Pflichtenheft zum. in der Immobilienwirtschaft. Duties Record Book on Compliance Management in the Real Estate Sector

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1 INITIATIVE CORPORATE GOVERNANCE DER DEUTSCHEN IMMOBILIENWIRTSCHAFT Pflichtenheft zum ComplianceManagement in der Immobilienwirtschaft Duties Record Book on Compliance Management in the Real Estate Sector Initiative Corporate Governance der deutschen Immobilienwirtschaft e.v. In Kooperation mit in cooperation with

2 INHALT Vorwort Seite 2 Präambel Seite 3 Pflichten aus den fünf Bausteinen des WerteManagements in der Immobilienwirtschaft Baustein 1: Grundwerteerklärung Seite 4 Baustein 2: Verhaltensstandards Seite 4 Baustein 3: Verbindlichkeit Seite 5 Modul 1: Leitlinien (Policies) & Verfahren (Procedures) Modul 2: Training Modul 3: Compliance im Personalmanagement Modul 4: WerteManagement als Führungsaufgabe Baustein 4: Kommunikation Seite 6 Modul 1: Interne und externe Kommunikation Modul 2: Transparenz Baustein 5: Sicherstellung Seite 6 Modul 1: Compliance-Organisation Modul 2: Regelmäßige Überprüfung (Monitoring) Modul 3: Auditierung/Zertifizierung An diesem Pflichtenheft haben mitgewirkt Seite 12

3 CONTENTS Foreword page 7 Preambel page 8 Duties out of the Five Elements of Values Managements in the Real Estate Business Element 1: Declaration of Fundamental Values page 9 Element 2: Standards of Conduct page 9 Element 3: Binding Nature page 10 Module 1: Guidelines on Policies and Procedures Module 2: Training Module 3: Compliance in Personnel Management Module 4: Values Management as a Management Task Element 4: Communication page 11 Module 1: Internal and External Communication Module 2: Transparency Element 5: Safeguards page 11 Module 1: Compliance Organisation Module 2: Regular Monitoring Module 3: Auditing/Certification Contributors to this Duties Record Book page 12

4 2 VORWORT Die Integrität von Managementhandlungen und Geschäftsmodellen sowie die Wahrnehmung gesellschaftlicher Verantwortung bestimmen heute zunehmend den wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen. Dabei geht es nicht nur um die Vermeidung von erheblichen Rechts- und Reputationsrisiken, sondern auch und vor allem um die Akzeptanz der Unternehmen bei Mitarbeitern, Kunden und Investoren. Dies gilt ohne Abstriche auch für die Immobilienwirtschaft. Die Initiative Corporate Governance der deutschen Immobilienwirtschaft e.v. (ICG) hat sich im Herbst 2002 konstituiert. Führende Unternehmen der Branche haben sich der Initiative als Firmenmitglieder angeschlossen, viele prominente Vertreter der Branche gehören ihr auch als persönliche Mitglieder an. Seit mehr als 5 Jahren beschäftigt sich die ICG mit der Definition und Umsetzung anerkannter und überprüfbarer Standards und deren Festschreibung in Grundsätzen ordnungsmäßiger und lauterer Unternehmensführung. Als Ergebnis wurde in einem ersten Schritt unter Federführung des international anerkannten Wissenschaftlers und Beraters Prof. Dr. Wieland ein WerteManagement-System entwickelt. Das WerteManagement in der Immobilienwirtschaft Ein Leitfaden zielt darauf, Standards guter Managementpraxis zu setzen. Der Leitfaden leistet damit einen Beitrag zur rechtlichen Sicherung, ökonomischen Leistung und gesellschaftlichen Akzeptanz der Unternehmen der Immobilienwirtschaft. Nachhaltige Erfolge können damit vor allem in den Bereichen - Compliance- und Risikomanagement - Enthaftung und Haftungsvermeidung für Unternehmensorgane - Umsetzung nationaler