Datensicherung aller Ihrer wichtigen Dateien Wie Sie Datenverlust durch regelmäßige Datensicherung vermeiden

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1 Datensicherung aller Ihrer wichtigen Dateien D 130 / 1 Datensicherung aller Ihrer wichtigen Dateien Wie Sie Datenverlust durch regelmäßige Datensicherung vermeiden So, bald ist die Vereinszeitung fertig. Die Texte sind korrigiert und alles ist wunderschön gestaltet. Morgen werden die Dateien dann zum Copyshop gebracht. Doch leider startet der PC am nächsten Tag nicht mehr, Windows meldet einen Festplattenfehler und bleibt stehen. Und das ausgerechnet vor dem Druck der Vereinszeitung! Probleme mit der PC-Hardware lassen sich leider nicht gänzlich vermeiden. Um so wichtiger ist es deshalb, dass Sie bei einem Fehler nicht auch noch Ihre Daten verlieren. Lesen Sie hier, welche Daten es zu sichern lohnt und wie Sie sich die Grundlage für Ihre persönliche Datensicherung schaffen. von Thomas Hümmler 95 Windows Warum die Sicherung Ihrer Daten so wichtig ist... Diese Daten sollten Sie unbedingt sichern... Auf diese Daten können Sie bei der Sicherung verzichten... So legen Sie Ihre ganz persönliche Sicherungs- Strategie fest... Wie Sie dank optimaler Datenorganisation die Sicherung vereinfachen... Die Informationen aus diesem Beitrag helfen Ihnen festzustellen, welche Daten es wert sind, gesichert zu werden... keine Zeit mit überflüssigem Sichern zu verlieren... Dateien und Dokumente so zu organisieren, dass Sie diese schneller sichern können D 130 / 2 D 130 / 8 D 130 / 8 D 130 / 9 D 130 /11

2 D 130 / 2 Datensicherung aller Ihrer wichtigen Dateien Warum die Sicherung Ihrer Daten so wichtig ist Ihre Daten befinden sich alle auf Ihrer Festplatte. Warum sollten Sie davon nochmals eine Kopie (wird auch als Backup bezeichnet) anlegen? Bisher ging doch schließlich immer alles gut, und Sie hatten noch nie Probleme mit Ihrer Festplatte. In der Tat sind Festplatten in aller Regel sehr zuverlässig und die Gefahr eines Hardware-Defekts glücklicherweise gering. Doch Ihre Daten können auf vielfältige Weise verloren gehen: durch unbeabsichtigtes Löschen durch beabsichtigtes Löschen durch versehentliches Überschreiben durch Zerstörung mittels Computerviren durch Ausfall der Festplatte durch Fehlfunktionen in einem Programm durch Stromausfall durch Wasser und Feuer Daten verlieren durch eigene Unachtsamkeit Unachtsamkeit: Ein häufiger Grund für Datenverlust ist selbst bei Computer-Profis! - die eigene Unachtsamkeit. Die Daten werden versehentlich gelöscht oder überschrieben. Und das ist schneller geschehen als man denkt. Einmal im Windows-Explorer die Taste _ gedrückt und die Meldung mit JA bestätigt, schon landet eine Datei im Papierkorb. Wenn Sie mehrere Dateien zum Löschen markiert haben, ist vielleicht auch schnell die falsche darunter und nach dem Löschen verschwunden.

3 Datensicherung aller Ihrer wichtigen Dateien D 130 / 3 Einmal auf JA geklickt, schon landet die Datei im Papierkorb und der wird irgendwann automatisch geleert. Oder Sie verschieben eine Datei absichtlich oder versehentlich - in einen anderen Ordner. Gibt es dort bereits eine Datei mit diesem Namen, aber anderem Inhalt und Sie bestätigen das Überschreiben mit JA, ist der Inhalt der anderen Datei auf immer verloren. Garantiert verloren sind die Daten der gleichnamigen Datei, wenn Sie das Überschreiben mit JA zulassen. Daten überschreiben: Das kann Ihnen nicht nur im Windows-Explorer passieren, sondern auch in einem Programm wie Ihrer Textverarbeitung: Sie öffnen beispielsweise in Word eine vorhandene Datei, markieren den gesamten Text mit S+a und schreiben jetzt den neuen Text, wobei der alte durch das vorherige Markieren sofort überschrieben wird. Nun speichern Sie das Dokument versehentlich unter dem bisherigen anstelle eines neuen Namens und beenden Word. Ihr ursprünglicher Text ist daraufhin für immer verloren, und Sie müssen ihn bei Bedarf erneut eingeben.

