Microsoft Office Outlook Das Handbuch

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1 Microsoft Office Outlook Das Handbuch von Beate Majetschak Beate Majetschak lebt seit vielen Jahren von und mit Computerbüchern. Als freiberufliche Autorin, Lektorin, Übersetzerin und Mutter von zwei kleinen Kindern sind Zeit- und Informationsmanagement ihr tägliches Brot. Dank Microsoft Outlook behält sie den Üb 1. Auflage Microsoft Office Outlook Das Handbuch Majetschak schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG Microsoft 2003 Verlag C.H. Beck im Internet: ISBN

2 174.book Page V Wednesday, October 8, :27 AM Vorwort Wie ist dieses Buch aufgebaut? Was ist neu in Outlook 2003? Bedienung allgemein Kontakte Kalender Exchange Server XVII XVII XVIII XVIII XIX XXI XXII XXII Teil A Was Sie vorher wissen sollten Outlook-Grundlagen Outlook starten und beenden Outlook minimieren und maximieren Outlook beenden Das Systemmenü Das Outlook-Programmfenster Den Ordner wechseln Über den Navigationsbereich zu Ordnern wechseln Ordnerwechsel über die Ordnerliste Ordner über das Menü Wechseln zu wechseln Outlook über Menüs bedienen Befehlsauswahl mit der rechten Maustaste Befehle über die Symbolleiste ausführen Schaltflächen mit Dropdown-Menü Zusätzliche Symbolleisten nutzen Den Status prüfen Ordner im eigenen Fenster öffnen Outlook Heute Outlook als Webbrowser nutzen Outlook-Formulare und ihre Bedienung Ein Outlook-Objekt mit einem Formular erstellen Outlook-Objekte verwalten Den Ordner Gelöschte Objekte optimal nutzen Der Ordner Gelöschte Objekte Objekte aus dem Ordner Gelöschte Objekte wiederherstellen Objekte endgültig löschen V

3 174.book Page VI Wednesday, October 8, :27 AM Den Ordner Gelöschte Objekte automatisch leeren Besonderheiten bei Exchange Server Der Favoritenordner Ordner mit der Ordnerliste verwalten Die Ordnergröße betrachten Neue Ordner erstellen Elemente in einen anderen Ordner verschieben Ordner umbenennen, kopieren, verschieben und löschen Ordnern eine Homepage zuweisen Datendateien öffnen und schließen Öffentliche Ordner erstellen Ordner für andere Personen freigeben Ordner sichern und wiederherstellen Ordner exportieren Ordner importieren Archivordner sinnvoll einsetzen Die AutoArchivierung Ordner manuell archivieren Über Archivordner auf archivierte Elemente zugreifen Hilfe erhalten Informationen in der Online-Hilfe suchen Die Suche verfeinern Hilfeseiten über das finden Wenn das Fenster zu klein wird Die Microsoft Office Outlook-Hilfe bedienen Die Schaltflächen der Symbolleiste nutzen Informationen ein- und ausblenden Hilfetexte kopieren Office Online, Unterstützung, Schulungen und vieles mehr Recherchieren mit Outlook Der Office-Assistent Den Office-Assistenten starten und wieder ausblenden Teil B Kommunikation leicht gemacht Nachrichten empfangen und nutzen Nachrichten empfangen und lesen Nachrichten aller Konten empfangen und lesen Nachrichten einzelner Konten oder Übermittlungsgruppen empfangen Besonderheiten bei HTTP-, IMAP- und Remot -Konten Nachrichtenübermittlungsoptionen Den Posteingang optimal nutzen Nachrichten mit Suchordnern blitzschnell finden Nachrichten zum gleichen Thema oder vom gleichen Absender suchen Den Posteingang nach verschiedenen Kriterien anordnen VI

