Agenda. Revisionssicherer Rechnungsversand. Standard Dokumentenausgabe. Dokumentenausgabe SOLL. Dokumenteneingabe. Anforderungsprofil

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Paulina Glöckner
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1 Agenda Standard Dokumentenausgabe Dokumentenausgabe SOLL Dokumenteneingabe Anforderungsprofil Revisionssicherer Rechnungsversand

2 Agenda Standard Dokumentenausgabe Dokumentenausgabe SOLL Dokumenteneingabe Anforderungsprofil Revisionssicherer Rechnungsversand

3 Host Heterogene Umgebungen ERP Erzeugende Systeme (SAP) Office Verarbeitende Systeme Spool oftmals Insellösungen Erstellung Porto- Optimierung Formular- Konvertierung Produzierende Systeme Drucken Fax Archiv, digitale Signatur

4 Host Heterogene Umgebungen ERP Erzeugende Systeme (SAP) Office Verarbeitende Systeme Spool oftmals Insellösungen Erstellung Porto- Optimierung Formular- Konvertierung Produzierende Systeme Drucken Fax Archiv, digitale Signatur

5 SAP Standard Deviceverwaltung Daten Aufbereitung Administration Customizing Übertragung Ausgabe SAP R/3 mysap TM Business Suite SAP Device Type Einseitig SAP Device Type Zweiseitig SAP Device Type Heften Für jede Funktion ein Device Type in SAP notwendig SAP Device Type Landscape Drucker

6 SAP Standard Ausgabeprozess Daten Aufbereitung Administration Customizing Übertragung Ausgabe SAP Prozess ohne Fehler SAPabgeschlossen Script Drucker SAP R/3 mysap TM Business Suite SAP Spool Externe Formatierung / Spool Drucker SAP Archiv Smart Forms Format Archiv ungleich Druck Weitere Verarbeitung ohne SAP-Kopplung / Fax CD / DVD

7 SAP Standard Ausgabeprozess Fehlerfall Daten Aufbereitung Administration Customizing Übertragung Ausgabe Fehlerhafte Ausgabe obwohl SAP SAP-Status Script ok Drucker SAP R/3 mysap TM Business Suite SAP Spool Externe Formatierung / Spool Drucker Smart Forms / Fax SAP Archiv CD / DVD

8 SAP Standard Ausgabeprozess Hoher administrativer Aufwand bei der Druckerverwaltung Keine Dialogsteuerung der Ausgabegeräte Keine Kontrolle der externen Ausgabeprozesse Risiko, dass Dokumente nicht ausgegeben werden!!! Datenverlust!!! Archivierung und Preview mit unterschiedlichem Layout gegenüber dem Druckdokument Mehrfache Administration / Pflege der Daten im SAPScript und in externen Programmen

9 Agenda Standard Dokumentenausgabe Dokumentenausgabe SOLL Dokumenteneingabe Anforderungsprofil Revisionssicherer Rechnungsversand

10 Host Heterogene Umgebung beherrschen ERP Erzeugende Systeme (SAP) Office Workflow Management System Produzierende Systeme Drucken Fax Archiv, digitale Signatur

11 Heterogene Umgebung beherrschen Host ERP Erzeugende Systeme (SAP) Office Spool Workflow Management System Porto- Optimierung Formular- Erstellung Konvertierung Produzierende Systeme Drucken Fax Archiv, digitale Signatur

12 Workflow ohne Grenzen Steuerung und Kontrolle aller Komponenten Kontrolle CONT ERP Office Porto Optimierung Layout PRODUKTION Steuerung Steuerung Host- DL Konv.

13 SAP Ausgabeprozess mit Soll-Software Daten- Vorbereitung Druckauftrag Übermittlung Druck- Vorbereitung Druck- Übermittlung Output SAP-Status SAP-Status auch über die OK externen nach Abschluss aller Verarbeitungsprozesse Rückmeldung Prozesse mit detaillierter Rückmeldung Drucker SAP R/3 mysap TM Business Suite SAP Spool Print-Software for mysap Output-Mgmt Drucker / Fax SAP Archiv Formular Design DMS Archiv CD / DVD

