BayernLB e:client Guide

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1 e:client Guide

2 Inhalt / Content 1 Erstinitialisierung 3 2 Einrichtung weiterer Banken 8 3 Kontoauszüge / Avise abholen 10 4 Zahlungserfassung und -versand 12 5 Versenden fertiger Zahlungsdateien 16 6 VEU Verteilte Elektronische Unterschrift 19 7 Fragen 20 8 Initialisation 21 9 Setup of additional banks Obtaining account statements / advice Recording and sending of payments Sending prepared payment files VEU - Distributed electronic signature Questions 36 Seite 2 von 36

3 1 Erstinitialisierung Nach Eingang der Bestellung bei der wird eine persönliche Lizenzmail für jeden Teilnehmer an die im Bestellformular angegebene gesendet. Absender: Betreff: e:client Installationsleitfaden / installation instructions In der Lizenzmail sind Downloadlinks der aktuellen Version des e:client für die verschiedenen Betriebssysteme, sowie ein individueller Lizenzcode für den entsprechenden Teilnehmer enthalten. Die USB-Stick-Variante ist für alle drei Betriebssysteme geeignet und muss lediglich auf einem USB-Stick entpackt werden. Sobald die Installation erfolgreich abgeschlossen wurde oder die USB-Stick-Variante verwendet wird, öffnet sich beim ersten Start des e:client der Einrichtungsassistent. Seite 3 von 36

4 Tragen Sie die teilnehmerspezifische Lizenznummer aus der Lizenzmail ein. Jeder Teilnehmer erhält für diesen Vorgang eine individuelle Lizenznummer, durch die eine Eingabe der Teilnehmerparameter entfällt. Der jeweils bezogene Teilnehmer wird in der ersten Zeile der Lizenzmail genannt: e:client Installationsleitfaden für / installation instructions for [Name] Wählen Sie ein beliebiges Passwort aus, mit dem Sie sich in Zukunft im e:client anmelden und Zahlungsaufträge unterschreiben können. Klicken Sie anschließend auf Weiter. Hinweis: Das Passwort sollte mindestens 4 Zeichen lang sein und läuft nicht ab. Eine Passwortänderung kann im Nachhinein über Benutzervorgaben > Allgemein vorgenommen werden. Seite 4 von 36

5 Überprüfen Sie in dieser Maske die Angabe der User-Id. Diese entspricht in der Regel den ersten 8 Stellen Ihres Nachnamens. Klicken Sie anschließend auf Weiter. Sollte hier ein anderer Name angegeben sein, wurde die Lizenznummer eines anderen Teilnehmers verwendet. Gehen Sie über Zurück bis zur Maske für die Lizenznummer zurück und prüfen Sie die Eingabe anhand Ihrer persönlichen Lizenzmail. Seite 5 von 36

6 Das Schlüsselverzeichnis steuert die Ablage Ihrer persönlichen Sicherheitsdatei. Als Standardverzeichnis wird das Installationsverzeichnis angegeben. Wenn der Schlüssel auf einem USB-Stick abgelegt werden soll, klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie selbigen aus. Hinweis: Bei Verwendung der USB-Stick-Version vom e:client brauchen Sie das Verzeichnis nicht ändern, da sich das Installationsverzeichnis ebenfalls auf dem USB-Stick befindet. Klicken Sie abschließend auf Fertig stellen, um die Initialisierung bei der zu starten. Seite 6 von 36

7 Nach der erfolgreichen Initialisierung erhalten Sie eine entsprechende Information und es werden Ihnen Ihre persönlichen INI-Protokolle angezeigt. Übermitteln Sie uns die erzeugten INI-Protokolle vom jeweiligen Teilnehmer unterschrieben innerhalb von 20 Tagen. Sofern eine Vereinbarung zur Übermittlung der Initialisierungsprotokolle per Fax besteht, können Sie diese an die Faxnummer senden. Seite 7 von 36

