Future Meeting Space. Projektbeschreibung Innovationsverbund

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1 Future Meeting Space Projektbeschreibung Innovationsverbund 1

2 Inhalt Es kommt nicht darauf an, die Zukunft vorauszusagen, sondern darauf, auf die Zukunft vorbereitet zu sein. PERIKLES (5. JAHRHUNDERT V. CHR.) 2

3 Inhalt Projektbeschreibung Innovationsverbund Future Meeting Space Ausgangslage und Zielsetzung Kurzprofile der Projektinitiatoren Vorgehensweise Projektstruktur Wer kann Projektpartner werden? Nutzen für Forschungspartner Forschungsthemen Phase 1: Entwicklung zukünftiger Meeting-Szenarien Ausblick auf Phase 2: Realisierung eines Showcase und eines Use Case Rechte und Pflichten der Forschungspartner innerhalb der ersten Forschungsphase Öffentlichkeitsarbeit Teilnahme Ansprechpartner

4 Ausgangslage und Zielsetzung Ausgangslage und Zielsetzung 4 Mit zunehmender Globalisierung verstärkt sich bei der Organisation und Durchführung von Kongressen, Messen und Veranstaltungen aller Art der internationale Wettbewerbsdruck. Deutsche Veranstaltungsstätten wie Kongresszentren, Messen, Hotels etc. und auch der Veranstaltungsmarkt selbst nehmen im weltweiten Vergleich eine Spitzenposition ein. Dieser Erfolg beruht im Wesentlichen auf der konzeptionellen Qualität der Veranstaltungen, der Verfügbarkeit einer hochwertigen Infrastruktur und moderaten Kostenstrukturen. Die Veranstaltungsbranche stellt aber nicht nur selbst einen wichtigen Wirtschaftsfaktor dar, sondern sie trägt als Informations- und Kontaktplattform wesentlich zur internationalen Wahrnehmung innovativer Produkte und Dienstleistungen deutscher Unternehmen bei. Sie fungiert somit als Impulsgeber für politische, wirtschaftliche, wissenschaftliche und soziale Prozesse und dient darüber hinaus der Völkerverständigung. In den vergangenen Jahren haben sich allerdings weitere Marktteilnehmer herausgebildet, die mit der Schaffung modernster Infrastrukturen (zum Beispiel Bahnknoten, Messeund Kongresszentren, Flughäfen etc.) oder durch deutlich geringere Nebenkosten den Konkurrenzdruck auf den deutschen Veranstaltungsmarkt erhöhen. Außerdem ist eine zunehmende Verschiebung von Zielgruppen, bedingt durch den Wandel der Gesellschaft, zu beobachten.

