Projektmanagement - Sommersemester Vorlesungseinheit Planung

Transkript

1 Projektmanagement - Sommersemester Vorlesungseinheit Planung Vielen Dank an Herrn Prof. Dr. Urs Andelfinger für die Unterstützung bei der Vorbereitung sowie der Bereitstellung früherer Vorlesungsunterlagen. Diese wurden überarbeitet und durch eigene Unterlagen ergänzt. Norbert Paul Darmstadt,

2 Agenda Wiederholung / Quizfragen Die Planungsphase - Projektumfang - der Projektstrukturplan - Vorgehensmodelle - Meilensteinplanung 2

3 Wir können den Wind nicht ändern, aber die Segel anders setzen. Aristoteles Wir können den Wind nicht ändern, aber die Segel anders setzen - Aristoteles Was hat Projektmanagement mit einer Segelreise gemeinsam? 3

4 Projektmanagement Wiederholung - Quizfragen Was ist der Business Case eines Projektes? Was ist ein Ziel? Wie sollen Ziele definiert werden? Was ist das wichtigste Ergebnis der Initiierungsphase? 4 Projektmanagement - SS VE 1 & 2

5 Ziele müssen SMART sein Ziel: Gedanklich vorweggenommener zukünftiger Zustand. Spezifisch (Schriftlich) Messbar Attraktiv (Anspruchsvoll, Aktiv beeinflussbar) Realistisch Terminiert Leitfrage: Was genau wollen wir wann erreicht haben? 5

6 Quizfrage: Projektauftrag 6

7 Der Projektauftrag (Statement of Work) beschreibt inhaltlich die grobe Zielsetzung des Auftraggebers Der Projektauftrag macht das Projekt verbindlich: Die Auftraggeber verpflichten sich, die Ressourcen bereitzustellen. Der Projektleiter wird eingesetzt und ermächtigt das Projekt zu beginnen. Projektüberblick Motivation Projektauftrag Geschäftliche Ziele (optional) Projektumfang Kritische Erfolgsfaktoren Annahmen Beschränkungen Autoritäten und Meilensteine Finanzierung Entscheidende Meilensteine Projektsteuerung und Kontrolle Projektorganisation Projektstruktur Rollen und Verantwortungen Projekteinrichtungen und ressourcen 7 Projektmanagement - SS V3

8 Quizfrage: Annahmen 8

9 Quizfrage: Stakeholder Was sind Stakeholder in einem Projekt? Stakeholder sind alle Personen (oder Organisationen) die am Projekt direkt oder indirekt beteiligt oder vom Projektergebnis direkt oder indirekt betroffen sind. Sie sind in geeigneter Form am Projekt zu beteiligen ( Betroffene zu Beteiligten machen ). Welche Fragen sind von Bedeutung in Bezug auf die Stakeholder? Welche Interessen haben diese Beteiligten? Welche Macht zur Unterstützung oder zum Verhinderung haben die Beteiligten? Wie soll mit den Stakeholdern kommuniziert werden? Wieso sollte man immer nach den Auswirkungen des Projektes fragen? Projekte finden in einem Kontext des Unternehmens statt und bringen oft Änderungen, die berücksichtigt werden müssen. 9

10 Quizfrage: Projektrollen Was sind die wichtigsten Rollen im Projekt? Auftraggeber (Sponsor) erteilt den Projektauftrag und sorgt für die Rahmenbedingungen für eine effektive Projektabwicklung Projektleiter trägt die Verantwortung für das Projekt und ist für die Planung, die auftragsgerechte Durchführung, die Steuerung und Überwachung des Projektes zuständig. Er koordiniert, organisiert und kommuniziert die Projektarbeit. Projektteam: ist für die operative Abwicklung zuständig. Die verschiedenen Rollen im Team sollen am Anfang beschrieben werden, und können später detailliert werden. Lenkungskreis als Überwachungs- und Entscheidungsinstanz PMO / Stabstelle Wichtige Stakeholder: Kunden, Fachabteilungen, Betriebsrat u.a. etc. 10

11 Projektphasen Quelle: 11

12 Lerneinheit Die Planungsphase 12

13 Planung Planung ist die gedankliche Vorwegnahme der Durchführung des Projekts. Dadurch werden folgende Ziele angestrebt: Ermittlung realistischer Sollvorgaben für zu erbringende Arbeitsleistung die Termine den Ressourceneinsatz die Kosten frühe Fehlererkennung Dokumentation der Vorgaben Information aller Instanzen Erarbeitung von Messgrößen für Kontrolle und Steuerung 13