4 174.book Page VII Wednesday, October 8, :27 AM Gruppierungen ein- und ausblenden Nachrichten als ungelesen markieren Die Direktkennzeichnung optimal nutzen Nachrichtenoptionen betrachten Nachrichten aus dem Posteingang löschen Der Lesebereich und seine Möglichkeiten Adressen zu Outlook-Kontakten hinzufügen Adressen zu den Messenger-Kontakten hinzufügen Kontakte nachschlagen Absender anrufen Termin mit Absender vereinbaren Den Lesebereich anders anordnen Nachrichten beantworten und weiterleiten Nachrichten beantworten Nachrichten weiterleiten Anlagen speichern oder öffnen Anlagen öffnen Anlagen speichern Anlagen aus Nachrichten entfernen Hyperlinks in Nachrichten nutzen Webseiten über Hyperlinks öffnen Nachrichten über Hyperlinks versenden Nachrichten drucken Druckoptionen bei Nachrichten im HTML-Format Druckoptionen für das Memoformat Ordnerinhalte im Tabellenformat drucken Keine Chance für Junk Absender blockieren Absender und Domänen als sicher einstufen Junk- -Markierung aufheben Junk- -Optionen Nützliche Funktionen für den Posteingang Nachrichten im Posteingang suchen Die einfache Suche Die erweiterte Suche Die Registerkarte Nachrichten Die Registerkarte Weitere Optionen Die Registerkarte Erweitert Den Suchlauf durchführen Den Suchlauf speichern und wieder verwenden Die Organisieroptionen für den Posteingang nutzen Ordner verwenden Farben verwenden Die automatische Formatierung bearbeiten Ansichten verwenden Ansichten anpassen Regeln für den Posteingang einrichten Regeln aus Vorlagen erstellen VII

5 174.book Page VIII Wednesday, October 8, :27 AM Regeln ohne Vorlage erstellen Regeln bearbeiten Das Postfach aufräumen Den Posteingang synchronisieren Webmail-Optionen nutzen Besonderheiten bei Outlook als Exchange-Client Stellvertretungen Abwesenheitsnotizen einrichten Nachrichten erstellen Nachrichten erstellen Nachrichten erstellen Adressierung über das Adressbuch Smarttags nutzen Hyperlinks in s integrieren Die Rechtschreibprüfung optimal nutzen Nachrichten in einer anderen Sprache erstellen Nachrichten als Entwurf speichern Die Berechtigungen verändern Der Postausgang Den Inhalt des Postausgangs betrachten Nachrichten im Postausgang bearbeiten Nachrichten aus dem Postausgang löschen Nachrichten mit Anlagen versenden Dateien als Anlage versenden Outlook-Elemente als Anlage versenden Dokumente aus Office-Anwendungen versenden Office-Dokumente per verschicken Office-Dokumente als Anlage versenden Office-Dokumente über Outlook erstellen Nachrichten kennzeichnen Die Wichtigkeit hervorheben Nachrichten zur Nachverfolgung kennzeichnen Den Überblick über gesendete Nachrichten behalten Gesendete Nachrichten betrachten Nachrichten erneut versenden gestalten Nachrichten formatieren Nachrichten mit Briefpapier erstellen Nachrichten erstellen für Fortgeschrittene Nachrichtenoptionen Die Vertraulichkeit festlegen Lese- und Übermittlungsbestätigungen anfordern Abstimmungsschaltflächen verwenden Übermittlungsoptionen Nachrichten Kategorien und Kontakte zuweisen Sichere -Nachrichten versenden Signaturen verwenden VIII

6 174.book Page IX Wednesday, October 8, :27 AM Eine einfache Signatur erstellen Eine Signatur aus einer Dateivorlage erstellen Eine vcard zur Signatur hinzufügen Eine formatierte Signatur erstellen Signaturen bearbeiten, deaktivieren oder entfernen Besonderheiten bei Exchange Server Nachrichten in Öffentlichen Ordnern bereitstellen Office-Dokumente zur Überarbeitung versenden Dokumente über einen Verteiler senden Office-Dateien als freigegebene Anlagen versenden Nachrichten zurückrufen Teil C Kontaktpflege leicht gemacht Kontaktverwaltung mit Outlook Kontakte erstellen Neue Kontakt anlegen Allgemeine Kontaktdaten eingeben Telefonnummern eintragen Adressen eingeben , Web- und IM-Adressen eintragen Ein Kontaktbild einfügen Notizen eingeben und Kontakte sowie Kategorien zuweisen Zusatzinformationen zu Kontakten eingeben Die Registerkarte Details Die Registerkarte Aktivitäten Die Registerkarte Zertifikate Die Registerkarte Alle Felder Die Ansicht wechseln Überblick über die verschiedenen Ansichten Die Ansicht wechseln Spalten formatieren Die Gruppierung verändern Kontakte suchen und sortieren Kontakte über das Register suchen Kontakte finden über das Feld Kontakte suchen Die einfache Suche Die erweiterte Suche Kontakte sortieren Kontakte bearbeiten und drucken Kontaktdaten ändern und ergänzen Kontakte verschieben Neue Kontaktordner anlegen Kontakte drucken Kontakte löschen Verteilerlisten erstellen Eine Verteilerliste anlegen Die Verteilerliste bearbeiten IX

