Compliance für am Bau Beteiligte

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1 ESWiD Evangelischer Bundesverband für Immobilienwesen in Wissenschaft und Praxis 11. Weimarer Baurechtstage Weimar, 29. März 2012 Compliance für am Bau Beteiligte KICG Konstanz Institute for Corporate Governance University of Applied Sciences Konstanz

2 Korruption, Betrug, Non-Compliance ohne Ende KORRUPTION Tatort Deutschland DAIMLER-CHRYSLER im Visier der amerikanischen Justiz Korruption Immobilien-Manager vor Gericht Euro Schmiergeld soll der frühere Geschäftsführer der Deka Immobilien Investment GmbH kassiert haben. Die zur Sparkassengruppe gehörende Deka-Bank hatte 2004 dreistellige Millionenbeträge aufwenden müssen, um den durch die Affäre in eine existenzielle Krise geratenen Fonds zu stützen. Insgesamt 80 Beschuldigte Wie korrupt ist die Wirtschaft? Der Fall Volkswagen zeigt: Betrug ist eine Wachstumsbranche. Die Unternehmen verkennen die Gefahr DIE ZEIT 2005 Der Freitod eines Managers von Daimler-Chrysler vor zwei Wochen interessiert das amerikanische Justizministerium. Es gebe in diesem Zusammenhang ein Rechtshilfeersuchen aus Amerika, datiert vom 3.August, bestätigte ein Sprecher des Bundesjustizministeriums am Freitag dieser Zeitung. Details könne er allerdings nicht nennen. Der 53 Jahre alte Manager, der für die Konzernaktivitäten in Nigeria verantwortlich war, hatte einen Abschiedsbrief hinterlassen, in dem nach Angaben aus Justizkreisen von Korruptionsfällen die Rede ist... FAZ-Net, 5. August 2005 hr-online.de

3 Korruption, Betrug, Non-Compliance ohne Ende SIEMENS-SCHMIERGELDAFFÄRE Pierer kapituliert Über einen Rücktritt des Siemens- Aufsichtsratschef Heinrich von Pierer wurde lange spekuliert. Sein Rückzug in der Nacht kam trotzdem für viele überraschend. In der Konzernspitze ist offenbar massiv Druck auf ihn ausgeübt worden. Spiegel-Online, 20. April 2007 KLEINFELD THROWS IN THE TOWEL Siemens CEO Undermined by Board Siemens CEO Klaus Kleinfeld couldn't cling on to his job once the supervisory board had turned against him -- despite his having turned Siemens around and announcing increased profits. On Wednesday he jumped before he could be pushed. Spiegel-Online, April 26, 2007 SCHMIERGELD-AFFÄRE Zwei weitere Siemens-Vorstände sollen gehen Der Nächste, bitte: Mit dem erzwungenen Abschied von Klaus Kleinfeld ist das Köpferollen bei Siemens noch nicht vorbei. Auch zwei weitere Spitzenmanager, Europa-Chef Johannes Feldmayer und Personalvorstand Jürgen Radomski, müssen sich auf das Ende ihrer Vorstandskarriere vorbereiten - weil sie in Verbindung mit der Schmiergeldaffäre gebracht werden. Spiegel-Online, 27. April

4 Korruption, Betrug, Non-Compliance ohne Ende KORRUPTIONSVERDACHT Staatsanwaltschaft durchsucht Geschäftsräume von MAN Ein neuer Korruptionsverdacht erschüttert die deutsche Wirtschaft. In einer bundesweiten Aktion hat die Staatsanwaltschaft München Geschäftsräume des Maschinenbauund Nutzfahrzeugkonzerns MAN durchsucht. Das Unternehmen soll den Verkauf von Lkw und Bussen mit Schmiergeld angekurbelt haben. Spiegel-Online, 5. Mai 2009 VERDACHT AUF KORRUPTION MAN-Affäre erreicht Top- Management Der MAN-Schmiergeldskandal hat offenbar eine größere Dimension als bisher angenommen. Nach SPIEGEL-Informationen befindet sich unter den Beschuldigten auch ein Top-Manager. Ermittler erwarten eine Ausweitung des Falls. Spiegel-Online, 9. Mai 2009 MAN Über 100 Beschuldigte im Schmiergeldskandal Der Korruptionsskandal des Maschinenbaukonzerns MAN weitet sich aus. Die Staatsanwaltschaft führt inzwischen weit über hundert Beschuldigte. Sie geht von jahrelanger, systematischer Bestechung als Mittel zur Förderung des Lkw-Absatzes aus. Aktuelle Vorstände seien nicht betroffen, heißt es. FAZ-NET, 15. Mai 2009 KORRUPTION MAN-Schmiergeldaffäre weit größer als bekannt Die Schmiergeldaffäre bei MAN hat eine deutlich größere Dimension als bislang angenommen. Insider gehen davon aus, dass die "problematischen Zahlungen" mit Fortschreiten der Ermittlungen zumindest einen hohen zweistelligen Millionenbetrag erreichen könnten. Spiegel-Online, 06. Juni

