LEITLINIE SCHWEIGEPFLICHT und DATENSCHUTZ unter besonderer Berücksichtigung von KINDESWOHLGEFÄHRDUNG

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1 LEITLINIE SCHWEIGEPFLICHT und DATENSCHUTZ unter besonderer Berücksichtigung von KINDESWOHLGEFÄHRDUNG Stand: März Schweigepflicht 2 2. Verletzung der Schweigepflicht 2 3. Entbindung von der Schweigepflicht 2 4. Ausnahmen bei KWG 2 5. Ausnahmen im StGB 3 6. Anonyme Beratung von Kindern und Jugendlichen 3 7. Schweigerecht 3 8. Ausnahme standesrechtliche Schweigepflicht SGB I Sozialgeheimnis Beratung, Information und Datenschutz bei KWG Datenschutz allgemein Aktenführung und Datenschutz Datensicherheit Beratungsvertrag mit Beispielen Datenschutz Aufbewahrungsfristen Rechte der Betroffenen 5 Literatur 6 Glossar 7 Anlage 1: Entbindung von der Schweigepflicht 8 Anlage 2: Einwilligung Schriftverkehr 9 Anlage 3: Einwilligung für die interne Datenerfassung 10

2 1. Schweigepflicht nach 203 StGB Der Paragraph betrifft Berufspsychologen, Ehe-, Familien-Erziehungs- oder Jugendberater, Sozialarbeiter, Sozialpädagogen und ihre berufsmäßig tätigen Gehilfen. Sie unterliegen nicht der Schweigepflicht aufgrund ihres Berufes sondern kraft ihrer Tätigkeit in der Beratungsstelle. Vorsicht, bereits der Umstand, dass jemand eine Beratungsstelle in Anspruch nimmt, ist die Preisgabe von geheimen Personendaten!!! 2. Verletzung der Schweigepflicht Bei einer Verletzung der Schweigepflicht kann nur der/die Betroffene Strafanzeige erstatten und zwar nur innerhalb einer Frist von drei Monaten. Die Frist beginnt bei Bekanntwerden der Verletzung beim Geschädigten ( 77b Antragsfrist). Bei einem Verstoß gegen 203 StGB droht eine Geldstrafe oder Haft bis zu einem Jahr. Standes- oder arbeitsrechtliche Sanktionen können folgen. Der oder die Geschädigte kann Schadenersatzansprüche geltend machen. 3. Entbindung von der Schweigepflicht Die Einwilligung kann nur durch die vom Geheimnis betroffene Person erfolgen. Die Person muss über den Grund und die Konsequenzen aufgeklärt werden. Auch Minderjährige, die wissen, was Schweigepflicht ist und die Konsequenzen der Entbindung erfassen können, sind einwilligungsfähig. Bei Kindern unter 12 Jahren geht man davon aus, dass die notwendige Einsichtsfähigkeit fehlt. Pauschale Schweigepflichtentbindungen sind unwirksam. Siehe Beispiel-Formular zu 3. im Anhang. 4. Ausnahmen im Bundeskinderschutzgesetz Kindeswohlgefährdung und das Wissen um geplante Straftaten können die Schweigepflicht zu einer großen gefühlsmäßigen Belastung werden lassen! BKiSchG Art.1 KKG 4 Absatz 3 Die BerufsgeheimnisträgerInnen sind befugt, das Jugendamt zur Abwendung einer Gefährdung zu informieren und die erforderlichen Daten mitzuteilen. Die Betroffenen sind vorab darauf hinzuweisen. Es sei denn, der Schutz des Kindes oder des/der Jugendlichen wird durch mögliche Einschüchterung nach Offenlegung infrage gestellt. 8a Abs. 4 SGB VIII 2

