KMU - Ein Ratgeber für Entscheider. Mittelstand. Gewinnen Sie IT im Wert von Euro* Eine Zeitung produziert von Mediaplanet.

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1 November 2009 KMU - Ein Ratgeber für Entscheider Unified Communi Cations Darunter versteht man eine Methode, die es ermöglicht, Nachrichten verschiedenster Art auf allen genutzten Endgeräten zu empfangen. Business Intelligence Sind saubere Daten hergestellt, können die Vorteile von Business Intelligence erst richtig greifen und das Prinzip Hoffnung zumindest in der Unternehmenssteuerung aufs Abstellgleis schieben. Virtualisierung / Cloud Computing Wo bisher separate physische Geräte einzelne Aufgaben wie Mail-Server oder Datei-Server erledigten, können diese Funktionen jetzt auf einem Rechner zusammengefasst werden. IP Telefonie / Web Conferencing Die Vorteile von Voice over IP liegen in den niedrigeren Kosten, der größeren Flexibilität und dem höheren Bedienkomfort. Seite 4 Seite 5 Seite 6 Seite Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Mittelstand Die Initiative von Microsoft und Partnern Kosten senken und wettbewerbsfähig bleiben im Schulterschluss mit über Partnern unterstützt Microsoft kleine und mittelständische Unternehmen. Mehr auf Gewinnen Sie IT im Wert von Euro* *Teilnahmebedingungen online 48960_ms_anz_MP_missionMittelstand_Titel_np_26L.indd :45 Eine Zeitung produziert von Mediaplanet

2 2 KMU - Ein Ratgeber für Entscheider Dies ist ein unabhängiges Produkt von Mediaplanet Wer nicht vorsorgt, hat das Nachsehen KMU - Ratgeber für Entscheider Ein Mediaplanet-Ratgeber mit Themen zu kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland. Heinz-Paul Bonn, Vizepräsident BITKOM Gerade mittelständische Unternehmen halten mit ihrer Flexibilität und Dynamik den Wirtschaftsmotor in Schwung. 99 Prozent der deutschen Unternehmen sind kleine oder mittelgroße. Das gilt auch für die Hightech-Industrie. Bei den IT- und Telekommunikationsfirmen sorgen Mittelständler für zwei Drittel der Jobs und die Hälfte der Wertschöpfung. Die deutsche Wirtschaft steht nur auf zwei Beinen fest. Kleinere Unternehmen sind in der Summe genauso wichtig wie die Konzerne. In der Hightech-Branche behaupten sich die mittelständischen Firmen bemerkenswert gut in der Wirtschaftskrise. Die Stimmung hellt sich auf: Vier von zehn Anbietern rechnen mit einem Umsatz-Plus im laufenden Jahr. Weitere neun Prozent erwarten stabile Umsätze. Und von denen, die derzeit noch unter der Flaute leiden, erwarten die meisten spätestens für 2010 eine echte Trendwende. Auch kleinere Unternehmen blicken also wieder zuversichtlich in die Zukunft. Das hängt damit zusammen, dass viele offensiv auf die Krise reagieren. In der digitalen Indust rie verstärken die allermeisten ihre Kunden-Akquise und Kundenbindung, und sie investieren gezielt in verbesserte Produkte und Services. Sorgen bereitet den Mittelständlern die Finanzierung in Krisenzeiten. Jede dritte Firma berichtet, dass Banken restriktiver Kredite vergeben oder Geld auf den Kapitalmärkten schwieriger zu bekommen ist. Ohne frisches Kapital können viele nicht investieren. Wir brauchen jetzt die Unterstützung der Banken, um Deutschland für die Zeit nach der Krise fit zu machen. Rüstzeug für den nächsten Aufschwung Unternehmen aller Wirtschaftszweige sollten die Krise nutzen, um ihre technologische Basis von Grund auf zu modernisieren. Die digitale Wirtschaft stellt das Rüstzeug dafür. Moderne IT-Systeme machen Unternehmen effizienter und leisten so einen wichtigen Beitrag zur Bewältigung der Krise: Die Kosten gehen runter, die Leistung geht rauf. Stichworte sind unter anderem Outsourcing und Cloud Computing, Software-as a- Service oder Green IT. Mit solchen Zukunftskonzepten legen Unternehmen den Grundstein für den nächsten Aufschwung. Heinz-Paul Bonn, Vizepräsident BITKOM Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.v. Inhalt Unified Communication - Nachrichtenflut im Griff...4 Mit Business Intelligence aus der Krise...5 Mit Virtualisierung die IT-Auslastung optimieren...6 Flexibel und günstig...6 Fit für die Zukunft mit Outsourcing...8 Mobiler Mittelstand...8 Die Zukunft des Telefonierens...9 Unterschiedliche Büros, gemeinsame Konferenz...9 Mittelstand Rückgrat der Wirtschaft...10 Gut geplant ist halb gewonnen...11 Klimaschutz als Jobmotor...12 Maßgeschneiderte Kommunikationszentrale...13 Liquiditätsoffensive Factoring...15 Unbekannt und glücklich...15 Digitale Aktenschränke...16 Der Geschäftserfolg hängt vom Standort ab...17 Geteiltes Wissen ist doppeltes Wissen...18 Arbeitsplatz nach Maß...18 Auch der Wandel will gemanagt werden...19 KMU Lexikon...19 Mediaplanet Deutschland GmbH Kurfürstendamm 177, Berlin Bernhard-Nocht-Str , Hamburg KMU - Ein Ratgeber für Entscheider, eine Themenzeitung in der FAZ produziert von Mediaplanet Projektleiterin: Andrea Klyscz für Projektmanagement und Anzeigen, + 49 (0) Produktion/Layout: Kathrin Eckert Business Development: Benjamin Römer, + 49 (0) Fotos: istockphoto.com Text: Hartmut Schumacher, Maximilian Roth, Daniel Holze, Sarah Wagner, Katja Fromm, Holger Franck, Juliane Thümmel, Andreas Thaler, Oskar Reinhold Eric Jankowski, Anna Katharina Fricken V.i.s.d.P.: Christian Züllig, Print Director, Mediaplanet Druck: Frankfurter Societätsdruck, Frankfurt Für weitere Informationen rufen Sie bitte Christian Züllig an, +49 (0)

3 Dies ist ein unabhängiges Produkt von Mediaplanet KMU - Ein Ratgeber für Entscheider 3 ANZEIGE Effiziente Lösungen für das vernetzte Leben und Arbeiten Viele kleine und mittlere Unternehmen stehen vor einem Dilemma: Angesichts der Finanzkrise müssen sie Kosten senken gleichzeitig wollen sie sich für den kommenden Aufschwung fit machen. Überzeugende Auswege aus dieser Zwickmühle bietet der intelligente Einsatz integrierter Informations- und Telekommunikationstechnik: zum Beispiel die Steuerung der gesamten Firmen-Kommunikation über eine Anwendung und die Miete von Software über das Internet. Es ist in mittelständischen Firmen nicht anders als in Großunternehmen: Täglich gilt es, eine regelrechte Informationsflut zu bewältigen. Ob Geschäftsführer oder Mitarbeiter, sie alle erhalten Unmengen an Informationen auf unterschiedlichen Wegen. Da fehlt dann vielfach die Zeit, Nachrichten konzentriert aufzunehmen oder zu erstellen. Texte werden flüchtig gelesen, Termine doppelt belegt, Kundenanfragen vergessen und so weiter. Effiziente Kommunikation und Information All das hat mehr mit der Kostensituation und der Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu tun als viele gerade in kleinen und mittleren Unternehmen denken. Zu den enormen Zeit- und Reibungsverlusten durch Überinformation wie durch Informationsdefizite gibt es gewichtige Studien doch eigentlich genügen ein, zwei Blicke in den Betriebsalltag: Man braucht keine Stoppuhr, um zu erfassen, wie viel Zeit allein bei der Suche nach Telefonnummern und bei ihrem Eintippen verloren geht. Das summiert sich schnell zu etlichen Arbeitsstunden im Jahr. Schwerer zu beziffern, aber vielleicht noch schwerwiegender sind die Verluste durch ein Zuviel an Information. Dabei lässt sich Wichtiges kaum noch von Unwichtigem unterscheiden. Mögliche Folge ist, dass beispielsweise lukrative Anfragen zu spät bearbeitet werden. Kurz gesagt, Information und Kommunikation sind Schlüsselthemen, wenn Unternehmen ihre Prozesse optimieren, Kosten senken und sich für den kommenden Aufschwung wappnen wollen. Zwei Effizienztreiber sind dabei die Einrichtung einer Kommunikationszentrale für das Vernetzte Arbeiten und die Miete geschäftlicher Anwendungen über das Internet (siehe hierzu das Interview mit Dirk Backofen). Die Kommunikationszentrale für das Vernetzte Arbeiten ist die innovative Weiterentwicklung moderner Telekommunikation. Intelligente Technik verbindet Sprach- und Datenkommunikation via Festnetz und Mobilfunk in einer einzigen Anwendung für die Steuerung der gesamten Firmen-Kommunikation. Nutzer können damit alle Kommunikationskanäle über eine Bedienoberfläche nutzen; Datenbanken und Anwendungen sind intelligent verknüpft und stehen automatisiert oder mit wenigen Eingaben zur Verfügung. Starke Prozessoptimierung Was bringt die Steuerung der Firmen-Kommunikation über eine Anwendung im betrieblichen Alltag? Die Mitarbeiter bleiben immer in Kontakt zu Kollegen, Partnern und Kunden und zwar schnell und einfach. Das lästige Wählen verschiedener Telefonnummern entfällt, weil Anwender sofort sehen, ob ihr Ansprechpartner gerade am besten per Mail oder am Handy zu erreichen ist. Die zentrale Anwendung ermöglicht die Bearbeitung von Sprachnachrichten am Desktop, den Abruf von s und Terminen per Handy, den schnellen Einblick in Informationen zu einem Kunden und vieles mehr. Nutzer können etwa aus dem Outlook-Adressbuch direkt ein Fax senden oder ein Telefonat, ein Webmeeting und sogar eine Videokonferenz starten. CTI, die Computer-Telephone-Integration, verbindet die Kommunikation mit dem CRM-System (CRM, Customer Relationship Management), also der Kundendatenbank. Damit stehen mit einem Klick ins Outlook- Adressbuch oder bei einem eingehenden Anruf des Kunden sämtliche Infos zu diesem Kunden zur Verfügung; langes Suchen entfällt. Es liegt auf der Hand, dass es die Lösungen ermöglichen, Abläufe zu vereinfachen, Zeit und Kosten zu sparen, den Kundenservice zu verbessern und das alles nachhaltig. Bei allen Vorteilen ist dieser Schritt in die Zukunft keinesfalls teuer, entsprechende Lösungen amortisieren sich sehr schnell. So bietet die Deutsche Telekom AG mit Octopus Lösungen kleinen und mittleren Unternehmen modulare Kommunikationssysteme zu sehr fairen Konditionen. Mit solchen All-In- One-Lösungen vereinen Unternehmen IT- und traditionelle Telefon- Infrastruktur in einem einheitlichen Kommunikationssystem mit nur einer Verkabelung. Diese Lösungen passen sich der gegebenen Infrastruktur problemlos an. Vorhandene Geräte wie PCs, Telefone und Faxgeräte arbeiten mit dem System einwandfrei zusammen. Schon in der Grundkonfiguration sind Voice- Messaging-Dienste und CTI-Funktionen enthalten. Einstiegspakete sind zurzeit zu besonders günstigen Aktionspreisen erhältlich. Das Fazit: Mithilfe einer Kommunikations-Zentrale für das Vernetztes Arbeiten können mittelständische Unternehmen in der Krise kosten sparen und sind bestens vorbereitet, wenn der Aufschwung schnelles Agieren und Reagieren erfordert. Endgeräte und Funktionalitäten wie Outlook und Unternehmenssoftware wachsen zusammen. So können Unternehmen konsequent vernetzt arbeiten das heißt: komfortabler, schneller, effizienter und teamorientierter. Flexibel und günstig: Software aus dem Netz Ein Interview mit Dirk Backofen, Leiter Marketing Deutsche Telekom Geschäftskunden, Mitglied der Geschäftsleitung, zu Software as a Service (SaaS), der Miete geschäftlicher Anwendungen über das Internet. Welche Bereiche eignen sich im Mittelstand besonders gut für SaaS? Ganz einfach, SaaS empfiehlt sich mittelständischen Unternehmen aller Größen und Branchen. Ob es nur einen Nutzer oder viele Anwender in der Firma gibt, Unternehmen sparen mit SaaS hohe Lizenzgebühren und gegebenenfalls weitere Aufwendungen wie die Kosten für Softwareupdates oder eigene Server. Entscheidend ist: Sie zahlen nur für die Software, die sie wirklich benötigen und solange sie diese brauche. Fixkosten werden zu variablen Kosten. Hinzu kommt: SaaS-Lösungen arbeiten oftmals zuverlässiger als viele Büroserver. Außerdem stellen wir stets die neueste Version der gemieteten Software bereit. Gibt es daneben weitere Vorteile? Ein ganz wichtiger Punkt ist: Nutzer können mit SaaS auch unterwegs vernetzt arbeiten. Ein modernes Smartphone oder ein Notebook mit integrierter Mobilfunktechnik verschaffen ihnen praktisch überall Zugriff auf ihre Anwendungen. Damit ist SaaS zum Beispiel für Firmen mit mobilen Mitarbeitern sehr interessant. Welche Software lässt sich über das Internet mieten? Alle gängigen Büroanwendungen wie Office oder Sharepoint bis hin zu Lösungen für die Unternehmenssteuerung und das Kundenmanagement stehen bei der Deutschen Telekom als SaaS-Angebote zur Verfügung. Darüber hinaus bieten wir Hosted Exchange für die professionelle -Kommunikation. Damit sind alle relevanten Daten wie s, Termine und Adressen jederzeit auf allen Endgeräten synchron. SaaS hat eine Menge zu bieten aber wie steht es mit der datensicherheit? Bei unseren SaaS-Angeboten ist größtmögliche Sicherheit inklusive. Mit modernen Verschlüsselungsmechanismen, redundanter Datenhaltung, automatisierten Backups, tagesaktuellen Anti- Virenprogrammen und Spamfiltern, wirkungsvollen Firewalls und strengen Zutrittskontrollen in den Rechenzentren schützen wir die Anwendungen und Daten optimal vor Fremdzugriffen. Wir übernehmen die Verantwortung und den Aufwand für die Datensicherheit, und unsere Kunden konzentrieren sich auf ihr Kerngeschäft.

