IZLBW Newsletter INFORMATIKZENTRUM LANDESVERWALTUNG BADEN-WÜRTTEMBERG AUSGABE MAI 2014

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1 IZLBW Newsletter INFORMATIKZENTRUM LANDESVERWALTUNG BADEN-WÜRTTEMBERG AUSGABE MAI 2014 LIEBE LESERIN, LIEBER LESER, in der aktuellen Ausgabe unseres IZLBW- Newsletters halten wir für Sie wieder einige interessante und spannende Neuigkeiten aus der IT-Welt bereit. Kundentag: Informieren Sie sich über unseren IZLBW-Kundentag, der sich mit aktuellen und zukünftigen IT-Entwicklungen befasste. Sicherheit: Verfolgen Sie unsere monatlichen Security-Berichte zu sicherheitskritischen Vorgängen, die das IZLBW seit Sommer 2013 erstellt. Mobile Zugangstechnologie: Überzeugen Sie sich von unserer Containerlösung, die Ihnen einen sicheren Zugriff auf Outlookdaten mit Ihrem Smartphone ermöglicht. izmyshare: Erfahren Sie, wie einfach ein Dokumentenaustausch mit izmyshare funktioniert. Viel Spaß bei der Lektüre wünscht Ihnen Ihr Christian Leinert I Direktor

2 2 IZLBW-KUNDENTAG DIE NEUEN IT-DIENSTE Am 22. November 2013 fand der dritte IZLBW-Kundentag in den neuen Räumlichkeiten des Innenministeriums statt. Die Resonanz war beeindruckend: Etwa 60 Ansprechpartner aus den Ministerien, Regierungspräsidien und weiteren Landesbehörden waren der Einladung des IZLBW gefolgt. Die für den Kundentag ausgewählten Themen machen bewusst, mit welchen Rahmenbedingungen wir es heute in der IT-Welt zu tun haben und womit wir in Zukunft rechnen müssen. Folgende spannende Programmpunkte standen auf der Agenda: DIENSTE GEZIELT AUSWÄHLEN MIT SERVICE LIFECYCLE MANAGEMENT: Unser neues Service Lifecycle Management (SLcM) präsentiert IT-Dienste in einem elektronischen Katalog. Sie als Nutzender können damit bequem IT-Services also eine Kombination aus Hardware, Software und Dienstleistungen auswählen. Der Fokus liegt im SLcM aber nicht nur auf der Bestellbarkeit der Services, sondern vielmehr auf dem laufenden Betrieb. Änderungen wie Benutzerumzug oder Kostenstellenwechsel werden in SLcM ebenso automatisiert wie ein Wechsel der Servicequalität oder eine Kündigung des Services. BESSER IN KONTAKT MIT LYNC: Mit Microsoft Lync können Sie bequem und einfach mit anderen kommunizieren und zusammenarbeiten. Die Lync Basisfunktionalitäten bieten Ihnen Zugang zu verschiedenen Kommunikationsarten, die Ihnen direkt über den PC bei einfachster Bedienung zur Verfügung stehen. Bereits im Vorfeld helfen Ihnen die in Office integrierten Verfügbarkeitsinformationen, den richtigen Kommunikationskanal zu wählen und so effizienter und besser zu kommunizieren. Neben Sofortnachrichten stehen auch Lync-interne Audio- und Videotelefonie zur Verfügung. LANGZEIT-SPEICHERUNG MIT EXCHANGE: Mit der zentralen Langzeitspeicherung von s können Sie Mail-Dokumente langfristig sichern, ohne damit Ihr Postfach zu belasten. Selten benötigte Inhalte verlagern Sie auf großvolumigen Speicher, auf die Sie mit den gewohnten Werkzeugen ohne Medienbruch weiter zugreifen können. Automatisierbare Regeln unterstützen Sie bei der Verlagerung der s und bei der Pflege des Langzeitspeichers. ONLINE RAUMBUCHUNGSPROGRAMM: Eine vom IZLBW für alle Kunden kostenlos angebotene Lösung