wiffzack.gastro Abbildung 1: das Softwarepaket ist in einer MINI-, STANDARD- und PROFESSIO NAL EDITION erhältlich

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1 wiffzack.gastro D I E S C H N E L L E I N S TA L L AT I O N S - U N D K O N F I G U R AT I O N S A N L E I T U N G F Ü R D I E Abbildung 1: das Softwarepaket ist in einer MINI-, STANDARD- und PROFESSIO NAL EDITION erhältlich eine Softwareentwicklung von der Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) A Judendorf Straßengel, Grazer Strasse 45 ( WEB: Mail:

2 Inhaltsverzeichnis Kapitel 1: DIE INSTALLATION Windows UPDATE Installation der wiffzack.gastro Software Installation der Bondrucker... 4 Kapitel 2: Konfigurations-Vorbereitungen Die LOGOS... 5 Tischpläne erstellen (GRAFIK oder nur BUTTONS)... 5 Muster für Grafik Tischplan... 6 Muster für Buttons Tischpläne... 7 Kellnernamen... 7 Lizenzdatei... 7 Kapitel 3: die Konfiguration Die Kellner mit Namen anlegen (Benutzer anlegen) Tischbereiche anlegen Warengruppen und Untergruppen anpassen Spalte Warengruppe (Übergeordnete Gruppe) und Untergruppe (Name) Spalte Gangfolge Spalte Bontyp Spalte IstUMSATZ Spalte Auf Rechnung zeigen Spalte Drucke Rezeptur Artikel erfassen Tischpläne konfigurieren grafisches Boniertablett erstellen Bonieren mit Listen Kapitel 4: die Datensicherung 4.1 Datensicherung konfigurieren Kapitel 5: die Tagesabrechnung 16 Kapitel 6: Bilderverzeichnis 17 3

3 1 DIE INSTALLATION 1 DIE INSTALLATION 1.1 Windows UPDATE Bevor Sie mit der Softwareinstallation beginnen, aktualisieren Sie bitte ihre Windows Version mit dem neuesten Update. Unsere wiffzack.gastro Software kann auf allen Windows Computern ab Windows XP instal liert werden, dies wären Windows XP Home und Windows XP Professional, Windows Vista, Windows 7, Windows 8. Die Benutzerkontensteuerung muss ausgeschalten sein. 1.2 Installation der wiffzack.gastro Software Das Installationspaket beinhaltet insgesamt 4 Dateien, die in folgender Reihenfolge installiert werden sollen: 1..net Framework ( bei Windows XP ist erst die zweite Installation erfolgreich) 2. DATENBANK INSTALLATION 3. wiffzack.gastro Installationspaket 4. wiffzack.gastro Update 1.3 Installation der Bondrucker Die oder den vorhandenen Bondrucker installieren und den 1.Bondrucker den Namen bon1 geben. Den zweiten Bondrucker installieren und diesem den Namen bon2 geben. bon1 wird als Getränke & Schankdrucker verwendet und bon2 als Küchendrucker.. Falls sie nur einen Thermodrucker haben, so installieren sie diesen ein zweites Mal und geben dem Drucker den Namen bon2 Abbildung 1.1: Installierte Drucker - Bondrucker / Rechnungs drucker Somit ersparen sie sich Einstellungsänderungen in der Konfiguration der Software. 4

4 Konfigurations-Vorbereitungen 2 Konfigurations-Vorbereitungen Für die Konfiguration sind einige Vorbereitungen notwendig. 2.1 Die LOGOS So sollten Sie sich ein LOGO für den Rechnungsausdruck und ein Logo für die Auswertungsaus drucke mit einer Breite von 490 Pixel vorbereiten am Besten in JPG oder BMP in schwarz. Abbildung 2.2: Drucklogo für Rechnungs Drucker Abbildung 2.1: Logo für Auswertungs- Ausdrucke 2.2 Tischpläne erstellen (GRAFIK oder nur BUTTONS) Desweiteren sollten Überlegungen bezüglich der Raumbezeichnungen und der Tischnummern angestellt werden. Tischpläne oder Fotos können im Programm verwendet werden. Dazu erstel len sie eine JPG Datei in der Grösse 800 x 800 Pixel (RE- Restaurant, PU-Pub, GG-Gastgarten usw.. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, Tischpläne die nur als Buttons bestehen, zu ver wenden. 5

