Ihr Benutzerhandbuch HP LASERJET 9065MFP

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1 Lesen Sie die Empfehlungen in der Anleitung, dem technischen Handbuch oder der Installationsanleitung für HP LASERJET 9065MFP. Hier finden Sie die Antworten auf alle Ihre Fragen über die in der Bedienungsanleitung (Informationen, Spezifikationen, Sicherheitshinweise, Größe, Zubehör, etc.). Detaillierte Anleitungen zur Benutzung finden Sie in der Bedienungsanleitung. Bedienungsanleitung Gebrauchsanweisung Gebrauchsanleitung Betriebsanleitung Benutzerhandbuch

2 Handbuch Zusammenfassung: Dieses Dokument gibt keine weiteren Gewährleistungen. HP haftet nicht für technische oder redaktionelle Fehler oder Auslassungen in diesem Dokument. Dem Benutzer des in diesem Handbuch beschriebenen Softwareprodukts von Hewlett-Packard wird folgende Lizenz erteilt: a) dieses Handbuch zu PERSÖNLICHEN, INTERNEN oder FIRMENBEZOGENEN Zwecken zu drucken, mit der Beschränkung, diese Ausdrucke nicht zu verkaufen, weiterzuverkaufen oder auf sonstige Weise zu verbreiten; und b) eine elektronische Kopie dieses Handbuchs auf einem Netzwerkserver abzulegen, solange der Zugriff auf diese elektronische Kopie auf PERSÖNLICHE INTERNE Benutzer des in diesem Handbuch beschriebenen Softwareprodukts von Hewlett-Packard beschränkt ist. Edition 5, 12/2007 HINWEIS FÜR BENUTZER IM DIENSTE DER US-REGIERUNG: KOMMERZIELLE COMPUTERSOFTWARE MIT BESCHRÄNKTEN NUTZUNGSRECHTEN:,,Die Verwendung, Vervielfältigung oder Bekanntmachung durch die Regierung unterliegt den in Unterparagraph (c) (1) (ii) der,,rights in Technical Data Clause" unter DFARS aufgeführten Beschränkungen." Material, das mit diesem Produkt gescannt wird, steht möglicherweise unter dem Schutz staatlicher Gesetze und anderer Bestimmungen, wie z.b. dem Urheberrecht. Der Kunde allein ist verantwortlich für die Einhaltung aller dieser Gesetze und Bestimmungen. Warenzeichen-Hinweise Adobe und Acrobat sind Warenzeichen von Adobe Systems Incorporated. Microsoft, Windows und Windows NT sind eingetragene US-Warenzeichen der Microsoft Corporation. 1 Konfiguration Überblick Unterstützung von älterer Hard- und Software HP Adressbuch-Manager Ältere MFP-Modelle Umgebungen und Protokolle...

3 .. 16 Netzwerkbetriebssysteme Unterstützung von Novell NetWare Zieltypen Fax Authentifizierung Authentifizierungsmethode Adressierungsfunktionen

4 Authentifizierung und Adressbuchverfügbarkeit Persönliches Adressbuch Lokale MFP-Adressbuchspeicherung HP DSS 4 Lizenz Starten und Beenden mit Hilfe von Windows-Diensten 26 Verwenden des HP MFP DSS Configuration Utility Verwenden des Aktivitätsprotokolls Verwenden des Windows-Ereignisprotokolls Verwenden des HP Adressbuch-Managers (ABM) Fehlerbehebung Einführung.

5 Informationsquellen für die Behebung von Problemen Häufig auftretende Probleme beim Digital Sending Windows-Anzeige Protokollmeldungen Meldungen in der Bedienfeldanzeige Meldungen im HP MFP DSS Configuration Utility Distributed Session Management Protocol (DSMP)-Fehlercodes.. 43 Beschränkte Gewährleistung von Hewlett-Packard.. 44 HP Softwarelizenzbestimmungen Teil Index DEWW Inhalt iii iv Inhalt DEWW 1 HP MFP Digital SendingSoftware 4 Funktionen und Optionen Bei der HP MFP Digital Sending- Software 4 (HP DSS 4 handelt es sich um eine Anwendung, über die mit HP Multifunktionalen Peripheriegeräten (MFP) gescannte Dokumente direkt an verschiedene Arten von Zielen gesendet werden können. Versenden Sie Dokumente als Anhang an eine oder mehrere -Adressen. Die Empfänger können die auf diese Weise empfangenen Dokumente drucken, speichern oder weiterleiten. Die Dokumente können in verschiedenen Programmen geöffnet und beliebig bearbeitet werden. Fax Senden von Dokumenten an ein oder mehrere Faxgeräte. Die Dokumente werden wie herkömmliche Faxnachrichten empfangen. Drei Arten von Faxnachrichten werden unterstützt: Faxnachrichten über das LAN (Local Area Network), Microsoft Windows 2000-Faxnachrichten und Internet-Faxnachrichten. Ordner Senden von Dokumenten an einen oder mehrere

6 freigegebene Netzwerkordner. Benutzer können einen Ordner aus einer Liste vorgegebener Ordner auswählen oder einen Zielordner über das Bedienfeld angeben, falls sie über die erforderlichen Rechte verfügen. Unterstützte Betriebssysteme für Zielordner sind u.a. Windows 98/2000/XP/2003 sowie Novell. DEWW Funktionen und Optionen 1 Sekundärer -Host Der sekundäre -Host ist nützlich, wenn Sie besonderen Wert auf Datensicherheit legen. Um eine komplette Lösung bereitzustellen, interagiert diese Funktion mit einer Drittanbieter-Anwendung. Sie unterscheidet sich vom regulären -Host insofern, dass die Daten zwischen dem MFP und dem HP DSS-Server verschlüsselt werden. Im DSSProgrammverzeichnis wird im Ordner,,\hp 2" eine rfc822-konforme -Nachricht mit den gescannten Daten als Anhang erstellt. Die Drittanbieter-Anwendung, die den Ordner überwacht, verarbeitet die E- Mail-Nachricht und versendet sie auf eine sichere Art. Der Name der Bedienfeldtaste auf dem MFP wird vom HP DSS-Administrator festgelegt. Die Funktion ist mit der -Funktion identisch; es werden die gleichen Felder und Adressbücher verwendet. Workflow Mit Hilfe von Workflows haben MFP-Benutzer die Möglichkeit, gescannten Dokumenten zusätzliche Informationen hinzuzufügen und sie zusammen an einen bestimmten Speicherort im Netzwerk zu senden. Aufforderungen auf dem MFP-Bedienfeld werden verwendet, um Benutzer nach bestimmten Informationen zu fragen. Die DrittanbieterAnwendungen, die den Netzwerkordner überwachen, können die Informationen empfangen und entschlüsseln.

7 Für das gescannte Bild werden die gewünschten Vorgänge ausgeführt. Senden von Dokumenten an Drucker und FTP-Server Die Workflow-Funktion ermöglicht das Versenden von Dokumenten an Netzwerkdrucker und FTP- Server, auf die vom Netzwerk aus zugegriffen werden kann. Mit Hilfe von Digital Sending werden die auf Papier vorliegenden Informationen in digitale Druckbilder umgewandelt. Die Dokumente werden zunächst im MFP-Gerät gescannt und anschließend an einen Computer im Netzwerk übertragen, auf dem HP DSS 4 installiert ist. HP DSS 4 kann so konfiguriert werden, dass eine Authentifizierung des Benutzers erforderlich ist. So wird sichergestellt, dass nur befugte Personen die Digital Sending-Funktionen des MFPGeräts verwenden können. Über das Bedienfeld können Benutzer die gewünschten Sendeoptionen auswählen. Die jeweiligen Funktionen hängen hierbei von der ausgewählten Option ab. Sendeoption Funktionen Manuelle Eingabe im An:/Von:/CC:/BCC:/Betreff:-Feld Auswählen von -Zielen in einem Adressbuch Steuern von Duplex- und anderen Scan-Einstellungen (z.b. Dateiformat) über das Bedienfeld Manuelle Eingabe von Faxnummern Auswählen in einer Liste von Kurzwahlen Steuern von Duplexfunktionen über das Bedienfeld Auswählen von Ordnerzielen aus einer vordefinierten Liste Eingeben eines bestimmten Ordnerpfades (sofern authentifiziert) Angeben von Dateieinstellungen als Dateityp/Auflösung/Dateigröße/Farbe oder Schwarzweiß/Dateiname Manuelle Eingabe im An:/Von:/CC:/BCC:/Betreff:-Feld Auswählen von -Zielen in einem Adressbuch Steuern von Duplex- und anderen Scan-Einstellungen (z. B. Dateiformat) über das Bedienfeld Auswählen eines Workflowziels aus dem Menü In die Aufforderungsfelder können Sie Informationen über die Tastatur oder aus Dropdown-Listen eingeben. Die Daten können aus Datum und Zeit oder numerischen Daten sowie Zeichenfolgen (Daten mit alphanumerischen Zeichen) bestehen. Fax Ordner Sekundärer -Host Workflow 2 Kapitel 1 - HP MFP Digital Sending-Software 4 DEWW HP DSS 4 verfügt über die folgenden Optionen: Überprüfen der Anmeldeinformationen bei entsprechender Konfiguration Verwalten der gleichzeitigen Übertragung von gescannten Druckbildern von jedem MFPGerät im Netzwerk an alle verschiedenen Arten von Zielen Hinzufügen von Adressierungsinformationen Verschlüsseln von Nachrichten Herstellen einer Verbindung mit den Servern, die vom Administrator für Digital SendingFunktionen konfiguriert wurden (z.b. SMTP-Server für -Nachrichten oder LAN-FaxServer für Faxnachrichten) Verwalten von Adressbüchern Synchronisieren von Adressbüchern mit einem LDAP-Server (Lightweight Directory Access Protocol) bei entsprechender Konfiguration Konfiguration Die Konfiguration von HP DSS 4 und aller Optionen wird über das HP MFP DSS Configuration Utility gesteuert, das auf dem Computer des Administrators installiert ist. Mit dieser Software werden alle Digital Sending-Optionen konfiguriert und die einzelnen Vorgänge gesteuert. Verwenden des Configuration Utility der HP MFP Digital Sending-Software Mit dem Configuradie der HP DSS-Dienst verwendet, um Nachrichten zu versenden. So fügen Sie SMTP-Server hinzu: 1 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Server suchen, um alle SMTP-Server im Netzwerk zu finden. Es wird eine Liste der SMTP-Server angezeigt. Wählen Sie einen oder mehrere Server aus, und klicken Sie auf OK. Die ausgewählten Server werden in die Liste SMTP-GatewayServer geladen. Hinweis Wenn mit dem Suchvorgang keine SMTP-Server gefunden werden, können Sie die Schaltfläche Hinzufügen im Register verwenden, um die SMTP- Server manuell hinzuzufügen diese Daten, um sie mit einem Attribut in der LDAPDatenbank abzugleichen. Nachdem eine Übereinstimmung gefunden wurde, ist der Benutzer in der Datenbank identifiziert, und seine -Adresse wird über ein weiteres Datenbankattribut abgerufen. Die folgenden LDAP- Einstellungen stehen zur Verfügung: Optionen zur Konfigurierung von HP DSS für Zugriff auf den LDAP-Server Optionen für das Durchsuchen der Datenbank nach -Adressen der Benutzer Folgen Sie diesen Anweisungen, um den LDAP-Server zu konfigurieren. 1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Server suchen. Das Programm durchsucht das Netzwerk nach LDAP-Servern. Daraufhin wird das Dialogfeld LDAP-Server auswählen angezeigt, in dem alle LDAP-Server im Netzwerk aufgelistet werden. Wählen Sie den gewünschten LDAP-Server aus. Die Informationen über den ausgewählten Server werden angezeigt. Klicken Sie auf OK, um den ausgewählten Server zu übernehmen. Die Serverinformationen werden im Register Authentifizierung eingegeben. Klicken Sie im Register Authentifizierung auf die Schaltfläche Testen, um die Einstellungen zu überprüfen. Geben Sie im Dialogfeld Benutzerauthentifizierung testen die Netzwerkanmeldeinformationen eines Benutzers ein, um zu testen, ob der LDAP-Server erfolgreich eine -Adresse abrufen kann Hinweis Wenn mit dem Suchvorgang kein LDAP-Server gefunden wird, können Sie den Hostnamen oder die IP-Adresse des LDAP-Servers direkt in das Textfeld LDAP- Server eingeben und die Schaltfläche Einstellungen suchen verwenden, um die Einstellungen des Servers zu erhalten. Wenn Sie keine Verbindung mit dem LDAP-Server herstellen können, setzen Sie sich mit Ihrem Netzwerkadministrator in Verbindung, um den Fehler zu beheben. Verwenden des Registers,,Fax" Mit dem Register Fax werden alle HP DSS-Fax-Einstellungen überprüft. Um die Faxoption zu konfiguieren, wählen Sie zuerst den Faxtyp aus der Dropdown- Liste Faxmethode aus. Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung: Keine LAN-Fax Internet-Fax MS Windows 2000-Fax Abhängig von der ausgewählten Methode werden die zutreffenden Einstellungen im Register Fax angezeigt. So richten Sie einen LAN-Faxdienst ein: Folgen Sie diesen Anweisungen, um über den LAN-Faxdienst des Netzwerks die Faxfunktion einzurichten Wählen Sie im Register Fax aus der Dropdown-Liste die Option LAN-Fax. Wählen Sie den Produktnamen Ihrer LAN-Fax-Software aus dem Dropdown- Feld Produktbezeichnung aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert, um die Ein- und Ausgabeeinstellungen für Ihr LAN-Faxprodukt einzurichten. 6 Kapitel 1 - HP MFP Digital Sending-Software 4 DEWW 4 5 Verwenden Sie die Schaltfläche Durchsuchen, um den Netzwerkordner für die FaxSoftware auszuwählen. Geben Sie ggf. die entsprechenden Daten im Abschnitt Anmeldeinformationen ein. Verwenden Sie die Schaltfläche Ordnerzugriff überprüfen, um die Anmeldeinformationen zu testen und sicherzustellen, dass Sie Zugriff auf den Ordner haben.

8 Klicken Sie auf Übernehmen, um die LAN-Fax-Einstellungen zu speichern. 6 So richten Sie einen Internet-Faxdienst ein: Wenn Sie einen Internet-Faxdienst verwenden, werden Faxnachrichten über versendet. Mit HP DSS kann der Benutzer wie üblich eine Faxnummer angeben. Daraufhin wird die erstellt und im Hintergrund gesendet. 1 2 Wählen Sie im Register Fax aus der Dropdown-Liste die Option Internet-Fax. Geben Sie den Domänennamen des Internet-Faxdienstanbieters in das Textfeld Domäne des Faxanbieters ein. HP DSS nimmt die Telefonnummer, die am Gerät eingegeben wurde, und verwendet diesen Domänennamen, um die -Nachricht zu erstellen. Zum Beispiel Geben Sie in das Textfeld Standard- -Adresse des Faxkontos eine gültige Adresse ein. Diese -Adresse wird für zurückgesendete oder fehlgeschlagene E- Mails verwendet, die über den Internet-Faxdienst gesendet wurden. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn HP DSS die -Adresse des Benutzers als Antwortadresse verwenden soll. Klicken Sie auf Übernehmen, um die Internet-Fax-Einstellungen zu speichern So richten Sie einen Faxdienst unter Windows 2000 ein: Um den Windows 2000-Faxdienst zu verwenden, müssen Sie auf dem HP DSS-Server ein Faxmodem installieren Wählen Sie im Register Fax aus der Dropdown-Liste die Option MS Windows 2000-Fax. Klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften von Fax. Das Windows-Dialogfeld zur Faxkonfiguration wird angezeigt. Geben Sie alle benötigten Informationen ein. Klicken Sie auf Übernehmen, um die Windows 2000-Faxeinstellungen zu speichern. Verwenden des Registers,,Ordner" Mit dem Register Ordner wird die Funktion,,An Ordner senden" festgelegt. Um diese Option zu verwenden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen,,An Ordner senden" aktivieren Klicken Sie auf Hinzufügen..., um einen neuen Ordner hinzuzufügen. Das Dialogfeld Vordefinierten Ordner hinzufügen wird angezeigt. Geben Sie einen Namen für den Ordner im Textfeld Alias-Name ein. Dieser Name wird auf dem Bedienfeld des Geräts angezeigt. Klicken Sie auf Durchsuchen..., um zu einem Ordnerziel zu navigieren. Klicken Sie dann zur Bestätigung auf OK. Hinweis Folgende Betriebssysteme unterstützen Ordnerziele: Windows 98, Windows NT, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003 und Novell. 4 Wählen Sie die aus der Dropdown-Liste Anmeldeinformationen öffnen die Anmeldeinformationen aus, die für den Ordnerzugriff verwendet werden sollen. Wenn Sie Öffentlich auswählen, verwendet das Programm die Option Öffentliche Anmeldeinformationen im Register Ordner. Wenn MFP-Benutzer ausgewählt ist, verwendet das Programm die Anmeldeinformationen, mit denen sich der Benutzer am Gerät angemeldet hat. DEWW Funktionen und Optionen Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern. Der neue Ordner wird der Liste hinzugefügt. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 5, um weitere Ordner hinzuzufügen. Geben Sie die öffentlichen Anmeldeinformationen für den Ordnerzugriff im Bereich Öffentliche Anmeldeinformationen des Registers Ordner ein. Diese Informationen müssen Sie eingeben, um die Ordnerliste zu speichern. Klicken Sie auf Übernehmen, um die neuen Ordner zu speichern. 8 Verwenden des Registers,,Workflows" Mit Workflows können die Benutzer ein Dokument scannen und an ein individuelles Workflowziel senden. Mit der Workflow-Funktion können Sie gescannten Dokumenten zusätzliche Informationen hinzufügen und sie zusammen an einen bestimmten Netzwerk- oder FTPSpeicherort senden. Aufforderungen auf dem Bedienfeld werden verwendet, um bestimmte Daten zu sammeln. Ein Drittanbieter-Softwareprogramm, das den Netzwerkordner überwacht, kann die Informationen empfangen und entschlüsseln. Für das gescannte Bild werden die gewünschten Vorgänge ausgeführt. Sie können auch einen Drucker als Workflowziel einrichten, so dass die Benutzer ein Dokument scannen und es dann direkt an einen anderen Netzwerkdrucker senden können, damit es dort gedruckt wird. Mit dem Register Workflows werden Workflowanwendungen festgelegt, die bei DrittanbieterSoftwareprogrammen genutzt werden. Um diese Funktion zu verwenden, aktivieren Sie zuerst das Kontrollkästchen Workflows aktivieren oben im Register. Die Erstellung einer Workflowanwendung besteht aus drei Teilen: die Workflowgruppe das Workflowmenü das Workflowformular So erstellen Sie eine Workflowgruppe 1 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppe hinzufügen.... Das Dialogfeld Workflowgruppe wird angezeigt. Geben Sie den Namen der neuen Gruppe ein. Der Name muss sich von den Namen aller anderen Gruppen unterscheiden. Hinweis Der Name,,Allgemeine MFP-Gruppe" kann nicht geändert werden. 3 Klicken Sie auf OK, um die neue Gruppe zu speichern. So erstellen Sie ein Workflowmenü Wählen Sie im Workflowbaum die Gruppe aus, die Sie soeben erstellt haben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Menü hinzufügen.... Das Dialogfeld Workflowmenü wird angezeigt. Geben Sie den Namen des neuen Menüs ein. Dieser Name muss sich von den anderen Namen in der Workflowgruppe unterscheiden. Wählen Sie den Stil des Workflowmenüs aus. Mit diesem Stil wird bestimmt, welche Optionen für Workflowformulare in diesem Workflowmenü verfügbar sind. Die einzige Möglichkeit ist Erweitert. Klicken Sie auf OK, um das neue Workflowmenü zu speichern. 5 8 Kapitel 1 - HP MFP Digital Sending-Software 4 DEWW So erstellen Sie ein Workflowformular,,An Ordner senden" Wählen Sie das Workflowmenü aus, das Sie soeben erstellt haben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Formular hinzufügen... Das Dialogfeld Workflowformular wird angezeigt. Geben Sie im Textfeld Formularname einen Namen für das neue Formular ein. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Zieltyp den Zieltyp aus. Die Optionen sind,,ordner",,,ftp-site" und,,drucker". Hinweis Abhängig von der von Ihnen ausgewählten Option ändern sich die Optionen im Dialogfeld Workflowformular. Der weitere Verlauf des Vorgangs bezieht sich auf die Ordneroption. Im Folgenden finden Sie Anweisungen zur Erstellung eines Workflowformulars für eine FTP-Site oder einen Drucker. 5 6 Geben Sie im Textfeld Ordnerpfad den Pfad für den Zielordner ein, oder verwenden Sie die Schaltfläche,,Durchsuchen", um einen Pfad auszuwählen. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Anmeldeinformationen öffnen die Zugriffsmethode für den Ordner aus. Zur Auswahl stehen,,öffentlich" und,,mfp-benutzer". Wenn Sie,,MFPBenutzer" auswählen, verwendet HP DSS die Anmeldeinformationen des Benutzers, der am Gerät angemeldet ist.

9 Wenn Sie,,Öffentlich" auswählen, verwendet HP DSS die öffentlichen Anmeldeinformationen, die im Hauptregister Workflows eingegeben sind. Wählen Sie unter Bilddatei-Einstellungen die Einstellungen für die gescannte Datei aus. Mit diesen Einstellungen wird die Datei vom Drittanbieter-Softwareprogramm verarbeitet. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Dateiformat den Metadatentyp aus. Zur Auswahl stehen,,keine",,,hps" und,,xml". In dieser Datei werden die Daten gespeichert, die von den Workflowaufforderungen gesammelt werden. Wenn Sie keine Aufforderungen erstellen, können Sie,,Keine" auswählen. Aktivieren Sie unter OCR-Einstellungen das Kontrollkästchen OCR-Datei erstellen, wenn das Software-Programm eine OCR-Datei (Optical Character Recognition) benötigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen, um die OCR-Einstellungen für Sprache und Ausgabedateiformat zu bestimmen Im Bereich Aufforderungen können Sie Aufforderungen und erwartete Antworten für den Benutzer des Workflowformulars definieren. Die Aufforderungen werden auf dem Bedienfeld des Geräts angezeigt. Die Antworten werden in der Metadatei zusammen mit dem Bild des Dokuments gespeichert, so dass das Drittanbieter-Softwareprogramm darauf zugreifen kann. Halten Sie sich an die folgenden Anweisungen, um Aufforderungen hinzuzufügen: a Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen..., um Aufforderungen hinzuzufügen. b Klicken Sie im Dialogfeld Aufforderungen hinzufügen auf die Schaltfläche Neu, um eine neue Aufforderung zu erstellen. Dadurch wird das Dialogfeld Workflowaufforderung geöffnet. c Geben Sie im Dialogfeld Workflowaufforderung unter Aufforderungseinstellungen den Aufforderungsnamen, den Aufforderungstext und jeglichen Hilfetext für die Aufforderung ein. Der Hilfetext wird angezeigt, wenn der Benutzer während der Anzeige der Aufforderung auf dem MFP-Bedienfeld die Schaltfläche Hilfe berührt. d Wählen Sie unter Antworteinstellungen das Antwortformat und den Antworttyp aus. Die Optionen für das Antwortformat sind,,zeichenfolge",,,numerisch",,,datum",,,zeit" und,,datenschutz". Der Antworttyp kann vom Benutzer bearbeitet oder aus einer Auswahlliste ausgewählt werden. Wenn der Antworttyp vom Benutzer bearbeitet werden kann, können Sie das Kontrollkästchen Benutzer muss Antwort bereitstellen aktivieren, um eine Antwort zu verlangen. DEWW Funktionen und Optionen 9 Hinweis Das Antwortformat,,Datenschutz" verwendet Sternchen (*), um die Eingabe des Benutzers auf dem Bedienfeld zu verbergen. Dieser Antworttyp kann für persönliche Informationen wie Kennwörter oder Mitarbeiternummern verwendet werden. e Geben Sie ggf. eine Standardantwort in das Textfeld Standardantwort ein. Das Programm verwendet die Standardantwort, wenn der Benutzer keine Antwort auf die Aufforderung gibt. f Klicken Sie auf OK, um die Aufforderungseinstellungen zu speichern. Die neue Aufforderung wird im Dialogfeld Aufforderungen hinzufügen der Liste Verfügbare Aufforderungen hinzugefügt. g Wiederholen Sie die Schritte b bis f, wenn Sie weitere Aufforderungen erstellen möchten. h Nachdem Sie alle benötigten Aufforderungen erstellt haben, verwenden Sie die Schaltflächen Verschieben am unteren Ende der Liste, um die Reihenfolge der Aufforderungen anzupassen. i Klicken Sie auf OK, um die neuen Aufforderungen zu übernehmen. Die neuen Aufforderungen werden im Bereich Aufforderungen des Dialogfelds Workflowformular angezeigt. 11 Klicken Sie auf OK, um alle Einstellungen im Dialogfeld Workflowformular zu übernehmen. Das neue Format wird in der Workflows-Liste im Register Workflows angezeigt. Hinweis Sie können die Workflows jederzeit bearbeiten, indem Sie sie auswählen und auf die Schaltfläche Eigenschaften klicken. 12 Geben Sie die öffentlichen Anmeldeinformationen für den Zugriff auf die Workflowordner im entsprechenden Bereich des Registers Workflow ein. Diese Informationen müssen Sie eingeben, um die Workfloweinstellungen zu speichern. 13 Klicken Sie auf Übernehmen, um die neuen Workfloweinstellungen zu speichern. So erstellen Sie ein Workflowformular für eine FTP-Site Wählen Sie im Dialogfeld Workflowformular im Dropdown-Feld Zieltyp die Option FTP-Site aus. Geben Sie den Hostnamen oder die IP-Adresse des FTP-Servers in das Textfeld FTP-Server ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anmeldeinformationen, und geben Sie den Benutzernamen und das Kennwort für den FTP-Server ein. Klicken Sie auf OK, um die Anmeldeinformationen zu speichern. Geben Sie im Textfeld FTP-Server den Pfad zum Verzeichnis auf dem FTP-Server ein, den Sie für die gescannten Dokumente verwenden möchten. Befolgen Sie die oben aufgeführten Schritte 7 bis 11, um die Einstellungen für das Workflowformular zu vervollständigen und Aufforderungen hinzuzufügen. 4 5 So erstellen Sie einen Workflow für einen Drucker Sie können ein Workflowformular verwenden, um ein gescanntes Dokument an einen Netzwerkdrucker zu senden. Dort wird das Dokument dann gedruckt. 1 2 Wählen Sie im Dialogfeld Workflowformular im Dropdown-Feld Zieltyp die Option Drucker aus. Wählen Sie im Dropdown-Feld Drucker auswählen einen Drucker aus. Dort werden die verfügbaren Netzwerkdrucker angezeigt. 10 Kapitel 1 - HP MFP Digital Sending-Software 4 DEWW 3 Wählen Sie eines der Optionsfelder aus, um die standardmäßigen oder benutzerdefinierten Druckereinstellungen zu verwenden. Wenn Sie die benutzerdefinierten Druckereinstellungen auswählen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen, um sie einzurichten. Klicken Sie auf OK, um das Workflowformular zu speichern. Klicken Sie auf Übernehmen, um die Einstellungen im Register Workflow zu speichern. 4 5 Verwenden des Registers,,Adressierung" Das Register Adressierung wird verwendet, um HP DSS so zu konfigurieren, dass den MFPBenutzern zentrale Adressbücher zur Verfügung stehen. Mit Hilfe der HP MFP Digital Sending-Software können Benutzer auf Adressen in einem zentralen Adressbuch auf einem LDAP-Server zugreifen. Zur Verbesserung der Leistung beim Zugreifen auf diese Adressen kann jedoch eine lokale Kopie des Adressbuchs vom LDAP-Server heruntergeladen und auf dem MFP-Gerät repliziert werden. So stellen Sie die automatische Replikation des LDAP-Servers ein: Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen.... Das Dialogfeld LDAP-Adressbuch replizieren wird angezeigt. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen LDAP-Adressbuchreplikation aktivieren. Wählen Sie im Register LDAP-Einstellungen die benötigten Parameter für den Zugriff auf den LDAP-Server und die Suche in der LDAP-Datenbank aus. Weitere Informationen finden Sie unter,,verwenden der LDAP-Konfiguration" auf Seite 6.

10 Wählen Sie im Register Replikation den Zeitplan für die Replikation der LDAP-Datenbank aus. Wenn Sie Täglich, Wöchentlich oder Monatlich auswählen, können Sie für den Replikationsprozess eine bestimmte Zeit und einen bestimmten Wochentag auswählen. 4 Persönliches Adressbuch Aktivieren Sie das Kontrollkästchen PABs aktivieren, um den MFP-Benutzern Zugriff auf ihre persönlichen Adressbücher für ihre -Nachrichten zu gewähren. Persönliche Adressbücher werden nur unterstützt, wenn die Authentifizierung aktiviert und die Authentifizierungsmethode auf,,microsoft Windows" eingestellt ist (siehe,,verwenden des Registers,,Authentifizierung"" auf Seite 5). Für den Zugriff auf persönliche Adressbücher eines Benutzers wird die Microsoft Messaging-API (MAPI) benötigt. Stellen Sie sicher, dass die Windows Messaging-Komponente installiert ist. Wenn ein MAPI-Client-Softwareprogramm installiert ist (z.b. Microsoft Outlook), sollte diese Komponente bereits auf dem System vorhanden sein. DSS-Adressbücher HP DSS verwendet Adressbücher, in denen die E- Mail-Adressen gespeichert werden, die die Benutzer manuell am Gerät eingeben. Wenn am Gerät die Benutzerauthentifizierung aktiviert ist, werden die Adressen im persönlichen HP DSS-Adressbuch des Benutzers gespeichert. Ansonsten werden die Adressen in einem öffentlichen HP DSS-Adressbuch gespeichert. HP DSS-Adressbücher sind für jedes MFP-Gerät verfügbar, das von HP DSS unterstützt wird. Wenn die Adressen in diesen Adressbüchern nicht länger gebraucht werden, können Sie den Inhalt eines beliebigen oder aller HP DSS-Adressbücher löschen, indem Sie im Abschnitt DSSAdressbücher auf die Schaltfläche Löschen klicken. Es wird eine Liste aller existierenden Adressbücher angezeigt, aus der sie ein oder mehrere Adressbücher löschen können. Verwenden des Registers,,Voreinstellungen" Im Register Voreinstellungen wird der Pfad für die temporären HP DSS-Dateien bestimmt. Da diese Dateien sehr groß sein können, sollten Sie einen Speicherort mit ausreichend freiem Speicherplatz auswählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen..., um einen Speicherort auszuwählen. DEWW Funktionen und Optionen 11 Klicken Sie auf das Register,,MFP-Konfiguration" Im Register MFP- Konfiguration wird angezeigt, welche MFP-Geräte den HP DSS-Dienst verwenden. Außerdem können dort für bestimmte Digital Sending-Geräte HP DSS- Funktionen vom Benutzer definiert werden. So fügen Sie ein neues MFP-Gerät hinzu 1 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen... am unteren Rand des Registers. Das Dialogfeld MFP-Geräte hinzufügen wird angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche MFP-Geräte suchen, um nach allen MFP-Geräten im Netzwerk zu suchen. Wählen Sie aus der Liste das gewünschte Gerät aus. Hinweis Wenn Sie den Hostnamen oder die IP-Adresse des Geräts kennen, können Sie es im Textfeld Hostname oder IP-Adresse unter Netzwerkname des MFP-Geräts manuell eingeben eingeben. In diesem Fall müssen Sie die Schaltfläche MFP-Geräte suchen nicht verwenden. 3 Wenn das Gerät die gleichen Einstellungen wie ein zuvor konfiguriertes Gerät verwenden soll, können Sie das zuvor konfigurierte Gerät aus der Dropdown-Liste Beim Hinzufügen neuer MFP-Geräte Einstellungen kopieren von: auswählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen-->, um das MFP-Gerät der MFP-Liste hinzuzufügen. 4 Hinweis Sie können nur so viele MFP-Geräte hinzufügen wie Einzellizenzen verfügbar sind. Im oberen Bereich des Dialogfelds MFP-Geräte hinzufügen werden die verfügbaren Lizenzen angezeigt. 5 Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster MFP-Geräte hinzufügen zu schließen. So konfigurieren Sie ein individuelles MFP-Gerät: 1 2 Wählen Sie das MFP-Gerät aus der Liste im Register MFP-Konfiguration. Klicken Sie auf die Schaltfläche MFP-Gerät konfigurieren... Das angezeigte Dialogfeld ähnelt der Hauptanzeige des Konfigurationsprogramms. Verwenden Sie die Anzeige, um die Digital Sending-Einstellungen für dieses bestimmte Gerät anzupassen. Die Einstellungen, die Sie in diesen Registern vornehmen, überschreiben die Einstellungen in den allgemeinen HP MFP DSS-Konfigurationsregistern. Hinweis Sie müssen diese Anzeige verwenden, um die Digital Sending-Funktionen für die individuellen MFPGeräte zu aktivieren. Selbst wenn in den DSS-Konfigurationsregistern eine Funktion aktiviert ist, wird sie auf dem Gerät erst aktiviert, wenn Sie dies in der Anzeige MFP-Geräte konfigurieren einstellen. 3 Aktivieren Sie im Register Authentifizierung das Kontrollkästchen Authentifizierung aktivieren, um die Authentifizierung für das ausgewählte Gerät zu aktivieren. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Funktionen. Dadurch müssen sich die Benutzer anmelden, bevor sie diese Funktion verwenden. Wählen Sie aus dem DropdownFeld Standarddomäne die Netzwerkdomäne aus. Aktivieren Sie im Register An senden das Kontrollkästchen,,An E- Mail senden" aktivieren, und wählen Sie aus der Dropdownliste s senden die Option über den Digital Sending-Dienst. Wenn Sie möchten, dass die Benutzer beim Versenden von s ihre eigenen Nachrichten hinzufügen können und dies vom MFP-Gerät unterstützt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kann vom Benutzer bearbeitet werden Kapitel 1 - HP MFP Digital Sending-Software 4 DEWW 6 Aktivieren Sie im Register Adressierung das Kontrollkästchen Direkten Zugriff auf LDAPAdressbuch für MFP-Adressbuch zulassen. Wählen Sie die bereits konfigurierten LDAPServer aus der Dropdown-Liste aus. Aktivieren Sie im Register An senden (2) das Kontrollkästchen,,An sekundären -Host senden" aktivieren, wenn Sie diese Funktion verwenden. Wählen Sie den Anzeigenamen für den sekundären -Host aus der Dropdown-Liste Anzeigename für Startbildschirm aus. Aktivieren Sie im Register An Fax senden das Kontrollkästchen,,An Fax senden" aktivieren, wenn Sie die Faxfunktion verwenden. Vergewissern Sie sich, dass in der Dropdown-Liste Faxnachrichten senden die Option über den Digital Sending-Dienst ausgewählt ist. Aktivieren Sie im Register An Ordner senden das Kontrollkästchen,,An Ordner senden" aktivieren, wenn Sie diese Funktion verwenden Aktivieren Sie im Register An Workflows senden das Kontrollkästchen,,An Workflows senden" aktivieren, wenn Sie Workflows verwenden.

11 Wählen Sie im Dropdown-Feld Workflowgruppe die Gruppe aus, die das Workflowmenü und -formular enthält, das Sie erstellt haben. 11 Klicken Sie auf OK, um alle Änderungen zu speichern. 12 Klicken Sie auf Übernehmen, um die MFP-Konfigurationseinstellungen zu aktualisieren. Hinweis Die Einstellungen werden nicht an das MFP-Gerät weitergegeben, bis Sie die auf Schaltfläche Übernehmen klicken. Verwenden des Registers,,Protokoll" Über die Registerkarte Protokoll können Sie auf das HP DSS-Aktivitätsprotokoll zugreifen. Folgende Daten sind u.a. in der Liste für jedes Protokoll enthalten: Schweregrad Ereignis Uhrzeit Wenn Sie auf die Schaltfläche Details klicken, wird das Dialogfeld Details geöffnet. Dort finden Sie zusätzliche Informationen über das ausgewählte Protokollereignis. Verwenden des Registers,,Info" In der Registerkarte Info werden Ihnen HP DSS-Versionsinformationen angezeigt. Deinstallieren der Software Wenn Sie die HP DSS-Software deinstallieren möchten, halten Sie sich an die folgenden Anweisungen. DEWW Funktionen und Optionen 13 So deinstallieren Sie die Software über das Deinstallationsprogramm Hinweis Wenn Sie die Software auf Windows 2000 oder XP deinstallieren möchten, müssen Sie sich mit Administratorrechten anmelden Schließen Sie alle geöffneten Programme. Klicken Sie im Menü Start auf Programme, Hewlett-Packard, HP MFP Digital SendingSoftware und Deinstallieren. Klicken Sie im Dialogfeld Deinstallation bestätigen auf OK. Durch den Deinstallationsvorgang wird das Programm vom Computer entfernt. Danach müssen Sie den Computer eventuell neu starten. So deinstallieren Sie die Software über,,software" Sie können die Digital Sending-Software auch entfernen, indem Sie die Windows-Option,,Software" verwenden Klicken Sie auf Start, dann auf Einstellungen und Systemsteuerung. Klicken Sie auf Software. Blättern Sie durch die Liste der Software- Programme, und klicken Sie auf HP MFP Digital Sending-Software. Klicken Sie auf Entfernen. 14 Kapitel 1 - HP MFP Digital Sending-Software 4 DEWW Überblick In dieser Abbildung wird ein Netzwerk mit HP DSS 4 dargestellt. WindowsAdministratorcomputer RemoteDrucker TCP/IP-Netzwerk Webbrowser SMTPGateway LANFax-Server LDAPServer FTPServer Netzwerkordner Digital Sending-Komponenten in einem Netzwerk Komponente Windows 2000, Windows XP Professional oder Windows 2003-ServerComputer Beschreibung Der Administratorcomputer enthält folgende Komponenten: HP DSS 4 HP Configuration Utility Konfigurieren und Steuern der Digital Sending-Funktionen nach der Installation der Software Windows Faxdienst nur erforderlich, wenn Faxnachrichten mit Hilfe des Windows-Faxdienstes gesendet werden. Hierzu ist ebenfalls ein Faxmodem erforderlich. HP DSS 4 unterstützt bis zu 250 HP MFP-Geräte auf demselben Server. Jedes MFP-Gerät kann einzeln konfiguriert werden, so dass es einige oder alle Digital Sending-Optionen unterstützt. Die Abfrage einer Authentifizierung von Benutzern kann ebenfalls für jedes MFP-Gerät einzeln festgelegt werden. HP DSS 4 kann über ein HP Web Jetadmin- Programm von jedem Computer im Netzwerk über einen Webbrowser konfiguriert und gesteuert werden. Dieses Gateway wird für die - und Faxoptionen des Digital Sending-Verfahrens verwendet. Dieser Server wird für die LAN-Fax-Option des Digital Sending-Verfahrens verwendet. HP DSS 4 unterstützt LDAP. Dadurch können Sie Fax- und -Ziele auf Verzeichnisservern an anderer Stelle im Netzwerk suchen und verwenden. Über diesen Server können Adressen für das MFP-Adressbuch gefunden werden. MFP-Geräte Webbrowser SMTP-Gateway LAN-Fax-Server LDAP-Server Unterstützung von älterer Hard- und Software HP Adressbuch-Manager Beim HP ABM handelt es sich um ein älteres Softwareprogramm, das von HP DSS 4 unterstützt wird. Der Adressbuch-Manager kann zum Konfigurieren des im MFP-Gerät vorhandenen öffentlichen - und Fax-Adressbuchs verwendet werden, insbesondere wenn keine andere Möglichkeit besteht, auf Adressbuchinformationen zuzugreifen (z.b. über einen LDAP-Server). Mit dem Adressbuch-Manager können folgende Aktionen ausgeführt werden: Anzeigen, Hinzufügen, Ändern und Löschen von Informationen in den HP DSS ServerAdressbüchern Importieren von Adressen aus anderen -Systemen In diesem Handbuch wird kurz beschrieben, wie der Adressbuch-Manager aufgerufen werden kann. Ausführliche Informationen finden Sie in der Hilfe zum Adressbuch-Manager. DEWW Überblick 15 Ältere MFP-Modelle HP DSS 4 unterstützt folgende ältere MFP-Modelle: HP 4100MFP Series HP 9000MFP Series Diese Modelle unterstützen jedoch die folgenden neueren Digital Sending-Funktionen nicht: Ordner Workflow Sekundärer -Host Umgebungen und Protokolle Netzwerkbetriebssysteme HP DSS 4 ist über einen Windows-Server oder eine Windows-Arbeitsstation direkt mit einem TCP/IP-Netzwerk verbunden. Die Software arbeitet eigenständig mit den folgenden Netzwerkanforderungen und Betriebssystemen. Server-Betriebssysteme Windows 2000 Professional, Server oder Advanced Server Windows XP Professional Windows 2003 Standard Server oder Enterprise Server Computer mit Pentium III oder höher 256 MB RAM (512 MB bei OCR-Ausgabe) 200 MB Festplattenspeicher CD-ROM-Laufwerk Fast Ethernet 100Base-TX, Ethernet 10Base-T oder 10Base-2 (BNC) Microsoft Internet Explorer ab Version 4 Unterstützung von Novell NetWare Durch Zugriff auf Novell-Dateiserver kann HP DSS 4 Dateien in Netzwerkordner schreiben und Netzwerkfaxordner auf Novell-Servern unterstützen. Die Client-Software von Novell muss im Netzwerk installiert und richtig konfiguriert sein, damit Novell-spezifische Attribute in HP DSS 4 konfiguriert werden können. Um den Zugriff auf Novell NetWare-Ressourcen zu unterstützen, müssen für HP DSS 4 folgende Komponenten vorhanden sein: Novell NetWare 3.12, 3.2, 4. 11, 4.2 oder 5 auf einem Novell NetWare-Server und Novell NetWare Client 4.6 (oder neuere Versionen), die auf dem Windows-Computer, auf dem HP DSS 4 läuft, installiert ist 16 Kapitel 1 - HP MFP Digital Sending-Software 4 DEWW Zieltypen Mit Hilfe von HP DSS 4 können dem MIME-Standard (Multipurpose Internet Mail Extension) entsprechende -Nachrichten an Internet-Adressen gesendet werden. Es wird das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) verwendet, um diese Nachrichten zu senden. SMTP hängt nicht von dem Netzwerkbetriebssystem ab, unter dem der -Server ausgeführt wird. Benutzer können -Ziele auf zwei Arten über das Bedienfeld angeben: Auswählen von -Adressen in einem Adressbuch Manuelle Eingabe von SMTP-konformen -Adressen Das mit dem MFP-Gerät gescannte Dokument wird als Anhang zu einer -Nachricht hinzufügt.

12 Der Anhang kann als einer der folgenden Dateitypen gesendet werden: Portable Document Format (PDF) Tagged Image File Format (TIFF) Multipage Tagged Image File Format (MTIFF) Joint Photographic Experts Group Format (JPEG) Das PDF-Format ist das für -Anhänge gebräuchlichste Format. Empfänger können den -Anhang anzeigen und drucken. Hierzu ist der Acrobat Reader erforderlich, Eine kostenlose Version erhalten Sie auf der Adobe Systems Incorporated-Website (www.adobe. de). Wenn das Dokument aus mehreren Seiten im TIFF- oder JPEG-Format besteht, enthält die -Nachricht für jede Seite einen einzelnen Anhang. Mit diesen Dateiformaten werden Anhänge erzeugt, die aus Einzelseiten bestehen. Sie können beispielsweise für das Scannen von Rechnungen für die elektronische Archivierung verwendet werden. Im MTIFF- und PDFFormat können mehrere Seiten in einem -Anhang gesendet werden. Hinweis Das Senden von Seiten in Fotoqualität im TIFF- oder MTIFF-Format kann dazu führen, dass die -Anhänge in einigen Anwendungen nicht geöffnet werden können. TIFF-Dateien können mit Windows Paint geöffnet werden. Diese Anwendung finden Sie im Startmenü unter Programme, Zubehör. Beim Überschreiten der SMTP-Größenbeschränkung wird die -Nachricht in mehrere -Nachrichten aufgeteilt und gesendet. Dies hängt von der Größenbeschränkung ab, die im HP MFP DSS Configuration Utility angegeben wurde. DEWW Zieltypen 17 Fax Mit HP DSS 4 stehen drei Faxdienste zur Verfügung, die in der nachstehenden Tabelle aufgeführt werden. Mit dem HP MFP DSS Configuration Utility werden die Scannereinstellungen konfiguriert. Benutzer können Faxziele auf mehrere Arten über das Bedienfeld angeben. Faxmethoden Methode LAN-Fax Verfügbare Dateitypen Beschreibung LAN-Fax und freigegebener Ordner für die Faxumgebung erforderlich. MTIFF Printer Control Language 5 (PCL5) (unkomprimiert) PCL 5 (Packbits) MTIFF Windows 2000/XPFax Ermöglicht die Verwendung eines Faxmodems auf dem Computer, auf dem HP DSS 4 ausgeführt wird, wodurch dieser Computer als Turnkey Fax-Gateway eingesetzt werden kann. Ermöglicht die Verwendung eines InternetFaxdienstanbieters zum Verarbeiten von Faxnachrichten. Diese Anbieter verwenden -Nachrichten als Übertragungsmedium und senden diese entweder an herkömmliche Faxgeräte oder leiten sie an -Adressen um. Internet-Fax TIFF MTIFF Ordner Mit,,An Ordner senden" können Sie ein Dokument an einen oder mehrere freigegebene Ordner senden. Sie können den Ordner aus der Liste der vordefinierten Ordner auswählen oder einen Zielordner über das Bedienfeld angeben, sofern Sie authentifiziert sind. Workflow Mit,,An Workflow senden" können Sie zusammen mit dem gescannten Dokument bestimmte Informationen an einen Speicherort im Netzwerk senden. Aufforderungen auf dem MFPBedienfeld werden verwendet, um Benutzer nach bestimmten Informationen zu fragen. Die Drittanbieter-Anwendungen, die den Netzwerkordner überwachen, können die Informationen empfangen und entschlüsseln. Für das gescannte Bild werden die gewünschten Vorgänge ausgeführt. Authentifizierung Mit HP DSS 4 können Sie MFP-Geräte so einrichten, dass die Benutzer sich authentifizieren müssen, bevor sie einige oder alle Digital Sending-Funktionen verwenden können. Bei aktivierter Authentifizierung muss der Benutzer am MFP-Gerät gültige Anmeldeinformationen eingeben (z. B. einen Benutzernamen und ein Kennwort), um Zugriff auf die Digital SendingFunktionen zu erhalten. Die Authentifizierung besteht aus zwei voneinander abhängigen Bestandteilen. Zuerst werden durch das MFP-Gerät die Anmeldeinformationen des Benutzers mit der ausgewählten Authentifizierungsmethode überprüft. Dann sucht das MFP-Gerät in der Datenbank eines LDAPServers nach der -Adresse des Benutzers. Wenn einer dieser Schritte fehlschlägt, wird dem Benutzer der Zugriff auf die Digital Sending-Funktionen des MFP-Geräts verweigert. Diese zwei Schritte verwenden zwei verschiedene Technologien (ein Authentifizierungs- und ein LDAP-Server). Allein bei der LDAP-Servermethode werden beide Schritte nur über den LDAPServer abgewickelt. 18 Kapitel 1 - HP MFP Digital Sending-Software 4 DEWW Authentifizierungsmethode Microsoft Windows Diese Methode dient der Integration mit der Microsoft Windows-Domäne. LDAP-Server Diese Methode verwendet einen LDAP-Server, um den Benutzer zu authentifizieren und um die -Adresse des Benutzers zu ermitteln. Novell Client-Software Die folgenden Methoden sind nur verfügbar, wenn auf dem PC die Novell Client-Software ausgeführt wird. Novell NDS: Diese Methode dient der Integration mit Novell Directory Services. Novell Bindery: Diese Methode dient der Integration mit Novell Bindery. Ermitteln einer -Adresse aus einer LDAP-Datenbank Nachdem der Benutzer gültige Anmeldeinformationen eingegeben hat und authentifiziert wurde, muss die HP MFP Digital Sending-Software mit Hilfe eines LDAP-Servers die -Adresse des Benutzers ermitteln. Zu diesem Zeitpunkt sind verschiedene Informationen über den Benutzer bekannt (z. B. seine Anmeldeinformationen). Für die Suche nach dem Benutzer in der Datenbank des LDAP-Servers wird versucht, eine Übereinstimmung dieser Informationen mit Attributen in der Datenbank herzustellen. Sobald eine Übereinstimmung gefunden wurde, ist der Benutzer in der Datenbank identifiziert, und seine -Adresse wird über ein weiteres Datenbankattribut abgerufen. Es werden vier wichtige Informationssätze benötigt, um den LDAP-Server zu konfigurieren: Netzwerkadresse des LDAP-Servers Methode der Verbindung mit dem LDAP-Server Suchpfad Attribute zum Suchen und Erhalten von - Adressen Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe unter,,authentifizierungseinstellungen" und,,ermitteln einer -Adresse aus einer LDAP- Datenbank". Adressierungsfunktionen Auf jedem MFP-Gerät ist ein Adressbuch verfügbar. Damit wird die Auswahl von Fax- und -Zielen über das Bedienfeld beschleunigt. Die -Adressen und Faxnummern in diesem Adressbuch stammen aus unterschiedlichen Quellen: Der LDAP-Server im Netzwerk Ziele, die zuvor vom Benutzer auf dem Bedienfeld bestimmt wurden - und Fax-Adressbücher, die mit dem HP ABM erstellt wurden MFP- Adressbücher können auf zweierlei Weise mit dem LDAP-Server synchronisiert werden. DEWW Adressierungsfunktionen 19 Methode Verwenden eines replizierten LDAPAdressbuchs Beschreibung HP DSS 4 erstellt einen Snapshotauszug der Datenbank des LDAP-Servers und importiert die gefundenen Adressen in das MFPAdressbuch.

13 Mit Hilfe des HP MFP DSS Configuration Utility können Sie diesen Task manuell starten oder einen Zeitpunkt festlegen, an dem er automatisch ausgeführt wird. Auswirkung auf dem Bedienfeld Beim Eingeben der ersten Zeichen eines Namens wird der Name anhand der Namen im Adressbuch vervollständigt. Geben Sie weitere Zeichen ein, bis der gewünschte Name angezeigt wird. Wenn Sie einen Namen auswählen, wird automatisch die entsprechende -Adresse ausgewählt. Direktes Die Firmware des MFP-Geräts startet Verwenden eines die Abfrage von Namen direkt über den LDAP-Adressbuchs LDAP-Server und löst sie auf. Das Adressbuch muss weder manuell noch anhand eines Zeitplans mit dem LDAPServer synchronisiert werden. Geben Sie einen Namen teilweise ein. Daraufhin wird eine Liste der auf dem LDAP-Server gefundenen Namen angezeigt. Wenn Sie einen Namen auswählen, wird automatisch die entsprechende -Adresse ausgewählt. Hinweis Wenn das MFP-Gerät so konfiguriert wurde, dass es ein LDAP-Adressbuch direkt verwendet, kann das MFP-Gerät nicht auf das replizierte Adressbuch zugreifen. Authentifizierung und Adressbuchverfügbarkeit Adressen, die der Benutzer direkt eingibt, werden unterschiedlich gespeichert. Dies hängt davon ab, ob der Benutzer am Bedienfeld authentifiziert wurde. Authentifiziert: Adressen werden in einem persönlichen Adressbuch gespeichert. wird nicht unterstützt. Ansicht,,Persönlich" wird verwendet, wenn der MFP-Benutzer authentifiziert wurde. Sie unter Hewlett-Packard auf HP Adressbuch-Manager. Das Fenster Adressbuch-Manager wird angezeigt. 4 Geben Sie im Feld Benutzername ADMINISTRATOR ein. wird der verbleibende Testzeitraum angezeigt. jeder Einzellizenz können Sie die DSS-Funktionen eines MFP-Geräts aktivieren. Hinweis Sie können beliebig viele Lizenzen installieren, um Einzellizenzen zu sammeln. Es wird jedoch empfohlen, nicht mehr als 250 zu installieren. Wenn durch das Entfernen einer Lizenz die Gesamtanzahl der Einzellizenzen geringer wird als die Anzahl vorhandener MFP-Geräte, die derzeit für Digital Sending-Funktionen konfiguriert sind, müssen Sie MFP-Geräte aus der MFP-Liste entfernen, bis die Anzahl der Geräte nicht mehr die Anzahl der Einzellizenzen übersteigt. Knotensperre Erworbene Lizenzen des Typs,,Workflow- und Dokumentverwaltung" gelten nur für einen bestimmten DSS 4 Server. In diesem Vorgang wird das Lizenzzertifikat mit einer einmaligen ID des DSS-Servers kombiniert. Die einmalige ID wird im Register Info des HP MFP DSS Configuration Utility als MAC-Adresse angezeigt. Die ID wird während und nach der Testphase angezeigt. Um Ihr Lizenzzertifikat zu aktivieren, notieren Sie sich die,,mac-adresse" des Registers Info Ihres DSS-Servers, und rufen Sie folgende Website auf: Lizenzen früherer Versionen DSS 4 unterstützt die Lizenztypen,,Sicherer Zugriff" und,,kommunikation", mit denen die Funktionen der früheren Version (3.x) dieses Produkts aktiviert wurden. Diese Lizenztypen werden automatisch in den Typ,,Workflow- und Dokumentverwaltung" umgewandelt, wenn sie mit Version 4 verwendet werden. So können Sie alle DSS-Funktionen der aktuellen MFPModelle nutzen. Die ältere Version unterstützt jedoch immer noch ihre ursprünglichen Digital Sending-Funktionen, wenn sie über DSS 4 verwaltet wird. Sie können Lizenzen im Configuration Utility im Register,,Allgemein" hinzufügen und entfernen. Siehe,,Verwenden des Registers,,Allgemein"" auf Seite 3. DEWW HP DSS 4 Lizenz Kapitel 1 - HP MFP Digital Sending-Software 4 DEWW 2 Unterstützungswerkzeuge und -verfahren Unterstützungswerkzeuge In der folgenden Tabelle sind die Werkzeuge aufgeführt, die für die Unterstützung von HP DSS 4 verwendet werden können. Unterstützungswerkzeuge Werkzeug Windows-Dienste Zweck So starten und beenden Sie HP DSS 4 Siehe,,Starten und Beenden mit Hilfe von Windows-Diensten" auf Seite 26. HP MFP DSS Configuration Utility Aufrufen der Konfigurationsoptionen: Aktivieren oder Deaktivieren der Authentifizierung und Festlegen der entsprechenden Methode Aktivieren oder Deaktivieren von Digital Sending für , Fax sowie Konfigurieren aller Sendeoptionen Ändern des Ordners zum Speichern temporärer Dateien Suchen von Software-Versionsnummern Festlegen von Administratoroptionen und -Benachrichtigungen Festlegen von Adressierungsoptionen Siehe,,Verwenden des HP MFP DSS Configuration Utility" auf Seite 26. Aktivitätsprotokoll 4 und alle angeschlossenen MFP-Geräte Siehe,,Verwenden des Aktivitätsprotokolls" auf Seite 27. Anzeigen von Meldungen für HP DSS Anzeigen von Meldungen über Digital Sending, die vom Windows- Windows-Ereignisprotokoll Betriebssystem erzeugt werden Siehe,,Verwenden des Windows-Ereignisprotokolls" auf Seite 28. HP Adressbuch-Manager (ABM) Ändern des ABM-Administratorkennworts Konfigurieren von Zielen im öffentlichen Adressbuch Siehe,,Verwenden des HP Adressbuch-Managers (ABM)" auf Seite 28. DEWW Unterstützungswerkzeuge 25 Starten und Beenden mit Hilfe von Windows-Diensten Verwenden sie den Windows-Dienst, um HP DSS 4 zu starten und zu beenden. So starten und beenden Sie den HP DSS 4 Dienst 1 2 Klicken Sie auf Start, und zeigen Sie anschließend auf Einstellungen. Klicken Sie dann hintereinander auf folgende Optionen: Systemsteuerung Verwaltung Dienste 3 4 Wählen Sie HP MFP Digital Sending-Software aus. Klicken Sie entweder auf die Schaltfläche Start oder auf Beenden. Um festzustellen, ob der DSS 4 Dienst läuft, klicken Sie auf Start, Systemsteuerung, Verwaltung und Dienste. Überprüfen Sie den Status der HP MFP Digital Sending-Software. Wenn der Dienst läuft, sollte der Status den Wert,,Gestartet" anzeigen. In diesem Fall sollte auch die Schaltfläche Beenden verfügbar sein. Verwenden des HP MFP DSS Configuration Utility Sie können folgendermaßen auf das HP MFP DSS Configuration Utility zugreifen: Über den Administratorcomputer, auf dem das Programm installiert ist Über einen Webbrowser, der HP Web Jetadmin mit dem HP DSS-Konfigurations-PlugIn verwenden Weitere Informationen zu den Konfigurationsoptionen finden Sie in der Hilfedatei zum HP MFP DSS Configuration Utility. So rufen Sie die Konfigurationsoptionen über den Administrator-computer auf 1 Klicken Sie bei einem Computer, auf dem HP DSS 4 installiert ist, auf Start, und wählen Sie Programme. Klicken Sie auf Hewlett-Packard und anschließend auf die Programmgruppe HP MFP Digital Sending- Software, und klicken Sie auf Configuration Utility.

14 Powered by TCPDF (www.tcpdf.org) 26 Kapitel 2 - Unterstützungswerkzeuge und -verfahren DEWW Verwenden des Aktivitätsprotokolls Das Aktivitätsprotokoll ist ein wichtiges Werkzeug für die Steuerung aller Digital SendingAktivitäten. Hier können bis zu Einträge gespeichert werden. Sie hierzu auf den Titel der Spalte, in der die entsprechenden Informationen aufgeführt werden. So zeigen Sie das Aktivitätsprotokoll für HP DSS 4 und alle MFP-Geräte an Starten Sie das HP MFP DSS Configuration Utility. Klicken Sie auf das Register Protokoll. Nachrichten für HP DSS 4 und alle MFP-Produkte werden angezeigt. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Einträge. DEWW Verwenden des Aktivitätsprotokolls 27 So zeigen Sie das Aktivitätsprotokoll für ein einzelnes MFP-Gerät an Starten Sie das HP MFP DSS Configuration Utility. Klicken Sie auf das Register MFP Konfiguration. Markieren Sie das gewünschte MFP-Gerät. Klicken Sie auf MFP konfigurieren... Klicken Sie auf das Register Protokoll. Verwenden des Windows-Ereignisprotokolls Mit dem Ereignisprotokoll, das über die Microsoft-Ereignisanzeige angezeigt werden kann, können die mit Digital Sending in Zusammenhang stehenden Ereignisse im WindowsBetriebssystem gesteuert werden. Der Ereignisprotokolldienst startet automatisch, wenn Sie den HP DSS-Servercomputer starten. So gelangen sie zum Ereignisprotokoll Klicken Sie auf Start, und zeigen Sie anschließend auf Einstellungen. Klicken Sie auf Systemsteuerung und Verwaltung. Klicken Sie auf Ereignisanzeige, um die Anwendungs- oder Systemprotokolle anzuzeigen. Verwenden des HP Adressbuch-Managers (ABM) Der Adressbuch-Manager ist eine ältere Anwendung, die für HP DSS 4 weiterhin unterstützt wird. Mt dem Manager können Sie die öffentlichen - und Fax-Adressbücher konfigurieren, sowie private Adressbücher für authentifizierte Benutzer, die auf dem DSS-Server gespeichert sind. Weitere Informationen zum Verwenden des HP Adressbuch-Managers finden Sie in der Hilfedatei zum Adressbuch-Manager. Hinweis Der ABM muss separat installiert werden. So rufen Sie den Adressbuch-Manager auf 1 Klicken Sie auf Start, und zeigen Sie anschließend auf Programme. Klicken Sie auf Hewlett-Packard, anschließend auf die Programmgruppe Adressbuch-Manager, und klicken Sie dann auf HP Adressbuch-Manager. Daraufhin wird das Dialogfeld HP Digital Sender-Anmeldung geöffnet. Geben Sie im Feld Digital Sender-Name oder im IP-Adressfeld den Namen des DNSServers oder die IP-Adresse des älteren MFP-Geräts im Netzwerk ein. Geben Sie im Feld Benutzername ADMINISTRATOR ein. wird das Hauptfenster des Adressbuch-Managers geöffnet Kapitel 2 - Unterstützungswerkzeuge und -verfahren DEWW 3 Fehlerbehebung Einführung In diesem Kapitel finden Sie Informationen zum Beheben von Problemen, die möglicherweise bei der Verwendung von HP DSS 4 oder des HP MFP DSS Configuration Utility auftreten. Dieses Kapitel gliedert sich in die folgenden Abschnitte:,,Informationsquellen für die Behebung von Problemen" auf Seite 30,,Häufig auftretende Probleme beim Digital Sending" auf Seite 31,,Windows-Anzeige Protokollmeldungen" auf Seite 35,,Meldungen in der Bedienfeldanzeige" auf Seite 37,,Meldungen im HP MFP DSS Configuration Utility" auf Seite 40 DEWW Einführung 29 Informationsquellen für die Behebung von Problemen Informationsquellen für die Behebung von Problemen Quelle Beschreibung Online-Hilfe für MFP-Geräte MFP-Geräte verfügen über eine Online-Hilfe mit Anweisungen zum Beheben von häufig auftretenden Problemen. Wenn Sie die Hilfe aufrufen möchten, drücken Sie? auf dem Bedienfeld. AktivitätsprotokollMeldungen Im Aktivitätsprotokoll sind alle Digital Sending-Ereignisse aufgezeichnet. Daher eignet sich dieses Protokoll hervorragend für die Fehlerbehebung. Es enthält Meldungen (Informationen, Warnungen oder Fehler), die beim Beheben von Problemen sehr nützlich sein können. Informationen zum Öffnen und Verwenden des Aktivitätsprotokolls finden Sie unter,,verwenden des Aktivitätsprotokolls" auf Seite 27. In der Hilfedatei für das HP MFP DSS Configuration Utility finden Sie eine Liste der einzelnen Meldungen und empfohlenen Maßnahmen. Im Ereignisprotokoll werden die Vorgänge von HP DSS 4 auf dem Windows-Servercomputer aufgezeichnet. Informationen zum Öffnen des Ereignisprotokolls finden Sie unter,,verwenden des Windows-Ereignisprotokolls" auf Seite 28. Eine Liste der einzelnen Meldungen und empfohlenen Maßnahmen finden Sie unter,,windows-anzeige Protokollmeldungen" auf Seite 35. Wenn beim Digital Sending-Vorgang Probleme auftreten, werden in der Bedienfeldanzeige des MFP-Geräts entsprechende Meldungen angezeigt. Eine Liste der einzelnen Meldungen und empfohlenen Maßnahmen finden Sie unter,,meldungen in der Bedienfeldanzeige" auf Seite 37. Beim Auftreten von Problemen werden im HP MFP DSS Configuration Utility entsprechende Meldungen angezeigt. Eine Liste der einzelnen Meldungen und empfohlenen Maßnahmen finden Sie unter,,meldungen im HP MFP DSS Configuration Utility" auf Seite 40. Sie können festlegen, dass beim Auftreten von Problemen beim Digital Sending Benachrichtigungen über gesendet werden. Siehe,,Verwenden des Registers,,Allgemein"" auf Seite 3. EreignisprotokollMeldungen Meldungen in der Bedienfeldanzeige Meldungen im HP MFP DSS Configuration Utility Benachrichtigungen 30 Kapitel 3 - Fehlerbehebung DEWW Häufig auftretende Probleme beim Digital Sending In der unten stehenden Tabelle finden Sie Hinweise dazu, wie häufig auftretende Probleme beim Digital Sending behoben werden können. Allgemein gilt, dass Sie bei allen Problemen sowohl das Bedienfeld als auch das Ereignisprotokoll und das Aktivitätsprotokoll auf Meldungen prüfen sollten. In den folgenden Quellen finden Sie Erklärungen zu den einzelnen Meldungen: Meldungen in der Bedienfeldanzeige,,Meldungen in der Bedienfeldanzeige" auf Seite 37 Ereignisprotokoll-Meldungen,,Windows- Anzeige Protokollmeldungen" auf Seite 35 Aktivitätsprotokoll-Meldungen Hilfedatei zum HP MFP DSS Configuration Utility Häufig auftretende Probleme beim Digital Sending Problem Schlechte Bildqualität Beschreibung und Maßnahmen Wenn gescannte Seiten leer oder weiß oder mit sich wiederholenden Mustern ausgegeben werden, überprüfen Sie, ob sich nicht bereits eine Seite auf dem Scannerglas befindet. Achten Sie darauf, dass Sie das zu sendende Dokument richtig in den automatischen Vorlageneinzug oder auf das Scannerglas legen.

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