Federation Web 2.0 Schlüsseltechnologie für moderne Kommunikation zwischen Unternehmen WHITE PAPER

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1 Federation Web 2.0 Schlüsseltechnologie für moderne Kommunikation zwischen Unternehmen WHITE PAPER Dieses Dokument liefert technisch interessierten Menschen erste Informationen zum Thema Federation. Es soll Sie für die Idee gewinnen, diese neue Technologie in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation einzusetzen.

2 Was ist Federation? Ein neuer Begriff, wohl eine Anleihe aus dem Star Trek Universum, findet derzeit schnell Eingang in die Fachsprache der Kommunikationstechnologie: Federation. Was hat man sich darunter vorzustellen? Eine Federation (Föderation) ist ein besonderer Vertrauensrahmen oder ein besonderes Vertrauensnetz für die Nutzer von IT- und TK-Systemen, das eine gesicherte Struktur für die Kommunikation zwischen Organisationen schafft, mit dem Ziel, die Zusammenarbeit (Kollaboration, engl. Collaboration) ihrer Mitglieder zu verbessern. Im Rahmen dieser Struktur legt jede Organisation, beispielsweise ein Unternehmen, für sich einerseits die Qualität der Information fest, die es preisgeben möchte, und entscheidet andererseits, welche Dienste und Systeme für den Austausch dieser Informationen genutzt werden dürfen. Diese Begriffsdefinition orientiert sich an technischer Literatur, insbesondere an ECMA (European association for standardizing information and communication systems früher European Computer Manufacturers Association)- Dokumenten, in denen von federation, federated solutions und federated services die Rede ist. Eine deutsche Schreibweise hat sich noch nicht etabliert, weshalb in diesem Dokument generell der englische Begriff verwendet wird. Typische Kommunikationsdienste, die heute im Rahmen einer Federation genutzt werden können, sind Präsenz-Management und Instant Messaging (Chat). Darüber hinaus sind in Zukunft auch andere Dienste denkbar. So könnten auch Audio- und Videodienste im Rahmen einer Federation bereitgestellt werden. Das Präsenz-Management innerhalb einer Federation ermöglicht es, Präsenz- Informationen zwischen Organisationen auch über die Unternehmensgrenze hinweg auszutauschen. Die Technologie liefert Informationen zur Erreichbarkeit einer Person, so dass, abhängig von deren Status, ein geeignetes Kommunikationsmittel gewählt werden kann. Der Anwender erfährt also etwas über den aktuellen Status einer Person bzw. stellt solche Informationen anderen zur Verfügung. Ist jemand online und gerade erreichbar, kann man ad hoc Kontakt über das Telefon aufnehmen, eine Kurznachricht senden und sofort eine Antwort erwarten (Instant Messaging, Chat). Diese Funktionen zählen zur Gruppe der synchronen Medien. Ist der gewünschte Partner momentan nicht erreichbar, so wählt man in der Regel die als (asynchronen) Kommunikationsweg. Präsenz-Management fördert somit die Agilität der Nutzer. Darüber hinaus bieten solche Systeme in der Regel erweiterte Funktionalitäten: Oft besteht zum Beispiel auch die Möglichkeit, sich über die Präsenzstatus-Änderung einer bestimmten Person informieren zu lassen (Tagging). Eine äußerst hilfreiche Funktion, wenn man sehnsüchtig auf die Rückkehr einer Person an den Arbeitsplatz wartet, weil man eine dringende Information benötigt. Auffällig ist hierbei ein Zusammenhang mit Funktionen des Web 2.0 und von sozialen Netzwerken. Wir sehen daher die Federation auch als Schlüsseltechnologie für den Einsatz von Web 2.0 Anwendungen, und zwar vor allem im Unternehmensumfeld. Stellensuchenden Privatpersonen oder kontaktsuchenden Studenten nützt sie weniger, da es