5 Ausgangslage und Zielsetzung Aber auch ältere Teilnehmer wollen von technischen Hilfsmitteln profitieren, deren Bedienung daher intuitiv sein muss. Der Technikeinsatz spielt auch bei der Globalisierung eine wichtige Rolle und kann in Form virtueller Veranstaltungen eine mögliche Antwort auf den immer internationaleren Wettbewerb sein. Für den Einsatz technologischer Produkte ergeben sich allerdings auch Herausforderungen, wie zum Beispiel intelligente Verknüpfungen, Energiesparsamkeit oder Datenschutz. Ziel des hier beschriebenen Projekts ist es, relevante Entwicklungen in der Veranstaltungsbranche systematisch zu antizipieren, um Hinweise auf zukünftige Anforderungen an organisatorische, technologische und räumliche Infrastrukturen abzuleiten. Für ein ausgewähltes, neuartiges und zukunftsfähiges Veranstaltungsformat soll ein Future Meeting Space als Showcase und Use Case konzipiert, gegebenenfalls realisiert und im laufenden Betrieb evaluiert werden. Das Projekt wird Ideen, Konzepte und Handlungshilfen für die Weiterentwicklung der Infrastrukturen der deutschen Kongress- und Veranstaltungswirtschaft entwickeln. Es stellt einen Baustein dar, um auch zukünftig die Wettbewerbsfähigkeit und die Marktposition der Veranstaltungsindustrie durch Sicherung der Innovationsführerschaft auszubauen. Der Innovationsverbund und seine Forschungspartner etablieren sich als Vordenker für innovative Szenarien und zukunftsfähige Veranstaltungen in der Branche. Der soziodemografische Wandel sorgt auch in Deutschland für neue Anforderungen an die Durchführung von Tagungen und Kongressen. Eine international wachsende Mittelschicht vergrößert den Kreis potenzieller Teilnehmer, insbesondere aus dem asiatischen Raum. Zusätzlich verdichten sich globale Beziehungen auf allen Bereichen und in allen Ebenen und wir werden immer mobiler. Für den Umgang mit neuen Teilnehmerkreisen aus aufstrebenden Destinationen wird interkulturelle Kompetenz künftig eine wachsende Rolle spielen. Durch die zunehmende Individualisierung ist außerdem mit neuen, individuellen Anforderungen und Erwartungen multikultureller Teilnehmer an die Veranstaltungsbranche zu rechnen. Schließlich verändert die umfassende Nutzung neuer Informations- und Kommunikationstechnologien (beispielsweise Smartphones, Social Networks, Location-based Services, Web- und Videokonferenzen) Interaktionsmuster und Veranstaltungsformate. Für die jungen und auch für künftige Veranstaltungsteilnehmer ist der Einsatz von Technik selbstverständlich. Mit welchen Entwicklungen müssen sich Veranstalter, Betreiber, Investoren, Lieferanten und Dienstleister, aber auch ganze Destinationen auseinandersetzen mit dem Ziel, auch noch in Zukunft erfolgreiche Veranstaltungen zu planen und auszurichten? Was sind zukunftsfähige Veranstaltungsformate und welche neuen Anforderungen ergeben sich aus ihnen? Im Innovationsverbund Future Meeting Space stellen wir uns der Komplexität dieser Fragen gemeinsam mit den Wissenschaftlern des Fraunhofer IAO, innovativen Planern, Lösungsanbietern, Zulieferern, vorausdenkenden Veranstaltern und Destinationen. 5

6 6 Projektinitiatoren

7 Projektinitiatoren Kurzprofile der Projektinitiatoren Das GCB German Convention Bureau e. V. repräsentiert Deutschland als weltweit führende und nachhaltige Kongress- und Tagungsdestination. Das GCB unterstützt seine Mitglieder und Partner bei der internationalen und nationalen Vermarktung ihres Angebots und fungiert als Impulsgeber für die Branche. Die rund 200 Mitglieder repräsentieren über 450 Betriebe und zählen zu den führenden Hotels, Kongresszentren, Locations, städtischen Marketingorganisationen, Veranstaltungsagenturen sowie Dienstleistern der deutschen Tagungs- und Kongressbranche. Als Strategische Partner unterstützen die Deutsche Lufthansa AG, Deutsche Bahn AG und die Deutsche Zentrale für Tourismus e. V. (DZT) die Arbeit des GCB. Für Veranstaltungsplaner bietet die Website ausführliche Informationen, eine Onlinesuche nach Tagungskapazitäten, einen Newsletter, einen Deutschland-Guide, Informationen zu Green Meetings, einen CO 2 -Rechner für Veranstaltungen und vieles mehr. Der Europäische Verband der Veranstaltungs-Centren e. V. (EVVC) repräsentiert rund 750 Veranstaltungszentren, Kongresshäuser, Arenen und Special-Event- Locations jeder Größenordnung in Deutschland, Österreich, der Schweiz, Italien und weiteren angrenzenden europäischen Ländern. Neben diesen durch derzeit mehr als 350 Mitgliedsbetriebe vertretenen Häusern ergänzen persönliche Mitglieder aus der Veranstaltungswirtschaft, Ehrenmitglieder sowie rund 70 Partnerunternehmen das breite Spektrum des Verbands und machen den EVVC so zum vielseitigsten Kommunikationsnetzwerk der Branche. Wichtige Themen des Verbands sind zum Beispiel die Entwicklung der Aus- und Weiterbildung in der Branche, die Erstellung branchenrelevanter Kennzahlen sowie die Kommunikation mit der Bundespolitik zur Vertretung der Interessen der Veranstaltungsindustrie. Das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO in Stuttgart gehört als Teil der Fraunhofer- Gesellschaft zur größten Organisation für angewandte Forschung in Europa. Als deren zentrale Aufgabe gilt das Forschen für die Praxis in enger Kooperation mit Auftraggebern aus der Wirtschaft und der öffentlichen Hand, um den Innovationsprozess und die Entwicklung von Schlüsseltechnologien voranzutreiben. Das Fraunhofer IAO ist seit über 30 Jahren ein renommierter Anbieter von Dienstleistungen in den Bereichen Unternehmens- und Arbeitsorganisation, Technologiemanagement sowie Informations- und Kommunikationstechnik. Das Institut unterstützt Unternehmen dabei, die Potenziale innovativer Organisationsformen sowie zukunftweisender Informations- und Kommunikationstechnologien zu erkennen, individuell an ihre Belange anzupassen und konsequent einzusetzen. Durch die Bündelung von Management- und Technologiekompetenz können wirtschaftlicher Erfolg, Mitarbeiterinteressen und gesellschaftliche Auswirkungen immer gleichwertig berücksichtigt werden. Durch die enge Kooperation mit dem Institut für Arbeitswissenschaft und Technologiemanagement IAT der Universität Stuttgart verbindet das Fraunhofer IAO universitäre Grundlagenforschung, anwendungsorientierte Wissenschaft und wirtschaftliche Praxis. Unter der Leitung von Professor Wilhelm Bauer arbeiten am Fraunhofer IAO insgesamt 500 Mitarbeiter vorwiegend Ingenieure, Informatiker, Wirtschafts- und Sozialwissenschaftler interdisziplinär zusammen. 7