5 Korruption, Betrug, Non-Compliance ohne Ende Sex-Skandal Ministerin empört über Sex-Party bei Ergo-Versicherung DerWesten :44 Uhr Düsseldorf. NRW-Emanzipationsministerin Barbara Steffens (Grüne) ist empört über die Sex-Party der Ergo- Versicherung. So etwas sei "unterstes Herrenclub- Niveau", sagte sie hatte es ein Fest mit Prostituierten für die 100 besten Vertreter gegeben. Financial Times Deutschland vom 29. Juni

6 Compliance ist nichts Neues! Aufruf der Spitzenverbände der Wirtschaft vom Dez

7 Compliance ist nichts Neues! Aufruf der Spitzenverbände der Wirtschaft vom Dez

8 3 Handlungsebenen der Unternehmensethik Personen Systeme Organisationen Tugendethik Governanceethik Motive Gewinnerzielung Egoismus Altruismus Nutzenmaximierung etc. Werte Gerechtigkeit Fairness Vertrauenswürdigkeit Ehrlichkeit etc. Informale Institutionen Kultur Normen, Standards, Glauben, Überzeugungen Formale Institutionen Verfassung Gesetze Wirtschafts- Ordnung Wettbewerbs- Ordnung etc. 8

9 Compliance engl. to comply with = erfüllen, entsprechen, einhalten, befolgen Einhaltung gesetzlicher, satzungsmäßiger und unternehmensindividueller Vorgaben durch das Unternehmen, seine Organe und die Mitarbeiter Ein Compliance-System beschreibt, zu welchen Regelungsbereichen welche Maßnahmen zu ergreifen, Strukturen zu gestalten und Prozesse zu implementieren sind, um das rechts- und regelkonforme Verhalten des Unternehmens, seiner Organe und der Mitarbeiter dauerhaft sicherzustellen 9

10 Compliance als Rechtspflicht Überblick: Legal Compliance Nicht speziell geregelt, sondern: Flickenteppich rechtlicher Anknüpfungspunkte, insbesondere: Pflicht zur Gesetzestreue der Geschäftsführung gem. 93 Abs. 1 AktG / 43 Abs. 1 GmbHG (Legalitätspflicht) Aufsichtspflicht des Betriebs- und Unternehmensinhabers gemäß 130 OWiG Definition in Ziffer des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) 10

11 Compliant with? Grundsätzlich können Themen im Bereich Compliance sehr vielfältig sein, z.b.: Korruption im In- und Ausland Kartellrechtswidrige Absprachen (Preis-, Gebietsabsprachen etc.) Verstöße gegen Steuerrecht (z.b. internationale Transferpreise und deren Dokumentation) Nichteinhaltung von regulatorischen Vorgaben (z.b. im Gesundheitswesen: FDA, Zulassungsverfahren, Freigaben, Dokumentation) Verletzung von Umweltstandards Verletzung von Arbeitnehmerrechten, Sozialstandards oder Menschenrechten (inkl. Kinder- und Gefangenenarbeit, Anti-Diskriminierung etc.) (Beihilfe zur) Geldwäsche Unterschlagung zu Lasten der Gesellschaft (Anti-Fraud) 11

12 Korruption Definition und Formen Lat. corrumpere = verderben, untergraben, bestechen Keine Legaldefinition. Verbreitet: Missbrauch von anvertrauter Macht zum privaten Nutzen oder Vorteil (TI). Bribery : Bestechung und Bestechlichkeit zur Erlangung von Aufträgen Amtsträger Privatpersonen (Bestechung im privaten Geschäftsverkehr) Korruptionsnetzwerke: z. B. langfristige Beziehungen und Preisabsprachen Korruption zur Erlangung von behördlichen Genehmigungen Politische Korruption (missbräuchliche Beeinflussung der Gesetzgebung wg. privater Interessen) Facilitation Payments : Zum (beschleunigten) Erhalt einer (behördlichen) Leistung, auf die man rechtlichen Anspruch hat 12