und internationaler Standards - Finanzierung auf dem Kapitalmarkt - Anwerben von Equity - Kooperation mit internationalen Joint Venture Partnern - Guter Ruf und öffentliches Ansehen - Gewinnung neuer und Motivation von vorhandenen Mitarbeitern erreicht werden. In einem zweiten Schritt hat eine Arbeitsgruppe, geleitet durch Herrn Werner Knips als stellv. Vorstandsvorsitzenden der ICG, begleitet durch Prof. Dr. Josef Wieland und unter Mitarbeit hochqualifizierter Berater sowie namhafter Vertreter der deutschen Immobilienwirtschaft (vgl. S. 8) - ein Pflichtenheft mit genauen Kriterien erarbeitet, durch die die Prinzipien des WerteManagements in der täglichen Praxis der Unternehmen auch sichergestellt werden sollen. Ziel dieses Pflichtenheftes ist es insbesondere, den Unternehmen der Immobilienwirtschaft Referenzstandards für die Implementierung und Aufrechterhaltung eines angemessenen ComplianceManagements an die Hand zu geben und damit zugleich einen Beitrag zur Geschäftskultur der gesamten Branche zu leisten. Hierbei sind die Ergebnisse einer anonymen Erhebung eingeflossen, die die ICG gemeinsam mit dem ZIA (Zentraler Immobilien Auschuss e.v.) und der Deloitte Cert Umweltgutacher GmbH durchgeführt hat. Zu diesem Zweck wurden die Mitglieder von ICG und ZIA sowie weitere führende Unternehmen der Branche nach ihrem Compliance-Wertemanagement befragt. Eine gute Corporate Governance ist heute wichtiger den je - gerade für die Immobilienwirtschaft, die mit stetig wachsenden Herausforderungen bedingt durch langfristige Trends wie Internationalisierung, Kapitalmarktorientierung, Nachhaltigkeit etc. konfrontiert wird. Mit der Umsetzung des vorliegenden Pflichtenhefts und der entsprechenden Zertifizierung wird sichergestellt, dass die Unternehmen der deutschen Immobilienwirtschaft diesen Herausforderungen gewachsen sind. Bärbel Schomberg Vorsitzende des Vorstandes Initiative Corporate Governance der deutschen Immobilienwirtschaft

5 PRÄAMBEL ComplianceManagement in der Immobilienwirtschaft ist die Gesamtheit aller Vorkehrungen, um das rechtskonforme Verhalten eines Unternehmens, seiner Organe und Mitarbeiter hinsichtlich aller rechtlichen Vorschriften, die das Unternehmen und seine Aktivitäten betreffen, zu gewährleisten. Dieses Pflichtenheft definiert die inhaltlichen Anforderungen und Instrumente für die Entwicklung, Implementierung und Angemessenheit eines ComplianceManagements in der Immobilienwirtschaft. Das Pflichtenheft bildet damit den Referenzpunkt für die Einrichtung und Evaluierung eines ComplianceManagements, das je nach den Besonderheiten des Geschäfts, etwa Größe des Unternehmens, Eigentumsform, Branche, Tradition und anderes realisiert werden muss. Der Leitfaden WerteManagement und dieses Pflichtenheft sind Bestandteile eines Systems von Verhaltensgrundsätzen der Initiative Corporate Governance der deutschen Immobilienwirtschaft e.v., das sich auf eine an Werten orientierte Geschäftsführung (Values), auf die Grundsätze guter Unternehmensführung (Corporate Governance), das Management von Werten (Values Management) und die Einhaltung von rechtlichen und privaten Verhaltensregeln und Standards (ComplianceManagement) bezieht. Verhaltensgrundsätze der Initiative Corporate Governance der deutschen Immobilienwirtschaft e.v. Values Corporate Governance Values Management Compliance Management Corporate Goverance Kodex der Immobilienwirtschaft Die Referenzstandards des WerteManagements der Initiative Corporate Governance der deutschen