Die Carsharing-Systemsoftware EBuS

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1 0pt0.4pt 0.4pt0.4pt 0pt0.4pt 0pt0.4pt Anwenderhandbuch Claudia Kempka, Dirk Hillbrecht, Mariana Pankova-Kumm, Johanne Miesenberger, Claus Steinort 28. Januar 2013

2 28. Januar 2013 INHALTSVERZEICHNIS i Inhaltsverzeichnis I Einführung 3 1 Einleitung 4 2 Installation 6 3 Der erste Start 8 4 Externe Hilfsprogramme Browser, OpenOffice & LibreOffice, PDF-Anzeige Ausdruck von PDF-Dateien II Programmfunktionen 14 5 Der grundlegende Aufbau Das Hauptprogrammfenster Die Menüleiste Stammdatentabellen Das Menü "EBuS" Mitarbeiter anmelden (Endkunden anmelden) (Serververbindung schließen) (Weitere Serververbindung) (Sprache ändern...) Einstellungen Darstellung Metall-/Kunststoffeinstellungen Verbindung (Datentransfer) (Lokale Hilfsprogramme) (Drucken) (Beenden) Das Menü "Info/Setup" Statistiken Basis-Kennzahlen Letzte Nutzung Punktuelle Auslastung Auslastungsverläufe (Einfacher Umsatz) (Serverinformationen) Zugangssystem-Überwachung (Bankdaten abfragen) Persönliche Einstellungen und Passworte ändern (Anbieterdaten bearbeiten) (Kommandozeile) (Globale Benachrichtigungen) Invers-CUCM-Verbindungen bearbeiten (Einzelverbindungsnachweise auswerten) (Allgemeine Dokumentation einspielen) (Bankleitzahlen einspielen)

3 28. Januar 2013 INHALTSVERZEICHNIS ii 8 Das Menü "Buchen" Buchen Kunde anmelden Kundendaten anzeigen Kundenmenü Neue Buchung, Buchungsziel Vorauswahl Alternativen Buchung bestätigen Buchung ändern Buchungsende ändern Unterkunde ändern (Unterkunde) Änderung bestätigen Buchungen betrachten Buchungsbemerkung Buchungslisten erzeugen Das Menü "Stammdaten" Buchungszielgruppen (Standortdialoge (selbstdefiniert)) Standorttabellen Städte Stadtteile Standorte (Buchungszieldialoge (selbstdefiniert)) (Buchungszieltabellen) Buchungszieltypen Buchungszielprodukte Buchungsziele Buchungsziel-Standort-Zuordnungen (Buchungsziel-Preisgruppen-Zuordnungen) (Buchungszielpreisgruppen) (Buchungsziel-Tachometerstände) (convadis-bordcomputer) (convadis-bc-buchungsziel-zuordnungen) (Realobjektdialoge (selbstdefiniert)) (Realobjekttabellen) (Buchungszielprodukte) (Realobjeke) (Realobjekt-Buchungsziel-Zuordnungen) (Realobjekttabellen-Tachometerstände) Zugangssysteme (Invers BCKM) (Invers BCKM/Buchungsziele) (Invers BCKM/Realobjekte) Invers BCSA (Invers BCSA/Buchungsziele) (Invers BCSA/Realobjekte) (Invers Keymanager) (Invers Keymanager/Standorte) (convadis BC) (convadis BC/Buchungsziele) (convadis BC/Realobjekte) Tankkarten, Kraftstoffarten und Batterien Tankkartenanbieter

4 28. Januar 2013 INHALTSVERZEICHNIS iii Tankkarten Tankkarten-Buchungsziel-Zuordnungen Tankkarten-Realobjekt-Zuordnungen Kraftstoffarten Buchungsziel-Kraftstoff-Zuordnungen Realobjekt-Kraftstoff-Zuordnungen Batterietypen Buchungsziel-Batterie-Zuordnungen Realobjekt-Batterie-Zuordnungen Buchungszieltyp-Standardalternativen einrichten Buchungsziel-/Realobjektattribute Stammdaten-/Anbieterbemerkungen CSV-Datenim- und -export (ungefiltert) CSV-Datenimport CSV-Datenexport Das Menü "Kunden" (Kundendialoge (selbstdefiniert)) Kundendaten (Basisdaten) (Kommunikation) (Zugangskarte) (Kartenzuordnung) (Berechtigungen) (Ausprägungen) (Rechnungsempfänger) (Preisgruppen) (Fixkostenbelege) (Explizite Belege) Gutscheine (Rechnungskonten) (Zusätzlich) Passworte Abo-Buchungen (Preisgruppen einrichten) Zugangskarten verwalten Kunden aus Schlüsselkartenseriennummer ermitteln Rundschreiben verwalten Ein -Rundschreiben erstellen Anhänge für ein -Rundschreiben verwalten Ein -Rundschreiben versenden Einzelversand eines -Rundschreibens Kundennachrichten bearbeiten Das Menü "Abrechnung" Fahrtdaten bearbeiten Dialogaufbau Fahrtdaten bearbeiten Explizite fahrtabhängige Belege Buchungsbemerkungen Abrechnungstest Aufgaben Tankbelege erfassen Fahrtauswahl (Filter) Tankbelege erfassen

5 28. Januar 2013 INHALTSVERZEICHNIS iv 11.3 Tankkosten erstatten Tankrechnungen betrachten und importieren Fahrten abrechnen Belege zuordnen Rechnungen erstellen und verwalten Rechnungsauswahl Rechnungstabelle Rechnungsvorschau Vorläufige Verbuchung Endgültige Verbuchung Rechnungsversand DTA und Buchhaltung Stornierung Bankexportdateien abrufen Buchhaltungsdateien abrufen Preisgruppen, Kostenarten, Konten Preisregeln Preisregeln-/ gruppen-zuordnung Kostenarten MwSt.-Sätze MwSt.-Werte Buchungskonten Rechnungstypen Rechnungssteller Rechnungskonten Gutscheinarten Gutschein-Kostenart-Zuordnungen Rechnungsformulare verwalten Fixkostenregeln und -zuordnungen Fixkostenregeln Werte von Fixkostenregeln Zuordnung Ausprägung-Fixkostenregel Fixkostenbelege Das Menü "Aufgaben" Neue Aufgabe Aufgabe bearbeiten Suchschema Aufgabe bearbeiten Aufgabenbereiche (Aufgabentypen) Benachrichtigungen über Aufgabenänderungen Das Menü "Verwaltung" Anbietereinstellungen bearbeiten Allgemein Abrechnung Bank-Exporte Datev-Schnittstelle (Zahlungsmanagement) (Buchungsaufgaben) (Abrechnungsaufgaben) Tankrechnungsaufgaben (Buchungsbenachrichtigungen) (Roland-Interface)

6 28. Januar 2013 INHALTSVERZEICHNIS v (convadis-schnittstelle) Invers/CUCM-Schnittstelle (Drive-IT-Schnittstelle) (Webbuchungen) Zugriffsrechte verwalten Stammdaten Login Zugriffsrechte Aufgabenbereiche (Nachrichtenempfang konfigurieren) Handbücher einspielen Bedienprotokolle abrufen (Kategorien und Ausprägungen) (Kategorien) (Ausprägungen) (Stammdatenerweiterungen) (Stammdatendialoge konfigurieren) Stammdatenfilter verwalten (Filtervariablen) Stammdatenfilter (Textvorlagen bearbeiten) Kraftstoffzuordnungen bearbeiten (Roland-Interface ansteuern) (Quernutzungsrechnungsziele festlegen) (Quernutzungsbuchungszieltypen zuordnen) (Quernutzungskostenarten zuordnen) (Nicht zugeordnete Fahrtdaten bearbeiten) XML-Dateien bearbeiten (Skriptprogramme bearbeiten) (Standard-Abrechnungsskripte festlegen) (Serverskript ausführen) (Clientskripte) (Ereignis-Script-Zuordnungen) Reports anzeigen Das Menü "Fenster" Das Menü "Hilfe" EBuS-Handbuch für Administratoren Endkunden-Handbuch des Anbieters Über die Java-Umgebung Über EBuS Management Center Eigene Internet-Adresse anzeigen III Web-Schnittstellen EBuS Web-Interface EBuS Web-Application Liste von unterstützten Browsern Dokumentation EWI2/ EWA 291 IV Konzepte 292

7 28. Januar 2013 INHALTSVERZEICHNIS vi 19 Die Stammdaten in EBuS Kundenstammdaten und verwandte Tabellen Kundenidentifikation und Kundennummer Die Stammdatentabellen Tabellenreferenz für die Kundenverwaltung (Kunden und Personen) Strukturierte Nutzer (Die laufende Nummer von Stammdatensätzen) (Das EBuS-Koordinatensystem für Standorte) (Stammdaten- und Anbieterbemerkungen) Buchungsziele und Realobjekte Zugangssystemdaten Schlüsselkartenverwaltung Das Cocos-Zugangssystem der Firma Invers (Das Zugangssystem von convadis) (Das Drive-IT-System von Cybit) Die alte Zugangssystemansteuerung (Das Buchungsmodul) (Die Darstellung von Buchungen) (Die Datenfelder einer Buchung) Zusätzliche Buchungseigenschaften (Buchungsgeschichten) Buchungsbemerkungen (Buchungstypen) (Buchungsmodelle) Abrechnen in EBuS Abrechnungs-Engines groovy-abrechnungsskript Tarifdefinition Konfigurationsdefinition Belegtypen Abrechnungszustände Buchungen/Fahrten Belege Rechnungen Fälligkeiten Rechnungsempfänger Rabatte Kostenarten MwSt.-Sätze und -Werte Rechnungstyp Rechnungssteller Rechnungsnummer Vorbereiten der Abrechnung Variablen in der Rechnungsmaske Fahrtdaten bearbeiten Fahrten abrechnen Tankbelege Erstattungsbelege Tankkontrolle Belegzuordnung Fixkosten Das Konzept der Fixkostenberechnung

8 28. Januar 2013 INHALTSVERZEICHNIS vii Intervallberechnung Grenzintervalle Wertänderungen Fixkostenbelege löschen Freistellung Fixkostenverwaltung - Leitfaden Rechnungsausgabe Gutscheine Leitfaden Gültigkeitszeitraum Interne Behandlung von Gutscheinen Vorbereiten des Rechnungsversands DTA-Export DTA-Export für die Buchhaltung Buchhaltungsexport Stornierung Inkonsistenzen und Änderungen an Kundenstammdaten und buchhaltungsrelevanten Größen Irrelevante Rechnungen Logische Verknüpfungen Aufgaben Vorteile und Nutzen des Aufgabenmanagements Aufbau des Aufgabenmanagements Benachrichtigungssystem Wege der Benachrichtigung Abhängigkeit vom Login-Status Löschen und Verstecken - Die "Obsolet"-Markierung Poolbuchung Poolbuchung: Vorüberlegungen, Voraussetzungen Poolbuchung: Besonderheiten im Betrieb E-Mobile und EBuS Autostorno an Invers BCSA und Keymanagern 403 V Bedienabläufe Eine interne Buchung durchführen Einen Fahrzeugpool einrichten Durchreichen der MwSt. in EBuS Buchungsveränderung über einen Invers BCSA Voraussetzungen Bedienablauf Abrechnung Abgrenzung zum vorzeitigen Buchung beenden Instant Access bei Invers-Systemen Instant Access am Invers Keymanager Instant Access am Invers BCSA

9 28. Januar 2013 INHALTSVERZEICHNIS viii 33 Inspektionsskript einrichten Das groovy-abrechnungsskript anpassen Anpassungsmöglichkeiten der Tarifdefinition Anpassungsmöglichkeiten der Konfigurationsdefinition VI Journal 433

10 28. Januar Anleitung und Hilfesystem zur Carsharing-Systemsoftware "EBuS" Hinweis: Dieses Dokument entsteht gerade. Leider existiert noch die eine oder andere Lücke. Bei leeren oder fast leeren Abschnitten ist der Titel (eingeklammert). Diese Dokumentation dient als Anleitung und als Hilfesystem für das Elektronische BuchungsSystem EBuS. Der Inhalt wird sowohl als Onlinehilfe im Programm direkt zur Verfügung gestellt als auch als strukturierte Webseite und als PDF-Datei in klassischer Dokumentationsform. Die Dokumentation ist in mehrere Bereiche gegliedert: Im ersten Abschnitt Einführung (siehe Abschnitt I auf S. 3) beschreiben wir die Grundlagen (siehe Abschnitt 1 auf S. 4) des gesamten Systems, seine Installation (siehe Abschnitt 2 auf S. 6) auf einem Computer und schließlich, wie EBuS beim ersten Start (siehe Abschnitt 3 auf S. 8) betriebsbereit gemacht wird. Der darauffolgende Abschnitt beschreibt sämtliche Programmfunktionen (siehe Abschnitt II auf S. 14) des EBuS anhand der auf dem Bildschirm sichtbaren Bedienmasken und ihrer Bedienelemente. Dieser Teil ist die zentrale Anlaufstelle für die Onlinehilfe-Funktion, die zu jeder Bedienmaske zusätzliche Informationen bereitstellt. Dieser Abschnitt ist momentan noch im Aufbau. Die Web-Schnittstellen (siehe Abschnitt III auf S. 289) von EBuS sind Gegenstand des dritten Abschnitts dieser Dokumentation. In diesem Bereich des Handbuches werden das EBuS Web Interface (EWI) und die EBuS Web Application (EWA) näher behandelt. Dieser Abschnitt ist momentan noch im Aufbau. Im vierten Abschnitt sind die Beschreibungen der Konzepte und Verfahren (siehe Abschnitt IV auf S. 292) zusammengefasst, die im EBuS verwendet werden. Die Texte gehen losgelöst von den Bildschirmmasken auf die Ideen ein, die hinter den einzelnen Bedienschritten stehen und die sie verbinden. Dieser Abschnitt ist momentan noch im Aufbau. Der nachfolgende Abschnitt behandelt verschiedene Bedienabläufe (siehe Abschnitt V auf S. 405) in EBuS. Diese können als Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung und Durchführung komplexer Abläufe in EBuS gesehen werden. Im Gegensatz zu dem Abschnitt Programmfunktionen (siehe Abschnitt II auf S. 14), der streng nach einzelnen Menüpunkten und den entsprechenden Dialogen gegliedert ist, verlassen die Bedienabläufe diese strikte Trennung und gehen übergreifend auf die relevanten Dialoge ein. Dieser Abschnitt wird kontinuierlich ausgebaut. Änderungen der Dokumentation werden im Journal (siehe Abschnitt VI auf S. 433), dem sechsten Abschnitt festgehalten. Das Journal bietet einen Überblick der Ergänzungen und Erweiterungen dieser Dokumentation und ermöglicht es Ihnen schnell und einfach auf dem Laufenden zu bleiben. Insbesondere die Beschreibungen der Programmfunktionen und der Konzepte sind untereinander sehr eng verzahnt: Die Beschreibung einer Bildschirmmaske verweist jeweils auf die relevanten Konzeptartikel, die auf die Mechanismen rund um diese Maske eingehen; umgekehrt gibt es in den Konzeptartikeln natürlich jeweils Verknüpfungen zu den genauen Beschreibungen der Bildschirmmasken. Warnungen, Hinweise und Beispiele In diesem Handbuch finden sich an den verschiedensten Stellen besondere Warnungen, Hinweise und Beispiele für den Umgang mit EBuS. Diese sind besonders ausgezeichnet: Warnung Warnungen sind in den Online-Dokumenten rot hinterlegt. Hinweise Tipps haben eine hellblaue Hintergrundfarbe. Beispiel Beispiele schließlich werden in hellgrün hervorgehoben. In der PDF-Version der Dokumentation können diese Auszeichnungen etwas anders aussehen.

11 28. Januar Lesefaden Im Prinzip ist diese Dokumentation so strukturiert, dass man sie von vorn nach hinten durchlesen kann. Da sie allerdings nicht nur als reiner Fließtext, sondern auch in Form voneinander weitgehend unabhängiger Onlinehilfetexte genutzt wird, können die einzelnen Kapitel und Unterkapitel auch relativ problemlos unabhängig voneinander betrachtet werden. Wir empfehlen bei Interesse insbesondere den ersten und dritten Abschnitt zur Lektüre. Der vierte Abschnitt beschreibt sehr detailliert Bedienabläufe und ist auch sehr empfehlenswert. Zugegebenermaßen finden sich im zweiten Abschnitt allerdings die meisten Bilder... Über diese Dokumentation Diese Dokumentation wird vollständig mit Open-Source-Software erstellt. Hauptbearbeitungsprogramm ist der HelpSetMaker zur Erstellung von Online- und schriftlichen Dokumentationen. Die Bildschirmfotos und Grafiken werden mit Gimp, OpenOffice Draw sowie Inkscape erzeugt und bearbeitet. Zur Erzeugung der druckbaren PDF-Version dient pdflatex.

12 28. Januar Teil I Einführung Dieser erste Abschnitt der Dokumentation vermittelt Ihnen die Grundlagen des Elektronischen Buchungssystems. Er soll Ihnen zeigen, wie das System aufgebaut ist und wie es im Allgemeinen funktioniert. Sie erfahren, wie sie die nötigen Programmkomponenten auf Ihrem Computer installieren können und werden in dieser Einführung vom ersten Start des Programmes bis zur ersten Anmeldung in das System begleitet. Hier erhalten Sie das Rüstzeug für den Inhalt der folgenden Dokumentation. Sie sollten diesen Abschnitt auf jeden Fall lesen, wenn Sie noch nicht mit EBuS vertraut sind, jedoch auch langjährige Anwender können an der einen oder anderen Stellen der Dokumentation noch Neuigkeiten erfahren.

13 28. Januar Einleitung 4 1 Einleitung EBuS wurde entwickelt als Software zur Verwaltung von Carsharing-Geschäften, entsprechend sind seine Funktionen strukturiert. Die Hauptkomponenten sind: Stammdatenverwaltung: Alle Informationen rund um Kunden, Fahrzeuge und Stellplätze. EBuS kann für jede dieser Objektarten beliebige Informationen speichern und in späteren Prozessen benutzen. Buchen: Ursprünglich als Buchungssystem angelegt, ist dies eine der Kernkompetenzen von EBuS. Der Grundsatz lautet Kunden buchen Fahrzeuge. Im Detail ist dies aber beliebig komplex. Zugangssystemansteuerung: Carsharing-Fahrzeuge sind heutzutage häufig mit Zugangssystemen ausgestattet, die nur dem berechtigten Kunden das Fahrzeug öffnen sollen. EBuS kann verschiedene dieser Systeme ansteuern und Rückmeldungen direkt anzeigen oder weiterverarbeiten. Kostenberechnung: Die Nutzung eines Fahrzeuges verursacht dem Nutzer bestimmte Kosten, die aus der Preisliste des Anbieters ermittelt werden. EBuS bietet für diese Preisberechnung verschiedene Module, deren flexibelstes auch die kompliziertesten Preislisten mit beliebig vielen Sonderfällen abbilden kann. Rechnungsversand: Wenn die Fahrt- und sonstigen Kosten ermittelt wurden, muss der Kunde davon in Kenntnis gesetzt werden. EBuS erzeugt Rechnungen und verschickt sie wahlweise per oder druckt sie aus. Für das deutsche Lastschriftverfahren werden dann DTA-Dateien erzeugt und schließlich Exportdateien im Datev-Format, die in das Buchhaltungsprogramm eingelesen werden können. Fixkosten: Monats-, Jahres- oder sonstige regelmäßige Gebühren können ebenfalls in EBuS verwaltet werden. Die entsprechenden Rechnungsposten fließen entweder in die normalen Rechnungen ein oder werden separat gehalten. Bei sogenannten Dauerschuldverhältnissen kann sogar komplett auf den Versand einer Rechnung verzichtet werden, stattdessen werden die (v.a. steuerlich) relevanten Informationen direkt auf dem Bankeinzug vermerkt. Aufgabenverwaltung: Welcher Mitarbeiter muss sich um welches Fahrzeug kümmern, wurde das erledigt, gab es Probleme - vor allem in größeren Arbeitsgruppen und bei größeren Fuhrparks sind diese Fragen nicht immer einfach zu beantworten. EBuS integriert eine Aufgabenverwaltung, in der solche Informationen hinterlegt werden und nachvollziehbar bleiben. EBuS ist eine sogenannte Client-Server-Anwendung, das heißt, es gibt einen zentralen Rechner, den sogenannten Server, auf dem alle Informationen hinterlegt sind. Mehrere Bediener greifen dann, auch gleichzeitig, auf diesen Server zu und fragen die Daten, Buchungen und anderen Informationen ab oder ändern sie. Je nach Anwendungsfall gibt es verschiedene Client-Programme. Insgesamt besteht eine EBuS-Installation aus technischer Sicht aus bis zu vier verschiedenen, nachfolgend beschriebenen Komponenten. Abbildung 1: EBuS-Basisstruktur

14 28. Januar Einleitung 5 Der EBuS-Server Wie beschrieben arbeitet der Server im Hintergrund. Heutige Installationen platzieren den Server üblicherweise in einem Rechenzentrum mit hochausfallsicherer Internetanbindung. Weder der Kunde noch cantamen hat dann direkten physikalischen Zugang zu der Hardware. Alle Zugriffe erfolgen über das Internet und alle Bediener sind auf dieser Ebene gleich, d.h. sowohl der zentrale Serveradministrator als auch der kleinste Carsharingnutzer verwenden denselben Kommunikationskanal zum Server. Ein EBuS-Server kann intern verschiedene Methoden zur Daten- und Ausfallsicherheit implementieren und eine auf das Arbeitsaufkommen angepasste Hardware verwenden. Nach außen ist davon aber, ggf. bis auf Geschwindigkeitsunterschiede, nichts zu sehen - jeder EBuS-Server arbeitet nach dem gleichen Schema. Schließlich kann sich der EBuS-Server noch durch verschiedene Zusatzmodule flankieren. Die wichtigsten sind hierbei sicherlich die Adapter für die verschiedenen Zugangssysteme. Auch diese Zusatzmodule treten nach außen nicht selbständig in Erscheinung, sie sind stattdessen vollständig durch den Server gekapselt. Im EBuS ist der Server die oberste Wächterinstanz über die Datenintegrität. Der Anwender identifiziert sich gegenüber dem Server mit seinem Login und kann dann nur auf die Funktionen zugreifen, für die er freigeschaltet ist. Dabei ist irrelevant, welche Funktionen das Client-Zugriffsprogramm beherrscht - der Server prüft jede Anfrage darauf, ob sie erlaubt ist oder nicht und verweigert ggf. einfach die Ausführung. Die Schnittstelle des Servers kann deshalb ohne Sicherheitsprobleme offen gelegt sein. Das EBuS Management Center Das größte und für die Fuhrparkverwalter wichtigste Clientprogramm ist das EBuS Management Center. Es bietet Zugang zu allen Funktionen des EBuS-Servers, die für den angemeldeten Bediener zugänglich sind. Man kann durchaus sagen, dass das Management Center für den normalen Bediener synonym mit EBuS ist. Das EBuS Management Center ist nach heutiger Sprachregelung ein sogenannter Rich Client. Das heißt, es handelt sich um ein richtiges Programm, das am Arbeitsplatz eines Bedieners installiert werden muss. Das EBuS Management Center verwendet dabei Java-Technologie und kann deshalb weitgehend unabhängig vom Betriebssystem auf dem Arbeitsplatzrechner eingesetzt werden. Der EBuS User Client Als kleinen Bruder vom EBuS Management Center gibt es noch den User Client. Diese abgespeckte Version des Programmes stellt nur diejenigen Funktionen zur Verfügung, die ein Carsharing- bzw. Fuhrparkkunde benötigt, um für sich selbst Fahrzeuge buchen zu können. Auch der EBuS User Client ist ein Java-Programm, das auf dem Arbeitsplatzrechner des jeweiligen Kunden installiert werden muss. Das EBuS Web Interface Nicht jeder Fuhrparknutzer kann oder will ein Zugriffsprogramm auf seinem Rechner zum Buchen der Fahrzeuge installieren. EBuS stellt deshalb auch einen rein browser-basierten Zugang zur Verfügung, der allerdings nur zur Buchung eigener Nutzungen direkt durch den Kunden verwendet werden kann. Technisch gesehen greift das Webinterface über Befehle auf den EBuS-Server wie jeder andere Client zu und wickelt sämtliche Interaktionen mit dem Anwender über dessen Browser ab. Für den Kunden sind diese Interna unsichtbar: Er benötigt bei dieser Zugriffsmethode lediglich einen Webbrowser (also Programme wie Firefox, Chrome, Opera oder den Internet Explorer) und kann jederzeit darüber auf seine Buchungen zugreifen.

15 28. Januar Installation 6 Die EBuS Web Application Auch für die mobile Nutzung z.b. mit dem Smartphone stellt EBuS einen Zugang in Form einer Web Application zur Verfügung, der ebenso nur zur Buchung eigener Nutzungen direkt durch den Kunden verwendet werden kann. Andere Clientprogramme Da der EBuS-Server über eine definierte Schnittstelle mit der Außenwelt kommuniziert, ist es möglich, andere Client-Programme für den Zugriff auf den Server zu entwickeln. Verschiedentlich ist das passiert, zum Beispiel zur Anbindung von integrierten Mobilitätsdienstleistungen im Rahmen von Verkehrsverbünden oder zur telefonischen Sprach- oder Tonsignalsteuerung. Dieses Handbuch beschreibt in seinen Hauptteilen die Funktionen des Elektronischen Buchungssystems anhand des EBuS Management Centers. Für die anderen Systemkomponenten gibt es unabhängige Dokumentationen. Insbesondere ist nicht Bestandteil dieser Dokumentation, wie man einen EBuS-Server aufsetzt und betreibt. 2 Installation Um als Administrator oder Fuhrverwalter mit EBuS arbeiten zu können, muss das Management Center auf dem Arbeitsplatzrechner installiert werden. Dieser Schritt ist im Prinzip einfach und besteht im Idealfall aus genau einem Mausklick. In diesem Abschnitt wollen wir die einzelnen Schritte beschreiben, die zur Installation nötig sind - auch in den Fällen, in denen es mit einem einzelnen Mausklick nicht getan ist. Java Das EBuS Management Center ist ein Java-Programm. Das bedeutet, dass zu seiner Ausführung eine sogenannte Java-Laufzeitumgebung auf dem Arbeitsplatzrechner vorhanden sein muss. Auf vielen Computern, insbesondere Linux-Rechnern, ist das heutzutage schon im Auslieferungszustand der Fall. Ansonsten ist die Installation auf Linux- oder Windows-Rechnern üblicherweise unproblematisch und kann über die Java-Webpräsenz von Sun unter vorgenommen werden. Das EBuS Management Center benötigt mindestens Version 5.0 der Java-Laufzeitumgebung. Bis auf weiteres läuft das Programm auch unter der Vorgängerversion 1.4, es erscheinen dann aber Warnmeldungen beim Start. Wenn immer möglich sollten Sie die aktuelle Version 5.0 der Laufzeitumgebung verwenden. Wenn Sie Java 6.0 installiert haben, benötigen Sie mindestens die zweite Update-Version ( 6u2 oder ) vom Juli Die vorangehenden Versionen von Java 6 ( 6 und 6u1 bzw und ) haben einen Fehler, durch den ab dem zweiten Start der Start über Java Web Start mit einer recht kryptischen Fehlermeldung abbricht, noch bevor das EBuS-Programm überhaupt gestartet ist. Sollten Sie nur eine dieser Versionen verfügbar haben und weder upgraden noch auf Java 5.0 zurückgehen können, verwenden Sie übergangsweise die JAR-Datei- Version des EBuS Management Centers. Wenn Sie mehrere Java-Programme auf dem Arbeitsplatz anwenden, die unterschiedliche Versionen der Laufzeitumgebung benötigen, können Sie diese im Prinzip parallel installieren. Unter Java Web Start wird beim Start jedes Programmes automatisch die korrekte Laufzeitumgebung ausgewählt. Bei lokal vorliegenden Programmen nimmt üblicherweise die Installationsroutine des Programmes die Verbindung mit der korrekten Laufzeitumgebung vor - wenn das Programm nicht sowieso seine eigene Laufzeitumgebung mitbringt. JAR-Datei und Java Web Start Das EBuS Management Center (und übrigens auch der EBuS User Client) wird auf zwei verschiedene Arten zum Download angeboten: Einmal als komplette Datei mit der Endung JAR und einmal über das Java Web Start - System. Beide Versionen sind vom Funktionsumfang her identisch.

16 28. Januar Installation 7 Bei Download als JAR-Datei wird eine einzelne Datei auf Ihren Rechner geladen. JAR steht dabei zum einen für Java-ARchiv und ist zum anderen das englische Wort für Konservenglas. In der Tat benötigen Sie nichts außer dieser Konserve, um das EBuS Management Center zu starten. Sie können die Datei an einer beliebigen Stelle auf Ihren Rechner legen, unter Windows bietet sich zum Beispiel das Verzeichnis Eigene Dateien oder sogar die Arbeitsoberfläche an. Dann starten Sie das Programm durch einfaches Anklicken. Auch bei Java Web Start wird das EBuS Management Center auf Ihren Arbeitsplatzrechner kopiert und dort gestartet. Allerdings wird dieser Prozess durch das Webstart-System kontrolliert, sodass Sie davon nur wenig mitbekommen. Sie klicken auf der cantamen-webpräsenz einfach auf den Verweis Programm starten (daher kommt der Begriff Web Start ) und der Download und Start beginnt ohne weiteres Zutun. Zusätzlich prüft Webstart, ob seit dem letzten Start Updates des EBuS Management Center veröffentlicht wurden und lädt diese ebenfalls automatisch herunter. Üblicherweise muss dabei nicht das gesamte Programm erneut heruntergeladen werden, sondern nur die geänderten Teile. Java Web Start bietet unter Windows beim zweiten Start des Programmes von sich aus an, einen Link auf die Arbeitsoberfläche oder ins Startmenü zu legen. Über die Webstart-Konsole lässt sich dies aber auch später noch nachholen. Wir empfehlen mittlerweile stets Java Web Start für den Download des EBuS Management Centers zu verwenden. Die Handhabung ist sehr einfach und es kommt garantiert immer die neuste Programmversion zum Einsatz. JAR-Dateien können in größeren, zentral gepflegten Installationen von Vorteil sein oder bei sehr schmalbandiger Internetanbindung, da sich die automatischen Update-Downloads nicht oder nur mit Tricks verhindern lassen. Es ist auch möglich, zweigleisig zu fahren, d.h. auf einem Rechner sowohl Java Web Start als auch eine fixe JAR- Datei einzusetzen. Unter demselben Benutzernamen werden beide auf dieselben lokalen Einstellungen zurückgreifen. Allerdings sollten Sie bei einem solchen Anwendungsszenario von Zeit zu Zeit die JAR-Datei von Hand aktualisieren, da dies, anders als bei Java Web Start, nicht automatisch geschieht. Download Das EBuS Management Center gibt es zum Herunterladen auf Die dortige Downloadseite bietet die verschiedenen Optionen zum Zugriff auf JAR-Dateien oder Java-Web-Start-basierten Programmdownload. Beachten Sie, dass beim Starten der Java-Web-Start-Version des EBuS Managament Centers eine Sicherheitswarnung erscheint. Die Java Web Start-Umgebung meldet damit, dass sie nicht garantieren kann, dass das Programm wirklich von uns ist. Da Sie es von unserer Webseite herunterladen, ist dies jedoch kein größeres Risiko als bei anderen über das Internet verteilten Programmen. Bestätigen Sie die Meldung am besten mit dem Immer akzeptieren -Knopf, dann wird die Warnung kein weiteres Mal angezeigt. Probleme mit der JAR-Datei Wenn Sie das EBuS Management Center als JAR-Datei herunterladen, kann es vorkommen, dass beim Doppelklicken der Datei nicht das Programm startet, sondern ein Archivierungsprogramm auf Ihrem Rechner Ihnen anbietet, die Datei auszupacken. Leider installieren sich einige dieser Packprogramme so, dass anschließend sie (und nicht die Java Laufzeitumgebung) beim Anklicken von JAR-Dateien ausgeführt werden. In einem solchen Fall können Sie entweder von Hand wieder die korrekte Verknüpfung zwischen JAR-Dateien und der Java Laufzeitumgebung herstellen oder, was vielfach die einfachere Alternative ist, die Java Laufzeitumgebung noch einmal auf dem Rechner installieren. Dieser Installationsprozess stellt die korrekte Verknüpfung wieder her. Java Web Start ist von diesem Problem nicht betroffen.

17 28. Januar Der erste Start 8 3 Der erste Start Das EBuS Management Center wird üblicherweise durch Anklicken des Webstartlinks, des von Webstart angelegten Startmenüeintrages oder der JAR-Datei gestartet. Hinweis: Wir empfehlen Ihnen die Verwendung des Webstartlinks bzw. des vom Webstart angelegten Startmenüeintrages, damit sichergestellt ist, dass Sie immer die aktuellste Version von EBuS benutzen. Der Webstart verbindet sich bei jedem Aufrufen mit der Website und überprüft, ob Sie den aktuellen EBuS Management Client verwenden. Ist dies nicht der Fall wird automatisch der aktuelle Client heruntergeladen. Kompatibilitätsprobleme nach Updates von EBuS können somit minimiert werden. Bei der Verwendung der JAR-Datei kann es dabei unter Umständen zu den beschriebenen Startproblemen (siehe Abschnitt 2 auf S. 7) kommen. Wenn alle Stricke reißen und sich die JAR-Datei trotz korrekt installierter Laufzeitumgebung partout nicht starten lassen will, können Sie den Start auch händisch in einer Kommandozeile veranlassen: c:\<pfad zur Java-Umgebung>\bin\java -jar c:\<pfad zur JAR-Datei>\EBuSControlCenter.ja Auf dieselbe Art ist der Start auch unter Linux möglich, wenn der JAR-Dateityp nicht korrekt registriert ist: $ > java -jar EBuSControlCenter.jar Wenn das Programm korrekt startet, erscheint beim ersten Start zu Beginn die Sprachauswahl, mit der die Sprache des gesamten EBuS Management Center eingestellt werden kann. Diese Einstellung kann später jederzeit über die Sprachwahl (siehe Abschnitt 6.5 auf S. 20) oder in den Clienteinstellungen (siehe Abschnitt 6.6 auf S. 20) geändert werden. Abbildung 2: Sprachwahl beim ersten Start des Programmes Nach der Wahl der Dialogsprache erscheint das EBuS-Hauptfenster mit dem Anmeldedialog. Dies ist auch der Bildschirm, der bei jedem weiteren Start des EBuS Management Center als erstes erscheint. Geben Sie in den Dialog den Namen Ihres EBuS-Servers sowie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Wie üblich werden im Passwortfeld eingegebene Buchstaben durch angezeigt. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Passworte spezifischen Anforderungen genügen müssen, um Ihre vertraulichen Adress- und Kundendaten vor unbefugtem Zugriff von Dritten sicher zu schützen. Näheres Erfahren Sie im Abschnitt Persönliche Einstellungen und Passworte ändern (siehe Abschnitt 7.5 auf S. 31). Sofern Ihr Passwort nicht den Sicherheitsanforderungen entspricht, erscheint nachfolgender Dialog. Klicken Sie auf OK und das EBuS Management Center wird eine Verbindung zum angegebenen EBuS-Server aufbauen. Wenn das Fenster verschwindet und die Menüleiste im Programmfenster sich ändert, haben Sie sich

18 28. Januar Der erste Start 9 Abbildung 3: EBuS-Hauptfenster mit Anmeldedialog erfolgreich angemeldet. Herzlichen Glückwunsch! Sie sind jetzt erfolgreich in EBuS eingeloggt und können anfangen, mit dem System zu arbeiten. Java 1.4 Wenn Sie das EBuS Management Center unter der Java-Laufzeitumgebung Version 1.4 starten, erhalten Sie unmittelbar nach der Sprachwahl eine Warnmeldung. Abbildung 5: Warnmeldung beim Start unter Java 1.4 Sie können im Folgenden trotzdem ganz normal mit dem EBuS Management Center arbeiten, es gibt keine funktionellen Einschränkungen. Allerdings wiederholt sich diese Warnmeldung bei jedem zehnten Neustart unter Java 1.4. Diese Meldungen unterbleiben, sobald Sie Java 6.0 oder 7.0 installieren. Zur Belohnung gibt es sogar noch eine Extranachricht beim ersten Start unter Java 6.0 oder 7.0. Abbildung 6: Hinweismeldung beim ersten Wechsel von Java 1.4 auf Java 5.0 (vergleichbar beim Wechsel auf Java 6.0 oder 7.0)

19 28. Januar Externe Hilfsprogramme 10 Sollten Sie aus irgendwelchen Gründen danach wieder Java 1.4 für das EBuS Management Center verwenden, wird auch dies gesondert gemeldet. Abbildung 7: Meldung bei Rückschritt von Java 5.0 auf Java 1.4 (vergleichbar beim Rückschritt von Java 6.0 oder 7.0) 4 Externe Hilfsprogramme Das EBuS Management Center ist fast vollständig autark. Lediglich für bestimmte Operationen sind externe Hilfsprogramme nötig, dies sind: Anzeige von Webseiten Formulardruck, d.h. Ausfüllen vorbereiteter Dokumente mit bestimmten Daten aus EBuS heraus. Hierbei ist EBuS auf OpenOffice festgelegt, mit dem es über eine Fernsteuerung kommuniziert. Anzeige von PDF-Dateien Ausdruck von PDF-Dateien, insbesondere einer größeren Menge davon auf einmal Damit diese Funktionen genutzt werden können, müssen die entsprechenden Hilfsprogramme eingerichtet sein. Teilweise ist das exakte Vorgehen dabei abhängig vom eingesetzten Betriebssystem. Wir beschreiben nachfolgend die nötigen Schritte für Windows und Linux. Alle Einstellungen werden über den Menüpunkt EBuS > Einstellungen > Lokale Hilfsprogramme vorgenommen. Abbildung 8: Dialog zur Einrichtung der lokalen Hilfsprogramme, hier mit typischen Linux-Einstellungen Hinweis: Sie müssen die externen Hilfsprogramme nur einrichten, wenn Sie eine der davon abhängigen Funktionen nutzen wollen. Zum Buchen oder für die Einrichtung von Stammdaten werden diese Hilfsprogramme nicht benötigt.

20 28. Januar Browser, OpenOffice & LibreOffice, PDF-Anzeige Browser, OpenOffice & LibreOffice, PDF-Anzeige Die Zusatzprogramme zur Anzeige von (externen) HTML-Seiten und von PDF-Dateien sowie der Aufruf von OpenOffice bzw. LibreOffice zur Arbeit mit der Office-Schnittstelle sind relativ unabhängig vom Betriebssystem. Externer Webbrowser Der Webbrowser wird an einigen Stellen des Programmes benötigt, um Webseiten direkt aus dem EBuS Management Center heraus anzeigen zu können. Es kann jeder beliebige Browser eingestellt werden. Sie sollten dasjenige Programm angeben, mit dem Sie auch sonst arbeiten, da dann die Ladezeiten kürzer werden. Dem Programm wird später als Parameter die anzuzeigende Seite mitgegeben. Dafür muss hier ein Platzhalter in Form der Angabe {0} eingegeben werden. Bei installiertem Firefox lautet die Angabe üblicherweise sowohl unter Windows als auch unter Linux: firefox {0} Es können aber, wie gesagt, auch beliebige andere Browser angegeben werden (Opera, Chrome, Safari,...). OpenOffice & LibreOffice OpenOffice bzw. LibreOffice wird für den Formulardruck benötigt. Aktuelle Linux-Distributionen bringen Open- Office bzw. LibreOffice üblicherweise bereits mit. Unter Windows muss es zunächst installiert werden. Hinweis: EBuS arbeitet nicht mit Microsoft Office zusammen! Der Aufruf aus EBuS heraus bekommt keine Dateinamen mit, wohl aber die Anweisungen zum Starten der Fernsteuerung in OpenOffice bzw. LibreOffice. OpenOffice bzw. LibreOffice sollte dabei über sein Hauptprogramm soffice gestartet werden und nicht über eines der anderen Programme ( swriter, OOo o.ä.) des Pakets. Unter SuSE-Linux 12.1 sieht der vollständige Aufruf z.b. so aus: /opt/openoffice.org3/program/soffice -accept=socket,port=8100;urp bzw. /opt/libreoffice3.6/program/soffice -accept=socket,port=8100;urp Unter anderen Linux-Distributionen oder unter Windows sieht der Pfad zum soffice-programm eventuell anders aus, der Parameter -accept=... ist aber stets derselbe. Anzeige von PDF-Dateien Die PDF-Anzeige wird ebenfalls über ein externes Programm realisiert. Neben dem Adobe Acrobat Reader kann dies insbesondere unter Linux auch ein anderes Programm wie kpdf sein, das häufig schneller lädt. Auch hier wird wieder {0} an die Stelle gesetzt, an der das EBuS Management Center den Namen der anzuzeigenden Datei einsetzen soll. Typische Angaben für Linux sind also kpdf {0} oder acroread {0} Unter Windows ist das ähnlich möglich. Dort kann sich ein PDF-Anzeigeprogramm zudem systemweit installieren, sodass der Aufruf über eine Windows-Funktion erfolgen kann. Die entsprechende Kommandozeile sieht so aus: rundll32 url.dll,fileprotocolhandler {0}

21 28. Januar Ausdruck von PDF-Dateien Ausdruck von PDF-Dateien Am einfachsten lassen sich von EBuS erzeugte PDF-Dateien über das PDF-Anzeigeprogramm (siehe Abschnitt 4.1 auf S. 11) ausdrucken. Für einzelne Dateien ist das problemlos möglich. Schwierig wird es aber, wenn z.b. beim Rechnungsdruck eine große Anzahl von Rechnungen erzeugt werden muss. Hierfür spricht das EBuS Management Center das Drucksystem direkt an. Je nach verwendeter Systemumgebung ist die Konfiguration deutlich unterschiedlich. Drucken unter Windows Abbildung 9: Typische Konfiguration der Druckprogramme unter Windows Unter Windows ist das EBuS Management Center auf die Benutzung des Ghostscript-Systems zum Drucken von PDF-Dateien vorbereitet. Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Druckanbindung einzurichten: Installieren Sie gegebenenfalls zunächst die aktuelle Version von AFPL-Ghostscript, zum Beispiel über Wählen Sie unter Druckmodus den Eintrag Windows/Ghostscript. Geben Sie den Namen des Druckers an, auf den EBuS ausdrucken soll. Dies ist der Name, unter dem der Drucker zum Beispiel unter Start > Einstellungen > Drucker angezeigt wird, im Beispiel also z.b. Canon Inkjet MP220 series. Abbildung 10: Windows-Druckdialog mit Drucker "Canon Inkjet MP220 series" Stellen Sie das Ghostscript-Programm ein. Dies liegt unterhalb des Verzeichnisses, in das Sie gerade Ghostscript installiert haben und heißt normalerweise gswin32c Sie können über den Suchknopf... auch einen Dateidialog öffnen und die Datei von dort aus auswählen. Fertig! Sie müssen weder Druckserver noch Kommando zum PDF-Druck ausfüllen.

22 28. Januar Ausdruck von PDF-Dateien 13 Drucken unter Linux Abbildung 11: Einstellungen für das Drucken unter Linux Auch unter Linux verwendet EBuS das Ghostscript-System zur Aufbereitung der PDF-Dateien. Anders als unter Windows muss hierzu jedoch überlicherweise nichts installiert werden, alle benötigten Programme sind bereits im System vorhanden. Die Konfiguration beschränkt sich deshalb überlicherweise auf drei Einträge: Als Druckmodus wird Linux/pdf2ps und lp ausgewählt. Der Druckername ist der konfigurierte Name des Druckers, der sich zum Beispiel auf der cups-konfigurationsseite oder in der Datei /etc/printcap nachlesen lässt. Häufig heißt der Standarddrucker einfach ps oder lp. Wenn Sie auf einen im Netzwerk angeschlossenen Drucker drucken wollen, müssen Sie den Namen des Druckservers angeben. Bleibt diese Angabe leer, nimmt EBuS automatisch den lokalen Rechner (und setzt hier localhost ein). Drucken in anderen Umgebungen Es kann sein, dass die in EBuS eingebauten Mechanismen in Ihrer Systemumgebung nicht funktionieren oder dass Sie in einer anderen Umgebung arbeiten. Auch unter diesen Umständen können Sie aus EBuS heraus drucken, allerdings ist dies mit mehr Handarbeit verbunden. Grundsätzlich ist das Vorgehen wie folgt: Identifizieren Sie das Programm auf Ihrem System, das eine PDF-Datei ausdrucken kann. Eventuell müssen Sie ein kleines Script bereitstellen, das die entsprechenden Funktionen in Ihrem System aufruft und den Namen der PDF-Datei als Parameter nimmt. Stellen Sie den Druckmodus im EBuS Management Center auf Direkter Befehl. Geben Sie als Kommando zum PDF-Druck den Aufruf des Druckprogrammes bzw. Ihres Scripts ein. Setzen Sie {0} an diejenige Stelle im Aufruf, an die EBuS den Namen der auszudruckenden Datei setzen soll.

23 28. Januar Teil II Programmfunktionen In diesem Abschnitt der Dokumentation werden alle Funktionen des Programmes anhand seiner Menüstruktur beschrieben. Diese Informationen sind die erste Anlaufstelle bei Fragen zu bestimmten Dialogen des Programmes, bestimmten Eingabefeldern oder praktischen Tipps. Vor allem der grundlegende Aufbau (siehe Abschnitt 5 auf S. 15) bietet Ihnen detaillierte Informationen und Hinweise zu den Funktionsweisen von EBuS und ist sehr lesenswert. In diesem Abschnitt geht es weniger um die grundlegenden EBuS-Konzepte. Nähere Erläuterungen dazu sind im Abschnitt Konzepte (siehe Abschnitt IV auf S. 292) zusammengefasst.

24 28. Januar Der grundlegende Aufbau 15 5 Der grundlegende Aufbau Über allen Funktionen und unabhängig von allen ausgeführten Programmteilen sind in EBuS ständig das eigentliche Hauptprogrammfenster und die Menüleiste sichtbar. Statusmarkierung über Farbpunkte Bei der Eingabe von neuen Datensätzen in Stammdatentabellen wird der Speicherstatus der neuen Information über einen farbigen Statuspunkt signalisiert. Die Farben haben folgende Bedeutung. rot: Ein roter Farbpunkt erscheint, sobald sie einen neuen Datensatz einpflegen. Dies leiten Sie i.d.r. durch die Funktion Neuer Eintrag ein. EBuS fügt einer bestehenden Tabelle daraufhin eine neue Zeile zu und erwartet die neuen Eingaben. Rot markiert ist eine Zeile auch dann, wenn beim Speichern die neuen Daten von EBuS als nicht konsistent erkannt werden. Fahren Sie in diesem Fall mit dem Mauszeiger über den roten Punkt: die Fehlerursache wird in einem Quick-Info angezeigt. gelb: Gelb markiert wird eine Zeile während der Eingabe von Daten, solange diese als konsistent gelten. Die eingegebenen Daten stehen in diesem Fall in keinem Konflikt zu den von EBuS vorgegebenen Konventionen. grün: Ein grüner Statuspunkt signalisiert einen konsistenten Zeileninhalt. Insbesondere sollte jeder neu eingepflegte Datensatz nach dem Speichern grün markiert sein. Allgemein formuliert: Anzeige und Datenbankinhalt stimmen überein. Datumseingabe Grundsätzlich gibt es in EBuS zwei Möglichkeiten der Datumseingabe. Zum einen die manuelle Eingabe und zum anderen die Eingabe mit Hilfe des Kalenders. Beide Möglichkeiten sind zielführend und die Verwendung ist reine geschmackssache. Die manuelle Datumseingabe In vielen Dialogen gibt es Felder für die Eingabe eines Datums bzw. Zeitintervalls. EBuS hilft beim Ausfüllen durch logisches Ergänzen Ihrer Eingaben. Außerdem wird die Konsistenz der Eingabe geprüft. Alle Datumsfelder verlangen Eingaben zum Tag, Monat und Jahr, einige wollen darüber hinaus eine Uhrzeit bestehend aus Stundenund Minutenangabe. Der Cursor rutscht beim Ausfüllen automatisch weiter. Das heißt Sie können im Fluss Tag, Monat und Jahr ausfüllen, ohne die Tabulator-, Entertaste oder Maus zur Hilfe nehmen zu müssen. Sie können sich zwischen den einzelnen Zellen aber auch mit Hilfe der Pfeiltasten bewegen. Da für den Tag nur Werte von 1 bis 31 möglich sind, kann EBuS Ihre Eingabe in bestimmten Fällen ergänzen: Für die Tage 4-9 können Sie sich eine führende Null sparen, sie wird automatisch ergänzt. Bei Monaten trifft dies für die Werte 1-9 zu. Auch Jahreszahlen werden in bestimmten Fällen ergänzt. Für die Jahre können sie die führende 20 weglassen. Beispiel: Für den geben Sie in Folge ein: Für den müssen Sie eingeben. Ähnlich funktioniert die Eingabe von Uhrzeiten, die automatische Ergänzung ist aber weniger praxisrelevant. Trotzdem ein Beispiel: Beispiel: Für 08:30 geben Sie ein 830. Für 09:00 geben Sie 900 ein oder nur die 9 und wechseln dann mit Hilfe der Tabulator-Taste ins nächste Feld. Wenn Sie unmögliche Werte eingeben, wird dies von EBuS erkannt. Passen Tag und Monat nicht zusammen (z.b oder ), wird nach der Eingabe das Feld gleich wieder gelöscht.

25 28. Januar Der grundlegende Aufbau 16 Wenn Sie unmögliche Intervalle eingeben (Endzeit früher Anfangszeit), gibt es EBuS zwar keine Warnsignale, dafür aber auch keine Ergebnisse. Ein Sonderfall ist die Intervalleingabe im Buchungsdialog (siehe Abschnitt 8.1 auf S. 36). Die Jahreszahlen für Anfangs- und Enddatum trägt EBuS automatisch ein. Dabei geht EBuS davon aus, dass sowohl der Start als auch das Ende der Buchung höchstens 1 Jahr in der Zukunft liegen. Beispiel: Heute ist der Sie tragen eine Buchung mit Startdatum ein, EBuS ergänzt automatisch die 2006, da eine Buchung für den mehr als ein Jahr in der Zukunft läge. Im gleichen Beispiel geht die Buchung bis zum EBuS ergänzt automatisch auf den , da eine Buchung bis zum nicht möglich ist, eine Buchung bis zum wiederum die Jahresgrenze überschreiten würde. Die automatische Ergänzung ist unabhängig vom Buchungsmodell des Anbieters und lässt sich nicht überschreiben. Hinweis: Bezüglich Punkt Mitternacht lässt EBuS grundsätzlich zwei Schreibweisen zu. Falls Sie bevorzugen, z.b. den , 00:00 Uhr als , 24:00 Uhr einzugeben, können Sie das gerne tun. EBuS kennt hier keinen Unterschied und übersetzt intern immer zu 00:00 Uhr. Datumseingabe mit dem Kalender In vielen Dialogen gibt es Felder für die Eingabe eines Datums bzw. Zeitintervalls. Neben der manuellen Eingabe können Sie das Datum auch bequem mit dem, in EBuS integrierten Kalender, eingeben. Hierzu ist das jeweilige Datumsfeld auszuwählen. Durch betätigen der rechten Maustaste öffnet sich der Kalender und Sie können das gewünschte Datum auswählen. Abbildung 12: Kalender Durch Betätigen der bzw. Buttons können Sie in den vorherigen oder den kommenden Monaten wechseln. Genauso verhält es sich mit den bzw. Buttons, mit denen Sie jeweils genau ein Jahr in die Vergangenheit bzw. Zukunft gehen können. Schlüsselwerte in Stammtabellen Beim Pflegen von Tabellen gilt als zwingende Bedingung, dass jeder Datensatz innerhalb der Tabelle immer eindeutig ist. In diesem Zusammenhang wird jedem Datensatz ein Schlüsselwert zugeordnet, der ihn eindeutig identifiziert. EBuS kennt drei verschiedene Umgangsweisen einem Datensatz innerhalb einer Tabelle einen eindeutigen Schlüssel zuzuweisen. 1. Der Anwender muss einen neuen Datensatzeintrag mit einem eindeutigen Schlüssel (Nr.) versehen. Geschieht dies nicht, wird der Datensatz nicht gespeichert. 2. Der Server gibt den Schlüsselwert jedem neuen Datensatz automatisch vor.

26 28. Januar Das Hauptprogrammfenster Der Anwender darf den Schlüsselwert selber vergeben. Tut er es nicht, vergibt EBuS selber einen Schlüsselwert, der in der Tabelle aber nicht unbedingt sichtbar wird. Damit man einen Datensatz abspeichern kann, ohne selber einen Schlüsselwert zu vergeben, setzt dies allerdings voraus, dass der Datensatz trotzdem eindeutig ist. Dazu prüft EBuS eine Kombination bestimmter relevanter Zelleinträge. Aus historischen Gründen kennt EBuS in diesem Zusammenhang keine einheitliche Behandlung für Tabellen. 5.1 Das Hauptprogrammfenster Das Hauptprogrammfenster des EBuS Management Center öffnet sich normalerweise beim Programmstart und bleibt dann die gesamte Zeit über geöffnet. Alle Funktionen werden innerhalb dieses Fensters aufgerufen und bilden auch fast alle Dialoge innerhalb des Hauptfensters ab. Abbildung 13: Das Hauptfenster des EBuS Management Center Im Hauptfenster gibt es verschiedene Bereiche, an denen sich Informationen über das Programm ablesen lassen: Servername: Der Servername gibt den offiziellen Namen des EBuS-Servers an, mit dem das EBuS Management Center verbunden ist. Er wird angezeigt, sobald eine Verbindung aufgebaut wurde. Programmname: Der Name des Programmes. Versionsnummer: Die Version des EBuS Management Center. Versionsnummern sind in EBuS immer dreigliedrig aufgeteilt in Version, Unterversion und Freigabenummer. Im Beispiel dargestellt ist also Version 2, Unterversion 11, Freigabenummer 9. Die Versionsnummer des EBuS Management Center wird mit jedem Release geändert, üblicherweise wird die Freigabenummer um eins erhöht. Es gibt keinen direkten Bezug zwischen neuen Programmfunktionen und Versions- oder Unterversionsnummernvergabe. Im Prinzip wird die Unterversionsnummer erhöht, wenn eine bestimmte Funktionen einen gewissen Reifegrad erreicht hat. Letztlich variiert das aber sehr stark. Somit dienen die Versionsnummern hauptsächlich der Unterscheidung und in gewissem Maße als Gradmesser der Änderungen zwischen zwei Versionen. Die Versionsnummer an dieser Stelle sagt nichts über die Version des EBuS-Servers aus; diese kann über die Serverinformationen (siehe Abschnitt 7.2 auf S. 26) abgefragt werden. Benutzer: Der Name des angemeldeten Benutzers. Menüleiste (siehe Abschnitt 5.2 auf S. 18): Die zentrale Schaltstelle zur Bedienung des Programmes und zum Erreichen der Programmfunktionen. Statuszeile: Programmglobal werden hier Informationen der einzelnen Programmteile über Arbeitsfortschritt, Abschluss einer Operation und Ähnliches wiedergegeben. Außerdem erscheinen hier die meisten Fehlermeldungen, die beim Ausführen von Programmfunktionen erzeugt werden. Verschlüsselungsindikator: Das kleine Schlosssymbol wird angezeigt, wenn die Verbindung zwischen EBuS Management Center und dem Server verschlüsselt und damit abhörsicher ist. Die Verschlüsselung wird mittels SSL realisiert und bietet einen recht zuverlässigen Schutz vor einem Belauschen der Leitung. Je nach Einstellungen im Server ist eine Verbindung ohne Verschlüsselung gar nicht möglich.

27 28. Januar Die Menüleiste 18 Verbindungsindikator: Der kleine farbige Punkt ganz rechts unten im Hauptfenster gibt schließlich an, in welchem Zustand die Verbindung zwischen Client und Server sich momentan befindet: Dunkelrot steht für keine Verbindung. Dunkelgrün bedeutet Verbindung aufgebaut, momentan kein Datenaustausch. Hellgrün wird angezeigt, wenn gerade Daten übertragen werden. Das schließt sowohl die Anfrage an den Server ein als auch dessen interne Arbeitszeit und schließlich den Zeitraum, bis die komplette Antwort beim Client eingetroffen ist. Rot blinkend ist schließlich das Zeichen für eine unerwartet zusammengebrochene Verbindung zum Server. Ein Grund dafür kann z.b. ein Serverupdate sein. 5.2 Die Menüleiste Abbildung 14: Die Menüleiste des EBuS Management Center EBuS arbeitet mit einer lebenden Menüleiste, das heißt der Inhalt ist abhängig von aktuellem Programmstatus und den Rechten (siehe Abschnitt 13.2 auf S. 271) des Bedieners. Üblicherweise sieht jeder Anwender die Menüleiste nur in zwei, maximal drei verschiedenen Konfigurationen: Wenn das Management Center nicht mit einem Server verbunden ist, werden lediglich die Menüs EBuS und Hilfe angezeigt. Nach erfolgreicher Anmeldung werden diejenigen Menüs hinzugefügt, für die der Bediener berechtigt ist. Welche das sind, hängt von seinen Zugriffsrechten (siehe Abschnitt 13.2 auf S. 271) ab. Entscheidend für das Aussehen der Menüleiste ist weiterhin, ob der Bediener nur bei einem oder bei mehreren Carsharing- bzw. Fuhrparkanbietern auf dem EBuS-Server Zugriffsrechte hat. Wenn der Bediener nur bei einem Anbieter aktiv ist, wird die Menüleiste sofort komplett zusammengestellt. Alle Operationen werden dann für diesen Anbieter durchgeführt. Darf der Bediener bei mehreren Anbieter Aktionen durchführen, durchläuft die Menüleiste zunächst einen Zwischenschritt: Alle anbieterunabhängigen Menüs werden sofort komplett aufgebaut. Diejenigen, von denen aus auf einem bestimmten Anbieter arbeitende Funktionen aufgerufen werden, bleiben zunächst verborgen. Stattdessen erscheint ein umschaltbares Anbieter-Menü. Aus diesem Anbieter-Menü kann der Bediener nun einen seiner Anbieter auswählen. Sobald das passiert, wird das Wort Anbieter durch den ausgewählten Anbieternamen ersetzt und die nun zusätzlich verfügbaren Menüs erscheinen. Es ist durchaus üblich, dass ein Bediener bei verschiedenen Anbietern unterschiedliche Zugriffsrechte hat. EBuS zeigt in der Menüleiste und in den Menüs immer sämtliche Menüpunkte an, die für irgendeinen der Anbieter relevant sind. Darf der Bediener beim aktuell ausgewählten Anbieter nicht auf die entsprechende Funktion zugreifen, ist der Menüpunkt (bzw. das gesamte Menü) abgeschaltet.

28 28. Januar Stammdatentabellen 19 Abbildung 15: Menüleiste und Menü mit abgeschalteten Menüpunkten 5.3 Stammdatentabellen Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Dateneingabe bestätigen Wenn Sie Eingaben in die Tabelle machen, müssen Sie mit der Tabulatortaste die Eingabefelder verlassen, damit EBuS den eingegebenen Wert auslesen kann. Erst anschließend ist auch das erfolgreiche Speichern des Datensatzes möglich. Gibt man hingegen z.b. den Betrag des Belegs ein ohne die Zelle anschließend zu verlassen und drückt stattdessen gleich die Speicher-Funktion, so kann EBuS den letzten eingegeben Wert nicht erkennen und gibt daher eine Fehlermeldung. Dieses Verhalten gilt programmübergreifend, allerdings nur für die Eingabefelder, nicht für die Auswahlfelder. 6 Das Menü "EBuS" Abbildung 16: Das Menü "EBuS" Im Menü EBuS sind alle Einstellungen zusammengefasst, die das EBuS Management Center direkt betreffen, also unabhängig vom Server sind. In der hier dargestellten Ansicht ist das Menü übrigens im Programm nie sichtbar. Die Menüpunkte Mitarbeiter anmelden (siehe Abschnitt 6.1 auf S. 19) und Endkunde anmelden (siehe Abschnitt 6.2 auf S. 20) werden nur angezeigt, wenn keine Verbindung zum Server besteht und nicht bereits ein Anmeldedialog geöffnet ist. Serververbindung schließen (siehe Abschnitt 6.3 auf S. 20) und Weitere Serververbindung (siehe Abschnitt 6.4 auf S. 20) sind wiederum nur sichtbar, wenn eine Verbindung zu einem EBuS-Server aktiv ist. 6.1 Mitarbeiter anmelden Über den Dialog Mitarbeiter anmelden melden sich alle Mitarbeiter am EBuS Management Client an. Neben dem Benutzernamen und dem entsprechenden Passwort ist der jeweilige EBuS-Server einzustellen. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die zu verwendeten Passwörter spezifischen Anforderungen genügen müssen, um Ihre vertrauliche Daten und Kundendaten vor unbefugtem Zugriff von Dritten sicher zu schützen.

29 28. Januar (Endkunden anmelden) 20 Abbildung 17: EBuS-Hauptfenster mit Anmeldedialog 6.2 (Endkunden anmelden) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. 6.3 (Serververbindung schließen) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. 6.4 (Weitere Serververbindung) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. 6.5 (Sprache ändern...) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. 6.6 Einstellungen In diesem Dialog werden die benutzerspezifischen Einstellungen für das EBuS Management Center clientseitig und lokal abgespeichert. Das bedeutet, dass alle hier vorgenommenen Einstellungen nur für Sie selber und nur für den Computer, auf dem Sie gerade arbeiten, gültig sind Darstellung Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt Metall-/Kunststoffeinstellungen Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt.

30 28. Januar (Beenden) Verbindung Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (Datentransfer) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (Lokale Hilfsprogramme) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (Drucken) Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. In diesem Dialog werden Optionen für die Interaktion von EBuS mit dem Druckprogramm angeboten. Alle Optionen sollten nur von Bedienern mit guten Kenntnissen zur eigenen Druckumgebung vorgenommen werden. Solange keine Werte angeben werden, nimmt EBuS gängige Standard-Werte, die sich in der Praxis bewähren sollten. Sollte es hingegen zu Problemen beim Ausdruck von Rechnungen auf den Drucker kommen, kann das Problem ggf. mit Hilfe dieser Optionen eingekreist bzw. gelöst werden. Bitte beachten Sie auch die Hilfetexte im unteren Dialogteil für das jeweils aktive Feld. 6.7 (Beenden) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. 7 Das Menü "Info/Setup" Abbildung 18: Das Menü "Info/Setup" Das Menü Info/Setup fasst eine Anzahl von Funktionen zusammen, die allgemeine Daten vom Server abfragen oder dort einstellen. Eine ganze Reihe der hier versammelten Menüpunkte ist nur für globale Administratoren sichtbar, da damit grundlegende Einstellungen für den Server bzw. die darauf arbeitenden Anbieter vorgenommen werden.

31 28. Januar Statistiken Statistiken Der Statistik-Dialog beinhaltet folgende Unterpunkte: Basis-Kennzahlen (siehe Abschnitt auf S. 22) liefern eine Liste allgemeiner Daten, z.b. Anzahl der Buchungsziele und Nutzer; welcher Administrator wieviel gebucht hat usw. Letzte Nutzung (siehe Abschnitt auf S. 23) bietet Informationen zu den letzen Buchungen zurück. Punktuelle Auslastung (siehe Abschnitt auf S. 23) zeigt die prozentuale Auslastung des Fuhrparks zu einem bestimmten, beliebigen Zeitpunkt. Auslastungsverläufe (siehe Abschnitt auf S. 24) zeigt die Auslastung zwischen zwei beliebigen Zeitpunkten als Tabelle oder Diagramm. Einfacher Umsatz (siehe Abschnitt auf S. 26) ermittelt Umsatzkennzahlen auf der Gesamtflotte Basis-Kennzahlen Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Die Basis-Kennzahlen stellen grundlegende Kennzahlen über alle Anbieter zur Verfügung, bei denen der Bediener zur Abfrage dieser Kennzahlen berechtigt ist. Abbildung 19: Basis-Kennzahlen So erstellen Sie eine Auflistung der Basisdaten Tragen Sie bitte in das linke obere Feld das gewünschte Startdatum ein. Insofern Sie hier keine Uhrzeit eingeben, trägt das System automatisch 00:00 Uhr ein. In das rechte obere Feld können Sie dann das Enddatum eingeben. Auch hier trägt das System automatisch 00:00 Uhr ein, wenn Sie die Uhrzeit nicht näher bestimmen. Durch Klicken auf den Button Erstellen können sie die gewünschte Auflistung erstellen und schließlich anzeigen lassen.

32 28. Januar Statistiken Letzte Nutzung Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Abbildung 20: Letzte Nutzung Unter Letzte Nutzungen erscheint sobald Sie auf den Button Erstellen drücken eine Liste mit allen Buchungen, die in letzter Zeit durchgeführt wurden Punktuelle Auslastung Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Die Statistikfunktion Punktuelle Auslastung zeigt die Auslastung Ihrer gesamten Flotte zu einem von Ihnen definierten Zeitpunkt. Der Dialogaufbau der Punktuellen Auslastung ist einfach und übersichtlich: Er enthält ein Feld für das Datum, einen Button, welcher bei Bedarf automatisch das aktuelle Datum einträgt, sowie einen Button zum Erstellen der Statistik. Es werden folgende Angaben gemacht: Prozentuale Auslastung der Fahrzeuge, die zum gewählten Zeitpunkt normal genutzt werden. Prozentuale Auslastung der Fahrzeuge, die zum gewählten Zeitpunkt administrativ genutzt werden. Prozentuale Angabe, wieviele Fahrzeuge zu diesem Zeitpunkt für eine normale Buchung verfügbar sind. Prozentuale Angabe, wieviele Fahrzeuge normal gebucht sind. So erstellen Sie eine punktuelle Auslastungsstatistik Tragen Sie bitte in das Feld Zeitpunkt den gewünschten Zeitpunkt samt Uhrzeit ein. Alternativ können Sie auch auf den Button Jetzt klicken, um das aktuelle Datum zu erhalten.

33 28. Januar Statistiken 24 Abbildung 21: Punktuelle Auslastung Abschließend betätigen Sie den Button Erstellen, um die Auslastungsstatistik zu erhalten Auslastungsverläufe Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Diese Statistikfunktion bietet Ihnen die Möglichkeit eine detaillierte Auslastungsstatistik in Tabellen- oder Diagrammform zu erstellen. Möchten Sie z.b. wissen, wie stark ein bestimmter Standort oder ein bestimmtes Fahrzeug am Wochenende ausgelastet ist? Wie sieht es mit der Auslastung von Kleinwagen über Ostern aus? Wann ist die Auslastung Ihrer gesamten Flotte am höchsten bzw. niedrigsten? Folgende Auslastungsverläufe können Sie sich anzeigen lassen: gesamte Organisation Stadtteile einzelne Standorte einzelne Buchungszieltypen (Kleinwagen, Kombis, Transporter, etc.) bestimmte Fahrzeuge Kombination aus den oben genannten Einträgen Die Statistik zeigt die prozentuale Buchungsauslastung der gewählten Standorte bzw. Buchungsziele an. Dabei wird zwischen Buchungen durch Ihre Nutzer und administrativen Buchungen unterschieden. Erstellen von Statistiken Beim Erstellen von Auslastungsverläufen geht es im ersten Schritt darum, dem System alle Informationen zu geben, die es zur Datensuche benötigt. Der zweite Schritt ist die Auswertung der Daten in Tabellen- oder Diagrammform

34 28. Januar Statistiken 25 Eingeben der Daten zur Statistikerstellung Dies ist der erste Schritt zum Erstellen einer Statistik. Alle hierfür relevanten Felder finden Sie auf der linken Seiten des Bildschirms. Geben Sie zunächst den Zeitraum ein, für den ein Auslastungsverlauf erstellt werden soll. Tragen Sie das Datum numerisch ein - den Wochentag ermittelt das Programm automatisch. Insofern Sie die Uhrzeit nicht näher bestimmen, wird immer 00:00 Uhr eingetragen. Wenn Sie den Auslastungsverlauf für Ihre gesamte Fahrzeugflotte erstellen möchten, wählen Sie einfach Ihren Anbieter aus, drücken auf Start, wählen das gewünschte Auswertungsintervall und klicken abschließend Auswerten. Eine Auslastungsstatistik für bestimmte Stadteile, Standorte, Buchungszieltypen oder Buchungsziele erhalten Sie, nachdem Sie den Zeitraum eingegeben haben, durch Klicken auf den Button Relevante Objekte. EBuS sucht daraufhin nach den Daten, die im gewünschten Zeitraum relevant sind bzw. waren. Ist die Suche nach relevanten Objekten abgeschlossen, erscheint in den Fenstern unter Geografisch geordnet und KFZ-technisch geordnet eine Baumstruktur, in der alle Stadtteile bzw. alle Buchungszieltypen angezeigt werden. Wenn Sie mehr über die Auslastung eines Stadtteils oder eines bestimmten Standortes erfahren möchten, gehen Sie wie folgt vor: Auslastungsstatistik über Stadtteile (siehe Abschnitt auf S. 60): Markieren Sie in dem Fenster Geografisch geordnet den gewünschten Stadtteil per Mausklick. Auslastungsstatistik über Standorte (siehe Abschnitt auf S. 61): Wählen Sie in dem Fenster Geografisch geordnet das &-Symbol vor dem Stadtteilordner in dem sich der gesuchte Standort befindet. Daraufhin erweitert sich die Baumstruktur und es werden sämtliche Standorte angezeigt, die sich in diesem Stadtteil befinden. Mit einem Mausklick auf den Namen des Standorts oder den Ordner vor dem Namen wählen Sie den gewünschten Standort aus. Die Suche nach Buchungszielen funktioniert ganz ähnlich - je mehr Sie die Suche verfeinern möchten, desto mehr blättern Sie die Baumstruktur auf. Auslastungsstatistik über Buchungszieltypen (siehe Abschnitt auf S. 63): Markieren Sie in der Baumstruktur des Fensters KFZ-technisch geordnet den gewünschten Buchungszieltypen und klicken Sie auf den Button Start. Auslastungsstatistik über Buchungszielprodukte (siehe Abschnitt auf S. 64): Suchen Sie aus der Baumstruktur des Fensters KFZ-technisch geordnet den Buchungszieltypen, in den das gesuchte Buchungszielprodukt gehört und klicken Sie auf das &-Symbol vor dem Ordner. Die Baumstruktur erweitert sich dahingehend, dass nun alle Buchungszielprodukte angezeigt werden. Markieren Sie das gesuchte Buchungszielprodukt und fahren Sie fort indem Sie den Button Start wählen. Auslastungsstatistik über Buchungsziele (siehe Abschnitt auf S. 64): Die Buchungsziele stellen das letzte Blatt der Baumstruktur dar. Wenn Sie ein bestimmtes Buchungsziel suchen, beantworten Sie sich zunächst die Frage, zu welchem Buchungszielprodukt und zu welchem Buchungszieltypen das Fahrzeug gehört: Suchen Sie das Buchungszielprodukt, zu dem das gesuchte Fahrzug gehört, wie unter Auslastungsstatistik über Buchungszielprodukte beschrieben. Statt dann jedoch den Start-Button zu drücken, wählen Sie bitte das &-Symbol vor dem Buchungszielproduktordner. Nun werden alle Buchungsziele, die zu diesem Buchungszielprodukt gehören, aufgelistet. Markieren Sie das gewünschte Fahrzeug und klicken Sie dann auf den Start-Button.

35 28. Januar (Serverinformationen) 26 Kombination von unterschiedlichen Daten: Falls Sie beim Auswählen der Statistikobjekte die Strg-Taste gedrückt halten, können Sie mehrere Objekte auf einmal markieren und so die statistische Auswertung beliebig kombinieren. Durch Betätigen des Start-Buttons beginnt EBuS die Suche nach den Daten die zum Erstellen der Auslastungsstatistik nötig sind. Auswertung Nachdem alle EBuS alle relevanten Daten gesammelt hat, geht es nun um das Auswerten und Darstellen dieser Daten. Die Auswertung können Sie sich in Tabellen- oder Diagrammform anzeigen lassen. Zum endgültigen Erstellen der Statistik benötigt EBuS nun noch zwei Angaben: In welchem zeitlichen Intervall soll die Statistik angelegt werden? Soll die Statistik als Tabelle oder als Diagramm angezeigt werden? Auswählen des zeitlichen Intervalls: Wählen Sie in dem Scrollbalken Intervall ein Intervall zwischen 15 Minuten und 8 Stunden. Klicken Sie auf den Button Auswerten. Statistik als Tabelle oder Diagramm? Die Darstellungsform wählen Sie auf den beiden Registerkarten Tabelle und Diagramm aus. Wenn Sie nach der Wahl eines zeitlichen Intervalls auf den Button Auswerten klicken, wird Ihnen die Statistik zunächst als Tabelle angezeigt. Um ein Diagramm zu erhalten, klicken Sie einfach auf den Reiter der Registerkarte Diagramm (Einfacher Umsatz) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. 7.2 (Serverinformationen) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. 7.3 Zugangssystem-Überwachung Hinweis: Dieses Menü ist nur sichtbar, wenn Zugangssysteme aktiv sind. Sie erreichen diesen Dialog über den Hauptmenüpunkt Info/Setup, sofern Zugangssysteme aktiviert sind und Sie über die entsprechenden Rechte verfügen. Nachdem Sie den Menüpunkt Zugangssystem überwachen gewählt haben, öffnet sich der EBuS Zugangssystemmonitor. Dieser Zugangssystemmonitor wird Ihnen auch standardmäßig im Dialog Kunde anmelden (siehe Abschnitt auf S. 36) angezeigt. Der Zugangssystemmonitor ist der zentrale Dialog zur Überwachung der aktuell laufenden Buchungen. Er aktualisiert sich laufend und gibt Ihnen den Überblick aller aktuellen Buchungen ihres Fuhrparks, sowie deren Status. Hinweis: Bitte betätigen Sie immer nach dem erstmaligen öffnen dieses Dialoges den Button Neu aufbauen, damit Ihnen alle aktuellen Buchungen angezeigt werden. Anschließend aktualisert er sich fortlaufend selber.

36 28. Januar Zugangssystem-Überwachung 27 Abbildung 22: Der zentrale Dialog zur Zugangssystem Überwachung - Der Zugangsmonitor Aufbau des Monitors Bei dem Zugangssystemmonitor handelt es sich um ein tabellarisch aufgebaut Dialog der zahlreiche Informationen enthält. Sie können selbst entscheiden welche Informationen für Sie relevant sind und den Zugang entsprechend anpassen. Durch einen rechts Klick auf die Spaltenüberschrift öffnet sich ein Kontextmenü. Mit Hilfe diese Kontextmenü können Sie die Spalten wählen die zukünftig angezeigt werden sollen. Abbildung 23: Kontextmenü zum Anpassen der angezeigten Spalten Nachfolgend möchten wir Ihnen die einzelnen Spalten erklären: ZgSys.-Status: Sicherlich die wichtigste Information steht in der ersten Spalte ZgSys.-Status. Dieser Status wird auch im Dialog Buchung betrachten (siehe Abschnitt 8.2 auf S. 53) in der entprechenden Spalte

37 28. Januar Zugangssystem-Überwachung 28 angezeigt. von: Startzeit der Buchung bis: Endzeit der Buchung Kunde: Kundennummer auf den die Buchung läuft. Die Kundennummer wird in folgender Systematik angezeigt: <Organisationsnummer>/<Kundennummer>/<evtl. Unterkundennummer>. Kundenname: Name des Kunden Buchungsziel: Name des Buchungsziel Realobjekt: Name des Realobjektes (sofern Realobjekte verwendet werden) Standort: Name des Fahrzeug-Standortes eingefügt am: Datum und Zeitpunkt an dem die Buchung getätigt wurde geändert am: Datum und Zeitpunkt der letzten Änderungen an der jeweiligen Buchung. Diese Änderungen beziehen sich sowohl auf Änderungen durch den Kunden als auch auf Änderungen des Zugangssystem- Status oder andere EbuS-interne Änderungen. gebucht durch: Name der Person die die Buchung getätigt hat Zugriffsprogramm: Gibt Auskunft mit welchem Zugriffsprogramm die Buchung getätigt wurde. Die Abkürzungen bedeuten: MCenter-X.X.X: Buchung mit dem EBuS Managenment Client mit der Version X.X.X EWI v1.x.x: Buchung mit dem EBuS Web Interface. Die Version 1.X.X bedeutet das die Buchung mit der alten Webbuchung durchgeführt wurde EWI v2.x.x: Buchung mit dem neuen, georeferenzierten EBuS Web Interface EBuS vx.x.x: EBuS interne Buchungen (z.b. Abobuchungen, Stellplatzverschiebungen) EWA vx.x.x: Buchung mit der EBuS Web Application (in Planung) convadis BC: Buchungen bzw. Änderungen direkt am Convadis EBuS Drive IT Interface: Buchungen bzw. Änderungen direkt am Convadis Clientrechner: IP Nummer des entsprechenden Clientrechner Login-Mode: Gibt Ihnen Auskunft über die Art der Buchung Administrator: Buchung durch einen Administrator Administrator (gebührenfrei): Gebührenfrei Buchung durch einen Administrator EBuS intern: EBuS internne Buchung Kunde im vorhinein: Kunde hat selbst im vorhinein gebucht Abrechnungsstatus: gibt Auskunft über den aktuellen Abrechnungsstatus (siehe Abschnitt 21.4 auf S. 329). In der Regel wird der Abrechnungsstatus nicht abgerechnet sein Preis: zeigt den Preis der Buchung an. In der Regel ist diese Spalte leer Lfd.Nr. Org.: Fortlaufender eindeutiger Zähler der Buchung, bzw. Buchungsänderung. Lfd.Seq. Org.: Fortlaufende Buchungssequenznummer (umfaßt alle Einträge einer Buchungsgeschichte). Lfd.Nr. BZ: Fortlaufender eindeutiger Zähler der Buchungen des Buchungszieles, bzw. zugehöriger Änderungen. Seq.Nr. BZ: Fortlaufende Sequenznummer der Buchungen des Buchungszieles.

38 28. Januar Zugangssystem-Überwachung 29 Sie haben die Möglichkeit in diesem Dialog zu entscheiden, ob sie sämtliche Aktivitäten sich anzeigen lassen wollen oder Nur aktuelle Aktivitäten. Sofern Sie das Häkchen bei Nur aktuelle Aktivitäten setzen und mit dem Button Neu aufbauen die Auswahl bestätigen, werden lediglich Buchungen angezeigt deren Zugangssystem- Status ( ZgSys.-Status ) Aktivitäten anzeigen. Über den jeweiligen Status und seine Bedeutung erfahren Sie hier mehr (siehe Abschnitt 7.3 auf S. 30). Hinweis: Bei Invers BCSA Zugangssystemen werden nur bei aktivierten Events und bestimmten Hardwarevoraussetzungen erweiterte Statusberichte angezeigt. Dieses Feature haben wir für Sie bereitgestellt. Entsprechende Einstellungen und Voraussetzungen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt erweiterte Invers Zugangssystemstatus (siehe Abschnitt 7.3 auf S. 31). Eine wichtige Aufgabe im Zugangssystemmonitor kommt dem Button Erneut an Zugangssystem senden zu. Mit Hilfe von Erneut an Zugangssystem senden können Sie eine Buchung erneut an das entsprechende Zugangssystem senden. Bitte markieren Sie hierzu die entsprechende Buchung. Sobald Sie eine Buchung markiert haben, wird der Button aktiviert und Sie können die Buchung erneut versenden. Achtung! Bitte gehen Sie sehr sparsam mit dem erneuten senden an das Zugangssystem um. Ein häufiges versenden der gleichen Buchung kann zu einer erheblichen Mehrbelastung der Kommunikationsserver führen. Diese Mehrlast fühtt zu einem verlangsamten Buchungsversand, auch entstehen erhöhte Kommunikationskosten Durch einen Rechtsklick auf die entsprechende Buchung können Sie ein buchungsspezifisches Kontextmenü öffnen. Abbildung 24: Buchungsspezifische Kontextmenü Je nach verwendetem Zugangssystem haben Sie in diesem Kontextmenü folgende Möglichkeiten: Erneut an Zugangssystem senden: Die entsprechende Buchung wird erneut an das Zugangssystem versendet. Die übrigen vier Menüpunkte betreffen ausschließlich Drive-IT Zugangssysteme: Versandversuche abbrechen: Beendet einen laufenden Versandversuch Diese Buchung beenden:

39 28. Januar Zugangssystem-Überwachung 30 Reset des Drive-IT-Terminals anmelden: Funktioniert nur bei Drive-IT, über EBuS wird ein Reset an den entsprechenden Drive-IT Bordcomputer geschickt. Wartet mit dem Reset bis eine eventuelle Buchung beendet ist. Dieser Prozess reiht sich also ein. sofortigen Reset des Drive-IT-Terminals durchführen: Bei dieser Option wird sofort ein Reset durchgeführt, unabhängig ob eine Buchung gerade läuft. Bedeutung der Farben und des Zugangssystemstatus Je nach verwendetem Zugangssystem unterscheiden sich die Statusanzeigen bzw. die Farben. Aus diesem Grund haben wir nachfolgend einen Überblick samt Erklärung über den aktuellen Stand der Statusmeldungen. Farben Grün: die Buchung ist erfolgreich verschickt bzw. beim aktuell vorliegendem Status gibt es keine Probleme Gelb: Die Buchung bzw. Status wird bearbeitet Rot: Die Buchung kann nicht versendet werden bzw. es gibt Probleme mit der aktuellen Buchung Aktuelle Convadis Statusberichte (ZgSys.-Status) Versand gestartet (convadis): EBuS versucht die Buchung an den CCOM zu schicken Versand läuft (convadis): Der CCOM hat die Buchung erhalten und versucht diese an den Bordcomputer zu senden OK, warte auf Kunde (convadis): Der SMS Mobilfunkprovider meldet das die SMS bei Ihm eingegangen ist und die SMS bearbeitet wurde OK, Nutzung läuft (convadis): Der Kunde hat sich mit der Zugangsskarte am Bordcomputer angemeldet. (Buchung wird grün dargestellt) Der Kunde überzieht seine Nutzungszeit und ist noch am Bordcomputer angemeldet (Buchung wird rot dargestellt) OK, Nuztung beendet (convadis): Der Kunde hat sich endgültig am Bordcomputer abgemeldet, die Nutzung ist beendet (diese Nachricht ist immer nur sehr kurz zu sehen). OK, Nutzung impl. beendet (convadis): An convadis geschickte, begonnene und implizit (durch EBuS) beendete Buchung. OK, keine Nutzung (convadis) An convadis geschickte, aber nicht angetretene Buchung. Aktuelle Invers Statusberichte (ZgSys.-Status) Invers: CUCM arbeitet: EBuS versucht die Buchung an CUCM zu senden Invers: CUCM hat empfangen: Der CUCM hat die Buchung von EBuS empfangen OK (Invers): CUCM hat die Buchung an das Buchungsziel verschickt, allerdings gibt es keine Rückmeldung vom Bordcomputer ob die Buchung empfangen wurde. Im Vergleich zu Convadis und DriveIT findet eine Rückkommunikation bei Invers BCSA nur dann statt, wenn die nachfolgenden Abschnitt beschriebenen Voraussetzung erfüllt werden. Diese haben wir für Sie in EBuS integriert, damit Sie künftig von den sich ergebenden Vorteilen profitieren können.

40 28. Januar (Bankdaten abfragen) 31 Erweiterter Invers Zugangssystemstatus Hinweis: Für die Nutzung des erweiterten Invers Zugangssystemstatus gibt es Hardware- und Softwarevoraussetzung. Diese sind im einzelnen: Sie benötigen einen BCSA 2006 oder MMX (ab der Firmware 4.7.0) In den Anbietereinstellungen ist die Option erweiterter Zugangssystemstatus (siehe Abschnitt auf S. 269) zu aktivieren Sie benötigen das Recht Zugangssystem überwachen Der erweiterte Zugangssystemstatus ist außerdem technisch sehr eng verknüpft mit dem Autostorno am BC- SA (siehe Abschnitt 27 auf S. 403) und daher nur mit der Aktivierung dieses Features nutzbar. Sofern diese Voraussetzung erfüllt sind können die neuen Zugangssystem-Status im Zugangssystemmonitor angezeigt werden. Durch die Aktivierung des neuen Zugangssystem-Status können Sie bei Invers BCSA nun den aktuellen Status der Buchung sehen. Es findet eine weitere Differenzierung im Vergleich zum alten Zugangssystem-Status statt. Vor allem die nun stattfindende Rückkommunikation zwischen den Invers BCSA und EBuS zeigt sofort nicht ankommende Buchungen an. Die erweiterten Invers Zugangssystemstatus lauten: OK, warte auf Kunde (Invers): OK, Nutzung läuft (Invers): OK, aber keine Nutzung (Invers): OK, Nutzung abgebrochen (Invers): OK, Nutzung beendet (Invers): 7.4 (Bankdaten abfragen) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. 7.5 Persönliche Einstellungen und Passworte ändern Sie erreichen diesen Dialog über das Hauptmenü Info/Setup. Unter dem Menüpunkt können Sie Zugangspassworte bearbeiten. Beachten Sie dabei jedoch bitte, dass das Ändern von Passwörter nur für den aktuell angemeldeten Administrator möglich ist. Zusätzlich können Sie die -Adresse und die SMS-Gateway- -Adresse festlegen. Abbildung 25: Persönliche Einstellungen ändern Dieser Dialog ist einfach aufgebaut. Er besteht aus fünf Zeilen, in den ersten drei tragen Sie Ihr altes und Ihr neues Passwort ein. In den nächsten zwei Zeilen können Sie Ihre -Adresse und die SMS-Gateway- -Adresse festlegen.

41 28. Januar (Anbieterdaten bearbeiten) 32 Passwort ändern In der Zeile Bisheriges Login-Passwort: tragen Sie bitte Ihr aktuelles Passwort ein. In der nächsten Zeile schreiben Sie bitte Ihr neues Passwort und wiederholen Sie dieses in der nachfolgenden Zeile. Achtung! Bitte beachten Sie dass aus Sicherheitsgründen nur Passwörter für EBuS verwendet werden dürfen, die spezielle Anforderungen erfüllen. Passwörter müssen: mindestens 8 Zeichen umfassen und mindestens ein Kleinbuchstaben ein Großbuchstaben eine Zahl und ein Sonderzeichen enthalten. Sofern das von Ihnen gewählte Passwort nicht den oben genannten Anforderungen entspricht wird in der Statuszeile von EBuS eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben. Ändern der -Adresse In der Zeile -Adresse kann die -Adresse des jeweiligen Administrator geändert werden.nachdem eine neue Adresse eingegeben wurde berufstätigen Sie diese Änderung durch betätigen des Übernehmen Knopfes. Festlegen der SMS-Gateway- -Adresse In dieser Zeile können sie die SMS-Gateway- -Adresse festlegen. Diese kann von der -Adresse abweichen. Hinweis: Die Konfiguration der SMS-Benachrichtigung geschieht nicht in EBuS, sondern beim jeweiligen - Provider. Wenden Sie sich bitte für die Einrichtung eines solchen Dienstes an Ihren -Provider. 7.6 (Anbieterdaten bearbeiten) [Diese Funktion wird momentan noch nicht vollständig erklärt.] Dieser Dialog ist ausschließlich für globale Administratoren sichtbar und zugänglich. Diese Administratoren haben Rechte für alle Anbieter, die auf dem EBuS-Server verwaltet werden. Die Einstellungen sind serverseitig. Das bedeutet: 1. Die Einstellung werden auf dem Server gespeichert. 2. Die Einstellungen gelten für alle anderen Administratoren und Bediener auf allen Systemen. 7.7 (Kommandozeile) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. 7.8 (Globale Benachrichtigungen) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt.

42 28. Januar Invers-CUCM-Verbindungen bearbeiten Invers-CUCM-Verbindungen bearbeiten Hinweis: Dieser Dialog ist nur für globale Administratoren sichtbar. Abbildung 26: Der Dialog "Invers-CUCM-Verbindungen bearbeiten" Dieser Dialog bietet die Möglichkeit, die in EBuS hinterlegten Einstellungen für die Verbindungen zu den CUCM- Modulen von Invers zu konfigurieren bzw. die Konfiguration zu ändern. Der Dialog gliedert sich in drei Teile: 1. Oben können serverweite Standardeinstellungen für die CUCM-Verbindungen vorgenommen werden. 2. In der Mitte werden in einer Tabelle alle CUCMs angezeigt, mit denen der EBuS-Server kommunizieren kann. 3. Unten befinden sich die Bedienknöpfe für den Dialog. Die Standardeinstellungen Es gibt sechs Standardeinstellungen, die EBuS für alle angeschlossenen CUCMs verwendet. Hauptsächlich sind dies die Einstellungen für den Serverport, den EBuS (bzw. das GAcSI-Modul) öffnet, damit die CUCMs ihre Rückverbindung zum EBuS-Server aufbauen. Darüber hinaus können aber auch die Identifikationsdaten global eingestellt werden, mit denen EBuS sich bei den CUCMs anmeldet. Im Einzelnen: Rückverbindungshost/-port: Mit diesen Angaben wird festgelegt, auf welcher Adresse der EBuS-Server (bzw. das GAcSI-Modul) die Rückverbindungen der CUCMs entgegennimmt. Der Port muss immer angegeben werden! Der Host ist nur nötig, wenn der Serverrechner mehrere IP-Adressen hat und die Verbindungen nur auf einer bestimmten Adresse entgegengenommen werden sollen. Dann muss hier diese IP-Adresse (bzw. der ihr zugeordnete Name) angegeben werden. Sichtbarer Rückverbindungshost/-port: Diese Angaben werden nur benötigt, wenn die Rückverbindungsadresse bzw. der Rückverbindungsport des EBuS-Servers (bzw. das GAcSI-Moduls) für die CUCMs anders sichtbar ist als sie von EBuS geöffnet wurden. Gründe dafür sind üblicherweise private Netzwerke mit Adressübersetzung oder eine Firewall mit Portnummernübersetzung (oder beides). In diesen Fällen kann hier diejenige Rückverbindungsadresse angegeben werden, die den CUCMs übermittelt werden soll. Bei komplizierteren Netzwerktopologien kann es sein, dass unterschiedliche CUCMs den EBuS-Server unter verschiedenen Adressen sehen. Dann kann die Rückverbindungsadresse für jeden CUCM einzeln in der Tabelle eingestellt werden. Standard-Clientname: Der Clientname, mit dem EBuS sich bei den einzelnen CUCMs anmeldet. Dieser muss mit dem Clientnamen übereinstimmen, der im CUCM hinterlegt ist. Die Einstellung kann auch für jeden CUCM einzeln vorgenommen werden.

43 28. Januar Invers-CUCM-Verbindungen bearbeiten 34 Standard-Rückverbindungsprotokoll: Das Protokoll, mit dem die CUCMs sich zum EBuS-Server zurückverbinden sollen. Unterstützt wird lediglich TCP, was auch verwendet wird, wenn die Einstellung leer bleibt. Die CUCM-Tabelle In der Tabelle werden alle CUCMs erfasst, die der EBuS-Server ansprechen soll. Daten werden über alle CUCMs gleichermaßen verschickt, sofern der CUCM aktiviert und für das Versandprotokoll freigegeben ist. Die Spalten der Tabelle haben folgende Bedeutung: Name: Name des CUCM innerhalb von EBuS. Dieser Name spielt für die Kommunikation zwischen EBuS und CUCM keine Rolle, wird aber von EBuS verwendet, um den CUCM in Benutzerdialogen zu referenzieren. Jeder CUCM muss einen Namen haben. CUCM-Server: Rechnername oder IP-Adresse des CUCM. Zu diesem Rechner wird die Verbindung aufgebaut. Dieser Wert muss stets angegeben werden. CUCM-Port: Port, auf dem der CUCM auf Verbindungen wartet. Auch dieser Wert muss stets angegeben werden. Aktiviert: Globale Markierung ob der CUCM aktiv ist. Nicht aktive CUCMs werden grundsätzlich nicht zum Versenden von Informationen genutzt. Zu ihnen wird auch ansonsten keine Verbindung aufgebaut. Wenn ein CUCM wegen technischer Probleme nicht erreichbar ist, sollte immer diese Aktiviert -Markierung gelöscht werden. P1, G1, G2, G3, T1: Markierungen, ob der CUCM für Datentransfers über das jeweilige Protokoll (siehe Abschnitt auf S. 312) freigegeben ist. Wenn ein einzelner CUCM Probleme mit dem Versand über ein bestimmtes Protokoll hat (z.b. wegen eines Ausfalls des Mobilfunknetzes), können die entsprechenden Markierungen gelöscht werden. Wenn der CUCM bestimmte Protokolle überhaupt nicht versenden kann (z.b. weil kein analoges Modem angeschlossen ist), darf die entsprechende Markierung grundsätzlich nicht gesetzt werden. Client-ID: Identifikation, unter der der EBuS-Server beim entsprechenden CUCM geführt wird. Dient nur der Information und kann nicht geändert werden. Clientname: Name, mit dem EBuS sich bei dem CUCM anmeldet. Wenn diese Angabe frei bleibt, wird der Standard-Clientname wie oben im Dialog angegeben verwendet. Rückverbindungsprotokoll: Spezielles Rückverbindungsprotokoll, das dieser CUCM für seine Verbindung zum EBuS-Server verwenden soll. Darf frei bleiben, wenn das oben angegeben Standard-Rückverbindungsprokoll genommen werden soll. Momentan einzig möglicher Wert ist TCP. Rückverbindungshost/-port: Spezielle Rückverbindungsadresse für diesen CUCM. Nur nötig, wenn durch spezielle Netzwerktopologien oder Firewalleinstellungen der CUCM den EBuS-Server nicht unter seiner Standardrückverbindungsadresse sieht. Ansonsten bleibt dieses Feld leer. Die Tabelle ist nach jeder Spalte sortierbar, indem auf den Spaltenkopf geklickt wird. Die Bedienknöpfe Mit den Bedienknöpfen unten im Dialogfenster werden die Einstellungen im Dialog übernommen oder gelöscht. Neu: Fügt einen neuen CUCM-Datensatz in die Tabelle ein. Der CUCM kann dann ausgefüllt werden. Damit die Daten gespeichert werden, muss Speichern gedrückt werden. Entfernen: Löscht den aktuell ausgewählten CUCM aus der Tabelle. Auch diese Operation muss noch durch Speichern abgeschlossen werden, es sei denn, bei der ausgewählten Tabellenzeile handelt es sich um einen gerade erst mit Neu angelegten und noch nicht abgespeicherten Eintrag.

44 28. Januar (Einzelverbindungsnachweise auswerten) 35 Speichern: Überträgt alle durchgeführten Änderungen zum Server und macht sie so permanent. Änderungen an den Standardwerten oben im Dialog und in der Tabelle werden gleichermaßen übertragen. Der Dialog prüft die Daten vor dem Übertragen und lässt das Abspeichern nur zu, wenn sie konsistent sind. Nach dem Abspeichern werden alle Daten neu geladen. Unabhängig davon, ob es beim Abspeichern zu Fehlern gekommen ist, werden deshalb auf jeden Fall die jetzt im Server gültigen Daten angezeigt. Abbildung 27: Neustartanforderung für die CUCM-Ansteuerung Nachdem die Daten gespeichert sind, muss normalerweise die CUCM-Ansteuerung im GAcSI-Modul neu gestartet werden, damit die neuen Einstellungen auch wirklich aktiv sind. Hierzu erscheint nach dem Speichern ein zusätzlicher Dialog, der diesen Neustart auslöst. Der Neustart kann auch jederzeit über den Bedienknopf GAcSI-Neustart ausgelöst werden. Rückgängig: Verwirft alle Änderungen und lädt alle Daten neu vom Server. GAcSI-Neustart: Unabhängig von den aktuellen Datenänderungen im Dialog kann mit diesem Knopf die CUCM-Ansteuerung im GAcSI-Zugangssystemmodul neu gestartet werden. Das ist nicht ein Neustart des gesamten GAcSI-Moduls, sondern nur des Teils, der für die Kommunikation mit der Invers-Schnittstelle und der Invers-Hardware verantwortlich ist. Durch den Neustart werden eventuelle Änderungen, die in diesem Dialog (oder an anderer Stelle) vorgenommen wurden, aktiv, d.h. die CUCM-Ansteuerung wird entsprechend den neuen Einstellungen umkonfiguriert (Einzelverbindungsnachweise auswerten) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (Allgemeine Dokumentation einspielen) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (Bankleitzahlen einspielen) Menü nur sichtbar für globale Administratoren. Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. 8 Das Menü "Buchen" Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Abbildung 28: Das Menü "Buchen"

45 28. Januar Buchen 36 Im Menü Buchen finden sich die Funktionen, mit denen Buchungen im System vorgenommen und abgefragt werden. Die Funktionen unterhalb dieses Menüs arbeiten Anbieter-unabhängig, d.h. Bediener, die bei mehreren Anbietern buchungsberechtigt sind, wählen den gewünschten Anbieter innerhalb der Funktion selbst auf. Alt-Start Buchungsbemerkungen An die Buchungen können Buchungsbemerkungen angefügt werden. Die Bemerkungen dienen unterschiedlichen Zwecken, je nachdem in welcher Kategorie sie angelegt werden. Abbildung 29: Buchungsbemerkungen Eingabemaske für Buchungsbemerkungen bearbeiten ALt-Ende Abbildung 30: Eingabemaske für Buchungsbemerkungen 8.1 Buchen Der Menüpunkt Buchen führt zu den Buchungsfunktionen im EBuS. Es handelt sich hierbei um die ältesten Programmteile. Der Buchungsansatz im System orientiert sich an einem Bediener, der für einen Endkunden eine Buchung durchführt. Mit Aufruf dieses Menüpunktes startet eine Abfolge von Bedienmasken, die einen solchen Buchungsvorgang abbildet Kunde anmelden Die Bildschirmmaske Kunde anmelden ist der Einstiegsbildschirm in die Buchungsfunktion in EBuS. Der Bildschirm ist zweigeteilt. Im oberen Bereich, (1), kann ein Kunde zum Buchen angemeldet werden. Dazu wird in der Auswahlliste Anbieter der Anbieter des Kunden ausgewählt und in Kundennummer die Nummer des Kunden eingegeben. Anschließend

46 28. Januar Buchen 37 Abbildung 31: Kunde anmelden wird mit dem Knopf Kundendaten holen der Name und gegebenenfalls das Codewort des Kunden vom Server geholt. Sind diese Daten korrekt, wird mit dem Knopf Kunde anmelden für diesen Kunden weiter gearbeitet (siehe Abschnitt auf S. 38). Mit dem Knopf Kundendaten anzeigen, können weitere Informationen zu dem Kunden angezeigt werden (siehe Abschnitt auf S. 38). Sowohl das Drücken auf Kundendaten holen als auch auf Kunde anmelden kann durch einfaches Bestätigen der Eingabe mit der Return-Taste ausgelöst werden. Die Auswahlliste Anbieter kann auch dadurch beeinflusst werden, dass der Kurzcode des gewünschen Anbieters der Kundennummer vorangestellt wird. Im Beispiel wurde vor der Nummer 1215 der Code han eingegeben, wodurch beim Auslösen von Kundendaten holen automatisch auf den Anbieter Stadtmobil Hannover (2503/HAN) umgeschaltet wurde. Die Kurzcodes finden sich in der Auswahlliste. Im unteren Bereich (2) der Bildschirmmaske finden sich drei Listen von Buchungen: Letzte Buchungen von diesem Bediener listet alle Buchungen auf, die der aktuelle Bediener zuletzt getätigt hat. Dies funktioniert nur, wenn niemand anders unter demselben Namen im System angemeldet ist. Nächste unmögliche Buchungen gibt diejenigen Buchungen aus, die als nächste von EBuS als unmöglich in der Datenbank hinterlegt sind. Zugangssystemmonitor ist der zentrale Dialog zur Überwachung der aktuell laufenden Buchungen. Er führt alle aktuell in den verschiedenen Zugangssystemen in Bearbeitung befindlichen Buchungen sowie eventuelle Fehlermeldungen der Zugangssysteme auf. Die Ausgabe entspricht exakt derjenigen in der Zugangssystemüberwachung (siehe Abschnitt 7.3 auf S. 26). In Klammern werden jeweils die Anzahl an Buchungen angegeben, die aktuell bearbeitet werden (Zugangssystemmonitor), die unmöglich sind (Nächste unmögliche Buchung) bzw. von dem angemeldeten Administrator gebucht wurden (Letzte Buchung von diesem Bediener). Mit dem Knopf Erneut an Zugangssystem senden kann eine in der Tabelle Zugangssystemmonitor ausgewählte Buchung erneut an das zugehörige Zugangssystem gesendet werden. Sofern Sie das Häkchen bei Nur aktuelle Aktivitäten setzen und mit dem Button Neu aufbauen die Auswahl bestätigen, werden lediglich Buchungen angezeigt deren Zugangssystem-Status ( ZgSys.-Status ) Aktivitäten anzeigen. Der Knopf Neu laden reinitialisiert die gerade ausgewählte Buchungstabelle. Von den vier Tabellen führt nur die Zugangssystemtabelle eine automatische Aktualisierung durch. Anmeldung von Kunden mit Unternutzern Bei Kunden mit Unternutzern erscheint nach der Eingabe der Hauptkundennummer und Drücken von Kundendaten holen eine zusätzliche Liste, in der alle Unternutzer des Kunden aufgeführt sind. Der gewünschte Unterkunde

47 28. Januar Buchen 38 Abbildung 32: Anmeldung eines Kunden mit Unternutzern kann dann durch Anklicken ausgewählt werden. Ist die Nummer des Unternutzers bekannt, kann sie auch sofort im Kundennummer-Feld angegeben werden. In der Liste ist der entsprechende Kunde dann bereits vorausgewählt, sodass die Anmeldung sofort über Kunde anmelden (bzw. EINGABETASTE) erfolgen kann. Natürlich kann diese Kurzschreibweise auch mit den oben beschriebenen Anbietercodes kombiniert werden Kundendaten anzeigen Abbildung 33: Kundendaten betrachten Die Bildschirmmaske Kundendaten anzeigen wird aus der Maske Kunde anmelden (siehe Abschnitt auf S. 36) heraus aufgerufen. Ihr Aufbau entspricht exakt der Maske Kundentabellen/Kunden (siehe Abschnitt 10.2 auf S. 103), bloß dass an dieser Stelle die Daten nur betrachtet, nicht aber geändert werden können. Aus diesem Grund sind die Bedienelemente auch alle ohne Wirkung, selbst wenn sie angewählt werden können. Beim Aufruf ist die Maske mit den Daten des in der Kundenanmeldung aktuell ausgewählten Kunden vorbelegt. Es ist möglich, in den oberen vier Feldern Org, Zeich, Mtgl.-Nr. und Mtgl.-Unternr eine andere Kundennummer einzugeben und mit Anzeigen die Daten dieses Kunden aufzurufen. Der Knopf Zurück führt wieder in die Maske Kunde anmelden. Dabei wird allerdings in jener Maske die eingegebene Kundennummer wieder gelöscht Kundenmenü Das Kundenmenü ist die zentrale Schaltstelle zum Anlegen von neuen Buchungen und zum Bearbeiten von bestehenden Buchungen.

48 28. Januar Buchen 39 Abbildung 34: Kundenmenü Buchungen bearbeiten In der oberen Liste im Bereich Buchungen bearbeiten werden die bestehenden Buchungen des Kunden angezeigt: Rot sind Buchungen, die in den vergangenen vier Wochen abgeschlossen wurden und nicht mehr normal geändert werden können. Es sind aber meist noch administrative Änderungen oder Änderungen an den Bemerkungen und Aufgaben möglich. Gelb sind gerade laufende Buchungen bzw. Buchungen, die vor nicht mehr als zwei Stunden zu Ende gegangen sind und deshalb noch verspätet verlängert werden können. Grün sind Buchungen, die noch nicht begonnen haben. Sie können geändert oder storniert werden. Buchungsauswahl Im Bereich Buchungsauswahl unterhalb der Liste kann eingestellt werden, welche Buchungen angezeigt werden sollen: Vergangene zeigt nur die bereits abgelaufenen Buchungen an, also diejenigen mit roter Einfärbung. Alle zeigt sowohl die abgelaufenen als auch die noch änderbaren Buchungen an. Änderbare beschränkt die Anzeige auf die noch nicht beendeten Buchungen (gelb), die vor weniger als zwei Stunden beendeten Buchungen (gelb) und die noch nicht begonnenen Buchungen (grün). Mit Abos ermöglicht es, abonnierte Buchungen gezielt von der Anzeige auszuschließen. Nur wenn dieses Kästchen aktiviert ist, werden auch abonnierte Buchungen angezeigt. Von allen Unterkunden zeigt Buchungen aller Unterkunden an, die mit dem angemeldeten Kunden verbunden sind. Kontextmenü zum Bearbeiten der Buchungen Eine bereits vorhandene Buchung kann durch einen Rechtsklick auf den entsprechenden Eintrag in der Liste Buchungen bearbeiten bearbeitet werden. Es öffnet sich ein Kontextmenü: Ende ändern ist nur bei bereits begonnen und noch nicht oder seit nicht mehr als zwei Stunden beendeten Buchungen verwendbar und ermöglicht es, das Ende der Buchung zu ändern. Sowohl eine Verlängerung als auch eine Verkürzung ist möglich. Der Knopf führt in den Dialog Buchungsende ändern (siehe Abschnitt auf S. 50).

49 28. Januar Buchen 40 Abbildung 35: Kundenmenü mit Kontextmenü Jetzt beenden kann nur auf aktuell laufende Buchungen angewendet werden und beendet sie unverzüglich. Das Fahrzeug ist ab sofort wieder frei. Die Änderung wird sofort vorgenommen und nur noch einmal im Bestätigungsbildschirm (siehe Abschnitt auf S. 47) angezeigt. Im Dialog Buchungen betrachten wird diese Aktion mit einem (B) markiert. Ändern kann auf Buchungen angewendet werden, die noch nicht begonnen haben und ermöglicht es, sämtliche Parameter der Buchung, also Anfangszeit, Endzeit und gebuchtes Fahrzeug zu ändern. Hierzu wechselt die Anzeige in die Maske Buchung ändern (siehe Abschnitt auf S. 49). Stornieren funktioniert ebenfalls nur bei noch nicht angefangenen Buchungen und löscht die Buchung. Dabei wird allerdings lediglich eine entsprechende Markierung an der Buchung angebracht, sodass sie auch später noch nachvollziehbar ist. Die Stornierung wird im Bestätigungsbildschirm (siehe Abschnitt auf S. 47) angezeigt. Administrativ ändern kann auf jede beliebige Buchung angewendet werden und erlaubt die Änderung aller Parameter. So lassen sich auch bereits abgelaufene Buchungen nachträglich noch ändern. Damit diese Funktion verfügbar ist, muss der Bediener das Recht zur administrativen Buchungsänderung haben. Die Anzeige wechselt in die Maske Buchung ändern (siehe Abschnitt auf S. 49). Administrativ stornieren ermöglicht das Stornieren beliebiger Buchungen, insbesondere auch nachträglich. Damit diese Funktion verfügbar ist, muss der Bediener das Recht zur administrativen Buchungsänderung haben. Die administrative Stornierung wird im Bestätigungsbildschirm (siehe Abschnitt auf S. 47) angezeigt. Unterkunde ändern kann immer dann verwendet werden, wenn es zu einem Kunden mehrere Unterkunde gibt und Sie vor oder während der Buchung den Unterkunden ändern wollen. Damit diese Funktion verfügbar ist, muss der Administrator die Zugriffsrechte (siehe Abschnitt auf S. 273) Unterkunde ändern sowie Normal buchen besitzen. Nähere Datails finden Sie im Abschnitt Unterkunde ändern (siehe Abschnitt auf S. 50). Info ruft die Standort- und Fahrzeugbemerkungen ab und zeigt sie in einem separaten Fenster an. Bemerkungen zeigt die Bemerkungen zur Buchung in einem Extrafenster an und ermöglicht ihre Bearbeitung, auch bei bereits beendeten Buchungen. Dieser eigene Dialog ist auch über andere Schnittstellen in EBuS erreichbar. Eine genaue Dialoganleitung finden Sie im Kapitel Buchungsbemerkung (siehe Abschnitt auf S. 54). Aufgabe ermöglicht die direkte Eingabe von Aufgaben zu einer Buchung. Dabei wird die Aufgabe automatisch mit der Buchung und beliebigen dazu gehörenden Objekten (also z.b. dem Kunden, dem Fahrzeug oder der Buchung selbst) verknüpft. Zur Eingabe öffnet sich ein neues Fenster (siehe Abschnitt 12.1 auf S. 242). Neue Buchung Im Bereich Neue Buchung kann eine neue Buchung angelegt werden.

