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1 dynamic workplace whitepaper In fünf Phasen erfolgreich zum IT-Arbeitsplatz aus der Cloud

2 WHITEPAPER DYNAMIC WORKPLACE Inhalt Executive Summary Anforderungen an einen Workplace-as-a-Service... 4 Einfache Nutzung und Anwendungsbereitstellung...4 Cloud Aggregation...4 Senkung der Total Cost of Ownership Maßnahmen im Vorfeld einer Transformation Vorgehensweise für die IT-Transformation... 6 Phase 1: Jumpstart...7 Phase 2: Business Readiness Check...7 Phase 3: Proof of Concept...7 Phase 4: Service-Integration...7 Phase 5: Transformation & Migration IT-Transformation im Kontext von Change Management Fazit...10 Kontakt und Herausgeber

3 WHITEPAPER DYNAMIC WORKPLACE Executive Summary Im selben Maß, wie sich die Arbeitsweisen und -modelle in Unternehmen grundlegend verändern, sind die IT-Verantwortlichen derzeit dabei, ihre Konzepte für die Bereitstellung von flexibleren, idealerweise endgeräteunabhängigen IT-Arbeitsplätzen anzupassen. Der Trend geht eindeutig zu Lösungen aus der Cloud. Doch was bedeutet das konkret insbesondere angesichts der Verschiedenheit der Unternehmen, der Mitarbeiter mit ihren unterschiedlichen Aufgaben sowie der genutzten Anwendungen selbst? Es bedeutet, dass sich die Transformation in Richtung neuer IT-Arbeitsplatzmodelle nicht mit einem One fits all -Ansatz bewerkstelligen lässt. Vielmehr sind differenzierte Lösungskonzepte gefordert, die weit über die reine Desktop- Virtualisierung hinausgehen und im Sinne eines Workplace-as-a-Service (WaaS) die benötigte Flexibilität zur Adressierung unterschiedlichster Unternehmensbedürfnisse aufweisen. Der Dynamic Workplace von T-Systems ist ein Beispiel für einen solchen WaaS-Ansatz, der zudem die Möglichkeit bietet, sogenannte Legacy Applications zu integrieren. Für die erfolgreiche Transformation von IT-Arbeitsplatzsystemen in die Cloud hat T-Systems mit ihrem Dynamic Workplace ein methodisches, fünf Stufen umfassendes Vorgehensmodell auf Basis umfassender Praxiserfahrung entwickelt. Es ermöglicht im Vergleich zu herkömmlichen Outsourcingkonzepten den Direktumstieg auf eine standardisierte, Cloud-basierte IT-Arbeitsplatzlösung mit einem breiten Spektrum an individuellen Ausprägungen. Das Modell reicht bis hin zu der Betrachtung, die Transformation der IT-Arbeitsplatzsysteme als strategischen Aufsetzpunkt für eine weitreichende Standardisierung, Harmonisierung und Konsolidierung der IT-Infrastruktur zu nutzen. 3

