Bedarfsermittlung und Bestellung. Ermitteln des Materialbedarfs. Fachbereiche, Verwaltung, Rechenzentrum, Labore

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1 Umwelt- Campus Birkenfeld Dokument/ Aufzeichnung Zielsetzung: Geltungsbereich: Bedarfsermittlung und Bestellung Ermitteln des aterialbedarfs Fachbereiche, erwaltung, Rechenzentrum, Labore Prozessablauf ittel A-NR.: B 3.1 Umwelthandbuch Zuständig Start Abt. Haushalt Fachbereich Dekan erwaltung D 1 aterialentnahmeliste A 1 Bedarfsermittlung FB, W, RZ, LAB Bei Entnahme Formular ausfüllen P A 2 Erfassung des aterialbestandes Soll-Ist-ergleich des Lagerbestandes aterialanforderu ngsschein A 3 Auslösen einer Bedarfsanforderung Ausfüllen eines aterialanforderungsscheins nein aterialanforderu ngsschein A 4 Bedarfsprüfung Kontrolle auf Richtigkeit und Realisierbarkeit durch erwaltungskoordinator (enge, Preis, Qualität ) Bedarfsprüfung i.o.? ja Handbuch Produktalternat. A 5 Angebote einholen erschiedene Angebote nach Kriterien vergleichen (Preis, umweltzertifiziert, ökologisches Produkt) D4 Checkliste Lieferantenbewert ung A 6 Lieferantenbewertung Lieferant nach verschiedenen Kriterien bewerten. Kriterien erfüllt? nein ja D 5 Bestellformular A 7 Bestellung Bestellung schreiben, unterzeichnen, versenden D 6 Auftrags bestätigung siehe Prozeß B 3.2: Lieferung und Rechnungsbe gleichung Datum: Erstellt von: Gabriel Holzheimer, Robert üller ersion: 0.6 Datum: Freigabe von: Seite: 1 von 2 / 14 = mitwirkend, P= Prozessverantwortlicher, = verantwortlich

2 ZIEL UND ZWECK Ziel dieses Prozesses ist es den aterialbedarf zu ermitteln und ggf. die Bestellung einzuleiten. BESCHREIBUNGEN A1 Bei Entnahme oder erbrauch von aterialien muss das Formular aterialentnahmeliste unter der Angabe von Datum, Anzahl, Artikel und Unterschrift ausgefüllt werden. A2 In regelmäßigen Abständen wird der Soll- und Ist-Bestand miteinander verglichen. Abweichungen vom Soll-Bestand müssen zur Bestellung aufgenommen werden. A3 Damit die Ware von der erwaltung bestellt werden kann, müssen die Informationen über die Produkte von den einzelnen Bestellern der Fachbereiche in einen aterialanforderungsschein eingetragen werden. A4 A5 A6 A7 DOKUENTE D1 D4 D5 D6 Die Richtigkeit des Bedarfs muss mit dem Bedarfsträger abgestimmt werden. Nach Einholung verschiedener Angebote müssen diese hinsichtlich der Preise und umweltschonender Eigenschaften (Umweltzeichen) verglichen werden. Die Daten können dem Handbuch Umweltfreundliche Beschaffung entnommen werden. Die Lieferanten müssen umweltzertifiziert sein bzw. umweltfreundliche Alternativen offerieren. Ein Lieferant wird nur dann beauftragt, wenn er umweltfreundliche Produkte anbietet. Anschließend wird der günstigste Anbieter ausgewählt. Die Daten können den Lieferantenfragebögen entnommen werden. Die Bestellung wird telefonisch, per E-ail, Fax oder postalisch durchgeführt. Die Daten müssen vorher auf Richtigkeit überprüft werden. Die aterialentnahmelisten liegen in den entsprechenden Lagern aus. Art, Stückzahl und Datum der aterialentnahme werden in die aterialentnahmeliste eingetragen. enthält alle Informationen über die benötigten Produkte. Er ist von der Dienststelle gegenzuzeichnen und wird dann an die erwaltung weitergeleitet. Aus dem Handbuch Umweltfreundliche Beschaffung oder aus sonstigen Fachmedien können diverse Informationen zur Bewertung der Lieferanten entnommen werden. (Siehe A5) Die Checkliste Lieferantenbewertung setzt sich aus gesammelten Erfahrungen und den Informationen aus A5 zusammen. In das Bestellformular werden alle Informationen über Art, enge, Qualität usw. sowohl eingetragen als auch unterzeichnet. Die Auftragsbestätigung wird vom Lieferanten zugestellt und sichert die korrekte Übermittlung der Bestellung.