4 D 130 / 4 Datensicherung aller Ihrer wichtigen Dateien Ist in einem Programm wie Word der gesamte Text markiert, und Sie schreiben drauf los, wird alles überschrieben. Als Schutz gegen diese Art des Datenverlusts hilft nur aufmerksamer Umgang mit den Programmfunktionen sowie das regelmäßige Sichern aller Ihrer wichtigen Daten. Datenverlust durch Fremdverschulden Computerviren: Will Ihnen jemand schaden oder einen üblen Streich spielen? Vielleicht sogar jemand, den Sie gar nicht kennen? Denn Daten können Sie auch durch einen Computervirus verlieren, der zum Beispiel in einer steckt, die Sie erhalten haben. Gegen Viren schützen Sie sich mit einem AntiViren-Programm, das im Hintergrund arbeitet und Dateien vor dem Öffnen oder Ausführen auf Virencode untersucht (siehe auch V470 - Viren erkennen und entfernen ).

5 Datensicherung aller Ihrer wichtigen Dateien D 130 / 5 Beabsichtigtes Löschen: Mit Absicht kann dann nur noch Dateien löschen, wer Zugang zu Ihrem PC hat. Doch auch dem können Sie einen Riegel vorschieben, sofern Sie Windows NT 4.0, Windows 2000 oder Windows XP einsetzen und dort für jeden Benutzer ein eigenes Benutzerprofil mit eigenem Namen und Passwort anlegen. Für Windows 95/98/ME können Sie zwar auch einen Benutzernamen und Passwort anlegen, das Dialogfenster zur Abfrage der Daten beim Start von Windows lässt sich aber einfach mit E ignorieren. Allerdings bieten auch die Windows-Passwörter je nach Systemeinstellungen nur bedingten Schutz gegen Datenklau. Für den Hausgebrauch sind sie jedoch vollkommen ausreichend. Hardwarefehler: Fehler der Hardware können ebenfalls dazu führen, dass wichtige Daten gelöscht werden. Unternehmen schützen sich zum Beispiel vor Festplattenausfällen dadurch, dass sie Daten immer auf zwei identischen Festplatten bereithalten. Das geschieht, indem die Daten im laufenden Betrieb automatisch auf die zweite Festplatte kopiert werden (= Festplattenspiegelung ). Fällt eine Festplatte aus, wird diese ausgetauscht; die Arbeit kann ohne Unterbrechung fortgesetzt werden, da die Daten als Kopie auf der zweiten Festplatte vorhanden sind. Abschreckung: Richten Sie ein Windows-Kennwort ein, wenn Sie die Daten auf dem PC vor Dritten schützen wollen. Daten weg durch Fehlfunktionen Das ist ein zusätzlicher Schutz, ersetzt aber keinesfalls die zusätzliche Sicherung der Daten dieser Unternehmen (in aller Regel auf Bandlaufwerken). Für privat ge-

6 D 130 / 6 Datensicherung aller Ihrer wichtigen Dateien nutzte PCs ist allerdings das Spiegeln der Festplatte ebenso wie die Bandsicherung ein teures Vergnügen. Daten regelmäßig auf CD-R sichern Außer den Kosten für die zweite Festplatte kommen je nach PC noch die Kosten für einen speziellen Festplatten-Controllerj hinzu. Da ist es weitaus günstiger und für den Heimbereich auch absolut ausreichend, seine Daten beispielsweise regelmäßig auf CD-Rj zu sichern. Softwarefehler: Keine umfangreiche Software ist fehlerfrei. Theoretisch bedeutet das, dass unter bestimmten Voraussetzungen auch durch ein Programm selbst die Daten zerstört werden können. Allerdings ist diese Möglichkeit eher unwahrscheinlich, da die Programme ausführlich getestet wurden, bevor sie zum Einsatz kommen. Schaden durch höhere Gewalt minimieren Daten in regelmäßigen Intervallen sichern Stromausfall: Ein Stromausfall beispielsweise auf Grund eines Blitzschlags kann ebenso zu Datenverlust bei den gerade geöffneten Dateien führen. Daten, die auf der Festplatte gespeichert sind und die Sie nicht geöffnet haben, sind dabei in aller Regel nicht betroffen (siehe auch S700 Stromausfall: Was nun? ). Gegen den Stromausfall können Sie sich mit einer unterbrechungsfreien Stromversorgung, wird auch als USV bezeichnet, schützen. Allerdings steht auch hier der Aufwand für privat genutzte PCs in keinem Verhältnis zu den Kosten. Wesentlich günstiger ist es da, die Daten in Ihrem Programm regelmäßig zu sichern, sodass bei einem Stromausfall nur wenige Änderungen noch nicht gespeichert sind und verloren gehen können. Einige Programme wie beispielsweise Word verfügen sogar über eine eigene Funktion, die Ihre Daten automatisch in einem frei einstellbaren Intervall sichert. Einstellen können Sie dies in Word im Menü EXTRAS-OP- TIONEN auf der Registerkarte SPEICHERN über das