13 Korruption ein diffuses Phänomen Aushebelung der marktwirtschaftlichen Funktionsmechanismen durch Korruption Fehlallokationen Behinderung von Innovationen und der wirtschaftlichen Entwicklung insbesondere in Entwicklungsländern Unterminierung rechtsstaatlicher und demokratischer Prinzipien Keine typische Täter-Opfer-Konstellation, Opfer ist ein Dritter Dilemma: Wenn ich nicht zahle, tut s ein anderer Unterschiedliche rechtliche Regelungen in verschiedenen Ländern; unterschiedlich starke Vollzugsbemühungen Unterschiedliche Formen des Umgangs mit Zuwendungen in verschiedenen Kulturen Korruption ist ein diffuses Phänomen; schwierige Abgrenzung zwischen legalen, legitimen, illegalen, illegitimen Zuwendungen insbesondere im globalen Maßstab. Praxis: Relationship Management vs. Korruption/unerlaubte Beeinflussung 13

14 2011 Corruption Perceptions Index Transparency International 14

15 2011 Corruption Perceptions Index Transparency International 15

16 2011 Corruption Perceptions Index Transparency International 16

17 Corruption Perceptions Index Does this increase your exposure? X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Company X s Global Locations - X 17

18 OWiG 30, 130 Verletzung der Aufsichtspflicht in Betrieben und Unternehmen Unternehmensbuße 30 OWiG: Geldbuße gegen Unternehmen, wenn Organe oder Leitende Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten begehen, durch die entweder betriebsbezogene Pflichten verletzt werden oder das Unternehmen bereichert wird oder werden soll. 130 OWiG: Wer als Inhaber eines Betriebes oder Unternehmens vorsätzlich oder fahrlässig die Aufsichtsmaßnahmen unterlässt, die erforderlich sind um in dem Betrieb oder Unternehmen Zuwiderhandlungen gegen Pflichten zu verhindern, die den Inhaber als solchen treffen und deren Verletzung mit Strafe oder Geldbuße bedroht ist, handelt ordnungswidrig, wenn eine solche Zuwiderhandlung begangen wird, die durch gehörige Aufsicht hätte verhindert werden können. Zu den erforderlichen Aufsichtsmaßnahmen gehört auch die Bestellung, sorgfältige Auswahl und Überwachung von Aufsichtspersonen. Betrieb oder Unternehmen im Sinne des Absatzes 1 ist auch das öffentliche Unternehmen. Die Ordnungswidrigkeit kann, wenn die Pflichtverletzung mit Strafe bedroht ist, mit einer Geldbuße bis zu einer Million Euro geahndet werden. Ist die Pflichtverletzung mit Geldbuße bedroht, so bestimmt sich das Höchstmaß der Geldbuße wegen der Aufsichtspflichtverletzung nach dem für die Pflichtverletzung angedrohten Höchstmaß der Geldbuße. Satz 2 gilt auch im Falle einer Pflichtverletzung, die gleichzeitig mit Strafe und Geldbuße bedroht ist, wenn das für die Pflichtverletzung angedrohte Höchstmaß der Geldbuße das Höchstmaß nach Satz 1 übersteigt. 18

19 Rechtslage USA Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) (1977) Violation of Civil sanctions Criminal penalties Anti-bribery provisions Fine of up to $10,000 per incident, plus fine of up to $500,000 for business entities, plus fine of up to $100,000 for individuals, plus disgorgement of ill-gained profits. Fine of up to $2 million for business entities, fine of up to $250,000 and imprisonment for up to 5 years for individuals, fine could be increased up to twice the amount of the ill-gained benefit, fines are not reimbursable by employer. Accounting provisions Fine of up to $10,000 per incident, plus fine of up to $500,000 for business entities, plus fine of up to $100,000 for individuals. Fine of up to $25 million for issuers (non-natural person), fine of up to $5 million and imprisonment of up to 20 years for individuals, fines are not reimbursable by employer. 19

20 Rechtslage USA US Sentencing Guidelines Zweck: Gerechtigkeit & Prävention Schweregrad Mechanismus X Verschuldungsgrad Basis-Strafe Höchster Betrag von: 1. Erzielter Geldgewinn 2. Verursachter Schaden a. absichtlich b. willentlich c. rücksichtslos 3. Straf-Tabelle (33 Schweregrade: 6 = US-$ 33 = US-$) Culpability-Score CS-Schuldpunkte 1. Basis-Wert = 5 + Modifikation nach a. Grad der Involvierung b. Vorstrafen c. Behinderung der Justiz d. Effective Program to prevent & detect violations of law e. Selbstaufdeckung 2. Zuordnung von Mini-/Maxi-Multiplier zu: Basisstrafe X CS Min. Max