50 28. Januar Buchen 41 Im Auswahlfeld Buchungsmodus wird festgelegt, welche Art der Buchung ausgeführt werden soll. Normale Buchung: Dies ist die gebräuchlichste Buchungsart. Sie ist standardmäßig vorausgewählt. Eine normale Buchung kann daher direkt durch Drücken der Leertaste durchgeführt werden. Blockierbuchung: Dieser Eintrag existiert nur, wenn ein Kunde als Unternutzer angemeldet wurde und Blockierbuchungen für den jeweiligen Anbieter verfügbar sind. Er startet ebenfalls einen Buchungsvorgang (siehe Abschnitt auf S. 41), allerdings wird keine normale, sondern eine Blockierbuchung (siehe Abschnitt 20.3 auf S. 323) erzeugt. Rückwirkende Buchung: Die Auswahl dieses Eintrags ermöglicht eine Buchung in der Vergangenheit. Interne Buchung: Diese Buchungsoption ist bei Fahrzeugpools relevant, also bei mehreren Realobjekten, die einem Buchungsziel zugeordnet sind. Soll ein spezielles Fahrzeug (Realobjekt) administrativ (intern (siehe Abschnitt 28 auf S. 406)) gebucht werden, z.b. für eine Werkstattfahrt, so muss diese Option gewählt werden. Buchung auf Fremdsystem: Dieser Eintrag existiert nur, wenn der Anbieter des Kunden Quernutzung in fremde Systeme zulässt. Bei Auswahl dieses Eintrags wird das darunter liegende Feld Anbieter mit den Namen der entfernten Anbieter aufgefüllt, die über die Roland-Schnittstelle angebunden sind. Ein Klick auf den Knopf Weiter zur Buchung startet einen Buchungsvorgang für den angemeldeten Kunden im entfernten System. Damit das funktioniert, muss in den Einstellungen (siehe Abschnitt 6.6 auf S. 20) ein Webbrowser eingetragen sein. Im Auswahlfeld Anbieter werden die Anbieter angezeigt, die für den Kunden freigeschaltet sind. Vorausgewählt ist der Heimatanbieter des Kunden. Wird im darüber liegenden Feld Buchungsmodus Neue Buchung auf Fremdsystem ausgewählt, so wird die Anbieterliste neu geladen mit den Anbietern für Quernutzung. Der Knopf Weiter zur Buchung startet den eigentlichen Buchungsvorgang (siehe Abschnitt auf S. 41). Unterer Bereich der Maske Ganz unten in der Maske befinden sich zwei weitere Knöpfe: Mit dem Knopf Kundendaten anzeigen werden die Kontaktdaten des angemeldeten Kunden in einem neuen Fenster angezeigt. Mit dem Knopf Kunde abmelden/telefongespräch beenden wird schließlich die Arbeit auf den Buchungen für diesen Kunden beendet. EBuS kehrt daraufhin in die Kundenanmeldung (siehe Abschnitt auf S. 36) zurück Neue Buchung, Buchungsziel Der Dialog zum Anlegen einer neuen Buchung bzw. Ändern einer bestehenden Buchung besteht aus mehreren Karteikarten, die Bereich (1) ausgewählt werden können. Er startet immer mit der Ansicht Buchungsziel, in der das gewünschte Fahrzeug ausgewählt werden kann. Aus einer der anderen Ansichten (Vorauswahl (siehe Abschnitt auf S. 45), Alternativen (siehe Abschnitt auf S. 46)) kann jederzeit mit der Taste F3 wieder in diese Ansicht gewechselt werden. In Bereich (2) kann die Menge der anzuzeigenden Buchungsziele über die Auswahlliste Typ/Projekt auf solche aus einer bestimmten Gruppe eingeschränkt werden. Insbesondere im Zusammenhang mit Quernutzungen kann eine Änderung der Voreinstellung alle aber zu unerwarteten Ergebnissen führen. Normalerweise sollte hier nichts geändert werden. Der die Maske dominierende Bereich (3) wählt schließlich das gewünschte Fahrzeug aus. Er wird von links nach rechts bedient: Zunächst wird die Stadt ausgewählt, in der sich das gewünschte Fahrzeug befindet. Daraufhin füllen sich Stadtteil- und Standortliste.

51 28. Januar Buchen 42 Abbildung 36: Neue Buchung, Buchungsziel Nun kann entweder über die Liste Stadtteil ein bestimmter Stadtteil ausgewählt werden oder gleich der gesucht Standort. Bei Vorauswahl des Stadtteils wird die Standortliste auf diejenigen Einträge eingeschränkt, die dem gewählten Stadtteil zugeordnet sind. Bei direkter Auswahl des Standortes bleibt die Standortliste unverändert, der dazugehörende Stadtteil wird dann automatisch angewählt. Schließlich kann ganz rechts das gewünschte Fahrzeug bzw. Buchungsziel ausgewählt werden. Die vier Listen sind mit den Tasten F5-F8 direkt anspringbar. Innerhalb der Listen können die Einträge durch Eingeben der Wortanfänge direkt ausgewählt werden. Abbildung 37: Auswählen des Standortes "Schlägerstraße" durch Drücken der Tasten "S", "C", "H" und "L" Wenn eine der Auswahlen dazu führt, dass in einer Liste nur ein Eintrag steht, dann wird dieser automatisch ausgewählt. Die Knöpfe in Bereich (4) dienen dazu, zusätzliche Informationen über den Standort bzw. das Buchungsziel anzuzeigen. Diese Informationen sind im Vorfeld durch den Anbieter hinterlegt worden (siehe Abschnitt 9.12 auf S. 89). In Bereich (5) wird die Zeitdauer der Buchung über die Felder Startdatum und Enddatum eingestellt. Zwischen den einzelnen Datums- und Uhrzeitteilen sowie den beiden Eingabefeldern kann mit den Tasten Cursor links und Cursor rechts gewechselt werden. Cursor aufwärts und Cursor abwärts ändern das jeweilige Datumsfeld. Das Startdatum kann direkt mit F9, das Enddatum mit F10 angesprungen werden. Ein Mausklick mit der rech-

52 28. Januar Buchen 43 Abbildung 38: Zusätzliche Informationen zu einem Stellplatz ten Maustaste in eines Datumsfelder oder ein Klick auf die Knöpfe rechts neben jedem Datumsfeld öffnet einen Kalender, mit dem das Datum direkt ausgewählt werden kann. Abbildung 39: Kalender zur Datumseingabe Start- und Enddatum werden beim Öffnen des Dialogs auf den Anfang des gerade laufenden Buchungsintervalls gesetzt. Änderungen des Startdatums werden solange direkt in das Enddatum übertragen, wie letzteres noch nicht selbst geändert wurde. Bereich (6) des Dialogs ist die weiter unten näher beschriebene Zeitleiste (siehe Abschnitt auf S. 43). In ihr wird die in gerade aufgebaute Buchung dargestellt. Der Buchen-Knopf in Bereich (7) schließt die Buchung ab und leitet über zum Bestätigungsbildschirm (siehe Abschnitt auf S. 47). Er ist nur anwählbar, wenn die Buchung möglich ist. Über die Knöpfe in Bereich (8) kann der Dialog jederzeit verlassen werden, ohne dass es zu einer Buchung oder Buchungsänderung kommt. Zurück ins Menü führt dabei in das Kundenmenü (siehe Abschnitt auf S. 38), Abbrechen und Abmelden in die Kundenanmeldung (siehe Abschnitt auf S. 36). Die Zeitleiste Die Zeitleiste ist ihrerseits ein komplexes Dialogelement im Buchungsdialog. Ihr Hauptzweck ist die Anzeige, ob eine Buchung möglich ist oder nicht. Darüber hinaus kann sie auch verwendet werden, um die Buchung anzupassen. Die Zeitleiste wird zu Beginn immer so dargestellt, dass der gesamte Buchungszeitraum abgebildet wird. Im Kopf der Zeitleiste steht immer das gerade angewählte Buchungsziel bzw. Fahrzeug. Darunter ist der eigentliche Zeitleistenbereich. In der zweizeiligen Gittermatrix werden in der oberen Zeile alle anderen Buchungen dar-

53 28. Januar Buchen 44 Abbildung 40: Zeitleiste im Dialog "Neue Buchung" gestellt, in der unteren die gerade in Bearbeitung befindliche. Entsprechend ihrem Zustand werden die Buchungen eingefärbt: Grün ist die momentan bearbeitete Buchung, wenn sie möglich ist. Rot ist die momentan bearbeitete Buchung, wenn sie nicht möglich ist. Blau wird jede normale andere Buchung dargestellt. Hellblau ist eine andere Buchung, wenn es sich dabei um eine Abo-Buchung handelt. Orange ist eine eigene Blockierbuchung, die die momentan bearbeitete Buchung nicht verhindert. Gelb ist eine andere Buchung, die gerade bestätigt wird. Zu diesem Zeitpunkt ist es bereits nicht mehr möglich, selbst zu buchen. Schwarz sind andere Buchungen, die selbst momentan unmöglich sind (z.b. wegen Fahrzeugtausches), aber noch nicht automatisch wieder ermöglicht werden konnten. Mit den Knöpfen im unteren Bereich kann der angezeigte Zeitraum unabhängig vom gewünschten Buchungszeitraum geändert werden. Mögliche Bewegungen sind: <<</>>>: Sieben Tage mehr nach vorn oder hinten <</>>: Einen Tag mehr nach vorn oder hinten </>: Bis zum Anfang des ersten der Ende des letzten angezeigten Tages </> : Umkreis von sechs Stunden um Buchungsanfang oder Buchungsende <->: Ausgangsanzeige Weiterhin lässt sich die Zeitleiste durch Schiebebewegungen mit der Maus (linke Maustaste drücken, Maus bewegen, Maustaste loslassen) bedienen: In Bereich (1) kann die gesamte Zeitleiste stufenlos verschoben werden. In Bereich (2) kann der Buchungsanfang verändert werden. In Bereich (3) kann die gesamte Buchung bei gleichbleibender Zeitdauer verschoben werden. In Bereich (4) kann das Buchungsende verändert werden. Die Zeitleiste zeigt nie einen Zeitraum vor Beginn des gerade laufenden Buchungsintervalls an. Besonderheiten bei der Buchung von E-Mobilen Hinweis: Nachfolgende Erläuterungen beziehen sich ausschließlich auf die Buchung von E-Mobilen. Wie im Konzeptteil (siehe Abschnitt 26 auf S. 401) erläutert, benötigen die Batterien von E-Mobilen einen bestimmten Zeitraum bis zur vollständigen Ladung. Wenn die Batterie zu Beginn der Fahrt nicht voll geladen ist, wird eine Warnmeldung Batterieladestand niedrig ausgegeben. Der angezeigte Prozentwert ist der von EBuS errechnete Wert den die Batterie zu Fahrtbeginn mindestens haben wird. Sofern die Batterie voll geladen ist, gelangt der Kunde direkt in den Dialog Buchung bestätigen (siehe Abschnitt auf S. 47). Nähere Informationen zu den Funktionsweisen finden Sie im Konzeptteil (siehe

54 28. Januar Buchen 45 Abbildung 41: Neue Buchung, E-Mobile Abschnitt 26 auf S. 401) und im Stammdaten-Menü Tankkarten, Kraftstoffarten und Batterien (siehe Abschnitt 9.9 auf S. 79). Durch die Bestätigung des niedrigen Batterieladestatus akzeptiert der Kunde diese eventuell eingeschränkte Nutzbarkeit und gelangt zum Dialog Buchung bestätigen (siehe Abschnitt auf S. 47). Andernfalls verbleibt im Dialog und kann Änderungen an der Buchung vornehmen Vorauswahl Abbildung 42: Neue Buchung, Vorauswahl In der Vorauswahlmaske können die zur Verfügung stehenden Fahrzeuge über deren Merkmale eingeschränkt werden. Die Maske wird über die Karteikarte Vorauswahl erreicht, die neben der Buchungsziel (siehe Abschnitt auf S. 41)-Karte angeordnet ist. Der Hauptteil der Maske wird von drei Merkmalslisten und den Knöpfen zum Verschieben ihrer Inhalte eingenommen. In der Liste (1) stehen alle Merkmale, die die angezeigten Fahrzeuge auf keinen Fall haben dürfen, Liste (3) enthält diejenigen Merkmale, deren Vorkommen bei den gewünschten Fahrzeugen egal ist und in Liste (5)

55 28. Januar Buchen 46 werden diejenigen Merkmale aufgeführt, die die Fahrzeuge auf jeden Fall haben müssen. Mit den Knöpfen in den Bereichen (2) und (4) werden die Merkmale zwischen den Listen verschoben. Dies geht auch, wenn der zu verschiebende Eintrag angewählt und dann Cursor links bzw. Cursor rechts gedrückt wird. Sowohl die Ausschluss- als auch die Notwendigkeitsliste haben je zwei wechselweise anwählbare Knöpfe Alle oder Untermenge. Diese bestimmen, wie bei mehr als zwei Elementen in der entsprechenden Liste die Einträge ausgewertet werden sollen: Alle meint, dass sämtliche der eingetragenen Merkmale abwesend bzw. vorhanden sein müssen. Aus logischer Sicht entspricht das einer und -Verknüpfung. Untermenge bedeutet, dass mindestens eines der eingetragenen Merkmale abwesend bzw. vorhanden sein muss, logisch ist dies eine oder -Verknüpfung. Beispiel Das Fahrzeug soll Kindersitz und Winterreifen haben. Dann müssen beide Merkmale in die Liste Soll verschoben und der Knopf Alle aktiviert werden. Wenn hingegen das Fahrzeug Kassettenfach oder einen CD-Spieler zur Verfügung stellen soll, muss der Knopf Untermenge aktiv sein. Die Darf nicht - und die Soll -Liste werden immer und -verknüpft, d.h. wenn in beiden Listen Einträge sind, werden nur Fahrzeuge ausgewählt, die beiden Bedingungen genügen. Unterhalb der Bedingungslisten wird ausgegeben, auf wieviele Fahrzeuge die aktuell eingestellten Bedingungen zutreffen. Die Zahl wird mit jeder Änderung in den Listen aktualisiert. Wenn sie auf 0 steht, färbt sich das gesamte Feld rot. In diesem Fall trifft die gewünschte Merkmalskombination auf kein Fahrzeug zu und eine Buchung ist dadurch grundsätzlich verhindert. Abbildung 43: Fahrzeugzahlausgabe bei unmöglichen Bedingungen Im unteren Bereich der Maske wird die gewünschte Buchungszeit dargestellt. Die Bedienung der Elemente erfolgt exakt wie in der Maske Buchungsziel (siehe Abschnitt auf S. 41). Mit den Knöpfen Zurück ins Menü und Abbrechen und Abmelden kann die gesamte Eingabemaske in Richtung Kundenmenü (siehe Abschnitt auf S. 38) oder Kundenanmeldung (siehe Abschnitt auf S. 36) verlassen werden. Die Merkmalauswahl in dieser Maske ist absolut, das heißt, dass die auswählbaren Buchungsziele und auch die Alternativvorschläge auf diejenigen Buchungsziele beschränkt sind, auf die die hier angegebenen Bedingungen zutreffen Alternativen Im Dialogbildschirm Alternativen können zu dem gewählten Buchungsziel für die Buchung Alternativen ausgesucht werden. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn das gewünschte Fahrzeug zur gewünschten Zeit bereits anderweitig belegt ist. In Bereich (1) der Bildschirmmaske wird die Buchungszeit angezeigt. Sie kann wie bei der Buchungszielwahl (siehe Abschnitt auf S. 41) jederzeit geändert werden. Bereich (2) zeigt die Zeitleiste mit dem aktuell gewählten Fahrzeug. Ihr Inhalt ist immer exakt derselbe wie in der Buchungszielmaske. Sie kann auch komplett so wie dort beschrieben (siehe Abschnitt auf S. 43) bedient werden.

56 28. Januar Buchen 47 Abbildung 44: Neue Buchung, Alternativen Bereich (3) präsentiert drei weitere Zeitleisten, in denen die Alternativvorschläge für das gewählte Buchungsziel stehen. EBuS zeigt hier die nächstgelegenen Fahrzeuge gleichen oder ähnlichen Typs an. Damit das funktioniert, müssen für die Standorte (siehe Abschnitt auf S. 61) und gegebenenfalls die Städte (siehe Abschnitt auf S. 60) Koordinaten hinterlegt sein, sodass EBuS die Entfernungen zwischen den Standorten bestimmen kann. Zudem ist des sinnvoll, in den Buchungsziel-Alternativen (siehe Abschnitt 9.10 auf S. 87) ähnliche Buchungszieltypen (siehe Abschnitt auf S. 63) zu definieren. EBuS zeigt nur solche Fahrzeuge an, die nicht weiter als 25 der für die Koordinatenvergabe gewählten Längeneinheiten (üblicherweise Kilometer) voneinander entfernt stehen. Mit den drei Wählen-Knöpfen in Bereich (4) kann eine dieser Alternativen ausgewählt werden. Sie wird dann zum aktuell gewählten Fahrzeug und erscheint demzufolge in der obersten Zeitleiste der Maske in Bereich (2). Dort kann mit dem Buchen-Knopf zur Buchungsbestätigung (siehe Abschnitt auf S. 47) umgeschaltet werden. In Bereich (5) können die Typ-Vorgaben für die Alternativensuche geändert werden. Die Liste im oberen Teil zeigt alle momentan verwendeten Buchungszieltypen des Anbieters an. Im Startzustand sind alle Typen angewählt, die in den Buchungsziel-Alternativen (siehe Abschnitt 9.10 auf S. 87) als ähnlich zum Typ des aktuell gewählten Fahrzeuges definiert sind. In der Liste können einzelne Typen durch Anklicken ausgewählt werden. Wie üblich bleibt die bisherige Auswahl dabei erhalten, wenn während des Mausklicks die Strg-Taste gedrückt wird. Die Taste Alle wählt alle Typen als mögliche Alternativen an, Standard stellt die ursprüngliche Vorauswahl wieder her. Der Schalter Nur freie Ziele sorgt dafür, dass als Alternativen nur solche Fahrzeuge vorgeschlagen werden, die im gewünschten Zeitraum vollständig frei sind. Trifft dies für weniger als drei Fahrzeuge mit den gewünschten Typen im Umkreis um das aktuell gewählte Fahrzeug zu, bleiben die entsprechenden Alternativen-Vorschläge leer. Bei Änderungen in Bereich (5) erfolgt keine automatische Neusuche. Um sie zu starten, muss der Knopf Neu suchen in Bereich (6) gedrückt werden. Mit den Knöpfen Zurück ins Menü oder Abbrechen und Abmelden wird der Dialog in Richtung Kundenmenü (siehe Abschnitt auf S. 38) oder Kundenanmeldung (siehe Abschnitt auf S. 36) verlassen Buchung bestätigen Der Bildschirm Buchung bestätigen bildet immer den Abschluss eines Buchungsvorganges. Hier werden die Buchungsdaten noch einmal angezeigt, zudem können weitere Informationen an die Buchung angehängt werden.

57 28. Januar Buchen 48 Abbildung 45: Buchung bestätigen In Bereich (1) stehen die Daten der gerade in Arbeit befindlichen Buchung. Bei Vorhandensein eines Zugangssystems zu wenigstens einem Teil der Fahrzeuge im Fuhrpark wird Bereich (2) eingeblendet, in dem entweder elektronisches Zugangssystem oder herkömmlicher Schlüssel angezeigt wird. Der Knopf Standort-/Fahrzeug-Informationen... (3) öffnet ein Zusatzfenster mit den hinterlegten Bemerkungen zu Standort und Fahrzeug. Abbildung 46: Bemerkungsfenster hinter "Standort-/Fahrzeug-Informationen..." Im Bereich (4) können Sie die voraussichtlichen Kosten einer Buchung abfragen. Solange Sie nur an den Kosten für die Buchungszeit interessiert sind, betätigen Sie die Funktion Berechnen. Auf Basis Ihrer Abrechnungsregeln (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 324) werden dann die Zeitkosten im Kosten -Feld angezeigt. Wenn Sie darüberhinaus eine voraussichtliche km-leistung im Feld Fahrtstrecke eintragen, so werden in der Berechnung zusätzlich die km-kosten berücksichtigt. Der Button Info öffnet ein neues Fenster Abrechnungsinformationen anzeigen.

58 28. Januar Buchen 49 Dort wird tabellarsich die Ausgabe Ihrer Abrechnungsregeln ausgegeben mit der Informationen, aus welchen Teilbeträgen sich die Gesamtkosten für die Fahrt ergeben. Die Anzeige entspricht den gleichen Informationen, wie sie auch im Dialog Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt 11.1 auf S. 121) innerhalb des Registers Abrechnungstest (siehe Abschnitt auf S. 149) abrufbar sind. Abbildung 47: Über die "Info"-Funktion öffnen Sie ein neues Fenster, welches Ihnen tabellarisch die die Einzelbelege zeigt, die zur Gesamtsumme führen. Vorab müssen Sie die Summe per Mausklick "Berechnen". Der Schalter Gebührenfreie Buchung dient zur Einstellung, ob für den Buchungsvorgang etwas berechnet werden soll oder nicht. An dieser Stelle wirkt er sich nur auf den Anmeldemodus (siehe Abschnitt auf S. 320) der hinterlegten Buchung aus. Die korrekte Auswertung dieser Information obliegt dann dem Abrechnungsmodul bzw. -skript (siehe Abschnitt 11 auf S. 121) des Anbieters. In Bereich (5) können Sie Bemerkungen (siehe Abschnitt 20.2 auf S. 321) zu der Buchung einfügen (siehe Abschnitt auf S. 55). Bei einer Buchungsänderung (siehe Abschnitt auf S. 49) liegen ggf. bereits Bemerkungen vor, die sie unter bestimmten Voraussetzungen bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 55) können. Solange hier eine Bemerkung in Arbeit ist, können die Abschlussknöpfe in Bereich (6) nicht betätigt werden. Die Knöpfe in Bereich (6) dienen zum Verlassen des Dialoges. Zurück zur Korrektur verwirft die Buchung und kehrt zur Buchungszielwahl (siehe Abschnitt auf S. 41) zurück. Dabei werden auch eventuelle Änderungen an den Buchungsbemerkungen verworfen. Die drei Knöpfe auf der rechten Seite bestätigen die Buchung und tragen sie endgültig in die Datenbank ein. Bestätigen und Weiterbuchen kehrt danach in die Buchungszielwahl (siehe Abschnitt auf S. 41) zurück, sodass sofort eine weitere Buchung eingetragen werden kann. Bestätigen und ins Menü geht zurück in das Kundenmenü (siehe Abschnitt auf S. 38), Bestätigen und Abmelden meldet den Kunden ab und lässt die Kundenanmeldung (siehe Abschnitt auf S. 36) erneut erscheinen Buchung ändern Der Dialog Buchung ändern dient zur Änderung einer bereits vorgenommenen Buchung, die vollständig in der Zukunft liegt. Er ähnelt sehr dem Dialog Neue Buchung (siehe Abschnitt auf S. 41). Neben der anderen Beschriftung des Buchen -Knopfes mit Ändern ist der wichtigste Unterschied eine zusätzliche Darstellung der Originalbuchung in der Zeitleiste: Violett wird die Originalbuchung in der Zeitleiste dargestellt, d.h. die Ausdehnung, die die Buchung ursprünglich hat. Siehe (1) in der Grafik. Wie für den Dialog Neue Buchung (siehe Abschnitt auf S. 41) beschrieben können alle Parameter einer Buchung über diesen Dialog geändert werden. Insbesondere ist es möglich, bei einer Buchung auch das ausgewählte Fahrzeug zu ändern.

59 28. Januar Buchen 50 Abbildung 48: Buchung ändern Bestätigen der Änderung führt in den Bestätigungsbildschirm (siehe Abschnitt auf S. 47), in dem die alten und neuen Daten der Buchung nochmal angezeigt werden Buchungsende ändern Abbildung 49: Buchungsende ändern Die Maske Buchungsende ändern dient zur Änderung einer Buchung, die bereits läuft, d.h. deren Startzeitpunkt in der Vergangenheit liegt. Bei einer solchen Buchung kann nur noch die Endzeit geändert werden. Der Bildschirm stellt eine Untermenge der Maske Neue Buchung (siehe Abschnitt auf S. 41) dar, in der nur noch das Enddatum einstellbar ist. Das Enddatum darf sowohl nach vorn als auch nach hinten verschoben werden. Verlängerungen sind bei normalen Buchungen natürlich nur möglich, solange dabei kein Zeitraum einer anderen Buchung überschnitten wird. Die Änderung der Endzeit wird anschließend über den Bestätigungsbildschirm (siehe Abschnitt auf S. 47) fertig gestellt. EBuS erlaubt auch das Ändern einer laufenden Buchung über Fahrzeug-Zugangssysteme. Lesen Sie bitte hier für den Bedienungsablauf einer Buchungsänderung über einen Invers BCSA Unterkunde ändern Der Dialog Unterkunde ändern wird aus dem Kundenmenü (siehe Abschnitt auf S. 38) heraus aufgerufen, in dem Sie die entsprechende Buchung auswählen und durch betätigen der rechten Maustaste das Kontextmenü öffnen.

60 28. Januar Buchen 51 Abbildung 50: Kundenmenü mit Kontextmenü Hinweis: Die Option Unterkunde ändern ist nur dann auswählbar, wenn: zu einer Teilnehmernummer mindestens zwei Unterkunden vorhanden sind und der jeweilige Administrator die Zugriffsrechte Unterkunde ändern (siehe Abschnitt auf S. 273) (Verwaltung > Zugriffsrechte > und mindestens Normal buchen (siehe Abschnitt auf S. 273) besitzt. In der Maske Unterkunde ändern haben Sie die Möglichkeit vor und während der Buchung kurzfristig und einfach die aktuelle Buchung von dem ursprünglichen Nutzer auf jeden beliebigen Unterkunde zu ändern. Abbildung 51: Unterkunden ändern mit drei Unterkunden Im Dialog Unterkunde ändern wählen Sie den neuen Nutzer aus, auf den die Buchung geändert werden soll. Durch drücken des Buttons Unterkunden ändern bestätigen Sie diese Änderung vorläufig und der Dialog (Unterkunde)Änderung bestätigen öffnet sich, andernfalls können Sie Abbrechen drücken und gelangen wieder in das Kundenmenü (siehe Abschnitt auf S. 38). Im nachfolgenden Dialog findet die eigentliche Änderung des Unterkunden statt (Unterkunde) Änderung bestätigen Der Dialog Änderung bestätigen ist ähnlich wie der Dialog Buchung bestätigen (siehe Abschnitt auf S. 47) aufgebaut. Die Buchungsdaten im Bereich (1) zeigen die Details wie Buchungsbeginn, Buchungsende, Buchungs-

61 28. Januar Buchen 52 Abbildung 52: (Unterkunden)Änderung bestätigen dauer, Buchungsziel und Standort. Diesen Daten ändern sich durch das Umbuchen auf einen Unterkunden nicht. Die wichtige Information steht in der Zeile neuer Kunde (2). Hier wird der, im vorherigen Dialog ausgewählte Unterkunde angezeigt, auf den die Buchung nun geändert wird. Des Weiteren können Sie, sofern bei Ihnen hinterlegt, Standort-/Fahrzeug-Informationen abrufen (3). Diese öffnen sich in einem Zusatzfenster. Abbildung 53: Bemerkungsfenster hinter "Standort-/Fahrzeug-Informationen..." Im Bereich (4) können Sie die voraussichtlichen Kosten einer Buchung abfragen. Solange Sie nur an den Kosten für die Buchungszeit interessiert sind, betätigen Sie die Funktion Berechnen. Auf Basis Ihrer Abrechnungsregeln (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 324)) werden dann die Zeitkosten im Kosten -Feld angezeigt. Wenn Sie darüber hinaus eine voraussichtliche km-leistung im Feld Fahrtstrecke eintragen, so werden in der Berechnung zusätzlich die km-kosten berücksichtigt. Der Button Info öffnet ein neues Fenster Abrechnungsinformationen anzeigen. Dort wird tabellarisch die Ausgabe Ihrer Abrechnungsregeln ausgegeben mit der Informationen, aus welchen Teilbeträgen sich die Gesamtkosten für die Fahrt ergeben. Die Anzeige entspricht den gleichen Informationen, wie sie auch im Dialog Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt 11.1 auf S. 121) innerhalb des Registers Abrechnungstest (siehe Abschnitt auf S. 149) abrufbar sind.

62 28. Januar Buchungen betrachten 53 Der Schalter Gebührenfreie Buchung dient zur Einstellung, ob für den Buchungsvorgang etwas berechnet werden soll oder nicht. An dieser Stelle wirkt er sich nur auf den Anmeldemodus (siehe Abschnitt auf S. 320) der hinterlegten Buchung aus. Die korrekte Auswertung dieser Information obliegt dann dem Abrechnungsmodul bzw. -skript (siehe Abschnitt 11 auf S. 121) des Anbieters. In Bereich (5) können Sie Bemerkungen (siehe Abschnitt 20.2 auf S. 321) zu der Buchung einfügen (siehe Abschnitt auf S. 55). Bei einer Buchungsänderung (siehe Abschnitt auf S. 49) liegen ggf. bereits Bemerkungen vor, die sie unter bestimmten Voraussetzungen bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 55) können. Solange hier eine Bemerkung in Arbeit ist, können die Abschlussknöpfe in Bereich (6) nicht betätigt werden. Die Knöpfe in Bereich (6) dienen zum Verlassen des Dialoges. Zurück zur Korrektur verwirft die Buchung und kehrt zur Buchungszielwahl (siehe Abschnitt auf S. 41) zurück. Dabei werden auch eventuelle Änderungen an den Buchungsbemerkungen verworfen. Die zwei Knöpfe auf der rechten Seite bestätigen die Buchung und tragen sie endgültig in die Datenbank ein. Kunden ändern und ins Menü geht zurück in das Kundenmenü (siehe Abschnitt auf S. 38), Kunden ändern und Abmelden meldet den Kunden ab und lässt die Kundenanmeldung (siehe Abschnitt auf S. 36) erneut erscheinen Hinweis: Unterkunde ändern und Invers Keymanager Sofern Sie Keymanager der Firma Invers verwenden gibt es eine Besonderheit zu beachten. Sofern die Änderung des Unterkunden nach der Schlüsselentnahme aus dem Keymanager stattfindet, muss der neue (Unter)Kunde bei der Schlüsselrückgabe den Tresor mittels Taste 5 öffnen. EBuS erkennt diese Situation und öffnet automatisch, nach Bestätigung der Kundenänderung, ein PopUp-Fenster mit genauen Kundenanweisung. Diese lautet wie folgt: <Anweisung für den Kunden> 1. Bitte die Karte vor den Tresor halten und Pin eingeben. 2. Sobald die Meldung kommt Schlüssel fehlt Zentrale anrufen bitte die Taste 5 am Keymanager drücken. 3. Tür öffnet sich mit Meldung prüfen ob Schlüssel richtig steckt 4. Bitte Schlüssel in beliebigen frei Platz stecken und den Tresor schließen 8.2 Buchungen betrachten Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Im Dialog Buchungen betrachten werden die Buchungsdaten dargestellt, wobei Sie die Möglichkeit, haben nach verschiedenen Kriterien zu suchen. Suche über die interne Fahrzeugnummer Wählen Sie den gewünschten Anbieter. Geben Sie die Fahrzeugnummer mit führendem # -Zeichen in das Eingabefeld Name/Standort ein. Grenzen Sie den Zeitraum durch entsprechende Einträge in dem Dialog Suchzeitraum ein. Verfeinern Sie die Suchanfrage ggf. mit den Optionen Auch teilweise und Suchmodus und starten Sie Ihre Suche. Suche über die Kundennummer Wählen Sie die zuständigen Organisation. Geben Sie die Kundennummer Name/Nummer ein. Grenzen Sie den Zeitraum durch entsprechende Einträge in dem Dialog Suchzeitraum ein. Verfeinern Sie die Suchanfrage ggf. mit den Optionen Auch teilweise und Suchmodus und starten Sie Ihre Suche. Die Darstellung der Daten aus Ihrer Suche wird durch eine Auswahl aus der Liste Darstellungsmodus bestimmt. In Buchungen betrachten können Sie bereits in das Eingabefeld für die Mitgliedssuche gezielt nach Untermitgliedern oder das komplette Spezialformat für bestimmte Organisationen angegeben. Zudem können die Mitgliedsund Buchungziellisten über den Schiebebalken nach unten vergrößert werden und wie an vielen anderen Stellen des Programmes gibt es Tastatur-Shortcuts für viele Eingabefelder.

63 28. Januar Buchungen betrachten Buchungsbemerkung (Dieses Kapitel ist noch nicht fertiggestellt.) Der Dialog Buchungen betrachten (siehe Abschnitt 8.2 auf S. 53) ist eine zentrale Anlaufstelle im Rahmen der Buchungsverwaltung. Eine seiner Funktionen besteht darin, Buchungsbemerkungen zu administrieren. Bitte lesen hierzu auch die Informationen im Konzeptteil (siehe Abschnitt 20.2 auf S. 321) der Dokumentation. Im aktuellen Dialog wird die Bemerkungsverwaltung über zwei Wege angeboten. 1. Innerhalb der beiden ersten Register Einfache Anfrage + Suchergebnis sowie Suchergebnis ganzseitig lassen sich die Bemerkungen über das Kontextmenü in der Fahrtentabelle erreichen. Bei Anwahl des Menüpunktes Buchungsbemerkungen bearbeiten öffnet hierzu ein neues Fenster. 2. Aus dem dritten Register Fahrtdaten bearbeiten heraus sind die Bemerkungen als eigenständiges Unterregister erreichbar. Dies entspricht exakt dem Aufbau des Dialogs Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 129) im Abrechnungsmodul von EBuS. Abbildung 55: Sie können die Buchungsbemerkungen über die beiden ersten Register mit Hilfe des Kontextmenüs in der Fahrtdatentabelle bearbeiten. (image shot/full/pfbookremreg3.png Innerhalb des dritten Hauptregisters Fahrtdaten bearbeiten befindet sich der Dialog Buchungsbemerkungen in einem eigenen Unterregister.) Für die Bemerkungsverwaltung spielt es keine Rolle, über welchen Weg sie aufgerufen wird. Da die beiden o.g. Wege den quasi gleichen Dialog starten, gelten die folgenden Ausführungen auch für beide. Darüberhinaus gelten sie auch für die Bearbeitung von Buchungsbemerkungen aus folgenden Dialogen heraus: 1. Kundenmenü (siehe Abschnitt auf S. 38) 2. Buchung bestätigen (siehe Abschnitt auf S. 47) 3. Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 129) Sie können auch von dort aus in die Bemerkungsverwaltung gelangen. Welchen Weg Sie wählen werden, ergibt in der Praxis sich jeweils aus dem Zusammenhang und Ziel der Bemerkung (siehe Abschnitt 20.2 auf S. 321).

64 28. Januar Buchungen betrachten 55 Dialog starten Um eine neue Buchungsbemerkung anzufügen, müssen Sie zunächst die relevante Buchung in der Fahrtentabelle markieren. Wie bereits erwähnt kann dies auf zwei Wegen erfolgen. Register Einfache Anfrage + Suchergebnis oder Suchergebnis ganzseitig Laden Sie die relevante Fahrt in die Fahrtentabelle. Markieren Sie die richtige Fahrt. Rufen Sie bitte per rechter Maustaste das Kontextmenü auf. Wählen Sie nun den Eintrag Buchungsbemerkungen bearbeiten. Sogleich startet ein neuer Dialog mit dem Titel Buchungsbemerkungen bearbeiten. Bereits bestehende Bemerkungen werden sogleich angezeigt. (Screenshot) Register Fahrtdaten bearbeiten Laden Sie die relevante Fahrt in die Fahrdatentabelle. Markieren Sie die richtige Fahrt. Wählen Sie im Bearbeitungsbereich das dritte Register Fahrtdaten bearbeiten. Die Zahl in Klammern neben dem Registertitel gibt an, wieviele Bemerkungen bereits zur Buchung bestehen. Sobald das Register aktiviert ist, werden bestehende Bemerkungen in einer Tabelle angezeigt. (Screenshot) Neue Bemerkung anfügen Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Button Neuer Eintrag. Sogleich blinkt der Cursor im Textfeld Bemerkung und erwartet Ihre Eingaben. Die Information darf bis zu 1024 Zeichen lang sein. Wählen Sie anschließend aus, welchem Typ Ihre Rechnungsbemerkung entspricht. Dazu müssen Sie einen der neun Bemerkungstypen (siehe Abschnitt 20.2 auf S. 321) per Mausklick anhaken. Sie müssen auf jeden Fall einen Typen zuordnen, sonst wird EBuS die Bemerkung nicht abspeichern. (Screenshot) Zuletzt speichern Sie bitte Ihre Eingaben über die Speichern -Funktion. Bemerkung ändern oder löschen Der Dialog zeigt alle bestehenden Bemerkungen an. Um eine Bemerkung bearbeiten oder löschen zu können, müssen Sie selber der Besitzer dieser Bemerkung sein. D.h., sie müssen die Bemerkung selber hinterlegt haben. Nur dann haben Sie das Recht, diese Bemerkung zu bearbeiten. Eine Ausnahme besteht bezüglich des Bemerkungstyps Eigene Rechnungserläuterung. Da EBuS nur eine Bemerkung dieses Typs pro Buchung zulässt, führt das Anlegen einer zweiten Bemerkung dieses Typs automatisch zum Überschreiben der ursprünglichen Bemerkung. Dabei ist es unabhängig davon, ob Sie auch der Autor der ersten Bemerkung waren. Sofern Sie die Rechte zum Bearbeiten einer Bemerkung haben, markieren Sie bitte dieselbe. Wenn Sie den Text ändern möchten, so klicken Sie bitte in das Textfeld und ergänzen bzw. ändern Sie Ihren Eintrag. Wenn Sie den Bemerkungstyp ändern wollen, so setzen Sie bitte das Häckchen an der gewünschten Stelle. Bitte achten Sie darauf, dass nur ein Häkchen gesetzt ist, sonst kann der Datensatz nicht gespeichert werden. Klicken Sie abschließend auf Speichern. Wenn Sie die Bemerkung löschen wollen, so markieren Sie bitte zunächst dieselbe. Öffnen Sie anschließend per rechter Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie den einzigen Eintrag Löschen. (Screenshot)

65 28. Januar Buchungslisten erzeugen 56 EBuS bittet per Pop-Up-Fenster um eine Bestätigung des Löschvorgangs. (Screenshot) Wenn Sie die Bemerkung nicht löschen wollen, wählen Sie bitte Nein. In diesem Fall bleibt die Bemerkung unverändert stehen. Wenn Sie die Nachfrage hingegen mit Ja beantworten, so wird die Bemerkung unwiderruflich für immer gelöscht. 8.3 Buchungslisten erzeugen Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Die Funktion Buchungslisten erstellen dient zur Erzeugung von Buchungslisten, insbesondere für Report- und externe Abrechnungszwecke. Durch das Auswählen des Untermenüs Buchungen > Buchungslisten erstellen gelangen Sie zu einer Maske, in der Sie den Zeitraum eingeben können, auf dem der Bericht sich beziehen soll. Abbildung 56: Menü Buchungslisten erstellen Nach dem Sie die zeitlichen Eingaben gemacht haben, wählen Sie je nach Bedarf einen Dateityp und geben Sie den Dateinamen in das darunter liegende Feld ein. Später wird der neu erzeugte Bericht in dem von Ihnen ausgewählten Format in dem Export-Verzeichnis (siehe Abschnitt auf S. 21) gespeichert. Abbildung 57: Dateityp Der Zweck dieser Buchungsliste wird auch Ihre Entscheidung bei der Wahl eines Listentyps beeinflussen. Sie können die Abbildung verschiedener Informationen eingrenzen, bzw. erweitern, in dem Sie eine der folgenden Optionen selektieren:

66 28. Januar Buchungslisten erzeugen 57 Abbildung 58: Listentyp Der nächste Schritt zum Erstellen einer Buchungsliste ist das Auswählen einer Organisation, bzw. eines Projekts, zu der/dem das Buchungsziel/die Buchungsziel gehören. In einer Select-Liste finden Sie alle Organisationen, die Sie administrieren, aufgeführt. anschließend auf den Button Buchungszielliste aktualisieren klicken. Nun können Sie rechts das Buchungsziel anwählen, bzw. mehrere Buchungsziele markieren, und die Schaltfläche Ausgabe erzeugen betätigen. Beispiel: Szenario - Buchungslisten für alle Buchungsziele der Organisation ÖkoMobil Abbildung 59: Buchungslisten für alle Buchungsziele der Organisation ÖkoMobil

67 28. Januar Das Menü "Stammdaten" 58 Ausgabedatei - Tabelle Abbildung 60: Ausgabedatei in Form einer Tabelle, 122 Zeichen 9 Das Menü "Stammdaten" Abbildung 61: Das Menü "Stammdaten" Das Menü Stammdaten fasst alle Funktionen zusammen, die die Stammdaten eines Anbieters betreffen. Dies umfasst Standort-, Fahrzeug-, Zugangssystem- und Tankkartendaten inklusive deren Ex- und Import mittels CSV- Dateien. Desweiteren können über dieses Menü den Fahrzeugen (Realobjekten oder Buchungszielen) Attribute zugeordnet, sowie Stammdaten- und Anbieterbemerkungen hinterlegt werden. Für die Standort- und Fahrzeugdaten gibt es neben den fest im EBuS vordefinierten, tabellenbasierten Dialogen auch die Möglichkeit, eigene Dialoge zum Bearbeiten der Daten zu definieren. 9.1 Buchungszielgruppen Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches.

68 28. Januar (Standortdialoge (selbstdefiniert)) 59 Abbildung 62: Dialog "Buchungszielgruppen" In diesem Dialog ist es möglich, eine Fahrzeugflotte nach unterschiedlichen Merkmalen zu gruppieren (z. B. nach Autos und Motorrädern oder Fahrzeuge mit Bordcomputer oder ohne Bordcomputer usw.) Das ist sinnvoll, wenn man später Nutzer nur für die Nutzung bestimmter Fahrzeuggruppen möchte. Wenn die gewünschte Buchungszielgruppe für das neue Fahrzeug bereits eingetragen ist, überspringen Sie diese Registerkarte. Ansonsten geben Sie eine neue Buchungszielgruppe ein. Und das funktioniert so: Durch Klicken aktivieren Sie die Registerkarte Buchungszielgruppen Wählen Sie unten in der Knopfleiste neuer Eintrag Tragen Sie die laufende Nummer der neuen Buchungszielgruppe ein In das nächste Feld schreiben Sie die Bezeichnung für die neue Buchungszielgruppe. Sobald Sie alle Daten eingegeben haben, ändert der rote Punkt am Anfang der Zeile seine Farbe und wird orange. Dies bedeutet, dass Sie alle notwendigen Felder ausgefüllt haben und den Eintrag nun speichern können. Sollte der Punkt seine Farbe nicht ändern, haben Sie eine wichtige Information vergeßen und können sie nun nachtragen. Um den Eintrag zu speichern klicken Sie bitte auf den Knopf Gewählte speichern oder, wenn Sie mehrere Einträge speichern möchten auf Alle speichern. Gespeicherte Einträge werden durch einen grünen Punkt am Beginn der Zeile gekennzeichnet. Nachdem Sie eine Buchungszielgruppe eingegeben haben, steht Ihnen dieser Eintrag immer zur Verfügung, wenn Sie ihn später für die weiter Definition eines Fahrzeuges benötigen. Sie finden ihn dann in einem Scrollbalken in der Spalte Buchungszielgruppe. 9.2 (Standortdialoge (selbstdefiniert)) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. 9.3 Standorttabellen Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Das Dialogfenster Standorttabellen bietet einen tabellengestützten Zugang zu den Stadt- (siehe Abschnitt auf S. 60), Stadtteil- (siehe Abschnitt auf S. 60) und Standorttabellen (siehe Abschnitt auf S. 61) in den Anbieter-Stammdaten. Sie geben zuerst eine Stadt ein, welche Sie anschließend durch Stadtteile strukturieren. Innerhalb der Stadtteile tragen Sie die genauen Standorte ein. Wenn Sie die Alternativensuche (siehe Abschnitt auf S. 46) in EBuS nutzen möchten, ist es notwendig zusätzlich Koordinaten einzugeben, da EBuS anhand ihrer die Entfernungen zwischen den Standorten berechnet.

69 28. Januar Standorttabellen 60 Detaillierte Zusatzinformationen zu Standorten können Sie unter Stammdaten-/Anbieterbemerkungen (siehe Abschnitt 9.12 auf S. 89) hinterlegen Städte Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Abbildung 63: Karteikarte "Städte" An dieser Stelle werden die Städte eingegeben, in denen die Stellplätze desjeweiligen Anbieters verteilt sind. Die Eingaben in dieser Tabelle erfolgen ähnlich wie bei den meisten EBuS-Stammdatentabellen. In die erste Spalte kann der Übersicht halber eine Nummer für die Stadt vergeben werden. Dieser Eintrag ist nicht zwingend notwendig; es wird aber empfohlen ihn wegen der Eindeutigkeit zu tätigen. Es muss an dieser Stelle erwähnt werden, dass die Nummer innerhalb einer EBuS-Tabelle NUR ein Mal vergeben werden dürfen. Um Wiederholungen zu vermeiden, muss bei Neuangaben der Auswahlschalter Alle Einträge aktiviert sein. Dadurch hat der Anwender eine Übersicht aller bis jetzt eingetragenen Nummer und meidet die Wiederholung einer davon. Der Auswahlschalter Nur Einträge mit laufender Nummer hat für EBuS-Versionen ab keine Relevanz. Die Abkürzung (Spalte Abkürzung ), die man für eine Stadt definiert, wird von EBuS in verschieden Ansichten zu Darstellungszwecken benutzt.(buchungen betrachten (siehe Abschnitt 8.2 auf S. 53)) Die relative X-Koordinate und die relative Y-Koordinate (rel. X-Koordinate) können ermittelt werden, indem als Startpunkt der Abmessung ein fester Punkt auf einer Karte oder auf einem Stadtplan gewählt wird. Dieser kann unter Umständen entweder eine Stadt oder einfach ein beliebiger Punkt auf der Karte (linken unteren Eck) sein. Der besagte Startpunkt hat relative X-Koordinate 0 und die relative Y-Koordinate 0. Von diesem Punkt aus werden die Entfernungen zu den einzelnen Städten gemäßen und zwar mit dem selben Maßstab. (z.bsp 1:1km) Stadtteile Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Nachdem die Einträge in der Tabelle Städte (siehe Abschnitt auf S. 60) vervollständgt sind, können die Stadtteile innerhalb einer Stadt auch im EBuS gespeichert werden. Für Neueinträge den Knopf Neuer Eintrag anklicken, in der Spalte Stadt die entsprechende Stadt aus der Auswahlliste wählen, den Namen des Stadtteiles (z.b Hannover-Hauptbahnhof o. Hannover-Hauptbahnhof-Polizei ) vergeben. Bei der Auswahl des Stadtteil-Namen muss darauf geachtet werden, dass dieser ein sprechender

70 28. Januar Standorttabellen 61 Abbildung 64: Karteikarte "Stadtteile" und möglichst eindeutiger Name ist, so dass die Kunden sich beim Buchen schneller anhand dieses Namen orientieren können. In dieser Tabelle ist nicht nötig die rel. Koordinate des Stadtteils einzugeben. (sieh Abb.). Nachdem die Informationen zu einem neuen Stadtteil vollständig sind muss die EINGABETASTE (Return) betätigt werden und anschließend ein der Knöpfe Alle speichern oder Gewählte speichern angeklickt. So werden die Daten zu diesem Stadtteil in der EBuS-Datenbank dauerhaft hinterlegt. Um einen Stadtteil zu löschen, reicht es, wenn in dem entsprechenden Datensatz der Schalter gelöscht aktiviert wird Standorte Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Abbildung 65: Karteikarte "Standorte" Auch beim Eintragen von einzelnen Standorten folgen Sie dem Prinzip nach dem Sie zuvor Städte (siehe Abschnitt auf S. 60) und Stadtteile (siehe Abschnitt auf S. 60) definiert haben. Aktivieren Sie die Registerkarte Standorte

71 28. Januar Standorttabellen 62 Abbildung 66: Standorte Wählen Sie unten in der Knopfleiste Neuer Eintrag Tragen Sie zunächst die laufende Nummer des neuen Standortes ein. Im nächsten Feld werden Stadt und Stadtteil angegeben, in denen sich der Standort befindet. Durch Klicken in dieses Feld öffnet sich ein Scroolbalken, in dem alle Einträge hinterlegt sind und Sie nur noch auswählen müssen. Im darauffolgenden Feld tragen Sie nun den Namen des Standortes ein (Straßenname o. ä.). Auch auf dieser Registerkarte haben Sie wieder die Möglichkeit als Orientierungshilfe zusätzlich Standortkoordinaten einzugeben. Sobald Sie alle Daten eingegeben haben, ändert der rote Punkt am Anfang der Zeile seine Farbe und wird orange. Dies bedeutet, dass Sie alle notwendigen Felder ausgefüllt haben und den Eintrag nun speichern können. Sollte der Punkt seine Farbe nicht ändern, haben Sie eine wichtige Information vergeßen und können sie nun nachtragen. Um den Eintrag zu speichern klicken Sie bitte auf den Knopf Gewählte speichern oder, wenn Sie mehrere Einträge speichern möchten auf Alle speichern. Gespeicherte Einträge werden durch einen grünen Punkt am Beginn der Zeile gekennzeichnet. Dieser Eintrag steht Ihnen nun jederzeit zur Verfügung, um dort Buchungsziele zu hinterlegen. Sie finden ihn, wenn Sie Buchungsziele und Standorte miteinder verknüpfen ( Buchungsziel-Standort-Zuordnungen im Menü Buchungsziele ) in der Zeile Standorte. Standorte deaktivieren Auf den Registerkarten Städte, Stadtteile und Standorte finden Sie jeweils eine Spalte mit der Bezeichnung Obsolet, in der Sie Eintragungen deaktivieren (siehe Abschnitt 24 auf S. 396) können. Klicken Sie auf das Kästchen in dem Feld, hinter dem Eintrag, den Sie deaktivieren möchten. Hier wird sodann durch ein Häckchen angezeigt wird, dass der Eintrag nun inaktiv ist. (Andersherum können Sie durch nochmaliges Klicken in das Kästchen den Eintrag wieder aktivieren.) Speichern Siedie Änderung, indem Sie in der Knopfleiste im unteren Teil der Maske auf Gewählte speichern

72 28. Januar (Buchungszieldialoge (selbstdefiniert)) 63 klicken. Wenn Sie gleich mehre Einträge deaktivieren oder wieder aktivieren möchten, klicken Sie auf Alle speichern. Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie eine Stadt deaktivieren auch die in ihr angelegten Stadtteile und Standorte nicht mehr angezeigt werden. 9.4 (Buchungszieldialoge (selbstdefiniert)) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. 9.5 (Buchungszieltabellen) Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Abbildung 67: Übersicht über die Karteikarten für die Buchungszieltabellen Buchungszieltypen Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Abbildung 68: Karteikarte "Buchungszieltypen" Auf dieser Registerkarte hinterlegen Sie alle Fahrzeugtyen, die es in Ihrer Flotte überhaupt gibt. (z. B. Kleinwagen, Kastenwagen, Transporter etc.). Aktivieren Sie die Registerkarte Buchungszieltypen Wählen Sie unten in der Knopfleiste neuer Eintrag Tragen Sie die laufende Nummer des neuen Buchungszieltypen ein In das darauffolgende Feld schreiben Sie die Bezeichnung des neuen Buchungszieltypen Speichern Sie nun die neuen Daten ab (siehe auch unter Buchungszielgruppe ) Auch für diesen Eintrag öffnet sich im entsprechenden Feld ein Scrollbalken, wenn Sie ihn für die weitere Definition des Fahrzeuges benötigen.

73 28. Januar (Buchungszieltabellen) Buchungszielprodukte Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Abbildung 69: Karteikarte "Buchungszielprodukte" Hier tragen Sie die genaue Bezeichnung des Fahrzeuges ein. D. h. den Namen des Herstellers sowie den Produktnamen des Fahrzeuges (z. B. Opel Corsa). Aktivieren Sie die Registerkarte Buchungszielprodukte Wählen Sie unten in der Knopfleiste neuer Eintrag Tragen Sie die laufende Nummer des neuen Buchungszielproduktes ein Im nächsten Feld schreiben Sie den Namen des Buchungszielprodukt (siehe oben) Im darauffolgenden Feld öffnet sich durch einfaches Klicken ein Scrollbalken auf dem Sie den Buchungszieltypen auswählen können. Um den Eintrag zu speichern klicken Sie bitte auf den Knopf Gewählte speichern oder, wenn Sie mehrere Einträge speichern möchten auf Alle speichern. Gespeicherte Einträge werden durch einen grünen Punkt am Beginn der Zeile gekennzeichnet Buchungsziele Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Abbildung 70: Karteikarte "Buchungsziele" Dieser Eintrag ist für jedes Fahrzeug individuell und muss immer vorgenommen werden. Hier wird jedes einzelne Fahrzeug einer Organisation mit Kennzeichen eingetragen. Dafür gehen Sie wie folgt vor:

74 28. Januar (Buchungszieltabellen) 65 Abbildung 71: Hinterer Teil der Karteikarte "Buchungsziele" Aktivieren Sie die Registerkarte Buchungsziele. Wählen Sie unten in der Knopfleiste neuer Eintrag. Geben Sie die laufende Nummer des Buchungszieles ein. Tragen Sie nun das Kennzeichen des Fahrzeuges ein. Im nächsten Feld öffnet sich durch einfaches Klicken ein Scrollbalken, aus dem Sie die Buchungszielgruppe auswählen. Im Feld Buchungszielprodukt/Typ öffnet sich ebenfalls ein Scrollbalken, aus dem Sie nähere Informationen über Art und Marke des Fahrzeugs auswählen. In der nächsten Spalte geben Sie die Nummer des gewünschten Buchungsmodells ein (siehe Buchungsmodelliste). Die darauffolgende Spalte enthält ein Kästchen, in dem Sie angeben, ob es sich um ein Realobjekt (siehe Abschnitt 19.5 auf S. 308) handelt. In der letzten Spalte sehen Sie ein Kästchen, in dem Sie ein Fahrzeug in EBuS deaktivieren könne. (Siehe Buchungszielinformationen löschen weiter unten) Sie haben nun alle notwendigen Fahrzeug- und Standortinformationen eingegeben. Im nächsten Schritt geht es darum, beide miteinander zu verknüpfen. Wie s funktioniert lesen Sie hier (siehe Abschnitt auf S. 65) Buchungsziel-Standort-Zuordnungen Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Abbildung 72: Karteikarte "Buchungsziel-Standort-Zuordnungen"

75 28. Januar (Buchungszieltabellen) 66 Abbildung 73: Hinterer Teil der Karteikarte "Buchungsziel-Standort-Zuordnungen" Dieser Eintrag ist von zentraler Bedeutung, denn nur wenn er erfolgt ist, wird das Fahrzeug auch in der Buchungsmaske angezeigt und kann gebucht werden. Sie verknüpfen hier Fahrzeuge und Stellplätze miteinander, d. h. Sie geben in EBuS ein, welches Fahrzeug an welchem Standort steht. Aktivieren Sie zunächst die Registerkarte Buchungsziel-Standort-Zuordnungen. Wählen Sie unten in der Knopfleiste neuer Eintrag. Geben Sie die laufende Nummer der neuen Buchungsziel-Standort-Zuordnung ein. In die Spalte Buchungsziel tragen Sie das amtliche Kennzeichen des Fahrzeuges ein. Hierfür klicken Sie einmal in das Feld, worauf sich ein Scrollbalken mit sämtlichen Buchungszielkennzeichen öffnet und Sie das passende auswählen. Als nächstes tragen Sie den Standort des Fahrzeugs ein. Klicken Sie auch hier einmal in das entsprechende Feld und wählen Sie aus dem sich öffnenden Scrollbalken den gewünschten Standort aus. In die nächste Spalte platziert von schreiben Sie das Datum an dem das Fahrzeug auf dem Stellplatz abgestellt wurde. Dafür doppelklicken Sie auf das Datumsfeld, woraufhin eine Markierung erscheint. Tragen Sie nun das Datum nummerisch ein - den Wochentag ermittelt das Programm. Insofern Sie die Uhrzeit nicht näher bestimmen, wird automatisch immer 00:00 eingetragen. Wenn Ihnen bereits jetzt bekannt ist, wie lange das Fahrzeug an diesem Standort abgestellt wird, tragen Sie dies in die nächste Spalte platziert bis ein. Sie gehen dafür genauso vor wie beim Eintragen des Anfangsdatums. Dieser Eintrag ist jedoch nicht zwingend notwendig (Buchungsziel-Preisgruppen-Zuordnungen) Abbildung 74: Karteikarte "Buchungsziel-Preisgruppen-Zuordnungen" Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt.

76 28. Januar (Realobjektdialoge (selbstdefiniert)) 67 Abbildung 75: Karteikarte "Buchungszielpreisgruppen" (Buchungszielpreisgruppen) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (Buchungsziel-Tachometerstände) Diese Funktion ist vergleichbar mit der Verwaltung der Realobjekttabellen-Tachometerstände (siehe Abschnitt auf S. 70). Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (convadis-bordcomputer) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. Abbildung 76: Karteikarte "convadis-bordcomputer" (convadis-bc-buchungsziel-zuordnungen) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. 9.6 (Realobjektdialoge (selbstdefiniert)) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt.

77 28. Januar (Realobjekttabellen) 68 Abbildung 77: Karteikarte "convadis-bc-buchungsziel-zuordnungen" 9.7 (Realobjekttabellen) Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Abbildung 78: Karteikarte "Realobjekttabellen" Abbildung 79: Fortsetzung der Karteikarte "Realobjekttabellen"

78 28. Januar (Realobjekttabellen) 69 Abbildung 80: Fortsetzung der Karteikarte "Realobjekttabellen" Abbildung 81: Fortsetzung der Karteikarte "Realobjekttabellen" Abbildung 82: Fortsetzung der Karteikarte "Realobjekttabellen" (Buchungszielprodukte) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt.

79 28. Januar Zugangssysteme 70 Abbildung 83: Fortsetzung der Karteikarte "Realobjekttabellen" (Realobjeke) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (Realobjekt-Buchungsziel-Zuordnungen) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (Realobjekttabellen-Tachometerstände) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. Abbildung 84: Karteikarte "Realobjekttabellen-Tachometerstände" 9.8 Zugangssysteme Sie erreichen diesen Dialog über das Hauptmenü Stammdaten. Hier hinterlegen Sie relevante Daten zu den elektronischen Fahrzeug-Zugangssystemen, die Sie in Ihrem Fuhrpark einsetzen. Um EBuS erfolgreich an die von Ihnen eingesetzten Fahrzeug-Zugangsysteme anzubinden, ist die Eingabe und Pflege dieser Daten unbedingt erforderlich.

80 28. Januar Zugangssysteme 71 Der Dialog gliedert sich in 11 Dialogreiter, von denen nicht alle für Sie relevant sein müssen. Mit welchen Tabellen Sie arbeiten müssen, hängt von zwei Merkmalen ab: 1. Hersteller und Typ Ihrer Zugangssystem-Hardware. Invers BCSA Invers Keymanager Invers BCKM convadis Bordcomputer 2. Logik Ihrer Standortdaten in EBuS: Realobjekte Buchungsziele Für jeden der drei Hardwaretypen findet sich jeweils ein Dialogreiter zur Eingabe von Hardware-Daten für genau diesen Hardwaretyp. Zusätzlich ist je Hardwaretyp immer eine zweite Tabelle relevant, in der die bereits eingetragenen BordComputer/Keymanager mit dem Fahrzeug oder Standort verknüpft werden müssen. Je nach Standortlogik müssen Sie hier die Verknüpfung entweder mit den Buchungszielen oder Realobjekten eintragen. Bei den Invers Keymanagern ist die Verknüpfung zum Standort anzugeben. Gehen Sie daher wie folgt vor: 1. Sie tragen zunächst die Stammdaten Ihrer Zugangssystem-Hardware in die jeweils passende Tabelle. Sofern Sie verschiedenene Systeme einsetzen, müssen Sie entsprechende mehrere Tabellen bedienen. Dies können sein: COCOS Keymanager (siehe Abschnitt auf S. 77) COCOS BCKM (siehe Abschnitt auf S. 72) COCOS BCSA (siehe Abschnitt auf S. 72) convadis Bordcomputer (siehe Abschnitt auf S. 78) 2. Bearbeiten Sie anschließend die zugehörigen Verknüpfungstabellen. Hier geben Sie an, in welchem Fahrzeug (Buchungsziel oder Realobjekt) sich welcher Bordcomputer befindet, bzw. an welchem Standort sich welcher Keymanager befindet. Folgende Tabellen sind vorgesehen: Für Keymanager COCOS Keymanager-Standort Zuordnungen (siehe Abschnitt auf S. 78) Für BCKM COCOS BCKM-Buchungsziel Zuordnungen (siehe Abschnitt auf S. 72) COCOS BCKM-Realobjekt Zuordnungen (siehe Abschnitt auf S. 72) Für BCSA COCOS BCSA-Buchungsziel Zuordnungen (siehe Abschnitt auf S. 77) COCOS BCSA-Realobjekt Zuordnungen (siehe Abschnitt auf S. 77) Für convadis Bordcomputer convadis Bordcomputer-Buchungsziel Zuordnung (siehe Abschnitt auf S. 79) - convadis Bordcomputer-Realobjekt Zuordnung (siehe Abschnitt auf S. 79)

81 28. Januar Zugangssysteme 72 Kritische Datenfelder! Die Zugangssystem-Stammdaten dienen zwar weitgehend der passiven Datenhaltung. Ein Teil der Daten wird allerdings im Zuge der Echt-Kommunikation mit den Fahrzeugen direkt aus diesen Tabellen herausgelesen und verwendet! Falsche Werte, insbesondere falsche Telefonnummern, können im Extremfall zu Problemen mit der Verfügbarkeit der Fahrzeuge führen und hohe Kommunikationskosten verursachen! Auf Datenfelder mit kritischen Kommunikationsdaten wird in dieser Dokumentation deshalb jeweils extra hingewiesen! Bitte beachten Sie diese Hinweise besonders gründlich! Weiterführende Informationen zur Einbindung der verschiedenen Zugangsysteme in EBuS lesen Sie im Konzeptteil (siehe Abschnitt 19.6 auf S. 308) (Invers BCKM) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (Invers BCKM/Buchungsziele) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (Invers BCKM/Realobjekte) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt Invers BCSA Diesen Dialog erreichen Sie über den gleichnamigen Dialogreiter im Dialog Zugangssysteme (siehe Abschnitt 9.8 auf S. 70). Es handelt sich um einen besonders wichtigen Dialog für die Flottenarbeit in Ihrem Unternehmen, wenn Sie über EBuS Fahrzeuge mit Invers Stand-Alone-Bordcomputern (BCSA) ansteuern wollen. Zwei Funktionsbereiche machen diesen Dialog zum zentralen Dialog in Ihrem Flottenalltag: 1. Hier werden wichtigen Stammdaten zu den Bordcomputern aufgenommen. Sobald eine Kommunikation mit einem BCSA-Fahrzeug aufgebaut werden muss, greift EBuS auf Daten dieser Tabelle zurück. Die Pflege dieser Daten ist entsprechend unbedingt sensibel vorzunehmen! Wie und wo Sie welche Daten eintragen müssen, erfahren Sie hier (siehe Abschnitt auf S. 72). 2. Über das Kontextmenü in der Tabelle gelangen Sie zu einer Reihe von relevanten Fernfunktionen (siehe Abschnitt auf S. 73), die Ihnen EBuS zur Ansprache der Bordcomputer zur Verfügung stellt. Je nach Hardwaregeneration und Softwarestand können Sie verschiedene Listen und Zustände der Bordcomputer abrufen sowie diverse Befehle an die Bordcomputer versenden. Invers BCSA Stammdatentabelle Diese Tabelle erreichen Sie über den gleichnamigen Dialogreiter im Dialog Zugangssystem-Stammdatentabellen (siehe Abschnitt 9.8 auf S. 70). Sie müssen in diese Tabelle alle in Ihrem Fahrzeug verbauten BCSA eintragen, zu denen EBuS eine Kommunikation aufbauen können soll. Dabei ist je BCSA ein Datensatz in EBuS einzupflegen. Um einen neuen Eintrag in der Tabelle vorzunehmen, gehen Sie in der Funktionsleiste auf Neuer Eintrag. Eine neue Zeile wird in der Tabelle eröffnet und Sie können die Einträge vornehmen.

82 28. Januar Zugangssysteme 73 Tragen Sie nun nacheinander die richtigen Daten in die folgenden Tabellenfelder ein: Nr. Name Hardware-Typ Software-Version Kommunikation Telefonnummer/Adresse Touchkey-ID Orga-Code Sendekennung ZVK ZVA Deaktiviert Obsolet Invers BCSA Fernfunktionen Sie erreichen die Fernfunktionen über das Kontextmenü der Tabelle im Dialog Invers BCSA (siehe Abschnitt auf S. 72). Die Fernfunktionen sind ein wichtiger Baustein im Flottenalltag zur Wartung und Kommunikation mit Ihren Stand- Alone-Bordcomputern BCSA. Achtung, Kommunikationskosten! Sie lösen mit jeder Fernfunktion eine Kommunikation zwischen dem EBuS-Server und den Fahrzeugen aus, erzeugen daher auch bei jeder Bedienung Kommunikationskosten. Bitte klären Sie ggf. mit dem cantamen support, in welcher Höhe die Kosten für die jeweilige Fernfunktion in Ihrem Fuhrpark liegen kann. Voraussetzungen zur Bedienung Um die Fernfunktionen bedienen zu können müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein: 1. Ihnen muss als Administrator das Recht zum Auslösen von Invers Fernfunktionen zugeteilt sein. In der Rechteverteilung (siehe Abschnitt auf S. 273) ist dieses Recht mit Administrative Invers-Abfragen benannt. Administratoren, die mit diesem Recht ausgestattet sind, werden die Fernfunktionen in den jeweiligen Kontextmenüs der BCSA aber auch der Keymanager (siehe Abschnitt auf S. 78) angeboten. 2. Fernfunktionen sind jeweils an bestimmte Hardwaregenerationen und Firmwareversionen (siehe Abschnitt auf S. 73) (Firmware=Software-Version des Geräts) gebunden. Lesen Sie bei den jeweiligen Funktionsbeschreibungen, welche Hard- und Firmwarevoraussetzungen erfüllt werden müssen, damit die Funktion zur Verfügung steht. Sofern eine Funktion für einen Bordcomputer nicht zur Verfügung steht, wird sie in dessen Kontextmenü automatisch ausgegraut. Feststellen der Firmware-Version Noch einmal: Auch die Firmware-Version ist entscheidend dafür, ob bestimmte Fernfunktionen für Ihre Bordcomputer zur Verfügung stehen. Dabei ist eine Besonderheit, dass EBuS die Firmware-Version Ihrer Hardware

83 28. Januar Zugangssysteme 74 automatisch ermittelt. Sie können die Version also niemals selber eintragen, sondern lediglich durch einen Befehl die Version von EBuS direkt beim Bordcomputer abfragen lassen. Damit ist gewährleistet, dass keine Folge- /Bedienfehler möglich sind, die durch das Eintragen einer falschen Version entstehen könnten. Die Firmware-Version ermittelt EBuS im Rahmen der Status-Bericht Abfrage. Bitte fragen Sie daher für jeden Bordcomputer/Keymanager zunächst den Statusbericht (siehe Abschnitt auf S. 77) ab. Erst dann stehen Ihnen die zur Firmware-Version kompatiblen Fernfunktionen zur Verfügung. Aufruf der Fernfunktionen Sie können eine Fernfunktion immer nur für ein Fahrzeug/BCSA auslösen, also nicht parallel für mehrere. Dazu markieren Sie zunächst die Zeile in der Tabelle mit dem passenden BCSA. Anschließend klicken Sie mit rechts auf diese Zeile, um das Kontextmenü aufzurufen. Ihnen stehen für dieses Fahrzeug dann alle nicht ausgegrauten Funktionen zur Verfügung. Für die Beschreibung der einzelnen Funktionen lesen Sie bitte in den folgenden Unterkapiteln. (Fahrtinformationen abfragen) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. (Events abrufen) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. (Bordcomputertexte bearbeiten) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. (GSM-Konfiguration) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. (IP-Konfiguration) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. GPRS Accesspoint IP-Adresse des DNS-Servers CUCM IP-Adresse CUCM Port GPRS Login GPRS Passwort GPRS Aktivierung Refreshzeit

84 28. Januar Zugangssysteme 75 Fahrzeugparameter bearbeiten Sie können über EBuS bestimmte im Invers BCSA Master-Menü gespeicherte Fahrzeugparameter auslesen und verändern. Dies ist eine von verschiedenen in EBuS verfügbaren Fernfunktionen (siehe Abschnitt 2 auf S. 72) für Invers BCSA. Sie rufen diese Funktion über das Kontextemenü des jeweiligen Stammdateneintrags zum BCSA (siehe Abschnitt auf S. 72) auf. Fahrzeugparameter können sowohl für Invers BCSA ab 2006/MMX als auch für Invers Keymanager bearbeitet werden. Bitte lesen Sie für Informationen zu den Möglichkeiten bei Keymanagern hier (siehe Abschnitt auf S. 78) weiter. Um die Fahrzeugparameter eines BCSA zu bearbeiten, markieren Sie zunächst den relevanten BCSA in der Stammdatentabelle der Invers BCSA (siehe Abschnitt auf S. 72). Öffnen Sie nun durch Klick auf die rechte Maustaste das Kontextmenü. Wählen Sie den Eintrag Fahrzeugparameter bearbeiten. [Screenshot] Es startet ein neuer Dialog. In dessen Titelzeile wird der Name des BCSA ausgegeben, für den Sie nun Fahrzeugparameter einsehen und ändern können. Sofern die Fahrzeugparameter bereits schon vorher für den BCSA in EBuS eingesehen wurden, sind diese Daten noch gespeichert. Der Dialog lädt dann die gespeicherten Parameterwerte. Wurden für einen BCSA über EBuS bislang keine Fahrzeugparameter abgerufen, so baut EBuS nun eine Kommunikation zum Fahrzeug Bordcomputer auf, um die gefragten Parameterwerte auszulesen und zu übermitteln. Die Kommunikation erfolgt je nach Einstellung in den BCSA Stammdaten (siehe Abschnitt auf S. 72) entweder über SMS oder GPRS. Achtung, Kommunikationskosten! Beim Auslesen und auch beim Übersenden neuer oder verändeter Fahrzeugparameter entstehen Kommunikationskosten! [Screenshot Bitte warten... CUCM arbeitet...] Der Statusbericht eines BCSA liefert Ihnen folgende Informationen: Autokennung Hier können Sie dem Fahrzeug ooptional eine/die (interne) Nummer zuweisen. Das Feld kann leer bleiben. Fahrzeugtyp Nummer des Fahrzeugtyps (siehe Invers Handbuch). Tachometerfaktor ( Kilometerkonstante ) Die Kilometerkonstante ist Voraussetzung für die genaue KM- Zählung des Fahrzeugs. Tankhinweis Aktiviert: Der Fahrer des Fahrzeugs wird auf dem Display an das Tanken erinnert und kann über einen Tastendruck dem BC mitteilen, dass er getankt hat. Hierbei wird der aktuelle Kilometerstand in den Tankkilometerstand eingetragen. Deaktiviert: Es erfolgt keine Erinnerung an den Fahrer. Fahrtstrecke für Tankhinweis Fahrtstrecke nach der der Fahrer tanken soll. Kilometerstand beim Tanken Kilometerstand beim letzten Tanken auf 10 Kilometer genau. Notfallfahrt mit Code Aktiviert: Der muss Kunde bei einer Notfallfahrt eine zusätzliche PIN eingeben Deaktiviert: Der Kunde muss bei einer Notfallfahrt keine zusätzliche PIN eingeben. Notfallfahrt aktivieren Hier wird die Funktion Notfallfahrt aktiviert, bzw. deaktiviert. Um die Notfallfahrtfunktion zu deaktivieren, muss die Einstellung von 511 auf 0 geändert werden (siehe Invers Handbuch: Die Notfallfahrt).

85 28. Januar Zugangssysteme 76 Zugang mit Installationskarten aktivieren Installationskarten verhalten sich zunächst wie vollwertige Kunden- oder Masterkarten. Über diese Einstellungen kann aber der sogenannte Installations-Modus ausgeschaltet werden und die Karten verlieren ihre Gültigkeit. Dadurch werden alle im Umlauf befindlichen Installationskarten für diesen Bordcomputer gesperrt. Typ der Zentralverriegelung Der Typ der Zentralverriegelung kann über diesen Eintrag geändert werden. Es gibt die Typen 1-8. Nähere Informationen siehe Invers Handbuch. Cardcheck aktivieren Mit diesem Häkchen kann zwischen den Einstellungen Card Check on (normale Betriebsart) und Card Check off (Übergangsbetrieb) umgeschaltet werden. Mit Card Check off kann das Fahrzeug jederzeit mit dem Fahrzeugschlüssel ohne Karte, PIN und Reservierung gestartet werden. Bestätigung der Fahrdaten aktivieren Aktiviert: Kilometer bei Fahrtende bestätigen. Deaktiviert: Keine Kilometerbestätigung. Benutzereingaben aktivieren Mögliche Werte: 0: keine Eingaben vom Kunden benötigt (BC ohne Terminal) 1: Kunde muss Eingaben machen (z.b. PIN Nummer) (Terminal mit externem Keyholder) 2: Kunde muss Eingaben machen (Terminal mit integriertem DataFob) Voice PIN aktivieren 0: kein Voice Pin Check 1: Kunde muss PIN per Voice Response System eingeben (nur mir Sprachmodul am BC möglich). Schadensprüfung aktivieren 0: Deaktiviert 1: Kunde wird zur Prüfung des Autos auf Schäden aufgefordert. Buchungsverlängerung aktivieren Über dieses Häkchen kann die Möglichkeit der Buchungsverlängerung über den BC (siehe Abschnitt 31 auf S. 409) an- oder abgeschaltet werden. Ab Softwareversion 4.06, aktivierbar erst ab Version (lt. Invers Handbuch). Achtung: Sensible Daten! Nehmen Sie Änderungen an diesen Daten nur vor, wenn Sie genau wissen, was Sie tun. Lesen Sie in jedem Fall genau die aktuellen Angaben des Herstellers (Invers) zu den möglichen Parameterwerten und zu ihren Auswirkungen! Sie können nach Laden bzw. Abrufen der Parameterwerte nun die Werte ggf. ändern. Anschließend können Sie die neuen oder veränderten Werte mit Normal senden an das Fahrzeug/Bordcomputer übermitteln. Auch hierzu wird eine kostenpflichtige (siehe Abschnitt auf S. 73) Kommunikation aufgebaut! EBuS übermittelt nun alle neuen oder geänderten Werte an den Bordcomputer. Wollen Sie, dass EBuS auch Parameterwerte sendet, die nicht verändert wurden, betätigen Sie die Funktion Ohne Abgleich zum Gerät senden. In diesem Fall werden alle angezeigten Werte an den Bordcomputer übermittelt. Auch hier entstehen Kommunikationskosten (siehe Abschnitt auf S. 73)! Die Funktion Erneut vom Gerät holen ruft Werte vom Bordcomputer ab, auch wenn in EBuS bereits Werte bekannt sind und angezeigt sind. Dies ist z.b. sinnvoll, wenn Werte direkt am Gerät verändert wurden, dies aber in EBuS noch nicht nachgetragen wurde. Auch diese Funktion löst eine kostenpflichtige (siehe Abschnitt auf S. 73) Kommunikation zwischen EBuS und dem Bordcomputer aus. [Screenshot mit Funktionszeile]

86 28. Januar Zugangssysteme 77 (Listen abrufen/bearbeiten) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. Statusbericht abrufen Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Sie können in EBuS den BCSA-Statusbericht über eine Fernfunktion (siehe Abschnitt 2 auf S. 72) abrufen. Sie finden diese Funktion im Kontextemenü des jeweiligen Stammdateneintrags zum BCSA (siehe Abschnitt auf S. 72). Statusberichte können sowohl für Invers BCSA als auch für Invers Keymanager abgerufen werden. Bitte lesen für Sie Informationen zum Statusbericht für Keymanager (siehe Abschnitt auf S. 78) hier weiter. Der Statusbericht eines BCSA liefert Ihnen folgende Informationen: Softwareversion des Bordcomputers (Firmware) Liste aktueller Buchungen und Zugangsversuche Information über verschiedene Konfigurationsparameter Ein neuer Dialog startet, in dem man erneut Statusbericht abholen wählt. Nach Bestätigen der Sicherheitswarnung wird der Statusbericht abgeholt. EBuS liest die erforderliche Softwareversion automatisch aus, trägt sie in die Tabelle ein und nimmt Einfluss auf die jeweiligen Fernfunktionen für die betroffenen Fahrzeuge. Hinweis zu den Telefonnummern im Statusbericht und im BCSA: Die Namen für die Telefonnummern im BCSA und in der Statusabfrage sind nicht gleich. BCSA: Daten Nr, Statusbericht: Data: BCSA: Sprach Nr.(SMS), Statusbericht: Zentr.: (Software-Update) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (Invers BCSA/Buchungsziele) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (Invers BCSA/Realobjekte) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (Invers Keymanager) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. Invers Keymanager Stammdatentabelle Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt.

87 28. Januar Zugangssysteme 78 Invers Keymanager Fernfunktionen Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. (Fahrtinformationen abfragen) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. (Events abrufen) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. (Keymanagertexte bearbeiten) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. (GSM-Konfiguration) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. (IP-Konfiguration) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. (Keymanagerparameter bearbeiten) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. (Listen abrufen/bearbeiten) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. (Statusbericht abrufen) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. (Software-Update) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (Invers Keymanager/Standorte) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (convadis BC) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt.

88 28. Januar Tankkarten, Kraftstoffarten und Batterien (convadis BC/Buchungsziele) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (convadis BC/Realobjekte) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. 9.9 Tankkarten, Kraftstoffarten und Batterien Sie erreichen diesen Dialog über das Hauptmenü Stammdaten. Dieser Dialog dient dazu, alle Informationen zu hinterlegen, die Sie zur Verwaltung von Tankkarten, Tankbelegen und Batterietypen benötigen. Die Pflege der Tabellen ist unbedingte Voraussetzung, um im Dialog Tankbelege erfassen (siehe Abschnitt 11.2 auf S. 153) arbeiten, eine Tankkontrolle (siehe Abschnitt auf S. 350) durchführen oder E-Mobile (siehe Abschnitt 26 auf S. 401) nutzen zu können. Je nach Ihrem Anliegen sind unterschiedliche Dialoge relevant. Für das Einrichten und die Verwendung von Tankkarten in EBuS empfehlen wir Ihnen die Dialoge in folgender Reihenfolge zu bearbeiten (entspricht dem Aufbau der Dokumentation): Tankkartenanbieter (siehe Abschnitt auf S. 79) Tankkarten (siehe Abschnitt auf S. 80) Tankkarten-Realobjekt-Zuordnungen (siehe Abschnitt auf S. 82) bzw. Tankkarten-Buchungsziel-Zuordnungen (siehe Abschnitt auf S. 81) Kraftstoffarten (siehe Abschnitt auf S. 83) Realobjekt-Kraftstoff-Zuordnungen (siehe Abschnitt auf S. 84) bzw. Buchungsziel-Kraftstoff-Zuordnungen (siehe Abschnitt auf S. 83) Sofern Sie E-Mobile in Ihrem Fahrzeugpool verwenden möchten, empfehlen wir Ihnen, neben dem lesen des Konzeptteils (siehe Abschnitt 26 auf S. 401) zum Thema E-Mobile, die entsprechenden Dialoge in folgender Reihenfolge zu bearbeiten: Batterietypen (siehe Abschnitt auf S. 85) Buchungsziel-Batterie-Zuordnungen (siehe Abschnitt auf S. 86) bzw. Realobjekt-Batterie-Zuordnungen (siehe Abschnitt auf S. 87) Tankkartenanbieter Sie erreichen diesen Dialog über den Hauptmenüpunkt Stammdaten unterhalb des Dialogs Tankkarten, Kraftstoffarten und Batterien (siehe Abschnitt 9.9 auf S. 79). Abbildung 85: Tankkartenanbieter

89 28. Januar Tankkarten, Kraftstoffarten und Batterien 80 Der Dialog Tankkartenanbieter entspricht dem typischen Aufbau von Stammdatendialogen (siehe Abschnitt 5.3 auf S. 19) in EBuS. In dieser Tabelle werden die jeweiligen Tankkartenanbieter angelegt. Diese Angaben werden benötigt um im nächsten Schritt Tankkarten anlegen zu können. Für die Zuordnung eines neuen Tankkartenanbieters betätigen Sie die Funktion Neuer Eintrag. EBuS ergänzt die bestehende Tabelle um eine neue Zeile und erwartet Ihre Eingabe. Tragen Sie zunächst optional eine laufende Nr. für den neuen Tankkartenanbieter ein. Sie können dieses Feld auch überspringen, EBuS vergibt in diesem Fall eigenständig eine fortlaufende Nummer (hier erfahren Sie mehr zur Vergabe von Schlüsselwerten (siehe Abschnitt 5 auf S. 16) in EBuS). Wählen Sie nun den Namen des Tankkartenanbieters, im späteren Gebrauch wird der Tankkartenanbieter anhand dieses Namens referenziert. Es wird empfohlen den tatsächlichen Namen Ihres Tankkartenanbieters in dieses Feld einzutragen. Gehen Sie anschließend auf Gewählte speichern oder Alle Speichern. Wenn der neue Tankkartenanbieter erfolgreich gespeichert wurde, wechselt der Statuspunkt zu Beginn der neuen Zeile von orange auf grün. Sollte seine Farbe auf rot wechseln, überprüfen Sie bitte Ihre Eingaben. Sie haben möglicherweise eine Nummer oder eine Bezeichnung gewählt, die bereits vorhanden ist oder war (siehe vertiefend die Obsolet -Markierung (siehe Abschnitt 24 auf S. 396)) Tankkarten Sie erreichen diesen Dialog über den Hauptmenüpunkt Stammdaten unterhalb des Dialogs Tankkarten, Kraftstoffarten und Batterien (siehe Abschnitt 9.9 auf S. 79). Abbildung 86: Tankkarten Tragen Sie zunächst optional eine laufende Nr. für die neue Tankkarte ein. Sie können dieses Feld auch überspringen, EBuS vergibt in diesem Fall eigenständig eine fortlaufende Nummer (hier erfahren Sie mehr zur Vergabe von Schlüsselwerten (siehe Abschnitt 5 auf S. 16) in EBuS). Wählen Sie nun den Namen der Tankkarte, im späteren Gebrauch wird die Tankkarte anhand dieses Namens referenziert. Hinweis: Wählen Sie bitte den Namen für die Tankkarte, so dass eine spätere Zuordnung zum entsprechenden Realobjekt bzw. Buchungsziel leicht möglich ist. Im vorliegenden Beispiel wurden die Nummernschilder als Namen gewählt. Im Feld Seriennummer ist die Seriennummer der Tankkarte einzutragen. Je nach Anbieter unterscheidet sich das Format der Seriennummern, EBuS unterstützt alle gängigen Formate. Das nachfolgende Feld Geheimzahl ist optional. Ein Vorteil bei der Verwendung dieses Feldes ist die schnelle und zentrale Verfügbarkeit aller Geheimzahlen. Aus der Drop-Down-Liste Anbieter ist der Tankkartenanbieter (siehe Abschnitt auf S. 79), welchen Sie im vorherigen Dialog angelegt haben, auszuwählen. Abschließend können Sie optional zu den einzelnen Tankkarten Bemerkungen in der Spalte Kommentar einfügen. Gehen Sie anschließend auf Gewählte speichern oder Alle Speichern. Wenn der neue Batterietyp erfolgreich gespeichert wurde, wechselt der Statuspunkt zu Beginn der neuen Zeile von orange auf grün. Sollte seine Farbe auf rot wechseln, überprüfen Sie bitte Ihre Eingaben. Sie haben möglicherweise eine Nummer oder eine Bezeichnung

90 28. Januar Tankkarten, Kraftstoffarten und Batterien 81 gewählt, die bereits vorhanden ist oder war (siehe vertiefend die Obsolet -Markierung (siehe Abschnitt 24 auf S. 396)) Tankkarten-Buchungsziel-Zuordnungen Hinweis: Diese Zuordnung benötigen Sie nur, sofern Sie keine Realobjekte in EBuS verwenden. Sie erreichen diesen Dialog über den Hauptmenüpunkt Stammdaten unterhalb des Dialogs Tankkarten, Kraftstoffarten und Batterien (siehe Abschnitt 9.9 auf S. 79). Abbildung 87: Tankkarten-Buchungsziel-Zuordnungen In diesem Dialog werden die vorher angelegten Tankkarten (siehe Abschnitt auf S. 80) den jeweiligen Buchungszielen zugeordnet. Tragen Sie zunächst optional eine laufende Nr. für die neue Tankkarten-Buchungsziel-Zuordnung ein. Sie können dieses Feld auch überspringen, EBuS vergibt in diesem Fall eigenständig eine fortlaufende Nummer. In den folgenden beiden Spalten findet die eigentliche Zuordnung der vorher angelegten Tankkarten zu einem Buchungsziel statt. Dazu wählen Sie bitte aus der Drop-Down-Liste im Feld Tankkarte eine Karte aus. Anschließend ist dieser nun ein Buchungziel, durch Auswahl des entsprechenden Eintrags, zuzuordnen. In den beiden Feldern zugeordnet von und zugeordnet bis können Sie die zeitliche Gültigkeit der Tankkarten-Buchungsziel-Zuordnung festlegen. Mit einem Rechtsklick in das jeweilige Feld öffnet EBuS, wie in obiger Abbildung dargestellt, einen Kalender, in dem Sie das entsprechende Datum auswählen können. Alternativ können sie auch mittels der Tastatur das Datum eingeben. Unter zugeordnet von sollten Sie den Zeitpunkt eintragen, an dem die jeweilige Tankkarte zum ersten Mal benutzt bzw. dem jeweiligen Buchungsziel physisch zugeordnet wird. Im Feld zugeordnet bis kann ein Gültigkeitsdatum eingetragen werden, sofern dieses Feld nicht ausgefüllt wird, ist die Zuordnung auf unbestimmte Zeit. Eine nachträgliche Änderung der Zuordnung ist jederzeit möglich. Hinweis: Vor allem wenn Sie später eine Tankkontrolle (siehe Abschnitt auf S. 350) durchführen, spielt die zeitliche Zuordnung eine wichtige Rolle. Sofern ein Tankvorgang zeitlich vor dem eingetragenen Datum im Feld zugeordnet von bzw. nach dem Datum zugeordnet bis stattfindet gibt es eine Fehlermeldung bei der Betrachtung und Import der Tankrechnung (siehe Abschnitt 11.4 auf S. 162). Durch die Auswahl der Knöpfe Nur aktuelle und zukünftige Zuordnungen oder Alle Zuordnungen (auch vergangene) können Sie sich die entsprechenden Tankkarten-Buchungsziel-Zuordnungen anzeigen lassen. Gehen Sie anschließend auf Gewählte speichern oder Alle Speichern. Wenn die neue Tankkarten-Buchungsziel-Zuordnung erfolgreich gespeichert wurde, wechselt der Statuspunkt zu Beginn der neuen Zeile von orange auf grün. Sollte seine Farbe auf rot wechseln, überprüfen Sie bitte Ihre Eingaben.

91 28. Januar Tankkarten, Kraftstoffarten und Batterien 82 Abbildung 88: zeitliche Zuordnungen Tankkarten-Realobjekt-Zuordnungen Sie erreichen diesen Dialog über den Hauptmenüpunkt Stammdaten unterhalb des Dialogs Tankkarten, Kraftstoffarten und Batterien (siehe Abschnitt 9.9 auf S. 79). Abbildung 89: Tankkarten-Realobjekt-Zuordnungen In diesem Dialog werden die vorher angelegten Tankkarten (siehe Abschnitt auf S. 80) den jeweiligen Realobjekten zugeordnet, dieses ist zwingend erforderlich. Tragen Sie zunächst optional eine laufende Nr. für die neue Tankkarten-Realobjekt-Zuordnung ein. Sie können dieses Feld auch überspringen, EBuS vergibt in diesem Fall eigenständig eine fortlaufende Nummer. In den folgenden beiden Spalten findet die eigentliche Zuordnung der vorher angelegten Tankkarten zu einem Realobjekt statt. Dazu wählen Sie bitte aus der Drop-Down-Liste im Feld Tankkarte eine Karte aus. Anschließend ist dieser nun ein Realobjekt, durch Auswahl des entsprechenden Eintrags, zuzuordnen. In den beiden Feldern zugeordnet von und zugeordnet bis können Sie die zeitliche Gültigkeit der Tankkarten-Realobjekt-Zuordnung festlegen. Mit einem Rechtsklick in das jeweilige Feld öffnet EBuS, wie in obiger Abbildung dargestellt, einen Kalender, in dem Sie das entsprechende Datum auswählen können. Alternativ können sie auch mittels der Tastatur das Datum eingeben (siehe vertiefend Datumseingabe (siehe Abschnitt 5 auf S. 15)). Unter zugeordnet von sollten Sie den Zeitpunkt eintragen, an dem die jeweilige Tankkarte zum ersten Mal benutzt bzw. dem jeweiligen Realobjekt physisch zugeordnet wird. Im Feld zugeordnet bis kann ein Gültigkeitsdatum eingetragen werden, sofern dieses Feld nicht ausgefüllt wird, ist die Zuordnung auf unbestimmte Zeit. Eine nachträgliche Änderung der Zuordnung ist jederzeit möglich. Hinweis: Vor allem wenn Sie später eine Tankkontrolle (siehe Abschnitt auf S. 350) durchführen, spielt die zeitliche Zuordnung eine wichtige Rolle. Sofern ein Tankvorgang zeitlich vor dem eingetragenen Datum im Feld zugeordnet von bzw. nach dem Datum zugeordnet bis stattfindet gibt es eine Fehlermeldung bei der Betrachtung und Import der Tankrechnung (siehe Abschnitt 11.4 auf S. 162). Durch die Auswahl der Knöpfe Nur aktuelle und zukünftige Zuordnungen oder Alle Zuordnungen (auch vergangene) können Sie sich die entsprechenden Tankkarten-Realobjekt-Zuordnungen anzeigen lassen. Gehen Sie anschließend auf Gewählte speichern oder Alle Speichern. Wenn die neue Tankkarten-Realobjekt- Zuordnung erfolgreich gespeichert wurde, wechselt der Statuspunkt zu Beginn der neuen Zeile von orange auf grün. Sollte seine Farbe auf rot wechseln, überprüfen Sie bitte Ihre Eingaben.

92 28. Januar Tankkarten, Kraftstoffarten und Batterien 83 Abbildung 90: zeitliche Zuordnungen Kraftstoffarten Sie erreichen diesen Dialog über den Hauptmenüpunkt Stammdaten unterhalb des Dialogs Tankkarten, Kraftstoffarten und Batterien (siehe Abschnitt 9.9 auf S. 79). Abbildung 91: Kraftstoffarten Im nachfolgenden Dialog sind die verschiedenen Kraftstoffarten anzulegen. Diese werden im nachfolgenden Schritt, gemeinsam mit der Tankgröße, den Buchungszielen bzw. Realobjekten zugeordnet. Die Definition von Kraftstoffarten ist auch unbedingte Voraussetzung für die Erfassung von Tankbelegen (siehe Abschnitt 11.2 auf S. 153). Tragen Sie zunächst optional eine laufende Nr. für die neue Kraftstoffart ein. Sie können dieses Feld auch überspringen, EBuS vergibt in diesem Fall eigenständig eine fortlaufende Nummer (hier erfahren Sie mehr zur Vergabe von Schlüsselwerten (siehe Abschnitt 5 auf S. 16) in EBuS). Anschließend tragen Sie den Namen der Kraftstoffart in das entsprechende Feld ein. Der Name für die Kraftstoffart ist frei wählbar, die tatsächliche Verknüpfung der von Ihnen angelegten Kraftstoffart mit den anbieterspezifischen Kraftstoffen findet im Dialog Kraftstoffzuordnung bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 282) statt. Für die Durchführung einer Tankkontrolle (siehe Abschnitt auf S. 350) ist es zwingend erforderlich die Einstellungen im Dialog Kraftstoffzuordnung bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 282) zu tätigen. Im nachfolgenden können Sie die entsprechende Einheit des Kraftstoffes definieren, hierbei handelt es sich um ein optionales Feld. Hinweis: Wir empfehlen Ihnen eine sinnvolle Einheit für jeden Kraftstoff zu definieren. Im Dialog Tankbelege (siehe Abschnitt 11.5 auf S. 164) greift EBuS, bei der Anzeige der Spalten Menge und Preis pro Einheit auf die hier hinterlegte Einheit zu. Gehen Sie anschließend auf Gewählte speichern oder Alle Speichern. Wenn die neue Kraftstoffzuordnung erfolgreich gespeichert wurde, wechselt der Statuspunkt zu Beginn der neuen Zeile von orange auf grün. Sollte seine Farbe auf rot wechseln, überprüfen Sie bitte Ihre Eingaben Buchungsziel-Kraftstoff-Zuordnungen Hinweis: Diese Zuordnung benötigen Sie nur, sofern Sie keine Realobjekte in EBuS verwenden. Sie erreichen diesen Dialog über den Hauptmenüpunkt Stammdaten unterhalb des Dialogs Tankkarten, Kraftstoffarten und Batterien (siehe Abschnitt 9.9 auf S. 79). In diesem Dialog können Sie Ihre vorher definierten Kraftstoffarten (siehe Abschnitt auf S. 83) und die jeweilige Tankgröße einem Buchungsziel zuordnen. Dieser Zuordnung kommt im Rahmen der Tankkontrolle (siehe

93 28. Januar Tankkarten, Kraftstoffarten und Batterien 84 Abbildung 92: Buchungsziel-Kraftstoff-Zuordnungen Abschnitt auf S. 350) eine wichtige Rolle zu, da zum einen die erlaubten Kraftstoffe und zum anderen die maximal erlaubte Tankmenge für jedes Buchungsziel festgelegt werden. Bevor Sie die Buchungsziel-Kraftstoff-Zuordnungen durchführen können, sind Buchungsziele (siehe Abschnitt auf S. 64) und Kraftstoffarten (siehe Abschnitt auf S. 83) anzulegen. In der Spalte Buchungsziel wählen Sie das entsprechende Buchungsziel aus der Drop-Down-Liste. In der Liste der möglichen Buchungsziele werden alle von Ihnen angelegten und nicht auf obsolet gesetzte Buchungsziele angezeigt. Dem ausgewählten Buchungsziel ordnen Sie, wiederum mittels einer Drop-Down-Liste, die entsprechende Kraftstoffart zu. Durch diese Zuordnung legen Sie fest, welche Kraftstoffart für das Fahrzeug zugelassen ist und welche nicht. Hierbei ist es möglich einem Buchungsziel mehr als eine Kraftstoffart zuzuordnen. Hierzu gehen Sie einfach auf Neuer Eintrag, wählen erneut das Buchungsziel und ordnen ihm eine andere Kraftstoffart zu. Hinweis: Aufgrund der Fülle an verschiedenen Kraftstoffe und der Problematik mit E10-Benzin kann die Zuordnung von mehreren Kraftstoffen zu einem Fahrzeug sinnvoll sein. Die Entscheidung über die zugelassenen Kraftstoffe treffen Sie, wobei spätere Änderungen möglich sind. Anschließend wird die maximale Kraftstoffmenge die ein Fahrzeug tanken kann im Feld Tankgröße eingetragen. Hinweis: Die Informationen bezüglich der Tankgröße entnehmen Sie bitte den jeweiligen Fahrzeugunterlagen. Alternativ können Sie sich auch an die Hersteller der Fahrzeuge wenden. Sofern Sie Tankrechnungsaufgaben (siehe Abschnitt auf S. 268) beim Import der Tankrechnung (siehe Abschnitt 11.4 auf S. 162) definiert haben, generiert EBuS automatisch Aufgaben bei einem Tankvorgang mit einer nicht zugelassenen Kraftstoffart bzw. bei überschreiten der maximalen Tankmenge. Gehen Sie abschließend auf Gewählte speichern oder Alle Speichern. Wenn die neue Buchungsziel-Kraftstoff- Zuordnung erfolgreich gespeichert wurde, wechselt der Statuspunkt zu Beginn der neuen Zeile von orange auf grün. Sollte seine Farbe auf rot wechseln, überprüfen Sie bitte Ihre Eingaben Realobjekt-Kraftstoff-Zuordnungen Sie erreichen diesen Dialog über den Hauptmenüpunkt Stammdaten unterhalb des Dialogs Tankkarten, Kraftstoffarten und Batterien (siehe Abschnitt 9.9 auf S. 79). In diesem Dialog können Sie Ihre vorher definierten Kraftstoffarten (siehe Abschnitt auf S. 83) und die jeweilige Tankgröße einem Realobjekt zuordnen. Dieser Zuordnung kommt im Rahmen der Tankkontrolle (siehe Abschnitt auf S. 350) eine wichtige Rolle zu, da zum einen die erlaubten Kraftstoffe und zum anderen die maximal erlaubte Tankmenge für jedes Realobjekt festgelegt werden. Bevor Sie die Realobjekt-Kraftstoff-Zuordnungen durchführen können, sind Realobjekte (siehe Abschnitt auf S. 70) und Kraftstoffarten (siehe Abschnitt auf S. 83) anzulegen.

94 28. Januar Tankkarten, Kraftstoffarten und Batterien 85 Abbildung 93: Buchungsziel-Kraftstoff-Zuordnungen In der Spalte Realobjekt wählen Sie das entsprechende Realobjekt aus der Drop-Down-Liste. In der Liste der möglichen Realobjekte werden alle von Ihnen angelegten und nicht auf obsolet gesetzte Realobjekte angezeigt. Dem ausgewählten Realobjekt ordnen Sie, wiederum mittels einer Drop-Down-Liste, die entsprechende Kraftstoffart zu. Durch diese Zuordnung legen Sie fest, welche Kraftstoffart für das Fahrzeug zugelassen ist und welche nicht. Hierbei ist es möglich einem Realobjekt mehr als eine Kraftstoffart zuzuordnen. Hierzu gehen Sie einfach auf Neuer Eintrag, wählen erneut das Realobjekt und ordnen ihm eine andere Kraftstoffart zu. Hinweis: Aufgrund der Fülle an verschiedenen Kraftstoffe und der Problematik mit E10-Benzin kann die Zuordnung von mehreren Kraftstoffen zu einem Fahrzeug sinnvoll sein. Die Entscheidung über die zugelassenen Kraftstoffe treffen Sie, wobei spätere Änderungen möglich sind. Anschließend wird die maximale Kraftstoffmenge die ein Fahrzeug tanken kann im Feld Tankgröße eingetragen. Hinweis: Die Informationen bezüglich der Tankgröße entnehmen Sie bitte den jeweiligen Fahrzeugunterlagen. Alternativ können Sie sich auch an die Hersteller der Fahrzeuge wenden. Sofern Sie Tankrechnungsaufgaben (siehe Abschnitt auf S. 268) beim Import der Tankrechnung (siehe Abschnitt 11.4 auf S. 162) definiert haben, generiert EBuS automatisch Aufgaben bei einem Tankvorgang mit einer nicht zugelassenen Kraftstoffart bzw. bei überschreiten der maximalen Tankmenge. Gehen Sie abschließend auf Gewählte speichern oder Alle Speichern. Wenn die neue Realobjekt-Kraftstoff- Zuordnung erfolgreich gespeichert wurde, wechselt der Statuspunkt zu Beginn der neuen Zeile von orange auf grün. Sollte seine Farbe auf rot wechseln, überprüfen Sie bitte Ihre Eingaben Batterietypen Sie erreichen diesen Dialog über den Hauptmenüpunkt Stammdaten unterhalb des Dialogs Tankkarten, Kraftstoffarten und Batterien (siehe Abschnitt 9.9 auf S. 79). Die Tabelle dient der Definition von Batterietypen. Lesen Sie näheres zum Thema im Konzeptteil (siehe Abschnitt 26 auf S. 401) der Dokumentation. Abbildung 94: Batterietypen Der Dialog Batterietypen entspricht dem typischen Aufbau von Stammdatendialogen (siehe Abschnitt 5.3 auf S. 19) in EBuS. In dieser Tabelle werden die vom jeweiligen Anbieter verwendeten Batterietypen angelegt. Für

95 28. Januar Tankkarten, Kraftstoffarten und Batterien 86 die Zuordnung eines neuen Batterietyps betätigen Sie die Funktion Neuer Eintrag. Sofort ergänzt EBuS die bestehende Tabelle um eine neue Zeile und erwartet Ihre Eingabe. Tragen Sie zunächst optional eine laufende Nr. für den neuen Batterietyp ein. Sie können dieses Feld auch überspringen, EBuS vergibt in diesem Fall eigenständig eine fortlaufende Nummer (hier erfahren Sie mehr zur Vergabe von Schlüsselwerten (siehe Abschnitt 5 auf S. 16) in EBuS). Wählen Sie nun den Namen des Batterietyps, im späteren Gebrauch wird der Batterietyp anhand dieses Namens referenziert. Im Feld Ladeprozent für voll ist ein prozentualer Wert einzutragen, bei dem die Batterie des Elektro-Fahrzeuges in EBuS als vollständig geladen behandelt wird. In den nachfolgenden Spalten Sek. bis voll bei 0% Ladung, Sek. bis voll bei 20% Ladung, Sek. bis voll bei 40% Ladung, Sek. bis voll bei 60% Ladung, Sek. bis voll bei 80% Ladung und Sek. bis voll bei 90% Ladung ist die Restladedauer bei den jeweiligen Ladezuständen bis zur vollständigen Ladung in Sekunden angegeben. Hinweis: Sofern Sie eine Batterie angelegt haben, deren Ladeprozent bis voll weniger als 100% beträgt, müssen nur die zutreffenden Felder Sek. bis voll bei X% Ladung berechnet und angegeben werden. Hinweis: Die Ladekapazität der Batterie (in Sekunden) variiert in Abhängigkeit vom verwendeten Batterietyp und E-Mobil. Die benötigten Informationen sind, sofern Ihnen nicht bekannt, vom Hersteller in Erfahrung zu bringen und in EBuS zu hinterlegen. Gehen Sie anschließend auf Gewählte speichern oder Alle Speichern. Wenn der neue Batterietyp erfolgreich gespeichert wurde, wechselt der Statuspunkt zu Beginn der neuen Zeile von orange auf grün. Sollte seine Farbe auf rot wechseln, überprüfen Sie bitte Ihre Eingaben. Sie haben möglicherweise eine Nummer oder eine Bezeichnung gewählt, die bereits vorhanden ist oder war (siehe vertiefend die Obsolet -Markierung (siehe Abschnitt 24 auf S. 396)) Buchungsziel-Batterie-Zuordnungen Hinweis: Diese Zuordnung benötigen Sie nur, sofern Sie keine Realobjekte in EBuS verwenden. Sie erreichen diesen Dialog über den Hauptmenüpunkt Stammdaten unterhalb des Dialogs Tankkarten, Kraftstoffarten und Batterien (siehe Abschnitt 9.9 auf S. 79). Abbildung 95: Buchungsziel-Batterie-Zuordnungen In diesem Dialog werden die vorher angelegten Batterietypen (siehe Abschnitt auf S. 85) den jeweiligen Buchungszielen zugeordnet. In der Spalte Buchungsziel wählen Sie das entsprechende Buchungsziel aus der Drop-Down-Liste. In der Liste der möglichen Buchungsziele werden alle von Ihnen angelegten und nicht auf obsolet gesetzte Buchungsziele angezeigt. Dem ausgewählten Buchungsziel ordnen Sie, wiederum mittels der Drop-Down-Liste, den entsprechenden Batterietyp zu. Gehen Sie anschließend auf Gewählte speichern oder Alle Speichern. Wenn die neue Buchungsziel-Batterie- Zuordnung erfolgreich gespeichert wurde, wechselt der Statuspunkt zu Beginn der neuen Zeile von orange auf grün. Sollte seine Farbe auf rot wechseln, überprüfen Sie bitte Ihre Eingaben.