Immobilienwirtschaft e.v und damit dieses Pflichtenhefts ergeben sich zu einem großen Teil bereits aus einer Vielzahl nationaler und internationaler Gesetze und Konventionen sowie aus den Grundsätze ordnungsgemäßer und lauterer Geschäftsführung der Immobilienwirtschaft 10 Gebote Kodex für Treuhandvermögen Leitfaden WerteManagement in der Immobilienwirtschaft Pflichtenheft zum ComplianceManagement in der Immobilienwirtschaft BVI- Wohlverhaltensregeln relevanten und anerkannten Standards öffentlicher und privater Organisationen. Dieses Pflichtenheft definiert die Anforderungen, die sich aus diesen Referenzstandards für die Unternehmen der Immobilienwirtschaft ergeben. 3

6 Pflichten aus den fünf Bausteinen des WerteManagements in der Immobilienwirtschaft Um die Qualität und Glaubwürdigkeit des WerteManagements seiner Mitglieder und der sonstigen Immobilienunternehmen in Deutschland zu sichern sowie einen Beitrag zu einem international anerkannten Branchenstandard zu leisten, legt die Initiative Corporate Governance der deutschen Immobilienwirtschaft e.v. in ihrer Funktion als Arbeitskreis des Zentralen Immobilien Ausschusses folgende Bausteine als Referenzstandards für die Entwicklung und Implementierung eines WerteManagements in einer gelebten Geschäftskultur fest. Baustein 1: Grundwerteerklärung Die Grundwerteerklärung muss unabhängig von ihrer Bezeichnung (z.b. Code of Ethics, Unternehmensleitbild, Mission Vision, Values Statement) folgende Anforderungen erfüllen: 1. Die Werte, die das Handeln und die Orientierung eines Unternehmens bestimmen sollen, müssen schriftlich in einer Grundwerteerklärung kodifiziert werden. Diese Erklärung leitet sich einerseits spezifisch aus der Firmentradition, der Strategie und den Zielsetzungen sowie andererseits vor allem aus der Größe und Struktur des Unternehmens her. 2. Die Grundwerteerklärung muss die Definition der Unternehmensziele und Unternehmenswerte, die Definition der Prinzipien der Geschäftsethik und die Benennung der wesentlichen Stakeholder beinhalten. 3. Die Grundwerteerklärung muss veröffentlicht werden und den Mitarbeitern und anderen Interessenten zugänglich sein. Baustein 2: Verhaltensstandards Die Grundwerteerklärung muss durch operative und schriftlich niedergelegte Verhaltensstandards konkretisiert werden. Anzahl und Art der Standards sind hierbei grundsätzlich unternehmensspezifisch zu bestimmen. In der Regel sind Festlegungen zu folgenden Themenbereichen erforderlich: 1. Einhaltung der Gesetze, Rechtstreue 2. Korruptionsverbot (zero tolerance) 3. Verbot kartellrechtlicher Absprachen 4. Sicherstellung der Einhaltung der Gesetze und der Geschäftsethik im Umgang mit Auftraggebern, Vertriebs- und Geschäftspartnern 5. Einhaltung der professionellen Standards der Immobilienwirtschaft 6. Umgang mit Facilitation Payments 7. Sicherstellung der Einhaltung der Gesetze und der Geschäftsethik im Umgang mit Lieferanten und Auftragnehmern 8. Umgang mit Geschenken, Einladungen zu Bewirtungen und sonstigen Vorteilen 9. Umgang mit Interessenkonflikten (Sicherstellung der Trennung von und des Vorrangs der Unternehmensinteressen vor privaten Interessen) 10. Umgang mit Spenden, gemeinnützigem Engagement und Sponsoring 11. Vermögensschutz des Unternehmens, Nebentätigkeiten, Schutz des Vermögens von Geschäftspartnern 12. Sozialverhalten im Unternehmen 4

7 Baustein 3: Verbindlichkeit Modul 1: Leitlinien (Policies) & Verfahren (Procedures) Im Einklang mit den besonderen Erfordernissen und Ansprüchen des Geschäftsfeldes und des Unternehmens sind die Verhaltensgrundsätze und Verhaltensrichtlinien in Leitlinien und Verfahren so zu konkretisieren, dass sie eine Orientierung und Hilfe für das tägliche geschäftliche Handeln der Mitarbeiter und Partner darstellen. Diese Leitlinien und Verfahren müssen sich in jedem Fall auf die Compliance (in diesem Kontext nicht nur als Rechtstreue, sondern auch als Einhaltung unternehmensinterner Richtlinien und anerkannter ethischer Grundregeln verstanden) und sollten sich auch auf die gesellschaftliche Verantwortung (Corporate Social Responsibility/ CSR) des Unternehmens mit den folgenden Themenschwerpunkten beziehen: ComplianceManagement 1. Compliance-Erklärung für Führungskräfte, Mitarbeiter 2. Compliance-Prüfung für Dritte (Agenten, Berater, Handelsbeauftragte) in sensiblen Geschäftsfeldern und Ländern vor Beauftragung 3. Compliance-Verpflichtung Dritter (Compliance-Erklärung, Regelung Provisionen, Vergütungen) 4. Lieferanten-Compliance (z.b. Lieferantenprüfung, Lieferantenbewertung) 5. Umgang mit Geschenken und Einladungen 6. Sanktionen bei Compliance-Verstößen Corporate Social Responsibility (CSR)-Management 1. Beachtung von Menschenrechten in Wertschöpfungsketten 2. Beachtung von Sozialstandards bei Lieferanten, Auftragnehmern und sonstigen Geschäftspartnern 3. Beachtung von Umweltstandards 4. CSR Programm am Standort (z.b. Bürgerschaftliches Engagement, Mitarbeiterinitiativen, Soziale Projekte) 5. Stakeholder-Dialoge Modul 2: Training Alle Führungskräfte und die Mitarbeiter in sensiblen Bereichen sind in die Verhaltensstandards, deren Bedeutung für das Geschäft und mögliche Konsequenzen und Sanktionen zu unterweisen. Für Führungskräfte und Mitarbeiter mit besonderen Compliance-Risiken sind umfassende und regelmäßige Trainingsmaßnahmen Pflicht. Dabei ist auf die folgenden Qualitätskriterien zu achten: 1. Face-to-Face Training für obere Führungsebene und Funktionen mit erhöhtem Compliance-Risiko 2. Funktions- und Risikogruppenspezifisches (z.b. Einkauf, Vertrieb, Lieferanten) Face-to-Face Training 3. Trainingsinhalt sind Rechtsinformationen mit besonderem Gewicht auf Fallbeispielen 4. Web- oder Intranet-basiertes Training für alle Mitarbeiter Modul 3: Compliance im Personalmanagement Werte realisieren sich letztlich in den Handlungen und Entscheidungen von Mitarbeitern des Unternehmens. Um diesen Prozess zu fördern und den notwendigen Sorgfaltspflichten nachzukommen, sind folgende Maßnahmen geeignet und notwendig: 1. Integritätsprüfung und Compliance- Erklärung von Mitarbeitern in Bereichen mit hohen Compliance- Risiken 2. Integration in Personalauswahlprozesse 3. Karriereplanung für Führung und Management 4. Zielvereinbarungen in sensiblen Geschäftsbereichen 5. Ermittlung und Beseitigung von Compliance-Risiken in Vergütungsund Boni-Systemen 6. Angemessene Disziplinarmaßnahmen Modul 4: WerteManagement als Führungsaufgabe Das Engagement und die Vorbildfunktion der Unternehmensleitung und der Führungskräfte sind entscheidend für den Erfolg des Unternehmens und materialisieren sich in folgenden Aspekten: 1. Compliance als Teil der Nachhaltigkeitsstrategie (legal, ökonomisch, ökologisch, gesellschaftlich) 2. Orientierung an ethischen Werten 3. Führungsstil: Entschlossenheit, Klarheit, Verbindlichkeit, Verantwortlichkeit, Integrität 4. Selbstbindung/Selbstverpflichtung und Legalität 5. Vorbildrolle und Führungsverantwortung für Compliance (tone from the top) und gesellschaftliche Verantwortung 6. Proaktive und offensive Kommunikation des WerteManagements durch Leitung und Management 5

