschaft aus Dresden Die Porzella GmbH vertreibt Porzellanwaren kleiner Betriebe aus den neuen Bundesländern (vorwiegend aus Meißen). Aufgebaut wurde das Unternehmen von ehemaligen Ingenieuren und Technikern der Porzellanindustrie, die nach der Wende erst einmal arbeitslos geworden waren, mehrfach vom Arbeitsamt umgeschult wurden ohne wirklich für den neuen Beschäftigungsmarkt fit zu werden. Mit einem Schulungsleiter aus dem Westen an der Spitze und nach Abschluss eines Kurses haben sie sich in die Selbstständigkeit gestürzt. Bereuen mussten Sie das nicht. Die Sachkenntnis der Ossis kombiniert mit der Marktkenntnis des desertierten Wessis brachte schnell den Einbruch in eine kleine Marktnische, die ständig ausgebaut wurde. Von Anfang an keine überzogenen Ansprüche, Improvisation kam vor Organisation: das Unternehmen konnte sich gut behaupten. Langsam stößt man allerdings an allen Ecken an Grenzen. Zwanzig Mitarbeiterinnen machen etwa 7 Millionen Euro Umsatz und ständig wird ein Lagerbestand von rund 0,8 Millionen Euro geführt. Angebote, Lieferscheine und Rechnungen werden mit einem formularorientierten Textprogramm geschrieben und dann weitgehend per Hand und Ablage verwaltet. Der Lagerist führt eine Bestandskartei mit bunten Kartons und aufgesteckten Reitern. Jeder wünscht sich eine Aushilfe (meist für Dauer) und die beiden Geschäftsführer fanden bei dem letzten verzweifelten Versuch, alle diese Anfragen abzulehnen, endlich eine Lösung: Wir stellen jetzt um auf EDV Warenwirtschaft, aber richtig! Mit WISO Kaufmann. Haben Sie einen Handelsbetrieb oder einen kleinen Produktionsbetrieb, dann ist dieses Szenario für Sie besonders interessant. Das sind unsere drei Ausgangssituationen. Sie können jedes Beispiel auch auf andere Situationen übertragen. So lässt sich Modell 1 auch von Buchführungshelfern, 13

14 Steuerberatern, Seminaranbietern; Fall 2 von jedem anderen Handwerksbetrieb und Szenario 3 von allen anderen Gewerbe- und Handelsbetrieben nutzen. Welche Maschine muss her? Natürlich braucht es nicht nur das Programm. Um dieses nutzen zu können, muss auch ein Computer vorhanden sein. Da in der Praxis noch die unterschiedlichsten Geräte zu finden sind und durchaus für bestimmte Aufgaben auch noch ihren Zweck erfüllen, sollte kurz darauf geschaut werden, was denn wirklich benötigt wird. Nicht immer wird man einen Computer neu anschaffen müssen, ebenso ist aber der alte nicht immer sinnvoll einzusetzen. Wenn Sie einen alten Pentium II PC mit mindestens 450 MHz Taktfrequenz haben, der mit wenigstens 64 MB RAM ausgestattet ist, ein CD-ROM-Laufwerk enthält (diese Geräte hatten meist schon CD-ROM Laufwerke mit vierfacher oder höherer Geschwindigkeit) und etwa 150 MB freier Platz auf der Festplatte vorhanden ist - dann können Sie fast loslegen. Vielleicht ist es aber besser, vorher noch etwas nachzudenken. Diese Mindestanforderungen reichen aus, das Programm zu installieren und zu nutzen. Nur ist zugegebenermaßen die Nutzung nicht sehr effektiv. Deshalb empfehlen wir als Voraussetzung für ein angenehmes Arbeiten mindestens: Einen PC mit Pentium II Prozessor (oder kompatibel) mit 450 MHz Taktfrequenz, besser schneller Einen Hauptspeicher mit 256 MB Freien Festplattenplatz von mindestens 500 MB CD-ROM Laufwerk mit 24facher Lesegeschwindigkeit (oder schneller) Grafik: Super VGA mit mind x 768 Bildpunkten Auflösung (und den dazu passenden Monitor) Setzen Sie die Netzwerkversion ein, so sollten Sie noch etwas höhere Anforderungen an den Datenserver stellen: Hauptspeicher mit mindestens 512 MB Freier Festplattenplatz von mindestens 1 GB Ach ja, Windows 98 SE (oder höher) sollte installiert sein (Windows NT ist ab Servicepack 6 einsetzbar). Die Empfehlung lautet aber auch hier: Windows 2000 oder Windows XP (aus Sicherheitsgründen mit dem Servicepack 2) einzusetzen. Einen Drucker brauchen Sie natürlich auch. Mit solch einer Ausstattung werden Sie gut mit WISO-Kaufmann arbeiten können. Passt es bei einzelnen Details nicht, 14