96 28. Januar Buchungszieltyp-Standardalternativen einrichten Realobjekt-Batterie-Zuordnungen Sie erreichen diesen Dialog über den Hauptmenüpunkt Stammdaten unterhalb des Dialogs Tankkarten, Kraftstoffarten und Batterien (siehe Abschnitt 9.9 auf S. 79). Abbildung 96: Realobjekt-Batterie-Zuordnungen In diesem Dialog werden die vorher angelegten Batterietypen (siehe Abschnitt auf S. 85) den jeweiligen Fahrzeugen (Realobjekten) zugeordnet. In der Spalte Realobjekte wählen Sie das entsprechende Elektro-Fahrzeug aus der Drop-Down-Liste. In der Liste der möglichen Realobjekten werden alle von Ihnen angelegten und nicht auf obsolet gesetzte Realobjekte angezeigt. Dem ausgewählten Realobjekten ordnen Sie, wwiederum mittels der Drop-Down-Liste, den entsprechenden Batterietyp zu. Gehen Sie anschließend auf Gewählte speichern oder Alle Speichern. Wenn die neue Realobjekt-Batterie- Zuordnung erfolgreich gespeichert wurde, wechselt der Statuspunkt zu Beginn der neuen Zeile von orange auf grün. Sollte seine Farbe auf rot wechseln, überprüfen Sie bitte Ihre Eingaben Buchungszieltyp-Standardalternativen einrichten Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Abbildung 97: Karteikarte "Buchungszieltyp-Alternativen" Die Einträge auf der Registerkarte Buchungszieltyp-Alternativen stehen in direktem Zusammenhang mit der Alternativensuche im Buchungsdialog (siehe Abschnitt auf S. 46). Für den Fall, dass das gewünschte Fahrzeug bereits gebucht ist, haben Sie hier die Möglichkeit, das System nach Buchungsziel-Alternativen zu durchsuchen. Welche Buchungszieltypen dabei standardmäßig in die Suche einbezogen werden, geben Sie auf der Registerkarte Buchungszieltyp-Alternativen ein. Ein Beispiel: Wenn das ursprünglich gewünschte Fahrzeug ein Kastenwagen ist, soll dann nur nach Kastenwagen gesucht werden, oder auch nach Lieferwagen und Kombis? Die Standardeinstellungen, die Sie auf der Registerkarte Buchungszieltyp-Alternativen eingeben, können Sie bei der Alternativensuche im Buchungsdialog jederzeit erweitern oder eingeschränken. Und so geben Sie die Buchungszieltyp- Alternativen ein: Wählen Sie die Registerkarte Buchungszieltyp-Alternativen

97 28. Januar Buchungsziel-/Realobjektattribute 88 Wählen Sie per Mausklick aus dem linken Fenster einen Buchungszieltypen aus, für den Sie Standard- Alternativen eingeben möchten. Aus dem rechten Fenster wählen Sie anschließend die Standard-Alternativen aus. Um mehrere Standard- Alternativen einzugeben, halten Sie während des Mausklickens die Strg.-Taste gedrückt. Klicken Sie auf den Knopf Aktualisieren, um die neue Einstellung zu übernehmen. Die Änderungen werden sofort in die Alternativenwahl im Buchungsdialog übernommen Buchungsziel-/Realobjektattribute Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Abbildung 98: Karteikarte "Attribute" Der Menüpunkt Attribute bietet Ihnen die Möglichkeit, bestimmte Fahrzeugmerkmale und Ausstattungsbesonderheiten (z. B. Airbag, CD-Spieler usw.) in EBuS zu vermerken. Dies ist besonders praktisch, da später beim Buchen eines Fahrzeuges die Möglichkeit besteht, das System nach gewünschten Merkmalen und Ausstattungen zu durchsuchen. So können Sie schnell und unkomplziert auf besondere Wünsche und Anforderungen eingehen. Attribute definieren Sie im Stammmdatenmenü. Klicken Sie hier bitte auf den Menüknopf Attributs-/Eigenschaftstabellen. Die sich nun öffnende Maske besteht im oberen Teil aus den Registerkarten Attribute und Buchungsziel-Attribut-Zuordnungen. Im unteren Teil sehen Sie eine Knopfleiste, auf der Sie neue Einträge einfügen und Einträge speichern oder rückgängig machen können. Ein neues Attribut einfügen Um ein neues Attribut einzutragen, wählen Sie die Registerkarte Attribute. Wenn diese aktiviert ist, haben Sie unten in der Maske die Möglichkeit, sich alle Einträge anzeigen zu lassen oder nur solche mit laufender Nummer. Um ein neues Attribut einzutragen bzw. hinzu zufügen gehen Sie bitte so vor: Aktivieren Sie die Registerkarte Attribute Wählen Sie in der Knopfleiste Neuer Eintrag Tragen Sie die laufende Nummer des neuen Attributs ein

98 28. Januar Stammdaten-/Anbieterbemerkungen 89 In die Spalte Attribut tragen Sie die Bezeichnung des Attributs ein (z. B. Airbag, Kindersitz usw. ) Nun können Sie den neuen Eintrag speichern. - Insofern Sie nur einen neuen, markierten Eintrag speichern möchten, klicken Sie hierfür in der Knopfleiste auf Gewählte speichern. - Wenn Sie mehrere neue Einträge speichern möchten, klicken Sie auf Alle speichern. Sie brauchen ein Attribut jeweils nur einmal zu definieren. Auf der nächsten Registerkarte Buchungsziel-Attribut- Zuordnungen können Sie es beliebig vielen Buchungszielen zuordnen. Der Eintrag erscheint dann in einem Scrollbalken im entsprechenden Feld. Ein Attribut einem Buchungsziel zuordnen Hier geben Sie in EBuS ein, welches Fahrzeug mit welchem/welchen Attribut/en ausgestattet ist. Nur wenn Sie diese Zuordnung vorgenommen haben, können Sie später beim Buchen das System nach den gewünschten Merkmalen suchen lassen. Wenn die Registerkarte Buchungsziel-Attribut-Zuordnungen aktiviert ist, haben Sie unten in der Maske die Möglichkeit, sich entweder nur aktuelle und zukünftige Zuordnungen oder auch vergangene Zuordnungen anzeigen zu lassen. Um eine neue Buchungsziel-Attribut-Zuordnung vorzunehmen gehen Sie bitte so vor: Aktivieren Sie die Registerikarte Buchungsziel-Attribut-Zuordnung. Wählen Sie in der Knopfleiste Neuer Eintrag Tragen Sie die laufende Nummer der neuen Buchungsziel-Attribut-Zuordnung ein. Durch einfaches Klicken in der Spalte Buchungsziel, öffnet sich ein Scrollbalken, der die Kennzeichen Buchungsziele enthält. Hier wählen Sie das gewünschte Fahrzeug aus. In die nächste Spalte tragen Sie das Attribut ein. Auch hierfür klicken Sie einmal auf das Feld und es öffent sich ein Scrollbalken, aus dem Sie das gewünschte Attribut auswählen. In die nächste Spalte tragen Sie ein, seit wann das Fahrzeug mit dem betreffenden Attribut ausgestattet ist. Dafür doppelklicken Sie auf das Datumsfeld, woraufhin eine Markierung erscheint. Tragen Sie nun das Datum nummerisch ein - den Wochentag ermittelt das Programm. Insofern Sie die Uhrzeit nicht näher bestimmen, wird automatisch immer 00:00 eingetragen. In die nächste Spalte tragen Sie ein - falls Ihnen bereits bekannt - wie lange die Zuordnung gültig ist. Wenn Sie den Eintrag nicht befristen möchten, lassen Sie dieses Feld einfach offen. Nun können Sie den neuen Eintrag speichern. Insofern Sie nur einen neuen, markierten Eintrag speichern möchten, klicken Sie hierfür in der Knopfleiste auf Gewählte speichern. Wenn Sie mehrere neue Einträge speichern möchten, klicken Sie auf Alle speichern. Nun haben Sie alle notwendigen Angaben gemacht, um EBuS nach den gewünschten Attributen suchen zu lassen. Die Suchfunktion finden Sie auf der Buchungsoberfläche auf der Registerkarte Vorauswahl Stammdaten-/Anbieterbemerkungen Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. EBuS bietet Ihnen die Möglichkeit, zusätzliche Informationen zu allen Buchungszielen, Realobjeketen und Standorten im System zu hinterlegen. Auf diese Informationen können Sie auch im Buchungsdialog zurück greifen. Das ist besonders komfortabel, da Sie so beim Buchen immer alle wichtigen Informationen auf einen Blick haben. So bietet es sich beispielsweise an, zu jedem Stellplatz eine Anfahrtserklärungen und eine exakte Standortbeschreibungen in das EBuS-System einzugeben. Z. B.

99 28. Januar Stammdaten-/Anbieterbemerkungen 90 Abbildung 99: Bemerkungen/Informationen hinzufügen Welche Verkehrsanbindung hat der Stellplatz? Wo steht das Fahrzeug genau? Sind Besonderheiten zu beachten? Als Grafik können Sie z. B. eine Straßenkarte eingefügen. Beim Buchen von Fahrzeugen ist es besonders praktisch, alle Fahrzeugmerkmale gleich im Blick zu haben. Z. B. : Welches Kennzeichen hat das Fahrzeug? Welche Farbe? Welchen Treibstoff benötigt das Fahrzeug? Welches Zugangssystem? Sonderausstattung? Die Maske, auf der Sie Zusatzinformationen eingeben, gliedert sich in zwei Bereiche. Auf der linken Seite können Sie sich alle Buchungsziele, Realobjekte und Standorte (Bemerkungsobjekte), die in EBus eingetragen sind auf Scrollbalken anzeigen lassen. Hier wählen Sie aus, für welches Objekt Sie Informationen eingeben bzw. lesen möchten. Außerdem können Sie wählen, ob Sie nur aktuelle Informationen ansehen möchten oder anhand einer Bemerkungsgeschichte auch Informationen, die nicht mehr gültig sind. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich, in dem Sie Texte und Grafiken anzeigen lassen bzw. eingeben. Oben sehen Sie eine Zeile, in der Sie eine Übersicht über alle Informationen haben, die für ein Bemerkungsobjekt eingetragen sind. Darunter sehen Sie mehrere Leerzeilen, in die Sie Namen, Titel, Nummer und Laufzeit der Information eintragen. Unter diesen Zeilen sehen Sie ein Feld in dem die eigendliche Information angezeigt wird. Über diesem Feld sehen Sie zwei Registerkarten, anhand derer Sie wählen, ob die gewünschte Information textlicher oder grafischer Art ist. Wenn es sich um einen Text-Eintrag handelt, müssen Sie außerdem angeben, ob es ein normaler Text oder ein HTML-Text ist. Egal, ob es sich um Buchungsziele, Realobjekte oder Standorte handelt, die Vorgehensweise beim Eintragen von Zusatzinformationen ist immer gleich. Im folgenden werden Sie daher als Bemerkungsobjekte bezeichnet. Wählen Sie im Administratorenmenü Stammdaten den Untermenüpunkt Bemerkungen. Es öffnet sich die Maske Statische Bemerkungen.

100 28. Januar Stammdaten-/Anbieterbemerkungen 91 Wählen Sie nun aus, um welche Art von Bemerkungsobjekten es sich handelt. Klicken Sie hierfür im linken Teil der Maske auf den oberen Scrollbalken und wählen Sie die passende Bemerkungsobjektgruppe aus. Nun werden alle im System eingetragenen Objekte ihrer Organisation angezeigt. Wenn Sie z. B. eine Bemerkung zu einem bestimmten Standort eingeben möchten, wählen Sie in dem Scrollbalken die Zeile Standorte aus und Sie bekommen sämtliche Standorte, die Ihre Organisation in EBuS eingeben hat angezeigt. Markieren Sie das gewünschte Bemerkungsobjekt, indem Sie einmal darauf klicken. Klicken Sie nun auf den Knopf Neu, der sich rechts in der Mitte der Maske befindet. Nun geben Sie Namen und Titel sowie die laufende Nummer und Gültigkeit der Bemerkung ein. (Wenn Sie die Zeilen gültig von.../gültig bis... frei lassen, es die Bemerkung unbeschränkt gültig.) Wählen Sie nun, ob Sie die Bemerkung als normalen Text oder als HTML-Text eingeben möchten. Schreiben Sie nun Ihren Text. Speichern Sie den Eintrag mit dem Knopf Speichern ab. Lesen/Ändern einer Textbemerkung Wie bereits erwähnt, erscheinen die Informationen, die Sie an dieser Stelle in EBuS eingeben auch im Buchungsdialog. Das Ändern einer Bemerkung können Sie jedoch nur im Administratorenmenü unter Informationen vornehmen. Und zwar so: Wählen Sie im Administratorenmenü Stammdaten den Menüpunkt Informationen. Es öffnet sich die Maske Statische Bemerkungen: Name Ihrer Organisation. Wählen Sie nun aus, um welche Art von Bemerkungsobjekten es sich handelt. Klicken Sie hierfür im linken Teil der Maske auf den oberen Knopf Buchungsziele und wählen Sie die passende Bemerkungsobjektgruppe aus. Die gewünschten Bermerkungsobjekte werden nun angezeigt und Sie wählen das gewünschte aus. Wenn Sie z. B. eine Bemerkung zu einem bestimmten Standort lesen oder ändern möchten, wählen Sie in dem Scrollbalken Buchungsziele Standorte aus und bekommen sämtliche Standorte, die Ihre Organisation in EBuS eingeben hat angezeigt. Markieren Sie das gewünschte Bemerkungsobjekt, indem Sie einmal darauf klicken. Insofern eine Bemerkung hinterlegt ist, werden nun Typ (Text oder Grafik), Name, Betreff, Gültigkeit und Inhalt (Textbeginn) der Bemerkung auf der rechten Seite der Maske angezeigt. Markieren Sie die gewünschte Bemerkung, um sich deren Inhalt anzeigen zu lassen. (Dieses Vorgehen ist auch erforderlich wenn nur eine einzige Bemerkung eingetragen ist). Briefpapiere definieren Das Briefpapier, auf dem später die Rechnungen ausgedruckt wered, wird im EBuS unter Stammdaten-/Anbieterbemerkungen gespeichert. 1. Sie wählen im erwähnten Dialog unter Bemerkungsobjekt (linke Fenster-Hälfte) Anbieter 2. Wechseln in die rechte Dialog-Hälfte 3. Klicken den Knopf Neue PDF-Datei 4. Vergeben einen Namen für Ihr Briefpapier (interner Name) 5. Bestimmen den Gültigkeitszeitraum (Gültig von, Gültig bis) dieses Briefpapiers, wobei das Feld Gültig bis leer bleiben darf, wenn es sich um das aktuelle Briefpapier handelt. Wenn Sie später ein Briefpapier-Design nicht mehr brauchen, können Sie eine Briefpapier-Vorlage durch die Eingabe des Endgültigkeitsdatum unsichtbar/inaktiv machen. 6. Bemerkungsdringlichkeit auf Briefpapier setzen 7. Den Knopf Andere PDF-Datei betätigen, den Pfad zu der von Ihnen gewünschten PDF-Datei wählen, den Namen dieser markieren und auf Öffnen klicken 8. Anschließend speichern Sie die PDF-Datei mit dem Knopf Bemerkung speichern 9. Mit dem Knopf Anzeigen können Sie Sich die von Ihnen markierte PDF-Datei anzeigen. Dafür muss allerdings der Aufruf von PDF-Dateien richtig konfiguriert sein.einstellungen (siehe Abschnitt 6.6 auf S. 20)

101 28. Januar CSV-Datenim- und -export (ungefiltert) 92 Im EBuS ist möglich mehrere Brefpapier-Layouts in der Form von PDF-Dateien zu hinterlegen und diese als Grundlage bei verschiedenen Formularen zu verwenden.rechnungsformulare verwalten (siehe Abschnitt auf S. 230) 9.13 CSV-Datenim- und -export (ungefiltert) Achtung! Beim Import von CSV-Dateien handelt es sich um einen sehr sensiblen Bereich, der nur mit größter Vorsicht durchgeführt werden sollte. Bei einem unsachgemäßen Import besteht die Möglichkeit des Datenverlusts. Sie erreichen diesen Dialog über das Hauptmenü Stammdaten. In diesem Dialog haben Sie die Möglichkeit Stammdatentabellen aus EBuS zu exportieren bzw. zu importieren. Je nach Vorhaben wählen Sie entweder die Registerkarte CSV-Import (siehe Abschnitt auf S. 93) oder CSV- Export (siehe Abschnitt auf S. 94). Abbildung 100: Dialog zum CSV-Datenim- und -export Achtung! Die beiden Dialogreiter CSV-Import und CSV-Export sind identisch aufgebaut. Achten Sie deshalb besonders auf die Auswahl des richtigen Reiters, um einen Datenverlust, durch einen versehentlichen CSV-Import zu vermeiden. Hinweis: CSV (Comma-Separated Values) ist ein Dateiformat, welches den Aufbau einer Textdatei beschreibt. Dieses Format eignet sich zum Speichern oder zum Austausch einfach strukturierter Daten und wird in EBuS für den CSV-Datenim- und -export verwendet. In der rechten Hälfte des Fensters listet EBuS alle CSV-Dateien mit den entsprechenden Tabellennamen (diese stehen in Klammern) auf, durch einen Mausklick können Sie die gewünschte Tabelle selektieren. Bezüglich der CSV-Dateien/Tabellen ist folgendes zu beachten: in Abhängigkeit des gebuchten EBuS-Moduls unterscheiden sich die Anzahl der CSV-Dateien es lassen sich nicht automatisch komplette Dialoge importieren bzw. exportieren sondern nur die entsprechenden Tabellen in EBuS werden sämtliche Daten in der gewählten Stammdatentabellen exportiert, dies beinhaltet auch alle obsoleten (siehe Abschnitt 24 auf S. 396) Datensätze.

102 28. Januar CSV-Datenim- und -export (ungefiltert) 93 Nachdem Sie die entsprechende Tabelle gewählt haben, tragen Sie in das Eingabefeld Verzeichnis den Pfad zu dem Ordner ein, in dem die Importdateien gespeichert werden. Genauso gehen Sie vor, wenn Sie Dateien exportieren wollen, wobei hier der eingegebene Pfad den Export-Ordner bestimmt. Sollten Sie bereits im Dialog EBuS > Einstellungen > Datentransfer (siehe Abschnitt auf S. 21) Eingaben unter Export- und Importverzeichnis gemacht und gespeichert haben, so werden diese hier als Voreinstellungen behandelt und erscheinen automatisch im Feld Verzeichnis. Die Datei-Endungen dieser Import-/Exportdateien sind oftmals bei den Kunden unterschiedlich. Sie können explizit an dieser Stelle die Datei-Endungen und die Dateiname-Länge bestimmen, diese Felder sind allerdings optional. Wenn alle notwendigen Informationen im Dialog eingegeben sind, können sie durch betätigen des den Import bzw. Export beginnen. -Buttons Bevor der eigentliche Import bzw. Export stattfindet überprüft EBuS, ob in dem von Ihnen gewählten Verzeichnis bereits eine.txt-datei mit Ihrer Anbietererkennung hinterlegt ist. Sofern dies nicht der Fall ist (häufig beim ersten Im-/Export in einen Ordner) fragt EBuS ob diese nun erstellt werden soll. Abbildung 101: Warnung "Keine Anbieterkennung gefunden" Hinweis Wir empfehlen Ihnen unbedingt diese Datei mit der Anbieterkennung zu erstellen. Sie überprüft, ob die Anbieterkennung der importierten bzw. exportierten Datei mit denen in EBuS angemeldeten Organisation übereinstimmt. Informationen zum Ergebnis des jeweiligen Im-/Exports liefert Ihnen das Protokoll in der linken Hälfte des Dialogs. Durch betätigen des -Buttons löschen Sie die Informationen im Protokoll. Abbildung 102: shot/full/pfbasecsv1.png CSV-Datenimport Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt.

103 28. Januar CSV-Datenim- und -export (ungefiltert) 94 Abbildung 103: CSV_Import CSV-Datenexport EBuS bietet für eine Vielzahl von Stammdatentabellen die Möglichkeit eines Datenexports. Abbildung 104: CSV_Export Die Vorgehensweise sowohl beim CSV-Datenexport als auch beim CSV-Datenimport sind identisch und werden im übergeordneten Dialog CSV-Datenim- und -export (ungefiltert) (siehe Abschnitt 9.13 auf S. 92) behandelt. Nachfolgend soll ein näherer Blick auf das Ergebnis des Exportes, also die CSV-Datein gelegt werden. Erläuterungen zu den exportierten CSV-Dateien Bei einem CSV-Datenexport speichert EBuS alle Daten der gewählten Stammdatentabelle in eine.csv-datei. Für die jeweiligen Spaltenüberschriften verwendet EBuS die internen Bezeichnungen. Diese sind nicht immer selbsterklärend und werden teilweise auch nicht mehr benötigt. Aus diesem Grund gibt es die nachfolgende Liste, die schrittweise erweitert wird und bisher folgende Stammdatentabellen umfasst: Allgemein (siehe Abschnitt auf S. 95)

104 28. Januar CSV-Datenim- und -export (ungefiltert) 95 Buchungszielgruppen (siehe Abschnitt auf S. 95) Standorttabellen (siehe Abschnitt auf S. 95) Buchungszieltabellen (siehe Abschnitt auf S. 96) Realobjekttabellen (siehe Abschnitt auf S. 98) Zugangssysteme (siehe Abschnitt auf S. 99) Tankkarten, Kraftstoffarten und Batterien (siehe Abschnitt auf S. 102) Allgemein: Gilt für alle Tabellen! nrinorg: Interne EBuS-Nummerierung. Buchungszielgruppen: bookeegroup (Buchungszielgruppen): name: Name der Buchungszielgruppe. crossusage: Quernutzungsrelevant (false/true). primarystatistics: Statistikrelevant (false/true). deleted: obsolet. Eintrag ist gelöscht (false/true). Standorttabellen: city (Stadt): name: Stadt - Name des Eintrags. In der Regel der Stadtname. abbrev: Abkürzung für den Stadtnamen. northlatitude: Nördliche Breite. Dieser Eintrag wird nicht mehr benötigt. southlatitude: Südliche Breite. Dieser Eintrag wird nicht mehr benötigt. westlongitude: Westliche Länge. Dieser Eintrag wird nicht mehr benötigt. eastlongitude: Östliche Länge. Dieser Eintrag wird nicht mehr benötigt. deleted: obsolet. Eintrag ist gelöscht (false/true). district (Stadtteil): name: Stadtteil - Name des Eintrags. In der Regel der Name des Stadtteils. cityname: Stadt? Zuordnung zum Stadtteil. northlatitude: Nördliche Breite. Dieser Eintrag wird nicht mehr benötigt. southlatitude: Südliche Breite. Dieser Eintrag wird nicht mehr benötigt. westlongitude: Westliche Länge. Dieser Eintrag wird nicht mehr benötigt. eastlongitude: Östliche Länge. Dieser Eintrag wird nicht mehr benötigt. city: wird nicht verwendet. deleted: obsolet. Eintrag ist gelöscht (false/true). place (Standorte): name: Standort - Name des Eintrags. In der Regel der Name des Standortes. latitude: Geographische Breite. Geo-Koordinate für Google Maps in der Online Buchung.

105 28. Januar CSV-Datenim- und -export (ungefiltert) 96 longitude: Geographische Länge. Geo-Koordinate für Google Maps in der Online Buchung. northlatitude: Nördliche Breite. Dieser Eintrag wird nicht mehr benötigt. southlatitude: Südliche Breite. Dieser Eintrag wird nicht mehr benötigt. westlongitude: Westliche Länge. Dieser Eintrag wird nicht mehr benötigt. eastlongitude: Östliche Länge. Dieser Eintrag wird nicht mehr benötigt. district: wird nicht verwendet. districtname: Stadtteil? Zuordnung zum Standort. city: wird nicht verwendet. cityname: Stadt? Zuordnung zum Standort. wgs84coord: Dieser Eintrag wird nicht mehr benötigt. deleted: obsolet. Eintrag ist gelöscht (false/true). Buchungszieltabellen: bookeetype (Buchungszieltypen): name: Name des Buchungszieltyps (Beispiel: Mini, Kompakt, Kombi). deleted: obsolet. Eintrag ist gelöscht (false/true). bookeeproduct (Buchungszielprodukte): name: Name des Buchungszielproduktes (Beispiel: Name des Autotyps). bookeetype: wird nicht verwendet. bookeetypename: Buchungszieltyp? Zuordnung zum Buchungszielprodukt. deleted: obsolet. Eintrag ist gelöscht (false/true). bookee (Buchungsziele): name: Name des Buchungsziels (Beispiel: Bahnhof 01, Bahnhof 02). bookeegroup: Zuordnung zur Buchungszielgruppe (interne Nummer). bookeegroupname: Zuordnung zur Buchungszielgruppe (Name). bookeeproduct: Zuordnung zum Buchungszielprodukt (interne Nummer). Bei Realobjektverwendung nicht relevant. bookeeproductname: Zuordnung zum Buchungszielprodukt (Name). Bei Realobjektverwendung nicht relevant. bookeetype: Zuordnung zum Buchungszieltyp (interne Nummer). Bei Realobjektverwendung nicht relevant. bookeetypename: Zuordnung zum Buchungszieltyp (Name). Bei Realobjektverwendung nicht relevant. bookingmodel: Wahl des Buchungszielmodells. bookingmodelname: wird nicht verwendet. bookingway: Wahl des Buchungswegs (interne Nummer). bookingwayname: Wahl des Buchungswegs (Name). usesrealbookee: Es werden Realobjekte verwendet (true/false). skipridedata:? (true/false) poolbookee: Realobjektpool wird verwendet (true/false).

106 28. Januar CSV-Datenim- und -export (ungefiltert) 97 discallcode: Drive It Konfiguration. Wird nicht verwendet. disstarted: Drive It Konfiguration. Wird nicht verwendet. disended: Drive It Konfiguration. Wird nicht verwendet. deleted: obsolet. Eintrag ist gelöscht (false/true). currentlatitude: GPS-Position? Breitengrad. (Nur Buchungsziele) currentlongitude: GPS-Position? Längengrad. (Nur Buchungsziele) gpsdate: GPS-Position? Zeit, Datum. (Nur Buchungsziele) currentodometeratdate: Tachometer: Aktuelles Datum der Zählung. (Nur Buchungsziele) currentodometer: Tachometer: Aktueller Km-Stand der Zählung. (Nur Buchungsziele) odometeratdate: Tachometer: Startdatum für die Zählung. (Nur Buchungsziele) odometer: Tachometer: Startkilometerstand für die Zählung. (Nur Buchungsziele) bookeetoplace (Buchungsziel-Standort-Zuordnung): bookee: Zuordnung des Buchungsziels (interne Nummer). bookeename: Zuordnung des Buchungsziels (Name). place: Zuordnung des Standortes (interne Nummer). placename: Zuordnung des Standortes (Name). district: Zuordnung des Stadtteils (interne Nummer). districtname: Zuordnung des Stadtteils (Name). city: Zuordnung der Stadt (interne Nummer). cityname: Zuordnung der Stadt (Name). started: Beginn der Zuordnung. ended: Ende der Zuordnung. successorbookee: Nachfolgebuchungsziel (interne Nummer). successorbookeename: Nachfolgebuchungsziel (Name). successorplace: Nachfolgestandort (interne Nummer). successorplacename: Nachfolgestandort (Name). successordistrict: Nachfolgestadtteil (interne Nummer). successordistrictname: Nachfolgestadtteil (Name). successorcity: Nachfolgestadt (interne Nummer). successorcityname: Nachfolgestadt (Name). Buchungsziel-Preisgruppen-Zuordnung und Buchungszielpreisgruppen werden nicht mehr benötigt. bookeeodometer (Buchungsziel-Tachometerstände): bookee: Buchungszielzuordnung (interne Nummer). atdate: Startdatum der Zuordnung. odometer: Anfangskilometerstand. autoodometer: Aktueller Kilometerzählstand. gasolinecardtobookee (Tankkarten-Buchungsziel-Zuordnung):

107 28. Januar CSV-Datenim- und -export (ungefiltert) 98 gasolinecard: Tankkarte (interne Nummer). gasolinecardname: Name der Tankkarte. bookee: Buchungsziel-Zuordnung (interne Nummer). bookeename: Buchungsziel-Zuordnung (Name). started: Startdatum der Zuordnung. ended: Enddatum der Zuordnung. bookeetofueltype (Buchungsziel-Kraftstoff-Zuordnungen): fueltype: Kraftstoffart (interne Nummer). fueltypename: Kraftstoffart (Name). bookee: Buchungsziel-Zuordnung (interne Nummer). bookeename: Buchungsziel-Zuordnung (Name). maxfuelamount: Tankgröße. deleted: obsolet. Eintrag ist gelöscht (false/true). Realobjekttabellen: bookeeproduct (Buchungszielprodukte): name: Name des Buchungszielproduktes (Beispiel: Name des Autotyps). bookeetype: wird nicht verwendet. bookeetypename: Buchungszieltyp? Zuordnung zum Buchungszielprodukt. deleted: obsolet. Eintrag ist gelöscht (false/true). realbookee (Realobjekte): name: Realobjektname. bookeeproduct: Zuordnung des Buchungsziels (interne Nummer). bookeeproductname: Zuordnung des Buchungsziels (Name). discallcode: Drive It Konfiguration. Wird nicht verwendet. disstarted: Drive It Konfiguration. Wird nicht verwendet. disended: Drive It Konfiguration. Wird nicht verwendet. deleted: obsolet. Eintrag ist gelöscht (false/true). currentlatitude: GPS-Position? Breitengrad. (Nur Realobjekte) currentlongitude: GPS-Position? Längengrad. (Nur Realobjekte) gpsdate: GPS-Position? Zeit, Datum. (Nur Realobjekte) currentodometeratdate: Tachometer: Aktuelles Datum der Zählung. (Nur Realobjekte) currentodometer: Tachometer: Aktueller Km-Stand der Zählung. (Nur Realobjekte) odometeratdate: Tachometer: Startdatum für die Zählung. (Nur Realobjekte) odometer: Tachometer: Startkilometerstand für die Zählung. (Nur Realobjekte) realbookeetobookee (Realobjekt-Buchungsziel-Zuordnungen): realbookee: Realobjekt-Zuordnung (interne Nummer). realbookeename: Realobjekt-Zuordnung (Name).

108 28. Januar CSV-Datenim- und -export (ungefiltert) 99 bookee: Zuordnung des Buchungsziels (interne Nummer). bookeename: Zuordnung des Buchungsziels (Name). started: Startdatum der Zuordnung. ended: Enddatum der Zuordnung. realbookeeodometer (Realobjekt-Tachometerstände): realbookee: Realobjekt-Zuordnung (interne Nummer). atdate: Startdatum der Zuordnung. odometer: Anfangskilometerstand. autoodometer: Aktueller Kilometerzählstand. gasolinecardtorealbookee (Tankkarten-Realobjekt-Zuordnungen): gasolinecard: Tankkarten-Zuordnung (interne Nummer). gasolinecardname: Tankkarten-Zuordnung (Name). realbookee: Realobjekt-Zuordnung (interne Nummer). realbookeename: Realobjekt-Zuordnung (Name). started: Startdatum der Zuordnung. ended: Enddatum der Zuordnung. realbookeetofueltype (Realobjekt-Kraftstoff-Zuordnungen): fueltype: Kraftstoffart (interne Nummer). fueltypename: Kraftstoffart (Name). realbookee: Realobjekt-Zuordnung (interne Nummer). realbookeename: Realobjekt-Zuordnung (Name). maxfuelamount: Tankgröße. deleted: obsolet. Eintrag ist gelöscht (false/true). Zugangssysteme: ciskeymanager (Invers Keymanager): name: Name des Keymanagers. hardwaretype: Hardware-Typ (interner Nummer). hardwaretypename: Hardware-Typ (Name). softwareversion: Softwareversion. commsys: Kommunikation (interner Nummer). Wahl des Kommunikationstyps. commsysname: Kommunikation (Name). Wahl des Kommunikationstyps. address: Telefonnummer/Adresse. orgacode: OrgaCode der Organisation. transmitter: Sendekennung. disabled: Das Zugangssystem ist aktiviert/deaktiviert. deleted: obsolet. Eintrag ist gelöscht (false/true). cisbckm (Invers BCKM):

109 28. Januar CSV-Datenim- und -export (ungefiltert) 100 name: Name für Invers BCKM. touchkeyid: Touchkey-ID. deleted: obsolet. Eintrag ist gelöscht (false/true). cisbcsa (Invers BCSA): name: Name des BCSA. hardwaretype: Hardware-Typ (interner Nummer). hardwaretypename: Hardware-Typ (Name). softwareversion: Softwareversion. commsys: Kommunikation (interner Nummer). Wahl des Kommunikationstyps. commsysname: Kommunikation (Name). Wahl des Kommunikationstyps. address: Telefonnummer/Adresse. touchkeyid: wird nicht mehr verwendet. orgacode: OrgaCode der Organisation. transmitter: Sendekennung. disabled: Das Zugangssystem ist aktiviert/deaktiviert. deleted: obsolet. Eintrag ist gelöscht (false/true). ciskeymanagertoplace (Invers Keymanager/Standorte): ciskeymanager: Keymanager (interne Nummer). ciskeymanagername: Keymanager (Name). place: Zuordnung des Standortes (interne Nummer). placename: Zuordnung des Standortes (Name). district: Zuordnung des Stadtteils (interne Nummer). districtname: Zuordnung des Stadtteils (Name). city: Zuordnung der Stadt (interne Nummer). cityname: Zuordnung der Stadt (Name). started: Beginn der Zuordnung. ended: Ende der Zuordnung. keymanagerhardwaretype: Hardware-Typ (interner Nummer). keymanagerhardwaretypename: Hardware-Typ (Name). keymanagersoftwareversion: Softwareversion. keymanagercommsys: Kommunikation (interner Nummer). Wahl des Kommunikationstyps. keymanagercommsysname: Kommunikation (Name). Wahl des Kommunikationstyps. keymanageraddress: Telefonnummer/Adresse. keymanagerorgacode: OrgaCode der Organisation. keymanagertransmitter: Sendekennung. cisbckmtobookee (Invers BCKM/Buchungsziele): cisbckm: Zuordnung BCKM-Bordcomputer (interne Nummer).

110 28. Januar CSV-Datenim- und -export (ungefiltert) 101 cisbckmname: Zuordnung BCKM-Bordcomputer (Name). bookee: Zuordnung des Buchungsziels (interne Nummer). bookeename: Zuordnung des Buchungsziels (Name). started: Startdatum der Zuordnung. ended: Enddatum der Zuordnung. bckmtouchkeyid: Touchkey-ID-Zuordnung. cisbckmtorealbookee (Invers BCKM/Realobjekte): cisbckm: Zuordnung BCKM-Bordcomputer (interne Nummer). cisbckmname: Zuordnung BCKM-Bordcomputer (Name). realbookee: Realobjekt-Zuordnung (interne Nummer). realbookeename: Realobjekt-Zuordnung (Name). started: Startdatum der Zuordnung. ended: Enddatum der Zuordnung. bckmtouchkeyid: Touchkey-ID-Zuordnung. cisbcsatobookee (Invers BCSA/Buchungsziele): cisbcsa: Zuordnung BCSA-Bordcomputer (interne Nummer). cisbcsaname: Zuordnung BCSA-Bordcomputer (Name). bookee: Zuordnung des Buchungsziels (interne Nummer). bookeename: Zuordnung des Buchungsziels (Name). started: Startdatum der Zuordnung. ended: Enddatum der Zuordnung bcsahardwaretype: Hardware-Typ (interner Nummer). bcsahardwaretypename: Hardware-Typ (Name). bcsasoftwareversion: Softwareversion. bcsacommsys: Kommunikation (interner Nummer). Wahl des Kommunikationstyps. bcsacommsysname: Kommunikation (Name). Wahl des Kommunikationstyps. bcsaaddress: Telefonnummer/Adresse. bcsaorgacode: OrgaCode der Organisation. bcsatransmitter: Sendekennung. cisbcsatorealbookee (Invers BCSA/Realobjekte): cisbcsa: Zuordnung BCSA-Bordcomputer (interne Nummer). cisbcsaname: Zuordnung BCSA-Bordcomputer (Name). realbookee: Realobjekt-Zuordnung (interne Nummer). realbookeename: Realobjekt-Zuordnung (Name). started: Startdatum der Zuordnung. ended: Enddatum der Zuordnung bcsahardwaretype: Hardware-Typ (interner Nummer).

111 28. Januar CSV-Datenim- und -export (ungefiltert) 102 bcsahardwaretypename: Hardware-Typ (Name). bcsasoftwareversion: Softwareversion. bcsacommsys: Kommunikation (interner Nummer). Wahl des Kommunikationstyps. bcsacommsysname: Kommunikation (Name). Wahl des Kommunikationstyps. bcsaaddress: Telefonnummer/Adresse. bcsaorgacode: OrgaCode der Organisation. bcsatransmitter: Sendekennung. Tankkarten, Kraftstoffarten und Batterien: gasolinecard (Tankkarten): name: Name der Tankkarte. serialid: Seriennummer. pin: Geheimzahl der Tankkarte. fuelcardprovider: Anbieter (interne Nummer). fuelcardprovidername: Anbieter (Name). comment: Kommentar. deleted: obsolet. Eintrag ist gelöscht (false/true). gasolinecardtobookee (Tankkarten-Buchungsziel-Zuordnung): gasolinecard: Tankkarte (interne Nummer). gasolinecardname: Name der Tankkarte. bookee: Buchungsziel-Zuordnung (interne Nummer). bookeename: Buchungsziel-Zuordnung (Name). started: Startdatum der Zuordnung. ended: Enddatum der Zuordnung. gasolinecardtorealbookee (Tankkarten-Realobjekt-Zuordnungen): gasolinecard: Tankkarten-Zuordnung (interne Nummer). gasolinecardname: Tankkarten-Zuordnung (Name). realbookee: Realobjekt-Zuordnung (interne Nummer). realbookeename: Realobjekt-Zuordnung (Name). started: Startdatum der Zuordnung. ended: Enddatum der Zuordnung. fueltype (Kraftstoffarten): fueltype: Interne Nummer der Kraftstoffart. name: Name der Kraftstoffart. unit: Einheit der Kraftstoffart. deleted: obsolet. Eintrag ist gelöscht (false/true). bookeetofueltype (Buchungsziel-Kraftstoff-Zuordnungen): fueltype: Kraftstoffart (interne Nummer).

112 28. Januar Das Menü "Kunden" 103 fueltypename: Kraftstoffart (Name). bookee: Buchungsziel-Zuordnung (interne Nummer). bookeename: Buchungsziel-Zuordnung (Name). maxfuelamount: Tankgröße. deleted: obsolet. Eintrag ist gelöscht (false/true). realbookeetofueltype (Realobjekt-Kraftstoff-Zuordnungen): fueltype: Kraftstoffart (interne Nummer). fueltypename: Kraftstoffart (Name). realbookee: Realobjekt-Zuordnung (interne Nummer). realbookeename: Realobjekt-Zuordnung (Name). maxfuelamount: Tankgröße. deleted: obsolet. Eintrag ist gelöscht (false/true). Tankkartenanbieter: Momentan kein csv-export vorhanden. 10 Das Menü "Kunden" Abbildung 105: Das Menü "Kunden" Das Menü Kunden dient der Verwaltung von Kundendaten. Dazu zählen alle kundenrelevanten und selbstdefinierten Basisdaten (siehe Abschnitt 10.2 auf S. 103), sowie die Verwaltung von Zugangskarten (siehe Abschnitt 10.6 auf S. 114), Passwörtern (siehe Abschnitt 10.3 auf S. 110), Buchungsabonnements (siehe Abschnitt 10.4 auf S. 112) und Tarifregeln (siehe Abschnitt 10.5 auf S. 114), letzteres nur, sofern die Abrechnungsengines Edward oder Viking (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 324) eingesetzt werden. Zusätzlich findet sich im Menü der Zugang zum Erstellen und Verwalten von -Rundschreiben (siehe Abschnitt 10.8 auf S. 115) an Kunden. Die Verwaltung von Kundendaten profitiert von der hohen Flexibilität der Dialogdarstellung in EBuS. So findet sich neben dem Standarddialog Kundendaten (siehe Abschnitt 10.2 auf S. 103) auch der Zugang zu selbstdefinierten Kundendialogen. Sofern Sie eigene angepasste Dialoge erstellt haben, finden Sie diese über den ersten Menüeintrag Kundendialoge (selbstdef.) (siehe Abschnitt 10.1 auf S. 103) zur Auswahl (Kundendialoge (selbstdefiniert)) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt Kundendaten (Dieses Kapitel wird momentan bearbeitet.)

113 28. Januar Kundendaten 104 Sie erreichen diesen Dialog über das Hauptmenü Kunden als Untermenü Kundendaten. Der Dialog dient der Verwaltung aller direkten Kundendaten. Dazu gehören zum einen Kundendaten, die EBuS von Haus aus zur Verwaltung anbietet. Zum anderen können Sie beliebig viele weitere Informationen jeder Art als relevant bestimmen und hier verwalten. Der Dialog Kundendaten gliedert sich in drei Bereiche: Eingabefelder für die Kundennummer Eingabebereich für die Informationen aus derzeit 13 Unterregister Funktionsleiste wie üblich in den Stammdatendialogen. Der Dialog öffnet beim Neuaufbau immer automatisch das Register Basisdaten. Wenn Sie andere Daten verwalten wollen, müssen Sie das entsprechende Register per Mausklick auswählen. Eingabe der Kundennummer Die Anzeige und Bearbeitung von Kundendaten ist immer an einen Kundendatensatz geknüpft. Das bedeutet, dass Sie zunächst immer den gewünschten Kunden aufrufen müssen, bevor die Felder im Eingabebereich (siehe Abschnitt 10.2 auf S. 104) beschreibbar werden. Die Eingabe der Kundennummer geschieht im oberen Dialogbereich (1). Geben Sie die relevanten Bestandteile der Kundennummer in die dafür vorgesehenen Felder ein. Beachten Sie dazu die Hinweise zur Kundenidentifikation (siehe Abschnitt auf S. 293) im Konzeptteil der Dokumenation. Im einfachsten und häufigsten Fall reicht es, den gesuchten Kunden über die Eingabe der Kundennummer aufzurufen. Sofern Sie die Daten eines bereits bekannten Kunden aufrufen wollen, können Sie die Eingabe der Kundennummer in jedem beliebigen Register (siehe Abschnitt 10.2 auf S. 104) vornehmen. Betätigen Sie im Anschluss die Funktion Zeigen oder die Entertaste. Die Kundendaten werden dann geladen. Sie können nun im aktiven sowie allen anderen Registern Änderungen bzw. Ergänzungen für diesen Kunden vornehmen. Ist der Kunde mit der angegebenen Kundennummer bzw. -identifikation nicht vorhanden, so initiieren Sie auf diesem Wege automatisch das Anlegen eines neuen Kunden. Sie müssen in diesem Fall spätestens nach Eingabe der neuen Nummer zunächst in den Dialog Basisdaten wechseln und die relevanten Daten dort eingeben. Erst wenn Sie die Basisdaten zum Kunden erfolgreich eingetragen und gespeichert haben, sind die weitere Daten in den anderen Registern auch für diesen Kundendatensatz zugänglich. Lesen Sie näheres zum Anlegen eines neuen Kunden bzw. zur Funktion Freie Nummer im nächsten Kapitel. Eingabebereich (Register) Im Eingabebereich befinden sich derzeit dreizehn verschiedene Register. Auf sieben davon besteht der Zugriff automatisch, da sie Teil des EBuS-Basispakets sind: Basisdaten, Kommunikation, Zugangskarte, Berechtigungen, Rechnungsempfänger, Preisgruppen und Explizite Belege. Sie können daher von jedem Anbieter angewählt werden. Die weiteren sechs sind modulgebunden: Kartenzuordnung, Ausprägungen, Fixkostenbelege, Gutscheine, Rechnungskonten und Zusätzlich. Diese Funktionen stehen bedingt zur Verfügung. Nur wenn das relevante Modul freigeschaltet ist, erscheint der Registername aktiv und kann angewählt werden. Ist das relevante Modul nicht freigeschaltet, so erscheint der Registername ausgegraut. Funktionsleiste Die Knöpfe am unteren Ende der Karteikarte dienen zum Speichern des Kunden und für spezielle Aktionen. Der Knopf Neu anlegen speichert einen gerade neu angelegten Kunden zum ersten Mal ab. Erst mit Drücken dieses Knopfes wird der Kunde angelegt und die verwendete Kundennummer wirklich vergeben. Der Knopf ist nur anwählbar, wenn gerade ein neuer Kunde angelegt wird.

114 28. Januar Kundendaten 105 Speichern dient dem Speichern von Änderungen oder neuen Informationen an bereits existierenden Kunden ab. Der Knopf ist nur aktiv, wenn tatsächlich Änderungen an den Daten des Kunden vorgenommen wurden. Die Knöpfe Mit Unterkunden und Ohne Unterkunden ändern den Status eines Kunden zwischen strukturiert und unstrukturiert. Nur bei strukturierten Kunden (siehe Abschnitt auf S. 305) können Unterkunden (siehe Abschnitt auf S. 295) angelegt werden. Beispiel Mit Unterkunde : Der Hauptkunde Thomas Meier mit Kundennummer #2334 hat geheiratet und möchte, dass seine Frau als zusätzliche Nutzerin über die gleiche Hauptkundennummer eingerichtet wird. Sie rufen die Kundendaten des Thomas Meier auf und betätigen die Funktion Mit Unterkunden. Die Hauptkundennummer #2334 bleibt als 2334/0 erhalten, ist jedoch nicht mehr buchungsfähig. Sie richten im Anschluss die beiden Unternummern #2334/1 für Thomas Meier und #2334/2 für seine Frau ein. Beispiel Ohne Unterkunde : Nach zwei Jahren lässt sich Thomas Meier von seiner Frau scheiden. Er möchte auch die Buchungsgemeinschaft wieder auflösen. Dazu rufen Sie in den Kundendaten die #2334/0 auf. Dann bestätigen Sie die Funktion Ohne Unterkunde. Automatisch wird der Hauptkunde #2334 Thomas Meier wieder buchungsberechtigt. Die beiden Unternummern sind nun nicht mehr buchungsberechtigt und im Kundendialog auch nicht mehr aufrufbar. Mit dem Knopf Personen trennen können Kunden bearbeitet werden, die versehentlich auf denselben Personendatensatz (siehe Abschnitt auf S. 305) verweisen. Der Personendatensatz wird mit dieser Funktion kopiert (ggf. auch mehrfach), sodass jeder Kundeneintrag anschließend seinen eigenen unabhängigen Personendatensatz referenziert. Da dieses Operation nicht rückgängig gemacht werden kann, gibt es eine zusätzliche Sicherheitsabfrage. Abbildung 106: Sicherheitsabfrage für die Funktion "Personen trennen" Personen trennen lässt sich nur anwählen, wenn der gerade angezeigte Kunde auf einen mehrfach genutzten Personendatensatz verweist (Basisdaten) (Diese Funktion wird noch nicht erklärt.) Die Funktion Freie Nummer startet die Eingabe eines neuen Kunden mit einer noch nicht vergebenen Kundennummer. Gesucht wird dabei die erste freie Nummer oberhalb der in den Einstellungen (siehe Abschnitt 13.1 auf S. 263) vorgegebenen Startnummer. Hinweis: Die Funktion Freie Nummer kann nicht von mehreren Bedienern gleichzeitig erfolgreich ausgeführt werden. Sollten zufällig mehrere Bediener gleichzeitig diese Funktion bedienen, so wird ihnen mitunter dieselbe Nummer zurückgeliefert. Tatsächlich setzt sich diese Nummer bei dem Administrator durch, der den neu angelegten Kundendatensatz zuerst abspeichert. Alle anderen Bediener erhalten beim späteren Speichern eine Fehlermeldung (Kommunikation) (Diese Funktion wird noch nicht erklärt.)

115 28. Januar Kundendaten 106 Abbildung 107: Karteikarte "Kommunikation" Die Karteikarte Kommunikation fasst die Telefon- und Faxnummern sowie die -Adressen des Kunden zusammen. und SMS-Gateway- dienen dabei beide zum Versand von s, wobei EBuS an die SMS-Gateway-Adresse tendenziell verkürzte Texte sendet, sodass sie in einer SMS angezeigt werden können (Zugangskarte) (Diese Funktion wird noch nicht erklärt.) Abbildung 108: Kartei "Zugangskarte" Auf der Karteikarte Zugangskarte sind die Basisdaten für Kundenkarte bzw. Kundenkarten hinterlegt. Angezeigt werden nur die Daten für die Zugangssysteme, die der jeweilige Anbieter einsetzt (Kartenzuordnung) (Diese Funktion wird noch nicht erklärt.) (Berechtigungen) (Diese Funktion wird noch nicht erklärt.) Die Berechtigungen sind die Zuordnungen des Kunden zu den Buchungszielgruppen (siehe Abschnitt 9.1 auf S. 58) des Anbieters. Generell kann ein Kunden nur diejenigen Buchungsziele benutzen, für deren Buchungszielgruppen er freigeschaltet ist (Ausprägungen) (Diese Funktion wird noch nicht erklärt.)

116 28. Januar Kundendaten 107 Abbildung 109: Karteikarte "Berechtigungen" (Rechnungsempfänger) (Diese Funktion wird noch nicht erklärt.) (Preisgruppen) (Diese Funktion wird noch nicht erklärt.) Abbildung 110: Karteikarte "Preisgruppen" Wenn für die Abrechnung das Konzept der Preisgruppen (siehe Abschnitt 10.5 auf S. 114) verwendet wird, kann in der Maske Preisgruppen der Kunde einer oder ggf. auch mehreren Preisgruppen zugeordnet werden (Fixkostenbelege) (Diese Funktion wird noch nicht erklärt.) (Explizite Belege) (Diese Funktion wird noch nicht erklärt.) Gutscheine Sie finden die Kundengutscheine als eigene Tabelle im Dialog Kundendaten unterhalb des Hauptmenüs Kunden. Voraussetzung für die Nutzung ist, dass dieses Programmmerkmal anbieterseitig freigeschaltet ist. Andernfalls erscheint der Dialogname in den Registerlaschen nur ausgegraut. Damit Sie einem Kunden einen Gutschein zuordnen können, müssen bestimmte Vorarbeiten stattgefunden haben. Bitte lesen Sie hierzu den Gutschein-Leitfaden (siehe Abschnitt auf S. 369) im Konzeptteil der Dokumentation.

117 28. Januar Kundendaten 108 Neuen Gutschein anlegen Geben Sie nun zunächst die Kundennummer desjenigen Kunden ein, für den Sie Gutscheine einrichten bzw. bestehende Gutscheine einsehen wollen. Bestätigen Sie mit der Entertaste. Stellen Sie sicher, dass das richtige Register Gutscheine geöffnet ist. Abbildung 111: Rufen Sie zunächst die Kundendaten auf. Stellen Sie auch sicher, dass das richtige Register geöffnet ist. Im Beispiel gibt es bereits einen vollständig verrechneten Gutschein für die Kundin Zimmermann. Sofern für den Kunden bereits Gutscheine vorliegen, werden diese hier angezeigt. Um einen neuen Gutschein zu vergeben, betätigen Sie in der Funktionsleiste den Button Neuer Eintrag. In der Tabelle startet eine neue Zeile und erwartet Ihre Eingaben. Wählen Sie in der ersten Spalte aus dem Drop-Down-Menü die Gutscheinart (siehe Abschnitt auf S. 227). Abbildung 112: Frau Zimmermann wird ein neuer Gutschein zugeteilt. In der Drop-Down-Liste fällt die Entscheidung auf einen Fahrtgutschein. In das nächste Feld tragen Sie den gewünschten Betrag des Gutscheins aus. Sie können einen beliebigen positiven Betrag eintragen. Die Währung brauchen Sie in der nächsten Spalte nicht anzugeben, wenn der Gutschein in der Standardwährung (EUR) erstellt werden soll. Zuletzt bestimmen Sie den Gültigkeitsbeginn des Gutscheins. Aus diesem Startzeitpunkt, der allgemeinen Gültigkeitsdauer (siehe Abschnitt auf S. 228) und der Gültigkeitsfrist (siehe Abschnitt auf S. 228) einer Gutscheinart ergibt sich der eigentliche Gültigkeitszeitraum (siehe Abschnitt auf S. 371). EBuS errechnet simultan das Endedatum des Gültigkeitszeitraums. Für diesen Wert sit die letzte Zelle reserviert, das Feld ist nicht bearbeitbar. Bei späteren Änderungen der Gültigkeitsregeln für die Gutscheinart wird das Gültigkeitsende von offenen Gutscheinen automatisch angepasst. Änderungen (siehe Abschnitt auf S. 374) können solange für offene Gutscheine berücksichtigt werden, wie sie nicht vollständig verrechnet sind. Sobald Sie alle erforderlichen Eingaben gemacht haben, speichern Sie den Datensatz mit Ändern. Sogleich vervollständigt EBuS folgende Zellen: Restbetrag: Steht zu Beginn auf dem gleichen Wert wie der Betrag des Gutscheins. Wird automatisch angeglichen, sobald der Gutschein teil- oder vollständig verbraucht wird. Ein vollständig verrechneter Gutschein steht auf Restwert 0. Status: Gibt aus, ob der Gutschein bislang nicht verrechnet, teilweise verrechnet oder vollständig verrechnet ist.

118 28. Januar Kundendaten 109 Abbildung 113: Im Beispiel ist der neue Gutschein für Frau Zimmermann bis zum 1.9. gültig, da als für Fahrtgutscheine eine Gültigkeitsdauer von einem Monat hinterlegt ist. Gültig bis: Automatisch von EBuS ermitteltes Gültigkeitsende des Gutscheins, welches durch die Gültigkeitsdauer und das max. Gültigkeitsende der Gutscheinart mitbestimmt wird. Diese drei Werte werden von EBuS automatisch nach dem endgültigen Verbuchen (siehe Abschnitt auf S. 190) einer Rechnung angepasst, falls ein Gutschein mitverarbeitet wurde. Es ist möglich, einem Kunden parallel gültige Gutscheine derselben Gutscheinart auch der gleichen Höhe zuzuordnen. Jedoch muss sich dann der Gültigkeitsbeginn der Gutscheine mindestens in der Uhrzeit unterscheiden. Gutscheine ändern Ein Gutschein im Status nicht verrechnet kann noch verändert werden. Dies gilt sowohl für den Betrag des Gutscheins als auch für seinen Gültigkeitsbeginn. Ein Gutschein im Status teilweise verrechnet oder vollständig verrechnet kann hingegen für diese Werte nicht mehr verändert werden. Gibt es eine Änderung bei den Gutscheinarten, wirken sich auch diese ggf. bei den gültigen Gutscheinen von Kunden aus. Bitte lesen Sie hierzu im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 374) der Dokumentation (Rechnungskonten) (Diese Funktion wird noch nicht erklärt.) (Zusätzlich) (Diese Funktion wird noch nicht erklärt.) Abbildung 114: Karteikarte "Zusätzlich" Die letzte Karteikarte, Zusätzlich, enthält die vom Anbieter definierten zusätzlichen Eigenschaften (siehe Abschnitt 13.7 auf S. 275). Die hier möglichen Einstellungen differieren also von Anbieter zu Anbieter.

119 28. Januar Passworte Passworte In diesem Dialog werden die Passworte von Hauptkunden und Unternutzern verwaltet. Abbildung 115: Karteikarte "Passworte" Im Feld Kundennummer wird die Kundennummer eingetragen und mit der Eingabetaste abgeschlossen. Unternummer können hier ebensowenig eingegeben werden wie Anbieter- oder Buchstabenpräfixe. Alternativ kann im Feld Name der Name des mit einem Passwort zu versehenden Kunden eingetragen werden. Es ist möglich, nur ein Teil des Namens (z.b. Mü für den Namen Müller) einzugeben und die restlichen Zeichen mit einem % zu ersetzen. Auch diese Eingabe wird mit der Eingabetaste abgeschlossen. Abbildung 116: Verkürzte Eingaben in EBuS-Textfelder Wenn der Anmeldekürzel der Person bekannt ist, kann dieses - um die Suche eindeutig zu machen - im Feld Login in Kombination mit Name oder Kundennummer eingetragen werden. Es ist nicht möglich nur nach nach dem Login einer Person zu suchen! Hinweis: Normale Kunden haben keine Anmeldepassworte. Solange das Passwort nicht an einen anmeldeberechtigten Mitarbeiter vergeben werden soll, bleibt dieses Feld immer leer! Sobald eins der Felder Kundennummer oder Name ausgefüllt und die Angaben durch die Eingabetaste abgeschlossen ist, erscheint im mittleren Bereich (2) des Dialogs eine Tabelle, die die Daten zu dieser Kundennummer bzw. zu dem oder den Kunden beinhaltet. Bei Kunden mit einem oder mehreren Unternutzern werden diese als einzelne Tabellen-Datensätze dargestellt. Um ein Passwort zu vergeben oder zu ändern, wird der entsprechende Datensatz in der Tabelle markiert. Dann können im unteren Teil (3) des Dialogs die einzelnen Informationen eingetragen, bzw geändert werden. Als Loginname kann ein aus Buchstaben oder Zahlen bestehendes Kürzel vergeben werden, unter dem sich die Person als Administrator anmelden kann. Diese Funktion wird heute icht mehr benötigt, da die Administratorenverwaltung eigenen Dialog (siehe Abschnitt 13.2 auf S. 271) bekommen hat. Das Computerpasswort ist das Passwort, mit dem der Kunde sich am EBuS-System zum Selbstbuchen anmelden kann. Computerpassworte werden niemals im Klartext dargestellt und auch nur indirekt abgespeichert, d.h. es lässt

120 28. Januar Passworte 111 Abbildung 117: Kundeneingaben Abbildung 118: Tabelle mit Kundendatensätzen Abbildung 119: Mittlerer Bereich des "Passwort"-Dialogs (2) sich anhand der Daten auf dem Server nur bestimmen, ob ein eingegebenes Passwort korrekt ist, nicht aber wie es aussieht. Wenn ein Passwort hinterlegt ist, wird vor die Eingabefelder (vorhanden) geschrieben. Damit eine Eingabe übernommen wird, muss der Inhalt von erstem und zweitem Eingabefeld übereinstimmen. Im Feld Telefonpasswort kann ein Passwort hinterlegt werden, das der Kunde einem Operator nennen muss, damit dieser für ihn tätig wird, z.b. in einer telefonischen Buchungszentrale.

121 28. Januar Abo-Buchungen 112 Abbildung 120: Unterer Bereich des "Passwort"-Dialogs (3) Die Voice PIN ist ein weiteres Passwort, das der Kunde beim Zugang über Telefondialogsysteme verwendet. Im EBuS Management Center wird diese PIN an keiner Stelle verwendet. Wenn kein Zugang über ein Telefondialogsystem angeboten wird, ist dieses Feld ohne Belang. Mit der Schaltbox Direkt Einwahl erlaubt wird schließlich der direkte Zugriff dieses Kunden auf das EBuS- System (z.b. über die browserbasierte Buchung) global ein- und ausgeschaltet. Eingaben werden jeweils einzeln mit dem Übernehmen -Knopf zum EBuS-Server übertragen. Mit Zurücksetzen werden alle lokalen Eingaben widerrufen und der Originalzustand des entsprechenden Eingabefeldes wieder hergestellt Abo-Buchungen Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Abbildung 121: Die Karteikarte "Abo-Buchungen" Wenn ein Kunde ein bestimmtes Fahrzeug an einem bestimmten Wochentag regelmäßig nutzen möchte, ist es sinnvoll, ihm eine Abo-Buchung einzurichten und Ihm so das gewünschte Fahrzeug im gewünschten Zeitraum ständig zu reservieren. Sie ersparen sich dabei die Arbeit, die Buchung jedesmal neu eingeben zu müssen und stellen gleichzeigt sicher, dass das gewünschte Fahrzeug auch verfügbar ist. Das System übernimmt die Abo- Buchung in den Buchungsdialog und es ist dann nicht mehr möglich, das Fahrzeug in diesem Zeitraum anderweitig zu buchen. Eine Abo-Buchung anlegen Um für einen Kunden eine Abo-Buchung anzulegen, gehen Sie bitte so vor: Wählen Sie im Administratorenmenü/Stammdaten die Option Kunden

122 28. Januar Abo-Buchungen 113 Aktivieren Sie die Registerkarte Abo-Buchungen Wählen Sie unten in der Knopfleiste Neuer Eintrag Tragen Sie die laufende Nummer des neuen Eintrags in das Feld Nr. ein. Anschließend schreiben Sie in das nächste Feld den Namen des Kunden. In das nächste Feld wird die Nummer der Organisation eingetragen, in der der Kunde Mitglied ist. Im darauffolgenden Feld tragen Sie die Mitgliedsnummer des Kunden ein. (Wenn Sie die Abo-Buchung für einen Unternutzer einrichten, schreiben Sie dessen Mitgliedsnummer in das Feld Unternr. ) Nun tragen Sie den Standort des Fahrzeuges ein. Klicken Sie dazu einmal in das Feld Standort. Hier öffnet sich ein Scrollbalken, in dem Sie alle Standorte der gewählten Orgnisation finden und Sie den passenden auswählen. In das nächste Feld tragen Sie das Buchungsziel ein. Auch hier öffnet sich durch einfaches Klicken ein Scroolbalken auf dem Sie die Kennzeichen aller eingetragenen Fahrzeuge finden und das richtige auswählen. (Achten Sie an dieser Stelle darauf, dass das Buchungsziel an dem ausgewählten Standort stehen muss!) Nun geben Sie ein, ab wann die Abo-Buchung gültig sein soll. Hierfür makieren Sie den Beginn der noch leeren Datumszeile und geben das Anfangsdatum nummerisch ein. Insofern Sie die Uhrzeit nicht näher bestimmen, trägt das System automatisch 00:00 ein. Wenn Sie schon jetzt absehen können, wie lange die Abo-Buchung gültig sein soll, tragen Sie dieses Datum in das nächste Feld ein. Hierfür makieren Sie den Beginn der noch leeren Datumszeile und geben das Anfangsdatum nummerisch ein. Insofern Sie die Uhrzeit nicht näher bestimmen, trägt das System automatisch 00:00 ein. Nun geben Sie an, zu welcher Uhrzeit die Abo-Buchung regelmäßig beginnen soll. Diesen Eintrag machen Sie in dem Feld Buchungsbeginn (nur Uhrzeit wichtig!). Hier übernehmen Sie zunächst das Datum aus dem Feld Regel gültig von und geben anschließen die Uhrzeit ein, zu der die Abo-Buchung beginnen soll. Wenn an unterschiedlichen Tagen zu unterschiedlichen Zeiten beginnen soll, müssen Sie eine neue Abo- Buchung eingeben, da Sie pro Abo-Buchung nur eine Uhrzeit definieren können. In das nächste Feld geben die genaue Dauer der Abo-Buchung in Stunden und Minuten ein. Am Ende der Zeile finden Sie mehrere Felder mit den Namen der Wochentage. Hier wählen Sie aus, an welchen Tagen der Woche die Abo-Buchung Anwendung finden soll. Sobald Sie alle Daten eingegeben haben, ändert der rote Punkt am Anfang der Zeile seine Farbe und wird orange. Dies bedeutet, dass Sie alle notwendigen Felder ausgefüllt haben und den Eintrag nun abspeichern können. Sollte der rote Punkt seine Farbe seine Farbe nicht ändern, haben Sie ein relevantes Feld nicht ausgefüllt und können dies nun nachtragen. Um den Eintrag zu speichern klicken Sie bitte auf den Knopf Gewählte Speichern oder - wenn Sie mehrere Einträge speichern möchten - auf Alle speichern. Gespeicherte Einträge sind durch einen grünen Punkt am Beginn der Zeile gekennzeichnet. Eine Abo-Buchung beenden Beim Beenden einer Abo-Buchung haben Sie grundsätzich zwei Möglichkeiten: 1. Beim Eintragen der Abo-Buchung war Ihnen bereits bekannt, wie lange sie gültig sein soll: In diesem Fall haben Sie das Enddatum in das Feld Regel gültig bis eingetragen. Die Abo-Buchung endet somit automatisch zu diesem Termin. Die Laufzeit der Abo-Buchungen können Sie jederzeit verlängern oder verkürzen, indem Sie das Datum in dem Feld Regel gültig bis ändern.

123 28. Januar (Preisgruppen einrichten) Beim Einrichten der Abo-Buchung haben Sie die Laufzeit nicht befristet: Auch in diesem Fall beenden Sie die Abo-Buchung über das Feld Regel gültig bis und zwar indem Sie hier ein vergangenes oder das gegenwärtige Datum eintragen. So beenden Sie die Abo-Buchung sofort. In beiden Fallen wird die Information über das Ende der Abo-Buchung sofort in den Buchendialog übernommen und das Fahrzeug kann in diesem Zeitraum wieder von anderen Kunden gebucht werden (Preisgruppen einrichten) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. Abbildung 122: Karteikarte "Kundenpreisgruppen" 10.6 Zugangskarten verwalten Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt Kunden aus Schlüsselkartenseriennummer ermitteln Mit diesem Dialog können Sie die Kundennummer aus der zugehörigen Schlüsselkartenseriennummer ermitteln. Hinweis Grundlage für die Sichtbarkeit und Funktionsweise dieses Dialogs ist das Zugriffsrecht Zugangskarten bearbeiten unter den Stammdaten-Berechtigungen. Abbildung 123: Menüpunkt im Kundenmenü Für eine Suche tragen Sie im Feld Schlüsselkartenseriennummer die auf der Karte aufgedruckte Seriennummer ein und drücken auf den Button Suchen. Als Ergebnis erhalten Sie alle Kunden, die dieser Karte jemals zugeordnet waren und werden. Falls Sie Ihre Suche eingrenzen wollen auf nur aktuelle Zuordnungen oder zu einem bestimmten Zeitpunkt, verwenden Sie den Button Jetzt für das aktuelle Datum oder geben Sie den gewünschten Zeitpunkt der Zuordnung im Datumsfeld ein.

124 28. Januar Rundschreiben verwalten 115 Abbildung 124: Dialog Kunden aus Schlüsselkartenseriennummer ermitteln Rundschreiben verwalten -Rundschreiben ermöglichen schnellen und direkten Kontakt mit der Kundschaft. Eine kurze informiert über neue Angebote, Standortänderungen oder Spezial-Tarife. Der Empfängerkreis wird über Filter (siehe Abschnitt 13.9 auf S. 276) bestimmt und ist so beliebig bestimmbar. Abbildung 125: Dialog zur Verwaltung von -Rundschreiben Der Dialog zur Verwaltung von -Rundschreiben hat den Standardaufbau: Links befindet sich eine Liste aller -Rundschreiben mit Name, Kundenfilter, Ersteller und Erstversanddatum. Einträge können als obsolet (siehe Abschnitt 24 auf S. 396) markiert werden und sind dann nur noch sichtbar, wenn der Schalter Obsolete anzeigen gesetzt ist. Rechts werden die Details zum ausgewählten -Rundschreiben angezeigt. Hier wird das Rundschreiben erstellt (siehe Abschnitt auf S. 116) und geändert. Unten sind die üblichen fünf Knöpfe angeordnet, mit denen in der angezeigten Liste ein neuer Eintrag erzeugt (siehe Abschnitt auf S. 116) alle noch nicht gespeicherten Änderungen rückgängig gemacht die noch nicht gespeicherten Änderungen im aktuell ausgewählten Eintrag rückgängig gemacht alle Änderungen gespeichert die Änderungen im aktuell ausgewählten Eintrag gespeichert werden können. Für die einzelnen Rundschreiben sind über ein Kontextmenü weitere Aktionen wählbar: Rundschreiben starten öffnet den Versanddialog (siehe Abschnitt auf S. 119) und startet somit den Versand eines Rundschreibens.

125 28. Januar Rundschreiben verwalten 116 Abbildung 126: Kontextmenü in der Rundschreibentabelle Rundschreiben kopieren kopiert das ausgewählte Rundschreiben. Da ein Rundschreiben nach dem Versand nicht mehr geändert werden kann, lässt sich so ein vorhandenes Rundschreiben als Basis für ein neues Rundschreiben nutzen. Einzelversand ermöglicht den Versand eines Rundschreibens an einen einzelnen, ausgewählten Empfänger (siehe Abschnitt auf S. 120) unabhängig vom gewählten Filter. Datensatzhistorie und Zellenhistorie zeigen alle Änderungen an, die an dem gewählten Rundschreibeneintrag vorgenommen wurden Ein -Rundschreiben erstellen Ein neues -Rundschreiben wird über den Knopf Neuer Eintrag begonnen. In der Tabelle links muss für das Rundschreiben ein Name vergeben und ein Stammdatenfilter ausgewählt werden, der die Empfänger festlegt. Abbildung 127: Editor für ein -Rundschreiben Auf der rechten Seite sind die einzelnen Bestandteile des -Rundschreibens sichtbar: In die Absenderadresse wird standardmäßig Name und -Adresse des jeweiligen Anbieters eingetragen. Dieser Eintrag ist aber noch beliebig änderbar. Es empfiehlt sich, das Format Realname < - Adresse> beizubehalten, da dies in den meisten -Programmen korrekt ausgewertet wird. Der Betreff ist der Titel der . Er sollte kurz und knapp über den Inhalt der aufklären. Im Text-Editor ist dann Platz für den eigentlichen -Text. Benutzen Sie ihn wie einen normalen Texteditor, d.h. machen Sie Zeilenumbrüche nur am Ende von Absätzen, Aufzählungspunkten o.ä. Sie können im Text auch Variablen (siehe Abschnitt auf S. 117) verwenden. Der Anhang-Bereich bietet schließlich die Möglichkeit, Anhänge an das Mailing anzufügen (siehe Abschnitt auf S. 117). Das Hinzufügen solcher Anhänge ist erst möglich, wenn der Rundschreibenentwurf das erste Mal mit dem Speichern-Knopf gespeichert wurde.

126 28. Januar Rundschreiben verwalten 117 Variablen im Texteditor RECEIVERCITY: Stadt der Empfängeradresse. Beispiel: Muckelhausen. RECEIVERCOUNTRY: Länderkürzel der Empfängeradresse. Beispiel: D. RECEIVERNAME: Name des Rechnungsempfängers wie er im Adressfeld erscheinen soll. Beispiel: Dirk Hillbrecht. RECEIVERNRINORG: Kundennummer des Empfängers. Beispiel: RECEIVERPOSTALCODE: Postleitzahl der Empfängeradresse für das Adressfeld. Beispiel: RECEIVERPRENAME: Vorname des Rechnungsempfängers. Beispiel: Dirk. RECEIVERSTREET: Straße der Rechnungsempfängeradresse. Beispiel: Dalistraße. RECEIVERSTREETNR: Hausnummer der Rechnungsempfängeradresse. Je nachdem wie die Stammdaten angelegt sind, kann dieser Eintrag auch leer und die Hausnummer direkt in RECEIVERSTREET integriert sein. Beispiel 15. RECEIVERSUBNRINORG: Unternummer des Kunden. 0 bei Hauptkunden, größer als 0 bei Unterkunden, leer, wenn der Kunde nicht strukturiert ist. RECEIVERSURNAME: Nachname des Rechnungsempfängers. Beispiel: Hillbrecht. SALUTATION: Anrede des Rechnungsempfängers. Beispiel: Herr. SALUTATIONLINE: Vollständige Anredeformel für den Rechnungsempfänger. Beispiel: Sehr geehrter Herr Hillbrecht,. Außerdem sind ggf. alle weiteren Variablen (siehe Abschnitt auf S. 345) verfügbar, die in den Stammdatenerweiterungen (siehe Abschnitt 13.7 auf S. 275) für Formulare freigegeben sind Anhänge für ein -Rundschreiben verwalten Es kann sinnvoll sein, an ein -Rundschreiben einen oder sogar mehrere Anhänge anzufügen, z.b. eine Standortskizze oder eine Tarifliste. Insbesondere können Anhänge sein: Grafikdateien in den Formaten PNG, JPG und GIF, Textdateien als unformatierte TXT, im RTF-, SXW- oder DOC-Format, Tabellen als SXC- oder XLS-Dateien oder PDF-Dateien. Damit ein Empfänger eine angehängte Datei lesen kann, muss bei ihm ein entsprechendes Anzeigeprogramm verfügbar sein. Besonders gut geeignet sind deshalb normalerweise PDF- oder die erwähnten Grafikdateien sowie unformatierter Text. Microsoft-Office-Dokumente sollen möglichst vermieden werden, weil nicht auf allen Plattformen Anzeigeprogramme existieren oder installiert sind. Eine einzelne Anhangdatei darf nicht größer als 300 Kilobytes (Kibibytes) sein. Da -Rundschreiben und somit auch die Anhänge an jeden Empfänger einzeln verschickt werden, sollten Sie die Größe üblicherweise so weit wie möglich reduzieren. Dateiformate für Anhänge Verwenden Sie PNG-Dateien für Strichzeichnungen oder Grafiken. JPG eignet sich für Fotos. Reduzieren Sie die Bildgröße und -qualität so, dass die Datei möglichst klein wird. Anhänge lassen sich an ein -Rundschreiben erst anhängen, wenn es mindestens einmal abgespeichert wurde. Folgende Operationen stehen zur Verfügung:

127 28. Januar Rundschreiben verwalten 118 Abbildung 128: Kontextmenü zum Verwalten von Anhängen Anhang anfügen (siehe Abschnitt auf S. 118) hängt einen neuen Anhang an das -Rundschreiben an. Anhang entfernen entfernt den ausgewählten Anhang nach einer Sicherheitsabfrage. Anhang kopieren kopiert einen Anhang in einen internen Zwischenspeicher. Kopierten Anhang anfügen fügt den intern kopieren Anhang wieder ein. So ist es möglich, Anhänge zwischen verschiedenen Rundschreiben zu kopieren, ohne die Datei mehrfach auswählen zu müssen. Einen Anhang anfügen Eine Anhangsdatei wird vom lokalen Dateisystem über einen Dateidialog ausgewählt. Abbildung 129: Anhangdatei auswählen Nicht immer hat dabei die Datei im lokalen Dateisystem einen geeigneten Namen. Es ist deshalb möglich, für die Datei einen anderen Namen anzugeben. Unter diesem erscheint sie dann später im Rundschreiben. Abbildung 130: Name des Anhangs ändern Der Name darf beliebig sein. Für ein kleinstmögliches Problempotential bei den Empfängern sollten folgende Regeln beachtet werden: Keine Umlaute im Dateinamen Keine Leerzeichen im Dateinamen Die Namensendung sollte so bleiben, wie sie ist. Den letzten Punkt überprüft EBuS und gibt ggf. eine entsprechende Warnmeldung aus.

128 28. Januar Rundschreiben verwalten 119 Abbildung 131: Warnmeldung bei geändertem Dateinamensende Ein -Rundschreiben versenden Der Versand eines -Rundschreibens erfolgt über das Kontextmenü des Rundschreibendialogs (siehe Abschnitt 10.8 auf S. 115). Abbildung 132: Empfängerliste für einen Rundschreibenversand Der Versand eines Rundschreibens wird über die Empfängerliste koordiniert. Dieser Dialog hat drei Abschnitte: Den meisten Platz im Dialog nimmt die Empfängerliste ein. Sie enthält alle Kunden, die der ausgewählte Filter ermittelt hat. Über die Versandmarkierung links kann jetzt noch vorgegeben werden, wer von den gefilterten Empfängern tatsächlich das Rundschreiben erhalten soll. Für die Empfänger wird Name, Kundennummer, -Adresse sowie gegebenenfalls der Zeitpunkt des ersten Empfangs angezeigt. Unter der Liste befindet sich die Versandstatistik. Hier steht die Gesamtzahl von gefilterten Kunden, die Anzahl derjenigen, die eine -Adresse haben sowie derjenigen, die das Rundschreiben bereits erhalten haben. Ganz rechts wird angezeigt, bei wievielen potentiellen Empfängern momentan die Versenden - Markierung in der Empfängerliste gesetzt ist. Am unteren Rand schließlich ist die Knopfleiste, über die der Dialog gesteuert wird. Die Versenden-Markierungen in der Empfängertabelle sind zunächst für diejenigen Kunden eingeschaltet, die eine -Adresse hinterlegt und das Rundschreiben noch nicht erhalten haben. Durch Anklicken der Markierungen kann der Versandstatus für jeden Kunden einzeln geändert werden. Der Versand an einen Kunden ohne -Adresse wird natürlich trotzdem nicht funktionieren. Mit dem Alle -Knopf lassen sich alle Versenden -Häkchen auf einmal einschalten, der Keine -Knopf schaltet sie dementsprechend wieder aus. Auf Anfang stellt den Startzustand der Versenden -Markierungen wieder her, das heißt, die Einstellungen, die EBuS automatisch ermittelt hat. Über den Versenden-Knopf wird dann der eigentliche Versand des -Rundschreibens gestartet. Dies ist ein zweistufiger Prozess:

129 28. Januar Kundennachrichten bearbeiten Zunächst übermittelt das EBuS Management Center dem EBuS-Server alle Kunden, an die der Versand tatsächlich erfolgen soll. 2. Dann (bzw. derweil) versendet der EBuS-Server das Rundschreiben an alle Empfänger. Abbildung 133: Anzeige des Versandfortschritts Der Versandfortschritt lässt sich über einen Fortschrittdialog verfolgen. Mit dem Anhalten -Knopf ist der Versand jederzeit abbrechbar. Dabei sind natürlich bereits verschickte Exemplare des Rundschreibens nicht mehr rückholbar, da die s bereits zugestellt sind. Der EBuS-Server führt über diesen Versandfortschritt aber genau Buch. Wenn der Versanddialog für das -Rundschreiben das nächste Mal geöffnet wird, sind alle Kunden, die das Rundschreiben bereits erhalten haben, gekennzeichnet und die Versenden -Markierung für diese Kunden ist gelöscht Einzelversand eines -Rundschreibens Abbildung 134: Einzelversand eines -Rundschreibens Über den Einzelversand-Menüpunkt im Listenkontextmenü des -Rundschreibendialogs (siehe Abschnitt 10.8 auf S. 115) kann ein Rundschreiben ohne Berücksichtigung des ausgewählten Filters an einen bestimmten Empfänger gesendet werden. Dazu muss im Kundendaten-Dialogmenü lediglich die Kundennummer (siehe Abschnitt auf S. 293), ggf. ergänzt um das alphanumerische Präfix oder die Unternummer, angegeben werden. Abbildung 135: Bestätigungsdialog für den Einzelversand eines -Rundschreibens Ein Bestätigungsdialog fragt nach, ob der angegebene Kunde das Rundschreiben wirklich erhalten soll. Bei Bestätigung wird es sofort verschickt Kundennachrichten bearbeiten Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt.

130 28. Januar Das Menü "Abrechnung" Das Menü "Abrechnung" Das Menü Abrechnung umfasst den Komplex Abrechnung und Rechnungsversand unter EBuS. Abbildung 136: Das Menü "Abrechnung" Unabhängig von Art und Umfang Ihrer Tarife erfolgt die Abrechnung in EBuS in festgelegten Teilarbeitsschritten. Die Abfolge der Menüpunkte innerhalb dieses Kapitels entspricht grob diesen Arbeitsschritten. Sollten Sie für das Abrechnungsmodul nicht freigeschaltet sein, erscheint unterhalb des Menüpunktes Abrechnung lediglich das Untermenü Fahrtdaten bearbeiten. Im folgenden Kapitel spielen die Elemente Buchungen, Belege und Rechnungen eine besondere Rolle. Insbesondere wechseln sie im Verlauf der Abrechnung zwischen verschiedenen Abrechnungszuständen (siehe Abschnitt 21.4 auf S. 329). Sie können den Abrechnungsprozess leichter verstehen, wenn Sie sich vorab mit den Begrifflichkeiten der Abrechnungszustände vertraut machen. Wir empfehlen daher, die entsprechenden Erläuterungen im Konzeptteil der Dokumentation nachzulesen, so wie wir generell empfehlen, den Verweisen zum Konzeptteil (siehe Abschnitt IV auf S. 292) zu folgen. Die Logik und Ihre Möglichkeiten innerhalb des Abrechnungsvorgangs sollten sich für Sie dann viel leichter erschließen. Als Leitfaden für die regelmäßige Abrechnung dient folgende Liste: 1. Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 129) 2. Explizite Belege (siehe Abschnitt auf S. 146) eingeben 3. Fahrten abrechnen 4. Belege zuordnen 5. Rechnungen erstellen (Rechnungslauf und -druck) Es gibt innerhalb der Reihenfolge bestimmte Flexibilitäten, z.b. bezüglich der Belegeingabe. Um die Abrechnung flüssig durchführen zu können, sind zudem eine Reihe von Konfigurationen und das Einpflegen bestimmter Stammdaten erforderlich. Im weiteren Text finden Sie Querverweise auf die entsprechenden Kapitel mit ausführlichen Beschreibungen zu den notwendigen Vorbereitungen Fahrtdaten bearbeiten Sie erreichen den Dialog Fahrtdaten bearbeiten über das Hauptmenü Abrechnung. Dieser Dialog bietet fünf wichtige Funktionen in einem: 1. Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 129) inkl. Eingabe von Rabatten (siehe Abschnitt auf S. 138), Rechnungsumleitungen (siehe Abschnitt auf S. 142) und zusätzlichen preisrelevanten Buchungseigenschaften (siehe Abschnitt auf S. 142)

131 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten Eingabe expliziter fahrtabhängiger Belege (siehe Abschnitt auf S. 146) 3. Eingabe und Bearbeitung von Buchungsbemerkungen (siehe Abschnitt auf S. 149) 4. Abrechnungstests (siehe Abschnitt auf S. 149) 5. Einpflegen von buchungsverknüpften Aufgaben (siehe Abschnitt auf S. 152) Die Funktionen 1+2 stellen zwei wesentliche Schritte der Abrechnung dar: Die Bearbeitung der Buchungen/Fahrtdaten, sowie die Eingabe von expliziten Belegen. Der Dialog wird damit im Rahmen jeder Abrechnung zu einer zentralen Anlaufstelle. Wie unter drittens aufgeführt, ist auch die Verwaltung der Buchungsbemerkungen (siehe Abschnitt 20.2 auf S. 321) aus diesem Dialog heraus möglich. Da Buchungsbemerkungen mitunter abrechnungsrelevant sein können, ist die Ansicht und Verwaltung an dieser Stelle besonders wichtig. Die vierte Funktion Abrechnungstest (siehe Abschnitt auf S. 149) versteht sich optional. Die Anwendung kann bei Bedarf erfolgen, ist jedoch nicht Teil der eigentlichen Abrechnung. Die fünfte Funktion Aufgaben (siehe Abschnitt auf S. 152) ist eine komfortbale Schnittstelle zum Aufgabenmanagementsystem (siehe Abschnitt 23 auf S. 389) in EBuS. Gleichwohl arbeiten alle fünf Funktionen unter einem Dach. Der Grund der Zusammenfassung liegt auf der Hand: Zum Arbeiten mit den genannten Funktionen ist jeweils ein Fahrtfilter (siehe Abschnitt auf S. 123) erforderlich. Genau dieser wird im aktuellen Dialog mit größtem Komfort angeboten. Sie finden daher zunächst übergreifende Erklärungen zum Dialogaufbau (siehe Abschnitt auf S. 122) und der Filterbedienung (siehe Abschnitt auf S. 123) Dialogaufbau Der Dialog Fahrtdaten bearbeiten ist in zwei Hauptbereiche gegeliedert: Der obere Bereich dient allein der Anzeige von Fahrtdaten. Im unteren Bereich hingegen können Daten bearbeitet werden. Die Trennung wird im Programm durch eine dicke Linie verdeutlicht, in der Abbildung ist sie rot nachgezeichnet. Abbildung 137: Die Fahrtdatenbearbeitung findet in diesem Dialog statt. Er ist in zwei Bereiche eingeteilt. Um eine Fahrt bearbeiten zu können, müssen Sie die zugehörigen Fahrtdaten zunächst in den Anzeigebereich laden. Sobald die gewünschte Fahrt in der oberen Dialoghälfte sichtbar ist, können die zugehörigen Fahrtdaten im unteren Bereich ergänzt und verändert werden.

132 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 123 Anzeigebereich Um eine Fahrt aufzurufen, müssen Sie den integrierten Fahrtfilter bedienen. Die Erklärungen hierzu finden sich im Kapitel Fahrtauswahl (siehe Abschnitt auf S. 123). Die Anzeigetabelle wiederum arbeitet mit verschiedenen Dialogfarben. Dabei signalisiert jede Farbe bestimmte Eigenschaften der Fahrt. Lesen Sie dazu im Kapitel Dialogfarben (siehe Abschnitt auf S. 125). Bearbeitungsbereich Der Bearbeitungsbereich dient den fünf eigentlichen Dialogfunktionen: Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 129) (1), Eingabe expliziter fahrtabhängiger Belege (siehe Abschnitt auf S. 146) (2), Verwaltung der Buchungsbemerkungen (siehe Abschnitt auf S. 149) (3) Abrechnungstest (siehe Abschnitt auf S. 149) (4) und Aufgabenbearbeitung. Um die gewünschte Dialogfunktion aufzurufen, können Sie hier zwischen fünf Registern hin- und herschalten: Abbildung 138: Der Bearbeitungsbereich beheimatet fünf abrechnungsrelevante Funktionen. Sie wählen die gewünschte Funktion über die Registerauswahl. Fahrtauswahl (Filter) Im Dialog Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt 11.1 auf S. 121) können Sie bestimmte Fahrtdaten bearbeiten, Belege zuordnen, Buchungsbemerkungen bearbeiten oder Abrechnungstests durchführen. Allen Funktionen ist gleich, dass sie sich immer auf eine bestimmte Fahrt beziehen. Dies gilt auch für die Bearbeitung von expliziten Belegen oder Buchungsbemerkungen, denn diese sind per Definition immer mit einer bestimmten Fahrt verknüpft. Daher ist es unabhängig von der auszuübenden Dialogfunktionen zunächst immer erforderlich, dass Sie die relevante Fahrt in den Anzeigebereich (siehe Abschnitt auf S. 122) des Dialogs laden. Um die richtigen Daten laden zu können, bietet Ihnen EBuS im oberen Bereich drei Suchfilter: 1. Zeitraum (1) 2. Abrechnungszustand (siehe Abschnitt 21.4 auf S. 329) der Fahrt (2) 3. Buchungsziel (3). Zunächst müssen Sie den Zeitraum (1) angeben, über den Sie Fahrtdaten aufrufen wollen. Diese Eingabe ist in jedem Fall erforderlich. Sie müssen dazu das Start- und Endedatum (siehe Abschnitt 5 auf S. 15) des relevanten Zeitraums in die Felder von und bis eintragen. Bei Bedarf können Sie zusätzlich den zweiten Filter ins Spiel bringen. Hier können Sie die Suche auf solche Fahrzeuge beschränken, zu denen abrechnungsrelevante Daten fehlen.

133 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 124 Abbildung 139: Drei Filter helfen Ihnen bei der Auswahl der richtigen Fahrtdaten. Abbildung 140: Bitte tragen Sie in die Datumsfelder den Zeitraum an, über den Sie Fahrtdaten einsehen möchten. Der zweite Filter ist optional. Starten Sie dann mit "Suchen". Sobald mindestens die Zeitfelder ausgefüllt sind, können Sie mit der Funktion Suchen den Filter aktivieren. Dadurch erwacht im Dialog der dritte Filter Buchungsziele (3) aus dem grauen Zustand. In dieses Pulll-Down- Menü werden jetzt alle Buchungsziele geladen, welche im Suchzeitraum mindestens teilweise einem Stellplatz zugeordnet waren. Bitte klicken Sie auf dieses Menü, um die sortierte Liste der Buchungsziele voll einzusehen. Sollten Sie in EBuS auf Basis von Realobjekten (siehe Abschnitt 19.5 auf S. 308) arbeiten, so erscheinen hier Namen und Nummern der Realobjekte (siehe Abschnitt auf S. 70). Abbildung 141: Sobald Sie ein Zeitintervall eingetragen und die Funktion "Suchen" angestoßen haben, erscheinen in der Pull-Down-Liste alle Fahrzeuge, die im gesuchten Zeitraum einem Stellplatz zugeordnet waren. Die Sortierung dieser Liste lässt sich über die Anbietereinstellungen (siehe Abschnitt 13.1 auf S. 263) voreinstellen. Dort können Sie auswählen, ob die Fahrzeuge nach interner Nummer oder nach ihrem Namen sortiert in der Liste erscheinen.pfbaserealtblreal Gleichzeitig lädt EBuS in die Fahrtdaten-Tabelle alle zugehörigen Fahrten für das aktuell angezeigte Fahrzeug. Sofern Sie andere Fahrtdaten ansehen wollen, wählen Sie bitte aus der Buchungsziel-Liste (3) das gewünschte Fahrzeug. Sobald Sie ein anderes Fahrzeug ausgewählt haben, aktualisiert sich die Tabellenausgabe. Die Tabelle zeigt alle Informationen zu einer Fahrt, die für die Abrechnung wesentlich sein können. Dabei wird jede Fahrt mit einer Zeile berücksichtigt. Gehört zu einer Buchung eine mehrgliedrige Buchungsgeschichte, wird nur der finale, also zeitlich letzte Eintrag für diese Buchung angezeigt. Die vollständige Buchungsgeschichte und alle weiteren nicht abrechnungsrelevanten Buchungsdetails können Sie im Dialog Buchungen betrachten (siehe Abschnitt 8.2 auf S. 53) nachschlagen. Sollten Sie nicht alle Tabellenspalten oder -zeilen sichtbar sein, müssen Sie mit den Scrollbalken links und unterhalb der Tabelle arbeiten. Außerdem können Sie die obere Dialoghälfte komplett vergrößern, indem Sie die dicke waagerechte Trennlinie verschieben. Sie erhöhen damit die Anzahl der sichtbaren Zeilen Ihrer Tabelle. Wenn Sie Fahrten über andere Zeitintervalle hinweg suchen wollen, so überschreiben Sie bitte Ihre letzten Angaben

134 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 125 Abbildung 142: Kern des Dialogs: Die ausführliche Tabelle mit den Fahrtdaten. Im Beispiel werden die Fahrtdaten für das Fahrzeug 36, Ratswiese im Zeitraum angezeigt. Abbildung 143: Mit Hilfe des Trennbalkens können Sie den Anzeigebereich vergrößern. in den Datenfeldern zum Zeitraum (1). Starten Sie anschließend die Suche nach den neuen Kriterien wieder über die Funktion Suche an. Sogleich passt sich die Auswahl der zugehörigen Buchungsziele sowie die Tabellenausgabe an. Die Ausgabetabelle liefert Ihnen relevante Informationen auch durch die Farbdarstellung der einzelnen Fahrten bzw. Fahrtdetails. Bitte lesen Sie die Erklärungen zu den verwendeten Dialogfarben (siehe Abschnitt auf S. 125) im nächsten Kapitel. Sie können hier grundsätzlich alle Buchungen bzw. Fahrten aufrufen, die über EBuS gebucht wurden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Buchungen in der Vergangenheit, Gegenwart oder Zukunft liegen. Die Möglichkeit, Fahrten zu bearbeiten ist jedoch auf Buchungen mit bestimmten Abrechnungszuständen (siehe Abschnitt 21.4 auf S. 329) eingeschränkt. Befindet sich eine Fahrt bereits im Abrechnungszustand bearbeitet (siehe Abschnitt auf S. 331), führt eine Änderung der Fahrtdaten gleichzeitig den Abrechnungszustand auf abrechenbar (siehe Abschnitt auf S. 330) zurück. Bereits abgeschlossene und verbuchte Fahrten können in diesem Dialog nicht mehr bearbeitet werden. Diese Einschränkung gilt nicht für Explizite Belege, Buchungsbemerkungen und Aufgaben. Diese können einer Buchung unabhängig vom Abrechnungszustand zugeordnet werden. Auch zu einer bereits fertig abgerechneten, verbuchten Fahrt können Sie noch einen expliziten Beleg oder eine Buchungsbemerkung hinzufügen. Dialogfarben Im Dialog Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt 11.1 auf S. 121) laden Sie relevante Fahrtinformationen in eine Tabelle. Anschließend wollen Sie diese Informationen ggf. bearbeiten. Zur optischen Hilfestellung arbeitet EBuS innerhalb der Anzeigetabelle mit verschiedenen Farben. Diese geben Rückschluss auf zwei Eigenschaften einer Fahrt: 1. Abrechnungszustand der Fahrt (Farbmarkierung über die ganze Zeile)

135 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten Zeitabweichungen zwischen gebuchter und tatsächlicher Fahrtzeit (Farbmarkierung innerhalb einzelner Datenfelder) Die Farbsignale haben ausschließlich Bedeutung für die Bearbeitung der reinen Fahrtdaten. Die Verwaltung von expliziten Belegen und Buchungsbemerkungen ist von den Farben bzw. dem Abrechnungszustand einer Fahrt völlig unabhängig. Farbeninterpretation für ganze Zeilen Die Farbe einer Zeile gibt Rückschluss auf den Abrechnungszustand (siehe Abschnitt 21.4 auf S. 329) der angezeigten Fahrt. Gelbe Zeilen Wenn in der Tabelle ganze Zeilen gelb hinterlegt sind, dann handelt es sich um Fahrtdatensätze, die man systembedingt bearbeiten muss, bevor sie in der Abrechnung weiter zum Tragen kommen können. Zu diesen Fahrten fehlen Informationen, ohne die EBuS die Fahrtpreise nicht berechnen kann. In der Spalte Abrechnungsstatus steht entsprechend Fahrtdaten fehlen. Abbildung 144: Im Beispiel liegen für die gelb hinterlegten Fahrten noch keine km-daten vor. Diese Fahrten sind noch nicht abrechenbar. Sie müssen die fehlenden Daten ergänzen, wenn die Fahrten im weiteren Prozess abgerechnet werden sollen. Liegen genau solche Fahrten mit fehlenden Daten in ihrem Augenmerk, so lohnt sich der im Kapitel Fahrtauswahl (siehe Abschnitt auf S. 123) beschriebene Filter für den Abrechnungszustand (siehe Abschnitt 21.4 auf S. 329) der Fahrt. Mit seiner Hilfe können Sie die Anzeige in der Tabelle so einschränken, dass Ihnen ausschließlich die gelben bzw. nicht abrechenbaren Fahrten angezeigt werden. Hellbraune Zeilen Die Fahrt ist zur weiteren Abrechnung blockiert. Diesen Übergangszustand können nur abrechenbare Fahrten annehmen. Die Überführung in einen blockierten Zustand kann vom Anbieter generell erwünscht sein und durch eine Voreinstellung automatisiert werden. Andernfalls bietet dieser Dialog auch eine manuelle Umstellung von Einzelfahrten in den blockierten Zustand und wieder zurück. Grüne Zeilen Sind die Zeilen grün hinterlegt, kommen vier verschiedene Abrechnungszustände (siehe Abschnitt 21.4 auf S. 329) in Frage. (1) Die Fahrt liegt in der Zukunft bzw. ist noch nicht abgeschlossen. In diesem Fall steht der Abrechnungszustand auf nicht abgerechnet. Eine Abrechnung dieser Fahrt ist zum aktuellen Zeitpunkt nicht möglich, sondern kann erst bei Ablauf des Buchungs- bzw. Fahrtendes erfolgen. Sie können in diesem Dialog aber bereits vorab Fahrtdetails eingeben.

136 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 127 Abbildung 145: Im Beipsiel ist die dritte Fahrt für die weitere Abrechnung blockiert worden. Die Zeile ist braun hinterlegt. Abbildung 146: Diese Fahrtauswahl wurde am erstellt. Zu diesem Zeitpunkt waren alle Fahrten nach dem 4.9. noch nicht durchgeführt und daher im "grünen" Zustand, "nicht abgerechnet". (2) Die Fahrt ist abgeschlossen und aus EBuS-Sicht sind die Voraussetzungen erfüllt, um die Fahrtpreise ermitteln zu können. Der Abrechnungsstatus steht auf abrechenbar. Dabei gibt EBuS aber nur grünes Licht aufgrund der Vollständigkeit der Daten. Ob die Daten auch korrekt vorliegen oder hier noch einer manuellen Bearbeitung bedürfen, können nur Sie entscheiden. Abbildung 147: Die grünen Zeilen im Beispiel sind "abrechenbar". Dazu müssen wie im Beispiel nicht unbedingt km-werte vorliegen. Stornierte oder blockierte Buchungen gehen z.b. ohne km-daten in die Abrechnung. (3) Die Fahrt ist bereits weiterverarbeitet, der Abrechnungszustand lautet auf bearbeitet. In diesem Fall wurde der Fahrt bereits ein Preis zugeordnet. Sie können diese Fahrt trotzdem hier noch bearbeiten, d.h. Daten ergänzen oder ändern. Da jede Änderung den Preis einer Fahrt beeinflussen kann, führt EBuS einen veränderte Buchung allerdings automatisch zurück in den Status abrechenbar. Um den neuen, korrekten Preis zu ermitteln, muss für diese Buchung die Preisberechnung noch einmal durchgeführt werden. Dies geschieht über den Dialog Fahrten abrechnen (siehe Abschnitt 11.5 auf S. 164). (4) Die Fahrt ist bereits weiterverarbeitet, der Abrechnungszustand lautet auf abgeschlossen. In diesem Fall wurde die Belege, die zur Buchung gehören, bereits vorläufig verbucht. Die Buchung kann hier nicht mehr bearbeitet werden. Dazu müssten sie zunächst die vorläufige Verbuchung für diese Fahrt zurücknehmen.

137 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 128 Abbildung 148: Auch die "bearbeiteten" Fahrten sind grün hinterlegt. Für diese Fahrten wurde bereits der Preis berechnet. Abbildung 149: Auch die "abgeschlossenen" Buchungen sind grün hinterlegt. Sie wurden bereits vorläufig verbucht. Weiße Zeilen Sind die Zeilen weiß hinterlegt, so handelt es sich um bereits verbuchte Fahrten. Die Verbuchung ist irreversibel und die Fahrtdetails endgültig. Abbildung 150: Alle endgültig verbuchten Fahrten werden weiß hinterlegt. Hier sind keine Änderungen mehr möglich. Farbeninterpretation einzelner Zellen EBuS wertet im Hintergrund selbständig aus, ob Fahrten vorgezogen oder überzogen wurden. Dazu vergleicht das Programm die gebuchte Anfangs- und Endzeit mit den tatsächlichen Nutzungszeiten. Möglich ist dies natürlich nur beim Einsatz von elektronischer Fahrterfassung, über die EBuS solche Informationen erreichen. Wenn EBuS Zeitabweichungen feststellt, signalisiert es die Informationen ebenfalls über bestimmte Farben innerhalb der Tabelle. Dabei werden jedoch nur die einzelnen Zellen mit den Zeitinformationen farbig gekennzeichnet. Die Farbwahl erfolgt je nach Grad der Überschreitung. Bei leichter Überschreitung erscheinen die betroffenen Zeitdaten auf gelbem Zellhintergrund. Bei stärkerer Überschreitung erscheinen die Zeitdaten auf rosafarbenem Zellhintergrund. Die Toleranzgrenzen für die Zeitüberschreitungen können Sie in den Anbietereinstellungen (siehe Abschnitt auf S. 264) setzen. In der Praxis gibt es für solche Zeitüberschreitungen viele Gründe. Manche dieser Gründe erfordern eine nachträgliche Bearbeitung des Datensatzes, um die Zeitüberschreitung nicht gnadenlos gemäß Preistafel ggf. mit Sonderstrafen zu berechnen. Die farblichen Signale helfen Ihnen, die betroffenen

138 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 129 Fahrten schnell ausfindig zu machen. Hinweis: Diese Farberklärungen gelten, solange sich die Fahrten im Ruhemodus befinden. Sobald eine Zeile markiert wird und die zugehörigen Fahrtdaten im unteren Dialogteil zur Bearbeitung angezeigt werden, wechseln die Farben der betroffenen Zeile in in eine leicht dunklere Nuance Fahrtdaten bearbeiten Der Dialog Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt 11.1 auf S. 121) ist eine zentrale Anlaufstelle im Rahmen der Abrechnung. Die wichtigste Funktion gibt dem Dialog seinen Namen: Sie können hier bestehende Fahrtdaten aufrufen und bearbeiten. Anders formuliert, können Sie abrechnungsrelevante Informationen zu einer Fahrt ändern und ergänzen. Bitte öffnen Sie den Dialog Fahrtdaten bearbeiten über das Hauptmenü Abrechnung. Achten Sie darauf, dass in der Registerauswahl des Bearbeitungsbereichs (siehe Abschnitt auf S. 123) das erste Register Fahrtdaten bearbeiten ausgewählt ist. Dies ist beim Neu-Öffnen des Dialogs standardmäßig der Fall. Abbildung 151: Achten Sie darauf, dass Sie das richtige Register ausgewählt haben. Ziel der Fahrtdatenbearbeitung ist, alle Fahrten in einen abrechenbaren Zustand zu überführen. EBuS kennt zwei Abrechnungszustände, die eine abrechenbare Fahrt kennzeichnen können: 1. Die Fahrt ist abrechenbar (siehe Abschnitt auf S. 330). Sie ist damit für den nächsten Abrechnungsschritt (Fahrtabrechnung (siehe Abschnitt 11.5 auf S. 164)) vorbereitet und verfügbar. 2. Die Fahrt ist blockiert (siehe Abschnitt auf S. 331). Hier handelt es sich um einen Übergangszustand. Die Fahrtdaten sind zwar vollständig, die Fahrt ist abrechenbar. Der Anbieter hat jedoch per Voreinstellung (siehe Abschnitt auf S. 264) oder manuell (siehe Abschnitt auf S. 144) die Fahrt für die weitere Abrechnung aus eigenen Gründen blockiert. Die weiteren Ausführungen in diesem Kapitel beziehen sich immer auf beide Abrechnungszustände. Wie werden nun die Buchungen in den abrechenbaren Zustand überführt? Es sind zwei Fälle zu unterscheiden: 1. Der Fahrt fehlen essentielle abrechnungsrelevante Details. Sie müssen die erforderlichen Informationen ergänzen, um die Fahrt in einen abrechenbaren (siehe Abschnitt auf S. 330) Zustand zu überführen. Solche Fahrten erkennen Sie leicht am gelben Zeilenhintergrund (siehe Abschnitt auf S. 126). 2. Die Fahrtinformationen sind aus Systemsicht vollständig. Sie selber besitzen aber weiterführende abrechnungsrelevante Informationen. Daher möchten Sie bestimmte Fahrtinformationen ergänzen bzw. ändern. Sie entscheiden selber, welche Fahrtdaten bzw. in welcher Reihenfolge Sie diese im Rahmen Ihrer Abrechnung bearbeiten müssen. Praktische Hinweise diesbezüglich finden Sie im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 345) dieser Dokumentation.

139 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 130 Um Fahrtdaten bearbeiten zu können, müssen Sie die relevante Fahrt zunächst in den Dialog laden. Die ausführliche Anleitung hierzu finden Sie im Kapitel Fahrtauswahl (siehe Abschnitt auf S. 123). Sobald die relevante Fahrt im Bearbeitungsbereich erscheint, können Sie mit der Bearbeitung beginnen. Im klassischen Fall bearbeiten Sie Zeit- und Streckeninformationen (siehe Abschnitt auf S. 131) zur Fahrt. Darüberhinaus können Sie andere fahrtabhängige Informationen (siehe Abschnitt auf S. 138) einpflegen. Bei der Bearbeitung werden Sie bemerken, dass dieser Dialog eine konsequente Datenbearbeitung verlangt: Sobald ein einziger Wert eines Datensatzes verändert wird, werden alle weiteren Datensätze für die Bearbeitung gesperrt. Die Sperrphase wird optisch durch 3 Merkmale begleitet: 1. Verdunklung des kompletten Tabellenbereichs 2. Speicher-Knöpfe werden aktiv 3. Sternchen links neben der aktuellen Registerüberschrift (Fahrtdaten/Explizite Belege). Abbildung 152: Der Dialog im ungesperrten Zustand. Zu erkennen ist dies an den nicht aktiven Speicher-Button und den originalen Zeilfarben in der Anzeigetabelle. Abbildung 153: Im Beispiel wird für eine Fahrt der km-wert eingetragen, alle weiteren Datensätze sind daher für die Bearbeitung "gesperrt". Die drei Erkennungsmerkmale: 1. Aktive Speicher-Button, 2. verdunkelter Tabellenbereich, 3. Sternchen vor dem aktiven Registernamen. Erst wenn die Änderung gespeichert oder über einen Funktionsknopf rückgängig gemacht wird, wird die Sperrung aufgehoben und es wird wieder möglich, einen anderen Datensatz aufzurufen bzw. zu bearbeiten.

140 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 131 Zeit und Strecke Sie können im Dialog/Register Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 129) Zeit- und Streckenwerte einzelner Fahrten eingeben und bearbeiten. Laden Sie zunächst die relevante Fahrt in die Fahrtdaten-Tabelle (siehe Abschnitt auf S. 124). Markieren Sie anschließend die Fahrt in der Tabelle. Sofort werden die Fahrtdetails im Bearbeitungsbereich (siehe Abschnitt auf S. 123) des Dialogs geladen. Dort können Sie Ihre Änderungen und Ergänzungen vornehmen. Sie sollten sich vor dieser Arbeit darüber bewusst sein, dass Fahrzeuge mit elektronischem Fahrterfassungssystem in EBuS andere Datenströme produzieren als solche ohne Erfassungssystem. Dadurch ändern sich auch die Anforderungen im Rahmen der Zeit- und Streckendatenbearbeitung. Bitte lesen Sie wichtige Hinweise hierzu im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 346) der Dokumentation. Bitte markieren Sie in der Fahrtdaten-Tabelle (siehe Abschnitt auf S. 124) die Fahrtzeile, die Sie bearbeiten möchten. Sogleich werden die im System bereits bekannten Daten in den Bearbeitungsbereich (siehe Abschnitt auf S. 123) geladen. Abbildung 154: Im Beispiel sind Fahrten für Fahrzeug 182 (ohne Bordcomputer), Bahnhofstraße aufgerufen. In der Fahrtdaten-Tabelle ist die oberste Fahrt markiert. Die bekannten preisrelevanten Daten zur Fahrt werden synchron in den Bearbeitungsbereich des Dialogs geladen. Bearbeitung der Fahrtzeiten Sie haben die relevanten Fahrten in die Fahrtdaten-Tabelle (siehe Abschnitt auf S. 124) geladen. Außerdem haben Sie in der Tabelle die Fahrt markiert, welche Sie aktuell bearbeiten wollen. EBuS lädt dadurch die bekannten Fahrtzeiten der ausgewählten Fahrt in den Bearbeitungsbereich. Wenn die ausgewählte Fahrt eine Buchungsgeschichte besitzt, so wird der finale Eintrag der Buchung ausgegeben. Fahrzeuge mit elektronischem Erfassungssystem Unterhalb der Buchungszeit befindet sich der Platzhalter für die tatsächliche Fahrtzeit des Kunden ( Fahrt von bis ). Für Fahrzeuge mit elektronischer Fahrterfassung liegen die Zeit-Werte i.d.r. bereits vor. Im Regelfall liefert das Erfassungssystem korrekte Daten zurück, die angezeigten Daten entsprechen den tatsächlichen Fahrtzeiten. Sollten Ihnen hingegen zusätzlich abweichende Daten vorliegen, müssen Sie die Daten des Zugangssystems hier überschreiben.

141 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 132 Abbildung 155: EBuS gibt die Buchungszeit der Fahrt aus. Handelt es sich um eine mehrgliedrige Buchungsgeschichte, so arbeitet EBuS immer mit dem finalen Buchungseintrag. Fahrzeuge ohne elektronisches Erfassungssystem Für Fahrzeuge ohne elektronisches Zugangssystem müssen Sie die tatsächliche Fahrtzeit manuell aus den Fahrtberichten des Kunden übernehmen. Bitte vergleichen Sie dazu die Ihnen vorliegenden Informationen aus dem manuellen Fahrtbericht des Kunden mit der in EBuS hinterlegten Buchungszeit des Kunden. Zwei Fälle können eintreten: Fall 1: Der Kunde hat die Fahrt genau innerhalb der Buchungszeit vorgenommen. Die Buchungszeit stimmt also mit der tatsächlichen Fahrtzeit überein. In diesem Fall brauchen Sie die Daten nicht noch einmal eintragen. Das führt dazu, dass EBuS die tatsächliche Fahrtzeit automatisch auf die Buchungszeit setzt. Diese automatische Ergänzung wird später in der Fahrtdaten-Tabelle sichtbar. Die tatsächliche Fahrtzeit wird von EBuS in Klammern gesetzt dargestellt. Abbildung 156: In diesem Beispiel ist die tatsächliche Fahrtzeit nicht abweichend von der gebuchten Zeit. Die Eingabe der Fahrtzeit ist daher nicht erforderlich. Im Beispiel wurde daher der km-wert eingetragen, jedoch keine abweichenden Zeitwerte. In der Fahrtdaten-Tabelle werden in diesem Fall beim Abspeichern die Zeitwerte automatisch dupliziert, aber in Klammern gesetzt dargestellt. Die Darstellung der tatsächlichen Fahrtzeit in Klammern kann auch andere Hintergründe haben. Lesen Sie bitte dazu die Ausführungen im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 345) der Dokumentation. Fall 2: Es gibt eine Abweichung zwischen Buchungszeit und tatsächlicher Fahrtzeit. Bitte tragen Sie dann Startoder/und Endzeit manuell in die dafür vorgesehenen Felder ein.

