K O N V E K T A. Am Nordbahnhof D Schwalmstadt. Verfahrensanweisung. Management von Ressourcen. Geltungsbereich : Konvekta AG VA

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1 K O N V E K T A A G Am Nordbahnhof D Schwalmstadt Verfahrensanweisung Management von Ressourcen Geltungsbereich : Konvekta AG VA Revisionsstand: 01 vom Ausgabe an Betriebsfremde nur mit Genehmigung der Unternehmensleitung Erstellt: fachlich geprüft konformitätsgeprüft freigegeben: Rev. Stand: C.H. Schmitt (G3) H. Knauff (K2) G. Hampel (QMB) H. Knauff (K2) 01 Ersetzt: 00 Unterschrift Unterschrift Unterschrift Datum, Unterschrift vom: Verteiler: Leiter Geschäftsbereiche, Leiter Konstruktion, Leiter Vertrieb, QMB, MV, T2, SFK, Beauftragte Personen nach GGBV

2 Titel: Management von Ressourcen Seite 2 von 6 INHALTSVERZEICHNIS 1. Allgemeines 2 2. Beschreibung Verantwortlichkeiten Ablauf Bereitstellung von Ressourcen Bereitstellung von Personal Kompetenz, Schulung und Bewusstsein 4 3. Mitgeltende Unterlagen 6 4. Begriffe 6 1. Allgemeines Die Wirksamkeit des Managementsytems, seine Überwachung und ständige Weiterentwicklung und Verbesserung ist abhängig von der Planung und Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen. Die Unternehmungsleitung hat die Aufgabe, über eine geeignete Bedarfsermittlung die Voraussetzungen für ein angemessenes und kundenorientiertes Mangementsystem zu schaffen. 2. Beschreibung 2.1 Verantwortlichkeiten Die Personalarbeit im Hause Konvekta teilt sich auf in die administrative Personalarbeit und den Bereich der Personalentwicklung. Die administrative Personalarbeit obliegt der Abteilung Finanzen und umfasst die Bereiche Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen, Urlaubsanträge, Versicherungen, etc., gleichwohl findet hier die Archivierung und Aufbewahrung der gesamte Personalakten statt. Der Bereich der Personalentwicklung ist betraut mit den Aufgaben Vertrags- und Zeugniserstellung, Abmahnungen, Praktikanten und Diplomandenbetreuung, Recrutierung, etc. Dieser Bereich teilt sich in der Bearbeitung auf in den kaufmännisch / technischen Bereich sowie den gewerblichen Bereich. Darüber hinaus obliegt dieser Abteilung die Durchführung von Personalentwicklungsprojekten. 2.2 Ablauf Bereitstellung von Ressourcen Grundsätzlich betrachten wir alle zur Einführung, Verwirklichung und Verbesserung des Managementsystems erforderlichen Mittel nicht als Kosten, sondern, im Sinne der Erhöhung der Kundenzufriedenheit, als gewinnbringende Investitionen. Hervorgehend aus der jährlichen, als auch aus unterjährigen, Bedarfsplanung, werden alle erforderlichen Ressourcen für die Kategorien Leitung (z.b. Systempflege, Schulungen, Audits, Präventiv- und Verbesserungsmaßnahmen); Verifizierung (z.b. Nachweis der Konformität der erbrachten Produkte und Dienstleistungen); Fehler (z.b. Reklamationsbehandlung, korrigierende Maßnahmen u.ä.) durch die Unternehmungsleitung geplant und bedarfsgerecht bereitgestellt. Auch die tagtägliche und periodische Pflege und Verbesserung des Managementsystems benötigt Ressourcen, beispielsweise für Datenanalysen, Validierungen, Schulungen, Kommunikation sowie Bewertungen.

3 Titel: Management von Ressourcen Seite 3 von Prozessdarstellung Dokumente Information Prozessschritte PKZ V: Verantwortlich M: Mitwirkung Unternehmungsziele Kunden-/Markt- Forderungen Strategische Ziele V: Marketing; Unternehmungsleitung Planung der Ressourcen V: Controlling, Unternehmungsleitung Leitung Verifizierung Fehler Systempflege Prozesse Reklamationsbehandlung Schulungen & Personal Produkte Korrekturmaßnahmen Qualitätsaudits Dienstleistung Präventivmaßnahmen Messung und Überwachung Verbesserungsmaßnahmen Infrastruktur Investitionen Investitionsplanung der Systembereiche V: Bereichsleiter, Unternehmungsleitung, Controlling Arbeitsumgebung Investitionsplanung durch die Leitung Personal Ressourcen bereitstellen Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen AA Einführung neuer Mitarbeiter Kapazitäts-planung Managementbewertung Management- Review V: Bereichsleiter, Unternehmungsleitung, Qualifizierung & Schulungen

4 Titel: Management von Ressourcen Seite 4 von Bereitstellung von Personal Alle Mitarbeiter von KONVEKTA, die entsprechend ihres Anforderungsprofils, mit qualitäts- und/oder umweltrelevanten Aufgabefeldern betraut sind, müssen zur Erfüllung ihrer Aufgaben ausreichend qualifiziert sein. Um dies sicherzustellen, wird jährlich eine Schulungsbedarfsanalyse auf Grundlage der Auswertung der geführten Jahresgespräche durchgeführt und entsprechende Schulungsmaßnahmen festgelegt. Die ermittelten Schulungsbedarfe gehen aus dem vom Personalwesen erstellten Schulungsplan hervor. Daneben können sich auch unterjährig Schulungsbedarfe ergeben, die entsprechend umgesetzt werden Kompetenz, Schulung und Bewusstsein Aufgrund der Verknüpfung aller Prozesse unseres Managementsystem zueinander, ist es erforderlich, dass alle Mitarbeiter sich der Bedeutung und Wichtigkeit ihrer Tätigkeiten im Unternehmen bewusst sind und wissen, wie sie zur Erreichung der Unternehmungsziele beitragen können. Die in erwähnten Auswertungen der Schulungsbedarfsanalysen erfolgen nach internen Audits durch den jeweiligen Auditleiter und den Jahresgesprächen durch den jeweiligen Disziplinarvorgesetzten und finden sich im vom Personalwesen erstellten Schulungs-/Seminarplan wieder. Für die Durchführung geplanter Schulungsmaßnahmen sowie der Überwachung deren nachhaltiger Wirksamkeit zeichnet der jeweils betroffene Disziplinarvorgesetzte verantwortlich. Besondere Aufmerksamkeit wird der Einführung neuer Mitarbeiter geschenkt. Neuen Mitarbeitern wird für die Zeit der Einarbeitung durch das Personalwesen eine Betreuungsperson zugeteilt. Näheres regelt die Arbeitanweisung AA Einführung neuer Mitarbeiter. Alle Aufzeichnungen und Unterlagen erfolgter Qualifizierung- und Weiterbildungsmaßnahmen, die Checklisten von Neueinstellungen sowie alle anderen Informationen mit allgemeinem Charakter werden je Mitarbeiter im Personalwesen archiviert.

5 Titel: Management von Ressourcen Seite 5 von Prozessdarstellung Dokumente Information Prozessschritte PKZ V: Verantwortlich M: Mitwirkung VA Unternehmungsziele Mitarbeiterprofil Stellenbeschreibung Unternehmungsziele anpassen Qualifikationsnachweise Personalstammakte Anforderungsprofil V: Personalwesen AA Jahresabschlußgespräch Überwachung der Mitarbeiterqualifikation VA Interne Audits interne Audits Jahresabschlußgespräch V: Vorgesetzte; Auditleiter FB Schulungsplan Ermittlung des Schulungsbedarfs V: Vorgesetzte; Auditleiter Durchführung von Schulungen VA Lenkung von Aufzeichnungen Überwachung der Wirksamkeit V: Vorgesetzte; Auditleiter AA Einführunfg neuer Mitarbeiter weiter mit AA neue, geänderte Prozesse Einführung neuer Mitarbeiter V: Personalwesen

6 Titel: Management von Ressourcen Seite 6 von 6 3. Mitgeltende Unterlagen Managementhandbuch der Konvekta AG VA Unternehmungsziele VA Lenkung von Aufzeichnungen AA Einführung neuer Mitarbeiter GP 08 - Messung, Analyse, Verbesserung 4. Begriffe Abkürzung/Begriff Definition/Beschreibung Prozess Einsatz von in Wechselbeziehungen stehenden Mitteln und Tätigkeiten, die die Eingaben in Ergebnisse umwandeln VA Verfahrensanweisung; legt einen Ablauf fest, wer wann, welche Aufgabe anhand welcher Unterlage zu erledigen hat. Verfahren Eine festgelegte Art und Weise, eine Tätigkeit auszuführen. (Nach DIN ISO 8402 A1, Entwurf Oktober 1989, Ziffer3.24)