Datenpflege und Datensicherung unter Windows XP

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1 Datenpflege und Datensicherung unter Windows-XP 1. Einleitung Dieser Artikel wurde für Computer (Anwender) von MS Windows XP-PCs geschrieben. Eine Übertragung auf Ihren PC und Ihr Betriebssystem wird Ihnen vermutlich leicht fallen. Damit der Text überall gilt, auch wenn MS Windows XP in zwei Versionen verkauft wird (XP Home und XP Professional), beschreibe ich hier die Variante von MS Windows XP Home. Die meisten mir bekannten XP Professional-Systeme sind ebenso eingerichtet, auch wenn dort noch zusätzliche Möglichkeiten angeboten werden. Eine weitere Vorbemerkung: Meine Erläuterungen gelten für einen Standard-PC-Arbeitsplatz, der nicht in eine Microsoft-Domänen-Struktur mit zentraler Benutzer- und Profilverwaltung eingebunden ist, denn dann ist alles anders. Falls Ihr Computer in ein Server-System integriert wurde oder Ihnen der Zugriff auf die Administrator-Funktionen verwehrt oder eingeschränkt wurde, sprechen Sie Ihren zuständigen Server- und PC-Administrator an. Der sollte Ihnen weiter helfen. Nachdem dies nun geklärt ist, sollten wir uns darüber klar werden, wo denn unsere Daten auf unserem Rechner verstreut sind und was davon langfristig zu retten ist. Datenpflege ist eine gute Voraussetzung, um später eine einfache Datensicherung durchführen zu können. Darum beginnen wir mit diesem Abschnitt. 2. Strukturierung der eigenen Daten Um ordnungsgebende Datenstrukturen anzulegen, habe ich mich für folgendes System entschieden: Es gibt in meinem Ordner "Eigene Dateien" ein Verzeichnis für das letzte Jahr (z.b. "Daten2003") eines für das laufende Jahr ("Aktuell" ) und eines für Dateien, die jahresübergreifend sind (" Dauer") bei mir sind das z.b. persönliche Datei-Vorlagen in Ergänzung zu den Benutzervorlagen der Office-Pakete, Adresslisten, laufende Terminkalender, etc.. Dabei ist besonders wichtig, dass ich die Dateien des letzten Jahres auf keinen Fall mehr bearbeite. Ich betrachte dieses Verzeichnis als "eingefroren". Für eine Änderung muss ich die benötigten Dateien wieder in den Ordner "Aktuell" kopieren und dann dort bearbeiten. Aufbauend auf dieser Struktur, die ich konsequent durchhalte, kann ich zum Jahresende die Umstellung sehr einfach vornehmen: Nach der Datensicherung werden die Dateien im Verzeichnis "Dauer", falls notwendig, auf das neue Jahr Datenpflege und Datensicherung unter Windows XP angepasst. Das Verzeichnis "Aktuell" wird umkopiert auf das "alte" Jahr (diesmal war es "Daten2004"), die Daten des alten Jahres ("Daten2003") kann ich getrost von meinem System löschen, denn die habe ich seit einem Jahr nicht mehr verändert und damals ja auch eine Sicherung gemacht. Falls ich will, kann ich sie aber auch in ihrem Verzeichnis belassen. Diese Datenstruktur hat sich bei mir bewährt und ich erhalte automatisch meine Ordnung. Sollte ich ein altes Dokument aus früheren Jahren noch einmal benötigen, kann ich die alten Verzeichnisse jederzeit durchsuchen oder vom Rechner durchsuchen lassen. Kommen wir jedoch auf das Thema Datensicherung, so müssen wir unsere Kenntnisse noch etwas erweitern. Wenn man nur seine selbst hergestellten Dateien "retten" und archivieren möchte, kann man hier getrost an das Ende dieses Artikels ins Kapitel 5 springen. Will man aber auch noch andere Daten des Rechners über die Jahre retten - z.b. für eine Neuinstallation, so muss man wissen, wo diese Daten