15 Lese-Ausflug 1 so können Sie vor der Neuinvestition überlegen, ob Sie Ihr Gerät nicht aufrüsten. Arbeitsspeicher ist z.b. nicht sehr teuer. Auch eine zu kleine Festplatte kann mit wenig Kapital gegen eine größere ausgetauscht werden. Da werden Sie auch schnell merken, dass größere Platten im Verhältnis billiger sind, als kleine hier zu knausern macht also keinen Sinn. Stimmt es aber in fast allen Details nicht (Prozessor zu langsam, Hauptspeicher zu knapp, die Festplatte war vorher schon überfüllt und das CD-ROM-Laufwerk ist eines von den alten, langsamen), dann sollten Sie nicht ans Aufrüsten denken, sondern an eine Neuinstallation. Das ist wenig teurer und hat mehr Zukunft. Nicht kompatibel? Sie arbeiten mit einem Apple Computer und dem Betriebssystem Mac OS X oder haben auf Ihrem PC Linux installiert. Dann läuft WISO Kaufmann nicht, denn es wurde nur für das Betriebssystem Windows entwickelt. Das mag sich in der Zukunft vielleicht einmal ändern vorläufig müssen Sie es aber als gegeben hinnehmen. Die beste Lösung ist es, einen PC mit Windows XP anzuschaffen, wenn Sie trotzdem mit WISO Kaufmann oder Buchhalter arbeiten möchten. Wenn Sie das aber nicht möchten, dann gibt es Alternativen: unter Mac OS X können Sie auch Windows und Windows-Software installieren, wenn Sie Virtual PC einsetzen, eine Emulationssoftware die von Microsoft vertrieben wird. Sie ist allerdings nicht ganz billig und Windows wird zusätzlich benötigt. Auf einem Linux-Rechner setzen Sie die Software OpenOffice ein, die vergleichsweise preiswert ist und die Installation von Windows-Software auf einem Linux-Rechner ermöglicht. Eine kurze Begriffsklärung Bevor es richtig losgeht, noch eine kurze Begriffsklärung. Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft, diese beiden Bezeichnungen für ein computergestütztes kaufmännisches Abrechnungssystem wurden bereits in den vorangegangenen Abschnitten erwähnt und spielen in der Praxis auch immer wieder eine Rolle. Handelt es sich um zwei Begriffe für ein und dieselbe Sache? Oder gibt es tatsächlich Unterschiede? Ganz abgesehen davon, dass normalerweise auch unterschiedliche Leistungskategorien damit gemeint sind, können wir uns für dieses Buch und die zugrunde liegende Software so einigen: Eine Auftragsbearbeitung speichert alle Daten, die nötig sind, um Aufträge zu verwalten und alle nötigen Belege (Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen und so fort) damit zu drucken. Natürlich lassen sich die dazu nötigen Daten (Kunden, Lieferanten, Artikel) auch entsprechend verwalten, so dass durchaus Merkmale einer Warenwirtschaft in der Auftragsverwaltung zu finden sind. 15