8 Vorgehensweise Vorgehensweise Projektphase 1 Das Projekt gliedert sich in zwei Phasen. In der ersten Projektphase (1. Januar 2015 bis 30. Juni 2016) erfolgt eine wissenschaftliche Analyse aktueller Entwicklungen mit Auswirkungen auf den Veranstaltungsmarkt. Zukünftige Nutzungsbedarfe werden projiziert und bezüglich Ablauf, Personenzahl, Interaktionsmuster und -kultur, Medieneinsatz, Teilnehmererlebnis und Umfeld beschrieben. Neue, zukunftsfähige Veranstaltungsformate werden identifiziert und klassifiziert. Anschließend erfolgt die Konzeption geeigneter Projektphase räumlich-technologischer 1 Infrastrukturen für zukünftige 1.1 Innovationskatalog Kommunikations- und Konferenzformate. Ein Future Internationale Meeting -Szenario Recherche wird für die Umsetzung als Showcase Identifizierung und Use Case von Innovationen ausgewählt, konzeptionell weiterentwickelt und in Vorbereitung auf die Realisierung 1.2 Future Meeting Guide funktional beschrieben. Identifizierung der Anforderungen zukünftiger Veranstaltungsformate Entwicklung innovativer Szenarien Gegenüberstellung von Formaten Bewertung durch Stakeholder Projektphase Vorbereitung auf Realisierung 1.1 Innovationskatalog Auswahl eines Meeting-Szenarios Internationale Konzeptionelle Recherche Weiterentwicklung Identifizierung Adaption an Realisierungssituation von Innovationen Funktionale Beschreibung 1.2 Future Meeting Guide Identifizierung der Anforderungen zukünftiger Veranstaltungsformate Entwicklung innovativer Szenarien Gegenüberstellung von Formaten Bewertung durch Stakeholder Ausblick auf Projektphase 2 Nach Abschluss der ersten Projektphase kann die Zusammenarbeit im Innovationsverbund in einer zweiten Projektphase (ab 1. Juli 2016) fortgeführt werden, um die ausgewählte Konzeption gemeinsam mit weiteren Fachplanern bis zur Realisierung weiterzuentwickeln. Projektphase Realisierung des in 1.3 ausgewählten Meeting Space"-Szenarios 2.2 Evaluierung Entwicklung der Systematik Datenerhebung Datenauswertung Identifizierung von Optimierungspotenzialen Projektphase Realisierung des in 1.3 ausgewählten Meeting Space"-Szenarios 2.2 Evaluierung Entwicklung der Systematik Datenerhebung Datenauswertung Identifizierung von Optimierungspotenzialen 1.3 Vorbereitung auf Realisierung Auswahl eines Meeting-Szenarios Konzeptionelle Weiterentwicklung Adaption an Realisierungssituation Funktionale Beschreibung 8