7 Datensicherung aller Ihrer wichtigen Dateien D 130 / 7 Kontrollkästchen AUTOWIEDERHERSTELLEN-INFO SPEICHERN ALLE? MINUTEN. Für das Fragezeichen können Sie einen Wert zwischen 1 und 120 Minuten eingeben. Verringern Sie das Intervall für das automatische Sichern eines Dokumentes etwa auf 5 Minuten, um den Datenverlust bei Stromausfall minimal zu halten. Feuer: Wesentlich schlimmer ist ein Zimmer- oder Wohnungsbrand. Danach ist im ärgsten Fall nicht nur der Computer zerstört, sondern auch die Datensicherung auf CD-R oder Diskette. Firmen schützen sich vor solchen Katastrophen, indem sie die Sicherungsbänder mit den Daten räumlich getrennt von den Daten halten. Das kann in einem Tresor oder in einem anderen Gebäude sein. Das können Sie als Privatnutzer genauso halten: Bewahren Sie einfach eine Sicherung besonders wichtiger Daten in der Garage, im Gartenhaus, im Bankschließfach, bei Nachbarn, Bekannten oder Verwandten auf. Bewahren Sie besonders wichtige Daten außerhalb der Wohnung auf

8 D 130 / 8 Datensicherung aller Ihrer wichtigen Dateien Diese Daten sollten Sie unbedingt sichern Zu den Daten, die Sie sichern sollten, gehören alle Dokumente, die Sie selbst angelegt haben: Ihre Briefe, Einladungen, Tabellen, Bilder, Memos und so weiter. Vielleicht scannen Sie interessante Beiträge aus Zeitungen und Zeitschriften. Auch diese gehören dann zu den zu sichernden Daten. Sichern Sie regelmäßig alle Daten, deren Wiederbeschaffung aufwändig ist Des weiteren sollten Sie Programme, Treiber und Windows-Updates sichern, die Sie aus dem Internet herunter geladen haben und die Sie nicht bereits in Form eines Datenträgers wie CD oder Diskette besitzen. Kurz gesagt: Sichern Sie all jene Daten, bei denen der Aufwand zur Wiederbeschaffung recht hoch ist. Auf diese Daten können Sie bei der Sicherung verzichten Entsprechend können Sie bei Ihrer Datensicherung auf alle die Daten verzichten, an die Sie leicht herankommen weil Sie Ihnen beispielsweise auf CD vorliegen: Das Betriebssystem (Windows) Ihre Programme, wie Word, Excel, Paint Shop Pro usw. Software und Treiber, die Sie zusammen mit Ihren PC-Komponenten erhalten haben. Eine Sicherung von Originalprogrammen ist viel zu umständlich Alle diese Programme sollten Sie im Original entweder auf Disketten oder auf CD vorliegen haben. Das Sichern und Rücksichern ist bei diesen Daten viel zu umständlich, eine Neuinstallation wesentlich schneller erledigt. Und einige Programme wie Windows XP oder Office

9 Datensicherung aller Ihrer wichtigen Dateien D 130 / /XP bieten im Installationsmenü auch bereits die Möglichkeit, eine zerstörte Installation zu reparieren. Manche Programme, wie hier Microsoft Office 2000, bieten die Möglichkeit, eine defekte Installation zu reparieren und den Ursprungszustand wiederherzustellen. So legen Sie Ihre ganz persönliche Sicherungs-Strategie fest In Firmennetzwerken werden Daten immer nach einer bestimmten Strategie gesichert. Das ist meist eine Komplettsicherung einmal die Woche oder einmal im Monat. Zwischendurch werden täglich nur die geänderten Daten gesichert. So können Sie es auch halten. Sichern Sie jeden Abend die neuen und geänderten Dokumente. Einmal im Monat oder falls Sie viele Daten ändern einmal pro Die Sicherungs- Strategie für privat genutzte PCs

10 D 130 / 10 Datensicherung aller Ihrer wichtigen Dateien Woche sichern Sie Ihre kompletten Dokumente, Tabellen und anderen Daten. Diese Datenträger eignen sich zum Sichern Auf Diskette sichern geht schnell, es passen aber nur wenige Dateien darauf Umfangreiche Daten auf CD-R oder Zip-Medium sichern Bleibt die Frage: Welche Datenträger können Sie zum Sichern nutzen? Waren Bandsicherungsgeräte auch für Privatanwender noch vor wenigen Jahren die einzige Möglichkeit, größere Datenmengen zu sichern, so ist diese Art der Sicherung für den Privatbereich kaum noch praktikabel. Denn heutzutage verfügt (fast) jeder PC über ein CD-Brenner, mit dem Sie Ihre Daten in kürzester Zeit sichern können. Haben Sie nur wenige Daten zu sichern, lassen sich alternativ auch Zipj-Medien oder Disketten nutzen. Auf eine Diskette passen 1,44 Megabyte. Das entspricht etwa vier bis sechs JPEG-Bildern oder zirka 20 bis 30 Word- oder Excel-Dokumenten ohne Grafiken und aufwändige Diagramme. Für einen wichtigen Text, an dem Sie gerade arbeiten, ist das Medium nach wie vor ideal. Sie können abends das Dokument von der Festplatte zusätzlich auf Diskette sichern und am nächsten Tag weiter arbeiten. Abends oder wenn Sie die Arbeit am Rechner für längere Zeit unterbrechen sichern Sie dann wieder die aktuellste Fassung auf Diskette. Sobald die Daten aber umfangreicher werden (etwa die aus dem Internet geladene Shareware oder Ihr Word- Dokument mit der Vereinszeitung), bieten Disketten nicht genügend Speicherplatz. Dann sollten Sie auf Zip-Medien (hierzu benötigen Sie ein spezielles ZIP-Laufwerk des Herstellers Iomega) oder CD-Rs (hierzu benötigen Sie einen CD-Brenner) ausweichen. Die wiederbeschreibbaren Zip-Medien fassen je nach Modell 100, 250 oder 750 Megabyte, sind aber wesentlich teurer als die einmal beschreibbaren CD-R-Rohlinge. Das lohnt nur, wenn Sie bereits ein Zip-Laufwerk

11 Datensicherung aller Ihrer wichtigen Dateien D 130 / 11 besitzen. Am günstigsten ist deshalb das Sichern auf CD-R. Ein Rohling kostet weniger als einen Euro und fasst je nach Model zwischen 640 und 800 Megabyte. Vom Einsatz wiederbeschreibbarer CDs so genannter CD-RW raten wir ab. Denn diese können im Gegensatz zur CD-R je nach Software, die Sie zum Beschreiben einsetzen, nicht von allen PCs gelesen werden. Besser keine CD-RWs nutzen Wie Sie dank optimaler Datenorganisation die Sicherung vereinfachen Windows sowie fast alle Programme geben Ihnen vor, wo Ihre Daten eigentlich hingehören: in den Ordner EI- GENE DATEIEN. Dabei handelt es sich um einen von Windows angelegten Ordner, auf den Sie über den Windows-Explorer sowie das Symbol ARBEITSPLATZ auf dem Windows-Desktop Zugriff haben. Der Ordner EIGENE DATEIEN ist in Word und Excel für Dokumente schon voreingestellt. In anderen Programmen müssen Sie das eventuell noch nachholen. Doch Achtung: Wenn Sie einfach jede Datei in den Ordner EIGENE DATEIEN speichern, verlieren Sie bald den Überblick. Legen Sie statt dessen weitere Unterordner an, um Ihre Daten zu katalogisieren (siehe auch D090 Dateien mit dem Windows-Explorer optimal verwalten ). So können Sie einen Ordner BEHÖRDE anlegen, in dem Sie den gesamten Schriftverkehr mit Ämtern ablegen. Wird auch das zu unübersichtlich, legen Sie darin einfach weitere Ordner mit den Namen der jeweiligen Ämter an. Ein anderer Ordner kann zum Beispiel VERSICHE- RUNGEN UND KASSEN heißen. Darin befinden sich dann etwa die Ordner KRANKENKASSE, LEBENSVERSICHERUNG und PRI- VATHAFTPFLICHT. Mit weiteren Unterordnern die eigenen Daten strukturieren

12 D 130 / 12 Datensicherung aller Ihrer wichtigen Dateien Ordnung im Ordner EIGENE DATEIEN: Texte, Tabellen, Bilder und andere Daten finden in dieser übersichtlich organisierten Struktur schnell ihren Platz. Wenn Sie Ihre Texte, Tabellen, Bilder, Musikstücke und anderen Programme also Ihre eigenen Dateien in dem Ordner EIGENE DATEIEN unterbringen, fällt Ihnen das Sichern leichter. Sie brauchen dann nur diesen Ordner auf CD-R kopieren, um alle Ihre Daten zu sichern. Lassen Sie beim Sichern der Daten auf CD-R die Ordner-Struktur des Ordners EIGENE DATEIEN bestehen. Dann können Sie im Fehlerfalle einfach den kompletten Ordner auf Ihre Festplatte zurück kopieren und sind mit einem Kopiervorgang sofort wieder auf dem Laufenden. Auch wenn Sie nur eine einzelne Datei benötigen, finden Sie die Datei aufgrund des identischen Ordner-Aufbaus auf Ihrer Sicherungs-CD-R sofort ohne langes Suchen.

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