8 6 Baustein 4: Kommunikation Modul 1: Interne und externe Kommunikation Idee und Umsetzung des WerteManagements müssen den relevanten Bezugsgruppen des Unternehmens z.b. Kunden, Mitarbeitern, Kreditoren, Lieferanten kommuniziert werden. Folgende Maßnahmen sind geeignet, dieser Aufgabe nachzukommen: 1. Interne Kommunikation (Meetings, Broschüren, Zeitschriften, Intranet- Plattform) 2. Externe Kommunikation (z.b. Geschäftsberichte, Reporting, Broschüren, Website) 3. Schriftliche und mündliche Information/Beratung für Agenten, Lieferanten, Berater 4. Mitgliedschaft und Engagement in Compliance- oder CSR-Initiativen und Erfahrungsaustausch Modul 2: Transparenz Die bisherigen Bausteine können ihre vollständige Wirksamkeit nur dann entfalten, wenn sie in Verfahren eingebettet sind, die die Transparenz wesentlicher Geschäftsprozesse herstellen. Zu diesen Prozessen gehören in der Regel: 1. Risiko-Screening für sensible Geschäftsbereiche 2. Kontrolle des Risikomanagements in sensiblen Geschäftsbereichen 3. Dokumentation sensibler Zahlungsvorgänge (z.b. Spenden, Provisionen) 4. Sicherung der EDV-Systeme gegen Datenmanipulation 5. Vier-Augen-Prinzip bei sensiblen Funktionen 6. Kontrolle der Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Baustein 5: Sicherstellung Modul 1: Compliance-Organisation Wirksamkeit und Nachhaltigkeit des Werte- Managements sind wesentlich auch dadurch bestimmt, dass ein Unternehmen geeignete organisatorische Maßnahmen zu seiner Implementierung ergreift. Dabei ist die Verantwortlichkeit des Top-Managements für alle Unternehmen Pflicht, während sich darüber hinausgehende Maßnahmen aus der Größe des Unternehmens und der Art des Geschäfts ergeben: 1. Top-Management-Verantwortung (Vorstand, Geschäftsleitung) 2. Lenkungskreis Compliance (z.b. Compliance, Recht, Revision, Vertrieb, HR) 3. Compliance-Funktion mit angemessenen Ressourcen 4. Externer Compliance-Monitor 5. Hinweisgebersysteme (z.b. Ethics Help-Line, Ombudsperson) Modul 2: Regelmäßige Überprüfung (Monitoring) Die erfolgreiche Umsetzung des WerteManagements in eine gelebte Geschäftskultur muss durch die Führung des Unternehmens und die von ihr damit beauftragten Personen regelmäßig intern oder extern geprüft werden (Monitoring). Ein externes Monitoring soll in regelmäßigen Zeitabständen erfolgen. Hiermit soll festgestellt werden, dass das Unternehmen ein Werte- Management in Übereinstimmung mit den Anforderungen der Initiative Corporate Governance der deutschen Immobilienwirtschaft e.v. entwickelt und implementiert hat, und das dieses WerteManagement geeignet ist, den damit angestrebten Zweck zu erreichen. Die Prüfungen selbst sollen folgende interne und externe Maßnahmen beinhalten: 1. Interne Überprüfung des WerteManagements in sensiblen Geschäftsbereichen 2. Kontrolle sensibler Zahlungsvorgänge (z.b. Spenden, Provisionen) 3. Überprüfung der Einhaltung und der Implementierung des WerteManagements in ein gelebtes Alltagsgeschäft. Mindestens einmal im Jahr ist die Unterrichtung und Beratung der Unternehmensleitung über die Entwicklung des WerteManagements verpflichtend. 4. Selbstevaluierung von Geschäftsbereichen und Unternehmen 5. Externes Monitoring der Entwicklung, Implementierung und Zweckangemessenheit des WerteManagements durch Sachverständige und Prüfgesellschaften Modul 3: Auditierung/Zertifizierung 1. Externe Auditierung 2. Regelmäßige Zertifizierung nach den Standards der ICG.

