BeamYourScreen Gebrauchsanleitung

Transkript

1 Registrieren Sie sich BeamYourScreen ist eine einfache Software zur schnellen Übertragung Ihres Bildschirms. Ihre Gesprächspartner können an Sitzungen ohne Registrierung teilnehmen. Um eine Sitzung zu starten, müssen Sie sich vorher registrieren. Gehen Sie dazu bitte auf klicken auf Testzugang und füllen das Formular aus. Im Anschluss an Ihre Registrierung oder Ihre Bestellung erhalten Sie von BeamYourScreen eine mit Ihren Zugangsdaten (Benutzername und Passwort). Diese Zugangsdaten benötigen Sie später zum Start einer Sitzung und zum Login in die Kontoverwaltung. Installieren Sie die Software Um die Software zu installieren, gehen Sie bitte auf klicken auf den Menüpunkt Download und dann auf den Download-Link. Ein Sicherheitsfenster erscheint und fragt: Möchten Sie diese Datei speichern oder ausführen? Klicken Sie auf Ausführen die Installation von BeamYourScreen beginnt dann automatisch. Nach der Installation erscheint das Bildschirms. -Symbol in der Systemablage in der rechten unteren Ecke Ihres BeamYourScreen wird automatisch gestartet sobald Sie Ihren Computer hochfahren und ist somit die ganze Zeit im Hintergrund verfügbar. Sie können jederzeit eine Sitzung starten indem Sie auf das -Symbol und dann auf Sitzung starten klicken. Vor dem Start Ihrer ersten Sitzung gehen Sie auf das Einstellungen. -Symbol in der Systemablage und wählen 1/13

2 Unter der Registerkarte Konto geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Organisator-Passwort ein. Eine Sitzung starten Um eine Verbindung aufzubauen, klicken Sie auf das -Symbol und wählen Sitzung starten. Nach dem Start einer Sitzung, erscheint ein Fenster mit den Sitzungsdaten. Dort sehen Sie die Sitzungsnummer und das Sitzungspasswort (sofern Sie vorher ein Sitzungspasswort festgelegt haben). 2/13

3 Sie sehen auch, wie viele Teilnehmer bereits verbunden sind und die restliche Zeit bis der erste Teilnehmer verbunden sein muss. Eine Sitzung endet nach 15 Minuten wenn keine Teilnehmer verbunden sind. Teilnehmer informieren Sagen Sie Ihren Gesprächspartnern, dass sie auf gehen, die Sitzungsnummer, ihren Namen und das Sitzungspasswort (sofern festgelegt) eingeben und auf Teilnehmen klicken sollen. Sie haben außerdem die Möglichkeit, Teilnehmer per einzuladen oder den Sitzungslink zu kopieren und zum Beispiel per Sofortnachricht zu verschicken. Mit einem Klick auf den Link verbinden sich Ihre Teilnehmer automatisch ohne die Sitzungsnummer und das Passwort eingeben zu müssen. 3/13

4 Während einer Sitzung Während einer Sitzung können Sie auf das folgende Menü. -Symbol in der Systemablage klicken und erhalten das Übertragung unterbrechen Sie können die Übertragung Ihres Bildschirms unterbrechen, um während einer Sitzung vertrauliche Dokumente oder Applikationen zu öffnen. Um die Übertragung zu unterbrechen, klicken Sie auf das - Symbol und wählen Übertragung unterbrechen. Um die Übertragung fortzusetzen, klicken Sie wieder auf das -Symbol und wählen Übertragung fortsetzen. Whiteboard Das Whiteboard ermöglicht Ihnen, bestimmte Bereiche Ihres Bildschirms hervorzuheben und zum Beispiel Skizzen zur Verdeutlichung von Sachverhalten direkt in Ihrer Präsentation zu machen. 4/13

5 Das Whiteboard wird als separates Programm aus BeamYourScreen gestartet und Sie können direkt mit dem Zeichnen beginnen. Mit Hilfe des Markers können Sie frei zeichnen, radieren, einkreisen und vieles mehr. Das rote Kreuz löscht alle bisherigen Zeichnungen, mit dem Radierer können Sie einzelne Bereiche Ihrer Zeichnung entfernen und mit dem Mauszeiger (oder der rechten Maustaste) können Sie in das eigentlich geöffnete Programm zurückkehren (zum Beispiel um auf eine neue PowerPoint-Folie zu wechseln) ohne das Whiteboard zu schließen. Präsentator wechseln Sie können den Präsentator wechseln, um den Bildschirm eines Teilnehmers zu sehen. Hierzu klicken Sie zuerst auf das -Symbol, dann auf Präsentator wechseln und wählen anschließend den Teilnehmer aus, der Präsentator werden soll. Der Teilnehmer wird dann gefragt, ob er Präsentator werden möchte. Erst nach Bestätigung durch den Teilnehmer wird der Bildschirm des Teilnehmers sichtbar. Als Organisator der Sitzung können Sie sich die Präsentationsrechte jederzeit über Präsentator werden wieder zurückholen. Fernsteuerung Sie können einem Teilnehmer die Fernsteuerung Ihres Computers erlauben. Um die Fernsteuerung zu aktivieren, klicken Sie erst auf das -Symbol, dann auf Fernsteuerung und wählen den Teilnehmer aus, der die Fernsteuerung erhalten soll. Dieser Teilnehmer hat dann die Möglichkeit, mit seiner Maus und Tastatur Ihren Rechner zu steuern. 5/13