8 2 Einrichtung weiterer Banken Starten Sie den e:client und melden Sie sich mit Ihrem Passwort an. Öffnen Sie in den Menüpunkt Datei > Neu -> Bank, um eine weitere Bank anlegen zu können. Seite 8 von 36

9 Befüllen Sie die Angaben entsprechend der EBICS Parameter, die Sie von Ihrer Bank erhalten haben. Einige Banken sind bereits vollständig unter dem Punkt Bekannte Banken erfasst. Das Logo in der Zeile Name ist optional. Sobald Sie auf Fertig stellen klicken, wird die Initialisierung zur entsprechenden Bank übertragen und Sie erhalten Ihre persönlichen INI-Protokolle. Diese müssen für die Freischaltung des Teilnehmers vom jeweiligen Teilnehmer unterschrieben zur Bank gesendet werden. Seite 9 von 36

10 3 Kontoauszüge / Avise abholen Wählen Sie in der oberen Symbolleiste den Punkt Kontoauszüge aus. Sofern eine neue Bankverbindung angelegt wurde oder noch keine Kontoauszüge vorhanden sind, wird ein erstmaliger Kontoauszugsabruf angeboten. Bestätigen Sie diesen nach Auswahl des Zeitraums mit Ja, um zurückliegende Kontoauszüge abzuholen. Der maximal mögliche Zeitraum für zur Verfügung stehende historische Kontoauszüge kann von Bank zu Bank unterschiedlich sein. Für Ihre KundenID bei der stehen diese Daten bis zu 180 Tage am Bankrechner bereit. Seite 10 von 36

11 Die Kontoauszüge werden standardmäßig nach Banken gruppiert im oberen linken Bereich angezeigt. Sobald Sie einen Auszug auswählen, werden Ihnen im unteren Fenster die enthaltenen Umsätze und auf der rechten Seite die passende Auszugs- / Buchungsdetails angezeigt. Avise (Vormerkposten) erhalten Sie über die Menüleiste Aktionen > Avise abholen. Diese werden im entsprechenden Konto mit einem gelben Ausrufezeichen markiert. Seite 11 von 36

12 4 Zahlungserfassung und -versand Wählen Sie in der oberen Symbolleiste den Punkt Zahlungen aus. Im Reiter Offene Zahlungen können Sie mit einem Rechtsklick in die leere Tabelle das Kontextmenü öffnen und den Punkt Neue Zahlung erfassen auswählen. Wählen Sie den entsprechenden Zahlungstyp aus und klicken Sie auf Weiter. Seite 12 von 36

13 Befüllen Sie die Zahlungsmaske mit den entsprechenden Eingaben. Auf fehlende Eingaben oder ungültige Werte wird in einem Infofeld hingewiesen. Das Feld für Auftraggeber kann frei befüllt werden oder Sie wählen aus bereits verwendeten Auftraggebernamen aus. Empfänger werden inklusive Bankverbindung gespeichert und können ebenfalls erneut über Eingabe des Namens oder das Auswahlmenü aufgerufen werden. Seite 13 von 36

14 Die Erstunterschrift und der Versand der Zahlungen erfolgen in der Maske Offene Zahlungen. Öffnen Sie per Rechtsklick das Kontextmenü und wählen Sie Unterschreiben, um die ausgewählten Zahlungen zu unterschreiben und zu versenden. Wenn Sie mehrere Zahlungen gleichzeitig unterschreiben wollen, können Sie diese über das Kontextmenü per Alle auswählen markieren. Als Alternative halten Sie die Steuerungstaste gedrückt und wählen einzelne Zahlungsaufträge an oder ab. Im Fenster Details zum Auftrag können Sie sich nochmals die Details anzeigen lassen und die Zahlungen anschließend mit Unterschreiben signieren und versenden. Seite 14 von 36