sich um eine Technologie speziell für Organisationen handelt. Entwickelt wurde sie aber aus dem Bedürfnis heraus, sich zeitgemäßer Kommunikationsmittel zu bedienen. Dies kommt den Wünschen der Mitarbeiter entgegen, die längst im Privatleben gelernt haben, dass sich damit viele Aufgaben einfacher und schneller bewältigen lassen. Um das langfristige Potenzial des Einsatzes von Federation-basierter Kommunikation zu verdeutlichen, macht es Sinn sich noch etwas genauer mit den Diensten Präsenz-Management und Instant Messaging zu beschäftigen ESTOS GmbH Seite 2

3 Was ist Präsenz-Management? In der Welt klassischer Computer Telefonie Integrations (CTI)-Konzepte, den Vorläufern vieler Unified Communications (UC, vereinheitlichte Kommunikation)-Lösungen, standen nicht die Benutzer, sondern ihre Telefonleitungen und die dort stattfindenden Ereignisse im Mittelpunkt ( leitungszentrierte Architektur ). Hier hieß es Leitung 177 Franz Müller besetzt. In der Welt moderner SIP-basierter Unified Communications-Anwendungen wird eine neue personenzentrierte Architektur möglich: Natürlich steht hier die Person als kommunizierendes Wesen an erster Stelle! Konsequenterweise heißt es daher nun: Franz Müller beschäftigt im Gespräch oder Franz Müller beschäftigt im Termin bis 12:00. Wenn man dabei noch berücksichtigt, dass auch neue Dienste und Medien in das Kommunikationsnetz integriert sein können, ergeben sich aus diesem Kontext zahlreiche neue Fragen: Ist die Person, mit der ich kommunizieren möchte, erreichbar? Über welches Medium kann ich Kontakt aufnehmen? Die entscheidenden Antworten hierzu liefert ein Präsenz-Management System (Abb.1). Mit jeder Person (Benutzer, Identität) verknüpft ein System einen definierten Zustand, die sogenannte Präsenz-Information. Diese wird in Echtzeit nach definierten Regeln aus den Stati mehrerer Dienste gebildet. Beispiele dafür sind Telefoniestatus (Telefonie-Dienst), Kalenderstatus (Kalender-Dienst) und ein An-Abgemeldet-Status (System-Dienst). Die Präsenz-Information gibt daher dynamisch über die Erreichbarkeit eines Kommunikationspartners Auskunft, je nach aktuellem Zustand der verschiedenen Dienste. Was ist Instant Messaging? Am heutigen typischen Büroarbeitsplatz dominieren zwei Medien: das Telefon zur Kommunikation in Echtzeit, ein synchrones Medium, und die für den überwiegenden Teil des Schriftverkehrs, ein asynchrones Medium für die weniger zeitkritische Kommunikation. Andere asynchrone Medien, wie z.b. das beliebte Fax, treten in den Hintergrund, weil Sie zunehmend im -Format aufgehen. Anzeige verfügbar beschäftigt abwesend inaktiv nicht stören Präsenz-Information nicht verfügbar Präsenz-Information Durch die laufende Optimierung der Netzwerke und die steigende Akzeptanz bei den Nutzern etabliert sich dazu eine weitere, relativ junge Konversationsmethode, bei der schriftlich kommuniziert wird: das Instant Messaging (IM, Chat). Bei dieser Methode kommunizieren zwei oder mehrere Nutzer mittels Textnachrichten. Dienste Telefonie System Kalender Benutzer IDLE Die Nachrichten werden dabei in Echtzeit mittels eines Push-Verfahrens ausgetauscht. Die Nutzer bedienen sich dazu einer speziellen Clientanwendung, z.b. ESTOS ProCall oder Microsoft Office Communicator. Die Clients wiederum sind über einen Server oder Dienst miteinander verbunden. Die Handhabung ist so unkompliziert wie die , mit dem Vorteil, dass man spontan reagieren, und auch sofort eine Reaktion erwarten kann. Für kurze Rückfragen oft genau das Richtige. Statusquellen Leitung 1 Leitung 2 Termin Eingabe IDLE-Status Abb. 1: Beispiel Aufbau Präsenz-Management System Die beiden Dienste Präsenz-Management und Instant Messaging ergänzen das Telefon und die hervorragend. Sie ermöglichen den Nutzern eine situationsgerechte Kontaktaufnahme und Ansprache ESTOS GmbH Seite 3