9 FOREWORD The integrity of management activities and business models and the commitment to social responsibility increasingly determine the business success of companies today. This not only involves the avoidance of considerable legal risks and risks to reputation, but also and above all the acceptance of the companies with staff, clients and investors. This applies to the real estate economy without exception The Initiative Corporate Governance of the German Real Estate Industry was constituted in Autumn Leading companies in the sector joined the Initiative as corporate members and many prominent representatives of the sector are also personal members. For over five years, the Initiative Corporate Governance of the German Real Estate Industry has been concerned with the definition and implementation of acknowledged and verifiable standards and their establishment in principles of proper and fair corporate management. The result was the development of a values management system as a first step under the leadership of the internationally renowned academic and consultant Prof. Dr. Wieland. Values Management in the Real Estate Business Guidelines aims at setting standards of good management practice. These Guidelines thereby make a contribution to the legal security, economic performance and social acceptance of the companies in the real estate business. Sustained success has in particular been achieved in the spheres - compliance and risk management - discharge and avoidance of liability for corporate organs - implementation of national and international standards - financing on the capital market - acquisition of equity - cooperation with international joint venture partners - good reputation and public standing - attracting new staff and motivating existing staff In a second step, a working group led by Mr. Werner Knips as Deputy Chairman of the Initiative Corporate Governance of the German Real Estate Industry, accompanied by Prof. Dr. Josef Wieland and with the cooperative contribution of highly qualified advisors and renowned representatives of the German real estate business (see p. 8), prepared a Duties Record Book with specific criteria which are also intended to ensure that the values management principles are implemented into the daily practice of companies. The aim of this Duties Record Book is in particular to give companies in the real estate business standards of reference for the implementation and maintenance of appropriate compliance management, and to thereby at the same time make a contribution to the corporate culture of the entire sector. The results were used in an anonymous survey carried out by the Initiative Corporate Governance of the German Real Estate Industry together with the ZIA The German Property Federation and Deloitte Cert Umweltgutacher GmbH. For this purpose, the members of the Initiative Corporate Governance of the German Real Estate Industry and ZIA The German Property Federation, and other leading companies in the sector, were asked about their compliance values management. Good corporate governance is more important than ever today, particularly for the real estate business, which is confronted with continually increasing challenges as a result of long-term trends such as internationalisation, capital market orientation, sustainability, etc. The implementation of this Duties Record Book and the corresponding certification ensures that the companies in the German real estate business can master these challenges. Bärbel Schomberg Chairman of the Executive Board Initiative Corporate Governance der deutschen Immobilienwirtschaft 7

10 PREAMBEL Compliance management in the real estate business is the entirety of all arrangements to guarantee the legal conduct of a company, its organs and stuf This Duties Record Book defines the content requirements and instruments for the development, implementation and appropriateness of compliance management in the real estate business. The Duties Record Book therefore constitutes a point of reference for the establishment and evaluation of compliance management that must be realised depending on the special features of the business, such as the size of the company, the form of ownership, sector, tradition and other factors. The Values Management Guidelines and this Duties Record Book are integral parts of a system of principles of conduct of the Initiative Corporate Governance of the German Real Estate Industry, which relates to management orientated towards values, the principles of good corporate governance, values management and compliance with legal and private rules of conduct and standards (compliance management). Principles of Conduct of the Initiative Corporate Governance of the German Real Estate Industry Values Corporate Governance Values Management Compliance Management The standards of reference of the Initiative Corporate Governance of the German Real Estate Industry, and therefore of this Duties Record Book, already in large part arise from numerous national and international statutes and conventions, as well as from the relevant and acknowledged standards of public and private organisations. Principles of proper and fair management in real estate business Ten Commandments Corporate Governance Code of the Real Estate Business Code for Trusts Values Management Guidelines in the Real Estate Business BVI- Good Conduct Rules Duties Record Book on Compliance Management in the Real Estate Business This Duties Record Book defines the requirements resulting from these standards of reference for companies in the real estate business. 8