16 Bei einem Warenwirtschaftssystem stehen die Daten im Mittelpunkt. Meist geht es um größere Mengen und die Verwaltung muss von einem leistungsfähigen Datenbanksystem übernommen werden. Möglicherweise hängt auch noch eine Produktion mit dran und es müssen unterschiedliche Waren (Fertigerzeugnisse, Halbfertigerzeugnisse, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe) verwaltet werden. Natürlich kann solch eine Warenwirtschaft auch Angebote und Rechnungen schreiben. Die Mahnungen kommen dann aber meist schon aus der Buchhaltung. So gesehen handelt es sich bei dem Modul Auftragsverwaltung in WISO Kaufmann um eine Auftragsbearbeitung. Dass damit auch ganz komfortabel eine Lagerbuchhaltung geführt werden kann, wird noch gezeigt werden. Übrigens finden Sie im gesamten Text dieses Buches immer wieder hervorgehobene Abschnitte, die Sie besonders beachten sollten. WISO Tipp Gibt Ihnen wertvolle Hinweise, wie Sie etwas besser oder schneller erledigen können, oder wo ein besonderer Vorteil im Umgang mit dem Programm für Sie liegt. Weist Sie auf Fallen oder Schwierigkeiten im Umgang mit dem Programm hin. Nicht immer ist alles eindeutig und Software sowie Hardware längst nicht so transparent, wie das der Anwender erwarten könnte. Hotkey zeigt Ihnen, wie Sie manchen Befehl und manche Funktion mit einfachen Tastenkombinationen ausführen können. Gerade bei der Eingabe über die Tastatur ist die Maus doch manchmal viel zu weit entfernt und stört die flüssige Arbeit. Innerhalb der Szenarien werden solche Hotkeys hier und da wiederholt, damit jeder Sie auch nutzen kann. Check: An verschiedenen Stellen finden Sie Checklisten, die Ihnen bei der Realisierung verschiedener Vorhaben helfen (z.b. eine Auftragsverwaltung einzurichten, das zu einem bestimmten Szenario passt). 16

17 Lese-Ausflug 1 WISO Tipp Achten Sie auf die Einträge in den Pulldown-Menüs. Hier werden neben vielen Befehlen auch die zugehörigen Hotkeys angezeigt. Bei einigen Menü- oder Schaltbefehlen finden Sie einen unterstrichenen Buchstaben. Diese Buchstaben sind ebenfalls Hotkeys. Sie aktivieren ihn, wenn Sie die Alt -Taste gedrückt halten und zusätzlich die Taste für den (unterstrichenen) Buchstaben betätigen. In den folgenden Kapiteln zum Modul Auftrag aus WISO-Kaufmann erfahren Sie Grundsätzliches zum Umgang mit einer Auftragsbearbeitung/ Warenwirtschaft. Dabei wird auch auf das Programm Bezug genommen. Eine ausführliche Beschreibung dieses Moduls finden Sie allerdings nur im Bedienerhandbuch. 17

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19 Lese-Ausflug 2 Lese-Ausflug 2: Risiken und Nebenwirkungen... Was heißt eigentlich Buchhaltung? Dass Buchhaltung etwas für Überpenible, für Beamte und Erbsenzähler ist und normale Menschen sich damit nicht abgeben mögen, das bekommt man allenthalben zu hören, wenn dies Thema in Gesprächen angerissen wird. Selbst in Kreisen von Unternehmensverantwortlichen halten sich penetrant drei Vorurteile: Dass Buchhaltung nur für das Finanzamt geführt werden muss, dass Buchhaltung und Jahresabschluss für den eigentlichen Betriebsablauf nicht so wichtig sind (allenfalls noch für die Bank), dass es außer für steuerliche Zwecke keine gesetzlichen Regelungen für die Buchhaltung gibt. Diese Vorurteile treffen sämtlich nicht zu! Selbstverständlich gibt es gesetzliche Regelungen und sie gehen weit über die steuerlichen Aspekte hinaus. Buchhaltung ist ein wichtiges Instrument der Unternehmensführung (unabhängig von der Größe des Unternehmens) und sie wird auch nicht für das Finanzamt und die Bank, sondern primär für den Unternehmer selbst geführt. Dass es für den Staat und die Banken wichtig ist, dass ein Geschäftsmann Bücher führt und diese zur Einsicht vorlegt, zeigt allerdings, dass ihr ein hoher Stellenwert beigemessen wird; in dem einen Fall, um eine korrekte Grundlage für die Besteuerung zu haben in dem anderen Fall, um zu sehen, ob sich die Kreditvergabe für das Unternehmen überhaupt lohnt. Dabei ist das Bedürfnis, Aufzeichnungen über geschäftliche Vorgänge zu machen, so alt, wie es schriftliche Chroniken gibt. Keilschriftdokumente und ägyptische Papyri belegen, dass Menschen über Verkäufe, Waren- und Geldbewegungen Aufzeichnungen geführt haben und das sicherlich nicht, um damit literarischen Ansprüchen zu genügen. Auch im privaten Bereich ist das Bedürfnis, Überblick über Geld- und Vermögensvorgänge zu bekommen, nicht zu übersehen. Selbst der Wirtschaft so fern stehende Menschen wie zum Beispiel Künstler können als Beispiel dienen. Eduard Mörike etwa hat Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben geführt. Der Buchhalter beziehungsweise die Buchhalterin ist heute eine spezialisierte Fachkraft im kaufmännischen Umfeld, die eine verantwortungsvolle und vielseitige Tätigkeit ausübt. Grundlage ist in der Regel eine kaufmännische Ausbildung und die kontinuierliche Fortbildung, die bis zur Bilanzbuchhalterprüfung führen kann. 19