9 Vorgehensweise 9

10 Projektstruktur Projektstruktur Das GCB German Convention Bureau e. V. und der Europäische Verband der Veranstaltungs-Centren e. V. bilden als Initiatoren gemeinsam mit dem Fraunhofer IAO ein kompetentes Team aus Wissenschaft und Praxis, um sich diesen Aufgaben zu stellen. Dabei ist das GCB für Projektorganisation und management verantwortlich, das Fraunhofer IAO für die Konzeption und Durchführung der Forschungs- und Entwicklungsarbeiten. Mindestens zweimal, höchstens jedoch viermal während einer Projektphase werden in Forschungstreffen die Projektfortschritte vorgestellt und die Expertise der Forschungspartner wird in die Arbeiten integriert. Gemeinsam werden die Forschungsergebnisse vom Fraunhofer IAO, den Konsortialführern und den Forschungspartnern diskutiert, evaluiert und weiterentwickelt. Zwischen den übergreifenden Projektsteuerungstreffen können bedarfsorientiert Abstimmungen und Workshops stattfinden, um spezifische Themen zu vertiefen. Im Rahmen der Projekttreffen werden Best-Practice- Besuche organisiert. Sie sind essenzieller Bestandteil der Projektarbeit und dienen dem interdisziplinären und branchenübergreifenden Austausch. Im Rahmen dieser Destinations- und Veranstaltungsbesuche können die Forschungspartner beispielhafte Lösungen im Hinblick auf die Gestaltung von Meeting Spaces persönlich erleben und mit den Unternehmensvertretern vor Ort diskutieren. Die Projekt-Meetings und Besuche werden durch Fachvorträge mit wertvollen Informationen zu den Spezifika der einzelnen Regionen, Veranstalter und Betreiber ergänzt. Projektpartner können ihren Kunden eine Teilnahme an den Best-Practice-Besuchen ermöglichen und ihnen dadurch einen ersten Eindruck von den Forschungsarbeiten geben. 10 Die in der Regel ein- bis zweitägigen Projektsteuerungstreffen dienen neben der Abstimmung der Forschungsarbeit auch dem Networking zwischen den Projektpartnern.

11 Projektstruktur Projektbearbeitung Fraunhofer IAO Konsortialführer GCB e. V., EVVC e. V. Konzeption und Bearbeitung der Forschungsthemen C CC Organisation, Management Y Beauftragung Projektsteuerung Öffentlichkeitsarbeit Forschungstreffen national/international, Best-Practice-Besuche, Networking Kostenbeteiligung Forschungspartner Teilnahme an Forschungstreffen und Fachworkshops, Transfer in Unternehmen, Einbringen von Fachwissen, Finanzierung b 11

12 12 Megatrends Wer kann Projektpartner werden?

13 Wer kann Projektpartner werden? Wer kann Forschungspartner werden? Der Innovationsverbund wendet sich an Unternehmen und Verbände rund um die Veranstaltungsbranche, die für sich die Potenziale aus zukünftig entstehenden neuen Veranstaltungsszenarien und -formaten erschließen wollen. Angesprochen sind aber auch Destinationen, Veranstalter, Immobiliengesellschaften, Technologieanbieter, Logistik- und Mobilitätsdienst- leister, die durch eine strategische Frühnavigation passgenaue Produkte und Dienstleistungen entwickeln wollen, um ihre Marktposition zu sichern. Mobil: Anbieter Bahn und ÖPNV Fluggesellschaften Mietwagen Fernreisebusse Räumlich: Architektur / Stadtplanung / Destinationen City Convention Bureaus und Kommunen Architekten Fachplaner Ausstattung und Möblierung Innenausbau Immobilienentwicklung Facility Management Technologisch: Technische Dienstleister / Software / Veranstaltungstechnik Informations- und Kommunikationstechnologie Elektrotechnik und Gebäude-Automation Beleuchtungstechnik HLK Heizung, Lüftung und Klimatechnik Organisatorisch: Veranstalter / Locations / Verbände / Betreiber Kongress- und Konferenzzentren Messezentren Hotellerie Messe- und Veranstaltungsorganisatoren Fachverbände Sonstige: Zulieferer und Dienstleister der Branche und Medien 13

14 Forschungspartner Nutzen für Forschungspartner Im Innovationsverbund Future Meeting Space werden Entwicklungen der Veranstaltungsbranche antizipiert. Aus ihnen werden zukunftweisende Konzepte für Meeting- Formate und Meeting Spaces entwickelt. Auf diese Weise sollen zukünftige Anforderungen an organisatorische, technologische und räumliche Infrastrukturen identifiziert und Ideen, Konzepte sowie Handlungshilfen für die Weiterentwicklung der Infrastruktur der Veranstaltungsbranche abgeleitet werden. Diese inhaltliche Arbeit hilft den Forschungspartnern, ihre Wettbewerbsfähigkeit und Marktposition auszubauen und zu sichern. Teilnehmende Unternehmen können ihre Partnerschaft vielfältig nutzen, wobei vor allem die folgenden Vorteile hervorzuheben sind: Wissensvorsprung gegenüber Mitbewerbern Ausbau des Wissensnetzwerks»» Wirksame öffentliche Wahrnehmung als forschendes Unternehmen 14

15 Forschungspartner Die Partnerunternehmen profitieren im Innovationsverbund zugleich von der wissenschaftlichen Expertise des Fraunhofer IAO aus zahlreichen Forschungs- und Entwicklungsvorhaben als auch von den Branchenkenntnissen des GCB und des EVVC. Die Partner des Forschungsverbunds gewinnen einen Wissensvorsprung durch exklusiven Zugang zu den Forschungsergebnissen und die Teilnahme an Best-Practice-Besuchen. Darüber hinaus erhalten sie Zugriff auf das Expertennetzwerk des Innovationsverbunds Future Meeting Space. Die Ergebnisse der Forschungsarbeiten werden sowohl für die strategische Frühnavigation in der Entwicklung von Konzepten, Produkten und Dienstleistungen als auch für die Identifizierung notwendiger Optimierungspotenziale in den Anwendungsunternehmen genutzt. Die Forschungspartner profitieren von der hohen öffentlichen Wahrnehmung durch relevante Medien, der thematischen Innovationsführerschaft, der Glaubwürdigkeit und der Neutralität des Projekts. Diese Punkte können bei Kommunikationsmaßnahmen im eigenen Unternehmen gegenüber Mitarbeitern, Führungskräften, Gremien, Arbeitnehmervertretern und der Öffentlichkeit betont werden. Die Forschungspartner werden zudem das branchenübergreifende Netzwerk aus Destinationen, Veranstaltern, Logistik- und Transportdienstleistern, Planern, Ausstattern und Technologieherstellern für den vertrauensvollen Erfahrungsaustausch zwischen Lösungsanbietern und -anwendern schätzen. Der Innovationsverbund Future Meeting Space dient als Plattform für führende und innovative Akteure rund um die Veranstaltungsbranche und bietet damit einen exklusiven Rahmen, um strategische Kontakte zu knüpfen und gemeinsam bilaterale Projekte zu initiieren. Insgesamt profitieren die Partner von einer hohen Zukunftssicherheit durch die Forschung im multidisziplinären Innovationsverbund. 15

16 Forschungsthemen FORSCHUNGSERGEBNISSE GEBEN HANDLUNGSANLEITUNGEN FÜR DIE KONZEPTION ZUKUNFTSORIENTIERTER FUTURE MEETING SPACES Forschungsthemen Die Ergebnisse der Forschungsphasen dienen als Handlungsanleitungen für die Konzeption zukunftsorientierter organisatorischer, technologischer und räumlicher Future Meeting Spaces. Dabei werden folgende Zielsetzungen verfolgt: Wissenschaftlich abgesicherte Handlungsleitfäden» Einbindung und Darstellung der Expertise von» Ausführliche Ergebnisdarstellung als Partnerbericht Forschungspartnern Publikation von Ergebnisauszügen als Beitrag zur Öffentlichkeitswirksamkeit Die Ergebnisse werden jeweils in einem detaillierten Partnerbericht und einem Auszug zur Publikation bereitgestellt. 16