7 174.book Page X Wednesday, October 8, :27 AM Kontaktdaten aktualisieren Kontakte aktiv nutzen Kontakte anrufen Briefe an Kontakte schreiben Kontakte mit Terminen und anderen Elementen verknüpfen Überwachung von Aktivitäten in Verbindung mit einem Kontakt 279 Kontakte zur Nachverfolgung kennzeichnen Eine Landkarte zum Kontakt aufrufen Kontakte weiterleiten Serienbriefe erstellen Das Adressbuch Das Adressbuch nutzen Kontakte suchen Das Adressbuch wechseln Kontakte und Verteilerlisten erstellen Eigenschaften zu Kontakten betrachten Adressbucheinträge löschen Nachrichten über das Adressbuch versenden Die Adressierungsoptionen bearbeiten Kontaktordner nicht im Adressbuch anzeigen Besonderheiten in der Exchange-Umgebung Die Globale Adressliste Öffentliche Kontaktordner einrichten Adressbücher hinzufügen und entfernen Zusätzliche Adressbücher anlegen Adressbücher bearbeiten und entfernen Teil D Planen über alles Optimale Zeitplanung mit dem Kalender Termine, Ereignisse, Besprechungen und Ressourcen Die Kalenderansicht wechseln Die Tagesansicht Die Ansicht Arbeitswoche Die Wochenansicht Die Monatsansicht Den Aufgabenblock ein- und ausblenden Das Datum wechseln Datumswechsel über den Datumsnavigator Der Befehl Gehe zu Datum Formate für die Datumseingabe Termine planen Termine direkt in den Kalender eintragen Termine über das Terminformular eintragen Mehrtägige Termine eintragen Das Erinnerungsfenster Termine bearbeiten X

8 174.book Page XI Wednesday, October 8, :27 AM Den Betreff und andere Eigenschaften ändern Termine verschieben Termine kopieren Kalenderfarben zuweisen Termine mit Dokumenten verknüpfen Termine mit Outlook-Elementen verknüpfen Termine löschen Terminserien planen Terminserien in den Kalender eintragen Terminserien betrachten Terminserien bearbeiten Einzelne Termine einer Terminserie bearbeiten Ereignisse planen Ereignisse in den Kalender eintragen Ereignisse bearbeiten und löschen Ereignisserien erstellen, bearbeiten und löschen Kalender als Webseite speichern Besprechungen planen Eine Besprechung planen Besprechungsanfragen bearbeiten Besprechungen bearbeiten Besprechungsanfragen im icalendar-format erstellen Gruppenzeitpläne einrichten Onlinebesprechungen planen Der Microsoft Office Internet Frei/Gebucht-Service Dem Microsoft Office Internet Frei/Gebucht-Service beitreten Den Microsoft Office Internet Frei/Gebucht-Service verwalten Anzeigen der Frei/Gebucht-Zeiten anderer Personen Termine suchen und sortieren Termine, Ereignisse und Besprechungen suchen Erweiterte Suche Termine nach verschiedenen Kriterien betrachten und sortieren. 356 Kalender und Termine drucken Die Tages-, Wochen- oder Monatsansicht ausdrucken Termine im vcalendar-format weitergeben Termine oder Besprechungen im vcalendar-format speichern vcalendar-dateien importieren Aufgaben planen und nutzen Einfache Aufgaben erfassen Aufgaben erfassen Aufgaben direkt in die Aufgabenliste eintragen Elemente in Aufgaben einfügen Mit Aufgaben arbeiten Aufgaben bearbeiten Aufgaben umbenennen Das Fälligkeitsdatum ändern Nachrichten in Aufgaben umwandeln Den Fertigstellungsgrad eintragen XI