15 Bei der Abfrage handelt es sich um das gleiche Passwort, das zum Start des e:client verwendet wird. Die Funktion Passwort merken gilt nur für die aktuelle Sitzung. Sobald Sie das Programm beenden und wieder starten, erscheint diese Abfrage erneut. Nach dem erfolgreichen Versand der Datei wird diese Bestätigung angezeigt und Sie können den Bericht für den Auftrag ausdrucken. Dieser beinhaltet sowohl das Kundenprotokoll als auch eine Aufstellung der enthaltenen Zahlungen. Seite 15 von 36

16 5 Versenden fertiger Zahlungsdateien Öffnen Sie den Menüpunkt Aktionen -> Datei zur Bank senden. Wählen Sie aus, an welche Bank und mit welcher Auftragsart Sie die Datei senden wollen. Mit einem Klick auf Durchsuchen können Sie die Datei in der Systemumgebung suchen und öffnen. Wenn die Originaldatei nach dem Versand automatisch gelöscht werden soll, aktivieren Sie die entsprechende Option. Seite 16 von 36

17 Im Übertragungsfenster haben Sie die Möglichkeit die Details der Datei vor dem Versand zu prüfen. Klicken Sie anschließend auf Senden. Bei der Abfrage handelt es sich um das gleiche Passwort, das zum Start des e:client verwendet wird. Die Funktion Passwort merken gilt nur für die aktuelle Sitzung. Sobald Sie das Programm beenden und wieder starten, erscheint diese Abfrage erneut. Seite 17 von 36

18 Nach dem erfolgreichen Versand der Datei wird diese Bestätigung angezeigt und Sie können den Bericht für den Auftrag ausdrucken. Dieser beinhaltet sowohl das Kundenprotokoll als auch eine Aufstellung der enthaltenen Zahlungen. Seite 18 von 36

19 6 VEU Verteilte Elektronische Unterschrift Die Verteilte Elektronische Unterschrift können Sie im entsprechenden Reiter unter dem Punkt Aufträge leisten. Die Übersicht der anstehenden Aufträge wird standardmäßig automatisch aktualisiert, kann allerdings auch über einen Rechtsklick Aktualisieren manuell abgeholt werden. Mit einem Rechtsklick und der Auswahl Unterschreiben gelangen sie in einen Dialog, in dem Sie sich die Details anzeigen lassen und eine Unterschrift leisten können. Für die Stornierung eines Auftrages wählen Sie diesen mit einem Rechtsklick und der Option Ablehnen aus. In beiden Fällen wird Ihr persönliches Passwort abgefragt und anschließend eine Bestätigung für die Unterschrift/Stornierung angezeigt. Seite 19 von 36

20 7 Fragen Sollten Sie weitere Fragen haben, können Sie unsere Hotline wie folgt erreichen: e:service: Bayerische Landesbank Vertriebsunterstützung & e:banking Seite 20 von 36

21 8 Initialisation After receipt of the order at, a personal licence is sent to the address specified in the order form for every participant. Sender: Subject: e:client Installationsleitfaden / Installation instructions The licence contains download links to the current version of the e:client for the various operating systems as well an individual licence code for the respective participant. The USB stick variant is suitable for all three operating systems and simply needs to be unpacked to a USB stick. As soon as the installation has successfully completed or the USB stick version has been used, the Setup Assistant is displayed when the e:client is first started. Enter the user-specific licence number from the licence . For this step, each participant receives an individual licence number, which eliminates the need for entering the participant parameters. The respective participant is named in the first line of the licence " e:client Installationsleitfaden für / Installation instructions for [Name]" Seite 21 von 36

22 Select any desired password to be used for logging into the e:client in future and for signing of payment orders. Then click on Next. Note: The password should be at least 4 characters long and does not expire. A password can be modified at a later time via the menu sequence Preferences > General Information > Change Password. Seite 22 von 36

23 NAME Check the User ID information in this screen. Generally, this corresponds to the first 8 characters of your last name. Then click on Next. If a different name is shown here, the licence number of another participant was used. Click on the Back button until you reach the licence number screen and check the entry by means of your personal licence . Seite 23 von 36