11 Duties out of the Five Elements of Values Managements in the Real Estate Business In order to ensure the quality and credibility of the values management of its members and the other real estate companies in Germany and to make a contribution to an internationally recognised sector standard, the Initiative Corporate Governance of the German Real Estate Industry, in its function as a working group of the ZIA The German Property Federation, establishes the following elements as standards of reference for the development and implementation of values management in lived business culture. Element 1: Declaration of Fundamental Values Regardless of its name (e.g. code of ethics, corporate guiding principles, mission vision, values statement), the declaration of fundamental values must fulfil the following requirements: 1. The values intended to guide the actions and orientation of a company must be codified in writing in a declaration of fundamental values. This declaration is derived specifically from the company tradition, strategy and targets on the one hand and in particular from the size and structure of the company on the other hand. 2. The declaration of fundamental values must contain the definition of the company s targets and corporate values, the definition of the principles of its business ethics and the stipulation of the main stakeholders. 3. The declaration of fundamental values must be published and must be accessible to the staff and other interested parties. Element 2: Standards of Conduct The declaration of fundamental values must be made more specific through operative standards of conduct stipulated in writing. The number and type of the standards must in principle by specified in relation to the particular company. Stipulations about the following topics are usually necessary: 1. Compliance with statutes and the law 2. Prohibition on corruption (zero tolerance) 3. Prohibition on cartel law agreements 4. Ensuring compliance with statutes and business ethics in relations with principals, sales and business partners 5. Compliance with the professional standards of the real estate business 6. Treatment of facilitation payments 7. Ensuring compliance with statutes and business ethics in relations with suppliers and contractors 8. Treatment of gifts, hospitality invitations and other benefits 9. Treatment of conflicts of interest (ensuring separation of and the precedence of the company s interests from private interests) 10. Treatment of donations, charitable commitment and sponsoring 11. Protection of the company s assets, spare-time work, protection of the assets of business partners 12. Social conduct inside the company 9

12 Element 3: Binding Nature 10 Module 1: Guidelines on Policies & Procedures In conformity with the special requirements and demands of the area of business and the company, the principles of conduct and guidelines for conduct must be made specific in guidelines and procedures in such a way that they offer orientation and help for daily business activities of the staff and partners. These guidelines and procedures must in any case relate to compliance (in this context not merely adherence to the law, but also compliance with the company s internal guidelines and recognised fundamental ethical rules), and should also relate to the social responsibility (corporate social responsibility/csr) of the company with the following topics in focus: ComplianceManagement 1. Compliance declaration for managers, staff 2. Compliance investigation of third parties (agents, consultants, commercial agent) in sensitive business spheres and countries prior to contract award 3. Compliance obligation of third parties (compliance declaration, regulation of commission and remuneration) 4. Suppliers compliance (e.g. supplier investigation, supplier assessment) 5. Treatment of gifts and invitations 6. Sanctions for breaches of compliance Corporate Social Responsibility (CSR)-Management 1. Respect for human rights in creation of value chains 2. Respect for social standards at suppliers, contractors and other business partners 3. Compliance with environmental standards 4. Local CSR programmes (e.g. civil commitment, staff initiatives, social projects) 5. Stakeholder dialogues Module 2: Training All managers and staff in sensitive areas must be instructed about standards of conduct, their importance for business, and possible consequences and sanctions. Extensive and regular training is compulsory for managers and staff with special