6 Benutzen Sie bitte Ihre Maus und Tastatur nicht, solange Sie die Fernsteuerung eingeschaltet haben, da Sie noch immer Mausrechte haben. Um die Fernsteuerung zu deaktivieren, klicken Sie auf das Fernsteuerung abschalten oder nutzen Sie die Tastenkombination Strg+F12. -Symbol und dann unter Fernsteuerung auf Dateiübertragung Während einer Sitzung können Sie Dateien an die Teilnehmer übertragen. Hierzu klicken Sie auf das - Symbol und wählen Dateiübertragung. Daraufhin öffnet sich das Dateiübertragungsfenster. Auf der rechten Seite sehen Sie alle Teilnehmer der Sitzung und auf der linken Seite die zu übertragenden Dateien. 6/13

7 Mit einem Klick auf den Button Dateien hinzufügen öffnet sich ein Dateiauswahlfenster mit dessen Hilfe die gewünschten Dateien hinzugefügt werden können. Es besteht die Möglichkeit, die Dateien an alle oder nur an ausgewählte Teilnehmer zu schicken. Entfernen Sie einfach das grüne Häkchen in der Box vor dem Namen des jeweiligen Teilnehmers und dieser erhält die betreffende Datei nicht. Nachdem Sie die Datei verschickt haben, bekommen alle Empfänger eine Nachricht, dass sie eine Datei erhalten sollen. Jeder Teilnehmer entscheidet dann selbst, an welchem Ort die Dateien gespeichert werden oder ob der Dateitransfer abgelehnt wird. Sitzung zuschließen Sie können Ihre Sitzung zuschließen, um weitere Personen an der Teilnahme zu hindern. Selbst mit der richtigen Sitzungsnummer kann dann kein weiterer Teilnehmer mehr an der zugeschlossenen Sitzung teilnehmen. Um die Sitzung zuzuschließen, klicken Sie auf das -Symbol und wählen Sitzung zuschließen. Auf dieselbe Weise schließen Sie die Sitzung auch wieder auf - entfernen Sie einfach das Häkchen im Menü. 7/13

8 Applikationsauswahl Die Applikationsauswahl ermöglicht dem Präsentator nur diejenigen Applikationen über BeamYourScreen zu zeigen, die für die Teilnehmer sichtbar sein sollen. Nach Auswahl dieser Funktion öffnet sich das Auswahlfenster mit allen momentan geöffneten Dateien. Die Applikationen mit grünem Häkchen werden übertragen und die ohne Häkchen werden bei den Teilnehmern blau überdeckt. Im Backmonitor rechts neben der Applikationsauswahl können Sie sofort nachvollziehen, was die Teilnehmer sehen können. So stellen Sie sicher, dass nur die Applikationen angezeigt werden, die für Ihre Präsentation wichtig sind. Der Backmonitor kann über das Menü auch unabhängig von der Applikationsauswahl aufgerufen werden. Aufzeichnung Die Aufzeichnungsfunktion bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre komplette Präsentation aufzuzeichnen und zu speichern. Sie starten die Aufzeichnung über das -Symbol und wählen dann Aufzeichnung und Starten. Ab diesem Zeitpunkt wird die komplette Sitzung mitgeschnitten. 8/13

9 Während der Aufzeichnung können Sie diese zeitweise Unterbrechen, ganz Abbrechen und verwerfen oder die Aufzeichnung Beenden und speichern. Die aufgezeichnete Datei wird immer in dem Ordner hinterlegt in dem auch BeamYourScreen gespeichert ist. Bei der aufgezeichneten Datei handelt es sich um das revisionssichere eigene BSR-Format (BeamYourScreen Session Recording). Die aufgezeichnete Sitzung kann mit dem durch BeamYourScreen bereitgestellten SessionPlayer wiedergegeben werden. Der SessionPlayer wird direkt mit dem BeamYourScreen-Download auf Ihren Rechner geladen und Ihren Gesprächspartnern steht er kostenlos auf unserer Homepage unter dem Menüpunkt Download zur Verfügung. Eine Sitzung beenden Um eine Sitzung zu beenden, klicken Sie auf das -Symbol und wählen Sitzung beenden. Alle Teilnehmer erhalten dann eine Nachricht, dass die Sitzung beendet wurde. Sie können auch die Verbindung mit einzelnen Teilnehmern trennen. Ihre Sitzung bleibt dann aktiv, nur die Verbindung mit den ausgewählten Teilnehmern wird getrennt. Bitte beachten Sie, dass sich diese Teilnehmer wieder mit Ihnen verbinden können, da die Sitzungsnummer immer noch gültig ist. Um das zu verhindern, schließen Sie die Sitzung zu, bevor Sie die Verbindung trennen. 9/13