21 Aufsichtsmaßnahmen nach OWiG 130 Verletzung der Aufsichtspflicht in Betrieben und Unternehmen Erforderliche Aufsichtsmaßnahmen sind insbesondere: sachgerechte Organisation (z.b. Revision) und Aufgabenverteilung angemessene Aufklärung, Belehrung und Instruktion von Mitarbeitern Aufmerksamkeit gegenüber der Entwicklung rechtlicher Normen sorgfältige Auswahl, Überwachung und Kontrolle von Mitarbeitern Einschreiten bei festgestellten Unregelmäßigkeiten und ggf. Androhung und Vollzug zulässiger Sanktionen 21

22 Anforderungen an ein Compliance-Programm 1. Chefsache (Delegation der Tätigkeit, nicht der Verantwortung) 2. Aufstellen von Integritätskriterien 3. Kommunikation an Mitarbeiter (Bringschuld) 4. MA-Auswahl und -Schulung 5. Prozesse gestalten (4-Augen, Genehmigungsvorbehalte, Transparenz) 6. Kontrolle (häufig, unregelmäßig, Auffälligkeiten nachgehen) 7. Sanktionen (ernsthaft) Kontrolle Anreize/ Sanktionen Monitoring Top Management Attention Klare Verantwortlichkeit Compliance- Strategie Compliance- Organisation Regelwerke MA-Auswahl + Schulung Dokumentation dient der Exkulpation! 22

23 WerteManagement in der Bauindustrie Satzung des EMB-Wertemanagement Bau e.v. (Fassung März 2007) 3, Abs. 3 regelt Das Wertemanagementsystem umfasst mindestens die Elemente Kodifizierung, Implementierung, Kontrolle und Organisation 23

24 Werte- & Compliance-Management in der Immobilienwirtschaft 24

25 ComplianceProgramMonitor ZfW Bausteine im Überblick Baustein 10: Monitoring C) Review Baustein 8: Compliance im Personalmanagement Implementierung Baustein 9: Compliance Organisation Implementierung Baustein 5: Gelebte Führungs- und Unternehmenskultur B) Implementierung Baustein 6: Kommunikation Implementierung Baustein 7: Training Implementierung Baustein 1: Verhaltensgrundsätze (Code of Ethics) A) Entwicklung Baustein 2: Verhaltensrichtlinie (Code of Conduct) Entwicklung Baustein 3: Leitlinien & Verfahren (Policies & Procedures) Entwicklung Baustein 4: Transparenz Entwicklung 25

26 IDW Prüfungsstandard 980 Quelle: IDW 26

27 Compliance-Management-System Wesentliche Elemente im Überblick Anti-Trust Anti-Korruption Social Compliance Third-Party-Due-Diligence Gifts & Entertainment Exportkontrolle Geldwäsche Lieferantenauswahl und -bewertung Schulungen (intern/extern)/web- Based-Training Fraud-Reporting Notfallmanagement Vertragsklauseln Internet/Intranet, Broschüren etc. Mitarbeitergespräch/ Town-Hall-Meetings Regeln & Anweisungen für Geschäftsprozesse Training und Kommunikation Compliance-Review Scoping (Themen) Analyse und Strategie Corporate Compliance Kontrolle Dokumentation Monitoring/Selbstbewertung Compliance-Audits (intern/ extern)/ Detection-Audits Struktur Compliance Risk Assessment Grundwerte-Erklärung Mission, Vision, Values-Statement Code of Conduct Chief Compliance Officer Compliance Office Compliance Organisation (zentral/ dezentral) Ombudsperson Linienverantwortung Helpline Hinweisgebersystem Integration in HR- Prozesse/Sanktionierung Zusammenarbeit mit Behörden 27

28 Back-up 28

29 Unternehmensethik und Compliance Ursachen der Debatte (1) Bilanzskandale und Firmenzusammenbrüche ComRoad, Enron/Arthur Andersen, FlowTex, Holzmann, Parmalat, WorldCom etc. Korruptionsskandale ABB, Alcatel-Licent, BMW, Daimler, ENI, Ferrostaal, Halliburton, Infinion, IKEA, MAN, Panalpina, Technip, Siemens, Volkswagen etc. Preisabsprachen, Kartelle Chemie (Vitaminkartell), Baubranche, Zement, Aufzüge u. Rolltreppen (992 Mio. Bußgeld), Car Glas Cartel (Mio ), Microsoft (Unfair Business Practices: Mio ), LCD Cartel (US: Mio 890 ; EU: Mio 649 ) Google under Investigation Gesetze und Regulierung Sarbanes-Oxley Act, Deutscher Corporate Governance Kodex, BilMoG, Antikorruptionsgesetze (StGB, FCPA, U.K. Bribery Act) und -konventionen (UN, OECD) 29