erlaubt es jetzt, Räume und Ressourcen beispielsweise für Meetings effizient und transparent zu buchen. DOKUMENTENAUSTAUSCH MIT IZMYSHARE: izmyshare ist ein neues Cloud-Portal zum sicheren Austausch von Dokumenten, das sowohl aus dem Intranet als auch aus dem Internet genutzt werden kann. SICHERER SMARTPHONE-ZUGRIFF AUF OUTLOOK-DATEN: Mit unserer neuen Container-Lösung lassen sich jetzt Outlook-Daten sicher mit dem Smartphone empfangen und verschlüsselt speichern. MICROSOFT DIE NEUE ÄRA: Im Zuge der Umstellung auf Windows 8 hat das IZLBW das Zusammenspiel von Produkten und Services unter Windows 8 verbessert. Die Gäste reagierten durchweg positiv auf die Neuigkeiten und deren Vermittlung: Die Vorträge seien kurzweilig und informativ gewesen und hätten neue Denkanstöße gegeben, hieß es vielfach. Im Nachhinein sorgte besonders das Thema Sicherer Zugriff auf Outlook-Daten mit Ihrem Smartphone für Gesprächsstoff. Das IZLBW freut sich über den erfolgreich verlaufenen Kundentag.

3 3 IT-SICHERHEITSMANAGEMENT-REPORT MONATLICHER BERICHT ZUR SECURITY-LAGE Dem IZLBW ist die Sicherheit der ihm anvertrauten Daten in allen Geschäftsfeldern sehr wichtig. Um dem Management aber auch jedem Mitarbeitenden im IZLBW einen Überblick über wichtige Eckdaten zur IT-Sicherheit zu geben, veröffentlicht das IZLBW monatlich einen Sicherheitsbericht. Der IT-Sicherheitsmanagement-Report (IT-SMR) erscheint seit September 2013 und wird nach Genehmigung durch die Geschäftsleitung im Intranet des IZLBW veröffentlicht. Das Innenministerium (IM) erhält den Report ebenfalls zur Kenntnis. Inhaltlich gibt der Security-Bericht Auskunft über die Sicherheit der IT-Infrastruktur. Dazu wird die durchschnittlich angefallene Anzahl an Störungen pro überwachten Server und aktiver Netzkomponente erhoben. Des Weiteren listet der Report die Anzahl der erkannten Malware auf Computern innerhalb des Landesverwaltungsnetzes auf, soweit sie vom IZLBW betreut werden. Dazu wird an den Schnittstellen zum Internet das Spam- und Malwareaufkommen gemessen. Damit wird deutlich, wie hoch der Anteil unerwünschter s ist, der bereits am Übergang vom Internet abgeblockt wird (Abbildungen 1 bis 3). Schließlich informiert der Bericht auch über die Anzahl der im vorangegangenen Monat aufgetretenen Sicherheitsvorfälle. Die Erhebung und Zusammenstellung solcher Kennzahlen sind kein Selbstzweck. Sie erlauben es vielmehr, die aktuelle Sicherheitslage und mögliche, künftige Entwicklungen exakt zu erfassen. Im Vergleich zu allgemeinen Sicherheitsberichten lässt sich die spezifische Situation unseres Landes damit wesentlich genauer einschätzen. Zudem können dadurch frühzeitig Entwicklungen erkannt werden, die eine mögliche Bedrohung für deutsche Organisationen darstellen und denen damit zeitnah entgegengewirkt werden kann. Zukünftig und je nach Bedarf lassen sich auch weitere Kennzahlen erheben und aufbereiten. 77% 0% 2% 21% 0,50 0,45 0,4 0,35 0,30 0,25 0,20 0,15 0,10 0,05 0, Malware 0 Spam,markiert 979 Reguläre s Spam,blockiert Kalenderwoche Kalenderwoche April 2014: die Anzahl an detektierter Malware betrug 979. Täglich blockierte Spam (in Millionen). Täglich isolierte Malware im Wochenmittel.