compliance risks. The following quality criteria must be observed here: 1. Face-to-face training for the top management level and functions with an increased compliance risk 2. Functions and risk group-specific (e.g. buying, sales, suppliers) faceto-face training 3. Training content comprises legal information with special focus on case studies 4. Web or Intranet-based training for all staff Module 3: Compliance in Personnel Management Values are ultimately realised in the acts and decisions of the company s staff. The following measures are suitable and necessary in order to promote this process and fulfil the necessary duties of care: 1. Assessment of integrity and compliance declaration of staff in spheres with high compliance risks 2. Integration in the personnel selection processes 3. Career planning for leaders and management 4. Agreed targets in sensitive business areas 5. Investigation and removal of compliance risks in remuneration and bonus systems 6. Appropriate disciplinary measures Module 4: Values Management as a Management Task The commitment and role model function of the company s leadership and managers are decisive for the company s success and materialise in the following aspects: 1. Compliance as part of the sustainability strategy (legal, economic, ecological, social) 2. Orientation towards ethical values 3. Leadership style: decisiveness, clarity, commitment, responsibility, integrity 4. Self-engagement/self-commitment and legality 5. Role model function and leadership responsibility for compliance (tone from the top) and social responsibility 6. Proactive and offensive communication of values management by leadership and management

13 Element 4: Communication Module 1: Internal and External Communication The idea and the implementation of values management must be communicated to the relevant reference groups of the company, e.g. clients, staffs, creditors, suppliers. The following measures are suitable for the fulfilment of this task: 1. Internal communication (meetings, brochures, magazines, Intranet platform) 2. External communication (e.g. annual reports, reporting, brochures, website) 3. Written and oral information/advice to agents, suppliers, consultants 4. Membership and commitment in compliance or CSR initiatives and the exchange of experience and ideas Module 2: Transparency The existing elements can only become fully effective if they are embedded in procedures creating transparency for the main business processes. These processes usually include: 1. Risk screening for sensitive business spheres 2. Monitoring of risk management in sensitive business areas 3. Documentation of sensitive business occurrences (e.g. donations, commission) 4. Securing electronic data processing systems against data manipulation 5. Second set of eyes principle for sensitive functions 6. Monitoring compliance with the principles of proper accounting Element 5: Safeguards Module 1: Compliance Organisation The effectiveness and sustainability of values management are also mainly determined by the suitable organisational measures taken by a company to implement it. Responsibility of top management is compulsory in all companies, whereas furtherreaching measures result from the size of the company and the type of business: 1. Top management responsibility (executive board, management) 2. Compliance steering group (e.g. compliance, law, internal auditing, sales, human resources) 3. Compliance function with appropriate resources 4. External compliance monitor 5. Information systems (e.g. ethics helpline, Ombudsperson) Module 2: Regular Monitoring The successful implementation of values managements in lived business culture must be internally and externally monitored on a regular basis by the company s management and the persons instructed by it. External monitoring should take place at regular intervals. This is intended to show that the company has developed and implemented a values management system in accordance with the requirements of the Initiative Corporate Governance of the German Real Estate Industry, and that this values management is suitable for achieving the intended purpose. The monitoring itself should contain the following internal and external measures: 1. Internal monitoring of values management in sensitive spheres of business 2. Monitoring of sensitive payment procedures (e.g. donations, commission) 3. Investigation of compliance and implementation of values management in lived everyday business life. Instruction and advice to the company s management on the development of the values management is compulsory at least once a year. 4. Self-evaluation of business spheres and companies 5. External monitoring of the development, implementation and appropriateness for purpose of values management by experts and inspection companies Module 3: Auditing/Certification 1. External auditing 2. Regular certification according to Initiative Corporate Governance of the German Real Estate Industry standards. 11

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