24 The key directory determines where your personal security file is stored. If the key is to be stored on a USB flash drive, click on Search and select the same directory. Then click on Finish to start the initialisation at. Seite 24 von 36

25 After successful initialisation, you are provided with the corresponding information and your personal INI log files are displayed. Please send us the generated INI log files signed by each participant within 20 days. If it has been arranged that the initialisation logs can be sent via fax, you can send these to the fax number Seite 25 von 36

26 9 Setup of additional banks Start the e:client and log in with your password. Open the menu item File > New -> Bank, to enter information for an additional bank. Seite 26 von 36

27 Fill in the information corresponding to the EBICS parameters that you obtained from your bank. The information for some banks is already provided under the menu item Familiar banks. The logo in the Name line is optional. After clicking on Finish, the initialisation is transferred to the corresponding bank and you receive your personal INI log files. These must be signed by each participant and sent to the bank in order to activate the participant. Seite 27 von 36

28 10 Obtaining account statements / advice Select Account statements in the upper toolbar. If a new bank connection has been created or account statements are not yet available, you are asked whether the initial account statements should be obtained. After selecting the time period, confirm this with Yes to obtain the past account statements. The maximum period for the available account statements may vary from bank to bank. For your customer ID with, this information is provided for a period of 180 days. By default, the account statements are grouped according to bank and are displayed in the upper left area. When you select a statement, the transactions are shown in the lower window and the matching statement/booking details are shown on the right. Advice (provisional items) can be obtained via the menu sequence Actions > Retrive advice. These are indicated in the respective account with a yellow exclamation mark. Seite 28 von 36

29 11 Recording and sending of payments Click on Payments in the upper toolbar. By right-clicking in the Open payments tab, you can select Record new payment from the context menu. Select the appropriate payment type and click on Next. Seite 29 von 36

30 Fill in the payment screen with the corresponding entries. Missing or invalid values are indicated in an info field. The Client (Principal) field can be filled in as desired, or you can select a previously used principal name. Payee (Recipients) are stored along with the bank connection and can be called up again by entering the name or by selecting them from the selection menu. Seite 30 von 36

31 The initial signature and sending of payments occurs in the Open payments screen. Display the context menu by right-clicking and select Sign, to sign and send the selected payments. If you want to simultaneously sign several payments, you can choose Select All in the context menu. Alternatively, you can hold down the control key and select or deselect individual payment orders. In the window Order details, you can have the details displayed once again and then sign and send the payments with Sign. Seite 31 von 36

32 Enter the same password you used when starting the e:client. The Remember password function only applies to the current session. If you end and restart the program, this prompt reappears. After the file is successfully sent, this confirmation is displayed and you can print out the report for the order. This contains both the customer log file as well as a listing of payments contained in the order. Seite 32 von 36

33 12 Sending prepared payment files Select the menu item Actions -> Send file to bank. Select the bank and type of order that should be used when sending the file. By clicking on Search, you can search for and open the file in the system environment. If the original file should be deleted after being sent, tick the corresponding option. Seite 33 von 36

34 In the transfer window, you can verify the details of the file before it is sent. Then click on Send. Enter the same password you used when starting the e:client. The Remember password function only applies to the current session. If you end and restart the program, this prompt reappears. After the file is successfully sent, this confirmation is displayed and you can print out the report for the order. This contains both the customer log file as well as a listing of payments contained in the order. Seite 34 von 36

35 13 VEU - Distributed electronic signature The distributed electronic signature can be supplied by clicking on Jobs in the respective tab. By default, the overview of pending orders is automatically updated, but this can be performed manually Actions -> Refresh. By right-clicking and selecting Sign, a dialog is shown in which the details can be displayed and a signature can be supplied. To cancel an order, right-click on it and select the option Reject. In both cases, you are asked to provide your personal password. Afterwards, a confirmation for the signature/cancellation is shown. Seite 35 von 36

36 14 Questions If you have additional questions, you can contact our hotline as follows: e:service: Bayerische Landesbank Vertriebsunterstützung & e:banking Seite 36 von 36

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