Jens Dennig (Hrsg.) Helmut Hartstock Michael Kleppel Rainer Kossow Michael Tusche Jürgen Wege. Lotus Notes

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1 Jens Dennig (Hrsg.) Helmut Hartstock Michael Kleppel Rainer Kossow Michael Tusche Jürgen Wege Lotus Notes Das Kompendium» ^f_^..; Einführung Arbeitsbuch Nachschlagewerk Markt&Technik Buch- und Software-Verlag GmbH

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort 15 Einleitung 17 1 Was ist Lotus Notes?.*. 19 Das papierlose Büro? 19 Eine neue und produktive Art des Arbeitens 21 Lotus Notes als Dokumentendatenbank 22 Was sind unstrukturierte oder weiche Daten? 23 Verteilte Datenbanken mit Hilfe des Replikationsmechanismus 25 2 Business Process Reengineering 29 Übersicht und Aufbau des Kapitels 29 Geschäftsprozeßoptimierung - ein neuer Weg zur Problemlösung? 30 Business Process Reengineering 32 Lösungsansatz - der Weg ist unser Ziel! 35 Unterstützung administrativer Kommunikationsprozesse 41 Workflow..-! 44 Konsequenzen für Unternehmen 48 BPR verlangt neue EDV-Strukturen 49 Durch Multimedia neuer Produktivitätsschub 50 Vorgehensweise 51 Prinzipien des»evolutionären Protocycling«53 Überwindung von Informationsdefiziten via Groupware (Lotus Notes) 55 Projektmanagement und -Organisation 64 Vorbereitung zur Einführung von Lotus Notes 69 Informationstechnologie (Lotus Notes) als Hebel zum Erfolg 73 Client/Server als Wundermittel der IT? 76 Teamarbeit führt zum Ziel 78 3 Wirtschaftlichkeitsberechnungen (ROI) 79 Lotus-Notes-Applikationen und ihre finanziellen Nutzenpotentiale 79 Einsatzbeispiele für Lotus-Notes-Applikationen 84 Lotus-Notes-Einsatz in komplexen Anwendungsumgebungen 94 Planung 97 4 Hardwareanforderungen an Server und Clients 99 Die Notes-Client/Server-Architektur, 99 Die Voraussetzung für den Einsatz von Lotus Notes: das Kommunikationsprotokoll in einem Netzwerk 100

3 6 Inhaltsverzeichnis Grundlegende Überlegungen zum Notes-Server 101 Die verschiedenen Server- und Client-Plattformen in der Übersicht Domänenplanung lll -Adressen 112 Domänen 112 Domänen und Server 113 Mailrouting 113 Bestimmung der Zieldomäne 114 Planung der Domänen 115 Namensgebung Sicherheit 119 Die Grundlagen der Systemsicherheit unter Lotus Notes 119 Wie gewährleistet Lotus Notes die Sicherheit des Systems? 120 Physikalische Sicherheit 120 Softwaresicherheit 121 Was ist eine ID-Datei? 121 Die Zulassungsstellendatei 125 DieServer-ID 125 Die Benutzer-ID 126 Zulassungen unter Lotus Notes 126 Die Zugriffskontrolliste (ACL) 128 Leser-, Autoren- und Abschnittfelder /-listen 129 Kodierungsschlüssel? Replikation Dokumentation der Installation 139 Formular zur Überlassung der Zulassungsstellendatei 140 Einrichtung eines neuen Benutzers 141 Einrichtung einer neuen Gruppe 142 Geräteübersicht 143 Netzwerkübersicht 144 Anforderung einer Notes-Datenbankentwicklung 145 Anforderung zur Änderung einer Notes-AnwendungADatenbank 146 Datenblatt einer Notes-Datenbank/-Anwendung 147 Betriebsvereinbarung 148 Administration Installation von Server und Client auf unterschiedlichen Betriebssystemen 155 Über dieses Kapitel 155 Installation des OS/2-Notes-Servers 155 Installation des Notes-Servers unter Novell NetWare 166

4 Inhaltsverzeichnis 7 10 Benutzer anlegen 177 Grundlegendes zur Anlage von neuen Benutzern 177 Einen einzelnen Benutzer hinzufügen 177 Anlegen von mehreren Benutzern mittels einer ASCII-Datei Das öffentliche Namens- & Adreßbuch 181 Was ist das öffentliche Namens- & Adreßbuch? Das Serverdokument 182 Das Personendokument 184 Gruppendokument.' 187 Verbindungsdokument 188 Nicht benachbarte Domäne 192 Fremde Domäne 193 Programm 194 Mail-in-Datenbank 195 Server-Admin-Dokumente 195 Nutzung von mehreren Namens- & Adreßbüchern auf einem Lotus-Notes-Server Serverkonsolen 197 Allgemeines zur Serverkonsole des Lotus-Notes-Servers 197 Die Befehle der Notes-Server-Konsole 197 Die Remote-Serverkonsole auf einem Lotus-Notes-Client 202 Die Notes-Server-Programme, Mail-Weiterleitung 209 Netzwerke und Domänen: die Unterschiede 211 Mail-Weiterleitung innerhalb der eigenen Domäne 212 Die Mail-Weiterleitung zwischen Domänen 213 Weiterleiten von Mail an eine nicht benachbarte Domäne 214 Was ist ein»hop«? 214 Weiterleiten von Mails über ein Gateway an eine fremde Domäne 215 Die Prioritäten von s und deren Auswirkungen auf die Zustellung 216 Alternative Zustellwege - das Ausweichleitweg-Konzept Server-Management und -Verwaltung 219 Grundlagen des Server-Managements 219 Die automatische Statistik- und Ereignisprotokollierung auf einem Notes-Server 220 Die Konfiguration und Voreinstellungen für die Statistikerfassung 221 Die Statistik-Datenbank (STATREP.NSF) 222 Die Datenbank»Notes Server Event Messages«(EVTTYPES.NMF) 226 Auslösen eines Alarms 228 Benachrichtigung über Ereignisse eines Notes-Servers 231 Beispiel für die Überwachung der freien Festplattenkapazität des Lotus-Notes-Servers unter OS/2 ". 233 Die Überwachung von Notes-Datenbanken mit Hilfe der Servermanagement-Tools 235 Zugriff auf Verzeichnisse für Benutzer/Gruppen sperren 239 Checkliste zur Überwachung von Lotus-Notes-Servern 243

5 Inhaltsverzeichnis 15 INI-Dateien auf Server und Client 245 Die geheimnisvolle INI-Datei 245 DieEintragungenderNOTES.INI Tuning-Tips 257 Das öffentliche Namens- & Adreßbuch 257 Datenbanken auf Fileservern 258 Unterdrücken von Broadcast-Messages auf einem Lotus-Notes-Server im Novell-Netzwerk. 259 Backup eines Lotus-Notes-Servers unter OS/2 259 Steigerung der Performance von Notes-Servern unter OS/2, NetWare, Unix und Windows Leistungsoptimierung eines OS/2-Notes-Servers im Novell-Netzwerk 268 Hilfreiche Konfigurationsdateien zur Definition von Notes-Server-Problemen 272 Festlegung von Anfang und Ende der Sommerzeit 276 Entwicklung!: Grundlagen 279 Bausteine der Notes-Anwendungen 279 Programmierung des Frontend 280 Programmierung des Backend 281 Ansichten 282 Masken-Formulare 286 Makros ' 297 Abgrenzung von Informationsmengen Richtlinien v<f Alias-Namen 303 Bildschirmauflösung Datenbanktitel 306 Dokumentlöschungen 307 Ansichten : 309 Maskenformeln 313 Grafische Gestaltung von Masken 315 Felder 318 Menüaufbau 322 Makros 323 Einblendfenster Funktionsreferenz ViP 511 ViP Designer 512 Erstellen einer ViP-Applikation 514 ViP-Applikationen aus Notes heraus verwenden Visual Basic mit HiTest-API 533 Edge Research 533 Lotus und Edge Research 533 HiTest-API 533

6 Inhaltsverzeichnis 9 Visual-Basic-Schnittstelle 534 Visual Basic Extensions 535 Die HiTest-API und ViP 535 Anwendung Die Arbeitsoberfläche 539 Die Menüleiste 539 Register ; 540 Datenbanksymbole 541 Smartlcons 542 Statusleiste 543 Hilfe-Datenbank 544 Arbeiten mit Notes-Fenstern 544 Die Datei DESKTOP.DSK Arbeiten mit Datenbanken/Datenbankverwaltung 547 Hilfe-Dokumente zu Datenbanken 547 Datenbank öffnen 547 Zugriffsrechte 551 Datenbankinformationen 552 Replikation 555 Datenbank kopieren 558 Datenbank komprimieren 559 Server wechseln.-.?. 560 Datenbank löschen Dokumente 561 Mit Ansichten arbeiten 561 Dokumente öffnen und schließen 564 Dokumente lesen 565 Dokumente erstellen 570 Bewegen im Dokument 570 Felderbearbeiten 571 Verschlüsselung 578 Rechtschreibprüfung 581 Dokumente löschen 582 Dokumente und Ansichten drucken Suchen 585 Einfache Suche 585 Volltextsuche Mail 595 Persönliche Mail-Datenbank 595 Das Mail-Menü Sicherheit 603 ID-Dateien 603 Benutzer-ID 603

7 10 Inhaltsverzeichnis 28 Konfiguration der Workstation 609 Benutzer konfigurieren 609 Mail konfigurieren '. 611 Lokale Konfiguration 613 Anschlüsse konfigurieren 614 Modem einrichten 616 Zusatzprodukte Notes/FX 621 Notes/FX mit Ami Pro 623 Notes/FX mit Freelance Graphics 623 Notes/FX mit Lotus SAP-Connect 627 Zugriff auf SAP-Daten 628 SAP ConnectIT for Notes 630 SAP Engine for Notes 632 Zusammenfassung What's Up European Notes Hub (EUNOB) 635 Welchen primären Nutzen bietet der EUNOB? 635 Für wen ist der EUNOB besonders interessant? 635 Welche Informationen können über den EUNOB verteilt werden? 636 Was ist der EUNOB? 636 Wie sicher sind die Daten? 636 Welche Kosten entstehen durch die Nutzung des EUNOB? 637 Entstehen noch weitere Kommunikationskosten? 637 An wen müssen die Kosten für die Netzwerknutzung gezahlt werden? 637 Wie werden die Kosten ermittelt? 637 Wie oft können die Daten repliziert werden? 637 Zu welchen Zeiten steht der EUNOB zur Verfügung? 638 Welchen Nutzen bringen die Dienstleistungen des EUNOB? 638 Wie kann der EUNOB erreicht werden? 638 Wird für den Verbindungsaufbau ein spezielles Verbindungsdokument benötigt? 638 Wie kommt der Teilnehmer zu einem Anschluß? 639 Wie kommt der Teilnehmer zu seinen Datenbanken? 639 An wen kann sich der Teilnehmer wenden, wenn Probleme auftreten? What's Up API-Engine 641 Übersicht 641 Der Programmablauf 643 Die Dokumente PRC, PRG und AEF und ihre Inhalte 644 Programmieren mit der API-Engine 646 Die Administrations-ToolBox Daxy Notes - Fax-Verteilung unter Lotus Notes 653

8 Inhaltsverzeichnis ND-Charon Fax-Gateway 655 NDCharon 655 Einfache Installation und Verwaltung 655 Konfiguration ND'Pythia - Dokumentationstool 657 Problemstellung 657 Lösungsansätze GROUP WatchDog - Viren-Checker 661 Virenprüfung GROUP Elma - Electronic Mail Account 663 Internes und externes Accounting 663 Selektive Restriktionen GROUP Bodyguard - Schutz vor unerwünschter 665 Manchmal - nicht immer: Umleitung GROUP Delegate - Umleitung von für Lotus Notes 667 Im Urlaub? Kopie, bitte! GROUP Pointer- Erinnerungsfunktion via 669 Terminerinnerung GROUP EXIL - Export-Import-Loader 671 Leistungsmerkmale 671 Option Pack? GROUP forever - Archivierung 673 Wichtige Aspekte bei der Auswahl eines Archivsystems 673 forever Systemanforderungen von forever The Formula One Toolkit 679 Funktionen zur Bearbeitung von ACL~s (Access Control List) 679 Mathematische Funktionen 679 Finanzmathematische Funktionen Funktionen zur Bearbeitung von Datenbanken 680 Erweiterte Dialogboxen 680 Funktionen zum Zugriff auf die Dateiebene 680 Funktionen zur Bearbeitung von Feldern und Dokumenten 680 In-Memory- Variablen 681 Erweiterte Funktionen zur Arbeit mit Listen 681 Verschiedene weitere Funktionen 681 Beispiele von Applikationen, die Funktionen von The Formula One ToolkitTM verwenden Funktionsübersicht 683

9 12 Inhaltsverzeichnis 44 Foreign Exchange 687 Wo läuft Foreign Exchange? 687 Wie sorge ich dafür, daß Notes-Daten mit den Daten einer Fremddatenbank synchron bleiben?. 687 Wie steuere ich den Datenaustausch? 687 Wie funktioniert die Sicherheit? 688 Unterstützte Datenbanken für Windows-und OS/2-Notes-Server 688 Hintergrund Trinzic Infopump UnderCover 695 Wie UnderCover arbeitet 695 Technische Daten SerTel - Telefonintegration : Intercope HYSDN 699 Heterogene Welten 699 NDIS - Die WAN-Schnittstelle 699 ISDN-Interface 701 Installation und Konfiguration 702 Lieferversionen 702 Rahmenbedingungen 703 Kompatibilität ibex Domain Manager 705 Fall 1: Die italienische' MAIL.BOX 705 Fall 2: Die temporären Benutzer 706 Fall 3: Toter Server 707 Fall 4: Server mit»verdauungsstörungen«707 Fall 5: Der vergeßliche Administrator 708 Fall 6: Das Rätsel des nicht ausgeführten Programms 709 Lösungsansätze unter Verwendung von Notes 709 Weiterhin offene Punkte 709 Ein_automatisierter Ansatz: ibex DomainManager 710 Beispielapplikationen Beispielübersicht von mit Notes realisierbaren Lösungen 715 Grundsätzliche Überlegungen 715 Bürokommunikation (Office-Lösungen) 717 Projektverwaltung 719 Archiv 719 Vertriebsinformation 720 Support 721 Personal 722 Sonstige '. 723

10 Inhaltsverzeichnis TOSHCOM - Das Projekt bei der Toshiba Europa (I.E.) GmbH 725 Toshiba-Unternehmensprofil 725 Allgemeine Ausgangssituation im Haus Toshiba Europa 726 Das TOSHCOM-Projekt 726 Projektorganisation 730 Schlußbemerkung SAP-Helpline 745 Die Notwendigkeit eines elektronischen Informationssystems 745 Die Entscheidung für Lotus Notes 745 Produktion der Informationen 746 Verteilen der Informationen 747 Der Rollout und seine Vorbereitung 748 Laufender Betrieb 748 Service und Support 749 Zugriff auf die Datenbanken 749 Sicherheit im System 749 Verhalten der Informationsempfänger GROUP Open Office 751 GROUP Open Office TexOrg - Standardtextverwaltung 751 GROUP Open Office GloWi - Globale Wiedervorlagesteuerung 752 GROUP Open Office T&R - Termin- & Ressourcenplaner für Gruppen GROUP 3P - Personalinformationssystem 755 Personalplanung (. 755 Personalinformation 755 Personalentwicklung ikc-ideefix - Betriebliches Vorschlagswesen Dokumentation - Organisationshandbuch für Banken Agenturnachrichten und Börseninformationen CallAS - Call-Administrationssystem 763 Zuverlässigkeit ist der Schlüssel zum Erfolg 763 Ausgangssituation 763 CompuNet-Leistung: DV-Dienstleistungen rund um den Desktop 766 CompuNet-Lösung: dezentrale Benutzerservice-Organisation 766 Fazit ARS2000-Rat - Kommunaler Sitzungsdienst 775 Die Entwicklung der Anwendung 777 Das Sicherheitskonzept 778 Zusammenfassung und Ausblick 779

11 14 Inhaltsverzeichnis Anhang Die CD zum Buch 785 Verzeichnis BEILAGEN 786 Verzeichnis DEMOS 795 Verzeichnis FIRMEN 796 Verzeichnis VISIO Adressen Die Autoren 807 Stichwortverzeichnis.. 809

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