3 Ausnahmen bei Kindeswohlgefährdung (KWG) 8a Abs. 4 SGB VIII Wird das Wohl eines Kindes als gefährdet wahr-genommen, muss eine Gefährdenseinschätzung im Team mit Leitung vorgenommen werden. Eine insoweit erfahrene Fachkraft ist hinzuzuziehen. Mit den Erziehungsberechtigten ist auf die Inanspruchnahme von Hilfen hinzuwirken. Erscheint das Kindeswohl durch die Information der Eltern gefährdet unterbleibt die Information an die Eltern Das Jugendamt wird informiert. 5. Ausnahmen im Strafgesetzbuch 34 Rechtfertigender Notstand Wenn eine gegenwärtige, nicht anders als durch den Bruch der Schweigepflicht abwendbare Gefahr für Leib, Leben, Freiheit, Ehre, Eigentum oder ein anderes Rechtsgut besteht. Diese Gefahr muss schwerer wiegen als der Schutz des Privatgeheimnisses. Sie muss ein angemessenes Mittel sein, um die Gefahr abzuwenden. Die Entscheidung basiert auf der Basis des eigenen Ermessens. 6. Anonyme Beratung von Kindern und Jugendlichen Aus 8, Abs. 3 SGB VIII ergibt sich für Kinder und Jugendliche ein eigener Rechtsanspruch auf Beratung ohne Kenntnis der Personensorgeberechtigten. In der Praxis kann von einer Not- und Konfliktlage ausgegangen werden, wenn das Kind, der Jugendliche eine Einbeziehung der Personensorgeberechtigten nicht wünscht. Bei der Schweigepflicht gilt die gleiche Regelung, wie bei Erwachsenen: Ohne eine schriftliche Einwilligung dürfen Dritte keine dem Vertrauensschutz unterliegenden Informationen bekommen. Dazu gehört bereits die Tatsache, dass ein/e Ratsuchende/r Beratung in Anspruch nimmt. 7. Schweigerecht Nach 376 ZPO braucht der Arbeitnehmer für die Aussage vor Gericht eine Aussagegenehmigung des Arbeitgebers, soweit seine Verschwiegenheitspflicht tangiert ist. Die Genehmigung ist dabei vom Prozessgericht selbst einzuholen. Die Aussage muss geeignet sein, die Erfüllung der Aufgaben der Institution ernstlich zu gefährden oder erheblich zu erschweren. Unterhalb dieser Schwelle muss der Arbeitgeber eine Aussagegenehmigung erteilen. 8. Unterlassene Hilfeleistung 323c StGB In Beratungsstellen vor allem bei Selbst- oder Fremdgefährung kann der medizinische/sozialpsychiatrische Dienst des Gesundheitsamtes eingeschaltet werden. In akuten Fällen: Vorgehen bei Einverständnis der KlientIn: Abholung durch Krankenwagen (nie selbst hinbringen!) Überprüfung durch zuständige Fachklinik Bei fehlender Krankheitseinsicht: Anruf der Polizei, sie veranlasst zur Not zwangsweise die ärztliche Diagnostik über Notarzt und/oder Klinik 3