142 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 133 Abbildung 157: Im Beispiel dauerte die tatsächliche Fahrt zwanzig Minuten länger als geplant. Die abweichende Fahrtzeit ist vermutlich preisrelevant und muss daher eingetragen werden. Abbildung 158: Sobald Sie eine veränderte Fahrtzeit abspeichern, wird die neue Fahrtzeit auch in die Fahrtdaten- Tabelle geladen. Die verspätete Rückkehr wird hier optisch durch einen rosafarbenen Zell-Hintergrund hervorgehoben. Achtung: Sollte Ihr Abrechnungssystem mit zusätzlichen preisrelevanten Buchungseigenschaften (siehe Abschnitt auf S. 142) arbeiten, dann befinden sich im Dialog möglicherweise noch weitere Felder, die ebenfalls die tatsächliche Fahrtzeit abfragen. Es ist möglich, dass Sie die Fahrtzeit dann explizit in diese Felder eintragen müssen, statt in die Standard-Felder des Dialogs, damit das Abrechnungsskript die Fahrt richtig berechnet. Klären Sie diese Frage ggf. bitte mit den verantwortlichen Mitarbeitern. Die Felder können sowohl für Fahrzeuge mit als auch ohne elektr. Zugangssystem von Belang sein. Abbildung 159: Einige Anbieter arbeiten mit zusätzlichen Zeiteigenschaften. Hier im Beispiel gibt es die Möglichkeit, die Buchungszeit (1) nicht nur um die tatsächliche Fahrtzeit (2), sondern auch um weitere manuelle Zeiteingaben (3) zu ergänzen. Merke: Die Bearbeitung der Zeitwerte von Fahrten macht in der Praxis nur wenig Aufwand. Für Fahrzeuge mit Bordcomputer liegen die Fahrtzeiten i.d.r. bereits korrekt vor. Für Fahrzeuge ohne Bordcomputer entsprechen die tatsächlichen Fahrtzeiten häufig der Buchungszeit. Wie beschrieben, ist es dann nicht notwendig, die Fahrtzeiten noch einmal zu hinterlegen.

143 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 134 Bearbeitung der Streckenwerte Nachdem Sie die Zeitdaten ggf. ergänzt oder geändert haben, müssen Sie die Streckenwerte eingeben. Die Praxis erfordert wiederum ein unterschiedliches Vorgehen in Abhängigkeit von der Existenz eines Bordcomputers. Fahrzeug ohne eletronisches Erfassungssystem Für Fahrzeuge ohne elektronisches Zugangssystem müssen Sie die tatsächliche Kilometer-Leistung manuell aus den Fahrtberichten bzw. dem Bordbuch des Kunden auslesen und in EBuS eintragen. Dazu stehen Ihnen die Felder mit der Überschrift Manuell zur Verfügung. Abbildung 160: Im Beispiel handelt es sich um ein Fahrzeug ohne elektr. Erfassungssystem. Dem System ist nur durch die Vorgängerfahrt der Anfangs-km-Stand der Fahrt bekannt. Es gibt zwei Möglichkeiten, den km-wert einzutragen: 1. Sie ergänzen oberhalb im Feld Ende den Tachometerstand bei Fahrtabschluss. EBuS ergänzt automatisch synchron den Komplementärwert, also die Anzahl der gefahrenen km. 2. Sie füllen im Feld Distanz die absolute km-leistung aus. Auch hier wird der Komplementärwert (End- Tachometerstand) automatisch ergänzt. Abbildung 161: Der Anfangs-Km-Stand ist aus der Vorgänger-Fahrt bekannt. Sie können nun wahlweise den End- Km-Stand oder die absolute Km-Leistung (Distanz) für die Fahrt eintragen. Der jeweils komplementäre Wert wird synchron ergänzt. Es kann vorkommen, dass für eine Fahrt der Anfangs-Km-Stand noch nicht vorliegt. Das ist in zwei Fällen möglich: 1. Fall: Es handelt sich um die erste Fahrt des Fahrzeugs überhaupt, die in EBuS bearbeitet wird. Der Ausgangs- Tachometer-Stand des Fahrzeugs ist bislang noch nicht eingetragen worden. In diesem Fall tragen Sie bitte einmalig den Anfangs-Tachometer-Stand des Fahrzeugs ein. Zukünftig wird der Anfangs-Km-Stand dann von EBuS errechnet. 2. Fall: Für die direkte oder mehrere Vorgänger-Fahrten sind die km-daten noch nicht vollständig. Diese Lücken schließen aus, dass EBuS den Anfangs-Km-Stand für die relevante Fahrt bereits errechnen könnte. Entweder Sie

144 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 135 ergänzen alle offenen Vorgänger-Fahrten vorab um die notwendigen Daten. Sind alle Lücken geschlossen, kann EBuS den Anfangs-Km-Stand errechnen. Sollte dies nicht möglich oder erwünscht sein, tragen Sie bitte für die relevante Fahrt nur die absolute Km-Leistung ein. Die Anfangs- und End-Km-Stände bleiben für solche Fahrten dann offen. Die Abrechnung der Fahrt ist ohne weiteres möglich. Abbildung 162: Im Beispiel liegt (noch) kein Anfangs-km-Stand vor. Es ist trotzdem ausreichend, in diesem Fall nur die Differenz-Kilometer einzutragen. Fahrzeug mit elektronischem Erfassungssystem Für Fahrzeuge mit elektronischer Fahrterfassung liegen die km-werte i.d.r. bereits vor. Im Regelfall entsprechen diese Daten den tatsächlichen Fahrt-Kilometern. Sie werden im Dialog unterhalb der Überschrift System dargestellt. Diese drei Felder (Start, Ende, Distanz) sind dem System vorbehalten und können durch Sie nicht beschrieben bzw. geändert werden. Abbildung 163: Für Fahrzeuge mit Bordcomputer wird die zurückgelieferte km-anzahl in der "System"-Spalte angezeigt. Diese drei Felder können Sie nicht überschreiben. Sollten Ihnen jedoch zusätzliche Informationen bzw. Daten vorliegen, die von den Systemdaten abweichen, so müssen Sie die tatsächlichen Daten in die Nachbarfelder Manuell eintragen. Bevor Sie den Datensatz dann speichern, müssen Sie EBuS mitteilen, welche der angezeigten km-werte für die Abrechnung relevant sind: Die km-werte des Bordcomputers oder Ihre manuellen Einträge. Diese Wahl nehmen Sie mit Hilfe der Auswahlknöpfe in der Zeile Relevant vor. Sollten Sie in dieser Situation die Relevanz nicht angeben, so sind die km-daten aus Systemsicht nicht eindeutig: Es liegen zwei Werte vor, aber keine Information darüber, welcher Wert für die Abrechnung herangezogen werden soll. Wenn Sie eine Fahrt in diesem Zustand abspeichern, dann rutscht der Abrechnungszustand (siehe Abschnitt 21.4 auf S. 329) der Fahrt auf inkonsistent (siehe Abschnitt auf S. 331). Signalisiert wird dies durch eine Rotfärbung der Fahrtzeile in der Fahrtentabelle (bzw. im markierten Zustand violett). Die Buchung ist in diesem Zustand von der weiteren Abrechnung ausgeschlossen.

145 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 136 Abbildung 164: Sollte der Bordcomputer fehlerhafte Daten zurückgeliefert haben, können Sie -sofern bekannt- die tatsächlichen Daten in die Spalte "manuell" eintragen. Zusätzlich müssen Sie diese Spalte als "relevant" markieren. Abbildung 165: Im Beispiel wurden zusätzlich zu den Daten des Bordcomputers noch manuell km-daten eingetragen. Jedoch wurde vergessen anzugeben, welche der Informationen für die Abrechnung relevant ist. Die Fahrt gilt nun als "inkonsistent" und wird optisch hervorgehoben. Die Markierung automatisch ist der Standardwert für die Wahl zwischen manuellen und systemübermittelten Daten. Solange nur eine km-information vorliegt, verwendet EBuS automatisch genau dieses. Sobald hingegen doppelte Werte vorliegen, müssen Sie manuell markieren, welcher Wert relevant ist. Solange eine Fahrt noch nicht im Abrechnungszustand abgeschlossen (siehe Abschnitt auf S. 329) steht, können Sie bereits gespeicherte km-daten noch überschreiben. Dazu reicht es, entweder den Tachometerstand oder die km-differenz zu überschreiben. Der jeweils andere Wert wird automatisch angepasst. Achtung: Die Änderung der km-werte für eine Fahrt wirkt sich nicht automatisch auch auf Vorgängeroder Folgefahrten aus. Gegebenenfalls entstehen durch nachträglich geänderte km-werte also Tachometer- Überschneidungen oder Lücken, die Sie bei Bedarf manuell anpassen müssten. Helferlein bei der km-eingabe Im Bereich der km-eingabe finden sich zwei Optionsknöpfe, deren Hilfe Sie per Mausklick in Anspruch nehmen bzw. wieder ausschalten können. Das erste Helferlein wird symbolisiert durch einen gelben Blitz. Wenn Sie das Kästchen per Mausklick aktivieren, so wird Ihnen bei langen km-ständen die Eingabe erleichtert. Sie müssen lediglich alle die letzten Stellen ins Endefeld eintragen, welche sich verändern. EBuS setzt nach dem Speichern Ihrer Eingabe die führenden unveränderten

146 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 137 Ziffern automatisch vor. Sie erkennen die Aktivierung der Option an dem verdunkelten Zustand des Kästchens. Abbildung 166: Das Beispiel verdeutlicht: Sie geben die letzten Stellen ein, die sich verändern. Bei aktivierter Hilfefunktion (verdunkelter Zustand des Blitzes) werden die führenden Stellen nach dem Speichern automatisch ergänzt. Das zweite Helferlein wird durch einen roten Blitz symbolisiert. Wenn Sie dieses aktivieren, so übernimmt EBuS den Distanzwert des Systems in das Distanzfeld für manuelle Einträge. Bitte beachten Sie: Sollten Sie den roten Blitz aktiviert halten und Fahrten markieren, bei denen der System-Wert noch nicht als manueller Wert übernommen wurde, so wird dies simultan mit der Fahrtmarkierung nachgeholt. Die Fahrt gilt dann als verändert, der Dialog rutscht somit in den Sperrzustand (siehe Abschnitt auf S. 130). Diese wird erst durch das Speichern des Datensatzes aufgehoben. Beide Optionen können Sie jederzeit an- bzw. wieder ausschalten. Die Änderung wirkt sich sofort auf den aktuellen Datensatz aus. Der gewählte Zustand bleibt bis zum nächsten Dialog-Start gespeichert. Merke: Auch der Aufwand für die km-eingabe ist überschaubar. Für Fahrzeuge mit Bordcomputer gilt auch hier, dass die km-werte i.d.r. bereits korrekt vorliegen. Solange keine Störungen des Erfassungssystems bestanden, müssen die Fahrtdaten für diese Fahrzeuge mitunter gar nicht angefasst werden, da alle relevanten Daten bereits korrekt vorliegen. Für Fahrzeuge ohne Bordcomputer beschränkt sich die Eingabe der Fahrtdaten häufig auf die Anzahl der gefahrenen km. Durch die komfortablen Eingabemöglichkeiten wie oben beschrieben, lassen sich auch diese Daten mit etwas Routine sehr schnell einpflegen. Speicheroptionen Wenn Sie alle Daten hinreichend ergänzt bzw. bearbeitet haben, müssen Sie den Datensatz speichern. Um einen flüssigen Arbeitsgang zu ermöglichen, bietet EBuS mehrere Speicheroptionen an. Abbildung 167: In der Funktionsleiste bietet EBuS gleich drei Speicher Funktionen an. Entscheiden Sie selber, welche Option Ihre Arbeit möglichst flüssig gestaltet. 1. Betätigen der Entertaste. Der Datensatz wird gespeichert und automatisch die Folgefahrt aufgerufen. Auf diese Weise können Sie die fehlenden Werte (Endzeit, km) zu jeder Fahrt ergänzen und mit der Enter-Taste immer gleich lückenlos zur nächsten Fahrt springen. 2. Speichern (1) in der Funktionsleiste: Speichert die neuen oder geänderten Werte des aktuellen Datensatzes. Dies schließt auch Änderungen im Register Explizite Belege (siehe Abschnitt auf S. 146) ein. 3. Speichern und Weiter (2) in der Funktionsleiste. Wie Speichern, ruft außerdem automatisch die Folgefahrt auf. Entspricht damit dem Bestätigen der Enter-Taste nach dem Eintragen aller fehlenden Werte (siehe unter 1.), speichert aber zusätzlich auch Änderungen im Register Explizite Belege (siehe Abschnitt auf S. 146)

147 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten Keine Fahrt und Weiter (3) in der Funktionsleiste: Setzt für die aktuelle Fahrt die Fahrtdaten gleich den Buchungsdaten, setzt die geleisteten Kilometer auf Null, markiert die Fahrt als abrechenbar und ruft automatisch die Folgefahrt auf. Möchten Sie eine Änderung widerrufen, können Sie mit Hilfe des Funktionsknopfes Rückgängig (4) die Fahrtdaten wieder in den Ursprungszustand versetzen, sofern sie die Änderung noch nicht gespeichert hatten. Gleichzeitig heben Sie damit die Sperrphase (siehe Abschnitt auf S. 130) für die Bearbeitung der anderen Datensätze auf. Die Funktion Alle Rückgängig (5) setzt zusätzlich Änderungen zurück, die Sie seit dem letzten Speichern für diesen Datensatz im Register Explizite Belege (siehe Abschnitt auf S. 146) vorgenommen haben. Galt eine Fahrt noch vor ihrer Bearbeitung als nicht abrechenbar (siehe Abschnitt 21.4 auf S. 329), so wechselt an dieser Stelle auch die Farbe (siehe Abschnitt auf S. 125) des Zeilenhintergrundes. Sobald alle erforderlichen Informationen vorliegen (d.h., mindestens km-werte), gilt die Fahrt aus Systemsicht als abrechenbar und wechselt von der gelben in die grüne Markierung. Möglicherweise haben Sie per Voreinstellung (siehe Abschnitt auf S. 264) abrechenbare Fahrten für die weitere Abrechnung als zunächst blockiert definiert. In diesem Fall wechselt der Abrechnungszustand auf blockiert (siehe Abschnitt auf S. 331) und der Zeilenhintergrund auf hellbraun (siehe Abschnitt auf S. 126). Erweiterte Speicheroption Neben den beschriebenen Speichermöglichkeiten bietet dieser Dialog eine weitere zusätzliche Option. Bei Bedarf können Sie Bearbeitete Fahrten überspringen. Diese Option können Sie per Mausklick in der unteren rechten Ecke des Dialogs ein- und ausschalten. Ist diese Funktion eingeschaltet, werden beim automatischen Aufrufen der Folgefahrten über die beiden Speicherbutton des Typs... und Weiter, die bereits bearbeiteten Fahrten übersprungen. Als bearbeitet gelten hier alle abrechenbaren Fahrten, für die also alle erforderlichen Fahrtdetails für die Abrechnung vorliegen. Abbildung 168: Wenn Sie diese Option markieren, ruft EBuS nach dem Speichern einer Fahrt die nächste nicht abrechenbare Fahrt auf. Bereits abrechenbare Fahrten werden hingegen übersprungen. Andere fahrtabhängige Informationen Sie können im Dialog/Register Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 129) andere fahrtabhängige Informationen eingeben bzw. bearbeiten. Denn nicht nur Zeit und Strecke einer Fahrt bestimmen den endgültigen Preis einer Fahrt. Er kann vielmehr durch weitere Informationen beeinflusst werden: 1. Rabatte 2. Zusätzliche preisrelevante Buchungseigenschaften (additional booking properties) 3. Rechnungsumleitungen Für jede der drei Funktionen ist es zunächst erforderlich, dass Sie die relevante Fahrt in der Fahrtdaten-Tabelle (siehe Abschnitt auf S. 124) markieren. Damit laden Sie die zugehörigen Fahrtinformationen in den Bearbeitungsbereich (siehe Abschnitt auf S. 123). Rabatte Damit Rabatte für Fahrten berücksichtigt werden, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Bitte lesen Sie dazu im Konzeptteil (siehe Abschnitt 21.7 auf S. 336) der Dokumentation.

148 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 139 Rabatte können Sie individuell zu jeder Fahrt manuell vergeben. Im aktuellen Dialog können Sie zwei verschiedene Rabattwerte eintragen. Dazu finden sich die Felder Zeitrabatt und Wegrabatt. Abbildung 169: Zu jeder Fahrt können Sie individuelle Rabatte eingeben. Wählen Sie bitte zunächst die relevante Fahrt aus der Fahrtdaten-Tabelle (siehe Abschnitt auf S. 124). Die bekannten Fahrtdetails werden darauf hin in den Bearbeitungsbereich (siehe Abschnitt auf S. 123) geladen. Tragen Sie bitte den gewünschten Rabatt in Prozent ein. Der Wert darf maximal eine Dezimalstelle besitzen. Weitere Dezimalstellen werden mathematisch gerundet. Abbildung 170: Im Beispiel sollen die km-kosten für eine Fahrt um 10% reduziert werden. Der Rabatt muss als positive Zahl eingetragen werden. Eine Behandlung von negativen Rabatten bzw. Preisaufschlägen ist an dieser Stelle nicht möglich. Sie können die korrekte Abrechnung des Rabatts über den Abrechnungstest sofort kontrollieren. Sobald Sie den Rabatt gespeichert haben, wird er im Abrechnungstest mitberücksichtigt. Voraussetzung ist natürlich, dass das Abrechnungsskript bzw. die Abrechnungsregeln Rabatte überhaupt berücksichtigen können. Sie können den Zeit- und Wegrabatt auch miteinander kombinieren. Worauf sich die Rabatte tatsächlich auswirken,

149 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 140 Abbildung 171: Sie können den Einfluss des Rabatts auf den Fahrtpreis direkt testen. Dazu schalten Sie auf den Register Abrechnung testen um und betätigen die gleichnamige Funktion in der Funktionsleiste. hängt von der Definition ihrer Kostenarten (siehe Abschnitt auf S. 220) ab. So können sich Rabatte z.b. auch auf bestimmte Gebühren beziehen. Es ist auch möglich, dass mit der Vergabe nur eines Rabattwerts gleich mehrere Kostenposten ermäßigt werden. Bitte lesen Sie hierzu ausführliche Informationen im Kapitel Kostenarten (siehe Abschnitt auf S. 220). Spezial-Rabatt-Funktionen Der Dialog bietet Ihnen zwei häufige Rabatte-Fälle per Funktionsknopf an. Abbildung 172: Neben den Rabatt-Eingabefeldern befinden sich zwei Spezialrabatt-Funktionen. Mit dem 100% Rabatt werden sowohl Weg- als auch Zeitkosten auf Null gesetzt. Bitte beachten Sie aber, dass die Fahrt deshalb nicht zwangsläufig für den Kunden kostenlos werden muss. Möglicherweise fallen andere Kosten wie z.b. Buchungsgebühren im Rahmen der Fahrtabrechnung (siehe Abschnitt 11.5 auf S. 164) an. Welche Teile der Fahrtkosten rabattiert werden, hängt von der Konfiguration ihrer Abrechnungsregeln und der Definition Ihrer Kostenarten (siehe Abschnitt auf S. 220) ab. Prüfen Sie die Auswirkung des Rabatts ggf. über den

150 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 141 Abrechnungstest (siehe Abschnitt auf S. 149). Wenn für eine Fahrt eine Preisreduzierung über die Rabattmöglichkeiten hinaus gewünscht ist, müssen Sie der Fahrt Gutschriften in Form von expliziten Belegen (siehe Abschnitt auf S. 146) anhängen. Um eine Fahrt um 100% zu rabattieren, klicken Sie bitte auf die Funktion 100% Rabatt. EBuS macht zunächst eine Sicherheitsabfrage. Per Pop-Up-Fenster muss die 100%ige Rabattierung bestätigt werden. Abbildung 173: Wenn Sie einer Fahrt einen 100% Rabatt zuordnen, macht EBuS per Pop-Up-Meldung auf die möglichen Folgen aufmerksam. Wenn Sie auf Nein klicken, so verschwindet das Pop-Up-Fenster. Der Rabatt wird nicht zugeordnet, die Rabattdaten bleibt unverändert. Wenn Sie die Meldung hingegen mit Ja bestätigen, so wird für beide Felder der 100% Wert eingetragen. Um den Rabatt endgültig zuzuordnen, müssen Sie die Fahrtdaten zunächst noch speichern. Solange Sie die Veränderung nicht gespeichert haben, bleibt der Dialog in der Sperrphase (siehe Abschnitt auf S. 130). Abbildung 174: Sie haben den 100% Rabatt bestätigt. Bitte speichern Sie die Fahrt ab, damit die Änderung wirksam wird.

151 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 142 Mit der zweiten Rabatt-Spezial-Funktion können Sie bereits gesetzte Teil- oder Vollrabatten einfach zurücksetzen. Bitte klicken Sie dazu auf die Funktion Kein Rabatt. Beide Rabattwerte werden sofort auf 0 gesetzt. Bitte speichern Sie anschließend den Datensatz, um die Veränderung wirksam zu machen. Möglicherweise wollen Sie Rabattwerte nicht vollständig zurücknehmen, sondern nur verändern. In diesem Fall überschreiben Sie bitte die vorhandenen Werte in den Feldern und speichern den Datensatz anschließend ab. Die Vergabe bzw. Änderung von Rabattwerten ist auf Fahrten bestimmter Abrechnungszustände (siehe Abschnitt 21.4 auf S. 329) beschränkt. Bitte lesen Sie hierzu auch im Konzeptteil (siehe Abschnitt 21.7 auf S. 336) zum Thema Rabatte. Zusätzliche preisrelevante Buchungseigenschaften EBuS bietet die Möglichkeit, weitere quasi beliebige Fahrtinformationen aufzunehmen und in der Abrechnung zu berücksichtigen. Es handelt sich hierbei um die sogenannten zusätzlichen preisrelevanten Buchungseigenschaften. Hintergründe und Beispiele lesen Sie bitte im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 320) der Dokumentation. Die zusätzlichen Buchungseigenschaften können im Dialog Fahrtdaten bearbeiten eingeblendet und bearbeitet werden. Die Felder müssen dazu zunächst im Dialog Stammdatenerweiterungen (siehe Abschnitt 13.7 auf S. 275) definiert werden. Abbildung 175: Im markierten Bereich finden sich die Eingabefelder für zusätzliche Buchungseigenschaften. Die Verwendung und Interpretation geschieht anbieter- bzw. skriptabhängig. Welche Werte in diesen Feldern erlaubt sind, wie und mit welcher Priorität sie ausgewertet werden, ist im Skript festgelegt. Sofern ein Anbieter von der Möglichkeit der zusätzlichen Buchungseigenschaften Gebrauch macht, sollten alle Beteiligten über die Bedeutung und Wichtigkeit der Felder Kenntnis haben. Befragen Sie dazu bitte ggf. den verantwortlichen Mitarbeiter. Rechnungsumleitungen Nicht zuletzt können Sie innerhalb des Registers Fahrtdaten (siehe Abschnitt auf S. 129) Rechnungsumleitungen vornehmen. Dazu dient das Feld Rechnung an. Hier können Sie eine Kundennummer eingeben, die vom ursprünglich buchenden Kunden abweicht. Bitte geben Sie in dieses Feld die Kundennummer des gewünschten Rechnungsempfängers ein. Betätigen Sie anschließend die Enter- oder Speicher-Taste. EBuS setzt der Kundennummer automatisch die Organisationsnummer des Anbieters voraus. Gleichzeitig überprüft das Programm, ob dieser Kunde bekannt ist. Wenn EBuS die Nummer nicht zuordnen kann, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. Ist der Kunde bekannt, erscheint zur Kontrolle im Feld neben der Kundennummer sein Name. EBuS übernimmt die Umleitung dann ohne weitere Prüfungen bezüglich der Datenvollständigkeit und -konsistenz des neuen Rechnungsempfängers. Rechnungsumleitungen gelten immer nur für die Fahrt, in der die Umleitung eingetragen wird. Auf allen impliziten Fahrtbelegen, die aus dieser Buchung bei der Fahrtabrechnung (siehe Abschnitt 11.5 auf S. 164) entstehen,

152 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 143 Abbildung 176: Mit Hilfe des Feldes "Rechnung an" können Sie die Kosten einer Fahrt auf einen anderen Kunden umleiten. Abbildung 177: Im Beispiel wurden die Fahrtkosten auf Kunde 4045 umgeleitet. EBuS sucht selbstständig den zugehörigen Kundennamen heraus und erweitert die Kundennummer um die Organisationsnummer, hier wird der abweichende Rechnungsempfänger notiert. Gleiches gilt für alle expliziten Belege, die der Fahrt zugeordnet sind. Auch sie werden bei der Rechnungsumleitung miteinbezogen. Eine Rechnungsumleitung können Sie für eine Fahrt nur hinterlegen, solange die impliziten Fahrtbelege noch nicht erstellt wurden. Dies gilt für die Abrechnungszustände nicht abgerechnet (siehe Abschnitt auf S. 330), Fahrtdaten fehlen (siehe Abschnitt auf S. 330) und abrechenbar (siehe Abschnitt auf S. 330) bzw. blockiert (siehe Abschnitt auf S. 331). Weiterführende Informationen zum Thema Rechnungsumleitungen finden Sie im Konzeptteil (siehe Abschnitt 21.6 auf S. 336) der Dokumentation.

153 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 144 Abrechnung blockieren Sie können im Dialog/Register Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 129) Fahrten einzeln oder fahrzeugweise für die weitere Abrechnung manuell blockieren oder eine bestehende Blockierung aufheben. Eine Blockierung verhindert die Weiterverarbeitung der Fahrten im nächsten Abrechnungsschritt Fahrten abrechnen. Für weitere Informationen zu diesem Abrechnungszustand lesen Sie bitte im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 331) der Dokumentation. Neben der Möglichkeit, die Blockierung in diesem Dialog manuell vorzunehmen, kann der Prozess per Voreinstellung (siehe Abschnitt auf S. 264) auch automatisiert werden. Abrechnung blockieren Um eine Fahrt für die weitere Abrechnung zu blockieren müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein: 1. Die Fahrt ist abrechenbar. D.h., mindestens aus Systemsicht liegen alle relevanten Daten vor, um den Fahrtpreis zu ermitteln. 2. Die Fahrt ist noch nicht blockiert. Blockierung einer Einzelfahrt Laden Sie zunächst die relevante Fahrt in die Fahrtdatentabelle (siehe Abschnitt auf S. 124). Markieren Sie bitte die richtige Zeile in der Tabelle. Gehen Sie anschließend mit Hilfe der rechten Maustaste in das Kontextmenü. Wählen Sie dort den Eintrag Abrechnung dieser Fahrt blockieren. Abbildung 178: Markieren Sie die relevante Fahrt und wählen Sie aus dem Kontextmenü den obersten Eintrag. Dieser Eintrag ist nur dann anwählbar, wenn die beiden Voraussetzungen s.o. erfüllt sind. Die erfolgreiche Blockierung wird durch zwei Merkmale signalisiert: 1. Der Zeilenhintergrund wechselt auf hellbraun. Solange die Fahrt markiert ist, erscheint das hellbraun farblich verstärkt als dunkelgrau. 2. In der Spalte Abrechnungszustand wechselt der Eintrag auf blockiert. Die gleichzeitige Markierung bzw. Bearbeitung mehrerer Einzelfahrten ist nicht möglich.

154 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 145 Abbildung 179: Eine zur Abrechnung blockierte Fahrt wird auf hellbraunem Zellhintergrund dargestellt. Blockierung für ein ganzes Fahrzeug Sie können eine Blockierung für alle in der Tabelle angezeigten Fahrten in einem Schwung vornehmen. Damit blockieren Sie alle Fahrten für das ausgewählte Fahrzeug im angegebenen Zeitfilter (siehe Abschnitt auf S. 123), für die die Voraussetzungen s.o. erfüllt sind. Laden Sie zunächst die relevanten Fahrten in die Fahrtdatentabelle (siehe Abschnitt auf S. 124). Markieren Sie eine beliebige Zeile in der Tabelle. Gehen Sie anschließend mit Hilfe der rechten Maustaste in das Kontextmenü. Wählen Sie dort den Eintrag Abrechnung aller angezeigten Fahrten blockieren. Dieser Eintrag ist auch anwählbar, wenn nicht für alle Fahrten die beiden Voraussetzungen s.o. erfüllt sind. Abbildung 180: Über den dritten Menüeintrag blockieren Sie in einem Schwung alle Fahrten der Tabelle, für die die Voraussetzungen (s.o.) erfüllt sind. EBuS reagiert auf diesen Befehl zunächst per Pop-Up-Fenster mit einer Bestätigungsbitte. Wenn Sie diese Nachfrage mit Nein beantworten, bleiben die Fahrten unverändert. Wenn Sie diese Nachfrage mit Ja bestätigen, arbeitet EBuS die Buchungen ab. Für alle Fahrten, die die o.g. Voraussetzungen erfüllen, wechselt der Abrechnungszustand auf blockiert. Alle anderen Fahrten bleiben unverändert. Die erfolgreiche Blockierung wird über die gleichen Merkmale signalisiert wie für eine Einzelfahrt (s.o.). Abrechnung freigeben Sie können in diesem Dialog blockierte Fahrten wieder für die Abrechnung freigeben. Die Aufhebung der Blockierung ist jederzeit möglich. Die Umsetzung erfolgt synchron zur manuellen Blockierung. Im Kontextmenü der Fahrtdaten-Tabelle gibt es den zusätzlichen Eintrag Abrechnung dieser Fahrt freigeben. Dieser wird aktiv, sobald eine Fahrt im Zustand blo-

155 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 146 Abbildung 181: Das Pop-Up-Fenster weist darauf hin: der Abrechnungszustand aller Fahrten, die in den Tabellenbereich geladen wurden, werden auf "blockiert" gesetzt. Fahrten, die die Voraussetzungen nicht erfüllen, werden automatisch übersprungen. ckiert steht. Der Eintrag Abrechnung aller angezeigten Fahrten freigeben wird aktiv, sobald mindestens eine Fahrt in der Tabelle blockiert ist. Abbildung 182: Öffnen Sie an beliebiger Fahrt das Kontextmenü. Sofern mindestens eine Fahrt blockiert ist, können Sie aus dem Menü wählen, alle Fahrten zur Abrechnung freizugeben. Eine erfolgreiche Freigabe wird optisch wiederum durch zwei Merkmale signalisiert: 1. Der Zeilenhintergrund wechselt auf grün. Solange eine Fahrt markiert ist, erscheint das grün farblich verstärkt als dunkelgrün. 2. In der Spalte Abrechnungszustand wechselt der Eintrag auf abrechenbar Explizite fahrtabhängige Belege Der Dialog Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt 11.1 auf S. 121) ist eine zentrale Anlaufstelle im Rahmen der Abrechnung. Eine wichtige Funktion besteht darin, einer Fahrt explizite Belege (siehe Abschnitt 21.3 auf S. 328) zuzuordnen. So können Sie in diesem Dialog explizite fahrtabhängige Belege neu anlegen oder bestehende Belege einsehen bzw. bearbeiten. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass in diesem Dialog tatsächlich nur Belege eingegeben werden können, die sich direkt mit einer Fahrt verknüpfen, also fahrtabhängig sind. Auch auf der späteren Kundenrechnung werden diese Belege direkt mit der entsprechenden Fahrt in Zusammenhang gebracht. Die Eingabe von fahrtunabhängigen Belegen knüpft sich hingegen direkt an den Kunden und wird i.d.r. im Kundendialog (siehe Abschnitt auf S. 107) vorgenommen. Die Eingabe beider Belegtypen erfolgt jedoch nach dem gleichen Muster mit den gleichen relevanten Parametern.

156 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 147 Markieren Sie zunächst die relevante Fahrt in der Fahrtdaten-Tabelle (siehe Abschnitt auf S. 124). Damit laden Sie die zugehörigen Fahrtinformationen in den Bearbeitungsbereich (siehe Abschnitt auf S. 123). Wechseln Sie nun innerhalb des Bearbeitungsbereichs in das zweite Register Explizite Belege. Die Registerüberschrift wird rechts in Klammern von einer Zahl begleitet. Diese gibt an, wieviele Belege für die markierte Fahrt bereits angelegt wurden. Abbildung 183: Achten Sie darauf, dass Sie das richtige Register ausgewählt haben. Im Beispiel gibt es für die ausgewählte Fahrt noch keine expliziten Belege. Die Verwaltung der expliziten Belege erfolgt nach dem typischen Muster zur Stammdatenverwaltung in EBuS mittels einer Stammdatentabelle. Über die allgemeine und detaillierte Funktionsweise dieses Tabellentyps informieren Sie sich bitte im Kapitel Stammdatentabellen (siehe Abschnitt 5.3 auf S. 19). Sind für die Fahrt bereits Belege angelegt, so werden sie nun angezeigt. Dazu zählen auch Erstattungsbelege (siehe Abschnitt 11.3 auf S. 159) für Tankkosten, die EBuS halbautomatisch erzeugen kann. Sind noch keine Belege angelegt, so ist die Tabelle leer. Zur Eingabe eines neuen Belegs betätigen Sie bitte die Funktion Neuer Eintrag. Sofort ergänzt EBuS die bestehende Tabelle um eine neue Zeile und erwartet Ihre Eingaben. Gleichzeitig werden alle anderen Fahrtdaten für die Bearbeitung gesperrt (siehe Abschnitt auf S. 130). Abbildung 184: Wählen Sie aus der Funktionsleiste "Neuer Eintrag". Sogleich startet EBuS eine neue Zeile in der Tabelle für explizite Belege. Bitte wählen Sie zunächst per Mausklick in der zweiten Spalte die Kostenart (siehe Abschnitt auf S. 220) des Belegs aus. Geben Sie anschließend in der nächsten Spalte Wert den Betrag des Belegs ein. Beträge mit mehr als drei Dezimalstellen werden in der Anzeige mathematisch gerundet. In der Datenbank bleiben Sie jedoch vollständig erhalten und werden entsprechend weiterverrechnet.

157 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 148 Mit der Auswahl der Kostenart und der Angabe des Belegwerts sind bereits ausreichend Informationen gegeben, um den Beleg abspeichern zu können. Abbildung 185: Zum Anlegen eines neuen expliziten Belegs reicht es aus, wenn Sie die Kostenart und den Wert des Betrags angeben. Achtung: Sie müssen das zuletzt bearbeitete Feld (hier: Wert) per Tab- oder Enter-Taste verlassen haben, damit EBuS den Wert übernimmt! Nur dann können Sie den Beleg erfolgreich speichern. Die weiteren Felder sind optional und werden im Text weiter unten erklärt. Wenn Sie alle relevanten Eingaben gemacht haben, betätigen Sie bitte die Speicher-Funktion. Wenn das Statussignal zu Beginn der Zeile auf Grün wechselt, wissen Sie, dass Ihre Eingaben in Ordnung sind und gespeichert wurden. Abbildung 186: Dieser Beleg wurde erfolgreich gespeichert und automatisch um einige Informationen ergänzt. Wenn Ihre Eingaben nicht korrekt sind, erscheint beim Versuch den Beleg zu speichern ein Pop-Up-Fenster. Es meldet, dass der Datensatz fehlerhaft ist und nicht importiert werden kann. Beachten Sie bitte, dass eine Rechnungsumleitung (siehe Abschnitt auf S. 142) sich auch auf die zugehörigen expliziten Belege auswirkt. Die Möglichkeit, neue fahrtunabhängige explizite Belege anzulegen, ist unabhängig vom Abrechnungszustand (siehe Abschnitt 21.4 auf S. 329) der Buchung. Auch einer bereits verbuchten Fahrten kann nachträglich ein expliziter Beleg zugeordnet werden. Hinweis: Für eine Fahrt können nicht mehrfach identische Belege angelegt werden, sondern zwei Belege müssen sich immer in mindestens einem Wert unterscheiden. Im einfachsten Fall reicht eine kleine Unterscheidung im Kommentartext. Die weiteren Tabellenfelder haben folgende Bedeutung: Währung: Wenn Sie hier keine Angabe machen, ergänzt EBuS automatisch die Standardwährungseinheit, die in den Anbietereinstellungen (siehe Abschnitt 13.1 auf S. 263) eingetragen ist. MwSt (nwavk): Die Abkürzung in den Klammern steht für nicht wenn abweichend von Kostenart. Sie können sich hier also über die von Ihnen global definierte Zuordnung einer Kostenart (siehe Abschnitt auf S. 220)

158 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 149 zu einem Mehrwertsteuersatz hinwegsetzen. Dazu wählen Sie aus der Liste einen anderen Mehrwertsteuersatz (siehe Abschnitt auf S. 222) aus. Wenn Sie keinen Eintrag wählen, übernimmt EBuS den Mehrwertsteuersatz, der der ausgewählten Kostenart global zugeordnet ist. Kommentar: Kommentare, die Sie hier hinterlegen, erscheinen belegbegleitend auf der Rechnung. Abrechnungsstatus: Zeigt den aktuellen Abrechnungsstatus des Belegs an. Lesen Sie dazu im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 332) der Dokumentation. Der Zustand ist Kriterium dafür, ob der Beleg noch bearbeitet werden kann. Dies ist nur für abrechenbare (siehe Abschnitt auf S. 332) und bearbeitete (siehe Abschnitt auf S. 332) Belege möglich. Achtung: Wenn Sie einen bearbeiteten expliziten Beleg verändern, geht die Rechnungszuordnung automatisch ebenfalls verloren. Sie müssten diese über die Belegzuordnung (siehe Abschnitt 11.6 auf S. 168) erneut herstellen. Eingegeben am: Hier speichert EBuS automatisch den Zeitpunkt der Belegeingabe. Dieser Zeitpunkt gilt gleichzeitig als Fälligkeitstermin (siehe Abschnitt 21.5 auf S. 334) für den Beleg. Bestätigt von/am: Diese Felder sind ohne Funktion Buchungsbemerkungen Der Dialog Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt 11.1 auf S. 121) ist eine zentrale Anlaufstelle im Rahmen der Abrechnung. Eine seiner Funktionen besteht darin, Buchungsbemerkungen zu verwalten. Bitte lesen hierzu auch die Informationen im Konzeptteil (siehe Abschnitt 20.2 auf S. 321) der Dokumentation. Im aktuellen Dialog wird die Bemerkungsverwaltung über ein eigenständiges Register angeboten. Dieser Programmbaustein ist über drei weitere Programmschnittstellen mit gleicher Funktionalität und gleichem Aufbau erreichbar: 1. Kundenmenü (siehe Abschnitt auf S. 38) 2. Buchung bestätigen (siehe Abschnitt auf S. 47) 3. Buchungen betrachten (siehe Abschnitt auf S. 47) Die Ausführungen zum Dialog finden Sie im Kapitel Buchungsbemerkungen (siehe Abschnitt auf S. 54) unterhalb des Kapitels Buchungen betrachten (siehe Abschnitt auf S. 47). Es handelt sich dort um den exakt gleichen Dialog zur Verwaltung von Buchungsbemerkungen, der dort in etwas anderem Zusammenhang erreicht wird Abrechnungstest Der Dialog Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt 11.1 auf S. 121) ist eine zentrale Anlaufstelle im Rahmen der Abrechnung. Eine Funktion besteht darin, den Preis einer Fahrt testweise zu ermitteln. Dabei meint testweise, dass der hier ermittelte Preis tatsächlich nur Testzwecken dient. Er wird nicht gespeichert bzw. der Fahrt nicht fest zugeordnet. Insbesondere ändert sich durch einen Abrechnungstest nicht der Abrechnungszustand (siehe Abschnitt 21.4 auf S. 329) einer Buchung. Die Möglichkeit zu einem Abrechnungstest wird noch in zwei weiteren Dialogen angeboten: Zum einen befindet sich innerhalb des Dialogs Buchungen betrachten (siehe Abschnitt 8.2 auf S. 53) der Abrechnungstest im Kontextmenü markierter Fahrten in identischem Funktions- und Ausgabedesign. Zum zweiten können Sie bereits im Rahmen jeder Buchungsbestätigung (siehe Abschnitt auf S. 47) die voraussichtlichen Kosten per Mausklick abfragen. Den Abrechnungstest müssen Sie für jede Fahrt einzeln anstoßen. Auf Wunsch lässt sich der Vorgang im aktuellen Dialog allerdings auch teilweise automatisieren (siehe Abschnitt auf S. 151). Markieren Sie zunächst die relevante Fahrt in der Fahrtdaten-Tabelle (siehe Abschnitt auf S. 124). Damit laden Sie die zugehörigen Fahrtinformationen in den Bearbeitungsbereich (siehe Abschnitt auf S. 123).

159 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 150 Wechseln Sie nun innerhalb des Bearbeitungsbereichs in das vierte bzw. letzte Register Abrechnungstest. Abbildung 187: Achten Sie darauf, dass Sie das richtige Register ausgewählt haben. Mit Hilfe der Trennlinie (1) können Sie das Anzeigefenster für die Ausgabe des Abrechnungsskripts größer ziehen. Betätigen Sie in der Funktionsleiste die Funktion Abrechnung testen (2). Das Berechnen bzw. die Ausgabe des Ergebnisses kann einige wenige Sekunden Zeit in Anspruch nehmen. Im Bearbeitungsbereich (siehe Abschnitt auf S. 123) werden nun drei Ausgaben erzeugt. 1. Tabelle mit den impliziten Fahrtbelegen 2. Ergebniszeile mit Gesamtkosten 3. Protokoll des Abrechnungsskripts Abbildung 188: Der Abrechnungstest liefert die Gesamtkosten (2), die Aufschlüsselung in Einzelbelege (1), sowie die zugehörige Protokollausgabe (3).

160 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 151 Belegtabelle Der Rechnungstest gibt eine Tabelle mit allen impliziten Fahrtbelegen zur Fahrt aus (1). Die Anzahl der Zeilen entspricht der Anzahl der impliziten Fahrtbelege, die über das Abrechnungsskripts (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 326) aus der Fahrt abgeleitet werden. Jede Zeile der Tabelle trägt die Informationen genau eines der ermittelten impliziten Fahrtbelege. In den meisten Fällen wird es mindestens je eine Zeile für Zeit- und Streckenkosten geben. Zusätzlich fallen ggf. weitere Belege an. Die einzelnen Spalten der Tabelle haben folgende Bedeutung: Abrechnungsmodul: Zeigt an, ob die Edward (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 325)-, Viking (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 325)- oder Jojoba-Engine (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 326) eingesetzt wird. Dieser Wert wird vom Programm- Administrator in den Anbieterdaten (siehe Abschnitt 7.6 auf S. 32) voreingestellt. Regel: Beim Einsatz der Jojoba-Engine erscheint hier der Name des Jython-Skripts für Fahrtkosten. Dieser Wert wird vom Programm-Administrator in den Anbieterdaten (siehe Abschnitt 7.6 auf S. 32) voreingestellt. Beim Einsatz der Edward- oder Viking-Engine sind die Regelnamen fest hinterlegt. Preistyp: Entspricht der Kostenart des angezeigten Belegs. Beim Einsatz der Jojoba-Engine müssen die Kostenarten (siehe Abschnitt auf S. 220) in EBuS definiert werden. Für Edward und Viking sind die Kostenarten fest hinterlegt. Untertyp: Gibt es nur für Edward und Viking. Sie sind ebenfalls fest hinterlegt. Betrag: Zeigt den errechneten Betrag des einzelnen Belegs in Brutto an. Berechnete Einheiten: Gibt es nur für Edward und Viking. Einheiten sind z.b. Stunden oder km. Bemerkung: Frei-Form-Text, der von Jojoba-Skripten belegbegleitend erzeugt werden kann. Protokoll des Abrechnungsskripts Im untersten Bereich des Dialogs erscheint das Protokollfenster (3) des Abrechnungsskripts. Dort werden ggf. Zusatzausgaben und Fehlermeldungen des Abrechnungsskripts ausgegeben. Je nachdem, wie komplex die Tarifregeln bzw. wie gesprächig das Abrechnungsskript eines Anbieters ausfallen, kann der Protokolltext lang oder kurz sein und für den Standard-Programmbediener mehr oder weniger aufschlussreich. Die Größe dieses Ausgabefensters lässt sich durch Verschieben der dicken Trennlinie oberhalb dieses Fensters nach oben vergrößern (siehe Abbildung oben). Automatischer Abrechnungstest In der rechten unteren Ecke des Dialogs können Sie die Option Abrechnung bei jedem Speichern testen aktivieren. Abbildung 189: Wenn Sie diese Option aktivieren, führt EBuS den Abrechnungstest beim Bearbeiten bzw. Speichern einer Fahrt automatisch durch.

161 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 152 Wohlgemerkt wird der Preis auch dann testweise nur ermittelt, wenn Sie Fahrten bearbeiten und anschließend speichern. Die Einstellung für diese Option bleibt fahrzeugübergreifend bestehen. Wird der Dialog aber zwischenzeitlich geschlossen und wieder neu geöffnet, muss das Häckchen bei Bedarf neu gesetzt werden. Mögliche Fehler Im laufenden Betrieb wird der Abrechnungstest i.d.r. korrekt durchlaufen. Die der Fahrt zugehörigen Belege sowie die Gesamtkostensumme erscheinen als Ergebnis. Sollten keine Belegzeilen erscheinen, kann dies ein Hinweis auf eine irrelevante Fahrt (siehe Abschnitt 1 auf S. 167) Fahrt sein. In diesem Fall produziert das Abrechnungsskript eine Ausgabe im Protokollfenster, die Belegtabelle bleibt jedoch leer. Das Abrechnungsmodul arbeitet eine Fahrt also ab, erzeugt jedoch keine Belege für die Fahrt, sie wird auf keiner Rechnung auftauchen. Achten Sie daher ggf. auf den Abrechnungszustand (siehe Abschnitt 21.4 auf S. 329) der Fahrten, der in der Fahrtentabelle mit ausgegeben wird. Eine leere Belegtabelle kann aber auch Hinweis auf eine nicht korrekt abgerechnete Fahrt sein. Die Ursache ist vom Abrechnungsmodul abhängig: Einsatz der Jojoba-Engine: Das Skript läuft nicht vollständig durch, sondern bricht an einer bestimmten Stelle ab. Es kann sich dann um einen Fehler im Skript handeln. Um den Fehler aufspüren zu können, wird die Zeilennummer ausgegeben, in der das Skript abgebrochen hat. Der verantwortliche Mitarbeiter muss verständigt werden. Ebenso kann es sich auch um einen fehlerhaften Datensatz handeln. Z.B. entsprechen die Kunden- oder Fahrtdaten nicht den Voraussetzungen für eine Abrechnung. Ein gutes Skript sollte kontrolliert mit einem entsprechenden Hinweis abbrechen. Der Datenfehler muss behoben werden. Einsatz von Edward oder Viking: Grundlage für die Abrechnung sind u.a. die beiden Tabellenwerke membertopricegroup und bookeetopricegroup. Sollte eine Fahrt über die dort hinterlegten Regeln nicht aufgefangen werden, ist keine Berechnung möglich Aufgaben (Dieser Dialog befindet sich momentan in Bearbeitung.) Der Dialog Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt 11.1 auf S. 121) ist eine zentrale Anlaufstelle im Rahmen der Abrechnung. Eine seiner Funktionen besteht darin, Aufgaben zu verwalten, die in Zusammenhang mit Buchungen stehen. Damit bietet der Dialog eine wichtige Schnittstelle zum eigentlichen Aufgabenmanagementsystem (siehe Abschnitt 23 auf S. 389) von EBuS. Die Auslagerung der Aufgabenbearbeitung in diesen Dialog beschränkt sich aber tatsächlich auf die Aufgaben, die mit einer Buchung verknüpft sind. Aus dem aktuellen Dialog heraus können also nur Aufgaben bearbeitet werden, die zuvor mit einer Buchung verknüpft worden sind. Andersherum ist jede neue Aufgabe, die aus diesem Dialog heraus erstellt wurde, immer automatisch mit einer bestimmten Buchung verknüpft. An einer weiteren Stelle im Programm wiederholt sich Aufgabenbearbeitung von buchungsverknüpften Aufgaben im gleichen Stil: Im Rahmen des Dialogs Buchungen betrachten (siehe Abschnitt 8.2 auf S. 53) ist es genauso möglich, solche Aufgaben zu erstellen und zu bearbeiten. Die folgenden Ausführungen gelten daher für die Aufgabenbearbeitung in beiden Programmteilen. Der aktuelle Dialog bietet den Zugang zu gleich zwei wichtigen Funktionen im Bereich des Aufgabenmanagements: 1. Eine neue Aufgabe erstellen. Der zugehörige Dialog wird über das Kontextmenü im Anzeigebereich (siehe Abschnitt auf S. 123) geöffnet. Er entspricht im Aufbau dem Dialog Neue Aufgabe (siehe Abschnitt 12.1 auf S. 242), wie er im Bereich des Aufgabenmanagement (siehe Abschnitt 23 auf S. 389) heraus gestartet wird. Er verwaltet allerdings eine interessante Zusatzinformation, die nur an dieser Stelle im Programm sichtbar wird. Im folgenden Unterkapitel finden Sie die zugehörige Beschreibung, womit sich der

162 28. Januar Tankbelege erfassen 153 Dialog durch diese Kleinigkeit vom Ursprungsdialog unterscheidet. Die eigentliche Einführung in den Dialog finden Sie vorab im Kapitel Neue Aufgabe (siehe Abschnitt 12.1 auf S. 242) im Themenbereich des Aufgabenmanagementsystems. 2. Eine bestehende Aufgabe bearbeiten. Dies geschieht im Bearbeitungsbereich des Dialogs. Stellen Sie sicher, dass das richtige Register Aufgaben aktiviert ist. Der Aufbau entspricht exakt dem Dialog Aufgaben bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 255) im Aufgabenmanagementsystems und wird hier nicht erneut erläutert. Abbildung 190: Hier werden Aufgaben angezeigt, die bereits mit der Buchung verknüpft wurden. Die Darstellung entspricht dem Aufbau des Dialogs "Aufgabe bearbeiten" aus dem Aufgabenmanagement in EBuS. Abbildung 191: Über den "Ändern" Button öffnen Sie den Dialog zum Bearbeiten der Aufgabe. Die Funktionsweise entspricht dem Dialog "Aufgaben bearbeiten" aus dem Aufgabenmanagement in EBuS. Das Bearbeiten und Anlegen von Aufgaben erfordert bestimmte Voraussetzungen (siehe Abschnitt 12 auf S. 241). Neue Aufgabe erstellen Tankbelege erfassen Sie erreichen diesen Dialog über das Hauptmenü Abrechnung. Es handelt sich um einen Dialog, der darauf zugeschnitten ist, Tankbelege zu erfassen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Belege zur Erstattung an den Kunden

163 28. Januar Tankbelege erfassen 154 geltend gemacht werden sollen oder eine Abwicklung über eine Tankkarte stattgefunden hat. Für weitere Informationen zum Thema lesen Sie bitte im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 348) der Dokumentation. Die Dialogstruktur ähnelt der Struktur des Dialogs Fahrtdaten bearbeiten. Er gliedert sich in drei Hauptbereiche: 1. Der obere Bereich (1) dient zum Filtern (siehe Abschnitt auf S. 154) von Fahrzeug und Fahrtzeit. 2. Im mittleren Tabellenbereich (2) werden bereits erfasste Tankbelege angezeigt, die in den Zeitfilter und das angewählte Fahrzeug passen. 3. Der untere Bereich (3) dient der Bearbeitung. Hier können Sie neue Tankbelege eingeben bzw. bestehende Belege bearbeiten. Abbildung 192: Der Dialog besitzt mit seiner Dreiteilung die gleiche Struktur wie der Kerndialog "Fahrtdaten bearbeiten". Die Eingabe von Tankbelegen wird in diesem Dialog durch EBuS erheblich vereinfacht. Damit Sie Tankbelege überhaupt erfassen können, müssen allerdings bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein: 1. In der entsprechenden Stammdatentabelle müssen Kraftstoffe (siehe Abschnitt auf S. 83) hinterlegt sein. Ist dies nicht vorbereitet, so erscheint direkt bei Aufruf des Dialogs eine Warnung. 2. Sofern Sie Tankkarten einsetzen, sollten Sie zunächst die zugehörigen Daten der Tankkarten (siehe Abschnitt 9.9 auf S. 79) einpflegen, sowie die Zuordnung zum Buchungsziel (siehe Abschnitt auf S. 81) oder Realobjekt (siehe Abschnitt auf S. 82) vornehmen. Abbildung 193: EBuS meldet beim Aufruf des Dialogs, wenn keine Kraftstoffe hinterlegt sind Fahrtauswahl (Filter) EBuS erwartet bei der Erfassung von Tankbelegen (siehe Abschnitt 11.2 auf S. 153) immer die Information, welcher Fahrt ein Beleg zuzuordnen ist. Dies ist sinnvoll, da i.d.r. jede Tankbefüllung mit einer Buchung einhergeht.

164 28. Januar Tankbelege erfassen 155 Die Verknüpfung von Tankbeleg und Buchung ist ein wichtiges Merkmal in der Tankbelegverwaltung von EBuS. Wenn Sie den Dialog aufrufen, ist es daher zunächst erforderlich, die Buchungsverknüpfung für den nächsten Beleg bzw. die nächsten Belege herzustellen. Dazu müssen Sie zunächst folgende zwei Angaben machen: 1. Zeitintervall (über den Sie Belege eingeben wollen) 2. Buchungsziel bzw. Realobjekt Zunächst geben Sie bitte den Zeitraum an, über den Sie Tankbelege eingeben wollen. Diese Eingabe ist in jedem Fall erforderlich. Sie müssen dazu das Start- und Endedatum (siehe Abschnitt 5 auf S. 15) des relevanten Zeitraums in die Felder von und bis eintragen. Wenn Sie mehrere Belege über einen breiteren Zeitraum erfassen wollen, sollten Sie gleich zu Beginn den Zeitfilter entsprechend weit fassen. Das erspart Ihnen den mehrfachen Filteraufbau. Abbildung 194: Bitte tragen Sie in die Datumsfelder den Zeitraum an, über den Sie Tankbelege erfassen möchten. Starten Sie dann mit "Suchen". Sobald mindestens die Zeitfelder ausgefüllt sind, können Sie mit der Funktion Suchen den Filter aktivieren. Dadurch erwacht im Dialog der zweite Filter Buchungsziele aus dem grauen Zustand. In dieses Pulll-Down- Menü werden jetzt alle Buchungsziele geladen, welche im Suchzeitraum mindestens teilweise einem Stellplatz zugeordnet waren. Bitte klicken Sie auf dieses Menü, um die sortierte Liste der Buchungsziele voll einzusehen. Sollten Sie in EBuS auf Basis von Realobjekten (siehe Abschnitt 19.5 auf S. 308) arbeiten, so erscheinen hier Namen und Nummern der Realobjekte (siehe Abschnitt auf S. 70). Abbildung 195: Sobald Sie Ihre Zeitbedingung angegeben haben, erscheinen in der Pull-Down-Liste alle Fahrzeuge, die im gesuchten Zeitraum einem Stellplatz zugeordnet waren. Die Sortierung dieser Liste lässt sich über die Anbietereinstellungen (siehe Abschnitt 13.1 auf S. 263) voreinstellen. Dort können Sie auswählen, ob die Fahrzeuge nach interner Nummer oder nach ihrem Namen sortiert in der Liste erscheinen. Sobald Sie die Rahmenbedingungen eingestellt haben, wird der Bearbeitungsbereich frei gegeben. Mit Hilfe der Funktion Neu können Sie nun beginnen, Belegdaten zu erfassen (siehe Abschnitt auf S. 156). Wenn Sie später Fahrten über andere Zeitintervalle hinweg suchen wollen, so überschreiben Sie bitte Ihre letzten Angaben in den Datenfeldern zum Zeitraum. Starten Sie anschließend die Suche nach den neuen Kriterien wieder über die Funktion Suche an. Sogleich passt sich die Auswahl der zugehörigen Buchungsziele und der Tabelleninhalt an.

165 28. Januar Tankbelege erfassen Tankbelege erfassen Nachdem Sie den Fahrtenfilter (siehe Abschnitt auf S. 154) gesetzt haben, erwartet EBuS die Eingabe von Tankbelegen für das ausgewählte Buchungsziel innerhalb des angegebenen Zeitintervalls. Sollten bereits Tankbelege erfasst sein, welche in diesen Filter passen, so werden diese im Tabellenbereich angezeigt. Sie haben nun die Möglichkeit, neue Belege zu erfassen bzw. bestehende Belege zu bearbeiten. Neue Tankbelege erfassen Die Belegerfassung erfordert mindestens folgende drei Informationen: 1. Datum des Belegs 2. Menge Kraftstoff 3. Preis (Beleghöhe) Weitere Werte werden entweder auf einen Standard-Wert gesetzt oder können bei Bedarf ergänzt werden. Bitte klicken Sie zunächst in der Funktionsleiste auf Neu. Geben Sie nun als erstes in die entsprechenden Felder Datum und Uhrzeit des Belegs ein. Abbildung 196: Um einen neuen Beleg zu erfassen, klicken Sie auf "Neu" und geben anschließend das Datum des Tankbelegs inklusive Uhrzeit in die Maske ein. EBuS prüft simultan, welche Buchung zum angegebenen Buchungsziel und Zeitraum passt. Liegt eine passende Buchung vor, so blendet EBuS nach Eingabe des Datums/Uhrzeit die zugehörigen Daten ein. Dies beinhaltet: 1. Ausgabe der Kundennummer und Name in den Feldern Erstatten an. 2. Ausgabe der Buchungsinformationen in Form von Buchungs-Sequenznummer, Buchungsziel und Buchungszeitraum in den Feldern Buchung zuordnen Wenn EBuS keine Buchung zuordnen kann, so bleiben die erwähnten Felder nach Eingabe des Belegdatums weiterhin leer. Die aktuelle Programmversion ermöglicht keine manuelle Ergänzung von Buchungszuordnung und Kundennummer. Es ist entsprechend nicht möglich, einen Tankbeleg zu erfassen, zu dessen Belegdatum keine Fahrt in EBuS passt. Bitte geben Sie als nächstes im Nachbarfeld die Art des Kraftstoffes an. Sie können dazu aus der Drop-Down- Liste wählen. Dort werden Ihnen alle hinterlegten Kraftstoffarten (siehe Abschnitt auf S. 83) zur Auswahl angezeigt. Anschließend übertragen Sie bitte im nächsten Feld die Menge des getankten Kraftstoffes in l, cm3 oder kg. Dann tragen Sie bitte in der nächsten Zeile die Summe (Preis) des Tankbelegs ein. Sobald Menge und Betrag eingegeben sind, errechnet EBuS automatisch den Grundpreis des Kraftstoffes pro l bzw. cm3. Auf diese Weise können Ihnen grobe Fehler bei der Eingabe leichter ins Auge fallen.

166 28. Januar Tankbelege erfassen 157 Abbildung 197: Ganz automatisch sucht EBuS anhand von Buchungsziel und Belegdatum die passende Fahrt heraus. Abbildung 198: Sobald Sie Menge und Betrag des Tankbelegs übertragen haben, ergänzt EBuS zur Kontrolle automatisch den Grundpreis des Kraftstoffs. In der nächsten Zeile können Sie aus der Drop-Down-Liste den Bezahlweg für den Beleg einstellen. Vorgegeben ist dort zunächst der Wert Bargeld. Dies bedeutet zum einen, dass der Kunde den Kraftstoff per Bargeld bezahlt hat. Gleichzeitig wird damit jedoch auch gekennzeichnet, dass dieser Beleg zur Erstattung verpflichtet. Entsprechend ist das Optionsfeld Erstatten an per Häckchen aktiviert. Eine Erstattung sieht EBuS ebenfalls für die Bezahlwege EC-Karte und Kreditkarte vor. Abbildung 199: Bitte geben Sie an, wie der Kunde den Tankbeleg bezahlt hat. Die Bezahlung per Bargeld wie im Beispiel, aktiviert sogleich die Erstattungsoption für diesen Beleg (Häckchen). Sie können die Erstattungsoption auch manuell ausschalten. In diesem Fall wird in der späteren Belegerstattung (siehe Abschnitt 11.3 auf S. 159) für diesen Tankbeleg kein Erstattungsbeleg abgeleitet. (Das Ausschalten ist in der aktuellen EBuS-Version noch nicht möglich).

167 28. Januar Tankbelege erfassen 158 Stellen Sie hingegen den Wert auf Tankkarte so erlischt gleichzeitig die Erstattungsoption. Entsprechende Tankbelege werden deshalb bei der Tankbelegerstattung nicht berücksichtigt, sondern dienen lediglich statistischen Zwecken. Die Unterscheidung zwischen Bargeld/EC- und Kreditkarte ist für die Weiterbehandlung des Belegs nicht entscheidend und wird als Information auch nicht auf der Kundenrechnung ausgegeben. Abbildung 200: Hat ein Kunde mit einer Tankkarte gezahlt, so erlischt die Erstattungsoption (Häckchen aus). Gleichzeitig zeigt EBuS den Namen der Tankkarte an, welche dem Fahrzeug zu diesem Zeitpunkt zugeordnet war - im Beispiel "Tanke 27914". Sie haben die Möglichkeit, den Tankbeleg einem anderen Kunden zuzuordnen. EBuS geht zunächst davon aus, dass der Tankbeleg dem Kunden gehört, auf dessen Name bzw. Kundennummer die Buchung läuft. Diese Zuordnung ändern Sie, indem Sie ins Eingabefeld von Erstatten an die ursprüngliche Kundennummer mit einer anderen überschreiben. Betätigen Sie im Anschluss die Entertaste, damit EBuS die zugehörigen Kundendaten ergänzt. Die veränderten Kundendaten werden damit automatisch Eigenschaft des Belegs. Wird aus dem Tankbeleg später ein Erstattungsbeleg erzeugt, so wird dieser dem neuen Kunden zugeordnet. Bei Bedarf können Sie noch Angaben zur Tankstelle bzw. eine Belegbemerkung anfügen. Die Bemerkung wird im Rechnungstext ausgegeben. Sie schließt sich auf der Rechnung hinter dem üblichen Belegkommentar (siehe Abschnitt auf S. 349) an. Sie können den Beleg nun erfolgreich abspeichern. Abbildung 201: Wenn Sie alle erforderlichen Daten eingegeben haben, wird der "Speichern"-Knopf aktiv. Nach erfolgreichem Speichern erscheint der neue Tankbeleg in einer Zeile der Tabelle. Liegt eine Belegbemerkung vor, so wird sie durch das " " in der betreffenden Spalte symbolisiert. Ändern von bereits erfassten Tankbelegen Zum Ändern eines Tankbelegs markieren Sie bitte die relevante Zeile in der mittleren Tabellenansicht des Dialogs. Nehmen Sie nun Ihre Änderungen vor und speichern Sie den veränderten Datensatz anschließend ab. Sollte für den Tankbeleg bereits ein Erstattungsbeleg (siehe Abschnitt 11.3 auf S. 159) produziert worden sein, so wird dieser automatisch wieder gelöscht. Dies gilt auch, wenn der Erstattungsbeleg (siehe Abschnitt auf S. 349) bereits einer Rechnung zugeordnet (siehe Abschnitt 11.6 auf S. 168) war.

168 28. Januar Tankkosten erstatten 159 Gehört der Erstattungsbeleg zu einer bereits vorläufig verbuchten Rechnung, so kann er nicht mehr editiert werden. EBuS gibt ggf. in der Statuszeile eine entsprechende Fehlermeldung. Die vorläufige Verbuchung der Rechnung müsste zunächst zurückgezogen werden, um den Beleg noch einmal verändern zu können. Ist die zugehörige Rechnung bereits endgültig verbucht, kann der Tankbeleg grundsätzlich nicht mehr verändert werden Tankkosten erstatten Sie erreichen diesen Dialog über das Hauptmenü Abrechnung. Er dient dazu, den Kunden Auslagen für das Betanken von Fahrzeugen zu erstatten. Dazu verarbeitet das Programm die Daten der Tankbelege, die Sie selber zuvor manuell in EBuS erfasst haben (siehe Abschnitt auf S. 156). In Reihenfolge betrachtet müssen Sie also zunächst die eingereichten Tankbelege der Kunden in EBuS übertragen, anschließend erzeugt EBuS daraus im aktuellen Dialog fahrtabhängige explizite Belege (siehe Abschnitt 21.3 auf S. 328). Voraussetzungen Damit EBuS Tankkosten erstatten kann, müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein. 1. Die von den Kunden eingereichten Tankbelege müssen in EBuS erfasst (siehe Abschnitt auf S. 156) worden sein (s.o.). 2. Die Tankbelege müssen für eine Erstattung gekennzeichnet sein. Diese Kennzeichnung nimmt EBuS automatisch aufgrund des Bezahlwegs für Tankbelege vor. Tankbelege, die bar oder per Kredit/EC-Karte bezahlt wurden, gelten automatisch als erstattungspflichtig. Diese Kennzeichnung (siehe Abschnitt auf S. 156) lässt sich jedoch auch manuell ausschalten. Für Tankbelege, die der Kunde über eine Tankkarte bezahlt hat, ermöglich EBuS generell keine Erstattung. 3. Es muss hinterlegt sein, über welche Kostenart die Tankkostenerstattungen abgerechnet werden. Diese Angabe müssen Sie in den Anbietereinstellungen einmalig vornehmen. Dabei können Sie zwischen allen vorhandenen Kostenarten (siehe Abschnitt auf S. 220) wählen. Diese Kostenart wird dann jedem expliziten Beleg zugeordnet, der aus der Tankkostenerstattung heraus erzeugt wird. Durchführung Bitte geben Sie zunächst das Zeitintervall ein, über das Sie Tankkosten erstatten wollen. Dazu tragen Sie das Startund Endedatum des relevanten Zeitraums in die obere Zeile. Beim Neuöffnen des Dialogs lädt EBuS automatisch das Zeitintervall aus der letzten Bearbeitung in diesem Dialog. Dieses müssen Sie ggf. überschreiben. Gehen Sie anschließend auf Tankbelege suchen. EBuS sucht nun alle Tankbelege, die bisher erfasst wurden und deren Belegdatum in das gewünschte Zeitintervall passen. Dabei wird auch die Uhrzeit mitberücksichtigt. Beachten Sie also bitte, dass z.b. das Endedatum :00 Uhr keinesfalls alle Belege vom miteinschließt. Wenn Sie wie im Beispiel alle Belege aus Januar ins Boot holen wollen, wählen Sie bitte als Zeitintervall :00 Uhr bis :00 Uhr. Abbildung 202: Im Beispiel werden alle Belege gesucht, die im Zeitraum Januar 2008 erfasst wurden. Geben Sie das Intervall ein und betätigen Sie anschließend "Tankbelege suchen". In der Mitte des Dialogs gibt EBuS nun aus, wieviel erstattungsfähige Belege im System bekannt sind. Als erstattungsfähig gelten alle erfassten Tankbelege, die nicht per Tankkarte bezahlt wurden. Die Anzahl der gefundenen Belege wird darunter noch einmal differenziert: Hat EBuS bereits Erstattungsbelege für einzelne Tankquittungen

169 28. Januar Tankkosten erstatten 160 erstellt, so erscheint die entsprechende Anzahl in der Zeile darunter ( mit Erstattungsbeleg ). Alle noch offenen Tankbelege werden als ohne Erstattungsbeleg gemeldet. Abbildung 203: Im Beispiel wurden für den durchsuchten Zeitraum drei Tankbelege gefunden. Keiner der Tankbelege wurde bislang mit einem Erstattungsbeleg verbunden. Um die Erstattung anzustoßen, gehen Sie nun bitte auf Belege erzeugen. Die Ausgabe in der Dialogmitte verändert sich entsprechend. In der Regel sollten alle erstattungsfähigen Belege nun in der Zeile mit Erstattungsbeleg gemeldet werden. Nach Abschluss der Bearbeitung meldet EBuS außerdem in einer Statuszeile unterhalb, wieviele erstattungsfähige Tankbelege bearbeitet wurden. Im besten Fall wurden alle Belege erfolgreich bearbeitet. Ist dies nicht der Fall, meldet EBuS entsprechende fehlerhafte Bearbeitungen. Abbildung 204: Im Beispiel sind für alle drei Tankbelege erfolgreich Erstattungsbelege erzeugt worden. Falls Fehler in der Bearbeitung vorliegen, können Sie die Details über die Funktion Fehler anzeigen aufrufen. Es öffnet ein neues Programmfenster, in dem Sie erfahren, welcher Beleg mit welchem Fehler abgebrochen hat. Die Produktion der Erstattungsbelege lässt sich in den einschlägigen Dialogen nachvollziehen. Da es sich um fahrtabhängige explizite (siehe Abschnitt 21.3 auf S. 328) Belege handelt, können sie im Zusammenhang mit den Fahrten aufgerufen werden. Dies geschieht im Dialog Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 146). Wurde der ursprüngliche Tankbeleg jedoch ohne Buchungsbezug angelegt, so wird der daraus erstehende Erstattungsbeleg fahrtunabhängig und somit dem Kunden zugeordnet. Er ist dann i.d.r. im Kundenmenü sichtbar. Wie alle anderen expliziten Belege stehen sie direkt nach Erzeugung im Status abrechenbar (siehe Abschnitt auf S. 332) und können bei der nächsten Belegzuordnung (siehe Abschnitt 11.6 auf S. 168) mitberücksichtigt werden. Sie können ferner im Dialog Tankbelege erfassen (siehe Abschnitt 11.2 auf S. 153) prüfen, ob für einen Tankbeleg bereits ein Erstattungsbeleg erzeugt wurde. Passen Sie dazu im Dialog den Fahrtenfilter (siehe Abschnitt

170 28. Januar Tankkosten erstatten 161 Abbildung 205: Im Beispiel wurde offensichtlich die Zuordnung einer Kostenart zu Tankbelegen wieder entfernt. EBuS bricht bereits nach dem ersten Versuch der Belegerstattung mit der entsprechenden Fehlermeldung ab. auf S. 154) entsprechend den Belegdaten an, damit der Beleg in den Tabellenbereich geladen wird. Werfen Sie einen Blick auf die Spalte mit der Überschrift Erstattungsabrechn.. Dieses Feld bleibt leer, solange kein Erstattungsbeleg erzeugt wurde. Andernfalls wird dort der Abrechnungszustand (siehe Abschnitt 21.4 auf S. 329) des Erstattungsbelegs angezeigt. Unterbrechen oder Rücknahme von Erstattungsbelegen Sie haben die Möglichkeit, die Bearbeitung der Belege im laufenden Prozess anzuhalten. Drücken Sie in diesem Fall in der Funktionszeile den Button Anhalten. Die Produktion von Erstattungsbelegen wird dann unterbrochen. Bereits bearbeitete Belege bleiben von der Unterbrechnung jedoch unberührt. Wurden also bereits Erstattungsbelege erzeugt, so bleiben diese bestehen. Sie können die Erstattung von Tankbelegen jedoch auch völlig zurückziehen. In diesem Fall werden die produzierten Erstattungsbelege wieder gelöscht. EBuS kennt drei Wege der Rücknahme. Rücknahme mehrerer Belege über das Kriterium des Belegdatums Im ersten Fall lehnen Sie die Rücknahme an einen bestimmten Zeitfilter an. D.h., Sie bestimmen im aktuellen Dialog wie schon für die Produktion von Erstattungsbelegen zunächst ein Zeitintervall und gehen auf Tankbelege suchen. Über die Funktion Belege verwerfen löschen Sie in der Folge alle Erstattungsbelege, die in den angegebenen Zeitfilter passen. In der Übersichtsliste des Dialogs sollten alle Tankbelege mit Erstattungsbeleg denselben wieder verlieren. Halbautomatische Rücknahme eines Einzelbelegs Ein bereits erstellter Erfassungsbeleg wird auch gelöscht, wenn Sie an den Daten des zu Grunde liegenden Tankbelegs noch einmal etwas ändern. Die Änderung nehmen Sie im Dialog Tankbelege erfassen (siehe Abschnitt 11.2 auf S. 153) vor. Sobald Sie den geänderten Beleg speichern, wird der zugehörige Erstattungsbeleg automatisch gelöscht. Im aktuellen Dialog wird dies sichtbar in der Tabellenspalte Erstattungsabrechn.. Während dort zuvor der Abrechnungszustand des Erstattungsbelegs ausgegeben wurde, wird das Feld nun wieder geleert. Direktes Löschen eines Einzelbelegs Sie können einen einzelnen Erstatttungsbeleg auch ganz direkt löschen. Dazu laden Sie den Beleg bitte in den Dialog Fahrtdaten bearbeiten ins Register Explizite Belege. Markieren Sie den Beleg als obsolet.

171 28. Januar Tankrechnungen betrachten und importieren 162 Die Rücknahme bzw. das Löschen eines Belegs ist auch noch möglich, wenn die Erstattungsbelege bereits einer Rechnung zugeordnet wurden. In diesem Fall werden die Erstattungsbelege wieder von der Rechnung entkoppelt und gelöscht. Ist die zugehörige Rechnung bereits vorläufig verbucht, können die Erstattungsbelege nicht mehr gelöscht werden. Die vorläufige Verbuchung der Rechnung müsste zunächst widerrufen werden. Für Erstattungsbelege auf endgültig verbuchten Rechnungen ist keine Rücknahme mehr möglich. Sie müssten bei Bedarf eine Stornierung (siehe Abschnitt auf S. 200) vornehmen Tankrechnungen betrachten und importieren Sie erreichen dieses Fenster über den Hauptmenüpunkt Abrechnung. Das Fenster gibt eine tabellerische Übersicht über alle vom Kraftstoffunternehmen importierten Tankrechnungen. Sie können über den Knopf Tankrechnungen importieren weitere Tankrechnungen vom Krafstoffunternehmen im.ifc-format importieren. Außerdem können zu jeder Tankrechnung alle einzelnen Tankvorgänge angezeigt und auf Unregelmäßigkeiten überprüft werden. Dieses Fenster dient damit vor allem der Tankkontrolle. Lesen Sie dazu auch die Seite Tankkontrolle (siehe Abschnitt auf S. 350) im Konzeptteil. Abbildung 206: Dialogfenster Tankrechnungen betrachten und importieren Tankrechnungen importieren Um eine neue Tankrechnung zu importieren, drücken Sie lediglich den Knopf Tankrechnung importieren... im unteren Bereich des Fensters. Es öffnet sich ein Dateiauswahl-Fenster. Wählen Sie die Rechnungsdatei (im.ifc- Format) aus, die Sie importieren möchten und klicken Sie auf öffnen. Daraufhin wird die neue Rechnung importiert und in der Liste angezeigt. Tankrechnungen betrachten Um eine Tankrechnung zu betrachten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Zeile und klicken auf Tankrechnungselemente anzeigen... Abbildung 207: Auswahl einer Rechnung im Dialogfenster "Tankrechnungen betrachten und importieren" Es öffnet sich ein neues Fenster mit einer Detailanzeige aller Tankvorgänge, die zu der Rechnung gehören: Filter Die Anzeige der Daten kann eingeschränkt werden, indem mit den entsprechenden Kontrollkästchen Filter aktiviert werden. Die Filter werden erst wirksam, nachdem Sie den Knopf Filter anwenden gedrückt haben. Folgende Filter sind möglich:

172 28. Januar Tankrechnungen betrachten und importieren 163 Abbildung 208: Elemente zu Tankrechnung X betrachten Fehlende Kartenzuordnung: Der Tankkarte ist kein Eintrag in EBuS zugeordnet. Unbekanntes Buchungsziel/Realobjekt: Der Tankkarte ist kein Fahrzeug zugeordnet (Buchungsziel oder Realobjekt). Unbekannte Buchung: Zum Bezahlzeitpunkt gab es keine Buchung auf das Fahrzeug, das der Tankkarte zugeordnet ist. Fehlender Tankbeleg: Es wurde kein Beleg erzeugt. Spalten Aufgabe: Ist dieses Kontrollkästchen ausgewählt, so ist in EBuS eine Aufgabe angelegt, die mit diesem Tankvorgang verknüpft ist. Aufgaben können von EBuS automatisch erzeugt werden, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind. Diese Kriterien können Sie einstellen über Verwaltung > Anbietereinstellungen bearbeiten > Tankrechnungsaufgaben. Sie können auch manuell eine Aufgabe zu dem Tankvorgang erstellen (per Rechtsklick, s.u.) Tankkarte: Wenn die Tankkarte in EBuS bekannt ist, wird ihr Name hier angezeigt. Andernfalls wird die interne Seriennummer der Tankkarte angezeigt. Buchungsziel/Realobjekt: In dieser Spalte wird das Fahrzeug (Buchungsziel oder Realobjekt) angezeigt, welches der Karte zugeordnet ist. Ist der Karte kein Fahrzeug zugeordnet, wird unbekannt angezeigt. Buchung: In dieser Spalte wird die interne Buchungsnummer der Buchung angezeigt, während der mit der Tankkarte bezahlt wurde. Ist keine Buchung zugeordnet, wird unbekannt angezeigt. Vergleich mit: In dieser Spalte überprüft EBuS, ob die Zahlung während der Fahrtzeit einer Buchung erfolgte. Ist dies der Fall, so wird Fahrtzeit angezeigt. Erfolgte sie nicht während der Fahrtzeit, oder sind keine Fahrtdaten verfügbar, so prüft EBuS, ob die Zahlung während der gebuchten Zeit erfolgte. Ist dies der Fall, so wird Buchungszeit angezeigt. Andernfalls bleibt das Feld leer. Zuordnung fehlt: In dieser Spalte wird angezeigt, ob für das betreffende Fahrzeug in EBuS eine Zuordnung zu Kraftstoff und Tankvolumen vorhanden ist. Diese Zuordnung wird in EBuS unter Stammdaten > Tankkarten und Kraftstoffarten vorgenommen. Tankbeleg: EBuS kann Tankbelege automatisch erstellen, wenn eine Zuordnung zwischen Tankkarte und Kraftstoffart und Tankvolumen besteht. Existiert ein Beleg, so setzt EBuS hier ein Häkchen. Ignoriert: Von der Tankkarte bezahlte Artikel, bei denen es sich nicht um Kraftstoff handelt, werden standardmäßig ignoriert bei der Erstellung von Tankbelegen. Unter Verwaltung > Kraftstoffzuordnungen bearbeiten können Sie festlegen, welche Kraftstoffarten ebenfalls ignoriert werden sollen. Menge: Hier steht entweder die Menge des getankten Kraftstoffs in Litern oder die Anzahl der gekauften Artikel, wenn es sich nicht um Kraftstoff handelt. Betrag: Gesamtpreis der Leistung in Euro Artikel: Name des Artikels oder Kraftstoffart Tankdatum: Datum und Uhrzeit des Bezahlvorgangs Tankstelle: Ort des Bezahlvorgangs

173 28. Januar Fahrten abrechnen 164 Letzte Prüfung: Der Zeitpunkt der letzten Prüfung. Die erste Prüfung erfolg beim Import der Rechnungsdatei. Danach kann jeder Tankvorgang manuell überprüft werden (s.u.). Zeile: Die Zeile innerhalb der importierten.ifc-rechnungsdatei, aus der der aktuelle Datensatz generiert wurde Mögliche Aktionen (Rechtsklick) Wenn Sie einen Rechtsklick auf einen Datensatz ausführen, öffnet sich ein Kontextmenü: Überprüfen: Wenn Sie Überprüfen aus dem Kontextmenü wählen, werden die Daten der Tankstellenzahlung neu überprüft. Dies kann dann sinnvoll sein, wenn seit dem Import sich gewisse Stammdaten geändert haben. Möglicherweise wurde z.b. in der Zwischenzeit eine Zuordnung in den Stammdaten hergestellt, die es nun erlaubt, dass ein Tankbeleg erzeugt wird. Aufgabe erzeugen: Wenn Sie Aufgabe erzeugen wählen, öffnet sich der allgemeine Dialog zum Erstellen von Aufgaben. Die Aufgabe wird dabei automatisch dem entsprechenden Tankvorgang zugeordnet. Aufgabe anzeigen: Ist eine Aufgabe dem Tankvorgang zugeordnet, so kann sie mit diesem Punkt angezeigt werden. Explizite Belege: Erfolgte der Bezahlvorgang während einer Buchung, so können Sie über diesen Menüpunkt einen expliziten Beleg erstellen, der der Buchung zugeordnet wird. Das Anlegen eines expliziten Belegs ist dann sinnvoll, wenn der Kunde mit der Karte einen Artikel gekauft hat, der weder Kraftstoff noch Fahrzeugpflegemittel ist, oder wenn ein nicht zulässiger Premium-Kraftstoff getankt wurde. So kann der Artikel als expliziter Beleg dem Kunden ganz oder teilweise in Rechnung gestellt werden. In dem Dialogfenster werden alle expliziten Belege angezeigt, die der Buchung zugeordnet sind Fahrten abrechnen Sie erreichen den Dialog Fahrten abrechnen über das Hauptmenü Abrechnung. Hier wid für alle abrechenbaren (siehe Abschnitt auf S. 330) Fahrten der zugehörige Fahrtpreis ermittelt. Dies geschieht durch Ableitung von impliziten Belegen aus den Fahrten. Es handelt sich damit um einen essentiellen Baustein (siehe Abschnitt 11 auf S. 121) im Rahmen der Abrechnung. Wenn Sie den Dialog Fahrten abrechnen öffnen, müssen Sie festlegen, für welchen Zeitraum Sie Preise von Buchungen berechnen wollen. Dazu müssen Sie in den oberen Eingabefeldern ein Zeitintervall eintragen. Abbildung 209: Tragen Sie das gewünschte Abrechnungsintervall in die beiden Datums-Felder ein. Der Button "Aktualisieren" erwacht dadurch aus dem grauen Zustand. Beide Zeitfelder beziehen sich ausschließlich auf das jeweilige Buchungsende einer Fahrt. Dabei ist nicht die tatsächliche Fahrtzeit, sondern das letzte Buchungsende der Buchungsgeschichte relevant. D.h. auch bei einer verspäteten Rückkehr, die vom Bordcomputer übermittelt wird, zählt das eigentliche Buchungsende. Dabei bildet das von -Datum den frühestmöglichen Zeitpunkt des Fahrtendes. Das bis -Datum grenzt das Intervall nach hinten ab, die hintere Datumsgrenze ist dabei ausschließlich.

174 28. Januar Fahrten abrechnen 165 Beispiel 1: Sie wollen Buchungen für den Monat März 2008 abrechnen. Dazu geben Sie folgendes Intervall ein: von: :00 bis: :00. In diesem Fall werden alle Buchungen berücksichtigt, die im Zeitraum , 00:00 Uhr bis einschließlich , 23:59 Uhr beendet wurden. Beispiel 2: Sie wollen eine einzelne Fahrt abrechnen. Zu ihr gehört folgende Buchungsgeschichte: 1. Originalbuchung: Mo, , 8:00 Uhr- Mo, , 14:00 Uhr 2. Buchungsverlängerung (in EBuS): Mo, , 8:00 Uhr- Mo, , 14:30 Uhr 3. Tatsächliche Fahrtzeit: (Übermittlung durch Bordcomputer oder manuelle Eingabe in Fahrtdaten bearbeiten) Mo, , 8:00 Uhr- Mo, , 14:49 Uhr Relevantes Buchungsende ist die Endzeit aus 2., also 14:30 Uhr. Um nun genau für diese Buchung den Preis zu ermitteln, geben Sie als Zeitintervall an: von: , 14:30 Uhr bis: , 14:31 Uhr. Möglicherweise werden trotz des engen Zeitfilters mehrere Fahrten als abrechenbar aufgelistet, diese enden dann eben zum gleichen Zeitpunkt. Hält man an monatlichen Intervallmuster aus Beispiel 1 fest, kann keine Fahrt in der Abrechnung verloren gehen. Das gilt allerdings nur, wenn man die Preisberechnung immer erst durchführt, wenn alle relevanten Fahrten im Abrechnungszustand abrechenbar sind. Wenn Sie Ihr Zeitintervall gesetzt haben, dann klicken Sie bitte auf den Button Aktualisieren. Die kleine Tabelle am linken oberen Dialogrand wird nun neu aufgesetzt. Abbildung 210: In einer Tabelle listet EBuS alle Belege des gewählten Zeitraums auf. Sie werden nach ihrem Abrechnungszustand gegliedert. Im Beispiel finden sich 1676 abrechenbare Belege (grüne Markierung). Sie allein können in diesem Dialog jetzt bearbeitet werden. Alle Buchungen mit anderen Abrechnungszuständen sind für die Preisberechnung irrelevant. Dabei sortiert EBuS die relevanten Buchungen automatisch bezüglich ihres Abrechnungszustandes (siehe Abschnitt 21.4 auf S. 329) und gibt deren Anzahl nebenstehend aus. Außerdem werden die Zustände zur besseren Unterscheidung farblich hervorgehoben. In der Tabelle können folgende Typen erscheinen: Nicht abgerechnet Diese Buchungen sind für die Abrechnung noch nicht relevant, da das Buchungs- bzw. Fahrtende noch in der Zukunft liegt. Noch nicht abgeschlossene Buchungen können vorzeitig in den Zustand abrechenbar überführt werden, in dem man ihnen Fahrtinformationen (mind. km-daten) hinzufügt. Eine Ausnahme bilden stornierte Fahrten: Sie gelten direkt nach der Stornierung als abrechenbar, auch wenn das ursprüngliche Fahrtende noch nicht erreicht ist bzw. keine Fahrtdaten vorliegen.

175 28. Januar Fahrten abrechnen 166 Fahrtdaten fehlen Diese Buchungen sind zwar zeitlich abgeschlossen, es fehlen jedoch noch relevante Fahrtdetails für die Abrechnung. Sie können hier nicht bearbeitet werden. Abrechenbar Dies sind die Buchungen, die in diesem Abrechnungsschritt von Bedeutung sind. Für sie liegen alle preisrelevanten Informationen vor, die Fahrtabrechnung kann durchgeführt werden. Unabrechenbar Bei diesen Buchungen sind Fehler während der Ausführung des Abrechnungsskriptes aufgetaucht, die dazu führen, dass diese Buchungen nicht abgerechnet werden können. Nach Beseitigung möglicher Fehlerursachen (zu finden im Konzeptteil zu den Abrechnungszuständen (siehe Abschnitt auf S. 330)) können mit einem Klick auf Unabrechenbar zurücksetzen im Fahrten abrechnen -Dialog diese Buchungen erneut berechnet werden. Inkonsistent Diese Buchungen sind um Fahrtdaten ergänzt, diese weisen jedoch eine Inkonsistenz (siehe Abschnitt auf S. 331) auf. Eine mögliche Fehlerquelle ist die nicht eindeutige Angabe von km-daten (siehe Abschnitt auf S. 135). Bearbeitet Diese Buchungen sind bereits einen Schritt weiter. Sie galten zu einem früheren Zeitpunkt als abrechenbar, wurden aber in genau diesem Dialog bereits mit einem Preis behaftet. Abgeschlossen Diese Buchungen bzw. die zugehörigen Belege wurden vorläufig verbucht und spielen in der Fahrtabrechnung keine Rolle mehr. Es ist grundsätzlich möglich, den Status dieser Buchungen zu revidieren, sodass die Fahrtabrechnung nochmal angewendet werden könnte. Lesen Sie näheres zu den Abrechnungszuständen (siehe Abschnitt 21.4 auf S. 329) im Konzeptteil der Dokumentation. Verbucht Diese Buchungen bzw. zugehörigen Belege wurden endgültig verbucht und spielen in der Preisberechnung keine Rolle mehr. Bei Bedarf können Sie das Zeitintervall beliebig ändern und die Ausgabe der Tabelle immer wieder neu Aktualisieren. Wenn Sie die passenden Daten eingegeben haben, können Sie die eigentliche Preisberechnung anstarten. Sie können davon ausgehen, dass die Fahrtabrechnung genau für die Anzahl Buchungen ausgeführt wird, die in der aktuell angezeigten Tabelle in der Zeile abrechenbar erscheint. Mit einem Klick auf den Button Abrechnung starten wird die Preisberechnung angestartet. Der Fortschritt der Berechnung wird jeweils in einer Statusmeldung angezeigt. Dort ist ersichtlich, wieviel Buchungen, auch in Prozent, in welcher aktuellen Geschwindigkeit bereits berechnet wurden. Sie haben die Möglichkeit, die Abrechnung zu unterbrechen. Betätigen Sie dazu den Button Abrechnung stoppen. In diesem Fall bricht die Fahrtabrechnung ab. Bereits durchlaufene Fahrten behalten jedoch ihre Preiszuordnung.

176 28. Januar Fahrten abrechnen 167 Abbildung 211: EBuS arbeitet: Im Beispiel durchlaufen die 1513 abrechenbaren Fahrten das Abrechnungsskript und werden mit einem Preis ausgezeichnet. Der Fortschrittsbalken und eine Statuszeile signalisieren den Fortschritt der Berechnung. Wenn die Preisberechnung vollendet ist, endet auch der Ausgabetext mit der Mitteilung: Abrechnung abgeschlossen. Abbildung 212: Durch das Abrechnungsskript wurden allen abrechenbaren Fahrten Preise zugeordnet. Die Abrechnung ist abgeschlossen. Im Beispiel sind 1370 der 1513 Fahrten vom zuvor "abrechenbaren" in den "bearbeiteten" Zustand gerutscht. Gleichzeitig wechselt die Ausgabe der Tabelle in der oberen Dialoghälfte. Dabei können die Buchungen durch die Preisberechnung folgende neue Zustände annehmen: 1. Bearbeitet: Für diese Fahrten wurde jeweils ein Preis ermittelt und der Fahrt zugeordnet. Gleichzeitig sind für die Buchung ein oder mehrere implizite Fahrtbelege erstellt worden. 2. Irrelevant: Für diese Fahrt liefert das Abrechnungsskript oder die Abrechnungsregeln eine leere Belegtabelle zurück. Es werden also keine Belege erzeugt, somit entstehen auch keine Kosten für die Buchung, die Fahrt erscheint auch nicht auf einer Rechnung. Dieser Zustand ist zu unterscheiden von Buchungen, die zwar ebenfalls kostenlos sind, die aber auf der Rechnung aufgeführt werden, weil Belege über 0,-EUR erzeugt wurden. Der Abrechnungszustand irrelevant ist final und könnte höchstens revidiert werden, wenn die Abrechnung noch einmal mit veränderten Preisregeln durchgeführt würde. In der Praxis werden z.b. administrativ stornierte Buchungen oder annulierte Abonnements als irrelevante Buchungen eingeordnet. 3. Unabrechenbar: Bei diesen Fahrten sind Fehler während der Ausführung des Abrechnungsskriptes aufgetaucht.

177 28. Januar Belege zuordnen 168 Mögliche Fehler Es ist möglich, dass auch nach der Fahrtabrechnung noch immer abrechenbare Buchungen in der Tabelle stehen, Sie sehen ein solches Beispiel im obigen Screenshot. Dies ist dies ein Hinweis auf fehlerhafte Abrechnungsregeln. Die Buchungen haben in diesem Fall zwar z.b. das Abrechnungsskript durchlaufen, dieses hat jedoch keine Ergebnisse für die Buchungen geliefert. Bitte prüfen Sie diese Einzelfälle. Dazu sollten Sie im Dialog Buchungen betrachten (siehe Abschnitt 8.2 auf S. 53) im gleichen Zeitintervall nach Buchungen mit dem Abrechnungszustand abrechenbar filtern. Im Filter sollten genau die Fahrten hängenbleiben, für die die Preisberechnung nicht funktioniert hat. Führen Sie den Abrechnungstest (siehe Abschnitt auf S. 149) durch und achten Sie dort auf die Zusatzausgaben und Fehlermeldungen. Preisberechnung rückgängig machen Es gibt zwei Möglichkeiten, die vollzogene Fahrtabrechnung wieder rückgängig zu machen. Eine globale Rücknahme der Berechnung geschieht innerhalb dieses Dialogs über den Button Bisherige Abrechnung löschen. In diesem Fall wird die Preiszuordnung für alle Buchungen innerhalb des aktiven Zeitfilters wieder aufgehoben, der Zustand der Buchungen wieder auf abrechenbar zurückgeführt. Gleichzeitig löschen Sie damit alle zugehörigen impliziten Fahrtbelege, die aus diesen Buchungen abgeleitet wurden. Sinnvoll ist diese Rücknahme z.b. bei systematischen fehlerhaften Abrechnungsregeln. Die Möglichkeit besteht solange, wie die betroffenen Belege im Status bearbeitet stehen. Die zweite Möglichkeit besteht darin, einzelne Fahrten wieder vom Preis zu entbinden. Dies geschieht im Dialog Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt 11.1 auf S. 121). Hier können Sie bearbeitete Buchungen noch verändern. Da jede Detailänderung preisrelevant sein könnte, wird der Status mit jeder Änderung gleichzeitig automatisch auf abrechenbar zurückgesetzt. Bereits abgeschlossene implizite Fahrtbelege können nicht mehr bearbeitet werden. Sie müssten zunächst in den Zustand bearbeitet zurücküberführt werden. Bitte lesen Sie dazu im Kapitel Vorläufige Verbuchung zurücksetzen (siehe Abschnitt auf S. 189) Belege zuordnen Sie erreichen diesen Dialog unterhalb des Hauptmenüpunktes Abrechnung. Die Belegzuordnung ist ein notwendiger Schritt im Abrechnungsprozess. Im Rahmen der Monatsabrechnung schließt sie sich an die Fahrtabrechnung (siehe Abschnitt 11.5 auf S. 164) an und geht der vorläufigen Verbuchung voraus. Für nähere Informationen über die Funktionsweise, die Voraussetzungen und Reversibilität der Belegzuordnung lesen Sie bitte im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 350) der Dokumentation. Sie haben zwei Möglichkeiten der Durchführung. Entweder Sie nehmen die Belegzuordnung für alle Belege vor, die die Voraussetzungen (siehe Abschnitt auf S. 351) erfüllen. Oder Sie grenzen die Belegauswahl nach bestimmten Kriterien ein. Bitte lesen Sie für beide Fälle die komplette folgende Anleitung. Belegzuordnung für alle fälligen Belege Angenommen, Sie möchten alle fälligen Belege den offenen Rechnungen zuordnen bzw. entsprechend neue Rechnungen erzeugen. Dann belassen Sie bitte die Standard-Option alle Belege. Bestimmen Sie dann, über welchen Zeitraum Sie die angefallenen Belege in Rechnung stellen wollen. Dazu geben Sie ein Grenzdatum ein. Sie holen damit alle Belege ins Boot, die bis einschließlich zu diesem Datum fällig werden. Tragen Sie das gewünschte Grenzdatum wie abgebildet in das Datumsfeld (siehe Abschnitt 5 auf S. 15) ein. Sollte dort bereits ein Datum stehen, so handelt es sich um das Datum, das von einem beliebigen Bediener am gleichen Rechner zuletzt in diesem Dialog eingegeben wurde. Dabei ist es nicht von Bedeutung, ob nur das Datum eingegeben wurde oder auch tatsächlich Rechnungen erzeugt wurden.

178 28. Januar Belege zuordnen 169 Abbildung 213: Geben Sie das gewünschte Grenzdatum für die Belegzuordnung ein. Sobald das Datum mit Uhrzeit eingetragen ist, erwacht der kleine Pfeil aus dem grauen Zustand. Achtung: Beachten Sie, dass die Uhrzeit auf 00:00 stehenbleibt, wenn Sie nur ein Datum eingeben. Beispiel: Sie geben ein, jedoch keine Uhrzeit. In diesem Fall würden nur Belege berücksichtigt werden, die bis zum , 00:00 Uhr fällig sind, nicht jedoch die Belege, die im Laufe des fällig werden. Wenn Sie also den kompletten Monat abrechnen möchten, müssten Sie als Enddatum entweder , 24:00 Uhr oder , 00:00 Uhr eintragen. Sie können das Ende des Abrechnungszeitraum beliebig wählen. Es kann sowohl in der Vergangenheit als auch in der Zukunft liegen. Entscheidend für die Berücksichtigung ist die Fälligkeit (siehe Abschnitt 21.5 auf S. 334) der vorhandenen Belege. Lesen Sie ausführliche Hinweise zur Belegzuordnung in Abhängigkeit von der Belegart im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 351) der Dokumentation. Sobald Sie das Datum korrekt eingegeben haben, wird der rechts nebenstehende Pfeil aktiv. Sollte der Pfeil noch inaktiv sein, kann es daran liegen, dass Sie die Uhrzeit nicht explizit angegeben haben. Bitte klicken Sie in diesem Fall noch einmal in den Uhrzeitbereich des Datumfeldes. Anschließend klicken Sie bitte auf den kleinen Pfeil, um das Datum zu übernehmen. EBuS filtert nun nach allen Belegen, deren Fälligkeit bis spätestens zum angegebenen Grenzdatum erreicht ist. Dieser Vorgang kann einige Sekunden in Anspruch nehmen. Wenn der Suchvorgang abgeschlossen ist, wird dies anhand der Tabelle rechts oben im Dialog sichtbar. Dort wird die Anzahl der fälligen Belege ausgegeben und aufgeschlüsselt nach den drei verschiedenen Belegtypen (siehe Abschnitt auf S. 332). Abbildung 214: Nachdem Sie das Grenzdatum eingetragen und auf den kleinen Pfeil geklickt haben, werden alle fälligen Belege in einer Tabelle aufgelistet und dabei nach ihrer Belegart getrennt. Sie können das Datumsfeld zu diesem Zeitpunkt noch beliebig ändern und mittels des kleinen Pfeils die Ausgabe in der Tabelle neu erzeugen. Wenn Sie allerdings ein Datum wählen, das zeitlich vor einem Ende liegt, zu welchem bereits Rechnungen erzeugt wurden, gibt EBuS eine Warnmeldung.

179 28. Januar Belege zuordnen 170 Abbildung 215: EBuS bemerkt, wenn Sie das Abrechnungsende gegenüber der letzten Belegzuordnung zeitlich vorziehen. Falls Sie fortfahren möchten, betätigen Sie den Ja-Button. In diesem Fall aktualisiert sich die Tabelle gemäß Ihrer Datumseingabe, es werden aber noch keine Rechnungen erzeugt! Sie könnten das Datum immer noch neu ändern oder den Dialog unverrichteter Dinge schließen. Wenn Sie sich für Nein entscheiden, springt die Datumseingabe zurück auf das zuletzt eingetragene Datum. Die ausgegebene Warnung möchte Sie sensibilisieren für eine sorgfältige Auswahl des Datums. Sie sollten immer im Kopf haben, welche Belege Sie mit dem ausgesuchten Intervall ins Boot holen. Denken Sie dabei an die Fälligkeitsregeln (siehe Abschnitt 21.5 auf S. 334) für Belege. Wenn Sie das Ende des Abrechnungszeitraums wunschgemäß eingestellt haben, können Sie mit Belege zuordnen den eigentlichen Vorgang anstoßen. Abbildung 216: Über die Funktion "Belege zuordnen" starten Sie den Sortiervorgang. Die Belegzuordnung erfolgt nach einem festgelegten Schema. Dafür spielen die Kostenart des Belegs sowie bestehende offene Rechnungen von Kunden eine wichtige Rolle. Nähere Informationen dazu lesen Sie bitte im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 352). Nach erfolgreichem Abschluss der Belegzuordnung baut sich die Tabelle neu auf: die Belege gelten nun nicht mehr als fällig, sondern als zugeordnet. Zusätzlich gibt EBuS im unteren Dialogteil ein Protokoll aus. Dort erscheint eine Übersicht darüber, wieviele Rechnungen neu gestartet oder ergänzt wurden. Diese Information wird für jeden bekannten Rechnungstyp (siehe Abschnitt auf S. 339) separat aufgeführt. Im Beispiel wurden die Belege auf zwei Rechnungstypen verteilt. Für den Rechnungstyp standard (1) mussten 61 Rechnungen neu gestartet werden, 47 bereits bestehende (noch nicht endgültig verbuchte) Rechnungen wurden um mindestens einen Beleg ergänzt. Außerdem wurden für den Rechnungstyp impl. obligation (2) 813 Rechnungen neu gestartet und fünf offene Rechnungen um mindestens einen Beleg ergänzt. Dem dritten im Beispiel bekannten Rechnungstypen impl. obligation 2 (3) wurde kein Beleg zugeordnet.

180 28. Januar Belege zuordnen 171 Abbildung 217: Die Belegzuordnung ist vollständig durchgeführt. EBuS gibt für jeden Rechnungstyp die Anzahl der neuen und veränderten Rechnungen aus. Sie haben die Möglichkeit die Belegzuordnung mit Hilfe des Buttons Zuordnung unterbrechen abzubrechen. Da die Belegzuordnung jedoch sehr schnell arbeitet, der Abbruch hingegen recht träge umgesetzt wird, funktioniert das nur bei sehr großer eher vierstelliger Belegzahl. Der Abbruch bewirkt, dass zum Moment des Abbruchs keine weitere Zuordnungen mehr vorgenommen werden. Die bereits erfolgten Zuordnungen bleiben bestehen. Die Belegzuordnung ist zum Teil reversibel. Nähere Informationen finden Sie im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 352). Da sich der Abrechnungszustand (siehe Abschnitt 21.4 auf S. 329) für implizite Fahrtbelege und Fixkostenbelege durch die Belegzuordnung nicht ändert, können Sie anhand der reinen Beleginformationen für diese beiden Typen zunächst nicht unterscheiden, ob ein Beleg bereits einer Rechnung zugeordnet ist oder nicht. Da aus den Belegen jedoch nun Rechnungsdaten formuliert wurden, können Sie diese Frage mit einem Blick in den Rechnungsdialog (siehe Abschnitt 11.7 auf S. 174) klären. Bitte filtern Sie dort bei Bedarf nach allen bearbeiteten Rechnungen und lassen Sie sich die Rechnung anzeigen. In der angezeigten Rechnung finden Sie dann alle Belege, die der Rechnung zugeordnet wurden. Belegzuordnung für ausgewählte Belege Sie haben die Möglichkeit, die Belegzuordnung auf eine Auswahl zu beschränken. Dazu stehen Ihnen drei verschiedene Filter zur Verfügung: Der Rechnungstyp, die einzelne Buchungssequenznummer, sowie eine einzelne Kundennummer. Bitte stellen Sie für die Filteranwendung zunächst die Option auf definierte Belege um. Geben Sie dann wie bereits oben beschrieben das gewünschte Grenzdatum an. Die Pop-Up-Warnung (siehe Abschnitt 11.6 auf S. 169) wie zuvor für die filterfreie Belegzuordnung beschrieben, wird hier nicht angewendet. Klicken Sie zunächst noch nicht auf den kleinen Pfeil zur Datumsübernahme. Entscheiden Sie bitte zunächst, welchen Filter Sie anwenden möchten. Dabei haben Sie die Möglichkeit, den Filter Rechnungstyp mit der Sequenz- oder der Kundennummer zu kombinieren. Andere Kombinationen sind nicht zulässig.

181 28. Januar Belege zuordnen 172 Abbildung 218: Wenn Sie nur bestimmte Belege einer Rechnung zuordnen wollen, wählen Sie die Option "definierte Belege" und geben Sie das relevante Grenzdatum ein. Belege nach Rechnungstyp filtern Sie können die Belegzuordnung auf einen bestimmten Rechnungstyp (siehe Abschnitt auf S. 339) beschränken. Dazu können Sie die Liste mit allen bekannten Rechnungstypen aufklappen und den gewünschten markieren. Solange Sie hier keine Auswahl treffen, wird bei der Auswahl der Rechnungstyp nicht berücksichtigt. Abbildung 219: In diesem Beispiel sollen nur Belege berücksichtigt werden, die gemäß ihrer Kostenart dem Rechnungstyp "standard" zugehören. Klicken Sie anschließend auf den nun aktiven Pfeil, sodass ihre Filterangaben (Datum und Rechnungstyp) ausgewertet werden. Abbildung 220: Im Beispiel passen auf den Filter 570 Belege, deren Kostenart dem Rechnungstyp "standard" zugeordnet werden. Von diesen 570 Belegen fallen 566 auf implizite Fahrtbelege und vier auf explizite Belege. Belege nur für eine bestimmte Fahrt Sie können auf Wunsch die Belege nur für eine bestimmte Fahrt bearbeiten. In der Praxis kann das für besonders teure Fahrten, wie z.b. eine Urlaubsfahrt gewünscht sein. Um die richtige Fahrt zu identifizieren, fragt

182 28. Januar Belege zuordnen 173 EBuS an dieser Stelle nach der Buchungssequenznummer der Fahrt. Die Buchungssequenznummer bestimmt die Fahrt eindeutig. Sie finden diese Nummer im Dialog Buchungen betrachten (siehe Abschnitt 8.2 auf S. 53) in der Tabellenspalte mit der Bezeichung Lfd.Seq. Org. Abbildung 221: Um die Buchungssequenznummer herauszufinden, müssen Sie den Dialog wechseln. In "Buchungen betrachten" wird ihnen im hinteren Tabellenende die Sequenznummer für jede Fahrt angezeigt. Bitte beachten Sie, dass das eingegebene Grenzdatum zur Fahrtzeit der Buchung passen muss. Außerdem muss der Fahrtpreis bereits berechnet sein. Dies zählt zu den grundsätzlichen Voraussetzungen (siehe Abschnitt auf S. 351) für die Belegzuordnung. Geben Sie die Buchungssequenznummer ein und klicken Sie anschließend auf den kleinen schwarzen Pfeil. Wenn alle Voraussetzungen für die Belegzuordnung erfüllt sind, müssen jetzt in der Tabelle die Anzahl der impliziten Belege für diese Fahrt als fällig auftauchen. Abbildung 222: Im Beispiel soll allein die Fahrt mit der Sequenz-Nr verarbeitet werden. Dazu findet EBuS 2 Belege. EBuS findet über die Buchungssequenznummer ausschließlich implizite Fahrtbelege. Sollten an der Fahrt noch explizite Belege angeknüpft sein, so werden diese hier nicht berücksichtigt. Gehen Sie anschließend auf Belege zuordnen und verfolgen Sie den Fortschritt in der Tabelle bzw. im Ausgabeprotokoll (siehe Abschnitt 11.6 auf S. 170). Wenn Sie mehrere Buchungen bearbeiten wollen, müssen Sie die Zuordnung jeweils einzeln neu anstoßen. Sie können den diesen Filter mit dem Filter für den Rechnungstypen kombinieren. Belege nur für einen bestimmten Kunden Sie haben zuletzt die Möglichkeit, die Belege nur für einen bestimmten Kunden zu bearbeiten. Bitte geben Sie in diesem Fall die Kundennummer in das entsprechende Feld ein und klicken Sie anschließend auf den kleinen Pfeil.