20 Kurz gesagt ist Buchhaltung ein System, Einnahmen und Ausgaben so zu führen, dass ein Überblick über die augenblickliche Vermögenslage sowie über die Ertragssituation Auskunft gegeben werden kann. Wer hat die Buchhaltung erfunden? So alt das Bemühen um geschäftliche Aufzeichnungen also ist, unsere heutige Form der doppelten Buchführung wurde im Italien der Renaissance entwickelt. Die Führung von Konten kann bereits für das 13. Jahrhundert nachgewiesen werden, Hauptbücher von 1340 fand man beispielsweise in Genua. Das Jahr 1494 ist allerdings insofern für die Buchführung bedeutend, als in diesem Jahr der Franziskanermönch Luca Pacioli ein Sammelwerk zur Darstellung der gesamten Mathematik veröffentlichte und in diesem eine Abhandlung über die Buchführung enthalten war. Diese Abhandlung war nicht nur ein systematischer Überblick über das System der doppelten Buchführung, sondern gleichzeitig eine praktische Anleitung für Kaufleute. Luca Pacioli begründet dieses Kapitel folgendermaßen: 20 Pacioli sagt: Damit die verehrten Untertanen des erlauchten und großmütigen Herzogs von Urbino einen vollständigen Begriff der ganzen Ordnung des Handels bekommen... entschloss ich mich... noch diese besondere, höchst notwendige Abhandlung zu verfassen... Damit beabsichtige ich, ihnen ausreichende und genügende Anweisungen zur ordnungsmäßigen Führung aller ihrer Konten und Bücher zu geben. Bis heute haben sich die von Pacioli aufgezeichneten Grundlagen der doppelten Buchführung nicht geändert. Und manchmal vermisst man in Lehrbüchern unserer Tage die Deutlichkeit und Prägnanz in der Darstellung der grundlegenden Prinzipien. Pacioli begründet auch gleich zu Anfang, warum Buchhaltung für alle, die Handel treiben, so enorm wichtig ist: Pacioli sagt: Die dritte und letzte notwendige Sache ist, dass man mit schöner Ordnung alle seine Geschäfte in gebührender Weise einträgt, damit man in aller Kürze von jedem Kenntnis haben kann, sowohl von den Schulden als auch von den Guthaben, denn auf anderes erstreckt sich der Handel nicht. Dieser Teil ist ihnen sehr nützlich, weil es unmöglich sein würde, ihre Geschäfte anders zu leiten, als ohne die gebührende Ordnung der Buchungen, und ohne irgendeine Ruhe wäre ihr Geist immer in großer Sorge. Natürlich hat bis heute eine Spezialisierung stattgefunden. Unsere heutige Buchhaltung ist vielfältiger geworden und nur als Teil des betrieblichen Rechnungswesens anzusehen. Diese Spezialisierung erfordert auch, dass die Buchhaltung professionell das heißt von Spezialisten ausgeführt wird. Kaufleute, die keine

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