2 liegen. 3. Weitere Benutzerdaten und Informationen in MS Windows XP Die meisten PC-Nutzer kennen nur ihren Ordner "Eigene Dateien" und speichern dorthin mehr oder weniger sortiert ihre Dateien. Aber was ist z.b. mit den "Favoriten" für den Internet-Browser, was mit den s, was mit den Vorlagen für Dokumente etc.? Wo merkt sich das System wichtige Einstellungen? Es wäre doch nett, wenn wir diese auch bei der Gelegenheit einer Sicherung unterziehen. Leider lässt sich diese Frage nicht pauschal und einfach beantworten. Gehen wir systematisch vor: Wenn Sie alleine auf dem Rechner arbeiten Wo Ihr Ordner "Eigene Dateien" liegt, finden Sie heraus, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Startknopf klicken und den (MS Windows-) Explorer starten. Wenn Sie aus dem dort geöffneten Ordner "Startmenü" eine Ebene aufwärts gehen, finden Sie Ihr persönliches Verzeichnis im MS Windows. In der Regel steht dort bei MS Windows XP Rechnern der Pfad "C:/Dokumente und Einstellungen/ihre_benutzerkennung". Ein Ausflug in das Verhalten von MS Windows XP: Die Benutzerkennung kann von dem Namen, der Ihnen im Anmeldebildschirm angezeigt wird, abweichen. Stören Sie sich nicht daran: Microsoft trennt leider sprachlich nicht zwischen "Benutzerkennung" und "Benutzernamen". Betriebssysteme unterscheiden da deutlich. Das Umbenennen eines Benutzers ändert zwar seinen Namen, nicht aber seine Benutzerkennung. Ein Beispiel: Auf Ihrem MS Windows XP legen Sie einen Benutzer mit dem Namen "Wolf" ein. Nun benennen Sie ihn in "Schaf" um. Windows wird dennoch sämtliche Verzeichnisse weiterhin mit der zuerst eingerichteten Benutzerkennung "Wolf" führen. Folge: Der Wolf im Schafspelz verwirrt den unkundigen PC- Anwender. Aber es geht noch weiter: Jeder Benutzer bekommt beim Anlegen eine system-interne "User-ID", bestehend aus einer langen Zahlenkombination, z.b. "S ". Diese wird beim Einrichten des Benutzers generiert und z.b. bei der Vergabe seiner Zugriffsrechte und der MS Windows XPVerschlüsselung ausgewertet. Die User-ID kann nicht identisch neu generiert werden. Wenn also ein Benutzer gelöscht und unter gleicher Benutzerkennung wieder angelegt wird, tritt er dennoch nicht in die Rechte des Vorgängers ein. Darum sollte man beim Löschen von Benutzern und beim Mehrfachzugriff über verschiedene Betriebssysteme/Partitionen umsichtig sein. Unterhalb des gerade beschriebenen Benutzer-Pfades finden Sie Ihre "Eigene Dateien" und viele andere Verzeichnisse. Sogar einige versteckte sind dabei. Es gibt dort weitere Verzeichnisse mit den Namen "Desktop", "Favoriten", "Startmenü" und einige mehr. Der Ordner "Favoriten" enthält die Microsoft-eigene Variante von Lesezeichen für sowohl das MS Office-Paket, als auch den MS Internet-Explorer. Der "Desktop" enthält Ihre Bildschirmoberfläche mit den dort (selbst) angelegten Verknüpfungen. Sie sollten vermeiden, Dateien auf dem Desktop anzulegen oder Verzeichnisse dorthin zu kopieren. Diese liegen dann auf der Festplatte im Verzeichnis "Desktop" und nicht in der oben beschriebenen Struktur unterhalb von "Eigene Dateien"! Eine Sicherung nur dieses Ordners würde diese Dokumente nicht erfassen. Eines der versteckten Verzeichnisse heißt "Anwendungsdaten". Dort hinterlegen viele Programme ihre Voreinstellungen und Erweiterungen. Dort liegen standardmäßig u.a. die Benutzervorlagen ihres

3 Lieblings-Office-Paketes. Dazu gehört z.b. auch Star Office/Open Office, wenn man die vorgeschriebene "Netzwerkinstallation" mit zugehörigen "Workstationinstallationen", wie im Datenpflege und Datensicherung unter Windows XP. Handbuch beschrieben, aufruft mit dem Kommando "setup -net". Und viele andere Produkte, die für eine Mehrbenutzerumgebung programmiert wurden, halten sich an diese Vorgaben. Es scheint also eine gute Idee, den ganzen Ordner "C:/Dokumente und Einstellungen/ihre_benutzerkennung" zu sichern. Dann erhalte ich nicht nur meine "Eigene Dateien", sondern auch viele andere für mich wichtige Informationen. Richtig! Wenn Sie sich nur für IHRE Dateien und Einstellungen interessieren, sind sie auf dem richtigen Weg. Wenn sich mehrere Benutzer einen Computer teilen und dabei ihre Dateien voreinander schützen, ist es eine gute Idee, jedes der "C:/Dokumente und Einstellungen/ihre_benutzerkennung"-Verzeichnisse zu sichern. Falls Sie die Daten für andere Personen auch sichern wollen, können Sie das für jede einzelne Benutzerkennung tun. Falls Sie dem Dateikonzept von Microsoft folgen, bei dem "Eigene Dateien" und "Gemeinsame Dokumente" von Ihnen genutzt werden, dann müssen Sie auch diese gemeinsamen Dokumente sichern. Sie liegen im Pfad "C:/Dokumente und Einstellungen/All Users/Gemeinsame Dokumente". Aber nichts geht ohne Hindernis: Wenn Sie nun versuchen, Ihre Benutzerverzeichnisse zu kopieren, werden Sie feststellen, dass ein Eingeschränkter Benutzer keinen Zugriff auf die Verzeichnisse der anderen hat, so dass Sie auf jeden Fall Computeradministrator sein müssen. Zudem werden Sie feststellen, dass Sie beim Kopieren ihrer eigenen Daten eine Fehlermeldung bei der Datei "NTUSER.DAT" erhalten. Warum? Weil diese Datei, wie im Folgenden beschrieben, die "Benutzer- Registry" enthält, die für den jeweils aktiven Benutzer geöffnet und somit für Kopieraktionen gesperrt ist. 4. Habe ich jetzt wirklich alles, wenn ich C:/Dokumente und Einstellungen sichere? Nein, leider nicht. Die Firma Microsoft verteilt ihre Informationen an mehrere Stellen auf dem PC und viele andere Programmierer machen ihr das zwangsweise nach. Die weitere "Stelle" von der ich hier rede, ist die sogenannte Registrier-Datenbank (oder auch "Registry") genannt. Diese verteilt sich auf mehrere Dateien im Computer. Die allgemeine (System-) Registry findet sich im Windows selbst und ist für Sie nicht einfach zu finden. Diese stört uns aber auch nicht. Die benutzerorientierte Registry liegt jedoch ebenfalls im Benutzerverzeichnis (Datei "NTUSER.DAT"). Das Betriebssystem zieht seine Informationen für den "Current User - Teil (HKCU)" der Registry aus dieser Datei. Für die meisten Menschen ist diese Verteilung ein Buch mit sieben Siegeln und ich empfehle Ihnen hier - entgegen anderen Autoren - sich nicht um die Registry zu kümmern und sie sogar aus der weiter unten beschriebenen Datei-Sicherung auszuklammern! Ein unbedachtes wieder-einspielen in den aktuellen Dateibaum kann ungeahnte Konsequenzen nach sich ziehen. Ich empfehle Ihnen, die Daten-Kopier-Aktion von einer anderen Computeradministrator- Nummer für Ihren eigenen Bereich zu machen. Löschen Sie aus der SICHERUNGSKOPIE die Dateien "NTUSER.DAT" bei Bedarf heraus - aber bitte nicht aus Ihren Benutzerverzeichnissen, sonst funktioniert Windows nicht mehr erwartungsgemäß! Warum empfehle ich diese Vorgehensweise? Für die Daten-Aufräumarbeiten benötigen Sie die Registry nicht und falls Ihr System einmal defekt sein sollte, nutzen Sie die Gelegenheit, neue Anwendungen und Einstellungen auf Ihrem Computer einzurichten. In der Regel gibt es dann viele neue Programme und eine Aktualisierung ist zu überlegen. Wichtige Einstellungen im Betriebssystem und in Ihrer Anwendungssoftware sollten Sie ohnehin schon bei der Installation dokumentiert haben - oder es in Zukunft tun. Ich empfehle dafür eine "Checkliste", was an Ihren Programmen voreingestellt wurde und warum. So können Sie jederzeit Ihren alten Stand wieder herstellen, auch wenn Sie einmal auf eine neue Softwareversion umsteigen wollen. Ein besonderes Problem: Die Nutzung von MS Outlook

4 Dieses Produkt geht scheinbar davon aus, dass es niemals Probleme mit Dateien (oder gar einen neuen Computer) geben wird. Outlook schreibt seine Daten in entsprechende Dateien und verteilt seine Datenpflege und Datensicherung unter Windows XP Informationen munter in der Registry. Wollen Sie Ihre Daten vollständig sichern, nutzen Sie bitte die Archivierungs- und/oder Export-Funktionen von MS Outlook. Nach einer Neuinstallation dieses Produktes müssen Sie aufwändige Neueinstellungen und Importaktionen durchführen, um auf den alten Stand zu kommen. Ihre Archive und gesicherten Adressbücher, Terminkalender etc. müssen erst wieder in das neue Outlook eingespielt werden. Darum der Tipp: Exportieren Sie auf jeden Fall vor der Daten-Sicherung alle Ihre Outlook-Daten in eine.pst-datei ("Datei" >>"Importieren/ Exportieren in eine Datei" >>"persönliche Ordner-Datei.pst"). Dann sind wenigstens die gerettet. Die Voreinstellungen von MS Outlook lassen sich nicht ohne weiteres retten. Dafür greifen Sie dann auf Ihre Checkliste zurück und lassen sich helfen. Noch mehr Möglichkeiten? Leider ja! Eine weitere Möglichkeit, von der die Programmierer gelegentlich Gebrauch machen, ist die Speicherung persönlicher Informationen jeweils bei den Programmen selbst. Diese Variante wird aber immer seltener, weil sie auch mit den Zugriffsrechten von eingeschränkten Benutzern auf Windows XP im Regelfall kollidiert. Manchmal ist das ein Hinweis auf falsch installierte Software - so z.b. bei Star Office/Open Office, wenn keine Netzwerkinstallation durchgeführt wurde. Auch hier gilt: Weichen Sie im Zweifel lieber auf die Dokumentation der Einstellungen (auf einem Blatt Papier) aus. Und ein letzter Punkt sei nicht verschwiegen. Nicht alle Menschen nutzen für die Speicherung von Daten nur die Ordner "Eigene Dateien" und "Gemeinsame Dokumente". Es liegt in Ihren eigenen Händen: Wenn Sie Dateien an eine andere Stelle kopieren - ich mache dies ganz bewusst so - müssen Sie diese Verzeichnisse natürlich ebenfalls in die Sicherung mit einbeziehen. Wer jedoch so arbeitet, wird in der Regel von alleine daran denken! Es hat sich als vorteilhaft erwiesen, wenn man in einem solchen Fall den Benutzern jeweils eine Verknüpfung auf das Daten-Verzeichnis mit in den Ordner "Eigene Dateien" legt. Dann ist ein schneller Zugriffsweg auf das zusätzliche Datenverzeichnis sicher gestellt. Nachdem wir nun wissen, dass alle wichtigen persönlichen Einstellungen hoffentlich dokumentiert wurden oder die Dateien im Ordner "C:/Dokumente und Einstellungen/ihre_benutzerkennung" oder an einer anderen geeigneten Stelle stehen, stellt sich die Frage, wie man diese am besten sichert. 5. Die Datensicherung Eine Möglichkeit mit "Bordmitteln" von MS Windows XP seine Daten zu sichern, findet sich im Bereich "Start >>Systemsteuerung >>Leistung und Wartung". Wählen Sie dort den Menupunkt "Daten sichern" aus und lassen Sie sich vom Sicherungsassistenten führen. Das ist einfach und hilft oft. Und das funktioniert auch für den jeweils angemeldeten Benutzer - es gibt kein Problem mit der Datei "NTUSER.DAT." Dennoch empfinde ich dabei Unbehagen. Das entsteht bei dieser Form der Sicherung aus der Erfahrung, dass die dabei erzeugten ".bkf-dateien" sich nur wieder mit dem entsprechenden Sicherungsprogramm von Microsoft lesen lassen. Ich begebe mich ungerne in eine solche Abhängigkeit. Zumal in vergangenen Zeiten bei einem Systemwechsel nicht immer die Dateien von neuen Systemen lesbar waren. Andere Sicherungsprogramme, die man u.u. für viel Geld im Handel kaufen kann, arbeiten ähnlich. Sie sind aus meiner Sicht nur empfehlenswert, wenn man mit einer Feinstruktur von Zugriffsrechten arbeitet, wie sie von erfahrenen Administratoren eines MS Windows XP Professional eingerichtet werden können (Stichwort: "Einfache Dateifreigabe nicht verwenden"). Da die meisten Computer aber nicht in einer solchen Art und Weise betrieben werden, beschreibe ich hier eine Alternative, bei der allerdings die Zugriffsrechte verloren gehen. Diese Alternative besteht darin, seine für die Datensicherung ausgewählten Ordner in ein ZIP-Archiv (im MS Windows XP "ZIP-komprimierter Ordner", kurz: ZIP-Ordner, genannt) zu kopieren. Leider ist mir kein Weg bekannt mit den MS Windows-Mitteln das ZIP-Archiv über ein Kennwort zu sichern. Dazu benötigt man dann wieder zusätzliche Programme. Aber dennoch hat so ein ZIP-Archiv Vorteile: Datenpflege und Datensicherung unter Windows XP

