COMPLIANCE IN GESCHÄFTSPROZESSEN

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1 Monika Kochanowski, Jens Drawehn, Falko Kötter, Thomas Renner COMPLIANCE IN GESCHÄFTSPROZESSEN Business Process Management Tools 2014 FRAUNHOFER VERLAG

2 Impressum Alle Rechte vorbehalten. Kontaktadresse: Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO, Nobelstraße 12, Stuttgart Monika Kochanowski Telefon , Fax Bibliographische Information der Deutschen Nationalbibliothek: Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. ISBN: Dieses Werk ist einschließlich all seiner Teile urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die über die engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes hinausgeht, ist ohne schriftliche Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen sowie die Speicherung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Warenbezeichnungen und Handelsnamen in diesem Buch berechtigt nicht zu der Annahme, dass solche Bezeichnungen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und deshalb von jedermann benutzt werden dürften. Soweit in diesem Werk direkt oder indirekt auf Gesetze, Vorschriften oder Richtlinien (z.b. DIN, VDI) Bezug genommen oder aus ihnen zitiert worden ist, kann der Verlag keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität übernehmen. Druck und Weiterverarbeitung: IRB Mediendienstleistungen Fraunhofer-Informations zentrum Raum und Bau IRB, Stuttgart Esser printsolutions GmbH, Bretten Für den Druck des Buchs wurde chlor- und säurefreies Papier verwendet. Die Bereitstellung der Daten in dieser Studie beruht auf Angaben Dritter und erfolgt ohne Anspruch und Garantie auf Richtigkeit, Aktualität oder Vollständigkeit der Daten Dritter. Der Herausgeber bzw. die Autoren übernehmen keine Haftung für eventuell verbliebene fehlerhafte Angaben und deren Folgen aufgrund fehlerhafter Angaben Dritter., 2014 Titelbild: Tim Peter Verlag: Fraunhofer Verlag Fraunhofer-Informationszentrum Raum und Bau IRB Postfach , Stuttgart Nobelstraße 12, Stuttgart Telefon , Fax

3 Vorwort Dem Geschäftsprozessmanagement (GPM) kommt eine unverändert hohe Bedeutung für die erfolgreiche Führung und Gestaltung von Unternehmen zu. Früher waren dabei die Aufgabenstellungen, wie z.b. die Modellierung und Dokumentation von Prozessen, oft gut abgrenzbar und die Aktivitäten wurden von wenigen aktiven Teilnehmern ausgeführt. Dem Großteil der betroffenen Mitarbeiter wurden die Modelle, Dokumente und die weiteren Informationen verfügbar gemacht, ihre Rolle blieb passiv. Seit einigen Jahren ist die Tendenz erkennbar, einen engeren Bezug zwischen den Aktivitäten des Geschäftsprozessmanagements und den täglichen Abläufen im Unternehmen herzustellen und dabei eine große Anzahl von Mitarbeitern aktiv in die Aktivitäten des GPM einzubinden. Dementsprechend haben sich die GPM-Werkzeuge zu umfassenden Lösungen entwickelt, die eine Vielzahl von Aufgabenstellungen unterstützen und große Benutzerkreise adressieren. In der vorliegenden Studie wird der Themenbereich Compliance in Geschäftsprozessen betrachtet. Dabei wird untersucht, welche Schwerpunkte in den Themengebieten Governance, Risk und Compliance (GRC) von Geschäftsprozessen die Anbieter legen und mit welchen Funktionalitäten diese unterstützt werden. Anhand der Angaben von 14 GPM-Anbietern wird dargestellt, welche Anwendungsfälle damit abgedeckt werden können. Erfahrungen in angrenzenden Bereichen und Spezialisierungen der Anbieter werden ebenfalls betrachtet. Die vorliegende Studie gibt somit einen Einblick, wie Compliance in Geschäftsprozessen für unterschiedliche Unternehmensbedarfe sichergestellt und mit dem Geschäftsprozessmanagement und den anliegenden Themen im GRC-Bereich sowie der Unternehmenssteuerung nutzbringend verknüpft werden kann. Die Autoren

4 Inhaltsverzeichnis Inhalt Verzeichnis der Abkürzungen 4 Verzeichnis der Abbildungen 6 Verzeichnis der Tabellen 7 1 Einleitung Zielsetzung der Studie Das Vorgehen bei der Erstellung der Studie Informationen zur Studienreihe und den weiteren Schwerpunktthemen Social Business Process Management (Social BPM) Überwachung von Geschäftsprozessen 12 2 Das Themenfeld Compliance in Geschäftsprozessen Aufgaben zu GRC in Geschäftsprozessen GRC im Lebenszyklus von Geschäftsprozessen GRC in den GPM-Werkzeugkategorien 18 3 Ergebnisse Das Teilnehmerfeld Überblick über die Teilnehmer Historie der Anbieter und Produkte Unterstützung der grundlegenden Funktionsbereiche Unterstützung der GRC-Bereiche Governance Risikomanagement Internes Kontrollsystem (IKS) Compliance Geschäftsregelverarbeitung und Geschäftsregelmanagement Weitere GRC-Themen der Anbieter Verbindung von Compliance und Überwachung von Geschäftsprozessen Nachhaltigkeit als Anwendungsfall für Compliance Bedeutung von GRC für die Anbieter 60 2

5 Inhaltsverzeichnis 4 Informationen zu den Anbietern und Produkten ADONIS Aeneis BIC Platform (GBTEC) BPM inspire DHC VISION Process Manager FireStart BPM Suite igrafx Suite Innovator for Business Analysts Process Modeler for Microsoft Visio process4.biz SemTalk Signavio Process Editor Stages TopEase 219 Übersicht der Produkte 231 Übersicht der Anbieter 232 Literaturverzeichnis 233 Informationen zur Fraunhofer-Gesellschaft und zum 235 3

6 Verzeichnis der Abkürzungen Verzeichnis der Abkürzungen AO BPM BPMN BSI CMMI CoBIT COSO DB DMS ech EDV EFQM EN GdPDU GoB GPM GRC HGB IEC IKS ISO ITIL KPI OMG QM PMBOK RTMS Abgabenordnung Business Process Management Business Process Model and Notation Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik Capability Maturity Model Integration Control Objectives for Information and Related Technology Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission Datenbank Dokumenten-Management-System Standards für e-government in der Schweiz Elektronische Datenverarbeitung European Foundation for Quality Management Europäische Norm Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Geschäftsprozessmanagement Governance, Risk & Compliance Handelsgesetzbuch International Electrotechnical Commission Internes Kontrollsystem International Organization for Standardization Information Technology Infrastructure Library Key Performance Indicator Object Management Group Qualitätsmanagement Project Management Body of Knowledge Real-Time Monitoring Software 4

7 Verzeichnis der Abkürzungen SOP SOX SPICE WfMS Standard Operating Procedure Sarbanes-Oxley Act Software Process Improvement and Capability Determination Workflow-Management-System 5

8 Verzeichnis der Abbildungen Verzeichnis der Abbildungen Abbildung 1: Die Kategorien sozialer Software 11 Abbildung 2: Schwerpunkte bei der Überwachung von Geschäftsprozessen 12 Abbildung 3: Schwerpunkte zum Thema Compliance in Geschäftsprozessen 15 Abbildung 4: Zuordnung von GRC-Aufgaben in den Lebenszyklus 17 Abbildung 5: Einordnung der Anbieter 21 Abbildung 6: Historie der Anbieter und Produkte 23 6

9 Verzeichnis der Tabellen Verzeichnis der Tabellen Tabelle 1: Software und Beratungsleistungen der Anbieter 22 Tabelle 2: Funktionsbereiche von GPM-Werkzeugen 24 Tabelle 3: Funktionsumfang der Produkte 25 Tabelle 4: Unterstützung der GRC-Bereiche 26 Tabelle 5: Definitionen der GPM-Anbieter für Governance 27 Tabelle 6: Ansätze zur Unterstützung von Governance 29 Tabelle 7: Funktionalitäten zur Unterstützung der Prozess-Governance 32 Tabelle 8: Frameworks zu Governance 33 Tabelle 9: Hilfsmittel zur Unterstützung der Frameworks 34 Tabelle 10: Definitionen der GPM-Anbieter für Risikomanagement 36 Tabelle 11: Unterstützung von Risikomanagement 37 Tabelle 12: Funktionalitäten zur Modellierung und Darstellung von Risiken 40 Tabelle 13: Funktionalitäten zur Nachverfolgung von Risiken 41 Tabelle 14: Funktionalitäten zur Auswertung von Risiken 43 Tabelle 15: Unterstützung für ein IKS 44 Tabelle 16: Formen der Definition und Dokumentation eines IKS 47 Tabelle 17: Funktionalitäten zur Ausführung der internen Kontrollen 48 Tabelle 18: Definitionen der GPM-Anbieter für Compliance 49 Tabelle 19: Unterstützung für Compliance 51 Tabelle 20: Definition und Dokumentation von Compliance-Anforderungen 54 Tabelle 21: Funktionen zur Sicherstellung der Compliance-Anforderungen 55 Tabelle 22: Regelwerke zu Compliance 56 Tabelle 23: Unterstützung der Geschäftsregelverarbeitung 57 Tabelle 24: Übersicht der Produkte 231 Tabelle 25: Übersicht der Anbieter 232 7

10 Einleitung 1 Einleitung 1.1 Zielsetzung der Studie Ein steigender Marktdruck und wachsende Anforderungen an Unternehmen führen zu wachsenden Erwartungen an das Geschäftsprozessmanagement (GPM). Zusätzlich zu Dokumentationszwecken im Bereich GPM entstanden weitere Zweige von der automatisierten Ausführung der Geschäftsprozesse bis hin zur Analyse und Simulation. Für die heutigen Anforderungen aus Gesetzen, Richtlinien, Best-Practices und einer Vielzahl anderer Quellen muss die Umsetzung und Durchführung von entsprechenden Maßnahmen und Kontrollen dokumentiert und nachgewiesen werden. Die Themen Governance, Risk und Compliance (GRC) sind dabei häufig eng verflochten. Aufgrund der Vielzahl der bestehenden und der steigenden Anzahl von neu hinzukommenden Anforderungen und Änderungen ist eine manuelle Dokumentation und Nachverfolgung schwierig bis unmöglich. Die Synergien beim strategischen und operativen Prozessmanagement und den GRC-Themen können nur gehoben werden, wenn beides gemeinsam abgedeckt wird. Dann kann ein Mehrwert entstehen, der über die reine Erfüllung von Auflagen hinausgeht und eine effiziente, risikoarme und nachhaltige Geschäftsprozessbearbeitung sicherstellt. Um dieses Ziel zu erreichen, können Unternehmen bestehende GPM-Werkzeuge einsetzen. Als Orientierungshilfen zur Auswahl von geeigneten GPM- Produkten generell hat das in den letzten Jahren verschiedene Markstudien erstellt, wie (Bullinger, et al., 2001), (Spath, et al., 2008), (Spath, et al., 2011). Da die Funktionalitäten der GPM-Werkzeuge und die Schwerpunkte der Hersteller stark divergieren, wurde die bisherige Vorgehensweise, einen vollständigen Überblick über alle Anbieter darzustellen, abgeändert. Nun wird der Marküberblick (Weisbecker, et al., 2014), in dem die grundlegenden Eigenschaften und Funktionsbereiche der Werkzeuge dargestellt werden, um Schwerpunktstudien zu den Themenstellungen Social Business Process Management (Drawehn, et al., 2014), Überwachung von Geschäftsprozessen (Kötter, et al., 2014) und die vorliegende Studie Compliance in Geschäftsprozessen (Kochanowski, et al., 2014) ergänzt. In der Studie werden 14 Anbieter und Werkzeuge für das Geschäftsprozessmanagement aus dem deutschsprachigen Raum hinsichtlich der Unterstützung für GRC untersucht. Diese Anbieter nehmen ebenfalls am Marktüberblick teil, so dass die Angaben zu den GRC-Funktionalitäten hier gemeinsam mit grundlegenden Informationen aus dem Marktüberblick dargestellt werden können. In der vorliegenden Schwerpunktstudie zu Compliance in Geschäftsprozessen wird in Abschnitt 2 das Themenfeld vorgestellt. In Abschnitt 3 werden die Lösungen anhand der von den Anbietern erhobenen Informationen zusammenfassend dargestellt. Im Anschluss daran finden sich in Abschnitt 4 die 8

11 Einleitung Informationen zu den einzelnen Anbietern und Produkten, jeweils ergänzt durch eine Selbstdarstellung der Anbieter. 1.2 Das Vorgehen bei der Erstellung der Studie Die Teilnahme an der Marktstudie war für alle Anbieter von GPM-Werkzeugen möglich. Das hat zu Beginn des Jahres 2014 alle bekannten GPM-Anbieter angeschrieben und um eine Mitwirkung an der Studie gebeten. Daraufhin haben sich von den 28 Anbietern, die im Marktüberblick teilnehmen, 14 Anbieter dafür entschieden, an der Studie zur Compliance in Geschäftsprozessen teilzunehmen. Die der Studie zugrundeliegenden Informationen wurden von den teilnehmenden Anbietern mittels eines Online-Fragebogens im Juli / August 2014 erhoben. Im Anschluss an die Dateneingabe wurden die Angaben der einzelnen Anbieter durch das geprüft und dabei auftretende Unstimmigkeiten und Fragen wurden gemeinsam mit den Anbietern behoben bzw. geklärt. Die Informationen aus den Fragebögen sind in aufbereiteter Form gemeinsam mit den Selbstdarstellungen der Anbieter im Abschnitt 4 zu finden. Die anbieterübergreifende Auswertung und Aufbereitung der Informationen erfolgte durch das ohne weitere Mitwirkung der Anbieter. Diese Auswertungen sind im Abschnitt 3 zu finden. 1.3 Informationen zur Studienreihe und den weiteren Schwerpunktthemen Diese Studie ist Teil einer Studienreihe, die einen Marktüberblick und mehrere Schwerpunktthemen umfasst: Marktüberblick 2014 Social Business Process Management (Social BPM) Überwachung von Geschäftsprozessen Compliance in Geschäftsprozessen Der Marktüberblick (Weisbecker, et al., 2014) steht zum kostenfreien Download unter zur Verfügung. Im Marktüberblick sind Kurzinformationen zu allen drei Schwerpunktstudien enthalten (Weisbecker, et al., 2014 S. 12 ff). Die Kurzinformationen zu den Schwerpunkten Social BPM und Überwachung werden an dieser Stelle nochmals wiedergegeben. 9

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