183 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 174 Abbildung 223: Im Beispiel wird nach Belegen nur für den Kunden mit der Nr gesucht. Zur Sicherheit wird in der oberen rechten Ecke der Name des Kunden ausgegeben. EBuS findet im Beispiel 4 impl. Fahrt-, sowie einen expliziten Beleg für Herrn Muster. Sie können immer nur nach einer einzigen Kundennummer suchen. Bei Bedarf können Sie diesen Filter mit dem Filter für den Rechnungstypen kombinieren Rechnungen erstellen und verwalten Sie erreichen diesen Dialog innerhalb des Hauptmenüpunktes Abrechnung. Es handelt sich hierbei um den zentralen Dialog zur Rechnungsverwaltung. Dialogaufbau Der Aufbau des Dialogs lässt sich in 5 Bereiche einteilen: (1) Filterbereich (siehe Abschnitt auf S. 175): Hier bestimmen Sie, welche Rechnungen Sie bearbeiten wollen. Dazu schränken Sie die Rechnungen über sogenannte Filterbedingungen ein. EBuS sucht anhand ihrer Bedingungen alle relevanten Rechnungen für Sie heraus. (2) Tabellenbereich (siehe Abschnitt auf S. 178): Hier zeigt EBuS die Rechnungen in tabellarischer Form an. (3) Verzeichnisbereich: Sie geben hier die Zielverzeichnisse für XML (siehe Abschnitt auf S. 186)- und PDF-Dateien (siehe Abschnitt auf S. 186) ein. (4) Protokollbereich: Dieser Bereich kann durch Sie ein- und ausgeblendet werden. Hier erscheinen die Ausgaben des Rechnungskostenprotokolls (siehe Abschnitt auf S. 188). (5) Kontextmenü: Das eigentliche Werkzeug des Dialogs. Mit den Funktionen bearbeiten Sie wunschgemäß Ihre Rechnungen. Funktionsumfang Inhaltlich dient der Dialog drei wichtigen Funktionskomplexen: Die zentrale Aufgabe ist das Finalisieren der Rechnungen. Dieser Prozess unterteilt sich in folgende Teilarbeiten, die in den Folgekapiteln behandelt werden: 1. Vorläufige Verbuchung (siehe Abschnitt auf S. 187) 2. Endgültige Verbuchung (siehe Abschnitt auf S. 190) (=Rechnungslauf) 3. Rechnungsversand (siehe Abschnitt auf S. 193) 4. Zuordnung von Rechnungen zum DTA-Lauf und Buchhaltungsexport (siehe Abschnitt auf S. 199)

184 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 175 Abbildung 224: Der Dialog "Rechnungen erstellen und verwalten" Dabei sind die Verbuchung und der Versand (Punkt 1-3) notwendige Prozesse zum Finalisieren einer Rechnung. Punkt 4 hingegen ist optional und sein Einsatz hängt davon ab, ob Sie intern DTA-Dateien bzw. Buchhaltungssoftware einsetzen. Der zweite Funktionskomplex des Dialogs umfasst Möglichkeiten, Rechnungen in verschiedenen Abrechnungszuständen als Vorschau anzusehen (siehe Abschnitt auf S. 181) bzw. diese Vorschau als Datei zu speichern (siehe Abschnitt auf S. 185). Zuletzt bietet der Dialog Ihnen die Möglichkeit, ganze Rechnungen oder einzelne Rechnungspositionen zu stornieren (siehe Abschnitt auf S. 200) Rechnungsauswahl Im Dialog Rechungen erstellen und verwalten (siehe Abschnitt 11.7 auf S. 174) können Sie Rechnungen ansehen und bearbeiten. Völlig unabhängig davon, was Sie mit welchen Rechnungen im Einzelnen vorhaben, müssen Sie zunächst immer bestimmen, welche Rechnungen Ihre Absichten betreffen. Dazu müssen eine Rechnungsauswahl treffen. Dies geschieht mit Hilfe der Filter, die Ihnen im Filterbereich (1) angeboten werden. Dabei können Sie Ihre Wahl z.b. so eingrenzen, dass nur eine einzige bestimmte Rechnung aufgerufen wird. Genauso gut können Sie auch eine Liste von vielen Rechnungen anzeigen lassen, die eine oder mehrere von Ihnen bestimmte Bedingungen erfüllt. Für die Auswahl bedienen Sie sich der Filteroptionen, die Ihnen der Dialog im Filterbereich (1) bietet. Die Auswertung der Filterbedingungen bzw. die Ausgabe der gewünschten Rechnungen geschieht stets über die Funktion Liste erstellen oder einfach über das Bedienen der Enter-Taste. Abbildung 225: Filterbereich - Welche Rechnungen sollen angezeigt werden? Beim Filtern gilt grundsätzlich, dass eine Einschränkung nur für die Kriterien vorgenommen wird, zu denen Sie Angaben machen. Alle Felder, die Sie leer lassen, bewirken entsprechend keine Einschränkung. So führt z.b. die Angabe überhaupt keiner Bedingungen zur Ausgabe aller Rechnungen. Je mehr Bedingungen Sie hingegen angeben, umso mehr schränken Sie die Liste ein.

185 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 176 Bei Angabe mehrerer Bedingungen, werden diese Und-Verknüpft, d.h. das Ergebnis ist immer die gemeinsame Schnittmenge aller Filterbedingungen. Über die Dialogfunktion Liste erstellen wenden Sie den Filter schließlich an. EBuS gibt dann im Tabellenbereich (2) die Rechnungen aus, die Ihre Filterbedingungen erfüllen. Abbildung 226: Filter-Beispiel: Diese Rechnungsauswahl ist die Schnittmenge folgender Bedingungen: 1. Die Rechnung ist verbucht, 2. Sie wurde im Buchhaltungsexport Nr.2 erfasst, 3. Sie wurde keiner DTA-Datei zugeordnet. Alle angezeigten Rechnungen erfüllen alle drei Bedingungen. Während die Liste erstellt wird, können Sie die Ausgabe jederzeit unterbrechen mit Hilfe der Funktion Anhalten oben rechts im Dialog. EBuS unterbricht dann die Ausgabe mit einer Fehlermeldung. Alle bislang abgebildeten Ergebniszeilen bleiben jedoch stehen. Abbildung 227: Anhalten: Diese Warnung erscheint, wenn Sie über die Funktion "Anhalten" das Listenerzeugen von EBuS unterbrechen. Für die Auswahl von Rechnungen stehen Ihnen folgende Filtermöglichkeiten zur Verfügung: Abrechnungszustand: Der Abrechnungszustand (siehe Abschnitt auf S. 334) liefert das erste Kriterium, um Rechnungen voneinander zu unterscheiden. Je nach Wunsch können Sie keine, eine oder mehrere der drei möglichen Rechnungszustände per Mausklick links oben im Dialog auswählen. Wenn Sie mehr als einen Zustand anwählen, so werden die Bedingungen Oder -verknüpft. Das heißt, dass alle Rechnungen angezeigt werden, die einem der angewählten Zustände entsprechen. Im jüngsten Stadium steht eine Rechnung im Abrechnungszustand bearbeitet. Sie besteht bislang nur aus einer Ansammlung einzelner Belege, die dieser einen Rechnung zugeordnet wurden. Trotzdem ist in diesem Dialog bereits eine Vorschau als pdf-datei möglich. Vorläufig verbuchte Rechnungen gelten als abgeschlossen, endgültig verbuchte Rechnungen als verbucht. Weitere Erklärungen zum Abrechnungszustand finden Sie im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 334) der Dokumentation. Hinweis: Im Rahmen einer Monatsabrechnung schließt sich die Rechnungserstellung i.d.r. an die Belegzuorndung an. Um die dort erzeugten Rechnungen weiterzubearbeiten, muss man den Filter so setzen, dass nur diese neu erzeugten Rechnungen angezeigt werden. Aktivieren Sie dazu die Option bearbeitet und gehen Sie anschließend auf Liste erstellen. Rechnungsnummer: Jeder verbuchten Rechnung ist eine eindeutige unveränderliche Rechnungsnummer (siehe Abschnitt auf S. 341) zugeordnet. Die Rechnungsnummer kann mit der Rechnungs-ID (siehe Abschnitt auf S. 341) übereinstimmen. Dieser Rechnungsfilter sucht jedoch ausschließlich nach der Rechnungsnummer. Für die Suche über die Rechnungsnummer gibt es mehrere Möglichkeiten: Entweder Sie suchen eine ganz bestimmte Rechnung. Geben Sie dann die zugehörige Rechnungsnummer im Feld Rg.-Nr. von an. EBuS wird als

186 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 177 Ergebnis genau eine Rechnung liefern und zwar die mit der gesuchten Rechnungsnummer. Oder Sie suchen mehrere Rechnungen, deren Rechnungsnummern fortlaufend sind. In diesem Fall müssen Sie das entsprechende Rechnungsnummernintervall eintragen. Geben Sie in die Felder Rg.-Nr. von und bis jeweils die erste bzw. letzte Nummer des Intervalls ein und gehen anschließend auf Liste erstellen. Die gewünschte Liste wird erstellt. Abbildung 228: Filtern nach der Rechnungsnummer: Im Beispiel sind Rechnungen im Nummern-Intervall 1020 bis 1024 aufgerufen worden. Für den Fall, dass Sie verschiedene Nummernkreise einsetzen, kann Ihnen zusätzlich die Suche über den Präfix behilflich sein. Geben Sie dazu den vollständigen Präfix in das entsprechende Feld ein. Diese Angabe reicht bereits als vollständiges Filterkriterium. Sie können den Präfix zusätzlich mit der Angabe einer Rechnungsnummer oder eines Rechnungsnummerintervalls kombinieren. Rechts neben den Eingabefeldern für Rechnungsnummern befindet sich eine Option namens ohne. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, dann werden die beiden Rechnungsnummern-Eingabefelder ignoriert und stattdessen nur Rechnungen herausgesucht, die noch ohne Rechnungsnummer sind. Dies kann nur für noch nicht endgültig verbuchte Rechnungen zutreffen. Abbildung 229: Wird die "ohne" Option aktiviert, so werden die eingetragenen Rechnungsnummern automatisch ausgegraut. EBuS sucht nun nur nach den Rechnungen, die noch keine Rechnungsnummer erhalten haben. Rechnungsdatum: Sie bedienen sich dieser Filteroption, wenn Sie eine oder mehrere Rechnungen suchen, die innerhalb einer bestimmten Zeitspanne verbucht wurden. Dabei entspricht das Rechnungsdatum irreversibel dem Datum des Tages, an dem Sie eine Rechnung verbucht haben. Für die Suche geben Sie das relevante Zeitintervalls in die Felder Rg.-Datum von und bis. Mit der Enter-Taste oder der Funktion Liste erstellen sucht EBuS alle Rechnungen, die in diesem Zeitraum verbucht wurden. Dabei werden die beiden eingegeben Daten inklusive der Uhrzeit bei der Suche miteingeschlossen. Bitte beachten Sie, dass Sie immer beide Datumsfelder ausfüllen müssen, nur so kann EBuS eine Auswertung des Zeitintervalls vornehmen. Wenn Sie die sich rechts anschließenden Option ohne aktivieren, werden beide Datum-Eingabefelder beim Listen erstellen ignoriert und stattdessen nur Rechnungen herausgesucht, die noch kein Rechnungsdatum besitzen. Dies kann nur für noch nicht endgültig verbuchte Rechnungen zutreffen. Empfänger: Über die Eingabe eines Empfängers können Sie Rechnungen für einen ganz bestimmten Kunden heraussuchen. Sie können den Empfänger sowohl über den Nachnamen des Kunden als auch über seine Kundennummer suchen. Bei der Suche über den Namen fallen alle Kunden in den Filter, deren Nachname dem Suchtext vollständig oder auch nur teilweise entsprechen.

187 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 178 Abbildung 230: Die Suche über die Kundennummer liefert Ergebnisse nur genau für diese eine Nummer. Abbildung 231: Die Suche über den Nachnamen eines Kunden kann mehrere Ergebnisse liefern. Weitere Beispiele: Sie tragen als Empfänger Peter ein. EBuS findet dann die Rechnungen aller Kunden mit dem Nachnamen Peter, aber z.b. auch Kunden mit dem Nachnamen Petersen. Lautet der Empfänger- Wert H, findet EBuS die Rechnungen aller Kunden, deren Nachname mit H beginnt. DTA/Buchhaltungsexport: Sie können die Liste so einschränken, dass nur Rechnungen angezeigt werden, die in einem bestimmten DTA-Lauf (siehe Abschnitt 11.8 auf S. 205) oder einer bestimmten Buchhaltungsexportdatei (siehe Abschnitt 11.9 auf S. 211) einbezogen wurden. Geben Sie dazu die Nummer des DTA-Laufs bzw. des Buchhaltungsexports in das DTA- bzw. Buchhalt.-Eingabefeld ein und lassen Sie die Liste erstellen. EBuS liefert ein Ergebnis für eine DTA- oder Buchhaltungsxport-Nummer auch dann, wenn die Datei noch nicht abgeschlossen (siehe Abschnitt 11.8 auf S. 205) oder abgerufen (siehe Abschnitt 11.8 auf S. 205) wurde. In der Ausgabetabelle erscheinen die Nummern dann in Doppel- bzw. Einfachklammern (siehe Abschnitt auf S. 198). Wenn Sie Rechnungen suchen, die im Gegenteil noch keiner DTA- bzw. Buchhaltungsexport-Datei zugeordnet wurden, dann aktivieren Sie bitte die ohne -Option rechts neben dem jeweiligen Eingabefeld. Filter aufheben Wenn Sie einen Filter aufheben möchten, geht das am schnellsten über die Funktion in der zweiten Zeile rechts Leeren. Alle Filter-Eingabefelder werden dann gleichzeitig und automatisch gelöscht, die letzte Ausgabetabelle bleibt jedoch bestehen bis eine neue aufgebaut wird Rechnungstabelle Im Tabellenbereich des Dialogs Rechnungen erstellen und verwalten (siehe Abschnitt 11.7 auf S. 174) liefert EBuS Ihnen Rechnungsinformationen in tabellarischer Form. Welche Rechnungen hier angezeigt werden, müssen Sie zuvor über die Filterfunktionen selber bestimmen. Lesen Sie dazu im Kapitel Rechnungsauswahl (siehe Abschnitt auf S. 175). Innerhalb der Tabelle finden Sie zu jeder Rechnung eine Zeile mit den jeweiligen Kerndaten. Die Tabelle dient nur der reinen Anzeige, Sie haben keine Möglichkeiten, in die Tabelle zu schreiben bzw. Werte zu ändern. Die Bearbeitung der Rechnungen erfolgt hingegen über das Kontextmenü. Um das

188 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 179 Abbildung 232: Im oberen Dialog finden noch 4 Kriterien Anwendung im Filterbereich, die Tabelle liefert die Ergebnisse. Mit einem einzigen Klick auf "Leeren" werden im unteren Dialog alle Filteroptionen gelöscht, die Ausgabetabelle bleibt stehen bis zur nächsten Ausführung über "Liste erstellen". Kontextmenü aufzurufen, müssen Sie zunächst jeweils die Rechnung(en) bzw. Zeile(n) markieren, die Sie bearbeiten wollen. Anschließend rufen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf und wählen die gewünschte Funktion aus. Abbildung 233: Die relevanten Rechnungszeilen sind markiert, mit der rechten Maustaste wird das Kontextmenü aufgerufen. Bitte beachten Sie: Einige Funktionen des Kontextmenüs dienen der direkten Weiterverarbeitung der Rechnungen. Sie werden in weiteren Kapiteln ausführlich erläutert. Zu diesen Funktionen zählen die vorläufige (siehe Abschnitt auf S. 187) und endgültige (siehe Abschnitt auf S. 190) Verbuchung, der Versand (siehe Abschnitt auf S. 193) von Rechnungen sowie die Zuordnung von Rechnungen zu DTA- und BuchhaltungsDateien (siehe Abschnitt auf S. 198). Alle übrigen Funktionen aus dem Kontextmenü werden in diesem Kapitel erklärt.

189 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 180 Rechnungsinformationen im Tabellenbereich Die Rechnungsausgabe liefert in tabellarischer Form die wichtigsten Details der Rechnungen. Sie finden dort die folgenden Informationen: Abbildung 234: Der Tabellenbereich zeigt die wichtigsten Details der Rechnungen - Teil 1. (1) Rg.-ID. : Ausgabe der Rechnungs-ID (siehe Abschnitt auf S. 341), sofern die Rechnung bereits verbucht ist. Rechnungs-IDs werden von EBuS ohne Lücken aufsteigend in ganzen Zahlen vergeben. Noch nicht endgültig verbuchte Rechnungen erhalten hier den Vermerk (ohne). Rg.-Nr.: Ausgabe der Rechnungs-Nr. (siehe Abschnitt auf S. 341), sofern die Rechnung bereits verbucht ist. Sofern Sie mehrere Nummernkreise unterscheiden, weicht die Rechnungs-Nr. von der Rechnungs-ID ab. Noch nicht endgültig verbuchte Rechnungen erhalten hier den Vermerk (ohne). (2) Empfänger: Gibt den Rechnungsempfänger aus anhand der EBuS- internen Anbieterkennung/Kundennummer (3) intern: Ist automatisch aktiviert, falls es sich um einen internen Kunden (siehe Abschnitt auf S. 385) handelt. Diese Einstellung wird ggf. in den Kundenstammdaten gepflegt, es handelt sich um eine sogenannte Stammdatenerweiterung (siehe Abschnitt 13.7 auf S. 275). Die Behandlung von Rechnungen interner Kunden kann skriptabhängig sein, folgt aber in der Regel bestimmten Grundsätzen. Mit Hilfe des Kontextmenüs können Sie den Status für eine einzelne Rechnung (siehe Abschnitt auf S. 386) ändern. Sie können damit z.b. Rechnungen von nicht internen Kunden als intern markieren. Dies geschieht über die Einträge Als interne Rechnung markieren bzw. Als nicht interne Rechnung markieren. Die Umstellung bezieht sich dann nur auf diese Rechnung. Einstellungen im Kundenstamm bleiben davon unberührt. Die Funktion Intern -Status entsprechend Empfänger- Einstellungen setzt den intern-status in jedem Fall so, wie es in den Stammdaten aktuell für den Kunden eingetragen ist. Das Ändern des intern -Status einer Rechnung ist nur für den Abrechnungszustand (siehe Abschnitt 21.4 auf S. 329) bearbeitet möglich. Für eine bereits vorläufig verbuchte Rechnung müsste die vorläufige Verbuchung widerrufen werden, um den intern -Status noch ändern zu können. Eine bereits verbuchte Rechnung kann überhaupt nicht mehr verändert werden. (4) Empfängername: Name und Vorname des Rechnungsempfängers (5) Rechnungssteller: Entspricht dem Kontoinhaber des jeweiligen Bankkontos, auf das die Zahlung eingehen soll bzw. von dem aus eine Gutschrift erfolgt. Der Rechnungssteller (siehe Abschnitt auf S. 226) ist verknüpft mit dem Rechnungstyp (siehe Abschnitt auf S. 225). Für weitere Informationen lesen Sie bitte das Kapitel Rechnungssteller (siehe Abschnitt auf S. 339) im Konzeptteil der Dokumentation. (6) Status: Gibt den Abrechnungszustand (siehe Abschnitt auf S. 334) der Rechnung aus. (7) Datum: Rechnungsdatum = Tag, an dem die Rechnung endgültig verbucht wurde. (8) Betrag: Rechnungssumme, die beim vorläufigen Verbuchen ermittelt wurde. Enthält bereits mögliche Rechnungsgebühren. Abbildung 235: Der Tabellenbereich zeigt die wichtigsten Details der Rechnungen - Teil 2.

190 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 181 (9) Rechnungstyp: Gibt den Rechnungstyp (siehe Abschnitt auf S. 225) der Rechnung aus. Auf der Rechnung befinden sich nur Belege, die über ihre Kostenart (siehe Abschnitt auf S. 220) diesem Rechnungstyp zugeordnet sind. Für weitere Informationen lesen Sie bitte das Kapitel Rechnungstyp (siehe Abschnitt auf S. 339) im Konzeptteil der Dokumentation. (10) Gesendet: Zeigt an, ob die Rechnung bereits primär ausgedruckt bzw. per versendet wurde. (11) Einzug: Zeigt an, ob für diese Rechnung eine Einzugsermächtigung (siehe Abschnitt auf S. 384) besteht. Die Einstellungen hierzu geschehen im Kundenstamm. (12) Konsistent?: Dieses Feld ist positiv markiert, wenn eine Rechnung eine Konsistenzprüfung positiv durchlaufen hat. Die Konsistenzprüfung wird an mehrfacher Stelle durch automatische Routinen von EBuS durchgeführt. Sie kann hier aber auch manuell angestoßen werden über den Kontextmenüeintrag Berechnungskonsistenz prüfen. Wenn noch keine Überprüfung stattgefunden hat, dann ist das Feld nicht markiert. Wurden bei einer Prüfung Inkonsistenzen (siehe Abschnitt auf S. 383) festgestellt, so ist dieses Feld ebenfalls nicht markiert. Gleichzeitig steht dann aber in der Betrag-Zelle neben dem ursprüglichen Gesamtbetrag der abweichend ermittelte Betrag in Klammern. (13) Versandweg: Für Rechnungen im Zustand verbucht wird hier die voraussichtliche Brief- oder - Adresse für eine Rechnung ausgegeben. Für Rechnungen, die bereits versendet wurden, erscheint hier die Zieladresse des primären Versands. Ist eine Rechnung noch nicht verbucht und das Feld daher noch leer, kann die Anzeige des vorgesehenen Versandweges über das Kontextmenü vorab angestoßen werden. Wählen Sie dazu aus dem Kontextmenü den Eintrag Versandweg abfragen. Sie können den Versandweg noch direkt vor dem Ausdrucken bzw. Verschicken einer Rechnung im Kundenstamm verändern. (14) DTA-Lauf/Buchhalt.: Siehe Kapitel DTA- und Buchhaltung (siehe Abschnitt auf S. 198) (15) eingefügt von: Gibt aus, wer die Belegzuordnung (siehe Abschnitt 11.6 auf S. 168) angestartet hat Rechnungsvorschau Der Dialog Rechnungen erstellen und verwalten (siehe Abschnitt 11.7 auf S. 174) bietet Ihnen die Möglichkeit, Rechnungen noch vor ihrem Ausdruck in einer Vorschau anzusehen oder zu speichern. Diese Möglichkeit gilt für Rechnungen in allen Abrechnungszuständen. Um Verwirrungen vorzubeugen, werden Rechnungen, die noch nicht endgültig verbucht wurden, in der pdf-anzeige immer mit dem Wasserzeichen ENTWURF dargestellt. Dies verdeutlicht den vorläufigen Charakter einer noch nicht verbuchten Rechnung. Immerhin sind in diesem Zustand noch spätere Änderungen in den Summen u.ä. möglich. Wenn Sie hingegen eine Rechnung ansehen, die bereits verbucht und auch primär versendet wurde, ergänzt EBuS die Rechnungsnummer mit dem Zusatz (Kopie). Bevor Sie sich der Vorschaufunktion bedienen können, müssen Sie im gleichen Dialog mit Hilfe der Filterfunktionen (siehe Abschnitt auf S. 175) die relevanten Rechnungen aufrufen. Die Rechnungsvorschau kann dann sowohl grafisch als auch textbasiert erfolgen. Grafische Vorschau Wenn Sie die grafische Vorschau einer Rechnung wünschen, markieren Sie die betreffende Zeile und wählen Sie aus dem Kontextmenü PDF-Version anzeigen. Die Vorschau im PDF-Format ist immer nur für eine Rechnung gleichzeitig möglich. Achten Sie daher bitte darauf, dass Sie nur eine Rechnungszeile markiert haben, da die Funktion sonst ausgegraut bleibt. Sie können wählen, ob die Vorschau auf einem Blanko-Papier oder direkt auf Ihrem Briefpapier dargestellt werden soll. Die Anzeige auf Blanko-Papier ist etwas schneller. Voraussetzung für die PDF-Vorschau sind die richtigen Einstellungen im Menü EBuS Einstellungen in der Lasche Lokale Hilfsprogramme (siehe Abschnitt auf S. 21). Voraussetzung für die Vorschau auf dem Briefpapier sind zusätzlich die richtigen Einstellungen zu den Formularen der Rechnungen. Diese werden im Dialog Abrechnung Rechnungsformulare verwalten (siehe Abschnitt auf S. 230) vorgenommen.

191 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 182 Abbildung 236: Die grafische Vorschau ist als Entwurf auch für noch nicht verbuchte Rechnungen möglich. Sie kann immer nur für eine Rechnung angefordert werden, eine Mehrfachauswahl ist hier nicht möglich. Wenn alle Einstellungen korrekt sind, dann startet nach Anwählen des Menüpunktes automatisch das voreingestellte Programm zur PDF-Anzeige (siehe Abschnitt auf S. 21), z.b. der Acrobat-Reader im eigenen Programmfenster. Wenn Sie eine Vorschau für eine bearbeitete oder abgeschlossene Rechnung wählen, so liefert Ihnen EBuS einen Rechnungsentwurf, so wie er den aktuellen Rechnungsdaten entspricht. Falls vorhanden, läuft dazu im Hintergrund für jede Vorschau das Rechnungskostenskript (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 326). Es errechnet die möglicherweise zusätzlich anfallenen Rechnungsgebühren. Sie werden in der Vorschau mitberücksichtigt. Zusätzlich prüft EBuS, ob passende Kundengutscheine (siehe Abschnitt auf S. 107) vorliegen. Auch diese werden dann angezeigt und mitverrechnet. Die Vorschau ist somit identisch zu der Rechnung, wie sie entstehen würde, wenn man sie zum jetzigen Zeitpunkt endgültig verbuchen würde. Da die Rechnungsdaten in diesem Zustand aber noch veränderbar sind, wird eine solche Vorschau immer deutlich als Entwurf gekennzeichnet. Beim Aufbau jeder Rechnungsvorschau ermittelt EBuS selbständig alle Daten, die zur Darstellung erforderlich sind. Das schließt auch die Daten ein, die bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht ermittelt wurden. Dazu gehören neben den Rechnungsgebühren auch die vorzeitige Auswertung von Kostenarten (siehe Abschnitt auf S. 220) und MwSt.-Regeln (siehe Abschnitt auf S. 222). Diese Daten werden jedoch nur für diese Anzeige zwischengespeichert. Sobald Sie die Vorschau schließen, gehen diese Daten wieder verloren. Lesen Sie dazu ausführliche Informationen im Konzeptteil (siehe Abschnitt 21.8 auf S. 338) der Dokumentation. Auch bereits verbuchte Rechnungen können als pdf-datei eingesehen werden. Wurden Sie bereits primär verschickt, befindet sich hinter der Rechnungsnummer ein Hinweis auf den Kopie-Status der Rechnung. Vorschau/Ansicht auf Textebene Die einfachere Form der Darstellung geschieht über die Rechnungsvorschau im tabellenbasierten Textformat. Auch diese Funktion steht für Rechnungen aller Abrechnungszustände zur Verfügung. Die Art der Darstellung hat einige Vorteile gegenüber der Anzeige im pdf-format: Zum einen erfordert sie keine Zusatzprogramme zur Anzeige und damit keine Voreinstellungen in EBuS. Zum anderen ist diese Anzeigeform schneller und verlangt weniger Prozessorlast von Ihrem Rechner. Der größte Vorteil liegt darin, dass man auf dieser Strukturebene beliebig viele Rechnungen gleichzeitig ansehen kann. Damit eignet sich diese Darstellung z.b. besonders dann, wenn man mehrere Rechnungen zum Vergleich heranziehen möchte. Wenn Sie die Textdarstellung von Rechnungen wünschen,

192 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 183 Abbildung 237: Die grafische Vorschau für eine noch nicht endgültig verbuchte Rechnung. Der Entwurfscharakter wird mit Wasserzeichen und im Text deutlich hervorgehoben. markieren Sie bitte die relevanten Zeilen in der Rechnungstabelle mit der Maus, die Mehrfachauswahl ist explizit möglich. Wählen Sie anschließend aus dem Kontextmenue den Eintrag Rechnungen anzeigen. EBuS öffnet ein neues Fenster für die Tabellenausgabe. Je mehr Rechnungen Sie für die Vorschau ausgewählt haben, um so länger dauert der Aufbau der Tabelle. Für die Zeit des Tabellenaufbaus meldet die Statuszeile: Ausgewählte Rechnungen werden geladen. Im Ergebnisfenster finden Sie pro ausgewählter Rechnung eine Kopfzeile. Sie zeigt die Kerndaten der Rechnung mit Rechnungsnummer und -datum, Empfänger und Summe. Ein kleines Baumsymbol (1) zu Beginn jeder Zeile signalisiert Ihnen, dass Sie die Rechnung aufklappen können, um die Rechnungsdetails einzusehen. Der erste Klick auf das Baumsymbol (1) fächert die Rechnungen in einzelne Positionen auf. Wenn in der Rechnung Fahrten abrechnet werden, so wird jede Fahrt mit einer eigenen Zeile aufgeführt. Jede Zeile gibt jeweils das betroffene Buchungsziel, Name und Kundennummer des Buchenden und den Einzelpreis der Fahrt aus. Wenn die Rechnung fahrtunabhängige Kosten enthält, so werden diese zunächst in einer Zeile zusammengefasst und die mit ihnen verbundenen Kosten dargestellt. Sie können diese Darstellung noch weiter verfeinern. Ein weiterer Klick auf das Baumsymbol der neuen Zeilen zergliedert die Rechnung bis auf ihre einzelnen Kostenarten. Die Kostenarten werden in der Spalte Zusätzliche Informationen namentlich auch ausgegeben. Außerdem werden die Kosten der Rechnung den einzelnen Kostenarten

193 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 184 Abbildung 238: Die Rechnungsanzeige auf Textebene erlaubt die Auwahl mehrerer Rechnungen gleichzeitig. Sie können alle Rechnungen unabhängig von deren Abrechnungszustand parallel einsehen. Abbildung 239: Die Rechnungsvorschau auf Textebene wird vorbereitet. Je nach Menge und Abrechnungszustand der Rechnungen kann dieser Prozess eine Weile in Anspruch nehmen. zugeordnet. Die Aufsplittung der Kosten nach Kostenarten ermöglicht letztlich auch die getrennte Darstellung der Bruttokosten in Netto-Wert und MwSt.-Satz. Mit der komplett ausgeklappten Rechnungsvorschau liegen nun alle Daten offen, die auch auf dem Rechnungsausdruck für den Kunden erscheinen. Die Rechnungsvorschau auf Textbasis bietet außerdem die Möglichkeit, ganze Rechnungen oder einzelne Rechnungspositionen zu stornieren. Bitte lesen Sie dazu im gesonderten Kapitel Stornierung (siehe Abschnitt

194 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 185 Abbildung 240: Für jede Rechnung eine Zeile. Für noch nicht endgültig verbuchte Rechnungen wird übergangsweise die Rechnungsnummer 1 mit aktuellem Datum vergeben. Abbildung 241: Klappen Sie die Rechnungen auf: Zu jeder Rechnung gibt es nun detaillierte Informationen zu den einzelnen Rechnungspositionen. Abbildung 242: Klappen Sie die einzelnen Rechnungspositionen auf: Die Kosten werden nun nach Kostenarten getrennt, Netto-Wert und MwSt.-Satz werden zusätzlich ausgegeben. auf S. 200). Rechnungen speichern Die Fixierung des Rechnungsformulars findet ab sofort mit dem Schritt Endgültig verbuchen statt. Damit ist ausgeschlossen, dass sich die Rechnungsformulare (Texte, Positionierungen, etc.) noch ändern können und dann in mehreren Versionen vorliegen. Für ältere Rechnungen können Sie diese Fixierung jetzt manuell mit einem Klick auf Rechnung speichern im Nachhinein durchführen. Wichtig ist dabei, dass für die zu fixierenden Rechnungen immer das aktuell zugeordnete Rechnungsformular zugewiesen wird. Rechnungen exportieren Analog zur Rechnungsvorschau können Sie Rechnungen in verschiedenen Stadien auch als Datei exportieren. Dabei stehen Ihnen zwei Dateiformate zur Verfügung: Das PDF sowie das XML-Format. Es handelt sich jeweils um standardisierte Datei-Formate.

195 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 186 Das PDF-Format PDF-Dateien ermöglichen die plattformunabhängige, layouttreue Abbildung von Dokumenten, die Text, Bilder und Grafiken enthalten. Für die Darstellung von Rechnungen mit Rechnungstext, Briefkopf und -fuß sind sie daher ideal. EBuS erzeugt beim Rechnungsdruck oder für die Rechnungsvorschau für jede Rechnung eine eigene PDF- Datei. Zur Darstellung von PDF-Dokumenten ist die Installation eines geeigneten Leseprogramms erforderlich. Dazu zählen kostenlose Software wie der Acrobat Reader oder Ghostview. Im Menü EBuS Einstellungen, in der Lasche Lokale Hilfsprogramme (siehe Abschnitt auf S. 21) ist das Kommando zur PDF-Anzeige benutzerabhängig einzutragen. Um eine Rechnung im PDF-Format im speichern zu können, müssen Sie vorab das Zielverzeichnis in die unterste Zeile des Dialogs eintragen. Dazu geben Sie den vollständigen Pfad zum Zielverzeichnis in das Eingabefeld ein. Besonders einfach gelingt das, wenn Sie über den...-button einen Verzeichnisbrowser öffnen. Der Zielpfad bleibt nach einem ersten Export automatisch gespeichert, bis er manuell geändert oder gelöscht wird. Wenn alle Vorbereitungen getroffen sind, können Sie die gewünschten Rechnungen in der Tabelle markieren. Gehen Sie anschließend mit der rechten Maustaste ins Kontextmenue und wählen Sie Als PDF-Dateien speichern. EBuS erzeugt PDF-Dateien im Zielverzeichnis mit folgender Namensstruktur: 1. Für bereits endgültig verbuchte Rechnungen mit bestehender Rechnungsnummer: bill-[rechnungs-nr.].pdf 2. Für noch nicht verbuchte bzw. nur vorläufig verbuchte Rechnungen: bill-x[vorläufigerechnungs-nr.].pdf Für bestimmte Fälle versieht EBuS die Rechnungen mit einem deutlichen Wasserzeichen: 1. ENTWURF : Die Rechnung ist noch nicht endgültig verbucht. 2. INKONSISTENT : Die Rechnung ist inkonsistent (siehe Abschnitt auf S. 383), nähere Details werden als Rechnungstext ausgegeben. Wenn die Rechnung noch nicht endgültig verbucht wurde, also noch keine Rechnungsnummer hat, dann lautet der Name einer solchen Datei: Rechnung-Inkosistent.pdf. Handelt es sich um eine Rechnungskopie, so erscheint auch dazu ein Hinweis. Neben der Rechnungsnummer wird dazu in Klammern das Wort Kopie gesetzt. Dies betrifft alle Rechnungsausgaben sobald sie bereits primär versendet/gedruckt wurden. Das XML-Format Das XML-Format ist ein Standard zur Darstellung von Daten in einer Baumstruktur. EBuS erzeugt diese Dateien ohne fremde Hilfsprogramme. Die Anzeige kann auch mit anderer Software erfolgen, z.b. über Office-Programme oder verschiedene Browser. EBuS erzeugt XML-Dateien unter anderem zu Archivierungs-Zwecken. Die Rechnungsdaten sind dort vollständig enthalten, aber auch auf das nötigste beschränkt. Daher benötigen die Dateien nur wenig Speicherplatz. EBuS arbeitet mit einer dynamischen XML-Erzeugung. In Zusammenhang mit verschiedenen Abrechnungsprozessen, wie z.b. Rechnungsvorschau, oder -druck, werden sie automatisch geschrieben, jedoch nicht gespeichert. Vielmehr werden Sie bei allen relevanten Prozessen immer wieder neu erzeugt. Gleichzeitig werden bestimmmte rechnungsrelevante Details bei jedem Erstellen einer XML-Datei aktuell ausgelesen und ausgewertet. Das kann in bestimmten Fällen zu Inkonsistenzen (siehe Abschnitt auf S. 383) führen. Um eine Rechnung im XML-Format speichern zu können, müssen Sie vorab das Zielverzeichnis im Dialog hinterlegen. Dazu geben Sie den vollständigen Pfad zum Zielverzeichnis in das Eingabefeld ein. Besonders einfach gelingt das, wenn Sie über den...-button einen Verzeichnisbrowser öffnen. Der Zielpfad bleibt nach einem ersten Export automatisch gespeichert, bis er manuell geändert oder gelöscht wird. Wenn alle Vorbereitungen getroffen sind, können Sie die gewünschten Rechnungen in der Tabelle markieren. Gehen Sie anschließend mit der rechten Maustaste ins Kontextmenue und wählen Sie Als XML-Dateien speichern. EBuS erzeugt XML-Dateien im Zielverzeichnis mit der bereits für die PDF-Dateien (siehe Abschnitt auf S. 186) beschriebenen Namensstruktur (s.o.).

196 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten Vorläufige Verbuchung Die vorläufige Verbuchung gehört zu den finalen Abrechnungsschritten (siehe Abschnitt 11.7 auf S. 174), die Sie im Dialog Rechnungen erstellen und verwalten vornehmen müssen. Folgende Voraussetzungen müssen für die vorläufige Verbuchung einer Rechnung erfüllt sein: 1. Die Rechnung muss erzeugt (siehe Abschnitt 11.6 auf S. 168) sein. 2. Sie befindet sich im Status bearbeitet. 3. Der Gesamtbetrag der Rechnungen liegt oberhalb des definierten Mindestrechnungsbetrags (siehe Abschnitt auf S. 265). Was passiert bei der vorläufigen Verbuchung? 1. Die Rechnung wird geschlossen. EBuS geht davon aus, dass keine weiteren Belege (siehe Abschnitt auf S. 190) mehr hinzugefügt werden. 2. Die Rechnung bekommt eine Summe. Dazu werden die einzelnen Beträge aller Positionen einer Rechnung zu einer Gesamtsumme addiert. 3. Rechnungsgebühren (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 326) werden aufgeschlagen, soweit dies im Abrechnungsskript oder den Preisregeln vorgesehen ist. Dazu läuft ggf. das Rechnungskostenskript. 4. EBuS sucht nach Kundengutscheinen (siehe Abschnitt auf S. 107), die bezüglich Kostenart und Gültigkeit auf Einzelbelege passen und verrechnet diese vorläufig (siehe Abschnitt auf S. 374). 5. EBuS prüft automatisch, ob die ermittelte Gesamtsumme die Bedingung des Mindestrechnungsbetrags (siehe Abschnitt auf S. 265) erfüllt. Ist dies nicht der Fall, wird die Rechnung automatisch von der vorläufigen Verbuchung ausgeschlossen. Ausgenommen sind Rechnungen, die Gutscheine verrechnen. Sie werden vom Rechnungsbetrag unabhängig verbucht. 6. Die Rechnungen werden vom Zustand bearbeitet (siehe Abschnitt auf S. 334) in den Zustand abgeschlossen (siehe Abschnitt auf S. 334) überführt. Ein wesentliches Merkmal der vorläufigen Verbuchung ist die Möglichkeit zum Widerruf. Die ermittelten Werte sind reversibel. Die hier ermittelte Gesamtsumme ist nicht zwingend die Gesamtsumme der später endgültigen Rechnung. Für weitere Informationen lesen Sie bitte im Kapitel Vorläufige Verbuchung zurücksetzen (siehe Abschnitt auf S. 189) sowie im Konzepteil den Abschnitt Inkonsistenzen (siehe Abschnitt auf S. 383). Welche Rechnungen sollen vorläufig verbucht werden? Im Rahmen der Monatsabrechnung haben Sie das Ziel, alle neu erzeugten Rechnungen weiterzubearbeiten. Da alle neu erzeugten Rechnungen noch im Abrechnungszustand bearbeitet stehen, können Sie die relevanten Rechnungen über genau diese Eigenschaft herausfiltern (siehe Abschnitt auf S. 175). Bei Bedarf können Sie die Auswahl selbstverständlich bezüglich weiterer Eigenschaften eingrenzen. Abbildung 243: Zum Bearbeiten der vorbereiteten Rechnungsdaten filtern Sie nach den Rechnungen im Abrechnungszustand "bearbeitet". Stellen Sie nun sicher, dass in der Rechnungstabelle alle relevanten Rechnungen angezeigt werden. Markieren Sie diese Zeilen bzw. eine Zeilenauswahl und wählen Sie aus dem Kontextmenue Rechnungen vorläufig verbuchen.

197 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 188 Abbildung 244: Vorläufige Verbuchung: Alle "bearbeiteten" Rechnungen sind aufgerufen und markiert. Dann wird die vorläufige Verbuchung über das Kontextmenü angestoßen. Den Fortschritt der folgenden Verarbeitung können Sie in der Rechnungstabelle beobachten: Für jede Rechnung wird der Gesamtbetrag in die Tabelle eingetragen. Liegt der Gesamtbetrag oberhalb des definierten Mindestrechnungsbetrags (siehe Abschnitt auf S. 265), so rutscht gleichzeitig die Statuszeile auf den Eintrag abgeschlossen. Abbildung 245: Vorläufige Verbuchung: EBuS arbeitet die Rechnungen nacheinander ab. Die Summen werden eingetragen, der Abrechnungszustand wechselt auf "abgeschlossen". Liegt der Gesamtrechnungsbetrag unterhalb des Mindestrechnungsbetrags, so wird sie nicht vorläufig verbucht. Der Rechnungszustand bleibt auf bearbeitet stehen (1). Abbildung 246: Vorläufige Verbuchung: Als Rechnungsbetrag ermittelt EBuS 0,00 EUR. Die Rechnung wird ggf. nicht vorläufig verbucht und bleibt im Zustand "bearbeitet". Sofern Ihr Tarifmodell Rechnungsgebühren vorsieht, müssen auch diese für die vorläufige Rechnungssumme jetzt ermittelt werden. Dazu läuft im Hintergrund das Rechnungskostenskript. Es ermittelt für jede einzelne Rechnung

198 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 189 die anfallenden Rechnungsgebühren. Sie können die Berechnungen des Rechnungskostenskripts während der vorläufigen Verbuchung mitverfolgen. Öffnen Sie dazu an beliebiger Stelle das Kontextmenue und aktivieren Sie den letzten Eintrag Rechnungskostenprotokoll anzeigen. Sogleich erscheint im unteren Dialogteil ein extra Ausgabefenster für das Rechnungskostenprotokoll. Bei Bedarf können Sie das Fenster größer ziehen: Schieben Sie dazu mit der Maus die obere Trennlinie (1) nach oben. Sofern ihr Rechnungskostenskript Ausgaben produziert, werden diese nun an dieser Stelle simultan ausgegeben. Abbildung 247: Rechnungskostenprotokoll: Aktivieren Sie die unterste Option des Kontextmenüs und sogleich öffnet sich im unteren Dialogteil das Fenster zur Ausgabe. Vorläufige Verbuchung ohne Betragsgrenzen Es ist auch möglich, sich über den Mindestbetrag hinwegzusetzen und die vorläufige Verbuchung zu erzwingen. Markieren Sie dazu wie gewohnt die relevanten Rechnungen in der Ausgabetabelle. Wählen Sie anschließend aus dem Kontextmenue den Eintrag Rechnungen ohne Betragsgrenzen vorläufig verbuchen. EBuS macht auf die Bedeutung der Aktion in einem Pop-Up-Fenster aufmerksam, zum Fortfahren müssen Sie die Meldung mit Ja bestätigen. Abbildung 248: Warnung beim vorläufigen Verbuchen ohne Berücksichtigung der Mindestbetragsgrenze Die Rechnungen werden nun auf jeden Fall vorläufig verbucht, auch wenn der Gesamtrechnungsbetrag unterhalb der Grenze liegt, die Sie als Mindestrechnungsbetrag (siehe Abschnitt auf S. 265) definiert haben. Mit der Überführung in den Zustand abgeschlossen unterliegt die Rechnung keinen weiteren Prüfungen bezüglich der Rechnungshöhe. Im Zuge der endgültigen Verbuchung werden solche Rechnungen kommentarlos weiterverarbeitet. Vorläufige Verbuchung zurücksetzen Rechnungen, die bereits vorläufig verbucht wurden, können aus diesem Zustand wieder zurückgeführt werden. Dies ist auf zwei Wegen möglich.

199 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 190 Manueller Widerruf der vorläufigen Verbuchung Vorläufig verbuchte Rechnungen stehen im Abrechnungszustand abgeschlossen (siehe Abschnitt auf S. 334). Sie können die relevanten Rechnungen daher über diese Eigenschaft herausfiltern (siehe Abschnitt auf S. 175). Markieren Sie nun alle Rechnungen, für die Sie die Aktion durchführen müssen. Betätigen Sie die rechte Maustaste und wählen Sie aus dem Kontextmenue Vorläufige Verbuchung widerrufen. Abbildung 249: Die vorläufige Verbuchung kann jederzeit für einzelne oder mehrere Rechnungen rückgängig gemacht werden. Sie können den erfolgreichen Widerruf in der Tabelle nachvollziehen: Der vorläufige Endbetrag der Rechnung wird gelöscht, der Abrechnungszustand wechselt von abgeschlossen (siehe Abschnitt auf S. 334) zurück in den Zustand bearbeitet (siehe Abschnitt auf S. 334). Die Möglichkeit zum Widerruf kann z.b. wichtig sein, wenn Sie feststellen, dass die ermittelten Gesamtbeträge der Rechnungen falsch sind. Mögliche Ursache könnten ein fehlerhaftes Rechnungsskript oder Preisregeln sein, welche eine Überarbeitung erforderlich machen. (Halb) Automatische Rücknahme der vorläufigen Verbuchung Eine Grundannahme von EBuS im Rahmen der vorläufigen Verbuchung ist die Tatsache, dass die Rechnung alle gewünschten Belege bereits enthält. Die voraussichtliche Endsumme der Rechnung wird daher ermittelt. Es ist gleichwohl möglich, der Rechnung noch weitere Belege hinzuzufügen. Dies gilt für alle Formen von Belegen, umfasst also sowohl die impliziten Fahrtbelege als auch explizite Belege. Um einer bereits vorläufig verbuchten Rechnung noch weitere Belege hinzuzufügen, muss die Rechnung zunächst wieder geöffnet werden, d.h. in den Zustand bearbeitet zurücküberführt werden. Dieser Vorgang wird von EBuS halb automatisch vorgenommen. Im Rahmen der Belegzuordnung (siehe Abschnitt 11.6 auf S. 168) prüft EBuS, ob für den betroffenen Kunden eine Rechnung im Zustand abgeschlossen vorliegt. Wenn dies der Fall ist, wird die Rechnung automatisch rücküberführt in den Zustand bearbeitet. Die vorläufige Verbuchung wird somit halbautomatisch zurückgenommen und die neuen Belege der wieder offenen Rechnung hinzufügt. Die erweiterte Rechnung muss nun neu vorläufig verbucht werden Endgültige Verbuchung Die endgültige Verbuchung gehört zu den finalen Abrechnungsschritten (siehe Abschnitt 11.7 auf S. 174), die Sie im Dialog Rechnungen erstellen und verwalten vornehmen müssen. Im Rahmen einer Monatsabrechnung schließt sie sich an die vorläufige Verbuchung an. Folgende Voraussetzungen müssen für die endgültige Verbuchung einer Rechnung erfüllt sein: 1. Die Rechnung befindet sich im Status abgeschlossen. Dieser Zustand wird durch die vorläufige Verbuchung (siehe Abschnitt auf S. 187) erreicht.

200 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten Die Rechnung ist konsistent (siehe Abschnitt auf S. 383). Was passiert bei der endgültigen Verbuchung? Die endgültige Verbuchung ordnet einer Rechnung drei wesentliche Bestandteile zu: 1. Rechnungssumme 2. Rechnungsdatum 3. Rechnungs-ID/ Rechnungsnummer (siehe Abschnitt auf S. 341) Entscheidend dabei ist, dass alle drei Werte irreversibel zugeordnet werden. Die Rechnungssumme, die zuvor bereits vorläufig ermittelt wurde, wird endgültig fix. Dazu findet soweit vorhanden der finale Lauf des Rechnungskostenskripts (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 326) statt. Zusätzlich verrechnet EBuS irreversibel alle passenden Kundengutscheine (siehe Abschnitt auf S. 107). Die endgültige Summe wird nun in die Datenbank unveränderbar eingetragen. Rechnungsnummern werden von EBuS ohne Lücken aufsteigend in ganzen Zahlen vergeben. Die erste verbuchte Rechnung bekommt die Rechnungsnummer 1. Gleichzeitig nimmt die endgültige Verbuchung eine Inkonsistenzprüfung (siehe Abschnitt auf S. 383) vor. Dazu vergleicht EBuS zwei Werte: Die Summe aus allen Belegen für eine Rechnung inklusiver der Rechnungsgebühren muss der Summe entsprechen, wie sie nach der vorläufigen Verbuchung ermittelt wurde. Eine nicht konsistente Rechnung wird von der endgültigen Verbuchung ausgeschlossen. Zu den möglichen Ursachen lesen Sie bitte im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 383) der Dokumentation. Außerdem wird der voraussichtliche Versandweg der Rechnung in die Tabelle eingetragen. Zum jetzigen Zeitpunkt kann die Zieladresse für den primären Versand aber noch geändert werden. Jede endgültig verbuchte Rechnung wird letztlich vom Zustand abgeschlossen (siehe Abschnitt auf S. 334) in den Zustand verbucht (siehe Abschnitt auf S. 334) überführt. Welche Rechnungen sollen endgültig verbucht werden? Im Rahmen der Monatsabrechnung haben Sie das Ziel, alle vorläufig verbuchten Rechnungen weiterzuverarbeiten. Da alle vorläufig verbuchten Rechnungen im Abrechnungszustand abgeschlossen stehen, können Sie die relevanten Rechnungen über diese Eigenschaft herausfiltern (siehe Abschnitt auf S. 175). Abbildung 250: Zur Weiterverarbeitung der vorläufig verbuchten Rechnungen filtern Sie nach den Rechnungen im Abrechnungszustand "abgeschlossen". Wenn Sie alle relevanten Rechnungen in der Rechnungstabelle aufgerufen haben, markieren Sie diese Zeilen und wählen aus dem Kontextmenue Rechnungen endgültig verbuchen. Da dieser Vorgang irreversibel ist, macht EBuS auf die Bedeutung per Pop-Up Fenster noch einmal gesondert aufmerksam. Sie sollten an dieser Stelle daher sicher sein, dass alle markierten Rechnungen tatsächlich in die endgültige Verbuchung übergehen dürfen. Zum Weiterarbeiten bestätigen Sie den Hinweis mit Ja. EBuS beginnt daraufhin mit der Verarbeitung der Rechnungen. Sie können den Fortschritt der Verarbeitung in der Rechnungstabelle beobachten: Für jede Rechnung wird die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum in die Tabelle eingetragen. Auch der voraussichtliche Versandweg wird nun aus den aktuellen Stammdaten ausgelesen in die Tabelle eingetragen. Außerdem rutscht die Statuszeile auf den Eintrag verbucht.

201 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 192 Abbildung 251: Markieren Sie alle "abgeschlossenen" Rechnungen und stoßen Sie über das Kontextmenü die endgültige Verbuchung an. Abbildung 252: Das Pop-Up-Fenster weist noch einmal auf die Endgültigkeit des Vorgangs hin. Abbildung 253: Die endgültige Verbuchung: EBuS arbeitet die Rechnungen nacheinander ab. Rechnungsnummer und -datum werden eingetragen, der Abrechnungszustand wechselt auf "verbucht". Wie oben beschrieben, ist eine Voraussetzung für die endgültige Verbuchung einer Rechnung, dass diese konsistent (siehe Abschnitt auf S. 383) ist. Ist dies nicht der Fall, so wird die Rechnung von der endgültigen Verbuchung automatisch ausgeschlossen bzw. in der Verarbeitung übersprungen. Eine Rechnungsvorschau (siehe Abschnitt auf S. 181) liefert Ihnen in diesem Fall weitere Details zum Problem.

202 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 193 Abbildung 254: Die markierte Rechnung wurde wegen Inkonsistenz von der endgültigen Verbuchung ausgeschlossen. Der Zustand verweilt weiterhin auf "abgeschlossen". Sie können die Berechnungen des Rechnungsgebührenskripts während der endgütligen Verbuchung auch mitverfolgen. Dazu müssen Sie die sichtbare Ausgabe des Rechnungskostenprotokolls (siehe Abschnitt auf S. 188) aktivieren. Näheres zum Thema finden Sie im Kapitel Vorläufige Verbuchung (siehe Abschnitt auf S. 187) Rechnungsversand Bevor Sie mit dem Rechnungsversand beginnen, müssen Sie einige wichtige Vorbereitungen (siehe Abschnitt auf S. 374) treffen. Bitte lesen Sie die Ausführungen dazu gründlich und führen Sie die notwendigen Einstellungen gemäß der Anleitung durch! Sie erreichen den Rechnungsversand über das Hauptmenü Abrechnung. Wählen Sie dort Rechnungen erstellen und verwalten. Ziel dieser Funktion ist es, die fertigen Rechnungen den Kunden zuzustellen. EBuS unterstützt dabei zwei Arten der Zustellung: 1. Konventioneller Ausdruck der Rechnungsdateien als Papierversion. Diese können dann per Post an die Kunden versendet werden. 2. Erstellung und automatischer Versand von s mit der Rechnung als Datei im -Anhang. Eine weitere wichtige Unterscheidung macht EBuS bezüglich der Einmaligkeit des Rechnungsversands. Wird eine Rechnung zum allerersten Mal versendet,so gelten die Bedingungen für den sogenannten primären Versand. Dabei ist es irrelevant, ob die Rechnung als Ausdruck oder versendet wird. Jeder weitere Rechnungsversand ist dagegen ein zusätzlicher Versand. Auch hier spielt es keine Rolle, welcher Art der primäre Versand war bzw. der zusätzliche Versand sein wird. Jeder zusätzliche Rechnungsausdruck wird von EBuS automatisch als Kopie markiert. Primärer Rechnungsversand Wird eine Rechnung zum allerersten Mal versendet, so spricht man vom primären Versand. Jedes weitere Verschicken gilt hingegen als sogenannter zusätzlicher Versand. Diese Kopien werden von EBuS automatisch als solche markiert. Auf diese Weise unterscheiden sie sich von den Original-Rechnungen. EBuS kennzeichnet die Rechnungen in der Rechnungstabelle (siehe Abschnitt auf S. 178) bezüglich ihres Versandstatus. Damit bleibt es für den Bediener nachvollziehbar, ob eine Rechnung bereits ausgedruckt bzw. als versendet wurde. In der Spalte Versendet markiert ein Häckchen jede Rechnung, die bereits primär versendet wurde. Fehlt das Häckchen, so ist dies noch nicht passiert.

203 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 194 Abbildung 255: Das Häckchen in der "<Gesendet"-Spalte markiert die Rechnungen, die bereits primär versendet wurden. Im Beispiel sind zwar alle Rechnungen verbucht, einige aber nicht versendet worden. Welche Voraussetzungen muss eine Rechnung für den primären Versand erfüllen? 1. Die Rechnung muss im Abrechnungszustand verbucht stehen. 2. Die Rechnung darf noch nicht primär versendet worden sein. 3. Der Rechnungsempfänger bzw. die einzelne Rechnung darf ggf. nicht als intern (siehe Abschnitt auf S. 385) markiert sein. In allen drei Fällen reagiert EBuS mit einer Fehlermeldung in der Statuszeile (siehe Abschnitt 5.1 auf S. 17), wenn die Voraussetzung nicht erfüllt ist. Ob eine interne Rechnung ggf. doch ausgedruckt wird, kann in den Anbietereinstellungen (siehe Abschnitt auf S. 264) beeinflusst werden. Zusätzlich sollte man darauf achten, dass die Rechnungsadresse (Postadresse bzw. -Adresse) sowie die Bankverbindungsdaten aller betroffenen Rechnungsempfänger korrekt hinterlegt sind. Sie werden beim Versand aktuell ausgelesen (siehe Abschnitt auf S. 385) und in die Rechnung übernommen. Durchführung Rufen Sie alle relevanten Rechnungen in der Rechnungstabelle (siehe Abschnitt auf S. 178) auf. Im Rahmen Ihrer Monatsabrechnung sind das alle frisch verbuchten Rechnungen. Sie können die Rechnungen entsprechend über den Abrechnungszustand verbucht und das Rechnungsdatum suchen. Abbildung 256: Im Beispiel wird nach allen Rechnungen gefiltert, die im April 2007 endgültig verbucht wurden. Markieren Sie nun alle bzw. alle relevanten Rechnungszeilen. Öffnen Sie dann das Kontextmenü mit Hilfe der linken Maustaste. Wählen Sie den Eintrag Primärer Rechnungsversand. Da es sich um einen folgereichen und einmaligen Schritt handelt, macht EBuS mit einer Popup-Meldung darauf aufmerksam. Sie können diese Nachfrage mit Nein beantworten. In diesem Fall bricht EBuS die Funktion sofort ab, es findet kein Versand bzw. Ausdruck statt. Bestätigen Sie die Meldung mit Ja, so beginnt EBuS damit, alle markierten Rechnung der Reihe nach zu versenden. Bei richtiger Vorkonfiguration (siehe Abschnitt auf S. 374) wird für jede Zeile entweder eine verschickt oder ein Ausdruck auf dem Drucker erzeugt. Die Post- bzw. - Adresse wird nun noch einmal von EBuS aus den aktuellen Stammdaten gegengeprüft und ggf. neu angepasst.

204 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 195 Abbildung 257: Im Beispiel wurden die frisch verbuchten Rechnungen aufgerufen und markiert. Über die Funktion "Primärer Rechnungsversand" wird der erste Ausdruck der Rechnungen gestartet. Abbildung 258: Diese Meldung liefert EBuS beim Anstarten eines primären Versands. Sie können den Fortschritt in der Rechnungstabelle verfolgen. Jede verarbeitete Rechnung wird in der Spalte versendet mit einem Häckchen markiert. Gegebenenfalls wird zusätzlich der Versandweg aktualisiert. Sollte eine Rechnung in der Auswahl eine der notwendigen Voraussetzungen (siehe Abschnitt auf S. 194) nicht erfüllen, so wird sie bei der Bearbeitung übersprungen. In der Statuszeile wird eine Fehlermeldung ausgegeben, die Rechnung wird nicht als versendet markiert. Hinweis: Sollten die Einstellungen (siehe Abschnitt auf S. 374) zum -Versand bzw. die Druckeinstellungen nicht korrekt gesetzt sein, erzeugt EBuS an dieser Stelle keine Fehlermeldung. Ggf. können dann Rechnungen nicht richtig versendet bzw. ausgedruckt werden. Sie werden trotzdem als gesendet markiert. Sie sollten daher vor dem Versand sicher stellen, dass die notwendigen Voreinstellungen vollständig getroffen wurden. Machen Sie ggf. einen Testversand. Auch eine falsche oder fehlende Adresse wird von EBuS nicht kommentiert. Die Rechnung wird trotzdem als gesendet markiert. Sorgen Sie deshalb dafür, dass die Stammdaten sorgfältig gepflegt sind.

205 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 196 Abbildung 259: EBuS arbeitet: Beim Rechnungsversand wird für jede zuvor ausgewählte Rechnungszeile eine E- Mail verschickt bzw. ein Ausdruck auf dem Drucker generiert. Zusätzlicher Rechnungsversand EBuS bietet die Möglichkeit, Rechnungen beliebig oft auszudrucken bzw. zu versenden. Jeder Rechnungsversand, der zum wiederholten Male stattfindet, wird als zusätzlicher Versand bezeichnet und über die gleichnamige Funktion angestoßen. Um einen zusätzlichen Ausdruck vom Original zu unterscheiden, wird auf der Rechnung der Kopie-Status optisch markiert. Hierzu erscheint jeweils hinter der Rechnungsnummer der Vermerk Kopie. Damit trägt EBuS dazu bei, mögliche Verwirrungen ob des Originalstatus einer Rechnung, zu vermeiden. [Screenshot] Grundsätzlich kann jede Rechnung nur noch zusätzlich versendet werden, wenn sie bereits einmal primär versendet wurde. Ob eine Rechnung bereits primär versendet wurde, lässt sich in der Rechnungstabelle (siehe Abschnitt auf S. 178) des Dialogs ablesen. In der Spalte Versendet markiert ein Häckchen jede Rechnung, die bereits primär versendet wurde. Abbildung 260: Das Häckchen in der "Gesendet"-Spalte markiert die Rechnungen, die bereits primär versendet wurden. Gleichzeitig ist der gesendet -Status auch notwendige Voraussetzung, damit eine Rechnung zusätzlich versendet werden kann. Hat die primäre Versendung noch nicht stattgefunden, so bricht EBuS die Funktion des zusätzlichen Versands mit einer Fehlermeldung in der Statuszeile (siehe Abschnitt 5.1 auf S. 17) ab. Bitte achten Sie auch wieder darauf, dass die Rechnungsadresse (Postadresse bzw. -Adresse) sowie die

206 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 197 Bankverbindungsdaten der betroffenen Rechnungsempfänger korrekt hinterlegt sind. Sie werden auch bei jedem zusätzlichen Versand aktuell ausgelesen (siehe Abschnitt auf S. 385) und in die Rechnung übernommen. Achtung: Es sei dringend darauf hingewiesen, dass es systembedingt inhaltliche Unterschiede zwischen der primären und jeder zusätzlichen Rechnungsdatei geben kann. Ursache hierfür sind Änderungen, die durch den Bediener in den Stammdaten oder anderen relevanten Größen nach dem primären Versand vorgenommen wurden. Lesen Sie dazu bitte ausführliche Informationen im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 383) dieser Dokumentation. Durchführung Grundsätzlich arbeitet der zusätzliche Versand sehr ähnlich dem primären Versand. Rufen Sie in der Rechnungstabelle (siehe Abschnitt auf S. 178) alle Rechnungen auf, für die Sie einen zusätzlichen Versand vornehmen möchten. Markieren Sie nun alle bzw. alle relevanten Rechnungszeilen. Öffnen Sie dann das Kontextmenü mit Hilfe der linken Maustaste. Wählen Sie den Eintrag Zusätzlicher Rechnungsversand. Abbildung 261: Markieren Sie die Rechnung(en), die Sie noch einmal ausdrucken bzw. verschicken möchten. Wählen Sie dann im Kontextmenü den Eintrag "Zusätzlicher Rechnungsversand" Da es sich um einen folgereichen Schritt handelt, macht EBuS mit einer Popup-Meldung darauf aufmerksam. Abbildung 262: Diese Warnung gibt EBuS aus, wenn Sie einen zusätzlichen Versand anstarten.

207 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 198 Sie können diese Nachfrage mit Nein beantworten. In diesem Fall bricht EBuS die Funktion sofort ab, es findet kein Versand bzw. Ausdruck statt. Bestätigen Sie die Meldung mit Ja, so beginnt EBuS damit, alle markierten Rechnung der Reihe nach zu versenden. Bei richtiger Vorkonfiguration (siehe Abschnitt auf S. 374) wird für jede Zeile entweder eine verschickt oder ein Ausdruck auf dem Drucker erzeugt. Die Post- bzw. - Adresse wird nun noch einmal von EBuS aus den aktuellen Stammdaten gegengeprüft und ggf. neu angepasst. Sollte eine einzelne Rechnung in der Auswahl nicht die Voraussetzungen für den zusätzlichen Versand erfüllen, so wird sie bei der Bearbeitung übersprungen. Der zusätzliche Versand einer Rechnung führt nicht zu einer Statusänderung derselben. Die Durchführung eines zusätzlichen Rechnungsversands ist deshalb in der Rechnungstabelle (siehe Abschnitt auf S. 178) nicht nachvollziehbar DTA und Buchhaltung Rechnungen können im Dialog Rechnungen erstellen und verwalten einem offenen DTA-Lauf bzw. offenen Buchhaltungsexport zugeordnet werden. Die beiden Funktionalitäten besitzen eine hohe konzeptionelle Ähnlichkeit und werden deshalb in diesem Kapitel gemeinsam beschrieben. Der aktuelle Zustand einer Rechnung bezüglich DTA und Buchhaltungsexport wird in der Tabelle in den Spalten DTA-Lauf bzw. Buchhalt. ausgegeben. Dabei können vier Zustände unterschieden werden : Ein Strich signalisiert, dass die Rechnung (noch) nicht zugeordnet ist. 2. ((X)) : Eine Zahl in Doppel-Klammern bedeutet, dass eine Zuordnung bereits stattgefunden hat. Der DTA- Lauf bzw. Buchhaltungsexport X ist jedoch noch nicht geschlossen worden. Dieser Zustand ist reversibel, die Zuordnungen können noch entzogen werden. 3. (X) : Eine Zahl in Einfach-Klammern bedeutet, dass eine Zuordnung bereits stattgefunden hat. Der DTA- Lauf bzw. Buchhaltungsexport X ist bereits geschlossen, jedoch noch nicht abgerufen worden. Dieser Zustand ist nicht reversibel. Die Rechnung ist unwiderruflich Teil der betroffenen Export-Datei. 4. X : Die Ausgabe einer Zahl X bedeutet, dass die Rechnung dem DTA-Lauf bzw. dem Buchhaltungsexport mit der Nummer X zugeordnet ist. Dieser wurde bereits geschlossen und auch abgerufen. Auch dieser Zustand ist nicht reversibel. Voraussetzungen Um eine Rechnung einem DTA- bzw. Buchhaltungsexport zuordnen zu können, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein. DTA-Datei Bedingungen für die Zuordnung von Rechnungen zu einer DTA-Datei sind folgende: 1. Die Rechnung ist verbucht. 2. Für den Rechnungssteller (siehe Abschnitt auf S. 340) besteht eine offene (siehe Abschnitt 11.8 auf S. 207) DTA. 3. Die Rechnung ist nicht irrelevant (siehe Abschnitt auf S. 385), d.h. als intern markiert. 4. Der Rechnungsempfänger hat eine Einzugsermächtigung erteilt. zu 2: Hier gilt grundsätzlich, dass eine DTA-Datei immer nur Rechnungen für den gleichen Rechnungssteller aufnehmen kann. Bevor Sie also die Zuordnung vornehmen, müssen Sie sicherstellen, dass für alle betroffenen Rechnungssteller (Empfängerkonten) eine DTA-Datei (siehe Abschnitt 11.8 auf S. 207) geöffnet wurde.

208 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 199 zu 4: Die Einstellung bezüglich der Einzugsermächtigung wird bei der Zuordnung einer Rechnung zu einem DTA- Lauf anhand der aktuellen Kundendaten noch einmal überprüft. Es ist also möglich, die Einzugsermächtigung noch für bereits endgültig verbuchte Rechnungen einzutragen bzw. abzuwählen (detaillierte Informationen siehe Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 384)). Buchhaltungsexport Bedingungen für die Zuordnung von Rechnungen zu einem Buchhaltungsexport sind folgende: 1. Die Rechnung ist verbucht. 2. Für den Rechnungssteller (siehe Abschnitt auf S. 340) besteht einer offener (siehe Abschnitt 11.9 auf S. 214) Buchhaltungsexport. 3. Die Rechnung ist nicht irrelevant (siehe Abschnitt auf S. 385), d.h. als intern markiert. zu 2: Hier gilt grundsätzlich, dass ein Buchhaltungsexport immer nur Rechnungen für den gleichen Rechnungssteller aufnehmen kann. Bevor Sie also die Zuordnung vornehmen, müssen Sie sicherstellen, dass für alle betroffenen Rechnungssteller (Empfängerkonten) ein Buchhaltungsexportdatei (siehe Abschnitt 11.9 auf S. 214) geöffnet wurde. zu 3: Diese Bedingung kann für den Buchhaltungsexport ausgeschaltet werden. Dazu müssen Sie in den Anbietereinstellungen, Register Abrechnung (siehe Abschnitt auf S. 264) explizit anwählen, dass auch interne Rechnungen in den Buchhaltungsexport rutschen sollen. Rechnung zum DTA-Lauf oder Buchhaltungsexport hinzufügen Mit Hilfe des Kontextmenues ist es möglich, Rechnungen einem offenen DTA-Lauf/Buchhaltungsexport hinzuzufügen. Um die Zuordnung vorzunehmen, markieren Sie bitte alle Rechnungen, für die Sie die Aktion durchführen wollen. Dazu sollten Sie vorher einen Rechnungsfilter (siehe Abschnitt auf S. 175) eingestellt haben, der die für Sie relevanten Rechnungen auwählt bzw. anzeigt. Wählen Sie anschließend aus dem Kontextmenue den Eintrag Zum aktuellen DTA-Lauf hinzufügen bzw. Zu aktuellem Buchhaltungsexport hinzufügen. [Screenshot] Hinweis: Diese Einträge im Kontextmenü sind immer aktiv, unabhängig davon, ob man die Rechnungen tatsächlich einem DTA-Lauf zuordnen kann. Wenn Sie mehrere Rechnungen markieren, so wird die Aktion nur für solche Rechnungen ausgeführt, für die die Voraussetzungen (siehe Abschnitt auf S. 198) für eine Zuordnung erfüllt sind. Alle anderen Rechnungen bleiben unverändert. Falls Sie in einem Schwung Rechnungen bearbeiten, die unterschiedliche Rechnungssteller aufweisen, so nimmt EBuS die Zuordnung zur richtigen Exportatei automatisch vor. Sollte sich darunter eine Rechnung befinden, für die keine passende DTA-/Buchhaltungsexportdatei geöffnet ist, so nimmt EBuS für diese Rechnung entsprechend überhaupt keine Zuordnung vor. Weniger zimperlich ist EBuS bei der Berücksichtigung des Rechnungsdatums im Vergleich mit dem Zeitraum der Buchhaltungsexportdatei (siehe Abschnitt 11.9 auf S. 214). Wenn Sie eine Rechnung einem Buchhaltungsexport zuordnen, deren Rechnungsdatum nicht in das zugehörige Zeitintervall passt, wird die Zuordnung ohne Warnung trotzdem vorgenommen. Bitte lesen weitere Hinweise hierzu im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 380) der Dokumentation. Die Statusveränderung bezüglich der Zuordnung lässt sich in den einschlägigen Tabellenspalten verfolgen. Eine erfolgreiche Zuordnung wird durch die Ausgabe der Exportnummer in Doppelklammern (siehe Abschnitt 1 auf S. 198) sichtbar. Haben Sie eine Zuordnung vornehmen wollen, für die die Voraussetzungen hingegen nicht erfüllt waren, so bleibt die Rechnung bzw. die angezeigte Tabellenzeile unverändert - die Spalte DTA-Lauf/Buchhalt. bleibt leer (-). Z.B. ist es nicht möglich, die Rechnung eines Kunden, der keine Einzugsermächtigung (siehe Abschnitt auf S. 198) (Spalte Einzug ) erteilt hat, einem DTA-Lauf zuzuweisen.

209 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 200 [Screenshot] Zuordnungen von Rechnungen zu einem DTA-Lauf und einem Buchhaltungsexport sind voneinander völlig unabhängig. Ob sie eine dieser Aktionen bereits vorgenommen haben, ist für die jeweils andere keine Bedingung. Auch werden in den jeweiligen Dateien keine Informationen zum Zustand jeweils des anderen Exports mitgespeichert. Ob eine Rechnung in einem DTA-Lauf berücksichtigt wird, wird z.b. in der FiBu-Datei nicht beachtet. Das gleiche gilt umgekehrt. DTA-/Buchhaltungsdatei-Zuordnung zurücknehmen Die Zuordnung zu den Export-Dateien ist reversibel, solange die entsprechende Datei nicht geschlossen wurde. Wenn Sie eine Zuordnung zurücknehmen wollen, markieren Sie dazu die betroffenen Fahrten. Wählen Sie anschließend aus dem Kontextmenue Aus aktuellem DTA-Lauf entfernen bzw. Aus aktuellem Buchhaltungsexport entfernen. [Screenshot] Sollten Sie mehrere Rechnungen markiert haben, dann wird die Aktion nur für solche Rechnungen ausgeführt, für die eine Rücknahme möglich ist. Das schließt alle Rechnungen ein, die einer offenen Datei zugeordnet sind. Alle anderen Rechnungen bleiben unberührt. Die Statusveränderung lässt sich in den einschlägigen Tabellenspalten verfolgen. Bei erfolgreicher Rücknahme wird die Zahl in Doppelklammern (siehe Abschnitt 1 auf S. 198) durch einen einfachen Strich (siehe Abschnitt auf S. 198) ersetzt. Aus bereits geschlossenen oder gar abgerufenen DTA- und Buchhaltungsexportdateien können Rechnungen nicht mehr entfernt werden Stornierung Sie wollen eine Stornierung von impliziten Fahrtbelegen, expliziten Belegen oder ganzen Rechnungen vornehmen. Hintergrund-Informationen zum Thema finden Sie im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 382) der Dokumentation. Für die Durchführung laden Sie bitte zunächst im Dialog Rechnungen erstellen und verwalten (siehe Abschnitt 11.7 auf S. 174) die relevante Rechnung in die Rechnungstabelle (siehe Abschnitt auf S. 178). Abbildung 263: Das Beispiel behandelt eine noch offene (bearbeitete) Rechnung der Kundin Markieren Sie nun die relevante Rechnung und wählen Sie über das Kontextmenü den Eintrag Rechnung anzeigen. Selbstverständlich können Sie auch mehrere Rechnungen markieren und anzeigen lassen. Stornierung einer kompletten Rechnung Es erscheint ein neues Fenster, in dem jede ausgewählte Rechnung in einer Zeile im Tabellenformat dargestellt (siehe Abschnitt auf S. 182) wird. Wenn Sie komplette Rechnungen erstatten wollen, so reicht die aktuelle Anzeige für die weitere Bearbeitung. Machen Sie ggf. die letzte Spalte Storniert der Tabelle sichtbar. Markieren

210 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 201 Abbildung 264: Markieren Sie die relevante Rechnung. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag "Rechnung anzeigen" um zunächst eine tabellarische Vorschau der Rechnung zu holen. Sie alle Rechnungszeilen, für die Sie eine komplette Stornierung vornehmen möchten. Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Wählen Sie den einzigen Eintrag Ausgewählte Posten stornieren. Abbildung 265: Markieren Sie in der Tabelle die Rechnung, die Sie stornieren wollen. Die Stornierung wird über das Kontextmenü angestoßen. EBuS reagiert mit einer Pop-Up-Meldung. Darin werden die wichtigsten Größen der geplanten Stornierung zusammengefasst: 1. Anzahl der betroffenen Kostenposten (Belege) der Rechnung. Wenn Sie gleich mehrere Rechnungen stornieren, so werden die Einzelbelege aller Rechnungen zusammengezählt. 2. Die Gesamtsumme der expliziten Gegenbelege, die erzeugt werden. Handelt es sich um eine Gutschrift für den Kunden, so wird der Betrag mit einem - versehen. Abbildung 266: EBuS gibt Details zur geplanten Stornierung. Sie können den Vorgang mit Nein abbrechen. In diesem Fall werden keine Stornierungen vorgenommen. Wenn Sie den Dialog hingegen mit Ja bestätigen, wird die Stornierung durchgeführt. EBuS erstellt hierzu für jeden betroffenen Einzelbeleg der Rechnung einen Gegenbeleg in gleicher Höhe mit umgekehrten Vorzeichen. Näheres hierzu entnehmen Sie bitte dem Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 382) der Dokumentation. Mit einem neuen Pop-Up Fenster gibt EBuS eine Übersicht über die Ergebnisse der Stornierung. Sie erfahren, wieviele Belege bearbeitet, storniert oder nicht storniert wurden oder bereits vorher storniert waren. Auch die Anzahl aufgetretener Fehler wird ausgegeben.

211 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 202 Abbildung 267: EBuS fasst die Ergebnisse der Stornierung zusammen. Nachdem Sie das Ergebnis über die OK Taste bestätigt haben, kehren Sie zurück zur Tabellenansicht der behandelten Rechnungen. In der letzten Spalte wird nun durch eine Markierung deutlich, dass die Rechnungen storniert wurden. Abbildung 268: In der Tabellenansicht ist die betroffene Rechnung nun als storniert markiert. Wenn Sie die Rechnungen aufklappen, um die Einzelbelege einzusehen, wird deutlich, dass EBuS die Rechnung belegweise storniert. Besteht eine Rechnung aus mehreren Belegen, so entsteht für jeden Beleg ein eigener Gegenbeleg. Die Stornierung ist dann mehrteilig. Abbildung 269: In der Detailansicht können die stornierten Einzelbelege der Rechnung eingesehen werden. Die erzeugten Gegenbelege sind für den Bediener nun einsehbar. In welchem Dialog Sie die Belege aufrufen können, ist abhängig von der Belegart. 1. Gegenbelege zu expliziten fahrtunabhängigen Belegen werden beim Kunden hinterlegt. Sie sind im Dialog der Kundendaten (siehe Abschnitt auf S. 107) einsehbar. 2. Gegenbelege zu impliziten Fahrtbelegen und expliziten fahrtabhängigen Belegen werden bei der Fahrt hinterlegt. Diese werden im Dialog Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt 11.1 auf S. 121) unterhalb des Reiters Explizite Belege (siehe Abschnitt auf S. 146) verwaltet. Für eine stornierte Rechnung mit unterschiedlichen Belegarten sind die Gegenbelege daher ggf. in unterschiedlichen Programmteilen einsehbar. Jeder Storno-Beleg wird von EBuS automatisch um eine erklärende Bemerkung ergänzt. Wenn die Ursprungs-Rechnung noch nicht verbucht wurde, können die Storno-Belege noch auf der gleichen Rechnung erscheinen. Eine vorläufige Verbuchung müssten Sie noch einmal widerrufen. Außerdem müssen Sie über die Belegzuordnung (siehe Abschnitt 11.6 auf S. 168) die neuen Belege der offenen Rechnung noch hinzufügen. Eine Rechnungsvorschau auf Tabellenbasis sähe dann so aus: Wenn sich die neue Rechnung wie im Beispiel auf 0,-EUR beläuft, so muss die vorläufige Verbuchung ggf. ohne Betragsgrenzen (siehe Abschnitt auf S. 189) angestoßen werden. Stornierung einzelner Belege einer Rechnung Es ist ebenso möglich, einzelne Belege einer Rechnung zu stornieren. Auch hierzu laden Sie bitte die tabellarische Vorschau der relevanten Rechnung sowie zu Beginn des Kapitels mit den ersten beiden Abbildungen beschrieben.

212 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 203 Abbildung 270: Die Storno-Belege aus dem Beispiel finden sich als fahrtabhängige explizite Belege im Dialog "Fahrtdaten bearbeiten" wieder. Dem Beleg wird zur Erklärung automatisch eine Bemerkung angehängt. Abbildung 271: In diesem Fall sind die Storno-Belege noch auf der gleichen Rechnung gelandet wie die ursprünglich belastenden Belege. Abbildung 272: In diesem Beispiel wird ein expliziter Beleg einer bereits endgültig verbuchten Rechnung storniert. Da Sie nun einen einzelnen Beleg stornieren wollen, reicht die Ausgangsansicht des Dialogs nicht aus. Sie müssen die Rechnungszeile aufklappen um somit die Einzelbelege sichtbar zu machen. Abbildung 273: Nach dem vollständigen "Aufklappen" der Rechnung sind alle Einzelbelege sichtbar. Sobald alle Belege sichtbar sind, markieren Sie bitte die Zeile mit dem Beleg, den Sie stornieren wollen. Betätigen Sie anschließend die rechte Maus-Taste und wählen Sie den einzigen Eintrag im Kontextmenü Ausgewählte Posten stornieren. Von nun an läuft die Stornierung des Einzelbelegs genauso wie für die Stornierung von ganzen Rechnungen beschrieben. Im Beispiel sehen Sie hier die Stornierung eines expliziten Belegs. Nach erfolgreicher Stornierung wird der neu entstandene explizite Beleg dem Kunden zugeordnet. Er ist deshalb üblicherweise im selbstdefinierten Kundendialog einsehbar. Hinweis: Explizite Belege werden einer Kunden- mit Unternummer zugeordnet. Gehörte der ursprüngliche Beleg nicht zu der Hauptnummer, sondern zu einer Unternummer des Kunden, so bekommt der neue Storno-Beleg die gleiche Zuordnung.

213 28. Januar Rechnungen erstellen und verwalten 204 Abbildung 274: Zum Stornieren müssen Sie den betroffenen Beleg markieren und über das Kontextmenü die Stornierung anstoßen. Abbildung 275: EBuS wartet auf das Bestätigen der geplanten Stornierung. Abbildung 276: EBuS gibt Übersicht über die Einzelheiten der durchgeführten Stornierung. Abbildung 277: In der tabellarischen Rechnungsanzeige ist der einzelne Beleg nun als storniert gekennzeichnet. Abbildung 278: Beispiel für einen selbstdefinierten Kundendialog: Hier lassen sich die expliziten Belege des Kunden inkl. der Storno-Belege einsehen. In der Beispiel-Abbildung können Sie nachvollziehen, wie der neue Storno-Beleg aufgebaut ist. Die Kostenart wird vom Ursprungsbeleg übernommen. Der neue Betrag entspricht exakt dem alten Betrag mit umgekehrten Vorzeichen. Zusätzlich wird automatisch ein Kommentar erzeugt, der auf die Ursprungsrechnung verweist. Der Beleg ist nun abrechenbar ohne Angabe eines Fälligkeitsdatums. In diesem Fall gilt das Eingabedatum als Fälligkeitstermin, der Beleg wird üblicherweise bei der nächsten Belegerzeugung (siehe Abschnitt 11.6 auf S. 168) mitberücksichtigt. Falls Sie ein abweichendes Fälligkeitsdatum wünschen, können Sie dieses in diesem Dialog ergänzen.

214 28. Januar Bankexportdateien abrufen Bankexportdateien abrufen Dieser Dialog befindet sich unterhalb des Hauptmenüpunktes Abrechnung. Er dient der Verwaltung von DTA- Läufen. Dies umschließt folgende Aktionen: 1. Listung aller vergangenen DTA-Läufe 2. DTA-Lauf öffnen 3. DTA-Lauf schließen 4. Verzeichnis (siehe Abschnitt 11.8 auf S. 205) für DTA-Dateien anlegen 5. DTA-Dateien erstmals oder wiederholt abrufen Die eigentliche Zuordnung von Rechnungen zu einem geöffneten DTA-Lauf erfolgt wiederum innerhalb des Dialogs Rechnungen erstellen und verwalten (siehe Abschnitt 11.7 auf S. 174) unterhalb des gleichen Hauptmenüs. Verzeichnis wählen Bevor Sie einen Abruf starten, müssen Sie mitteilen, in welchem Verzeichnis die DTA-Dateien exportiert werden sollen. Den gewünschten Pfad tragen Sie in die unterste Dialogzeile DTA-Verzeichnis ein. Dies können Sie auf zwei Weisen erledigen: 1. Sie tragen das gewünschte Verzeichnis inklusive des gesamten Verzeichnis-Pfades manuell in das Eingabefeld ein. 2. Sie klicken auf das kleine... -Kästchen rechts neben dem Eingabefeld und wählen dann das gewünschte Verzeichnis über den Dateien-Browser aus. Abbildung 279: Sie können das Zielverzeichnis für den Export manuell in das Feld eintragen. Abbildung 280: Sie können das Zielverzeichnis auch komfortabel aussuchen, indem Sie es über einen Dateienbrowser heraussuchen. Klicken Sie dazu auf das "..."-Feld.

215 28. Januar Bankexportdateien abrufen 206 Das Zielverzeichnis bleibt dauerhaft gespeichert, bis Sie es wieder löschen oder ändern. Wenn Sie hier kein Verzeichnis angeben, kann keine Datei erstellt werden. Dateiliste erstellen Der aktuelle Dialog bietet Ihnen eine Übersicht über alle erstellten DTA-Dateien. Beim Aufruf des Dialogs werden diese Informationen nicht direkt geladen. Wenn Sie eine Übersicht über die DTA-Dateien wünschen, müssen Sie den Aufbau der Tabelle mit Hilfe der Funktion Liste erstellen anstoßen. EBuS lädt nun eine tabellarische Übersicht mit den Kerninformationen zu allen DTA-Dateien, die bislang erstellt wurden. Dies schließt auch die noch offenen bzw. nicht abgerufenen Dateien ein. Abbildung 281: Wenn Sie den Dialog neu öffnen, wird die Liste der DTA-Dateien nicht automatisch geladen. Bei Bedarf wählen Sie die Funktion "Liste erstellen", um die Tabelle aufzubauen. In folgender Reihenfolge finden Sie folgende Informationen: Nr.: Die DTA-Läufe bzw. DTA-Dateien werden numerisch hochgezählt. Jede Datei hat somit eine eigene eindeutige Nummer, anhand der sie im Programm referenziert wird. So findet sich z.b. im Dialog Rechnungen erstellen und verwalten (siehe Abschnitt 11.7 auf S. 174) zu jeder Rechnung die zugehörige Nummer des DTA-Laufs, sofern die Rechnung bereits einem DTA-Lauf zugeordnet wurde. Ein einzelner DTA-Lauf kann aus mehreren Dateien bestehen. Alle zugehörigen Dateien enthalten im Dateinamen die DTA-Nummer als eindeutige Referenz. Empfängerkonto: Sie können unter EBuS Rechnungen verschiedenen Empfängerkonten zuordnen. Damit ist das Prinzip des Rechnungsstellers (siehe Abschnitt auf S. 340) gemeint. In einer DTA-Datei können jedoch nur Rechnungen zusammengefasst werrden, die den gleichen Rechnungssteller aufzeigen bzw. auf das gleiche Konto verweisen. Der Name dieses Kontos/Rechnungsstellers wird in dieser Spalte angezeigt. Sollten Sie in EBuS mehrere Rechnungssteller unterscheiden, so müssen Sie beim Öffnen (siehe Abschnitt 11.8 auf S. 207) eines neuen DTA-Laufs das gewünschte Konto auswählen. geöffnet am: Gibt Datum mit Uhrzeit aus, zu dem die neue DTA-Datei geöffnet wurde. geschlossen am: Gibt Datum mit Uhrzeit aus, zu dem die neue DTA-Datei geschlossen wurde. Ist das Feld leer, so ist die DTA-Datei noch im geöffneten Zustand. erzeugt am: Gibt Datum und Uhrzeit aus, zu dem die DTA-Dateien geschrieben, erstellt und abgespeichert wurden. Ist dieses Feld leer, so wurde der DTA-Lauf noch nicht abgerufen. erzeugt von: Gibt an, wer die DTA-Datei geöffnet hat. Rg.anz.: Zeigt die Gesamtanzahl aller Rechnungen an, die im DTA-Lauf berücksichtigt wurden. Das umschließt die Rechnungen aus allen zugehörigen Dateien eines DTA-Laufs. Auch die Anzahl der saldierten Rechnungen geht vollständig ein. Die Anzahl der Rechnungen ist immer aktuell und wird direkt nach dem Öffnen einer neuen DTA- Dtei hochgezählt. Auch bei nicht geschlossenen DTA-Dateien lässt sich demnach ablesen, wieviele Rechnungen aktuell zugeordnet sind. Als Vergleichszeitpunkt dient der Augenblick der Listenerzeugung. Gesamtwert: Gibt das Saldo aller eingeschlossenen Rechnungen einer DTA-Datei aus. Sie können die Tabelle wie gewohnt nach jeder beliebigen Spalte numersich bzw. alphabetisch sortieren, indem Sie auf den Kopf der gewünschten Spalte klicken. Ein wiederholter Klick auf die gleiche Spalte sortiert sie in umgekehrter Reihenfolge.

216 28. Januar Bankexportdateien abrufen 207 Abbildung 282: Die Liste zeigt die Kerninformationen zu allen geschlossenen (und offenen) DTA-Dateien. DTA-Lauf öffnen Um einen neuen DTA-Lauf vorzubereiten, müssen Sie zunächst eine neue DTA-Datei öffnen. Klicken Sie dazu an beliebiger Stelle im Dialog mit der rechten Maustaste, um das Kontextmenü zu öffnen. Wählen Sie die Option an erster Stelle: Neuen DTA-Lauf öffnen. Abbildung 283: Rufen Sie an beliebiger Stelle das Kontextmenü auf und wählen Sie den obersten Eintrag, um einen neuen DTA-Lauf zu öffnen. Sollten Sie in EBuS mehrere Rechnungssteller (siehe Abschnitt auf S. 226) definiert haben so erscheint daraufhin ein Pop-Up-Fenster, welches die Auswahl des gewünschten Empfängerkontos von Ihnen verlangt. Nehmen Sie diese Auswahl per Mausklick vor. In der späteren Zuordnung (siehe Abschnitt auf S. 199) von Rechnungen zum DTA-Lauf nimmt EBuS gegebenenfalls die richtige Zuordnung automatisch vor. Falls Sie nur ein Empfängerkonto (=Rechnungssteller) eingerichtet haben, erscheint direkt nach Anwahl im Kontextmenue eine neue Zeile für den neuen DTA-Lauf in der Tabelle. Sollten Sie vorher bereits die Liste (siehe Abschnitt 11.8 auf S. 206) aller bestehenden DTA-Läufe aufgebaut haben, so erscheint die neue Zeile am Ende der Tabelle, ggf. müssen Sie dazu nach unten scrollen. Die neue DTA- Datei hat nun bereits eine feste Nr., ein zugehöriges Empfängerkonto, sowie ein Öffnungsdatum.

217 28. Januar Bankexportdateien abrufen 208 Abbildung 284: Wenn Sie mehrere Rechnungssteller unterscheiden, müssen Sie für jeden neuen DTA-Lauf eine Zuordnung erstellen. Abbildung 285: Sobald Sie einen neuen DTA-Lauf geöffnet haben, erscheint dieser in einer neuen Zeile der Liste. Hinweis: Um einen neuen DTA-Lauf zu starten, darf und kann kein weiterer offener DTA-Lauf für das gleiche Empfängerkonto bestehen. Anders formuliert: Für den gleichen Rechnungssteller kann gleichzeitig immer nur ein einziger offener DTA-Lauf bestehen. Sobald die DTA-Datei für einen Rechnungssteller geschlossen wurde, kann für diesen eine neue Datei gestartet werden. Es ist nicht notwendig, dass der Vorgänger-Lauf abgerufen (siehe Abschnitt 11.8 auf S. 209) wurde. Im nächsten Schritt können Sie der neu gestarteten DTA-Datei die gewünschten Rechnungen zuordnen. Dies geschieht im Dialog Abrechnung Rechnungen erstellen und verwalten (siehe Abschnitt auf S. 199). Für die Zuordnung müssen die Rechnungen einige Bedingungen (siehe Abschnitt auf S. 198) erfüllen. So können z.b. nur Rechnungen in diese DTA-Datei geschrieben werden, die tatsächlich zum verknüpften Empfängerkonto gehören. Diese Eigenschaft wird den Rechnungen über den Rechnungstyp zugeordnet. Es ist für das Programm irrelevant, welche oder wieviele Rechnungen Sie in einem DTA-Lauf zusammenfassen. Gegebenfalls splittet EBuS beim tatsächlichen Erstellen der DTA-Datei während des Abrufs (siehe Abschnitt 11.8 auf S. 209) die zugeordneten Rechnungen auf mehrere Dateien. Dieses Verhalten kann durch eine Einstellung in den Anbietereinstellungen (siehe Abschnitt auf S. 266) beeinflusst werden. Weiterhin ist es ebenso unerheblich, über welchen Zeitraum Sie eine DTA-Datei offen lassen. Solange die Datei nicht geschlossen ist, können Sie die bislang zugeordneten Rechnungen ohnehin wieder aus der Datei entkoppeln. Erst wenn Sie die DTA-Datei schließen, machen Sie den Sack zu, die enthaltenen Rechnungen bleiben unveränderbar diesem DTA-Lauf zugeordnet. In der Regel werden Sie einen festen Rhythmus für die Erstellung Ihrer DTA-Dateien haben. Zumeist öffnet man eine neue DTA-Datei bzw. nimmt die Rechnungszuordnung vor, nachdem die monatliche endgültige Verbuchung durchgeführt wurde. Das Öffnen eines DTA-Laufs kann nicht rückgängig gemacht werden. Der DTA-Lauf besteht irreversibel und kann nur in seinem Inhalt verändert werden.

218 28. Januar Bankexportdateien abrufen 209 DTA-Lauf schließen Wenn Sie bestimmen, dass einer offenen DTA-Datei alle relevanten Rechnungen zugeordnet wurden, müssen Sie den DTA-Lauf schließen. Dazu müssen Sie im Dialog DTA-Dateien abrufen zunächst die Liste erstellen. In einer der letzten Zeilen müssen Sie die relevante offene Exportdatei finden. Bitte markieren Sie diese Zeile, stellen Sie aber sicher, dass es sich um die richtige Datei handelt. Denn sollten Sie mit verschiedenen Empfängerkonten (=Rechnungsstellern (siehe Abschnitt auf S. 226)) arbeiten, existieren ggf. mehrere offene Exportdateien. Wählen Sie anschließend aus dem Kontextmenü den Eintrag Aktuellen DTA-Lauf schließen. Abbildung 286: Um einen DTA-Lauf zu schließen markieren Sie die betreffende Zeile und wählen Sie aus dem Kontextmenü den zweiten Eintrag. Da dieser Schritt irreversibel ist, erscheint eine diesbezügliche Meldung, die Sie zunächst bestätigen müssen. Tatsächlich werden durch das Schließen eines DTA-Laufs alle Zuordnungen unwiderruflich. Es kann keine Rechnung mehr entkoppelt und auch keine zusätzliche Rechnung zugeordnet werden. Abbildung 287: EBuS macht sicherheitshalber darauf aufmerksam, dass das Schließen eines DTA-Laufs nicht rückgängig zu machen ist. Bestätigen Sie mit "OK". Signalisiert wird das erfolgeiche Schließen eines DTA-Laufs durch den Zeitstempel in der Spalte geschlossen am. Gleichzeitig werden Rechnungsanzahl (siehe Abschnitt 11.8 auf S. 206) und Gesamtwert (siehe Abschnitt 11.8 auf S. 206) des DTA-Laufs ermittelt und in der Tabelle ausgegeben. Abbildung 288: Sobald Sie den DTA-Lauf geschlossen haben, erscheinen Schließdatum sowie die endgültige Anzahl und Gesamtwert der Rechnungen in der Tabellenzeile. Das Schließen ist irreversibel. Damit ein DTA-Lauf geschlossen werden kann, muss mindestens eine Rechnung zugeordnet sein. DTA-Dateien abrufen Der letzte Schritt im DTA-Verfahren besteht darin, aus dem DTA-Lauf mit allen zugehörigen Rechnungen DTA- Dateien zu erstellen. Dieser Schritt erfolgt beim Abrufen der DTA-Dateien. Bitte beachten Sie, welche Vorbereitungen (siehe Abschnitt auf S. 375) dazu getroffen werden müssen. Markieren Sie zunächst den DTA-Lauf, den Sie abrufen möchten. Es kann jeder beliebige sein, da der Datei-Abruf beliebig oft für den gleichen DTA-Lauf vorgenommen werden kann. In der Regel werden Sie jedoch den jüngsten

219 28. Januar Bankexportdateien abrufen 210 DTA-Lauf abrufen wollen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung und wählen Sie aus dem Kontextmenü DTA-Datei für diesen Lauf abrufen. Abbildung 289: Um DTA-Dateien abzurufen, markieren Sie bitte den betreffenden Datensatz und wählen Sie dann aus dem Kontextmenü den vorletzten Eintrag. Das Zusammenstellen der Dateien erfolgt nach den strengen Konventionen (siehe Abschnitt auf S. 375) für DTA-Dateien. Nach erfolgreichem Abruf des DTA-Laufs befinden sich die erzeugten Dateien im gewählten Verzeichnis (siehe Abschnitt 11.8 auf S. 205). Abbildung 290: Während die Dateien exportiert werden, erscheint in der Statusmeldung der entsprechende Hinweis darauf. Wenn die Dateien erfolgreich geschrieben werden, wird in der Statuszeile eine entsprechende Erfolgsmeldung ausgegeben. Abbildung 291: In der Statuszeile wird der erfolgreiche Export gemeldet. Der Zeitstempel für den Moment des ersten Abrufens wird gespeichert und beim nächsten Listenaufbau mitangezeigt. Abbildung 292: Beim nächsten Listenaufbau wird der Zeitpunkt des ersten Dateiabrufs angezeigt. Sie haben grundsätzlich die Möglichkeit, DTA-Dateien beliebig oft abzurufen. In der Regel wird dann die gleiche Datei beliebig oft neu geschrieben. Unter bestimmten Bedingungen kann es jedoch sein, dass die mehrfach abgerufenen DTA-Dateien nicht identisch sind. Wenn Sie zwischen zwei Abrufen den Namen oder die Bankverbindungsdaten eines Kunden ändern, so stehen diese unterschiedlich in den Dateien. Bitte lesen Sie dazu ausführlichere Informationen im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 383) der Dokumentation.

220 28. Januar Buchhaltungsdateien abrufen 211 DTA-Export im DATEV-Format Alternativ zum dritten Eintrag im Kontextmenü können Sie DTA-Dateien auch im DATEV-Format abrufen. Wählen Sie dazu die letzte Option im Kontextmenü DATEV-Dateien für diesen Lauf abrufen. Auf diese Weise werden DTA-Exportdateien erstellt, die die Daten im speziellen DATEV-Format abbilden. Diese Formatierung kann hilfreich sein, wenn Sie die DTA-Datei intern in eine Buchhaltungssoftware einlesen, die eine DATEV-Schnittstelle besitzt. Bitte lesen Sie weiterführende Informationen im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 378) der Dokumenation. Für den Export im DATEV-Format gelten nicht nur die üblichen Voraussetzungen (siehe Abschnitt auf S. 375) für den DTA-Export, sondern auch die Bedingungen (siehe Abschnitt auf S. 378) wie für den Buchhaltungsexport unter EBuS. Die Durchführung und Ablauf dieses Abrufs erfolgt entsprechend der Erklärungen im Unterkapitel DTA-Dateien abrufen (siehe Abschnitt 11.8 auf S. 209). Mögliche Fehler Beim Abrufen der DTA-Datei werden die aktuellen Bankverbindungsdaten der Kunden ausgelesen. Befinden sich darunter lückenhafte oder ungültige Einträge, so bricht EBuS den Abruf mit einer detailierten Fehlermeldung ab. Abbildung 293: Fehlende Kundendaten können beim DTA-Abruf zu einer Fehlermeldung und einem Abbruch führen. Der Fehler muss behoben werden, bevor der DTA-Export erfolgreich wiederholt werden kann Buchhaltungsdateien abrufen Dieser Dialog befindet sich unterhalb des Hauptmenüpunktes Abrechnung. Er dient der Verwaltung von Buchhaltungsexportdateien. Aufbau und Bedienung des Dialogs sind eng mit dem Dialog Bankexportdateien abrufen (siehe Abschnitt 11.8 auf S. 205) verwandt. Die Verwaltung der Exportdateien umfasst folgende Möglichkeiten: 1. Listung aller vergangenen Buchhaltungsexporte 2. Neue Buchhaltungsexportdatei starten (öffnen) 3. Offene Buchhaltungsexportdatei schließen 4. Buchhaltungsexportdatei abrufen (erstmals oder wiederholt) 5. Verzeichnis (siehe Abschnitt 11.9 auf S. 212) für Buchhaltungsexportdateien anlegen Die eigentliche Zuordnung von Rechnungen zu einer geöffneten Buchhaltungsexportdatei erfolgt wiederum innerhalb des Dialogs Rechnungen erstellen und verwalten (siehe Abschnitt 11.7 auf S. 174) ebenfalls unterhalb des Hauptmenüpunktes Abrechnung. Dort legen Sie fest, ob bzw. welche Rechnungen in welchen Buchhaltungsexport eingehen. EBuS exportiert Buchhaltungsdaten ausschließlich im DATEV-Format. Der Export ist nur in einer Arbeitsumgebung mit dem Betriebssystem Windows möglich. Für den Export sind einige einmalige Vorbereitungen (siehe Abschnitt auf S. 378) zu treffen.

221 28. Januar Buchhaltungsdateien abrufen 212 Verzeichnis wählen Bevor Sie einen Export starten, müssen Sie angeben, in welches Verzeichnis (Ordner) die Dateien erzeugt werden sollen. Es ist sinnvoll, für jeden Export vorab ein eigenes Verzeichnis anzulegen. Es ist weiterhin sinnvoll, im Verzeichnispfad bzw. Verzeichnisnamen sowohl den Namen des Rechnungsstellers als auch den Buchhaltungszeitraum anzugeben. Nur so lässt sich später eine eindeutige Zuordnung der Dateien zum zugehörigen Buchhaltungsexport ableiten. Bitte entnehmen Sie dem Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 378) der Dokumenation weitere Tipps und Hinweise zu diesem Thema. Den gewünschten Pfad tragen Sie in die unterste Dialogzeile Buchhaltungsexportverzeichnis ein. Dies können Sie auf zwei Weisen erledigen: 1. Sie tragen das gewünschte Verzeichnis inklusive des gesamten Verzeichnis-Pfades manuell in das Eingabefeld ein. 2. Sie klicken auf das kleine... -Kästchen rechts neben dem Eingabefeld und wählen dann das gewünschte Verzeichnis über den Dateien-Browser aus. Abbildung 294: zu 1.: Sie können das Zielverzeichnis für den Export manuell in das Feld eintragen. Bereiten Sie nach Möglichkeit für jeden Export ein eigenes Zielverzeichnis vor, da immer Dateien mit gleicher Namensstruktur exportiert werden. Abbildung 295: zu 2.: Sie können das Zielverzeichnis auch komfortabel aussuchen, indem Sie es über einen Dateienbrowser heraussuchen. Klicken Sie dazu auf das "..."-Feld. Das Zielverzeichnis bleibt dauerhaft gespeichert, bis Sie es wieder löschen oder ändern. Wenn Sie hier kein Verzeichnis angeben, kann keine Datei erstellt werden. Sollten Sie versehentlich in ein Verzeichnis exportieren, indem bereits Exportdateien zu einem anderen Buchhaltungsexport gespeichert sind, so werden diese nicht überschrieben, sondern die neuen Dateien mit verändertem

222 28. Januar Buchhaltungsdateien abrufen 213 Dateinamen abgepeichert. Weitere Informationen hierzu lesen Sie bitte im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 378). Dateiliste erstellen Der aktuelle Dialog bietet Ihnen eine Übersicht über alle durchgeführten Buchhaltungsexporte. Beim Aufruf des Dialogs werden diese Informationen nicht direkt geladen. Wenn Sie eine Übersicht über die Exportdateien wünschen, müssen Sie den Aufbau der Tabelle mit Hilfe der Funktion Liste erstellen anstoßen. EBuS lädt nun eine tabellarische Übersicht mit den Kerninformationen zu allen Buchhaltungsexportdateien, die bislang erstellt wurden. Dies schließt auch die noch offenen bzw. nicht abgerufenen Exportdateien ein. Abbildung 296: Wenn Sie den Dialog neu öffnen, wird die Liste der Buchhaltungsexporte nicht automatisch geladen. Bei Bedarf wählen Sie die Funktion "Liste erstellen", um die Tabelle aufzubauen. Die Tabelle liefert Ihnen folgende Informationen: Nr.: Die Buchhaltungsexporte werden numerisch hochgezählt. Jeder Export hat somit eine eigene eindeutige Nummer, anhand der er im Programm referenziert wird. So findet sich z.b. im Dialog Rechnungen erstellen und verwalten (siehe Abschnitt 11.7 auf S. 174) zu jeder Rechnung die zugehörige Exportnummer, sofern die Rechnung bereits einem Buchhaltungsexport zugeordnet wurde. Ein einzelner Buchhaltungsexport generiert bis zu drei Dateien. Auf sie verteilen sich Informationen zur Mandantenidentifikation, Stammdaten und Buchungssätze. Alle erzeugten Dateien werden in einer Exportnummer zusammengefasst. Die Exportnummer findet sich nicht in den Dateinamen wieder. Empfängerkonto: Sie können Rechnungen verschiedenen Empfängerkonten zuordnen. Diese Möglichkeit beruht auf dem Prinizip alternativer Rechnungssteller (siehe Abschnitt auf S. 340) innerhalb eines Unternehmens. In einer Buchhaltungsexportdatei können jedoch nur Rechnungen zusammengefasst werrden, die den gleichen Rechnungssteller aufzeigen bzw. auf das gleiche Konto verweisen. Der Name dieses Kontos/Rechnungsstellers wird in dieser Spalte angezeigt. Sollten Sie mehrere Rechnungssteller unterscheiden, so müssen Sie jeweils beim Öffnen (siehe Abschnitt 11.8 auf S. 207) einer neuen Exportdatei für diese das Konto festlegen. geöffnet am: Gibt Datum mit Uhrzeit aus, zu dem die neue Exportatei geöffnet wurde. geschlossen am: Gibt Datum mit Uhrzeit aus, zu dem die neue Exportdatei geschlossen wurde. Ist das Feld leer, so ist die Datei noch im geöffneten Zustand. erzeugt am: Gibt Datum und Uhrzeit aus, zu dem die Buchhaltungsexportdateien geschrieben, erstellt und abgespeichert wurden. Ist dieses Feld leer, so wurde die Exportdatei noch nicht abgerufen. erzeugt von: Gibt an, wer die Exportdatei geöffnet hat. Rg.anz: Zeigt die Gesamtanzahl aller Rechnungen an, die im Export berücksichtigt wurden. Es gibt keinen Einfluss durch Rechnungssaldierungen. Die Anzahl der Rechnungen ist immer aktuell und wird direkt nach dem Öffnen einer neuen Exportdatei hochgezählt. Auch bei nicht geschlossenen Exportdateien lässt sich demnach ablesen, wieviele Rechnungen dem Buchhaltungsexport aktuell zugeordnet sind. Als Vergleichszeitpunkt dient der Augenblick der Listenerzeugung.

223 28. Januar Buchhaltungsdateien abrufen 214 Abbildung 297: Die Liste zeigt die Kerninformationen zu allen geschlossenen (und offenen) Buchhaltungsexporten. Sie können die Tabelle wie gewohnt nach jeder beliebigen Spalte numersich bzw. alphabetisch sortieren, indem Sie auf den Kopf der gewünschten Spalte klicken. Ein wiederholter Klick auf die gleiche Spalte sortiert sie in umgekehrter Reihenfolge. Exportdatei öffnen Um einen neuen Buchhaltungsexport vorzubereiten, müssen Sie zunächst eine neue Exportdatei öffnen. Klicken Sie dazu an beliebiger Stelle im Dialog mit der rechten Maustaste, um das Kontextmenü zu öffnen. Wählen Sie die Option an erster Stelle: Neuen Buchhaltungsexport öffnen. Abbildung 298: Rufen Sie an beliebiger Stelle das Kontextmenü auf und wählen Sie den obersten Eintrag, um eine neue Buchhaltungsdatei anzulegen. Es erscheint nun ein kleines Pop-Up-Fenster. Dieses fragt zwei Rahmenbedingungen für den geplanten Buchhaltungsexport ab: 1. Empfängerkonto 2. Exportzeitraum zu 1: Sollten mehrere Rechnungssteller (siehe Abschnitt auf S. 226) definiert sein, so müssen Sie im Pop-Up-Fenster zunächst aus der Drop-Down-Liste das gewünschte Empfängerkonto anwählen. Falls Sie nur ein Empfängerkonto eingerichtet haben, ist hier entsprechend keine Auswahl möglich. zu 2: Unterhalb des Empfängerkontos wird ein Zeitintervall abgefragt. Tragen Sie dort bitte ein, über welchen Zeitraum Sie Rechnungen exportieren wollen. Wesentlich ist dabei das Rechnungsdatum aller Rechnungen, die sie in diesem Buchhaltungsexport zusammenfassen wollen. Es muss jeweils in den gewählten Zeitraum passen.

224 28. Januar Buchhaltungsdateien abrufen 215 Es obliegt der Sorgfalt des Bedieners bei der späteren Zuordnung von Rechnungen zum Buchhaltungsexport die selbst vergebene Zeitbedingung zu berücksichtigen. EBuS kontrolliert diese Bedingung bei der Zuordnung (siehe Abschnitt auf S. 199) nicht. Es ist daher auch möglich, den Exportzeitraum nachträglich zu ändern. Dazu müssen Sie die relevante Zeile markieren und aus dem Kontextmenü den Eintrag Buchhaltungsexport-Zeitraum ändern wählen. Diese Option besteht sogar auch für geschlossene oder bereits abgerufene Dateien, da das Datum für EBuS keine Relevanz besitzt. Bitte entnehmen Sie dem Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 378) weitere Informationen zum Exportzeitraum. Abbildung 299: Beim Anlegen einer neuen Buchhaltungsdatei müssen Sie zwei Werte zuordnen: Den Rechnungssteller sowie den Exportzeitraum. Sollten Sie vorher bereits die Liste (siehe Abschnitt 11.8 auf S. 206) aller bestehenden Exportdateien aufgebaut haben, so erscheint die neue Zeile am Ende der Tabelle, ggf. müssen Sie dazu nach unten scrollen. Die neue Datei hat nun bereits eine feste Nr., ein zugehöriges Empfängerkonto, sowie ein Öffnungsdatum. Abbildung 300: Sobald Sie einen neuen Buchhaltungsexport geöffnet haben, erscheint dieser in einer neuen Zeile der Liste. Hinweis: Um einen neuen Buchhaltungsexport zu starten, darf und kann keine weitere offene Exportdatei für das gleiche Empfängerkonto bestehen. Anders formuliert: Für den gleichen Rechnungssteller kann gleichzeitig immer nur ein einziger offener Buchhaltungsexport bestehen. Sobald der Buchhaltungsexport für einen Rechnungssteller geschlossen wurde, kann für diesen eine neue Datei gestartet werden. Es ist nicht notwendig, dass die Vorgänger-Datei abgerufen (siehe Abschnitt 11.8 auf S. 209) wurde. Im nächsten Schritt können Sie dem neu gestarteten Buchhaltungsexport die gewünschten Rechnungen zuordnen. Dies geschieht im Dialog Abrechnung Rechnungen erstellen und verwalten (siehe Abschnitt auf S. 199). Für die Zuordnung müssen einige Bedingungen (siehe Abschnitt auf S. 198) erfüllt sein. Es ist irrelevant, welche oder wieviele Rechnungen Sie in einer Exportdatei zusammenfassen. Es ist ebenfalls unerheblich, über welchen Zeitraum Sie eine Buchhaltungsexportdatei offen lassen. Solange die Datei nicht geschlossen ist, können Sie die bislang zugeordneten Rechnungen wieder aus der Datei entkoppeln (siehe Abschnitt auf S. 200). Erst wenn Sie die Datei schließen, machen Sie den Sack zu. Nach dem Schließen bleiben die enthaltenen Rechnungen unveränderbar diesem Buchhaltungsexport zugeordnet. Das Öffnen einer neuen Exportdatei kann nicht rückgängig gemacht werden. Die Datei besteht irreversibel und kann nur in ihrem Inhalt verändert werden, sofern sie noch nicht geschlossen wurde.

