Gesamtübersicht Solutions. Lösungen nach Mass

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1 Gesamtübersicht Solutions Lösungen nach Mass

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3 1 Inhalt Lösungen nach Mass 2 Solution House 3 Das Solution House Konzept Capturing & Distribution 4 Automatisieren von Geschäftsprozessen Optimierung persönlicher Arbeitsabläufe Document Management System 6 Ablösung Fileserver Zentrale Posteingangs-Verteilung & Ablage Kundenverträge Connectivity & Mobile Printing 8 Accounting & Follow-Me 10 Druckausgabe unter Kontrolle Vetrauliches Drucken Follow-Me-Printing Device & Fleetmanagement 12 Zentrales Verwalten der Geräte Wir kümmern uns Optimierung und Konsolidierung Optimized Print Services 14 Consulting - offen für Ihre Wünsche Realisierung - was geht, läuft Betrieb - Eingestellt auf höchstes Niveau

4 2 Lösungen nach Mass Lösungen nach Mass Um den heutigen Bedürfnissen im Bereich Output-Management-Lösungen gerecht zu werden, müssen Dokumenten- und Informationsprozesse ganzheitlich betrachtet werden. Eine Gesamtlösung besteht immer aus mehreren Elementen, welche, optimal aufeinander abgestimmt, die grösste Wirkung entfaltet. Die Lösungskomponenten von Graphax gliedern sich in 5 Themengebiete. Die Anforderungen an Output-Management- Lösungen haben sich in den letzten Jahren stark verändert. Um den neuen Bedürfnissen und dem gesteigerten Kostenbewusstsein Rechnung zu tragen, ist es heutzutage unumgänglich, nicht nur den eigentlichen Output-Bereich, sondern Dokumenten- bzw. Informationsprozesse ganzheitlich zu betrachten. Gerade Dokumenten- und Informationsprozesse werden heute noch oft papiergebunden abgewickelt. Digital können diese Prozesse enorm beschleunigt werden. Zudem kann das Verlustrisiko minimiert und Information ohne grosse Probleme dort zur Verfügung gestellt werden, wo sie gerade gebraucht wird. Dies spart eine Menge Zeit und Kosten. Aber auch im traditionellen Output-Management- Bereich haben sich die Bedürfnisse verändert. Den persönlichen Vorlieben von Mitarbeitern wird heute zunehmend Rechnung getragen. Eine moderne Output-Management-Infrastruktur muss deshalb fähig sein, Bring-your-own-Device - Konzepte und somit beispielsweise das Drucken ab persönlichen Geräten wie Smartphones zu unterstützen. Document Capture & Distribution Content Management Device Management Application Ecosystem Office Accounting & Output Management Connectivity

5 Solution House 3 Nicht zuletzt zwingt der Markt Unternehmen dazu Leistungen effi zienter zu erbringen. Ein Management der gesamten Druckinfrastruktur ist deshalb zwingend. Moderne Lösungen befriedigen aber auch diese Bedürfnisse und stellen sicher, dass man die Kosten jederzeit im Griff hat und Betriebs- und Supportprozesse beinahe ohne Intervention eines eigenen Mitarbeiters stattfi nden. Ganz nebenbei setzen Sie sich dabei noch für die Umwelt ein, schützen vertrauliche oder private Daten und erleichtern nicht zuletzt die tägliche Arbeit ihrer eigenen Mitarbeiter. Eine optimale Lösung besteht immer aus einer Kombination von Hardware-, Software- und Service-Elementen. Die Graphax AG unterstützt Unternehmen genau in diesen Punkten und beschreibt im Folgenden ihre Best-Practice-Ansätze. Diese im Arbeitsalltag mehrfach bewährten Vorgehensweisen zielen auf die Optimierung der Nutzungsund Betriebsabläufe sowie die Automatisierung ganzer Geschäftsprozesse ab und werden immer an die spezifi schen Bedürfnisse der Kunden angepasst. Eine optimale Lösung besteht dabei heutzutage immer aus einer Kombination von Hardware-, Software- und Service-Elementen. Nur optimal aufeinander abgestimmte Lösungselemente, führen in der Regel zum gewünschten Erfolg. Graphax bietet deshalb Lösungen in fünf Themengebieten an, die in den nachfolgenden Seiten beschrieben werden. Graphax Solution House Graphax hat sich auf die Fahne geschrieben, keine Lösung zu verkaufen, welche sie nicht auch selber verwendet. Alle in dieser Broschüre beschriebenen Lösungen werden von den Graphax-Mitarbeitern tagtäglich selber benutzt und können interessierten Kunden nicht nur in einem sterilen Showroom und einer optimal abgestimmten Umgebung, sondern live im Einsatz eines mittelgrossen Unternehmens gezeigt werden. Das erlaubt unseren Kunden, sich vor Ort ein ganzheitliches Bild von der Lösung zu machen und sich direkt bei Endanwendern über die gesammelten Erfahrungen zu informieren. Das Graphax Solution House erlaubt aber auch uns, ohne schlechtes Gewissen Lösungen zu verkaufen, die sich bewährt haben und die wir unseren Kunden gerne weiterempfehlen können.