4 Medienmix am flexiblen Arbeitsplatz Wie sieht er also aus, der typische Büroarbeitsplatz in den kommenden Jahren? Telefon und , Präsenz-Management und Instant Messaging sind unverzichtbare Bestandteile der modernen Kommunikation im Geschäftsleben. Für eine Kommunikation mittels Video außerhalb eines privaten oder speziellen geschäftlichen Bereichs müssen erst noch kulturelle Schranken fallen. Räumlich flexible Nutzer möchten sich an mehreren Lokationen, am Büro- Arbeitsplatz, unterwegs und zu Hause über verschiedene Endgeräte (Devices) wie Tischtelefon, Mobiltelefon, PC und Laptop informieren und miteinander kommunizieren. Jedes Endgerät hat ein typisches Nutzungsprofil mit Stärken und Schwächen. Unified Communications-Funktionen sind für alle gängigen Geschäfts-Anwendungen (ERP-, CRM- und Branchenlösungen) verfügbar und in deren Masken förmlich hineingewoben. Dedizierte Anwendungen bieten zusätzlichen Komfort und Anpassungsmöglichkeiten für spezielle Anforderungen (z.b.: Contact Center). Für eine bedarfsgerechte, zielgerichtete und sichere Kommunikation über diesen komplexen Medienmix liefert eine Federation den adäquaten organisatorischen und technologischen Rahmen. Doch nicht für alle Mitarbeiter ist das neue Konzept gleich wertvoll. Wer profitiert von der Federation? Von einer Federation profitieren Menschen in Organisationen, die zusammen arbeiten oder in einer regelmäßigen Geschäftsbeziehung stehen. Dazu gehören Kollegen genauso wie Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden. Ähnlich wie der standardisierte elektronische Datenaustausch (EDIFact) den Handel zwischen den beteiligten Partnern kanalisiert und strukturiert, ermöglicht eine Federation eine strukturierte Kommunikation zwischen den Organisationen. Die Basis dafür bilden technische Richtlinien und gemeinsam akzeptierte Rahmenbedingungen, die auf einer administrativen Ebene festgelegt werden können. Die Technologie lässt aber letztendlich dem Nutzer die Freiheit selbst zu entscheiden, ob und wie er die Möglichkeiten nutzen möchte. Für das Geschäftsleben wirklich relevant? Die meisten heute eingesetzten Präsenz-Managementsysteme stellen überwiegend Insel-Lösungen dar. So bleibt der Austausch von Präsenz-Informationen den registrierten Nutzern eines geschlossenen Systems vorbehalten. Projektpartner, Tochterfirmen, Lieferanten, die vielleicht sogar über dieselbe technische Infrastruktur verfügen, bleiben ausgeschlossen. Und das, obwohl vielleicht im Rahmen einer Kooperation mit den Geschäftspartnern intensiver kommuniziert wird, als mit vielen Fachabteilungen der eigenen Organisation. Eine denkbare Alternative wäre auf den ersten Blick die Verabredung, einen gemeinsamen öffentlichen Dienst wie den Windows Live Messenger zu nutzen. Solche Lösungen sind heute aber primär für private Endnutzer und nicht für Unternehmen geschaffen. Das führt zu starken Einschränkungen, was die Abbildung unternehmensspezifischer Bedürfnisse betrifft und wirft eine Menge sicherheitsrelevanter Fragen auf. Ähnlich der Entwicklung bei -Systemen ist daher zu erwarten, dass die Unternehmen autarke Systeme für eine Punkt-zu-Punkt-Kommunikation einsetzen möchten, über die sie selbst die Hoheit haben. Dazu etablieren sich gerade Systeme mit Präsenz-Management und Instant Messaging Funktionalität, maßgeschneidert für die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe. Die Anbieter hierfür kommen aus verschiedenen Ecken der ITK-Landschaft. Anbieter von Messaging oder Remote Support Lösungen sind dabei ebenso vertreten wie die Lieferanten klassischer Telekommunikationslösungen und Software-Hersteller. Doch werfen dabei nicht alle einen Blick über den Tellerrand die Unternehmensgrenze bildet für die meisten Lösungen noch eine unüberwindbare Barriere. Aber gerade diese verhindert eine gemeinsame Nutzung vieler Vorteile einer Unified Communications-Lösung ESTOS GmbH Seite 4