225 28. Januar Buchhaltungsdateien abrufen 216 Exportdatei schließen Wenn Sie einer Exportdatei alle relevanten Rechnungen zugeordnet (siehe Abschnitt auf S. 198) haben, müssen Sie die Datei schließen. Dazu laden Sie im aktuellen Dialog bitte zunächst die Dateiliste mit Hilfe der Funktion Liste erstellen (siehe oben). In einer der letzten Zeilen müssen Sie die relevante offene Exportdatei finden. Bitte markieren Sie diese Zeile, stellen Sie aber sicher, dass es sich um die richtige Datei handelt. Denn sollten Sie mit verschiedenen Empfängerkonten (=Rechnungsstellern (siehe Abschnitt auf S. 226)) arbeiten, existieren ggf. mehrere offene Exportdateien. Wählen Sie anschließend aus dem Kontextmenue den Eintrag Aktuellen Buchhaltungsexport schließen. Abbildung 301: Um eine Buchhaltungsdatei zu schließen markieren Sie die betreffende Zeile und wählen Sie aus dem Kontextmenü den dritten Eintrag. Da dieser Schritt irreversibel ist, erscheint eine diesbezügliche Meldung, die Sie zunächst bestätigen müssen. Abbildung 302: EBuS macht sicherheitshalber darauf aufmerksam, dass das Schließen eines Buchhaltungsexports nicht rückgängig zu machen ist. Bestätigen Sie mit "OK". Tatsächlich werden durch das Schließen einer Exportdatei alle Zuordnungen unwiderruflich. Es kann keine Rechnung mehr entkoppelt und auch keine zusätzliche Rechnung zugeordnet werden. Signalisiert wird das erfolgeiche Schließen einer Exportdatei durch den Zeitstempel in der Spalte geschlossen am. Gleichzeitig werden Rechnungsanzahl (siehe Abschnitt 11.8 auf S. 206) und Gesamtwert (siehe Abschnitt 11.8 auf S. 206) des Buchhaltungsexports ermittelt und in der Tabelle ausgegeben. Abbildung 303: Sobald Sie den Buchhaltungslauf geschlossen haben, erscheint das Schließdatum sowie die endgültige Anzahl der Rechnungen in der Tabellenzeile. Das Schließen ist irreversibel. Damit eine Exportdatei geschlossen werden kann, muss mindestens eine Rechnung zugeordnet sein.

226 28. Januar Buchhaltungsdateien abrufen 217 Exportdatei abrufen Der letzte Schritt des Buchhaltungsexports besteht darin, aus der Exportdatei mit allen zugehörigen Rechnungen Dateien zu erstellen, die in die Buchhaltungssoftware (DATEV) eingelesen werden können. Diese Datenumwandlung nimmt EBuS beim Abrufen der Exportdatei vor. Dabei kommen für den Anwender unbemerkt die DATEVspezifischen Windows-Bibliotheken ins Spiel. Markieren Sie zunächst den Buchhaltungsexport, den Sie abrufen möchten. Es kann jeder beliebige sein, da der Abruf beliebig oft für eine Datei wiederholt werden kann. In der Regel werden Sie jedoch den jüngsten Export abrufen wollen. Vorab müssen Sie sicherstellen, dass der gewünschte Exportpfad hinterlegt ist, wie in den Vorbereitungen (siehe Abschnitt auf S. 378) beschrieben. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die Markierung und wählen Sie aus dem Kontextmenü Dateien für diesen Buchhaltungsexport abrufen. Abbildung 304: Um Buchhaltungsdateien abzurufen, markieren Sie bitte den betreffenden Datensatz und wählen Sie dann aus dem Kontextmenü den letzten Eintrag. Es öffnet sich daraufhin das Optionsfenster für den Buchhaltungsexport. Hier können Sie zwei Einstellungen bezüglich der Debitorendatei (siehe Abschnitt auf S. 379) dieses Buchhaltungsexports festlegen. Dabei entscheiden Sie mit der ersten Option, ob überhaupt eine Debitorendatei erzeugt werden soll. Wenn es sich um den ersten Export handelt, den Sie für Ihre FiBu vornehmen, ist die Erstellung der Debitorendatei auf jeden Fall erforderlich. Für jeden weiteren Export ist die Erstellung jedoch nur wichtig, wenn sich relevante Daten geändert haben. Mit der zweiten Option können Sie den Umfang der Debitorendatei einschränken. Wenn Sie das Kästchen aktivieren, so werden in die Debitorendatei alle Kundendatensätze geschrieben, die Sie in den Stammdaten verwalten. Nehmen Sie das Häckchen weg, so beschränkt sich der Export auf die Kunden, welche von den Rechnungen des Buchhaltungsexports betroffen sind. I.d.R. sind das deutlich weniger aber ausreichend Daten, sodass Sie mit Hilfe dieser Option an Effizienz gewinnen und Zeit einsparen können. Abbildung 305: Machen Sie Ihre Einstellungen bezüglich des Debitorenexports für diesen Buchhaltungsexport. Im Beispiel werden zwar Debitorendaten exportiert, jedoch nur für Kunden, welche von den neuen Rechnungen betroffen sind. Nachdem Sie Ihre Optionen bestätigt haben, beginnen die Vorbereitungen für den eigentlichen Export. In der Statusleiste erscheint nun die Meldung Kunden- und Rechnungsdaten für Buchhaltungsexport [Nummer] werden

227 28. Januar Buchhaltungsdateien abrufen 218 zusammengestellt. Bei großer Anzahl Rechnungen im Buchhaltungsexport oder auch aktueller hoher Serverauslastung kann dieser Vorgang einige Zeit in Anspruch nehmen. Abbildung 306: Während die Dateien exportiert werden, erscheint in der Statusmeldung der entsprechende Hinweis darauf. Nach erfolgreichem Abruf des Buchhaltungsexports befinden sich die erzeugten Dateien im entsprechenden Dateipfad. Es erscheint eine Erfolgsmeldung, mit der Information wohin die Dateien gespeichert wurden. Abbildung 307: Sobald der Export abgeschlossen ist, erscheint diese Erfolgsmeldung mit dem Hinweis darauf, in welchem Verzeichnis die Dateien abgespeichert wurden. Der Zeitstempel für den Moment des ersten Abrufens wird gespeichert und beim nächsten Listenaufbau mitangezeigt. Die exportierten Dateien befinden sich nun im hinterlegten Verzeichnis. Von dort aus können sie in die Buchhaltungssoftware eingespielt werden. Sie haben grundsätzlich die Möglichkeit, Exportdateien beliebig oft abzurufen. In der Regel wird dann die gleiche Datei beliebig oft neu geschrieben. Unter bestimmten Bedingungen kann es jedoch sein, dass die mehrfach erzeugten Buchhaltungsexporte nicht identisch sind. Bitte entnehmen Sie weitere Informationen zum Thema dem Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 381) der Dokumentation. Mögliche Fehler Beim Abrufen von Buchhaltungsdatei können bestimmte Fehlermeldungen auftreten. Keine Verzeichnisangabe Bevor Sie den Abruf von Buchhaltungsdateien starten, müssen Sie hinterlegen, in welchem Verzeichnis die Dateien gespeichert werden sollen. Wenn diese Angabe fehlt, gibt EBuS in der Statuszeile die Fehlermeldung Verzeichnis-

228 28. Januar Preisgruppen, Kostenarten, Konten 219 pfad existiert nicht. Windows-Bibliothek Eine notwendige Voraussetzung (siehe Abschnitt auf S. 378) für den Buchhaltungsexport ist die Installation einer spezifischen Windows-Bibliothek. Ist Ihr Windows-System nicht entsprechend vorbereitet, so bricht EBuS mit einer Fehlermeldung in der Statuszeile ab. Abbildung 308: Vor dem ersten Abruf von Buchhaltungsdateien müssen Sie das Betriebssystem MS Windows um eine erforderliche Bibliothek erweitern. Inkonsistenzen Im Rahmen des Buchaltungsexports führt EBuS eine letzte Konsistenzprüfung bezüglich der exportierten Rechnungsdaten durch. Im Falle von bestehenden Inkonsistenzen (siehe Abschnitt auf S. 383) meldet EBuS diese mit einer detaillierten Fehlermeldung. Sie entstehen, wenn für eine Rechnung Belege mit einer anderen Summe exportiert werden sollen, als es der Rechnungssumme entsprechen würde. Der Export kann trotzdem fortgeführt werden. Die beanstandeten Belege werden vom Export jedoch ausgeschlossen, ggf. wird eine betroffene Rechnung gekürzt exportiert. [Screenshot] Preisgruppen, Kostenarten, Konten Sie erreichen diesen Dialog unterhalb des Hauptmenüpunktes Abrechnung. Er ist unterteilt in sechs Dialoglaschen mit eigenen Tabellen. Alle hier abgefragten Stammdaten sind bereits abrechnungsvorbereitend einzupflegen. Die Relevanz dieser Tabellen ist abhängig von Ihrem Abrechnungssystem. Das meint, dass nicht alle Tabellen für Ihre Abrechnung von Bedeutung sein müssen. Für nähere Informationen zu jeder Tabelle lesen Sie bitte die folgenden Unterkapitel Preisregeln (Diese Funktion wird im Moment noch nicht ausführlich erklärt.) Sie erreichen diese Tabelle über den Hauptmenüpunkt Abrechnung unterhalb des Dialogs Preisgruppen, Kostenarten, Konten (siehe Abschnitt auf S. 219). In diesem Dialog werden die Preisregeln verwaltet. Es gibt in EBuS die Möglichkeit, besonders einfache Tarifsysteme über sogenannte Preisgruppen bzw. Preisregeln abzubilden. EBuS arbeitet in solchen Fällen mit den tabellenbasierten Abrechnungsengines (siehe Abschnitt 21.1

229 28. Januar Preisgruppen, Kostenarten, Konten 220 auf S. 324) Viking und Edward. Die Struktur ist einfach: Die Mitglieder werden bestimmten Preisgruppen, i.e.s. Tarife, zugeordnet, wobei jedes Miglied zum gleichen Zeitpunkt immer nur einer Preisgruppe zugeordnet sein kann. Einer Preisgruppe wiederum sind bestimmte Preisregeln zugeordnet (siehe Abschnitt auf S. 220), die angewendet werden um die Kosten einer Fahrt zu berechnen Preisregeln-/ gruppen-zuordnung (Dieses Kapitel ist noch nicht in Bearbeitung.) Kostenarten Sie erreichen diese Tabelle über den Hauptmenüpunkt Abrechnung unterhalb des Dialogs Preisgruppen, Kostenarten, Konten (siehe Abschnitt auf S. 219). Die Tabelle dient der Verwaltung von Kostenarten. In einem skriptbasierten Abrechnungssystem (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 326) müssen Kostenarten zwingend definiert werden. Die inhaltliche Erklärung von Kostenarten erhalten Sie im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 339) der Dokumentation. Abbildung 309: In dieser Tabelle können Sie Kostenarten neu anlegen und bearbeiten. Die Verwaltung der Kostenarten erfolgt nach dem typischen Muster zur Stammdatenverwaltung in EBuS mittels einer Stammdatentabelle. Über die allgemeine und detaillierte Funktionsweise dieses Tabellentyps informieren Sie sich bitte im Kapitel Stammdatentabellen (siehe Abschnitt 5.3 auf S. 19). Sind bereits Kostenarten in EBuS angelegt, so werden sie nun angezeigt. Sind noch keine Kostenarten bekannt, so ist die Tabelle leer. Zum Anlegen einer neuen Kostenart gehen Sie auf die Funktion Neuer Eintrag. Sofort ergänzt EBuS die bestehende Tabelle um eine neue Zeile und erwartet Ihre Eingaben. Vergeben Sie zunächst als Schlüsselwert (siehe Abschnitt 5 auf S. 16) eine neue laufende Nummer. Es ist sinnvoll, die Nummern hierzu fortlaufend zu vergeben. Falls Sie nicht sicher sind, welche Nummer zuletzt vergeben wurde, können Sie auch während der Eingabe des neuen Datensatzes Ihre Tabelle nach den Nummern sortieren. Klicken Sie dazu einmal auf den zweiten Spaltenknopf Nr.. Jede Nummer kann nur einmal verwendet werden. Als nächstes vergeben Sie bitte den Namen für die Kostenart. Dieser muss ebenfalls einmalig sein. Aus mehreren Gründen sollte der Name der Kostenart wohl überlegt sein. Lesen Sie nähere Informationen hierzu im Konzeptteil (siehe Abschnitt 21.8 auf S. 338) der Dokumentation. Anschließend ordnen Sie bitte den passenden Mehrwertsteuersatz aus. Die Mehrwertsteuersätze (siehe Abschnitt auf S. 222) werden in einer anderen Tabelle verwaltet. Die dort bekannten Werte werden in der Spalte MwSt.- Satz zur Auswahl angeboten.

230 28. Januar Preisgruppen, Kostenarten, Konten 221 Hinweis: Wenn Sie einer Kostenart einen Mehrwertsteuersatz neu zuordnen bzw. eine Zuordnung ändern, dann prüfen Sie bitte, ob durch diese Zuordnung eine konsistente Abrechnung gewahrt bleibt. Dazu müssen Sie überlegen, welche Fälligkeiten die Belege haben werden, denen diese Kostenart später zugeordnet sein wird. Liegen z.b. die Fälligkeiten mancher Belege noch in der Vergangenheit? Für den zugeordneten MwSt.-Satz (siehe Abschnitt auf S. 222) müssen auf jeden Fall zeitlich gültige MwSt.-Werte (siehe Abschnitt auf S. 223) für alle betroffenen Zeiträume definiert sein. Andernfalls kommt es beim Rechnungsdruck zu sichtbaren Problemen beim Aufsplitten der Brutto-Werte in Netto-Werte und Steuersätze. Als letzte notwendige Größe wählen Sie bitte aus, welchem Rechnungstyp (siehe Abschnitt auf S. 339) spätere Belege mit dieser Kostenart zugeordnet werden sollen. Ihnen stehen dazu alle Einträge aus der gleichnamigen Tabelle (siehe Abschnitt auf S. 225) zur Verfügung. Eine Rechnung kann immer nur solche Belege vereinen, welche über ihre Kostenart dem gleichen Rechnungstyp zugeordnet sind. Sollten Sie eine bestehende Zuordnung von Kostenart zum Rechnungstyp ändern, so hat dies Auswirkung nur für die Belege, welche noch nicht einer Rechnung zugeordnet sind. Durch die Belegzuordnung (siehe Abschnitt 11.6 auf S. 168) wird die Zugehörigkeit eines Belegs zu einem Rechnungstyp über die Kostenart hergeleitet und festgelegt. Änderungen sind dann noch über eine Rücknahme der Belegzuordnung möglich. Achtung: Die Zuordnung eines Rechnungstyps ist unbedingt erforderlich. Fehlt einer Kostenart diese Zuordnung, so können die betroffenen Belege im Rahmen der Belegzuordnung (siehe Abschnitt 11.6 auf S. 168) keiner Rechnung zugeordnet werden. Sie können den Datensatz nun speichern über die Funktionsknöpfe Gewählte speichern oder Alle speichern. Die neun Checkboxen in der Mitte einer Zeile beeinflussen Ihre Abrechnungsregeln und haben folgende Bedeutung: Separiert Diese Option ist für fahrtunabhängige zusätzliche Kosten relevant. Wenn Sie keine Separierung aktivieren, werden alle fahrtunabhängigen Belege (siehe Abschnitt 21.3 auf S. 328) innerhalb einer Rechnung in einer Zeile zusammengefasst. Mit Hilfe dieser Option können Sie hingegen die fahrtunabhängigen Posten auf Grundlage ihrer Kostenart in verschiedene Abschnitte aufteilen. Regelwerk Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, interpretiert EBuS diese Kostenart als typische Kostenart für implizite Belege. Die Auswirkung dieser Priorisierung ist in der aktuellen Programmversion für den Anwender nicht sichtbar. Belegerfassung/Fixkosten Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, interpretiert EBuS diese Kostenart als typische Kostenart für explizite Belege bzw. Fixkosten. Bei der manuellen Zuordnung von Kostenarten zu einem expliziten Beleg bzw. Fixkosten tauchen angehakte Kostenarten in Auswahlboxen möglichst weit oben in der Auswahl-Liste auf. Sie können dieselbe Kostenart auch für beide Belegtypen als typisch definieren. Kostenarten, die nicht angehakt sind, werden in solchen Auswahlboxen zwar nicht priorisiert, können aber trotzdem immer zugeordnet werden. Zeitrabatt/Wegrabatt Über diese Option können Sie Kostenarten rabattfähig machen. Sie liefern damit die Grundlage dafür, wie sich Rabatte (siehe Abschnitt auf S. 138) auswirken, die im Dialog Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt 11.1 auf S. 121) vergeben werden. Alle Kostenposten eines impliziten Fahrtbelegs, deren zugeordnete Kostenart für den Zeitrabatt hier aktiviert wurden, werden dort bei Vergabe eines Zeitrabatts berücksichtigt. Das gleiche gilt für den Wegrabatt. Umgekehrt gilt, dass Kostenposten nicht rabattiert werden, wenn die zugeordnete Kostenart

231 28. Januar Preisgruppen, Kostenarten, Konten 222 hier nicht als rabattfähig definiert wird. Wer also möchte, dass die Vergabe eines Zeitrabatts auf jeden Fall die Zeitkosten beeinflusst, muss beim Anlegen der zugehörigen Kostenart hier auf jeden Fall ein Häkchen setzen. Ansonsten würde die Bezeichnung Zeitrabatt ihrem Namen nicht gerecht. Das gleiche gilt selbstverständlich für den Wegrabatt. Beispiel: Ihr Zeitrabatt soll nicht nur Zeitkosten, sondern immer auch Buchungsgebühren beeinflussen. Bitte prüfen Sie Ihr Abrechnungsskript genau: Welchen Kostenarten werden solche Kostenposten zugeordnet? Im einfachsten Fall verwendet Ihr Abrechnungsskript hierzu nur zwei verschiedene Kostenarten: Zeitkosten und Buchungsgebühren. Beide Kostenarten müssen Sie in der Spalte Zeitrabatt per Häkchen freischalten. Ein Zeitrabatt wirkt sich dann immer auf beide Kostenposten aus. Das Beispiel verdeutlicht, dass die Rabattfähigkeit solchen Kostenarten vorbehalten ist, die in Zusammenhang mit impliziten Fahrtbelegen vorkommen. Für alle anderen Belegarten ist die Vergabe von Rabatten nicht vorgesehen. Die Aktivierung dieser Felder für Kostenarten, die ausschließlich im Zusammenhang mit expliziten Belegen oder Fixkosten auftreten wäre also ohne Wirkung. Diese Regelung schließt auch explizite fahrtabhängige Belege ein. Es ist grundsätzlich auch möglich, für eine Kostenart beide Rabatte freizuschalten. Bei Vergabe von Zeit- und Wegrabatt für dieselbe Fahrt würden die Rabattwerte für diese Kostenart dann addiert. Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass die Information über die Rabattfähigkeit bzw. die spätere Vergabe von Rabatten (siehe Abschnitt auf S. 138) im Dialog Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt 11.1 auf S. 121) nur unter bestimmten Voraussetzungen ausgewertet wird. Lesen Sie Näheres hierzu im Konzeptteil (siehe Abschnitt 21.7 auf S. 336) der Dokumentation. Zeitsumme/ Wegsumme Diese Information betrifft die Kostenaufschlüsselung auf der späteren Rechnung des Kunden. So ist es möglich, dass ein Tarifwerk mehrere Kostenposten für Zeit- bzw. Wegkosten erzeugt. Auf der Rechnung kann diese Aufschlüsselung aus Gründen der Übersichtlichkeit auf Wunsch unsichtbar bleiben und stattdessen für jeweils alle Zeit- bzw. jeweils alle Wegkosten nur die Gesamtkosten stehen. In diesem Fall reicht ein Häkchen bei allen Kostenarten, die die Zeitkosten betreffen, um die Summe der Gesamtzeitkosten auf der Rechnung in nur einer Zeile zusammenschmelzen zu lassen. Für die Ausgabe nur der Gesamtwegkosten müssen entsprechend alle Kostenarten, die den Wegkosten zugeordnet sein könnten, in der Spalte Wegkosten markiert werden. Die Gruppierung zu den jeweiligen Gesamtkosten entsteht beim Erstellen der xml-datei. Für Abrechnungssysteme unter Edward und Viking ist diese Möglichkeit relevant, da hier tatsächlich für Weg und Zeit jeweils mehrere Kostenposten entstehen können. Für skriptbasierte Abrechnungssysteme ist diese Option weniger interessant, da das Skript selber steuern kann, wie die Kosten für den Kunden aufgeschlüsselt werden sollen. So ist es z.b. möglich, alle Fahrtkosten zu nur einem Kostenposten bzw. einer Gesamtsumme zu addieren und die Aufschlüsselung nach Zeit- und Wegkosten in einer Bemerkung zu erklären. Sollten Sie also skriptbasiert abrechnen, klären Sie bitte vorab, ob die beiden Felder für Sie überhaupt relevant sind. Fahrtsumme Auch diese Information betrifft die Ausgaben auf der späteren Rechnung des Kunden. Setzen Sie hier bitte ein Häkchen, wenn Sie auf der Rechnung eine extra Zeile ausgeben wollen, in der alle reinen Fahrtkosten aufsummiert werden. Üblicherweise fasst man nur Zeit-, km-kosten und ggf. Buchungsgebühren hierzu zusammen, während weitere fahrtabhängige Kosten wie z.b. Verspätungsgebühren oder Tankkosten nicht dazu zählen. Die Definition ist aber Ihnen überlassen. Sollten Sie diese Zusammenfassung nicht wünschen, lassen Sie das Häkchen grundsätzlich weg, die Zeilenausgabe wird dann unterdrückt, es entstehen keine leeren Zeilenausgaben MwSt.-Sätze Sie erreichen diese Tabelle über den Hauptmenüpunkt Abrechnung unterhalb des Dialogs Preisgruppen, Kostenarten, Konten (siehe Abschnitt auf S. 219).

232 28. Januar Preisgruppen, Kostenarten, Konten 223 Die Tabelle dient der Verwaltung von Mehrwertsteuer-Sätzen. Sie ist Voraussetzung für das Einpflegen bzw. Zuordnen von MwSt.-Werten (siehe Abschnitt auf S. 223). Beide Tabellen müssen in einem skriptbasierten Abrechnungssystem (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 326) unbedingt behandelt werden. Die Bedeutung der Mehrwertsteuer-Tabellen erhalten Sie im Konzeptteil (siehe Abschnitt 21.9 auf S. 338) der Dokumentation. Abbildung 310: In dieser Tabelle verwalten Sie Ihre MwSt.-Sätze. Der Dialog entspricht dem typischen Aufbau von Stammdatendialogen in EBuS. Über die allgemeine und detaillierte Funktionsweise dieses Dialogtyps informieren Sie sich bitte im Kapitel Stammdatentabellen (siehe Abschnitt 5.3 auf S. 19). Zur Eingabe eines neuen MwSt.-Satzes betätigen Sie bitte die Funktion Neuer Eintrag. Sofort ergänzt EBuS die bestehende Tabelle um eine neue Zeile und erwartet Ihre Eingaben. Vergeben Sie zunächst als Schlüsselwert (siehe Abschnitt 5 auf S. 16) eine neue laufende Nummer. Es ist sinnvoll, die Nummern hierzu fortlaufend zu vergeben. Falls Sie nicht sicher sind, welche Nummer zuletzt vergeben wurde, können Sie auch während der Eingabe des neuen Datensatzes Ihre Tabelle nach den Nummern sortieren, indem Sie einmal auf den entsprechenden Spaltenkopf klicken. Jede Nummer kann nur einmal verwendet werden. Als nächstes vergeben Sie bitte die Bezeichnung für den MwSt.-Satz. Der Name darf beliebig gewählt werden, muss aber einmalig sein und sollte passend gewählt werden, da EBuS in anderen Pogrammteilen auf die MwSt.- Sätze zugreift und sie in den Dialogen anhand des Namens referenziert. Sinnvoll sind Bezeichnungen wie z.b. Volle oder Halbe Mehrwertsteuer. Gehen Sie anschließend auf Gewählte speichern oder Alle Speichern. Wenn der neue MwSt.-Satz erfolgreich gespeichert wurde, wechselt der Statuspunkt zu Beginn der neuen Zeile von orange auf grün. Sollte seine Farbe auf rot wechseln, überprüfen Sie bitte Ihre Eingaben. Sie haben vermutlich eine Nr. oder eine Bezeichnung gewählt, die bereits vorhanden ist. Sie können die Bezeichnung von Mehrwertsteuersätzen auch noch nachträglich ändern. Da der Name nur innerhalb des Programms referenziert wird und nicht auf Rechnungen o.ä. exportiert wird, bleibt die Änderung in den betroffenen Dialogen nur für Sie sichtbar MwSt.-Werte Sie erreichen diese Tabelle über den Hauptmenüpunkt Abrechnung unterhalb des Dialogs Preisgruppen, Kostenarten, Konten (siehe Abschnitt auf S. 219). Die Tabelle dient der Zuordnung von Mehrwertsteuer-Werten zu MwSt.-Sätzen. Die Bedeutung der Mehrwertsteuer-Tabellen erhalten Sie im Konzeptteil (siehe Abschnitt 21.9 auf S. 338) der Dokumentation. Der Dialog entspricht dem typischen Aufbau von Stammdatendialogen (siehe Abschnitt 5.3 auf S. 19) in EBuS. Für die Zuordnung eines neuen MwSt.-Wertes betätigen Sie bitte die Funktion Neuer Eintrag. Sofort ergänzt EBuS die bestehende Tabelle um eine neue Zeile und erwartet Ihre Eingaben.

233 28. Januar Preisgruppen, Kostenarten, Konten 224 Abbildung 311: In dieser Tabelle verwalten Sie die MwSt.-Werte. Bei Bedarf können Ihnen mit der Optionsbox im Dialogfuß auch "alle Zuordnungen" angezeigt werden. Voraussetzungen Die Definition von MwSt.-Werten ist nur möglich, wenn bereits MwSt.-Sätze (siehe Abschnitt auf S. 222) definiert sind. Insbesondere muss bereits der MwSt.-Satz definiert sein, den Sie mit dem MwSt.-Wert verknüpfen wollen. Tabelleninhalt Zur Eingabe eines neuen MwSt.-Wertes betätigen Sie bitte die Funktion Neuer Eintrag. Sofort ergänzt EBuS die bestehende Tabelle um eine neue Zeile und erwartet Ihre Eingaben. Wählen Sie nun im ersten Feld aus, welchen MwSt.-Satz (Bezeichnung) Sie beschreiben wollen. Dort erscheinen in einer Pull-Down-Liste alle Einträge der Tabelle MwSt.-Satz (siehe Abschnitt auf S. 222). Im zweiten Feld tragen Sie ein, in welcher Höhe der MwSt.-Wert liegt. Sie können hierzu einen Wert >=0 mit bis zu drei Dezimalstellen angeben. Wenn Sie einen Wert mit mehr Dezimalstellen eintragen, so wird dieser auf drei Stellen mathematisch gerundet und angezeigt. Der ursprüngliche Wert wird aber gespeichert und bleibt Berechnungsgrundlage. Alle negativen Werte, die Sie eingeben, werden automatisch auf die Zahl -1 gesetzt, der eine besondere Rolle zukommt (s.u.). Das Prozentzeichen entfällt bei der Eingabe. Das nächste Feld bietet Ihnen die Option, einen MwSt.-Wert zu definieren, der auf den Rechnungen nicht ausgewiesen wird. In diesem Fall wird keine Steuer berechnet und auf der Rechnung erscheint nur ein Brutto=Netto- Wert. Bei diesem Spezialfall beträgt der zugehörige Wert in der Zelle zuvor -1 (s.o.). In die letzten beiden Feldern tragen Sie bitte den Gültigkeitszeitraum für den erstellten MwSt.-Wert eingeben. Notwendig ist auf jeden Fall die Angabe eines Startdatums mit Uhrzeit. Dabei gilt: Für einen MwSt.-Satz kann zur gleichen Zeit immer nur ein MwSt.-Wert gültig sein. Wenn Sie also einem MwSt.-Satz mehrere MwSt.-Werte zuordnen wollen, geht dies nur, wenn diese sich zeitlich nicht überschneiden. Ist letzteres doch der Fall bricht EBuS das Abspeichern mit einer Fehlermeldung ab. Sollte sich also ein MwSt.-Wert zu einem bestimmten Datum ändern, so beenden Sie bitte erst den alten Wert und geben erst im Anschluss den neuen Wert ein. Für einen aktuell gültigen MwSt. Wert ist es nicht notwendig, ein Ende des Gültigkeitszeitraums einzutragen Buchungskonten (Dieses Kapitel ist noch nicht fertiggestellt.) Wenn Sie Ihre Abrechnungsdaten in eine Buchhaltungssoftware exportieren, müssen Sie das der Kostenart zugehörige Buchungskonto angeben. In diesem Feld sind nur numerische Werte zulässig. Bitte erfragen Sie das zugehörige Buchungskonto ggf. beim zuständigen Sachbearbeiter.

234 28. Januar Preisgruppen, Kostenarten, Konten 225 Buchungskonten werden in einer eigenen Tabelle ausgelagert. Dort wird Zugehörigkeit zur Kostenart und der Steuerschlüssel verwaltet. Die Informationen werden zeitlich gestaffelt den Kostenarten zugeordnet. Es ist insbesondere möglich, eine Kostenart je nach Fälligkeitszeitpunkt des Kostenpostens in unterschiedliche Buchhaltungskonten zu exportieren. Hat eine Mehrwertstteuerumstellung stattgefunden, so wird die Umstellung über neue Buchungskonten abgebildet. Die DATEV-Schlüssel bleiben hingegen gleich. Z.B. DATEV Schlüssel 9 galt vor dem für MwSt. 16%, ab dem für MwSt. 19% Rechnungstypen Sie erreichen diese Tabelle über den Hauptmenüpunkt Abrechnung unterhalb des Dialogs Preisgruppen, Kostenarten, Konten (siehe Abschnitt auf S. 219). Abbildung 312: In dieser Tabelle werden die Rechnungstypen verwaltet. Die Tabelle dient der Verwaltung von Rechnungstypen. Es muss mindestens ein Rechnungstyp definiert sein, Sie können die Anzahl nach Bedarf erweitern. Die inhaltliche Erklärung von Rechnungstypen sowie Verweise auf weitere verknüpfte Programmteile erhalten Sie im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 339) der Dokumentation. Die Verwaltung der Rechnungstypen erfolgt nach dem typischen Muster zur Stammdatenverwaltung in EBuS mittels einer Stammdatentabelle (siehe Abschnitt 5.3 auf S. 19). Vergeben Sie zunächst als Schlüsselwert (siehe Abschnitt 5 auf S. 16) eine neue laufende Nummer. Es ist sinnvoll, die Nummern hierzu fortlaufend zu vergeben. Falls Sie nicht sicher sind, welche Nummer zuletzt vergeben wurde, können Sie auch während der Eingabe des neuen Datensatzes Ihre Tabelle nach den Nummern sortieren, indem Sie einmal auf den entsprechenden Spaltenkopf klicken. Jede Nummer kann nur einmal verwendet werden. Als nächstes vergeben Sie bitte die Bezeichnung für den Rechnungstyp. Der Name darf beliebig gewählt werden, muss aber einmalig sein. In anderen Dialogen referenziert EBuS den Rechnungstyp anhand des Namens. Wählen Sie daher eine möglichst aufschlussreiche Bezeichnung. In der dritten Zelle wird eine wichtige Eigenschaft eines Rechnungstyps hinterlegt: Die Zahlungsfrist. Bitte tragen Sie hier die Anzahl der Tage ein, die dem Empfänger als Zahlungsfrist eingeräumt wird. Auf jeder späteren Rechnung dieses Rechnungstyps wird dann das Zahlungsziel als Datum automatisch ermittelt und im begleitenden Rechnungstext ausgegeben. Beispiel: Sie tragen als Zahlungsfrist 7 ein. Auf einer Rechnung mit Rechnungsdatum erscheint als Begleittext Wir werden den Betrag bis zum von Ihrem Konto abbuchen. In der nächsten Zelle wählen Sie den gewünschten DTA-Exportmodus. Hier können Sie aus einer Pull-Down- Liste zwischen zwei Modi wählen: Belegweise und Rechnungsweise. Der Unterschied liegt später in der Ausführlichkeit, mit der die Rechnungen in eine DTA-Datei geschrieben werden. Beim belegweisen Export wird für jeden einzelnen Beleg der Rechnung eine eigene Zeile in die DTA-Datei und damit auch auf dem Kontoauszug des Kunden übergeben. Dieser Modus wird üblichlerweise nur angewendet, wenn Fixkosten abgerechnet werden. Häufig wird für gerade für diese Posten dem Kunden keine Rechnung zugestellt. Die inhaltliche Zuordnung von Betrag und Ursache sollte dann auf dem Kontoauszug für den Kunden nachvollziehbar sein. Beim rechnungsweisen Export wird hingegen nur der Gesamtbetrag in die DTA-Datei geschrieben. Der rechnungsweise Export bietet sich z.b. für Fahrtabrechnungen ein, welche aus vielen Einzelbelegen bestehen können. Der Begleittext auf

235 28. Januar Preisgruppen, Kostenarten, Konten 226 dem Kontoauszug wird für beide Export-Modi im Dialog Anbietereinstellungen bearbeiten, im Register DTA- Exporte (siehe Abschnitt auf S. 266) konfiguriert. In der Spalte Rechnungssteller stehen Ihnen die Einträge aus der gleichnamigen Tabelle (siehe Abschnitt auf S. 226) im Nachbardialog zur Verfügung. Das Einpflegen von Rechnungsstellern muss also zeitlich vor der Definition von Rechnungstypen erfolgen. In der letzten Spalte geben Sie an, ob Sie für den Nummernkreis dieses Rechnungstyps einen Präfix wünschen. Sie können das Feld einfach leer lassen, dann wird kein Präfix erzeugt. Wenn Sie hier jedoch ein Kürzel angeben, wird dieses Kürzel jeder Rechnungsnummer dieses Rechnungstyps vorgesetzt. Der Vorteil liegt darin, dass sich anhand einer Rechnungsnummer mit Präfix später schnell erkennen lässt, um welchen Rechnungstyp es sich handelt. Die Vergabe eines Präfix ist auf jeden Fall erforderlich, wenn Sie in den Anbietereinstellungen (siehe Abschnitt auf S. 264) wählen, dass Rechnungsnummern nicht global, sondern nach Rechnungstyp vergeben werden. Im letzteren Fall zählt für jeden Rechnungstyp ein eigener Nummernkreis hoch. Ohne Präfix käme es dann zu doppelten Rechnungsnummern mit einer damit verknüpften Übersichtslosigkeit. Abbildung 313: Hier einige weitere Beispiele für mögliche Rechnungstypen. Wenn Sie alle erforderlichen Angaben gemacht haben, können Sie den Datensatz mit dem Speicher-Button Gewählte Speichern sichern Rechnungssteller Sie erreichen diese Tabelle über den Hauptmenüpunkt Abrechnung unterhalb des Dialogs Preisgruppen, Kostenarten, Konten (siehe Abschnitt auf S. 219). Die Tabelle dient der Definition von verschiedenen Rechnungsstellern. Für weiterführende Informationen lesen Sie bitte im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 340) der Dokumentation. Die Verwaltung der Rechnungssteller erfolgt nach dem typischen Muster zur Stammdatenverwaltung in EBuS mittels einer Stammdatentabelle (siehe Abschnitt 5.3 auf S. 19). [Screenshot] Vergeben Sie zunächst als Schlüsselwert (siehe Abschnitt 5 auf S. 16) eine neue laufende Nummer. Es ist sinnvoll, die Nummern hierzu fortlaufend zu vergeben. Falls Sie nicht sicher sind, welche Nummer zuletzt vergeben wurde, können Sie auch während der Eingabe des neuen Datensatzes Ihre Tabelle nach den Nummern sortieren, indem Sie einmal auf den entsprechenden Spaltenkopf klicken. Jede Nummer kann nur einmal verwendet werden. Im nächsten Feld tragen Sie bitte den Namen des Rechnungsstellers ein. Der Name dient EBuS in anderen Programmteilen als Referenz. So spielt er z.b. eine Rolle im Rahmen der DTA-Verwaltung. Beim Starten einer neuen DTA-Datei müssen Sie den zugehörigen Rechnungssteller auswählen. In einer Auswahlbox wird der Rechnungssteller über den Namen referenziert. Im dritten Feld geben Sie bitte den Namen des Kontoinhabers an. Im vierten und fünften Feld tragen Sie die Kontonummer und Bankleitzahl des Rechnungsstellers ein. Diese Felder können im Rechnungsformular (siehe Abschnitt auf S. 230) ausgelesen und in die Rechnung integriert werden. In der nächsten Spalte geben Sie an, ob Sie für den Nummernkreis dieses Rechnungsstellers einen Präfix wünschen. Wenn Sie hier ein Kürzel angeben, wird dieses Kürzel jeder Rechnungsnummer vorgesetzt, die für diesen

236 28. Januar Preisgruppen, Kostenarten, Konten 227 Rechnungssteller erstellt wird. Anhand einer Rechnungsnummer mit Präfix lässt sich dann optisch leichter erkennen, wer der Rechnungssteller ist. Die Vergabe eines Präfix ist auf jeden Fall erforderlich, wenn Sie in den Anbietereinstellungen (siehe Abschnitt auf S. 264) wählen, dass Rechnungsnummern nicht global, sondern nach dem Sender vergeben werden. Im letzteren Fall zählt für jeden Rechnungssteller ein eigener Nummernkreis hoch. Ohne Präfix käme es dann zu doppelten Rechnungsnummern mit einer damit verknüpften Übersichtslosigkeit. In der letzten Spalte können Sie eine Angabe zum Buchhaltungskonto machen. Dies ist nur relevant, wenn Sie Wenn Sie alle erforderlichen Angaben gemacht haben, können Sie den Datensatz mit dem Speicher-Button Gewählte Speichern sichern Rechnungskonten Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt Gutscheinarten Sie erreichen diese Tabelle über den Hauptmenüpunkt Abrechnung unterhalb des Dialogs Preisgruppen, Kostenarten, Konten (siehe Abschnitt auf S. 219). Abbildung 314: In dieser Tabelle verwalten Sie verschiedene Gutscheinarten. Die Tabelle dient der Definition von Gutscheinarten. Lesen Sie näheres zum Thema im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 369) der Dokumentation. Der Dialog entspricht dem typischen Aufbau von Stammdatendialogen (siehe Abschnitt 5.3 auf S. 19) in EBuS. Voraussetzungen Die Definition von Gutscheinarten ist nur möglich, wenn Kostenarten (siehe Abschnitt auf S. 220) definiert sind. Tabelleninhalt Um eine neue Gutscheinart einzutragen, betätigen Sie die Funktion Neuer Eintrag. Sofort ergänzt EBuS die bestehende Tabelle um eine neue Zeile und erwartet Ihre Eingaben. Tragen Sie zunächst optional eine laufende Nr. für die neue Gutscheinart ein. Sie können dieses Feld auch überspringen, EBuS vergibt in diesem Fall eigenständig eine fortlaufende Nummer. Wählen Sie nun den Namen des Gutscheins, im späteren Gebrauch wird der Gutschein anhand dieses Namens referenziert. Auf Wunsch kann er später auch Teil des Rechnungstextes (siehe Abschnitt auf S. 265) werden. Der Name sollte für Sie und alle Mitarbeiter klar verständlich sein, um Verwechslungen mit anderen Gutscheinarten zu vermeiden. Wählen Sie in der nächsten Zelle aus dem Drop- Down-Menü eine der bekannten Kostenarten. Sie entscheiden damit, welche Kostenart der Beleg trägt, der auf der späteren Rechnung den Gutschein ausdrückt. Diese Kostenart kann sich problemlos unterscheiden von der Kostenart, auf die ein Gutschein überhaupt angewendet werden soll. (Letztere Zuordnung geschieht im Dialog Gutschein-Kostenart-Zuordnung (siehe Abschnitt auf S. 229).) In der nächsten Zelle geben Sie an, mit

237 28. Januar Preisgruppen, Kostenarten, Konten 228 welcher Priorität (siehe Abschnitt auf S. 369) der Gutschein neben anderen Gutscheinen behandelt werden soll. Sie vergeben die Prioritätsstufe als ganze Zahl. Je kleiner die Zahl, desto höher ist die Gutscheinart priorisiert. Zuletzt bestimmen Sie, wie lange Gutscheine dieser Art jeweils gültig sein sollen. Auf Ebene der Gutscheinart legen Sie hierfür zwei Kriterien fest: 1. Die Dauer der Gültigkeit: In den entsprechenden Felder tragen Sie in ganzen Zahlen ein, wie lange Gutscheine dieser Art gültig sein dürfen. 2. Das maximale Gültigkeitsdatum: Hiermit können Sie die Gültigkeit eines späteren Gutscheins nach hinten beschneiden. Selbst wenn ein Gutschein gemäß der Gültigkeitsdauer noch einsatzfähig wäre kann ein maximales Gültigkeitsdatum den Ablauf des Gutscheins erzwingen. In die Spalte Gültigkeit (Monate) machen Sie einen Eintrag, falls Sie eine feste Monatslänge für die Gültigkeit wünschen. Geben Sie hierzu eine beliebige ganze Zahl an. EBuS berücksichtigt unterschiedliche Monatslängen automatisch. Wenn Sie das Feld freilassen, beschränken Sie die Dauer in Monaten nicht. Beispiel: Die Gültigkeit von Fahrtgutscheinen steht auf 1 Monat. Fall 1: Frau Meier besitzt einen Fahrtgutschein, der ihr im Kundendialog ab dem 1.Juni, 00:00 Uhr freigeschaltet wird. Der Gutschein ist damit gültig vom 1.Juni bis zum 1.Juli 00:00. Das macht eine Dauer von 30 Tagen. Fall 2: Frau Meier besitzt einen Fahrtgutschein, der ihr im Kundendialog ab dem 1.Juli, 00:00 Uhr freigeschaltet wird. Der Gutschein ist damit gültig vom 1.Juli bis zum 1.August 00:00. Das macht eine Dauer von 31 Tagen. Fall 3: Frau Meier besitzt einen Fahrtgutschein, der ihr im Kundendialog ab dem 15.Juli, 00:00 Uhr freigeschaltet wird. Der Gutschein ist gültig vom 15.Juli, 00:00 bis zum 15.August 00:00. Das macht eine Dauer von 31 Tagen. In die Spalte Dauer (Tage) tragen Sie eine Gültigkeitsdauer in ganzen Tagen ein. Wenn Sie zusätzlich eine Dauer in Monaten angeben, so ergibt sich die Gesamtdauer aus der Summe der beiden Einzeldauern. Beispiel: Die Gültigkeit von Fahrtgutscheinen steht auf 1 Monat und 10 Tage. zu Fall 1: Der Gutschein von Frau Meier ist damit gültig vom 1.Juni, 00:00 Uhr bis zum 11.Juli 00:00. Das macht im Beispiel eine Dauer von 40 Tagen. Mithilfe der Spalte Max. gültig bis setzen Sie einer Gutscheinart eine absolute Gültigkeitsfrist. Jeder Gutschein, der später auf Basis dieser Gutscheinart verteilt wird, ist damit absolut nach hinten terminiert. Sie können die max. Gültigkeitsfrist mit der Gültigkeitsdauer kombinieren. Beispiel: Die Gültigkeit von Fahrtgutscheinen steht auf 1 Monat und 10 Tagen. Die maximale Gültigkeitsfrist steht auf 1.Juli 2008, 00:00 Uhr. zu Fall 1: Der Fahrtgutschein von Frau Meier ist damit gültig vom 1.Juni bis zum 1.Juli 00:00. Die 10 zusätzlichen Tage aus der Gültigkeitsdauer verfallen. Wird einem Kunden (siehe Abschnitt auf S. 107) ein Gutschein zugeordnet, so ergibt sich aus der Dauer, der max. Gültigkeitsfrist und dem Start der Gültigkeit eines Gutscheins der eigentliche Gültigkeitszeitraum (siehe Abschnitt auf S. 371). Sobald alle erforderlichen Angaben eingetragen sind, speichern Sie den Gutschein über einen der Speicherknöpfe in der Funktionsleiste. Im nächsten Schritt müssen Sie auf jeden Fall festlegen, welche Kosten durch den neu definierten Gutschein überhaupt verrechnet können werden sollen. Diese Angaben nehmen Sie in der Tabelle Gutschein-Kostenart-Zuordnung (siehe Abschnitt auf S. 229) vor.

238 28. Januar Preisgruppen, Kostenarten, Konten 229 Abbildung 315: Im Beispiel wurde ein Fahrtgutschein definiert. Nach dem Speichern wechselt der gelbe Statuspunkt auf grün Gutschein-Kostenart-Zuordnungen Sie erreichen diese Tabelle über den Hauptmenüpunkt Abrechnung unterhalb des Dialogs Preisgruppen, Kostenarten, Konten (siehe Abschnitt auf S. 219). Abbildung 316: In dieser Tabelle bestimmen Sie, welche Kosten über einen Gutschein abgerechnet werden dürfen. Im Beispiel gibt es bereits zahlreiche Zuordnungen für den "Pauschal-Gutschein". Diese Tabelle dient der Zuordnung von Gutscheinen zu bestimmten Kostenarten. Sie bestimmen damit, welche Art von Kosten ein Gutschein abfangen kann. Diese Zuordnung ist daher unbedingte Voraussetzung für das Verteilen von Gutscheinen. Lesen Sie näheres zum Thema im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 369) der Dokumentation. Der Dialog entspricht dem typischen Aufbau von Stammdatendialogen (siehe Abschnitt 5.3 auf S. 19) in EBuS. Voraussetzungen Diese Zuordnungen ist nur möglich, wenn bereits Gutscheinarten (siehe Abschnitt auf S. 227) sowie Kostenarten (siehe Abschnitt auf S. 220) definiert sind. Tabelleninhalt Um eine neue Zuordnung vorzunehmen, betätigen Sie die Funktion Neuer Eintrag. Sofort ergänzt EBuS die bestehende Tabelle um eine neue Zeile und erwartet Ihre Eingaben. Tragen Sie zunächst optional eine laufende Nr. für die neue Gutscheinart ein. Sie können dieses Feld auch überspringen, EBuS vergibt in diesem Fall eigenständig eine fortlaufende Nummer. Wählen Sie nun in der nächsten Zelle aus dem Drop-Down-Menü, für welche Gutscheinart Sie eine Kostenart zuordnen wollen. In der nächsten Spalte wiederum nehmen Sie über das Drop- Down-Menü nun die Zuordnung der Kostenart vor. Bestätigen und speichern Sie Ihre Eingaben mit einer der Speicherknöpfe in der Funktionsleiste.

239 28. Januar Rechnungsformulare verwalten 230 Sie können für eine Gutscheinart mehrere mögliche Kostenarten zuordnen, für jede Zuordnung müssen Sie dann eine eigene neue Zeile schreiben. Es wird dann möglich, dass ein Gutschein Kosten verschiedener Arten abfangen kann. Abbildung 317: Im Beispiel wurden zwei neue Zuordnungen für den "Fahrtgutschein" ausgewählt. Aus der Drop- Down-Liste werden die gewünschten Kostenarten zugeordnet. Für einen Fahrtgutschein müsste man z.b. sicherstellen, dass sowohl Zeit- als auch km-kosten abgefangen werden können. Möglicherweise sollen auch Buchungsgebühren oder Verspätungsgebühren inbegriffen werden. Wenn die relevanten Kosten über verschiedene Kostenarten abgebildet werden, dann ist hier eine Mehrfachzuordnung auf jeden Fall erforderlich. Wenn Sie alle erforderlichen Zuordnungen vorgenommen haben, können Sie die eigentlichen Gutscheine im Kundenmenü (siehe Abschnitt auf S. 107) erstellen Rechnungsformulare verwalten Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Im EBuS unter dem Menüpunkt Rechnungsformulare verwalten können die Einstellungen vorgenommen werden Zu jedem Eingabetext wird Hilfe-Erklärungen angeboten. Wechseln Sie innerhalb der einzelnen Karteikarten vom Textfeld zum Textfeld, indem Sie den Mauszeiger in das Textfeld positionieren - darunter in dem Hilfetext- Fenster erscheint immer eine Erläuterung zu dem entsprechenden Textfeld, bzw. zu den Einträgen, die an dieser Stelle gemacht werden dürfen/müssen und worauf sich diese Einträge beim Kreieren des Designs des Rechnungsformulares auswirken 1. Den Knopf Neu anklicken 2. In das Feld Name den Namen des Formulars eingeben 3. Speichern Alle darunter erläuterten Einstellungen unter den Karteikarte BasisKarteikarte Karteikarte Rechnung Karteikarte Design Karteikarte Seite1 Formular erste Seite - in der Auswahlliste kann das entsprechend formatierte Briefpapier ausgewählt werden. Nachdem dieser Eintrag gespeichert wird, hat die erste Seite der Rechnung mit diesem Formular immer das Layout

240 28. Januar Fixkostenregeln und -zuordnungen 231 der ausgewählten PDF-Datei Stammdaten-/Anbieterbemerkungen (siehe Abschnitt 9.12 auf S. 89) und Globale Einstellungen/Abrechnung (siehe Abschnitt 13.1 auf S. 263). Karteikarte Folgeseiten Fixkostenregeln und -zuordnungen Sie erreichen diesen Dialog über den Hauptmenüpunkt Abrechnung. Hier werden die Fixkostenregeln i.w.s. verwaltet. Wie im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 354) der Dokumentation ausführlich erklärt, handelt es sich bei den Fixkostenregeln um ein strukturiertes, mehrstufiges System. Die Dateneingabe verteilt sich daher auf drei Tabellen. Diese werden in diesem Dialog auf drei Register verteilt und lassen sich über die Registerlaschen (1-3) aufrufen. Abbildung 318: Der Dialog "Fixkostenregeln und -zuweisungen". Beim Aufruf erscheint in der ersten Registerlasche die Tabelle mit den Fixkostenregeln. Wenn Sie den Dialog öffnen, erscheint die Tabelle der Fixkostenregeln (siehe Abschnitt auf S. 231) (1). Über die Laschen können Sie zwischen den Tabellen Werte von Fixkostenregeln (siehe Abschnitt auf S. 233) (2) und Kunden-TSE-Fixkostenregeln-Zuordnungen (siehe Abschnitt auf S. 236) (3) wechseln. Für die korrekte Berechnung von Fixkosten für Kunden ist es eine notwendige Voraussetzung, in allen drei Tabellen die erforderlichen Informationen einzupflegen Fixkostenregeln Sie erreichen diesen Dialog über das Hauptmenü Abrechnung mit dem Eintrag Fixkostenregeln und -zuweisungen. Eine Übersicht (siehe Abschnitt auf S. 365) über die komplette Fixkostenverwaltung finden Sie im Konzeptteil der Dokumentation. Der Dialog beheimatet insgesamt drei Tabellen. Nach dem Öffnen erscheint standardmäßig die erste Tabelle mit den Fixkostenregeln. Hier werden die Fixkostenregeln eines Anbieters gemäß Tarifwerk verwaltet, d.h. eingepflegt, ggf. geändert oder gelöscht. Jede Regel definiert detailliert die relevanten Kriterien von Fixkosten (siehe Abschnitt auf S. 353), wie z.b. Eingangskonto, Bezahlmodus, Kostenart/MwSt und Ausnahmeregelungen. Die eigentliche Wertezuordnung wird hingegen in der Nachbartabelle Werte von Fixkostenregeln (siehe Abschnitt auf S. 233) verwaltet. Bitte informieren Sie sich vor der Dateneingabe über den konzeptionellen Hintergrund (siehe Abschnitt auf S. 354) von Fixkostenregeln. Neue Regel Der Dialog entspricht dem typischen Aufbau von Stammdatendialogen in EBuS. Über die allgemeine und detaillierte Funktionsweise dieses Dialogtyps informieren Sie sich bitte im Kapitel Stammdatentabellen (siehe Abschnitt 5.3 auf S. 19). Zur Eingabe einer neuen Fixkostenregel betätigen Sie bitte die Funktion Neuer Eintrag. Sofort ergänzt EBuS die bestehende Tabelle um eine neue Zeile und erwartet Ihre Eingaben.

241 28. Januar Fixkostenregeln und -zuordnungen 232 Abbildung 319: Zum Anlegen einer neuen Fixkostenregel wählen Sie "Neuer Eintrag". Die Tabelle wird um eine Zeile ergänzt (blau), der Cursor wartet auf Ihre Eingaben. Bitte geben Sie nun alle Regelbedingungen an. Um eine Fixkostenregel erfolgreich abspeichern zu können, müssen in mindestens folgenden Spalten Daten hinterlegt werden: Name, Empfängerkonto, Grundintervallstartbezug und -länge, Bezahlintervallstartbezug und -länge, Kostenart und Teilgültigkeit. Wie immer muss jede Regel eindeutig identifizierbar bleiben. Den nötigen Schlüsselwert (siehe Abschnitt 5 auf S. 16) können Sie über die Nr. oder den Namen festlegen. Wenn alle Daten eingetragen sind, speichern Sie die neue Regel bitte ab. Sollte es zu einer Fehlermeldung kommen, prüfen Sie bitte Ihre Eingaben. Lesen Sie dazu auch die folgenden Informationen zu den einzelnen Spaltenbedeutungen. Bedeutung der Tabellenspalten Eine Fixkostenregel setzt sich aus den folgenden Daten zusammen: Nr.: Laufende Nummer der Regel. Sie kann, muss aber nicht vergeben werden. Falls Sie eine Nummer hinterlegen, wird diese zum eindeutigen Schlüsselwert (siehe Abschnitt 5 auf S. 16) der Regel. Name: Name der Regel, dient lediglich der internen Verwaltung. Sollte für den Anwender plausibel sein und darf nicht doppelt vergeben werden. Angabe zwingend. Grundintervallstartbezug: Inhaltliche Erklärung im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 357). Werte- Auswahl aus Pull-Down-Liste. Angabe zwingend. Nachläufig: Inhaltliche Erklärung im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 362). Bei Bedarf positiv markieren per Mausklick. Grundintervalllänge: Inhaltliche Erklärung im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 357). Werte-Auswahl aus Pull-Down-Liste. Angabe zwingend. Bezahlintervallstartbezug: Inhaltliche Erklärung im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 357). Werte- Auswahl aus Pull-Down-Liste. Angabe zwingend. Nachläufig: Inhaltliche Erklärung im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 362). Bei Bedarf positiv markieren per Mausklick. Bezahlintervalllänge: Inhaltliche Erklärung im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 358). Werte-Auswahl aus Pull-Down-Liste. Angabe zwingend. Zahltag: Bestimmt den Tag innerhalb des Bezahlintervalls, an dem die Fixkosten fällig (siehe Abschnitt 21.5 auf S. 334) werden. Es sind nur ganzzahlige Werte möglich. Der Fälligkeitstag wird auf dem Beleg eingetragen. Wenn Sie keine Angabe machen, wird vom Wert 1 ausgegegangen. In diesem Fall werden die Fixkosten mit dem Beginn des Bezahlintervalls fällig. Kostenart: Die Zuordnung von Fixkosten zu Kostenarten (siehe Abschnitt 21.8 auf S. 338) geschieht auf Ebene der Fixkostenregeln. Auf jedem Beleg, der später aus einer Regel erzeugt wird, wird die hier zugeordnete Kostenart

242 28. Januar Fixkostenregeln und -zuordnungen 233 ausgewiesen. Die Werteauswahl in der Pull-Down-Liste bedient sich der Stammdatentabelle Kostenarten (siehe Abschnitt auf S. 220). Mit der Kostenart wird gleichzeitig der Rechnungstyp (siehe Abschnitt auf S. 339) für die aus der Regel entstehenden Fixkosten festgelegt. Angabe zwingend. MwSt. (nwavk): Hier kann ein freier MwSt.-Satz angegeben werden. Wird kein Wert angegeben, so nimmt EBuS den MwSt.-Satz, der sich aus der Kostenart-Stammdatentabelle (siehe Abschnitt auf S. 220) ergibt. ( nwavk : nur wenn abweichend von Kostenart.) Zahlungsfreistellungskategorie: Wählen Sie aus der Pull-Down Liste, welche aller bekannten Kategorien für die Zahlungsfreistellung (siehe Abschnitt auf S. 365) ausgewertet werden soll. Wenn Sie keine Ausnahmeregelungen über die Zahlungsfreistellung einrichten wollen, kann dieses Feld auf <nicht gesetzt> stehen bleiben. Zahlungsfreistellungsausprägung: Voraussetzung für eine Werteauswahl in der Pull-Down-Liste ist die vorherige Auswahl der Zahlungsfreistellungskategorie (siehe Abschnitt auf S. 233). Wählen Sie aus der Liste die Ausprägung, welche die Zahlungsfreistellung (siehe Abschnitt auf S. 365) beeinflussen soll. Wenn Sie keine Ausnahmeregelungen über die Zahlungsfreistellung einrichten wollen, kann dieses Feld auf <nicht gesetzt> stehen bleiben. Teilgültigkeit: Wählen Sie aus der Pull-Down-Liste einen der drei oberen Werte. Der letzte Eintrag unverändert ist ohne Auswirkung. Standardwert ist keine Berechnung. Die Einstellung wirkt sich auf das erste Zahlintervall eines Kunden aus wie im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 361) beschrieben. Algorithmisch: Diese Spalte ist ohne Bedeutung. obsolet: Bitte lesen Sie im Konzeptteil (siehe Abschnitt 24 auf S. 396) zur Bedeutung der obsolet-markierung. Bitte beachten Sie, dass eine Markierung an dieser Stelle nicht die Zuordnung von Fixkostenregeln zu Kategorien (siehe Abschnitt auf S. 236) löscht. Da Fixkostenregeln immer mit einer zeitlichen Bedingung an Kategorien/Ausprägungen geknüpft werden, können und müssen ungültige Fixkostenregeln nur über diese Verknüpfung außer Kraft gesetzt werden Werte von Fixkostenregeln Sie erreichen diese Tabelle über den Hauptmenüpunkt Abrechnung unterhalb des Dialogs Fixkostenregeln und -zuordnungen (siehe Abschnitt auf S. 231). Eine Übersicht (siehe Abschnitt auf S. 365) über die komplette Fixkostenverwaltung finden Sie im Konzeptteil der Dokumentation. Beim Neuaufruf dieses Dialogs öffnet sich zunächst die erste Tabelle Fixkostenregeln (siehe Abschnitt auf S. 231) Sie müssen daher zunächst aus den Registern die zweite Lasche anwählen, um zur beschriebenen Tabelle zu wechseln. Abbildung 320: Nach dem Aufrufen des Dialogs wechseln Sie bitte über die Registerwahl in die richtige Tabelle. In diesem Dialog wird den Fixkostenregeln eine wichtige Größe zugeordnet: der Wert, d.h. der Preis bzw. die Höhe der Belastung für ein Grundintervall (siehe Abschnitt auf S. 357) einer Fixkostenregel. Die Zuordnung eines Preises wird immer mit einer zeitlichen Einschränkung versehen. Dazu muss mindestens ein Startzeitpunkt der Gültigkeit angegeben werden. Gleichzeitig kann die Gültigkeit nach hinten offen bleiben oder über einen Endzeitpunkt nach hinten beschränkt werden. Über den Hintergrund der Werte-Zuordnung in dieser gesonderten Tabelle lesen Sie bitte im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 355) der Dokumentation. Im Abrechnungsprozess wird EBuS beim Erstellen von Fixkostenbelegen auf diese Wertetabelle zurückgreifen. Dabei überprüft das System, welcher Wert einer Fixkostenregel zum Fälligkeitstag eines Fixkostenbelegs gültig

243 28. Januar Fixkostenregeln und -zuordnungen 234 ist. Der entsprechende Wert wird dann übernommen und in Verknüpfung mit der Fixkostenregel verarbeitet. Sie können für diesen Dialog zwischen zwei Datenansichten wählen. Im Standard-Fall werden alle Zuordnungen angezeigt, die im System bekannt sind. Das schließt auch Zuordnungen ein, deren Gültigkeitsintervall komplett in der Vergangenheit liegen. Bei Bedarf können Sie diese Ausgabe einschränken auf nur die Zuordnungen, die von aktueller oder zukünftiger Gültigkeit sind. Bedienen Sie sich ggf. den Auswahloptionen unterhalb der Tabelle. Abbildung 321: Wenn Sie alle Daten anzeigen lassen, erscheinen auch die nicht mehr gültigen Wertezuordnungen. Neue Wertzuordnung Der Dialog entspricht dem typischen Aufbau von Stammdatendialogen in EBuS. Über die allgemeine und detaillierte Funktionsweise dieses Dialogtyps informieren Sie sich bitte im Kapitel Stammdatentabellen (siehe Abschnitt 5.3 auf S. 19). Zur Eingabe einer neuen Wertezuordnung betätigen Sie bitte die Funktion Neuer Eintrag. Sofort ergänzt EBuS die bestehende Tabelle um eine neue Zeile und erwartet Ihre Eingaben. Abbildung 322: Zum Anlegen einer neuen Wertezuordnung wählen Sie "Neuer Eintrag". Die Tabelle wird um eine Zeile ergänzt (blau), der Cursor wartet auf Ihre Eingaben. Wählen Sie nun im ersten Feld aus der Pull-Down-Liste die Fixkostenregel (siehe Abschnitt auf S. 231) aus, der Sie einen Wert zuordnen möchten. Geben Sie in der Spalte Wert den Preis an, der einem Grundintervall (siehe Abschnitt auf S. 357) der Fixkosten zugeordnet sein soll. Geben Sie im nächsten Feld die Währung an. Wenn Sie keinen Eintrag vornehmen, wird die Standard-Währung (siehe Abschnitt auf S. 265) automatisch ergänzt. Zuletzt bestimmen Sie, ab wann die Werte-Zuordnung gültig sein soll. Geben Sie dazu Datum der Startbedingung in das Datumsfeld (siehe Abschnitt 5 auf S. 15) zugeordnet von ein. Die Uhrzeit spielt bei der Angabe keine Rolle. Sofern gewünscht können Sie die zeitliche Zuordnung über das nächste Datumsfeld zugeordnet bis zeitlich auch nach hinten einschränken. Bevor Sie eine neue Wertezuordnung vornehmen, müssen Sie überprüfen, ob bzw. welche Werte der betreffenden Fixkostenregel möglicherweise bereits zugeordnet sind. Sortieren Sie dazu ggf. die gesamte Tabelle durch Klick

244 28. Januar Fixkostenregeln und -zuordnungen 235 auf die Spalte Fixkostenregel. Einer Fixkostenregel darf und kann immer nur ein Wert zur gleichen Zeit zugeordnet sein. Gibt es bereits eine Wertezuordnung, die sich mit der neuen zeitlich überschneiden würde, so erteilt EBuS eine Fehlermeldung. Zunächst ist daher die alte Zuordnung zeitlich zu beschränken. Lesen Sie dazu das Kapitel Ändern einer Wertezuordnung (siehe Abschnitt auf S. 235). Wertzuordnung ändern Die Änderung von bestehenden Wertezuordnungen sollte sich darauf beschränken, eine Zuordnung nach hinten zu terminieren. Dazu ist eine Datumsangabe im Feld zugeordnet von erforderlich. Alle anderen Felder sollten Sie nur dann berühren, wenn sicher gestellt ist, dass die Zuordnung noch nicht zur Anwendung gekommen ist bzw. dass sich aus der nachträglichen Änderung des Datensatzes keine Daten-Inkonsistenzen ergeben. Eine Preisänderung sollten Sie auf jeden Fall immer zweistufig vornehmen. Bitte lesen Sie dazu weitere Informationen auch im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 363) der Dokumenation. Zunächst ist der Datensatz zu markieren, der die alte Wertezuordnung beschreibt. Abbildung 323: Im Beispiel soll der Wert für den einfachen Grundpreis erhöht werden. Tragen Sie dann im Feld zugeordnet bis das Datum ein, zu dem der alte Preis ausläuft. Abbildung 324: Der alte Preis wurde auf den Uhr beschränkt und diese Änderung hier gespeichert. Abbildung 325: Als neuer Datensatz wurde der neue Preis und damit eine neue Wertezuordnung gültig ab dem Uhr eingefügt.

245 28. Januar Fixkostenregeln und -zuordnungen 236 Das Beispiel in den Abbildungen zeigt eine Preiserhöhung zum Alle Fixkostenbelege mit einer Fälligkeit, die zeitlich vor dem liegt werden damit noch nach der alten Preiszuordnung behandelt. Allen Belegen mit einer späteren Fälligkeit wird hingegen der neue Wert zugeordnet Zuordnung Ausprägung-Fixkostenregel Sie erreichen diese Funktion über das Hauptmenü Abrechnung unterhalb des Dialogs Fixkostenregeln und - zuordnungen (siehe Abschnitt auf S. 231). Eine Übersicht (siehe Abschnitt auf S. 365) über die komplette Fixkostenverwaltung finden Sie im Konzeptteil der Dokumentation. Beim Neuaufruf dieses Dialogs öffnet sich zunächst die erste Tabelle Fixkostenregeln (siehe Abschnitt auf S. 231). Sie müssen daher zunächst aus den Registern die dritte Lasche anwählen, um zur beschriebenen Tabelle zu wechseln. Abbildung 326: Nach dem Aufrufen des Dialogs wechseln Sie bitte über die Registerwahl in die richtige Tabelle. Welche Kunden mit Fixkosten belastet werden entscheidet sich darüber, welche Kategorie-Ausprägungen ihnen zugeordnet sind. Die Zuordnung einer Ausprägung zu einer Fixkostenregel bildet damit das letzte Glied in der Kette, um die Fixkostenberechnung in Gang zu setzen. Detaillierte Erklärungen zu diesem Thema finden Sie im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 354) der Dokumentation. Kategorie-Ausprägungen werden in EBuS über die temporalen Stammdaten-Erweiterungen verwaltet, damit erklärt sich die Abkürzung in der Tabellenüberschrift (TSE). Die Zuordnungen, die in dieser Tabelle vorgenommen werden, sind ebenfalls mit einem Gültigkeitsintervall anzugeben. D.h. es muss immer mindestens der Startzeitpunkt einer neuen Zuordnung angegeben werden. Der Endzeitpunkt hingegen kann zunächst, muss aber nicht nach hinten offen bleiben. Neue Zuordnung Der Dialog entspricht dem typischen Aufbau von Stammdatendialogen in EBuS. Über die allgemeine und detaillierte Funktionsweise dieses Dialogtyps informieren Sie sich bitte im Kapitel Stammdatentabellen (siehe Abschnitt 5.3 auf S. 19). Zur Eingabe einer neuen Zuordnung betätigen Sie bitte die Funktion Neuer Eintrag. Sofort ergänzt EBuS die bestehende Tabelle um eine neue Zeile und erwartet Ihre Eingaben. Abbildung 327: Zum Anlegen eines neuen Datensatzes gehen Sie auf "neuer Eintrag".

246 28. Januar Fixkostenbelege 237 Wählen Sie nun im ersten Feld aus der Drop-Down-Liste die Kategorie aus, mit der Sie die Fixkosten verknüpfen wollen. Sobald Sie einen Eintrag gewählt haben, bietet Ihnen auch das nächste Feld eine Drop-Down-Liste zur Auswahl. Hier finden Sie nun alle im System bekannten Ausprägungen der von Ihnen angewählten Kategorie im ersten Feld. Abbildung 328: Sobald Sie eine Kategorie ausgewählt haben, bekommen Sie die möglichen Ausprägungen im nächsten Feld zur Auswahl. Markieren Sie daher in diesem Feld genau die Ausprägung, welche Sie mit den Fixkosten behaften wollen. Im dritten Feld müssen Sie nun auswählen, mit welcher Fixkostenregel die ausgesuchte Ausprägung behaftet sein soll. Zuletzt bestimmen Sie, ab wann die Zuordnung gültig sein soll. Geben Sie dazu Datum und ggf. auch Uhrzeit der Startbedingung in das Datumsfeld (siehe Abschnitt 5 auf S. 15) zugeordnet von ein. Sofern gewünscht können Sie die zeitliche Zuordnung über das nächste Datumsfeld zugeordnet bis zeitlich auch nach hinten einschränken. Wählen Sie abschließend Gewählte Speichern aus der Funktionsleiste. Sobald Ihr Datensatz gespeichert ist, lässt er sich nicht mehr verändern. Sie können ihn nun lediglich ggf. um ein Gültigkeitsende ergänzen oder ihn als obsolet (siehe Abschnitt 24 auf S. 396) markieren. Zuordnungseindeutigkeit In den meisten Fällen geschieht die Zuordnung von Ausprägungen zu Fixkostenregeln eineindeutig. Das heißt, dass einer Ausprägung immer nur eine Fixkostenregel bzw. umgekehrt eine Fixkostenregel immer nur einer Ausprägung zugeordnet wird. Es ist jedoch auch möglich, einer Ausprägung gleichzeitig zwei oder mehr Fixkostenregeln zuzuordnen. Zuvor sollten Sie allerdings gut überlegen, wie langfristig diese Fixkostenregeln tatsächlich so eng miteinander verknüpft sein werden. Eine spätere Splittung gestaltet sich möglicherweise später komplizierter als gedacht. Solange Sie einer Ausprägung immer nur maximal eine Regel zuzuordnen, bewahren Sie sich mehr Unabhängigkeit in der Fixkostenverwaltung. EBuS kann auch andersherum abbilden, die gleiche Fixkostenregel mehreren Kategorie-Ausprägungen zuzuweisen. Auch hierzu kann es sinnvolle praktische Anwendungen geben. Es sei aber auch hier darauf hingewiesen, dass überlappende Abhängigkeiten der Übersichtlichkeit schaden können. Wer zu solchen Modellen greift, ist besonders auf seine eigene Achtsamkeit bei der Datenpflege angewiesen Fixkostenbelege Sie erreichen diesen Dialog über den Hauptmenüpunkt Abrechnung. Er dient der Anzeige und dem Löschen von Fixkostenbelegen. Beide Funktionen beschränken sich ausschließlich auf fällige Fixkostenbelege. Ansicht der Fixkostenbelege In diesem Dialog können Sie fällige Fixkostenbelege aufrufen. Dies impliziert folgende Voraussetzungen:

247 28. Januar Fixkostenbelege 238 Abbildung 329: Der Dialog zum Verwalten der Fixkostendialoge. Hier können Sie fällige Belege einsehen und löschen. 1. Es handelt sich um Fixkostenbelege. Andere explizite Belege finden sich nicht hier zur Einsicht, sondern werden i.d.r. im Kundenmenü verwaltet. 2. Die Belege sind zum aktuellen Zeitpunkt bereits fällig (siehe Abschnitt 21.5 auf S. 334). Belege, die erst in Zukunft fällig werden, werden nicht angezeigt. Diese Einschränkung gilt auch, wenn man den Suchfilter in die Zukunft setzt. 3. Der Beleg ist noch nicht vorläufig verbucht (siehe Abschnitt auf S. 187). Allerdings darf der Beleg bereits einer Rechnung zugeordnet (siehe Abschnitt 11.6 auf S. 168) sein. Sobald diese Rechnung jedoch vorläufig verbucht ist, kann der Beleg nicht mehr bearbeitet bzw. gelöscht werden. Er wird in diesem Dialog schlicht nicht mehr angezeigt. Es sei darauf hingewiesen, dass die vorläufige Verbuchung reversibel (siehe Abschnitt auf S. 189) ist. Wenn Sie Fixkostenbelege aufrufen möchten, müssen Sie zunächst den relevanten Zeitraum angeben. Dabei müssen Sie den Zeitraum stets über ein Intervall definieren. D.h., sie müssen immer sowohl einen Start- als auch einen Endzeitpunkt des Zeitintervalls festlegen. Abbildung 330: Bei der Suche nach fälligen Fixkostenbelegen müssen Sie stets sowohl einen Start- als auch einen Endzeitpunkt angeben. Das Beispiel zeigt einen Zeitfilter für Fixkosten, die ab dem , jedoch vor dem fällig werden. Es sei noch einmal darauf hingewiesen, dass der Dialog nur aktuell fällige Belege ausgeben kann. Im Beispiel der Abbildung könnte EBuS keine Belege finden, wenn die Suche mit diesem Zeitfilter am durchgeführt würde. Denn dann läge das Startdatum des Suchfilters real noch in der Zukunft. Die gesuchten Belege wären zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht fällig und würden somit nicht im Suchfilter hängenbleiben. Die Länge des Intervalls können Sie beliebig wählen. Ein Zeitfilter vom :00 bis zum :01 würde z.b. alle Fixkostenbelege finden, die am :00 fällig werden. Wenn Sie den Zeitfilter eingetragen haben, lösen Sie bitte mit der Funktion Liste erzeugen die Suche nach den relevanten Belegen aus. Sie können bei Bedarf die Listenerstellung unterbrechen. Dazu bedienen Sie sich bitte der Funktion Anhalten. EBuS bricht die Belegausgabe dann ab und meldet den Abbruch mit einer Pop-Up-Meldung. Bestätigen Sie Ihre Kenntnisnahme mit dem OK -Button. In der Tabelle listet EBus schließlich die gefundenen Belege auf. Zu jedem Beleg finden sich einige weiterführende Informationen. Sie dienen lediglich der Ansicht. Mit Ausnahme der Löschoption (siehe Abschnitt auf S. 240) bietet dieser Dialog keine Möglichkeiten zur Bearbeitung der Daten.

248 28. Januar Fixkostenbelege 239 Abbildung 331: Sobald Sie beide Daten eingetragen haben, können Sie über die Funktion "Liste erstellen" den Suchvorgang auslösen. Abbildung 332: Die Funktion "Anhalten" führt zu einem Abbruch der Belegsuche. Abbildung 333: EBuS meldet, wenn die Belegausgabe unterbrochen wurde. Abbildung 334: Im Beispiel gibt es 16 Belege, die im gesuchten Zeitraum fällig geworden sind. Die Tabelle liefert die Belegdetails. Wenn Sie einen neuen Such-Zeitfilter setzen möchten, können Sie Ihre alten Einträge mit einem einfachen Klick löschen. Bedienen Sie sich dazu der Leeren -Funktion im Dialog. Die eingetragenen Daten im Filter verschwinden, die Belegausgabe in der Tabelle bleibt jedoch erhalten. Abbildung 335: Zum Löschen der Filterdaten betätigen Sie bitte die "Leeren"-Funktion. Es folgt die Erklärung zu den einzelnen Tabellenspalten: (1) Gibt den Namen der Fixkostenregel (siehe Abschnitt auf S. 231) an, die den Beleg ausgelöst hat.

249 28. Januar Fixkostenbelege 240 (2) Weist den Rechnungssteller (siehe Abschnitt auf S. 340) und damit das Empfängerkonto aus, welches die Zahlung erwartet bzw. leisten muss. Der Rechnungssteller ergibt sich jeweils aus dem Rechnungstyp (siehe Abschnitt auf S. 339), auf welchem der Beleg ausgewiesen wird. (3) Der Rechnungstyp (siehe Abschnitt auf S. 339) wird über die Kostenart (siehe Abschnitt 21.8 auf S. 338) des Belegs festgelegt. Diese Zuordnung (siehe Abschnitt auf S. 231) wird in den Fixkostenregeln vorgenommen. Auf einer Rechnung können immer nur Belege erscheinen, deren Kostenart auf den gleichen Rechnungstyp verweisen. (4a)+(4b) Gibt Kundennummer und Name des Kunden an, der mit dem Beleg belastet wird. (5) Gibt den Wert des Fixkostenbelegs in der Hauswährung an. Eine Gutschrift wird immer als negativer Wert dargestellt. (6a)+(6b) Gibt an, auf welchen Zeitraum der Betrag aus mathematischer Sicht berechnet wurde. Der Zeitraum entspricht in den meisten Fällen dem Bezahlintervall (siehe Abschnitt auf S. 357) der Fixkosten. Eine Teilberechnung (siehe Abschnitt auf S. 361) eines Intervalls drückt sich in diesem Datum jedoch nicht aus. (7a)+(7b) Gibt an, welchen Berechnungszeitraum EBuS dem Kunden auf der Rechnung mitteilt. Entgegen dem mathematischen Berechnungszeitraum wird hier eine etwaige Teilberechnung (siehe Abschnitt auf S. 361) berücksichtigt. Die Intervalllänge wird in einem solchen Fall entsprechend verkürzt dargestellt. Die Teilberechnung wird so für den Kunden transparent und offensichtlich gemacht. Beispiel: Ein Kunde muss einen Monatsbeitrag für September 2007 leisten. Der volle Monatsbeitrag beträgt 30,-EUR. Der Kunde ist jedoch erst zum Kunde geworden. Nach geltender Fixkostenregel soll eine lineare Teilberechnung stattfinden. Er wird auf der Rechnung mit 20,-EUR belastet werden. Mathematisches Intervall: Druckintervall: (8) Gibt das Fälligkeitsdatum des Belegs aus. Die Uhrzeit ist ohne Relevanz. (9a+b) Gibt an, wann bzw. von wem ein Beleg gelöscht (siehe Abschnitt auf S. 240) wurde. Löschen von Fixkostenbelegen Sie können im aktuellen Dialog Belege löschen. Markieren Sie dazu per Maustaste zunächst die Belege, die Sie löschen möchten. Wenn Sie nun mit der rechten Maustaste das Kontextmenü aufrufen, erscheint die Funktion Belege löschen. Abbildung 336: Markieren Sie die relevanten Belege und rufen Sie aus dem Kontextmenü die Funktion "Belege löschen" auf. In der Folge macht EBuS einen wichtigen Hinweis zur gewünschten Funktion. Sie können Ihre Aktion nun noch abbrechen, indem Sie auf Nein klicken. Die angezeigte Pop-Up-Meldung will davor warnen, dass das Löschen der ausgesuchten Belege allein nicht zum gewünschten Ziel führen kann. In einer nächtlichen Prüfroutine wird EBuS feststellen, dass dieser Beleg zwar

250 28. Januar Das Menü "Aufgaben" 241 Abbildung 337: EBuS macht auf mögliche Folgen des Beleglöschens aufmerksam. fällig, aber nicht vorhanden ist. In der Konsequenz wird EBuS den Beleg ein weiteres Mal erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 364) der Dokumentation. Wenn Sie die Meldung mit Ja bestätigen, wird EBuS die Belege als gelöscht kennzeichnen. Diese Aktion wird in den beiden letzten Tabellenspalten sichtbar. Wenn Sie die Tabelle mit dem gleichen Zeitfilter erneut aufbauen, werden die gelöschten Belege nicht mehr angezeigt. Die bearbeiteten Belege können nunmehr auch bei der Belegzuordnung nicht mehr berücksichtigt werden. 12 Das Menü "Aufgaben" Über das Menü Aufgaben werden alle Funktionen ausgewählt, die mit dem in EBuS integrierten Arbeitsgruppenmanagement zusammenhängen. Eine Übersicht über den Leistungsumfang, Bausteine sowie über Vorteile und Nutzen dieses Moduls lesen Sie bitte im Konzeptteil (siehe Abschnitt 23 auf S. 389) der Dokumentation. Abbildung 338: Das komplette Menü "Aufgaben" Für das Arbeiten mit dem Aufgabenmanager steht im Hauptmenü das eigenständige Menü Aufgaben mit vier Dialogen zur Verfügung. Eine Schnittstelle stellen zusätzlich die Dialoge Buchungen betrachten (siehe Abschnitt 8.2 auf S. 53) und Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 152) dar. Dort ist es möglich, sich mit Buchungen verknüpfte Aufgaben direkt einzusehen, sie zu ändern, oder verknüpfte neue Aufgaben einzufügen. Voraussetzungen Für die Verwendung des Aufgabensystems in EBuS sind verschiedene Voraussetzungen zu erfüllen. Freischaltung des Moduls Damit der Anwender überhaupt Zugang zu den erforderlichen Dialogen bekommt, muss das Aufgabensystem von cantamen freigeschaltet werden. Andernfalls steht der Menüpunkt Aufgaben in der Hautmenüleiste nicht zur Verfügung.

251 28. Januar Neue Aufgabe 242 Aufgabenbereichsverwaltung Der erste Schritt besteht in der Definition von Aufgabenbereichen. Damit ein Anwender diese Definitionen überhaupt vornehmen kann, muss ihm das Recht Aufgabenbereichsverwaltung zugewiesen sein. Dieses Recht kann von allen Administratoren mit Administratorenrechten an eigenen Administratoren vergeben werden. Abbildung 339: Für die Bearbeitung der Aufgabenbereiche ist eine extra Freischaltung in den Zugriffsrechten erforderlich. Andernfalls erscheinen im Menü nur die Einträge für die Bearbeitung der Aufgaben als solche. Aufgabenbereiche definieren Es muss mindestens ein Aufgabenbereich definiert (siehe Abschnitt 12.3 auf S. 257) sein, damit überhaupt neue Aufgaben erstellt bzw. bearbeitet werden können. Nach der ersten Definition von Bereichen ist eine erneute Anmeldung am EBuS-Server erforderlich, damit alle Menüeinträge aktiviert werden. Abbildung 340: Solange noch keine Aufgabenbereiche definiert sind, sind alle Menüeinträge für die Bearbeitung inaktiv. Zugriffsrechte für Aufgabenbereiche Für jeden Aufgabenbereich muss darüber entschieden werden, für welche Personen Aufgaben dieses Typs relevant sind. Zunächst bleiben Aufgaben eines neuen Bereichs für alle Personen unsichtbar. Neue Bereiche werden vom System automatisch personenübergreifend auf Kein Zugriff gesetzt. Es bietet sich daher an, nach der Neudefinition eines Aufgabenbereichs zunächst die Zugriffsrechte aller relevanten Personen für diesen neuen Bereich entsprechend umzustellen. Dazu steht ein gestaffeltes Rechtesystem (siehe Abschnitt auf S. 275) zur Verfügung Neue Aufgabe Sie finden diesen Dialog unterhalb des Hauptmenüeintrags Aufgaben. Sofern die Voraussetzungen (siehe Abschnitt 12 auf S. 241) erfüllt sind, können Sie hier neue Aufgaben definieren. Der gleiche Dialog steht Ihnen leicht erweitert innerhalb der Fahrtdatenbearbeitung (siehe Abschnitt auf S. 152) und der Buchungsbetrachtung (siehe Abschnitt 8.2 auf S. 53) zur Verfügung. Sie können dort allerdings ausschließlich Aufgaben neu anlegen bzw. bearbeiten, die an Buchungen geknüpft sind. Als Zusatzfunktion bietet Ihnen der leicht erweiterte Dialog dort die Hinterlegung einer Rückrufnummer an. Dialogaufbau Der Dialog gliedert sich in insgesamt 5 Bereiche. (1) Im oberen Bereich weisen Sie einer Aufgabe ihre wesentlichen Merkmale zu: Titel, Status, Priorität, Bereich sowie die verantwortliche Person. (2) Im großen Textfeld fügen Sie der Aufgabe bei Bedarf weitere Textinformationen zu.

252 28. Januar Neue Aufgabe 243 Abbildung 341: In diesem Dialog definieren Sie neue Aufgaben. Er ist in 5 Bereiche gegliedert. (3) Über diese Einstellungsleiste definieren Sie, ob, wann bzw. in welcher Form Sie informiert werden wollen, wenn sich an der neuen Aufgabe Änderungen ergeben. Diese Angaben gelten dann ausschließlich für diese neue Aufgabe. Über den Dialog Benachrichtigungen für Aufgabenbereiche (siehe Abschnitt 12.5 auf S. 258) können Sie zum gleichen Zwecke auch Standardwerte definieren. (4) Sofern Sie eine Aufgabe an eine in EBuS verbundene Identität verknüpfen wollen (Fahrzeug, Stellplatz, Kunde, usw.) können Sie hier die direkte Zuordnung vornehmen. (5) In der Funktionsleiste speichern Sie eine neue Aufgabe per Anlegen ab oder brechen einen Vorgang ab. Neue Aufgabe anlegen Direkt nach dem Aufruf des Dialogs erwartet EBuS Ihre Angaben für die neue Aufgabe. Bitte vergeben Sie zunächst im oberen Teil des Dialogs (1) fünf wesentliche Merkmale der neuen Aufgabe: Dazu vergeben Sie zunächst den Titel der Aufgabe. Sie können ihn beliebig wählen. Versuchen Sie, einen möglichst knappen aber treffenden Titel zu formulieren, der auch für andere Personen schlüssig ist. Es ist möglich, den gleichen Titel für Aufgaben auch mehrfach zu vergeben. Für die nun folgenden vier Merkmale wählen Sie bitte aus den Pull-Down-Menüs den richtigen Eintrag. Den Status einer neuen Aufgabe lassen Sie i.d.r. auf Neu stehen. Bestimmen Sie die Priorität der Aufgabe. EBuS stellt Ihnen hierfür eine fünfstufige Steigerung zur Verfügung. Sofern die Mitarbeiter sinnvolle Benachrichtigungsregeln (siehe Abschnitt 12.5 auf S. 258) für Aufgaben hinterlegt haben, werden sie mit steigender Priorität auch um so penetranter über die Aufgabe bzw. deren Änderungen in Kenntnis gesetzt. Wählen Sie den inhaltlich treffenden Aufgabenbereich (siehe Abschnitt 12.3 auf S. 257). Damit legen Sie implizit auch fest, für welche Personen die Aufgabe sichtbar sein wird bzw. wer welche Zugriffsrechte (siehe Abschnitt auf S. 275) für diese Aufgabe bekommt. Geben Sie als letztes Aufgabenmerkmal an, wen Sie als Verantwortlichen für diese Aufgabe bestimmen wollen. EBuS setzt die Auswahl zunächst selbständig auf Sie selber bzw. eben die Person, welche im aktuellen EBuS Management Center angemeldet ist. Aus dem Drop-Down-Menü können Sie hingegen die Verantwortlichkeit auf jede Person schieben, die für diesen Aufgabenbereich mindestens mit dem Recht Lesen freigeschaltet sind. Im Feld darunter (2) können Sie nun in freier Textform zusätzliche Informationen zur Aufgabe hinterlegen. Dies kann in aller Ausführlichkeit geschehen. Der Text ist später nicht änderbar, kann aber um weitere Informationen

253 28. Januar Neue Aufgabe 244 Abbildung 342: Hier sehen Sie ein Beispiel für eine Aufgabe im Bereich "Abrechnung". Die Verantwortung wird dort auf eine dritte Person geschoben. ergänzt werden. Abbildung 343: Das Beispiel wurde hier um einen kleinen Zusatztext erweitert. Rechts neben dem Textfeld vergeben Sie Anweisungen, wie EBuS Sie speziell zu dieser Aufgabe auf dem Laufenden halten soll. Die Angaben, die Sie hier für diese Aufgabe vornehmen, setzt sich über abweichende Standardregeln (siehe Abschnitt 12.5 auf S. 258) für Aufgabenänderungen hinweg. Abbildung 344: Im Beispiel bestimmt der Administrator, dass er über Änderungen an der neuen Aufgabe nicht per oder sms benachrichtigt werden möchte. Hingegen soll bei jeder Änderung eine Pop-Up-Nachricht auf seinem Bildschirm erscheinen, unabhängig davon, ob er zum Zeitpunkt der Änderung in EBuS angemeldet ist oder nicht. Falls er gerade nicht angemeldet ist, wird die Pop-Up-Meldung direkt bei der nächsten Anmeldung für ihn erscheinen. Zuletzt geben Sie bitte an, ob Sie für die Aufgabe eine Verknüpfung wünschen. Besonders interessant im Alltag ist die Verknüpfung einer Aufgabe mit einer bestimmten Buchung. EBuS bietet Ihnen in einer Liste noch weitere Verknüpfungsmöglichkeiten. Um eine Verknüpfung herzustellen, gehen Sie zunächst im Dialogbereich (4) auf Neue Verknüpfung. Es öffnet ein neues kleines Fenster. Darin wählen Sie zunächst aus der Drop-Down-Liste aus, mit welchem Datentyp Sie eine Verknüpfung wünschen. Mit Ausnahme der Typen Kunde und Buchung bietet Ihnen EBuS nach der Auswahl des Typs im Feld rechts daneben eine Liste an, aus der Sie den relevanten Wert auswählen müssen. Dabei können Sie über den kleinen

254 28. Januar Neue Aufgabe 245 Abbildung 345: Im Beispiel soll die Aufgabe mit der betroffenen Kundin verknüpft werden. Dazu startet ein neues kleines Fenster, in dem zunächst der Verknüpfungstyp (hier: Kunde) ausgewählt werden soll. Optionsbutton wählen, ob Sie die Auflistung der möglichen Werte in numerischer oder alphabetischer Sortierung wünschen. Sofern Sie eine Verknüpfung der Aufgabe mit einem Kunden herstellen möchten, müssen Sie die Kundennummer eingeben. Sie können ausschließlich die Hauptkundennummer eintragen, die Verknüpfung mit einer Kunden- Unternummer ist nicht zulässig. Zur Kontrolle betätigen Sie nach der Eingabe die Enter-Taste. EBuS gibt dann im Feld darunter den zugehörigen Namen des Kunden aus. Abbildung 346: Geben Sie die Kundennummer ein und bestätigen Sie die Eingabe mit der Enter-Taste. Zur Kontrolle erscheint der Name des Kunden im darunterliegenden Textfeld. Für die Verknüpfung mit einer Buchung benötigen Sie die Buchungssequenznummer der Buchung. Sie finden diese Nummer im Dialog Buchungen betrachten (siehe Abschnitt 8.2 auf S. 53) oder im Anzeigebereich des Dialogs Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 122) in der Spalte Lfd. Seq. Org.. Auch hier betätigen Sie nach der Eingabe der Nummer die Entertaste. Im Feld darunter gibt EBuS die zugehörige Buchung mit den wichtigsten Buchungsdetails aus. Nach der Auswahl von Typ und Wert bestätigen Sie mit OK, um die Verknüpfung zu realisieren. Die Bindung der Aufgabe an die Buchung wird immer an den aktuellsten Eintrag der Buchungsgeschichte gehängt. Insbesondere wird der Verweis bei einer Änderung der Buchungsgeschichte nachgezogen. Im Bereich (4) des Dialogs wird jede angelegte Verknüpfung in einer Tabelle angezeigt. Die Verknüpfung einer Aufgabe mit einer Buchung wird auch buchungsseitig in den Dialogen Buchungen betrachten (siehe Abschnitt 8.2 auf S. 53) Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 152) sichtbar. Insbesondere sind die Aufgaben auch aus diesen Dialogen heraus änderbar. Abschließend speichern Sie alle Eingaben mit Hilfe der Funktion Anlegen in der unteren Funktionsleiste (5). Jede neue Aufgabe kann abhängig von den Benachrichtigungsregeln für Aufgabenänderungen (siehe Abschnitt 12.5 auf S. 258) eine Pop-Up-Meldung, SMS oder für andere Verantwortliche nachsichziehen.

255 28. Januar Aufgabe bearbeiten 246 Abbildung 347: In diesem Beispiel wurde eine Verknüpfung mit einer Buchung hergestellt. Dazu wurde im weißen Feld die Buchungssequenznummer eingetragen. Beim Bestätigen mit der Entertaste erscheinen im Kontrollfeld die zugehörigen Buchungsdaten. Abbildung 348: Angelegte Verknüpfungen werden in einer Tabelle angezeigt. Sie speichern die neue Aufgabe mit "Anlegen" Aufgabe bearbeiten Sie finden diesen Dialog unterhalb des Hauptmenüeintrags Aufgaben. Er dient der zentralen Verwaltung bzw. Bearbeitung von Aufgaben. Der entscheidende Dialogbereich zum Editieren von Aufgaben (1-2) findet sich auch in den Dialogen Buchungen betrachten (siehe Abschnitt 8.2 auf S. 53) und Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 152). Abbildung 349: Der zentrale Dialog zum Bearbeiten von Aufgaben. Er ist in 5 Bereiche aufgeteilt. Zur schnellen Orientierung bietet er zahlreiche Suchfilter (5) in beliebiger Kombination an. Jeder relevante Suchfilter (siehe Abschnitt auf S. 247) kann zur Wiedervorlage gespeichert (siehe Abschnitt auf S. 254)

256 28. Januar Aufgabe bearbeiten 247 werden (4), um so einen noch schnelleren Zugang zu den gesuchten Aufgaben zu bekommen. Dabei werden alle Aufgaben, die in den Suchfilter passen im Anzeigebereich (1) tabellarisch angezeigt. Sie können im Bearbeitungsbereich (2) editiert werden. Jede Änderung einer Aufgabe kann abhängig von den Benachrichtigungsregeln für Aufgabenänderungen (siehe Abschnitt 12.5 auf S. 258) eine Pop-Up-Meldung, SMS oder für andere Verantwortliche nachsichziehen Suchschema Damit eine Aufgabe bearbeitet werden kann, muss sie in den Anzeigebereich des Dialogs geladen werden. Damit die Aufgabe wiederum geladen werden kann, muss EBuS sie aus der Menge aller Aufgaben heraussuchen. Dazu benötigt das Programm von Ihnen Angaben über die wichtigsten charakteristischen Merkmale der Aufgabe. Je mehr Aufgaben bereits in EBuS angelegt wurden, desto genauer müssen Sie ggf. Ihre Angaben machen. Sie drücken die Merkmale dazu mit Hilfe von Suchmasken aus. Für verschiedene Suchkriterien geben Sie das passende Aufgabendetail an. Alle Suchkriterien zusammen ergeben am Ende ein Schema. Mit Hilfe der Funktion Suchen (siehe Abschnitt auf S. 250) wird dieses Suchschema über alle vorhandenen Aufgaben gelegt und liefert im Ergebnis alle passenden Aufgaben. Es gibt zwei Möglichkeiten, die Suchkriterien anzugeben: Entweder Sie bedienen sich eines bereits vordefinierten Schemas (4) oder Sie geben die Suchkriterien manuell an (5). Schema Im einfachsten Fall bedienen Sie sich nach dem Öffnen des Dialogs eines bereits bestehenden Schemas (4). Voraussetzung ist, dass Sie bereits Schemen definiert haben. Ist das nicht der Fall, müssen Sie die Filterkriterien in der Suchmaske zunächst manuell (siehe Abschnitt auf S. 248) setzen. Im Anschluss können speichern Sie das fertige Schema ab, um in Zukunft die gleiche Suche mit nur einem Mausklick anstarten zu können. Beim Aufrufen des Dialogs wird zunächst das Schema aktiviert, das Sie als Standard (siehe Abschnitt auf S. 255) gesetzt haben. Gleichzeitig werden alle zugehörigen aktiven Suchkriterien angezeigt. Abbildung 350: Beim neuen Aufrufen des Dialogs wird zunächst Ihr Standard-Schema angezeigt, im Beispiel "Suche offen". Es klappen darunter alle Merkmale auf, die dieses Schema beinhaltet. Im Beispiel schränkt das Standard-Schema auf alle offenen Aufgaben ein.

257 28. Januar Aufgabe bearbeiten 248 Nun stoßen Sie die Selektion mit der Suchen -Funktion (siehe Abschnitt auf S. 250) an. Im Tabellenbereich erscheinen alle passenden Aufgaben. Sie können aus der Drop-Down-Liste jederzeit ein anderes fertiges Schema auswählen. Dieses aktivieren Sie ebenfalls mit Hilfe der Suchen -Funktion (siehe Abschnitt auf S. 250). Abbildung 351: Öffnen Sie über den kleinen Pfeil die Drop-Down-Liste. Wählen Sie nun aus Ihren vordefininerten Schemen das passende heraus. Die Schemen werden benutzerabhängig gespeichert. d.h., sie stehen immer nur dem Administrator zur Verfügung, welcher Sie definiert hat. Jeder Administrator kann beliebig viele eigene Schemen definieren. Zum Erstellen bzw. Verwalten (siehe Abschnitt auf S. 247) steht eine eigene Werkzeugleiste zur Verfügung. In der Praxis leisten Ihnen die Schemen wertvolle Hilfe. Sie bestimmen selber, wie Sie die für Sie relevanten Aufgaben sinnvoll durchsuchen. Häufig wird z.b. ein Schema eingerichtet, welches mit einem Schlag alle offenen (siehe Abschnitt auf S. 251) Aufgaben anzeigt, für die man selber verantwortlich (siehe Abschnitt auf S. 252) ist. Wenn Sie noch keine Schemen definiert haben, lesen Sie im Folgenden wie man sie manuell (siehe Abschnitt auf S. 248) aufbaut. Manueller Filter Sofern Sie noch keine Schema erstellt haben, müssen Sie Ihre Suchkriterien einzeln angeben. Dazu stehen Ihnen acht Kriterien (siehe Abschnitt auf S. 251) (5) zur Verfügung. Diese können Sie beliebig kombinieren. Weitere Informationen zu den einzelnen Suchkriterien finden Sie im Kapitel Aufgabenmerkmale (siehe Abschnitt auf S. 251). Sollten Sie bereits Schemen definiert haben, wollen hier aber eine manuelle Auswahl treffen, so müssen Sie die aktivierten Suchoptionen zunächst deaktivieren. Dies geschieht mit Hilfe der ersten Option aus der Tool-Box Suchmaske leeren (siehe Abschnitt auf S. 254). Sofern noch keine Schemen vordefiniert sind, entfällt dieser Schritt. Klicken Sie zunächst auf das Aufgabenmerkmal (siehe Abschnitt auf S. 251), mit dem Sie Ihre Aufgabe am besten oder schnellsten beschreiben können. Durch den Klick öffnen Sie die möglichen Werte, die eine Aufgabe bezüglich des gewählten Kriteriums annehmen kann. Wählen Sie den Wert an, der zu Ihrer Aufgabe passt. Dabei ist auch eine Mehrfachauswahl möglich. Wenn Sie alle Werte offen lassen, wird die spätere Auswahl bezüglich dieses Kriteriums nicht gefiltert. Wenn Sie eine Suche engmaschiger gestalten wollen, klicken Sie entsprechend auf die gewünschten weiteren Kriterien und wählen Sie den passenden Wert/Werte an. Mit einem erneuten Klick auf ein Suchkriterium klappen Sie die Werteauswahl wieder ein. Hatten Sie die Werteauswahl vorher verändert, bleiben diese Änderungen auch im eingeklappten Zustand bestehen. Ein grünes

258 28. Januar Aufgabe bearbeiten 249 Abbildung 352: Das Schema steht auf "nicht gespeichert", d.h., sie haben noch keine Suchvorwahlen definiert. Ihnen stehen nun für die Schemendefinition 8 Kriterien zur Verfügung. Sie befinden sich hier alle im "eingeklappten" Zustand. Abbildung 353: Im Beispiel werden Aufgaben über die Kriterien "Status", "Bereich" und "Verantwortlicher" gesucht. Der Filter gilt allen "neuen" Aufgaben, aus dem Bereich "Kunden", für die "Thomas Meier" verantwortlich ist. Häckchen signalisiert, dass für dieses Kriterium ein oder mehrere Werte ausgewählt wurden.

259 28. Januar Aufgabe bearbeiten 250 Abbildung 354: Die grünen Häckchen signalisieren: Für diese Merkmale liegt eine Einschränkung vor. Durch erneuten Klick auf das Merkmal klappen Sie die zugehörigen Werte wieder auf. Sobald Sie alle Kriterien ausgewählt haben, können Sie über die Suchen -Funktion (siehe Abschnitt auf S. 250) das Schema aktivieren. Auch bei der manuellen Sucheinrichtung, können einige Funktionen aus der Tool-Box in der oberen linken Dialogecke hilfreich sein. Lesen Sie bitte dazu im Kapitel Schemen verwalten (siehe Abschnitt auf S. 254). Die Suchen -Funktion Nachdem Sie entweder eine Schema markiert oder manuell Suchkriterien ausgewählt haben, aktivieren Sie es über die Suchen-Funktion. Diese steht im Dialog gleich zweimal zur Verfügung und wird durch ein Lupen-Symbol symbolisiert. Abbildung 355: Aktivieren Sie das Schema über die Suchen-Funktion. Diese steht Ihnen im Dialog gleich zweimal zur Verfügung. Je nach Anzahl der zutreffenden Aufgaben kann die Suche einige Zeit in Anspruch nehmen. Solange der Suchen - Button durch einen großen roten Signalpunkt ersetzt wird, hält der Suchvorgang noch an. Bei Klick auf diesen roten Signalpunkt bricht EBuS die Suche an dieser Stelle ab.

260 28. Januar Aufgabe bearbeiten 251 Abbildung 356: Während des Suchvorgangs erscheint ein roter Statuspunkt anstelle der Such-Lupe. Ein Klick auf den roten Punkt unterbricht die Suche. Alle Treffer werden derweil im Anzeigebereich des Dialogs tabellarisch aufgelistet und können nun bearbeitet (siehe Abschnitt auf S. 255) werden. Wenn das Suchschema Ihren Bedürfnissen entspricht und auch für die Zukunft relevant sein wird, sollten Sie Ihre manuellen Suchangaben als Schema für die Zukunft speichern. Somit können Sie später die gleiche Suche mit einem einzigen Mausklick wieder komplett aufbauen und aktivieren. Zum Speichern und Verwalten von Suchschemen lesen Sie bitte im Kapitel Suchschema (siehe Abschnitt auf S. 254). Aufgabenmerkmale Eine Aufgabe besteht nicht nur aus reinem Informationstext, sondern besitzt auch eine Reihe von Eigenschaften. Ein Teil werden ihr teilweise direkt, teilweise indirekt bereits beim Anlegen (siehe Abschnitt 12.1 auf S. 243) zugeordnet. Die meisten Merkmale können aber auch nachträglich verändert werden. Ausnahmen gelten hier nur für die Nummer (siehe Abschnitt auf S. 253) einer Aufgabe, sowie deren Zeitstempel (siehe Abschnitt auf S. 253) während des Erstellens bzw. jeder Änderung. Im Rahmen der Aufgabenbearbeitung dienen die Merkmale zunächst als Hilfe, um Aufgaben für die Bearbeitung herauszufiltern. Dabei ist immer anzugeben, welchen Wert eine Aufgabe bezüglich eines bestimmten Merkmals aufweist. Sobald eine Aufgabe gefunden wurde und angezeigt wird, können die meisten Eigenschaften bei Bedarf in ihrem Wert geändert werden. Sofern Sie Ihre Suchschemen mit Hilfe mehrerer Suchkriterien definieren, werden Ihre Suchbedingungen immer Und -verknüpft. Im Ergebnis stehen daher immer nur die Aufgaben, die alle Bedingungen gleichzeitig erfüllen. Im Rahmen einer neuen Schemendefinition können einige Funktionen aus der Tool-Box in der oberen linken Dialogecke hilfreich sein. Lesen Sie bitte dazu im Kapitel Suchvorwahlen verwalten (siehe Abschnitt auf S. 254). Status Jede Aufgabe besitzt einen sogenannten Bearbeitungsstatus. Neuen Aufgaben wird beim Anlegen als Standardwert Neu zugeordnet. Eine weitere automatisierte Status-Änderung gibt es nicht. Hingegen kann der Status jederzeit manuell der Situation angepasst werden. Der Status gelöscht versteht sich rein nominell. Die Aufgabe kann trotzdem noch geladen, eingesehen und bearbeitet werden. Insbesondere kann auch der Status von gelöscht auf

261 28. Januar Aufgabe bearbeiten 252 einen anderen überführt werden. Jede einmal bearbeitete Aufgabe kann hingegen nicht mehr in den Zustand Neu versetzt werden. Der Bearbeitungsstatus einer Aufgabe ist mitentscheidend für das Benachrichtigungssystem über Aufgabenänderungen (siehe Abschnitt 12.5 auf S. 258). Das bedeutet, dass mit einer Änderung des Bearbeitungszustands eine Pop-Up-Meldung, SMS oder für andere Verantwortliche einhergehen kann. Priorität Jede Aufgabe besitzt eine sogenannte Priorität. Sie drückt aus, wie akut die Bearbeitung der Aufgabe ist. Beim Neuanlegen einer Aufgabe wird ihr der Standardwert Normal zugeordnet, was jedoch direkt geändert werden kann. Eine automatisierte Änderung der Priorität gibt es nicht. Hingegen kann der Status jederzeit manuell der Situation angepasst werden. Die Priorität einer Aufgabe ist mitentscheidend für das Benachrichtigungssystem über Aufgabenänderungen (siehe Abschnitt 12.5 auf S. 258). Das bedeutet, dass mit einer Änderung des Bearbeitungszustands eine Pop-Up- Meldung, SMS oder für andere Verantwortliche einhergehen kann. Bereich Jede Aufgabe bezieht sich thematisch auf einen bestimmten Aufgabenbereich (siehe Abschnitt 12.3 auf S. 257). Diesen weisen Sie beim Neuanlegen der Aufgabe zu. Die Änderung des Bereichs ist möglich, dürfte in der Praxis aber eine untergeordnete Rolle spielen. Jeder Administrator hat bei der Suche nach Aufgaben nur die Bereiche zur Auswahl, für die er mindestens zum Lesen freigeschaltet ist. Zur Markierung stehen Ihnen zwei Hilfefunktionen zur Verfügung. Ein Klick auf Inv. bewirkt eine inverse, also umgekehrte Auswahl. Im häufigsten Fall haben Sie zunächst keinen Bereich ausgewählt, mit Klick auf Inv. sind dann alle Bereiche markiert. Der Button Kein löscht hingegen jede Markierung. Abbildung 357: Die Inversfunktion führt zur inversen Auswahl der Merkmalwerte. Die Zuordnung des Bereichs ist mitentscheidend für die geltenden Benachrichtigungsregeln (siehe Abschnitt 12.5 auf S. 258) bei Veränderung der Aufgabe. Verantwortlicher Ein grundsätzlicher Wesenszug des Aufgabensystems in EBuS ist die Zuordnung jeder Aufgabe zu einem Verantwortlichen. Die Verantwortung einer Aufgabe darf sich im Zeitraum ihrer Bearbeitung beliebig oft verschieben. Beim Anlegen einer neuen Aufgabe setzt EBuS die Verantwortung standardmäßig auf den Administrator, welcher die Aufgabe selber erstellt. Diese Standardauswahl kann aber beim Neuanlegen direkt umgestellt werden werden. Zur Auswahl für die Verantwortlichkeit stehen immer nur die Administratoren, welche für den gewählten Aufgabenbereich mindestens mit dem Recht Lesen freigeschaltet sind.