4 4 MIT SMARTPHONES UND TABLETS LVN-POSTFÄCHER NUTZEN MAILS VON UNTERWEGS SICHER ABRUFEN Das IZLBW betreibt seit mehreren Jahren einen zentralen Zugang für den Fernzugriff aus dem Internet ins Landesverwaltungsnetz. Mit Jahresbeginn bieten wir Kunden aus der Landesverwaltung nun einen neuen, innovativen Dienst an: Den sicheren Zugriff von mobilen Geräten auf dienstliche s, Kalender und Kontakte. Smartphones und Tablets halten immer mehr Einzug in Unternehmen und Behörden. Sie ermöglichen mobiles und flexibles Arbeiten von unterwegs oder von zu Hause. Diesem Trend kann sich auch die Landesverwaltung nicht entziehen. Das IZLBW unterstützt deshalb die Mitarbeitenden der Landesverwaltung seit Jahren bei der Anbindung von dienstlichen Mobilgeräten ins Landesverwaltungsnetz (LVN). Zusätzlich zur Anbindung der Dienstgeräte steigen die Anforderungen, auch private Endgeräte mit unterschiedlichen Betriebssystemen zu integrieren. Mit diesen Entwicklungen nehmen allerdings auch die Sicherheitsrisiken für die dienstlichen Daten auf den mobilen Geräten zu. Das IZLBW hat deshalb sein Dienste-Portfolio erweitert und konzipierte für die Landesverwaltung eine neue Lösung, die gleichzeitig benutzerfreundlich ist und eine hohe Datensicherheit gewährleistet. Die Lösung basiert auf einer Smartphone-App, die einen sicheren Container für dienstliche Daten bereitstellt. SICHERER ZUGRIFF SO GEHT S Nach der Beantragung und Einrichtung des Zugangs auf den zentralen Systemen des IZLBW erhält der Mitarbeitende per eine Benachrichtigung mit Installationshinweisen und einem QR-Code. Der Nutzende installiert die benötigte App aus dem AppStore oder Google Play Store auf dem mobilen Gerät. Mit dem zugesendeten QR-Code kann die App bequem konfiguriert und der Zugang eingerichtet werden. Technisch funktioniert das folgendermaßen: Auf den mobilen Geräten wird durch die App ein verschlüsselter Container erzeugt, der mit einem PIN-Code gesichert ist und abgeschottet von der restlichen Umgebung des Geräts betrieben wird. Die Remote-Zugriffe erfolgen über das zentrale Firewall-System des IZLBW und werden mit starken Verschlüsselungsverfahren abgesichert. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landesverwaltung können sich mit dieser Technik über das Internet ins LVN verbinden und dort ihre Postfachdaten abrufen. Sie erhalten Zugang auf ihre s, Kontakte und Kalenderdaten. Zugegriffen werden kann sowohl auf lokale Kontakte als auch auf das globale Adressverzeichnis. Dateianhänge können lokal im Sicherheitscontainer gespeichert werden, so dass diese Inhalte auch offline zur Verfügung stehen. Die dienstlichen Daten der Nutzenden werden getrennt von den lokalen Smartphone-Daten aufbewahrt. Das IZLBW administriert ausschließlich die dienstlichen Zugriffe, nicht aber die Geräte und die darauf installierten Apps. Damit ist die Lösung technisch auch für Privatgeräte einsetzbar. GRÜNDLICHE TESTS Die neuen Sicherheitssysteme wurden vom IZLBW Mitte des Jahres 2013 implementiert. Die Systeme sind vollständig in die bereits vorhandene, hochverfügbare IT-Umgebung integriert. Nach der Implementierung haben wir die Software in einem mehrere Monate andauernden Test gründlich und erfolgreich erprobt. An dem Test beteiligten sich mehrere Damen und Herren aus verschiedenen Ressorts. Die Ergebnisse flossen in die Prozessbeschreibung und insbesondere in das Benutzerhandbuch ein. Nach der umfangreichen Testphase steht der neue Dienst Sicherer Zugriff mit Smartphones und Tablets auf Postfachdaten im LVN seit Januar 2014 der Landesverwaltung zur Verfügung. Sie als Kunde können diesen Dienst aus dem IT-Service Katalog 2014 des IZLBW bestellen. Das IZLBW bietet den Service für Geräte mit den Betriebssystemen