14 Gesamtübersicht ISO zu den Inhalten und Ablauf der Projektplanung bis zum Projekt(management)plan Quelle: ISO Die hier dargestellte Abfolge wird in der Praxis meist mehrfach iterativ durchzulaufen! 14 Projektmanagement - SS V5

15 Der Projektstrukturplan (PSP) / Work Breakdown Structure (WBS) legt das WAS? in einem Projekt detailliert fest und definiert verbindlich den inhaltlichen Rahmen 15

16 Ziel des PSP: Inhaltliche Vollständigkeit noch keine Ablaufplanung und Aufwandsschätzungen 1. Wichtigstes Ziel ist die Vollständigkeit aller Aktivitäten. 2. Einzelne Ebenen i. d. R. nur nach einem Prinzip detaillieren 3. PSP ausgewogen aufstellen (10x10 Matrix) 4. Risiken und Unklarheiten im PSP markieren und während des Projektverlaufs besonders darauf achten. 5. PSP soweit detaillieren, bis allen Aktivitäten jeweils genau ein Verantwortlicher zugeordnet werden kann. 6. Noch nicht die Reihenfolge der Aktivitäten darstellen. PSP dient ausschließlich der inhaltlichen Untergliederung. Quelle: Seibert

17 Die Arbeitspakete des Projektstrukturplans werden im Verlauf der Projektplanung weiter verfeinert Regeln/Kriterien für Arbeitspakete: Als Arbeitspakete (AP) bezeichnet man Teilaufgaben, die im Projektstrukturplan nicht weiter untergliedert werden. Bei der weiteren Projektplanung werden Arbeitspakete durchaus noch weiter in Arbeitsvorgänge bzw. Funktionen untergliedert. Jedes Arbeitspaket ist eine klar abgegrenzte, geschlossene Arbeitseinheit. Jedes Arbeitspaket weist ein genau spezifizierbares und überprüfbares Ergebnis auf und kann termin- und kostenmäßig überwacht werden. Jedes Arbeitspaket kann genau einem Verantwortlichen zugeordnet werden. Dieser sorgt für die Einhaltung der zugesagten Termine und Kosten und die Erbringung der vereinbarten Ergebnisse. Extern vergebene Aufgaben als getrennte Arbeitspakete führen. Jedes Arbeitspaket sollte eindeutig einer Projektphase zugeordnet werden. Typische Größenordnung eine Arbeitspakets: 0,5 bis 2 Personenmonate 17 Projektmanagement - SS V5

18 Aus dem Projektauftrag wird die Projektumfangsbeschreibung abgeleitet. Die Umfangsbeschreibung ergänzt und detailliert den Projektauftrag. Die Inhalte könnten auch in eine detaillierte Version des Projektauftrages integriert werden. 1 Anwendungsbereich 2 Projekt- und Projektprodukt-Ziele 3 Produktannahmekriterien 4 Projektumfang 4.1 Anforderungen 4.2 Grenzen 4.3 Liefergegenstände 5 Rahmenbedingungen 5.1 Annahmen 5.2 Einschränkungen 5.3 (Initiale) Risiken 6 (Initiale) Work Breakdown Structure (WBS) 7 Freigabeprozesse für Projektliefergegenstände und Endprodukt 18

19 Teilpläne des Projekt(management)plan Auf Basis der Projektumfangsbeschreibung (WAS?) können die weiteren Teilpläne erstellt werden, z.b. Vorgehensmodell (WIE?) Meilensteinplan (WANN?) Terminpläne (WANN GENAU? Abhängigkeiten) Aufwands- und Kostenschätzung (WIE TEUER?) Ressourcenplanung und Verantwortlichkeiten (WER?) Risikoregister Die genannten Planungs-Aktivitäten müssen in der Praxis iterativ durchlaufen werden, in der Regel nicht sequentiell möglich! 19 Projektmanagement - SS V5

20 Lerneinheit Vorgehensmodelle 20

21 Vorgehensmodelle zur Projektdurchführung Als Vorgaben für die grundsätzlichen Vorgehensweise zur Realisierung eines IT- Projektes dienen sog. Vorgehensmodelle. Ein Vorgehensmodell beschreibt der organisatorischen Ablauf in Phasen. Die Einteilung des Projektablaufs in Phasen erleichtert die Festlegung von Arbeitsschritten, Arbeitsresultaten, sowie die Kapazitäts-, Termin- und Kostenplanung. Eine Phase endet mit einem prüfbaren Phasenergebnis, dem Meilenstein. Ein Meilenstein ist ein definiertes, termingebundenes Ereignis. Phasen werden jeweils durch einen Meilenstein-Entscheid abgeschlossen. Durch den Meilenstein-Entscheid wird die Freigabe der Folgephase bedingt. 21