5 Was sind die Vorteile? Die Federation schafft die Grundlagen für eine Überwindung dieser Kommunikations-Barrieren. Sie fördert die Kooperation zwischen Organisationen und ihren Mitarbeitern und Partnern und führt zu einer Vertiefung der Geschäftsbeziehung. Möglich wird dies durch die Einhaltung von internationalen Standards, die den technischen Rahmen für den geregelten Austausch von Informationen zum Thema Kommunikation zwischen den verschiedenen Systemen und ihren Diensten ermöglichen. Die Federation stellt somit auch ein technisches Manifest für die Kommunikation zwischen Organisationen dar. Standards Aktuell gibt es drei Lager mit Gewicht auf dem Markt, die Standards zum Thema Präsenz vorantreiben und damit Grundlagen für Federation liefern: SIP for Instant Messaging and Presence Leveraging Extensions (SIMPLE) wird zum Beispiel von Microsoft im Office Communications Server und von ESTOS im ProCall Enterprise verwendet. Cisco (durch die Akquisition von Jabber in 2009) und Google setzen auf das Extensible Messaging und Presence Protocol (XMPP). Netzbetreiber und Handy-Hersteller gehen eigene Wege und favorisieren wiederum den Instant Messaging und Presence Service (IMPS). Parallel dazu entstehen auch schon erste Produkte, die diese Welten miteinander verheiraten können. Die Federation als solche wurde vermutlich erstmals im Zusammenhang mit SIMPLE definiert. Thematisiert und im deutschsprachigen Markt genutzt wird die Technologie aktuell von sehr großen Unternehmen, die beispielsweise den Microsoft Office Communications Server einsetzen. Sicherheitsaspekte Eine wichtige Rolle bei der Übermittlung von Informationen im Internet und somit auch für die Federation spielt das Thema Sicherheit. Da im Zuge einer Federation auch persönliche und vertrauliche Informationen zwischen den Nutzern ausgetauscht werden, müssen diese sicher, d.h. verschlüsselt, übertragen werden. Dazu werden sichere Protokolle (TLS, MTLS) verwendet (Abb.2). Um diese nutzen zu können, werden sogenannte Zertifikate, z.b. von Verisign oder Thawte, benötigt. Der mit der Beschaffung dieser Zertifikate verbundene Aufwand ist für größere Unternehmen mit eigenen Spezialisten oder qualifizierten Partnern vertretbar. Für kleine und mittlere Unternehmen könnte er sich aber als frustrierende Hürde für die Inbetriebnahme einer Federation entpuppen. ctiserver.estos.de estos.de User: DNS lookup SRV record _sipfedera ontls._tcp.c.de OK: c server.c.de:5061 DNS Server MTLS Connect From Server: ctiserver.estos.de To Server: ctiserver.cti.de From User: To User: DNS lookup SRV record _sipfedera ontls._tcp.estos.de ctiserver.cti.de c.de User: OK: c server.estos.de:5061 Abb. 2: Ablauf Verbindungsaufbau und Vertrauensprüfung bei einer Open Federation 2010 ESTOS GmbH Seite 5

6 Umsetzung Ist die Richtung klar, die Einführung von Federation für eine Organisation entschieden und die federationfähige UC-Plattform gewählt und ausgerollt, kann die Umsetzung beginnen. Dabei ist vorab zu klären, ob das System grundsätzlich offen für jede Anfrage gestaltet sein soll (open federation), oder ob die Kommunikationsoptionen ( Domänen ) mit potentiellen Kontakten explizit benannt werden müssen. Dann sind die zu verwendenden Dienste und die maximale Informationstiefe festzulegen. In jedem Fall ist dabei zu berücksichtigen, dass die federierte Organisation durch den Austausch von Zertifikaten autorisiert werden muss. Das Vertrauen (techn. die Vertrauensstellung) beruht auf Gegenseitigkeit. Organisation A - Federation z.b. mit Microsoft OCS Organisation B - Federation mit ESTOS ProCall Enterprise Systemanforderung Öffentlich erreichbare IP Adresse Vertrauenswürdiges Zertifikat Edge Server DNS SRV Record Systemanforderung Öffentlich erreichbare IP Adresse Vertrauenswürdiges Zertifikat DNS SRV Record Internet IP Sind diese Rahmenbedingungen festgelegt, können sich die Nutzer der Organisationen gegenseitig einladen und ihre Präsenzinformationen und Instant Messaging Nachrichten austauschen. Erst auf den zweiten Blick ist dabei zu unterscheiden, ob es sich um externe bzw. federierte oder interne Kontakte handelt, mit denen kommuniziert wird. Im Detail gibt es natürlich Unterschiede, um die Privat- oder besser gesagt die Unternehmenssphäre zu wahren. So kann es sein, dass nach außen der Zustand beschäftigt signalisiert wird, intern jedoch beschäftigt im Meeting bis 12:00 angezeigt wird. Für Interessierte, die erste und unverbindliche Erfahrungen sammeln möchten, sind die oben beschriebenen Aufwände bzw. die benötigte technische Expertise für einen einfachen Einstieg wahrscheinlich zu groß. Zusätzlich zur Premium -Variante des Prozesses, mit anderen Organisationen eine Zertifikat-gesicherte Federation einzugehen (Punkt zu Punkt-Verbindungen unter Gleichrangigen peer to peer), sind deshalb alternative Konzepte gefragt, die ein unkompliziertes Testen von Federation ermöglichen. Sie sollten in der Lage sein, potenzielle Anwender schneller vom Nutzen zu überzeugen bzw. kleinen und mittleren Unternehmen den Einstieg in das Konzept extrem zu erleichtern. Eine mögliche Alternative bietet ein so genannter Hosted Federation Service (Abb.3). Dieser stellt registrierten Unternehmen über einen Dienst im Internet die Möglichkeit zur Federation mit anderen Organisationen bereit. Organisation C - Federation mit ESTOS ProCall Enterprise via Federation Service Systemanforderung DNS SRV Record (nur für Fed. mit MS OCS nötig) Registriert/Authorisiert durch Federation Service Abb. 3: Beispiel heterogene Systemlandschaft mit Hosted Federation Service Internet Hosted Federation Service Über einen unkomplizierten Registrierungsvorgang kann online ein Autorisierungsschlüssel erzeugt werden, der auf einer Internetadresse im öffentlichen Netz zu hinterlegen ist: Über eine solche Adresse verfügen die meisten Organisationen: Beispielsweise kann hierzu die Homepage ihres Internet- Auftritts dienen. Auf Basis solcher Verfahren ist es auch kleinen und mittleren Unternehmen möglich, die Vorteile einer Federation in gleichem Maße zu nutzen, wie wenn sie eine teure und komplizierte Infrastruktur bereitstellen würden. Darüber hinaus könnten in eine Federation auch die Nutzergruppen (Communities) öffentlicher (Instant-) Messaging Dienste, wie Google oder Microsoft Windows Live einbezogen werden, wenn diese adäquate Schnittstellen zur Verfügung stellen ESTOS GmbH Seite 6