5 2 Konfigurations-Vorbereitungen 2.3 Muster für Grafik Tischplan Und so könnten Tischpläne aussehen zeichnen sie Pläne, verwenden sie Fotos. Abbildung 2.3: Grafische Tischpläne - MUSTER 800x800Pixel Abbildung 2.4: Grafische Tischpläne - MUSTER 800x800Pixel Und so sieht dann der grafische Tischplan auf der Boniermaske aus 6

6 Muster für Buttons Tischpläne 2.4 Muster für Buttons Tischpläne Abbildung 2.5:... und so sieht die Boniermaske mit Tisch - Buttons aus 2.5 Kellnernamen Auch die Kellnernamen sollten sorgfältig vorab notiert werden. 2.6 Lizenzdatei Und auch die Lizenz für die Software sollte schon vorhanden sein. ACHTUNG: zumindest eine Zeile des Lizenz-Druckkopfes wird auf der Rechnung mitgedruckt in diesem Falle damit ist die Lizenz eindeutig zuordenbar! 7

7 3 die Konfiguration 3 die Konfiguration Das Programmpaket besteht aus zumindest 3 Komponenten. Dem wiffzack.gastro. kassa (dem Bonierprogramm Terminal), der wiffzack.gastro.query (dem Auswer tungs- Programm) und dem wiffzack.gastro.conf (dem Konfigurationsprogramm). Nur als Administrator haben sie alle Rechte, daher müssen sie sich auch als Administra tor anmelden. Der Benutzername des Administrators ist admin und das Passwort ist ebenfalls admin Starten sie nun das Konfigurationsprogramm, Benutzer und Passwort eintragen und auf Verbin den klicken. Jetzt sehen Sie die wichtigsten Menüpunkte, die für die schnelle Konfiguration notwendig sind. Erst wenn sie meinen, die erweiterten Einstellungen im Experten MODUS sich ansehen zu müssen, dann Abbildung 3.1: Anmeldemaske Konfiguration 8

8 die Konfiguration links oben auf in den EXPERTENMODUS wechseln kli cken und mit dem Passwort wiffzack sind sie dann im Expertenmodus. Bitte auf Gross-und Klein schreibung achten! Jetzt stehen ihnen alle Ein stellmöglichkeiten zur Ver fügung. Aber, im Exper tenmodus sollten sie Ände Abbildung 3.3: der EXPERTENMODUS rungen nur vornehmen, wenn sie auch wissen was sie tun. 3.1 Die Kellner mit Namen anlegen (Benutzer anlegen) Unter der Hauptgruppe Benutzer und Gruppen ist eine Unter gruppe mit dem Namen Benutzer und Gruppen. Hier können neue Benutzer angelegt werden, mit einem Klick auf Neuer Benutzer. Jetzt können sie statt Neuer Benutzer den Namen ihres Mitarbeiters einsetzen sowie Vorname und Nachname ausfüllen. Wenn Sie kein Passwort vergeben wollen, bitte in das Feld Passwort hineinklicken und sofort den But ton ändern anklicken. Jeder Kellner braucht auch Berechti gungen daher müssen diese zu jedem Kellner ausgewählt wer den. Wie auf dem Bild gezeigt wird, hat Kellnerin 1 die Berech tigung KELLNER und LEHRLING. Abbildung 3.2: die KONFIGURA TION Durch anklicken der Berechtigung wird diese weg- oder dazuge schalten ein Kellner ohne Berechtigung kann und darf NICHTS. Kellnernamen können geändert werden, indem sie unter Benutzer den Kellnernamen anklicken, den sie ändern möchten und dann im Feld Benutzername einen neuen Namen eingeben. Bei jeder Änderung muss auch das Passwort neu eingegeben werden. Wenn Sie kein Passwort verge ben wollen, bitte in das Feld Passwort hineinklicken und sofort den Button ändern ankli cken. 9

9 3 die Konfiguration Abbildung 3.4: Kellnernamen ändern oder neu anlegen 3.2 Tischbereiche anlegen Die bestehenden Tischbereiche können auch umbenannt werden. Neue Tischbereiche können hinzugefügt werden. ACHTUNG: Gastbereich nur bei Stammgast anhaken, da dann immer ein Name beim Bonie ren auszuwählen ist und es so möglich ist, auf Namen zu bonieren. Als Beispiel: Stüberl mit 19 Tischen neu anlegen - die Kurz bezeichnung für den Tisch mit ST für Stüberl eintragen, dann den Tischbereich Stüberl unter der Rubrik Abbildung 3.5: Tischbereiche anlegen Name einfü gen, bei MIN die Anfangsnummer des ersten Tisches in diesem Raum eintragen ( kann 1 oder 10