3 Umwelt- Campus Birkenfeld Dokument/ Aufzeichnung Zielsetzung: Geltungsbereich: Lieferung und Rechnungsbegleichung Ermitteln des aterialbedarfs Fachbereiche, erwaltung, Rechenzentrum, Labore Prozessablauf ittel A-NR.: B 3.2 Umwelthandbuch Zuständig Start HA Fachbereich erwaltung A 1 Warenlieferung D 1 Lieferschein Prüfen der Waren auf enge, Qualität und Unversehrtheit Lieferung korrekt? Ja Nein A 2 ateriallieferung fehlerfrei ateriallieferung fehlerhaft Lieferung sachlich richtig zeichnen Beschädigte/unvollständige Ware registrieren D 2 Wareneingangsfor mular A 3 aterial einlagern Eintragen des Zugangs ins Wareneingangsformular Büromaterial reklamieren Ware zurücksenden / Abholen lassen A 4 Rechnung begleichen Rechnung Ende Datum: Erstellt von: Gabriel Holzheimer, Robert üller ersion: 0.6 Datum: Freigabe von: Seite: 1 von 2 / 16 HA= Haushaltsabteilung, = mitwirkend, = verantwortlich

4 ZIEL UND ZWECK Ziel dieses Prozesses ist es die eingegangen Lieferungen zu prüfen und die Rechnungen zu begleichen. BESCHREIBUNGEN A1 A2 A3 A4 DOKUENTE D1 Nach Lieferung wird diese auf ollständigkeit, Unversehrtheit und Qualität geprüft, was mithilfe des Lieferscheins geschieht. Die Lieferung wird sachlich richtig gezeichnet. Falls die Lieferung fehlerhaft ist, ist die Reklamation einzuleiten. Die aterialien werden auf die einzelnen Lager verteilt und zur Dokumentation ein Wareneingangsschein ausgefüllt. Bei fehlerhafter Lieferung wird diese reklamiert. Die Rechnung wird durch Überweisung des entsprechenden Betrages beglichen. Die Zahlen sollten dann in die Bilanz aufgenommen werden. Der Lieferschein beinhaltet alle Informationen über enge und Art der bestellten Ware. Das Wareneingangsformular dokumentiert alle an einem bestimmten Zeitpunkt eingegangenen Waren. Die Übergabe der Rechnung erfolgt durch den Lieferanten und unterliegt stets einer Überprüfung auf Richtigkeit.

5 Umwelt- Campus Birkenfeld Geltungsbereich: Tätigkeiten und Umweltbelastungen Gesamte Fachhochschule A-NR.: B 3.3 Umwelthandbuch 1 Büromaterialien ittlere Umweltrelevanz / ittlere Beeinflussbarkeit 2 Labormaterialien Hohe Umweltrelevanz / Geringe Beeinflussbarkeit 3 ED-Bedarf ittlere Umweltrelevanz / ittlere Beeinflussbarkeit 4 Sanitärbedarf ittlere Umweltrelevanz / ittlere Beeinflussbarkeit Umweltrelevanz hoch 2 3 gering mittel 4 1 niedrig mittel hoch Beeinflußbarkeit Datum: Erstellt von: Gabriel Holzheimer, Robert üller ersion: 0.6 Datum: Freigabe von: Seite: 1 von 2 / 18

6 BÜROATERIAL Büromaterialien haben eine mittlere Umweltrelevanz und eine mittlere Beeinflussbarkeit, da die meisten bestellten Büromaterialien bereits umweltfreundliche erkmale aufweisen. iele Stifte sind beispielsweise lösungsmittelfrei und bei der Beschaffung von Tonerkatuschen wird darauf geachtet, dass diese dem Hersteller nach erbrauch zur Entsorgung wieder zugesendet werden. Hinsichtlich des Papierverbrauchs am UCB ist allerdings zu konstatieren, dass momentan nur 10% des bestellten Papiers aus Umweltpapier besteht. Die mittlere Beeinflussbarkeit ergibt sich aus der unbedingten Notwendigkeit dieser Produkte. Die enge wird bei steigenden Studierendenzahlen wohl kaum zu verringern sein; allerdings würde sich durch eine weitere Umstellung auf umweltfreundliche aterialien noch einiges verändern lassen. LABORATERIAL Sowohl die geringe Beeinflussbarkeit als auch die hohe Umweltrelevanz der Labormaterialien ergeben sich aus der vergleichsweise hohen Umweltschädlichkeit der verwendeten Produkte. Eine Substitution durch weniger umweltschädliche Produkte ist bei öglichkeit vorgeschrieben. ED-BEDARF Beim ED-Bedarf besteht sowohl eine mittlere Umweltrelevanz als auch eine mittlere Beeinflussbarkeit. Angeschaffte ED-aterialien halten meistens viele Jahre und es wird auf eine ordnungsgemäße Entsorgung geachtet. SANITÄRBEDARF Der Sanitärbedarf weist eine mittlere Umweltrelevanz und ebenfalls eine mittlere Beeinflussbarkeit auf. Alle verwendeten Produkte sind umweltverträglich. Papierhandtücher, Toilettenpapier und Seifen sind aus umweltfreundlichen aterialien. Da es sich hierbei um eine relevante asse an verbrauchtem aterial handelt, kann nicht von einer geringen Umweltrelevanz gesprochen werden. Auch die Beeinflussbarkeit wird bei steigenden Studierendenzahlen eher sinken.