Einsatz ELO Dokumentenmanagementsystem. der Stapo Stand Nov P. Wirz Pentadoc ECM-Tag

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1 Einsatz ELO Dokumentenmanagementsystem (DMS) bei der Stapo Stand Nov P. Wirz Pentadoc ECM-Tag

2 Gestellte Anforderungen (aktuell) In Outlook integriertes DMS, analog zur Arbeitsweise mit Groupwise Zentrale Ablage von Office Dokumenten und s in einer gemeinsamen Ordnerstruktur Aufbewahrungsdauer unbeschränkt, Ablage von grossen Datenmengen (Archiv) Ausgefeilte Suchfunktionen (Titel, Volltext, etc.) Differenzierte Zugriffsberechtigungen (Freigaben) Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten (Versionierung) Individuelle, organisations- und themenbezogene Sicht auf Ablage Zugriff via mobile Endgeräte (Thema Pentadoc) Seite 2

3 History Bis 2011, Einsatz Novell Groupwise als / Kalender Anwendung inkl. vollintegriertem DMS Client Ablösung Groupwise mit MS Outlook/Exchange im Rahmen der neuen städtischen IT Strategie. Als städtische Lösung für ein DMS steht nur ELO zur Verfügung, Ohne reife Integration ins Outlook 2011 Ablösung Groupwise ohne gleichwertiges DMS, Verstärkte Nutzung der Fileserver für die Ablage Ab Anfang 2013 Einführung ELO DMS Outlook Client, Produkt ab 2014 (mehrheitlich) marktreif. Die professionelle Unterstützung seitens Fa. ELO und OIZ ist derzeit weiter im Aufbau Seite 3

4 STP ELO Clienttypen (Stand Mitte August 14) Mobiler Einsatz ipad + iphone Ca. 600 Installationen / 1500 Lizenzen SIBAP Einsatz Outlook Client 1700 Installationen / 1800 Lizenzen Java Full Client 370 Installationen / 600 Lizenzen ELO-System Basisarchitektur WebClient Keine Installation notwendig / 350 Lizenzen bzw. unbeschränkt für Lesezugriff Seite 4

5 ELO Client Beschreibung Bezeichnung Einsatz Vor-/ Nachteile Bemerkung ELO Outlook Plugin / Client ELO Java Full Client ELO Mobile Client ELO Web Client ELO AddIn für Word, Excel, PowerPoint Standard auf allen SIBAP Für intensive Nutzer (SIBAP) Standard - ipad und iphone Für Dokumentenaufruf aus dem Intranet Zurzeit kein Einsatz + In Outlook integriert - Ergonomie suboptimal - teilweise instabil - reduziertes Funktionsset + Bietet alle Funktionen + stabil - Keine Outlook-Integration + Mobilität + sehr schnell - (fast) nur lesend + Browser basiert + Workflow fähig + sehr schnell - Kein Drag und Drop, etc. Technische Probleme im Zusammenspiel mit Java Full Client und Polis Zukunftsweisend da Informationen mobil werden + Direktablage in ELO Kompatibilität mit Polis zurzeit nicht gegeben Seite 5

6 Geplante Nutzung: Themenbaum Seite 6

7 AG ELO Einbettung in die bestehende System-, Projekt- und Gremienlandschaft Legende: Fileablage P:\ ELO DMS Intranet Sharepoint Projekt IntraZH Stapo Systeme Projekte, Gremien IntraDPS (Ablösung LageFIS, abgeschlossen 2014) AG ELO - Pflege Themenbaum - Koordination Inhalte IntraQM AGK Konsul bzw. ELO Projekt ECM PD Geschäftskontrolle Projekt IntraQM Steuerungsausschuss Informationsarchitektur - geplant Seite 7

8 Knacknüsse der Einführung Fehlendes Records Management Projekt dadurch fehlende Business Cases. Dies hat Auswirkungen auf den Themenbaum => Aufgabe AG ELO Konflikt Office Word AddIn mit Hauptapplikation Polis MS Office 2007 vs. MS Office 2013 Dokument neu, ZüriGo? MS-Office Neu?, ELO? SP? ELO ECD Links vs. ELO Web Links SSO Problematik der unterschiedlichen ELO Clients Seite 8

9 Knacknüsse der Einführung MS Office 365 für Mobile Devices, neue Technologie da MS-Cloud basierend. Sicherheitsbedenken, Aufbau einer sicheren Firmencloud notwendig Kosten der Mobilen Infrastruktur bestehend aus Zusätzlicher Infrastruktur (MobileIron + ios Geräte) Mobile Verwaltung SIM Telekom-Abonnemente (Swisscom) laufender Betrieb da Gerätedefekte, Abokosten Lebensdauer der Geräte und neu der ios Installationen Seite 9

10 ELO for Mobile bei der STP, Vorführung ELO for Mobile Devices iphone und ipad Voraussetzung vorhandene Infrastruktur für Mobile Devices Seite 10

ShareFile Jörg Vosse

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