Administrative Abwicklung von Förderprojekten im Rahmen der Richtlinie zur Förderung von Klimaschutzprojekten in sozialen, kulturellen und

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1 Administrative Abwicklung von Förderprojekten im Rahmen der Richtlinie zur Förderung von Klimaschutzprojekten in sozialen, kulturellen und öffentlichen Einrichtungen

2 Inhalt Vorstellung PtJ Ablauf eines Förderprojekts Antragsbearbeitung, Ansprechpartner und Kommunikation Unterlagen des Zuwendungsbescheids Projektlaufzeit Zahlungsanforderung Öffentlichkeitsarbeit / Internetdarstellung Änderungen im Verlauf des Vorhabens Zwischennachweis Verwendungsnachweis 2

3 Der Projektträger Jülich im Überblick Projektträger seit 1974 (zunächst für Energieforschung des BMBF) Auftraggeber: Bund, Länder, Europäische Kommission Fördervolumen: 1,13 Mrd. Euro (2010) Projekte: betreute und neu bewilligte Vorhaben (2010) 525 Mitarbeiter/innen Standorte Jülich, Berlin und Warnemünde weitgehend selbständige Organisationseinheit in der Forschungszentrum Jülich GmbH 3

4 Kompetenzfelder fachliche Kompetenz Biotechnologie Energie Werkstofftechnologien Umwelt, Nachhaltigkeit und Klimaschutz Meeres- und Polarforschung, Geotechnologien Schifffahrt und Meerestechnik strukturelle Kompetenz Regionale Technologieplattformen / Cluster Technologietransfer und Unternehmensgründung administrative Kompetenz Förderstrukturen Förderverfahren Förderbestimmungen 4

5 Richtlinie zur Förderung von Klimaschutzprojekten in sozialen, kulturellen und öffentlichen Einrichtungen im Rahmen der Klimaschutzinitiative (letzte Novellierung vom ) Förderschwerpunkte: - Klimaschutzkonzepte und Teilkonzepte - Beratende Begleitung bei der Umsetzung von Klimaschutzkonzepten (sog. Klimaschutzmanager ) sowie die Durchführung einer ausgewählten Klimaschutzmaßnahme - Beratende Begleitung bei der Einführung von Energiesparmodellen an Schulen und Kindertagesstätten (sog. Fifty-Fifty-Projekte ) - Anwendung von Klimaschutztechnologien bei der Stromnutzung - Erstellung von Masterplänen 100% Klimaschutz sowie die beratende Begleitung bei deren Umsetzung 5

6 Ablauf Förderprojekt = Tätigkeiten von PtJ Eingangsbestätigung, Sichtung Antrag, Nachforderungen Einreichung Antrag Versand Zuwendungsbescheid Beginn Vorhabenslaufzeit gemäß Z-Bescheid = Projektstart Antragsprüfung Umsetzung d. geförd. Projektes [projektspezifisch bis 3 Jahre] Antragserstellung Verwendungsnachweisprüfung durch PtJ Beginn Zwischenberichte/ Zwischennachweise Ende Prüfung Zahlungsanforderung + Auszahlung Bearbeitung + Versand Antworten Klärung restlicher Fragen mit Antragsteller Zahlungsanforderungen Erstellung Internetauftritt Ggf. Durchf. öff. Ausschreibung für Verg. von Aufträgen Schlusszahlung Verwendungsnachweis 6

7 Antrag, Ansprechpartner und Kommunikation Eingangsbestätigung mit Aktenzeichen, fachlichen und administrativen Ansprechpartnern für Ihren Antrag Antragsprüfung, ggf. gemeinsame Klärung von fachlichen und administrativen Fragen zum Antrag PtJ kommuniziert in der Regel mit dem Antragsteller Schriftverkehr erfolgt an die als Projektleiter benannte Person 7

8 Zuwendungsbescheid Zentrale Inhalte: Höhe der Zuwendung, Zweckgebundenheit, Vorhabenlaufzeit, Mittelaufteilung Informationen zu evtl. Sperren der Fördermittel und den Bedingungen für die Aufhebung der Sperren Vergaberegelungen Bestandskraft nach Rechtsbehelfsfrist oder durch Empfangsbestätigung Änderungen des Gesamtfinanzierungsplans nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung (incl. Laufzeitveränderungen) 8

9 Nebenbestimmungen zum Zuwendungsbescheid ANBest-GK Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung an Gebietskörperschaften BNBest-BMBF 98 Besondere Nebenbestimmungen für Zuwendungen des BMU zur Projektförderung auf Aufgabenbasis Anlage zum Zuwendungsbescheid mit Weiteren Nebenbestimmungen 9

10 Nebenbestimmungen ANBest-GK ANBest-GK Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung an Gebietskörperschaften Anforderung und Verwendung der Zuwendung Nachträgliche Ermäßigung der Ausgaben oder Änderung der Finanzierung Vergabe von Aufträgen Zur Erfüllung des Zuwendungszwecks beschaffte Gegenstände Mitteilungspflichten des Zuwendungsempfängers Nachweis der Verwendung Prüfung der Verwendung Erstattung der Zuwendung, Verzinsung 10

