Compliance-Risikoanalyse

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1 Compliance-Risikoanalyse Praxisleitfaden für Unternehmen von Dr. Klaus Moosmayer, Prof. Dr. Werner Beulke, Alexander Eufinger, Dr. Frank Fabian, Philip Haarmann, Jan Hansen, Dr. Anabel Harting, Dr. Wolfgang Heckenberger, Meinhard Remberg, Dr. Anita Schieffer, Dr. Robert Schulz, Dr. Christian Steinle, Dr. Jochen Vetter, Ute Vogelsang, Dr. Antonie Wauschkuhn, Heiko Wendel, Matthias Wendt, Karl- Heinz Withus, Dr. Tobias Witzigmann 1. Auflage Verlag C.H. Beck München 2015 Verlag C.H. Beck im Internet: ISBN Zu Leseprobe und Sachverzeichnis schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG

2 Moosmayer Compliance-Risikoanalyse

3

4 Compliance-Risikoanalyse Praxisleitfaden für Unternehmen Herausgegeben von Dr. Klaus Moosmayer 2015 III

5 ISBN Verlag C.H. Beck ohg Wilhelmstraße 9, München Druck: Nomos Verlagsgesellschaft, In den Lissen 12, Sinzheim Satz: Textservice Zink, Schwarzach Gedruckt auf säurefreiem, alterungsbeständigem Papier (hergestellt aus chlorfrei gebleichtem Zellstoff) IV

6 Vorwort Im gleichen Maße, wie Compliance im Bewusstsein von Unternehmen und in der öffentlichen Wahrnehmung an Bedeutung gewonnen hat, ist auch die Anzahl der Bücher und wissenschaftlichen Beiträge zum Thema gewachsen. Es gibt kaum noch Compliance-Aspekte, die nicht diskutiert und ausgeleuchtet sind. Das von Dr. Klaus Moosmayer herausgegebene Werk zur Compliance-Risikoanalyse ist dennoch einzigartig. Die Autoren haben es unternommen, Corporate Compliance konsequent aus der Risikoperspektive zu sehen. Damit haben sie den Nerv der Praxis getroffen! In der Unternehmensrealität geht es nämlich einzig darum, die mit Non-Compliance verbundenen Risiken zu erkennen, zu steuern und zu beherrschen. Risiko ist die alles dominierende Perspektive: Die Unternehmensprozesse und -interaktionen wollen systematisch auf ihre Risikoneigung hin untersucht werden, die Compliance-Organisation und der Ressourceneinsatz sind so zu konfigurieren, dass sie im Lichte der vorhandenen Risiken verhältnismäßig sind, in der unternehmensinternen Kommunikation und in der Compliance-Schulung muss eine risikogerechte Priorisierung der Compliance-Themen vorgenommen werden, und Compliance-Controlling und Enforcement funktionieren nur, wenn die betreffenden Teilprozesse nach Maßgabe der konkreten Compliance-Risiken gestaltet sind. Die Risikoperspektive rückt das Thema Compliance aus Sicht der Unternehmensführung ins rechte Licht, bietet Ordnungsrahmen und Referenzpunkt für Planung und Umsetzung des Compliance-Managements. Diese Perspektive ist nicht nur aus Sicht der Praxis richtig und vernünftig. Sie weist auch in der Theorie den richtigen Weg. Compliance-Management ist nämlich letztlich zu verstehen als Teil des Risikomanagements des Unternehmens und dieses wiederum als unverzichtbarer Teil der Corporate Governance. In diesem Verständnis fällt es dann auch nicht mehr schwer, die Verantwortung der obersten Unternehmensführung für Compliance im Unternehmen zu begründen. St. Gallen, im Oktober 2014 Professor Dr. Leo Staub Executive School of Management, Technology and Law der Universität St. Gallen V

