Compliance Management im Unternehmen

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1 München Compliance Management im Unternehmen Joern Schlimm, 21.

2 Agenda 1. Einführung: Steigende Bedeutung von Compliance 2. Unternehmenskultur und Compliance 3. Grundelemente eines Compliance Management Systems 4. Governance, Risk & Compliance-Lösungen von 5. Diskussion compliance-relevanter Führungsfragen 2

3 Einführung: Steigende Bedeutung von Compliance 1 3

4 Pressemeldungen aus der jüngeren Vergangenheit 4

5 Was ist eigentlich Compliance? to comply with = erfüllen, entsprechen, einhalten Compliance bezeichnet allgemein die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und unternehmensinterner Richtlinien. Einige Unternehmen fassen unter Compliance auch die Einhaltung freiwilliger höherer Anforderungen, bspw. von Selbstverpflichtungen zur Einhaltung von Sozialstandards oder Standards zum Schutz der Umwelt. Compliance Management umfasst alle Maßnahmen, die das rechtmäßige Verhalten von Unternehmen, ihrer Leitungsorgane und Mitarbeiter im Hinblick auf gesetzliche Ge- und Verbote gewährleisten. und die Erfüllung weiterer wesentlicher Anforderungen von Personen oder Gruppen sicherstellen, die (berechtigte) Ansprüche und Anforderungen an das Unternehmen richten (einschl. interner Vorgaben). 5

6 Wichtige Rechtsgrundlagen 91 Abs. 2 AktG 107 Abs. 3 Satz 2 AktG 76, 93 AktG, 43 GmbHG 30, 130 OWiG 823, 831 BGB Der Vorstand hat geeignete Maßnahmen zu treffen, insbesondere ein Überwachungssystem einzurichten, damit den Fortbestand der Gesellschaft gefährdende Entwicklungen früh erkannt werden. Überwachung der Wirksamkeit des Rechnungslegungsprozesses, des internen Kontrollsystems (IKS), des Risikomanagementsystems (RMS), der Internen Revision sowie der Abschlussprüfung Pflicht der Leitung zur Abwendung vermeidbarer Schäden von der Gesellschaft (stark verkürzt)...die Aufsichtsmaßnahmen unterlässt, die erforderlich sind, um Zuwiderhandlungen zu verhindern Im Deliktsrecht entwickelte Verkehrspflichten 6

7 Compliance ist mehr als gesetzmäßiges Handeln Gesetze UKBA HGB ISO- Normen COSO I+II Standards OWiG StGB FCPA Anforderungen IDW PS 980 AktG, GmbHG an die Unternehmen DCGK Unternehmensleitbild UN Global Compact Branchenstandards Selbstverpflichtungen ILO Kernarbeitsnormen Code of Conduct Business Conduct 7

8 Compliance ist im Fokus Wirtschaftspresse und NGOs nehmen regen Anteil an Verstößen Aktionäre, Investoren, Analysten fragen nach Compliance Arbeitnehmervertreter und Gewerkschaften bemerken das Thema Aufsichtsräte werden durch das BilMoG gefordert Banken und Rating-Agenturen interessieren sich für Compliance-Risiken Staatsanwälte und Gerichte fragen nach der Compliance-Organisation Wirtschaftsprüfer und deren Organisationen setzen Standards Kunden und Zulieferer fragen nach Standards 8

9 Compliance ist kein Problem, sondern....stellt eine Chance zur Steigerung des Unternehmenswertes dar. Compliance Sustainable Compliance Agieren Sustainability Reagieren Verhindern des Worst Case (Kosten für Rechtsstreit etc.) Anforderungen werden als Einzelfälle behandelt Compliance aktiv managen Gezielte Prävention und Absicherung gegen Verbindlichkeiten Reputation gezielt verbessern Differenzierung gegenüber anderen Marktteilnehmern Signalwirkung an Investorengemeinschaft 9

10 Der Compliance Ordnungsrahmen besteht aus gesetzlichen sowie freiwilligen Verpflichtungen Zukünftige Ordnungsrahmen Benchmark Orientierung an Trends in der gesellschaftlichen Wahrnehmung Kann Aktuelle Ordnungsrahmen Freiwillige Selbstverpflichtungen (z.b. UN Global Compact), wesentliche soziale Risikoquellen, Kundenerwartungen Rechtliche nationale und internationale Vorgaben und Pflichten Soll Muss Unternehmenschancen Unternehmensrisiken 10

11 Folgen von Non-Compliance Folgen für Unternehmen Bußgelder & Geldstrafen (Ahndung durch verschiedene Regulatoren) Ausschluss von (öffentlichen) Ausschreibungen Schadensersatzansprüche von Dritten Image-/ Reputationsverlust Schlechtere Bewertung am Kapitalmarkt Hoher personeller & finanzieller Aufwand zur Aufklärung von Verdachtsmomenten Folgen für Organmitglieder Bußgelder & Geldstrafen Strafrechtliche Verantwortung Schadensersatzansprüche von Dritten Reputationsverlust Abberufung / Kündigung 11

12 Die Folgen aus Compliance-Verstößen 12

13 Unternehmenskultur und Compliance 2 13

14 Wie Du mir, so ich Dir. 14

15 Zusammenhang Unternehmenskultur und Deliktarten Unternehmenskultur: (Quelle: Studie Compliance und Unternehmenskultur, herausgegeben von und Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg, Februar 2010). 15

16 Wie fördert man eine positive Unternehmenskultur? Tone from the top Unternehmenswerte und Unternehmensleitbild Schaffung von Bewusstsein Regelungen müssen verfügbar, verständlich und konsistent sein Konzernweite Grundsatzregelung: Code of Conduct Unternehmensweit gültig, mit themenspezifischen Regelungsinhalten: Richtlinien Sensibilisierung & Anleitung Themenspezifische Anweisungen, Konkretisierung des Code of Conduct Für bestimmte Gesellschaften/ Bereiche/Geschäftsfelder: Verfahrensanweisungen Konkrete Anweisungen & weiterführende Beschreibungen von Arbeitsabläufen 16

17 Beispiel eines Unternehmensleitbildes Tone from the top Liebe Mitarbeiterinnen, liebe Mitarbeiter, unternehmerisches Handeln mit ethischen Grundsätzen zu verbinden, gehört für uns zu den wesentlichen Faktoren des langfristigen Erfolgs und hat Tradition bei HOCHTIEF [ ]. Ethische Grundsätze sind auch ein wichtiger Bestandteil der Vision und der Leitlinien von HOCHTIEF, die die wesentlichen Wertmaßstäbe und Strategien unseres Unternehmens repräsentieren. Die Reputation von HOCHTIEF in der Geschäftswelt ist eines unserer wertvollsten Güter. Sie wird in hohem Maße durch unser Verhalten im Geschäftsleben mitbestimmt. Unsere Kunden, Geschäftspartner, Nachunternehmer und Aktionäre können erwarten, dass wir auf der Grundlage hoher ethischer Standards arbeiten, unsere Verpflichtungen verlässlich erfüllen und als fairer Geschäftspartner rechtschaffen handeln [ ]. Verstöße gegen unsere Richtlinien werden zu entsprechenden Maßnahmen führen, die bis zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses reichen können. Auch weitere zivilrechtliche Folgen einschließlich eventueller Schadensersatzforderungen gehören dazu. Wir sind unseren ethischen Richtlinien verpflichtet und setzen uns für faires unternehmerisches Handeln ein. So steht es in unseren Leitlinien. Wir setzen in jeden unserer Mitarbeiter das Vertrauen und die Erwartung, diesem Anspruch jederzeit gerecht zu werden. Ihr Dr. Herbert Lütkestratkötter Vorsitzender des Vorstands Quelle: Homepage der HOCHTIEF AG, abrufbar unter: Stand:

18 Code of Conduct Ziele und Inhalte Code of Conduct Ziele des Code of Conduct Verschriftlichung und Kommunikation der Unternehmenswerte Bereitstellung von Leitlinien und Orientierungshilfe für die Führungskräfte und Mitarbeiter Schaffung von Transparenz ggü. externen Geschäftspartnern wie bspw. Lieferanten, Kunden 1. Vorwort des Vorstands 2. Einhaltung des Code of Conduct 3. Werte und Prinzipien 4. Schutz von Umwelt und Natur 5. Fairer Wettbewerb 6. Integrität im Geschäftsverkehr 6.1. Umgang mit Geschäftspartnern 6.2. Umgang mit Behörden, Amtsträgern und politischen Parteien 6.3. Einladungen und Geschenke 6.4. Spenden und Sponsoring-Aktivitäten 7. Faire und sichere Arbeitsbedingungen 8. Vermeidung von Interessenkonflikten 9. Schutz von Firmeneigentum 10. Handhabung sensibler Informationen und Datenschutz 11. Buchführung und Dokumentation 12. Einhaltung von Kapitalmarktanforderungen 13. Compliance Organisation 14. Hinweise auf Verstöße 18

19 Beispiel: Bayer Code of Conduct 19

20 Aber. Der beste Code of Conduct ist sinnlos, wenn die Einhaltung der dargelegten Grundsätze und Richtlinien nicht konsequent überwacht und nachverfolgt wird Im Falle von Verstößen muss das Unternehmen angemessen reagieren (z.b. Sanktionen wie Kündigung etc.) Konkrete Maßnahmen zur Umsetzung eines CMS erforderlich 20

21 Grundelemente eines Compliance Management Systems 3 21

22 Grundelemente eines CMS * Kultur Vorbildfunktion des Managements Generelle Verhaltensgrundsätze Ziele Ziele des Compliance Management Systems Ziele für ausgewählte Teilbereiche Risiken Methodenfestlegung Durchführung von Risikoanalysen Themenspezifische Grundsätze und Maßnahmen Programme Spezifische Maßnahmen und Regelungen Einweisung von Mitarbeitern Überwachung der Einhaltung von Vorgaben Maßnahmen zur Aufdeckung von Verstößen Organisation Klare und eindeutige Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten für das CMS Angemessene Ressourcenausstattung Kommunikation Information der Mitarbeiter über das Compliance Programm und die Organisation Schaffung von Möglichkeiten zur Annahme von Hinweisen auf Fehlverhalten Überwachung Verbesserung Erkennung von Schwachstellen Kontrolle der Schwachstellenbeseitigung * Quelle: IDW PS

23 Beispiel: Aufbau einer Compliance-Organisation Aufsichtsgremium Geschäftsleitung Corporate Compliance Office Corporate Compliance Officer Strategie u. Analyse Strukturen u. Prozesse Training u. Komm. Region 1 Region 2 Region 3 Region 4 Compliance Committee Regionale Compliance Beauftragte Regionale Compliance Beauftragte Regionale Compliance Beauftragte Regionale Compliance Beauftragte Risikomanagement Internal Audit Rechtsabteilung Human Resources 23

24 Kernprozesse der Compliance-Funktion Unternehmensleitbild, Verhaltensgrundsätze Externe Kommunikation, Auskünfte, Notfallmanagement Konkretisierung Interne Kommunikation, Berichte an die Gremien Nachverfolgung / Aufklärung von Hinweisen auf Verstöße Compliance- Funktion Durchführung von Compliance- Risikoanalysen Schulungen zu Compliance-Themen, Helpdesk Richtlinienmanagement Entwicklung von Richtlinien zu Compliance-Risikothemen z.b. Spenden und Sponsoring 24

25 Die Kernthemen eines Compliance-Programms Kartellrecht / Wettbewerbsrecht Umweltschutzbestimmungen Betrugsprävention Kapitalmarktanforderungen Korruptionsprävention Rechnungslegung Steuerrecht Produkthaftung Datenschutz / IP Management Arbeitsrecht Geldwäsche 25

26 Beispiel: Compliance Risk Assessment (1/2) Identifikation von Compliance-Risiken z.b. Datenschutz- Risiken z.b. IP-Risiken Unternehmensleitung Personalwirtschaft Forschung und Entwicklung Finanzen und Rechnungswesen Beschaffung z.b. Korruptionsrisiken z.b. Betrugsrisiken Eingangs- logistik Produktion Ausgangs- logistik Marketing- und Vertrieb Kunden- service z.b. Produkthaftungsrisiken z.b. Risiken aus Anti- Terror- und Zollbestimmungen z.b. Verstoß gegen Wettbewerbsvorschriften 26

27 Beispiel: Compliance Risk Assessment (2/2) Bewertung von Compliance-Risiken und Ableitung von Maßnahmen Auswirkung Niedrig Mittel Hoch Wahrscheinlichkeit Hoch Mittel Niedrig Maßnahmen & Monitoring Monitoring Risiken akzeptieren Intensive Maßnahmen notwendig Maßnahmen & Monitoring Monitoring oder Risiken akzeptieren Intensive Maßnahmen notwendig Maßnahmen & Monitoring Monitoring 27

28 Governance, Risk & Compliance- Lösungen von 4 28

29 Governance, Risk & Compliance circa 400 Berater tätig für DAX 30- Unternehmen und den Mittelstand 18 Partner an 12 Standorten in Deutschland x Line of Service - Innovation - Task Forces - Spezielle Projekte in den Themen - GRC IS - GRC FS - Forensic 29

30 GRC Corporate Governance GRC Strategy & Operations Compliance Sustainability Services Governance, Risk & Compliance Risk Management Planning, Controlling & Reporting Corporate Treasury Solutions 30

31 Diskussion Compliance-relevanter Führungsfragen 5 31

32 Wer gut schmiert, der gut fährt. Oder doch nicht? 32

33 Eine häufig geschilderte Handlungssituation Sie sind Vertriebsmitarbeiter eines Unternehmens und stehen unter hohem Umsatzrealisierungsdruck. Sie nehmen an einer Ausschreibung für ein großes Projekt in Somalia teil. Bei den Verhandlungen vor Ort wird immer deutlicher, dass ohne Schmiergelder kein Geschäft zustande kommen wird. Die Geschäftsführung hat eine Null-Toleranz-Vorgabe bezüglich Korruption herausgegeben. Ihr Vertriebsleiter sagt ihnen: Erledigen sie das, wir brauchen den Umsatz Wie handeln Sie? 33

34 Ansprechpartner 6 34

35 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! PricewaterhouseCoopers AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Bernhard-Wicki-Straße München T: M: Jörn Schlimm Manager Governance, Risk & Compliance 35

36 Compliance begins at the top and starts from the bottom 2012 PricewaterhouseCoopers AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Alle Rechte vorbehalten. In diesem Dokument bezieht sich "" auf die PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt am Main, die eine Mitgliedsgesellschaft der PricewaterhouseCoopers International Limited (IL) ist. Jede der Mitgliedsgesellschaften der IL ist eine rechtlich und wirtschaftlich selbständige Gesellschaft.

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