Die nachhaltige Implementierung eines Compliance-Systems

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1 Die nachhaltige Implementierung eines Compliance-Systems Praxisbeispiel SCHOTT AG

2 2 Agenda SCHOTT im Überblick Die nachhaltige Implementierung eines Compliance-Systems

3 SCHOTT im Überblick 3 SCHOTT ist ein global aufgestellter Technologiekonzern SCHOTT ist ein internationaler Technologiekonzern mit mehr als 125 Jahren Erfahrung auf den Gebieten Spezialglas, Spezialwerkstoffe und Spitzentechnologien. Unsere Hauptmärkte sind die Branchen Hausgeräteindustrie, Pharmazie, Elektronik, Optik, Solarenergie, Transportation und Architektur.

4 SCHOTT im Überblick 4 SCHOTT: Das Stiftungsunternehmen SCHOTT AG ist nicht börsennotiert Alleinige Aktionärin der SCHOTT AG ist die Carl-Zeiss-Stiftung Carl-Zeiss-Stiftung Heidenheim an der Brenz und Jena Beteiligungsträgerstiftung 100 % 100 % SCHOTT AG Mainz Carl Zeiss AG Oberkochen Tochterunternehmen SCHOTT Konzern Tochterunternehmen Carl Zeiss Gruppe

5 SCHOTT im Überblick 5 Kennzahlen Geschäftsjahr 2010/11 2,88 Mrd. Euro Weltumsatz, davon 79 % außerhalb Deutschlands 109 Mio. Euro Konzernergebnis Mitarbeiter, davon in Deutschland In 40 Ländern Produktions- und Vertriebsstandorte

6 SCHOTT im Überblick 6 Umsatz nach Absatzregionen Geschäftsjahr 2010/11 Nordamerika 19% Kanada Mexico USA Europa 53% Dänemark Deutschland Frankreich Großbritannien Italien Kroatien Niederlande Österreich Polen Russische Föderation Schweden Schweiz Spanien Tschechische Republik Türkei Ungarn Asien 24% Südamerika 4% Argentinien Brasilien Kolumbien Afrika Tunesien China Dubai Indien Indonesien Israel Japan Malaysia Singapur Südkorea Taiwan Thailand Australien Standorte Sales Offices Japan

7 7 Agenda SCHOTT im Überblick Die nachhaltige Implementierung eines Compliance-Systems

8 8 Das Compliance-System Vorbeugen (Vermeiden von Vorfällen) Erkennen (Früherkennung v. Fehlverhalten) Reagieren (Angemessene Reaktion) Tone from the Top Compliance-Organisation Integrity Helpline (Hinweisgeber-System) Risikoanalysen Regelwerke Schulungen Kommunikation Integration in Personalprozesse Compliance-Audits Compliance-Untersuchungen Compliance-Self-Assessments Compliance-Risk-Assessments Systematisches u. einheitliches Vorgehen bei Compliance-Fällen Beseitigen von Schwachstellen bei Prozessen und Kontrollen Sanktionierung von Verstößen

9 9 Die Compliance-Themen Datenschutz Kartellrecht Exportkontrolle Antikorruption Sicherheit, Gesundheit & Umwelt (IMSU/ EHS) Compliance Financial Accounting & Reporting, Taxes HR Compliance IT Compliance Allg. Recht/ Patente/ Marken Produktsicherheit/ -haftung

10 10 Die Compliance-Organisation Corporate Compliance & Legal Corporate Compliance Committee Corporate Legal Corporate Compliance Office (CCO) Lars Steineck Corporate Security Office Regionaler Compliance Beauftragter NAFTA Regionale Compliance Beauftragte Asien IMSU/ EHS Exportkontrolle Antikorruption/ Kartellrecht Datenschutz Compliance Beauftragte in den Geschäftsbereichen (= Controller, inkl. Site Controller)

11 11 Agenda SCHOTT im Überblick Die nachhaltige Implementierung eines Compliance-Systems

12 Die nachhaltige Implementierung eines Compliance-Systems 12 Compliance-Programm Übersicht Compliance-Organisation Compliance-Regelwerke Schulungsprogramm Hinweisgebersystem Case Management Compliance-Monitoring Kommunikation Lars Steineck, Head of Corporate Compliance Office

13 Die nachhaltige Implementierung eines Compliance-Systems 13 Compliance-Organisation Ziel: Effektive Umsetzung der Compliance-Maßnahmen in den Einheiten/ Standorten 1. Einholung einer Grundsatzentscheidung der Unternehmensleitung zur Einrichtung einer Compliance-Organisation 2. Einbeziehung der Mitbestimmungsgremien 3. Abbildung der Compliance-Organisation im Unternehmens-Organigramm 4. Verfassen von Aufgaben-/ Zuständigkeitsbeschreibungen für beteiligte Personen/Stellen a. Chief Compliance Officer b. Leiter/ Abteilungsleiter des Corporate Compliance Office c. Compliance-Beauftragte in den Regionen/ Geschäftsbereichen d. Corporate Compliance Committee 5. Training der Compliance-Beauftragten (wiederkehrend) 6. Veröffentlichung/ Kommunikation der Compliance-Organisation 7. Fortlaufendes Reporting der Compliance-Beauftragten

14 Die nachhaltige Implementierung eines Compliance-Systems 14 Schulungsprogramm Bsp. Online Trainings Ziel: Systematische und gezielte Schulung von Mitarbeitern 1. Auswahl eines geeigneten elearning-anbieters (ggf. inkl. entspr. Lernplattform) 2. Auswahl von geeigneten Online Trainings inkl. Sprachauswahl 3. Auswahl der jeweiligen Schulungsteilnehmer, Bsp. Antikorruption a. Sämtliche außertariflichen Mitarbeiter sowie b. Sämtliche Mitarbeiter aus Bereichen, die potenziell mit AK-Sachverhalten in Berührung kommen, z.b. Vertrieb, Einkauf, Marketing, M&A, Projektmanagement etc. 4. Sicherstellung der Teilnahme ausgewählter Mitarbeiter sowie neuer/ wechselnder Mitarbeiter 5. Abstimmung mit den Mitbestimmungsgremien 6. Veröffentlichung/ Kommunikation der Online Trainings

15 Die nachhaltige Implementierung eines Compliance-Systems 15 Compliance-Monitoring Bsp. Risk-Assessments Ziel: Feststellung des potenziellen Korruptionsrisikos pro Standort 1. Vorab: Durchführung von Risikoanalysen und Self-Assessments durch Compliance-Beauftragte 2. Erstellen eines Standard-Fragebogens zum Thema Antikorruption 3. Erläuterndes Anschreiben ( Anleitung ) an Compliance-Beauftragte inkl. a. Zielsetzung des Risk-Assessments b. Vorgabe der Interviewpartner c. Fristsetzung für Rücklauf 4. Auswertung der Fragebögen als Grundlage für die a. Gespräche mit Corporate Auditing und den zentralen Compliance-Beauftragten der Geschäftsbereiche zwecks Finalisierung der Standort-Bewertungen b. Erstellen einer Risikolandkarte c. Priorisierung von Compliance-Maßnahmen

16 16 16 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Lars Steineck Head of Corporate Compliance Office Tel.: +49 (0)6131/

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