11 Weitere Nebenbestimmungen Anlage zum Zuwendungsbescheid mit Weiteren Nebenbestimmungen Zusätzliche inhaltliche oder formale Vorgaben des Zuwendungsgebers (z.b.: Verpflichtungen zu Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Angaben zur Internetdarstellung, Bereitstellung von Daten zur Evaluierung des Projektes, Überprüfung des Projektes durch Bekanntgabe der Projektdaten an Haushaltsausschuss des Deutschen Bundestages) Festlegungen bzgl. der Restzahlungen (z.b. 15 % oder 20% der bewilligten Fördermittel werden erst nach Abschluss des Projekts ausbezahlt) 11

12 Beginn der Projektlaufzeit Mit der Projektlaufzeit beginnt der Leistungszeitraum Vor Beginn der Projektlaufzeit erbrachte Leistungen können nicht gefördert werden Aufträge dürfen erst nach Erhalt des Zuwendungsbescheids vergeben werden (Leistungserbringung jedoch nur innerhalb der Laufzeit) Ausschreibung vor Erhalt des Zuwendungsbescheids nur mit ausdrücklichem Hinweis vorbehaltlich einer positiven Förderentscheidung möglich Bei der Vergabe gelten die in der jeweiligen Gebietskörperschaft verabschiedeten Vergabeverordnungen 12

13 Öffentlichkeitsarbeit / Internetdarstellung Für die Verbesserung der Öffentlichkeitswirksamkeit ist nach Beginn des Projektes eine Internetdarstellung einzurichten Inhalte: Titel und Laufzeit des Vorhabens, beteiligte Partner (z.b. Stadtwerke), Förderkennzeichen, Ziel und Inhalt des Vorhabens, Link zum BMU, zur Klimaschutzinitiative des Bundes und zum Projektträger Jülich - mit entsprechenden Logos Logos auf verfügbar (Login-Daten im Bescheid) Internetdarstellung ist mindestens bis zum Abschluss des Projektes zu pflegen 13

14 Übersicht geförderter Projekte 14

15 Zahlungsanforderung Mittelanforderung für bereits entstandene Ausgaben sowie für geplante Ausgaben in den nächsten 2 Monaten Höhe der gesamten Ausgaben sind einzutragen (nicht Höhe des Zuschusses) Nach Zahlungsabruf kann ein neues Formular (ggf. über profi-online) bereit gestellt werden Zahlungsanforderungen max. alle zwei Monate möglich Achtung! Wenn Fördersumme < nur Schlusszahlung Ausbezahlte Bundesmittel sind innerhalb von 2 Monaten zu verbrauchen, Verzögerungen sind umgehend dem PtJ mitzuteilen 15

16 Zahlungsanforderung Der Projektträger Jülich. Partner für Forschungsmanagement Richtige Position beachten vom Antragsteller auszufüllen 16

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19 Änderungen im Verlauf des Vorhabens Mitteilungspflicht des Zuwendungsempfängers für Änderungen des bewilligten Förderprojekts ist die vorherige Zustimmung von PtJ erforderlich Dies betrifft z.b.: Projektinhalte (z.b. Anzahl der zu untersuchenden Gebäude) Verringerung oder zeitlich verschobenen Mittelbedarf Änderungen der Zeitplanung Innerhalb der Projektlaufzeit wird ggf. ein Änderungsbescheid ergehen 19

20 Zwischennachweis (ZN) und Zwischenbericht (ZB) Wird benötigt, wenn Vorhabenlaufzeit über ein HHJ hinausgeht Einreichung innerhalb der ersten 4 Monate eines HHJ für das vergangene HHJ Laufzeit < 18 Monate: zahlenmäßiger Zwischennachweis + Formlose Bestätigung (statt ZB) Laufzeit > 18 Monate: zahlenmäßiger Zwischennachweis + Zwischenbericht (gemäß Gliederung) Projektspezifische Ausgaben des letzten HHJ eintragen, ggf. auch ein Null-Zwischennachweis 20

21 Ende der Projektlaufzeit Nach Ablauf der Projektlaufzeit erbrachte Leistungen sind nicht förderfähig! Zahlungsanforderungen können nur innerhalb der Projektlaufzeit eingereicht werden. Verlängerung der Projektlaufzeit bitte vor Ende der Projektlaufzeit beantragen (Antrag formlos per oder Brief). 21

22 Verwendungsnachweis (VN) PtJ sendet ca. 2 Wochen nach Laufzeitende Schreiben mit Unterlagen für den Verwendungsnachweis Einreichung der VN-Unterlagen innerhalb von 3 bzw. 6 Monaten nach Projektende Formular Schlussbericht (in Papier- und elektronischer Form) zahlenmäßigen Nachweis (VNZA) Rechnungskopien und Buchungsnachweise weitere Dokumente gem. Nebenbestimmungen zum Zuwendungsbescheid Aufschlüsselung der Rechnungen entsprechend Angaben Projektantrag Nach Prüfung VN erfolgt Auszahlung des Schlusszahlungsvorbehalts durch PtJ 22

23 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! weitere Informationen zum Ablauf des Förderprojekts: Kontakt PtJ: Projektträger Jülich, Außenstelle Berlin Tel: