Kaufmännisches Wissen kompakt. Bedienanleitung für WISO Selbstständig Autoren: Günter D. Alt / Horst-Dieter Radke / Robert Chromow

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1 Kaufmännisches Wissen kompakt Bedienanleitung für WISO Selbstständig 2009 Autoren: Günter D. Alt / Horst-Dieter Radke / Robert Chromow 1

2 WISO Selbstständig 2009 Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser, Sie haben ein Produkt erworben, das aus unserer Sicht höchsten Ansprüchen an Qualität und Güte genügt. Dennoch sind wir verpflichtet darauf hinzuweisen, dass keine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Inhalte übernommen werden kann. Auch wenn die Abfassung der Inhalte sorgfältig und gewissenhaft erfolgte, können wir insbesondere für Druck- und Übertragungsfehler keine Gewähr leisten. Dieses Handbuch und die darin beschriebene Software wird nur in Lizenz vergeben und darf nur in Übereinstimmung mit den Bedingungen des Lizenzvertrages verwendet werden. Weiterhin ist dieses Handbuch urheberrechtlich geschützt. Jede Verwendung außerhalb des bestimmungsgemäßen Gebrauchs mit der zugehörigen Software ist ohne Zustimmung der Rechteinhaber unzulässig. Das gilt insbesondere für die Vervielfältigung, Übersetzung, Veröffentlichung (auch auszugsweise) und die Einspeicherung in elektronische Systeme. Alle Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind geschützte Warenzeichen der Hersteller und sind als solche zu betrachten. Lizenz durch ZDF Enterprises copyright Buhl Data Service GmbH Software-Entwicklung, Produktion und Vertrieb: Buhl Data Service GmbH 2

3 Inhalt Inhalt Systemvoraussetzungen...11 Wie Sie WISO Selbstständig 2009 installieren...11 Abschluss des Installations-Prozesses...14 Hilfe und Support...15 Komfortable Fernwartung...16 WISO Selbstständig 2009: Das Wichtigste für Ihren Erfolg!...19 Konzentration aufs Wesentliche...22 Von Null auf Rechnung in 60 Sekunden...24 Ein- und Ausgabe à la carte...25 So finden Sie sich in WISO Selbstständig 2009 zurecht...27 Oberflächlich betrachtet: Die Programmbereiche...27 Meine Zentrale: Office Heute...28 Allgegenwärtige Kontextmenüs...29 Karteikarten, Tastatur und Funktions- Buttons...30 Tolle Turbo-Tasten...31 Kompletter Eingabe-Komfort...33 am Beispiel Angebot...33 Karteikarte Druckansicht...35 Tabelleneingaben...39 Die Statusanzeige: Alles im Blick...41 Tabellen durchsuchen und sortieren...43 Tabellen gruppieren, filtern und anpassen...44 Tabellen auswerten und dauerhaft speichern...48 Ich freu mich auf meine Selbstständigkeit!...51 Meine Firma : Mit WISO in die Selbstständigkeit...53 Die Stammdaten-Erfassung...54 Einzelkämpfer oder Team?...57 Briefpapier gestalten...59 Erweitertes Layout-Design...62 Make or buy? erste Schritte: Im Schnelldurchgang vom Werbebrief zur Rechnungsliste für den Steuerberater...65 Der erste Brief...65 Die erste Kundin...69 Der erste Termin

4 WISO Selbstständig Die erste Dokumentenmappe...70 Das erste Angebot...72 Die erste Auftragsbestätigung...74 Die erste Rechnung...75 Die erste Mahnung...76 Der erste Zahlungseingang...78 Der erste Chef-Report...80 Die erste Rechnungsliste für den Steuerberater...81 Zwischen-Fazit...82 WISO Selbstständig von A wie Allgemeine Geschäftsentwicklung bis Z wie Zahlungserinnerung...83 Allgemeine Geschäftsentwicklung...83 Angebot...83 Anmerkungen...84 Ansicht...85 Artikel...88 Artikelkategorien...90 Artikelstammblatt...91 Auftragsarten...91 Ausgabeoptionen...91 Auswertungen...92 Benutzer (wechseln)...93 Brief...93 Briefpapier...94 Daten sichern, Datensicherung...94 Daten wiederherstellen...95 Datenbank reorganisieren...95 Datenfilter...96 Datenimport-Assistenten...97 Demodaten...99 Details...99 Dokumente Drucken Einheiten definieren Einstellungen Ersteinrichtungs-Assistent Export...106

5 Inhalt Fax Fernwartung Filtern Finanzen Gruppieren/Gruppierungsbereich Gutschrift Hilfe Historie Import Individuelle Felder Kalender Karteikarten Kaufartikel Kennwort (ändern) Kopieren und Bearbeiten Kunden Kundenkategorie Kundenstammblatt Landkartenanzeige Lieferbedingungen Lieferschein Mahngebühren Mahnung Mehrwertsteuer Meine Firma Mitarbeiter MS Excel MS Outlook NetViewer Nummernkreise Offene Posten Office Office Heute Online-Forum Online-Hilfe (FAQ) Online-Poststelle Online-Update PDF

6 WISO Selbstständig 2009 Rabatt Rechnung Rechnungsarchiv Rechnungsliste Steuerberater Rechnungsstellung Register/Reiter Routenplaner Sachbearbeiter Scannen Sortieren Spalten definieren Spalten einblenden Spaltenbreite Stammdaten Stammdaten-Listen Statistik Statusanzeige Steuernummer Suche(n) Tabellenansichten Tabellen-Auswertungen Teilzahlung Termin Textbausteine und Vorlagen Umsatz Umsatzsteuer Umsatzsteueridentifikationsnummer Unternehmer-Wiki Verkauf Verkaufspreise Vorgänge Vorlagen Vorsteuer Zahlungsbedingungen Zahlungseingang Zahlungserinnerung Fazit

7 Inhalt Anhang Liste der Datenbankfelder Stichwortverzeichnis

8 WISO Selbstständig

9 Teil 1 Bedienanleitung für WISO Selbstständig

10 WISO Selbstständig

11 Systemvoraussetzungen Systemvoraussetzungen Für einen reibungslosen Betrieb von WISO Selbstständig 2009 empfehlen wir die folgende Hard- und Software-Ausstattung: Prozessor: mindestens 1 GHz Hauptspeicher: mindestens 512 MB freier Festplattenspeicher: mindestens 180 MB XGA Grafikkarte: mindestens 1024 x 768 Bildpunkte Betriebssystem: Windows 2000 ab SP4, Windows XP ab SP2 oder Windows Vista ab SP1 Internet-Zugang für die Aktivierung der Software. Wie Sie WISO Selbstständig 2009 installieren Sobald Sie die Installations-CD in das Laufwerk gelegt haben, sehen Sie sich einem Startfenster gegenüber. Wählen Sie Jetzt installieren, um den Installationsassistenten zu starten. Klicken Sie auf Weiter und schalten Sie die Software durch Eingabe Ihrer Garantienummer frei. Dafür ist eine Internetverbindung erforderlich. Falls gerade keine Verbindung zum Internet besteht, stellt die Software mit Ihrem Einverständnis den Kontakt zum WISO-Server her. Sie finden Ihre Garantienummer auf dem Echtheitszertifikat auf der Verpackung oder Ihrer Vertragsrechnung: 11

12 WISO Selbstständig 2009 Nachdem Sie auf Installieren geklickt haben, wählen Sie im folgenden Dialog die Option Ich akzeptiere die Bedingungen der Lizenzvereinbarung und klicken Sie danach auf Weiter : 12

13 Systemvoraussetzungen Während das Programm die Online-Aktivierung startet, entscheiden Sie, ob Sie die WISO Aktualitäts-Garantie nutzen wollen. Hintergrund: In unserer schnelllebigen Zeit unterliegen Hard- und Software, aber auch Steuer- und andere Rechtsgrundlagen einem ständigen Wandel. Das gilt vor allem für das Geschäftsleben: Damit Sie stets auf Basis der aktuellen Gesetze und Rechtsprechung arbeiten und von den laufenden technischen Weiterentwicklungen profitieren, bieten wir Ihnen eine Aktualitäts-Garantie: Für 365 Tage ist diese Garantie bereits im Kaufpreis von WISO Selbstständig 2009 enthalten. Die Kosten der Vertragsverlängerung in Höhe von derzeit 49,95 Euro fallen erst bei Verlängerung an. Bei der Entscheidung über die Aktualitäts-Garantie können Sie zwischen drei risikolosen Alternativen wählen: Dauerhafte WISO Aktualitäts-Garantie. Vorteil: Sämtliche Änderungen werden per Live-Update direkt ins Programm eingespielt. Außerdem haben Sie Anspruch auf telefonischen Support und bekommen zusätzliche Premium-Vorteile im Wert von 15 Euro. Der komfortable Garantievertrag verlängert sich von Jahr zu Jahr, kann aber jederzeit ohne Angabe von Gründen zum Ende der Laufzeit gekündigt werden. 13

14 WISO Selbstständig 2009 Befristete WISO Aktualitäts-Garantie: Die befristete Garantie-Option bietet die gleichen Vorteile, endet aber grundsätzlich nach 365 Tagen. Bei Installation im Jahr 2008 ist die Aktualität auf jeden Fall bis Ende 2009 gewährleistet. Sie können die Software auch nach diesem Zeitpunkt für alle Vorgänge des Geschäftsjahres 2009 nutzen - kümmern sich darüber hinaus jedoch selbst um die Aktualisierung des Programms. Verzicht auf die WISO Aktualitäts-Garantie: In diesem Fall nutzen Sie WISO Selbstständig 2009 in der vorliegenden Fassung und übernehmen selbst die Aktualisierung der Software. Falls Sie während der Installation auf das Aktivieren des Aktualitätsvertrags verzichten, können Sie den Vorgang später jederzeit nachholen: Sie erreichen die Funktion über den Menüpunkt Hilfe - Aktualitäts-Garantie freischalten.... Voraussetzung für das Freischalten ist die Eingabe Ihrer Kundendaten. Ihre Bankverbindung ist nur dann erforderlich, wenn Sie sich für die erste Garantie-Option entscheiden. Falls Sie bereits Kunde der Buhl Data Service GmbH sind, genügt die Angabe von Kundennummer und Postleitzahl. Damit ersparen Sie sich unnötigen Erfassungsaufwand und vermeiden Fehleingaben. WISO Tipp: Manuelle Online-Updates Die komfortable Aktualitäts-Garantie sorgt für automatische Programmaktualisierungen. Über den Menüpunkt Hilfe - Online-Update können Sie die kostenlosen Software-Updates bei Bedarf aber auch von Hand anstoßen: Das Programm stellt daraufhin eine Internetverbindung her und lädt die bereitgestellten Daten vom Buhl-Data-Server herunter. So arbeiten Sie immer mit der aktuellsten Version von WISO Selbstständig Abschluss des Installations-Prozesses Nach der Online-Aktivierung des Programms legen Sie fest, ob das Programm nur von Ihnen selbst oder allen Benutzern des Computers genutzt werden darf. Außerdem wählen Sie das Laufwerk, auf dem WISO Selbstständig 2009 installiert werden soll. Als Zielordner ist /Programme/Buhl/Selbstständig 2009 voreingestellt. Sie können stattdessen aber auch einen anderen Ordner vorgeben: Dazu klicken Sie auf Ändern, wählen ein anderes Verzeichnis oder geben einen Pfad von Hand ein. Klicken Sie dann auf OK und Weiter. 14

15 Hilfe und Support Zu guter Letzt entscheiden Sie dann noch, ob Verknüpfungen zu WISO Selbstständig 2009 auf dem Desktop und/oder in der Schnellstartleiste angelegt werden sollen. Klicken Sie abschließend auf Weiter und starten Sie den Installationsprozess per Mausklick auf die Schaltfläche Installieren. Hilfe und Support Falls eine Ihrer Fragen durch dieses Bedienbuch nicht beantwortet wird, können Sie Kontakt zu uns aufnehmen. Wir beantworten Ihre Anfragen gern, möchten Sie aber bitten, zuvor zwei weitere Informationsquellen zu Rate zu ziehen: Sollte Ihre Frage bereits von anderen Anwendern gestellt worden sein, wird sie in den Online-FAQ beantwortet. Sie erreichen die Frage- und Antwortsammlung über den Menüpunkt Hilfe - Online-Hilfe (FAQ). Zahlreiche Tipps und Lösungsvorschläge finden Sie darüber hinaus in unserem Online-Forum: Dort können Sie Ihre Anliegen, Kritik oder Anregungen zum Programm mit unseren Experten und anderen erfahrenen Benutzern diskutieren. Aus Selbstständig 2009 heraus rufen Sie die Informationsplattform über den Menüpunkt Hilfe - Online-Forum auf. Die Internetadresse lautet Außerdem können Sie auf den folgenden Wegen mit uns Kontakt aufnehmen: Kunden mit Aktualitäts-Garantie erreichen unseren telefonischen Kundendienst unter / (0,14 Euro pro Minute aus dem deutschen Festnetz - Mobilfunktarife können abweichen). Die Hotline ist in folgenden Zeiten besetzt: Montag bis Freitag von 9 bis 21 Uhr und Samstag von 9 bis 13 Uhr. Anfragen per Fax schicken Sie bitte an: / (0,14 Euro pro Minute aus dem deutschen Festnetz) Die Postanschrift lautet: Buhl Data Service GmbH Support Center Am Siebertsweiher 3/ Neunkirchen 15

16 WISO Selbstständig 2009 Komfortable Fernwartung Sollte sich ein Anwendungsproblem einmal nicht auf Anhieb telefonisch lösen lassen, kann ein Mitarbeiter unserer Hotline den Fernsupport aktivieren: Er fordert Sie dann auf, das Teilnehmerprogramm Netviewer zu starten. Dabei handelt es sich um ein externes Hilfsprogramm, das Sie in WISO Selbstständig 2009 über den Menüpunkt Hilfe - Fernsteuerung Supportteam... aufrufen: Sollte nach Starten der Fernsteuerung eine auf Ihrem PC installierte Firewall-Software Sie nach dem Zulassen oder Verweigern einer Internetverbindung fragen, wählen Sie bitte zulassen. Der Berater teilt Ihnen am Telefon daraufhin eine mehr stellige Beratungsnummer mit, die Sie in den Dialog Teilnehmer Login eintragen. Zwischen Ihrem PC und dem des Beraters besteht nun eine gesicherte und verschlüsselte Internetverbindung. Sie befinden sich zu nächst im Watch -Modus: In einem separaten Fensterrahmen sehen Sie den Bildschirm-Inhalt des Beraters. So können Sie verfolgen, welche Arbeitsschritte Ihr Berater gerade ausführt: Er zeigt Ihnen zum Beispiel Schritt für Schritt, wie ein bestimmtes Programm-Modul zu bedienen ist. Sie können dem Mitarbeiter umgekehrt aber auch Ihren eigenen Bildschirminhalt zeigen: Dafür schalten Sie die Online- Verbindung in den Zeige -Modus um - ein Mausklick auf den Show -Button genügt. Ohne dass komplizierte Beschreibungen erforderlich sind, erkennt der Berater auf Anhieb, an welcher Stelle des Programms Sie sich gerade befinden und wo das Problem liegt. 16

17 Hilfe und Support Besonders praktisch: Falls erforderlich, kann der Berater Ihren PC sogar von Ferne bedienen oder benötigte Dateien übertragen! Dafür braucht er aber in jedem Fall Ihr ausdrückliches Einverständnis. Über die Schaltflächen On und Off schalten Sie die Fernsteuerung im Show -Modus bei Bedarf ein und aus. 17

18 WISO Selbstständig

19 Das Wichtigste für Ihren Erfolg! WISO Selbstständig 2009: Das Wichtigste für Ihren Erfolg! Wer selbstständig ist, hat viele gute Ideen und viel zu tun - aber wenig Zeit. Deshalb hat WISO eine Lösung entwickelt, die den Organisationsaufwand im Büro minimiert: Mit WISO Selbstständig 2009 verfügen Sie über eine Software, mit der Sie die wichtigsten kaufmännischen Aufgaben einfach und bequem unter einem Dach erledigen. Das ewige Hin und Her zwischen Textprogramm, Tabellenkalkulation, Terminkalender, Aufgabenplaner, Adressverwaltung und anderen Datenbanken bleibt Ihnen künftig erspart. Der Funktionsumfang im Überblick: Sie schreiben aus dem Stand professionelle, finanzamtssichere Rechnungen - und das viel einfacher und bequemer als mit Word & Co.! Sie erstellen optisch ansprechende Geschäftsbriefe, Angebote und rechtssichere Mahnungen. Sogar auf eine ganze Reihe fertiger Textvorlagen können Sie zugreifen! Das Programm erinnert Sie an fällige Rechnungen und bereitet automatisch effektive Zahlungserinnerungen vor. Sie haben jederzeit den Überblick über Ihre Umsätze, offenen Posten und die allgemeine Geschäftsentwicklung. Die Kundenverwaltung liefert Ihnen alle Daten auf einen Blick: Kontaktadressen, Ansprechpartner, Bankverbindungen etc. In der Artikelverwaltung passen Sie die Preise für Ihre Produkte und Dienstleistungen schnell und einfach an. Außerdem lassen sich Sonderkonditionen hinterlegen zum Beispiel für Marketing-Aktionen. Separaten Erfassungsaufwand können Sie sich sparen: Die Artikel- und Kundendatenbanken füllen sich nach und nach wie von selbst. Der Terminkalender sorgt dafür, dass Sie nichts Wichtiges vergessen. Über eine Schnittstelle zu Online-Kartendiensten wie GoogleMaps, KlickTel oder Via Michelin lassen Sie sich die Standorte Ihrer Kunden und die dazugehörigen Wegbeschreibungen anzeigen. 19

20 WISO Selbstständig 2009 Die Online-Poststelle bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Briefe, Angebote und Rechnungen via Internet zu versenden: Um das Drucken, Falzen, Kuvertieren und die Auslieferung Ihrer Papierkorrespondenz brauchen Sie sich künftig nicht mehr zu kümmern. Auch der bequeme SMS- und Fax-Versand ist auf diese Weise direkt aus dem Programm heraus möglich. Besonders praktisch: Wenn Sie Ihre Rechnungen elektronisch versenden wollen, können Sie sie in der Online-Poststelle sogar formvollendet digital signieren lassen! Und das Beste: Sämtliche Programmbereiche sind ganz eng miteinander verzahnt! Das erspart Ihnen umständliche und fehleranfällige Mehrfacheingaben. Über Ihre Bürozentrale Office Heute und das Auftragsmodul Vorgänge rufen Sie sämtliche aktuellen Geschäftsaktivitäten mit einem einzigen Mausklick auf. Mit der professionellen Auftragsverwaltung für Nicht-Kaufleute haben selbst wenig erfahrene Selbstständige schnelle Erfolgserlebnisse. Die korrekte Abwicklung für das Finanzamt übernimmt Ihr Steuerberater: Mit WISO Selbstständig 2009 liefern Sie ihm alles, was er dafür braucht. Das Ergebnis: Alles ist perfekt organisiert. Sie konzentrieren sich auf Ihren Erfolg und überlassen komplizierte Themen den Spezialisten. Bitte beachten Sie: Ob Sie WISO Selbstständig 2009 zunächst einmal nur zum Schreiben von Rechnungen einsetzen oder gleich den kompletten Funktionsumfang nutzen wollen, bleibt allein Ihnen überlassen. Wer klein anfängt, nimmt die übrigen Module später einfach nach und nach hinzu. So oder so: Sie können sofort loslegen, ohne dass langwierige Datenerfassungen oder gar Software-Schulungen erforderlich sind: Das Programm lässt sich ebenso einfach bedienen wie ein normales Office-Produkt. 20

21 Das Wichtigste für Ihren Erfolg! Wachstum vorprogrammiert: Die WISO Mein Büro -Familie WISO Selbstständig 2009 gehört zur WISO Mein Büro -Familie. Dadurch ist gewährleistet, dass Sie bei wachsenden betrieblichen Anforderungen und neuen Herausforderungen nahtlos auf eine passende Software-Version umsteigen können: WISO Mein Büro bietet Ihnen zusätzlich eine Einnahmen-Überschussrechnung sowie ein Online-Bankingmodul. Außerdem erstellen Sie mit dieser Programmversion eigenhändig Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Ihre betrieblichen Steuererklärungen. WISO Mein Büro Professional ist mandantenfähig und unterstützt die Soll-Versteuerung. Die Pro-Version ermöglicht Teil- und Sammelrechnungen, kundenbezogene Rabatte und viele weitere Vereinfachungen bei der Auftragsverwaltung. Das Programm erlaubt die Überwachung mehrerer Online-Konten, die Verarbeitung von Lastschriften und verfügt über eine konfigurierbare DATEV-Schnittstelle. Ein praktisches Zeitplan - Modul erleichtert die Planung und Überwachung zeitkritischer Projekte. Abgerundet wird der erweiterte Funktionsumfang durch noch mehr Flexibilität bei der Vorlagengestaltung. WISO Selbstständig 2009 Mittelstand ist darüber hinaus netzwerkfähig, kann also gleichzeitig von verschiedenen Arbeitsplätzen aus genutzt werden (z. B. Vertrieb, Lager und Buchhaltung). Obendrein steht Ihnen eine komplette Lagerverwaltung zur Verfügung - inklusive Inventurund Bewertungs-Modul. 21

22 WISO Selbstständig 2009 Budget-Tipp: Falls Sie nicht sicher sind, ob Sie den erweiterten Funktionsumfang tatsächlich benötigen, fangen Sie einfach klein an: Der nahtlose Umstieg auf eine höhere Version ist jederzeit problemlos möglich. Nachteile entstehen Ihnen nicht: Der ursprüngliche Kaufpreis wird bei einem Versionswechsel in voller Höhe angerechnet! Über den Menüpunkt Hilfe - Jetzt upgraden starten Sie den Umstieg auf eine höhere Ausbaustufe: Konzentration aufs Wesentliche WISO Selbstständig 2009 wurde ausdrücklich auf die Bedürfnisse wenig erfahrener Geschäftsanwender zugeschnitten: Beim Alltagseinsatz benötigen Sie daher weder eine kaufmännische Ausbildung oder ein Betriebswirtschaftsstudium noch jahrelange Erfahrungen mit der Selbstständigkeit! 22 Und noch etwas können wir Ihnen versprechen: Die Bedienung des Programms erklärt sich in den allermeisten Fällen ganz von selbst. Aus diesem Grund haben wir bewusst darauf verzichtet, Sie mit einer kompletten Programmdokumentation zu behelligen, in der Tabelle für Tabelle, Dialog für Dialog, die einzelnen Eingabeund Ausgabefelder erklärt werden. Stattdessen möchten wir mit Ihnen die wichtigsten betrieblichen Einsatzmöglichkeiten anhand vieler Beispiele durchgehen.

23 Das Wichtigste für Ihren Erfolg! Demo-Datenbank Apropos Beispiel: Zusammen mit WISO Selbstständig 2009 stellen wir Ihnen eine Demo-Datenbank zur Verfügung, die beim ersten Aufruf des Programms automatisch geöffnet wird. Darin finden Sie zahlreiche Geschäftsvorgänge des fiktiven Unternehmens Automobiltuning GbR: Bevor Sie WISO Selbstständig 2009 mit Ihren eigenen Daten füttern, können Sie anhand dieses Beispiels sämtliche Funktionen ausprobieren und sich mit der Handhabung vertraut machen. Mehr noch: Die praktischen Demo-Daten bleiben erhalten, nachdem Sie in den Echtbetrieb gewechselt sind. Wenn Sie beim Aktivieren neuer Module also nicht ganz sicher sind, welche Wirkungen eine bestimmte Funktion hat und wie sie mit anderen Programmbestandteilen verzahnt ist, können Sie über den Menüpunkt Selbstständig - Demodaten jederzeit die Test-Datenbank aufrufen und nach Herzenslust damit experimentieren. 23

24 WISO Selbstständig 2009 Wie einfach und bequem die Bedienung von WISO Selbstständig 2009 ist, wollen wir Ihnen nun gleich einmal anhand einer neuen Rechnung demonstrieren. Von Null auf Rechnung in 60 Sekunden Über den Menüpunkt Vorgänge - Rechnungen rufen Sie die Rechnungsliste des Beispielbetriebs auf. Wenn Sie dort am unteren rechten Fensterrand auf die Schaltfläche <F10> Neu klicken (oder die Funktionstaste <F10> drücken) sehen Sie gleich der intelligenten Druckansicht einer neuen Rechnung gegenüber: Diese unscheinbare Druckansicht bietet weit mehr als die sonst übliche Vorschaufunktion: Sämtliche Felder, in denen sich veränderbare Daten befinden, sind blau hervorgehoben. Ein Mausklick auf eine Hervorhebung sorgt dafür, dass sich die passende Eingabemaske öffnet: 24

25 Das Wichtigste für Ihren Erfolg! So geben Sie im Handumdrehen die Kundenanschrift und die übrigen Rechnungsdetails ein. In jedem Einzelfall haben Sie die Wahl, ob Sie Ihre Eingaben manuell machen oder zum Beispiel die Kunden-, Produkt- und Dienstleistungs-Informationen aus zuvor gespeicherten Artikel- oder Kunden- Stammdaten übernehmen wollen. Ein- und Ausgabe à la carte Haben Sie sich für die manuelle Erfassung entschieden, können Sie die Daten anschließend für eine erneute Benutzung in den Stammdaten speichern. Auf diese Weise wachsen Ihre Kunden- und Artikel-Listen Schritt für Schritt. Separate Dateneingaben können Sie sich auf diese Weise im besten Fall ganz sparen. Wenn Sie die Rechnungsdaten lieber in Tabellenform als in der Druckansicht eingeben, klicken Sie auf den Reiter Eingabemaske am linken oberen Fensterrand: 25

26 WISO Selbstständig 2009 Am Ergebnis ändert die alternative Darstellungsweise nichts: Nach Rückkehr zur Druckansicht brauchen Sie nur noch auf das Druckersymbol zu klicken - und schon halten Sie Ihre erste selbst erstellte Rechnung in Händen! Sie sehen: Länger als eine Minute muss das Erstellen eines professionellen Geschäftsdokuments wirklich nicht dauern! Ausgabe-Vielfalt: Elektronik statt Papier! Falls Sie Ihre Rechnung statt auf Papier lieber per oder Fax verschicken wollen oder auch eine PDF-Version für Ihr elektronisches Archiv benötigen, stehen Ihnen diese Ausgabemöglichkeiten in der Druckansicht ebenfalls zur Verfügung. Mehr noch: Die Online-Poststelle verbindet die Geschwindigkeit und Bequemlichkeit des versands mit dem positiven Image gedruckter Geschäftskorrespondenz. Dabei übermitteln Sie Ihre Ausgangspost via Internet an die virtuelle Poststelle, wo die Schreiben gegen eine geringe Gebühr gedruckt, eingetütet, frankiert und bei der Post eingeliefert werden. Besonders praktisch: Anders als bei einem Text- oder Tabellenprogramm müssen Sie sich über die Platzierung der Rechnungselemente auf dem Ausdruck keine Gedanken machen. Falls Sie mit vorgedruckten Geschäftspapieren arbeiten, haben Sie außerdem die Möglichkeit, das Briefpapier von WISO Selbstständig 2009 abzuschalten oder aber an Ihre eigenen Vorstellungen anzupassen. Für diese Zwecke gibt es ein spezielles Design-Modul, das Sie über Extras - Briefpapier gestalten aufrufen. Angefangen beim eigenen Logo über die Absenderzeile und Fußtexte bis hin zur Auswahl erforderlichen Rechnungsinformationen bringen Sie Ihre Geschäftsdokumente mit dem Design- Baukasten Schritt für Schritt in die gewünschte Form. Schickes Design-Modul Die verschiedenen Möglichkeiten der Vorlagengestaltung werden im Kapitel Meine Firma : Mit WISO in die Selbstständigkeit ausführlich vorgestellt. 26

27 So finden Sie sich zurecht So finden Sie sich in WISO Selbstständig 2009 zurecht Soviel Zeit muss sein: Um Ihnen die Orientierung in WISO Selbstständig 2009 zu erleichtern und damit wir uns in den folgenden Kapiteln richtig verstehen, geben wir Ihnen zunächst einen Überblick über die wichtigsten Programmelemente. Oberflächlich betrachtet: Die Programmbereiche Ganz oben im Programmfenster befindet sich die Menüleiste, über die Sie Zugriff auf sämtliche Bereiche von WISO Selbstständig 2009 haben. Die fünf wichtigsten Handlungsfelder Ihres Betriebs können Sie aber auch über den Navigationsbereich aufrufen, der sich am linken Fensterrand befindet und aus drei Teilen besteht: der Überschrift des gerade aktiven Handlungsfelds ( Stammdaten, Office, Vorgänge, Finanzen oder Auswertungen ) mehreren Symbolen, über die Sie die wichtigsten Unterfunktionen der jeweiligen Rubrik aufrufen (unter Stammdaten sind das zum Beispiel Kunden, Artikel und Meine Firma ) sowie fünf Auswahl-Buttons am unteren Rand der Navigationsleiste, mit deren Hilfe Sie zwischen den fünf Arbeitsumgebungen umschalten. Und das verbirgt sich hinter den einzelnen Tätigkeitsbereichen: Stammdaten : In diesem Bereich geben Sie Ihre grundlegenden Firmendaten ein und verwalten die immer wieder genutzten Kundenund Artikel-Informationen. Unter Artikel versteht WISO Selbstständig 2009 Ihre Produkte und Dienstleistungen. 27

28 WISO Selbstständig 2009 Office : Im virtuellen Büro überwachen Sie Ihre Termine, schreiben und verschicken Ihre Ausgangspost, versenden SMS und Fax-Mitteilungen und signieren elektronische Rechnungen. Vorgänge : Im Auftragsmodul erstellen und überwachen Sie Ihre Angebote und Rechnungen. Finanzen : Hier kontrollieren Sie die Bezahlung Ihrer offenen Posten (das sind die von Ihren Kunden noch nicht bezahlten Rechnungen), drucken Mahnungen und erstellen die Rechnungs-Listen für Ihren Steuerberater. Auswertungen : In Ihrer Controlling -Abteilung lassen Sie sich differenzierte Berichte zur Auftrags- und Umsatzentwicklung zeigen. Die grundlegende Bedienung von WISO Selbstständig 2009 folgt zunächst stets demselben Muster: Sie wählen zuerst eines der fünf Handlungsfelder und dann den gewünschten Funktionsbereich aus, in dem Sie gerade arbeiten wollen. Wenn Sie zum Beispiel einen Brief schreiben möchten, klicken Sie auf Office und dann auf das Symbol Briefe. Zusätzlich zu dieser Hauptverkehrsstraße gibt es viele pfiffige Abkürzungen und Schleichwege, um zum gleichen Ergebnis zu kommen. Einige davon möchten wir Ihnen kurz vorstellen. Meine Zentrale: Office Heute Eine erste Vereinfachung bietet die Startseite Office - Heute : Dort erkennen Sie auf einen Blick,... wie viele aktuelle Termine auf Sie warten, wie viele offene Angebote, nicht gedruckte und unbezahlte Rechnungen in Arbeit sind und wie viele offene Posten und fällige Mahnungen es gibt. Wer einen Motivationsschub braucht, kann im Statistik -Kasten außerdem einen Blick auf den in Euro und Cent ausgewiesenen Tagesumsatz werfen ( Rechnungen heute ). 28