10 Tischbereiche anlegen auch eine andere Zahl sein) und dann den MAX Wert eintragen (19 wenn mit MIN 1 begonnen wird, da wir ja 19 Tische im Stüberl haben.). Den AUFWANDSBEREICH nur dann anhaken, wenn es sich bei diesen Tischen um keine Umsätze, sondern eben um Aufwand handelt ( Eigenverbrauch, Küchenaufwand, Personalauf wand, Bruch usw.). Dieser AUFWAND wird nicht dem Umsatz zugezählt und kann extra ausge wertet werden. 3.3 Warengruppen und Untergruppen anpassen Abbildung 3.6: Warengruppen und Untergruppen Anlage Spalte Warengruppe (Übergeordnete Gruppe) und Untergruppe (Name) Wir empfehlen ihnen die Warengruppen (ÜBERGEORDNETE GRUPPE) und die Untergrup pen (NAME) einfach durch KLICK auf die Bezeichnung anzupassen. Desto besser die Waren gruppen und Untergruppen definiert sind, desto bessere Auswertungen und Statistiken sind mög lich. Bitte achten sie darauf, dass der NAME und die ÜBERGEORDNETE GRUPPE nie den glei chen Namen haben dies würde nur zu Missverständnissen führen. Grundsätzlich werden in der Gastronomie und auch in anderen Branchen 7 10 Warengruppen verwendet, die dann eben noch in Untergruppen unterteilt werden. z.b.: Haupt- oder Warengruppe wäre BIER um aber zu wissen, wieviel Fassbier, und wieviel Flaschenbier und wieviele RADLER verkauft wurden ist es notwendig, diese Untergruppen 11

11 3 die Konfiguration anzulegen und die Artikel in weiterer Folge dann diesen Gruppen zuzuweisen (Kapitel Artikelan lage). Und nun zu den Feineinstellungen: Spalte Gangfolge Mehrere Gangfolgen sind bereits vorgegeben und müssen im Normalfall auch nicht verändert werden. Den ÜBERGEORDNETEN GRUPPEN gebe ich immer die Auswahl Standardfolge, da im Normalfall ohnedies keine Artikel direkt mit der ÜBERGEORDNETEN GRUPPE ver knüpft sind. Die Untergruppen können der richtigen Gangfolge zugeordnet werden. Nur mit einer genauen Zuordnung der Gangfolge ist möglich, BONS zu drucken, wo die Küche sofort sieht, welche Speisen zuerst zubereitet werden müssen. Abbildung 3.7: Warengruppen und Untergruppen im Detail Spalte Bontyp Auch die Bontypen sind bereits voreingestellt und sind im Normalfall ausreichend. Sie sind ver antwortlich, wie der Bon unterteilt und dazwischen geschnitten werden soll und auf welchem Drucker der Bon gedruckt wird ( Küche, Schank, Garten etc.) Standardmässig sind 2 Drucker eingerichtet siehe Installation der Bondrucker Spalte IstUMSATZ Wenn sie die Spalte IstUmsatz nicht anhaken, könne alle Artikel die mit dieser Gruppe ver knüpft sind zwar boniert werden, aber diese Artikel bilden keinen Umsatz (wird natürlich in der Datenbank genauso als umsatzfreie Buchung eingetragen). Sinn macht dies bei einer Warengruppe (Übergeordneten Gruppe) Trinkgeld und dazu dann auch ein Artikel der TRINKGELD heisst mit POPUP dann kann der Kellner auf Wunsch des Gastes auch auf der Rechnung anzeigen lassen und es ist jedoch kein Umsatz für den Betrieb. Spalte Auf Rechnung zeigen Eigentlich soll ja alles auf der Rechnung gezeigt werden aber Mitteilungen wie WEITER, oder BUS IST DA und ähnliches hat natürlich auf der Rechnung nichts verloren. Wenn sie eine Warengruppe (Übergeordnete Gruppe) oder eine UNTERGRUPPE als MITTEI LUNGEN bezeichnen, können sie dann in weiterer Folge Artikel in dieser Gruppe anlegen, die eben Mitteilungen bezeichnen, die nicht auf der Rechnung gezeigt werden. Spalte Drucke Rezeptur Wenn einem Artikel auch eine Rezeptur hinterlegt ist, kann diese auf dem BON mitgedruckt werden sehr hilfreich für Aushilskräfte, um Beispielsweise zu zeigen, aus welche Produkten sich der Campari Orange zusammensetzt! Genaueres und Einstellungsmöglichkeiten finden sie im Experten Handbuch 12