7 VI beck-shop.de

8 Bearbeiterverzeichnis Prof. Dr. Werner Beulke Rechtsanwalt in Passau Dr. Alexander Eufinger Lehrbeauftragter an der Universität Siegen und Jurist bei Gleiss Lutz, Stuttgart Dr. Frank Fabian Group Chief Compliance Officer und Leiter Governance, Risk & Compliance im Volkswagen Konzern, Wolfsburg Jan Hansen Leiter Compliance Strategy & Risk der Siemens AG, München Philip Haarmann Leiter Strafrecht im Volkswagen Konzern, Wolfsburg Dr. Anabel Harting Rechtsanwältin bei HengelerMueller, Frankfurt a.m. Dr. Wolfgang Heckenberger Rechtsanwalt und Chief Counsel Competition der Siemens AG, München Dr. Klaus Moosmayer Rechtsanwalt und Chief Compliance Officer der Siemens AG, Erlangen/München Meinhard Remberg Generalbevollmächtigter bei der SMS GmbH, Hilchenbach, und Vorstandsmitglied von DICO Deutsches Institut für Compliance e.v., Berlin Dr. Anita Schieffer Leiterin Compliance Policies and Legal Advice der Siemens AG, München Dr. Robert Schulz Rechtsanwalt und Senior Counsel Competition der Siemens AG, München Dr. Christian Steinle Partner und Rechtsanwalt bei Gleiss Lutz, Stuttgart Prof. Dr. Jochen Vetter Partner und Rechtsanwalt bei HengelerMueller, München; Honorarprofessor an der Universität zu Köln VII

9 Bearbeiterverzeichnis Ute Vogelsang Referatsleiterin und bis April 2014 Antikorruptionsbeauftragte im Referat für Korruptionsprävention und Sponsoring im Bundesministerium des Innern, Berlin Dr. Antonie Wauschkuhn Leiterin Compliance Europa und CIS der Siemens AG, München Heiko Wendel Rechtsanwalt und Chief Integrity & Compliance Officer der Rolls-Royce Power Systems AG, Friedrichshafen Mathias Wendt Senior Manager, KPMG Audit Assurances Service, Köln Dr. Karl-Heinz Withus Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Certified Public Accountant (U.S.-Delaware) bei KPMG, Berlin Dr. Tobias Witzigmann Staatsanwalt in München VIII

10 Inhaltsverzeichnis Vorwort V Bearbeiterverzeichnis VII Abkürzungsverzeichnis XV Verzeichnis der (abgekürzt) zitierten Literatur XIX Kapitel 1. Einführung (Moosmayer) A. Anlass für eine Compliance-Risikoanalyse B. Rechtliche Bedeutung und Quellen der Compliance-Risikoanalyse C. Systematik und Durchführung der Compliance-Risikoanalyse Kapitel 2. Rechtliche Grundlagen der Compliance-Risikoanalyse und Umsetzung im Unternehmen Überblick zu den straf- bzw. ordnungswidrigkeitenrechtlich relevanten Organisations- und Aufsichtspflichten im Unternehmen (Beulke/Witzigmann) A. Strafrechtlich implizierte Organisations- und Aufsichtspflichten I. Pflicht zur Vermeidung bzw. Kontrolle betriebsbezogener Gefahren Sachliche Gefahrenquellen für Leib und Leben Dritter Personale Gefahrenquellen Pflicht zum Einschreiten gegen Straftaten Beschäftigter Erfordernis der Betriebsbezogenheit Verantwortungsverteilung innerhalb des Unternehmens Inhalt der Garantenpflichten Strafbarkeitsvoraussetzungen jenseits der Garantenpflicht II. Sonstige strafrechtlich implizierte Organisations- und Aufsichtspflichten III. Drohende Sanktionen bei Verletzung der Organisations- und Aufsichtspflichten Kriminalstrafe Verfall und Einziehung B. Ordnungswidrigkeitenrechtlich implizierte Organisations- und Aufsichtspflichten I. Organisations- und Aufsichtspflichten nach Maßgabe des 130 OWiG Das Unterlassen notwendiger Aufsichtsmaßnahmen als Tathandlung Der Täterkreis des 130 OWiG Weitere Voraussetzungen einer Ahndung gem. 130 Abs. 1 OWiG II. Sonstige ordnungswidrigkeitenrechtlich implizierte Aufsichts- und Organisationspflichten III. Drohende Sanktionen bei Verletzung der Organisations- und Aufsichtspflichten Geldbuße gegen natürliche Personen Verbandsgeldbuße Verfall und Einziehung Überblick zu den gesellschaftsrechtlichen Organisations- und Aufsichtspflichten im Unternehmen (Vetter/Harting) A. Vorbemerkung B. Allgemeine Organisations- und Aufsichtspflichten im Einzelunternehmen I. Pflichten des Vorstands Pflicht zur Einrichtung eines Risikofrüherkennungssystems ( 91 Abs. 2 AktG) a) Keine verbindliche Vorgabe konkreter Mindestanforderungen b) Elemente des Risikofrüherkennungssystems aa) Erste Stufe: Früherkennung bestandsgefährdender Entwicklungen bb) Zweite Stufe: Überwachung der eingeleiteten Maßnahmen IX