17 Forschungsthemen Die Gegenüberstellung gängiger und zukünftiger Formate sowie neu entwickelter, innovativer Szenarien (hybride Veranstaltungen, Conference-Mobs, Unconferences, Innovation Boot Camps, Co-Creation-Sessions ) schafft Übersichtlichkeit und Vergleichbarkeit. Zu diesem Zweck werden die Formate und Szenarien anhand diverser Kriterien (Zielgruppe, Teilnehmerzahl, Interaktionsmuster, Aufwand, Dauer, Technologieeinsatz, Räumlichkeit, Ausstattung, flankierende Infrastrukturen, Besucherreise etc.) beschrieben. Diese Übersicht wird anschließend den Forschungspartnern und ausgewählten Stakeholdern vorgestellt, um bewertet zu werden. Welche Relevanz haben die Formate und Szenarien für die Branche? Die Bewertung durch die Stakeholder erfolgt in drei verschiedenen Regionen (zum Beispiel Deutschland, Asien, USA). Bis zu sechs ausgewählte Formate und Szenarien stellt der Future Meeting Guide dar. Dabei werden die organisatorischen, didaktischen, technologischen und räumlichen Anforderungen für die unterschiedlichen Formate konzeptionell beschrieben, worauf ein zukünftiges Meeting-Szenario zur Realisierung als Use Case und als Showcase ausgewählt wird. Das ausgewählte Meeting-Szenario wird zunächst konzeptionell für die Realisierung weiterentwickelt. Anschließend erfolgt die Adaption der Konzeption entsprechend der Realisierungssituation (etwa mobiler Showcase und Use Case, Festeinbau an einem internationalen Veranstaltungsstandort, Einbindung in Prozessabläufe am Standort). Als Vorbereitung auf die Realisierung in der zweiten Projektphase wird abschließend noch eine funktionale Beschreibung des Showcase und des Use Case erstellt. Phase 1: Entwicklung zukünftiger Meeting-Szenarien und Konzeption der Future Meeting Spaces Welche aktuellen Entwicklungen wirken sich auf zukünftige Veranstaltungsformate aus? Im Rahmen internationaler Recherchen werden zunächst Entwicklungen und Innovationen in den Handlungsfeldern Gesellschaft, Methodik und Didaktik, Technologie, Infrastruktur und Mobilität identifiziert und in einem Innovationskatalog zusammengeführt. Im zweiten Schritt werden Experten und Multiplikatoren in den benannten Handlungsfeldern identifiziert, um Experteninterviews dazu zu führen und Anforderungen an zukünftige Veranstaltungsformate zu identifizieren. Parallel dazu werden Fokusgruppen mit Nutzern, Gästen und Besuchern gebildet, um sowohl die Expertise von Anbietern einzuholen als auch die Bedarfe von Nutzern herauszuarbeiten. Ausblick auf Phase 2: Realisierung eines Showcase und eines Use Case Entschließen sich die Konsortial- und Forschungspartner nach der ersten Forschungsphase, gemeinsam den Showcase virtuell oder auch physisch zu realisieren, kann dieses Vorhaben in einer anschließenden zweiten Forschungsphase umgesetzt und wissenschaftlich begleitet werden. Bei der Planung von Realisierung und Umsetzung würde das Fraunhofer IAO die Qualitäts- und Innovationssicherung durch die Teilnahme und Mitwirkung an Jours fixes und Planungsrunden übernehmen. Nach Fertigstellung und Eröffnung ließe sich der Future Meeting Space als Veranstaltungsort für Events von nationalen und internationalen Gästen, Besuchern und Kunden nutzen. 17

18 Rechte und Pflichten Rechte und Pflichten der Forschungspartner innerhalb der ersten Forschungsphase In der ersten Phase des Innovationsverbunds Future Meeting Space kann der Forschungspartner an Projektsteuerungsmeetings teilnehmen, erhält exklusiven Einblick in Forschungsergebnisse und profitiert von der öffentlichen Wahrnehmung. Im Rahmen des Projekts ergeben sich für Forschungspartner folgende Leistungen und Möglichkeiten: Organisation und Ausführung von mindestens zwei und höchstens vier Forschungstreffen während der ersten Projektphase, verbunden mit Best-Practice- Besuchen (exklusive Reisekosten)»» Plattform für den Erfahrungsaustausch zwischen den Forschungspartnern, den Konsortialführern und der Wissenschaft Entwicklung eines Innovationskatalogs auf Basis internationaler Recherchen zur Identifizierung von Entwicklungen und Innovationen in den Handlungsfeldern Gesellschaft, Methodik und Didaktik, Technologie, Infrastruktur und Mobilität Identifizierung und Beschreibung der Anforderungen an zukünftige Veranstaltungsformate unter Berücksichtigung der Ergebnisse aus strukturierten Experteninterviews und Fokusgruppenanalysen in den Handlungsfeldern Gesellschaft, Methodik und Didaktik, Technologie, Infrastruktur und Mobilität Gegenüberstellung gängiger und zukünftiger Formate sowie neu entwickelter innovativer Szenarien anhand unterschiedlicher Kriterien Entwicklung eines Future Meeting Guide für bis zu sechs ausgewählte Formate und Szenarien»» Adaption der Konzeption an die Realisierungssituation und funktionale Beschreibung des Showcase und des Use Case als Vorbereitung auf Phase 2 des Innovationsverbunds Öffentlichkeitswirksame Präsentation durch Publikationen unter Nennung der Forschungspartner und Abbildung von deren Logos Durch die Teilnahme an der ersten Phase des Innovationsverbunds Future Meeting Space verpflichten sich die Forschungspartner, neben dem finanziellen Beitrag auch aktiv mitzuwirken und erhalten somit zusätzlich die Möglichkeit, die Forschungsschwerpunkte mitzugestalten, etwa durch: Aktive Teilnahme an den Forschungstreffen»» Mitwirkung bei der Identifizierung von Experten und Multiplikatoren (zum Beispiel von Eventmanagern, Personalleitern, Infrastrukturbetreibern, Konferenzund Kongressveranstaltern) Bewertung der Relevanz gängiger und zukünftiger Formate sowie neu entwickelter innovativer Szenarien Gemeinsame Auswahl eines zukünftigen Meeting- Szenarios für die Realisierung in Phase 2 mit allen Forschungspartnern, den Konsortialführern und den Projektbearbeitern 18

19 Rechte und Pflichten 19

20 20 Öffentlichkeitsarbeit

21 Öffentlichkeitsarbeit Öffentlichkeitsarbeit Der Innovationsverbund Future Meeting Space entwickelt zukunftweisende Visionen und praktische Lösungen für die Veranstaltungsbranche, ihre Zulieferer, Dienstleister und Investoren. Dies lässt sich als leistungsstarkes Instrument der Öffentlichkeitsarbeit für die Forschungspartner nutzen. Regelmäßige Publikationen mit Teilergebnissen zu aktuellen Trends unterstreichen die Reputation der Projektpartner als innovative, zukunftsorientierte Unternehmen. Auf diese Weise wird sowohl in der Fachwelt als auch in der öffentlichen Wahrnehmung ein sehr hoher Bekanntheitsgrad erreicht. Dank dieser hohen öffentlichen Wahrnehmung durch relevante Medien können die Forschungspartner ihre Innovationsführerschaft zeigen. Die Projektbearbeitung durch das Fraunhofer IAO sichert dabei auch Glaubwürdigkeit und Neutralität. 21

22 22 Teilnahme

23 Teilnahme Teilnahme Laufzeit und Forschungsbeitrag Die Forschungsphase 1 zur Entwicklung zukünftiger Meeting-Szenarien dauert 18 Monate. Sie beginnt am 1. Januar 2015 und endet voraussichtlich am 30. Juni Für die Teilnahme an der Phase 1 des Innovationsverbunds zahlt der Forschungspartner einen Festpreis in Höhe von (netto, exkl. Reisekosten). In der Phase 1 setzt sich der Forschungsbeitrag aus für das Jahr 2015 und aus für das Jahr 2016 zusammen. Nach Abschluss der Forschungsphase 1 kann in einer zweiten Forschungsphase eine Realisierung und Evaluation, wie beschrieben, innerhalb des Innovationsverbunds erfolgen. Forschungsbeitrag Phase

24 Ansprechpartner Projektorganisation und Projektsteuerung: GCB German Convention Bureau e. V. Kaiserstraße Frankfurt/Main Anke Pruust Tel.: Mail: Projektkonzeption und Projektbearbeitung: Fraunhofer IAO Nobelstraße Stuttgart Marie Luise Blau Tel.: Mail: Stefan Rief Tel.: Mail: Bildnachweis: photocase.de: S. 1 fotolia.com: S. 4 flickr.com: S. 3 Andreas Levers, S. 14 connection shutterstock.com: S. 6, S. 9, S. 10, S. 12, S. 16, S. 19, S GCB 24

25 25

26 GCB German Convention Bureau e. V. Kaiserstraße Frankfurt/Main Tel.: Fax: Internet: twitter.com/gcb_deutschland twitter.com/germanymeetings facebook.com/germanconventionbureau 26

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