4 Wichtig: Nur eine FachaerztIn kann die Verantwortung über die Diagnose Eigen- oder Fremdgefährdung übernehmen! Denk- oder Wahrnehmungsstörungen erlauben keine zwangsweise Unterbringung. Hier nur den medizinischen Dienst einschalten! SGB I Sozialgeheimnis Auch innerhalb des Leistungsträgers dürfen Sozialdaten nur Befugten zugänglich sein und an sie weitergegeben werden. 10. KKG 4 Beratung, Datenschutz und Information bei KWG Bei einer Beratung nach 8a werden die Daten anonymisiert über Pseudonymisierung. Im Falle einer KWG werden die Daten an das Jugendamt weitergeleitet. Zu Nachforschungen ist nur das Jugendamt berechtigt. Hier gilt der Untersuchungsgrundsatz nach 20 SGB X. 11. Datenschutz Die Beratungsstelle muss sicherstellen, dass Unbefugte keinen Zutritt haben zur Orten, an denen Daten verarbeitet werden Unbefugte keine Personendaten nutzen können, (das gilt auch für MitarbeiterInnen, die ohne eine entsprechende Notwendigkeit Umgang mit Personendaten haben) Die Weiterleitung von Personendaten sicher erfolgt, ohne Verluste oder Veränderung der Daten Nachvollziehbar ist, wer Personendaten eingegeben oder verändert hat Personendaten von zufälliger Zerstörung geschützt sind Regelungen in den SGB VIII für die Erziehungsberatung, dem SGB X Sozialgeheimnisgesetz und dem Kirchengesetz der EKD für Datenschutz Träger der öffentlichen Jugendhilfe, alle Sozialdienstleister, sowie freie Träger (Kirchen) müssen den Schutz personenbezogener Daten sicherstellen über Selbstverpflichtungen Vereinbarungen Vertragsgestaltung mir ihren Klientinnen Grundlagen des Datenschutzes in den Psychologischen Beratungsstellen Bei Psychologischen Beratungsstellen ist zuallererst die Einwilligung der ratsuchenden Person das Maßgebende. Diese Einwilligung ist Gegenstand des Beratungsvertrags. Allerdings darf von ratsuchenden Personen nur für solche Daten die Einwilligung zur Erhebung, Speicherung und Nutzung verlangt werden, die für die Durchführung der Beratung erforderlich sind: - Organisationsdaten (Anschrift, ) - Daten, die für eine anonyme Statistik erhoben werden - Aufzeichnungen des /der BeraterIn als Gedächtnisstütze 4

5 12. Aktenführung und Datenschutz Die Arbeitsgruppe auf der Klausur der Leiterkonferenz im Jahr 2007 zum Thema Datenschutz, Aktenführung und interne Hilfeplanung empfahl eine 3- geteilte Akte: erhobene Daten fachliche Daten (semi- öffentlich, dürfen keine Krankheitsbegriffe enthalten) anvertraute Daten 13. Datensicherheit der verwendeten EDV-Soft- und Hardware Bei einer Speicherung mit EDV muss der sichere Betrieb der verwendeten PCs, des Netzwerkes und der verwendeten Software gewährleistet sein: Verschlüsselungsverordnung Datensicherungsverordnung Computervirenschutzverordnung 14. Beratungsvertrag mit Einverständniserklärung Ohne Einverständniserklärung zur Erhebung von personenbezogenen Daten ist keine Beratung möglich, das heißt, diese Erklärung ist die Geschäftsgrundlage (siehe Beispiel im Anhang) Allerdings nur die für die Dienstleistung notwendigen Informationen 15. Datenschutz - Fristen für die Aufbewahrung von Daten Allgemeine gesetzliche Fristen für die Aufbewahrung von Beratungs- und Betreuungsunterlagen gibt es nicht. Zur Aufbewahrung von Unterlagen gilt die Regelung des 16 Abs.2 Nr. 2 DSG-EKD, wonach personenbezogene Daten ohne Rücksicht auf die Art der Verarbeitung zu löschen sind, wenn ihre Kenntnis für die verantwortliche Stelle zur Erfüllung der in ihrer Zuständigkeit liegenden Aufgaben nicht mehr erforderlich ist. In Fällen von sexuellem Missbrauch können sie den Verjährungsfristen entsprechen 30 Jahre ab dem 18. Geburtstag), bei Adoptionsverfahren sogar 60 Jahre. Unbedingt notwendig ist, dass der/die Betroffene über diese Aufbewahrungsdauer informiert ist!!! Aufbewahrungsfristen der verschiedenen Bestandteile der KlientInnenakten Sensible Daten sollen nach Beendigung der Beratung vernichtet werden, wenn dem nicht wichtige Gründe entgegen stehen: Wahrscheinliche Wiederaufnahme der Beratung => max. 1 Jahr dies gilt auf jeden Fall für die inhaltlichen Aufzeichnungen des /der BeraterIn grundsätzlich gilt dies auch für die Organisationsdaten, wenn nicht Kontrollbefugnisse entgegenstehen (z.b. Überprüfung der Verbuchungen für Statistik und /oder Abrechnung) Straftatsrelevante Daten (s.o.) 16. Rechte der Betroffenen Jeder hat ein Recht zu wissen, wer, was, wann und wozu über etwas über ihn weiß, ob und zu welchem Zweck auf seine Person bezogene Daten verwendet werden. Betroffene haben das Recht zu Auskunft über diese zu seiner Person gespeicherte Daten. Der/die Betroffene hat jedoch kein Recht auf einen Auszug oder Ausdruck der ihn oder sie betreffenden Daten. 5