11 X beck-shop.de Inhaltsverzeichnis c) Absicherung durch korrespondierende Berichts- und Prüfungspflichten Risikoanalyse als Teil der allgemeinen Leitungsaufgabe ( 76, 93 AktG) II. Pflichten des Aufsichtsrats Gegenstand der Überwachung im Bereich des Risikomanagements Mittel zur Überwachung des Risikomanagements durch den Aufsichtsrat Delegation der Überwachung des Risikomanagements an einen Prüfungsausschuss. 45 C. Organisations- und Aufsichtspflichten im Konzern I. Pflichten des Vorstands Vorstand der herrschenden Gesellschaft a) Mittelbare Pflicht zum Risikomanagement im Konzern b) Mittel zur Umsetzung konzernweiter Risikoanalyse aa) Vertragskonzern bb) Faktischer Konzern cc) Ergänzung: Minderheitsbeteiligung oder Joint Venture Vorstand der abhängigen Gesellschaft II. Pflichten des Aufsichtsrats Praktische Umsetzung der Compliance-Anforderungen im Unternehmen (Schieffer/Wauschkuhn) A. Ausgangspunkt: Haftungsrisiken für Unternehmensverantwortliche im Bereich der Organisations- und Aufsichtspflichten B. Maßnahmen zur Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen I. Grundüberlegungen Parameter für eine Risikoanalyse Umsetzung im Rahmen eines Compliance-Systems II. Organisations- und Aufsichtspflichten in der Unternehmenspraxis Sorgfältige Auswahl von Mitarbeitern Organisatorische Anforderungen a) Betriebs- und Unternehmensorganisation b) Compliance-Organisation c) Erfordernis einer internen Revision und weiterer Fachabteilungen Aufklärung und Unterweisung der Mitarbeiter a) Aufklärung und Schulung von Mitarbeitern über deren Aufgaben und Pflichten. 59 b) Kommunikation und Trainingsmaßnahmen c) Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter d) Zero Tolerance Unterweisung der Führungskräfte a) Grundsatz b) Informationsschrift für Führungskräfte c) Besondere vertragliche oder unternehmensinterne Regelungen Überwachung und Kontrolle a) Risikobasierter Ansatz b) Ermessen bei der Befolgung von Gesetzen? aa) Unsichere Rechtslage bb) Beseitigung und Offenlegung von Verstößen c) Maßgebliche Faktoren für die Bestimmung geeigneter Kontrollmaßnahmen d) Integration in Geschäftsprozesse III. Aufdeckung und Sanktionierung von Verstößen Aufklärung und Untersuchung Offenlegung von Verstößen an die Behörden? Sanktionierung und Beseitigung der Missstände C. Umsetzung der gesetzlichen Verpflichtungen im Konzern I. Berichtspflichten und Auskunftsrechte der Konzernmutter II. Organisation und Instrumente der Konzernsteuerung