30 Korruption Risiko Betriebsprüfung Risiko Betriebsprüfung: EStG 4 Gewinnbegriff im Allgemeinen (5) [1] Die folgenden Betriebsausgaben dürfen den Gewinn nicht mindern: [ ] 10. die Zuwendung von Vorteilen sowie damit zusammenhängende Aufwendungen, wenn die Zuwendung der Vorteile eine rechtswidrige Handlung darstellt, die den Tatbestand eines Strafgesetzes oder eines Gesetzes verwirklicht, das die Ahndung mit einer Geldbuße zulässt. [2] Gerichte, Staatsanwaltschaften oder Verwaltungsbehörden haben Tatsachen, die sie dienstlich erfahren und die den Verdacht einer Tat im Sinne des Satzes 1 begründen, der Finanzbehörde für Zwecke des Besteuerungsverfahrens und zur Verfolgung von Steuerstraftaten und Steuerordnungswidrigkeiten mitzuteilen. [3] Die Finanzbehörde teilt Tatsachen, die den Verdacht einer Straftat oder einer Ordnungswidrigkeit im Sinne des Satzes 1 begründen, der Staatsanwaltschaft oder der Verwaltungsbehörde mit. [4] Diese unterrichten die Finanzbehörde von dem Ausgang des Verfahrens und den zugrunde liegenden Tatsachen; 30

31 U.S. Sentencing Guidelines for Organizations Effective Compliance and Ethics Program Ziel und Zweck: Organisationen sollen Sorgfaltspflicht zur Prävention und Detektion kriminellen Handelns ausüben und eine Organisationskultur für ethisches Handeln und die Verpflichtung zur Rechtstreue fördern. Bestandteile: (1) Standards und Verfahren zur Prävention und Detektion kriminellen Handelns. (2) Oberste Leitungsebene muss Inhalte und Funktionsweise der CMS kennen, sie muss Aufsicht ausüben hinsichtlich Implementierung und Wirksamkeit des CMS, es müssen Person für das Effective CMS verantwortlich sein (high-level personnel) sowie für die operative Umsetzung, es müssen Ressourcen zur Verfügung stehen. (3) Sicherstellung, dass unter wichtigen Funktionsträger und Führungskräften (Authority) keine Person ist, die bereits straffällig wurde. (4) Interne Kommunikation und wirksames Training. (5) Sicherstellung der Einhaltung des Effective CMS einschließlich Detektionsmaßnahmen, periodischer Wirksamkeitsprüfung des Systems, Existenz und Kommunikation eines (anonymen / vertraulichen) Hinweisgeberkanals. (6) Förderung und Durchsetzung des Effective CMS mittels Anreizen und Disziplinarmaßnahmen. (7) Krisenmanagement im Entdeckungsfall (Umgang mit dem Fall, Konsequenzen für das Effective CMS etc.). Risikobewertung: Im Zuge der Implementierung und laufenden Umsetzung des Effective CMS sind periodisch die Compliance Risiken (hinsichtlich Straftaten) zu beurteilen und Maßnahmen zu erforderlichen Anpassungen des Systems zu ergreifen. 31

32 UK Bribery Act: Six principles underlying anti-bribery policies and procedures 1. Risk Assessment 2. Top level commitment 3. Due diligence 4. Clear, practical and Accesssible Policies and Procedures 5. Effective Implementation 6. Monitoring and Review 32

33 U.K. Bribery Act Guidance for Adequate Procedures 1. Board Responsibility for the Anti-Corruption Programme 2. Compliance Function 3. Ethical Code of Business Conduct 4. Risk Management 5. Employment Procedures 6. Gifts and Hospitality Policy 7. Training 8. Due Diligence (re. country, business partner, corruption risk identificaton) 9. Decision-making Process 10. Financial Controls 11. Supply Chain Management 12. Reporting and Investigation Procedure 33

