GDSN Prozesse Schweiz Best Practice Empfehlung für den elektronischen Stammdatenaustausch via GDSN-Datenpool

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1 GS1 System GDSN Prozesse Schweiz Best Practice Empfehlung für den elektronischen Stammdatenaustausch via GDSN-Datenpool Version 1.1 draft Zusammen Werte schaffen

2 Informationen zum vorliegenden Dokument Dokument Status Titel GDSN Prozesse Schweiz - Best Practice Empfehlung für den elektronischen Stammdatenaustausch via GDSN-Datenpool Zuletzt geändert Januar 2014 Ausgabe 1.1 draft Status in Bearbeitung Kurzbeschreibung Folgende Personen haben zum vorliegenden Dokument beigetragen Name Vorname Organisation Bachmann Alfred Unilever Schweiz GmbH Becker Ralph Coop Genossenschaft Bodmer Patric Ricola AG Bug Matthias 1WorldSync GmbH Bühlmann Franziska Wander AG Burger Kilian Fenaco Genossenschaft Chresta Richard GS1 Schweiz Fröschl Robert Hilcona AG Gubler Benno Valora Schweiz AG Hobi Dominik Unilever Schweiz GmbH Katarzyna Pastuszka Coca-Cola Schweiz AG Kettner Christian SPAR Handels AG King Dawn Wander AG Layer Jochen Ricola AG Schieferstein Uwe Lindt & Sprüngli International AG Sporing Simone Coop Genossenschaft Vetsch Claudia Markant Syntrade Schweiz AG Angabe der Änderungen in 1.1 draft Version Datum Ersteller Zusammenfassung der Änderungen 1.1 draft Juli 2013 Richard Chresta Dokument erstellt

3 GDSN Prozesse Schweiz, Best Practice Empfehlung für den elektronischen Stammdatenaustausch via GDSN-Datenpool GS1 Switzerland Widerruf (Disclaimer) Trotz aller Bemühungen, die Korrektheit der im vorliegenden Dokument enthaltenen GS1 System Standards sicherzustellen, erklären GS1 und jede weitere Partei, die an der Erstellung dieses Dokumentes beteiligt war, dass das vorliegende Dokument ohne ausdrückliche oder implizite Gewähr für Schäden oder Verluste, die in Zusammenhang mit der Verwendung dieses Dokumentes stehen, bereit gestellt wird. Das Dokument wird von Zeit zu Zeit auf Grund von Entwicklungen in der Technologie, Änderungen in den Standards oder neuen rechtlichen Gegebenheiten verändert. Einige Produkte und Firmennamen, die hier erwähnt werden, können eingetragene Warenzeichen und/oder eingetragene Warenzeichen ihrer jeweiligen Firmen sein. > Mehr Informationen unter 3

4 Inhalt 1. Der GDSN Datenfluss Die Prozesse Szenario 1: Erste Publikation eines Artikels mit einer kompletten Hierarchie Szenario 2: Ändern der logistischen Einheit mit neuer GTIN Szenario 3: Ändern der logistischen Einheit ohne GTIN Szenario 4: Ändern der Handelseinheit Szenario 5: Einfügen einer zusätzlichen Hierarchiestufe (Konsumenteneinheit) Szenario 6: Änderung der Konsumenteneinheit Szenario 7: Änderung der Konsumenteneinheit Löschen der Publikation an einen bestimmten Datenempfänger Löschen der Publikation an alle Datenempfänger... 17

5 GDSN Prozesse Schweiz, Best Practice Empfehlung für den elektronischen Stammdatenaustausch via GDSN-Datenpool GS1 Switzerland 1. Der GDSN Datenfluss Abbildung 1: Der vollständige GDSN Datenfluss Das GDSN Operations Manual zeigt den GDSN Datenflusse in seiner Gesamtheit. Für den Datenlieferanten, resp. den Datenempfänger besteht aber nur bei einigen dieser Prozesse wirklich Handlungsbedarf. Eine Arbeitsgruppe, bestehend aus Mitgliedern der GDSN Usergroup Schweiz hat die für den Schweizerischen Detailhandel wesentlichen Prozesse definiert. Diese Prozesse werden in diesem Dokument beschrieben. Dabei sind olgende drei Meldungen relevant: CIN Catalogue Item Notification Mit dieser Meldung werden die eigentlichen Arteikelstammdaten vom Datenlieferanten an dessen Stammdatenpool übermittelt. CIP Catalogue Item Publication Mit dieser Meldung erteilt der Datenlieferant seinem Stammdatenpool den Auftrag Artikelstammdaten an einen Datenempfänger oder einen Zielmarkt zu publizieren. CIS Catalogue Item Subscription Mittels dieser Meldung abonniert ein Datenempfänger Artikelstammdaten bei seinem Stammdatenpool. Die Kriterien für die Subskription können wahlweise die folgenden sein: o GTIN: Es werden nur Artikeldatensätze der subskribierten GTINs an den Datenempfänger gesendet. o o o GLN: Es werden nur Artikeldatensätze der subskribierten Geschäftspartner (GLN=Global Locaction Number) an den Datenempänger gesendet. Zielmarkt: Es werden alle Artikeldatensätze für einen bestimmten Zielmarkt (Bsp. Schweiz) an den Datenempfänger gesendet. GPC: Es werden alle Artikeldatensätze einer bestimmten Warengruppe (GPC: Global Product Classification) an den Datenempfänger gesendet. > Mehr Informationen unter 5

6 2. Die Prozesse 2.1. Szenario 1: Erste Publikation eines Artikels mit einer kompletten Hierarchie Dieses Szenario beschreibt die erstmalige Publikation einer gesamten Hierarchie eines Artikels, in diesem Falle dargestellt als Logistische Einheit ( Palett (PL)) Handelseinheit ( Case (CA)) Konsumenteneinheit ( Each (EA)). Anmerkung: Es gibt verschiedenste Hierarchien (Displays, 6-packs, Trays etc.), das Szenario für diese verschiedenen Hierarchien bleibt aber dasselbe Übersicht Hierarchie Logistische Einheit (PL) (mit GTIN) Palette (10 CA) Handelseinheit (CA) (mit GTIN) Karton (100 CA) Konsumenteneinheit (EA) (mit GTIN) Each Meldungsfluss Meldung Datenlieferant Datenempfänger CIN (add) CIP (add) Die logistische Einheit, die Handelseinheit und die Konsumenteneinheit werden dem Stammdatenpool des Datensenders per Upload mitgeteilt. Die oberste Hierarchiestufe (in diesem Falls die logistische Einheit) wird publiziert. CIN (add) Die logistische Einheit, die Handelseinheit und die Konsumenteneinheit werden dem Datenempfänger übermittelt.

7 GDSN Prozesse Schweiz, Best Practice Empfehlung für den elektronischen Stammdatenaustausch via GDSN-Datenpool GS1 Switzerland 2.2. Szenario 2: Ändern der logistischen Einheit mit neuer GTIN Die nach der erstmaligen Publikation (Szenario 1) publizierte Hierarchie wird geändert. Die logistische Einheit (P) wird in Zukunft 20, statt wie bis anhin, 10 Kartons beinhalten und mit einer neuen GTIN identifiziert Übersicht Hierarchie > Mehr Informationen unter 7

8 Meldungsfluss Meldung Datenlieferant Datenempfänger CIP (delete) Die auslaufende logistische Einheit (PL mit 10 CA) wird mit einem end availability date publiziert. Die Publikation der gesamten Hierarchie wird gelöscht. Dies löst ein CIN (Delete) an den Datenempfänger aus. Es wird empfohlen die gesamte Hierarchie als nicht mehr bestellbar zu markieren und die Datensätze physisch in der Datenbank zu lassen. CIN (add) Die neue logistische Einheit (PL mit 20 CA ) wird dem Stammdatenpool per Upload mitgeteilt. CIP (add) Die neue Hierarchie wird publiziert. Dies löst einen CIN (add) an den Datenempfänger aus mit der - der neuen logistischen Einheit, - der bestehenden Handelseinheit und - der bestehenden Konsumenteneinheit. - OPTIONAL - Echtes physisches Löschen des Datensatzes. Das discontinue / cancel date der auslaufenden logistischen Einheit wird publizert. Dies kann schon mittels des CIN (Schritt 1) erledigt werden. Nach der vorgeschriebenen Warteperiode, abhängig von cancel date und/oder discontinue date, wird der Datensatz der auslaufenden logistischen Einheit physisch gelöscht.

9 GDSN Prozesse Schweiz, Best Practice Empfehlung für den elektronischen Stammdatenaustausch via GDSN-Datenpool GS1 Switzerland 2.3. Szenario 3: Ändern der logistischen Einheit ohne GTIN Die nach der erstmaligen Publikation (Szenario 1) publizierte Hierarchie wird geändert. Die logistische Einheit (PL) wird in Zukunft 20, statt wie bis anhin, 10 Kartons beinhalten und mit einer neuen GTIN identifiziert Übersicht Hierarchie Meldungsfluss Meldung Datenlieferant Datenempfänger Die bestehende Handelseinheit wird mit 20, statt 10, TU auf der logistischen Einheit publiziert. Dies geschieht mittels den TI/HI Datenfeldern (Anzahl, TU pro Palett, Anzahl Lagen pro Palett, Anzahl TU pro Lage). - Quantity of Trade Items per Palett - Quantity of Layer per Palett - Quantity of Trade Item per Palett Layer Die existierende CIP-Publikation wird die aktualisierte Handelseinheit an den Datenempfänger publizieren > Mehr Informationen unter 9

10 2.4. Szenario 4: Ändern der Handelseinheit Die nach der erstmaligen Publikation (Szenario 1) publizierte Hierarchie wird geändert. Die Handelseinheit beinhaltet neu 200 Konsumenteneinheiten, statt wie bisher 100. Handelseinheit und logistische Einheit werden aufgrund der GTIN Allocation Rules mit einer neuen GTIN identifiziert Übersicht Hierarchie

11 GDSN Prozesse Schweiz, Best Practice Empfehlung für den elektronischen Stammdatenaustausch via GDSN-Datenpool GS1 Switzerland Meldungsfluss Meldung Datenlieferant Datenempfänger CIP (delete) CIN (add) Die auslaufende logistische Einheit und die auslaufende Handelseinheit werden mit einem end availability date publiziert. Die Publikation der gesamten Hierarchie wird gelöscht. Die neue logistische Einheit wird dem Stammdatenpool per Upload mitgeteilt. Dies löst ein CIN (Delete) an den Datenempfänger aus. Es wird empfohlen die gesamte Hierarchie als nicht mehr bestellbar zu markieren und die Datensätze physisch in der Datenbank zu lassen. CIP (add) Die neue Hierarchie wird publiziert. Dies löst einen CIN (add) an den Datenempfänger aus mit der - der neuen logistischen Einheit, - der neuen Handelseinheit und - der bestehenden Konsumenteneinheit. - OPTIONAL - Echtes physisches Löschen des Datensatzes. Das discontinue / cancel date der auslaufenden logistischen Einheit wird publizert. Dies kann schon mittels des CIN (Schritt 1) erledigt werden. Nach der vorgeschriebenen Warteperiode, abhängig von cancel date und/oder discontinue date, wird der Datensatz der auslaufenden logistischen Einheit physisch gelöscht. > Mehr Informationen unter 11

12 2.5. Szenario 5: Einfügen einer zusätzlichen Hierarchiestufe (Konsumenteneinheit) Die nach der erstmaligen Publikation publizierte Hierarchie (Szenario 1) wird geändert. Es wird eine zusätzliche Hierarchiestufe auf Ebene Konsumenteneinheit eingefügt. Dabei kann es sich z.bsp. um ein Duopack handeln Übersicht Hierarchie

13 GDSN Prozesse Schweiz, Best Practice Empfehlung für den elektronischen Stammdatenaustausch via GDSN-Datenpool GS1 Switzerland Meldungsfluss Meldung Datenlieferant Datenempfänger CIP (delete) CIN (add) Die auslaufende logistische Einheit und die auslaufende Handelseinheit werden mit einem end availability date publiziert. Die Publikation der gesamten Hierarchie wird gelöscht. Die neue logistische Einheitmit neuer GTIN, die Handelseinheit mit neuer GTIN und das Duopack als neue Konsumenteneinheit werden dem Stammdatenpool per Upload gemeldet. Dies löst ein CIN (Delete) an den Datenempfänger aus. Es wird empfohlen die gesamte Hierarchie als nicht mehr bestellbar zu markieren und die Datensätze physisch in der Datenbank zu lassen. CIP (add) Die neue Hierarchie wird publiziert. Dies löst einen CIN (add) an den Datenempfänger aus mit der - der neuen logistischen Einheit, - der neuen Handelseinheit, - der neuen Konsumenteneinheit und - der bestehenden Konsumenteneinheit. - OPTIONAL - Echtes physisches Löschen des Datensatzes. Das discontinue / cancel date der auslaufenden logistischen Einheit wird publizert. Dies kann schon mittels des CIN (Schritt 1) erledigt werden. Nach der vorgeschriebenen Warteperiode, abhängig von cancel date und/oder discontinue date, wird der Datensatz der auslaufenden logistischen Einheit physisch gelöscht. > Mehr Informationen unter 13

14 2.6. Szenario 6: Änderung der Konsumenteneinheit Die nach der erstmaligen Publikation publizierte Konsumenteneinheit (Szenario 1) wird geändert, ohne das die GTIN Allocation Rules die Vergabe einer neuen GTIN erfordern somit entsteht keine Änderung an der Hierarchie des Artikels. Die Änderung hat keinerlei Auswirkungen auf die Handels- oder Logistischen Einheiten. Lediglich die Beschreibung der Konsumenteneinheit ändert Übersicht Hierarchie Meldungsfluss Meldung Datenlieferant Datenempfänger Die bestehende logistische Einheit, die bestehende Handelseinheit und die Konsumenteneinheit mit der neuen Beschreibung werden per Upload dem Stammdatenpool gemeldet. Eine Publizierung ist nicht mehr nötig, da diese schon zu einem früheren Zeitpunkt durchgeführt wurde. Es wäre auch möglich, lediglich die Konsumenteneinheit nochmals zu publizieren, es wird aber die Publikation der gesamten Hierarchie empfohlen. Es wird ein CIN (Change) an den Datenempfänger mit der neuen Beschreibung der Konsumenteneinheit ausgelöst.

15 GDSN Prozesse Schweiz, Best Practice Empfehlung für den elektronischen Stammdatenaustausch via GDSN-Datenpool GS1 Switzerland 2.7. Szenario 7: Änderung der Konsumenteneinheit Die nach der erstmaligen Publikation publizierte Konsumenteneinheit wird, innerhalb der GTIN Allocation Rules, geändert. Das Gewicht dieser Konsumenteneinheit wird minim geändert, was aber Auswirkungen auf das Gewicht der Handelseinheit und der logistischen Einheit hat Übersicht Hierarchie Meldungsfluss Meldung Datenlieferant Datenempfänger Die logistische Einheit, die Handelseinheit und die Konsumenteneinheit weden mit den neuen Gewichten publiziert. Es wird ein CIN (Change) an den Datenempfänger mit der neuen Beschreibung der Konsumenteneinheit ausgelöst. > Mehr Informationen unter 15

16 2.8. Löschen der Publikation an einen bestimmten Datenempfänger Eine an bereits verschiedene Datenempfänger publizierte Hierarchie soll für einen bestimmten Datenempfänger nicht mehr Verfügbar sein Alte Publikation Datenempfänger 1 Datenempfänger 2 Datenempfänger Neue Publikation Datenempfänger 1 Datenempfänger 2 Datenempfänger Meldungsfluss Meldung Datenlieferant Datenempfänger CIP (delete) Der Datenlieferant sendet ein CIP (delete) mit der spezifischen GLN jenes Datenempfängers welche die Publikation der betreffenden Hierarchie nicht mehr erhalten soll. Es wird ein CIN (delete) an den Datenempfänger mit der betreffenden Hierarchie ausgelöst. Alle anderen Publikationen bleiben aktiv.

17 GDSN Prozesse Schweiz, Best Practice Empfehlung für den elektronischen Stammdatenaustausch via GDSN-Datenpool GS1 Switzerland 2.9. Löschen der Publikation an alle Datenempfänger Eine an bereits verschiedene Datenempfänger publizierte Hierarchie soll für alle Datenempfänger nicht mehr Verfügbar sein und soll auf dem GDSN-Datenpool gelöscht werden Alte Publikation Datenempfänger 1 Datenempfänger 2 Datenempfänger Neue Publikation Datenempfänger 1 Datenempfänger 2 Datenempfänger 3 > Mehr Informationen unter 17

18 Meldungsfluss Meldung Datenlieferant Datenempfänger CIP (delete) Die die einzelnen Einheiten der gesamten Hierarchie werden mit einem end availability date publiziert. Die Publikation der gesamten Hierarchie wird gelöscht. Dies löst ein CIN (Delete) an den Datenempfänger aus. Es wird empfohlen die gesamte Hierarchie als nicht mehr bestellbar zu markieren und die Datensätze physisch in der Datenbank zu lassen. Echtes physisches Löschen des Datensatzes. Das discontinue / cancel date für sämtliche Einheiten der Hierarchie werden publiziert. Dies kann schon mittels des CIN (Schritt 1) erledigt werden. Nach er vorgeschriebenen Warteperiode, abhängig von cancel date und/oder discontinue date, wird der Datensatz der auslaufenden logistischen Einheit physisch gelöscht.

19 GDSN Prozesse Schweiz, Best Practice Empfehlung für den elektronischen Stammdatenaustausch via GDSN-Datenpool GS1 Switzerland GS1 Schweiz ist der Fachverband für nachhaltige Wertschöpfungsnetzwerke. GS1 Switzerland Länggassstrasse 21 CH-3012 Bern T M info@gs1.ch Kompetenzplattform: Netzwerke aufbauen - Erfahrungen austauschen Kompetenzvermittlung Wissen vermitteln - Kompetenz steigern Kollaboration Zusammenarbeit fördern - Wertschöpfung verbessern Standards Standards nutzen - Effizienz erhöhen Nachhaltigkeit Ganzheitlich denken - Ressourcen schonen Der Warenfluss im Upstream, Prozesse, Identifikation und Auszeichnung von Handels- und Logistikeinheiten Version 1.1, November > Mehr Informationen unter 19