4 1 WHITEPAPER DYNAMIC WORKPLACE anforderungen an einen workplace-as-a-service Einfache Nutzung und Anwendungsbereitstellung Der IT-Arbeitsplatz steht heute unter Anforderungen verschiedener Seiten. Anwender fordern beispielsweise einfache Nutzung sowie Freiheit bei der Wahl der Endgeräte. Ein WaaS-Lösungsansatz hierfür ist das sogenannte Single Pane of Glass -Konzept, das die Benutzeroberfläche des IT-Arbeitsplatzsystems unabhängig vom jeweils verwendeten Endgerät macht. Mitarbeiter erhalten dadurch eine einheitliche, jederzeit erreichbare, einfach und intuitiv bedienbare Nutzeroberfläche egal, ob diese ein Tablet, Notebook, Smartphone, einen Thin Client oder einen internetfähigen Flatscreen-Fernseher nutzen. Ein solches Konzept unterstützt zudem Überlegungen wie Bring Your Own Device (BYOD) oder Use Any Device Available (UADA). Eine weitere Anforderung bezieht sich auf Anwendungen und deren Bereitstellung. Hierfür verfügt eine IT-Arbeitsplatzlösung aus der Cloud idealerweise über ein rollenbasiertes Konzept, das jedem Anwender genau jene Software und Funktionen zur Verfügung stellt, die er zur Ausübung seiner Tätigkeit benötigt nicht mehr und nicht weniger. Ergänzend, auch unter dem Gesichtspunkt der einfachen Nutzung, kann der Anwender über ein Self-Service-Portal neue Programme und Services mit wenigen Mausklicks hinzubuchen bzw. den Bereitstellungsprozess hierfür anstoßen. Aus Sicht der IT-Abteilung ist es wichtig, dass WaaS- Lösungen modular und skalierbar aus standardisierten Paketen und optionalen Services aufgebaut werden können, um unterschiedlichste Anforderungen an ein IT-Arbeitsplatzsystem abzudecken. Die Architektur des Dynamic Workplace ist in dieser Weise konzipiert, so dass viele Prozesse und Aufgaben automatisiert und damit vereinfacht innerhalb weniger Minuten ablaufen auch die Einrichtung, Änderung oder Aufhebung von IT-Arbeitsplatzsystemen. Senkung der Total Cost of Ownership Eine solche Cloud-basierte Bereitstellung von IT-Arbeitsplatzumgebungen as a Service bei der alle relevanten Anwendungen über eine zentrale Plattform aus der Cloud konsolidiert und automatisiert als Service bereitgestellt werden ermöglicht es der IT-Abteilung, ihre Ressourcen deutlich effektiver einzusetzen. Die Total Cost of Ownership (TCO) sinkt durch Einsparpotenziale bei Hardware, Server Management, Service Desk, Roll-out, On-Site Support und Energiekosten. Auch die Sicherheit ist lückenlos abgedeckt, vom Single Sign-on mit verschiedenen Sicherheitsverfahren über die sichere Datenhaltung mit regelmäßigem Backup in Twin-Core-Rechenzentren bis hin zur Möglichkeit, Richtlinien (sogenannte Policies ) zu hinterlegen. Diese Policies definieren, auf welche Anwendungen und Daten ein Nutzer in Abhängigkeit des genutzten Endgeräts und Netzwerkzugangs zugreifen darf. Nicht zuletzt aufgrund einiger dieser Vorteile denken viele Unternehmen ernsthaft über die Einführung eines Workplace-as-a-Service nach. Viele allerdings noch mit dem einfachen Verständnis der Workplace- Modernisierung. Laut einer Studie von Pierre Audoin Consultants (PAC) stand bereits im Jahr 2013 die Workplace-Modernisierung bei 85 % der deutschen Unternehmen auf der IT-Agenda. Die Top-Ziele hierbei waren ein höheres Maß an Sicherheit und Compliance, bessere Möglichkeiten für Austausch und Vernetzung sowie eine bessere Bedienbarkeit der Arbeitsplatzanwendungen. Obwohl sich die überwiegende Mehrheit der Unternehmen einer Notwendigkeit zur Workplace-Modernisierung bewusst war, hatten laut PAC jedoch über 60 % noch keine Workplace- Strategie definiert. Cloud Aggregation Darüber hinaus muss eine Workplace-as-a-Service -Lösung der Aufgabe gewachsen sein, jegliche Art von Anwendungen für den Nutzer zugänglich zu machen. Unabhängig davon, ob es sich um Standard-Software handelt, die vielfach auch in multi-mandantenfähigen Clouds angeboten wird (z. B. Microsoft Office 365) oder um individuelle, auf branchenspezifische Prozesse zugeschnittene Anwendungen oder Eigenentwicklungen, die i.d.r. als nicht virtualisierbare Legacy gelten. Diese Funktionsfähigkeit gewinnt vor allem deshalb an Bedeutung, da immer mehr Unternehmen ihre gesamte Applikationslandschaft in Form einer Hybrid Cloud betreiben. 4