9 174.book Page XII Wednesday, October 8, :27 AM Abrechnungsinformationen eintragen Aufgaben suchen Aufgaben weiterleiten Aufgaben Kategorien zuordnen Aufgaben mit Terminen verknüpfen Aufgaben als erledigt kennzeichnen Aufgaben entfernen Wiederkehrende Aufgaben erfassen Sich regelmäßig wiederholende Aufgaben erfassen Sich bedingt wiederholende Aufgaben erfassen Aufgabenserien anpassen und entfernen Überspringen eines Elements einer Aufgabenserie Aufgaben delegieren Aufgabenanfragen erstellen Aufgabenanfragen annehmen oder ablehnen Den Status prüfen Die Ansicht wechseln Die Ansicht wechseln Die Aufgabenreihenfolge verändern Die Ansicht nach einem bestimmten Feld gruppieren Die Aufgabenliste drucken Teil E Hilfsmittel Notizen Notizen erstellen Notizen erfassen Notizen in einem beliebigen Ordner erfassen Notizen auf dem Bildschirm verteilen Notizen Kontakte zuweisen Notizen bearbeiten Notizen Kategorien zuweisen Text bearbeiten Die Größe verändern Die Farbe von Notizen verändern Notizen kopieren Notizen als Textdateien speichern Notizen weiterleiten Notizen löschen Notizen suchen Notizen drucken Das Journal Der Aufbau des Journals Journaleinträge erstellen und betrachten Festlegen, was in das Journal eingetragen werden soll Das Journal öffnen Journaleinträge manuell erstellen XII

10 174.book Page XIII Wednesday, October 8, :27 AM Das Journal bearbeiten Journaleinträge Kategorien zuweisen Journaleinträge löschen Journaleinträge suchen und sortieren Journaleinträge suchen Journaleinträge in verschiedenen Ansichten betrachten Journaleinträge drucken Einträge im Memoformat drucken Einträge im Tabellenformat drucken Formulare erstellen und anpassen Formulare erstellen Bestandteile eines Formulars Formulare entwerfen und veröffentlichen Felder zu Formularen hinzufügen Aus Standardformularen eigene Formulare erzeugen Felder über die Feldauswahl hinzufügen Feldeigenschaften anpassen Felder mit der Maus verschieben Benutzerdefinierte Felder erstellen und nutzen Das Seitenlayout bearbeiten Die Größe mit der Maus anpassen Die Feldgröße an andere Felder anpassen Das Raster nutzen Elemente ausrichten Abstände anpassen Elemente gruppieren Elemente in den Vorder- und Hintergrund stellen Die Aktivierreihenfolge festlegen Formularseiten und Formulareigenschaften Formulareigenschaften festlegen Formularseiten erstellen Seiten aus- und einblenden Die Steuerelemente der Steuerelement-Toolbox Steuerelemente zur Steuerelement-Toolbox hinzufügen Das Bezeichnungsfeld Das Textfeld Das Kombinations- und das Listenfeld Das Drehfeld Das Optionsfeld Das Kontrollkästchen Das Rahmen-Steuerelemente Das Multiseiten-Steuerelement Das Anzeige-Steuerelement Die Befehlsschaltfläche Formulare mit Steuerelementen frei gestalten Steuerelemente zum Formular hinzufügen Die Anzeigeeigenschaften bearbeiten Steuerelemente Feldern zuordnen XIII

11 174.book Page XIV Wednesday, October 8, :27 AM Die Gültigkeit von Feldinhalten prüfen Die Standardoption festlegen Formulare mit Antwortformular erstellen Das Anfrageformular erstellen Das Antwortformular erstellen Die Antwortaktion einrichten Formulare testen Das Standardformular ändern Das Formular für bereits vorhandene Ordnerinhalte verändern Teamarbeit mit Microsoft Windows SharePoint Services Dokumentarbeitsbereiche erstellen und freigegebene Anlagen Dokumentarbeitsbereiche mit Outlook erstellen Dokumentsarbeitsbereiche mit Office-Anwendungen erstellen Dokumentarbeitsbereiche über einen Webbrowser erstellen Dokumentarbeitsbereiche nutzen Freigegebene Anlagen nutzen Dokumente im Dokumentarbeitsbereich bearbeiten Mitglieder zum Dokumentarbeitsbereich hinzufügen Aufgaben im Dokumentarbeitsbereich bereitstellen Dokumente zum Dokumentarbeitsbereich hinzufügen Hyperlinks zum Dokumentarbeitsbereich hinzufügen Dokumentinformationen nutzen Benachrichtigungen einrichten Kontaktlisten bereitstellen Kalender bereitstellen Dokumentarbeitsbereiche löschen Optionen für Dokumentarbeitsbereiche festlegen Besprechungsarbeitsbereiche nutzen Besprechungsarbeitsbereiche erstellen Zu Besprechungsarbeitsbereich wechseln Dokumentbibliotheken und andere Elemente zu Besprechungsarbeitsbereichen hinzufügen Besprechungsanfragen aktualisieren Löschen eines Besprechungsarbeitsbereichs Teil F Installation und Anpassung Installation, Aktivierung und Wartung Outlook installieren Installationsarten Die Standardinstallation von Outlook Die benutzerdefinierte Installation Outlook das erste Mal nutzen Ein neues Konto einrichten Konten und Einstellungen aus andere Anwendungen übernehmen Office aktivieren XIV