ios ab Version 5 oder Android ab Version 4 an. Windows Phone wird derzeit noch nicht unterstützt. Erforderlich ist außerdem ein Exchange-Postfach ab Exchange 2007 SP1. AUSBLICK Das IZLBW stellt der Landesverwaltung eine neue benutzerfreundliche und extrem sichere Lösung für die Anbindung von Smartphones und Tablets auf Ressourcen in der Landesverwaltung zur Verfügung. Künftig ist eine Erweiterung der Containerlösung um zusätzliche Zugriffsmöglichkeiten auf Dateiablagen und Webinhalte im Landesverwaltungsnetz geplant. Die Lösung kann übrigens auch auf Ihre individuellen Anforderungen angepasst werden. Wir freuen uns auf eine gute Zusammenarbeit!

5 5 IZMYSHARE WIE SIE DATEIEN VERSCHLÜSSELT SPEICHERN, TEILEN UND FINDEN Desktop-Freigabe BesprechuNg Home-office ZusammeNarbeit IZmyshare APPLICATIONSHARING Mobil Daten können Sie heute bequem in der Cloud speichern und austauschen. Doch ohne zusätzliche Maßnahmen ist das alles andere als sicher. Beim IZBW sorgt izmyshare durch Verschlüsselung Ihrer Clouddaten für die notwendige Sicherheit. Das Projekt erlaubt es zudem, die Informationen via Internet berechtigten Personen per Filesharing zur Verfügung zu stellen. Über die automatische Indexierung finden Sie außerdem jede Datei über ihre Bezeichnung oder den Inhalt wieder. Soll ich die Datei per schicken oder auf einen USB Stick ziehen? Auf diese Frage kann es heute für gewöhnlich nur eine sinnvolle Antwort geben: Keines von beidem. Denn beides ist in den meisten Fällen schlicht unpraktisch. Heute tauscht man Daten bequem im Internet über die Cloud aus. Die Kunden des IZLBW wissen das längst und haben deshalb den Wunsch an uns herangetragen, dafür eine sichere Umgebung bereitzustellen. Entstanden ist aus diesem Anliegen das Projekt izmyshare. izmyshare steht für it s my share und hat die Aufgabe, auf Basis von Cloudtechnologie eine webbasierende Schnittstelle zum Internet sicher, einfach und günstig zur Verfügung zu stellen. Damit können Sie Dateien zwischen verschiedenen mobilen Teilnehmenden bequem teilen sowie suchen und finden. ANFORDERUNGEN Das Projekt erfüllt fachliche Vorgaben aus verschiedenen Fachbereichen. Die wichtigsten davon sind: Günstige Möglichkeit zum Tausch von Daten, unter anderem durch öffentliche Links Sicherer Datenaustausch über das Internet ohne Öffnung von Sicherheitslücken in der hauseigenen IT-Infrastruktur Austausch von Dateien bis zu einer Größe von fünf Gigabyte Verschlüsselter Datentransfer und Dateispeicherung Einfache Bedienung beispielsweise Datenaustausch per Drag & Drop Datenaustausch in Echtzeit auch auf Tablets und Smartphones Kommentierung und Versionierung Einfaches Suchen sowie Finden von Dateien und Dateiinhalten Mandantenfunktion LÖSUNG: SPEICHER IN DER CLOUD Für den regelmäßigen, plattformunabhängigen Austausch großer Datenmengen zwischen verschiedenen Computern, Tablets und Smartphones hat sich die dauerhafte Verfügbarkeit von Daten in der Cloud (Wolke) etabliert. Wesentliches Merkmal des Datenaustausches ist die webbasierende Verfügbarkeit des Services. Der izmyshare-service ist über die URL https://izmyshare.landbw.de/ zu erreichen. Microsoft Lync Kommunikation 2.0 https://izmyshare.landbw.de/ Mit dem Trend hin zu Mobilität muss auf die Cloud-Anwendungen auch über Smartphones und andere mobile Geräte zugegriffen werden können: izmyshare wird deshalb in Kürze über den jeweiligen App-Store auch als Applikation (App) für Android- und Apple- Geräte verfügbar sein. Um den Anforderungen der Kunden zu entsprechen und fachliche und technische Begrenzungen anderer systeme wie Exchange oder USB- Speicher zu umgehen, können mit izmyshare einzelne Dateien mit einer Größe von bis zu fünf GB hochgeladen und geteilt werden.»