6 LITERATUR Barabas, Friedrich, K.: Beratungsrecht. Ein Leitfaden für Beratung, Therapie und Krisenintervention. Frankfurt/M Bundeskonferenz für Erziehungsberatung e.v. (Hrsg.) : Rechtsgrundlagen der Beratung. Empfehlungen und Hinweise für die Praxis. Fürth Papenheim, Heinz-Gert: Schweigepflicht. Datenschutz und Zeugnisverweigerungsrecht im sozialcaritativen Dienst. Freiburg i.br DSG-ELK Datenschutzgesetz der evangelischen Landeskirche - Makus Pleyer 6

7 GLOSSAR SGB Sozialgesetzbuch StGB Strafgesetzbuch KiSchG Kinderschutzgesetz KKG Gesetz zur Kooperation und Information im Kinderschutz BDG Bundesdatenschutzgesetz LDG Landesdatenschutzgesetz DSG-EKD Datenschutzgesetz der evangelischen Kirche Deutschland DSG-ELK Datenschutzgesetz der evangelischen Landeskirche fachliche Daten (semi-öffentlich, dürfen keine Krankheitsbegriffe enthalten) anvertraute Daten (persönliche Daten) KWG Kindeswohlgefährdung ZPO Zivilprozessordnung 7

8 ANLAGE 1 Entbindung von der Schweigepflicht Ich Name, Geb.datum entbinde hiermit meine BeraterIn von der Schweigepflicht gegenüber Name wegen Grund Ort Datum BerateneR Datenschutzerklärung Es werden nur personenbezogene Daten weitergegeben, die zum Zweck der Beratung erforderlich sind. Sämtliche Daten werden stets vertraulich behandelt. Die Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt ohne ihre Einwilligung zu keinem Zeitpunkt. Entsprechend den bestehenden gesetzlichen Vorschriften teilen wir Ihnen auf Anforderung schriftlich mit, ob und welche personenbezogenen Daten von Ihnen bei uns gespeichert sind. Sie sind jederzeit berechtigt die Einwilligung zur Verwendung Ihrer Daten zu widerrufen. Widerrufsbelehrung Diese Entbindung von der Schweigepflicht ist freiwillig erfolgt und gilt bis zu ihrem Widerruf. Mir ist bekannt, dass ich diese Erklärung jederzeit widerrufen kann. Datum Unterschrift 8

9 ANLAGE 2 Einwilligung Schriftverkehr Ich (Name, Geb. Datum) bin damit einverstanden, dass die Beratungsstelle XY, Adresse zum Zwecke auf mich bezogene Daten an übermittelt. Ich bin jederzeit berechtig, die Einwilligung zur Verwendung dieser Daten zu widerrufen. Ort, Datum Unterschrift 9

10 ANLAGE 3 Einwilligung für die interne Datenerfassung bin damit einverstanden, dass die Ich (Name, Geb.-datum) Psychologische Beratungsstelle XY Daten über mich speichert, die für meine Beratung erforderlich sind. Ich bin darüber informiert, dass die Daten stets vertraulich behandelt und anonym im Rahmen einer Statistik, für Jahresberichte und zur Qualitätssicherung verwendet werden. Entsprechend den bestehenden gesetzlichen Vorschriften wird mir auf Anforderung schriftlich mitgeteilt, welche personenbezogenen Daten von mir bei der Beratungsstelle gespeichert sind. Ich bin jederzeit berechtigt die Einwilligung zur Verwendung dieser Daten zu widerrufen. Ohne meine Einwilligung erfolgt die Weitergabe meiner Daten an Dritte zu keinem Zeitpunkt. Ort, Datum Unterschrift 10