4 4 KMU - Ein Ratgeber für Entscheider Dies ist ein unabhängiges Produkt von Mediaplanet Unified Communications - Nachrichtenflut im Griff Unified-Communications-Systeme führen die Kommunikation zusammen, egal auf welchem Gerät und welchem Kanal sie erfolgt. , SMS oder Sprachnachrichten lassen sich damit sowohl vom PC als auch über Handy und Pocketbook abfragen. Das spart Zeit und Kosten. Für mittelständische Unternehmen ist das eine neue Chance, sich gegenüber größeren Konkurrenten zu behaupten. Von Hartmut Schumacher Nie zuvor hatten Unternehmen derartig vielfältige Möglichkeiten wie heute, um aus der Ferne mit Kunden und Geschäftspartnern zu kommunizieren: Standen noch in den 80er Jahren hauptsächlich das Telefon und der Brief als Kommunikationsmittel zur Verfügung, so haben diese seitdem zahlreiche Mitstreiter gefunden in Form von Faxen sowie Sprach-, -, SMSund Instant-Messaging-Nachrichten. Diese Vielfalt bringt allerdings auch Probleme mit sich. Denn das Verwalten der Nachrichten, die auf den diversen Wegen eintreffen, ist umständlich und zeitaufwendig. Für Privatmenschen mag so etwas lediglich ärgerlich sein. Für Unternehmer aber verursacht dieses aufwendige Verwalten der Nachrichten zusätzliche Kosten und kann falls nicht gewissenhaft und zeitnah erledigt zu entgangenen Umsätzen führen. Eine viel versprechende Lösung für dieses Problem trägt den Namen Unified Communications (zu deutsch etwa: vereinheitlichte Kommunikation). Darunter versteht man eine Methode, die es ermöglicht, Nachrichten verschiedenster Art auf allen genutzten Endgeräten zu empfangen vom PC über Festnetztelefon bis hin zum Mobilfunkgerät. Auf allen Geräten ist dann auch die gleiche Bedien oberfläche zu sehen und per Unified Messaging (zu Deutsch etwa: vereinheitlichte Nachrichtenübermittlung) können Nachrichten jeder Art in einem gemeinsamen digitalen Briefkasten empfangen werden. Faxe beispielsweise kommen in Form von Bild- oder PDF- Dateien an und Sprachnachrichten in Form von Tondateien. Noch dazu sind über diese Software die wesentlichen Funktionen einer Telefonanlage verfügbar das fördert auch die Echtzeitkommunikation. Beispielsweise ermöglichen es Unified-Communications-Systeme Voice-over-IP- und Videotelefonate zu führen sowie Instant-Messaging- Nachrichten zu verschicken. Zudem zeigen solche Systeme Informationen darüber an, ob ein Mitarbeiter anwesend ist und auf welchem Kommunikationskanal er am besten ansprechbar ist. Und nicht zuletzt können Unified-Communications- Systeme den Mitarbeitern Möglichkeiten zur Verfügung stellen, um über ein Netzwerk gemeinsam an Schriftstücken zu arbeiten. Im Idealfall ist auch möglich, die Anwesenheitsinformationen in anderen Programmen (wie Kundenverwaltung oder Enterprise Resource Planning) angezeigt zu bekommen und direkt aus diesen Programmen heraus Nachrichten zu verschicken. Unified-Communications-Lösungen werden verwirklicht, indem man Server-Software auf einem entsprechend leistungsfähigen Computer-System laufen lässt. Der Unternehmer hat dabei die Wahl, dieses Computer-System selbst zu betreiben oder aber die Unified-Communications-Funktionen als Dienstleistung zu mieten. Im zweiten Fall steht das Computer-System beim jeweiligen Dienstleister, der sich auch um die Wartung des Systems kümmert. Der Zugriff auf die Nachrichten erfolgt dann über eine möglichst schnelle Internet-Verbindung. Und die Kosten? Eine Telefonnummer, unter der man als Kleins t unternehmer oder Selbstständiger Faxe und Sprachnachrichten empfangen kann, gibt es bereits für wenige Euro im Monat. Eine komplette Unified-Communications-Lösung, als Dienstleistung gemietet, kostet bei fünf Arbeitsplätzen etwa 30 Euro pro Monat und Arbeitsplatz. Bei 500 Arbeitsplätzen sinken die Kosten auf ungefähr 15 Euro pro Monat und Arbeitsplatz. Wer sich dagegen dafür entscheidet Unified-Communications- Server-Software auf Computern im eigenen Unternehmen laufen zu lassen, muss mit anfänglich höheren Kosten rechnen. Eine Unified- Communications-Server-Software für einen Arbeitsplatz ist für etwa 100 Euro monatlich zu haben. Eine flexiblere Software-Version mit einer Lizenz für 50 Arbeitsplätze ist für rund 2000 Euro erhältlich. Und ungefähr 2400 Euro muss ausgeben, wer bis zu 500 Arbeitsplätze mit Unified-Communications-Funktionen versorgen möchte. Unter Umständen kommen noch Kosten für geeignete Endgeräte hinzu, beispielsweise Voice-over- IP-fähige Telefone. Und auch die Kosten und den Zeitaufwand für die Wartung der Systeme durch das IT-Personal sollte man nicht vergessen. Diese Preisangaben sind selbstverständlich nur Anhaltspunkte. Soll ein Systemhaus die Server-Software an die eigenen Bedürfnisse anpassen oder wünscht der Unternehmer eine Einweisung für die Mitarbeiter, so erhöht dies verständlicherweise den Preis. Auf längere Sicht aber ist ein Anbieter, der bei der Auswahl des Systems kompetent berät und zu einer vernünftigen Einweisung imstande ist, einen höheren Preis wert. Anzeige Das Ende des Prinzips Hoffnung Business Intelligence gilt nach wie vor als Privileg von Großunternehmen. Der Mittelstand profitiert aber gleichermaßen von Analyse- und Planungswerkzeugen und findet heute auch passende Lösungen auf dem Markt. Von Jürgen-Heinrich Rohr Jürgen-Heinrich Rohr Director Midmarket & Channels SAS Deutschland Kleines Unternehmen, großer Auftrag: Auch in der Wirtschaftskrise gibt es solche Fälle. Die nicht immer Glücksfälle bleiben: Denn oft geht der Unternehmer in die mangels Eigenkapital kreditfinanzierte Vorleistung. Kein Problem, solange die Bank mitspielt und der Auftraggeber so liquide wie zahlungswillig ist. Beides ist aber längst nicht mehr selbstverständlich, und so wird die Erfolgsgeschichte schnell zur Tragödie: Trotz der vollen Auftragsbücher rutscht die Firma ungebremst in die Insolvenz. Ein unvermeidlicher Tribut an die Wirtschaftslage des Jahres 2009? Kaum: Es gibt zuverlässige Wege, einen derartigen Gau zu vermeiden und ein Unternehmen um Liquiditäts-Untiefen herumzusteuern. Der Schlüssel dazu liegt in der Umsetzung von eigenen Erfahrungswerten und äußeren Faktoren in zuverlässige Prognosen und Handlungsempfehlungen. Business Intelligence und Business Analytics heißen Systeme, die genau diesen Transfer leisten. Sie integrieren Daten und machen Muster sichtbar. Der Quervergleich von Auftragseingang und Buchhaltung hätte hier zum Beispiel verraten, dass Auftraggeber X schon öfter als schlechter Zahler aufgefallen ist. Damit ist er ein Kandidat für ein restriktiveres Zahlungsziel als üblich oder etwa Aconto-Zahlungen. So kann der Unternehmer problemlos Liquiditätsengpässe vermeiden. Ein wesentliches Problem vieler kleiner und mittelständischer Unternehmen sind die zahlreichen parallelen Systeme, die sich in den Firmen über die Jahre hinweg entwickelt haben. Entsprechend arbeiten viele Unternehmen mit (zu) vielen Datenquellen. Eine Abteilung erstellt ihre Reports mit Daten aus einer Access-Datenbank, eine zweite mit SAP, und das Controlling setzt seit Jahren auf komplexe Excel-Sheets. So ist Konfusion unvermeidlich, sobald das Management verbindliche, eindeutige Zahlen für seine Planung braucht. Struktur fürs Datenchaos Erst allmählich entsteht auch im Mittelstand ein Bewusstsein dafür, dass die Überbückung technischer Differenzen zwischen einzelnen Datenquellen die Grundlage effizienter Unternehmensführung darstellt. Wie wenig tragfähig das Datenfundament in Unternehmen oft ist, zeigt der Aufwand, der in die Datenintegration fließt. Im Rahmen eines typischen Business Intelligence Projekts fallen bis zu drei Viertel der Implementierungszeit für Datenintegration und der Verbesserung der Datenqualität an. Nicht ohne Grund sind Werkzeuge zur Datenintegration bei erfolgreichen Mittelstandslösungen wie der edition M von SAS ein fester Bestandteil. Sind saubere Daten hergestellt, können die Vorteile von Business Intelligence erst richtig greifen und das Prinzip Hoffnung zumindest in der Unternehmenssteuerung aufs Abstellgleis schieben. Sie ermöglichen eine Art der zeitnahen und entscheidungssicheren Planung, die mit Spreadsheets undenkbar ist ganz gleich, ob es um Finanzplanung, das Einkaufsmanagement, gezielte Marketingkampagnen oder Spezialdisziplinen wie die Sortimentsplanung für Einzelhändler geht. Noch einen Schritt weiter gehen Business Analytics: Durch die Verbindung mit analytischen Werkzeugen können Zukunftsszenarien und Was-wäre-wenn-Fragen detailliert durchgespielt und in Unternehmensentscheidungen mit Wettbewerbsvorsprung umgesetzt werden. Dass sich Business Intelligence und Business Analytics in mittelständischen Unternehmen noch nicht weiter verbreitet haben, liegt aber nicht nur an fehlender Kenntnis oder Einsicht der Unternehmer. In den Unternehmen gibt es durchaus auch Schwellenängste: Fachabteilungen geben ihre gewohnten Anwendungen nur ungern auf, die IT befürchtet angesichts der Basisarbeit ausufernde Implementierungszeiten, das Controlling explodierende Kosten. Hier aber kann Entwarnung gegeben werden: Mittelstandspakete wie die SAS edition M sind in wenigen Wochen implementiert und oft in wenigen Monaten amortisiert. Und die Anwender brauchen sich in der Arbeitsweise nur wenig umzustellen so können die üblichen Office-Programme als Bedienoberflächen erhalten bleiben. Es gibt also immer weniger Gründe, die Vorteile von Business Intelligence und Business Analytics den Großen zu überlassen zumal sich der Mittelstand oft dem Wettbewerb mit Konzernen stellt. Wer in diesem Konzert mitspielen will, muss die gleichen Instrumente spielen. Und für den Fall von Misstönen vorsorgen auch wenn nicht gleich der Insolvenzverwalter droht.

5 Dies ist ein unabhängiges Produkt von Mediaplanet KMU - Ein Ratgeber für Entscheider 5 Mit Business Intelligence aus der Krise Gerade in schweren Zeiten ist ein exakter Blick auf die firmeneigenen Daten gewinnentscheidend. Dennoch schöpfen Mittelständler das Potenzial von Business -Intelligence-Werkzeugen zur Optimierung ihrer Unternehmenssteuerung derzeit nicht voll aus. Von Maximilian Roth Hätte die aktuelle Wirtschaftskrise mit besserer Software verhindert werden können?, fragte das Marktforschungsinstitut Economist Intelligence Unit (EIU) im Frühjahr dieses Jahres gut 330 Führungskräften von Finanzdienstleistern. Die Antwort war ein mehrheitliches Ja. Die Finanzexperten forderten eine größere Transparenz und ein besseres Risikomanagement im Geschäftsbetrieb doch dies werde durch eine schlechte Datenqualität, mangelndes Fachwissen sowie eine fehlende Risikokultur behindert. Inzwischen zieht die Wirtschaftskrise weite Kreise und stellt eine Vielzahl von Branchen vor große Herausforderungen. Diese können jetzt aus den Erfahrungen der Finanzdienstleister lernen und gerade in Krisenzeiten auf eine Optimierung und Vereinfachung ihrer IT- Prozesse setzen. Ein kritischer Blick auf die eigenen Daten mit Hilfe professioneller Business-Intelligence- Werkzeuge ist dabei keineswegs nur für große Konzerne essenziell. Gerade Mittelständler sind jetzt gut beraten den modernen Tools mehr Aufmerksamkeit zu schenken, um Geschäftschancen zu erkennen und wesentliche Kostentreiber und Einsparmöglichkeiten zu identifizieren. Betriebwirtschaftlich gesehen ist Business Intelligence (BI) streng genommen nichts Neues: Die Software sammelt alle im Unternehmen vorhandenen Geschäftsdaten, analysiert und präsentiert sie damit liefert BI dem Management wertvolle Informationen, die ihm unternehmenswichtige Entscheidungen erleichtern sollen. Zum Beispiel, ob sich die schon lange auf dem Markt befindliche Maschine in Osteuropa noch gut verkauft, oder ob die Erträge der Niederlassung in Italien den definierten Unternehmenszielen entsprechen und wo Schwächen in den Geschäftsprozessen liegen. Theoretisch funktioniert die zwar auch mit handgeschriebenen Zetteln oder moderneren Excel Tabellen nur eben nicht effizient. Ist keine automatisierte BI-Plattform vorhanden, müsste jedesmal ein gigantisches Räderwerk in Gang gesetzt werden, wenn sich das Management einen Überblick darüber verschaffen will, inwieweit die Geschäftsziele zum Beispiel im vergangenen Quartal erreicht wurden. Jeder Unternehmensbereich, von der Warenwirtschaft bis zu Finanzbuchhaltung, müsste per Hand Zahlen und Fakten aus den verschiedenen IT-Systemen zusammentragen. Diese müssten zusammengeführt und vergleichbar gemacht werden. Am Ende landeten die Daten schließlich in Form einer riesigen und womöglich fehlerhaften Ansammlung von Excel-Dateien auf Schreibtisch oder Desktop des Vorstands. Eine gute Business-Intelligence- Plattform dagegen liefert die nötigen Informationen komprimiert und in Sekundenschnelle. Im System werden zunächst die Geschäftsdaten und -zahlen eines Unternehmens aus den vielen verschiedenen Datenbeständen der einzelnen IT-Systeme und Unternehmensbereiche gesammelt. Anschließend werden diese Daten an BI-spezifische Datenlager (Data Warehouses), Auswertungsund Analysesysteme weitergereicht. Je nach Informationsbedarf und gewünschter Präsentationsform lassen sich die Daten aus dem Warehouse so jederzeit abrufen und auswerten. Dennoch nutzen acht von zehn Kleinunternehmern und Mittelständlern weiterhin Excel für Unternehmenssteuerung und Controlling und das obwohl ihnen die Vorteile echter Business-Intelligence-Werkzeuge bekannt sind. So zumindest lautete das Ergebnis einer Studie des Stuttgarter Instituts für Business Intelligence unter rund 160 kleinen und mittelgroßen Unternehmen. Die Dominanz von Excel beginnt schon bei der Dateneingabe: Etwa zwei von drei befragten Unternehmen nutzen das Programm um Daten über Spreadsheets einzugeben. Nur gut jedes vierte Unternehmen liest die Daten automatisch aus Vorsystemen in die Business-Intelligence-Umgebung ein und nur jedes sechste Unternehmen nutzt einen Web-Client. Echte Business Intelligence Tools haben dagegen nur 39 Prozent der Befragten implementiert. Weitere 23 Prozent planen einen Kauf. Doch mehr als jeder Dritte sieht keinen Handlungsbedarf. Damit, so das Fazit der Studie, verschenkt der Mittelstand das Potenzial der Business Intelligence, um zu einer besseren Unternehmenssteuerung zu kommen. Es zeigte sich eine große Diskrepanz zwischen dem Wertbeitrag, den BI beitragen kann, und dem praktischen Einsatz von BI- Funktionen. Anbietern passender Softwarelösungen für KMU bietet sich also ein Markt mit großem Pot e n z i a l. Anzeige Financial Intelligence Luca Pacioli war seiner Zeit weit voraus. Ende des 15. Jahrhunderts fasste der bedeutendste Mathematiker der Renaissance erstmals die Methode, mit denen die venezianischen Kaufleute ihre Bücher führten, in dem Werk "Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni et Proportionalità " zusammen. Bis heute ist diese Art der doppelten Buchhaltung mit Inventar, Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung weltweit im Einsatz. Vor allem aber hatte Pacioli schon damals betont, dass ein guter Kaufmann seine Zahlen stets im Blick haben sollte. Auch heute, ein halbes Jahrtausend später, sind die Ausführungen des Franziskanermönchs noch hochaktuell, meint Rolf-Jürgen Moll, Vorstandsmitglied der Luca- Net AG, die ihren Namen dem italienischen Mathematiker verdankt. Zu Zeiten von Luca Pacioli ging es primär darum, wie man überhaupt ordnungsgemäß Bücher führt, um einen Überblick über sein Vermögen und seine Schulden zu erhalten, erläutert Moll. Heutzutage hingegen müssen die vorhandenen Daten im Rechnungswesen möglichst effizient aufbereitet und analysiert werden, um den dauerhaften Unternehmenserfolg zu gewährleisten. Dabei sollten alle relevanten Finanzzahlen schnell, zeitnah und transparent auf einen Blick verfügbar sein. Moll bezeichnet das als Business Intelligence (BI) im Rechnungswesen oder kurz Financial Intelligence. Im Gegensatz zu klassischen BI-Projekten bietet Financial Intelligence den Vorteil, dass die Datengrundlage weltweit und branchenübergreifend standardisiert ist nämlich durch das 500 Jahre alte Prinzip der doppelten Buchführung nach Luca Pacioli. Daher müsse das Rad nicht immer wieder neu erfunden werden, sagt Moll. Ganz im Gegenteil sei es sogar möglich, eine fertige und sofort nutzbare Anwendung einzusetzen, die dem Kunden einen direkten Zeit- und Kostenvorteil garantiert, führt er weiter aus. Moll und sein Team haben eine standardisierte Software entwickelt, die bis heute am Markt einzigartig ist. Weder mit Excel-Tabellen noch mit den überwiegend verwendeten relationalen Datenbanken kann das realisiert werden, was wir als Realtime Financial OLAP bezeichnen, erklärt Moll. Während Excel- Tabellen nur zweidimensionale Betrachtungen ermöglichen, und in relationalen Datenbanken bei Aktualisierungen keine Echtzeitanpassung des gesamten Zahlenwerks möglich ist, basiert die LucaNet- Software auf einer belegorientierten multidimensionalen Datenbank, die stets aktuelle Finanzinformationen in Echtzeit liefert. Ändert sich eine Zahl, werden in unserer Datenbank auch umgehend alle davon abhängigen Werte angepasst, so Moll. Diese Form von Intelligenz realisieren wir mit unserer selbst entwickelten Datenbank, dem LucaNet. Financial OLAP Server. LucaNet entwickelt seit 1999 Software-Lösungen für Planung, Konsolidierung, Reporting und Analyse mit Spezialisierung auf die Daten im Rechnungswesen. Firmen wie edding, Langenscheidt und Condor haben das innovative Konzept des Berliner Unternehmens erkannt und ihre alten Software-Lösungen zugunsten von LucaNet abgelöst. Denn wie schon Luca Pacioli richtig verstanden hat: Ein guter Unternehmer sollte zu jeder Zeit alle wichtigen Finanzzahlen im Blick haben.

