PROFESJONALNY KURS DLA SEKRETAREK I ASYSTENTEK W JĘZYKU NIEMIECKIM DEUTSCH FÜR SEKRÄTARIAT UND ASSISTENZ

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1 ANZUS SZKOLENIA DORADZTWO A N Z U S Szkolenia Doradztwo BIURO Telefon OBSŁUGI SZKOLEŃ Faks Tel. kom ANZUS Szkolenia Doradztwo, ul. Bydgoska 18, Legnica PROFESJONALNY KURS DLA SEKRETAREK I ASYSTENTEK W JĘZYKU NIEMIECKIM DEUTSCH FÜR SEKRÄTARIAT UND ASSISTENZ

2 MODUŁ 1 ARBEITEN IM BÜRO MODUŁ 2 DAS UNTERNEHMEN IN BRD 1 Anforderungsprofil eines Büromitarbeiters 1.1 Sekretärin 1.2 Assistentin 1.3 Office Managerin 2 Äußeres Erscheinungsbild 2.1 Dress Code für das Büro 3 Vollmachten und ihre Wirkung 3.1 Prokura 3.2 Handlungsvollmachten 3.3 Gesamtvollmacht 3.4 Artvollmacht 3.5 Sondervollmacht 4 Arbeitsplatzbeschreibung 4.1 Der Angestellte im Büro 5 Gestaltung vom Arbeitsraum und Arbeitsplatz 5.1 Arbeitsplatz- und Arbeitsraumgestaltung 5.2 Die Einrichtung des Büroarbeitsplatzes 5.3 Die Raumarten 5.4 Unfallverhütungsvorschriften 1 Das Unternehmen 1.1 Einteilung der Betriebe nach der Rechtsform Einzelunternehmen Gesellschaftsunternehmen 1.2 Einteilung der Betriebe nach der Größe 1.3 Einteilung der Betriebe nach Branchen 1.4 Organisation Der Betriebe 1.5 Geschäftsführung 1.6 Unternehmenspräsentation 2 Corporate Identity 2.1 So wird das Unternehmen wahrgenommen 2.2 Das Logo 2.3 Die Schriften / Die Papiere 2.4 Visitenkarten 2.5 Kurzbrief 2.6 Couverts 2.7 Publikationen / Farbkonzept 2.8 Inserate 2.9 Interne Kommunikation 2.10 Powerpoint-Präsentationen 2.11 Beschriftungen und Flaggen

3 MODUŁ 3 ARBEITSMITTEL UND TECHNISCHE GERÄTE IN DER BÜROPRAXIS MODUŁ 4 POSTBEARBEITUNG 1 Arbeitsmittel und Hilfsmittel 2 Technische Geräte in der Büropraxis Computer 2.1 Aufbau eines Computersystems 2.2 Computerzubehor 2.3 Hardware und Software 2.4 Speichermöglichkeiten 2.5 Computerlexikon PC-Drucker 3.1 Nadel- bzw. Matrixdrucker 3.2 Tintenstrahldrucker 3.3 Laserdrucker 3.4 Thermosublimationsdrucker 3.5 Drucker-Lexikon 3.6 Druckerkauf 3.7 Druckoptionen Scanner 4.1 Scannertypen 4.2 Leistungsmerkmale 4.3 Scanner-Lexikon Kopierer 5.1 Digitale Kopiergeräte 5.2 Leistungsmerkmale 5.3 Farbkopierer 5.4 Kopierer -Lexikon 6 Multifunktionale Geräte 5 Digitale Geräte 1 Posteingang 1.1 Postempfang 1.2 Aussortieren 1.3 Öffnen 1.4 Kontrollieren 1.5 Stempeln 1.6 Verteilen 1.7 Digitale Archivierung der Eingangspost 2 Postausgang 2.1 Adressieren 2.2 Zusammentragen 2.3 Falten, Kuvertieren und Schließen 2.4 Wiegen 2.5 Postversand 3 Schnelle und sichere Beförderung von Briefen 3.1 Express-Dienst 3.2 Einschreiben, Eigenhändig, Rückschein, Nachnahme 4 Poststraße in einem modernen Büro