12 Warengruppen und Untergruppen anpassen 3.4 Artikel erfassen Abbildung 3.8: Artikelanlage - Preise eingeben - Artikel suchen Die Artikeleingabe erfolgt sehr einfach fast so wie in einer Excel Tabelle. Wenn Sie viele Artikel auf einmal eingeben möchten, spart es Zeit, wenn die Artikel in der Reihenfolge eingegeben wer den. (alle Flaschenbiere, alle Fassbiere alle Vorspeisen etc.) Die Eingabemaske merkt sich nämlich die Gruppe und die Mwst., somit ist eine schnelle Eingabe gewährleistet. Bezeichnung: Artikelname (zb.: /8 Weisswein Veltliner (sieht dann auf der Rechnung, wenn 5 Glas konsumiert wurden, so aus: 5 /8 Weisswein Veltliner Gruppe: hier bitte jeden Artikel einer passenden Untergruppe zuordnen. VP.: Ihr Verkaufspreis VP.Mwst: die passende Mwstgruppe PreisPopUp: wenn sie dieses Kästchen anhaken, öffnet sich jedesmal beim Bonieren diese Arti kels eine Eingabeaufforderung, wo sie dann den Verkaufs-Preis eingeben können. (macht Sinn bei einem Artikel WeinDiverse, oder BierDiverse oder Küchendiverse usw.) Ep.PreisPopUp: ie bei PreisPopUp jedoch für den Einkaufspreis, falls Kalkulationen gemacht werden. 13

13 3 die Konfiguration 3.5 Tischpläne konfigurieren Wenn sie links im Menü auf Tischauswahl-Konfiguration drücken, kommem sie auf diese Seite. 3.6 grafisches erstellen Boniertablett 3.7 Bonieren mit Listen 14

14 die Datensicherung 4 die Datensicherung 4.1 Datensicherung konfigurieren Vergessen sie nicht die automatische Datensicherung einzustellen. Es macht nicht viel Sinn, die Datensicherung am gleichen Computer auf der gleichen Festplatte zu sichern. Entweder haben sie am gleichen Computer eine zweite Festplatte oder sie haben einen anderen Computer im Netzwerk, auf dem die Datensicherung gespeichert werden kann. Datensicherungen sollten grundsätzlich mindestens einmal täglich gemacht werden. Abbildung 4.1: Einstellung der Datensicherung 15

15 5 die Tagesabrechnung 5 16 die Tagesabrechnung

16 Bilderverzeichnis 6 Bilderverzeichnis Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: das Softwarepaket ist in einer MINI-, STANDARD- und PROFESSIONAL EDITION erhältlich...1 Abbildung 1.1: Installierte Drucker - Bondrucker / Rechnungsdrucker...4 Abbildung 2.1: Logo für Auswertungs- Ausdrucke...5 Abbildung 2.2: Drucklogo für Rechnungs Drucker...5 Abbildung 2.3: Grafische Tischpläne - MUSTER 800x800Pixel...6 Abbildung 2.4: Grafische Tischpläne - MUSTER 800x800Pixel...6 Abbildung 2.5:... und so sieht die Boniermaske mit Tisch - Buttons aus...7 Abbildung 3.1: Anmeldemaske Konfiguration...8 Abbildung 3.2: die KONFIGURATION...9 Abbildung 3.3: der EXPERTENMODUS...9 Abbildung 3.4: Kellnernamen ändern oder neu anlegen...10 Abbildung 3.5: Tischbereiche anlegen...10 Abbildung 3.6: Warengruppen und Untergruppen Anlage...11 Abbildung 3.7: Warengruppen und Untergruppen im Detail...12 Abbildung 3.8: Artikelanlage - Preise eingeben - Artikel suchen...13 Abbildung 4.1: Einstellung der Datensicherung

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