22 Sequentielle Modelle Rein Sequentielles Modell Wasserfallmodell (mit Rücksprüngen) 22

23 Inkrementelles Vorgehensmodell Ein komplexes IT- System wird in sinnvolle selbstständig entwickelbare Teile, die nacheinander oder parallel erstellt werden, aufgeteilt. Die Teilsysteme sollten möglichst früh einsetzbar sein bzw. zunächst als Prototypen (iterative Entwicklung) erstellt werden. In der ersten Ausbaustufe wird die Systemarchitektur entworfen. In mehreren Ausbaustufen entsteht dann das vollständige IT-System. Agile Entwicklungsmethoden basiert auf dem inkrementellen Modell. 23

24 Die Wahl des Vorgehens hängt von den Besonderheiten des Projektes ab. Quelle: CAP Gemini 24

25 Lerneinheit Meilensteine und Gantt-Chart 25 Projektmanagement - SS V5

26 Meilensteine geben die Eckpunkte für die Projektplanung vor und dienen auch der (groben) Projektsteuerung Unter einem Meilenstein versteht man das Erreichen eines definierten Sachergebnisses oder den Eintritt einer definierten Arbeitsvoraussetzung. Meilensteine repräsentieren einen wesentlichen Fortschritt im Projektverlauf liefern einen schnellen Überblick über die Eckpunkte des Projekts ermöglichen eine objektive Ermittlung/Darstellung des Projektstatus sind Ereignispunkte. Als solche wird ihnen im Projektplan kein Arbeitsaufwand und keine Bearbeitungsdauer zugewiesen. Zur Definition eines Meilensteins gehören: Meilensteinname Ggf. Meilensteinverantwortlicher (falls nicht Projektleiter) Meilensteintermin Meilenstein-Ergebnisse (z.b. Dokumente, Prototypen etc.) Quelle: Seibert Projektmanagement - SS V5

27 Der Meilensteinplan wird aus Phasenmodell und dem PSP entwickelt. # Meilenstein Name / Beschreibung Baseline Start Baseline Fertigstellung Voraussichtlicher Start Voraussichtliche Fertigstellung Status (Nicht begonnen, Begonnen, Im Plan, Hinter Plan, ) Aktuelle Fertigstellung Abhängigkeiten Anmerkungen M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 M13 M14 M15 Pflichtenheft Adressbuchtool ist erstellt Arbeitspakete aus dem PSP geben Anhaltspunkte für Meilensteine, weil sie klare inhaltliche Abgrenzungen haben (sollten). 27 Projektmanagement - SS V5

28 Grundform des Meilensteinplans (ohne Zusatzinformationen für die weitere Fortschrittskontrolle) # Meilenstein Name / Beschreibung Fertigstellung M1 Pflichtenheft Adressbuchtool ist erstellt M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 M13 M14 M15 28 Projektmanagement - SS V5

29 Arbeiten mit Meilensteinen Meilensteine bilden nicht nur eine wichtige Planungsgrundlage, sondern auch die Grundlage für die Highlevel -Steuerung von Projekten. Dazu finden zu den geplanten Meilensteinterminen Meilensteinsitzungen statt, auf denen Meilensteinentscheidungen über die generelle Projektzukunft getroffen werden. Typische Entscheidungen sind nebenstehend abgebildet. Bei Phasenübergängen werden diese Termine auch oft Quality Gates genannt 29 Projektmanagement - SS V5

30 Das Gantt-Diagramm veranschaulicht die Abbildung der Meilensteine, Arbeitspakete und Vorgänge auf die Zeit In einer ersten Iteration können die Dauern einheitlich z.b. auf 1 Tag gesetzt werden Dafür können schon die logischen Abhängigkeiten eingetragen werden. Diese Informationen werden dann später mit Zeitschätzung verfeinert und iterativ mit dem Meilensteinplan abgestimmt. Eine andere Darstellungsform sind Netzpläne. Quelle: Accenture 30 Projektmanagement - SS V5

31 Beispiel eines einfachen Gantt-Diagramms 31 Projektmanagement - SS V5