6 6 KMU - Ein Ratgeber für Entscheider Dies ist ein unabhängiges Produkt von Mediaplanet Mit Virtualisierung die IT-Auslastung optimieren Virtualisierung ist der IT-Megatrend des Jahres. Richtig eingesetzt, erhöht sie die Effizienz im Rechenzentrum, senkt Kosten auf dem Desktop und vereinfacht die Wartung der IT-Infrastruktur. Nachdem Anwendungen, Desktops und Server virtualisiert wurden, wandern nun die Dienste in das Internet. Von DANIEL HOLZE Den ersten kommerziellen Hype erlebte Virtualisierung in den Rechenzentren verständlich angesichts der Einsparungen, die dort möglich sind. Wo bisher separate physische Geräte einzelne Aufgaben wie Mail-Server oder Datei-Server erledigten, können diese Funktionen jetzt auf einem Rechner zusammengefasst werden. Vor der Virtualisierung waren Serversysteme meist nur zu Stoßzeiten ausgelastet und liefen ansonsten mit niedriger Last, aber zu hohen Anschaffungs- und Betriebskosten. Stattdessen genügen nun wenige physische Server, auf denen verschiedene virtuelle Maschinen parallel laufen. Das erhöht ihre Auslastung und steigert ihre Effizienz. Gleichzeitig vereinfacht Virtualisierung auch die Wartung: Die verschiedenen virtuellen Server können zentral gepflegt werden. Bei Systemabstürzen genügt es, den virtuellen Server per Knopfdruck neu zu starten. Die nächste Phase der Virtualisierung betrifft die Arbeitsplatzrechner: Ausreichend leistungsstarke Server betreiben zahlreiche Instanzen von Windows XP parallel. Am Arbeitsplatz der Anwender genügt dann ein Thin Client, also ein abgespeckter PC, der im Wesentlichen nur zur Ein- und Ausgabe von Daten dient. Dieser verbindet sich mit dem Server und greift auf das dort laufende Betriebssystem zu. Neben der Kostenersparnis durch die genügsamen lokalen Rechner, ist vor allem der Aspekt der vereinfachten Administration relevant: Wartungen, Neuinstallationen oder Updates der Rechner werden zentral auf dem Server durchgeführt, wo die IT-Abteilung zuvor an jedem einzelnen physischen Rechner die Änderungen vornehmen musste. Die Virtualisierung hat mittlerweile die Ebene einzelner Anwendungen erreicht: Programme werden direkt auf dem Server installiert und ausgeführt, und können über das Netzwerk auf den Arbeitsplatzrechnern genutzt werden. Sie verhalten sich weitgehend wie lokal installierte Programme, erleichtern der IT-Abteilung aber die Wartung: Anstatt neue Versionen individuell auf jedem Rechner ob real oder virtuell zu installieren, wird die Anwendung nur einmalig auf dem Server aktualisiert und steht beim nächsten Zugriff automatisch allen Nutzern zur Verfügung. Das Thema Cloud Computing ist eng mit der Virtualisierung verbunden. Hier wird die gesamte IT- Infrastruktur abstrahiert. Anbieter stellen stattdessen Dienste wie Speicherplatz, Rechenleistung oder spezifische Anwendungen zentral zur Verfügung. Für die Nutzer sind die zugrundeliegenden Hard- und Softwaresysteme dabei völlig unsichtbar. Anbieter wie Amazon vermieten die Lösungen nach Bedarf und rechnen exakt nach Verbrauch ab. Speziell kleinere Unternehmen, bei denen die IT-Betriebskosten einen großen Posten ausmachen, können mit der Virtualisierung von Servern und Desktops viel Zeit und Geld sparen. Die Anfangskosten für Beratung, Anschaffung und Inbetriebnahme haben sich schnell amortisiert. Größeren Unternehmen ermöglicht die Virtualisierung, ihre IT-Infrastruktur zu konsolidieren und die Wartung der Computer-Arbeitsplätze erheblich zu optimieren. Das Cloud Computing verspricht viel Potenzial für die Zukunft. Die völlige Intransparenz der zugrundeliegenden IT-Strukturen wirkt aber auch abschreckend. Wie sicher vertrauliche Unternehmensdaten auf wolkigen Online-Speicherplätzen wirklich sind, ist kaum nachzuvollziehen. Und Dienstausfälle in kritischen Situationen können ohne lokale Absicherung ernsthafte wirtschaftliche Konsequenzen h a b e n. Flexibel und günstig Gerade für kleine und mittelgroße Unternehmen bietet Cloud Computing viele Vorteile. Sie können flexibel und kostengünstig ihre Hard- und Software- Ressourcen erweitern. Das entlastet nicht nur die IT-Abteilung, sondern schafft auch neue Möglichkeiten. Von Sarah Wagner Zwar ist Cloud Computing momentan noch ein Randbereich der IT, Experten prognostizieren jedoch ein starkes Wachstum. Software auf dem Computer zu installieren, alle Daten auf eigenen Servern abzulegen und im Unternehmen umfangreiche IT-Ressourcen bereit zu stellen das könnte bald der Vergangenheit angehören. Mit Cloud Computing können Unternehmen heute jederzeit auf nahezu frei skalierbare, hochverfügbare und verteilte Systeme zugreifen. Die se werden in der Regel über das Internet von spezialisierten Anbietern in Echtzeit zur Verfügung gestellt und nach Nutzung abgerechnet. Einzige technische Voraussetzung ist ein Internet-Browser. Darüber können beispielsweise Hardware-Kapazitäten wie Speicher- und Archivierungsplatz oder zusätzliche Rechenleistung, aber auch alle Arten von Software, bezogen werden. Das Bild der Wolke wird verwendet, weil der Nutzer in der Regel nicht weiß, wo die Dienste tatsächlich erbracht oder die Daten abgelegt werden. Die Verwaltung der verteil- ten Server-Systeme, der Rechenzentren und der Internet-Verbindungen erfolgt durch den Cloud-Anbieter und ist für den Nutzer nicht sichtbar. Heute erscheint es schwer vorstellbar, dass Unternehmen ohne hausinterne IT und Rechenzentren auskommen in weniger als zehn Jahren wird das für eine Reihe von Unternehmen ganz normal sein, sagt Martin Jetter, Präsidiumsmitglied des Branchenverbandes Bitkom. Dann werden fast alle Unternehmen Cloud Computing nutzen zumindest ergänzend zu ihrer eigenen IT-Abteilung. Noch weiter geht Phil Dawson, Research Vice President bei Gartner, mit seiner Prognose: Mit Cloud- Angeboten in Form von Services werden die IT-Abteilungen abgelöst, von Beziehungen zu zahlreichen Cloud Computing-Dienstleistern, von denen jeder für einen oder eine handvoll Dienste zuständig ist. Sicher ist, dass die IT-Abteilung durch Cloud-Services erheblich entlastet wird. Beispielsweise lässt sich die IT-Infrastruktur je nach Bedarf anpassen, ohne eigene Ressourcen aufbauen zu müssen. Die Vorteile von Cloud Computing liegen auf der Hand: Unternehmen müssen nur noch genau die IT-Leistung bezahlen, die sie auch wirklich nutzen, da alle Services bedarfsgerecht skaliert und aus Fixkosten variable Kosten werden, sagt Michael Römer, Prinzipal bei der Managementberatung A.T. Kearney. Cloud-Services werden nach der tatsächlichen Nutzung abgerechnet, zum Beispiel die Stunden der Prozessornutzung oder das übertragene Datenvolumen. Dadurch sinken sowohl die Investitionen für Hardund Software, als auch die Kosten für Betrieb und Administration. Experten schätzen, dass Unternehmen mit Cloud Computing bis zu 25 Prozent ihrer IT-Ausgaben sparen. Wie die Ergebnisse einer aktuellen IDC-Studie zeigen, stößt das Thema Cloud Computing momentan vor allem bei Großunternehmen auf Interesse. So nutzt die Hälfte der befragten Betriebe mit mehr als Mitarbeitern diese Dienste. Unter den Unternehmen, die sich gegen den Einsatz von Cloud Computing entschieden haben, befinden sich verhältnismäßig viele mittelständische Betriebe. Dabei sprechen viele Argumente für einen Einsatz von Cloud Computing gerade bei Mittelständlern. Das Auslagern in die Wolke ermöglicht ihnen, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren und neue Geschäftsmöglichkeiten zu erschließen. Sie haben schnellen und günstigen Zugang zu IT-Ressourcen und aktuellen technischen Entwicklungen. Auch lässt sich mit Cloud-Computing die IT-Sicherheit erhöhen: Gerade kleine und mittlere Unternehmen können von speziellen Cloud-Sicherheitslösungen und dem Wissensvorsprung erfahrener Anbieter profitieren, ergab die Studie Cloud Computing Sicherheit des Fraunhofer-Instituts für Sichere Informationstechnologie (SIT). Trotzdem sollten Sicherheitsüberlegungen bei der Entscheidung für die Nutzung der IT-Wolke an erster Stelle stehen: Denn was passiert, wenn das Angebot ausfällt? Wer garantiert, dass die Firmengeheimnisse auf den externen Servern sicher sind? Werden die Daten auf Wunsch wirklich gelöscht? Solche und ähnliche Fragestellungen sollten Unternehmen klären, bevor sie sich für ein Cloud-Angebot entscheiden.

7 Dies ist ein unabhängiges Produkt von Mediaplanet KMU - Ein Ratgeber für Entscheider 7 ANZEIGE HP verpackt die Komplexität der Virtualisierung Virtualisierung ist ein Schlüssel zu Kosteneinsparungen, Flexibilität und Hochverfügbarkeit in der IT. Um die Umstellung reibungslos zu gestalten, liefert HP jetzt neun optimal abgestimmte Virtualisierungspakete aus Soft- und Hardware. In der aktuellen Wirtschaftlage ist jedes Unternehmen daran interessiert, seine Kostenstruktur zu optimieren. Im IT-Bereich ist es da naheliegend, von den Vorzügen der Virtualisierung zu profitieren. Virtualisierung senkt die Anschaffungskosten, indem sie die Auslastung der Systeme erhöht diese liegt in der Regel bei nur 15 bis 20 Prozent und Virtualisierung senkt die Betriebskosten, da weniger Systeme eingesetzt werden. Die Durchführung dieser Konsolidierung ist vergleichsweise einfach: die Anwendungen laufen nicht mehr auf dedizierten Servern, sondern teilen sich als virtuelle Maschinen einen Host. Mit den Einstiegsversionen der Virtualisierungspakete bietet HP bereits schlüsselfertige Lösungen ab Euro an. Skalierbare Virtualisierungspakete von HP mit BL460c G6 Server sind bereits ab Euro erhätllich Mit Verfügbarkeit und Flexibilität die Agilität steigern Für mittelständische Unternehmen sind neben dem Konsolidierungsaspekt auch der Zugewinn an Flexibilität sowie die Steigerung der Verfügbarkeit sehr wichtig. Einen Wettbewerbsvorteil ausspielen bedeutet, auf veränderte Marktbedingungen schneller als andere zu reagieren. Ausfälle von Systemen mindern das Vertrauen der Kunden und können erhebliche Kosten nach sich ziehen. Dies haben viele IT-Abteilungen verstanden und suchen deshalb nach einer passenden Lösung. Ihr Interesse gilt Technologien, die den unterbrechungsfreien Weiterbetrieb einer Anwendung ermöglichen auch wenn diese gerade den Server gewechselt hat. Im Gegensatz zu vergleichsweise einfach durchzuführenden Konsolidierung verlangen die auf der Lösung VMotion von VMware basierenden Technologien ein umfassendes Konzept. Neben den Servern muss auch ein gemeinsamer Speicher zur Verfügung stehen, und das Netzwerk muss passen. Eine beträchtliche Anzahl an Unternehmen schreckt vor diesem Schritt zurück, da ihnen das Risiko, ein derart umfassendes Konzept umzusetzen, zu groß erscheint denn was passiert, wenn das Ganze nicht funktioniert? Um dem Mittelstand zu helfen, hat HP Virtualisierungspakete geschnürt, die alle Komponenten für derart umfassende Konzepte beinhalten. Die höherwertigen Pakete sind skalierbar und können so auch steigenden Ansprüchen gerecht werden. Die Einstiegspakete sind in mehreren Varianten konzipiert, um die passende Konfiguration für unterschiedliche Anforderungen parat zu haben. Der Einstiegspreis der skalierbaren Pakete liegt bei Euro für die BladeVBox. Speicherlösung für den Mittelstand Viele mittelständische Unternehmen, die in die Servervirtualisierung mit VMware vsphere einsteigen, Virtualisierungspaket mit ML150 G6 Server schon ab Euro erhätllich führen zum ersten Mal einen zentralen Speicher ein so genanntes Storage Area Network (kurz: SAN) ein. Dabei stellen sich viele Fragen: Wie kann ein SAN mit geringen Investitionen eingeführt werden? Wie können die Betriebskosten an dieser Stelle gering gehalten werden, insbesondere wenn das Know-how für SAN-Technologien noch nicht im Hause ist? HP gibt die passenden Antworten und setzt mit HP Left- Hand die modernste Speicher-Virtualisierungstechnologie in nahezu allen Virtualisierungspaketen ein. Gleichzeitig gewährleistet HP damit ein Höchstmaß an Speicher-Verfügbarkeit bei geringen Kosten. So erfüllt HP LeftHand eine wesentliche Anforderung der Mittelstandskunden: IT-Abteilungen können die Auswirkungen eines Ausfalls einzelner Server mit einer Vielzahl an Techniken begrenzen. Mittels eines Frühwarnsystems bietet die HP-Lösung die Möglichkeit, bis zu 69-Prozent der Hardware-Fehler zu erkennen, bevor sie Schaden anrichten. Zudem steht mit HP Dataprotector eine Backuplösung bereit. Und VMware vsphere bietet weitere Absicherungsmöglichkeiten. Was aber, wenn der zentrale Speicher oder sogar der zentrale Speicher und die Hostserver zusammenbrechen beispielsweise durch einen Wasserschaden? HP LeftHand steckt nicht nur einen Speicherausfall weg, sondern kann den gleichzeitigen Ausfall von Speicher und Server kompensieren Applikationen und Daten werden automatisch auf ein zweites System übertragen, ohne dass der Anwender etwas davon bemerkt. Reibungslose Migration durch qualifizierte Partner Um die Migration zu solchen fehlertoleranten IT-Infrastrukturen möglichst einfach zu gestalten, stehen 20 qualifizierte HP-Partner zur Verfügung. Sie haben Erfahrungen mit allen involvierten HP-Baugruppen und mit VMware vsphere. Die Partner stehen auch bei konzeptionellen Fragen zum Einsatz sowie in Hinblick auf Ausbildung und Zertifizierung zur Seite. HP gewährleistet außerdem eine Unterstützung bei der Finanzierung der Systeme. Weitere Information zu den Partnern und den Paketen finden Sie auf unserer Webseite unter: Von der Einsteigerversion bis zum virtuellen Rechenzentrum Die HP-Virtualisierungspakete wurden für unterschiedliche Anforderungen und Einsatzszenarien maßgeschneidert. Im Folgenden einige Beispiele: Das Paket für Einsteiger ist für bis zu drei physikalische Server ausgelegt, auf denen bis zu 12 virtuelle Maschinen laufen. Die HP Blade VBox ist das Paket für den Blade-Formfaktor, sprich: Server- und Speichereinheiten kommen als handliche Pizzaschachteln, die man in ein Bladegehäuse einschiebt. Das Paket ist für bis zu sechs Server und Hochverfügbarkeit ausgelegt. Das VRZ im Rack ist das Paket für die höchsten Anforderungen in Bezug auf Rechenleistung und Speicherkapazität. Alle Pakete basieren auf HP-Servern der neuesten Generation und umfassen n eben den Lizenzkosten für die Virtualisierungssoftware auch einen dreijährigen Rund-umdie-Uhr Support für alle Tage der Woche.

8 8 KMU - Ein Ratgeber für Entscheider Dies ist ein unabhängiges Produkt von Mediaplanet Fit für die Zukunft mit Outsourcing Viele Mittelständler sehen Outsourcing nur als kurzfristiges Instrument zur Kostenreduktion. Doch Outsourcing kann mehr: Die Optimierung von Business-Prozessen macht das Unternehmen zukunftsfest. Von Katja Fromm Vor allem für mittelständische Firmen ist die Vergabe von Teilbereichen des Unternehmens an externe Dienstleister attraktiv. Dabei vergeben sie in wachsendem Maße Unternehmensbereiche wie IT, Forschung- und Entwicklung, Logistik oder Facility Management nach außen. Die Dienstleister ersparen es ihren Kunden wertvolle Zeit für Randgebiete des Geschäftsablaufes zu vergeuden. Oft haben sie so Zugriff auf Tools, die sonst nur den großen Konzernen zur Verfügung stehen. Und schließlich steht ihr Pool von Experten einer großen Zahl von Unternehmen zur Verfügung. Durch diese Skaleneffekte können die Spezialisten ihre Dienste günstiger anbieten, als bei einer Inhouse-Lösung. Experten zufolge lassen sich bei der Auslagerung von Dienstleistungen an spezialisierte Unternehmen, bereits Kosteneinsparungen von bis zu 25 Prozent erzielen. Dieses Ersparnis kommt durch den Einsatz günstigerer Ressourcen, wie etwa andere Tarifverträge, geringere Infrastrukturkosten und modernere Technologien zustande. Ein Bereich, den immer mehr Unternehmen ausgliedern, ist der Technologie-Sektor. Spezialisierte Outsourcing-Anbieter haben meist eigens entwickelte Systeme, optimierte Vorgehensweisen und Branchen-Knowhow. Durch das Outsourcing von Dienstleistungen kann dieses Best-Practice-Wissen für das eigene Unternehmen erschlossen werden, ohne dass in teure Experten investiert werden muss. Doch die Entscheidung für oder gegen Outsourcing, sollte nicht nur aus finanziellen Gründen getroffen werden. Der alleinige Blick auf kurzfristiges Einsparpotential, kann sich als Fehler herausstellen, genauso wie die Auswahl eines externen Dienstleisters, nicht ausschließlich vom günstigsten Preis abhängig gemacht werden sollte. Viel sinnvoller ist es, die Auftragsvergabe mit einem Innovationsprozess zu verknüpfen. So können beispielsweise IT-Innovationen für die Verbesserung von Geschäftsprozessen, die Beschleunigung der Durchlaufzeiten, schnellere Entwicklungszyklen für den konsequenten Einsatz von Standards genutzt werden. Damit ein Unternehmen mittels Outsourcing auch für die Zukunft auf festen Beinen steht, sollten nicht die Einsparungen, die gegenüber dem aktuellen IT-Budget erzielt werden können, als Messlatte dienen. Als Grundlage einer Outsourcing-Entscheidung sollte besser die Kostenbetrachtung über die Vertragslaufzeit, unter Einbeziehung von kalkulierbaren Projekten, sein. Viele mittelständische Unternehmer sehen das aber zunächst anders. Sie blicken auf die kurzfristig erreichbaren Einsparpotenziale und nicht auf die Chancen, die mit dem Einsatz eines qualifizierten Dienstleisters realisiert werden können. Eine Optimierung der Business-Abläufe, bringt aber von selbst bereits ein erhebliches Einsparpotential mit sich. Allerdings ist Outsourcing nicht für jedes Unternehmen die ideale Lösung und kann nicht immer einfach umgesetzt werden. Nicht selten unterschätzen Unternehmen die Risiken des Outsourcings erheblich, so dass am Ende das erzielte Ergebnis den Erwartungen des Managements nicht entspricht. Zum Beispiel kann es passieren, dass Unternehmen ihr Outsourcing in zu großem Umfang vornehmen. Dies geschieht oft durch Strategievorgaben, die andere Optionen nur wenig oder gar nicht berücksichtigen. Zu den Risiken gehört zweifellos auch die Auswahl des externen Dienstleisters. Wichtig ist für die Unternehmen, dass das Outsourcing auf Augenhöhe geschieht. Viele Mittelständler fühlen sich bei den großen Anbietern nicht gut aufgehoben, weil die beiden ungleichen Partner nicht die selbe Sprache sprechen. Mangelnde Sorgfalt bei der Auswahl kann auch schnell zu der nüchternen Erkenntnis führen, dass wesentliche Qualitätsanforderungen nicht erfüllt werden können oder dem Dienstleister wichtige Fähigkeiten zur Leistungserbringung fehlen. Bevor ein Unternehmen das Outsourcing in die Tat umsetzt, müssen also zuvor mögliche Vorteile und Nachteile, einer entsprechenden Strategie, sorgfältig abgewogen werden. Nur so lässt sich eine fundierte Entscheidung treffen, ob Outsourcing für das Unternehmen tatsächlich einen Mehrwert schaffen kann. Mobiler Mittelstand Die Mobilisierung der Geschäftsprozesse wird mehr und mehr auch für mittlere Unternehmen zum Thema. Von HOLGER FRANCK Enterprise Mobility oder Mobile Business sind Begriffe, die die IT-Verantwortlichen in großen Konzernen schon seit einiger Zeit umtreiben. Mittlerweile sind diese Schlagwörter auch im Mittelstand angekommen. Es sind nicht mehr nur noch die Großunternehmen, die sich mit dem Thema beschäftigen. Auch viele Mittelständler haben erkannt, dass sie mit der Mobilisierung von Geschäftsprozessen enorme Effizienzgewinne realisieren können, sagt Key Pousttchi, Leiter der Arbeitsgruppe Mobile Commerce am Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Systems Engineering der Universität Augsburg. Zum Beispiel ist die mobile Vertriebsunterstützung ein Feld, das auch für mittlere Unternehmen interessant sein kann. Die Steuerung von Außendienstmitarbeitern ist immer ein geeigneter Ansatzpunkt. meint Pousttchi. Das gilt nicht nur für den Vertrieb, sondern auch für Service-Techniker, die Wartungen und Reparaturen durchführen. Die Lösungen, die von der IT-Industrie angeboten werden, sehen vor, alle Außendienstmitarbeiter mit Taschenoder Tablet-Computer auszustatten. Mit diesen Endgeräten werden sie an eine zentrale Unternehmenssoftware angebunden. Wenn sie Reparatur- oder Wartungsdienste für Kunden erbringen, können sie unmittelbar nach Fertigstellung der Arbeiten selbst elektronisch die Daten für die Rechnungsstellung die geleisteten Stunden und verbrauchten Ersatzteile an die Unternehmenszentrale senden. Das stellt für Unternehmen einen immensen Vorteil dar. Die Gefahr fehlerhafter Dateneingaben sinkt und die Rechnungen können viel schneller versandfähig gemacht werden. Zudem verfügen die Service-Techniker jetzt selbst über alle Daten, die sie für Reparaturen und für Wartungen benötigen, auf ihrem PDA und können die Arbeiten zügiger abschließen. Damit werden auch kurze Amortisationszeiten der Investitionen möglich. Derzeit sind vor allem die hohen Anfangskosten und beschränkte personelle Ressourcen im Bereich IT, die größten Barrieren für Klein- und Mittelbetriebe. Es sind aber Entwicklungen im Markt zu beobachten, die dem Mittelstand den Einstieg erleichtern werden. Vor allem sinken die Einstiegspreise und es werden jetzt immer mehr Lösungen, speziell für den mittelständischen Bereich, angeboten werden. Schon jetzt gibt es Lösungen für Handwerker, die Fenster elektronisch abmessen und die Daten automatisch in ein zentrales System zur Weiterverarbeitung senden. Zum Beispiel bieten mobile Lösungen bei Wohnungsabnahmen und Hausmeisterdiensten spürbare Zeit- und Kostenvorteile. Auch mittelständische Stadtwerke setzen schon mit großem Erfolg mobile Lösungen für Wartungs- und Inspektionsarbeiten ein. So steigern sie die Qualität der Service-Arbeiten, senken die Kosten und reduzieren ungeplante Ausfälle der Anlagen. Mittelständler, die glauben, den Schritt ins Mobile Business noch nicht gehen zu können, sollten sich aber trotzdem schon einmal mit den Vorteilen der mobilen Welt befassen. rät Pousttchi. Schließlich sei es nur eine Frage der Zeit, bis die Mobilisierung der Geschäftsprozesse, auch im Mittelstand auf breiterer Basis zur Anwendung kommen wird. Schon mit einfachen Mitteln können Unternehmer heute ein Gefühl für die Möglichkeiten der modernen Technologien entwickeln. Schon wenn im ersten Schritt die Außendienstmitarbeiter im Vertrieb, mit einem Notebook und einem UMTS- Stick ausgestatten werden, liefert das wertvolle Erfahrungen und ein Gefühl dafür, welche Vorteile die Datenverfügbarkeit vor Ort den Betrieben bietet. Zwar ist das noch nicht wirklich Enterprise Mobility sondern eher ein Nomadic Computing. Aber immerhin sind so die ersten Schritte dahin gemacht. Denn gerade im Mobile Business geht es darum, die Prozesse immer wieder zu optimieren, ein früher Einstieg kann sich daher lohnen.

9 Dies ist ein unabhängiges Produkt von Mediaplanet KMU - Ein Ratgeber für Entscheider 9 Die Zukunft des Telefonierens Internet-Telefonie ist mehr als nur eine Mode-Erscheinung: Seitdem schnelle Netzzugänge in großen Teilen Deutschlands verfügbar sind, hat sich Voice over IP vom Spielzeug für Technik-Fans zu einem praktikablen Kommunikationswerkzeug auch für Unternehmen entwickelt. Von Hartmut Schumacher Mit Voice over IP bezeichnet man das Übertragen von Telefongesprächen über Computer-Netze, statt über herkömmliche Telefonleitungen. Die Vorteile von Voice over IP liegen in den niedrigeren Kosten, der größeren Flexibilität und dem höheren Bedienungskomfort. Auch für kleine und mittelständische Unternehmen wird Voice over IP durch diese Vorzüge interessant. Die einfachste Methode, Voice over IP (oder kürzer: VoIP ) zu nutzen, besteht darin, bei einem Telekommunikationsunternehmen ein Komplettpaket zu buchen, das neben dem Internet-Zugang auch einen VoIP-Telefonanschluss, statt eines normalen Festnetzanschlusses enthält. Ein solches Paket ist billiger als eines mit Festnetzanschluss. Der Installationsaufwand beschränkt sich im Idealfall auf das Einstöpseln des gewohnten Telefons in den VoIP-fähigen Router. Dieser Weg ist vor allem für Selbstständige und für sehr kleine Unternehmen geeignet. Eine schnelle Internet-Verbindung vorausgesetzt, können Unternehmer, auch ohne ein solches Komplettpaket, in den Genuss von Voice over IP -Funktionen kommen. Sie müssen sich zu diesem Zweck allerdings bei einem Voice over IP - Diensteanbieter eine SIP-Adresse besorgen oder besser eine Telefonnummer, unter der sie auch von traditionelleren Telefonanschlüssen aus erreichbar sind. Gespräche von einem Voice over IP -Anschluss zu einem anderen, sind in der Regel kostenlos. Für Gespräche in Festnetze und Mobilfunknetze dagegen fallen Gebühren an. Wer mehr Flexibilität benötigt oder eine größere Zahl von Mitarbeitern mit Voice over IP -Funktionen versorgen muss, wird dies meist mit Hilfe eines IP-Sprachsystems erledigen. Ein solches System besteht prinzipiell aus einem IP-Server, einem Gateway und den Endgeräten für die Mitarbeiter. Der IP-Server-Computer stellt die Verbindungen zu den Endgeräten her. Als Endgeräte dienen entweder Computer, sinnvollerweise mit Head-Sets ausgestattet, oder aber IP-Telefone. Das Gateway sorgt einerseits für die Verbindung zum herkömmlichen Telefonnetz und erlaubt es andererseits, analoge Telefone weiterzuverwenden. Die konkreten Vorteile von Voice-over-IP für Unternehmen: niedrigere Kosten für Telefonate, vor allem da für Gespräche innerhalb des Firmennetzes keine weiteren Kosten entstehen selbst wenn die Gesprächspartner sich in unterschiedlichen Filialen befinden die Einbindung von Telefonfunktionen in Kundenverwaltungs- und Unternehmensplanungs-Software das einfachere Anpassen des Kommunikationssystems an wechselnden Bedarf und an steigende Mitarbeiterzahlen Unterschiedliche Büros, gemeinsame Konferenz Gemeinsam Ideen entwickeln, sie in der Gruppe direkt besprechen und visualisieren, die gemeinsamen Dokumente zeitgleich bearbeiten alles über das Internet und ohne Reisekosten. Das sogenannte Web Conferencing bietet besonders KMU spannende Anreize für die Kundenzusammenarbeit. Von JULIANE THÜMMEL Der sekundenschnelle Austausch von Informationen, unabhängig von Ort oder Zeitzone, ist dank Internettechnologie nicht mehr nur die Vorstellung eines Science-Fiction-Autors, sondern erleichtert inzwischen den Geschäftsalltag enorm. Erweiterte Anwendungsmöglichkeiten wie das Web Conferencing sparen KMU nicht nur Reisekosten ein, sondern bieten auch neue Möglichkeiten zur direkten Kommunikation mit dem Kunden. Über professionelle Software und Internet arbeitet und kommuniziert man beim Web Conferencing in Echtzeit, da Sprache, Dokumente, spontane Skizzen und auch Videos allen Teilnehmern zur Verfügung stehen. Das ermöglicht ein ähnliches Zusammenarbeiten wie es bei einem Meeting vor Ort mit Flipchart, Beamer und Gesprächen erfolgt. Zurzeit gibt es noch zahlreiche Begriffe, unter denen Web Conferencing firmiert von Web Collaboration, Live Meeting, Online Meeting bis zu Desktop- und Application-Sharing. Die Funktionen sind jedoch meist dieselben. So können zum Beispiel zwei Kollegen gemeinsam eine Kundenpräsentation abstimmen und ergänzen (oneto-one) oder mit mehreren Teilnehmern eine Exceltabelle diskutieren und anpassen (one-to-many). Auch lässt sich vor einem virtuellen Auditorium ein Vortrag mit Präsentation halten, gemeinsam mit einem Kunden ein Problem auf dessen (teilweise oder komplett) freigegebenem Desktop lösen (Desktop-Sharing) oder ein gemeinsames Brainstorming mit Hilfe eines Mindmapping-Tools auf dem freigegebenen Desktop eines Teilnehmers durchführen. Die Vorteile dieser neuen Anwendung erstrecken sich über die Reduktion von Reisekosten und unproduktiven Reisezeiten hinaus: Ein vereinfachter Wissensaustausch bringt Unternehmen und Mitarbeitern, bei schnelleren Reaktionszeiten und wenig logistischem Aufwand, auch durch die Zeiteinsparung, eine bessere Work-Life-Balance. Die notwendigen Werkzeuge sind vielfältig. Grundsätzlich gibt es browserorientierte Ansätze, die auf Flash oder Java basieren, oder Client-Software, die lokal auf den Rechnern der Teilnehmer ausgeführt wird. Als Bezahlmodelle kommen vor allem Lizenzierung beziehungsweise Miete, Pay-per-use (mit und ohne Grundgebühr), und kostenlose Nutzung zum Einsatz. Trotz der offensichtlichen Vorzüge in Geschwindigkeit und Kosten, konnte die neue Technologie das klassische Meeting bis heute nicht verdrängen. Weiche Faktoren wie die ungezwungenen Gespräche abseits des Konferenzraums oder nichtverbale Kommunikationselemente wie Mimik oder Gestik, scheinen eine zu große Rolle zu spielen. Anzeige Näher am Kunden: Lückenlose Kommunikations- und Informationsflüsse stärken Mittelständler Das beste Rezept für langlebige Kundenbeziehungen ist eine hohe Servicequalität. Und: zufriedene Kunden sind gleichbedeutend mit Marktanteilen und künftigen Umsatzchancen. Den Schlüssel dazu liefern Kommunikationslösungen, die alle Informationen bündeln und eine lückenlose Zusammenarbeit gewährleisten. Unified-Communications- Plattformen sorgen für eine einheitliche Infrastruktur und vermeiden redundante Technologien und Medienbrüche. Cisco bietet Kommunikationsplattformen, die das Netzwerk als Basis nutzen und so die Voraussetzung für Voice-over-IP-Telefonie schaffen. Damit ist der nahtlose Austausch mit Zweigstellen, Außendienstmitarbeitern oder Kollegen im Home-Office möglich. Im Gegensatz zu den bisher üblichen verteilten Telefonanlagen ist die zentrale Steuerung der Cisco-Plattformen wesentlich kostengünstiger und kann auch über Fernwartung als Managed Service erfolgen. Ein Modell, das besonders für Mittelständler, die keine eigene IT-Abteilung haben, attraktiv ist. Für die Kunden bedeutet eine solche Unified-Communications-Plattform vor allem eines: sie erreichen schneller kompetente Ansprechpartner unter einer einheitlichen Rufnummer. Intern sehen die Mitarbeiter beispielsweise durch Präsenzanzeigen, wer verfügbar ist, oder erhalten bereits beim Eingang des Anrufs Informationen zu einem Kunden angezeigt. Mobil-, Festnetztelefone und PCs arbeiten so nahtlos zusammen, alle Daten und Informationen sind jederzeit verfügbar. Das Cisco SMB Produktportfolio wurde dabei gezielt für die Anforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen entwickelt. Es reicht von leicht zu installierenden kostengünstigen Standardprodukten der Small Business Serie über einfach zu konfigurierende Lösungen der Small Business Pro Serie bis zu individuell anpassbaren Technologien der SMB Classic Reihe mit höchsten Leistungsmerkmalen. In Verbindung mit hervorragenden Support- Leistungen und der Möglichkeit einer Null-Prozent-Finanzierung ist dieses Angebot für kleine und mittelständische Unternehmen äußerst attraktiv, so Guido Sommer, Direktor für den Vertrieb Mittelstand bei Cisco.