34 Unternehmensethik und Compliance Ursachen der Debatte (2) Druck von den Kapitalmärkten SEC, Listing Standards, Ratings, SRI-Indizes (SAM, FTSE-4-Good, etc.), Pension Fonds (z.b. CalPERS) und andere große Investoren Druck von Kunden/vom Markt Blacklisting (Ausschluss von Ausschreibungsverfahren; z.b. Weltbank, Europ. Bank für Wiederaufbau und Entwicklung) Negative Reputation als Geschäftspartner mit Korruptionshintergrund Druck via Best Practice Standards COSO I/II: Committee of the Sponsoring Organizations of the Treadway Commission OCEG Open Ethics & Compliance Group (Redbook 2.0 GRC Capability Model ) ComplianceProgramMonitor ZfW (AfW Anwenderrat für Wertemanagement) IDW EPS 980: Grundsätze ordnungsgemäßer Prüfung von Compliance- Management-Systemen (Institut der Wirtschaftsprüfer) 34

35 ComplianceProgramMonitor ZfW A) Entwicklung CMS Baustein 1: Verhaltensgrundsätze (Code of Ethics) Die Handlung leitenden und Orientierung gebenden Werte eines Unternehmens oder einer Organisation müssen schriftlich zu einer Grundwerteerklärung kodifiziert werden. Diese Erklärung muss sich a) spezifisch aus der Firmentradition, der Strategie und den Zielsetzungen sowie b) angemessen aus der Größe und Struktur des Unternehmens herleiten. Die Grundwerteerklärung muss veröffentlicht werden und den Mitarbeitern und anderen Interessenvertretern zugänglich sein. Sie muss mindestens folgende inhaltlichen Elemente enthalten: Definition der (Organisations- und) Unternehmensziele und (Organisations- und) Unternehmenswerte Definition der Prinzipien der Geschäftsethik Benennung der wesentlichen Stakeholder 35

36 ComplianceProgramMonitor ZfW A) Entwicklung CMS Baustein 2: Verhaltensrichtlinien (Code of Conduct) Die Grundwerteerklärung muss in operative und schriftlich niedergelegte Verhaltensstandards (Code of Conduct) umgesetzt werden. Anzahl und Art der Standards sind grundsätzlich unternehmensspezifisch zu bestimmen. Dies vorausgesetzt, sind Festlegungen zu folgenden Themenbereichen in der Regel gefordert: Einhaltung der Gesetze, Rechtstreue Korruptionsverbot ( zero tolerance ), Verbot kartellrechtlicher Absprachen Sicherstellung der Einhaltung der Gesetze und der Geschäftsethik im Umgang mit Auftraggebern und Vertriebsintermediären Facilitation Payments 36

37 ComplianceProgramMonitor ZfW A) Entwicklung CMS Baustein 2: Verhaltensrichtlinien (Code of Conduct) Sicherstellung der Einhaltung der Gesetze und der Geschäftsethik im Umgang mit Lieferanten und Subunternehmen Annahme und Vergabe von Geschenken, Einladungen zu Bewirtungen und sonstige Vorteile Umgang mit Interessenkonflikten (Sicherstellung der Trennung und des Vorrangs der Unternehmensinteressen von/vor privaten Interessen) Umgang mit Spenden, gemeinnützigem Engagement und Sponsoring Vermögensschutz des Unternehmens, Nebentätigkeiten, Schutz des Vermögens von Geschäftspartnern Regeln für Hinweisgebersysteme, Whistle blowing 37

38 ComplianceProgramMonitor ZfW A) Entwicklung CMS Baustein 3: Leitlinien (Policies) & Verfahren (Procedures) Im Einklang mit den besonderen Erfordernissen und Ansprüchen des Geschäftsfeldes und des Unternehmens sind die Verhaltensgrundsätze und Verhaltensrichtlinien in Leitlinien und Verfahren so zu konkretisieren, dass sie eine Orientierung und Hilfe für das alltägliche Geschäftshandeln der Mitarbeiter und Partner sind. Diese Leitlinien und Verfahren können sich sowohl auf die Rechtstreue (Compliance) als auch auf die gesellschaftliche Verantwortung (CSR) mit den folgenden Themenschwerpunkten des Unternehmens beziehen: Annahme und Vergabe von Geschenken Compliance-Erklärung für Führungskräfte, Mitarbeiter Compliance-Prüfung für third parties (Agenten, Berater, Handelsbeauftragte) in sensiblen Geschäftsfeldern und Ländern vor Beauftragung Compliance-Agreement for third parties (Compliance- Erklärung; Regelung Provisionen, Vergütungen) Lieferantencompliance (z.b. Compliance-Erklärung, Lieferantenprüfung, Lieferantenbewertung) Sanktionen bei Compliance-Verstößen Beachtung von Menschenrechten in Wertschöpfungsketten, Beachtung von Sozialstandards bei Lieferanten und Partnern, Beachtung von Umweltstandards 38