6 4 Capturing & Distribution Capturing & Distribution Lösungen für die Erfassung & Verteilung von Informationen aus physischen Dokumenten beschleunigen ganze Geschäftsprozesse oder vereinfachen und erleichtern persönliche Arbeiten. Mit ein bisschen Kreativität eröffnen sich ungeahnte Optimierungspotenziale. Digitale Systeme unterstützen Unternehmen in den verschiedensten Bereichen. Im Austausch mit Kunden oder Lieferanten werden aber häufi g noch physische Dokumente verwendet. Rechnungen, Lieferscheine, Angebote oder andere Vertragsdokumente sind heute in einer Kundenbeziehung zwar nach wie vor üblich, für die weitere Verarbeitung in den nachgelagerten digitalen Systemen aber alles andere als praktikabel. Graphax bietet hierfür verschiedene Ansätze, wie Geschäftsprozesse oder persönliche Arbeitsabläufe mit Hilfe einer Capturing & Distribution-Lösung optimiert werden können. Unsere Lösungen erleichtern dabei die Erfassung von Informationen aus physischen Dokumenten und vereinfachen deren Verarbeitung und Ablage. ERFASSUNG PROZESS AUSGABE MFP Barcode- Erkennung Text- Erkennung Optical markup recognition Connector DMS, ERP, CRM, Cloud, XML Windows Dateisystem Smartphone/ Tablet PC Client Smartphone/ Tablet Data extraction Image enhancement Stamp annotation Datenbank FTP Server Hot Folder Autom. Split Badge-Scan Dokument Konvertierung abc Datenbank FTP Server File-Naming Zonal & FreeForm recognition

7 Capturing & Distribution 5 Automatisierung von Geschäftsprozessen Gerade die Automatisierung von Geschäftsprozessen bietet in der Regel viel unausgeschöpftes Optimierungspotenzial. Denn egal ob Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen, die Kosten für deren Aufbewahrung in papiergebundenen Archiven ist ausgesprochen hoch. Zudem führt der administrative Aufwand, die Dokumente ordnungsgemäss abzulegen und schnell wiederzufi nden, zu verminderter Effi zienz im Büro. Und nicht zuletzt besteht die Gefahr, alle Dokumente durch einen Feuer- oder Wasserschaden zu verlieren. Eine Capturing & Distribution Lösung hat auf alle diese Fragen die passende Antwort, indem es die Scan-Funktionalitäten der Konica- Minolta-Multifunktionsgeräte ideal ergänzt. Optimierung persönlicher Arbeitsabläufe Die Erfassungslösungen von Graphax bieten aber auch Hand, wenn es um die Optimierung persönlicher Arbeitsabläufe geht. Im Nu ist ein Papierdokument in ein Word- oder Excel-Dokument umgewandelt und kann bearbeitet werden, als wäre das Dokument seit jeher digital vorhanden gewesen. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen bietet viel unausgeschöpftes Optimierungspotenzial. Graphax Solution House Graphax nutzt Capturing & Distribution-Lösungen einerseits im Rahmen der Automatisierung von Geschäftsprozessen, wie auch als Erleichterung für persönliche Arbeiten Ihrer Mitarbeiter. Die Ablage von Lieferantenverträgen ist dabei einer der Prozesse, die durch eine Capturing & Distribution-Lösung optimiert werden konnten. Dabei wird ein Lieferantenvertrag am Multifunktionsgerät erfasst, einer Texterkennung unterzogen und als PDF/A abgelegt. Gleichzeitig werden fi x defi nierte Personen per informiert, dass ein neuer Vertrag abgelegt wurde. Die Capturing & Distribution-Lösung kann aber auch von jedem Mitarbeiter dazu genutzt werden, ein Papierdokument in ein bearbeitbares Word-Dokument umzuwandeln. Dies hat bereits vielen Personen, stundenlanges mühsames Abtippen erspart.

