Kosten senken aber wie? NAV-Virchow-Bund mein Vorteil, mein Verband

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1 nav-virchow-bund, Verband der niedergelassenen Ärzte Deutschlands e. V. Chausseestraße 119 b, berlin, Fon: (030) , Fax: (030) internet: NAV-Virchow-Bund mein Vorteil, mein Verband kompetente rechtsberatung, schlagkräftige berufspolitik und service, den sie brauchen Kosten senken aber wie?

2 Kosten senken aber wie? 2 So verbessern Sie die Ertragslage Ihrer Praxis! Auf rückläufige Praxisgewinne können Sie auf zweierlei Art und Weise reagieren: Entweder suchen Sie nach zusätzlichen Einnahmequellen oder aber Sie spüren vorhandene Kosten fresser in Ihrer Praxis auf. Bevor es aber mit dem Untersuchen einzelner Zahlen losgehen kann, benötigen Sie aktuelle Daten aus Ihrer Buchführung. Aktuell bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Zahlen Ihrer Praxis nicht älter als drei Monate sein sollten. Also: Spätestens im September eines Jahres sollte die betriebswirtschaftliche Auswertung per des gleichen Jahres vorliegen. Weiterhin sollten Sie nicht nur auf die Gesamtsummen einzelner Raumkosten Kostenarten zurückgreifen können, sondern auf etwas detaillierteres Zahlenmaterial. Dazu ein Beispiel: Die Information, dass Sie im ersten Halbjahr eines Jahres Euro an Finanzierungskosten aufwenden mussten, ist Praxisversicherungen für Analysezwecke wenig hilfreich. Wichtig ist es zu wissen, ob diese Kosten durch langfristige Darlehen und/oder durch einen Kontokorrentkredit verursacht wurden. Nur so kann nämlich sehr schnell festgestellt werden, auf welche einzelnen Finanzierungskosten Sie Einfluss nehmen können oder aber welche Sie aufgrund langfristiger Verpflichtungen mehr oder weniger als Fixkosten der Praxis hinnehmen müssen. Wenn Ihnen zeitnahes und detailliertes Zahlenmaterial zur Verfügung steht, kann die Analyse beginnen. Personalkosten Beratungskosten interner und externer Praxisvergleich Um zu wissen, welche Kostenarten sich in Ihrer Praxis in einer Schieflage befinden, sollten Sie zunächst einen Praxisvergleich vornehmen. Bei einem Praxisvergleich werden betriebliche Vorgänge, Entwicklungen und Zustände zu verschiedenen Zeiten oder in verschiedenen Praxen betrachtet. Wird die eigene Praxis zu verschiedenen Zeitpunkten beziehungsweise innerhalb verschiedener Zeiträume untersucht, dann handelt es sich um einen in- ternen Praxisvergleich. Verglichen werden die Zahlen Praxisbedarf und der jeweils aktu- Verwaltung ellen Periode mit Perioden der Vergangenheit. Beim externen Praxisvergleich findet ein Vergleich der eigenen Zahlen mit den Zahlen von Pra- Finanzierungskosten Fachgruppe statt. Die Zahlen der Vergleichs praxen sind dann eine Art Richtxen der gleichen größe, die sich als Durchschnittswerte der Zahlen aller herangezogenen Praxen ergeben. Aktuelle Vergleichszahlen verschiedener Fachgruppen können Sie als

3 Kosten senken aber wie? 3 Mitglied des NAV-Virchow-Bundes bei uns anfordern. Mithilfe von Zahlen des internen und externen Praxisvergleiches wird es Ihnen sehr schnell gelingen, die Kosten fresser Ihrer Praxis herauszufinden. Senkung der Personalkosten Als der größte Kostenblock einer Arztpraxis werden die Personalkosten meistens schnell als denkbare Größe für Einsparungen herangezogen. Sie bewegen sich in der Regel je nach Fachgruppe zwischen 20 und 30 Prozent vom Umsatz. Doch Vorsicht: Der Schuss kann auch nach hinten losgehen! Einsparungen beim Personal können den Umfang und die Qualität der gesamten Praxisleistungen gefährden. So bleiben vielleicht (Privat)-Patienten aus, die lange Wartezeiten hinnehmen müssen, weil durch fehlendes oder wenig geschultes Personal der reibungslose Praxisablauf nicht mehr gewährleistet wird. Nicht nur aus juristischen Erwägungen heraus, sondern auch aus Gründen der Klarheit und Nachvollziehbarkeit, sollten Sie für jedes Arbeitsverhältnis einen schriftlichen Vertrag vorliegen haben. Dabei ist es gleichgültig, ob es sich um ein Vollzeit-, Aushilfs- oder befristetes Arbeitsverhältnis handelt. Achten Sie darauf, dass spezielle Besonderheiten Ihrer Praxis in diese Verträge eingearbeitet werden (z. B. Regelungen zur Arbeitszeit, zum Aufgabengebiet, zum Weihnachtsgeld). Dabei lohnt es sich, in Zweifelsfällen juristische Hilfe in Anspruch zu nehmen. Ein nicht vorhandener oder ein falsch formulierter Arbeitsvertrag kann bei Streitigkeiten bedeutend mehr Kosten verursachen, als das Honorar, das Sie aufwenden müssen, um durch einen fachkundigen Juristen einen individuellen Arbeitsvertrag ausarbeiten zu lassen. Der NAV-Virchow-Bund bietet Mitgliedern hierzu Musterarbeitsverträge und die im Mit glieds beitrag enthaltene Rechtsberatung an. Für die Analyse der Personalkosten ist es weiterhin wich tig zu wissen, wie viele Kosten eine einzelne Mitarbeiterin verursacht. Schnell wird der Bruttolohn als maßgebliche Größe bei der Bestimmung der Gesamtkosten he rangezogen. Doch sollten Sie nicht vergessen: Hinzuzurechnen sind noch der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, der Beitrag zur Berufsgenossenschaft, Beiträge im Rahmen des Umlageverfahrens der Krankenkassen und eventuell noch Zusatzleistungen wie Fahrtkostenerstattungen oder ein zusätzliches Urlaubsgeld. Wie viele Mitarbeiterinnen im einzelnen eine Praxis benötigt, muss ganz individuell entschieden werden. Diese Entscheidung ist unter anderem von der Qualifikation der Mitarbeiterinnen, vom täglichen Patientenaufkommen, von der Gestaltung der Räume und nicht zuletzt vom Leistungsspektrum der Praxis abhängig. Personalkosten dürfen nicht um jeden Preis gesenkt werden. Denn: Nicht selten führen erhebliche Unzulänglichkeiten im täglichen Praxisablauf zu rückläufigen (Privat-)Pa tien tenzahlen und damit zu Einbußen bei den Einnahmen. Und: Durch das vertraute Stammpersonal wird gerade in der jetzigen unruhigen Zeit des Gesundheitswesens Stetigkeit nach außen demonstriert. Hilfreich kann es sein, über Fließdiagramme und Arbeitsablaufpläne darzustellen, wann welche Mitarbeiterin in der Praxis für welche Aufgaben tätig ist. Ein solches Diagramm vor Augen kann eine gute Unterstützung dafür sein, um Überoder Unterkapazitäten an bestimmten Tagen festzustellen. Einen besonderen Wert sollten Sie auf ein positives Klima in Ihrer Praxis legen. Die Leistungsfähigkeit und die Motivation werden erfahrungsgemäß erhöht, wenn die Aufgaben einer jeden Mitarbeiterin klar strukturiert und für jeden nachvollziehbar sind. Regelmäßige Teambesprechungen können Schwachstellen im Arbeitsablauf aufdecken und einzelne Vorgänge für die Zukunft vereinfachen. Werden Praxisziele formuliert zum Beispiel das Einsparen von Praxisbedarf müssen sich alle Teammitglieder an dem Erreichen dieses Zie les orientieren - auch der Praxisin haber selbst.

4 Kosten senken aber wie? esetzt eindeutig definiert uns sollten G Bestandteil des Paxismietvetrags sein. Eine Prüfung der jährlichen Nebenkos tenabrechnung sollte zur regelmäßigen Analyse der Raumkosten gehören: Ist der Verteilungsschlüssel richtig gewählt? Sind Additionen und Subtraktionen fehlerfrei vorgenommen? Wurden alle Vorauszahlungen berücksichtigt?... Senkung der Ausgaben für den Praxisbedarf und die Verwaltung Bei zukünftigen Gehaltserhöhungen sollten Sie darauf achten, steuer- und sozialversicherungsbegünstigte Zuwendungen in Anspruch zu nehmen. Sowohl Ihre Angestellten wie auch Sie profitieren davon. In welcher Höhe Sie eine solche Zuwendung zahlen, hängt nicht zuletzt davon ab, wie stark Sie eine einzelne Angestellte an Ihre Praxis binden wollen. Denkbar sind sowohl einmalige wie auch regelmäßige Leistungen. Zu den einmaligen Zahlungen gehören beispielsweise Urlaubsbeihilfen oder Unterstützungen in besonderen Notfällen. Regelmäßige Zahlungen sind die Erstattung von Fahrtkosten zwischen Wohnung und Praxis, Kosten für Berufskleidung, Betreuungskosten für Kinder oder Zahlungen in betriebliche Altersvorsorge. Sollten aus wirtschaftlichen Erwägungen heraus Kündigungen von Mitarbeiterinnen unvermeidbar sein, kann nicht oft genug darauf hingewiesen werden, dass Sie in einem solchen Fall juristische Hilfe in Anspruch nehmen sollten. Übersehen Sie nur eine gesetzliche oder vertragliche Regelung, kann das erhebliche finanzielle Mehrbelastungen zur Folge haben unabhängig von dem mit einer Kündigung verbundenen Ärger. Daher sollten Kündigungen immer nur der letzte mögliche Schritt bei der Durchsetzung von Einsparungen sein. Auch hier bietet der NAVVirchow-Bund kompetente rechtliche Beratung. Senkung der Raumkosten Eine wesentliche Grundlage zur Vermeidung überhöhter Raumkosten liegt schon im Abschluss eines eindeutigen Praxismietvertrags. Er darf in keiner Arztpraxis fehlen und sollte immer mit einem Juristen und Ihrem betriebswirtschaftlichen Berater durchgesprochen sein. Auch hierzu bieten wir unseren Mitgliedern kostenlos juristische Hilfe an. Bei einem derartigen Vorgehen ist gewährleistet, dass der endgültige Vertrag die individuelle Situation der Ver tragspartner berücksichtigt, aber auch allgemein gültige juristische Regeln beachtet. In der Regel hat nicht nur der Vermieter sondern auch der Mieter ein Interesse an einem langfristigen Mietvertrag. Kann er doch so eindeutig planen und den Standort seiner Praxis sichern. Haben Sie in Zeiten hoher Mietpreise einen Mietvertrag langfristig abgeschlossen, gibt es eventuell trotzdem die Möglichkeit, den Mietpreis auf der Grundlage des inzwischen niedrigeren Mietspiegels neu zu verhandeln. Der Vermieter steht nämlich schlicht und einfach vor der Frage, ob er seine Räume nach Ablauf des Mietvertrags überhaupt noch zu einem solch hohen Mietzins vermieten kann oder ob es nicht sinnvoller ist, sich den aktuellen Gegebenheiten anzupassen und auf dieser Grundlage einen neuen Mietvertrag langfristig abzu schließen. Neben der Kaltmiete sind die Betriebskosten an den Vermieter zu entrichten. Diese Betiebskosten sind nach dem Weitere Einsparpotenziale liegen in den Aufwendungen für den Praxis- und Laborbedarf sowie in den Ausgaben, die jährlich für die Verwaltung der Praxis aufgewendet werden müssen hier geht es insbesondere um den Aufwand für Porto, Kommunikation und Büro material. Bei einer Analyse dieser Aufwendungen ist in erster Linie daran zu denken, Ver gleichsangebote einzuholen. Preisunterschiede von bis zu 50 % sind keine Seltenheit. Sorgen Sie dafür, dass Sie immer einen kleinen Vorrat an Materialien in Ihrer Praxis haben, damit keine ad hoc Einkäufe erforderlich werden, die meis tens teuer sind. Es hat sich bewährt, eine Mitarbeiterin der Praxis mit diesen Aufgaben zu beauftragen. Stellen sich Einsparungen in diesem Bereich ein, können Sie das beispielsweise honorieren mit einer steuer- und sozialversiche rungs begüns tigten Zuwendung. Da über viele kleine Maßnahmen eine große Kosteneinsparung erzielt wird, sollten Sie auch an die Peanuts denken: Ist die Ausgangspost richtig frankiert? Informieren Sie sich über die aktuellen Gebühren! Machen Sie Ihre Te lefonkosten transparent, indem Sie sich von der Telefongesellschaft eine Aufstellung über die durchgeführten Telefonate geben lassen! Prüfen Sie, ob Sie mit der für Sie günstigsten Telefongesell schaft zusammenarbeiten! Binden Sie sich nicht durch langfris tige Verträge! Indem Sie mit guten Beispiel vorangehen und kostenbewusst handeln und entscheiden, überträgt sich das auch automatisch auf Ihr Personal. 4

5 Kosten senken aber wie? Senkung der Finanzierungs kosten Bevor Sie in die eigentliche Analyse dieser Kostenart einsteigen, sollten Sie sich einen Überblick darüber verschaffen, welche Praxis- und Privatver pflich tungen gegenüber welchen Kredit instituten insgesamt bestehen. Welche Sicherheiten wurden gewährt? Liegt für jedes Darlehen ein Vertrag vor? Eine Analyse ist nur bei vollständiger Transparenz der Gegebenheiten möglich. Schon seit einiger Zeit locken niedrige Kreditzinsen. Doch sollten Sie bedenken: Eine maßgeschneiderte Finanzierung für Praxisinvestitionen bedeutet sehr viel mehr als das Aus nutzen der günstigen Zinssituation. Vielmehr geht es auch darum, das richtige Kreditinstitut, eine geeignete Zinsform, die passende Laufzeit, die mögliche Kreditart, Dar lehenskosten und nicht zuletzt Steuervorteile in Ihr individuelles Entschei dungs konzept mit einzubeziehen. Wird die Hausbank bei einer geplanten Finanzierung eingeschaltet, kann dies den Vorteil haben, dass die eigene Bonität, das heißt Ihre Vermögens-, Einnahmen- und Ausgabenlage, in der Regel bekannt ist. Schalten Sie dagegen ein neues Kreditinstitut ein, dann müssen Sie Ihre persönlichen Verhältnisse erst einmal offen legen und Ihr geplantes Projekt ausführlich beschreiben. Das macht zunächst Arbeit, die sich jedoch wegen eines günstigeren Zinssatzes durchaus lohnen kann. Bei der geeigneten Zinsform muss daran gedacht werden, dass ein Festzins inner halb einer bestimmten Laufzeit unverändert bleibt. Sind Sie mehr auf Sicherheit bedacht und planen keine vorzeitigen Darlehenstilgungen, bietet sich in der Re gel eine längere Bindungsfrist an gerade bei den zur Zeit niedrigen Zinsen. Variabel vereinbarte Zinsen passen sich mit einer Zeitverzögerung an das Zinsniveau an. Steigt dieses mit der Zeit, zahlen Sie auch mehr. Umgekehrt können Sie von einem sinkenden Marktzins profitieren. Meistens ist der variable Zins niedriger als ein Festzins für fünf oder zehn Jahre. Dafür tragen Sie als Kreditnehmer jedoch das Risiko steigender Zinsen. Zu bedenken ist sicherlich auch, inwieweit die Möglichkeit von Sondertilgungen vereinbart wird. Banken bieten eine Fülle von Varianten, die durch einen fachkundigen Berater geprüft werden sollten. Ob ein Raten-, Annuitäten- oder Lebensversiche rungs dar lehen oder eventuell so gar ein Leasingvertrag zur Finanzierung einer Praxisinvestition infrage kommt, muss ebenfalls individuell entschieden werden. Und spätestens an dieser Stelle sind auch steuerliche Aspekte zu berücksichtigen. Je höher nämlich Ihr persönlicher Steuersatz ist, desto mehr profitieren Sie von den Kosten, die Ihr zu versteuerndes Einkommen mindern. Auch ist eine alte Finanzierungsregel zu beachten: Langfristige Investitionen werden langfristig, kurzfristige Investitionen werden kurzfristig finanziert. Konkret bedeutet dies, dass es grundsätzlich keinen Sinn macht, das nächste EKG über einen Kontokorrentkredit zu finanzieren. Einerseits ist der Kon to korrent zins in der Regel höher als der Zins für ein Darlehen, andererseits sollte sich die Tilgung eines solchen Kredites an der Dauer der Abschreibung des Wirtschaftsgutes orientieren und diese beläuft sich auf einen Zeitraum zwischen fünf und acht Jahren. Sie sehen: Eine Fülle von Faktoren beeinflussen die Finan zierungskosten, die Sie jährlich zu tragen haben. Gerade wegen der häufig langfristigen Bindung kommt es darauf an, mit Bedacht zu handeln und Vergleichsangebote in die jeweilige Entscheidung mit einfließen zu lassen. Zu den Finanzierungskosten gehören nicht nur Zinsen aus kurz- und langfristigen Krediten, sondern auch Kontoführungs- und Bearbeitungsgebühren. Auch dazu noch ein wichtiger Aspekt: Je älter eine Praxis ist, umso mehr Konten werden in der Regel geführt. Jedes Konto verursacht unnötige Kosten, die Sie vermeiden sollten ganz abgesehen davon, dass der Zahlungsverkehr für Sie unübersichtlich wird. Senkung der Kosten für die Praxisversicherungen Auch bei der Wahl Ihrer Praxisver si che rungen sollten Sie vergleichen. Dabei können folgende Versicherungen für eine Praxis interessant sein:? Berufshaftpflichtversicherung,? Betriebsunterbrechungsver siche rung,? Elektronikversicherung,? Kfz-Versicherung für den PraxisPKW,? Praxisinventarversicherung,? Rechtsschutzversicherung (betrieblicher Anteil),? Regressversicherung. Die Prämien für diese Versicherungen gehören selbstverständlich zu den steuerlich unbeschränkt abzugsfähigen Praxisausgaben. Während die Berufshaftpflicht-, die Be triebsunterbrechungs- und die Praxisinventarversicherung absolute Muss-Ver- 5

6 Kosten senken aber wie? 6 sicherungen sind, können die anderen hier aufgeführten Versicherungen je nach individueller Notwendigkeit interessant sein. Da Sie jedoch nie endgültig richtig versichert sind, sollten Sie nicht nur Ihre Praxisver sicherungen einer regelmäßigen Analyse durch einen sachkundigen Berater unterziehen. Denn im Laufe der Jahre kann sich einiges ver ändern: So kann die Absicherung des Praxisinventars unzulänglich sein, weil mittlerweile kräftig investiert wurde. Oder: Die Prämie für die Berufshaftpflicht versicherung ist viel zu hoch, weil es inzwischen günstige Spezialtarife gibt. Senkung der Kosten für die beratung Wissen Sie, wie viel Geld Sie Jahr für Jahr für steuerliche, betriebswirt schaft liche und juristische Beratung ausgeben? Und: Waren Sie mit den Leistungen zufrieden? Stimmten Kosten und Nutzen überein? (Gerade) auch in diesem Kostenbereich lohnt es sich, Ver gleichs angebote einzuholen. Ob eine Wert-, Zeit- und/oder Betragsgebühr für die gewünschte Leistung berechnet wird, hängt vom Einzelfall ab. Der Rahmen, in dem abgerechnet werden darf, ist nicht zu unterschätzen und kann verhandelt werden. Verhandeln können Sie aber erst dann, wenn sie einen Überblick haben. Fazit Und damit wären wir wieder am Anfang unserer Ausführungen: Nur mit einer aktuellen, vollständigen und nachvollziehbaren betriebswirtschaftlichen Auswertung können Sie eine schlüssige Kostenanalyse betreiben. Achten Sie daher genau darauf, was Ihnen Ihr Steuerberater liefert. Service Sie sehen, auch zur Ertragslage Ihrer Praxis haben wir das nötige Know-How. Informationen dazu und Antworten auf Ihre betriebswirtschaft lichen Fragen erhalten Sie bei nilaplan unter der Telefonnummer: (02 21) oder (Ansprechpartner: Josef Zdarta) Bundesgeschäftsstelle Berlin Chausseestraße 119b, Berlin Fon: (030) Fax: (030) Internet: Bildquelle: WPV-Verlag GmbH / Biermann Medizin Gina Sanders-Fotolia, Radial M-Fotolia r Faxen Sie uns oder schreiben Sie uns Ja, ich benötige weitere Informationen. Bitte setzen Sie sich telefonisch mit mir in Verbindung. Telefon-Nummer: In der Zeit zwischen Uhr und Uhr. Fax: Praxisstempel Antwort-Coupon

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