10 10 KMU - Ein Ratgeber für Entscheider Dies ist ein unabhängiges Produkt von Mediaplanet Der Fiskus kann den Aufschwung im Mittelstand beschleunigen Große Hoffnungen knüpft der Mittelstand an die neue Bundesregierung. Der Koalitionsvertrag zeigt Wege auf, die Krise schneller zu überwinden, auch über Steuern. Anerkannte Steuerexperten empfehlen eine deutliche Steuerentlastung für den Mittelstand. interview mit fritz esterer Fritz Esterer ist seit Juli 2009 Vorstandsvorsitzender des World Tax Service WTS, einer international agierenden Steuerberatungsgesellschaft mit mehr als 400 Mitarbeitern und Präsenz in rund 90 Ländern. Zuvor war Fritz Esterer 13 Jahre Steuerchef des Siemens- Konzerns. Was kann die Bundesregierung derzeit steuerpolitisch für kleine und mittlere Unternehmen tun? Die Koalition hat nun die Chance, ein ganzes Instrumentarium zielgerichtet einzusetzen, um dem Mittelstand aus der Krise zu helfen. Wichtig wären Maßnahmen, die den Standort Deutschland nachhaltig international stärken und gleichzeitig solche, die unmittelbar den Aufschwung beschleunigen. Was könnte Mittelständlern in der Krise helfen? Wer jetzt Verluste schreibt, sollte ausgedehntere Möglichkeiten erhalten, diese mit Gewinnen aus Vorjahren zu verrechnen. Mit ausgedehnt meine ich, dass ein Verlustrücktrag zumindest für gewisse Zeit unbegrenzt möglich sein sollte. Auch sollte er nicht nur mit dem Gewinn des letzten Jahres, sondern auch der letzten zwei bis drei Jahre verrechnet werden können. Angeschlagene, solide wirtschaftende Unternehmen, die in früheren Jahren durch ihre Steuerzahlungen zum Gemeinwohl beigetragen haben, erhalten so den rettenden, schnellen Liquiditätszufluss. Wie sollte der Aufschwung beschleunigt werden? Wenn Firmen wieder erste Gewinne schreiben, sollten sie diese umgekehrt zunächst mit den angehäuften Verlusten aus der Talfahrt verrechnen können, bevor wieder Steuern zu zahlen sind. Von der ungerechten Mindestbesteuerung der Gewinne sollte sich der Fiskus verabschieden. Der Aufschwung ist wie ein zartes Pflänzchen. Wenn der Gärtner zu früh ernten will, macht er es kaputt.... in einer Phase, in der sich viele Mittelständler restrukturieren!... Viele ziehen Konsequenzen aus der Verwundbarkeit und stellen sich neu auf. Ein flexibles und gerechtes Steuerrecht muss Verlustvorträge bei konzerninternen Umstrukturierungen erhalten. Für Sanierungsfälle ist eine derartige Regelung in Kraft, leider bislang nur bis Ende Beim Wechsel von Anteilseignern sollten Verlustvorträge auch insoweit nicht verloren gehen, als stille Reserven vorhanden sind das sind Unternehmenswerte, die über den bilanziellen Buchwert hinausgehen. Bei diesen Punkten ist der Gesetzgeber auf einem gutem Weg. Welche Maßnahmen stärken den Standort Deutschland? Aus steuerpolitischer Sicht drei: Erstens macht die Gewerbesteuer die Kommunen anfällig für das konjunkturelle Auf und Ab. Außerdem wird durch die Gewerbesteuer die weitere Modernisierung des Unternehmensteuerrechts behindert. Wer die Gemeindesteuern reformieren will, kann andere fiskalische Instrumente nutzen, etwa das Vier-Säulen-Modell der Stiftung Marktwirtschaft. Zweitens brauchen wir in Deutschland eine moderne Gruppenbesteuerung, die unabhängig von der Rechtsform auf Formalitäten wie den Ergebnisabführungsvertrag verzichtet und eine grenzüberschreitende Verlustnutzung innerhalb einer Unternehmensgruppe erlaubt. In anderen Ländern bereits Realität! Und drittens sehen wir im internationalen Vergleich, dass bei uns eine steuerliche Forschungsförderung fehlt. Alle großen Industriestaaten haben entsprechende Steuergesetze, Deutschland stellt hier eine große Ausnahme dar. Innovationen sind das Rückgrat eines Wirtschaftsstandortes. Intellectual Property ist der wichtigste Rohstoff, den Deutschland hat. Mittelstand Rückgrat der Wirtschaft Die meisten Unternehmen in Deutschland gehören dem Mittelstand an. Mehr als 70 Prozent aller Beschäftigen arbeiten in kleinen und mittleren Unternehmen. Sie bilden das Rückgrat der deutschen Wirtschaft. Von Andreas Thaler Die hohe wirtschaftliche und gesellschaftliche Bedeutung des Mittelstands in Deutschland, ist unbestritten. Statistisch gehören fast alle Betriebe in Deutschland zu den kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Nur rund 0,3 Prozent der etwa 3,6 Millionen Betriebe insgesamt, zählen zum Kreis der Großunternehmen. Über 70 Prozent der hierzulande Beschäftigten, arbeiten in kleinen und mittleren Unternehmen. Und über 80 Prozent der Auszubildenden, werden von ihnen für den Arbeitsmarkt fit gemacht. Zum Gesamtumsatz aller deutschen Unternehmen, steuern sie zudem fast 40 Prozent bei. Zu den Stärken von KMU zählen die schnelle Umsetzung, von Ideen in marktfähige Produkte, ihr hoher Spezialisierungsgrad und die Fähigkeit, sogar kleinste Marktnischen zu besetzen. Gerade hier sind die deutschen KMU besonders stark. Viele sind Weltmarktführer in Nischenbereichen, haben Exportquoten von über 50 Prozent und werden respektvoll als Hid-den-Champions bezeichnet. In der Regel werden mittelständische Unternehmen von ihren Inhabern geführt. Deshalb ist ihre Art der Führung zumeist auch völlig anders als in großen Unternehmen. Übrigens ein Erfolgsrezept, denn gerade dem großen persönlichen Einsatz der Inhaber ist es zu verdanken, dass Unternehmen immer wieder neu entstehen und oftmals über Generationen erhalten bleiben. In den meisten Fällen beteiligen sie sich mit persönlichen Vermögen an ihrer Unternehmung. Keine Frage, dass sie auf diese Weise auch privat das unternehmerische Risiko für Fehlentscheidungen mittragen. Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen wirtschaften eher regional orientiert. Allerdings ist nach Angaben der Bundesregierung die Zahl derer, die exportieren, von 1996 bis 2006 um etwa 21 Prozent gestiegen. Rund mittelständische Unternehmen sind auf Auslandsmärkten tätig. Im Jahr 2007 beschäftigten die mittelständischen Unternehmen allein rund 16,8 Millionen sozialversicherungspflichtige Angestellte. Das sind rund zwei Drittel (66 Prozent) aller sozial versicherungspflichtigen Arbeitsplätze in Deutschland. Bezieht man die Selbstständigen mit ein, waren es sogar über 70 Prozent aller sozialversicherungspflichtig Beschäftigten. Gerade angesichts der gegenwärtigen Wirtschaftskrise ist interessant, dass kleine und mittlere Unternehmen in der Vergangenheit nicht nur die meisten Mitarbeiter eingestellt haben. Es zeigte sich, dass sie an diesen auch in wirtschaftlich schlechten Zeiten so lange wie möglich festhalten: Der Mittelstand ist also auch ein Konjunkturpuffer für den Arbeitsmarkt. International beachtet ist die Innovationsfähigkeit ein Kennzeichen der mittelständischen Unternehmen. Das gilt vor allem für hochwertige Güter und Dienstleistungen beispielsweise im Maschinenbau oder in der Energietechnik. Ein großer Vorteil der innovationsfreudigen kleinen und mittleren Unternehmen gegenüber den Großen ist dabei ihre besondere Markt- und Kundennähe. Damit schaffen sie es, neue Marktchancen wahrzunehmen und maßgeschneiderte Lösungen für neue Kundenwünsche zu entwickeln. Flache Hierarchien und kurze Kommunikations- und Entscheidungswege, sorgen zusätzlich für ihre besondere Schnelligkeit und Flexibilität im Innovationsprozess. Dies ist ganz besonders wichtig für Märkte und Forschungsfelder, in denen Geschwindigkeit und ein rascher Marktauftritt über Wohl und Wehe entscheiden, wie etwa in den Biound Nanotechnologien. Gerade in der gegenwärtigen Wirtschaftskrise, sind die Finanzierungsbedingungen für die KMU in Deutschland, von existenzieller Bedeutung. Die Europäische Kommission hat Deutschland das beste Förderkonzept für KMU innerhalb der EU, inklusive Finanzierung, bescheinigt. Dabei ist die Beziehung der KMU zu ihren lokalen Hausbanken von besonderer Bedeutung. Rund 80 Prozent der KMU nutzen Banken zur Finanzierung, über 70 Prozent der Firmen haben ihre Hauptbankverbindung bei ihrer lokalen Sparkasse oder Volksund Raiffeisenbank beziehungsweise Genossenschaftsbank. Aber auch staatliche Förderprogramme werden von fast einem Drittel der Unternehmen nachgefragt.

11 Dies ist ein unabhängiges Produkt von Mediaplanet KMU - Ein Ratgeber für Entscheider 11 Gut geplant ist halb gewonnen ERP-Systeme verbinden die wichtigsten Prozesse der Wertschöpfungskette und ermöglichen die effiziente Steuerung des Unternehmens. Mittlerweile setzen sie sich auch im Mittelstand durch. Von Oskar Reinhold Werkstoffe müssen in der richtigen Menge vorhanden sein, Produktionskapazitäten und Lager - plätze müssen ausreichen, Buchhaltung, Personalplanung, Controlling und Logistik ineinander greifen: Wer etwas produziert oder Handel treibt, der hat es nicht leicht. Zum Glück gibt es Software. ERP, Enterprise Resource Planning, heißt das Zauberwort, das seit Anfang der siebziger Jahre des vergangenen Jahrhunderts, das Geschäft mit Unternehmenssoftware vorantreibt. Rund 1,2 Milliarden Euro wurden Schätzungen zufolge im vergangenen Jahr mit ERP-Lösungen in Deutschland umgesetzt. Die Summe ist der größte Einzelsektor des deutschen Softwaremarktes, dessen Gesamtvolumen 2008 auf rund 18 Milliarden Euro veranschlagt wurde. Kein produzierendes Unternehmen kann noch auf ein ERP-System in der einen oder anderen Form verzichten. Das gilt für die ganz großen genauso wie für den Mittelstand. Gerade er gilt Experten als Markttreiber der kommenden Jahre. Auch mittelständische Unternehmen müssen interne Abläufe optimieren, auch sie wollen in der in der Lage sein, ihre Geschäftsdaten auszuwerten, um Entscheidungen fundierter treffen zu können. Und noch nutzen viele Firmen Systeme, die am Ende ihres Lebenszyklus angelangt sind oft genug handgestrickte Applikationen, die kaum noch ins 21. Jahrhundert zu migrieren sind. Seine Wurzeln hat ERP in der Produktionsplanung. Anfangs ging es um reine Produktionsplanungssysteme, die über eine Anbindung an das Rechnungs- und Finanzwesen verfügten. Heute definieren betriebswissenschaftliche Lehrbücher ERP-Systeme als IT-Systeme, die die Integration der gesamten finanz- und warenwirtschaftlichen Wertschöpfungskette leisten. Im Prinzip wird alles mit allem verknüpft: sämtliche Teilprozesse eines Unternehmens, von der strategischen und operationalen Planung, über Herstellung und Distribution, bis zur Steuerung von Auftragsabwicklung und Bestandsmanagement. In der produzierenden Industrie werden die Vorteile besonders deutlich, beim Blick auf die Verbindung von Produktion und Einkauf. So können beispielsweise Konstruktionsdatenbanken für Maschinenteile mit den Datenbanken im Einkauf verknüpft werden. Wenn Konstrukteure, Maschinenführer und die Produktionsplanung auf ein Maschinenelement zugreifen, weiß der Einkauf, welche Werkstoffe gebraucht werden und kann entsprechend disponieren. Wenn dann noch Lagerhaltung, Auslieferung und Rechnungsstellung in das ERP-System integriert werden, sind die wesentlichen Teile der Wertschöpfungskette abgebildet und können effizient kontrolliert werden. Verleihen ERP-Systeme also Allwissenheit? Tatsächlich dürfte es in den seltensten Fällen solch eine Weltmaschine der Unternehmenssteuerung geben. Die Einführung eines ERP-Systems ist sehr komplex und kann ganz wörtlich in einem Unternehmen alles auf den Kopf stellen. Nicht umsonst werden in der Regel externe Berater beauftragt, die zunächst einmal jeden einzelnen Geschäftsprozess en detail darstellen müssen. Auch aus Kostengründen werden dann oft zuerst die wichtigsten Unternehmensbereiche integriert. Im Übrigen ersparen es sich immer mehr Unternehmen, eigene Server mit der ERP-Software zu unterhalten. Kostengünstiger kann es sein, wenn diese beim Entwickler liegt und aus der Ferne genutzt wird: Software on demand. Der Entwickler sorgt für die Updates, kümmert sich um die technische Seite und leistet Support.

12 12 KMU - Ein Ratgeber für Entscheider Dies ist ein unabhängiges Produkt von Mediaplanet Kosten senken mit Unified Communications Von Andreas Latzel Andreas Latzel Geschäftsführer der Aastra DeTeWe GmbH Die gesamte Kommunikation per Mausklick in modernen Büros ist das Realität. Einst getrennte Kommunikationsmittel wie Voic , , Fax, SMS sowie Echtzeitmedien wie Telefonie, Instant Messaging, Präsenzmanagement und Webkonferenzen können miteinander verknüpft und in ein zentrales System integriert werden. Experten sprechen von Unified- Communications-Umgebungen, in denen alle Medien vom PC oder Telefon aus abrufbar sind und Medienbrüche überwunden werden. Dank Unified Communications (UC) lassen sich Anrufe per Mausklick starten und annehmen. Stellt sich in einem Gespräch heraus, dass ein Kollege hinzugezogen werden muss, reicht ebenfalls ein Handgriff, schon wird aus einem Dialog eine Telefonkonferenz. Dank des Präsenzmanagements ist auf einen Blick erkennbar, welche Mitarbeiter in diesem Augenblick für die Kommunikation zur Verfügung stehen. Vergleichbar einer Telefonzentrale, die den Status frei oder besetzt signalisiert, informieren Präsenzanzeigen, ob die gewünschten Gesprächspartner im Haus sind, Urlaub haben, krank sind oder externe Termine wahrnehmen. Die Präsenzanzeige des UC-Systems greift auch auf Daten anderer Programme wie beispielsweise Outlook zurück. Für die Zusammenarbeit in einem Unternehmen ist das webbasierte Document Sharing ein weiterer Pluspunkt. Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten haben dadurch Zugriff auf die gleichen Daten. Sie können beispielsweise im Rahmen eines Telefonmeetings auf das gleiche Dokument zugreifen und gemeinsam bearbeiten. Doch selbst wer nicht am Firmenschreibtisch sitzt, kann am Arbeitsalltag teilnehmen, als sei er nebenan im Büro. Mit Hilfe von mobilen Endgeräten wie Laptop oder Smartphone können sich die Mitarbeiter leicht auf ihren virtuellen Schreibtisch einloggen. Alle Funktionen der Unified Communications stehen ihnen zur Verfügung. Wer im Homeoffice arbeitet, ist ohne Zeit- und Informationsverlust voll einsatzfähig. Die Mitarbeiter sind jederzeit erreichbar und haben Zugriff auf alle Daten und Verzeichnisse. Anrufer von Außen merken nicht einmal, ob die Mitarbeiter im Unternehmen oder gerade zu Hause sind dank des One-Number- Konzeptes. UC- Lösungen helfen, Arbeitsprozesse zu optimieren und Ausgaben zu reduzieren. Schon alleine der Einsatz von Video- und Telefonkonferenzen kann massiv die Reisekosten senken. Da moderne ITK- Systeme nur noch eine gemeinsame Infrastruktur für die Sprach- und Datenkommunikation benötigen, reduzieren sich Wartungsverträge und Administrationskosten sinken. Auch die Hardwarekosten werden verringert, da sich in einer Unified- Communication-Umgebung die verschiedenen Applikationen auf einen Kommunikationsserver installieren lassen. UC eröffnet viele Möglichkeiten vorausgesetzt, die Unternehmen sind bereit, die neue Technik zu akzeptieren und anzuwenden. Wer sich für eine neue ITK- Anlage entscheidet, sollte konsequent auf offene Standards setzen. Sie ermöglichen, dass verschiedene Applikationen, Technologien und Systeme zu einer durchgängigen Lösung verknüpft werden können. Sie lassen sich ohne weiteres in bei Kunden vorhandene Prozesslandschaften integrieren und ermöglichen eine sanfte Migration hin zu IP und Unified Communications. Offene Standards stehen außerdem für einen hohen Investitionsschutz, da sich die Lösungen an künftige Technologieentwicklungen anpassen lassen. Klimaschutz als Jobmotor Das Konjunkturpaket II zeigt Wirkung: Von den Fördergeldern, die derzeit in die energetische Sanierung fließen, profitiert vor allem der Mittelstand. Ein ambitionierter Klimaschutz könnte in Deutschland mehr als eine halbe Million Arbeitsplätze schaffen. Von Maximilian Roth Klimaschutz und Wirtschaftswachstum das muss kein Widerspruch sein. Ein ambitionierter Klimaschutz könnte in Deutschland rund Arbeitsplätze entstehen lassen, wie eine Studie des Fraunhofer Instituts für System- und Innovationsforschung (ISI) in Karlsruhe, im Auftrag des Umweltbundesamtes (UBA), errechnet hat. Voraussetzung: Die Bundesregierung hält bis 2020 an dem Ziel fest, die Treibhausgase um 40 Prozent im Vergleich zu 1990 zu reduzieren. Einen wichtigen Beitrag leisten Maßnahmen für eine bessere Energieeffizienz. So schafft laut ISI-Studie, allein die schnelle und konsequente Umsetzung von Klimaschutzmaßnahmen, in Gebäuden bis zum Jahr 2012 fast neue Arbeitsplätze in Deutschland. Bis zum Jahr 2020 sind sogar über neue Arbeitsplätze möglich. Von den Gelder aus dem Konjunkturpaket II, die derzeit in die Sanierung und Dämmung von Gebäuden fließen, profitieren vor allem auch Mittelstand und Handwerk. So zeigt eine aktuelle Umfrage unter 8000 Unternehmen, im Kammerbezirk Düsseldorf, den stärksten Anstieg des Konjunkturbarometers seit zehn Jahren: Der Geschäftsklima-Index stieg im Vergleich zum Frühjahr um zehn Punkte auf 72 Prozent. 70 Prozent der Firmen bewerteten ihre Geschäftsergebnisse der vergangenen Monate dabei als gut oder befriedigend. Und 73 Prozent der Befragten gingen davon aus, dass ihre Lage im Herbst und Winter mindestens gleich bleiben werde. Nicht nur die Stimmung, auch die harten Zahlen, haben sich verbessert. Wer heute in Düsseldorf einen Handwerker sucht, wird sich in Geduld üben müssen: Im Schnitt sind die Firmen zu 80 Prozent ausgelastet und für sechs Wochen mit Aufträgen versorgt. Und das obwohl 14 Prozent der befragten Handwerker bereits neues Personal eingestellt haben. Die Mittel aus dem Konjunkturpaket II kommen im örtlichen Handwerk an und entfalten Wachstumswirkung, freut sich Professor Wolfgang Schulhoff, Präsident der Handwerkskammer Düsseldorf. Auch in anderen Regionen Nordrhein-Westfalens, ist die Stimmung im Handwerk, dank großer Nachfrage der Verbraucher und milliardenschwerer Konjunkturpakete schon wieder fast wieder so gut, wie vor etwa einem Jahr. Ähnlich hoffnungsvoll klingen die Meldungen aus den Handwerkskammern Köln, Dortmund, Aachen und Arnsberg. Und auch im ostwestfälisch-lippischen Handwerk wächst die Hoffnung auf ein Ende der Krise, heißt es in Bielefeld. Und tatsächlich: Arbeit gäbe es mehr als genug. Zurzeit wird lediglich ein Prozent der Altbauten in NRW im Jahr energetisch saniert. Wäre es nur ein Prozent mehr, könnten zusätzlich Jobs im Handwerk gesichert werden, so lautet eine Faustformel. Inzwischen verselbständigt sich das Konjunkturpaket sogar bereits in der Wirtschaft: Schüco, der Bielefelder Innovationsführer für systemgestütztes Bauen, hat seinen mittelständischen Partnern bereits ein zusätzliches eigenes Konjunkturpaket geschnürt. Verschiedene, aufeinander abgestimmte Aktionsangebote von Lösungen für die Gebäudesanierung sollen dazu beitragen, dass die öffentlichen Gelder noch effizienter und wirkungsvoller eingesetzt werden. Bis zum Ende dieses Jahres können sich Architekten, Metallbauer, Solarteure, Planer und Entscheider, aber auch Bauämter Angebote einholen, die ihnen einen Vorsprung im Markt verschaffen sollen. Zusammen mit unseren Partnern wollen wir der Konjunktur einen Impuls verleihen, Wirtschaft und Umweltschutz gleichermaßen anzukurbeln, erklärt Schüco Geschäftsführer Dirk U. Hindrichs, die Motivation des Unternehmens. Ein Weg, in die richtige Rich tung: Denn alleine staatliche Subventionen bringen den Umweltschutz nur begrenzt voran. Wenn das Bau- und Ausbaugewerbe derzeit von den Mitteln aus dem staatlichen Konjunkturprogramm profitiert, so ist das noch kein Zeichen eines echten Aufschwungs, sondern vor allem die Wirkung einer finanzpolitischen Maßnahme. Doch angesichts der steigenden Staatsverschuldung, sind Subventionen allein natürlich keine Lösung. Hier ist gerade auch die Initiative innovativer Unternehmen gefragt.

13 Dies ist ein unabhängiges Produkt von Mediaplanet KMU - Ein Ratgeber für Entscheider 13 Maßgeschneiderte Kommunikationszentrale Nicht zu viel aber ganz sicher auch nicht zu wenig. Diese simple Formel sollte man beherzigen, wenn es darum geht, ein kleines oder mittelgroßes Unternehmen mit Kommunikationstechnik auszustatten. Von Hartmut Schumacher Man muss nicht sehr weit in die Vergangenheit gehen, um zu einer Zeit zu gelangen, in der geschäftliche Kommunikation scheinbar einfacher ablief als heute: Noch in den siebziger Jahren gaben Kunden ihre Bestellungen per Postkarte auf. Mit Lieferanten und anderen Geschäftspartnern verständigte man sich brieflich. Heute gibt es unter anderem, dank Telefon, Fax, und Instant Messaging, wesentlich schnellere, flexiblere und komfortablere Möglichkeiten der Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern. Der Haken daran ist allerdings die Tatsache, dass ein Unternehmen diese neuen Techniken nicht nur verwenden kann, sondern verwenden muss. Jedenfalls dann, wenn es konkurrenzfähig bleiben möchte. Das gilt prinzipiell natürlich für Firmen jeder Größe. Aber gerade kleine und mittelgroße Unternehmen, profitieren stark von reibungsloser und schneller Kommunikation: Diese Unternehmen können in der Regel nicht gewaltige Mengen an Geld und Personal einsetzen, um sich auf dem Markt zu behaupten. Also müssen sie andere Vorteile, wie schnelle Reaktionen und hohe Beratungsqualität, ausspielen und dabei die vorhandenen Ressourcen möglichst effizient nutzen. Eine gute Ausstattung an Kommunikationstechnik ist dafür in den meisten Branchen unverzichtbar. Gut bedeutet in diesem Zusammenhang allerdings nicht unbedingt möglichst funktionsreich. Denn eine übertriebene Kommunikationsausstattung bindet nicht nur zu viel Kapital, sondern kann auch durch eine umständliche Bedienung die Produktivität beeinträchtigen. Eine zu knappe Ausstattung dagegen erfreut zwar kurzfristig die Firmenkasse, führt langfristig aber zu entgangenen Umsätzen. Es gilt also, die Kommunikationswerkzeuge mit Bedacht auszuwählen. Das gute alte Analogtelefon ist für Selbstständige und Kleinstunternehmer die Kommunikationsgrundlage für ein Minibüro. Wer geringfügig mehr investiert, kann mit einem ISDN-Telefon und dem entsprechenden Telefonanschluss Vorzüge wie mehrere Telefonnummern und zwei gleichzeitig nutzbare Leitungen genießen. Sobald eine Firma mehrere Mitarbeiter mit Telefonen versorgen muss, empfiehlt sich der Einsatz einer Telefonanlage. Eine solche Anlage erlaubt es unter anderem Anrufe zu vermitteln, firmeninterne Gespräche kostenfrei zu führen und Telefonate zu protokollieren. Ist die Telefonanlage Voice over IP -fähig, dann lassen sich die Gespräche auch über das Computer- Netzwerk der Firma übertragen. Getrennte Kabel für Telefone sind in diesem Fall nicht notwendig. Für Gespräche innerhalb des Firmen- Netzwerks entstehen keine weiteren Kosten. Als Endgeräte für Telefonate per Voice over IP kann man spezielle IP-Telefone verwenden, Computer samt Head-Sets oder aber herkömmliche Telefone eine entsprechend ausgestattete Telefonanlage vorausgesetzt. Bei einigen Anlagen ist es sogar möglich, schnurlose Telefone nach dem DECT-Standard und Mobiltelefone als Endgeräte zu nutzen. Wer als Unternehmer Wert auf die Möglichkeit legt, Nachrichten verschiedener Kommunikationswege gebündelt abzurufen, für den empfiehlt sich der Einsatz einer Unified- Messaging-Lösung. Sie ermöglicht es, , Faxe und Sprachnachrichten auf dem Computer in einem gemeinsamen Briefkasten zu empfangen. Das funktioniert nicht nur am festen Arbeitsplatz, sondern über das Internet auch von unterwegs mit einem Notebook oder einem Smartphone. Einen wichtigen Schritt weiter gehen Unified-Communications-Lösungen: Sie unterstützen zusätzlich Echtzeitkommunikation. Man kann mit einem Unified-Communications-System also auch beispielsweise Voice over IP -Gespräche und Videotelefonate führen, Instant-Messaging-Nachrichten verschicken oder gemeinsam gleichzeitig an einem Schriftstück arbeiten. Bei einer etwas größeren Mitarbeiterzahl, ist zudem die Option interessant, sich von dem Unified-Communications-System Informationen darüber anzeigen zu lassen, welche Mitarbeiter zurzeit anwesend und ansprechbar sind. Als praktisch erweist sich auch die Möglichkeit, Anwesenheitsinformationen und Telefonfunktionen in andere Programme wie Kundenverwaltung und Unternehmensplanung einzubinden. Anzeige kostenrunter.aastra.de Prozess kosten runter. Garantiert. Ihre Prozesskosten im freien Fall 2009 Aastra Technologies Limited. Alle Rechte vorbehalten. Aastra, das Aastra Logo, «Aastra, the shining star» und das Sterndesign sind Markenzeichen oder eingetragene Markenzeichen der Aastra Technologies Limited in den USA, Kanada, der EU und anderen Ländern. Sind Sie bereit, neue Wege der Zusammenarbeit zu erleben? In der Krise scheuen viele Unternehmen Investitionen. Dabei können sich gerade Ausgaben in neue Techniken schnell bezahlt machen. Aastra ist ein Spezialist für Informations- und Telekommunikationslösungen (ITK) und zeigt, wo die Sparpotenziale stecken. Das Unternehmen verspricht schlanke Kommunikationsprozesse und sinkende Ausgaben. Sollte es nicht Wort halten, nimmt Aastra die Anlage wieder zurück. Innovativ, erfahren und kundenorientiert: Aastra liefert Kommunikationslösungen, die Ihrem Geschäft helfen zu wachsen.

14 14 KMU - Ein Ratgeber für Entscheider Dies ist ein unabhängiges Produkt von Mediaplanet ANZEIGE

15 Dies ist ein unabhängiges Produkt von Mediaplanet KMU - Ein Ratgeber für Entscheider 15 Liquiditätsoffensive Factoring Vor allem kleine und mittlere Unternehmen bekommen derzeit die Zurückhaltung der Banken bei der Kreditvergabe zu spüren. Für bestimmte Unternehmen bietet das Factoring eine interessante Finanzierungsalternative. Von Andreas Thaler In puncto Finanzierung sind die Zeiten für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) im Moment alles andere als rosig. Die überall spürbare Kreditzurückhaltung bei den Banken, zwingt die Unternehmen dazu, alternative Finanzierungsformen zu finden. Eine Alternative, die sich wachsender Beliebtheit erfreut, ist das Factoring. Dabei erwirbt der Factor die Forderungen seines Factoring-Kunden, also des KMU, gegen dessen Abnehmer (Debitor). Als Gegenleistung für die Abtretung der Forderung, zahlt der Factor an den Factoring-Kunden umgehend den Forderungskaufpreis. Dieser Kaufpreis entspricht dem Betrag der tatsächlich bestehenden Forderung abzüglich eines Diskonts für die Leistungen des Factors. Es lohnt aber nicht nur, Bankkredite grundsätzlich auf den Prüfstand zu stellen, sagt Thomas Frericks, Vorstand des Bundesverbands Factoring für den Mittelstand (BFM). Auch als zusätzliches Instrument, das in Abstimmung mit der Hausbank eingesetzt wird, bringt Factoring messbare Vorteile für die Unternehmensfinanzierung. Der Hintergrund: Durch die kurzfristig gewonnene Liquidität verbessern Forderungsverkäufe die Bilanz von Unternehmen und damit auch die Position gegenüber der Hausbank, denn binnen 24 Stunden wird ein Großteil der Rechnungssummen vom Factor ausgezahlt. Nach Angaben des BFM, ergeben sich zudem Einsparungen, weil keine Kreditversicherung abgeschlossen werden muss. Sie ist in jedem Factoringvertrag enthalten, denn das komplette Ausfallrisiko liegt beim Käufer der Forderungen. Der Factor ist praktisch ein Nachfragebündler und erhält entsprechend günstige Konditionen bei den Kreditversicherern. Diesen Vorteil gibt er im Gesamtpaket an seinen Kunden weiter, erklärt Frericks. Ein weiterer Nutzen: Der Factor nimmt seinem Kunden das zumeist kostenintensive Debitorenmanagement ab. Natürlich ist das nicht umsonst zu haben. Für seine Dienste verlangt der Factor ein umsatzabhängiges Entgeld, das zwischen 0,6 und 2,5 Prozent vom angekauften Forderungsbestand liegt und vom geschätzten Risiko und Arbeitsaufwand abhängt. Hinzu kommt in den meisten Fällen eine Pauschale für eine eventuelle Bonitätsprüfung Ihrer Kunden. Außerdem fallen für die bereitgestellte Liquidität Zinsen an. Der Vorteil für den Forderungsverkäufer: Trotz der Gebühr ist er die Sorgen des Zahlungsausfalls los und verfügt wieder über liquide Mittel. Am relevantesten für die Unternehmen ist der Umfang der outgesourcten Forderungen, da sich hieraus der Handlungsspielraum der Unternehmen ergibt. Gerade das Einzelfactoring bietet eine flexible und kostengünstige Finanzierungsalternative, ohne sich mit Knebelverträgen an Dritte zu verkaufen. Die Firmen können frei entscheiden, welche Forderungen sie abtreten und es besteht lediglich ein lockerer Kooperationsvertrag mit der Factoring- Gesellschaft. Im Gegensatz dazu kann das Unternehmen mit dem Factor auch einen Vertrag eingehen, durch den alle Forderungen in den Besitz der Factor-Gesellschaft übergehen. Generell ist Factoring aber nicht für alle Industriezweige gleichermaßen geeignet. Vor allem die verarbeitende Industrie und der entsprechende Großhandel, können mit diesem Instrument ihre Außenstände absichern. Schwierig wird es bei Dienstleistungen. Diese Au ßenstände übernimmt ein Factor nur, wenn sie sich genau definieren lassen. Das heißt, Projektaufträge wie Bauten bei Ingenieuren und A r c h i t e k t e n lassen sich nicht mit Factoring absichern. Eben sowenig sichert ein Factoringinstitut Forderungen gegen Privatkunden ab. Einzelhändler können daher nicht auf dieses Finanzierungsinstrument zurückgreifen. Unbekannt und glücklich Gerade unter deutschen Mittelständlern gibt es so genannte Hidden Champions. Kaum jemand kennt ihre Namen, doch sie führen den weltweiten Wettbewerb an dank intelligenter Strategien. Von ERIC JANKOWSKI Wenn Unternehmensberater erklären, was ihrer Ansicht nach den deutschen Mittelstand stark macht, dann fallen Worte wie Flexibilität, Kreativität oder Innovation. Und bei dem zuletzt genannten Begriff folgt ein Verweis auf die traditionellen Stärken klassischer deutscher Mittelstandsbranchen im Ingenieurswesen. Seit Jahrzehnten sind es gerade ambitionierte und fähige Ingenieure, die geholfen haben, aus mittleren Familienbetrieben Weltmarktführer zu entwickeln und Made in Germany global als Qualitätsmerkmal zu verankern. Dennoch ist der globale Wettbewerb für Mittelständler aus Deutschland ein hartes Brot und die Konkurrenz zu leistungsstarken Firmen aus Ländern mit einem deutlich geringeren Lohnniveau mitunter nicht zu gewinnen. Mit intelligenten Strategien haben viele deutsche Firmen sich dennoch international in komfortablen Wettbewerbspositionen festgesetzt. Zum einen sind es Technologie-Führerschaften, die höhere Preise rechtfertigen und damit das Überleben auf den globalen Märkten sichern. Zum anderen wurden aber auch geschickt Nischen besetzt, die zu klein sind, um für große multinationale Konzerne mit Kostenvorteilen ein attraktives Ziel darzustellen. In diesen Nischen müssen die Mittelständler nicht einmal mit bahnbrechenden Erfindungen ihre Position absichern. Oft reicht es schon, alle Unternehmensbereiche optimal zu führen, die Kosten im Griff zu behalten und die Qualitätsführerschaft zu verteidigen. Denn Nischen, deren globales Umsatzvolumen im unteren zweistelligen Millionenbereich liegt, rechtfertigen für potenzielle Wettbewerber meist keine hohen Investitionen in den Markteinstieg. In diesen Nischen folglich auch keine nennenswerten Wachstumschancen, doch sie bieten die Grundlagen für ein auskömmliches Fortbestehen der Familienbetriebe. Würden die Firmen hingegen in größere Märkte vordringen, müssten sie sich in Wettbewerbsfeldern behaupten, die vornehmlich über den Preis entschieden werden. Und da sind aktuell Unternehmen aus Wachstumsstaaten wie China im Vorteil. Viele heute erfolgreiche Unternehmen aus dem Mittelstand haben ihr Geschäft genau auf solche Nischen ausgerichtet und weniger profitable Produkte rigoros aus dem Sortiment gestrichen. Auch bei dieser konsequenten Konzentration auf Kernkompetenzen behält die Innovationsfähigkeit aber einen hohen Stellenwert. Denn auch die Weltmarktführerschaft in einer Nische muss verteidigt werden, und das erfordert immer neue Verbesserungen der Produkte, sowie aber auch der Prozesse. Mit Produkten, die leicht zu kopieren sind, wird es immer schwerer, sich in einem globalen Wettbewerbsumfeld zu behaupten. Und gerade die ambitionierten Wettbewerber aus Asien beweisen oft erstaunliche Fähigkeiten darin, in kürzester Zeit am Markt bestehende Produkte nachzuahmen. Je komplexer Leistungspakete hingegen sind, desto schwieriger wird das auch für tüchtige chinesische Ingenieure. Folglich gibt es zwei Möglichkeiten, sich gegen die aufstrebende asiatische Konkurrenz zu behaupten, sagt der Patentanwalt und China-Experte Axel Stellbrink von der Kanzlei Vossius & Partner: Entweder die Technologie wird patentrechtlich geschützt. Denn an diese internationalen Rechtsmaßstäbe hält sich entgegen oft vorgebrachter Einwände auch Chinas Wirtschaft immer konsequenter. Oder der Komplexitätsgrad der Produkte ist so hoch, dass sie in vergleichbarer Qualität gar nicht reproduziert werden können. Heute empfehlen daher immer mehr Berater ihren mittelständischen Klienten zudem, nicht mehr das nackte Produkt im Fokus zu haben, sondern Lösungen anzubieten also die Kombination aus Produkt und Dienstleistung. Denn höhere Preise und die braucht der deutsche Mittelstand, um höhere Löhne zahlen zu können sind vor allem mit solchen Pakten zu erzielen, die im Markt schwerer zu kopieren sind.

16 16 KMU - Ein Ratgeber für Entscheider Dies ist ein unabhängiges Produkt von Mediaplanet Digitale Aktenschränke Das Archivieren von Unterlagen ist für ein Unternehmen zwar notwendig, aber oft auch lästig und zeitraubend. Doch mit der richtigen Technik lässt sich sinnvolles und Vorschriften getreues Archivieren mit einem Minimum an Aufwand erledigen. Von Hartmut Schumacher Am Thema Archivierung kommt kein Unternehmer vorbei: Auch wenn man selbst eher laxe Vorstellungen von Datensicherung hat, so gibt es doch gesetzliche Vorschriften über die Archivierung von Unterlagen, nach denen sich Unternehmer richten sollten, wenn sie keine bösen Überraschungen erleben möchten. Ein Großteil der zu archivierenden Unterlagen liegt heute bereits digital vor, statt in Papierform. Dies erleichtert einerseits das Archivieren, bringt andererseits aber neue Probleme mit sich. Denn digitale Schriftstücke können leicht gelöscht werden und lassen sich relativ einfach manipulieren. Archivierung bedeutet also nicht einfach nur, irgendwie Sicherungskopien der Daten anzufertigen. Stattdessen muss man sich als Unternehmer beim Archivieren an bestimmte Grundsätze halten. Diese Grundsätze ergeben sich zum einen aus dem ureigensten Interesse des Unternehmens: Die Daten sollen ja beispielsweise möglichst lange lesbar bleiben und sich schnell wiederauffinden lassen. Zum anderen aber resultieren die Archivierungsgrundsätze aus den gesetzlichen Vorschriften. Die wichtigsten Stichwörter lauten hier revisionssichere Archivierung und GDPdU. Unter einer revisionssicheren Archivierung versteht man eine Archivierungsmethode, die den Anforderungen, unter anderem des Handelsgesetzbuches und der Steuergesetzgebung (Abgabenordnung), entspricht. Bei den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), handelt es sich um eine Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums, die diese gesetzlichen Regelungen konkretisiert. Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) hat auf der Grundlage dieser Vorschriften zehn Merksätze zur revisionssicheren Archivierung zusammengestellt, an denen sich die Hersteller von Archivierungssystemen orientieren: Zu diesen Merksätzen gehören naheliegende Forderungen wie das unveränderte und komplette Archivieren der Unterlagen, sowie das Beschränken des Zugriffs auf berechtigte Benutzer. Die Merk sätze nennen aber auch Bedingungen, an die man unter Umständen nicht sofort denkt: Beispielsweise dürfen die Unterlagen frühestens nach dem Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Und es sollte einem sachverständigen Dritten jederzeit möglich sein, das Archivierungsverfahren zu prüfen. Zudem muss jede nachträgliche Änderung erkennbar sein und so durchgeführt werden, dass der ursprüngliche Zustand wiederherstellbar ist. Erledigen lassen kann man das Archivieren entweder von einer reinen Software-Lösung, die auf der bestehenden Computer-Hardware läuft und daher nur relativ geringe Anschaffungskosten verursacht. Das Installieren und Konfigurieren der Software, sowie die Schulung der Mitarbeiter kann allerdings mehr Zeit erfordern, als das für kleine Unternehmen sinnvoll ist. Daher lohnt es sich, über die Anschaffung eines Komplettsystems nachzudenken. Ein solches System besteht aus einem Computer mit mehreren Speichermedien und vorinstallierter Archivierungs-Software. Dieses System schließt man einfach an das bestehende Firmen-Netzwerk an und kann es dann von jedem anderen Computer aus nutzen, der ebenfalls in dieses Netzwerk eingebunden ist. Egal, ob sich der Betrieb für eine Software- oder für ein Komplett- Lösung entscheidet: Ein Archivierungssystem berücksichtigt nicht nur -Nachrichten und andere digitale Daten. Vielmehr kann das System mit Hilfe eines Scanners auch Schriftstücke, die in Papierform vorliegen, digitalisieren und archivieren im Idealfall automatisch. Meist optional erhältlich, ist ein Texterkennungsmodul, das es dem Archivierungssystem ermöglicht, die eingescannten Schriftstücke nicht einfach lediglich in Form von Bilddateien zu speichern, sondern sie in Text umzuwandeln. Das hat den großen Vorteil, dass sich später der kompletten Inhalt solcher Schriftstücke von der Archivierungs-Software nach Begriffen durchsuchen lässt, statt dabei auf einige wenige Schlagwörter beschränkt zu sein. Ebenfalls wichtig: Anders als eine simple Datensicherung erlaubt es die professionelle Archivierung, schnell und einfach auf einzelne Schriftstücke zuzugreifen, um sie sich anzeigen zu lassen. Anzeige Digitale Archivierung ganz einfach mit dem Komplettsystem BvLArchivio Internetrecherchen gehören heute zu Routineaufgaben in jedem Büro. Mit Recherchen im eigenen Informationsbestand verhält es sich dagegen oft nicht viel anders als noch vor Jahrzehnten wenn nach Schriftstücken und Dokumenten in Ordnern und Archiven zeitaufwendig gesucht werden muss. Dabei steht mit BvLArchivio nun erstmals ein Komplettsystem für die digitale Archivierung bereit, mit dem sich Informationen so bequem und schnell auffinden lassen wie mit einer Google- Recher che. BvLArchivio überzeugt nicht nur durch einfache Handhabbarkeit, sondern bietet zudem immense Kostenvorteile und ein Höchstmaß an Datensicherheit und ist für Unternehmen jeder Größe geeignet. Die Vielzahl dieser Pluspunkte hat dazu beigetragen, dass BvLArchivio auf der DMS EXPO, Europas Leitmesse für elektronisches Informations- und Dokumentenmanagement, mit dem Innovationspreis ausgezeichnet wurde. Was ist der Clou? BvLArc h i v i o ist das erste Fer- tigbox- System für die digitale Archiv i e r u n g. Nach dem P r i n z i p Plug and play wird die 30 x 40 x 30 Zentimeter große Box an Netzwerk und Stromnetz angeschlossen und ist sofort einsatzbereit lediglich ein Browser für den Zugriff ist erforderlich. Der enorme Schulungs-, Zeit- und Kostenaufwand, der sich normalerweise ergeben würde, entfällt also komplett. Ohne Nachbearbeitung einfach und schnell Pro Box können bis zu fünf Archive angelegt werden, die den Inhalt von etwa Ordnern fassen können. Die Archivierung der Dateien erfolgt direkt vom PC in jeglichem Format, bei Papierdokumenten durch einfachen Scan. Eine Volltext-Verschlagwortung in Kombination mit einer Barcode-Kennung zur Archivzuweisung (Stempel oder Aufkleber) erübrigt dabei jegliche Nachbearbeitung. Gespeichert wird manipulationssicher im Langzeitarchivformat PDF-a. Während jeder Mitarbeiter das Archiv zu Recherchezwecken über die Google- ähnliche BvLArchivio-Suchmaschine nutzen kann, lässt sich die Archivierungsbefugnis über die Vergabe von Schlüsseln regeln. Schnittstellen ermöglichen zudem das automatisierte Archivieren beispielsweise aus Buchhaltungsprogrammen. Hoher Datenschutz inklusive Durch einen Umstieg auf BvLArchivio lässt sich zudem eine empfindliche Sicherheitslücke dauerhaft schließen. Eine Besonderheit an BvLArchivio ist nämlich, dass das Betriebssystem auf einer integrierten Festplatte bereits vorhanden ist. Der sonst übliche unkontrollierte und unprotokollierte Datenzugang bei EDV-Administrationen sei es durch eigene Mitarbeiter oder externe Spezialisten entfällt. BvLArchivio ist nach IDW PS 880 zertifiziert und entspricht allen steuer- und wirtschaftsrechtlichen Auflagen. Zu einem Mietpreis ab 99 Euro monatlich ist das System zu haben umfassender Herstellerservice inklusive. Weitere Informationen unter:

17 Dies ist ein unabhängiges Produkt von Mediaplanet KMU - Ein Ratgeber für Entscheider 17 Der Geschäftserfolg hängt vom Standort ab Standortfaktoren sind maßgeblich für die Attraktivität von Unternehmen. Eine professionelle Analyse hilft bei der Auswahl der passenden Büroräume. Von Anna Katharina Fricke Kleinstunternehmer, die nur ein kleines Büro, einen PC und ein Telefon brauchen, können sich glücklich schätzen. Die Standortwahl stellt in diesem Fall keine größeren Probleme dar. Oftmals hängt für Unternehmer aber die künftige Entwicklung des Betriebs, von der geschickten Wahl des Standortes ab. Sie sind auf geographisch optimale Standorte angewiesen, um das eine Rolle spielen, sind zum Beispiel Kaufpreis oder Miete der Büroräume, die Raumgröße- und Aufteilung. Auch die Kosten und die Verfügbarkeit von Arbeitskräften sind für die meisten Standort suchenden Betriebe und Unternehmen von wichtiger Bedeutung. Diese harten Faktoren sind quantifizierbar und können direkt in die Bilanz eines Unternehmens mit einbezogen werden. Sie können zur Messung der Rentabilität hinsichtlich der Wirt- kann man davon ausgehen, dass die weichen Standortfaktoren stabiler sind als die harten. Eine Arbeitslosenquote kann sich zum Beispiel jeden Monat ändern, während sich das Image eines Standortes oder die Genehmigungspraxis der zuständigen Verwaltung nur mittel- bis langfristig ändert. Das bedeutet auch, dass die weichen Faktoren deutlich schwieriger zu beeinflussen sind. Daher legen viele Standortsuchende heutzutage zunehmend werden. Um den geeigneten Standort für ein Unternehmen zu finden, empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen. Welche von der Vielfalt der Faktoren speziell betrachtet werden sollten, hängt von dem geplanten Projekt ab. In einem Anforderungsprofil sollten die einzelnen Faktoren, die für die Unternehmung von Bedeutung sind, nach ihrer Wichtigkeit bewertet werden. Vorsicht ist allerdings bei der Bewer- keiten in der Umgebung einen oberen Platz in der Faktoren-Rangliste einnehmen, weil sie darüber entscheiden, ob sich hoch qualifizierte Mitarbeiter anwerben lassen. Für Ladengeschäfte hingegen, werden eher Faktoren wie die Passantenfrequenz, die Wettbewerbersituation und das Kaufkraftpotenzial die entscheidenden Faktoren darstellen. Unterstützung bei der Informationsbeschaffung für kleine und mittlere Unternehmen gibt es bei Geschäft oder die Produktion überhaupt erfolgreich betreiben zu können. Geschäftsidee und Standort müssen demnach harmonieren. Als Standortfaktoren bezeichnet man alle Eigenschaften eines Standortes, die sich auf die Zielerreichung eines Unternehmens auswirken. Unterschieden wird dabei im Wesentlichen zwischen harten und weichen Faktoren. Harte Faktoren, die unabhängig von der Geschäftsidee schaftlichkeit dienen, da sie engere betriebswirtschaftliche Kosten- und Umsatzrelationen beinhalten. Der Vorteil der harten Faktoren liegt in deren leichteren Ermittlung und ihrer Vergleichbarkeit. Im Gegensatz dazu können die weichen Faktoren nicht in die Kostenrechnung eines Unternehmens integriert werden. Sie treten aber immer mehr bei der Standortwahl in Erscheinung. In der Tendenz mehr Wert auf die weichen, als auf die harten Faktoren. Neben den weichen und den harten Standortfaktoren unterscheidet man noch den Mikrostandort, also die unmittelbare Umgebung, sowie den Makrostandort, den Großraum der Umgebung. Das Image des Standortes kann somit als weicher Faktor des Mikrostandortes und das Image der Stadt als weicher Faktor des Makrostandortes betrachtet tung weicher Faktoren geboten, da hier subjektive Einschätzungen des Bewerters einfließen. Für eine Objektivierung empfiehlt es sich daher, eine zweite oder dritte Meinung einzuholen. Für eine internationale Beratungsfirma kann zum Beispiel ein guter Anschluss zum Flughafen eine wichtige Rolle spielen. Genauso kann ein vielfältiges Kulturangebot sowie vielfältige Freizeitmöglich- Einrichtungen der Wirtschaftsförderung und den Industrie- und Handelskammern. Auch Immobilienbörsen können als Recherche- Tool einen guten Überblick über das bundesweite Immobilienangebot dienen. Nach der Beschaffung der Standortinformationen, kann man verschiedene Büroimmobilien und deren Standorte systematisch miteinander vergleichen und objektiv bewerten. Anzeige Mission Mittelstand Die Initiative von Microsoft und Partnern Kosten senken und wettbewerbsfähig bleiben im Schulterschluss mit über Partnern unterstützt Microsoft kleine und mittelständische Unternehmen. Gewinnen Sie IT im Wert von Euro* *Teilnahmebedingungen auf der Website 2009 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten _ms_anz_MP_missionMittelstand_Innen_np_26L.indd :44

18 18 KMU - Ein Ratgeber für Entscheider Dies ist ein unabhängiges Produkt von Mediaplanet Geteiltes Wissen ist doppeltes Wissen Ein ausgefeiltes Wissensmanagement bedeutet gerade für Mittelständler einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Unter der Vielzahl der Instrumente das passende Instrument auszuwählen und zu implementieren bedarf aber zumeist professioneller Beratung. Von Anna Katharina Fricke Deutschlands wichtigste Rohstoffe liegen in den Köpfen von Mitarbeitern. Wissen ist zum entscheidenden Faktor in der Wertschöpfung von Unternehmen geworden, insbesondere in einem schwierigen wirtschaftlichen Umfeld. Daher entdecken nach den großen Konzernen und Beratungsfirmen nun auch die Mittelständler das Thema Wissensmanagement verstärkt für sich. Denn aufgrund des steigenden globalen Wettbewerbsdrucks haben viele mittelständische Unternehmen erkannt, dass auch ihre Zukunft zunehmend davon abhängen wird, wie effizient sie ihr Unternehmenswissen nutzen und entwickeln. Wissensmanagement ist gerade für KMUs wichtig, da sie aufgrund ihrer geringen Größe besonders stark vor dem Problem der Informationsüberflutung stehen: Die sach- und zielgerechte Aufbereitung der einströmenden Informationen und die ständige Akquirierung, Speicherung und Aktualisierung von Unternehmenswissen ist zu bewältigen. Aufgrund ihrer oft starken Spezialisierung ist es für sie essenziell, ihren Kompetenzvorsprung im Wettbewerb zu halten. Außerdem sind KMUs stärker von den Kenntnissen und Fähigkeiten einzelner Mitarbeiter abhängig als Großunternehmen. Wertvolle Erfahrungen, Fachkenntnisse und Kundenwissen sind oft in den Köpfen von wenigen Experten verankert was gefährlich werden kann, wenn diese das Unternehmen verlassen, ohne ihr Wissen weiterzugeben. Wissensmanagement in Kleinund Mittelbetrieben ist an sich nichts Neues, doch mangelt es oft noch an systematischen Ansätzen und Handlungsschritten zur Implementierung einer Wissensorganisation. Dieses Problem wurde auch von der Bundesregierung erkannt. Im Rahmen ihres Aktionsprogramms id Informationsgesellschaft Deutschland 2010 sind Handlungsfelder angesprochen, die die wirtschaftlichen und technischen Rahmenbedingungen in zentralen Fragen der Informationsgesellschaft verbessern sollen. Ein wichtiges Handlungsfeld ist die Stärkung des Wissensmanagements im Mittelstand. So unterstützt das Projekt Dialogbegleitung in Wissenswerkstätten (DiWis) die Einführung von unternehmensspezifischen Wissensmanagement-Lösungen in KMUs. Nach einer unternehmensspezifischen Analyse der Anforderungen, finden die Identifikation passender Wissensmanagement-Lösungen, und die Planung des Einführungsprozesses statt. Im letzten Schritt erfolgt die eigenständige Umsetzung in den Unternehmen. Begleitet wird der Prozess von lösungsneutralen Experten, einer Erfahrungsdatenbank, dem DiWis-Baukasten sowie den Wissenswerkstätten, die im gesamten Bundesgebiet durchgeführt werden. Eine professionelle Begleitung ist bei der Einführung neuer Wissenschaftsmanagement-Systeme meist unerlässlich. Denn aus der verwirrenden Vielzahl an Tools gilt es, die passende Lösung zu finden und auf die konkreten Bedarfe anzupassen. Unter den bewährten Instrumenten befinden sich beispielsweise Wissenslandkarten also grafische Verzeichnisse von Wissensträgern -, Wissensstrukturen, Wissensbeständen oder Wissensanwendungen, die zum Nachvollziehen von Wissensströmen im Unternehmen eingesetzt werden. Als elektronisches Nachschlagwerk im Unternehmen dienen so genannte Gelbe Seiten, die Auskunft über Wissensressourcen in Bezug auf Mitarbeiter, Geschäftsprozesse und Wissensschwerpunkte geben. Zur Identifikation von unternehmensweiten Experten und Wissensträgern, werden in diesem Expertenhandbuch die wichtigsten Daten zu Mitarbeitern gesammelt, wie Name, Position, Bereich, Abteilung, Telefonnummer, -Adresse, Arbeitsgebiete, Projekterfahrungen, Spezialgebiete und besonderes Know-how. Besonderer Beliebtheit erfreuen sich in jüngster Zeit Instrumente des Web 2.0, wie das Unternehmens-Wiki. Der große Vorteil dieses Management-Werkzeugs liegt darin, dass seine Webseiten von allen Benutzern bearbeitet werden können. Dabei hat der Benutzer die Freiheit, den vorhandenen Inhalt zu korrigieren, zu ändern oder sogar zu löschen. So ein Firmennetz ist mehr als eine Enzyklopädie à la Wikipedia, der bekanntesten aller Wikis, denn jeder Mitarbeiter kann Neuigkeiten einstellen, Diskussionsrunden eröffnen oder sich über den Informationsstand seiner Kollegen informieren. So avanciert ein Wiki schnell zur zentralen Kommunikationsplattform für Mitarbeiter und Management. Das Wissen versandet nicht mehr in Handbüchern und Ordnern, sondern kommt genau da an, wo es gebraucht wird. Arbeitsplatz nach Maß Sind Stuhl, Tisch und Computer nicht richtig aufeinander abgestimmt, heißt die Folge häufig Rückenschmerzen und Verspannungen. Die Einrichtung eines ergonomischen Arbeitsplatzes kann mit wenigen Veränderungen Abhilfe schaffen. Von Anna Katharina Fricke In Deutschland klagt laut Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAUA) fast die Hälfte aller Büroangestellten über Rückenschmerzen (46 Prozent), oft in Kombination mit Schulter- und Nackenbeschwerden (40 Prozent). Aus der Erkenntnis heraus, dass nur ein gesunder Menschen die volle Leistung erbringen kann, sehen sich immer mehr Arbeitgeber veranlasst, in eine ergonomische Büroaus stattung zu investieren, die das Wohlbefinden des Einzelnen am Arbeitsplatz erhöhen soll. Die ergonomische Lehre verfolgt das Ziel, Schäden durch die langfristige Ausübung einer Tätigkeit vorzubeugen, indem sie den Arbeitsplatz optimal an den Einzelnen anpasst. Von großer Bedeutung ist ein dynamisches Sitzen: Der gesunde Bürostuhl sollte Bewegung animieren und sich jeder Sitzposition, von der nach vorn geneigten, aktiven Position zur zurückgelehnten Entspannungsposition, anpassen. Dafür bedarf es einer flexiblen Rückenlehne und Sitzfläche. Knie und Ellbogen sollten im rechten Winkel gebeugt sein und die Füße fest auf dem Boden stehen. Schreibtischund Stuhlhöhe müssen also aufeinander abgestimmt sein. Die BAUA empfiehlt eine Schreibtischhöhe zwischen 68 und 76 Zentimetern, höhenverstellbare Tische und Stühle gewähren die optimale Einstellung auf jede Körpergröße. Besonders wichtig für einen Computerarbeitsplatz ist die richtige Höhe des Bildschirms. Sie stimmt, wenn die oberste Textzeile ungefähr der Augenhöhe entspricht. Eine Blickneigung auf den Bildschirm- Mittelpunkt von mindestens 30 Grad wird als angenehm empfunden und entlastet den Nacken. Der Abstand zum Monitor sollte etwa 50 bis 70 Zentimeter betragen, rät die BAUA. Wird der Bildschirm parallel zum Fenster ausgerichtet, schützt das die Augen vor ungünstigem Lichteinfall.

19 Dies ist ein unabhängiges Produkt von Mediaplanet KMU - Ein Ratgeber für Entscheider 19 Auch der Wandel will gemanagt werden Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten nimmt die Bedeutung des Change Managements zu. Die Begleitung der Veränderungsprozesse ist oft entscheidend für Erfolg und Misserfolg eines neuen strategischen Kurses. Von Eric Jankowski Unternehmen bewegen sich auf Märkten und da Märkte sich im stetigen Wandel befinden, müssen auch Unternehmen ihre Strategien und Geschäftsmodelle immer wieder anpassen sich also verändern. Dabei stellt sich die Fragen, wie diese Veränderungsprozesse professionell geplant und gestaltet werden können. Das Management dieser Prozesse wird als Veränderungsmanagement oder englisch als Change Management bezeichnet. Es umfasst alle Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten, mit denen die Umsetzungen der neuen Strategien, Strukturen oder Verhaltensweisen bewirkt werden sollen. Gut gemanagte Veränderungsprozesse sind heute oft der Stellhebel für den Erfolg von Unternehmen. Andererseits gehen Experten davon aus, dass ein Verzicht auf Change Management zu Produktivitätsverlusten von bis zu 25 Prozent führen kann, sowie die unerwünschte Fluktuation in der Belegschaft um rund zehn Prozent erhöht. Standardverfahren gibt es für die Gestaltung von Veränderungsprozessen nicht. Oftmals ist das Veränderungsmanagement aber entscheidend für den Erfolg einer neuen Strategie, da sich hier entscheidet, ob die Mitarbeiter mitziehen. Unterschätzt wird oft der Zeitrahmen, in dem Veränderungsprozesse vollzogen werden. Denn neue Strategien und Strukturen können erheblichen Einfluss auf die Unternehmenskultur haben. Da wirklich tiefgreifende Veränderungsprozesse die Ausnahme und nicht die Regel sind, fehlen vor allem in mittelständischen Betrieben, die Erfahrungen mit entsprechenden Projekten. Nach Ansicht des Unternehmensberaters Stuart Truppner, ist Change Management eine Aufgabe für alle Bereiche des Unternehmens. Besonders wichtig ist es, im Rahmen von Veränderungsprozessen den Vertrieb neu zu motivieren. Das sei gerade auch in der aktuellen Wirtschaftskrise wieder deutlich geworden. So seien beispielsweise bei vielen mittelständischen Unternehmen, aus der Automobil- oder Maschinenbaubranche, die Auftragseingänge um die Hälfte eingebrochen und vielfach einschneidende Turnaround-Programme eingeleitet worden. In solchen Phasen ist es sehr wichtig, dass der Vertrieb schnell wieder Erfolgserlebnisse vorzuweisen hat, damit Vertrauen in die Maßnahmen der Unternehmensführung einkehrt, erklärt Truppner. Wenn er in Unternehmen Veränderungsprozesse begleitet, setzt er vor allem auf eine möglichst individuelle Ansprache innerhalb der Teams, um Motivationsschübe freizusetzen. Entscheidend ist in schwierigen Phasen, bei jedem einzelnen Mitarbeiter den Punkt zu finden, mit dem er zu motivieren ist, sagt Truppner. Dabei gilt: Erfolg ist definitiv machbar. Denn Veränderungen würden sich nun einmal verstärken in die eine oder in die andere Richtung. Wenn erst einmal Erfolge verzeichnet werden so zum Beispiel durch den Gewinn neuer Kunden lässt sich schnell Begeisterung für einen neuen Kurs entfachen und zu einer sich selbst tragenden Motivation ausbauen, so Truppner. Fehlen aber Erfolge, dann gilt das auch sehr schnell als Beweis für die anfängliche Skepsis gegenüber einer neuen Richtung. Dann wird die Überzeugungsarbeit immer schwieriger und eine neue Strategie sei oftmals zum Scheitern verurteilt, weil die Belegschaft nicht überzeugt ist und nicht mitzieht. Truppners Erfahrungen zufolge werden Veränderungsprozesse vor allem dort zum Erfolg geführt, wo die einzelnen Menschen gesehen werden und nicht nur die neue Unternehmensstrategie. Damit knüpft Truppner an die Ursprünge des Change Managements in den dreißiger Jahren an. Damals stellten die US-Wissenschaftler Fritz Jules Roethlisberger und Elton Mayo fest, dass Leistungen in den Werken von Western Electric stärker von der Aufmerksamkeit gegenüber den Mitarbeitern beeinflusst wurde, als durch veränderte Arbeitsbedingungen. Zur Umsetzung von neuen Strategien werden in Unternehmen heute in der Regel so genannte Change Agents oder sogar Change Teams benannt. Sie müssen Fähigkeiten im Projekt- und Konfliktmanagement mitbringen, Kommunikationstechniken beherrschen sowie die Akzeptanz als Coach erlangen können. Diese Aufgaben werden sowohl von den Führungskräften intern als auch von externen Beratern wahrgenommen. KMU-Lexikon Business Intelligence: Softwarelösungen, die alle im Unternehmen vorhandenen Geschäftsdaten sammelt, analysiert und in Echtzeit präsentiert Cloud Computing: Die flexible Nutzung verteilter, meist gemieteter Rechenkapazitäten auf Computern, die sich irgendwo in der Wolke des Internets befinden Eigenkapital: Der deutsche Mittelstand finanziert sich nur zu rund 20 Prozent aus Eigenkapital. Die restlichen 80 Prozent sind Fremdkapital, das in der aktuellen Krise immer schwerer zu bekommen ist. EnEV: Abkürzung von Energieeinsparverordnung schreibt. Sie schreibt Bauherren bautechnische Standard anforderungen zum effizienten Betriebsenergieverbrauch ihres Gebäudes oder Bauprojektes vor. Die aktuelle Fassung ist seit Oktober 2009 in Kraft Enterprise Mobility (auch Mobile Business, Mobile Workforce): IT-Lösungen, die z.b. Außendienstmitarbeiter an eine zentrale Datenverarbeitung im Unternehmen anschließt. Beispiele sind die automatische Übermittlung von abgelesenen Heizungsmessdaten oder die online-anbindung von Vertretern an Kalkulationsdatenbanken Factoring: Ein so genannter Factor erwirbt die Forderungen Kunden gegen dessen Abnehmer (Debitor). Als Gegenleistung für die Abtretung der Forderung zahlt der Factor an den Factoring-Kunden umgehend den Forderungskaufpreis abzüglich eines Diskonts für die Leistungen des Factors GDPdU: Abkürzung für Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Eine Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums Hidden-Champions: In der Regel eher unbekannte mittelständische Unternehmen, die in ihrer Branche aber Weltmarktführer sind. Oft setzen sie auf Nischenprodukte oder den Verkauf komplexer Lösungen KMU: Kleine und mittellere Unternehmen. Sie prägen die Unternehmenslandschaft Deutschlands. Über 70 Prozent der hierzulande Beschäftigten arbeiten in kleinen und mittleren Unternehmen Mezzanine-Kapital: Eine besondere Mischform der Finanzierung aus Eigen- und Fremdkapital. In der klassischen Form führt ein Geber Kapital zu, erwirbt aber keine Stimm- oder Einflussnahmerechte. Bekanntere Beispiel sind Genussscheine oder stille Beteiligungen GDPdU (s.d.) konkretisiert Unified Messaging: Eine Methode, die es ermöglicht, Nachrichten verschiedenster Art (z.b. Anrufe, s, Faxe) über einen gemeinsamen digitalen Briefkasten zu empfangen und zu versenden Virtualisierung: Das gleichzeitige Betreiben von vielen virtuellen, getrennten Anwendungen wie Server, Betriebssysteme und Anwenderprogramme auf wenigen physikalisch vorhandenen Computern Voice over IP: Das Übertragen von Telefongesprächen über Computer-Netze statt über herkömmliche Telefonleitungen Wachstumsbeschleunigungsgesetz: Von der neuen Regierung beschlossenes Gesetz zur Ankurbelung der Wirtschaft. Es umfasst u.a. den Wegfall der Verlustabzugsbeschränkungen und eine höhere Freigrenze bei der Zinsschranke und weitere Steuererleichterungen für Unternehmen. Außerdem plant die Koalition, die Probleme mit der Erbschaftssteuer bei Unternehmensvererbungen durch eine Verkürzung der Behaltefrist und eine Reduzierung der Lohnsumme zu entschärfen Erneuerbare-Energien-Gesetz (EEG): Das deutsche Gesetz für den Vorrang Erneuerbarer Energien soll die Weiterentwicklung von Technologien zur Erzeugung von Strom aus erneuerbaren Quellen fördern. Seine erweiterte Fassung ist im Januar 2009 in Kraft getreten ERP: Abkürzung von Enterprise Resource Planning steht für die bereichsübergreifende, integrierende, softwarebasierte Planung aller Unternehmensressourcen Outsourcing: Die Auslagerung einzelner Geschäftsprozesse wie Buchhaltung, Facility Management oder Logistik an externe Dienstleister mit dem Ziel, Kosten zu sparen und Prozesse zu optimieren Revisionssichere Archivierung: Eine Archivierungsmethode, die den Anforderungen unter anderem des Handelsgesetzbuches und der Steuergesetz gebung (Abgabenordnung) entspricht. Sie werden in der Weicher Standortfaktor: Einen Unternehmensstandort bestimmende Faktoren, die kaum konkret messbar und nur wenig beeinflussbar sind und sich nur mittelbis langfristig ändern. Dazu zählen zum Beispiel das Image eines Ortes oder die Genehmigungspraxis der zuständigen Verwaltung

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