Integration einer Sortieranlage in die Abläufe einer öffentlichen Bibliothek

Transkript

1 Integration einer Sortieranlage in die Abläufe einer öffentlichen Bibliothek Bücherhallen Hamburg Angela Rustemeier

2 Die Bücherhallen Hamburg 33 Stadtteilbibliotheken 1 Kinderbibliothek 1 Zentralbibliothek 2 Bücherbusse 50 nebenamtliche Einrichtungen 14 Bibliotheken im Strafvollzug Pilotprojekt RFID Investition 4,7 Mio.

3 Selbstverbuchung in der Zentralbibliothek Kundenselbstausleihe Kundenselbstrückgabe Sortieranlage Kassenautomat OPAC mit Druckfunktionen 3

4 Selbstverbuchung in der Zentralbibliothek Kundenselbstausleihe Kundenselbstrückgabe Sortieranlage Kassenautomat OPAC mit Druckfunktionen 4

5 Ziele in der Zentralbibliothek Selbstrückgabe Entlastung der Theke Freisetzung von Arbeitszeit für den Service Möglichkeit der Öffnungszeitenerweiterung Einführung von höher qualifizierten Tätigkeiten Sortieranlage geringe manuelle Nachsortierung durch viele Ablagestellen schneller Rücklauf zum Regal schonende Buchablage Hebearbeiten für Mitarbeiter vermeiden 5

6 Sortieranlage in der Zentralbibliothek 6

7 Eckdaten der Sortieranlage 58 Sortierwagen (Bücher) 35 Sortierkisten (AV-Medien) Länge der Maschine: 28,2 m Gewicht des Sorters 6,5 t 500 Sensoren Stundenleistung Medien pro Stunde 7

8 Sortieranlage Zentralbibliothek 8

9 Sortieranlage Zentralbibliothek 9

10 Sortieranlage Zentralbibliothek: 58 ErgoCarts für Bücher

11 Sortieranlage Zentralbibliothek 11

12 Mitarbeiter-Arbeitsplatz an der Sortieranlage

13 Das Prinzip des ErgoCart-Sortierwagens: Kein manueller Eingriff erforderlich

14 Die 58 Standorte der ErgoCarts an den Regalen sind genau vorgegeben 14

15 Soeben zurück direkt am Regal 15

16 Idee des Outsourcing Notwendigkeit keiner Einsetzung von Bibliothekspersonal im technischen Bereich Überschneidung mit den Bibliothekstätigkeiten gering Keine Mehrbelastung der Bibliotheksmitarbeiter durch technische Schulungen Optimaler Umgang mit der Technik Effizienz im Sortiervorgang 16

17 Idee des Outsourcing Outsourcing auf den gesamten Bereich Sortierung in der Zentralbibliothek bis zum Transport zum Regal Wartung und Pflege der Anlage Notfallreaktion an der Sortieranlage im Auftrag enthalten Hardware-Reparaturen können vom Personal vor Ort erledigt werden Direkter Zugriff der Hotline auf die Sortieranlage löst Softwareprobleme Rücksortierung ins Regal wurde angeboten, aber nicht vereinbart 17

18 Auftragnehmer Lyngsø Allé 3 DK-9600 Aar Denmark

19 Umfang Sortierung in der Zentralbibliothek Kundenrückgabe Montags bis Freitag Uhr/Samstags 9:30-16:00 Uhr: Kundenrückgaben in der Zentralbibliothek Medien von den Stadtteilen für die Zentralbibliothek Bücher werden auf ErgoCarts abgelegt AV Medien in Sortierboxen Sortierung von Vormerkungen für die Zentralbibliothek Sortierung von Leihverkehr 19

20 Umfang Sortierung in der Zentralbibliothek Interner Leihverkehr Montags bis Freitag bis Uhr Medien Sortierung des gesamten Leihverkehrs der Bücherhallen Hamburg Eine Sortierstelle für jede Stadtteilbibliothek Ablage von AV und Büchern in Transportboxen Vormerkungen werden der Zielbibliothek zugeordnet Sortierung der vollen Kisten auf die Paletten der entsprechenden Touren 20

21 Der Weg eines Mediums Datenbank Die Sortieranlage erhält die Abwurfstellen aus der Datenbank In der Nacht wird jedem Medium eine Abwurfstelle nach folgenden Kriterien zugewiesen: Kundenrückgabe: Abwurfstelle nach Signatur und Unterstandorten Interner Leihverkehr Abwurfstelle nach dem aktuellen Medienstatus: Status unterwegs nach Zielbibliothek 21

22 Der Weg eines Mediums (Kundenrückgabe) Rückgabe des Mediums durch den Kunden (Betreuung durch die Bibliothek) Medium wird von der Sortieranlage an der entsprechenden Sortierstelle abgeworfen Voller ErgoCart und Kisten werden von den Mitarbeitern der Sortieranlage ausgetauscht. Medien werden direkt vom ErgoCart in das Regal eingestellt (Mitarbeiter der Bibliothek) ErgoCart werden an das entsprechende Regal gefahren. 22

23 Der Weg eines Mediums (Kundenrückgabe) Rückgabe des Mediums durch den Kunden (Betreuung durch die Bibliothek) Medium wird von der Sortieranlage an der entsprechenden Sortierstelle abgeworfen Voller ErgoCart und Kisten werden von den Mitarbeitern der Sortieranlage ausgetauscht. Medien werden direkt vom ErgoCart in das Regal eingestellt (Mitarbeiter der Bibliothek) ErgoCart werden an das entsprechende Regal gefahren. 23

24 Herausforderungen Kundenrückgabe Alle Katalogaufnahmen müssen den Standards entsprechen Änderungen müssen sofort eingearbeitet werden Einstellen der Medien über den ganzen Tag verteilt Die Bibliothek hat keinen direkten Zugriff auf die Medien die sich in der Sortieranlage befinden Abläufe in der Bibliothek müssen mit dem Ablauf in der Sortieranlage abgestimmt werden. (Ein Beispiel: Bearbeitung der Vormerkungen) 24

25 Mitarbeiter/innen stellen geleerte ErgoCarts an Sammelpunkten ab. Lyngsoe Systems holt sie ab. 25

26 Der Weg eines Mediums Interner Leihverkehr Einführung der Medien, des Leihverkehrs, über die Mitarbeitereinspeisung Medium wird von der Sortieranlage an der entsprechenden Sortierstelle abgeworfen Transportboxen werden von den Mitarbeitern der Sortieranlage ausgetauscht. Volle Transportboxen werden auf Paletten nach Touren geordnet 26

27 Der Weg eines Mediums Interner Leihverkehr Einführung der Medien, des Leihverkehrs, über die Mitarbeitereinspeisung Medium wird von der Sortieranlage an der entsprechenden Sortierstelle abgeworfen Transportboxen werden von den Mitarbeitern der Sortieranlage ausgetauscht. Volle Transportboxen werden auf Paletten nach Touren geordnet 27

28 Herausforderungen Interner Leihverkehr Medien werden bei der Sortierung nicht verbucht Bücherhallen müssen die Vormerkungen rechtzeitig erledigen Medien müssen korrekt transferiert sein 28

29 Expediton für die Auslieferung der Kisten 29

30 Expediton für die Auslieferung der Kisten 30

31 Reaktionen Reaktion des Betriebsrates Auslagerung von Aufgaben an Fremdfirmen Thema Reaktion von Kunden Selbstrückgabe mit den Selbstbedienungsfunktionen steht für den Kunden positiv im Vordergrund Interessiert an der Technik 31

32 Fazit Sortieranlage hat Einfluss auf alle Bereiche einer Bibliothek Prozesse müssen detailliert festgelegt werden (z.b. wann sind welche Kisten für die Bibliothek verfügbar) Chance Arbeitsabläufe zu überprüfen und zu optimieren Notwendigkeit der genauen und regelmäßigen Absprache alle Beteiligten Gute Erfahrungen mit der Technik und dem Auftragnehmer 32

33 Vielen Dank! 33

34 RFID-INFO RFID-Ziele der Bücherhallen Hamburg Kunden - Dienstleistungen für den Kunden verbessern und erweitern Kunden HÖB - Erhalt des Systems der Bücherhallen Hamburg HÖB Mitarbeiter Mitarbeiter - Verbesserung der Arbeitsqualität der MiarbeiterInnen 34

35 Standorte ErgoCards 35

36 Standorte ErgoCards 36

37 Standorte ErgoCards 37

38 Sammelpunkte ErgoCards 38

39 Expedition für die Auslieferung der Kisten Täglich ca. 180 Sortierkisten auf 5 verschieden Touren Stadtteilbücherhallen sortieren nach Zentralbibliothek und Stadtteilbücherhallen Zur schonenden Ablage werden erst die Buchmedien und darauf die AV Medien und Zeitschriften sortiert 39