14 Digitale Dokumenten Logistik Datenquelle Jobticket Output Empfänger ERP-Systeme z.b. SAP Navision Office- Anwender HOST MVS BS 2000 andere Andere LINUX UNIX Systeme Empfangen Vereinbarte Rückmeldungen Job-Management Abrufen oder empfangen Protokollieren analysieren prüfen Jobticket erstellen zuweisen überwachen melden Entgegen nehmen protokollieren Folgeaufgabe erfassen zuweisen überwachen melden protokollieren entgegen nehmen entgegen nehmen Melden oder Senden Protokollieren abrechnen Sortieren OMR Freimachung Ausland Formular Erstellung Spool System Archiv Kuvertierung Dezentrales Drucken Zentrales Drucken Booklet Folien etc. CD / DVD Fax Brief Zustellung

15 Anforderungen Einmalige Kennzeichnung jedes Dokumentes und seiner Einzelteile per Code Anhängen eines Laufzettels mit dem SOLL Dialogfähigkeit der Hardwaresysteme Protokollierung des IST auf dem Laufzettel Kontrolle der externen Ausgabeprozesse Kontrolle der internen Annahmeprozesse Fehlermanagement bei Abweichung von SOLL und IST Archivierung mit gleichem Layout bei Versender und Empfänger

16 Agenda Standard Dokumentenausgabe Dokumentenausgabe SOLL Dokumenteneingabe Anforderungsprofil Revisionssicherer Rechnungsversand

17 Posteingang digitalisieren Dokumentenaufbereitung Management- Workflow- Posteingang Scannen Validierung Archivierung System Datenabgleich Rechnungen Bestellungen Lieferscheine Korrespondenz vorsortieren öffnen sortieren entklammern entheften glätten trennen Scanner Klassifikation Schlagworte Sachbearbeitung 1 DMS Archiv Sachbearbeitung 2 Sachbearbeitung 3

18 Posteingang digitalisieren Dokumentenaufbereitung Management- Workflow- Posteingang Scannen Validierung Archivierung System Rechnungen Bestellungen Lieferscheine Korrespondenz Fax SMS vorsortieren öffnen sortieren entklammern entheften glätten trennen Scanner Datenabgleich Klassifikation Schlagworte Sachbearbeitung 1 Sachbearbeitung 2 DMS Archiv Sachbearbeitung 3

19 Agenda Standard Dokumentenausgabe Dokumentenausgabe SOLL Dokumenteneingabe Anforderungsprofil Revisionssicherer Rechnungsversand

20 Anforderungen Die Zustellung ist die in gesetzlicher Form zu bewirkende und zu beurkundende Bekanntgabe von schriftlichen Erklärungen und Entscheidungen. Unter Bekanntgabe ist die Verschaffung der Möglichkeit zur Kenntnisnahme des Betroffenen zu verstehen.

21 Anforderungen Der Brief erfüllt nicht die Forderungen der Bekanntmachung die Zustellung ist nicht beweisbar Das Einschreiben erfüllt nicht die Forderungen der Inhalt ist nicht beweisbar Die Faxübermittelung erfüllt die Forderung nicht Die erfüllt die Forderungen nicht Die formalities Zustellung erfüllt die Forderungen Diese Zustellung PZU steht nur dem Staat zur Verfügung.

22 Anforderungen Brüssel fordert die Staaten zu einer bürgernahen Kommunikation auf D ist der Ansatz der Bundesrepubik Deutschland diese Europa-Forderung zu erfüllen. Aus dem Innenministerium kam der Projektimpuls an die Wirtschaft ein sicheres -system zu entwickeln mit folgenden Kennzeichen: permanent hochverschlüsselt und Anhänge nicht manipulierbar von anderen s unterscheidbar

23 System D Versender ist persönlich identifiziert Empfänger ist persönlich identifiziert Übernahme und Protokollierung der Dokumente des Versenders Übermittelung an Empfänger Meldung der Übermittlung an den Versender Meldung bei Öffnung durch den Empfänger an den Versender Protokollierung aller Vorgänge Ziel: Der juristische Wert einer förmlichen Zustellung soll erreicht werden Die Bekanntgabe in gesetzlicher Form erfolgen!

24 Agenda Standard Dokumentenausgabe Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Dokumentenausgabe SOLL Dokumenteneingabe Anforderungsprofil Revisionssicherer Rechnungsversand

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