4 MODUŁ 5 ZEITMANAGEMENT MODUŁ 6 INFORMATIONSVERWALTUNG 1 Begriff 1.1 Regeln 2 Störungen 2.1 Zeitfressern 3 Methoden 3.1 Pareto-Prinzip 3.2 ABC-Analyse 3.3 ALPEN-Methode 3.4 Eisenhower-Prinzip 4 Terminplanung 4.1 Terminarten 4.2 Hilfsmittel zur Terminüberwachung Tipps zur Terminplanung und -überwachung Terminplanung und -überwachung am Computer 5 Persönliche Organisationsregeln 5.1 Tages-Leistungskurve 5.2 Kommunizieren 5.3 Delegieren 1 Registratur 1.1 Aktenplan/ Aktenführung 1.2 Aufbewahrungsfristen 1.3 Ablage Organisation der Ablage 2 Ordnungsmöglichkeiten 2.1 Alphabetische Ordnung 2.2 Numerische Ordnung 2.3 Alphanumerische Ordnung 2.4 Chronologische Ordnung 2.5 Sachliche Ordnung 2.6 Mnemotechnische Ordnung 3 Schriftgutarten 4 Registraturformen 4.1 Die liegende Registratur 4.2 Die stehende Registratur 4.3 Die hängende Registratur 5 Schriftgutbehälter/ Hilfsmittel 5.1 Ordnungsmittel

5 MODUŁ 6 INFORMATIONSSPEICHERUNG MODUŁ 7 VERANSTALTUNGEN 1 Papier 1.1 Kartei 2 Magnetspeicher 2.1 Magnetband/Magnetbandkassette 2.2 Diskette 2.3 Magnetplatte 3 Optische Speicher 3.1 CD-ROM 3.2 CD-R (Compact Disc Recordable) 3.3 CD-RW (Compact Disc Rewritable) 3.4 DVD (Digital Versatile Disc) 4 Digitale Speichermedien 4.1 Mobile Speicherkarten 4.2 USB-Stick 5 Mikrofilm 5.1 Mikrofilmformen 6 Dokumenten-Management-Systeme 6.1 Aufgaben 6.2 Dokumentenerfassung 6.3 Ablegen und Archivieren 6.4 Datensicherheit 1 Grundlagen 2 Veranstaltungsarten 2.1 Besprechung Besprechungsarten Vorbereitung und Durchführung einer Mitarbeiterbesprechung 2.2 Sitzung 2.3 Kommission 2.4 Tagung 2.5 Kongress 2.6 Seminar/Lehrgang 2.7 Konferenz Konferenzarten Vorbereitung und Durchführung einer Konferenz 2.8 Videokonferenz Vorbereitung und Durchführung einer Videokonferenz 2.9 Messe /Hausmesse

6 MODUŁ 8 MESSE MODUŁ 9 GESCHÄFTSREISEN 1 Messevorbereitung 1.1 Messeziele 1.2 Messeplanung 1.3 Messeservices 1.4 Standkonzept 1.5 Standpersonal 1.6 Einladungen 1.7 PR 1.8 Kundentermine 1.9 Kundengespräche 1.10 Dokumentation 1.11 Pressearbeit 1.12 Marktforschung 1.13 Auswertung 1.14 Folgeaktionen 1Vorbereitungen 1.1 Reisetermine und Reiseroute 1.2 Reisepläne und Reiseunterlagen 1.3 Reiseplan ein Beispiel 1.4 Hotelbuchung 2 Verkehrsmittel 2.1 Reisen mit der Bahn 2.2 Reisen mit dem Pkw 2.3 Reisen mit dem Flugzeug 3 Auslandsreisen 3.1 Visabeschaffung, Impfungen und Zeitverschiebung 3.2 Ausländische Zahlungsmittel 3.3 Ausländische Sitten und Gebräuche 4 Nachbereiten der Reise 4.1 Die Spesensätze für Inland- und Auslandsreisen 4.2 Abrechnung der Geschäftsreisekosten

7 MODUŁ 10 TERMINVERWALTUNG MODUŁ 11 TERMINVERWALTUNG OUTLOOK 1.Terminverwaltung 1.1 Termin machen/ vorschlagen Beispiel Redewendungen Übung 1.2 Termin bestätigen Beispiel Redewendungen Übung 1.3 Termintitel ändern/ verschieben Beispiel Redewendungen Übung 1.4 Termin absagen Beispiel Redewendungen Übung 1 Der Einsatz von Software für Terminverwaltung 1.1 Möglichkeiten der Terminverwaltung im Büro 1.2 Outlook - die optimale PC-Verwaltung 1.3 Verwalten von Daten, Terminen, Dokumenten und Ordnern 1.4 Kennenlernen von weiteren Outlook-Funktionen

8 MODUŁ 12 KOMMUNIKATION IM BÜRO MODUŁ 13 TELEKOMMUNIKATION 1. Kommunikationsarten 1.1 Schriftliche Kommunikation 1.2 Mündliche Kommunikation 2 Innerbetrieblicher Schriftverkehr 2.1 Grundsätze 2.2 Kurze Schreiben Protokoll Notizen Der Hausbrief 2.3 Ausführliches Schreiben Berichte Wissenschaftliche Berichte 2.4 Elektronisches Schreiben Grundsätze Telefax Formale Gestaltung Grundsätze Denkmuster 1 Telefon 1.1 Leistungsmerkmale 1.2 Serviceangebote der Festnetzanbieter 1.3 Computergestütztes Telefonieren 1.4 Anrufbeantworter 2 Mobilfunk 2.1 Funktelefon 2.2 Funkrufdienste 3 Telefax 3.1 Merkmale und Vorteile des Telefaxes 3.2 Fax-Mitteilungen 3.3 Leistungsmerkmale von Faxgeräten 4 Telex 5 Mailbox 6 Integrierte Kommunikationssysteme 6.1 ISDN/DSL 6.2 Elektronischer Geschäftsverkehr 6.3 Internet 6.4 Intranet

9 MODUŁ 14 TELEFONTRAINING MODUŁ 15 GESCHÄFTSBRIEF 1 Einstieg ins Telefongespräch 1.1 Kontakte mit deutschsprachigen Gesprächspartnern und - Partnerinnen 1.2 Vorstellung und Begrüßung am Telefon 1.3 Buchstabier-Alphabet und Zeichen 1.4 Telefonnummern und Namen diktieren oder notieren 2 Eingehender Anruf 2.1 Anruf annehmen 2.2 Anruf beantworten 2.3 Anruf weitervermitteln 3 Klärung und Information 3.1 Fragen und Antworten Informationen einholen Auskunft geben 4 Redewendungen 4.1 Umgangsformen 4.2 Höflichkeit 4.3 Reden und reden lassen 4.4 Danke und Bitte 5 Alles um den Termin 5.1 Vokabeln und Beispieldialoge 5.2 Der Terminkalender 5.3 Die Uhr und Zeitformen 6 Das Telefon 6.1 Rund ums Telefon 6.2 Praxisregeln für Telefonieren 6.3 Gespräch beenden 6.4 Besonderheiten der telefonischen Kommunikation 1 Vorbemerkungen zu den Normen im Briefverkehr 2 Die DIN Die DIN Form A 3.2 Form B 3.3 Die Leitwörter 3.4 Die Gestaltung eines Briefes nach DIN Der Briefkopf Das Anschriftenfeld Absenderangabe über der Anschrift im Adressfeld Die Anschrift Die Leitwörter Betreff und Anrede Faltmarken Geschäftsangaben in der Fußzeile 4 Die DIN Die DIN 5008 in Kurzfassung 4.2 Die Gestaltung eines Briefes nach DIN Absenderangaben Datum Empfängerdaten Betreff Anrede Text Gruß Unterschrift Anlagevermerk Verteilervermerk Postskriptum

10 MODUŁ 16 GESCHÄFTSKORRESPONDENZ 1 MODUŁ 16 GESCHÄFTSKORRESPONDENZ 2 1 Anfrage 1.1 Rechtliches 1.2 Formales 1.3 Beispiel einer bestimmten Anfrage 1.4 Beispiel einer unbestimmten Anfrage 1.5 Übung: Anfragen 2 Angebot/Offerte 2.1 Rechtliches 2.2 Formales 2.3 Beispiel eines Angebots 2.4 Übungen: Angebote 3 Gegenangebot 3.1 Rechtliches 3.2 Formales 3.3 Beispiel eines Gegenangebots 3.4 Übung: Gegenangebot 4 Bestellung/Auftrag 4.1 Rechtliches 4.2 Formales 4.3 Beispiel einer Bestellung 4.4 Übung: Bestellung/Auftrag 5 Auftragsbestätigung 5.1 Formales 5.2 Beispiel einer Auftragsbestätigung 5.3 Übung: Auftragsbestätigung 6 Widerruf von Bestellungen/Aufträgen 6.1 Rechtliches 6.2 Formales 6.3 Beispiel eines Widerrufs 6.4 Übung: Auftragsablehnung 7 Ablehnung eines Auftrags 7.1 Formales 7.2 Beispiel einer Auftragsablehnung 7.3 Übung: Auftragsablehnung 1 Lieferung 1.1 Rechtliches 2 Das Rundschreiben Informationen an Geschäftspartner 2.1 Beispiel eines Rundschreibens 3 Rechnung und Quittung 3.1 Formales 3.2 Übung: Rechnung 4 Liefermahnung 4.1 Rechtliches 4.2 Formales 4.3 Übung: Liefermahnung 4.4 Beispiel einer Liefermahnung 5 Antwort auf Liefermahnung 5.1 Rechtliches 5.2 Formales 5.3 Beispiel einer Liefermahnung 5.4 Übung: Antwort auf Liefermahnung 6 Mängelrüge/Beschwerde 6.1 Rechtliches 6.2 Formales 6.3 Beispiel einer Mängelrüge 6.4 Übung: Mängelrüge 7 Antwort auf Mängelrüge 7.1 Formales 7.2 Beispiel einer Antwort auf eine Mängelrüge 7.3 Übung: Antwort auf Mängelrüge 8 Mahnung 8.1 Rechtliches 8.2 Formales 8.3 Beispiel für eine Zahlungserinnerung (1. Mahnstufe) 8.4 Beispiel für eine Mahnung (2. Mahnstufe) 8.5 Beispiel für eine letzte Mahnung (3. Mahnstufe) 8.6 Übung: Mahnungen 9 Antwort auf Mahnung 9.1 Rechtliches 9.2 Formales 9.3 Beispiel einer Antwort auf Mahnung 9.4 Übung: Mahnung beantworten

11 MODUŁ 17 INOFFIZIELLE GESCHÄFTSKORRESPONDENZ MODUŁ 18 REGELN ZUM SCHREIBEN UND GESTALTEN VON SCHRIFTSTÜCKEN 1 Formen von inoffizieller Geschäftskorrespondenz 1.1 Grundsätze 1.2 Einladung Formales Beispiel einer Einladung Übung: Einladung 1.3 Dankschreiben Formales Beispiel eines Dankschreibens Übung: Dankschreiben 1.4 Kondolenzschreiben Formales Beispiel eines Kondolenzschreibens Übung: Kondolenzschreiben 1.5 Glückwunschschreiben, Weihnachtskarten etc Formales Beispiel eines Glückwunschschreibens Übung: Glückwunschschreiben 1 Allgemeines zur Textgestaltung 1.1 Einfachheit im Ausdruck Textverstehen Einfache verständliche Texte "dass - Sätze" 1.2 Kürze und Prägnanz Kürze Überflüssiges 2 Regeln zum Schreiben und Gestalten von Schriftstücken 2.1 Darstellung von Text Getrennter Text Zusammensetzungen mit Bindestrich Wortergänzungen mit Bindestrich Text mit Gedankenstrich Text mit Auslassungspunkten Text mit Auslassungszeichen (Apostroph) Satzzeichen Text in Klammern oder Anführungszeichen Abkürzungen Besondere Schriftzeichen als Ersatz für Wörter Gliederung von Text Hervorhebung von Textteilen Textausrichtungen 2.2 Darstellung von Zahlen Schreibung von Zahlen in Buchstaben oder Ziffern Dezimale Teilung von Zahlen Gliederungen von Zahlen Hausnummern Kalenderdaten Uhrzeiten Währungen Zahlen in Verbindung mit Rechenzeichen Größenangaben und Formeln Zahlenaufstellungen

12 MODUŁ 19 PERSONALWIRTSCHAFT MODUŁ 20 PERSONALWIRTSCHAFT 2 1 Aufgaben und Ziele der Personalwirtschaft 1.1 Rechtliche Rahmenbedingungen der Personalarbeit 1.2 Arbeitsvertragsrecht 1.3 Arbeitsschutzgesetze 1.4 Die Sozialversicherung 1.5 Arbeitsgerichtsbarkeit 1 Lohn- und Gehaltsabrechnung 1.1 Bewertung der Arbeit und Entgeltformen 1.2 Formen des betrieblichen Entgelts 1.3 Ermittlung des Entgelts 1.4 Verwaltungsarbeiten vor der Entgeltermittlung 1.5 Die Lohn- und Gehaltsabrechnung 1.6 Gesetzliche und freiwillige Sozialleistungen

Inhalt Vorwort / 3 1 Arbeitswelt»Büro«/ 14 1.1 Unternehmensidentität / 15 1.2 Anforderungen an den Menschen im Büro / 16 1.2.1 Personale Anforderungen / 17 1.2.2 Äußeres Erscheinungsbild / 20 1.2.2.1 Umgangsformen

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