262 28. Januar Aufgabe bearbeiten 253 Beim Ändern der Verantwortlichkeit sollten Sie immer darauf achten, dass der Aufgabenbereich bereits korrekt gewählt ist. Falls Sie den Aufgabenbereich nachträglich noch ändern, ändert sich damit ggf. auch gleichzeitig die Anzeige der möglichen verantwortlichen Administratoren. Besitzt der von Ihnen gewählte Administrator für den neuen Bereich kein Zugriffsrecht, verschwindet er aus der Liste. EBuS setzt stattdessen automatisch einen beliebigen anderen Verantwortlichen ein. Die Zuordnung des Bereichs ist mitentscheidend für die geltenden Benachrichtigungsregeln (siehe Abschnitt 12.5 auf S. 258) bei Veränderung der Aufgabe. Autor Autor einer Aufgabe ist immer derjenige, welcher die Aufgabe neu angelegt hat bzw. der Administrator, der zum Zeitpunkt des Eintragens im EBuS-Management-Center eingeloggt war. Der Autor ist eindeutig und unveränderbar. Bei einer späteren Bearbeitung der Aufgabe wird ebenfalls protokolliert, wer die Änderung vorgenommen hat. Der Autor einer Aufgabe bleibt jedoch ihr Erschaffer. Eine Aufgabe kann anhand ihres Autors gesucht werden. Zur Markierung stehen Ihnen zwei Hilfefunktionen zur Verfügung. Ein Klick auf Inv. bewirkt eine inverse, also umgekehrte Auswahl. Im häufigsten Fall haben Sie zunächst keinen Bereich ausgewählt, mit Klick auf Inv. sind dann alle Bereiche markiert. Der Button Kein löscht hingegen jede Markierung. Titel/Nummer Hier können gleich zwei Suchkriterien behandelt werden, die in Kombination miteinander und -verknüpft werden. Der Titel einer Aufgabe wird beim Anlegen vom Autor irreversibel vergeben. Er kann als Suchkriterium eingesetzt werden. Es reicht dazu aus, einen Teil des gesuchten Textes einzugeben. Die Nummer einer Aufgabe wird beim Anlegen einer Aufgabe von EBuS automatisch vergeben. Dazu wird für jede neue Aufgabe ein Zähler um jeweils eins nach oben gesetzt. Die erste Aufgabe trägt entsprechend Nummer 1, die zweite Aufgabe Nummer 2 usw. Die Nummer einer Aufgabe ist unveränderlich und eignet sich daher als eindeutiges Merkmal beim Suchen einer bestimmten Aufgabe. Es ist immer nur möglich, nach genau einer Aufgabennummer zu suchen. Wenn Sie für ein Suchschema die Merkmale Titel und Nummer kombinieren, so werden die Werte und -verknüpft. D.h., EBuS wird nach denjenigen Aufgaben suchen, die beide Bedingungen erfüllen. Da die Suche anhand der Nummer bereits eindeutig ist, ist die Kombination mit dem Aufgabentitel jedoch nicht besonders interessant. Sofern Sie Titel oder Nummer als Suchkriterium wählen, reicht es, nach der Werteeingabe die Enter-Taste zu betätigen. Die Suche wird in diesem Fall sofort angestartet in Kombination mit allen weiteren vorab eingetragenen Suchkriterien. Zeit Das Erstellen und Verändern von Aufgaben wird von EBuS mitsamt der Bearbeitungszeiten protokolliert. Für jede Änderung ist daher nachzuvollziehen, nicht nur wer die Aufgabe bearbeitet hat, sondern auch, wann das genau geschehen ist. Diese Zeitstempel lassen sich natürlich nicht bearbeiten, hingegen eignen sie sich ebenfalls gut als Suchkriterium. Die Suche nach Aufgaben anhand des Bearbeitungsdatums ist anhand von zwei Zeitkriterien möglich: 1. Erstellungsdatum: Datum und Uhrzeit, zu dem eine Aufgabe neu angelegt wurde. 2. Geändert-Datum: Datum und Uhrzeit, zu dem eine Aufgabe zuletzt verändert wurde. Beide Datumssuchen können innerhalb eines offenen oder geschlossenen Intervalls vorgenommen werden. Werden Erstellungs- und Bearbeitungsdatum kombiniert, entsteht daraus eine Und -Verknüpfung.

263 28. Januar Aufgabe bearbeiten 254 Beispiel 1: Gesucht werden Aufgaben, die vor Februar 2005 erstellt wurden. Erstellt vor : :00 Beispiel 2: Gesucht werden Aufgaben, die im Dezember 2007 erstellt aber seit Mai 2008 nicht mehr bearbeitet wurden. Erstellt nach : , 00:00 Erstellt vor : , 00:00 Geändert vor : :00 Als Ergebnis tauchen in diesem Beispiel auch die Aufgaben auf, die seit ihrem Erstellen noch gar nicht bearbeitet wurden. Verknüpfung Eine Aufgabe kann bei ihrem Erstellen (siehe Abschnitt 12.1 auf S. 242) sowie auch später mit bestimmten Identitäten verknüpft (siehe Abschnitt 12.1 auf S. 244) werden. Diese Verknüpfung kann als Suchkriterium verwendet werden. Dazu muss zunächst aus der Drop-Down-Liste gewählt werden, welcher Verknüpfungstyp relevant ist. Die Angabe der gesuchten Verknüpfung wird nach der gleichen Weise vorgenommen, wie beim Anlegen einer neuen Verknüpung. Bitte lesen Sie dazu im Kapitel Neue Aufgabe (siehe Abschnitt 12.1 auf S. 244). Suchschemen verwalten Wird das Aufgabensystem in einem Büro eingesetzt, so empfiehlt es sich, dass jeder Anwender eigene individuelle Suchschemen definiert. Mit Hilfe dieser vordefinierten Schemen wird die praktische Arbeit mit dem Aufgabensystem erheblich erleichtert bzw. beschleunigt. Dazu sollten Sie sich vorab überlegen, wie sich die für Sie relevanten Aufgaben am besten beschreiben lassen. Mit Hilfe der Aufgabenmerkmale (siehe Abschnitt auf S. 251) müssen Sie dann einmal manuell Ihren Suchschema zusammenbauen. Sind alle Merkmale richtig beschrieben, können Sie diese Suche als Schema abspeichern. Sie können beliebig viele Schemen definieren, ein einziges Schema können Sie bei Bedarf als Ihre Standardsuche festlegen. Zum Erstellen und Verwalten Ihrer Suchschemen helfen Ihnen die Funktionen in der kleinen Tool-Box in der oberen linken Dialogecke. Abbildung 358: Diese Werkzeugauswahl hilft Ihnen beim Verwalten von Suchschemen. Leeren. Diese Funktion setzt die aktiven Angaben in der Suchmaske zurück. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie manuell Suchkriterien gesetzt haben oder diese per Schemenauswahl automatisch geladen wurden. Der Sucheditor ist nun frisch initialisiert, alle Suchkriterien sind leer. Speichern. Mit dieser Funktion speichern Sie die aktuellen Suchwerte. Handelt es sich um ein neues Schema, so öffnet ein neues kleines Fenster, in das Sie einen Namen zuordnen müssen. Wenn Sie hingegen ein bestehendes Suchschema verändert haben, so werden die Änderungen unter dem gleichen Namen gespeichert. Löschen. Diese Funktion löscht das angezeigte Suchschema. Achtung: Sie wird mit einem Mausklick komplett aus der Datenbank gelöscht, das Schema ist anschließend nicht mehr auswählbar. Im Unterschied hierzu werden durch die Leeren -Funktion (s.o.) die aktiven Suchmerkmale nur deaktiviert.

264 28. Januar Aufgabe bearbeiten 255 Speichern unter. Über diese Funktion können Sie Änderungen an bestehenden Schemen unter einem neuen Namen abspeichern. Das veränderte Suchschema bleibt unter dem alten Namen bestehen. Liste aufwärts. Verschiebt das aktuell ausgewählte Suchschema um einen Platz nach oben in der Auswahlliste. Dies geht nur, wenn an dem Schema keine Änderungen im Editor vorgenommen wurden. Liste abwärts. Verschiebt das aktuell ausgewählte Suchschema um einen Platz nach unten in der Auswahlliste. Dies geht nur, wenn an dem Schema keine Änderungen im Editor vorgenommen wurden. Standard. Mit einem Klick auf dieses Symbol bestimmen Sie das in der Liste aktuell angewählte Schema zur Standardauswahl. Achtung: Die angewählte Suchmaske kann vom aktuell aktiven Suchfilter abweichen, der Bezug gilt aber der Liste der Suchschemen. Beim nächsten Start des Dialogs Aufgaben bearbeiten, wird automatisch das Standard-Schema geladen. Es wird über die Suchen -Funktion aktiviert. Suchen. Startet die Suche nach Aufgaben entlang den aktuellen Suchangaben aus dem Suchmaskenbereich. Die passenden Aufgaben werden in den Tabellenbereich geladen Aufgabe bearbeiten Die tatsächliche Bearbeitung einer Aufgabe kann erfolgen, sobald die in die Tabelle geladen und damit sichtbar geworden ist. Abbildung 359: Im Beispiel findet das Suchschema zwei Aufgaben, die in der oberen Tabelle ausgegeben werden. Standardmäßig werden alle vorliegenden Informationen zur Aufgabe in der Tabelle dargestellt. Da eine Aufgabe über viele Merkmale beschrieben wird, ist die Informationsdichte der Tabelle relativ hoch. Sie können die Tabelle daher nach eigenen Ansprüchen gestalten und sortieren. Dazu haben Sie drei Möglichkeiten: 1. Sollten Sie auf bestimmte Details verzichten wollen, können Sie durch rechten Mausklick auf die Spaltenköpfe eine Einschränkung der Spalten vornehmen. Entfernen Sie den Haken überall dort, wo Sie auf Informationen verzichten können. Die entsprechenden Informationen werden nicht gelöscht, sondern nur ausgeblendet. Sie können jederzeit wieder eingeblendet werden. 2. Sortieren Sie die verbleibenden Spalten nach Ihren Ansprüchen. Dazu fassen Sie die Spaltenköpfe mit dem Mauszeiger (linke Maustaste) an und verschieben Sie innerhalb der Spaltenüberschriften auf einen passenden Platz. 3. Sie sortieren einzelne Spalten durch einfachen Mausklick auf den Spaltenkopf von A-Z bzw. von Z-A. Markieren Sie in der oberen Tabelle zunächst die Aufgabe, welche Sie bearbeiten wollen. Sobald eine Aufgabe markiert ist, erscheinen alle vorliegenden Informationen zur Aufgabe im mittleren Tabellenbereich. Dabei wird für jedes Aufgabenmerkmal eine eigene Tabellenzeile geschrieben. Jede Zeile wiederum wird von den Informationen begleitet, wann wer welches Feld bearbeitet hat. Im unteren Dialogbereich erscheinen Verknüpfungen, sofern solche für die markierte Aufgabe vorliegen.

265 28. Januar Aufgabe bearbeiten 256 Abbildung 360: Im Standardzustand werden in allen drei Tabellen alle Spalten angezeigt. Wenn Sie Häckchen für bestimmte Informationen entfernen, blenden Sie damit die zugehörigen Spalten aus. Abbildung 361: Alle Details zur Aufgabe #16860 werden im mittleren Dialogteil aufgelistet. Verknüpfungen erscheinen im unteren Dialogteil. Um die Aufgabe zu verändern betätigen Sie die Funktion Ändern. Dadurch startet ein neuer Dialog Aufgabe bearbeiten. Er ähnelt im Aufbau dem Dialog zum Anlegen einer neuen Aufgabe. Im neuen Dialog werden die vorliegenden Informationen bereits eingetragen. Nummer und Titel der Aufgabe werden ebenfalls angezeigt, können aber nicht geändert werden. Stattdessen können Sie über Drop-Down-Listen die Angaben zum Status (siehe Abschnitt auf S. 251), Priorität (siehe Abschnitt auf S. 252), Bereich (siehe Abschnitt auf S. 252) und Verantwortlichkeit (siehe Abschnitt auf S. 252) der Aufgabe aktualisieren. Außerdem haben Sie in einem Textfeld die Möglichkeit erneut zusätzliche Informationen zu hinterlegen. Hinweis: Wird eine neue Aufgabe bearbeitet, so muss der Status der Aufgabe von Neu in einen neuen Status geändert werden. Es ist nicht möglich, eine bearbeitete Aufgabe mit dem Status Neu zu speichern. In diesem Fall erscheint eine Fehlermeldung in der Statuszeile. Bei Bedarf können Sie im rechten Dialogteil noch spezialisierte Benachrichtigungsregeln für die aktuelle Aufgabe festlegen. Diese setzen sich über die allgemeineren Regeln (siehe Abschnitt 12.5 auf S. 258) zum Benachrichtigungssystem hinweg. Mit OK bestätigen und speichern Sie Ihre Bearbeitung. Das zusätzliche Bearbeitungsfenster verschwindet und die veränderte Aufgabe erscheint mit den neuen Details im Ursprungsdialog. Gegebenenfalls rutscht die geänderte Aufgabe auch aus der Tabellenansicht heraus. Das passiert dann, wenn die Aufgabe mit ihren neuen Merkmalen nicht mehr in den aktiven Aufgabenfilter passt.

266 28. Januar Aufgabenbereiche 257 Abbildung 362: Ein Klick auf die Funktion "Ändern" initialisiert einen neuen Dialog zur Bearbeitung der Aufgabe. Abbildung 363: Im Beispiel wird der Bearbeitungsstatus von "Neu" auf "In Bearbeitung" gesetzt. Außerdem fügt die Verantwortliche einen neuen Infotext hinzu. Abbildung 364: Im Beispiel verschwindet die Aufgabe nach dem Speichern der Änderungen aus der Tabellenansicht. Die veränderte Aufgabe passt jetzt nicht mehr in den aktiven Filter, der ausschließlich nach "neuen" Aufgaben sucht Aufgabenbereiche Sie erreichen diesen Dialog über das Hauptmenü Aufgaben. Hier können Sie anbieterweite Aufgabenbereiche definieren. Diese dienen dazu, alle Aufgaben in Büro und Fuhrpark inhaltlich nach Themen bzw. Bereichen zu

267 28. Januar (Aufgabentypen) 258 sortieren. Die Definition von Aufgabenbereichen ist Voraussetzung, um überhaupt Aufgaben anlegen (siehe Abschnitt 12.1 auf S. 242) zu können. Solange keine Aufgabenbereiche definiert sind, sind alle Menüeinträge zur Bearbeitung von Aufgaben nicht aktiv. Abbildung 365: In diesem Dialog definieren Sie die Aufgabenbereiche für Ihr Unternehmen. Die Zugriffsrechte für jeden Bereich werden später für jeden Administrator individuell bestimmt. Der Dialog entspricht dem typischen Aufbau von Stammdatendialogen (siehe Abschnitt 5.3 auf S. 19) in EBuS. Um einen Aufgabenbereich zu definieren, betätigen Sie die Funktion Neuer Eintrag. Sofort ergänzt EBuS die bestehende Tabelle um eine neue Zeile und erwartet Ihre Eingaben. Tragen Sie zunächst optional eine eindeutige, laufende Nummer für den Aufgabenbereich ein. Falls die keine Nummer eintragen, ergänzt EBuS intern eine eigene Nummer, die für Sie jedoch nicht sichtbar wird. Im zweiten Feld geben Sie den Namen des Aufgabenbereichs an. Jeder Name darf nur einmal vergeben werden. Der Name sollte den Aufgabenbereich möglichst präzise und knapp beschreiben. In den einschlägigen Bearbeitungsdialogen für Aufgaben werden die Aufgabenbereiche zur Auswahl immer alphabetisch sortiert. Speichern Sie zuletzt Ihre Angaben mit einer der Speicherknöpfe aus der Funktionsleiste. Ein Aufgabenbereich ist nur für die Administratoren sichtbar, die für diesen Bereich mindestens mit dem Recht Lesen freigeschaltet ist. Es empfiehlt sich, nach der Neudefinition von Aufgabenbereich im direkten Anschluss die Rechte (siehe Abschnitt auf S. 275) für alle relevanten Administratoren zu vergeben. Sie löschen Aufgabenbereiche über die obsolet Markierung. Das Löschen wirkt sich nicht auch bereits erfasste Aufgaben aus (Aufgabentypen) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt Benachrichtigungen über Aufgabenänderungen Sie erreichen diesen Dialog über das Hauptmenü Aufgaben. Sie bestimmen hier, ob und auf welchem Wege Sie informiert werden, wenn eine andere Person eine neue Aufgabe anlegt oder eine bestehende Aufgabe bearbeitet. Zum Verständnis der Logik des Benachrichtigungssystems lesen Sie bitte unbedingt den Konzeptteil (siehe Abschnitt 23.3 auf S. 392) der Dokumentation. Die Benachrichtigungsregeln werden benutzerweise festgelegt, d.h., dass die Einstellungen in diesem Dialog nur für den eingeloggten Administrator angewendet werden. Solange in diesem Dialog keine Regeln hinterlegt sind, finden auch keine Benachrichtigungen statt. Ausnahmen können allerdings auf Ebene einzelner Aufgaben erfolgen, da diese Regelung im Rahmen der Aufgabenbearbeitung (siehe Abschnitt 12.2 auf S. 246) geschieht.

268 28. Januar Benachrichtigungen über Aufgabenänderungen 259 Der Administrator, der selber eine Aufgabe anlegt oder bearbeitet, wird nicht mehr selber über das Ereignis informiert. Ein Ereignis kann immer nur den anderen Administratoren mitgeteilt werden. Abbildung 366: In diesem Dialog legen Sie Benachrichtigungsregelungen für neue und bearbeitete Aufgaben fest. Die Einstellungen sind individuell für den Administrator, der Sie für sich anlegt. Sie können getrennt nach Aufgabenbereich festgelegt werden. Die Regeln für die Benachrichtigungen setzen sich jeweils aus vier Informationen zusammen: 1. Aufgabenbereich (siehe Abschnitt 12.3 auf S. 257), für den die Regel gilt (linke Registerauswahl im Dialog) 2. Ereignis, das die Benachrichtigung auslöst (Zeilen 1-2c) 3. Weg der Benachrichtigung (siehe Abschnitt auf S. 393) ( , SMS und/oder Popup-Up) 4. Abhängigkeit der Regel vom Login-Status (siehe Abschnitt auf S. 395) in das EBuS Management- Center Erklärung: Für jedes Ereignis, also jeder Zeile (1-2c) legen Sie ein sogenanntes Regelpaket fest. Das Regelpaket besteht aus den Kombinationen Weg der Benachrichtigung und Login-Status. Ein Regelpaket gilt immer im Verbund für ein bestimmtes Ereignis. Das Benachrichtigungssystem arbeitet nach einem hierarchischen Konzept. Das heißt, dass mit einem einzigen Regelpaket alle Ereignisse global organisiert werden können. So könnten Sie z.b. bestimmen, dass Sie über alle neuen Aufgaben und alle Aufgabenbearbeitungen immer per SMS benachrichtigt werden wollen. Diese allgemeine Regel kann jedoch in alle Richtungen verfeinert werden. So bietet EBuS Unterscheidungsmöglichkeiten nach Aufgabenbereich, Verantwortlichkeit (siehe Abschnitt auf S. 252), u.a. Es ist in anderen Dialogen (Neue Aufgabe (siehe Abschnitt 12.1 auf S. 242) bzw. Aufgabe bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 255)) sogar möglich, eine Regel nur auf Ebene einer ganz bestimmten Aufgabe festzulegen. Für die Summe aller Regeln gilt: Je individueller die Regel, desto höher die Priorität. Oder andersherum formuliert: Eine spezialisierte Regel setzt alle anderen passenden, aber allgemeineren Regeln außer Kraft. Allgemeine globale Regel In der Auswahl links im Dialog finden Sie zu oberst den Eintrag allgemein. Dieser Eintrag fasst alle definierten Aufgabenbereiche zu einem zusammen. Regeln, die Sie allgemein formulieren, gelten zunächst über alle Aufgabenbereiche gleichberechtigt hinweg.

269 28. Januar Benachrichtigungen über Aufgabenänderungen 260 Um ein erstes allgemeines globales Regelpaket festzulegen, klicken Sie zunächst auf das Register allgemein. Sofern Sie später keine weiteren Regelpakete festlegen, werden die nun ausgewählten Bestimmungen für alle Aufgaben, unabhängig vom Aufgabenbereich angewendet. Abbildung 367: Über den Register "allgemein" legen Sie ein Regelpaket fest, das zunächst über alle Aufgabenbereiche hinweg angewendet werden. Eine Minimallösung wird nun dadurch erreicht, dass Sie im Auswahlbereich des Dialogs die beiden ersten Zeilen (1 und 2) bedienen. Darüber geben Sie Ihren Benachrichtigungswunsch für alle neuen Aufgaben (1) und alle Aufgabenänderungen (2) an. Abbildung 368: In den beiden ersten Zeilen legen Sie die Benachrichtigungsregeln für alle neuen Aufgaben und für alle Aufgabenänderungen fest. Legen Sie in der ersten Zeile für alle neuen Aufgaben fest, ob Sie eine Benachrichtigung per (siehe Abschnitt auf S. 393), SMS (siehe Abschnitt auf S. 394)und/oder Popup-Fenster (siehe Abschnitt auf S. 394) wünschen. Sie können die Auswahl davon abhängig machen, ob Sie zum Zeitpunkt der Aufgabenerstellung ins EBuS-Management-Center eingeloggt (siehe Abschnitt auf S. 395) sind. Die drei Angaben zusammen ergeben ein Regelpaket. Abbildung 369: Im Beispiel wünscht der Administrator für das Ereignis "Neue Aufgabe" dass er eine Popup-Nachricht bekommt, wenn er zeitgleich ins EBuS Management-Center eingeloggt ist. Ist er nicht eingeloggt, möchte er eine Nachricht per . In keinem Fall wünscht er eine SMS. Geben Sie Ihre Benachrichtigungswünsche für Aufgabenänderungen in der zweiten Zeile (2) ein. Bestätigen Sie anschließend Ihre Angaben mit der Funktion Speichern.

270 28. Januar Benachrichtigungen über Aufgabenänderungen 261 Sie haben nun festgelegt, welche Form der Benachrichtigung Sie jeweils für neue Aufgaben und jeweils für Aufgabenänderungen in allen Aufgabenbereichen wünschen. Diese allgemeinen Regeln werden von jedem individuelleren Regelpaket außer Kraft gesetzt. Verfeinerte Regeln Sie können die allgemeinen Benachrichtigungsregeln auf verschiedenen Ebenen verfeinern. Regeln abhängig vom Aufgabenbereich Sie können abweichende Regeln für andere Aufgabenbereiche festlegen. Dazu bedienen Sie die weiteren Register in der linken Dialoghälfte. Sofern Sie bereits allgemeine Einstellungen vorgenommen haben, gelten diese automatisch für diesen Aufgabenbereich mit. In der Auswahl stehen alle Werte zwar auf niemals, das allgemeine Regelpaket deckt dieses Ereignis jedoch zunächst mit ab. Haben Sie hingegen keine allgemeine Einstellungen vorgenommen, so ist das niemals wörtlich zu nehmen - nach aktuellem Stand finden für diesen Aufgabenbereich keine Benachrichtigungen statt. Abbildung 370: Im Beispiel sind allgemeine Regeln für alle neuen Aufgaben hinterlegt: Wenn abgemeldet, gibt es eine , wenn angemeldet, gibt es ein Popupfenster. Abbildung 371: Beim Aufruf eines einzelnen Aufgabenbereichs steht die Benachrichtigung zunächst überall auf "niemals". Die Regeln aus "Allgemein" sind hier nicht sichtbar. Sie gelten aber trotzdem: Wenn abgemeldet, gibt es eine , wenn angemeldet, gibt es ein Popupfenster. Sie können nun ein Regelpaket für , SMS und Popupfenster zusammenstellen, das sich dann für diesen Aufgabenbereich über die Regeln im Register Allgemein hinwegsetzt. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten: Sie wünschen für ein Ereignis keine Benachrichtigung. In diesem Fall bedienen Sie sich der Option Unterdrücken. Sie schaltet alle allgemeineren Regeln für ein einzelnes Ereignis komplett ab bzw. unterdrückt jede Form der Benachrichtigung auf Ebene dieses Ereignisses. Die Unterdrückung können Sie für jedes der acht Ereignisse festlegen. Sie wünschen zwar eine Benachrichtigung, jedoch nach anderer Regelung als in Allgemein festgelegt. In diesem Fall setzen Sie für die betroffenen Ereignisse die Regeln manuell so, wie Sie sie wünschen. Sobald Sie eine einzelne Regel für eine Benachrichtigungsform auf Ebene eines Ereignisses ändern, werden automatisch auch die Regeln für die anderen Benachrichtigungsformen für diese Ereignis an dieser Stelle

271 28. Januar Benachrichtigungen über Aufgabenänderungen 262 Abbildung 372: Im Beispiel sollen nun für den Aufgabenbereich "Abrechnung" die allgemeinen Regeln für "Neue Aufgabe" unterdrückt werden. Es gibt entsprechend für alle neuen Aufgaben im Bereich "Abrechnung" zunächst keine Benachrichtigung. Für die anderen Bereiche bleiben die Regeln hingegen bis aufs Weitere gültig. übernommen. Wenn Sie also eine spezielle Regel einführen wollen, müssen Sie die Einstellung für , SMS und Popup-Fenster setzen, auch wenn nur ein Teil der Regel von der allgemeinen abweicht. Abbildung 373: Im Beispiel werden zwar Benachrichtigungen für neue Aufgaben im Bereich "Abrechnung" gewünscht, sie weichen aber von den "allgemeinen" ab. Daher werden für alle drei Benachrichtigungsformen die Regeln gesetzt: Immer eine , ein Popupfenster -wie gehabt- nur wenn angemeldet. Obwohl die Popup- Regelung der allgemeinen Regelung entspricht, muss auch diese Regel hier explizit angegeben werden. Hinweis: Die Einstellungen für die drei Kommunikationswege , SMS und Popup-Fenster sind je Ereignis immer als Regelpaket zu verstehen. Sobald Sie für eine Kommunikationsform eine Einstellung vornehmen, werden alle allgemeineren Regeln automatisch für alle drei Kommunikationswege außer Kraft gesetzt. Regeln abhängig von Verantwortlichkeit oder Dringlichkeit Wenn Sie spezielle Regeln wünschen für Aufgaben, für die Sie selber verantwortlich sind, müssen Sie die Zeilen (1a) und (2a) im Auswahlbereich bedienen. Wenn Sie spezielle Regeln wünschen für Aufgaben, die im Status dringend stehen, müssen Sie die Zeilen (1b) und (2b) bedienen. Für Regeln zu Aufgaben, die im Status dringend stehen und für die Sie außerdem verantwortlich sind, bedienen Sie die Zeilen (1c) und (2c). Regeln auf Ebene einer einzigen Aufgabe Sie können auch ein Regelpaket erstellen, das nur für eine ganz bestimmte Aufgabe gelten sollen. Dazu knüpfen Sie die Regeln direkt an die relevante Aufgabe. Dies geschieht im Dialog Aufgabe bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 255). Regeln die Sie dort festlegen, überstimmen alle Regeln aus dem aktuellen Dialog. Änderungen an Regelpaketen Sie können die Benachrichtigungsregeln auf allen Ebenen jederzeit ändern. Die Änderung wirkt sich sofort für alle neuen Ereignisse aber nicht rückwirkend aus. Es ist keine erneute Anmeldung im EBuS Management Center

272 28. Januar Das Menü "Verwaltung" 263 Abbildung 374: Im Beispiel bestimmt der Administrator, dass er für jede neue Nachricht eine bekommen möchte, wenn er selber als Verantwortlicher eingetragen ist. Damit setzt er die allgemeinere Regel außer Kraft, nach der er nur dann eine bekommt, wenn er zum Zeitpunkt der neuen Aufgabenerstellung gerade nicht in EBuS angemeldet ist. Zusätzlich muss er für dieses Ereignis die Regeln für SMS und Popupfenster eingeben, auch wenn diese nicht von den allgemeinen Regeln abweichen. Abbildung 375: In diesem Beispiel bestimmt der Administrator seine Regeln für alle neuen Aufgaben mit dem Status "dringend". Solange er im EBuS Management Center angemeldet ist, bekommt er ein Popupfenster. Ist er abgemeldet, bekommt er sowohl eine SMS als auch eine . erforderlich. 13 Das Menü "Verwaltung" Das Menü Verwalten umfasst alle EBuS-Funktionen, die die Verwaltungsinformationen des gewählten Anbieters beeinflussen Anbietereinstellungen bearbeiten Sie erreichen diesen Dialog über das Hauptmenü Verwalten. In diesem Dialog können vom Bediener serverseitige, anbieterweite Einstellungen vorgenommen werden. Das bedeutet: 1. Die Einstellungen können vom Bediener selber vorgenommen werden, sofern er dafür freigeschaltet ist.

273 28. Januar Anbietereinstellungen bearbeiten 264 Abbildung 376: Das Menü "Verwalten" 2. Die Einstellungen, die ein Bediener vornimmt, gelten für alle Bediener des gleichen Anbieters. 3. Die Einstellungen gelten auf allen Systemen des Anbieters, auf denen mit EBuS gearbeitet wird. Der Dialog ist in sieben Register thematisch aufgeteilt. Einige Register sind nur sichtbar, wenn die dort behandelten Programmeinstellungen für den Anbieter relevant bzw. freigeschaltet sind Allgemein Buchungszielanzeige in Buchungsziel-zentrierten Dialogen Diese Einstellung beeinflusst die Sortierung der Buchungszielliste im Dialog Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 123) und Tankbelege bearbeiten (siehe Abschnitt 11.2 auf S. 153) Dort wird nach Eingabe eines Zeitfilters die zugehörige Buchungszielliste als Pull-Down-Liste aktiv. Sie können entscheiden, ob diese Liste die Buchungsziele (siehe Abschnitt auf S. 64) anhand ihrer internen Nummer oder anhand ihres Namens sortiert. Als Name wird häufig das Kennzeichen des Fahrzeugs eingegeben. Beim Einsatz von Realobjekten (siehe Abschnitt 19.5 auf S. 308) handelt es sich um die Nummer und den Namen des Realobjektes (siehe Abschnitt auf S. 70). Eine Umstelllung des Sortierkriteriums wird ggf. erst nach erneutem Aufbau der Serververbindung ausgewertet Abrechnung Standardrechnungsformular - Wählen Sie hier wird das Standard-Formular für Ihren Rechnungsausdruck. Die Einstellungen zu diesem und allen weiteren Formularen geschieht im Dialog Rechnungsformulare verwalten (siehe Abschnitt auf S. 230). Rechnungssequenznummer: Sie treffen hier die Entscheidung, ob sie die Rechnungs-Nr. global führen möchten oder verschiedene Nummernkreise unterscheiden möchten. Bitte entnehmen Sie weitere Informationen zum Thema Rechnungnummer dem Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 341) der Dokumenation. Zusätzliche Rechnungssequenznummer: Wenn Sie diese Option aktivieren, so werden auf der Rechnung der Kunden sowohl die Rechnungs-ID (siehe Abschnitt auf S. 341) als auch die Rechnungs-Nr. (siehe Abschnitt auf S. 341) ausgegeben. Dabei ist es unwichtig, ob sich diese beiden Nummern aufgrund getrennter

274 28. Januar Anbietereinstellungen bearbeiten 265 Nummerkreise voneinander unterscheiden. Auf dem Rechnungsformular wird zuerst die Rechnungs-Nr., darunter in Klammern die Rechnungs-ID ausgegeben. Marker für internen Kunden: Hier legen Sie fest, ob Sie mit der Eigenschaft eines internen Kunden (siehe Abschnitt auf S. 385) arbeiten wollen. Voraussetzung ist, dass der interne Kunde als Stammdatenerweiterung (siehe Abschnitt 13.7 auf S. 275) für Kunden definiert wurde. In der Drop-Down-Liste finden Sie alle Stammdatenerweiterungen für Kunden mit Datentyp Wahrheitswert. Ordnen Sie die richtige Eigenschaft zu. Wenn die angegebene Eigenschaft bei einem Kunden gesetzt ist, werden Rechnungen für diesen Kunden standardmäßig als intern gekennzeichnet. Bei internen Rechnungen können Druck und Bankeinzug sowie Übertragung an die Buchhaltung unterdrückt werden. Mindestrechnungsbetrag für automatische Verbuchung Sie tragen hier den Rechnungsbetrag ein, der für eine Verbuchung mindestens vorliegen soll, damit sie abgeschlossen und verbucht wird. Sie können mit Hilfe dieser Funktion vermeiden, dass Rechnungen mit sehr niedrigem Wert erstellt bzw. versendet werden. Der hier eingetragene Wert wird bei der vorläufigen Verbuchung (siehe Abschnitt auf S. 187) ausgelesen. Ein Rechnungsbetrag unterhalb des Mindestbetrags führt dazu, dass die Rechnung bei der vorläufigen Verbuchung automatisch ignoriert wird. Es ist jedoch möglich, sich über diese Regelung hinwegzusetzen, indem die Verbuchung für einzelne Rechnungen manuell ausgelöst wird. Wenn Sie keine Begrenzung wünschen, so belassen Sie dieses Feld auf 0.0. Eine Ausnahmeregelung besteht für alle Rechnungen, in denen Gutscheine (siehe Abschnitt auf S. 369) verrechnt werden. In diesem Fall wird die Mindestbetragsgrenze ignoriert und stattdessen die Rechnung unabhängig von ihrer Rechnungssumme mitverbucht. Mindestrechnungsgutschrift für automatische Verbuchung Hier tragen Sie den Gutschriftsbetrag ein, der für eine Verbuchung mindestens vorliegen soll. Eine Gutschrift meint in diesem Zusammenhang Rechnungen mit negativem Rechnungsbetrag - aus Sicht des Kunden damit eine Gutschrift. Es gelten die gleichen Bedingungen und Regeln wie für den Mindestrechnungsbetrag (s.o.) Beispiel 1 : Mindestbetragswert: 1.0 Bewirkt, dass Rechnungen bzw. Gutschriften nur dann abgeschlossen und verbucht werden, wenn die Rechnungs-/Gutschriftsumme 1,-? oder mehr beträgt. Beispiel 2: Mindestbetragswert: 0.01 Bewirkt, dass jede Rechnung bzw. Gutschrift abgeschlossen und verbucht wird, sofern sie nicht genau auf 0,-? lautet. Standard-Währungseinheit Zusätzliche Währungseinheiten Gutscheintextschablone: Wird ein Gutschein verrechnet, so wird auf der Rechnung begleitend der Name der Gutscheinart ausgegeben. Sie können diese Standardausgabe hier ändern bzw. erweitern. Dazu können Sie verschiedene Merkmale des Gutscheins per Variable in den Text einbeziehen: VOUCHERTYPE: Name der Gutscheinart DATE: Gültigkeitsbeginn VALUE: Ursprünglicher Wert eines Gutscheins OPENVALUE: Verbleibender Restwert eines Gutscheins, nach der Verwendung in der aktuellen Rechnung CURRENCY: Währung des expliziten Belegs, der aus dem Gutschein entstanden ist

275 28. Januar Anbietereinstellungen bearbeiten 266 Beispiel: {VOUCHERTYPE} über {VALUE}{CURRENCY} vom {DATE} (Restwert des Gutscheins: {OPENVA- LUE} {CURRENCY}). Aus dieser Schablone könnte folgender Begleittext entstehen: Fahrtgutschein über 30,- EUR vom (Restwert des Gutscheins: 12,83 EUR). Kostenart für Tankausstattungen: Hier machen Sie die wichtige und notwendige Angabe zur Kostenart für Tankkostenerstattungen. Wählen Sie aus der Pull-Down-Liste die Kostenart, über die Belge zu erstatteten Tankbelegen abgerechnet werden sollen. Die Angabe einer Kostenart ist notwendige Voraussetzung um über den Dialog Tankkosten erstatten (siehe Abschnitt 11.3 auf S. 159) tatsächlich die expliziten Belege erstellen zu können Bank-Exporte Wenn Sie den Export von DTA-Dateien (für ein Bankeinzugsverfahren) planen, können Sie hier wichtige Einstellungen vornehmen, die vor allem den späteren Kontoauszugstext der Kunden beeinflusst. Bei Bedarf können Sie festlegen, dass je Bank-Lauf die Dateien doppelt erstellt werden. Für die Dateien können Sie dann unterschiedliche Regeln einstellen. Möglicherweise möchten Sie für die Bank eine DTA-Datei auf jeden Fall mit saldierten Rechnungen unter Ausgabe von Rechnungsnummern. Für den internen Gebrauch bzw. die Buchhaltung brauchen Sie hingegen möglicherweise die Positionen weiterhin aufgeschlüsselt, umso die Rechnungsverfolgung einfacher zu gestalten. Diese und andere Regeln können Sie erstellen, wie in der Folge erklärt wird. Im Dialog sind eine Reihe von konfigurierbaren Merkmalen untereinander aufgeführt. Sie lassen sich wie folgt gliedern:die ersten 9 Merkmale legen Sie für den ersten DTA-Export fest. Das 8. Merkmal Zusätzlichen DTA- Export erzeugen entscheidet darüber, ob mit dem Export eine zweite Art von DTA-Dateien erzeugt werden soll. Falls Sie dies aktivieren, finden Sie mit den letzten 9 Merkmalen noch einmal die gleichen Einstellungsmöglichkeiten für den gewünschten zweiten wie schon für den 1. Export. Abbildung 377: Sie können bis zu zwei DTA-Exporte pro DTA-Lauf erzeugen lassen. Für die Dateien können Sie unterschiedliche Einstellungen wählen. Bitte beachten Sie die Hilfe-Texte im unteren Dialogteil für das jeweils aktivierte Feld.

276 28. Januar Anbietereinstellungen bearbeiten 267 Beipiel: Sie wählen für den belegweisen DTA-Export die Reihenfolge Kundennummer, Rechnungsnummer, Kostenart in der ersten Zeile. Auf dem Kontoauszug wird dann folgende Textstruktur erscheinen: Kd. [Kunden-Nr.], Rg. [Rechn.-Nr.], [Bez.Kostenart] z.b. Kd. 4045, Rg , Tankkosten Wenn die Ausgabe die zulässige Höchstanzahl an Zeichen überschreitet, so verschwinden zunächst die Leerzeichen im Text, dann die Punkte zur Abkürzung und schließlich die Bezeichnungskürzel Kd bzw. Rg. Die weiteren Zeilen des Kontoauszugs 2-14 sind ausschließlich für die Rechnungsnummern und -summen reserviert. Eine weitere Einstellung zum DTA-Export können Sie jeweils abhängig vom Rechnungstypen definieren. So legen Sie im Register Rechnungstyp (siehe Abschnitt auf S. 225) im Dialog Preisgruppen, Kostenarten, Konten (siehe Abschnitt auf S. 219) fest, für welche Typen der DTA-Export rechnungs- bzw. belegweise erfolgt Datev-Schnittstelle Sie erreichen diesen Dialog als eigenständiges Register des Dialogs Anbietereinstellungen bearbeiten unterhalb des Hauptverzeichnisses Verwaltung. Sie müssen die hier abgefragten Werte hinterlegen, wenn Sie über den Buchhaltungsexport (siehe Abschnitt 11.9 auf S. 211) Datev-Dateien erzeugen wollen. Die vier ersten Werte werden Ihnen von DATEV mitgeteilt und dienen der Identifikation. Datev DFV: Das DFV-Kennzeichen wird genutzt, um das Namenskürzel aufzuzeichnen. Es besteht aus zwei Buchstaben. Fragen Sie bitte Ihren Steuerberater. Datev Mandantnr.: Vom Berater für den Mandanten vergebene max. 5-stellige Nummer. Fragen Sie Ihren Steuerberater. Datev Beraternr.: Von DATEV an das Mitglied bei Eintritt in die Genossenschaft vergebene max. 7-stellige Nummer. Fragen Sie bitte Ihren Steuerberater. Datev-ID: Fünfstellige Datev-ID. Standardwert: Debitorfaktor: Faktor zur Ermittlung der Debitorennummer aus der Kundennummer. Mit diesem Faktor wird die Kundennummer multipliziert, um die Debitorennummer zu erhalten. Die Multiplikation findet vor einer eventuellen Summation mit dem Debitoroffset statt. Beispiel: 1. Debitoroffset: Offset zur Ermittlung der Debitornummer aus der Kundennummer. Diese Zahl wird zur Kundennummer addiert, um die Debitorennummer zu erhalten. Die Addition findet nach einer eventuellen Multiplikation mit dem Debitorfaktor statt. Beispiel: Kreditorfaktor: Faktor zur Ermittlung der Kreditorennummer aus der Kundennummer. Mit diesem Faktor wird die Kundennummer multipliziert, um die Kreditorennummer zu erhalten. Die Multiplikation findet vor einer eventuellen Summation mit dem Kreditoroffset statt. Beispiel: 1. Kreditoroffset: Offset zur Ermittlung der Kreditorennummer aus der Kundennummer. Die Zahl wird zur Kundennummer addiert, um die Kreditorennummer zu erhalten. Die Addition findet nach einer eventuellen Multiplikation mit dem Kreditorenfaktor statt. Wenn der Wert leer oder 0 ist, werden keine Kreditoren exportiert. Beispiel:

277 28. Januar Anbietereinstellungen bearbeiten (Zahlungsmanagement) (Buchungsaufgaben) (Abrechnungsaufgaben) Tankrechnungsaufgaben In diesem Dialog stellen Sie ein, unter welchen Bedingungen beim Import von Tankrechnungen (siehe Abschnitt 11.4 auf S. 162) automatisch Aufgaben erzeugt werden sollen. Die Tankrechnungsaufgaben sind ein wichtiger Bestandteil der Tankkontrolle (s. Tankkontrolle (siehe Abschnitt auf S. 350) im Konzeptteil). Abbildung 378: Dialog "Tankrechnungsaufgaben" im Dialogfenster "Anbietereinstellungen bearbeiten" Mit diesem Dialog können Sie einstellen, bei welchen Kriterien bei Import und Prüfung von Tankrechnungen automatisch Aufgaben angelegt werden (im Dialog Tankrechnungen betrachten und importieren (siehe Abschnitt 11.4 auf S. 162)). Dabei beziehen sich die Kriterien auf die einzelnen Tank- bzw. Bezahlvorgänge einer Tankrechnung. Prinzipiell kann also zu jedem einzelnen Bezahlvorgang mit einer Tankkarte automatisch eine Aufgabe angelegt werden, falls eins der folgenden Kriterien erfüllt ist: Fehlerhafter Status bedeutet, dass mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist: Für die Seriennummer der Tankkarte sind in EBuS keine Tankkartendaten hinterlegt. Der Tankkarte ist zum Bezahlzeitpunkt kein Fahrzeug zugeordnet. Dem der Tankkarte zugeordneten Fahrzeug ist zum Bezahlzeitpunkt keine Buchung zugeordnet. Falsche Kraftstoffart: Wenn eine Kraftstoffart getankt wurde, die nicht dem Fahrzeug zugeordnet ist, kann automatisch eine Aufgabe dazu angelegt werden. Unter Stammdaten > Tankkarten und Kraftstoffarten können Sie einstellen, welche Kraftstoffart welchem Fahrzeug zugeordnet ist. Überschreitung der Kraftstoffmenge: Überschreitet die getankte Kraftstoffmenge die Tankgröße des Fahrzeugs, so wird eine Aufgabe angelegt. Unter Stammdaten > Tankkarten und Kraftstoffarten können Sie die Tankgröße des Fahrzeugs einstellen.

278 28. Januar Anbietereinstellungen bearbeiten 269 Fehlende Zuordnung bezieht sich auf die Zuordnung eines Fahrzeugs zur Kraftstoffart und -menge. Unter Stammdaten > Tankkarten und Kraftstoffarten ordnen Sie dem Fahrzeug (Buchungsziel oder Realobjekt) Kraftstoffart und Tankgröße zuordnen. Fehlt eine der beiden Angaben, so gilt dies als Fehlende Zuordnung. Zu jedem dieser Kriterien können folgende Details zu den Aufgaben eingestellt werden: Aufgabe bei...: Dieses Kontrollkästchen legt fest, ob überhaupt eine Aufgabe erstellt werden soll. Standardbereich und -verantwortlicher Aufgabenpriorität Aufgabentyp Aufgabentitel Aufgabentext (Buchungsbenachrichtigungen) (Roland-Interface) (convadis-schnittstelle) Invers/CUCM-Schnittstelle Sie erreichen diesen Dialog über den Hauptmenüpunkt Verwaltung unterhalb des Dialogs Anbietereinstellungen bearbeiten (siehe Abschnitt 13.1 auf S. 263). Abbildung 379: Einstellungen für die Schnittstelle zum Invers-Zugangssystem In diesem Dialog werden die globalen Einstellungen für das Cocos-Zugangssystem der Firma Invers vorgenommen. Der Dialog ist nur sichtbar, wenn Sie dieses Zugangssystem verwenden. Folgende Einstellungen sind möglich:

279 28. Januar Anbietereinstellungen bearbeiten 270 Standardorgacode für Zugangskarten: Invers-Orgacode, der für die Zugangskarten angenommen wird, wenn bei der Karte kein eigener Code hinterlegt ist. Dieser Wert sollte immer angegeben werden. Üblicherweise ist er mit dem Orgacode für die Geräte identisch. Bei unterschiedlichen Orgacodes müssen die Invers- Geräte darauf vorbereitet sein, mit dem Kartenorgacode umgehen zu können. Standard- Usertype für Zugangskarten: Das Inverssystem unterstützt verschiedene Kartentypen. Der Typ der für die Buchung übergebenen Karte muss der Buchung mitgeschickt werden. Die Einstellung hier wird verwendet, wenn bei der Zugangskarte nicht explizit ein (anderer) Kartentyp eingestellt wird. Historischer Standard ist Cocos-ID, 16 Bit. Dieser wird auch benutzt, wenn keine explizite Einstellung vorgenommen wird. Standardorgacode für Geräte: Invers-Orgacode, der für Schlüsseltresore und Bordcomputer verwendet werden soll, wenn dem Gerät kein eigener Orgacode zugeordnet wird. Dieser Wert sollte immer angegeben werden und dem Standardorgacode des Anbieters entsprechen. Damit die Hardware auch wirklich erreichbar ist, müssen sowohl das Invers-Schnittstellenmodul ( CUCM ) als auch die Geräte selbst auf diesen Code eingestellt sein. Anbieterinterne Kartensuche: Durch die Aktivierung dieser Option sucht EBuS bei Instant Access Nutzung bei Quernutzung nur in den anbieterinternen Karten. Kartendaten aus Kundendaten erzeugen: Wenn diese Option gesetzt ist, benötigt EBuS für einen Kunden nicht unbedingt die Daten seiner Zugangskarte. Stattdessen wird bei einer Buchung des Kunden angenommen, seine Kartennummer entspricht seiner Kundennummer und ein entsprechender Datensatz an das Zugangssystem gesendet. Sobald eine Zugangskarte für den Kunden hinterlegt ist, werden stets deren Daten genommen. Maximaler Fahrtstartvorzug (Minuten): Zeitdauer in Minuten, um die der Kunde die Fahrt früher antreten darf, ohne dass er früher hätte buchen müssen. Üblich ist hier ein Wert von zehn Minuten. Sofern ungenaue Tresoruhrzeiten oder Sommer-/Winterzeitumstellungen ausgeglichen werden müssen, können auch andere Werte sinnvoll sein. Mailadresse für Invers Admin: Wenn hier eine -adresse angegeben wird, werden Invers-Statusberichte zusätzlich an diese gesendet. Instant-Access-Buchungen auch ohne Berechtigung einfügen: Diese Option entscheidet über das Verhalten bei Instant-Access-Buchungen ohne entsprechende Berechtigung. Sofern eine Buchung von einem Inverssystem als Instant Access zurückgemeldet wird und der Kunde keine Fahrtberechtigung auf dem Fahrzeug bzw. dessen Buchungszielgruppe hat gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder wird die Buchung als verwaister Fahrtdatensatz behandelt und in die entsprechende Tabelle eingefügt (Option nicht gesetzt), oder sie wird trotzdem ganz normal in die Buchungstabelle aufgenommen (Option gesetzt). In letzterem Fall wird ihr automatisch eine entsprechende Buchungsbemerkung angefügt. Tankkarten-PIN automatisch übertragen: Wenn die Option gesetzt ist, wird an die Invers-Standalone- Bordcomputer automatisch die Tankkarten-PIN übertragen. Dazu wird einer der beiden unten angegebenen Texte ( Textschablone für Tankkarten-PIN oder Text wenn keine Tankkarten-PIN bekannt ) verwendet und die Tankkarten-PIN direkt aus den Daten der dem Bordcomputerfahrzeug zugeordneten Tankkarte gelesen. Damit diese Funktion korrekt arbeitet, müssen die Tankkarteninformationen im System hinterlegt sein (siehe Tankkarten (siehe Abschnitt auf S. 80)). Textschablone für Tankkarten-PIN: Die Textschablone wird verwendet, um die Tankkarten-PIN-Textzeile für den Bordcomputer zu erzeugen. Inklusive der PIN darf sie maximal zwanzig Zeichen umfassen. Um sie auf dem Display zu zentrieren, müssen am Zeilenanfang ggf. Leerzeichen angegeben werden. Die Tankkarten-PIN wird dort eingefügt, wo in diese Textschablone {PIN} geschrieben wird. Beispiel: Tank-PIN: {PIN}. Text wenn keine Tankkarten-PIN bekannt: Text, der in die Tankkarten-PIN-Zeile geschrieben werden soll, wenn die Tankkarten-PIN nicht bekannt ist, z.b. weil sie in den Tankkartenstammdaten nicht hinterlegt wurde oder dem Fahrzeug keine Tankkarte zugeordnet ist (siehe <pfbasefuelcardrefrealbookee Tankkarten- Realobjekt-Zuordnungen>>). Der Text darf maximal zwanzig Zeichen umfassen. Beispiel: Tank-PIN am Schlüssel.

280 28. Januar Zugriffsrechte verwalten 271 Convadis-Karten als Invers-Karten:Wenn die Hardware den Zugang mit Fremdkarten unterstützt, wird eine Buchung mit den Convadis Karteninformation an das Invers Zugangssystem übermittelt. Das sogenannte Fishen von Kartennummern ist möglich, wenn der Anbieter unbekannte Convadis-Karten zulässt. Quernutzungsliste senden: Bei Buchungen wo der Orgacode der Zugangskarte vom Orgacode des Zugangssystems abweicht, wird mit jeder Buchung ein entsprechender Quernutzungslisteneintrag versendet. Autostorno: Beendet eine laufende Buchung nachdem Fahrdaten vom Zugangssystem empfangen wurden. Somit steht das entsprechende Fahrzeug wieder für Buchungen zur Verfügung. Sie können wählen, ob das Autostorno nicht zugelassen, nur für BCSA, nur für Keymanager oder für beide Invers-Gerätetypen gelten soll. Bitte beachten Sie den Konzept-Teil (siehe Abschnitt 27 auf S. 403) dieser Dokumentation zum Thema Autostorno. Dieser gibt Ihnen einen Einblick in die Voraussetzungen und Funktionsweise vom Autostorno. Instant Access für BCSA: Wenn diese Option gesetzt ist, schalten Sie die Instant Access Funktion für BCSA ein. Für detailiierte Informationen, sowie den Voraussetzungen lesen Sie bitte Instant Access am BCSA (VERLINKEN zu entsprechenden EintragMicha). Erweiterter Zugangssystemstatus: Wenn Sie diese Option aktivieren, werden zukünftig die erweiterten Zugangssystemstatus angezeigt. Nähere Informationen zu den Voraussetzung und Auswirkungen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Zugangssystem-Überwachung (siehe Abschnitt 7.3 auf S. 26) (Drive-IT-Schnittstelle) (Webbuchungen) 13.2 Zugriffsrechte verwalten Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Ein wesentlicher Teil des Admin-Tools von EBuS ist das Menü Zugriffsrechte. In diesen Eingabemasken werden neue Administratoren angelegt und deren Rechte definiert. Wenn Sie unter Stammdaten den Menüpunkt Zugriffsrechte anklicken, erreichen Sie den Dialog Rechteverwaltung. In der linken Fensterhälfte sehen Sie eine scrollbare Select-Liste. Welche Namen diese Liste beinhaltet, hängt davon ab, welchen Button Sie bereits gedrückt haben. Es sind folgende Möglichkeiten gegeben: Aktive Administratoren - Das sind die jenigen, die Rechte in der aktuellen Organisation haben Eigene Personen - Die Personen, die innerhalb einer Organisation als Administratoren, Mitglieder oder beides erscheinen. Eigene Mitglieder - Nur diejenigen Personen, die Mitglieder der aktuellen Organisation sind. Fremde Administratoren - Administratoren fremder Organisationen Die Vorgehensweisen bei allen dieser Listen ist immer wieder die gleiche. Sie wählen links einen Namen an, klicken auf einer der rechtstehenden Registerkarten - Stammdaten, Zugriffsrechte, Logindaten - an und nehmen die entsprechenden Änderungen und Ergänzungen vor. Den Button Neuer Admin wählen Sie an, wenn Sie eine neue Person in der Liste der Administratoren aufnehmen wollen. Sobald Sie den Button betätigt haben, erscheint rechts ein Formular. Geben Sie bitte hier die zu dieser Person relevanten Daten ein und drücken Sie anschließend den Button Neu anlegen. Nun erscheint der Name dieser Person links in der Liste und Sie können jetzt mit der Rechtevergabe anfangen. Klicken Sie die Checkboxen an, die vor dem entsprechenden Recht stehen; so wird das Recht erteil. Die Eingaben in dieser Maske können Sie mit dem Button Speichern beenden. Auf diesem Wege werden diese in die Datenbank reingeschrieben.

281 28. Januar Zugriffsrechte verwalten 272 Abbildung 380: Stammdaten Die Einstellungen nehmen u.a. darauf Einfluss, welche Teile der globalen Einstellungen (siehe Abschnitt 13.1 auf S. 263) für den Bediener sichtbar bzw. editierbar sind. Zum Schluß können Sie die Logindaten des neuen Administrator eingeben. Damit ist der Vorgang Anlegen eines neuen Administartors abgeschloßen Stammdaten (Diese Funktion wird noch nicht erklärt.) Login Sie erreichen diesen Dialog über den Hauptmenüpunkt Verwaltung unterhalb des Dialogs Zugriffsrechte verwalten. In diesem Dialog können Sie für die, in der linken Hälfte ausgewählte Person die Logindaten 0bearbeiten. Hierbei haben Sie die Möglichkeit neben dem Loginname auch das Passwort zu ändern. Im Feld Loginname können Sie den jeweiligen Namen der Person ändern. Diese Änderung werden erst dann in EBuS übernommen, wenn Sie den Speichern -Button betätigen. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass EBuS Groß- und Kleinschreibung unterscheidet. Dies betrifft nehmen dem Passwort auch den Loginnamen, dementsprechend sind die Namen Mustermann und mustermann zwei verschiedene Logins.

282 28. Januar Zugriffsrechte verwalten 273 Abbildung 381: Zugriffsrechte In der folgenden Zeile können Sie ein neues Passwort für die ausgewählte Person vergeben. Im Vergleich zum Dialog Persönliche Einstellungen und Passworte ändern (siehe Abschnitt 7.5 auf S. 31) haben Sie, sofern Sie die entsprechenden Rechte haben, die Möglichkeit Passwörter von anderen Personen zu ändern. Anschließend verifizieren Sie Ihr Passwort durch erneute Eingabe im Feld Passwort (Wdh) und betätigen den Speichern -Button. Sofern das Passwort von EBuS akzeptiert wurde, verschwindet das eingegebene Passwort. Falls Ihr Passwort nicht akzeptiert wurde, wird in der Statuszeile eine Fehlermeldung ausgegeben. Bitte beachten Sie, dass es bestimmte Anforderungen an Passwörter (siehe Abschnitt 7.5 auf S. 32) für EBuS gibt Zugriffsrechte (Diese Funktion wird noch nicht erklärt.) Zugangssystem-relevante Rechte Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Laufende Fahrt auf Drive-IT-Fahrt beenden Reset auf Drive-IT Fahrzeug schicken Reset bei laufender Fahrt an Drive-IT Fahrzeug schicken Administrative Invers-Abfragen: Ermöglicht die Verwendung von Fernfunktionen (siehe Abschnitt auf S. 73) auf Invers BCSA (siehe Abschnitt auf S. 72) und Keymanagern (siehe Abschnitt auf

283 28. Januar Zugriffsrechte verwalten 274 Abbildung 382: Logindaten Abbildung 383: Der Login-Dialog in der Zugriffsrechteverwaltung S. 77), die dann in den jeweiligen Kontextemenüs der Stammdatentabellen (siehe Abschnitt auf S. 77) von BCSA (siehe Abschnitt auf S. 72) und Keymanagern (siehe Abschnitt auf S. 77) angeboten werden Fernöffnung von Invers Bordcomputern Nicht zugeordnete Fahrtdaten bearbeiten Fahrzeug-Nachrichten von den Zugangssystemen erhalten

284 28. Januar (Nachrichtenempfang konfigurieren) Aufgabenbereiche (Diese Funktion wird noch nicht erklärt.) Achtung: Bitte achten Sie darauf, dass manche Personen mit unterschiedlicher Identität in der Datenbank stehen. So kann der gleiche Mensch als Person und zusätzlich als Administrator angelegt sein. Sollten für die gleiche Person unterschiedliche Rechte hinterlegt sein, so nimmt EBuS in der Folge die Vereinigungsmenge aller Rechte für eine Person (Nachrichtenempfang konfigurieren) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt Handbücher einspielen Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt Bedienprotokolle abrufen Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (Kategorien und Ausprägungen) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (Kategorien) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (Ausprägungen) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (Stammdatenerweiterungen) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (Stammdatendialoge konfigurieren) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt.

285 28. Januar Stammdatenfilter verwalten Stammdatenfilter verwalten In den selbstkonfigurierbaren Kunden- (siehe Abschnitt 10.1 auf S. 103), Standort- (siehe Abschnitt 9.2 auf S. 59), Buchungsziel- (siehe Abschnitt 9.4 auf S. 63) und Realobjektdialogen (siehe Abschnitt 9.6 auf S. 67) besteht die Möglichkeit, Filter auf die Stammdaten anzuwenden. Alle Filter werden in EBuS global verwaltet, erstellt und angepasst. Es gibt zwei Teilbereiche in der Konfiguration der Filter: Filtervariablen (siehe Abschnitt auf S. 276) für globale Variablen, die in den Stammdatenfilter Stammdatenfilter (siehe Abschnitt auf S. 276) zur Verwaltung der Filter selbst (Filtervariablen) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt Stammdatenfilter In der Untermaske Stammdatenfilter des Dialogs Stammdatenfilter verwalten (siehe Abschnitt 13.9 auf S. 276) werden die Filterausdrücke selbst erstellt und verwaltet. Der Dialog zur Filterbearbeitung ist dreigeteilt: Abbildung 384: Stammdatenfilter verwalten > Stammdatenfilter Links befindet sich die Liste aller definierten Stammdatenfilter. Sie ist wie die üblichen tabellenbasierten Stammdatendialoge mit Farbpunkt, Name, zusätzlichen Daten und obsolet-markierung aufgebaut. Rechts wird der jeweils ausgewählte Filter dargestellt und kann bearbeitet werden. Unten befinden sich die üblichen fünf Knöpfe, mit denen in der angezeigten Liste ein neuer Eintrag erzeugt alle noch nicht gespeicherten Änderungen rückgängig gemacht die noch nicht gespeicherten Änderungen im aktuell ausgewählten Eintrag rückgängig gemacht alle Änderungen gespeichert die Änderungen im aktuell ausgewählten Eintrag gespeichert werden können. Filter werden in EBuS als logische Ausdrücke angelegt und bearbeitet. Die Grundlagen von solchen logischen Ausdrücken sind in einem eigenen Kapitel (siehe Abschnitt 22 auf S. 387) erläutert.

286 28. Januar Stammdatenfilter verwalten 277 Einen neuen Filter anlegen Neue Filter werden sehr ähnlich wie in allen anderen Stammdatendialogen angelegt: Neuer Eintrag erzeugt eine neue, leere Tabellenzeile in der linken Tabelle. Der Filter bekommt einen Namen. Die Stammdatentabelle, auf die der Filter wirken soll, wird ihm zugeordnet. Abbildung 385: Einem neuen Filter wird eine Stammdatentabelle zugeordnet Die Zuordnung kann nicht mehr geändert werden, wenn der Filter das erste Mal gespeichert wurde. Nun kann auf der rechten Seite der Filter bearbeitet werden. Filter bearbeiten Filter werden im Editor auf der rechten Seite der Bedienmaske bearbeitet. Ein Filterausdruck besteht dabei aus einer oder mehreren, logisch verknüpften (siehe Abschnitt 22 auf S. 387) Bedingungen. Diese Bedingungen können angelegt und gelöscht werden. Bei UND-, ODER- oder NICHT-Verknüpfungen, die andere Bedingungen miteinander verbinden, spricht man häufig von einer Eltern-Kind -Beziehung. Abbildung 386: Neue Bedingung anlegen Eine neue Bedingung oder Verknüpfung zwischen zwei oder mehreren Bedingungen wird über ein Kontextmenü in den Bedingungsbaum eingebaut, das per Rechtsklick auf eine der bereits vorhandenen Bedingungen aufgerufen wird. Die Menüpunkte erlauben im Einzelnen: UND-Verknüpfung anfügen: Unterhalb des ausgewählten Knotens wird eine UND-Verknüpfung eingefügt. Dies ist nur möglich, wenn eine UND- oder eine ODER-Verknüpfung oder eine NICHT-Verknüpfung ohne Kind ausgewählt wurde. Die neue Verknüpfung steht neben eventuellen anderen Kinden der ausgewählten Verknüpfung. ODER-Verknüpfung anfügen: Unterhalb des ausgewählten Knotens wird eine ODER-Verknüpfung eingefügt. Dies ist nur möglich, wenn eine UND- oder eine ODER-Verknüpfung oder eine NICHT-Verknüpfung ohne Kind ausgewählt wurde. Die neue Verknüpfung steht neben eventuellen anderen Kinden der ausgewählten Verknüpfung.

287 28. Januar Stammdatenfilter verwalten 278 NICHT-Verknüpfung anfügen: Unterhalb des ausgewählten Knotens wird eine NICHT-Verknüpfung eingefügt. Dies ist nur möglich, wenn eine UND- oder eine ODER-Verknüpfung oder eine NICHT-Verknüpfung ohne Kind ausgewählt wurde. Die neue Verknüpfung steht neben eventuellen anderen Kinden der ausgewählten Verknüpfung. UND-Verknüpfung hier einfügen: Anstelle der ausgewählten Verknüpfung wird eine UND-Verknüpfung eingefügt, die die ausgewählte Verknüpfung als Kind erhält. ODER-Verknüpfung hier einfügen: Anstelle der ausgewählten Verknüpfung wird eine ODER-Verknüpfung eingefügt, die die ausgewählte Verknüpfung als Kind erhält. NICHT-Verknüpfung hier einfügen: Anstelle der ausgewählten Verknüpfung wird eine NICHT-Verknüpfung eingefügt, die die ausgewählte Verknüpfung als Kind erhält. Direkte Bedingung anfügen: Unterhalb der ausgewählten Verknüpfung wird eine Filterbedingung eingefügt, die direkt auf die Eigenschaften der zu filternden Stammdatenart wirkt, zum Beispiel den Namen oder die Postleitzahl eines Kunden. Auch selbstdefinierte zusätzliche Eigenschaften (siehe Abschnitt 13.7 auf S. 275) können über diesen Filter abgefragt werden. Der Editor (siehe Abschnitt auf S. 278) zur Bearbeitung der Bedingung öffnet sich durch anklicken. Zuordnungsbedingung anfügen: Unterhalb der ausgewählten Verknüpfung wird eine Filterbedingung auf eine der fest im System vorgegebenen Zuordnungen für die zu filternde Stammdatenart wirkt. Für Kunden kann dies zum Beispiel zu Zuordnung zu einer Buchungszielgruppe oder zu einer Preisgruppe sein. Der Editor (siehe Abschnitt auf S. 279) zur Bearbeitung der Bedingung öffnet sich durch anklicken. Kategorieausprägungsbedingung anfügen: Unterhalb der ausgewählten Verknüpfung wird eine Filterbedingung eingefügt, die eine Zuordnung der gefilterten Stammdatenelemente zu einer bestimmten Ausprägung einer Kategorie prüft. Typisches Beispiel sind Tarifgruppen für Kunden. Auch dieser Editor (siehe Abschnitt auf S. 280) öffnet sich durch anklicken. Element entfernen: Nach Rückfrage wird die gerade ausgewählte Verknüpfung oder Bedingung entfernt. Verknüpfungen lassen sich nur entfernen, wenn vorher alle Kinder entfernt wurden. Neu eingefügte Bedingungen sind zunächst ungefüllt. Sie müssen in einem zweiten Schritt editiert werden, um z.b. die zu prüfende Kategorie oder Eigenschaft festzulegen. Solange die Bedingung nicht vollständig definiert ist, wird sie im Editor rot dargestellt. Filter speichern Wenn ein Filterausdruck geändert wird, wechselt der Farbpunkt ganz links im Tabelleneintrag auf orange. Erst wenn der Eintrag explizit mit Alles speichern oder Gewählte speichern zum Server übertragen wird, macht dies die Änderung dauerhaft. Filterausdrücke können fehlerhaft sein, z.b. wenn eine eingefügte Bedingung noch nicht editiert wurde. Fehlerhafte Teile sind in rot dargestellt. Der Versuch, solch einen Ausdruck auf dem Server zu speichern, führt zu einem Fehler, der Farbpunkt wechselt dann zu rot. Direkte Bedingung bearbeiten Abbildung 387: Editor zur Bearbeitung von direkten Bedingungen

288 28. Januar Stammdatenfilter verwalten 279 Direkte Bedingungen beziehen sich auf Eigenschaften der zu filternden Stammdaten selbst. Dies sind sowohl die fest im System vorgegebenen Eigenschaften der Stammdatenelemente, bei Kunden z.b. Adressdaten oder Telefonnummern, als auch Stammdatenerweiterungen (siehe Abschnitt 13.7 auf S. 275), die vom Anbieter selbst definiert sind. Eine Bedingung bezieht sich auf exakt eine Eigenschaft, die auf eine festgelegte Art mit einem fixen Wert verglichen wird. Je nach Typ der Eigenschaft sind verschiedene Vergleichsoperatoren möglich: Wahrheitswerte können nur auf wahr oder falsch getestet werden. Bei vorgegebenen Wertlisten kann nur einer der möglichen Werte ausgewählt werden. Beliebige Zeichenketten oder Zahlen können auf Gleichheit, Größer-Kleiner-Beziehungen oder Ähnlichkeit geprüft werden. Bei einer Ähnlichkeitsprüfung können Teile des Vergleichswertes durch ersetzt werden. M er findet sowohl Maier als auch Meyer (als auch Müller ). Änderungen am editierten Ausdruck müssen mit dem Fertig -Knopf abgeschlossen werden. Zuordnungsbedingung bearbeiten Abbildung 388: Editor zur Bearbeitung und Anzeige von Zuordnungsbedingungen Zuordnungsbedingungen beziehen sich immer auf fest vorgegebene Zuordnungen innerhalb des EBuS-Datenmodells. Abgefragt werden dabei Eigenschaften der Zuordnung. Für die einzelnen filterbaren Stammdatentypen sind folgende Zuordnungen filterbar: Kunden: Kunden-Buchungszielgruppen-Zuordnungen. Die einzige filterbare Eigenschaft ist die Buchungszielgruppe. Explizite/manuelle Fahrtbelege: Geprüft werden kann nach sämtlichen Eigenschaften: Kostenart, Wert, Währung, MwSt (nur wenn abweichend von Kostenart-Mehrwertsteuer), Kommentar, Abrechnungsstatus, Bestätigt von/am, Eingegeben am, obsolet Abbildung 389: Eigenschaften der expliziten/manuellen Abrechnungsdaten

289 28. Januar Stammdatenfilter verwalten 280 Standorte: Diese Zuordnungsbedingung ist die einzige, die nicht an einen Zeitraum (siehe Abschnitt auf S. 280) gebunden ist. Buchungsziel-Standort-Zuordnungen. Gesucht werden kann nach Nummer, Buchungziel, Nachfolger-Standort und Nachfolger-Buchungsziel. Buchungsziele: Buchungsziel-Standort-Zuordnungen. Gefiltert werden kann nach Nummer, Standort, Nachfolger-Standort und Nachfolger-Buchungsziel. Realobjekt-Buchungsziel-Zuordnungen. Es kann nach Nummer und Realobjekt gesucht werden. Realobjekte: Realobjekt-Buchungsziel-Zuordnungen. Es kann nach Nummer und Buchungsziel gesucht werden. Realobjekt-Attribut-Zuordnungen. Es kann nach Nummer und Attribut gesucht werden. Fast alle Zuordnungsbedingungen sind zeitraumabhängig. Die Logik der Zeitraumabfrage ist separat erläutert (siehe Abschnitt auf S. 280). Kategorieausprägungsbedingung bearbeiten Abbildung 390: Editor für und Anzeige von Kategorieausprägungsbedingungen Kategorien und Ausprägungen sind für alle vier filterbaren Stammdatentypen (Kunden, Standorte, Buchungsziele, Realobjekte) verfügbar. In den Filterbedingungen kann jede beliebige Kategorie gewählt werden. Die Ausprägung wird dann, je nach Kategorietyp, als Auswahlliste angeboten oder kann direkt eingegeben werden. Üblicherweise wird dann noch eine zeitliche Einschränkung (siehe Abschnitt auf S. 280) angegeben innerhalb der die Kategorieausprägungszuordnung gelten soll. Zeitliche Einschränkungen für Filterbedingungen Abbildung 391: Zeitraumauswahl für Bedingungen Kategorieausprägungsbedingungen sowie die meisten Zuordnungsbedingungen können, bzw. müssen, zeitlich beschränkt gesucht werden. Der Filter findet dann alle Zuordnungen in Abhängigkeit zu den eingetragenen Start- und Endzeitintervallen. Es gibt drei verschiedene Quellen für Datumsangaben in den zeitlichen Einschränkungen:

290 28. Januar Stammdatenfilter verwalten 281 Direkte Datumseingabe: Das angegebene Datum wird direkt in die Suchbedingung eingesetzt. Filtervariablen: Eine der definierten Filtervariablen (siehe Abschnitt auf S. 276) wird an dieser Stelle eingesetzt. Vordefinierte Variablen: Ein Platzhalter wird hinterlegt, der zum Abfragezeitpunkt abhängig von der dann aktuellen Zeit passend ersetzt wird. Zwölf vordefinierte Platzhalter stehen zur Verfügung, z.b. Heute, Anfang des aktuellen Monats oder Am selben Tag im nächsten Jahr. Filter- und vordefinierte Variablen werden aus einer Liste angeboten, auf die das Datumseingabefeld über den! - Knopf am linken Rand umgeschaltet werden kann. Bedeutung der Datumsfelder Die zu filternden Zuordnungen haben ein Start- und ein Enddatum, wobei das Enddatum auch nicht gesetzt sein kann, was dann bis auf weiteres bedeutet. Entsprechend wird in der Filterbedingung ein Zeitraum für den Zuordnungsstart und einer für das Zuordnungsende angegeben. Dabei können Teile dieser Filterbedingungen auch nicht gesetzt werden, womit bestimmte Filterbedingungen ausgedrückt werden. Für die Suchbedingungen zum Zuordnungsstart gibt es folgende Möglichkeiten: Anfang und Ende leer: Bei der Suche wird der Zuordnungsstart nicht beachtet. Jede Zuordnung wird gefunden. Anfang gesetzt, Ende leer: Es werden nur solche Zuordnungen gefunden, die zum angegebenen Zeitpunkt oder später beginnen. Anfang leer, Ende gesetzt: Es werden nur solche Zuordnungen gefunden, die vor dem angegebenen Zeitpunkt beginnen. Anfang und Ende gesetzt: Es werden nur solche Zuordnungen gefunden, die zum oder nach dem Anfangszeitpunkt und vor dem Endzeitpunkt beginnen. Sind Anfang und Ende identisch, treffen nur solche Zuordnungen zu, die exakt (d.h. minutengenau) zu diesem Zeitpunkt beginnen. Für das Zuordnungsende gelten ähnliche Möglichkeiten. Wichtig sind dabei die Unterschiede, ob Start- und Endzeitpunkt jeweils als zum Intervall zugehörig angesehen werden oder nicht. Hier gibt es kleine Unterschiede zur Situation beim Zuordnungsstart: Anfang und Ende leer: Bei der Suche wird das Zuordnungsende nicht beachtet. Jede Zuordnung wird gefunden. Anfang gesetzt, Ende leer: Es werden nur solche Zuordnungen gefunden, die am angegebenen Zeitpunkt oder später enden. Insbesondere werden auch alle Zuordnungen gefunden, für die kein Ende festgelegt ist. Anfang leer, Ende gesetzt: Es werden nur solche Zuordnungen gefunden, die vor dem oder zum angegebenen Zeitpunkt enden. Anfang und Ende gesetzt: Es werden nur solche Zuordnungen gefunden, die nach dem Anfangszeitpunkt und vor dem oder zum Endzeitpunkt enden. Sind Anfang und Ende identisch, treffen nur solche Zuordnungen zu, die exakt (d.h. minutengenau) zu diesem Zeitpunkt enden. Beispiele Die folgenden Beispiele sind mit Bezug auf die Fahrtberechtigung eines Kunden formuliert. Entsprechend gelten sie aber für beliebige andere Bedingungen, die sich auf Kategorieausprägungen oder Zuordnungen beziehen. Sofern nicht anders angegeben, ist die Uhrzeit für die Zeitpunkte immer 00:00 Uhr. 1. Finde alle Kunden, die vor August 2002 fahrtberechtigt wurden (nämlich z.b. einen Nutzungsvertrag abgeschlossen haben).

291 28. Januar (Textvorlagen bearbeiten) 282 Start von <leer> bis 1. August 2002 Ende von <leer> bis <leer> 2. Finde alle Kunden, die vor August 2002 fahrtberechtigt wurden und es bis mindestens Ende November 2005 waren. Start von <leer> bis 1. August 2002 Ende von 1. Dezember 2005 bis <leer> 3. Finde alle Kunden, die im August 2004 nutzungsberechtigt wurden. Start von 1. August 2004 bis 1. September 2004 Ende von <leer> bis <leer> (Textvorlagen bearbeiten) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt Kraftstoffzuordnungen bearbeiten Sie erreichen diesen Dialog über das Hauptmenü Verwaltung. Abbildung 392: Kraftstoffzuordnungen In diesem Dialog können Sie, die von Ihnen angelegten Kraftstoffarten (siehe Abschnitt auf S. 83), den entsprechenden Kraftstoffarten (Treibstoffarten) Ihrer Kraftstoffanbieter zuordnen.die Einstellungen in diesem Dialog sind Voraussetzung für die korrekte Durchführung einer Tankkontrolle (siehe Abschnitt auf S. 350) in EBuS. Im Dialogreiter können Sie ihren Tankkartenanbieter auswählen. Hier sind die spezifischen Treibstoffarten der Tankkartenanbieter hinterlegt. Standardmäßig ignoriert EBuS alle Treibstoffarten. Hinweis: In EBuS sind bislang zwei Kraftstoffanbieter hinterlegt. Sofern Sie einen anderen Tankkartenanbieter haben, können diese Daten in EBuS durch unsere Entwickler hinterlegt werden. Hierzu benötigen wir einen Feature- Request mit den entsprechenden Informationen.

292 28. Januar (Roland-Interface ansteuern) 283 Die Zuordnung Ihrer angelegten Kraftstoffarten (siehe Abschnitt auf S. 83) zu den jeweiligen Kraftstoffarten der Tankkartenanbieter geschieht über eine Drop-Down-Liste. Wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus und bestätigen diesen. Abbildung 393: Drop-Down-Liste Kraftstoffzuordnungen Gehen Sie abschließend auf speichern um Ihre Auswahl zu sichern. Achtung! Für die Tankkontrolle ist die Zuordnung der Kraftstoffarten zwingend erforderlich. Andernfalls ist es für EBuS nicht möglich, im Rahmen des Tankrechnungsimports, die Kraftstoffarten automatisch zuzuordnen (Roland-Interface ansteuern) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (Quernutzungsrechnungsziele festlegen) Abbildung 394: Karteikarte "Quernutzungs-Rechnungs-Ziele" Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt.

293 28. Januar (Quernutzungsbuchungszieltypen zuordnen) (Quernutzungsbuchungszieltypen zuordnen) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (Quernutzungskostenarten zuordnen) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (Nicht zugeordnete Fahrtdaten bearbeiten) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt XML-Dateien bearbeiten Sie erreichen diesen Dialog über den Hauptmenüpunkt Verwaltung. Abbildung 395: Dialog XML-Dateien bearbeiten Hinweis: Bitte bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der Tabulator oder der Enter Taste. Um eine neue XML-Datei zu erstellen betätigen Sie die Funktion Neuer Eintrag. EBuS ergänzt die bestehende Tabelle um eine neue Zeile und erwartet Ihre Eingabe. Tragen Sie zunächst optional eine laufende Nr. für die neue XML-Datei ein. Sie können dieses Feld auch überspringen, EBuS vergibt in diesem Fall eigenständig eine fortlaufende Nummer (hier erfahren Sie mehr zur Vergabe von Schlüsselwerten (siehe Abschnitt 5 auf S. 16) in EBuS). Wählen Sie nun den Namen der XMl-Datei. In der Spalte Dateityp legen Sie anschließend fest, um welche Art von XML-Datein es sich handelt. Abbildung 396: Auswahl Dateityp Der Dateityp legt fest wofür die jeweilige XML-Datei verwendet wird. Tarifdefintion - Dieser Typ muss gewählt werden, wenn die XML-Datei tarifliche Regelungen abbildet (z.b. Konfigurations- oder Tarifdefinitionen für das groovy-abrechnungsskript) Clientdialogdefinitionen - Dieser Dateityp muss gewählt werden, wenn die XML-Datei Konfigurationen des EBuS Management Center definiert (z.b. Kundendefinierte Dialoge). Eine entsprechende Beschreibung für das jeweilige Skript können Sie in der nachfolgenden Spalte tätigen.

294 28. Januar (Skriptprogramme bearbeiten) 285 Gehen Sie anschließend auf Gewählte speichern oder Alle Speichern. Wenn die neue XML-Datei erfolgreich gespeichert wurde, wechselt der Statuspunkt zu Beginn der neuen Zeile auf grün. Sollte seine Farbe auf rot wechseln, überprüfen Sie bitte Ihre Eingaben. Sie haben möglicherweise eine Nummer oder eine Bezeichnung gewählt, die bereits vorhanden ist oder war (siehe vertiefend die Obsolet -Markierung (siehe Abschnitt 24 auf S. 396)) (Skriptprogramme bearbeiten) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (Standard-Abrechnungsskripte festlegen) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (Serverskript ausführen) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (Clientskripte) Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt (Ereignis-Script-Zuordnungen) Reports anzeigen Dieser Dialog zeigt Ihnen in einer Liste der verfügbaren Reports an. Nach der Auswahl eines Reports kann dieser durch einen Klick auf Reportgenerierung starten erzeugt und angezeigt werden. Abbildung 397: Liste der verfügbaren Reports Viele Reports erfordern die Eingabe bestimmter Parameter, mit denen sie z.b. den zu betrachtenden Zeitraum, der für die Generierung der Reports erforderlich ist, entsprechend definieren können. 14 Das Menü "Fenster" Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt. Im Menü Fenster finden sich zur Laufzeit alle geöffneten Unterfenster des EBuS Management Center.

295 28. Januar Das Menü "Hilfe" Das Menü "Hilfe" Abbildung 398: Parametereingabe Abbildung 399: Das Menü "Hilfe" Im Hilfemenü, dem einzigen, das neben dem EBuS -Menü immer sichtbar ist, finden sich die üblichen Menüpunkt zum Anzeigen von Informationen über die Systemumgebung. Wenn eine Verbindung zu einem EBuS-Server existiert, wird das Menü um Einträge für die auf diesem Server gespeicherten Online-Hilfsdokumente ergänzt. Abbildung 400: Hilfemenü mit zusätzlichen Einträgen 15.1 EBuS-Handbuch für Administratoren Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt Endkunden-Handbuch des Anbieters Diese Funktion wird momentan noch nicht erklärt.

296 28. Januar Über die Java-Umgebung 287 Abbildung 401: Über die Java-Laufzeitumgebung 15.3 Über die Java-Umgebung Das Fenster Über die Java-Laufzeitumgebung enthält Informationen über die installierte Java-Umgebung, das Betriebssystem und die Arbeitsumgebung auf dem Rechner, auf dem das EBuS Management Center läuft. Diese Angaben können wichtig sein, wenn Probleme mit dem EBuS Management Center auftreten und diese Probleme analysiert werden sollen. Folgende Daten werden angezeigt: Virtuelle Java-Maschine: Informationen über die Java-Laufzeitumgebung Version: Die offizielle Versionsnummer der Laufzeitumgebung. Java 5.0 meldet sich hier als 1.5.0_- x, wobei x eine fortlaufende Nummer ist, die über die Korrekturversion der Laufzeitumgebung Auskunft gibt. Hersteller: Der Produzent der Java-Umgebung. API-Version: Die Versionsnummer der Schnittstellenspezifikation der Laufzeitumgebung. Sie muss immer mindestens so groß sein wie die API-Version, unter der das EBuS Management Center bei cantamen programmiert wurde. Betriebssystem: Name des Betriebssystems auf dem Rechner Version: Versionsnummer des Betriebssystems Hardware: Hardware-Umgebung, auf der das EBuS Management Center läuft. Benutzer: Anmeldekennung des Benutzers, der das EBuS Management Center ausführt. Heimatverzeichnis: Verzeichnis bzw. Ordner auf der Festplatte, unterhalb dessen der angemeldete Benutzer seine persönlichen Daten ablegt Über EBuS Management Center Abbildung 402: Über EBuS Management Center

297 28. Januar Eigene Internet-Adresse anzeigen 288 Im Dialog Über EBuS Management Center werden vor allem Angaben über Urheberrechte und innerhalb des EBuS verwendete Module gemacht. Außerdem findet sich hier (in der dritten Zeile) die Information, wann das momentan laufende EBuS Management Center erzeugt wurde Eigene Internet-Adresse anzeigen Dieser Menü-Eintrag erscheint nur, wenn das Management Center mit einem EBuS-Server verbunden ist. Über ihn wird angezeigt, unter welcher Adresse der EBuS-Server das Management Center sieht. In Umgebungen mit dynamischer IP-Adressvergabe ist das üblicherweise die Adresse des Netzwerkrouters, hinter dem der Rechner mit dem EBuS Management Center steht. Abbildung 403: Internet-Adresse des Management Center aus Serversicht Der Menüpunkt öffnet ein neues Fenster, in dem Name und IP-Adresse ausgegeben werden, die der Server für diese Verbindung sieht. Der Rechnername wird dabei über das DNS ermittelt. Ist dort keine Information für die IP-Adresse hinterlegt, so erscheint entweder ebenfalls die IP-Adresse oder ein?. Wenn der Server die IP-Adresse des Clients nicht zurückliefert, wird statt des Adressfensters eine Fehlermeldung ausgegeben. Abbildung 404: Fehlermeldung bei nicht verfügbarer Adressinformation

298 28. Januar Teil III Web-Schnittstellen Der nachfolgende Abschnitt soll Ihnen dabei helfen das EBuS Web-Interface und die EBuS Web-Application zu verstehen und an Ihre Bedürfnisse anzupassen. In diesem Abschnitt verlassen wir größtenteils die Welt des EBuS Management Center und beschäftigen uns mit den Schnittstellen der Endkunden, also Ihrer Kunden. Je nach dem welches Modul (externer Link: Modulbeschreibung (siehe von EBuS Sie gewählt haben, stehen Ihnen verschiedene Web-Schnittstellen und Funktionen zur Verfügung. Neben den allgemeinen Abschnitten zu den Themen EBuS Web-Interface (EWI2) (siehe Abschnitt 16 auf S. 290) bzw. EBuS Web-Application (EWA) (siehe Abschnitt 17 auf S. 290), gibt es einen Abschnitt der sich mit der Dokumentation von EWI2 /EWA (siehe Abschnitt 18 auf S. 291) beschäftigt. In diesem Abschnitt erfahren Sie welche Dokumente wir Ihnen und Ihren Kunden zur Verfügung stellen, damit der schnelle und sichere Einstieg in die Web-Schnittstellen gelingt.

299 28. Januar EBuS Web-Interface EBuS Web-Interface Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Das EBuS Web-Interface ist die zentrale Buchungsschnittstelle für Ihre Kunden. Mit Hilfe eines beliebigen Webbrowsers haben Sie die Möglichkeit ihre Buchungen zu tätigen, diese zu ändern oder ggf. zu stornieren. Auch können vergangene Rechnungen und die letzte Fahrten eingesehen werden. Achtung! Das EBuS Web-Interface in der ersten Version wird künftig nicht mehr weiterentwickelt und gepflegt. Die vorherige Version des EBuS Web-Interface (EWI1) wurde von uns im Jahr 2010 durch eine komplett neue Version (EWI2) abgelöst. Durch die neue Version steht Ihnen ein deutlich erweiterter Funktionsumfang zur Verfügung. Außerdem profitieren Sie von der kontinuierlichen Weiterentwicklung der zentralen Buchungsschnittstelle. Hier geben wir Ihnen einen Überblick über die Funktionsumfang des EBuS Web-Interface. 17 EBuS Web-Application Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Die EBuS Web-Application - kurz EWA - ist eine Web-Applikation mit der Sie einfach und bequem mit Ihrem Smartphone Buchungen einfügen und ändern können. Nutzen Sie die GPS-Fähigkeit Ihres Smartphones um herauszufinden, wo das nächste Fahrzeug zu finden ist und lassen Sie sich bei Bedarf direkt zu der Station navigieren. Profitieren Sie von der hohen Flexibilität, die Ihnen die EBuS Web-Application bietet. EWA ist eine neue Schnittstelle zur mobilen Nutzung von EBuS-Funktionalitäten für Ihre Kunden und wird kontinuierlich optimiert und weiterentwickelt Liste von unterstützten Browsern Hier finden Sie eine Liste von Browsern, die von der EBuS Web-Application unterstützt werden: Apple ios ipad (4.3 / 5.0), ipad 2 (4.3), iphone (3.1), iphone 3 (3.2), 3GS (4.3), 4 (4.3 / 5.0), und 4S (5.0) Android HTC Incredible (2.2), Droid (2.2), HTC Aria (2.1), Google Nexus S (2.3) und Google G1 (1.5) Android 3.1 (Honeycomb) - Samsung Galaxy Tab 10.1 und Motorola XOOM Android 4.0 (ICS) - Galaxy Nexus S Windows Phone HTC Surround (7.0), HTC Trophy (7.5), LG-E900 (7.5) und Nokia Lumia 800 Blackberry Torch 9800 und Style 9670 Blackberry 7 - BlackBerry R Torch 9810 Blackberry Playbook ( ) - PlayBook Palm WebOS ( ) - Palm Pixi (1.4), Pre (1.4) und Pre 2 (2.0) Palm WebOS HP TouchPad Firefox Mobile (10 Beta) - Android 2.3 Gerät

300 28. Januar Dokumentation EWI2/ EWA 291 Chrome für Android (Beta) - Android 4.0 Gerät Skyfire Android 2.3 Gerät Opera Mobile Android 2.3 Gerät Meego Nokia 950 und N9 Samsung bada Samsung Wave 3 und Dolphin Browser UC Browser - Android 2.3 Gerät Kindle 3 und Fire - Getestet auf built-in WebKit Browser Nook Color Nook Color, nicht Nook Tablet Chrome Desktop OS X 10.7 und Windows 7 Safari Desktop OS X 10.7 und Windows 7 Firefox Desktop OS X 10.7 und Windows 7 Internet Explorer Windows XP, Vista und 7 Opera Desktop OS X 10.7 und Windows 7 18 Dokumentation EWI2/ EWA Die Web-Schnittstellen sind die Verbindung zwischen Ihren Kunden und Ihrem Carsharing/Fuhrpark-Angebot. Die besondere Bedeutung ist cantamen bewusst. Aus diesem Grund stellt cantamen Ihnen kostenlos verschiedene Dokumente zur Verfügung, damit Sie Ihre Web-Schnittstellen anpassen können und Ihren Kunden verschiedene Hilfestellungen zum Umgang mit EWA und EWI2 geben können. Hinweis: Nachfolgende Dokumente können Sie gerne beim cantamen Support anfragen, diese werden Ihnen dann zugeschickt. Künftig sollen die entsprechenden Dokumente auch auf unserer Website zum Download bereitstehen. Verfügbare Dokumente 1) EWI2/EWA Corporate Customisation Document (Deutsch/Englisch) Dieses Dokument erklärt Ihnen wie, wo und welche Änderungen Sie an Ihrem EWI2 und EWA durchführen können. Es gibt einen Gesamtüberblick über alle Anpassungsmöglichkeiten (grafische, technische, etc.). Ein gewisses technisches Verständnis ist dabei sehr hilfreich. Falls Sie sich nicht in der Lage fühlen diese Anpassungen selbst durchzuführen, können wir Ihre gewünschten Anpassungen durchführen. Diese Anpassungen werden Ihnen nach Zeit und Aufwand berechnet. 2) EWI2 Endkunden-Anleitung (Deutsch/Englisch) Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt Ihnen die grundlegenden Funktionsweisen und Möglichkeiten von EWI2. 3) EWA Endkunden-Anleitung (Deutsch) In dieser bebilderten Anleitung wird Ihnen der grundlegenden Umgang und der Funktionsumfang von EWA beschrieben.

301 28. Januar Teil IV Konzepte Ein umfangreiches und komplexes Programmsystem wie EBuS lässt sich nur richtig verstehen, wenn man um die Ideen weiß, die hinter den Eingabemasken und -menüs stecken. Dieser Abschnitt der Dokumentation erläutert diese Ideen und Konzepte.

302 28. Januar Die Stammdaten in EBuS Die Stammdaten in EBuS Als Stammdaten werden in EBuS sämtliche Basisdaten eines Anbieters bezeichnet. Im Prinzip ist das alles außer Buchungs- und Abrechnungsdaten. Insbesondere umfassen die Stammdaten Kundendaten Fahrzeugdaten inklusive Informationen zu Bordcomputern Ausstattungsmerkmale oder zusätzliche Informationen zu anderen Stammdaten Stammdaten sind in EBuS als aufeinander Bezug nehmende Tabellen abgebildet. Neben den vorgegebenen Tabellenstrukturen können für die wichtigsten Tabellen zusätzlich definiert werden: Weitere Tabellenspalten, in denen beliebige zusätzliche Informationen hinterlegt werden. Die zusätzlichen Spalten haben einen bestimmten Datentyp, der vom System auch eingefordert wird. Klassische Beispiele sind die Farbe von Fahrzeugen oder die Führerscheinnummer von Kunden. Informationen, die in diesem Schema gespeichert werden, heißen Stammdatenerweiterungen. Zusätzliche Informationen mit zeitlich beschränkter Gültigkeit. Grob kann man sich auch diese Informationen als weitere Spalten der entsprechenden Stammdatentabelle vorstellen, allerdings werden die Einträge immer mit einem Gültigkeitszeitraum versehen (der durchaus nach hinten offen sein kann). Klassische Beispiele sind Tarifzuordnungen von Kunden oder die Bereifung von Fahrzeugen. Diese Zusatzdaten werden als temporale Stammdatenerweiterungen bezeichnet. Die temporalen Stammdatenerweiterungen sind konzeptionell vergleichbar mit den Kreuzzuordnungstabellen, also beispielsweise der Kunden-Buchungszielgruppen-Zuordnungen oder der Buchungsziel-Standort- Zuordnungen. Stammdaten werden bis auf einige Ausnahmen niemals durch EBuS automatisch geändert. Stattdessen gibt es mehrere Möglichkeiten, sie zu bearbeiten: Diverse tabellenbasierte Dialoge sind in EBuS fest eingebaut. Über sie lassen sich alle Informationen mit Ausnahme der temporalen Stammdatenerweiterungen zugreifen. Für die vier wichtigsten und komplexesten Datentypen Kunden, Standorte, Buchungsziele und Realobjekte gibt es die Möglichkeit, beliebig viele eigene Dialoge zu konfigurieren, in denen die Daten zu den jeweiligen Objekten, den verwandten Kreuztabellen und den Stammdatenerweiterungen (temporal und nicht-temporal) bearbeitet werden können. Alle Stammdatentabellen können zudem über CSV-Dateien im- und exportiert werden. CSV-Importe prüfen dabei, ob sich durch die von außen gelieferten Daten tatsächlich etwas ändern würde und führen dann auch nur diese Änderungen durch Kundenstammdaten und verwandte Tabellen Die Kundenstammdaten werden wie alle anderen Stammdaten in EBuS auch in mehreren untereinander verknüpften Tabellen verwaltet. Neben recht komplexen Zusammenhängen gibt es in diesem Bereich der Stammdatenverwaltung auch einige besondere Datenkonstrukte, die spezielle Anforderungen an die Kundendatenverwaltung abdecken. Diese Aspekte der Datenverwaltung werden in den folgenden Unterkapiteln erörtert Kundenidentifikation und Kundennummer Eine EBuS-Kundenidentifikation besteht aus bis zu vier Teilen: 1. Anbieterpräfix 2. Buchstabenpräfix 3. Kundennummer

303 28. Januar Kundenstammdaten und verwandte Tabellen Kundenunternummer Bis auf die Kundennummer können alle Teile auch leer sein bzw. werden automatisch auf ihren Standardwert gesetzt. Der Anbieterpräfix Der Anbieterpräfix enthält die Anbieternummer des eigentlichen Besitzers dieses Kunden. Fast immer ist dies die Nummer des Anbieters selbst. Es kann allerdings sein, dass ein Anbieter den Kunden eines anderen Anbieters als eigenen Kunden führen möchte, z.b. weil dieser (externe) Kunde häufig die eigenen Fahrzeuge nutzt. In diesem Fall kann er den Kunden in seinem eigenen Kundenstamm hinterlegen. Um ihn von einem eigenen Kunden mit derselben Kundennummer zu unterscheiden, erhält der fremde Kunde die Nummer seines eigenen Anbieters als Präfix. Beispiel: Anbieter X, Anbieternummer 22, hat den Kunden Meier mit Kundennummer 115 (bzw. vollständig 22/115 ). Anbieter Y, Anbieternummer 37, hat einen Kunden Schmidt, ebenfalls mit Kundennummer 115. Wenn Schmidt nun häufig Fahrzeuge bei X nutzt, kann X ihn in seinem eigenen Kundenstamm als 37/115 hinterlegen, womit er gegen das lokale Mitglied Meier, 22/115, abgegrenzt ist. Intern wird der Anbieterpräfix stets gesetzt. Wird er beim Anlegen eines Kunden oder bei einer Kundensuche nicht angegeben, setzt EBuS ihn automatisch auf die Nummer des Anbieters, in dessen Kontext die Aktion vorgenommen wird. Über diesen sichtbaren Anbieterpräfix hinaus wir für jeden Kunden intern ebenfalls hinterlegt, welcher Anbieter ihn angelegt hat. Im obigen Beispiel wird Xs Kunde Meier intern letztlich als 22/22/115 gespeichert: Angelegt von Anbieter 22, hat Anbieterpräfix 22, Kundennummer 115. Ys Schmidt ist dementsprechend 37/37/115. Wenn nun X seine Kopie von Schmidt anlegt, lautet deren vollständige interne Darstellung 22/37/115. Damit wird auch klar, dass Schmidt bei Y und Schmidt bei X letztlich vollständig unterschiedliche Elemente sind, die programmlogisch nichts miteinander zu tun haben. Buchstabenpräfix Der Buchstabenpräfix ist eine bis zu dreibuchstabige Ergänzung zur Kundennummer. Häufig wird sie weggelassen bzw. von einem Anbieter gar nicht verwendet. Kunden mit derselben Kundennummer und unterschiedlichen Buchstabenpräfixen sind verschiedene Elemente, die nichts miteinander zu tun haben. Beispiel: Anbieter X, Anbieternummer 22, hat Angebote in A-Stadt und in B-Stadt. Einwohner dieser Städte sollen unabhängig voneinander mit Kundennummern versehen werden, in beiden Städten startet die Nummernvergabe mit 1. X kann nun den Buchstabenpräfixen A bzw. B voneinander abgrenzen Kunze aus A-Stadt wird so Kunde A15 (bzw. genauer 22/A15 ), Müller aus B-Stadt B15 (bzw. 22/B15 ). Müller und Kunze sind dabei vollständig unabhängig voneinander. Allgemein sollte die Verwendung von Buchstabenpräfixen nach Möglichkeit vermieden werden! Kundennummer Die Kundennummer ist der zentrale Bestandteil der Kundenidentifikation. Sie darf nicht fehlen. Sie ist eine bis zu neunstellige positive Zahl, 0 ist nicht erlaubt. In vielen Fällen besteht die gesamte Kundenidentifikation nur aus der Kundennummer. Häufig werden diese beiden Begriffe deshalb gleichbedeutend benutzt bzw. generell von der Kundennummer gesprochen, auch wenn damit eine umfangreichere Kundenidentifikation mit Präfixen und/oder Unternummer gemeint ist. Das gilt auch für diese Dokumentation.

304 28. Januar Kundenstammdaten und verwandte Tabellen 295 Hinweis: Der genaue Gültigkeitsbereich für die Kundennummer ist 1 bis (2^32)-1, was etwa 2,1 Milliarden entspricht. Kundenunternummer Die Kundenunternummer bietet die Möglichkeit, einen Kunden aufzuteilen bzw. mehrere Verantwortliche oder Berechtigte für ein- und dieselbe Kundennummer einzurichten. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von strukturierten Kunden. Ein strukturierter Kunde hat immer einen Haupteintrag und einen oder mehrere Berechtigte. Der Haupteintrag hat dabei immer die Kundenunternummer 0, die Berechtigten beliebige positive Kundenunternummern. EBuS unterscheidet intern streng zwischen strukturierten Kunden und solchen ohne Struktur. Letztere erhalten intern die Kundenunternummer -1, die jedoch nirgends dargestellt wird. Bevor für einen solchen Kunden Berechtigte angelegt werden können, muss er explizit in einen strukturierten Kunden umgewandelt werden. Die Kundenunternummer wird dann von -1 auf 0 geändert und diese 0 wird ab dem Zeitpunkt auch dargestellt. So lassen sich unstrukturierte Kunden und Haupteinträge von strukturierten Kunden unterscheiden Die Stammdatentabellen Die große Flexibilität der Kundenverwaltung schlägt sich in einer hohen Zahl von miteinander verbundenen Tabellen nieder, wobei die Verknüpfungen vor allem über Kreuztabellen mit zeitlicher Abhängigkeit realisiert sind. Abbildung 405: Kundentabelle und damit zusammenhängende weitere Tabellen Die zentralen Kundentabellen Im Einzelnen gibt es im Kern der Kundenverwaltung folgende Tabellen mit folgenden Inhalten: Kundendaten (member): Die wichtigste Datenquelle für den Kunden. Neben der Kundennummer (siehe Abschnitt auf S. 293) enthält sie aber nur zwei weitere Informationen: Kundenstatistikgruppe (membergroup) für die Einordnung dieses Kunden als Mitarbeiter oder echten Kunden.

305 28. Januar Kundenstammdaten und verwandte Tabellen 296 Buchungsbetrachtungsmarker (peekbookings), mit dem festgelegt wird, ob dieser Kunde im Buchungsdialog (siehe Abschnitt auf S. 41) der EBuS Management Centers die Information erhält, welcher andere Kunde ein Fahrzeug gebucht hat. Normalerweise ist diese Information nicht verfügbar. Personendaten (person): In den Personendaten sind die immer nötigen Stammdaten der Person dieses Kunden gespeichert. Dies sind: Name (prename, name) - Das Vornamensfeld (prename) bleibt dabei frei, wenn es sich bei dem Kunden um eine Firma und eine andere juristische Person handelt. Adresse (street, streetnr, country, postalcode, city) Kommunikationsdaten (telnr, telnr2, telnr3, faxnr, faxnr2) - Eine sinnvolle Aufteilung ist z.b. Privates Telefon, Dienstl. Telefon und Mobiltelefon sowie Privates Fax und Dienstliches Fax. daten ( , automail) - EBuS unterscheidet zwischen zwei adressen, von denen die erste vom System für ausführlichere s (z.b. mit der Rechnung) genutzt wird und über die zweite nur sehr knappe Benachrichtigungen geschickt werden. Optimal genutzt wird die automail -Adresse, wenn an sie geschickte s als SMS weitergeleitet werden. Das ist EBuS beste Annäherung an eine SMS-Benachrichtigung. Kurze zusätzliche Informationen (belongs) für weitere Informationen zum Kunden, wobei nur 50 Zeichen insgesamt zur Verfügung stehen. Längere zusätzliche Informationen (misc) für Freiformtexte. In diesem Feld können auch umfangreichere Informationen zum Kunden hinterlegt werden, es gibt keine relevante Längenbeschränkung. Sprache (language) - Enthält Informationen zur vom Kunden bevorzugte Sprache für die Kommunikation. Abgespeichert wird ein spezieller Text, der Land und Sprache in Kürzeln kodiert (z.b. de_de für deutsch, Deutschland ). Zusätzliche Tabellenspalten (addproptype) zur Aufnahme anderer wichtiger Informationen, die direkt am Kunden hängen. Zusätzliche Tabellenspalten sind nach außen genau das, was der Name sagt: Zusätzliche Spalten in der Stammdatentabelle, die jeder Anbieter im System selbst definieren kann und in denen beliebige Daten stehen können. Beispiele für zusätzliche Kundenstammdaten sind: Zusätzliche Anrede, Führerscheinnummer, Zufriedenheitsbekundungen im Rahmen einer Kundenumfrage o.ä. Abbildung 406: Beispiele für zusätzliche Tabellenspalten für Kundendaten Zusätzliche Tabellenspalten werden im entsprechenden Verwaltungsdialog (siehe Abschnitt 13.7 auf S. 275) angelegt. Sie haben immer einen Datentyp, im einfachen Fall einen direkten Typ als Ganzzahl, Fließkommazahl, Textzeile, Fließtext, Datum oder Wahrheitswert. Alternativ kann eine zusätzliche Tabellenspalte auch als Auswahlfeld arbeiten, indem als Datentyp eine Kategorie (siehe Abschnitt auf S. 298) gewählt wird. Außerdem haben sie einen gedruckten Namen (der in Tabellen in der EBuS-Oberfläche in der Kopfzeile erscheint) und einen internen Namen, der beim CSV-basierten Datentransfer genutzt wird. Bei letzterem werden die zusätzlichen Tabellenspalten einfach an die normalen Tabellenspalten der Mitgliedstabelle member.csv angehängt (bzw. können, da Reihenfolge ja keine Rolle spielt, auch mitten zwischen ihnen stehen). Buchungszielgruppen Jeder Kunde kann einer oder mehrerer Buchungszielgruppen zugewiesen werden, die vor allem darüber entscheiden, auf welche Fahrzeuge dieser Kunde zugreifen kann. Diese Zuordnung ist zeitlich beschränkt, sodass Buchun-

306 28. Januar Kundenstammdaten und verwandte Tabellen 297 gen auf den Fahrzeugen auch nur in diesem Zeitraum möglich sind. Wie fast alle zeitlichen Abhängigkeiten in EBuS darf diese nach hinten offen, d.h. ohne eingetragenes Enddatum sein. Eine solche Zuordnung gilt generell als unbegrenzt gültig. Buchungszielgruppenzuordnungen werden über zwei Tabellen realisiert: Buchungszielgruppen (bookeegroup). Enthält die Definitionen für die Buchungszielgruppen. Vom Standpunkt der Stammdatenverwaltung aus sind diese lediglich Markierungen, die einem Kunden zugewiesen werden. Ihre Bedeutung bekommen diese Markierungen, wie beschrieben, erst in anderen Programmteilen. Kunden-Buchungszielgruppen-Zuordnungen (membertobookeegroup). Die Tabelle mit den Zuordnungen von Kunden zu Buchungszielgruppen. Jeder Kunde kann einer oder mehreren Buchungszielgruppen zugewiesen werden. Dieses Doppeltabellenschema findet sich auch bei den anderen, noch folgenden Stammdatentabellen rund um die Kundendaten. Preisgruppen Genau wie Buchungszielgruppen können auch Preisgruppen einem Kunden zugeordnet werden. Nötig ist dies allerdings nur, wenn eine der tabellenbasierten Abrechnungsengines (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 324), also die Viking- oder Edward-Engine verwendet werden. Bei der skriptgesteuerten Jojoba-Engine wird die Preisfindung normalerweise über die weiter unten beschriebenen Kategorieausprägungen gesteuert. Preisgruppen (pricegroup). Vergleichbar mit den oben beschriebenen Buchungszielgruppen handelt es sich auch hier um eine Markierung, die einem Kunden zugeordnet wird. Kunden-Preisgruppen-Zuordnungen (membertopricegroup). Wieder mit zeitlichen Abhängigkeiten kann hier einem Kunden eine Preisgruppe zugeordnet werden. Anders als bei den Buchungszielgruppen ist hier aber nur eine Preisgruppe für jeden Zeitpunkt möglich. Schlüsselkarten Die häufig eingesetzten Zugangssysteme benötigen ein Erkennungsmerkmal beim Kunden. Überlicherweise ist dies eine berührungslos arbeitende Schlüsselkarte. Während früher in EBuS diese Kartendaten direkt in die Kundentabelle geschrieben wurden, gibt es jetzt eine eigene Tabelle, die alle Kartendaten zusammenfasst und so eine komplette Schlüsselkarte beschreibt. Diese Schlüsselkarte wird dann einem Kunden zugeordnet - und zwar wieder zeitlich abhängig. Ein Kunde kann also im Laufe seiner Karriere mehrere Karten besitzen, wobei die jeweilige Zuordnung auch später noch nachvollziehbar bleibt. Auch Schlüsselkarten werden nach dem Zwei-Tabellen-Prinzip zugeordnet: Schlüsselkarte (keycard) enthält die Karteninformationen. Diese teilen sich in mehrere Blöcke auf: Kartenname (nrinorg, name) ist die übliche Methode in EBuS, ein Element zu benennen. Sowohl die nrinorg als auch der name können frei gewählt werden und nichts mit den tatsächlich auf die Karte aufgedruckten oder auf ihr gespeicherten Informationen zu tun haben. Kartenseriennummer (serialid) ist die auf die Karte aufgedruckte Seriennummer. Sie ändert sich während der gesamten Lebenszeit der Karte nicht. Unter Umständen stimmt sie mit der auf der Karte abgespeicherten Identifikation bei einem oder mehreren Zugangssystemen überein, dies muss aber nicht der Fall sein. Globale Karten-PIN (pin) ist die für alle Zugangssysteme gültige Geheimzahl. Inwieweit das einzelne Zugangssystem auf diese Information zurückgreifen kann, hängt von den technischen Gegebenheiten ab. Zum Beispiel arbeitet das Cocossystem von Invers üblicherweise mit einer auf der Karte gespeicherten Geheimzahl, die nicht von der Zentrale übermittelt wird.