8 6 Document Management Document Management System Document-Management-Lösungen erleichtern die Verwaltung elektronischer Dokumente. Damit DMS-Projekte nicht im Uferlosen enden, sollte ein Prozess nach dem anderen betrachtet und in die digitale Welt migriert werden. Idealerweise wird eine Capturing & Distribution- Lösungen mit einer Document-Management- Lösung ergänzt. Document-Management-Lösungen unterstützen die Kunden von Graphax in der elektronischen Ablage ihrer Dokumente. Verschiedene Funktionen wie die Lebenszyklus- Verwaltung oder die Vergabe von Benutzerrechten erleichtern die Verwaltung wesentlich und beschleunigen beispielsweise das Wiederfi nden der Dokumente. Die eingesetzten Langzeitarchivierungslösungen sind revisionssicher sowie extrem skalierbar und somit auch bereits für kleinere und mittelgrosse Unternehmen sehr interessant. Der Weg in die digitale Welt kann, muss aber nicht unbedingt, in einem grossen Schritt erfolgen. Gerade kleineren Unternehmen empfehlen wir einen Prozess nach dem anderen zu digitalisieren. Denn eine Strategie der kleinen Schritte führt ebenfalls zum Ziel, minimiert das geschäftliche Risiko und bindet bei der Projektplanung und -Ansetzung weniger Ressourcen gleichzeitig ein. ERSTELLUNG / ERFASSUNG ARCHIVIERUNG? Erfasstes Dokument Ablage suchen KLASSIFIZIERUNG ARCHIV Klassifiziertes Dokument Bearbeitung X löschen ZUGANGS- UND BEARBEITUNGSRECHTE

9 Document Management 7 Hier ein paar Beispiele: Ablösung Fileserver Bereits die Ablösung des Fileservers und eine einfache Spiegelung der Daten in ein DMS bringt bereits mehrere Vorteile. So bieten sich dem Benutzer zusätzliche Möglichkeiten, Dokumente schneller zu fi nden oder diese für spezifi sche Benutzer freizugeben. Ebenfalls entfällt das mühsame Speichern verschiedener Versionen. Zentrale Posteingangs-Verteilung & Ablage Kundenverträge Gerade bei Unternehmen mit mehreren Standorten stellt sich das Problem, dass briefl iche Post zentral eingeht und anschliessend an die Standorte weiterversandt werden muss. Mit einer DMS-Lösung können diese Dokumente digitalisiert werden, stehen umgehend an mehreren Orten gleichzeitig zur Verfügung und können so weiterverarbeitet werden. Der Integration in bestehende Systeme sind dabei keine Grenzen gesetzt. So können beispielsweise Kundenverträge ohne grossen Aufwand mit dem entsprechenden ERP oder CRM verknüpft abgelegt werden. Freigabe Kreditorenrechnungen Auch die Freigabe von Kreditorenrechnungen kann durch eine DMS-eigene Funktion digital gesteuert werden. Die Finanzabteilung erfasst die Rechnungen und legt im DMS die Freigabepersonen fest. Sobald diese die Rechnung signiert haben, wird die zuständige Stelle automatisch informiert, dass die Rechnung zur Zahlung freigegeben worden ist. Eine Strategie der kleinen Schritte minimiert das geschäftliche Risiko und bindet weniger Ressourcen gleichzeitig ein. Graphax Solution House Graphax betreibt eine DMS-Lösung im Rahmen der Ablage von Kundenverträgen. Dies erleichtert die Suche nach Verträgen massiv. Ausserdem können Verträge ortsunabhängig betrachtet werden. Diesen Vorteil nutzen vor allem die über die ganze Schweiz verteilten Supportund Administrationsmitarbeiter Diese können sich ohne jegliche Zeitverzögerung direkt aus dem ERP-System den Kundenvertrag auf dem Bildschirm anzeigen lassen und allfällige Unklarheiten beheben.

10 8 Connectivity & Mobile Printing Connectivity & Mobile Printing Smartphones und Bring-your-own-Device -Konzepte haben die Anforderungen an eine moderne Druckinfrastruktur komplett verändert. Ein Mobile-Printing-Service kann aber mittlerweile ohne grossen Aufwand durch eine IT-Abteilung zur Verfügung gestellt werden. Dies auch in einem Umfeld, wo Kopien & Druckaufträge bezahlt werden müssen. Das sogenannte Mobile-Printing erfreut sich zunehmender Beliebtheit. Gerade in Schulen, aber auch vermehrt in Unternehmen mit Bring-yourown-Device -Konzepten, gehören Persönliches IT-Equipment wie Laptops, Tablets und natürlich Smartphones mittlerweile zu Standardausrüstung eines jeden Schülers oder Arbeitnehmers. Unabhängig davon, erfreut sich Papier aber nach wie vor ungebremster Beliebtheit. Dies der besseren Lesbarkeit wegen oder einfach, um Notizen zu machen. Graphax bietet auch hier eine Lösung, wie ein Mobile-Printing-Service ohne grossen Aufwand durch die entsprechende IT-Abteilung zur Verfügung gestellt werden kann. Je nach Vorliebe kann der Benutzer verschiedene Möglichkeiten nutzen, einen Druckjob aufzugeben. Dokumente können via Website-Upload oder durch Versand einer an das Mobile-Printing-System ge- INPUT ÜBER INTERNET BENUTZER STANDORT/ PRIVATE CLOUD OUTPUT Smartphone/ Tablet Web Laptop INPUT ÜBER INTRANET Database & Cloud Smartphone/ Tablet AirPrint Desktop-PC Web Druckauftrag Laptop

11 Connectivity & Mobile Printing 9 druckt werden. Wenn jemand des Öfteren mobil drucken möchte, kann er je nach IT-Gerät und Lösung auch einen entsprechenden Treiber installieren. Und natürlich gibt es mittlerweile auch eine ios-app, welche Drucken via AirPrint ermöglicht. Der Druckauftrag kann anschliessend selbstverständlich nach dem üblichen Follow-Me Prinzip auf jedem Multifunktionsgerät, das mit der Mobile-Printing-Lösung verknüpft wurde, ausgeführt werden. So können auch wichtige Sicherheitsaspekte berücksichtigt und verhindert werden, dass Druckaufträge von fremden Personen eingesehen werden. Je nach Vorliebe kann der Benutzer verschiedene Möglichkeiten nutzen, einen Druckjob aufzugeben. Gerade in Schulen ist es klar, dass ein Gratisservice für Schüler heutzutage nicht mehr in Frage kommt. Auf der anderen Seite sind Bezahlsysteme, wie sie bisher für Kopien verwendet wurden, für diese neuen Bedürfnisse denkbar ungeeignet. Zusätzlich soll es der Lehrerschaft und weiteren Angestellten nach wie vor möglich sein, gratis zu drucken. Auch diese Bedürfnisse kann Graphax, ergänzt mit einer Bezahllösung, spielend erfüllen. Im Bereich Connectivity bietet Graphax aber auch Lösungen an, mit denen die einwandfreie Benutzung der Konica-Minolta-Multifunktionsgeräte ermöglicht wird, falls diese Funktion nicht schon durch das Gerät selbst bereitgestellt wird. Möchten Sie beispielsweise Barcodes oder Unicode-Zeichen aus Ihrer Unternehmenssoftware drucken? Graphax sorgt dafür, dass die Datenströme richtig umgewandelt und gemäss Ihren Wünschen vom Multifunktionsgerät richtig ausgegeben werden. Graphax Solution House Graphax selbst betreibt eine eigene Mobile-Printing-Lösung: einerseits für Gäste, welche temporär die Druckinfrastruktur von Graphax nutzen möchten (bspw. Mitarbeiter der externen Revision, Lieferanten oder Kunden), andererseits profi tieren aber auch eigene Mitarbeiter von den neu geschaffenen Möglichkeiten. So können sie nun einfach von zuhause oder aber von den privaten IT-Geräten wie Laptop oder Smartphones drucken. Graphax betreibt die Mobile-Printing-Lösung in Kombination mit einer Accounting & Follow-Me Software. Das hat den Vorteil, dass Druckaufträge im Rahmen des Follow-Me Prinzips an jedem Multifunktionsgerät innerhalb der Graphax Büroräumlichkeiten und -Filialen mit dem eigenen Mitarbeiter-Badge abgeholt werden können.

12 10 Accounting & Follow-Me Accounting & Follow-Me Eine Accounting & Follow-Me Lösung bringt Licht ins Dunkel und zeigt, wo grosse Kostenblöcke entstehen. Ganz nebenbei hilft sie vertrauliche Daten zu schützen und erleichtert nicht zuletzt die tägliche Arbeit der eigenen Mitarbeiter Die Kosten im Bereich Output Management nehmen stetig zu, obwohl seit Jahren das papierlose Büro vorausgesagt wird. Aufgrund der Entwicklung leistungsfähigerer Geräte wird zudem in besserer Qualität und vermehrt auch in Farbe gedruckt. Dies führt trotz sinkender Produkt- und Seitenpreisen zu einem hohen Betrag in der Unternehmensrechnung. Mit einer Accounting & Follow-Me Lösung fi nden Sie einfach heraus, wo grosse Kostenblöcke im Rahmen des Output Managements entstehen und wie man diese z.b. mittels Weiterverrechnung in den Griff kriegt. Ganz nebenbei setzen Sie sich dabei noch für die Umwelt ein, schützen vertrauliche oder private Daten und erleichtern nicht zuletzt die tägliche Arbeit Ihrer eigenen Mitarbeiter. Eine Accounting & Follow-Me Lösung bietet grundsätzlich drei Hauptnutzen: GERÄTEPARK ACTIVE DIRECTORY AUTHENTICATION Benuter-& Rechte-Management Zugriff-Management Zentrale Badge-Verwaltung Synchronisierung mit AD BENUTZER-IMPORT/SYNCHRO NISATION MIT AD VERWALTEN VON USER-DATEN UND RECHTEN Admin ACCOUNTING Central counter collection Detailed output reporting Budget and quota management REPORTING DRUCK-BUDGET-VERWALTUNG Admin FOLLOW-ME SICHERES DRUCKEN Sicheres Drucken Druckwarteschlangen- Management Druckerspeicher-Management INDIVIDUALISIERUNG PRINT QUEUE ÜBERSICHT SPEICHERGRÖSSE- VERWALTUNG Users Admin andere Drucker Persönliche Panel Einstellungen Persönliches Adressbuch Scan-to-Home/Scan-to-Me PANEL-INDIVIDUALISIERUNG Users

13 Accounting & Follow-Me 11 Druckausgaben unter Kontrolle Wollen Sie sämtliche Druckaktivitäten messen und quantifi zieren? Dann können wir Ihnen weiterhelfen. Durch den Einsatz einer Accounting- Lösung können Sie ein benutzerbasierendes Kostenstellenverrechnungs-Modell aufbauen, mit welchem Sie die Kosten genau zuordnen, und wenn gewünscht weiterverrechnen können. Zudem bieten einfache Regelwerke beispielsweise die Möglichkeit, Farbausdrucke zu verbieten, oder lenken Grossaufträge automatisch auf ein kostengünstigeres System um. Ganz nebenbei setzen Sie sich dabei noch für die Umwelt ein. Vertrauliches Drucken Möchten Sie vertrauliche Dokumente auf der Druckablage vor unbefugten Blicken schützen und Ausdrucke erst nach einer Identifi kation ermöglichen? Die Graphax AG verfügt über Best-in-Class-Technologien in diesem Bereich. Die Identifi kation kann über eine Code-Eingabe, einen Kartenleser oder sogar einen Fingervenenscanner erfolgen. Follow-Me Printing Als Erweiterung im Bereich vertrauliches Drucken bietet Graphax AG das Modul Follow-Me Printing an. Nehmen Sie Ihre Ausdrucke geräte- und standortunabhängig entgegen. Denn der Druckauftrag folgt Ihnen, wohin Sie auch möchten. Dies ist vor allem praktisch, wenn Ihr Standarddrucker mal überlastet oder anderweitig besetzt ist. Graphax Solution House Graphax nutzt seit mehreren Jahren erfolgreich eine Accounting & Follow-Me Lösung. Diese hatte zur Folge, dass der Papierverbrauch signifi kant reduziert werden konnte. Nach anfänglicher Skepsis konnten aber auch die Mitarbeiter von den Vorteilen der Lösung überzeugt werden und würden diese heute nicht mehr hergeben wollen. So kann leicht auf ein anderes Gerät ausgewichen werden, wenn gerade ein multifunktionales Drucksystem besetzt ist. Viele Mitarbeiter schätzen es aber auch, dass ihre Ausdrucke nicht lange verwaist im Ausgabefach des Druckers liegen bleiben, sondern erst ausgegeben werden, wenn sie neben dem Gerät stehen. Nicht zuletzt ist es aber einfach auch sehr praktisch, wenn ein Mitarbeiter einmal an einem anderen Standort arbeitet und nicht zuerst mühsam einen neuen Drucker auf seinem Computer einrichten muss, sondern einfach, wie gewohnt, weiterdrucken kann.

14 12 Device & Fleetmanagement Device & Fleet Management Wollen Sie nichts mehr mit der Verwaltung Ihrer Geräteflotte zu tun haben und sich zu 100% auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren? Oder wollen Sie endlich volle Transparenz über die Kosten Ihres Druckerparks? Graphax bietet Ihnen einen modular aufgebauten Service, um Ihre gesamte Geräteflotte unabhängig vom Hersteller zu verwalten, zu unterhalten, zu überwachen und zu optimieren. Das Verbrauchsmaterial-Management sowie das Auswerten und Beheben von Störungen erledigen wir für Sie. Möchten Sie aber doch lieber selbst Ihre Geräte im Auge behalten und das am besten über ein Webportal? Auch dann haben wir die richtige Lösung für Sie parat. Eine Device & Fleet Management Lösung bietet dabei folgende Hauptvorteile: Zentrales Verwalten der Geräte Wir nehmen nicht an, dass Sie sich ständig mit Multifunktionsdruckern beschäftigen wollen. Aber es kommt wahrscheinlich der Zeitpunkt, wo Sie Informationen brauchen. Glück für den, der seine Excel-Tabellen aktuell gepfl egt hat. Es geht aber auch anders. Mit unseren Lösungen können Sie alle relevanten Daten zu Ihren Geräten auf einen Blick, konsolidiert verfügbar und in Echtzeit haben und können diese bequem betreuen. Ausserdem erhalten Sie volle Transparenz über unseren Service und wissen zum Beispiel genau, was wir abrechnen. WORKFLOW ERDGESCHOSS Analyse-Tools OBERGESCHOSS Geräte- und Standortdaten Status Meldungen Remote Management Interner Help Desk LAGER Automatisierte bzw. verbesserte Services Externer Help Desk Allgemeine Drucker Voller Administratoren Zugriff IT-Administrator

15 Device & Fleetmanagement 13 Wir kümmern uns Wenn Sie das möchten, übernimmt Graphax komplett die Verantwortung über den Nachschubprozess an Verbrauchsmaterial oder organisiert automatisiert die Übermittlung der Zählerstände. Störungen können ebenfalls direkt an Graphax übermittelt und über ein Ticketing-System nachverfolgt werden. Unser Customer-Service-Bereich interpretiert die Zwischenfälle, setzt sich gegebenenfalls mit Ihnen in Verbindung und bietet einen Service-Techniker auf. Dadurch steigen die Verfügbarkeit und die Zuverlässigkeit ihrer Output-Infrastruktur enorm. Es ist als hätten Sie immer Bier & Schokolade im Haus, ohne sich darum kümmern zu müssen. Optimierung und Konsolidierung Eventuell haben Sie Ihre Gerätefl otte bereits einmal optimiert und dabei nette Kostenvorteile erzielt. Möchten Sie jedoch diese Vorteile auch weiterhin aufrechterhalten, braucht es eine zentrale Übersicht über alle Geräte, welche die notwendige Datenbasis für Analysen bereitstellt. Auswirkungen von Veränderungen in Ihrem Unternehmen auf die Gerätefl otte werden so schneller ersichtlich und Sie behalten Ihre Kosten im Griff. Graphax Solution House Graphax nutzt ebenfalls eine Fleet Management-Lösung zur Überwachung ihrer ganzen Gerätefl otte. Insbesondere der automatische Nachschub von Toner aus dem Zentrallager führt dazu, dass Multifunktionsgeräte nie wegen Tonermangels aus dem Betrieb genommen werden müssen. Die proaktive Bearbeitung von Fehlermeldung und Auswechslung von Ersatzteilen fi ndet sich schliesslich auch in einer extrem hohen Verfügbarkeits-Statistik wieder.

16 14 Optimized Print Services Optimized Print Services Konica Minolta Optimized Print Services (OPS) stehen für Consulting, Realisierung und Betrieb individuell ausgerichtete Leistungen, die sowohl Ihre Infrastruktur als auch die Dokumentenprozesse nachhaltig verbessern. Es kommen ausschliesslich Spezialisten wie Output Analysts, Project Manager oder Solution Experts zum Einsatz. Im Fokus: Drucksysteme, Dokumentenprozesse, Kostenstruktur, Sparpotenziale sowie die Daten- und Betriebssicherheit. Das Resultat: Sie sparen bis zu 30% der Druckkosten mit einem Zugewinn an Produktivität. Das funktioniert, weil wir von Anfang bis Ende eng mit Ihnen zusammenarbeiten und stets eine Maxime befolgen transparente Abläufe. Beim Consulting erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen, was zu tun ist, um Ihre Abläufe zu optimieren. Wir dokumentieren sämtliche Leistungen und Prozesse, mit denen wir das OPS-Konzept umsetzen. Und wir bleiben am Ball, wenn Ihre Lösung in den Betrieb geht, indem wir zusätzlich zu unseren Service- und Supportleistungen alles überwachen und steuern. Optimized Print Services beinhaltet drei logische Phasen Consulting, Realisierung und Betrieb. Jede Phase wiederum ist in drei Bereiche unterteilt. Diese differenzierte Vorgehensweise ermöglicht hochgradige Effi zienz und maximale Überschaubarkeit.

17 Optimized Print Services 15 Consulting offen für Ihre Wünsche Consulting bildet die Phase 1 von OPS, in der wir Ihre Systemlandschaft, Workfl ows und Prozesse, Kosten, Sicherheit sowie vorhandene Potenziale genauestens erfassen. Der Ablauf: aufnehmen, analysieren und optimieren. Beim Aufnehmen des Ist-Zustandes konzentrieren wir uns auf die Systeme, Verbrauchskosten, Workfl ow-dokumentation oder den Aufwand für Software, Support, Wartung und Reparatur. Wie detailliert, das bestimmen Ihre Vorstellungen und Ziele. Beim Analysieren werten wir anschliessend aus, wie funktional und ökonomisch Ihre Systemkomponenten arbeiten. Ob genau berechnete Gesamtkosten (TCO) Ihrer Hardware, ein Vergleich mit den marktüblichen Kosten, detaillierte Aufstellungen der Unternehmensprozesse im Bereich des Dokumentenhandlings oder relevante Umweltdaten Sie wissen genau, woran Sie sind. Die Quintessenz: Beim Optimieren entwickeln wir eine perfekt auf Sie zugeschnittene Lösung Ihre Best-Practice-Konstellation. Mit optimal strukturierten Dokumentenprozessen, passender Infrastruktur aus Hard- und Software sowie Dienstleistungen des OPS-Portfolios. Realisierung was geht, läuft Die zweite Phase von OPS umfasst das Planen, Analysieren, Dokumentieren und Schulen. Sie endet erst dann, wenn alles reibungslos funktioniert. Abhängig vom Umfang Ihres OPS-Konzepts planen wir als Erstes die komplette Umsetzungsphase. Von Gesprächen mit Ihren am Workfl ow beteiligten Fachleuten über Rollouts und Installationsvorhaben bis zum Stellen eines Projektmanagers berücksichtigt werden sämtliche Aspekte, die dem fehlerfreien Implementieren Ihrer Lösung dienen. Im nächsten Schritt installieren wir gemeinsam mit Ihren Fachleuten die Lösung in Ihrem Unternehmen und analysieren parallel das Zusammenspiel der beteiligten Komponenten. Für Sie gibt es in jedem Fall nur ein Resultat spürbar verbesserte Dokumentenprozesse. Die damit verbundenen Veränderungen machen sich nur dann wirklich bezahlt, wenn sie angewendet werden. Dazu bietet OPS vielfältige Serviceleistungen zu den Themen Dokumentieren und Schulen. Schulungsunterlagen, Workshops, elearning-module oder das Einweisen in neue Geräte wir unterstützen, bis jeder in jeder Hinsicht klar sieht. Betrieb eingestellt auf höchstes Niveau Hier zeigt sich ein weiterer entscheidender Vorteil von OPS: Angelegt als kontinuierlicher Prozess, passt Ihren Workfl ow an jede Veränderung nahtlos an. Das geschieht, indem wir ergänzend zum vereinbarten Service und Support den laufenden Betrieb kontrollieren und die Gesamtlösung managen. Unsere Leistungen: Wir überwachen die Hardware mittels entsprechender Softwaretools, die automatisch Störungen melden. Läuft etwas aus dem Ruder, steuern wir dagegen. Im Übrigen übernehmen Sie das Steuer in Sachen Druckvorgänge, digitale Dokumentenlogistik, Verbrauch oder Kosten. Auch beim Service und Support bestimmen Sie den Takt: Mit unserem zertifi zierten Service leisten wir so viel, wie Sie wollen zeitnah und zuverlässig. Zum Angebot gehören ebenso die proaktive Servicesteuerung, die Toner- und Verbrauchsmaterialbelieferung und ausgesuchte Fernwartungsmodelle.

18 16 Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme! Selbstverständlich kann diese Broschüre nur eine erste Information sein. Aber wenn Sie jetzt neugierig auf weitere Einzelheiten und bestimmte Systeme sind, dann nehmen Sie doch einfach und unverbindlich Kontakt mit uns auf telefonisch, schriftlich oder elektronisch.

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20 Hauptsitz: Graphax AG Riedstrasse 10 Postfach 8953 Dietikon 1 Tel Fax Logistik- und Repairzentrum: Graphax AG Salinenstrasse Pratteln Graphax Filialen in der Deutschschweiz Graphax AG Lagerstrasse Gossau Graphax AG Rothenring Luzern Graphax AG Hagnaustrasse Muttenz Graphax AG Obere Zollgasse 29b 3072 Ostermundigen Tel Fax Tel Fax Tel Fax Tel Fax Graphax Filialen in der Romandie Graphax SA Rue du Grand-Pré Lausanne Tel Fax Graphax SA Ch. de la Mairie Perly Tel Fax Graphax SA Rue de l industrie Sion Tel Fax /2013 Hauptsitz: Graphax AG Riedstrasse 10 Postfach 8953 Dietikon 1 Tel Fax

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