5 2 whitepaper dynamic workplace massnahmen Im vorfeld EInEr transformation Diejenigen Unternehmen, die sich für den Weg in Richtung eines Workplace-as-a-Service entscheiden, müssen sich dessen bewusst sein, dass die Transformation nicht nur der Austausch von alter Infrastruktur gegen neue Infrastruktur bedingt. Die nach außen sichtbare Veränderung bedeutet zumindest auch eine Sanierung und Restrukturierung der IT-Infrastruktur dahinter. Darin liegt auch die wirkliche Chance, die eingangs beschriebenen Potenziale zu schöpfen und nicht nur partiell zu flicken. Um eine solche Transformation nachhaltig erfolgreich zu machen, müssen im Vorfeld einige Fragen geklärt werden. Diese entscheiden mit über die technische Machbarkeit und die Akzeptanz der Nutzer. Welche Applikationen werden von welchen Mitarbeitern genutzt oder sollten von ihnen genutzt werden können und wie sind die Wechselwirkungen bzw. Abhängigkeiten zwischen diesen Anwendungen? Ist die vorhandene Vielfalt der Anwendungen überhaupt notwendig? Wo schlummern selten oder gar nicht mehr genutzte Anwendungen? Und ist es möglich, durch die Einführung eines solchen Cloud-basierten IT-Arbeitsplatzkonzeptes Anwendungen zu konsolidieren? Welche Anwendungen können zentral bereit gestellt werden und welche werden zwingend auf lokalen Systemen bzw. Rechnern benötigt? Ist bei einem Hybrid-Cloud-Betrieb überhaupt noch eine Ende-zu-Ende- Verantwortung machbar und falls ja, bei wem liegt diese (z. B. für Fragen des Incident Managements)? Kann ein Dynamic Workplace die geschäftsspezifischen Anforderungen an ein zukünftiges IT-Arbeitsplatzsystem erfüllen? Ist eine stufenweise Einführung sinnvoll, z. B. zuerst für eine Abteilung oder eine Tochtergesellschaft, und welcher Zeitrahmen steht zur Verfügung? Welche Anbindung an andere Elemente der IT-Infrastruktur (z. B. Drucker, Internet, Intranet etc.) muss hergestellt werden? Wie reagieren die Mitarbeiter, wenn sie ihren PC beispielsweise gegen einen Thin Client eintauschen müssen und Daten nicht mehr lokal gespeichert werden können? Wie können den Mitarbeitern die neuen Vorteile der wesentlich schnelleren und flexibleren IT-Arbeitsplatzausstattung am besten vermittelt werden? Wie bleiben Transformation und zukünftiger Betrieb des Workplaceas-a-Service bezahlbar? Viele Fragen, an deren Ende immer die technische transformation und migration steht. 5

6 3 whitepaper dynamic workplace vorgehensweise für die It-tranSformatIon Zur fundierten Beantwortung solcher Fragen hat T-Systems ein Vorgehensmodell mit fünf Stufen entwickelt, um unliebsame Überraschungen und Risiken bei der späteren Umsetzung zu reduzieren. In das Vorgehensmodell sind erprobte Methodiken aus über zwanzigjähriger Transformationserfahrung eingeflossen. Schritt für Schritt werden Kunden bei der Transformation vom heutigen Betriebsmodell (Current Mode of Operation, kurz: CMO) in das zukünftige Betriebsmodell (Future Mode of Operation, kurz: FMO) überführt. fmo JumpStart business readiness check proof of concept SErvIcE- IntEgratIon transformation & migration In fünf Phasen vom CMO zum FMO 6

7 3 WHITEPAPER DYNAMIC WORKPLACE PHASE 1: Jumpstart Die Jumpstart-Phase dient der Analyse der Ist-Situation des Kunden. Sie umfasst die Betrachtung der gesamten Anforderungen, Zielsetzungen und Strategie des Kunden. Hierzu gehört beispielsweise die Fragestellung, wie der Dynamic Workplace in einem zukünftigen Betriebsmodell (FMO) die geschäftlichen Erfordernisse abdecken kann. Ferner werden Varianten einer zukünftigen IT-Zielarchitektur skizziert. Inhalte / Zielsetzung CMO-Analyse Festlegung des Zielbilds bzgl. IT-Architektur Definition Anforderungskatalog Entwicklung Business Case Definition von Arbeitspaketen für die Transformation zum FMO PHASE 2: Business Readiness Check Die Anwendungsbeurteilung, der sogenannte Business Readiness Check, enthält eine objektive und detaillierte Untersuchung der Kunden-IT und seiner heute genutzten Applikationen. Hier wird Transparenz hergestellt, welche Anwendungen später standardisiert und konsolidiert werden können und welche Nutzerprofile sinnvoll sind. Dieser Schritt hilft, zielgenau und kostensparend den Dynamic Workplace auf die applikationsbezogenen Bedürfnisse zuzuschneiden. Inhalte / Zielsetzung Aufzeigen aktuell genutzter Applikationen (Versionen) und Endgeräte Feststellen der Virtualisierungsreife in der installierten Anwendungslandschaft Zuordnung der Anwendungen auf Nutzerprofile Analyse der Ressourcen-Anforderungen (CPU, RAM, IOPS) je Anwendung PHASE 3: Proof of Concept Die dritte Phase markiert eine technische Teststellung für den Dynamic Workplace, der sogenannte Proof of Concept (PoC). Hierfür wird eine sogenannte PoC-Appliance innerhalb der kundenseitigen IT-Landschaft an die dortige Backend-Infrastruktur (z. B. Kommunikations- und Kollaborations-Systeme, Active Directory) angebunden. Der Kunde kann damit den Dynamic Workplace live im Betrieb testen. In vier bis sechs Wochen sollen bis zu 50 Testanwender zu einer objektiven Einschätzung kommen, ob die innerhalb der Jumpstart-Phase erarbeiteten geschäftlichen Anforderungen und Erwartungen an Funktionalität und Nutzerfreundlichkeit erfüllt werden können. Der Proof of Concept fokussiert sich aber auf das Wesentliche und verzichtet auf die Integration von Support- und Workflow-Systemen. Inhalte / Zielsetzung Benutzererlebnis der Testanwender auswerten Leistungsfähigkeit und Interoperabilität virtualisierter Anwendungen überprüfen Objektive Entscheidungsgrundlage für die Einführung schaffen PHASE 4: Service-Integration Im Rahmen der vierten Phase wird geprüft, wie der Dynamic Workplace in bestehende IT- und Security-Prozesse beim Kunden integriert werden kann. Hierzu werden die standardisierten IT-Schnittstellen der Dynamic-Workplace-Lösung mit den bereits beim Kunden vorhandenen abgeglichen. Dieses Vorgehen stellt die anschließende schnelle und reibungslose Umsetzung sicher. Inhalte / Zielsetzung Integrationsansatz für Support-Prozesse nach Ereignis, Problem usw. Technischer Integrationsentwurf, z. B. Active Directory, Sicherheit Integration relevanter User-Self-Services und automatisierter Prozesse Simulation der Bestellung von Software- und IMAC (Install, Move, Add, Change)-Diensten Reporting- und Sicherheitsanforderungen BYO (Bring Your Own)-Implementierung 7

8 3 WHITEPAPER DYNAMIC WORKPLACE PHASE 5: Transformation & Migration Auf Basis der Ergebnisse aus den ersten vier Phasen geht es in Phase 5 um die Durchführung der Transformation vom CMO zum FMO. T-Systems verfolgt dabei den Ansatz ohne die üblicherweise zeitintensive CMO+- Phase, d. h. eine Phase mit einer Übernahme bestehender Services. Ziel ist es vielmehr, direkt und damit höchst effizient von der heutigen Umgebung auf den Dynamic Workplace umzusteigen. Zugang zur neuen Arbeitsplatzinfrastruktur (FMO) von Clients, die noch im alten Betriebsmodus (CMO) arbeiten Wiederverwendung vorhandener älterer Client-Hardware durch umfassende Reduzierung auf das Notwendigste: Ehemals voll ausgerüstete PCs laufen dann nur noch im sogenannten Kiosk-Mode (ohne lokal installierte Applikationen) Inhalte / Zielsetzung Transformation / Migration direkt aus dem aktuellen Betriebsmodell (CMO) zum zukünftigen Betriebsmodell (FMO) Nahtlose Migration auf der Grundlage eines bewährten Ansatzes nach Region nach Geschäftseinheit nach Benutzergruppe nach Vertragsenddatum nach Geschäftsanforderungen (M&A) 8

9 4 WHITEPAPER DYNAMIC WORKPLACE IT-Transformation im kontext von change management Neben der rein technischen IT-Transformation auf Basis eines erprobten Vorgehensmodells gibt es auch diverse weiche Faktoren, die über den Erfolg entscheiden. Vorrangig zu nennen sind hier die Mitarbeiter, für die sich durch den IT-Arbeitsplatz aus der Cloud gewohnte Verhaltensweisen und Abläufe ändern können. Beispiele sind der Austausch klassischer PCs oder Notebooks gegen einen Thin Client, der Ersatz lokaler Datenspeicherung oder die Beschaffung zusätzlicher Anwendungen über ein Self-Service-Portal. Aus diesem Grund muss die eigentliche technische Transformation in einen übergeordneten Change-Management-Prozess eingebettet werden. Mitarbeiter werden hier im Vorfeld und in der Transformationsphase umfassend informiert und zum aktiven Begleiter des Veränderungsprozesses gemacht anstatt nur zum Betroffenen. Hierfür bieten sich transformationsbegleitende Kommunikationsprogramme an. Ein Beispiel hierfür ist das User Communication -Konzept von T-Systems, das seit Jahren erfolgreich bei komplexen Outsourcing- oder IT-Projekten eingesetzt wird. Inhalte solcher Kommunikation: Warum hat sich das Unternehmen für die Einführung eines IT-Arbeitsplatzmodells aus der Cloud entschieden? Welche Vorteile erwartet das Unternehmen davon? Welche Vorteile hat der Mitarbeiter bzw. Nutzer vom Workplace-asa-Service? Was ändert sich für den Anwender konkret in der täglichen Nutzung des IT-Arbeitsplatzes? In welchen Phasen erfolgt der Roll-out und wann wird der einzelne Mitarbeiter auf den neuen IT-Arbeitsplatz umgestellt? An welche Ansprechpartner kann der Mitarbeiter sich wenden? Wie kann der Mitarbeiter aktiv zum Gelingen der Transformation beitragen? Ein solcher ganzheitlicher Change-Management-Ansatz sichert die Akzeptanz neuer IT-Infrastrukturen. Bekanntlich scheitern über die Hälfte von IT-Projekten weniger an der Technik als an der Akzeptanz der betroffenen Nutzer. 9

10 5 WHITEPAPER DYNAMIC WORKPLACE FAZIT Der Weg in die Welt neuer, Cloud-basierter IT-Arbeitsplatzsysteme ist heute sinnvoller und dringlicher denn je und sie sind inzwischen technologisch machbar. Sorgfältige Planung und die Abwägung vieler Faktoren sind wichtige Erfolgsfaktoren, beispielsweise eine Virtualisierung mit Augenmaß. Es geht nicht darum, krampfhaft alle Anwendungen für einen Workplace-as-a-Service passend zu machen. Ziel ist es vielmehr, einen Großteil jener Anwendungen zu zentralisieren, bei denen dieser Schritt spürbare Kosten- und Effizienzvorteile bringt. Gerade Anwendungen aus Altsystemen (sogenannte Legacy Applications ) sind hier wichtig, damit über die Benutzeroberfläche des IT-Arbeitsplatzes aus der Cloud auch möglichst wirklich alle Anwendungen bereitgestellt werden können. Je umfassender der WaaS greift, desto schneller ist er akzeptiert und umso konsequenter können Einsparpotenziale wirklich genutzt werden. Mit einer sorgfältigen, professionellen Transformationsmethodik können Migrationsrisiken deutlich reduziert und der Umstieg auf ein WaaS-Konzept klar beschleunigt werden. In einem aufmerksamen Change-Management- Prozess werden die Mitarbeiter in diesen Prozess miteinbezogen. Im Grunde ist der Umstieg auf einen Cloud-basierten IT-Arbeitsplatz viel mehr als der vordergründig sichtbare Austausch der bisherigen PC- bzw. Endgerätelandschaft. Es ist die Chance, zugleich die gesamte Anwendungslandschaft und IT-Infrastruktur kritisch unter die Lupe zu nehmen und konsequent die dortigen Einsparpotenziale einer Standardisierung und Konsolidierung im selben Zug mit zu heben. Hat ein Unternehmen sich einmal zu diesem Schritt entschlossen, ist es für die kommenden Herausforderungen bestens gerüstet. Beispielsweise für hybride Szenarien, also eine kostensparende Nutzung Private- bzw. Public-Cloud-basierter Anwendungen, die der Nutzer mit Single-Signon-Mechanismen bequem aus ein und derselben Oberfläche bedient. Weiterhin bieten sich gänzlich neue Perspektiven für interne Anwendungsentwicklungsstrategien. Die teils aufwändigen und über mehrere Jahre aufgesetzten Entwicklungsprojekte, um Fat-Client-basierte Eigenentwicklungen auf Web-Technologien aus Gründen der Endgeräteunabhängigkeit umzustellen, lassen sich neu bewerten, da ein virtualisierter IT-Arbeitsplatz beide Ansätze auch langfristig unterstützt und bereits die notwendige Endgeräteunabhängigkeit liefert. 10

11 Kontakt Rainer Zeitler Telefon: HERAUSGEBER T-Systems International GmbH Hahnstr. 43d Frankfurt am Main Deutschland Stand 06/2015 Änderungen und Irrtümer vorbehalten typix

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