39 ComplianceProgramMonitor ZfW A) Entwicklung CMS Baustein 4: Transparenz Die bisherigen Bausteine können ihre vollständige Wirksamkeit nur dann entfalten, wenn sie in Verfahren eingebettet sind, die die Transparenz wesentlicher Geschäftsprozesse herstellen. Zu diesen Prozessen gehören in der Regel: Risiko-Screening für sensible Geschäftsbereiche Kontrolle des Risikomanagements in sensiblen Geschäftsbereichen Dokumentation sensibler Zahlungsvorgänge (z.b. Spenden, Provisionen) Sicherung der EDV-Systeme gegen Datenmanipulation Vier-Augen-Prinzip bei sensiblen Funktionen Kontrolle der Einhaltung der Bilanzgrundsätze Compliance Monitoring 39

40 ComplianceProgramMonitor ZfW B) Implementierung CMS Baustein 5: Gelebte Führungs- und Unternehmenskultur Die folgenden Bausteine zur Implementierung zielen darauf, die Grundsätze, Richtlinien, Leitlinien und Verfahren des Wertemanagements auch wirklich mit Leben zu erfüllen. Dazu sind die folgenden Maßnahmen grundlegend, deren konkrete Realisierung unternehmensspezifisch sein muss: Werteorientiertes Compliance Management ist eine Führungsaufgabe. Das Engagement und die Vorbildfunktion der Unternehmensleitung und der Führungskräfte sind entscheidend für dessen Erfolg und materialisieren sich in folgenden Aspekten: Führungsstil: Entschlossenheit, Klarheit, Verbindlichkeit, Verantwortlichkeit, Integrität Selbstbindung, Selbstverpflichtung, Legalität Vorbildrolle und Führungsverantwortung für Compliance (tone from the top) und gesellschaftliche Verantwortung Proaktive und offensive Kommunikation durch Top-Management und Führungskräfte Compliance als Nachhaltigkeitsstrategie (legal, ökonomisch, ökologisch, gesellschaftlich) Orientierung an ethischen Werten 40

41 ComplianceProgramMonitor ZfW B) Implementierung CMS Baustein 6: Kommunikation Idee und Umsetzung des Compliance Managements müssen den relevanten Bezugsgruppen des Unternehmens Kunden, Kreditoren, Mitarbeitern, Lieferanten, Gesellschaft kommuniziert werden. Folgende Maßnahmen sind geeignet, dieser Aufgabe nachzukommen: Interne Kommunikation (Meetings, Broschüren, Zeitschriften, Intranet-Plattform) Externe Kommunikation (z.b. Geschäftsberichte, Reporting, Broschüren) Schriftliche und mündliche Information/Beratung für Agenten, Lieferanten, Berater Mitgliedschaft und Engagement in Compliance- oder CSR-Initiativen und Erfahrungsaustausch 41

42 ComplianceProgramMonitor ZfW B) Implementierung CMS Baustein 7: Training Alle Führungskräfte und die Mitarbeiter in sensiblen Bereichen sind über die rechtlich relevanten Elemente des Verhaltensstandards, deren Bedeutung für das Geschäft und mögliche Konsequenzen und Sanktionen zu unterweisen. Für Führungskräfte und Mitarbeiter mit besonderen Compliance-Risiken sind umfassende und regelmäßige Trainingsmaßnahmen Pflicht. Dabei ist auf die folgenden Qualitätskriterien zu achten: Face-to-face Training für obere Führungsebene und Funktionen mit erhöhtem Compliance-Risiko Funktions- und risikogruppenspezifisches (z.b. Einkauf, Vertrieb, Lieferanten) Face-to-face Training Trainingsinhalt sind Rechtsinformation plus im Schwerpunkt real cases Web- oder Intranet-basiertes Training für alle Mitarbeiter 42

43 ComplianceProgramMonitor ZfW B) Implementierung CMS Baustein 8: Compliance im Personalmanagement Werte realisieren sich letztlich in den Handlungen und Entscheidungen von Mitarbeitern des Unternehmens. Um diesen Prozess zu fördern und den notwendigen Sorgfaltspflichten nachzukommen, sind folgende Maßnahmen geeignet und notwendig: Integritätsprüfung und Compliance-Erklärung für Mitarbeiter in Bereichen mit hohen Compliance-Risiken Integration in Personalauswahlprozesse Karriereplanung für Führung und Management Zielvereinbarungen in sensiblen Geschäftsbereichen Compliance-Risiken in Vergütungs- und Bonisystemen Angemessene Disziplinarmaßnahmen 43