5 Die Dateien werden mit allen Unterverzeichnisstrukturen in dieses Archiv gepackt, welches seinerseits auf einer CD nur als eine Datei zu sehen ist Man kann jederzeit durch einfachen Doppelklick einzelne Dateien oder ganze Unterverzeichnisse aus der ZIP-Datei wieder herauskopieren Die Dateien werden bei der Einbindung in die ZIP-Datei, je nach Inhalt, sehr stark komprimiert, so dass die Gesamt-Datei in der Regel deutlich weniger Platz verbraucht, als die Dateien selbst Ein ZIP-Archiv kann auf jedem anderen Rechner gelesen und geöffnet werden. Inkompatibilitäten zwischen verschiedenen Rechnern und Betriebssystemen sind dabei fast vollständig ausgeschlossen. Ein weiterer Vorteil dieser ZIP-Datei: Sie hat auch keine Probleme beim Kopieren auf eine CD. Wenn Sie die Dateien direkt auf die CD kopieren, treten schnell erhebliche Probleme in der Namensgebung langer Dateinamen und der zulässigen Verzeichnistiefe auf. Eine ZIPDatei kennt diese Probleme nicht. Nachteil: Große Fotoarchive lassen sich mit ZIP nicht sinnvoll weiter komprimieren. Für diese Art von Dateien muss ein anderer Weg gefunden werden - z.b. einzeln kopieren bzw. "splitten" (s.u.) Wie kann man nun so ein ZIP-Archiv im MS Windows XP erzeugen? Ganz einfach: Sie gehen mit dem Windows-Explorer in das Zielverzeichnis ihrer Wahl, in dem Sie Schreibrechte besitzen, und öffnen im "weißen Bereich" auf der rechten Seite das Kontext-Menü durch Klick mit der rechten Maustaste. Achten Sie darauf, dass das Zielverzeichnis nicht unterhalb des von Ihnen zu kopierenden Verzeichnisbaumes liegt! Unter dem Menüpunkt "Neu" finden Sie dann auch "Zip-komprimierter Ordner". Wählen Sie einen sprechenden Namen wie z.b. " sicherung-ihr_username.zip" und Sie haben Ihr Archiv angelegt. Öffnen Sie diese Datei durch Doppelklick und kopieren Sie dort hinein Ihre zu sichernden Verzeichnisse. Sollten Sie den Menüpunkt "Zip-komprimierter Ordner" nicht auf Ihrem PC finden, haben Sie vermutlich ein alternatives Archivierungsprogamm (z.b. WinZIP, WinRAR, WinACE, etc.) installiert. Nutzen Sie dann gerne dieses für Ihre Datensicherung. Wichtig ist, dass Sie ein Archivprogramm nutzen, welches auf vielen Systemen schon seit Jahren weit verbreitet ist. Die angelegten ZIP-Archive kopieren Sie dann auf entsprechende Speichermedien, z.b. CD-ROMs oder DVDs. Sollten die Dateien zu groß sein, finden Sie im Internet entsprechende Tools zum aufteilen ("splitten") einer Datei. Die entstehenden Teile passen verteilt auf mehrere CDs. Ich nutze hierfür z.b. das Freeware-Programm KFK von KC Software (http://www.kcsoftwares.com). 6. Zusammenfassung Um Ihnen einen Vorgeschmack auf Ihre zukünfige Arbeit mit Daten zu liefern, fasse ich die verschiedenen Aktionen in einer Checkliste zusammen. 1. Exportieren Sie, wo erforderlich, alle notwendigen Daten, Mails etc. (z.b. bei MS Outlook ->.pst-datei erstellen) und speichern Sie diese unter "Aktuelles" 2. Erstellen Sie an geeigneter Stelle, außerhalb Ihrer zu sichernden Verzeichnisse, aber so, dass Sie dort Schreibrechte haben, ein Zip-Archiv für Ihre Datensicherung. Beachten Sie, dass sich große Fotodokumente und -archive nicht unbedingt sinnvoll mit ZIP weiter komprimieren lassen. 3. Kopieren Sie in den ZIP-Ordner Ihre zu sichernden Benutzerverzeichnisse, wie oben beschrieben, aus dem Verzeichnis "C:/Dokumente und Einstellungen/" Lassen Sie dabei jeweils das Jahres-Archiv des letzten Jahres (hier: "Daten-2003") weg, welches ja bereits vor einem Jahr gesichert wurde. Beachten Sie, dass der jeweils aktive Benutzer seine eigene User-Registry ("NTUSER.DAT")

6 nicht kopieren kann. Wechseln Sie im Bedarfsfall auf einen anderen Computeradministrator oder schließen Sie, meiner Empfehlung folgend, diese Datei explizit aus der Kopieraktion aus. Datenpflege und Datensicherung unter Windows XP Beachten Sie auch, ob die Dateien unter "C:/Dokumente und Einstellungen/All Users/Gemeinsame Dokumente" oder weitere Verzeichnisse auf der Festplatte mit gesichert werden müssen Bei Bedarf legen Sie z.b. für verschiedene Benutzer jeweils eigene ZIP-Archive an. 4. Sollten diese ZIP-Archive für eine CD zu groß werden, können Sie die enthaltenen Dateien auf mehrere Archive verteilen oder Sie teilen ("splitten") sie mit entsprechenden Tools aus dem Internet auf 5. Brennen Sie dann alle zu sichernden Zip-Archive auf CD-ROM oder DVD. Beschriften Sie diese CDs/DVDs entsprechend und verwahren Sie sie gut. Bei ganz wichtigen Daten kann man sogar eine weitere Kopie erstellen und sie an verschiedenen Orten lagern. 6. Kopieren Sie nun das aktuelle Daten-Verzeichnis ( "Aktuelles" ) mit allen Unterverzeichnissen in ein neues Jahres-Verzeichnis (z.b. "Daten-2004"). 7. Nun geht s ans Aufräumen: Löschen Sie im nun frisch gesicherten Benutzerverzeichnis "Aktuelles" alle Dateien und Ordner, die Sie nicht mehr benötigen. Das geht sowohl von Hand als auch über die Suchfunktion ( "Start >>Suchen") nach allen Dateien ("*.*"), evtl. sogar gezielt nach Datum. Im Ergebnisfenster kann ich durch Sortieren nach "Typ" alle Dateiordner finden und aus der Markierung ausnehmen. Die übrigen Dateien kann ich dann einfach mittels "rechter Maustaste" + "Löschen" entfernen. Jede Zwischenlösung ist ebenfalls möglich. Diese Löschaktion ist ohne weiteres Risiko, denn Sie haben ja vorher alle relevanten Dateien umkopiert und auf CD/DVD gesichert. Sollten Sie merken, dass Sie einen Fehler gemacht haben, kopieren Sie die Dateien aus der Sicherungsdatei zurück. Sollten Sie die Datei von CD zurückkopieren, setzen Sie gegebenenfalls noch das Attribut "Schreibgeschützt" zurück. (Datei mit rechter Maustaste anklicken >>"Eigenschaften" >>Attribut: "Schreibgeschützt" ohne Haken) Gehen Sie beim Löschen großzügig vor. Sie haben sowohl das Jahres-Archiv noch auf dem Rechner, als auch eine Sicherungskopie auf CD-ROM! Löschen Sie, falls sinnvoll, auch die s und Attachments der s aus den vergangenen Jahren. Im Bedarfsfall können Sie die Sicherungen ja wieder einsehen. Viel Erfolg bei der Aufräum- und Sicherungsaktion. Und eine Bitte: Arbeiten Sie sorgfältig und denken Sie mit. Auch wenn ich diesen Artikel mit Sorgfalt geschrieben habe, kann ich für seine Fehlerfreiheit keine Garantie übernehmen. Schadensersatzansprüche sind daher ausgeschlossen. Herzliche Grüße, Ihre Redaktion (Kurt Franke Ref. f. Öffetlichkeitsarbeit) Die Datensicherung (Backup) Viele Anwender vernachlässigen leider sträflich die regelmäßige Sicherung ihrer Daten. Von wichtigen Dokumenten wird vielleicht noch eine Kopie angefertigt die dann irgendwo auf der gleichen Festplatte in einen Sicherungsordner verschoben wird, mehr wird aber

7 oft nicht gemacht. Was aber wenn der Tag kommen sollte, an dem aus irgendeinem Grunde der PC nicht mehr zu starten ist oder die Festplatte komplett ihren Dienst verweigern sollte? Wenn ein Virus die Festplatte formatiert oder persönliche Dokumente unwiderruflich vernichtet? Die Datensicherung spielt nicht nur in Firmen eine große Rolle sondern ist auch für den heimischen PC unbedingt regelmäßig durchzuführen. Den Wert einer Datensicherung wird man spätestens dann zu schätzen wissen, wenn tatsächlich einmal ein kompletter Datenverlust eingetreten ist. Windows XP bietet zu diesem Zweck ein Sicherungsprogramm mit dem schlichten Namen NTBackup an. Zwar wird immer wieder in vielen Windows-Publikationen geschrieben, das Datensicherungsprogramm stehe nur unter Windows XP Professional und nicht unter Windows XP Home zur Verfügung, aber glücklicherweise ist diese Aussage falsch. Unter Windows XP Professional wird das Programm bereits bei der Windows-Installation mit installiert, unter Windows XP Home muss man es selbst noch schnell nachinstallieren. Du findest das Programm auf Deiner Windows XP CD im Verzeichnis VALUEADD/MSFT/NTBACKUP unter dem Dateinamen NTBACKUP.MSI Falls also noch nicht geschehen, installiere das Programm über einen Doppelklick auf den Dateinamen. Die weitere Installation läuft selbsterklärend ab und ist bereits nach wenigen Sekunden abgeschlossen. Nach erfolgter Installation findest Du das Sicherungsprogramm unter Start - Programme - Zubehör - Systemprogramme - Sicherung wieder. Windows lädt beim Start des Programms standardmäßig den Sicherungs-Assistenten. Das ist auch ganz praktisch so, denn der Assistent führt sicher durch aller erforderlichen Schritte. Lasse die Option "Immer im Assistentenmodus starten" also aktiviert und und klicke auf die Schaltfläche Weiter.

8 Wir möchten Daten sichern, also aktivieren wir die Option "Dateien und Einstellungen sichern" und klicken anschließend wieder auf Weiter. Im folgenden Fenster hast Du nun verschiedene Auswahlmöglichkeiten, was genau gesichert werden soll. Die eigenen Dokumente und Einstellungen, die Dokumente und Einstellungen aller auf dem PC vorhandenen Benutzer, alle Informationen auf dem Computer oder wir suchen uns mit dem letzen Punkt in den Optionen, selbst aus was gesichert werden soll.

9 Wähle hier nun mal den letzen Punkt, Elemente für die Sicherung selbst auswählen und klicke anschließend wieder auf die Schaltfläche Weiter. Wähle nun einfach mal einen beliebigen Ordner von Deiner Festplatte aus, den Du sichern möchtest. Ich habe mich mal für den Ordner "sicherung" entschieden, den ich angelegt hatte und in dem ich einige Dokumente in Kopie abgelegt hatte um sie beim nächsten Backup zu sichern. Also genau jetzt. :-) Die kleinen Pluszeichen vor den Ordnern auf der linken Seite kennst Du ja schon vom Windows-Explorer. Hier könntest Du den Ordner aufklappen um zu sehen welche weiteren Unterordner sich darin befinden. Der Inhalt der Ordner wird dann auf der rechten Seite angezeigt. Klicke also in das kleine weiße Kästchen vor dem Namen des gewünschten Ordners um das Häkchen zu setzen und somit die Auswahl zu treffen. Anschließend folgt wieder ein klick auf Weiter.

10 Nun ist es an der Zeit den Speicherort für die Sicherung auszuwählen. Wenn Du ein Zip-Laufwerk haben solltest, sichere Deine Daten am besten gleich auf dieses Laufwerk. Hast Du kein solches Laufwerk kannst Du aus dem Drop Down Menü die Diskette auswählen, falls die Sicherung nicht größer als 1,44 MB sein sollte. Da 1,44 MB aber nicht gerade sehr viel sind, wird die Diskette in den meisten Fällen wohl nicht ausreichen. Klicke daher auf die Schaltfläche Durchsuchen und wähle einen beliebigen Ordner auf Deiner Festplatte für die Sicherung aus. Natürlich soll die Sicherung dann nicht auf der Festplatte liegen bleiben! Klar, wenn die Festplatte defekt sein sollte, dann nützt die schöne Sicherungsdatei die auf der Festplatte liegt natürlich nichts. Am Ende, wenn die Sicherung abgeschlossen ist, solltest Du die Sicherungsdatei sogleich auf eine CD oder DVD brennen. Schließlich kannst Du noch einen Namen für die Sicherung eingeben. Wähle eine möglichst aussagekräftige Bezeichnung, damit Du später einmal wenn Du die Sicherung brauchst, anhand des Namens gleich erkennen kannst, was Du da eigentlich damals gesichert hast. Du ahnst es sicherlich schon. Nach Eingabe des Speicherortes und der Bezeichnung, klicke mal wieder auf die Schaltfläche Weiter.

11 Nun folgt eine kurze Zusammenfassung der bisher gewählten Einstellungen. Klicke jetzt aber noch nicht auf Fertig stellen, sondern zunächst auf die Schaltfläche Erweitert, um weitere Sicherungsoptionen einstellen zu können. Das Sicherungsprogramm unterstützt gleich fünf Methoden zur Sicherung der Daten. Gleich vorweg, der normale Anwender wie Du und ich, braucht eigentlich nur die normale Sicherung, vielleicht noch in Kombination mit der inkrementelle Sicherung. Aller andren Sicherungsarten sind eher für System-

12 Administratoren in größeren Betrieben von Bedeutung, also für Profis. Der Vollständigkeit halber werde ich aber die einzelnen Methoden kurz ansprechen. Kopie-Sicherung Bei der Kopie-Sicherung werden alle ausgewählten Dateien kopiert, ohne jedoch die Dateien als gesichert zu markieren (d.h., das Attribut Archiv wird nicht deaktiviert). Das Kopieren ist dann sinnvoll, wenn Du Dateien zwischen Sicherungen des Typs Normal und Hinzufügen sichern willst, da das Kopieren diese anderen Sicherungsoperationen nicht beeinflusst. Tägliche Sicherung Hierbei werden alle ausgewählten Dateien kopiert, die an dem Tag geändert wurden, an dem diese Art der Sicherung ausgeführt wird. Die gesicherten Dateien werden nicht als gesichert kennzeichnet (d. h. das "Archiv"-Attribut wird nicht gelöscht). Differenzielle Sicherung Bei der differenziellen Sicherung werden nur die Dateien kopiert, die seit der letzten Sicherung des Typs Normal oder Inkrementell erstellt oder abgeändert wurden. Die Dateien werden nicht als gesichert gekennzeichnet (d. h. das Attribut Archiv wird nicht gelöscht). Bei einer Kombination aus normaler und differenzieller Sicherung, ist es zum Wiederherstellen von Dateien und Ordnern erforderlich, dass die letzte normale sowie die letzte differenzielle Sicherung zur Verfügung steht. Inkrementelle Sicherung Bei einer inkrementellen Sicherung werden nur die Dateien gesichert, die seit der letzten Sicherung des Typs Normal oder Inkrementell erstellt bzw. geändert wurden. Dabei werden die gesicherten Dateien als gesichert markiert (d. h. das Attribut Archiv wird deaktiviert). Bei einer Kombination aus normalen und inkrementellen Sicherungen, benötigst Du zum Wiederherstellen der Daten den letzten normalen Sicherungssatz sowie alle inkrementellen Sicherungssätze. Normale Sicherung Endlich mal was normales, das lässt doch hoffen! ;-) Bei der normalen Sicherung werden alle ausgewählten Dateien kopiert und als gesichert markiert (das Attribut Archiv wird deaktiviert). Bei diesem Sicherungsverfahren benötigst Du lediglich die aktuellste Kopie der Sicherungsdatei, um sämtliche Dateien wiederherzustellen. Diese Methode der kompletten Sicherung ist sicherlich die einfachste, jedoch benötigt sie auch den meisten Speicherplatz. Die Sicherung der Daten mithilfe einer Kombination von normalen und inkrementellen Sicherungen belegt hingegen den wenigsten Speicherplatz und stellt sogleich die schnellste Sicherungsmethode dar. Zum Wiederherstellen von Daten benötigt man aber eben zunächst die normale Sicherung und alle inkrementellen Sicherungssätze. Da nun die inkrementellen Sicherungssätze möglicherweise auf verschiedenen Datenträger vorliegen, braucht die Wiederherstellung seine Zeit. Sollte nun eine inkrementellen Sicherung fehlen, hat man den Salat. Die normale Sicherung ist also ohne Zweifel die einfachste Variante und daher werden wir auch diese verwenden. Stelle den Sicherungstyp also auf Normal und klicke erneut auf Weiter.

13 Aktiviere die Option "Daten nach der Sicherung überprüfen" Wenn wir schon beim sichern sind, wollen wir natürlich auf Nummer Sicher gehen und veranlassen Windows unsere Sicherungsdatei nach der Erstellung zu prüfen. Genau, klicke nun nochmals auf Weiter.

14 Wann wollen wir denn die Sicherung durchführen? Jetzt gleich, Morgen oder vielleicht erst nächste Woche? Wenn Du noch ein kleines bisschen Zeit hast, kicke auf Jetzt. Andernfalls aktiviere die Option Später. Im Feld darunter kannst Du dann einen Zeitplan festlegen, wann die Aktion ausgeführt werden soll. Die Datensicherung (Backup) - Teil 2 Nachdem wir ausgewählt haben die Datensicherung sofort durchzuführen, gibt uns Windows nochmals eine Zusammenfassung aller getätigten Einstellungen. Wenn Du hier nun einen Fehler feststellen solltest, kannst Du über die Schaltfläche Zurück nochmals Einstellungen verändern. Wenn alles passt, klicke auf Fertig stellen.

15 Nun beginnt die eigentlich Sicherung der Daten. Der Vorgang kann je nach zu sichernder Datenmenge, einige Minuten Zeit in Anspruch nehmen. Der Statusbalken zeigt an, wie weit die Sicherung bereits fortgeschritten ist. Nach der Sicherung erfolgt noch kurz eine Prüfung und anschließend meldet Windows über das folgenden Fenster den Abschluss der Datensicherung. Über die Schaltfläche Bericht kannst Du weitere Details zum Sicherungsvorgang einsehen. Nicht vergessen die gesicherte Datei sogleich auf eine Diskette zu speichern oder auf eine CD oder DVD zu brennen. Das war's! Die Datensicherung ist abgeschlossen!

16 -Programm Outlook - Wichtige Daten sichern: Viele Nutzer haben in Outlook alle Daten gespeichert, egal ob es Termine, Adressen, Aufgaben oder -Adressen sind. Um zu verhindern dass diese Daten verloren gehen gibt es ein paar Tipps. Zur Sicherung gibt es die Möglichkeit die Daten selber, also manuell zu sichern oder mit Hilfe einer Spezialsoftware. Die Standardeinstellung im Outlook ist die Auto-Archivierung, was im Grunde nichts anderes bedeutet als das Elemente verschoben werden die über einen gewissen Zeitraum bereits im Outlook liegen. Verschoben werden Sie dabei in einen Archivordner. Es kann somit passieren das Outlook einfach mal selbständig alle alten s - meist älter als 6 Monate einfach von sich aus in den Archivordner verschiebt. Stellen Sie die Auto-Archivierung ab: Gehen Sie im Menü auf Extras und dann auf Optionen. Dort klicken Sie auf die Registerkarte Weitere. Dann gehen Sie auf Auto-Archivierung. Wenn Sie jetzt den Haken bei Auto-Archivierung heraus nehmen wird sie deaktiviert. Ein besonders wichtiges Stück Ihrer Unterlagen ist die.pst-datei im Outlook. Sie speichert alle Daten wie Termine, Kontakte etc. Diese Datei sollten Sie unter allen Umständen sichern. Wenn der Speicherort nicht geändert worden ist dann finden Sie sie unter: C:\Dokumente und Einstellungen\User\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\outlook.pst Falls Sie an dem Speicherort nicht aufzufinden ist versuchen Sie es über die Suchfunktion Ihres PCs. Sie können die Funktion mit der Tastenkombination Windows-Taste+F aufrufen oder Sie gehen auf Start, dann auf Suchen und dann auf Dateien oder Ordner. Dort geben Sie als Suchbegriff.pst ein. Ist Sie gefunden dann kopieren sie die Datei am besten auf externes Speichermedium wie eine CD. Damit alles funktioniert darf Outlook nicht geöffnet sein. Am besten legen Sie zu dem oben angegebenen Pfad eine Verknüpfung auf Ihrem Desktop an. Das geht ganz einfach: Sie klicken auf den Ordner der Outlook-Datei und wählen Verknüpfung erstellen. Sie können dann immer wieder einfach und schnell jederzeit eine neue Datensicherung durchführen. Die PST-Datei kann schon mal eine Größe von über 100 MB erreichen, bei Firmen etc. liegt diese ohne Probleme schon mal bei 2GB. Passt sie nicht auf eine CD dann verwenden Sie am besten eine DVD oder CD die man wieder beschreiben kann, oder eine externe Festplatte. Die PST-Datei enthält zwar viele aber meist nicht alle Einstellungen für das Outlook. Je nachdem welche Einstellungen vorgenommen worden sind müssen noch andere Daten gesichert werden. Das sind zum Beispiel die Datei für das persönliche Adressbuch -.pab -, das Windowsadressbuch -.wab -, die Signaturen -.rtf -, die Verknüpfungen für die Outlook- Leiste -.pab -, die Druckeinstellungen und Formate outlprnt -, die Symbol- und Menüleisten outcmd.dat und der Regelassistent mit den von Ihnen festgelegten Regeln.rwz -. Diese Daten müssen Sie dann notfalls alle über die Suchfunktion suchen und gesondert auf einer CD sichern.

17 Das ist die Möglichkeit der manuellen Sicherung. Wesentlich einfacher geht es jedoch mit einem speziellen Tool, dem Outlook Backup Assistant. Mit diesem Tool lässt sich die Datensicherung automatisieren. Sie ist zwar nicht kostenlos hat aber gegenüber der manuellen Sicherung einen Vorteil: Ist sie einmal konfiguriert und eingestellt dann nimmt das Programm Ihnen alle Sicherungsarbeiten ab und erstellt automatisch zeitgesteuerte Backups. Die für den Laien oft schwer zugänglichen Daten werden mitgesichert. Wo speichert Outlook 2003 meine Informationen und Konfigurationen? In der nachstehenden Liste sind die von Microsoft Outlook verwendeten Datenspeicher- und Konfigurationsdateien aufgeführt. Einige Ordner sind möglicherweise verborgene Ordner. Um diese Ordner anzuzeigen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus. Windows XP und Klicken Sie auf Start -> Einstellungen -> Systemsteuerung und dann auf Ordneroptionen 2. Klicken Sie im Menü Extras auf Ordneroptionen 3. Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht, und klicken Sie dann auf die Option Versteckte Dateien und Ordner anzeigen. Ihre Konfiguration schließt möglicherweise nicht alle der folgenden Dateien ein. Einige Dateien werden nur beim Anpassen von Outlook-Features erstellt. Outlook-Datendateien (PST) C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzer>\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook Offlineordnerdatei (OST) C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzer>\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook Persönliches Adressbuch (PAB) C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzer>\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook Offlineadressbücher (OAB) C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzer>\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook Anpassungen für Befehlsleisten und Menüs (DAT) C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzer>\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook Navigationsbereichseinstellungen (XML) C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzer>\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\Outlook.xml Diese Datei enthält Verknüpfungen, Kalender und Kontaktlinks. Signaturen (RTF, TXT, HTM) C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzer>\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures

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