12 Inhaltsverzeichnis 1. Konzernweite Berichtslinien Konzernweite Steuerung D. Zusammenfassung und Ausblick Kapitel 3. Praxisbeispiele der Compliance-Risikoanalyse aus Verwaltung und Unternehmen Compliance-Risikoanalyse im Unternehmen am Beispiel des Volkswagen Konzerns (Fabian/Haarmann) A. Compliance-Risikoanalyse I. Ziel und Zweck einer unternehmensbezogenen Compliance-Risikoanalyse II. Was sind Risiken für ein Unternehmen und was sind Compliance-Risiken? III. Was ist eine Compliance-Risikoanalyse? B. Compliance-Risikoanalyse des Volkswagen Konzerns I. Der integrierte Governance, Risk & Compliance Ansatz des Volkswagen Konzerns.. 78 II. Die Elemente der Compliance-Risikoanalyse des Volkswagen Konzerns Der GRC-Regelprozess Auswertung relevanter Revisionsberichte Austausch mit anderen Fachbereichen Issue Management als weiteres top-down Instrument Korruptionsindizes Abstimmung mit Gremien und Dokumentation III. Implementierung von Compliance-Programmen auf Basis der Risikoanalyse IV. Integrierte Prüfung der Wirksamkeit von Compliance-Maßnahmen im Rahmen des GRC-Regelprozesses Identifikation der für die Nachweisführung relevanten Gegenmaßnahmen und Managementkontrollen Wirksamkeitsnachweis für Gegenmaßnahmen und Managementkontrollen C. Resümee und Ausblick Compliance-Risikoanalyse im Unternehmen am Beispiel der Siemens AG (Hansen) 87 A. Einführung B. Bottom-up Compliance-Risikoanalyse Compliance Risk Assessment I. Ziele des Compliance Risk Assessments II. Der Prozess Vorbereitung Der Management Workshop Bericht an das Enterprise Risk Management Maßnahmen III. Zeitplan des Compliance Risk Assessments C. Top-down Compliance-Risikoanalyse I. Das Ziel der top-down Compliance-Risikoanalyse II. Der Prozess Auswahl von Fokus Einheiten Interne Datenanalyse Externe Datenanalyse a) Externe Fälle b) Vertriebskanäle c) Markt- und Wettbewerbsdaten d) Juristisches Umfeld Zusammenfassung und Management Diskussion III. Zeitplan der top-down Compliance-Risikoanalyse D. Zusammenfassung XI

13 XII beck-shop.de Inhaltsverzeichnis 6. Compliance-Risikoanalyse in mittelständischen Unternehmen des internationalen Maschinen- und Anlagenbaus (Remberg) A. Einleitung B. Begriffsklärungen I. Mittelstand II. Internationaler Maschinen- und Anlagenbau III. Risikomanagement und Risikoanalyse C. Die Risikoanalyse als Grundlage eines Compliance-Management-Systems I. Rechtliche Grundlagen II. IDW Prüfungsstandard D. Risikoanalyse in ausgewählten Themengebieten I. Vorbemerkung II. Korruption III. Kartellrecht Horizontale Absprachen mit Wettbewerbern Vertikale Absprachen mit Nicht-Wettbewerbern, insbes. Lieferanten und Kunden Missbrauch einer marktbeherrschenden Stellung IV. Exportkontrolle E. Zusammenfassung und Fazit Compliance-Risikoanalyse am Beispiel der öffentlichen Verwaltung (Vogelsang) A. Einleitung B. Gefährdungsanalyse C. Risikoanalyse D. Sicherungsmaßnahmen E. Zeitplan F. Zusammenfassung Kapitel 4. Kartellrechtliche Risikoanalyse Kartellrechtliche Risikoanalyse Systematik und Aufbau (Steinle/Eufinger) A. Einführung B. Gesetzliche Vorgaben zur kartellrechtlichen Risikoanalyse ( 130 OWiG) C. Gravierende Sanktionen bei Kartellrechtsverstößen D. Kartellrechtliche Risikoanalyse I. Marktabgrenzung II. Allgemeines Kartellrisiko Risikofaktor Marktstruktur Risikofaktor Unternehmensstruktur Risikofaktor Mitarbeiter III. Konkretes Kartellrisiko Berührungspunkte mit Wettbewerbern a) Risikofaktor Verbandstätigkeit b) Risikofaktor Kooperationen Anlässe zum Tätigwerden a) Monitoring des Marktes und der Wettbewerber aa) Pressemitteillungen und Marktäußerungen bb) Behördenaktivitäten b) Interne Hinweise aa) Meldungen an Hinweisgebersysteme bb) Kartellrechtsschulungen cc) Interne Dokumente

14 Inhaltsverzeichnis dd) Arbeitsrechtliche Streitigkeiten ee) M&A Due Diligence E. Risikofaktor Marktmachtmissbrauch F. Organisation der kartellrechtlichen Risikoanalyse G. Zusammenfassung und Fazit Kartellrechtliche Risikoanalyse Planung und Umsetzung im Unternehmen (Heckenberger/Schulz) A. Einführung B. Notwendigkeit einer kartellrechtlichen Risikoanalyse C. Anreizwirkungen für kartellrechtliche Compliance I. Vermeidung von Kartellrechtsverstößen II. Compliance-Programme als bußgeldmindernder Faktor D. Zuständigkeit für die kartellrechtliche Risikoanalyse ( Governance ) E. Durchführung der Risikoanalyse I. Konzept der Risikoanalyse II. Kriterien für die Risikoanalyse III. Durchführung der Risikoanalyse IV. Überprüfung und Verifizierung der dezentralen Risikoanalyse V. Risikoanalyse im Rahmen der täglichen kartellrechtlichen Beratung F. Effektive Folgemaßnahmen I. Tone from the Top/Middle Sensibilisierung II. Präsenzschulungen und Schulungsinhalte Hardcore-Verstöße Sonstige Kartellrechtsverstöße Adressaten der Schulungen III. Internet-basierte Schulungen ( Web-based trainings ) IV. Interne Untersuchungen G. Globalisierung des Kartellrechts Einheitlichkeit der kartellrechtlichen Beratung? I. Global einheitliche Beratung zu Hardcore-Verstößen II. Nach Ländern differenzierte Beratung zu sonstigen Wettbewerbsbeschränkungen Kartellrechtliche Risikoanalyse in mittelständischen Industrieunternehmen Schwerpunkt Automobilindustrie (Wendel) A. Einleitung I. Risiko mittelständischer Strukturen II. Zielgruppen- und funktionsorientierte Risikobewertung B. Einzelrisiken I. Personalauswahlrisiko Fehlendes Erfahrungswissen Risikominderung II. Wertschöpfungsstufenrisiko oder: Das Spiel über Bande Mehrere Wertschöpfungsstufen im selben Unternehmen Der Lieferant als Bote Der Kunde als Bote a) Marktmacht b) Matrixorganisation Risikominderung C. Kooperationsrisiken in der Automobilindustrie I. Risikobeschreibung II. Arbeitsteilungsrisiko auf Veranlassung des OEM Wettbewerber als gemeinsame Lieferanten Risikominderung XIII

15 Inhaltsverzeichnis III. Das Resident Engineer Risiko Alle Wettbewerber unter einem (Kunden-)Dach Risikominderung D. Zusammenfassung/Fazit Kapitel 5. Die Prüfung der Compliance-Risikoanalyse aus Sicht der Wirtschaftsprüfer Die Prüfung der Compliance-Risikoanalyse durch den Wirtschaftsprüfer (Wendt/Withus) A. Einleitung B. Grundlagen zur Prüfung von Compliance-Management-Systemen C. Die Prüfung des Compliance Risk Assessments nach PS I. Einordnung in die Systematik des PS II. Mögliche Ziele einer Prüfung nach PS III. Spezifische Anforderungen an den Wirtschaftsprüfer IV. Prüfungsplanung und Risikobeurteilung des Wirtschaftsprüfers D. Anforderungen an die Compliance-Risikoanalyse I. Anforderungen an das (initiale) Compliance Risk Assessment II. Anforderungen an den Managementprozess für Compliance-Risiken III. Anforderungen an die Dokumentation und Archivierung E. Ausblick Stichwortverzeichnis XIV

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