6 6 IZMYSHARE WIE SIE DATEIEN VERSCHLÜSSELT SPEICHERN, TEILEN UND FINDEN Finden Teilen Sicherheit DATEN TEILEN Das Teilen der Daten erfolgt in izmyshare über Freigaben (Linkfreigaben), die der Dateninhaber (Redakteur/-in) bestimmten Ordnern oder Teilnehmenden einräumt. Auf diese Weise können Daten auch mit Empfängern geteilt werden, die nicht für izmyshare registriert sind. Welche Inhalte verfügbar sind wird dem Empfänger per mitgeteilt. Eine -Schnittstelle erlaubt den Upload von Daten über eine persönliche izmyshare - Adresse aus Outlook direkt an izmyshare. Neben dem Teilen ist das Finden der Daten eine weitere elementare Anforderung an izmyshare. Zum raschen Auffinden der Daten bietet izmyshare eine intelligente und schnelle Indizierung und Erkennung der Daten an. Die Indizierung, also Erfassung der Daten, erfolgt fortlaufend und dient dazu, beim Suchen die Datei leichter zu finden. Für die automatische Erkennung aller Dateiinhalte wird optische Zeichenerkennung (OCR, Optical Character Recognition) eingesetzt. Damit werden selbst Inhalte von Bildern sekundenschnell erfasst und gefunden. ZUSAMMENFASSUNG Mit izmyshare stellt das IZLBW erstmalig Cloud-Speicher zur Verfügung. Die Möglichkeit, verschiedene Daten in izmyshare abzulegen, bringt den Nutzenden viele Vorteile. So lassen sich die Daten schnell und einfach auf izmyshare kopieren und dort sicher ablegen und weiterverwenden. Gespeichert werden können alle Dateitypen, die Verwaltung der Daten erfolgt über ein übersichtliches und benutzerfreundliches Menü. Auch der Austausch von Dokumenten geht deutlich einfacher und schneller vor sich: Die Daten lassen sich jetzt mit izmyshare bequem unter mehreren Nutzenden teilen. Ein Dateiaustausch zwischen zwei Personen muss nicht mehr über einen USB-Stick oder über eine externe Festplatte erfolgen. Der Zugriff auf izmyshare erfolgt direkt über einen Internet-Browser und ist von jedem internetfähigen Gerät aus möglich egal ob Smartphone, Tablet oder Laptop. Das ist auch von unterwegs möglich. Da Sicherheit bei izmyshare eine große Rolle spielt, werden die Daten schon im Upload und während der Speicherung durch Verschlüsselung (SSL) gegen Missbrauch durch Unberechtigte gesichert. HERAUSGEBER: IZLBW Informatikzentrum Landesverwaltung Baden-Württemberg Krailenshaldenstraße Stuttgart Telefon: Telefax: Internet:

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