10 Einstellungen ändern BeamYourScreen bietet Ihnen zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten, die Sie einfach aktivieren und deaktivieren können. Einige dieser Einstellungen betreffen die gesamte Sitzung und können nur vor dem Sitzungsstart geändert werden. Andere Einstellungen können Sie auch während der Sitzung ändern. Klicken Sie vor Sitzungsstart auf das -Symbol in der Systemablage und wählen Einstellungen. Im Abschnitt Optionen finden Sie neben der Applikationsauswahl auch die Möglichkeit, die Einstellung der Bildqualität zu ändern und dadurch die Übertragungsgeschwindigkeit zu beeinflussen. Bei Maximaler Geschwindigkeit wird das Bild in Graustufen übertragen; bei Hoher Qualität in True Color. Der Zeigepfeil ermöglicht Ihren Teilnehmern durch einen Mausklick auf Ihrem Bildschirm einige Sekunden lang einen Pfeil mit dem Namen des jeweiligen Teilnehmers zu setzen. Der Zeigepfeil ermöglicht die Interaktion der Teilnehmer mit dem Präsentator auf dessen Bildschirm. Fragen können so einfacher gestellt und beantwortet werden, da der Teilnehmer direkt auf den Bildschirm des Präsentators zeigen kann. Der Schrittweise Bildaufbau zeigt bei Ihren Teilnehmern die Änderungen am Bildschirm an sobald diese übermittelt wurden. Das Bild ändert sich sofort nachdem die ersten Änderungen übertragen wurden. Das Bild puzzelt sich zusammen, abhängig davon welche Daten bereits übertragen wurden. Diese Einstellung sollten Sie nur aktivieren, wenn Sie Fernwartung durchführen oder eine Präsentation mit vielen Bildern zeigen. 10/13

11 Im Abschnitt Starteinstellungen können Sie Einstellungen für den Start Ihrer nächsten Sitzung festlegen. Diese Funktionen stehen Ihnen nur zur Verfügung, bevor Sie eine Sitzung gestartet haben. Eine feste Sitzungsnummer benutzen gibt Ihnen die Möglichkeit, Sitzungen im Vorfeld zu planen und Teilnehmer vor Beginn der Sitzung zu informieren. Die von Ihnen festgelegte Sitzungsnummer wird beim nächsten Sitzungsstart benutzt (aus Sicherheitsgründen wählen Sie bitte eine zufällige Zahlenfolge). Um Ihre Sitzung zusätzlich abzusichern können Sie ein Sitzungspasswort benutzen. Neben der 9-stelligen Sitzungsnummer benötigen Ihre Teilnehmer dann zusätzlich das von Ihnen angegebene Sitzungspasswort, um an der Sitzung teilzunehmen. Wir empfehlen Ihnen grundsätzlich eine zufällig generierte Sitzungsnummer und ein Sitzungspasswort zu benutzen. Neben dem Starten der Aufzeichnungsfunktion während einer laufenden Sitzung können Sie auch die Aufzeichnung der Sitzung automatisch starten. Durch diese Funktion stellen Sie sicher, dass alle Ihre Sitzungen automatisch im Hintergrund aufgezeichnet werden. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, die Teilnehmerliste bei den Teilnehmern anzuzeigen oder auszublenden. Wenn Sie Teilnehmerliste anzeigen aktiviert haben, können alle Ihrer Teilnehmer sehen, welche anderen Teilnehmer an der Sitzung teilnehmen. 11/13

12 Im Abschnitt Verbindung können Sie bei Bedarf manuell die Proxy-Einstellungen eingeben. Unter Support finden Sie Informationen zu der BeamYourScreen-Version die Sie gerade nutzen, einen Link zu den FAQ und die -Adresse unseres Supports. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit über den Button Jetzt auf Updates prüfen zu prüfen, ob eine neue Version der BeamYourScreen-Software verfügbar ist. 12/13

13 HTML Sitzungslogin Ihre Kunden haben zusätzlich die Möglichkeit über den HTML Login an einer Sitzung teilzunehmen. Über erreichen die Teilnehmer den für Präsentationen optimierten Zugang. Bei diesem Login wird auf Teilnehmerseite lediglich ein Internetzugang und ein Browser benötigt. Kontoverwaltung Um Ihr Konto zu verwalten, gehen Sie auf die Webseite klicken auf Kontoverwaltung und geben dort Ihren Benutzernamen und ihr Administrator-Passwort ein. Nach der Registrierung sind Administrator-Passwort und Organisator-Passwort identisch. Sie können die Passwörter in der Kontoverwaltung ändern. Außerdem können Sie detaillierte Statistiken Ihrer Sitzungen aufrufen, die Kontodaten und die Rechnungs- und Zahlungsinformationen ändern. Support Antworten auf die häufigsten Fragen finden Sie im Web unter Außerdem bieten wir Ihnen Support per und Telefon +49-(0) Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie Fragen haben. 13/13