12 174.book Page XV Wednesday, October 8, :27 AM Kundenfeedback Die Office-Installation bearbeiten, reparieren oder deinstallieren Auf Aktualisierungen prüfen Eine Verbindung zum Internet herstellen Das.NET Passport-Konto Hotmail-Konto erstellen Ein.NET Passport-Konto eröffnen Anmeldung bei.net Passport Das.NET Passport-Konto bearbeiten Microsoft ActiveSync einrichten Optionen für die Synchronisierung mit Microsoft ActiveSync Sprachen und Eingabegebietsschemata hinzufügen Den Client für die Windows-Rechteverwaltung installieren Konten Allgemeines zu -Konten POP3, IMAP und HTTP POP3-Konten POP3-Konten einrichten POP3-Konten bearbeiten IMAP-Konten HTTP-Konten Exchange Server-Konten Exchange Server-Konten einrichten Weitere Einstellungen für Exchange Server-Konten Konten bearbeiten und organisieren Konten bearbeiten Konten verwalten Outlook-Datendateien Eine neue Datendatei erstellen Datendateien bearbeiten Datendateien entfernen oder hinzufügen Verzeichnisse und zusätzliche Adressbücher nutzen Verzeichnisse einrichten Zusätzliche Adressbücher einrichten Verzeichnisse und Adressbücher organisieren Profile einrichten und nutzen Übermittlungsgruppen Übermittlungsgruppen einrichten Übermittlungsgruppen bearbeiten Übermittlungseinstellungen deaktivieren Daten im- und exportieren Nachrichten und Adressen importieren Internet-Mail-Kontoeinstellungen importieren Export in eine Persönliche Ordner-Datei Export in komma- und tabulatorgetrennte Werte Persönliche Ordner-Dateien importieren Adressdatenbanken importieren XV

13 174.book Page XVI Wednesday, October 8, :27 AM 18 Outlook anpassen und konfigurieren Symbolleisten anpassen Schaltflächen deaktivieren und aktivieren Schaltflächen zur Symbolleiste hinzufügen Schaltflächen aus der Symbolleiste entfernen Befehle neu anordnen Den Ursprungszustand einer Symbolleiste wiederherstellen Eine neue Symbolleiste erstellen Den Navigationsbereich anpassen Schaltflächen hinzufügen oder entfernen Verknüpfungen hinzufügen Ansichten erstellen und anpassen Eine Ansicht anpassen Eine neue Ansicht erstellen Ansichten umbenennen, kopieren und löschen Ansichten über das Kontextmenü anpassen Felder auswählen Die Gruppierung festlegen Die Sortierung festlegen Einen Filter einrichten Weitere Einstellungen Die automatische Formatierung Outlook Heute anpassen Hilfe-Optionen Optionen Setup Optionen für Nachrichtenbehandlung und beim Antworten und Weiterleiten Erweiterte -Optionen Optionen für Lesebestätigungen Sicherheitseinstellungen Format und -Editor ändern Optionen der Rechtschreibprüfung Den Kalender anpassen Die Standarderinnerung ändern Die Arbeitswoche anpassen Kalenderoptionen ändern Feiertage hinzufügen Zusatzkalender aktivieren Zeitzonen hinzufügen Ressourcenplanung Weitere Optionen Weitere Optionen Aufgabenoptionen Kontaktoptionen Notizenoptionen Stichwortverzeichnis XVI