29 So finden Sie sich zurecht Auch wenn man das den meisten Info-Zeilen nicht auf Anhieb ansieht: Es handelt sich um klickbare Hyperlinks, über die Sie bei Bedarf sofort in die jeweilige Arbeitsumgebung wechseln. Probieren Sie s aus: Wenn Sie mit dem Mauszeiger zum Beispiel auf Fällige Mahnungen zeigen, verwandelt sich die Anzeige in einen Link. Ein einfacher Mausklick bringt Sie zur Liste der Mahnungen. Allgegenwärtige Kontextmenüs Ausgesprochen praktisch sind auch die zahlreichen Arbeitserleichterungen, die WISO Selbstständig 2009 seinen Anwendern bietet. Fangen wir mit dem sogenannten Kontextmenü an, in dem je nach Arbeitsumgebung die passenden und am häufigsten genutzten weiterführenden Funktionen zusammengefasst sind. Sie rufen das Kontextmenü auf, indem Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Listeneintrag klicken: 29

30 WISO Selbstständig 2009 Wenn Sie Mausliebhaber sind und nach dem schnellsten Weg zu einer bestimmten Funktion suchen, ist ein Rechtsklick auf ein Programmelement also fast immer eine gute Idee. Extra-Tipp: Kontextmenü per Tastatur Wer den Umweg über die Maus vermeiden will, kann zum Öffnen von Kontextmenüs auch die viel zu selten genutzte Kontextmenü-Taste verwenden: Die befindet sich auf der PC-Tastatur rechts neben der <Leer-> und <Alt Gr>- Taste. Voraussetzung ist aber, dass das gewünschte Programmelement zuvor markiert worden ist. Karteikarten, Tastatur und Funktions- Buttons In WISO Selbstständig 2009 werden an vielen Stellen sogenannte Karteikarten (= Register) eingesetzt, um Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung zu stellen. Per Klick auf den Reiter einer solchen Kartei- oder Registerkarte holen Sie die 30

31 So finden Sie sich zurecht betreffende Eingabemaske in den Vordergrund und füllen sie anschließend aus. Sie haben den Reiterwechsel beim Umschalten von der Druckansicht zur Eingabemaske im Rechnungs-Beispiel ja bereits ausprobiert. Besonders praktisch: Bisherige Eingaben gehen durch einen Klick auf einen anderen Reiter nicht verloren: Das Programm merkt sich die Änderungen automatisch! Wenn Sie zur großen Mehrheit der Windows-Anwender gehören, benutzen Sie Ihre Tastatur überwiegend für die Text- oder Zifferneingabe und drücken ab und zu die <Return>- oder <Enter>-Taste zum Abschließen von Dialogen. Das Bedienen von Programmelementen hingegen erledigen die meisten Menschen per Maus. Leider ist das in vielen Fällen ein unproduktiver Umweg: Achten Sie bei nächster Gelegenheit einmal darauf, wie störend der wiederholte Griff zur Maus ist und wie lang die Mauswege sind, die Sie immer wieder zurücklegen. Vor allem bei Routinetätigkeiten kostet das ungeheuer viel Zeit. In den meisten Fällen geht die Bedienung zum Beispiel das Aufrufen von Eingabeformularen, das Speichern oder das Drucken sehr viel leichter von der Hand, wenn man das per Tastatur erledigt. Tolle Turbo-Tasten Insbesondere die zwölf Sondertasten am oberen Rand der Tastatur, die vermeintlich altmodischen Funktionstasten, fristen bei Windows-Anwendern völlig zu Unrecht ein Schattendasein. Ein Grund dafür ist, dass niemand Lust hat, die Belegung dieser Turbo-Tasten auswendig zu lernen. Um Ihnen diese Mühe zu ersparen, finden Sie in den Programmfenstern von WISO Selbstständig 2009 viele Schaltflächen, die zusätzlich zur eigentlichen Beschriftung mit einem Funktionstasten-Symbol versehen sind: 31

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