44 ComplianceProgramMonitor ZfW B) Implementierung CMS Baustein 9: Compliance-Organisation Wirksamkeit und Nachhaltigkeit des werteorientierten Compliance Managements sind wesentlich auch dadurch bestimmt, dass ein Unternehmen geeignete organisatorische Maßnahmen zu seiner Implementierung ergreift. Dabei ist die Verantwortlichkeit des Top-Managements für alle Unternehmen Pflicht, während sich darüber hinausgehende Maßnahmen aus der Größe des Unternehmens und der Art des Geschäfts ergeben: Top-Management-Verantwortung (Vorstand, Geschäftsleitung, Audit Committee) Lenkungskreis Compliance (z.b. Compliance, Recht, Revision, Vertrieb, HR) Compliance-Office mit angemessenen Ressourcen Externer Compliance-Monitor Hinweisgebersysteme (z.b. int. Help-Line, Ethics Help-Line, BKMS -System o.ä., Ombudsperson) Aufbau- und Ablauforganisation 44

45 ComplianceProgramMonitor ZfW C) Review CMS Baustein 10: Monitoring Die Umsetzung des eingerichteten Compliance Managements in eine gelebte Geschäftskultur muss durch die Führung des Unternehmens und die von ihr damit beauftragten Personen regelmäßig intern oder extern geprüft werden. Diese Prüfung wird im Folgenden als Monitoring bezeichnet. Die externe Prüfung soll in regelmäßigen Zeitabständen erfolgen. Mit dieser Prüfung soll festgestellt werden, dass das Unternehmen ein CMS entwickelt und implementiert hat, und dass dieses CMS geeignet ist, den damit angestrebten Zweck, nämlich die Aufdeckung und vor allem Prävention doloser Handlungen, zu erreichen. Die Prüfungen selbst sollen folgende Elemente beinhalten: Intern: Interne Revision des Compliance Managements in sensiblen Geschäftsbereichen Kontrolle sensibler Zahlungsvorgänge (z.b. Spenden, Provisionen) Überprüfung der Einhaltung und der Implementierung des Wertemanagements in ein gelebtes Alltagsgeschäft. Mindestens einmal im Jahr ist die Unterrichtung und Beratung der Unternehmensleitung über die Entwicklung des Compliance Managements verpflichtend. Selbstevaluierung von Geschäftsbereichen und Unternehmen Extern: Monitoring / Zertifizierung der Entwicklung, Implementierung und Angemessenheit des Compliance Managements durch Sachverständige und Prüfgesellschaften 45

46 Pflichten aus den fünf Bausteinen des WerteManagements in der Immobilienwirtschaft Baustein 1: Baustein 2: Baustein 3: Baustein 4: Baustein 5: Grundwerteerklärung Verhaltensstandards Verbindlichkeit Kommunikation Sicherstellung 46

47 Baustein 1: Grundwerteerklärung 1. Schriftliche Kodifizierung der Grundwerteerklärung 2. Veröffentlichung 3. Inhalt: Definition der Unternehmensziele und Unternehmenswerte, Definition der Prinzipien der Geschäftsethik und Benennung der wesentlichen Stakeholder 47

48 Baustein 2: Verhaltensstandards 1. Einhaltung der Gesetze, Rechtstreue 2. Korruptionsverbot (zero tolerance), 3. Verbot kartellrechtlicher Absprachen 4. Sicherstellung der Einhaltung der Gesetze und der Geschäftsethik im Umgang mit Auftraggebern und Vertriebspartnern 5. Einhaltung der professionellen Standards der Immobilienwirtschaft 6. Umgang mit Facilitation Payments 48

49 Baustein 2: Verhaltensstandards 7. Sicherstellung der Einhaltung der Gesetze und der Geschäftsethik im Umgang mit Lieferanten und Subunternehmen 8. Umgang mit Geschenken, Einladungen zu Bewirtungen und sonstigen Vorteilen 9. Umgang mit Interessenkonflikten 10. Umgang mit Spenden, gemeinnützigem Engagement und Sponsoring 11. Vermögensschutz des Unternehmens, Nebentätigkeiten, Schutz des Vermögens von Geschäftspartnern 12. Sozialverhalten im Unternehmen 49

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