307 28. Januar Kundenstammdaten und verwandte Tabellen 298 Cocos-relevante Daten (cisorgnr, ciscustid, cisext, cispin, cisvalid) sind die für das Cocos-System genutzten Informationen. Im Einzelnen handelt es sich dabei um den Cocos- Orgacode, die Customer ID (also die eigentliche Kundennummer, die auf der Karte gespeichert ist), die Customer Extension, die Geheimzahl sowie das Karten-Gültigkeitsdatum. Drive-IT-relevante Daten (disid, dispin) spielen dieselbe Rolle für das Drive-IT-Zugangssystem. Hier beschränken sich die Daten auf die fest auf der Karte gespeicherte Seriennummer sowie auf die Geheimzahl. convadis-relevante Daten (conniid, connipin) schließlich komplettieren die Zugangssystem-spezifischen Informationen um diejenigen, die für das convadis-system relevant sind. Auch hierbei handelt es sich lediglich um die Identifikationsnummer der Karte sowie die Geheimzahl. Generell gilt, dass die zugangssystemspezifischen Geheimzahlen der globalen Geheimzahl vorgezogen werden. Wird jedoch (was sicherlich nicht ganz unüblich ist) nur eine Geheimzahl für die Karte festgelegt, so reicht es, diese in das globale PIN-Feld zu schreiben. Schlüsselkarten-Kunden-Zuordnungen (keycardtomember) ist wieder eine der verbindenden Kreuztabellen. Zu beachten ist hierbei die Besonderheit, dass eine Karte mehreren Kunden zugeordnet sein kann, nicht jedoch ein Kunde mehrere Karten gleichzeitig haben kann. Kategorieausprägungen Mit dem Kategorieausprägungs-Tabellensatz und den dazu gehörenden Verknüpfungstabellen ist es schließlich möglich, noch wesentlich allgemeiner Daten zu jedem Kunden zu hinterlegen. Technisch kann dabei dem Kunden zu einem bestimmten, frei definierbaren Schlüssel (der Kategorie ) zeitlich befristet ein Wert ( Ausprägung ) zugewiesen werden. Diese Zuordnung kann auf zwei Weisen interpretiert werden: 1. Wie bei Buchungsziel- und Preisgruppen oder Schlüsselkarten wird dem Kunden eine Markierung angehängt, deren Bedeutung in anderen Programmteilen bestimmt wird. 2. Wie bei zusätzlichen Eigenschaften wird eine weitere Tabellenspalte an die Kundentabelle angehängt, in der dem Kunden ein Wert zugewiesen wird. Allerdings kann diese Tabellenspalte nicht wirklich als Tabellenspalte dargestellt werden, weil sie - zeitlich abhängig - verschiedene Werte annehmen kann. Deshalb muss mit mehreren zusätzlichen Tabellen gearbeitet werden. Letztlich führen beide Interpretationen zu demselben Ergebnis: Dem Kunden wird eine Eigenschaft zugeordnet, die anderweitig ausgewertet wird. Heiße Kandidaten dafür sind das Abrechnungsskript (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 324), das so zum Beispiel eine Tarifzugehörigkeit ermitteln kann die Fixkostenzuordnung (siehe Abschnitt auf S. 353), die anhand einer Kategorieausprägung eine Fixkostenregel einem Kunden zuordnet. Abbildung 407: Kategorien und Ausprägungen

308 28. Januar Kundenstammdaten und verwandte Tabellen 299 Kategorien und Ausprägungen werden zunächst in den entsprechenden Stammdatendialogen (siehe Abschnitt 13.6 auf S. 275) angelegt. Anschließend kann einem Kunden für eine Kategorie eine Ausprägung für einen bestimmten Zeitraum zugewiesen werden. Insgesamt sind drei Tabellen an diesem Prozess beteiligt: Kategorien (category) enthält alle möglichen Kategorien. Kategorien sind den oben beschriebenen Buchungszielgruppen etc. sehr ähnlich, haben aber zwei weitere Eigenschaften: Tabellentyp (atable) ist der Stammdatentyp, für den diese Kategorie definiert wird. Bei Kundendaten muss hier immer der Kundendaten-Tabellentyp stehen ( MEMBER ). Kategorietyp (atype) ist die Typ der Kategorie selbst. Wie bei den zusätzlichen Tabellenspalten kann es sich dabei um Zahlen, Texte oder Wahrheitswerte handeln. Außerdem ist es möglich, den Typ Auswahlfeld anzugeben und dann den Inhalt der Kategorie aus einer Liste von Alternativen (den Ausprägungen ) zu wählen. Ausprägungen (catvalue) enthält für diejenigen Kategorien mit einer Werteliste als Wert alle möglichen Werte, die diese Kategorie annehmen kann. Kategorieausprägungen sind wieder nur einfache Markierungen ohne weiter gehende interne Struktur. Kategorie-Ausprägungs-Zuordnungen (cattocatvalue) schließlich weisen einem Kunden für einen bestimmten Zeitraum in einer Kategorie einen Wert (bzw. eine Ausprägung ) zu Tabellenreferenz für die Kundenverwaltung Die folgende Referenz führt alle Elemente der Stammdatentabellen auf, die für die Kundenverwaltung relevant sind. Referenzierte Stammdatentabellen Die folgenden Tabellen beschreiben nicht die Kundeneigenschaften direkt, sondern lediglich Objekte, auf die die Kundendaten sich beziehen. bookeegroup Integer NRINORG - Nummer der Buchungszielgruppe. Muss nicht belegt werden, dann hat die Gruppe keine Nummer. String NAME - Name der Buchungszielgruppe. Boolean CROSSUSAGE - Markierung, ob diese Buchungszielgruppe relevant für Quernutzungen ist. Nur dann wird sie in den entsprechenden Verwaltungsdialogen angezeigt, wo sie einer anderen Buchungszielgruppe zur Quernutzung zugeordnet werden kann. Diese Funktion wird momentan noch nicht unterstützt. Boolean DELETED - Markierung, mit der diese Buchungszielgruppe als nicht mehr in Gebrauch gekennzeichnet werden kann. memberpricegroup Integer NRINORG - Nummer der Preisgruppe. Kann leer sein. String NAME - Name der Preisgruppe. Muss eindeutig sein.

309 28. Januar Kundenstammdaten und verwandte Tabellen 300 keycard Integer NRINORG - EBuS-interne Nummer der Schlüsselkarte. Darf leer sein, wird dann aber beim ersten Import automatisch auf einen Wert gesetzt. Bei Änderungsimporten muss diese automatisch vergebene Nummer immer mit übergeben werden. String NAME - Name der Schlüsselkarte. Muss eindeutig sein. Üblich ist z.b. Serie - aufgedruckte Nummer. Integer SERIALID - Seriennummer der Karte. Sollte immer die aufgedruckte Nummer sein. String PIN - Globale PIN. Integer CISORGNR - Auf der Karte gespeicherter Invers-Orgacode. Darf leer bleiben, wenn es der standardmäßig bei diesem Anbieter verwendete Orgacode ist. String CISCUSTID - Auf der Karte gespeicherte Karten-/Kundennummer. Kann gleich der Seriennummer oder gleich der Kundennummer oder von beiden verschieden sein. Mittels einer Invers-Personalisierungsgeräts kann diese Kartennummer geändert werden. String CISEXT - Customer extension der Karte. Buchstabe, mit dem im Inverssystem mehrere Zugangsberechtigte mit der gleichen Kundennummer unterschieden werden. String CISPIN - Spezielle PIN für das Inverssystem. Darf leer bleiben, wenn eine globale PIN für diese Karte gesetzt ist und die Invers-PIN mit dieser übereinstimmt. Date CISVALID - Auf der Karte gespeicherter Gültigkeitszeitraum für das Inverssystem. String DISID - Identifikationsnummer der Karte im Drive-IT-System. String DISPIN - Spezielle PIN für das Drive-IT-System. Darf leer bleiben, wenn eine globale PIN für diese Karte gesetzt ist und diese PIN im Drive-IT-System verwendet werden soll. String CONNIID - Identifikationsnummer der Karte im convadis-system. String CONNIPIN - Spezielle PIN für das convadis-system. Darf leer bleiben, wenn eine globale PIN für diese Karte gesetzt ist und diese PIN im convadis-system verwendet werden soll. Boolean DELETED - Markierung, dass diese Karte nicht mehr vewendet wird. Definierende Tabellen Der nächste Block von Tabellen ist zuständig für die Definition von Kundeneigenschaften. Diese Tabellen enthalten also nicht die Daten der Kunden selbst, sondern lediglich die Beschreibung dieser Daten. addproptype Integer NRINORG - Nummer der zusätzlichen Eigenschaft. Kann leer bleiben, dann erfolgt die Referenzierung allein über den Namen. String NAME - Interner Name der zusätzlichen Eigenschaft. Muss eindeutig sein. String LABEL - Angezeigter Name der zusätzlichen Eigenschaft, z.b. in den Stammdatentabellen. String DESCRIPTION - Zusätzliche Beschreibung der zusätzlichen Eigenschaft. Wird momentan nirgends angezeigt, darf leer bleiben. Integer ATABLE - Tabellentyp, für den diese zusätzliche Eigenschaft gilt. Für zusätzliche Eigenschaften für Kunden muss hier 1090 stehen (bzw. in der grafischen Oberfläche Kunden ausgewählt werden). Integer ATYPE - Typ der zusätzlichen Eigenschaft. Folgende Typen gibt es und folgende Zahlen müssen dafür eingetragen werden:

310 28. Januar Kundenstammdaten und verwandte Tabellen 301 STRING, 0, Textzeile/kurzer Text INTEGER, 1, Ganzzahl FLOAT, 2, Gleitkommazahl TINYINT, 3, kleine Ganzzahl mit Wert unter +/- 127 BOOLEAN, 4, Wahrheitswert DATE, 5, Datum MEMO, 6, längerer beschreibender Text. Sollte nur verwendet werden, wenn hier wirklich längere Texte stehen können. COMBO, 7, Auswahlbox. In diesem Fall muss eine Kategorie referenziert werden, die ihrerseits selbst wieder für Kundentabellen gilt und vom Typ COMBO ist. String/Integer CATEGORY - Referenz auf eine Kategorie, entweder über ihren Namen oder ihre Nummer. Nur nötig, wenn die zusätzliche Eigenschaft vom Typ COMBO ist. Boolean DELETED - Markierung, dass diese zusätzliche Eigenschaft nicht mehr verwendet wird. Hinweis: Mit dieser Tabelle werden die zusätzlichen Eigenschaften lediglich definiert. Die tatsächlichen Werte für jeden Kunden werden einfach als zusätzliche Tabellenspalten in der member-tabelle übertragen, wobei der Spaltentitel gleich dem Namen der zusätzlichen Eigenschaft ist. category Integer NRINORG - Nummer der Kategorie. Darf leer bleiben, dann wird die Kategorie grundsätzlich über ihren Namen referenziert. String NAME - Name der Kategorie. Muss eindeutig sein. Integer ATABLE - Tabellentyp, für den diese Kategorie gilt. Für Kundenkategorien muss hier 1090 stehen (bzw. in der grafischen Oberfläche Kunden ausgewählt werden). Integer ATYPE - Typ der Kategorie. Vergleichbar mit dem Typ der zusätzlichen Eigenschaften. Allerdings werden bei Kategorien etwas andere Nummern und Symbols verwendet: STRING, 0, Zeichenkette BOOLEAN, 1, Wahrheitswert SHORTINT, 2, kleine Ganzzahl im Bereich +/-127 INTEGER, 3, Ganzzahl DOUBLE, 4, Gleitkommazahl EDATE, 5, Datum COMBO, 6, Auswahlbox. In diesem Fall müssen weiter unten die Ausprägungen definiert werden, die für diese Kategorie gewählt werden können. LAZYCOMBO, 7, Auswahlbox, bei der die Vorgabewerte zur Programmlaufzeit eingegeben bzw. ergänzt werden können. Diese Funktion ist weitgehend ungetestet. Boolean DELETED - Markierung, dass diese Kategorie nicht mehr verwendet wird.

311 28. Januar Kundenstammdaten und verwandte Tabellen 302 catvalue Integer NRINORG - Anbieterweit eindeutige Nummer dieser Ausprägung. Darf leer bleiben String NAME - Eindeutiger Name dieser Ausprägung. String CATVALUE - Angezeigter Wert dieser Ausprägung in den Auswahlboxen auf der Bedienoberfläche. String/Integer CATEGORY - Kategorie, für die diese Ausprägung verwendet wird. Boolean DELETED - Markierung, dass diese Ausprägung nicht mehr verwendet wird. Kundendatentabellen Schließlich kommen im letzten Block diejenigen Tabellen, die die tatsächlichen Kundeneigenschaften definieren. member String/Integer ORGINORG - Zusätzliche Anbieternummer des Kunden. Hilfreich, wenn Kunden eines anderen Anbieters in den eigenen Kundenstamm integriert werden sollen (z.b. als Dauerquernutzer, ohne dass eine automatische Quernutzung über die Rolandschnittstelle möglich ist). Bleibt für eigene Kunden leer oder wird auf die eigene Anbieternummer gesetzt. Beim Export aus EBuS heraus liefert EBuS in diesem Fall die eigene Anbieternummer mit. String ALPHINORG - Zusätzlicher alphanumerischer Präfix für die Kundennummer. Darf leer bleiben (und bleibt es bei fast allen Anbietern auch...) Integer NRINORG - Kundennummer. Integer SUBNRINORG - Unternummer des Kunden. -1 für Kunden ohne Untermitglieder, 0 für den Hauptkunden eines Kunden mit Untermitgliedern. Größer 1 für Unterkunden. Integer MEMBERGROUP - Statistikgruppe des Kunden. Momentan sollten nur 0 (normaler Kunde) oder 1 (Mitarbeiter) gesetzt werden. Boolean PEEKBOOKINGS - Markierung, ob der Kunde beim Buchen sehen kann, wer das gewünschte Fahrzeug gebucht hat. Integer PERSON - Referenz auf die Person, die hinter diesem Kunden steht. Kann entfallen, dann muss der Kundendatensatz allerdings die Personendaten direkt enthalten (siehe unten). Boolean DELETED - Markierung, dass dieser Kundendatendatz nicht mehr verwendet wird. Hinweis: Statt einer Referenz auf eine Person können die Daten der Person auch direkt in den Kundendatensatz geschrieben werden. Dann legt EBuS intern eine entsprechende Referenz an, stellt Kunden- und Personendaten aber bis auf Weiteres immer als Einheit dar (also z.b. bei späteren Kundendatenexporten). person Integer NRINORG - Laufende Nummer der Person. Darf leer sein, dann wird die Person über Name und Anschrift identifiziert. String NAME - Name der Person. String PRENAME - Vorname. String STREET - Straße. String STREETNR - Hausnummer.

312 28. Januar Kundenstammdaten und verwandte Tabellen 303 String COUNTRY - Länderkürzel. String POSTALCODE - Postleitzahl. String CITY - Stadt. String BELONGS - Zusätzlicher Kurztext, der in zur Unterscheidung ansonsten gleicher Personendaten genutzt werden kann. String TELNR - Erste Telefonnummer, üblicherweise der private Festnetzanschluss. String TELNR2 - Zweite Telefonnummer, überlicherweise der Dienstanschluss. String TELNR3 - Dritte Telefonnummer, üblicherweise der Mobilfunkanschluss. String FAXNR - Erste Faxnummer, üblicherweise das Privatfax. String FAXNR2 - Zweite Faxnummer, üblicherweise das dienstliche Fax. String - adresse, an die normale s und insbesondere per versandte Rechnungen geschickt werden sollen. String AUTOMAIL - adresse für s, die per SMS weitergeleitet werden sollen. Die Weiterleitung muss dabei durch den empfänger durchgeführt werden! String LANGUAGE - Sprache der Person String MISC - Weitere Daten für die Person. String COMPPASSWORD - Passwort, mit dem diese Person die Internetbuchungsoberfläche benutzen kann. String TELPASSWORD - Kennwort, das diese Person bei einer telefonischen Buchung über das Servicecenter ansagen muss, um sich zu identifizieren. String VOICEPIN - wird momentan nicht verwendet. Boolean FORCECOMPPASSWORD - Markierung, dass das übergebene Loginpasswort ein eventuell bereits gesetztes Loginpasswort ( COMPPASSWORD ) überschreiben soll. Boolean FORCETELPASSWORD - Markierung, dass das übergebene Telefonkennwort ein eventuell bereits gesetztes Telefonkennwort ( TELPASSWORD ) überschreiben soll. Boolean FORCEVOICEPIN - wird momentan nicht verwendet. Boolean SELFBOOK - Markierung, dass diese Person (bzw. die mit ihr verbundenen Kunden) im Internet selbst buchen dürfen. Boolean DELETED - Markierung, dass diese Person nicht mehr verwendet wird. Hinweis: Mit dem Ändern von Passworten über diese Schnittstelle muss man dahingehend vorsichtig sein, dass ein Kunde seine Passworte auch selbst über die Internetoberfläche ändern kann. Damit in solchen Fällen nicht die Änderungen ungewollt überschrieben werden, müssen die entsprechenden Markierungen gesetzt werden. membertobookeegroup Integer NRINORG - Nummer der Zuordnung des Kunden zu einer Buchungszielgruppe. Darf leer bleiben, in diesem Fall wird die Zuordnung bei Änderungen an Buchungszielgruppe, Kunde und Startzeitpunkt identifiziert. String/Integer BOOKEEGROUP - Verweis auf Nummer oder Name der Buchungszielgruppe. Date STARTED - Startzeitpunkt der Zuordnung.

313 28. Januar Kundenstammdaten und verwandte Tabellen 304 Date ENDED - Endzeitpunkt der Zuordnung. Darf leer bleiben, in diesem Fall gilt die Zuordnung bis auf Weiteres. String/Integer MEMBERORGINORG - Zusätzliche Anbieternummer des Kunden. Darf leer sein, wenn es sich um einen eigenen Kunden handelt. String MEMBERALPHINORG - Alphanumerischer Zusatz zur Kundennummer. Darf leer bleiben. Integer MEMBERNRINORG - Kundennummer Integer MEMBERSUBNRINORG - Unternummer des Kunden membertopricegroup Integer NRINORG - Nummer der Zuordnung des Kunden zu einer Preisgruppe. Darf leer bleiben, in diesem Fall wird die Zuordnung bei Änderungen an Preisgruppe, Kunde und Startzeitpunkt identifiziert. String/Integer PRICEGROUP - Verweis auf Nummer oder Name der Preisgruppe. Date STARTED - Startzeitpunkt der Zuordnung. Date ENDED - Endzeitpunkt der Zuordnung. Darf leer bleiben, in diesem Fall gilt die Zuordnung bis auf Weiteres. String/Integer MEMBERORGINORG - Zusätzliche Anbieternummer des Kunden. Darf leer sein, wenn es sich um einen eigenen Kunden handelt. String MEMBERALPHINORG - Alphanumerischer Zusatz zur Kundennummer. Darf leer bleiben. Integer MEMBERNRINORG - Kundennummer Integer MEMBERSUBNRINORG - Unternummer des Kunden keycardtomember Integer NRINORG - Nummer der Zuordnung der Schlüsselkarte zu einem Kunden. Darf leer bleiben, in diesem Fall wird die Zuordnung bei Änderungen an Schlüsselkarte, Kunde und Startzeitpunkt identifiziert. String/Integer KEYCARD - Verweis auf die Nummer ( nrinorg ) oder den Namen ( name ) der zugeordneten Schlüsselkarte. Date STARTED - Startzeitpunkt der Zuordnung. Date ENDED - Endzeitpunkt der Zuordnung. Darf leer bleiben, in diesem Fall gilt die Zuordnung bis auf Weiteres. String/Integer MEMBERORGINORG - Zusätzliche Anbieternummer des Kunden. Darf leer sein, wenn es sich um einen eigenen Kunden handelt. String MEMBERALPHINORG - Alphanumerischer Zusatz zur Kundennummer. Darf leer bleiben. Integer MEMBERNRINORG - Kundennummer Integer MEMBERSUBNRINORG - Unternummer des Kunden cattocatvalue Integer NRINORG - Nummer der Zuordnung. Darf leer bleiben String/Integer CATEGORY - Verweis auf Nummer oder Name der zugeordneten Kategorie. String VALUE - Ausprägung der Kategorie, also entweder ein direkter Wert oder der Wert einer der in der Ausprägungstabelle cavalue vorgegebenen möglichen Werte.

314 28. Januar Kundenstammdaten und verwandte Tabellen 305 String/Integer ROWINDEXMEMBERORGINORG - orginorg -Feld des Kunden. Leer, wenn keine spezielle Anbieternummer vergeben wurde. String ROWINDEXMEMBERALPHINORG - alphinorg-feld des Kunden. Leer, wenn keine speziellen alphanumerischen Zusätze vergeben wurden. Integer ROWINDEXMEMBERNRINORG - Kundennummer. Integer ROWINDEXMEMBERSUBNRINORG - Unternummer des Kunden, sofern nötig. Date STARTED - Beginn der Zuordnung. Date ENDED - Ende der Zuordnung (Kunden und Personen) Dieses Konzept wird momentan noch nicht erklärt Strukturierte Nutzer Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. EBuS bietet Ihnen die Möglichkeit eine zusätzliche Strukturierungsebene in Form von Hauptnutzern und Unternutzern einzufügen. D.h. es gibt einen Hauptnutzer/Institutionellen Nutzer mit mehreren Unternutzern. Beispiel: Hauptnutzer ist eine Familie mit den einzelnen Familienmitgliedern als Unternutzern oder eine Firma ist Hauptnutzer, die Mitarbeiter sind die Unternutzer. Beachten Sie dabei, dass der Hauptnutzer das Dach ist, unter dem die einzelnen Unternutzer zusammengefasst sind, es ist also nicht möglich, für den Hauptnutzer selber Buchungen vorzunehmen, sondern immer nur für die Unternutzer. Innerhalb einer Unternutzergruppe hat jeder Unternutzer, die Möglickeit für andere Unternutzer Buchungen einzufügen oder zu bearbeiten. Es ist zudem möglich, zwischen den einzelnen Unternutzern zu differenzieren, indem Sie ihnen Berechtigungen für unterschiedliche Buchungszielgruppen erteilen. Einen Unternutzer eingeben Um einen Unternutzer einzugeben, wählen Sie im Administratorenmenü/Stammdatenden Menüknopf Kunden. Aktivieren Sie die Registerkarte Kunden Aktivieren Sie die Unterregisterkarte Basisdaten. Achten Sie bitte darauf, dass das Eingabefeld Org. (Organisation) immer gefüllt ist. Legen Sie die Stammdaten des Hauptnutzers an, wie oben beschrieben. Wenn Sie den Hauptnutzer bereits eingetragen haben, rufen Sie seine Daten auf, indem Sie seine Mitgliedsnummer eingeben und anschließend den Knopf Anzeigen wählen bzw. die Eingabetaste drücken. Unten in der Knopfzeile sehen Sie die Knöpfe Mit Untermitgliedern und Ohne Untermitglieder. Insofern Sie noch keinen Unternutzer eingetragen haben, ist der Knopf Mit Untermitgliedern aktiviert, den Sie nun bitte wählen, um die Unternutzer einzugeben. Tragen Sie zunächst die Untermitgliedsnummer in das Feld Mtgl.-Unternr. ein. Es befindet sich im oberen Teil der Maske, neben dem Leerfeld für die Mitgliedsnummer. Wählen Sie den Knopf Anzeigen bzw. drücken Sie die Eingabetaste. Geben Sie nun die Stammdaten für den Unternutzer ein. Speichern Sie den Eintrag mit Neu anlegen für ganz neue Einträge, bzw. mit Ändern für bereits gespeichte Einträge.

315 28. Januar Kundenstammdaten und verwandte Tabellen 306 Abbildung 408: Neue Untermitglieder eingeben Kommunikation Auch für Unternutzer können Sie Kontaktinformationen wie Telefonnummern, adressen usw. hinterlegen: Aktivieren Sie die Registerkarte Kunden Aktivieren Sie die Unterregisterkarte Kommunikation Geben Sie zunächst die Mitgliedsnummer des Hauptnutzers und anschließend die Mitgliedsnummer des Unternutzers ein. Wählen Sie den Knopf Anzeigen oder drücken Sie die Eingabetaste. Tragen Sie die gewünschte Information in das entsprechende Feld ein. Speichern Sie den Eintrag mit Neu anlegen für ganz neue Einträge, bzw. mit Ändern für bereits gespeichte Einträge. Berechtigungen für Unternutzer vergeben Auch für die einzelnen Unternutzer ist es unbedingt erforderlich Buchungsberechtigungen zu vergeben. Ohne Buchungsberechtigung ist es nicht möglich, die Nutzer zu einer Buchung anzumelden. Bei der Vergabe von Berechtigungen haben Sie die Möglichkeit, die Unternutzer für unterschiedliche Buchungszielgruppen zu berechtigen oder sonstige Einschränkungen zu machen. Und so funktioniert s: Sie geben jedem Unternutzer die gleiche Berechtigung: Sie geben einmal eine Berechtigung für den Hauptnutzer ein, die dann für jeden Unternutzer übernommen wird. Aktivieren Sie die Registerkarte Kunden Aktivieren Sie dann die Unterregisterkarte Berechtigungen Stellen Sie sicher, dass oben in dem Leerfeld Mtgl.-Nr. die Mitgliedsnummer des Hauptnutzers eingetragen ist. Sie sehen dann seinen Namen und seine Anschrift über den Unterregisterkarten. In der Maske sehen Sie eine Auflistung der Projekte, die Sie zuvor in Buchungszielgruppen eingetragen haben. Hinter jeder dieser Zeilen befindet sich eine Datumszeile, in die Sie eintragen, ab wann die Berechtigung gültig sein soll. Markieren Sie das Datumsfeld, indem Sie einmal darauf klicken. Tragen Sie nun das Anfangsdatum nummerisch ein - den Wochentag ermittelt das Programm automatisch. Insofern Sie die Uhrzeit nicht näher bestimmen wird immer 00:00 eingetragen. Sobald Sie ein Enddatum eingetragen haben, aktiviert sich am Ende der Zeile der Knopf Ende weg. Hier können Sie die letzte Datumszeile löschen. Mit dem Knopf Weg löschen Sie die gesamte Datumszeile. Speichern Sie den neuen Eintrag mit dem Knopf Neu anlegen für ganz neue Einträge und mit dem Knopf Ändern für bereits gespeicherte Einträge. Sie statten jeden Unternutzer mit einer eigenen Berechtigung aus: Dieses Vorgehen empfiehlt sich im Fall eines

316 28. Januar (Die laufende Nummer von Stammdatensätzen) 307 Institutionellen Nutzers mit Unternutzern. In diesem Fall tragen Sie für den Institutionellen Nutzer keine Berechtigung ein, sondern geben jedem einzelnen Unternutzer individuelle Berechtigungen. Aktivieren Sie die Registerkarte Kunden Aktivieren Sie die Unterregisterkarte Berechtigungen Tragen Sie oben in dem Feld Mtgl.-Nr. die Mitgliedsnummer des Hauptnutzers ein. Anschließend geben Sie die Mitgliednummer des Untermitglieds in das Feld Mtgl.-Unternummer ein. Sie sehen dann den Namen und die Anschrift des Nutzers über den Unterregisterkarten. In der Maske sehen Sie eine Auflistung der Projekte, die Sie zuvor in Buchungszielgruppen eingetragen haben. Hinter jeder dieser Zeilen befindet sich eine Datumszeile, in die Sie eintragen, ab wann die Berechtigung gültig sein soll. Markieren Sie das Datumsfeld, indem Sie einmal darauf klicken. Tragen Sie nun das Anfangsdatum nummerisch ein - den Wochentag ermittelt das Programm automatisch. Insofern Sie die Uhrzeit nicht näher bestimmen wird immer 00:00 eingetragen. Sobald Sie ein Enddatum eingetragen haben, aktiviert sich am Ende der Zeile der Knopf Ende weg. Hier können Sie die letzte Datumszeile löschen. Mit dem Knopf Weg löschen Sie die gesamte Datumszeile. Speichern Sie den neuen Eintrag mit dem Knopf Neu anlegen für ganz neue Einträge und mit dem Knopf Ändern für bereits gespeicherte Einträge. Passworte für Unternutzer einrichten Beim der Vergabe von Telefonpassworten für Kunden mit Untenutzern haben Sie die Möglichkeit, entweder ein Telefonpasswort einzurichten, das für alle Unternutzer gleich ist oder jeden Unternutzer mit einem eigenen Telefonpasswort auszustatten. Auch hier ist die Vergabe von Telefonpassworten nicht obligatorisch, sondern bietet Ihnen obtional einen zusätzlichen Schutz vor Missbrauch. Wenn Sie für alle Kunden das selbe Telefonpasswort verwenden möchten, gehen Sie bitte so vor: Wählen Sie die Registerkarte Passworte Geben Sie in der oberen Zeile die Mitgliedsnummer oder den Namen des Hauptnutzers ein. Klicken Sie auf den Knopf Eingabe oder betätigen Sie die Eingabetaste. Daraufhin werden Ihnen alle Daten des Hauptnutzers sowie sämtlicher Unternutzer angezeigt. Durch einfaches Klicken markieren Sie bitte die Zeile des Hauptnutzers. Nun ist der untere Teil der Maske aktiviert und Sie tragen in die Zeile Telefonpasswort das gewünschte Wort ein. Das Passwort kann natürlch auch aus mehreren Worten bestehen. Speichern Sie das Passwort mit dem Knopf Übernehmen ab. Soll jeder Unternutzer mit einem eigenen Telefonpasswort ausgestattet werden, gehen Sie bitte vor wie folgt: Wählen Sie die Registerkarte Passworte. Geben Sie in der oberen Zeile die Mitgliedsnummer oder den Namen des Hauptnutzers ein. Klicken Sie auf den Knopf Eingabe oder betätigen Sie die Eingabetaste. Daraufhin werden Ihnen die Daten des Hauptnutzers sowie sämtlicher Unternutzer angezeigt. Durch eijfaches Klicken markieren Sie bitte die Zeile des Unternuzters, für den das Passwort eingerichtet werden soll. Nun ist der untere Teil der Maske aktiviert und Sie tragen in die Zeile Telefonpasswort das gewünschte Wort ein(welches natürlich auch aus mehrern Worten bestehen kann) Speichern Sie das Passwort mit dem Knopf Übernehmen ab. Diesen Vorgang wiederhaolen Sie für jeden Unternutzer für den ein Telefonpasswort eingetragen werden soll (Die laufende Nummer von Stammdatensätzen) Dieses Konzept wird momentan noch nicht erklärt (Das EBuS-Koordinatensystem für Standorte) Dieses Konzept wird momentan noch nicht erklärt (Stammdaten- und Anbieterbemerkungen) Dieses Konzept wird momentan noch nicht erklärt.

317 28. Januar Buchungsziele und Realobjekte Buchungsziele und Realobjekte Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Wenn in Ihrem Fuhrpark ein neues Fahrzeug angeschafft wurde, müssen Sie es zunächst in das EBuS-System eintragen, um es buchen zu können. Sie hinterlegen für jedes Fahrzeug Informationen, um welchen Fahrzeugtyp (Kleinwagen, Kombi, Transporter usw.) und um welche Fahrzeugmarke es sich handelt. Diese Angaben werden später auch in der Buchungsmaske angezeigt - so haben Sie alle Fahrzeuginformationen auf einen Blick. Bevor Sie mit dem Hinterlegen der Buchungsziele anfangen müssen Sie auf jeden Fall einiges über die Unterschiede zwischen Buchungsziel und Realobjekt wissen. EBuS unterscheidet zwischen Buchungszielen und Realobjekten. Erstere sind das eigentliche Buchungsziel, d.h. dasjenige etwas, das gebucht wird, letztere ein physikalisch existentes Fahrzeug. Das Austauschen von Fahrzeugen lässt sich so vor dem eigentlichen Buchungskern des EBuS verstecken. Für einfache Setups lässt sich EBuS so betreiben, dass das Buchungsziel auch gleichzeitig das Realobjekt ist, also keine Unterscheidung zwischen internem Buchungsziel und real existierendem Fahrzeug gemacht wird. Dieses Kombinationsbuchungsziel heißt dann nur Buchungsziel und unterscheidet sich von einem realobjektbasierten Buchungsziel dadurch, dass das Häkchen Mit Realobjekt in der Buchungszieltabelle abgeschaltet ist. In der Buchungsmaske werden nur Buchungsziele angezeigt, die zum vorgegebenen Buchungszeitpunkt auch existieren. Ein realobjektbasiertes Buchungsziel wird nur als existierend angesehen, wenn zum Buchungszeitpunkt (bzw. - raum) auch ein Realobjekt zugeordnet ist. Wenn also ein eigentlich realobjektbasiert gedachtes Buchungsziel ohne das Häkchen Mit Realobjekt gespeichert ist, wird dieses Buchungsziel auch dann angezeigt, wenn ihm gar kein Realobjekt zugeordnet ist. Logisch, es ist ja nicht realobjektbasiert. Fügt man das Häkchen dann ein, wandelt sich das Buchungsziel in ein realobjektbasiertes Buchungziel. Fortan wird in der Buchungsmaske überprüft, ob dem Buchungsziel auch ein Realobjekt zugeordnet ist - und wenn nicht, wird es nicht angezeigt. Weil: Ein realobjektbasiertes Buchungsziel ohne Realobjekt kann man nicht buchen. Sinnbildlich ist das der leere Parkplatz, auf dem kein Auto steht, weil es verkauft wurde. Die Obsolet -Markierung ist ein völlig unabhängiges Konzept, mit dem Buchungsziele, Realobjekte und beliebige weitere Stammdatenobjekte als gelöscht markiert werden können. Das führt dazu, dass sie in den Stammdatendialogen nicht mehr angezeigt werden, solange nicht Obsolete anzeigen angeklickt ist. Völlig unabhängig von Realobjekten und Obsolet -Markierungen sind Buchungsziele natürlich nur dann buchbar, wenn sie an einem Standort stehen! Der übliche Weg und zugleich ein sauberes Vorgehen ist deshalb, ein nicht zu buchendes Buchungsziel gar nicht erst einem Standort zuzuweisen Zugangssystemdaten EBuS unterstützt die Anbindung an verschiedene sogenannte Zugangssysteme. Das sind technische Systeme von Drittanbietern, die üblicherweise in den eingesetzten Fahrzeugen oder an den Stellplätzen montiert werden und mit denen die Fahrzeuge angesteuert werden. Das Zugangssystem übernimmt dabei folgende Aufgaben: Zugangskontrolle zum Fahrzeug: Der Kunde erhält nur Zugang zum Fahrzeug, wenn er sich - normalerweise mit einer Chipkarte - als berechtigt ausweist. Erfassung von Fahrtdaten: Das System zeichnet Start- und Endzeitpunkt der Fahrt sowie die zurückgelegten Kilometer auf und übermittelt diese Informationen nach Ende der Fahrt zurück. Kommunikation mit dem Kunden: Der Kunde kann das System interaktiv nutzen, indem er beispielsweise seine Fahrt verlängert oder sogar erst am bzw. im Fahrzeug bucht. EBuS unterstützt die Ansteuerung von drei verschiedenen Zugangssystemen:

318 28. Januar Zugangssystemdaten Das Cocos -System des deutschen Anbieters Invers, sowohl mit Schlüsseltresoren als auch mit den Stand- Alone -Bordcomputern. 2. Das System des Schweizer Anbieters convadis 3. Das Drive-IT-System des britischen Herstellers Cybit. Die Vorgehensweise zur Ansteuerung der Zugangssysteme ist dabei immer gleich: Der Anbieter des Zugangssystems stellt eine Schnittstelle zur Verfügung, die EBuS über das Netzwerk bzw. eine andere Methode des Datenaustauschs ansteuert. Hierzu gibt es innerhalb von EBuS einen speziellen, nur für dieses Zugangssystem zuständigen Programmteil. EBuS enthält einen allgemeinen Programmteil, der die oben skizzierten Geschäftsabläufe der Zugangssysteme abwickelt. EBuS ergänzt die gespeicherten Stamm- und Buchungsdaten um die Zugangssystem-relevanten Informationen. Bei den Stammdaten unterscheidet EBuS zwischen den Informationen über die am und im Fahrzeug verbauten Geräte sowie den Daten der Kunden-Schlüsselkarten. Letztere werden systemübergreifend in einer einzigen Kartentabelle verwaltet. Die Bordcomputer/Tresordaten sind hingegen so spezifisch für das jeweilige System, dass sie in separaten Datenstrukturen gespeichert und bearbeitet werden. Abbildung 409: Struktur der Kommunikation mit den Zugangssystemen Zentrale Instanz in der Kommunikation mit den Zugangssystemen ist Generic Access System Interface, kurz GAcSI. Es stellt innerhalb von EBuS eine Schnittstelle zur Verfügung, über die mit den Zugangssystemen kommuniziert werden kann. Von GAcSI sieht der Anwender im Normalfall nichts. Systemintern greift GAcSI auf das normale EBuS-Stammdatensystem zurück. Für den Anwender sind deshalb die Tabellen, Dateien oder Bildschirmmasken, mit der Bordcomputer, Tresore oder Schlüsselkarten verwaltet werden, genauso wie alle anderen Stammdatentabellen. Hinweis: GAcSI wurde im Herbst 2007 als Ersatz für das frühere System unabhängiger Module (siehe Abschnitt auf S. 316) eingeführt. Arbeitsweise und Systemstruktur dieser alten Module unterscheiden sich teilweise erheblich von GAcSI. Während einer Übergangsphase werden beide System parallel benutzt Schlüsselkartenverwaltung Hinweis: Die in diesem Abschnitt beschriebenen Systemteile für das convadis- und für das Drive-IT-Zugangssystem sind momemtan noch nicht vollständig implementiert. Beide Systeme werden momemtan noch über die alte Schnittstelle (siehe Abschnitt auf S. 316) angesprochen. EBuS verwaltet Schlüsselkarten für alle Zugangssysteme gemeinsam, das heißt dass jede Schlüsselkarte durch einen einzelnen Eintrag in der keycard-tabelle des Systems repräsentiert wird. EBuS modelliert Zugangskarten mit folgenden Merkmalen: Die Karte hat eine aufgedruckte Seriennummer, die innerhalb des Anbieters nicht zwangsläufig eindeutig sein muss.

319 28. Januar Zugangssystemdaten 310 Auf der Karte werden ein oder mehrere Schlüssel elektronisch gespeichert, die zum Zugriff auf die verschiedenen Zugangssysteme dienen. Der Zugriff auf das Zugangssystem ist zusätzlich mit einer PIN abgesichert, die ebenfalls kartenabhängig ist. Eine Karte kann für mehrere Zugangssystem von unterschiedlichen Herstellern verwendet werden. Dabei können die Schlüssel für jedes Zugangssystem anders sein. Bei mehreren verschiedenen Zugangssystemen ist die PIN entweder global für alle Zugangssysteme gültig oder wird für jedes einzeln und von den anderen unabhängig vergeben. Ein Kunde hat nur eine Karte. Eine Karte kann mehreren Kunden zugeordnet sein. Daten auf der Zugangskarte Insgesamt teilen sich die Daten, die EBuS für eine Zugangskarte erfasst, so momentan in vier Bereiche ein: 1. Allgemeine Daten: nrinorg: Die laufende Nummer der Karte in der Datenbank. Dies kann die auf die Karte aufgedruckte oder die in der Karte gespeicherte Nummer sein, muss aber nicht. Beim Anlegen neuer Karten vergibt EBuS automatisch eine freie Nummer, wenn keine mit übergeben wird. Sofern der Datensatz später, z.b. über die CSV-Schnittstelle, geändert wird, muss diese Nummer immer mit angegeben werden! name: Ein symbolischer Name der Karte. Dies kann die aufgedruckte Seriennummer, die nrinorg oder eine auf der Karte gespeicherte Nummer sein, eventuell mit einem Präfix. Der Name muss angegeben werden. deleted: Die übliche Markierung, ob diese Karte endgültig gelöscht ist. serialid: Die auf die Karte aufgedruckte Seriennummer pin: Die globale PIN. Diese wird immer verwendet, wenn keine für das jeweilige Zugangssystem spezifische PIN angegeben wird. 2. Daten für das Cocos-Zugangssystem: cisorgnr: Der Invers- Orgacode, der auf der Karte gespeichert ist. Sofern es sich um den Standard- Orgacode für den Anbieter handelt, muss er nicht angegeben oder kann einfach auf 0 gesetzt werden. ciscustid: Die Customer ID, die im Rahmen des Inverssystems auf der Karte gespeichert ist. Üblicherweise wird diese Nummer im Rahmen der Personalisierung auf die Karte geschrieben, sie kann aber auch im Laufe der Lebenszeit einer Karte geändert werden. Je nachdem, ob und welches Schema der Anbieter für seine Kartennummerierung verwendet, kann sie entweder gleich der aufgedruckten Kartenseriennummer oder gleich der Kundennummer des besitzenden Kunden oder eine ganz eigene Zahl sein, die unabhängig vergeben wird. cisext: Die Customer Extension des Inverssystems. Ein einzelner Buchstabe bzw. Zeichen, das für bestimmte Funktionen des Inverssystems verwendet wird. Wenn dieses Feld leer bleibt, wird automatisch ein Leerzeichen eingetragen, was den neutralen Wert darstellt. cispin: Die mit dieser Karte verknüpfte PIN für das Inverssystem. Achtung! Beim Inverssystem hat dieser Eintrag im EBuS einen rein dokumentarischen Wert! Die PIN ist - für EBuS unveränderlich - auch auf der Karte gespeichert und nur dieser Wert ist bei der Bedienung des Systems durch den Kunden letztlich relevant. Insofern kann dieser Eintrag auch frei bleiben, ohne dass es zu Funktionseinschränkungen kommt. cisvalid: Das Gültigkeitsdatum der Karte. Sowohl für EBuS als auch für Cocos hat es rein dokumentarischen Wert bzw. wird schlicht nicht mehr verwendet. Es hat keine Auswirkungen, wenn dieser Wert nicht gesetzt wird.

320 28. Januar Zugangssystemdaten Daten für das convadis-zugangssystem: conniid: Die Kartennummer, die die Karte für das convadis-zugangssystem hat. Sie wird üblicherweise als achtstellige Hexadezimalzahl angegeben. Abhängig von den Einstellungen (siehe Abschnitt auf S. 317) ist es möglich, hier nur ein Leerzeichen oder sogar überhaupt nichts zu hinterlegen und den Wert bei der ersten Fahrt des Kunden automatisch eintragen zu lassen. connipin: PIN für das convadis-zugangssystem. Es gilt die hier eingegebene (üblicherweise vierstellige) Zahl. Änderungen gelten ab der nächsten Fahrt, die für den zugehörigen Kunden zum Fahrzeug geschickt wird. Es ist möglich, auch diesen Wert nicht zu setzen. Dann kann der Kunde bei der nächsten Fahrt mit einer beliebigen PIN losfahren. Diese wird allerdings gespeichert und muss dann für alle weiteren Fahrten gleichlautend eingegeben werden. 4. Daten für das Drive-IT-Zugangssystem: disid: Die Kartennummer, die die Karte für das Drive-IT-Zugangssystem hat. Sie wird üblicherweise als bis zu zehnstellige Dezimalzahl angegeben. Auch bei Drive-IT ist es möglich, die Nummer zunächst nicht anzugeben und später durch das Zugangssystem selbst ermitteln zu lassen. dispin: PIN für das Drive-IT-Zugangssystem. Die hier eingegebene Zahl wird kontrolliert, wenn der Kunde die Fahrt antritt. Wie beim convadis-system ist es möglich, den Wert leer zu lassen und anschließend vom Kunden bei seiner ersten Fahrt zu übernehmen. PIN-Verwaltung Wie beschrieben erlaubt EBuS sowohl eine allgemeine als auch für jedes Zugangssystem eine spezifische PIN zu verwalten. Der entsprechende Arbeitsmodus wird in den Anbietereinstellungen (siehe Abschnitt 13.1 auf S. 263) vorgegeben. Abbildung 410: Arbeitsmodus für die Karten-PIN Je nach dieser Einstellung werden in den Kartendialogen nur die entsprechenden PIN-Felder angezeigt. Bei der Auswertung der PINs wird allerdings stets global vorgegangen, d.h. eine systemspezifische PIN wird auch dann verwendet, wenn der PIN-Modus auf nur globale PIN steht, vorher aber auch systemspezifische PINs zuließ und eine entsprechende Einstellung vorgenommen wurde. Auch beim CSV-Ex- und -Import werden stets alle PINs übertragen. Einspielen der Kartendaten Schlüsselkarten lassen sich wie alle anderen Stammdaten über einen tabellenbasierten Stammdatendialog (siehe Abschnitt 10.6 auf S. 114) bearbeiten. Gerade bei einer großen Anzahl von Karten bietet es sich aber an, sie stattdessen über CSV-Dateien (siehe Abschnitt 9.13 auf S. 92) zu importieren. Sofern der Lieferant eine Tabelle mit aufgedruckten Seriennummern und dazugehörig gespeicherten Informationen mitliefert, können die Daten einfach entsprechend in EBuS übertragen werden. Auch ansonsten bietet es sich an, neue Karten immer zeitnah zur Lieferung in EBuS zu erfassen, mit der aufgedruckten Seriennummer gibt es immer ein Ordnungskriterium. Sofern die gespeicherten Daten für convadis- oder

321 28. Januar Zugangssystemdaten 312 Drive-IT-System nicht bekannt sind, kann dann nach der Zuordnung zum Kunden die Programmfunktion zum automatischen Ermitteln dieser Werte genutzt werden. Zuordnung von Karten zu Kunden Abbildung 411: Schlüsselkartendaten an Mitgliedsdaten Karten werden an Kunden über eine der üblichen Kreuztabellen gehängt. Dabei kennt die Kreuztabelle folgende Einträge: nrinorg: Laufende Nummer der Zuordnung. Diese wird von EBuS automatisch vergeben, sofern sie beim Anlegen des Datensatzes nicht angegeben wird. Sofern der Datensatz später, z.b. über die CSV-Schnittstelle, geändert wird, muss diese Nummer immer mit angegeben werden! keycard: name oder nrinorg der zugeordneten Schlüsselkarte. Beim Export als CSV-Datei steht hier immer der nrinorg-inhalt. Für den Namen gibt es dann das Extrafeld keycardname. memberorginorg, memberalphinorg, membernrinorg, membersubnrinorg: Die Felder zur Angabe des referenzierten Kunden. Die genaue Zusammensetzung der Kundenidentifikation ist gesondert erläutert (siehe Abschnitt auf S. 293). started: Der Startzeitpunkt, ab dem die Karte dem Kunden zugeordnet ist. ended: Der Zeitpunkt, bis zu dem die Karte zugeordnet ist. Wie in fast allen Fällen in EBuS kann dieser Wert leer sein, wenn die Zuordnung bis auf Weiteres zutreffen soll Das Cocos-Zugangssystem der Firma Invers Zur Ansteuerung des Cocos-Zugangssystems benötigt EBuS neben den Zugangskarten (siehe Abschnitt auf S. 309) und den globalen Einstellungen (siehe Abschnitt auf S. 269) auch Informationen über die Bordcomputer und Schlüsseltresore des Systems. Auch diese werden in Form von zusätzlichen Stammdatentabellen im System hinterlegt. EBuS unterscheidet drei verschiedene Gerätetypen: Keymanager sind die Schlüsseltresore, die an Stellplätzen mit mehreren Autos aufgestellt werden und die Fahrzeugschlüssel aufbewahren. Keymanager kommunizieren per Telefonleitung, Mobilfunk oder Internet mit der Zentrale. BCKM ( Bordcomputer/Keymanager ) sind die im Auto montierten Bordcomputer für Fahrzeuge an Stellplätzen mit Schlüsseltresoren. Jedem dieser Bordcomputer ist ein Touchkey zugeordnet, mit dem Daten zwischen Bordcomputer und Keymanager ausgetauscht werden können. Direkter Datenaustausch zwischen einem BCKM und der Zentrale findet nicht statt. BCSA ( Bordcomputer/Stand Alone ) sind im Fahrzeug montierte Geräte eines anderen Typs, der vollständig ohne Geräte am Standort auskommt. BCSAs kommunizieren mit der Zentrale per Mobilfunk. Entsprechend ihrer Zuordnung werden die drei Gerätetypen den unterschiedlichen EBuS-Stammdatenelementen Standort, Buchungziel und Realobjekt zugeordnet. Da sowohl BCKM als auch BCSA jeweils sowohl Buchungszielen als auch Realobjekten zugeordnet werden können und für jede dieser Zuordnungen ein eigener Kreuztabellentyp existiert, besteht der Gesamtdatenblock aus einer relativ großen Anzahl von Tabellentypen.

322 28. Januar Zugangssystemdaten 313 Abbildung 412: Zuordnung von Bordcomputern und Tresoren zu den übrigen Stammdaten Schlüsseltresore Schlüsseltresore (Tabelle ciskeymanager ) werden über die Tabelle keymanager verwaltet, die folgende Elemente enthält: nrinorg: Laufende Nummer des Tresors. Für neue Schlüsseltresore wird sie automatisch vergeben, wenn sie nicht beim Anlegen übermittelt wird. Bei Änderungen der Daten, z.b. über einen CSV-Import, muss diese laufende Nummer stets angegeben werden! name: Name des Tresors. Kann beliebig gewählt werden, ist aber notwendig. hardwaretype: Typ des Tresors. Mögliche Werte sind 1: UNKNOWN - unbekannter Hardwaretyp. 2: KEYMANAGER - Schlüsseltresore vor der Bauserie : KEYMANAGER Schlüsseltresore der Bauserie 2005 oder neuer Sowohl der symbolische als auch der numerische Wert können importiert werden. Beim Export steht hier der numerische Wert, der symbolische kommt in ein weiteres Feld hardwaretypename. orgacode: Der Orgacode des Schlüsseltresors. Wenn er dem global eingestellten Geräte-Orgacode (siehe Abschnitt auf S. 269) entspricht, kann hier 0 eingetragen werden. commsys: Der Kommunikationsweg, auf dem der Schlüsseltresor angesprochen wird. Mögliche Werte sind: 1000: P1 - Telefonfestnetz über analoges Modem 3000: G2 - Mobiler Datenfunk, bei Invers hat sich dafür der Begriff Bearer-Modem etabliert 5000: T1 - Direkte Netzwerkverbindung mit TCP/IP-Kommunikation Auch hier können wieder sowohl der symbolische als auch der numerische Wert angegeben werden und für den Export wird der zusätzliche Schlüssel commsysname für den symbolischen Wert verwendet. Welche dieser Kommunikationswege tatsächlich verfügbar sind, hängt vom Ausbau der Zentrale und von den Gegebenheiten am Stellplatz ab. address: Die Adresse, unter der der Tresor über den ausgewählten Kommunikationsweg erreichbar ist. Bei telefonischer oder Mobilfunkkommunikation ist das die Telefonnummer, bei einer Netzwerkverbindung die IP-Adresse des Geräts. transmitter: Die Transmitterkennung des Tresors. An dieser erkennt die Schnittstelle Nachrichten, die der Tresor von sich aus übermittelt und kann sie entsprechend zuordnen. Wenn die Transmitterkennung gleich dem oben eingestellten address-wert ist, kann sie hier leer bleiben.

323 28. Januar Zugangssystemdaten 314 softwareversion: Die im Schlüsseltresor verwendete Version der Betriebssoftware. Momentan ohne Bedeutung, kann leer gelassen werden. disabled: Wenn diese Markierung gesetzt ist, wird der Tresor als vorläufig abgeschaltet angesehen und kommentarlos keinerlei Daten an ihn verschickt, weder turnusmäßig, noch auf gesonderte Anforderung. Dies ist zum Beispiel sinnvoll, wenn der Tresor Updates oder ähnliches erhält und dieser Vorgang nicht durch die Standardkommunikation gestört werden darf. deleted: Die übliche Markierung, mit der der Tresor als dauerhaft außer Dienst gekennzeichnet wird. Schlüsseltresorzuordnungen zu den Stellplätzen Schlüsseltresore werden immer Stellplätzen zugeordnet. Die Zuordnung geschieht dabei exakt gleich wie z.b. diejenige der Buchungsziele zu den Standorten. Die Transfertabelle ciskeymanagertoplace enthält folgende Einträge: nrinorg: Die laufende Nummer der Zuordnung. Wird vom EBuS-Server vergeben, wenn sie nicht beim Anlegen der Zuordnung übergeben wird. Bei Änderungen der Daten, z.b. über einen CSV-Import, muss diese laufende Nummer stets angegeben werden! ciskeymanager: Der zugeordnete Schlüsseltresor. Entweder dessen nrinorg oder der name muss übergeben werden. place: Laufende Nummer ( nrinorg ) oder Name ( name ) des zugeordneten Standorts. In letzterem Falle werden zusätzlich die Einträge district und city benötigt, die den Standort vollständig spezifizieren. Beim Export stehen in diesen Einträge jeweils die nrinorg-werte von Standort, Stadtteil und Stadt. placename, districtname und cityname enthalten die Namen aller drei Einträge. started: Startzeitpunkt der Zuordnung. ended: Endzeitpunkt der Zuordnung. Darf leer sein, wenn die Zuordnung bis auf Weiteres erfolgt. BCKM-Bordcomputer BCKM-Bordcomputer sind neben ihrem Namen nur mit einer einzigen Information ausgestattet: Der Kennung ihres zugehörigen Speicheranhängers, des Touchkeys. Die Tabelle cisbckm ist deshalb relativ klein: nrinorg: Laufende Nummer des BCKM. Für neue Bordcomputer wird sie automatisch vergeben, wenn sie nicht beim Anlegen übermittelt wird. Bei Änderungen der Daten, z.b. über einen CSV-Import, muss diese laufende Nummer stets angegeben werden! name: Beliebig wählbarer Namen, unter dem der BCKM in EBuS geführt wird. Muss angegeben werden. Kann z.b. identisch mit der Touchkey-ID sein oder aus ihr und einem Präfix gebildet werden. touchkeyid: Die elektronische Kennung des zum BCKM gehörenden Schlüsselanhängers ( Touchkey ). Sie ist immer eine zwölfstellige Hexadezimalzahl, wobei die letzten sechs Ziffen fast immer sind. Auch diese müssen angegeben werden! disabled: Wenn diese Markierung gesetzt ist, werden an diesen BCKM kommentarlos keine Daten geschickt. Eventuell aufgelaufene Buchungen müssen nach Entfernen der Markierung händisch nachversandt werden. deleted: Die übliche Markierung, mit der ein BCKM als dauerhaft nicht mehr vorhanden gekennzeichnet wird. BCSA-Bordcomputer Die BCSA-Bordcomputer arbeiten ohne einen Schlüsseltresor vollkommen autark. In der Tabelle cisbcsa müssen deshalb alle Parameter festgelegt werden:

324 28. Januar Zugangssystemdaten 315 nrinorg: Laufende Nummer des BCSA. Für neue Bordcomputer wird sie automatisch vergeben, wenn sie nicht beim Anlegen übermittelt wird. BCKM und BCSA werden unabhängig voneinander nummeriert. Bei Änderungen der Daten, z.b. über einen CSV-Import, muss diese laufende Nummer stets angegeben werden! name: Frei wählbarer Name für den BCSA. hardwaretype: Typ des BCSA. Mögliche Werte sind 1: UNKNOWN - unbekannter Hardwaretyp. 2: BCHT - alte Version des BCSA 3: BCSA Bauserie : BCSA Bauserie : BCSA2002V3 - Version 3 der Bauserie : BCSA Bauserie 2006 Sowohl der symbolische als auch der numerische Wert können importiert werden. Beim Export steht hier der numerische Wert, der symbolische kommt in ein weiteres Feld hardwaretypename. orgacode: Der Orgacode des BCSA. Wenn er dem global eingestellten Geräte-Orgacode (siehe Abschnitt auf S. 269) entspricht, kann hier 0 eingetragen werden. commsys: Der Kommunikationsweg, auf dem der BCSA angesprochen wird. Mögliche Werte sind: 2000: G1 - SMS über Modem 4000: G3 - SMS über Servicecenter 5000: T1 - GPRS-Kommunikation Auch hier können wieder sowohl der symbolische als auch der numerische Wert angegeben werden und für den Export wird der zusätzliche Schlüssel commsysname für den symbolischen Wert verwendet. Welche dieser Kommunikationswege tatsächlich verfügbar sind, hängt vom Ausbau der Zentrale und von den Gegebenheiten am Bordcomputer selbst ab. address: Die Adresse, unter der der Bordcomputer über den ausgewählten Kommunikationsweg erreichbar ist. Bei SMS-Kommunikation ist das die Telefonnummer, bei der GPRS-Verbindung die IP-Adresse des Geräts. transmitter: Die Transmitterkennung des BCSA. An dieser erkennt die Schnittstelle Nachrichten, die der Bordcomputer von sich aus übermittelt und kann sie entsprechend zuordnen. Wenn die Transmitterkennung gleich dem oben eingestellten address-wert ist, kann sie hier leer bleiben. softwareversion: Die im BCSA verwendete Version der Betriebssoftware. Momentan ohne Bedeutung, kann leer gelassen werden. (touchkeyid): Momentan ungenutzt. disabled: Wenn diese Markierung gesetzt ist, werden an diesen BCSA kommentarlos keine Daten geschickt, zum Beispiel während eines Firmwareupdates. Eventuell aufgelaufene Buchungen müssen nach Entfernen der Markierung händisch nachversandt werden. deleted: Die übliche Markierung, mit der ein BCSA als dauerhaft nicht mehr vorhanden gekennzeichnet wird. Zuordnung von Bordcomputern zu Buchungszielen und Realobjekten BCKM und BCSA werden in Fahrzeuge eingebaut und können im EBuS-Datenmodell deshalb Buchungszielen und Realobjekten zugeordnet werden. Welche dieser Zuordnungen tatsächlich verwendet werden, hängt davon ab, wie beim jeweiligen Anbieter Fahrzeuge dargestellt werden (siehe Abschnitt 19.5 auf S. 308).

325 28. Januar Zugangssystemdaten 316 Die vier Tabellen cisbckmtobookee, cisbckmtorealbookee, cisbcsatobookee und cisbcsatorealbookee sind alle sehr ähnlich aufgebaut und werden deshalb hier nur einmal beschrieben. Die vier Tabellentypen sind aber vollständig unabhängig voneinander, deshalb können verschiedene Zuordnungen in verschiedenen Tabellen durchaus dieselbe nrinorg haben. Hinweis: Auch wenn die vier Tabellen hier gemeinsam beschrieben werden, muss beim Arbeiten mit CSV-Dateien immer die richtige Datei für die Zuordnungen gewählt werden. BCKMs in Buchungszielen müssen immer über die Tabelle cisbckmtobookee ex- und importiert werden. nrinorg: Die laufende Nummer der Zuordnung. Wird vom EBuS-Server vergeben, wenn sie nicht beim Anlegen der Zuordnung übergeben wird. Bei Änderungen der Daten, z.b. über einen CSV-Import, muss diese laufende Nummer stets angegeben werden! cisbckm/cisbcsa: Bordcomputer, der im Fahrzeug verbaut ist. Darf sowohl den nrinorg-wert als auch den name-wert enthalten. Beim Export steht hier immer der nrinorg-wert des Bordcomputers, der name- Wert wird in einem separaten Feld cisbckmname/cisbcsaname exportiert. bookee/realbookee: Buchungsziel bzw. Realobjekt, in das der Bordcomputer eingebaut ist. Darf sowohl den nrinorg-wert als auch den name-wert enthalten. Beim Export steht hier immer der nrinorg-wert des Fahrzeugs, der name-wert wird in einem separaten Feld bookeename/realbookeename exportiert. started: Startzeitpunkt der Zuordnung. ended: Endzeitpunkt der Zuordnung. Darf leer sein, wenn die Zuordnung bis auf Weiteres erfolgt (Das Zugangssystem von convadis) Dieses Konzept wird momentan noch nicht erklärt (Das Drive-IT-System von Cybit) Dieses Konzept wird momentan noch nicht erklärt Die alte Zugangssystemansteuerung Die generische Zugangssystemschnittstelle wurde im Herbst 2007 eingeführt. Vorher wurden die Zugangssystemstammdaten mit anderen Modulen verwaltet: Abbildung 413: Die veraltete Stammdatenverwaltung für Zugangssysteme Es gab früher drei vom EBuS-Server weitgehend unabhängige Module, die für die die Ansteuerung der Zugangssysteme übernommen haben. Cocos- und Drive-IT-Ansteuerung ( CIS und DIS ) sind dabei vollständig unabhängige Module, die mit eigener Datenbank ausgestattet sind und mit dem EBuS-Server wie jeder beliebige andere Client kommunizieren. Das wesentlich später entstandene convadis-modul stellt bereits einen Zwitter zwischen diesem unabhängigen Design und dem GAcSI-Konzept dar: Die Stammdaten werden bereits über den EBuS- Server selbst verwaltet, das Modul selbst ist in den EBuS-Server integriert und läuft dort als unabhängiger Teilprozess.

326 28. Januar Zugangssystemdaten 317 Der für den Anwender wichtigste Unterschied zwischen diesem alten und dem GAcSI-Konzept ist die Darstellung der Stammdaten: CIS und DIS kennen keine eigenen Stammdatenobjekte für Tresore oder Schlüsselkarten. Hier sind die jeweiligen Informationen direkte Anhängsel an Kunden, Buchungsziele oder Realobjekte. In den entsprechenden Tabellen werden weitere Spalten dargestellt, in denen die Daten liegen. Bei der convadis-schnittstelle gilt das noch für die Schlüsselkartendaten, die Bordcomputer werden hier bereits über das auch im GAcSI verwendete Tabellensystem verwaltet. Die Einbindung des Karten- und Gerätedaten in die Standard-Stammdatentabellen ist jedoch nur nach außen gültig. Intern werden die Daten in den jeweiligen Modulen und ihren Datenbanken gespeichert und sind deshalb dem Kern-EBuS-System mehr oder weniger unzugänglich. Das führt zu einer stark eingeschränkten Flexibilität im Umgang mit den Stammdaten. convadis-kartendaten Kartendaten für das convadis-zugangssystem werden direkt im EBuS-Server gespeichert. Dabei wird jedem Kunden bzw. Unterkunden exakt eine Karte zugeordnet, die eine zeitlich begrenzte Gültigkeit hat. Karteneingabe Die Eingabefelder für die Kartendaten finden sich im Standard-Kundendialog (siehe Abschnitt 10.2 auf S. 103) unter der Karteikarte Zugangskarten. In den selbstdefinierten Kundendialogen (siehe Abschnitt 10.1 auf S. 103) können die Felder frei zugeordnet werden. Abbildung 414: Eingabefelder für convadis-kartendaten im Standard-Kundendialog EBuS unterscheidet bei Kartennummer und PIN zwischen vier verschiedenen Inhaltstypen: bedeutet gesperrt. Wenn Nummer oder PIN ein ist, wird grundsätzlich niemals eine Buchung auf diese Karte an einen Bordcomputer geschickt. Der wird von EBuS selbst auch nie verändert. Eine verloren gegangene Karte kann so grundsätzlich gesperrt werden. (also ein leeres Feld) bedeutet unbekannt. Die Einstellung ist nicht bekannt. Je nach Konfiguration der convadis-schnittstelle wird eine Buchung auf eine solche Karte versendet oder nicht. Wenn die Buchung versendet und angetreten wird und der Bordcomputer anschließend einen gültigen Wert zurückliefert, wertet EBuS diesen aus und ersetzt den leeren Eintrag? (ein einzelnes Fragezeichen) bedeutet explizit unbekannt. So kann explizit festgelegt werden, dass die Kartennummer oder die PIN nicht bekannt ist. Bei der Beschreibung unten sollte klar werden, wo der Unterschied zu einem leeren Feld besteht. Auch? werden nach Erhalt gültiger Werte aus dem Bordcomputer von EBuS überschrieben. Alle anderen Einstellungen werden im Sinne des System als gültiger Wert behandelt und so wie sie hier stehen zum Bordcomputer geschickt. Auch solche Werte werden niemals von EBuS selbst verändert. Bei diesen Werten handelt es sich um achtstellige Hexadezimalzahlen. Grundsätzlich behandelt EBuS Kartennummer und PIN völlig unabhängig. Es ist also möglich, eine bekannte Kartennummer mit unbekannter PIN zu hinterlegen und umgekehrt. Nach der Buchung wird dann nur der jeweils unbekannte Teil mit den vom Bordcomputer erhaltenen Daten überschrieben. Ausnahme: Bei reicht ein Sternchen bei PIN oder Kartennummer, um die Karte als gesperrt zu kennzeichnen.

327 28. Januar Zugangssystemdaten 318 EBuS zeigt korrekt hinterlegte PINs aus Sicherheitsgründen lediglich als # an, wenn sie einmal abgespeichert wurden. Es ist nicht möglich, sich eine Karten-PIN im Klartext anzeigen zu lassen. Behandlung von unbekannten Karten und PINs Aus verschiedenen Gründen kann es gewünscht sein, dass EBuS und das convadis-zugangssystem auch bei nicht vollständig bekannten Kartendaten Zugang zum Fahrzeug ermöglicht bzw. bei solchen Fahrten die Kartendaten automatisch vervollständigt. Ob und in welchem Rahmen diese Funktionen aktiv sind, entscheiden drei Auswahlboxen im convadis-teil der Globalen Einstellungen (siehe Abschnitt 13.1 auf S. 263). Dort wird festgelegt, in welchem Umfang anonyme Karten und PINs zugelassen werden sollen. Die Einstellungen erfolgen am besten von oben nach unten. Abbildung 415: Konfiguration der convadis-kartenbearbeitung in den Globalen Einstellungen Zunächst wird definiert, was bei unbekannten Karten passieren soll, d.h. Karten, deren Kartennummer nicht bekannt ist. Drei Einstellungen sind möglich: Nicht zugelassen schickt Buchungen mit solchen Karten niemals hinaus. Auf diese Weise wird natürlich das gesamte Handling von unbekannten Karten deaktiviert. Für den Fall, dass mit unbekannten Karten gearbeitet werden soll, ist das nicht die geeignete Einstellung... Zugelassen, wenn als? hinterlegt erlaubt unbekannte Karten, aber nur, wenn ihr Unbekannt -Zustand vor dem Versand explizit mit der Kartennummer? in die Datenbank eingetragen wird. Das ist die sicherere Variante der unbekannte Karte -Funktion. Vorteil: Man hat immer die Kontrolle darüber, welche Karten als unbekannt im System hinterlegt sind. Nachteil: Man muss jede unbekannte Karte vor der ersten Nutzung explizit einmal anfassen. Achtung: In diesem Fall muss auch ein Gültigkeitsstartzeitpunkt angegeben werden und er muss spätestens mit dem Beginn der ersten relevanten Buchung beginnen! Immer zugelassen schließlich erklärt die unbekannte Karte zum Standardfall. Sobald keine Informationen hinterlegt sind, nimmt das System eine unbekannte Karte an und ergänzt den Rest automatisch. Als Startdatum für die Kartendaten wird dabei der Startzeitpunkt der ersten Nutzung eingetragen. Mit dieser Einstellung hat man die wenigsten Probleme - die Kartendaten materialisieren sich automatisch nach der ersten Nutzung des entsprechenden Kunden im System. Allerdings schafft man damit auch ein potentielles Sicherheitsloch - insbesondere im Zusammenspiel mit unbekannten PINs (siehe unten). Immer zugelassen schließt natürlich auch explizit mit? als unbekannt hinterlegte Kartendaten ein. Als nächstes muss festgelegt werden, welche Arten von PINs das System akzeptieren soll. Die Einstellungen entsprechen denen für die Kartennummer, allerdings sind sie getrennt für unbekannte Karten(nummer) und bekannte Karten(nummer) festzulegen. Die Einstellungen werden unmittelbar zum Versandzeitpunkt ausgewertet. Zunächst wird geprüft, ob die Kartennummer bekannt oder unbekannt ist. und? sind dabei beide dasselbe unbekannt. Wurde die Kartennummer anhand der Einstellungen zu unbekannten Karten zur Weiterverarbeitung akzeptiert, wird die entsprechende PIN-Regel gewählt und die PIN anhand ihrer ebenfalls bewertet. Erst wenn auch die PIN zum Versand zugelassen wird, beginnt tatsächlich der Versandvorgang. Jeden anderen Fall quittiert EBuS momentan mit der Fehlermeldung Fehler in den Kundendaten.

328 28. Januar Zugangssystemdaten 319 Szenarien mit unbekannten Karten Die Optionen ermöglichen es, bestimmte Szenarien mit Rücksicht auf die Sicherheit umzusetzen. So ist es z.b. machbar, unbekannte Karten zu erlauben, nicht jedoch unbekannte PINs. Ausgabe bekannter Karten In der Praxis könnte es zum Beispiel sein, dass Kunden Karten ausgegeben werden, deren Kartennummer nicht bekannt ist, wohl aber eine PIN bei der Ausgabe vergeben wird. Bei der Datenerfassung wird dann die Kartennummer auf? gesetzt, die PIN vergeben und das Startdatum auf das aktuelle Datum gesetzt (dieser letzte Punkt ist wichtig!). Das Setup kann dann so aussehen: Unbekannte Karte: Erlaubt, wenn auf? gesetzt. Unbekannte PIN bei bekannter Karte: Nicht zugelassen. Unbekannte PIN bei unbekannter Karte: Nicht zugelassen. So ist auf jeden Fall garantiert, dass ein Kunde das Fahrzeug nicht starten kann, ohne seine korrekte PIN einzugeben. Das Mir-doch-egal -Szenario Wesentlich weniger Aufwand erfordert ein Verfahren, bei dem die Kunden ohne weitere Datenerfassung einfach ihre Karten zugeschickt bekommen. PINs etc. werden dabei nicht vergeben. Der Kunde initialisiert sich bei der ersten Anmeldung quasi selbst. Die Einstellungen dafür lauten: Unbekannte Karte Immer zugelassen Unbekannte PIN bei bekannter Karte: Nicht zugelassen. Unbekannte PIN bei unbekannter Karte: Immer zugelassen. Das Nicht-Zulassen unbekannter PINs bei bekannten Daten bietet einen gewissen Schutz vor Missbrauch. Karten mit Quernutzern Schließlich noch ein mögliches Szenario mit Quernutzern, also Nutzern, die physikalisch passende Karten haben, bei denen aber Kartennummer und PIN nicht bekannt sind, eventuell sogar die Kartennummer vom Heimatanbieter des Nutzers übermittelt wurde, nicht jedoch die PIN. Unter der Maßgabe, dass solche Nutzer vor der ersten Nutzung ins System eingepflegt werden, kann folgende Einstellung sinnvoll sein: Unbekannte Karte Erlaubt, wenn auf? gesetzt. Unbekannte PIN bei bekannter Karte: Erlaubt, wenn auf? gesetzt. Unbekannte PIN bei unbekannter Karte: Erlaubt, wenn auf? gesetzt. Rückübertragung der Kartendaten Das Übertragen der über den Bordcomputer ermittelten Kartendaten in die EBuS-Datenbasis kann erst geschehen, wenn der Bordcomputer die Daten zurückmeldet. Üblicherweise ist das kurz nach dem Fahrtstart der nächsten Buchung auf dem entsprechenden Fahrzeug der Fall. Es kann also durchaus sein, dass bis dahin etwas Zeit vergeht. Insbesondere macht der Kunde unter Umständen mehrere Fahrten mit anonymer Karte, wenn nämlich bei mehereren Fahrzeugen der erste erst dann seine nächste Fahrt hat, wenn der Kunde bereits das zweite benutzt. Auch wenn der Kunde direkt nacheinander dasselbe Fahrzeug zweimal benutzt (ohne dass zwischendurch eine andere Nutzung stattgefunden hat), sind bei Versand der Daten für die zweite Nutzung die Informationen von der ersten Nutzung noch nicht eingetroffen und die Karte deshalb auch bei der zweiten Nutzung noch anonym.

329 28. Januar (Das Buchungsmodul) (Das Buchungsmodul) 20.1 (Die Darstellung von Buchungen) Dieses Konzept wird momentan noch nicht erklärt (Die Datenfelder einer Buchung) Dieses Konzept wird momentan noch nicht erklärt Zusätzliche Buchungseigenschaften Eine skriptbasierte (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 324) Abrechnung über die Jojoba-Engine (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 324) unterstützt den Einsatz von sogenannten zusätzlichen preisrelevanten Buchungseigenschaften. Diese können Fahrtdetails abfragen, die für eine Buchung preisrelevant sein sollen. Welche Informationen abgefragt und ausgewertet werden, liegt in der Entscheidung des Anbieters. Die Jojoba-Engine setzt den Abfragen keine Grenzen und gewährleistet damit eine hohe Flexibilität bezüglich des Tarifsystems. Die Eingabefelder für zusätzliche Buchungseigenschaften befinden sich im Bearbeitungsbereich des Dialogs/Registers Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt 11.1 auf S. 121). Sie werden zuvor in den Stammdatenerweiterungen (siehe Abschnitt 13.7 auf S. 275) für die Stammdatentabelle Buchungen definiert. Da die Auswertung der Felder komplett skriptgesteuert läuft und damit vollkommen der Willkür des Anbieters unterliegt, lassen sich über das Wann, Wie und Warum der Auswertung keine allgemeinen Aussagen treffen. Die Motivation für den Einsatz von zusätzlichen Buchungseigenschaften liegt darin begründet, dass man die Tarifregeln flexibilisieren möchte. Die Auswertung der zusätzlichen Informationen führt zumeist dazu, dass Fahrten aufgrund bestimmter Sonder- Bedingungen irgendwie anders abgerechnet werden sollen. An dieser Stelle müssen wir uns auf einige Beispiele beschränken, die einen Eindruck vermitteln können, welche zusätzlichen Informationen zu einer Fahrt für die Preisfindung herangezogen werden könnten. Beispiele für zusätzliche Buchungseigenschaften: Fahrttyp: Jeder Fahrt wird durch EBuS ein bestimmter Fahrttyp zugeordnet, z.b. normal, storniert, blockiert, usw. Dieser Fahrttyp kann und darf vom Prgrammbediener nicht verändert werden, da er programmintern referenziert wird. Ein Skript könnte ein zusätzliches Fahrttyp-Feld abfragen, welches preisbeeinflussend ausgewertet wird. Eine Betreuerfahrt oder Werkstattfahrt durchbricht dann die üblichen Preisregeln und wird z.b. kostenlos. Fahrzeugtyp: Jedem Fahrzeug und damit jeder Buchung ist bereits ein Fahrzeugtyp zugordnet. Dieser geht i.d.r. ohnehin in die Fahrtabrechnung (siehe Abschnitt 11.5 auf S. 164) mit ein. Soll die eigentliche Zuordnung jedoch überstimmt werden, kann dies skriptbasiert als zusätzliche Buchungseigenschaft abgefragt und ausgewertet werden (Beispiel s.u.). Beispiel: Ein Kunde will mit einem Kleinwagen eine Fahrt unternehmen. Aus technischen Gründen fällt der Kleinwagen jedoch kurzfristig aus, der Kunde wird auf einen benachbarten Kombi umgebucht. Aus dieser Umbuchung soll für den Kunden kein finanzieller Nachteil entstehen. Die feste Zuordnung des letztendlich gefahrenen Autos zur Preisgruppe Kombi soll gelöst bzw. für diesen Fall individuell mit Kleinwagen überschrieben werden. Die Abfrage eines Fahrzeugtyps als zusätzliche preisrelevante Buchungseigenschaft kann diesen Fall auffangen und kundengerecht preissteuern. Manuelle Fahrtzeit: Auch zusätzliche Felder für die tatsächliche Fahrtzeit können sinnvoll sein. Zwar sieht EBuS in diesem Dialog bereits zwei Felder für die Fahrtzeit vor. Diese Standard-Felder werden aber beim Einsatz eines elektronischen Fahrterfassungssystems automatisch ausgefüllt. Mit Hilfe zusätzlicher Zeitfelder kann ein Skript die tatsächliche Fahrtzeit noch einmal überschreiben und ggf. eine passende Rechnungsbemerkung erzeugen.

330 28. Januar Buchungsbemerkungen 321 Beispiel: Eine Kunde macht eine Fahrt mit einem Fahrzeug, welches über ein elektronisches Erfassungssystem mit EBuS kommuniziert. Leider gibt es zum Schluss der Buchung eine unangenehme Überraschung: Aus technischen Gründen kann sich der Kunde im Fahrzeug nicht abmelden und somit kann das tatsächliche Fahrtende nicht korrekt an EBuS übermittelt werden. Erst als das technische Problem behoben ist, wird die Buchung auch im System als beendet markiert und das viel zu späte Fahrtende ans System übertragen. Damit der Kunde die richtige Fahrtzeit in Rechnung gestellt bekommt, soll das automatisch übertragene Fahrtende in einem zusätzlichen Feld korrigiert werden. Der falsche Fahrtendzeitpunkt bleibt aus Dokumentationsgründen im Standard-Feld gespeichert. Buchungsgebühr: Ob eine Buchungsgebühr fällig ist oder nicht, machen Anbieter zumeist abhängig von der Art der Buchung (Buchungszentrale, Internet, usw.). EBuS speichert diese Information zu jedem Teil einer Buchungsgeschichte, ein Skript kann diese Info auslesen, passend auswerten bzw. in Rechnung stellen. Ggf. soll aber eine Buchungsgebühr von der Regel abweichend erhoben werden bzw. entfallen. Dann kann ein Skript ein solches zusätzliches Feld auswerten und die ursprüngliche Information überstimmen. Überziehungsgebühr: Um über eine Überziehungsgebühr zu entscheiden, kann ein Abrechnungsskript Differenzen zwischen Buchungs- und Fahrtzeit erstellen und nach frei definierbaren Regeln mit einer Gebühr bestrafen. Auch hier ist denkbar, dass die Entscheidung für oder gegen die Gebühr von den üblichen Regeln mal abweichen soll. Für diese Fälle kann ein solches zusätzliches Eigenschaftsfeld angelegt und bei Bedarf ausgefüllt werden. Kundentarif: Der Kundentarif ist eine feste Eigenschaft des Kunden und wird bei einer Fahrtberechnung i.d.r. automatisch berücksichtigt. Soll eine Fahrt einem ausnahmsweise über einen anderen Tarif in Rechnung gestellt werden, kann dies wiederum über ein entsprechendes zusätzliches Eigenschaftsfeld abgefragt werden. Die Beispiele zeigen, dass es grundsätzlich möglich ist, auch solche Informationen noch einmal extra abzufragen, die EBuS von Haus aus sowieso schon protokolliert. Die Ursprungsdatenfelder werden dann niemals gelöscht, vom Skript aber möglicherweise ignoriert oder mit niedrigerer Priorität als die zusätzlichen Eigenschaftsfelder ausgelesen. Genauso können aber auch beliebige neue Fahrtdetails über die Eigenschaftsfelder eingegeben und preisbestimmend werden. Ein gutes Abrechnungsskript wird für die Auswertung von preisrelevanten Zusatzinformationen auch Rechnungsbemerkungen (siehe Abschnitt 20.2 auf S. 321) erzeugen, damit die abweichende Preisfindung für den Kunden transparent bleibt. Welche Werte beim Eintragen in die zusätzliche Eigenschaftsfelder zulässig sind, ist natürlich ebenfalls skriptabhängig. Denkbar sind sowohl echte Werte als auch vereinbarte Symbolwerte, die das Skript zu interpretieren versteht (Buchungsgeschichten) Dieses Konzept wird momentan noch nicht erklärt Buchungsbemerkungen Eine Buchung bedeutet in EBuS nur eine Buchung, aber in der Realität verbindet sich damit i.d.r. eine vollständige Autofahrt. Diese lässt sich nicht immer zufriedenstellend allein über Zahlen und Werte zu Fahrtzeiten, Dauer, km u.ä. darstellen. Vielmehr tragen noch ganz andere Vorgänge zum vollständigen Bild einer Autofahrt bei. Diese können für den Carsharing-Anbieter, für den Kunden oder für beide von wichtiger Bedeutung sein. Die Darstellung solcher fahrtabhängiger Informationen ermöglicht EBuS auf zweierlei Weise. Eine komplexe Verwaltung von begleitenden Informationen bietet der Aufgabenmanager (siehe Abschnitt 23 auf S. 389). Über dieses EBuS-Zusatzmodul können einzelne Vorgänge mit ggf. mehreren Beteiligten als Aufgaben definiert werden. Der Aufgabenmanager erlaubt dann die intelligente und effiziente Verwaltung der Probleme, Aufgaben und Anfragen und beschleunigt die Kommunikation zwischen den internen und externen Mitarbeitern. Für weniger aufwändige Vorgänge bietet EBuS im Basispaket die Buchungsbemerkungen an. An allen wichtigen Schnittstellen erlaubt EBuS das Ergänzen bzw. die Verwaltung von fahrtbezogenen Bemerkungen in Textform. Dabei ist die eindeutige Zugehörigkeit der Bemerkung zu einer bestimmten Fahrt ein wichtiges Merkmal der Buchungsbemerkungen.

331 28. Januar Buchungsbemerkungen 322 EBuS unterscheidet drei Bemerkungstypen: 1. Administrative Bemerkungen 2. Eigene Rechnungsbemerkungen 3. Systembemerkungen Sie unterscheiden sich darin, wer die Bemerkungen erstellen kann und für wen sie sichtbar werden. Dabei ist die Kommunikation in alle Richtungen möglich: Bemerkungen vom System für den Administrator, Bemerkungen vom Admin für intern, Bemerkungen vom Admin für den Kunden (Rechnung), Bemerkungen vom Kunden für sich selber (Rechnung). Bemerkungen können unabhängig vom Abrechnungszustand jederzeit verändert und gelöscht werden. Das Ändern bzw. Löschen ist jedoch dem ursprünglichen Autor einer Bemerkung vorbehalten. Sie können von anderen Personen nur eingesehen werden. Dies gilt auch für Bemerkungen, die vom Kunden hinterlegt werden. Administrative Bemerkungen Sie werden vom Administrator eingegeben und verwaltet. EBuS unterscheidet sechs verschiedene Bemerkungen dieses Typs. Fünf dieser Typen können nur von den Administratoren eingesehen werden, ein einziger Typ ist aber auch für den Kunden relevant. In ihrer Bedeutung gleich sind folgende 5 Bemerkungstypen: 1. Fahrzeugtechnik (T) 2. Softwaretechnik (O) 3. Bürotechnik (B) 4. Standorttechnik (S) 5. Abrechnung (F) Diese Bemerkungen dienen lediglich der internen Kommunikation. Sie tauchen an den relevanten Schnittstellen auf und können vom Administrator jederzeit eingesehen, überschrieben oder ergänzt werden. Die Untergliederung versteht sich rein thematisch und wird über das Buchstaben-Kürzel gekennzeichnet. Eine besondere Rolle spielt der Bemerkungstyp Kunde (K). Hier kann der Administrator Informationen hinterlegen, die über die Rechnung auch für den Kunden sichtbar werden. Sinnvoll ist der Einsatz dieser Bemerkungen, wenn der Carsharinganbieter seinen Kunden auf einen bestimmten Umstand hinweisen möchte, der sich auf eine ganz bestimmte Fahrt bezieht. Beispiele: Bitte den Wagen betanken, wenn der Benzinpegel unterhalb 1/4 Befüllung steht! oder Bitte im Fahrzeug nicht rauchen! oder Bitte Schrankenschlüssel immer ins Handschuhfach legen! Anlass für solche Bemerkungen sind häufig ganz bestimmte Fahrten des Kunden. EBuS platziert sie daher gleich passend unter die betreffende Fahrtzeile auf der Rechnung. An eine Fahrt können beliebig viele Bemerkungen durch den Administrator angehängt werden. Beim Export von Buchungslisten (siehe Abschnitt 8.3 auf S. 56) aus EBuS heraus werden alle Bemerkungen berücksichtigt und in einer eigenen Zeile exportiert. Sie können administrative Buchungsbemerkungen im Rahmen eines Buchungsprozesses im Dialog Buchung bestätigen (siehe Abschnitt auf S. 47) eingeben. Später sind die Bemerkungen dann in den einschlägigen Dialogen Buchungen betrachten (siehe Abschnitt 8.2 auf S. 53) oder Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt 11.1 auf S. 121) zugänglich. Dort können Sie die Bemerkungen verwalten, d.h. ergänzen, ändern, löschen oder neue Bemerkungen erzeugen. Eine bereits bestehende Bemerkung kann nur durch den ursprünglichen Autor verändert bzw. gelöscht werden.

332 28. Januar (Buchungstypen) 323 Eigene Rechnungsbemerkungen Diese Bemerkungen liegen in der Hand des Kunden. Er kann bei eigenem Bedarf seiner Buchung eine Textinformation hinzufügen. Tatsächlich ist nur eine eigene Bemerkung pro Kunde und Buchung möglich. Diese kann aber beliebig verändert oder erweitert werden. Dem Kunden werden diese Bemerkungen dann wieder präsentiert jeweils als Zusatzzeile zur Fahrt auf der späteren Rechnung. Dem Kunden dienen diese Bemerkungen oft als Erinnerungsstütze. So kann er auf der späteren Rechnung den Grund bzw. das Ziel seiner Fahrt noch nachvollziehen. So bleiben z.b. der Klaviertransport oder der Besuch bei Oma für die Ewigkeit dokumentiert. Um eine Rechnungsbemerkung zu hinterlegen, gibt es drei Möglichkeiten: 1. Eingabe der Bemerkung durch den Kunden in der Online-Buchung 2. Eingabe der Bemerkung durch den Kunden im EBuS-Member-Client im Kundenmenü (siehe Abschnitt auf S. 38) oder bei einer neuen Buchung im Menü Buchung bestätigen (siehe Abschnitt auf S. 47) 3. Eingabe der Bemerkung durch die Buchungszentrale auf Wunsch des Kunden im EBuS-Management- Center. Bei einer neuen Buchung im Dialog Buchung bestätigen, bei einer bestehenden Buchung im Kundenmenü oder je nach Rechten des Administrators ggf. auch im Dialog Buchungen betrachten (siehe Abschnitt 8.2 auf S. 53) oder Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 129). Systembemerkungen Systembemerkungen werden durch EBuS selbst erzeugt. EBuS ist so konzipiert, dass es gewisse Unstimmigkeiten bezüglich des eigenen Systems oder z.b. von elektronischen Zugangssystemen eigenständig erkennen kann. In der Folge könnte EBuS dazu automatisch eine Information formulieren und einer Buchung anhängen. Für den Administrator wäre diese Bemerkung dann sichtbar, aber nicht frei zur Bearbeitung. Diese Funktion ist zur Zeit nicht aktiv (Buchungstypen) Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. = Fahrttypen? normal Abo blockiert Abo blockiert unmöglich storniert adm. storniert adm. geändert 20.4 (Buchungsmodelle) Dieses Konzept wird momentan noch nicht erklärt.

333 28. Januar Abrechnen in EBuS Abrechnen in EBuS EBuS ist im Laufe seiner langjährigen Entwicklung weit über den ursprünglich geplanten Funktionsumfang hinaus gewachsen: War EBuS in seinen Anfängen als reines Elektronisches Buchungssystem konzipiert worden, wurde es fortwährend um viele Begleitfunktionen ergänzt. In 2002 begann die sukzessive Erweiterung um einen besonders großen und wichtigen Funktionsblock: Die Abrechnung. Heute integriert EBuS ein vollständiges Abrechnungssystem, das alle erforderlichen Schritte eben von der Fahrtabrechnung bis zur Rechnung bzw. dem Rechnungsversand begleitet. EBuS kann sich dabei bei Bedarf ohne Umwege aller bekannten Kunden- und Buchungsdaten bedienen - sie liegen ja in der programmeigenen Datenbank. Ein Vorteil, der sich in der vorbildlichen Flexibilität des Abrechnungssystems niederschlägt. Der Zugriff auf die erforderlichen Daten geschieht entweder durch EBuS-eigene Funktionen oder durch Abrechnungsskripte (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 326), die EBuS auf Wunsch integriert. Von der Buchung zur Rechnung - ein durchaus anspruchsvoller Vorgang. Damit den Kunden am Ende eine Rechnung erreicht, die sowohl den Vorstellungen des Carsharinganbieters als auch des Kunden entspricht, will und muss EBuS alle Informationen berücksichtigen, die Sie für abrechnungsrelevant befinden. Welche Fahrten sollen zu welchen Tarifen oder übertariflichen Vereinbarungen berechnet werden? Werden weitere Zahlungen fällig, vielleicht Monatsbeiträge oder explizite Belege des Kunden? Wie sollen die Rechnungspositionen aufgeschlüsselt, textlich begleitet werden? Auf welchem Papier wird eine Rechnung ausgedruckt oder verschickt man gleich per ? Die Antworten fallen für verschiedene Kunden bzw. Kundengruppen vielleicht unterschiedlich aus? So komplex und kompliziert Ihre Abrechnungsregeln auch zu sein scheinen, ist die Abbildung in EBuS dennoch möglich. Sie können die relevanten Funktionen in EBuS mit Hilfe dieser Dokumentation selber konfigurieren. Sollten die EBuS-eigenen Programmfunktionen Teile ihre Abrechnungsregeln nicht abbilden können, dann greifen Sie auf die Jojoba-Engine (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 326) zurück. Mit ihrer Hilfe können über Abrechnungsskripte (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 326) beliebige Regeln integriert werden. Ausgangspunkt für die gesamte Abrechnung sind unter anderem Buchungen, explizit erfasste Kosten, Kundendaten oder Fixkostenregeln (siehe Abschnitt auf S. 353). Das Resultat sind Rechnungen für Kunden, die betrachtet, ausgedruckt oder als verschickt werden können und die als Ausgangspunkt für DTA-Dateien und Buchhaltungsexporte dienen. Buchungen abrechnen Nachdem eine Buchung getätigt und mittels einer Fahrt realisiert wurde, muss dem Kunden die in Anspruch genommene Leistung in Rechnung gestellt werden. EBuS unterstützt hierbei den kompletten Vorgang: Buchungen werden als abrechenbar gekennzeichnet. Ein Preis für die Fahrt wird ermittelt. Hierzu können einer oder mehrere Abrechnungsdatensätze für die Fahrt erzeugt werden. Wie das genau geschieht, hängt von der Methode ab, mit der der Anbieter seine Fahrten abrechnet. Die Abrechnungsdatensätze werden auf Rechnungen zusammengefasst. Rechnungen werden als Ausdruck oder per verschickt. Last- oder Gutschriften werden an die Bank übermittelt. Wie schon zur Einrichtung des Buchungsteils, so müssen auch für die Abrechnung zunächst einige Stammdaten hinterlegt werden. Erst dann können Rechnungen erstellt, verschickt, und schließlich automatisch eingezogen werden Abrechnungs-Engines EBuS arbeitet beim Abrechnen mit einem sehr flexiblen Grundkonzept. Das System stellt mehrere sogenannter Engines zur Verfügung, die dazu verwendet werden, eine Fahrt abzurechnen. Eine Engine bestimmt dabei,

334 28. Januar Abrechnungs-Engines 325 Abbildung 416: Schematischer Ablauf einer Abrechnung wie sie die einzelnen Abrechnungsdatensätze für die Fahrt erzeugt. Momentan bietet EBuS drei solcher Engines an: VIKING: Die Viking-Engine ermöglicht das Abrechnen von Fahrten mit gestaffelten Stunden- und Kilometertarifen, wobei drei Stunden- und zwei Kilometerstaffeln zur Verfügung stehen. Eine entsprechende Rechenregel wird unter Berücksichtigung von Buchungsziel und Kunde ausgewählt, wobei diese jeweils gruppiert sind. EDWARD: Auch hier werden Fahrzeug- und Kundenabrechnungsgruppe zur Tarifregelfindung herangezogen. Eine Tarifregeln kann jedoch über die Möglichkeiten der Viking-Engine hinaus auch Preisdeckel für jede Zeitstaffel definieren. JOJOBA: Einen völlig anderen Ansatz verfolgt die Jojoba-Engine: Statt Tabellenwerken, über die Tarifregeln gefunden und definiert werden, gibt es hier die Möglichkeit, ein in der Programmiersprache Jython geschriebenes Skript im Server zu hinterlegen, das jeweils eine Buchung bekommt und dafür die Abrechnungsdatensätze produziert. Das Skript kann dazu umfänglich auf zusätzliche Informationen rund um die Buchung zugreifen. Die neuste Skriptgeneration die die Jojoba-Engine nutzt ist das groovy-abrechnungsskript (siehe Abschnitt 21.2 auf S. 326), welches zukünftig der Standard in EBuS ist. Dieses ist in der Programmiersprache groovy geschrieben.

335 28. Januar groovy-abrechnungsskript 326 Jojoba-Abrechnungsskripte In einer skriptbasierten Abrechnungsumgebung kommen häufig zwei verschiedene Skripttypen zum Einsatz. Abrechnungsskript Beim ersten Skripttyp handelt es sich um das sogenannte Abrechnungsskript. Es wird von EBuS für die Preisberechnung (siehe Abschnitt 11.5 auf S. 164) von Fahrten benötigt. Das Skript hat zur Aufgabe, jede Fahrt gemäß Ihrer Tarifregeln abzurechnen, um die zugehörigen impliziten Fahrtbelege (siehe Abschnitt 21.3 auf S. 328) zu liefern. Der Umfang des Skripts hängt unmittelbar von der Komplexität Ihrer Fahrtpreise ab: Je komplexer Ihre Tarife, desto aufwändiger ist seine Umsetzung in Form des Skriptes. Ein gutes Abrechnungsskript protokolliert die eigenen Berechnungen und Ergebnisse in Form einer Text-Ausgabe. Dieses Protokoll (siehe Abschnitt auf S. 151) kann in EBuS mitverfolgt werden. Dadurch bleiben die Ergebnisse transparent und nachvollziehbar. Besonders wertvoll ist das Protokoll, wenn es zu falschen Berechnungen kommt. Rechnungskostenskript Der zweite Skripttyp ist das Rechnungskostenskript. Es ist zuständig für die Berechnung von rechnungsbezogenen Kosten. Sie werden in EBuS in Form von expliziten Belegen (siehe Abschnitt 21.3 auf S. 328) angelegt. Ein klassischer Anwendungsfall sind Rechnungsgebühren, die nach bestimmten Regeln der Rechnungssumme aufgeschlagen werden. Sieht ein Tarifmodell solche Rechnungsgebühren nicht vor, so kann auch der Einsatz des Rechnungskostenskripts entfallen. Auch dieses Skript protokolliert seine Berechnungen im Idealfall. Das Protokoll (siehe Abschnitt auf S. 188) kann während des Ausführens auf Wunsch eingeblendet werden. Das Rechnungskostenskript wird zu folgenden Ereignissen angestartet: 1. Vorläufige Verbuchung. Der vorläufige Rechnungsendbetrag inklusive Rechnungsgebühren wird anschließend in der Rechnungstabelle (siehe Abschnitt auf S. 178) sichtbar. 2. Speichern einer Rechnung als xml-datei (siehe Abschnitt auf S. 186). Die vorläufige Rechnungssumme wird in der xml-datei gespeichert. 3. Bei jeder Rechnungsvorschau (siehe Abschnitt auf S. 181). Hierzu wird eine pdf-datei erzeugt, die ihrerseits das Erstellen einer xml-datei voranstellt. In der pdf-anzeige (siehe Abschnitt auf S. 181) wird die vorläufige Rechnungssumme sichtbar. 4. Endgültige Verbuchung (siehe Abschnitt auf S. 190). Die endgültige Rechnungssumme ist irreversibel. Den Ereignissen 1-3 ist eins gemeinsam: Das Rechnungskostenskript macht zwar die bis dahin vorliegenden Rechnungsinformationen durch den Aufschlag der fälligen Rechnungsgebühren komplett. Dies geschieht allerdings nur vorläufig. Die berechneten Rechnungsgebühren werden in diesem Stadium nicht gespeichert. Erst beim endgültigen Verbuchen (siehe Abschnitt auf S. 190) läuft das Rechnungskostenskript final. Die errechneten Rechnungsgebühren werden in die Datenbank geschrieben und sind ab diesem Zeitpunkt irreversibel. Weist ein Rechnungsgebührenskript syntaktische Fehler auf, so bricht EBuS beim endgültigen Verbuchen mit einer Fehlermeldung ab. Inhaltliche Fehler müssen hingegen vom Bediener selber bemerkt werden. Beim Aufspüren der Fehlerquelle kann die Protokollausgabe helfen groovy-abrechnungsskript Historisch sind in EBuS verschiedene Abrechnungsengine (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 324) bzw. Abrechnungsskripte für die Abrechnung in EBuS entstanden und verwendet worden. In einem evolutionären Prozess wurden diese im Laufe der Zeit immer komplexer und leistungsfähiger bedingt durch der zunehmenden Tarifregeln. Das neue groovy-abrechnungsskript, was auch die Jojoba-Engine nutzt, hat sich in intensiven Test und im produktiv Betrieb als sehr stabil, schnell und leistungsfähig erwiesen.

336 28. Januar groovy-abrechnungsskript 327 Seit Anfang 2011 setzt cantamen bei allen Neukunden ausschließlich das neue groovy-abrechnungsskript ein, bei denen es seine Fähigkeiten unter Beweis stellt. Die alten Abrechnungsskripte und Engines (Edward, Viking) verwenden teilweise properitäre Methoden und die Anpassungsfähigkeit und Zukunftsorientierung ist sehr beschränkt. Außerdem belastet das gleichzeitige warten und pflegen von drei unterschiedlichen Abrechnungsengines und verschiedenen Abrechnungsskripten die Geschwindigkeit und Qualität. Aus diesem Grund wird cantamen künftig ausschließlich die groovy-skripte warten und weiterentwickeln. Die Vorteile des neuen groovy-abrechnungsskripte auf einen Blick: klare Trennung zwischen dem eigentlichen Abrechnungsskript und den konfigurierbaren Attributen schnellere Abrechnung durch schlanken Skriptcode (ca. 60% weniger Codezeilen), bei gleicher Funktionalität Texte für erzeugte Rechnungsbelege (auch Lokalisierung) in einer separaten Datei schnelle und zeitnahe Wartung und Anpassung der Skripte quantitativ Konfigurierbarkeit durch Sie persönlich möglich Das eigentliche groovy-abrechnungsskript Sie erreichen das eigentliche groovy-abrechnungsskript über den Hauptmenüpunkt Verwaltung (siehe Abschnitt 13 auf S. 263) unterhalb des Dialogs Skriptprogramme verwalten (siehe Abschnitt auf S. 285). Achtung: Bitte beachten Sie das wir ausdrücklich davon abraten das groovy-abrechnungsskript selbst zu bearbeiten, da dieses sehr komplexe Skript Basis für die gesamte Abrechnung ist. Wir können keinen Support für durch Sie durchgeführte Änderungen in diesem Skript bieten. Das groovy-skript führt die eigentliche Berechnung durch und wird durch zwei XML-Dateien angesteuert, die wiederum die einzelnen Buchungsgeschichten auswerten bzw. prüfen. Zur Veranschaulichung kann das groovy-abrechnungsskript als ein Computer gesehen werden der im Hintergrund die einzelnen Berechnungen, in Abhängigkeit der von Ihnen definierten Tarifregeln durchführt Ansteuerung des groovy-skriptes Die Steuerung des groovy-skriptes erfolgt über zwei separate XML-Dateien. In der einen sind die Tarifdefinitionen enthalten, in der anderen die Konfigurationsdefinitionen. Innerhalb dieser beiden Definitionsdateien können sämtliche verfügbaren Informationen der jeweiligen Buchungsgeschichte genutzt werden, dies geschieht über die Zuordnung von Verzweigungselmenten. Diese Baumstruktur der XML-Datein wird im Rahmen der Tarifermittlung genutzt. Um für eine Buchung den zugehörigen Tarif zu ermitteln, wird diese Baumstruktur anhand der Buchungsdaten durchlaufen. Es wird geprüft, ob für diese Werte ein entsprechender Eintrag in den Buchungsdaten vorhanden ist und dieser eine abgebildete Bedingung erfüllt. Ist dies der Fall, wird der Zweig weiterverfolgt und alle am Ende dieser Zweige gefundenen Elemente in der Reihenfolge ihres Auftretens gesammelt. Die gesammelten Elemente bilden die Grundlage für die Berechnungen im Skript. Tarifregeln Tarifdefinition Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und wird im Januar 2012 erweitert und an die aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches angepasst.

337 28. Januar Belegtypen 328 Sie erreichen diesen Dialog über den Hauptmenüpunkt Verwaltung (siehe Abschnitt 13 auf S. 263) unterhalb des Dialogs XML-Dateien bearbeiten. Bei der Tarifdefinition handelt es sich um eine XML-Datei. Die Tarifdefinition beinhaltet verschiedene Definitionen Ihrer Tarife. Hier findet die Festlegung der Tarifabschnitte für: statt. Stunden (Grenzen je Wochentag oder Dauer möglich) Tage (Grenzen nach Wochentag oder Anzahl möglich) Wochen (Einschränkungen je Anzahl möglich) Wochenenden (Festlegung des Start- und Endzeitpunkts) km (Grenzen nach Etappen) Konfigurationsdefinition Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und wird im Januar 2012 erweitert und an die aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches angepasst. Sie erreichen diesen Dialog über den Hauptmenüpunkt Verwaltung (siehe Abschnitt 13 auf S. 263) unterhalb des Dialogs XML-Dateien bearbeiten. Genau wie bei der Tarifdefinition ist der Dateityp der Konfigurationsdefinition in EBuS?Tarifdefinitionen?. Dieses ist zum einen der historisch Entwicklung geschuldet und zum anderen handelt es sich bei der Konfigurationsdefinition auch um eine Tarifdefinition im weiteren Sinne. In dieser XML-Datei wird folgendes festgelegt: die Zuordnung von Kostenarten (der Organisation zum Skript), die Texte für erzeugte Rechnungsbelege (auch Lokalisierung), eines Anpassungsvorbehalts (Kraftstoffzuschlag), von Verspätungsgebühren, von Extra-Tarifen, von explizit zu erzeugenden Belegen, für welche Stammdatenerweiterungen von Buchungen explizite Belege erzeugt werden sollen Belegtypen EBuS unterscheidet drei verschiedene Belegtypen: 1. Implizite Fahrtbelege 2. Explizite Belege 3. Fixkosten. Die Belege entstehen abhängig von ihrem Belegtyp auf unterschiedliche Art und Weise: 1. Die impliziten Fahrtbelege entstehen aus den Buchungen. Wird die Fahrtabrechnung (siehe Abschnitt 11.5 auf S. 164) durchgeführt und der Fahrt ein Preis zugeordnet, dann erzeugt EBuS automatisch die zugehörigen impliziten Belege. Aus einer Fahrt können mehrere Belege entstehen.

338 28. Januar Abrechnungszustände Die meisten expliziten Belege erzeugt der Programmbediener direkt an der Programmoberfläche in den einschlägigen Dialogen. Dabei unterscheidet man die fahrtabhängigen (siehe Abschnitt auf S. 146) von den fahrtunabhängigen expliziten Belegen. Ein Sonderfall sind sogenannte rechnungsbezogene Belege. Auch sie zählen formell zu den expliziten Belegen. Die Erzeugung erfolgt aber automatisch über das Rechnungskostenskript (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 326). 3. Fixkostenbelege (siehe Abschnitt auf S. 237) werden von EBuS automatisch anhand der vom Anwender hinterlegten Fixkostenregeln abgeleitet und erzeugt. Explizite fahrtabhängige Belege Aus einer Fahrt können sich neben den impliziten Fahrtkosten (i.w. Weg- und Zeitkosten) auch zusätzliche explizite Kosten ergeben. Während die impliziten Fahrtkosten automatisch über die Tarifregeln des Anbieters errechnet werden und i.d.r. immer dem Kunden zur Belastung fallen, können über die expliziten Belege alle Kosten verwaltet werden, die darüberhinaus auf irgendeine Weise mit einer Fahrt in Zusammenhang stehen. Diese Fahrtbindung ist das wesentliche Merkmal der fahrtabhängigen expliziten Belege. Sie werden im Dialog Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 146) manuell eingegeben. Eine Sonderbehandlung bietet EBuS für Tankbelege an. Hier ist eine halbautomatische Erzeugung der Erstattungsbelege möglich. Dazu leitet EBuS aus vom Bediener erfassten Tankbelegen (siehe Abschnitt auf S. 156) die Erstattungsbelege (siehe Abschnitt 11.3 auf S. 159) mit den entsprechenden Informationen ab. Typische Beispiele für fahrtabhängige Belege: Erstattungsbelege (siehe Abschnitt 11.3 auf S. 159) oder Gutschriften für Tankfüllungen, Gutschriften für Reinigungskosten oder kleine Zubehörteile für die der Kunde in Vorleistung getreten ist Weiterreichen von Verkehrsbußgeldern Gebühr für Verspätungen oder Zusatzleistungen Explizite fahrtunabhängige Belege Die fahrtabhängigen expliziten Belege sind zu unterscheiden von den fahrtunabhängigen expliziten Belegen. Letztere sind nicht an eine Fahrt, sondern an eine Kundennummer geknüpft. EBuS kennt einige halbautomatische Routinen zum Erstellen von expliziten Belegen. Dazu zählen z.b. die expliziten Belege, welche aus der Verrechnung von Gutscheinen (siehe Abschnitt auf S. 107) entstehen. Andere fahrtunabhängige explizite Belege werden manuell im Kundendialog (siehe Abschnitt auf S. 107) eingegeben Abrechnungszustände Die drei wichtigsten Elemente im Abrechnungsprozess sind die Buchungen (siehe Abschnitt auf S. 329), die Belege (siehe Abschnitt auf S. 332) und die Rechnungen (siehe Abschnitt auf S. 334). Für diese drei Elemente gibt deren Abrechnungszustand immer einen Hinweis darauf, in welchem Status sich Buchung, Beleg oder Rechnung in der aktuellen Abrechnung befinden. In der Praxis spielen die Abrechnungszustände häufig auch dann eine Rolle, wenn es darum geht, einen Abrechnungsschritt zu revidieren. Über die Möglichkeiten, Buchungen, Belege und Rechnungen in bestimmte Zustände zurückzuführen lesen Sie ebenfalls in den folgenden Kapiteln Buchungen/Fahrten Buchungen durchlaufen in EBuS in der Regel eine lange Karriere. Im Vergleich zu Belegen und Rechnungen erfahren sie die aufwändigste Bearbeitung. Kein Wunder, denn die Buchungen sind selber Ursprung für Belege und Rechnungen und treten so ganz natürlich viel früher ins Geschehen.

339 28. Januar Abrechnungszustände 330 Es sei darauf hingewiesen, dass der Begriff Zustand für Buchungen auch in anderen Zusammenhängen vorkommt. Zum einen kennt eine Buchung auch immer den sogenannten Buchungsstatus (z.b. normal, abonniert, storniert, usw.). Handelt es sich um eine Buchung auf ein Fahrzeug mit Zugangssystem, so wird zusätzlich der sogenannte Zugangssystem-Status mitgeführt. In den einschlägigen Dialogen, z.b. Buchungen betrachten (siehe Abschnitt 8.2 auf S. 53), werden diese Zustände in den Tabellenüberschriften entsprechend unterschieden: Status (=Buchungsstatus), Zgsys.-Status und Abrechnungsstatus. Dieses Kapitel beschäftigt sich hingegen ausschließlich mit dem Abrechnungszustand von Buchungen. Mögliche Abrechnungszustände Eine Buchung kann nun folgende Abrechnungszustände annehmen: Nicht abgerechnet Die Fahrt liegt komplett in der Zukunft oder ist noch nicht abgeschlossen. Fahrtdaten fehlen Die Fahrt ist abgeschlossen, es fehlen jedoch Fahrtdaten, die für die Fahrtabrechnung (siehe Abschnitt 11.5 auf S. 164) erforderlich sind. Solange diese Daten nicht vorliegen, kann die Fahrt nicht abgerechnet werden. Diesen Zustand nehmen Fahrten an, sobald das zuletzt eingetragene Buchungsende erreicht ist, gleichzeitig aber keine Fahrtdaten von einem Bordcomputer übermittelt wurden. