ZRFC. Risk, Fraud & Compliance. Prävention und Aufdeckung durch Compliance-Organisationen. 9. Jahrgang August 2014 Seiten

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1 Jahrgang August 2014 Seiten Herausgeber: School of Governance, Risk & Compliance Steinbeis-Hochschule Berlin Institute Risk & Fraud Management Steinbeis-Hochschule Berlin ZRFC Risk, Fraud & Compliance Prävention und Aufdeckung durch Compliance-Organisationen Lizenziert für Dr. Hager und Dr. Schinz. Herausgeberbeirat: Prof. Dr. Dr. habil. Wolfgang Becker, Otto-Friedrich-Universität Bamberg Management Kommunikationspotenziale in Compliance-Systemen [Interview mit Daniel Karczinski, 150] RA Dr. Karl-Heinz Belser, Depré Rechtsanwalts AG RA Dr. Christian F. Bosse, Partner, Ernst & Young Law GmbH Die Wirksamkeit von Compliance-Management-Systemen [Withus, 152] Prof. Dr. Kai-D. Bussmann, Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg RA Bernd H. Klose, German Chapter of Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) e. V. RA Dr. Rainer Markfort, Partner, Mayer Brown LLP RA Dr. Malte Passarge, Passarge + Killmer Rechtsanwaltsgesellschaft mbh Prof. Dr. Volker H. Peemöller, Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg RA Christian Rosinus, Wirtschaftsstrafrechtliche Vereinigung e. V., Vorstand RA Prof. Dr. Monika Roth, Leiterin DAS Compliance Management, Hochschule Luzern RA Raimund Röhrich, Lehrbeauftragter der School of Governance, Risk & Compliance Dr. Frank M. Weller, Partner, KPMG AG Prevention Detection Legal eines Code of Conduct im Unternehmen [Hager / Schinz, 158] Konzeption eines Hinweisgebersystems [Strauss, 164] 2013 das Jahr der Entscheidungen [Passarge, 172] Verantwortung der Geschäftsleitung für Compliance [Markfort, 180]

2 ZRFC 4/ Keywords: Code of Conduct Compliance Wirksamkeit Arbeitsrecht eines Code of Conduct im Unternehmen Erstellung und arbeitsrechtliche Wirksamkeit Dr. Lucas Hager / Dr. Philipp Schinz* Das Vorhandensein eines Code of Conduct ist für viele Unternehmen eine Selbstverständlichkeit. Doch inwieweit nutzt dieser Unternehmen, wenn der Verhaltenskodex nicht wirksam implementiert wurde? 1. Einleitung Viele Unternehmen besitzen einen CoC (Code of Conduct), Ethikoder Compliance-Richtlinien, die oftmals individuell erstellt werden und auf die jeweiligen Bedürfnisse angepasst sind. Um die Wirksamkeit gegenüber Arbeitnehmern zu gewährleisten, ist die arbeitsrechtliche dieser Richtlinien von entscheidender Bedeutung. Leider wird diese in Unternehmen häufig stiefmütterlich behandelt, wodurch die Wirksamkeit des Kodexes nicht gewährleistet werden kann. Daher ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, sich frühzeitig Gedanken über die arbeitsrechtliche des CoC wie auch anderer Compliance-Vorgaben zu machen. In Verbindung mit einer sinnvollen Integration des CoC in unternehmensweite Regelungen sowie dem Compliance-Management-System wird die Wirksamkeit operativ in den Prozessen sichergestellt. Unternehmenseigene Komplexitäten müssen dabei zwingend berücksichtigt werden, um die Effizienz der arbeitsrechtlichen nicht zu gefährden. In der Folge sollen taktische als auch rechtliche Gesichtspunkte aufgezeigt werden, die bei der eines CoC von Unternehmensseite beachtet werden müssen, um die Wirksamkeit des Verhaltenskodexes zu gewährleisten. * Dr. Lucas Hager ist Berater im Competence Bereich Compliance & Risk Management bei der Detecon (Schweiz) AG. Dr. Philipp Schinz ist Compliance & Risk Manager bei der Sulzer AG. 2. Verhaltenskodex zur Vermittlung des Wertekanons nutzen 2.1 Auf die Wirksamkeit achten Die Regelungsdichte eines CoC kann unterschiedlich ausgestaltet sein. 1 Es ist jedoch immer darauf zu achten, dass die Wirksamkeit gewährleistet wird. Ausschlaggebender Maßstab hierfür ist, inwieweit die Inhalte den Mitarbeitern im täglichen Geschäft bewusst sind. Aus diesem Grund ist Dr. Lucas Hager die Umsetzung in operative Prozesse essentieller Bestandteil eines effektiv gelebten CoC. Die Wirksamkeit wird durch einen splan sichergestellt, in dem die Erreichbarkeit der Zielgruppen analysiert und der zeitliche Rahmen der geplant wird. Die anschließende Abarbeitung des Plans sollte eine korrekte sicherstellen. 2 Zu beachten ist, dass nicht nur bei Einführung eines Verhaltenskodexes ein splan aufgestellt Dr. Philipp Schinz und abgearbeitet werden muss sondern auch bei Änderungen. Klassische Instrumente zur Einführung eines neuen oder geänderten CoC sind Trainings und Schulungen. Je nach Unternehmensgröße eignen sich abteilungsspezifische Trainings mit unterschiedlichen Schwerpunkten oder auch die Integration von Elementen des CoC in bereits existierende Standardtrainings. Eine Vielzahl von Unternehmen nutzt zudem sogenannte elearnings, die zentral von HR oder der Compliance- Abteilung betreut Dies ermöglicht ein lückenloses Monitoring und eine Dokumentation der Lernaktivitäten. Für die Sicherstellung der Wirksamkeit eines CoC ist es von Vorteil, wenn bei der Unternehmenskommunikation durch die Geschäftsleitung regelmäßig auf den Verhaltenskodex verwiesen wird. Das Management kann so eine Vorbildfunktion einnehmen und diese durch den Verweis auf konkrete Fälle festigen (bspw. only fair deals / zero tolerance / clean deal or no deal). 2.2 Unternehmenseigene Komplexität berücksichtigen In der Praxis enthält jede Organisation komplexe Strukturen, die bei der wirksamen Erstellung eines CoC Berücksichtigung finden sollten. Im Folgenden werden exemplarisch drei herausfordernde Szenarien skizziert: ffdiversifizierte Unternehmen, ffinternationale Unternehmensstrukturen sowie ffphasen der Post-Merger-Integration. Diversifizierte Unternehmen weisen eine heterogene Unternehmensorganisation auf, die es im Rahmen der zu berücksichtigen gilt. In diesem Umfeld sind die Schritte zur 1 Vgl. Kaptein, M.: Verhaltensstandards und Integrität in Grüninger (Hrsg.), Handbuch Compliance Management, Berlin 2009, 292 f. 2 Vgl. Kaptein, M.: Verhaltensstandards und Integrität in Grüninger (Hrsg.), Handbuch Compliance Management, Berlin 2009, 292 f.

3 eines Code of Conduct im Unternehmen ZRFC 4/ Um die Wirksamkeit des CoC zu gewährleisten, muss dieser individuell ausgestaltet durch eine zentrale Einheit zu steuern. Auch sollten Schulungen durch zentrale Stellen betreut Dadurch kann ein einheitliches Verständnis sichergestellt und Doppeldeutigkeiten verschiedener Unternehmenseinheiten vermieden Es empfiehlt sich ebenfalls, den CoC universell zu formulieren, so dass einzelne Inhalte nicht im Widerspruch zu unterschiedlichen Geschäftspraktiken der Divisionen stehen. Fehldeutungen werden vermieden und ein gemeinsames Grundverständnis geschaffen. Organisationen mit einer stark internationalen Ausrichtung müssen sicherstellen, dass der CoC in allen Einheiten den Mitarbeitern bekannt und zugänglich ist und auch verstanden wird. Lokale Sprachen sind zwingend zu berücksichtigen. Zusätzlich muss auf lokaler Ebene eine Person benannt werden, welche für die Verankerung des CoC in der Einheit verantwortlich ist. Bestenfalls wird auf eine lokale Compliance-Officer-Struktur oder den HR-Verantwortlichen zurückgegriffen. Besonders müssen auch lokales Recht und die Kultur des jeweiligen Landes berücksichtigt Organisationen, die sich im Zuge einer Unternehmensakquisition befinden (sog. Post-Merger-Integrationsphase; kurz PMI), müssen darauf achten, dass die erworbene Einheit über den unternehmensweit geltenden CoC informiert wird. Der bis zum Erwerb existierende CoC muss in einem transparenten und nachvollziehbaren Prozess in die globalen CoC überführt Diese Integration sollte optimalerweise in der PMI-Phase erfolgen, um die unternehmensinterne Kommunikation während einer hohen Aufmerksamkeitsspanne zu nutzen. Durch einen aktiven tone from the top wird die Integration des Verhaltenskodexes zusätzlich unterstützt. 3. Erstellung eines wirksamen CoC 3.1 Effektivität durch bereichsübergreifende Verzahnung Ein wirksamer CoC beinhaltet die wesentlichen Leitbilder des Unternehmens und verbindet diese mit den Grundsätzen des Verhaltenskodexes. Die Leitbilder richten sich primär an den Markt und den Kern des Unternehmens, so dass die Verbindung zum CoC genutzt wird, um das korrekte unternehmerische Handeln zu verdeutlichen (bspw. ethisch korrektes Verhalten, Verhalten bei Conflicts of Interests, etc.). Die Wirksamkeit wird am besten durch klare Botschaften vermittelt. Auf lokale Unterschiede sollte verzichtet werden, da sonst die universelle Geltung für das gesamte Unternehmen verloren ginge. Um auf bestimmte Gegebenheiten einzugehen, bieten sich sog. Supplements zum CoC an, in denen lokale und möglicherweise gesetzlich geforderte Besonderheiten ergänzt Als Beispiel lässt sich das Whistleblower-System in Portugal oder Spanien anführen, welches nicht anonym erfolgen darf. 3 Der CoC dient als Fundament für die internen Vorgaben und Bestimmungen. Inhaltliche Details werden weiterführend in den abteilungsspezifischen Richtlinien / Direktiven abgebildet und teilweise zu konkreten Handlungsanweisungen ausdefiniert. 3 Vgl. Perritt, H.: (2012), Employment Law Update, 8.05, 8-28, ebenso weiterführend vgl. v. Pelchrzim G., Whistleblowing und der strafrechtliche Geheimnisschutz nach 17 UWG, CCZ 1 / 2009, 26 f. Am Verhaltenskodex partizipieren weit mehr Bereiche als nur der Compliance- Sektor. So gelten im Accounting Grundsätze der ordentlichen Buchführung, im Procurement wird das Verhalten an definierten Einkaufsprozessen präzisiert und im Datenschutz werden Richtlinien zum Thema IT-Security konkretisiert. Wird der CoC genutzt, um auf diese weiterführenden Richtlinien zu verweisen, ist die Governance in sämtlichen Kernbereichen des Unternehmens verankert. Entscheidend für die Wirksamkeit sind Verständnis und Akzeptanz der Mitarbeiter. Die Grundsätze des CoC werden mit operativen Handlungsanweisungen konkretisiert und nachvollziehbar verzahnt (bspw. Lieferantenauswahlprozess im Procurement, Buchungs-Richtlinien im Accounting oder Klassifizierung von Informationen im IT-Security-Bereich). 3.2 Effizienz durch systematische Verankerung im Compliance-Programm Die Effizienz des CoC wird langfristig durch eine Verankerung im Compliance- Management-System sichergestellt. Eine reine Fokussierung auf präventive Maßnahmen mittels Schulungen und Informationsveranstaltungen schöpft das Potenzial eines Verhaltenskodexes nicht aus. Im Bereich Detection müssen die im CoC manifestierten Compliance-Felder, bspw. Conflict of Interests, Anti Trust oder Korruption, identisch genutzt Hierzu eignet sich ein einheitlicher Katalog. Durch die Verknüpfung ist es möglich, notwendige Maßnahmen in direkten Zusammenhang mit dem CoC zu bringen. Auch im Bereich Response müssen diese einheitlich definierten Compliance-Felder aufgegriffen So können gezielt Maßnahmen eingeleitet werden wie bspw. Prozessverbesserung durch segregation of duties oder gezielte Schulungen. Mit dieser systematischen Verankerung im Compliance- Management-System ist der CoC als Basis wirksam verankert. 4. Arbeitsrechtliche des CoC Die mit einem CoC oder anderen Ethikund Compliance-Richtlinien verfolgte Intention liegt darin, dass sich Mitarbeiter compliancekonform verhalten. Negative

4 Ein CoC kann durch vertragliche Vereinbarungen wirksam implementiert ZRFC 4/ Folgen für das Unternehmen und die Geschäftsleitung wie Strafzahlungen, Reputationsschäden oder der Ausschluss von Ausschreibungen sollten verhindert werden, um eine positive Außendarstellung zu gewährleisten. Die bloße Wiedergabe der Gesetzesinhalte in Richtlinien ist unproblematisch. Wohingegen der Arbeitgeber bei den Bestimmungen, die über das Gesetz hinausgehen, auf die arbeitsrechtliche achten muss, um eine Sanktionierung der Arbeitnehmer bei Nichtbeachtung zu ermöglichen und damit die Wirksamkeit sicherzustellen. Zur bestehen drei relevante Optionen: der Abschluss einer Vereinbarung oder Änderungskündigung, die Wahrnehmung des Weisungsrechts oder der Abschluss einer Betriebsvereinbarung. In der Folge sollen die verschiedenen Optionen analysiert und die Vor- wie auch Nachteile herausgearbeitet Ebenfalls werden konkrete Handlungsempfehlungen gegeben. 4.1 durch Vereinbarung bzw. Änderungskündigung Falls durch Einführung des CoC die im Arbeitsvertrag vereinbarten Pflichten der Arbeitnehmer erweitert werden und daher die Wahrnehmung des Weisungsrechts nicht mehr möglich ist, können die Bestimmungen des CoC für die Arbeitnehmer verbindlich durch eine Vereinbarung bzw. eine Änderungskündigung implementiert Eine Ausdehnung der Pflichten der Arbeitnehmer durch eine Vereinbarung bzw. durch Abschluss eines neuen Arbeitsvertrages ist grundsätzlich aufgrund der Freiheit der Vertragsgestaltung immer möglich. Einschränkungen sind jedoch aufgrund der restriktiven AGB-Inhaltskontrolle zu beachten. 4 Außerdem muss der Beschäftigte der Vereinbarung bzw. dem neuen Arbeitsvertrag zustimmen. Da sich für den Mitarbeiter durch zusätzliche Regelungen tendenziell Nachteile ergeben, kann nicht davon ausgegangen werden, 4 Zu den allgemeinen Bestimmungen der AGB-Inhaltskontrolle siehe 307 ff BGB. Allerdings sind die im Arbeitsrecht geltenden Besonderheiten gem. 310 Abs. 4 S. 2 zu berücksichtigen. Vgl. hierzu Richardi, J./ Buchner, R. in: Münchener Handbuch zum Arbeitsrecht, 3. Auflage (2009), 33 Rz. 19 ff. dass eine Mehrheit der Arbeitnehmer geänderten Arbeitsvertragsbestimmungen freiwillig zustimmen wird. Eine konkludente Zustimmung zu einer Änderungskündigung durch eine stillschweigende Fortsetzung der bisherigen Tätigkeit kann grundsätzlich nicht angenommen 5 Ausnahmen hiervon sind nur denkbar, wenn sich die Vertragsänderung unmittelbar auf das Arbeitsverhältnis auswirkt, und der Arbeitnehmer daher umgehend feststellen kann, welchen Einfluss die Änderung auf seine Rechte und Pflichten hat. 6 Speziell bei Inhalten des CoC ist dies jedoch schwer denkbar. Daher kann von einer konkludenten Zustimmung in der Regel nicht ausgegangen Für den Fall, dass Arbeitnehmer eine Änderung des Arbeitsvertrags bzw. eine gesonderten Vereinbarung nicht akzeptieren und eine konkludente Zustimmung nicht möglich ist, bleibt dem Arbeitgeber die Möglichkeit, eine Änderungskündigung auszusprechen. Gerechtfertigt werden kann diese, wenn gem. 1 Abs. 2 S. 1 KschG dringende betriebliche Erfordernisse vorliegen, die einer Weiterbeschäftigung entgegenstehen. Im Zusammenhang mit dem CoC bzw. Compliance-Richtlinien ist dies denkbar, wenn das Unternehmen verpflichtet ist, gesetzliche Vorschriften umzusetzen. Dazu zählen beispielsweise zwingende Vorgaben der US-Börsenaufsicht (Securities and Exchange Commission). 7 Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass bei der Änderungskündigung (falls diese auf die Änderung von Arbeitsbedingungen in mehreren Punkten abzielt, was bei einem CoC meist der Fall sein wird) die soziale Rechtfertigung in jedem einzelnen Punkt vorliegen muss, da sonst die Änderungskündigung als Ganzes unwirksam ist. 8 Die Möglichkeit, den Arbeitnehmer durch Weisungen zu verpflichten, führt bei Annahme des mit der Änderungskündigung verbundenen Angebots unter Vorbehalt nicht zur Unwirksamkeit der Änderung der Arbeitsbedingungen im Hinblick auf die Verhältnismäßigkeit. 9 Wenn hingegen der Arbeitnehmer das Änderungsangebot nicht angenommen hat, ist eine überflüssige Änderungskündigung unwirksam. 10 Eine des CoC durch Vereinbarung oder Arbeitsvertrag ist bei der Einstellung neuer Mitarbeiter unproblematisch. Bei bestehenden Arbeitsverträgen ist zu bezweifeln, ob sich eine große Anzahl der Mitarbeiter freiwillig zur Einhaltung der über das Gesetz hinausgehenden Bestimmungen verpflichtet. Bei der Vornahme einer Änderungskündigung müssen dringende betriebliche Erfordernisse vorliegen, um diese zu rechtfertigen. Dies stellt ein Problem dar, wenn es sich nicht um die Erfüllung von für das Unternehmen zwingenden Bestimmungen handelt. Eine konkludente Zustimmung wird in der Regel nicht gegeben sein. Ein weiteres Problem, das bei der durch Vereinbarung oder Änderungskündigung entsteht, 5 LAG HM NZA-RR 1997, 419; Borgmann, B.: NZA 2003, 352, Preis, U. in: Erfurter Kommentar zum Arbeitsrecht, 14. Auflage (2014), 611 BGB, Rz 375; BAG , NZA 2005, 349, Meyer, NJW (2006), Mengel, A.: Compliance und Arbeitsrecht, 1. Auflage (2009), Teil 1 Kapitel 1 B I Rz Moll, W.: Münchener Anwaltshandbuch Arbeitsrecht, 3. Auflage (2012), 46 Rz Vgl. BAG , NZA-RR 2008, 29.

5 eines Code of Conduct im Unternehmen ist die Notwendigkeit zur Anpassung der Vereinbarung bzw. des Arbeitsvertrags, sobald sich größere inhaltliche Änderungen ergeben. Grundsätzlich ist daher anderen Optionen der Vorrang zu geben. 4.2 durch Wahrnehmung des Weisungsrechts Eine weitere Möglichkeit, Arbeitnehmer verbindlich auf die Inhalte eines CoC zu verpflichten, ist die Wahrnehmung des Weisungsrechts. Arbeitgeber können gemäß 106 GewO Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen näher bestimmen. Einschränkungen bestehen durch den im Arbeitsvertrag vorgegebenen Rahmen, durch das Gesetz (billiges Ermessen, Verbotsnormen, Sittenwidrigkeit), durch Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats und durch Tarifverträge. Man unterscheidet zwei Arten von Weisungen: tätigkeitsbezogene und verhaltensbezogene Weisungen. Bei den tätigkeitsbezogenen Weisungen handelt es sich um die Kernkompetenz, nämlich die Ausgestaltung der im Arbeitsvertrag beschriebenen Tätigkeit des Arbeitnehmers. Im Zusammenhang mit Compliance sind etwa interne Vorgaben zum Kredit- oder Wertpapiergeschäft 11 denkbar, aber auch Anweisungen an die Buchhaltung oder die Berichtspflicht über Kontakte des Mitarbeiters im Außendienst. Etwas schwieriger gestaltet sich die Lage bei den verhaltensbezogenen Weisungen. Diese beziehen sich auf die Konkretisierung der Nebenpflichten, die ein Arbeitnehmer erfüllen muss, und die bereits durch Gesetz oder Rechtsprechung Inhalt des Arbeitsverhältnisses wurden, ohne dass sie im Arbeitsvertrag ausdrücklich genannt Compliancerelevant sind vor allem die Konkretisierung der Treue-, Loyalitäts- und Rücksichtnahmepflichten. Diese erlegen allen Mitarbeitern auf, Handlungen zu unterlassen, die den Arbeitgeber, sein Eigentum oder seinen Betrieb schädigen können. 12 Außerdem muss der Arbeitgeber vor drohenden Schäden gewarnt In Hinblick auf Compliance sind besonders relevant: Verschwiegenheit 13, Annahme von Vergünstigungen 14, Anzeige und Aufklärung 15, Abwendung von Schäden für den Arbeitgeber 16, Wahrung der Ordnung im Betrieb 17 und das Wettbewerbsverbot. 18 Die Grenze des Weisungsrechts bildet vor allem das billige Ermessen gemäß 106 GewO und 315 BGB. Hier findet eine Abwägung der Interessen des Arbeitgebers und Arbeitnehmers statt. Die gesetzliche Verpflichtung zur Einführung von Compliance-Vorgaben nach einer fremden Rechtsordnung 19 beispielsweise stellt ein gewichtiges Interesse des Arbeitsgebers dar, wohingegen die bloße Vereinheitlichung von Rechtsvorschriften im 11 Mengel, A. in: Compliance und Arbeitsrecht, 1. Auflage (2009), Teil 1 Kapitel 1 A I Rz Schuster, D.-M. / Darsow, I. NZA 2005, Moll, W. in: Münchener Anwaltshandbuch Arbeitsrecht, 3. Auflage (2012), 30 Rz 1 ff. 14 BAG NZA 1996, 419; LAG HE NZA-RR 1997, 373, Preis, U. in: Erfurter Kommentar zum Arbeitsrecht, 611 BGB, Rz 736 f. 16 Preis, U. in: Erfurter Kommentar zum Arbeitsrecht, 611 BGB, Rz 744 ff. 17 Tillmann, K. in: BeckOK GewO 106, Rz 31 ff. 18 BAG NZA 1991, 141; BAG NZA 2010, Borgmann, B. in: NZA 2003, 352, 353. ZRFC 4/ Konzern schwer durch Weisungen durchzusetzen sein wird. 20 Im Rahmen des außerdienstlichen Verhaltens kann das Interesse des Arbeitgebers nur überwiegen, wenn dieses Auswirkungen auf die Ordnung im Betrieb hat. Denkbar ist in diesem Zusammenhang beispielsweise der private Konsum von Drogen, wenn dieser einen deutlich negativen Einfluss auf die Arbeitsleistung hat. 21 Einen Sonderfall bilden gemäß 118 BetrVG die Tendenzunternehmen, 22 welche von ihren Mitarbeitern ein erhöhtes Maß an Loyalität verlangen können. Weisungen stellen ein empfehlenswertes Mittel dar, um Mitarbeiter auf die Inhalte eines CoC zu verpflichten. Durch Weisungen verpflichtet der Arbeitgeber die Arbeitnehmer ohne Einbeziehung anderer Personen und Änderungen können verhältnismäßig einfach vorgenommen werden, wobei der Arbeitgeber darauf achten sollte, dass den Arbeitnehmern immer die aktuelle Version der Bestimmungen zugeht. 23 Grundsätzlich ist eine durch die Vornahme des Weisungsrechts daher zu empfehlen. Allerdings sollte der Arbeitgeber Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats sowie tarifvertragliche und gesetzliche Regelungen im Auge behalten und eine Abwägung der Interessen (billiges Ermessen) vornehmen. 4.3 durch den Abschluss einer Betriebsvereinbarung Für den Fall, dass im Unternehmen ein Betriebsrat existiert, steht dem Arbeitgeber eine weitere Option offen: die durch Abschluss einer Betriebsvereinbarung. Ein Vorteil, den die Betriebsvereinbarung mit sich bringt, ist neben der Gültigkeit für alle Arbeitnehmer im Betrieb die grundsätzliche Akzeptanz durch die Belegschaft. Es können allerdings nur Betriebsvereinbarungen über Inhalte eines CoC abgeschlossen werden, die der Mitbestimmungspflicht des Betriebsrats unterliegen. 20 Mengel, A. in: Compliance und Arbeitsrecht, 1. Auflage (2009), Teil 1 Kapitel 1 A III Rz Vgl. hierzu BAG NZA 1987, Zu Tendenzunternehmen vgl. Thüsing, G. / Richardi, R. in: Betriebsverfassungsgesetz, 14. Auflage (2014), 118, Rz 24 ff. 23 Borgmann, B. in: NZA 2003, 352, 354. Gewisse Inhalte des CoC können durch die Vornahme des Weisungsrechts wirksam implementiert

6 Wenn ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats vorliegt, muss dieser einbezogen ZRFC 4/ Falls arbeitsvertraglich günstigere Regelungen für einzelne Arbeitnehmer bestehen, gehen diese gemäß des Günstigkeitsprinzips 24 einer Betriebsvereinbarung vor. Hier können sich für den Arbeitgeber Probleme im Zusammenhang mit Compliance-Regelungen ergeben. Wenn dieser im Arbeitsvertrag die Mitarbeiter auf die Einhaltung des CoC verpflichtet, kann er nachträglich durch eine Betriebsvereinbarung keine ungünstigeren bzw. strengeren Regelungen erlassen als im Arbeitsvertrag vereinbart wurden. Die einzige ihm offenstehende Möglichkeit wäre die Aussprache einer Änderungskündigung, welche jedoch nicht ohne weiteres durchzusetzen ist. In diesem Fall verliert der Arbeitgeber Flexibilität im Umgang mit Compliance-Regelungen wie dem CoC. Daher ist tendenziell davon abzuraten, Mitarbeiter im Arbeitsvertrag zu Compliance- Inhalten zu verpflichten, über die auch eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen werden kann. Wenn sich die Inhalte eines CoC ändern, gewährt eine Betriebsvereinbarung dem Arbeitgeber eine hohe Flexibilität. Er kann entweder eine neue Betriebsvereinbarung abschließen oder die bestehende kündigen. Bei Neuabschluss gilt das Ablösungsprinzip. 25 Das heißt, eine neue geht einer alten Betriebsvereinbarung vor, unabhängig davon, ob diese für die Arbeitnehmer günstiger oder ungünstiger ist. Gemäß 77 Abs. 5 BetrVG können Betriebsvereinbarungen unter Einhaltung einer Kündigungsfrist auch gekündigt 26 Eine nicht unerhebliche Anzahl von Compliance-Regelungen, vor allem im Zusammenhang mit typischerweise in CoC vorkommenden Bestimmungen, unterliegen der zwingenden Mitbestimmung des Betriebsrats. Dazu gehören unter anderem Fragestellungen zum Ordnungsverhalten im Betrieb, technischen Einrichtungen, Personalfragebogen und Auswahlrichtlinien zur Einstellung und Unterrichtungspflichten. 27 Keiner Mitbestimmung hingegen unterliegt die bloße Wiedergabe von Gesetzesinhalten. 28 Der Abschluss von Betriebsvereinbarungen stellt ein probates Mittel dar, um Arbeitnehmer auf die Inhalte des CoC zu verpflichten. Es muss jedoch jede Bestimmung einzeln dahingehend überprüft werden, ob diese der zwingenden Mitbestimmung des Betriebsrats unterliegt. Durch die Möglichkeit der Ablösung bzw. Änderung der betreffenden Betriebsvereinbarung kann der Arbeitgeber flexibel auf Anpassungen des CoC reagieren. Daher ist die Heranziehung einer Betriebsvereinbarung zur arbeitsrechtlichen der Inhalte eines CoC grundsätzlich zu empfehlen. 5. Handlungsempfehlung und Bewertungskriterien Abbildung 1 fasst die Analyse der Handlungsempfehlung zusammen. Abbildung 1: Handlungsempfehlungen und Bewertungskriterien 24 Vgl. Thüsing, G. / Richardi, R. in: Betriebsverfassungsgesetz, 14. Aufage (2014), 77, Rz 144 ff. 25 Vgl. Mathes, H.-C. in: Münchener Handbuch zum Arbeitsrecht, 3. Auflage (2009), 239 Rz 65 ff. Vorteile Nachteile Empfehlung Arbeitsvertragliche wirksame Verpflichtung der AN ohne Abgrenzungsproblematiken Unflexibilität, Änderungskündigungen schwer durchsetzbar, Zustimmung aller AN im Nachhinein unsicher, im Nachhinein keine ungünstigeren Regelungen für Arbeitnehmer bei zwingender Mitbestimmung des Betriebsrats möglich Es empfiehlt sich für kleine Unternehmen, da bei wenigen Mitarbeitern eine Zustimmung aller leichter zu erhalten ist und der CoC i.d.r. nicht allzu häufig angepasst wird. 26 Vgl. Mathes, H.-C. in: Münchener Handbuch zum Arbeitsrecht, 3. Auflage (2009), 239 Rz 38 ff. 27 Ausführlich zu den Mitbestimmungstatbeständen Mengel, A. in: Compliance und Arbeitsrecht, 1. Auflage (2009), Teil 1., Kapitel 2., A Rz 3 ff. 28 BAG , NZA 2008, 1248, durch Weisung einfache und unkomplizierte Durchführung, auch bei Änderungen; keine Zustimmung notwendig Abgrenzungsschwierigkeiten mit Zuständigkeit des Betriebsrats, Beachtung tarifvertraglicher und gesetzlicher Regelungen Es empfiehlt sich, wenn keine zwingende Mitbestimmung des Betriebsrats vorliegt. durch Betriebsvereinbarung hohe Akzeptanz der Mitarbeiter Mitbestimmung des Betriebsrat auch bei Änderungen; Abgrenzung dort, wo zwingende Zuständigkeit vorliegt Es empfiehlt sich bei zwingender Mitbestimmung des Betriebsrats.

7 eines Code of Conduct im Unternehmen 6. Schlussbetrachtung Das Vorhandensein eines CoC ist für die meisten Unternehmen eine Selbstverständlichkeit. Die arbeitsrechtliche jedoch ist eine komplexe Angelegenheit, die für eine folgende Sanktionierbarkeit bei Verstößen und somit für die Effizienz des Verhaltenskodexes von entscheidender Bedeutung ist. Die Wirksamkeit des CoC ist gewährleistet, wenn der Kodex den Mitarbeitern bewusst ist. Daher ist es notwendig, Mitarbeiter über neue oder geänderte Kodizes durch Schulungen oder elearning-programme zu informieren und sicherzustellen, dass der Kodex für jedermann zugänglich ist. Bei der Erstellung eines effizienten CoC sind verschiedene Dinge zu beachten. Die Berücksichtigung der unternehmenseigenen Komplexität wie auch eine bereichsübergreifende Verankerung der einzelnen Aspekte müssen unbedingt gewährleistet Lokale Unterschiede und spezifische Gegebenheiten können über Supplements geregelt Dadurch wird eine universelle Geltung des CoC sichergestellt. Die arbeitsrechtliche eines CoC kann grundsätzlich auf drei Arten geschehen. Eine arbeitsvertragliche ist am ehesten in kleinen Unternehmen emp- ZRFC 4/ fehlenswert, da bestehende Mitarbeiter einer Änderung ihres Arbeitsvertrags nicht immer zustimmen Eine weitere Option stellt die durch Weisungen dar, die auch bei Änderungen des Verhaltenskodexes ohne Beteiligung weiterer Personen durchgeführt werden kann. Problematisch ist diese Methode jedoch, wenn bei den Inhalten des CoC eine zwingende Mitbestimmung des Betriebsrats erforderlich ist. Aufgrund der hohen Akzeptanz durch die Mitarbeiter ist der dritten Option, der Erarbeitung eines CoC in Kooperation mit dem Betriebsrat, besondere Aufmerksamkeit zu schenken. Neben der Akzeptanz durch die Mitarbeiter bietet diese Lösung ebenfalls eine hohe Flexibilität für den Arbeitgeber. Nach der arbeitsrechtlichen des Verhaltenskodex hilft der Integration und Akzeptanz ein aktiver tone from the top oder tone at the top. Die Auswahl oder Kombination der Methoden muss an die Gegebenheiten angepasst

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