Der Weg ist das Ziel! Planung und Umsetzung digitaler Archivprojekte

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1 Der Weg ist das Ziel! Planung und Umsetzung digitaler Archivprojekte Mag. Susanne Fröhlich (Österreichisches Staatsarchiv)

2 Digitale Archivierung - Definition/Abgrenzung Digitale (Langzeit)Archivierung Datenspeicherung / Einlagerung Backup-Erzeugung Preservation / Migration Digitalisierung 2

3 Digitale Archivierung - Definition/Abgrenzung Digitale (Langzeit)Archivierung = Summe aller notwendigen Prozesse und Strategien die der, durch technischen Wandel bedingten Alterung von Daten, langfristig vorbeugen kann! 3

4 Digitale Archivierung - Definition Zweck: langfristige Erhaltung der Lesbarkeit und Benutzung von digitalen Daten (Schriftgut, Digitalisaten) dient der Authentizität, Nachvollziehbarkeit, Rechtsicherung und Kontinuität Normung: ISO Information and documentation - Records Management <=> DIN ISO Information und Dokumentation - Schriftgutverwaltung OAIS-Referenzmodell zur digitalen Archivierung 4

5 Digitale Archivierung - Abgrenzung Digitale (Langzeit)archivierung: Die Übernahme (Speicherung, Einlagerung), dauerhafte Aufbewahrung und Erhaltung der Verfügbarkeit (Lesbarkeit) digitaler Daten unter Rücksicht auf Originalität, Authentizität und Datensicherheit Digitalisierung: Überführung analoger Materialien in digitale Formate zu deren Sicherung, Reproduktion oder Verbreitung 5

6 Digitale Archivierung - Abgrenzung Digitale (Langzeit)archivierung: Daten sind meist digital born stammen aus DM- oder ELAK-Systemen gelten rechtlich als Original (= einzigartig ) dürfen nicht verloren gehen Digitalisierung: Daten ursprünglich meist analog Werden erst durch Umwandlung digital stammen selten aus DM oder ELAK-Systemen gelten rechtlich nicht als Original (= Kopie ) könnten verloren gehen (analoge Vorlage bleibt erhalten!) 6

7 Digitale Archivierung - Planung => Fragestellungen Warum? Was? Wie? Wieviel? Wielange? Womit? => rechtliche Notwendigkeit, DLM, Datensicherung, Benutzung etc. => welche Daten/Formate => unter welchen Voraussetzungen => Dimensionierung der Daten => Dauer der Datenhaltung => mit welchen technischen Mitteln 7

8 Warum - Digital Archivieren? Rechtliche Vorgaben / Öffentlicher Auftrag Wissenschaftliche Anforderungen Technische Neuerungen Organisatorische Änderungen Platz-, Speicherprobleme Erweiterte Benutzung (Internet) Datensicherung => Interne Analyse der Organisation 8

9 Was - Digital Archivieren? <=> Welche - Daten habe ich? Akten / Urkunden Bücher Findmittel Digitalisate (Bilder, Fotos, Karten) Datenbanken / Fachanwendungen Dokumentenmanagementsysteme / AIS Webseiten Audio-, Videodaten => Metadaten und/oder Content? 9

10 Welche Daten - Schriftgut/Urkunden? 10

11 Welche Daten - Bücher? 11

12 Welche Daten - Findmittel? 12

13 Welche Daten - Digitalisate? 13

14 Welche Daten - Dateien, Datenbanken? 14

15 Welche Daten - Formulare? 15

16 Welche Daten - Elektronische Akten? 16

17 Welche Daten - Webanwendungen? 17

18 Welche Daten - Audio-, Videomaterial? 18

19 Wie - Digital Archivieren? Technische Vorgaben der Organisation Grundlagen, Vorarbeiten in der OrgEinheit Finanzielle Ressourcen Personelle Verfügbarkeiten Zeitrahmen Partner Standards der (digitalen) Archivierung => Status Quo eruieren, Planen, Informieren 19

20 Wieviel - Digital Archivieren? Welche Daten (Metadaten, Content, Workflows, DLM) Zu welchem Zweck (Internetbenutzung, Sicherung, Backuphaltung) => (Vor)Selektion treffen, Bewertung Datenmenge(n) Speicherplatzdimensionierung Ingestplanung (wann, wie oft, durch wen) => Löschen ja/nein? => Ressourcenplanung 20

21 Wielange - Digital Archivieren? Kurzfristig => weniger als 10 Jahre (z.b. Buchhaltung) Mittelfristig => 10 bis 30 od. max. 50 Jahre; (z.b. Datenbanken, Pensionsakten) Langfristig => 30 Jahre bis dauerhaft = ewig => rechtliche und/oder organisatorische Vorgaben => Preservation (Planning) nötig? 21

22 Womit - Digital Archivieren? Entscheidung welches System benötige ich wann, wofür und mit welcher technischen Ausstattung? Findmittelerstellung => Datenbanksystem Metadatenhaltung => Archivinformationssystem Scannen/Verfilmen => Digitalisierung Schriftgutverwaltung => Datenmanagementsystem Sicherung/Speicherung => Server, Rechenzentrum Erhaltung => Preservation Verbreitung/Verkauf => Homepage, Webshop <= Summe aus Allem => Langzeitarchivierung <=> Digitales Archiv 22

23 Digitale Archivierung - Umsetzung 4 Bereiche <=> Ressourcen => Personal => Hardware => Software => Betrieb => Zeitrahmen / Kosten 23

24 Digitale Archivierung - Umsetzung Personal Phase 1: Projektplanung => Evaluierung(en) Organisationsintern, Prozessdefinition(en), Ausschreibung(en), Projektplanung Phase 2: Projektumsetzung => Projektmanagement / Organisation, Analyse, Programmierung, Tests, Schulung, Abnahme Phase 3: Laufender Betrieb => Technisch: Betriebsführung, Hotline, Wartung, Support Fachlich: Übernahme, Erschließung, Benutzung, Administration + Erhaltung: Gesamtprozess des Preservation Plannings => Synergieeffekte?? 24

25 Digitale Archivierung - Umsetzung Personal Fragestellung: welche Leistungen können interne Mitarbeitern abdecken, welche Leistungen müssen extern zugekauft werden? Phase 1: Projektplanung => Arbeits-/Projektgruppen Phase 2: Projektumsetzung => Projektteam Phase 3: Laufender Betrieb => laufende Ansprechpartner Personenkreis: + Fachmitarbeiter, Experten, Berater + Techniker (Umsetzung, Betrieb, Support/Hotline) + Juristen, Controller (Vergabe, Abrechnung) + Administrative, Projektleitung, Projektkoordination + Preservation Planner und Durchführer +...??? 25

26 Digitale Archivierung - Umsetzung Hardware Rechenzentrum/-zentren (Stellfläche) Server, Cluster, Tape-Libraries... Netzwerkanbindungen, Mailserver Sicherheitseinrichtungen (Backups) Speicherplatz (Festplatten, SAN,...) => Betriebskosten (Energie, Wasser, Klima,...) => Hardwaretausch!! 26

27 Digitale Archivierung - Umsetzung Hardware 27

28 Digitale Archivierung - Umsetzung Software technisch Systemsoftware (Standardprodukte) oder Individualentwicklung Open Source Tools oder kommerzielle/proprietäre Software (z.b. für Formaterkennung, Schemaprüfung, Konvertierung, Security, Virenprüfung, Reporting, Webshop...) Schnittstellen (z.b. Ingest, Access, AIS, Internet, Mail, DLM, PVP, Datenbanken...) Zusatztools, -funktionen (z.b. Webshop, Billing...) => Wartung, Support, Releases 28

29 Digitale Archivierung - Umsetzung Software fachlich Datenformate eruieren/festlegen (Pronom...) Schnittstellen definieren (Ingest/Access...) Metadatenstandard auswählen (DC, MODS, EAD...) Metadatenmapping erstellen Rechte-, Rollenverwaltung definieren Zugriffsbestimmungen abbilden (Schutzfristen, Internetzugang, AGB, Hilfe) Workflows, Prozesse festlegen 29

30 Digitale Archivierung - Umsetzung Software fachlich (Archivierungszyklus) 30

31 Digitale Archivierung - Umsetzung Software Ablauf aus Sicht OAIS 31

32 Digitale Archivierung - Umsetzung Betrieb Betriebsführung (operativ) Hotline, Support Wartung (laufend, Patches ) Logging, Reporting Backups, Sicherungen Standortbetreuung (mind. 2x) Weiterentwicklung, Releasemanagement => digla-administration (Gremien) 32

33 Digitale Archivierung - Umsetzung Zeitrahmen Zeitplanung = Systemplanung Kurzfristig (0-10 J.) => Planung, Umsetzung => Sicherung/Speicherung (Digitalisate) Mittelfristig (10-30 J.) => Planung, Umsetzung, kurzfristiger Betrieb => Speicherung, Benutzung, Administration Langfristig (< 30 J.) => digitales Archiv inkl. Preservation/Migration und Dauerbetrieb 33

34 Digitale Archivierung - Umsetzung Kosten Unterscheidung zwischen Erstinvestitition und laufenden Kosten Erstinvestition (Größenordnung Digitales Archiv Österreich) + Entwicklung Software ,-- + Anschaffung Hardware ,-- + Betriebserrichtung , ,-- Kosten laufend (pro Monat) + Betrieb Rechenzentren 8.000,-- + Betriebsführung ,-- + Wartung/Support 4.000,-- + Weiterentwicklung 5.000, ,-- + Personal xxxx,-- + Preservation/Migration xxxx,-- 34

35 Digitales Archiv Kosten Mandant Erstinvestition einmalig: ,-- Basiskosten plus Mandanteneinrichtung Laufende Kosten / Monat: (Beispiel für 3 TB und 5 User) 360,-- Speichermedium je übergebenes Terabyte á 120,-- (2xRZ Wien, 2xRZ St. Johann, 1xBandsicherung) 3.795,-- Server- und Infrastrukturkosten je Terabyte á 1.265,-- (2XRZ + Investition für österreichspezifische Softwareanpassungen wie PVP, MOA-Signatur, etc.) 5.245,-- Softwarewartung und Weiterentwicklung (Standardsoftware SDB von Fa. Tessella, + Open Source Tools) 1.825,-- Betriebsführung inkl. Hotline 1.500,-- + pro User 65,-- (Basiswert für 5 User; ab 6. User plus 385,-- für BF + Support/User) ,-- / Monat 35

36 36 Digitale Archivierung - Umsetzung Gesamtsicht digla- Admin Preservation Group Ingest AIS Data Manag. SDB Preserv. Schemata, Formate, Viren Support Wartung HW-Tausch Betrieb Schulung Elak/ EDIAKT ACCESS Portale PDF/A Webshop Reporting digla- Admin Preservation Group Ingest AIS Data Manag. SDB Preserv. Schemata, Formate, Viren Support Wartung HW-Tausch Betrieb Schulung Elak/ EDIAKT ACCESS Portale PDF/A Webshop Reporting

37 Digitale Archivierung - Zusammenfassung Welche- Daten möchte ich aus welchem Grund für wielange mit welchem Nutzen und zu welchem Gebrauch aufbewahren? Wie - ist mein derzeitiger Status? (organisatorisch, technisch, rechtlich, personell...) Womit - fange ich an, wie plane ich? Wo Was - möchte/muss ich hin? - brauche ich, um dorthin zu gelangen? (z.b. Ausschreibung, Partner, Änderung der Rahmenbedingungen) 37

38 Digitale Archivierung - Erfahrungen Digitale Archivierung ist dauerhafte Aufgabe (v.a. bei Budgetplanung) Beginnt eigentlich erst NACH der Einlagerung der Daten Benötigt intensive Voranalysen innerhalb der Organisation (Schemata, Mapping, Rechte, Rollen, Reports, Workflows) Bedarf permanenter personeller Betreuung = ressourcenintensiv (Archivare, Techniker, Administration, Call Center, Hotline...) Bedingt Änderungen der Rahmenbedingungen (neue Arbeitsabläufe/Prozesse, Organisationsänderungen, Gesetze...) Erfordert Wartung, Support und Weiterentwicklung (=am Stand der Technik bleiben) Größte Herausforderung: Preservation Planning Lösen von Altem => Chance für Neues!! 38

39 Kontakte und Informationen Österreichisches Staatsarchiv Nottendorfergasse 2, A-1030 Wien Archivfachliche Funktionen/Bewertung Technische Funktionen/Preservation Mag. Susanne Fröhlich Mag. Hannes Kulovits Tel: ++43/(0)1/ Tel: ++43/(0)1/

40 Digitale Archivierung - Glossar Access AIP AIS Centera Content Data Management digla DIP DLM EDIAKT II ELAK, EiB Hybridakten Ingest Metadaten OAIS Preservation SDB SIP Storage Datenausgabe Archival Information Package (Eingelagertes Archivpaket) Archivinformationssystem EMC-Centera, Speichermedium, Server Inhalt/Beilagen/Dokumente des digitalen Objektes (z.b. PDF, Word, Mail, Bild ) Datenbank zur Haltung der deskriptiven Metadaten Digitales Archiv (Österreich) Dissemination Information Package (Ausgangsdatenpaket für Benutzer etc.) Document Lifecycle Management(system) XML-Standard für Datenpakete zur Einlagerung ins digitale Archiv Elektronischer Akt, ELAK im Bund Akten mit physischen/analogen Beilagen (gebundene Broschüren, Überformaten, etc.) Datenübernahme Deskriptive Daten des digitalen Objektes (Basis für Findmittel) Open Archival Information System, Referenzmodell zur Langzeitarchivierung Gesamtprozess zur langfristigen Erhaltung digitaler Daten Safety Deposit Box (Software von Tessella zur digitalen Archivierung) Submission Information Package (Eingangsdatenpaket) Datenspeicher, Server, Repository 40

41 Digitale Archivierung - Glossar 41

42 Digitale Archivierung - Dokumente/Links Dokumente digla-konvention: EDIAKT II-Schema: OAIS-Modell: bzw. PREMIS: Webseiten Österreichisches Staatsarchiv: Bundeskanzleramt: Atos: Tessella: Digitale Langzeitarchivierung des Bundes: Langzeitarchivierung html Plattform Digitales Österreich: E-Government: ELAK im Bund: PDF/A-Competence Center: PLANETS: MoReq2: EAD: METS: 42

43 Danke für Ihre Aufmerksamkeit!! 43

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