7 Ausblick Mit einer Federation können sich Organisationen jeder Größe zum Zweck der Kommunikation vernetzen und ihren Teilnehmern gezielt Dienste bereitstellen, die die Zusammenarbeit verbessern. Die heute verfügbaren technischen Grundlagen in Form von Federation-fähigen Unified Communications- Lösungen stehen für unterschiedliche Unternehmensgrößen zur Verfügung. Durch die Einführung von Hosted Federation Services fällt für kleinere und mittlere Unternehmen eine wichtige Hürde, um Federation einfach auszuprobieren. Damit ist für alle Unternehmen heute der ideale Zeitpunkt für den Einstieg in dieses zukunftsweisende Konzept gekommen: Die Technologien sind ausgereift und Organisationen können durch deren Einsatz noch vom Innovationsbonus profitieren und es lassen sich dadurch wichtige Wettbewerbsvorteile sichern. Fazit Die Basis jeder Federation bildet eine moderne Unified Communications- Lösung. Die Anzahl von Anbietern Federation-fähiger Unified Communications-Lösungen ist noch überschaubar. Derzeit wird der Markt zwar noch von komplexen Produkten großer, global agierender Konzerne dominiert, dem Konzept wohnt aber das Potenzial für eine rasante Verbreitung inne. Handlungsempfehlung Sie nutzen bereits eine Unified Communications-Lösung? Erkundigen sie sich, wie Sie Ihre Software fit für Federations bekommen. Sollte der Hersteller Ihrer Lösung keine brauchbare Applikation zum Thema anbieten können, sollten Sie ihn wechseln. Kann der Anbieter einen Lösungspfad aufzeigen, probieren Sie ihn aus! Für einen ersten Test oder Proof of Concept sollte sich der Aufwand in Grenzen halten. Je nach Unternehmensgröße müssen Sie mit 1-5 Tagen Implementierungsaufwand rechnen. Sie nutzen noch keine Unified Communications-Lösung, planen aber deren Anschaffung? Unabhängig von der Größe Ihrer Organisation sollte die gewünschte Lösung in jedem Fall Federation-fähig sein. Gehen Sie davon aus, dass sich Federations im Unternehmensalltag etablieren werden. Alle namhaften Hersteller von Kommunikationslösungen arbeiten an Angeboten zu diesem Konzept. Rüsten Sie sich für die Zukunft, auch wenn Sie das Thema heute noch skeptisch sehen, das gewährleistet erhöhten Investitionsschutz. Fine Es ist also nur eine Frage der Zeit, bis sich auch andere Anbieter der Herausforderung stellen und die erforderlichen Standards unterstützen werden. Hier sind Anbieter personenzentrierter Architekturen klar im Vorteil und zu bevorzugen, da ihre Systeme schon für eine idealtypische Umsetzung gerüstet sind. Die Federation hat das Zeug dazu, als eine der ersten Web 2.0 -Technologien die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Organisationen, insbesondere zwischen Unternehmen entscheidend zu prägen ESTOS GmbH Seite 7

8 Literatur White Paper Web 2.0 Compact Definition: Trying Again Oktober 2006, abgerufen am Autor: Tim O Reilly Federation, Web 2.0 Schlüsseltechnologie für moderne Kommunikation zwischen Unternehmen 10 Tipps zu Unified Communications Tipp 9: Präsenzinformation: SIMPLE & IMPS versus XMPP SIMPLE, IMPS und XMPP welcher Präsenz-Standard setzt sich durch? leitfaeden/articles/223911/index.html 06. August 2009, abgerufen am Autor: George Lawton Unified Communications Strategies Blog The Importance of Presence Integration and UC Interoperability Gepostet am 21. August 2008, abgerufen am Autor: Mark Littlefield Autor: Christoph Lösch ESTOS GmbH Petersbrunner Str. 3a D Starnberg Telefon : +49 (8151) Fax : +49 (8151) Über die ESTOS GmbH Seit 1997 entwickelt und vertreibt die ESTOS GmbH innovative Standard-Software und ist heute führender Hersteller von Unified Communications-Produkten. Die CTI- und SIP-basierten Lösungen werden zur Optimierung des Workflows in kommunikationsintensiven Unternehmensbereichen eingesetzt. Vom Know-how der ESTOS profitieren heute mehr als Kunden sowie zahlreiche strategische Technologie- und Vertriebspartner in Europa. Der unabhängige Hersteller ist Microsoft Gold Certified Partner und hat seinen Firmensitz in Starnberg bei München. Weitere Informationen erhalten Sie unter

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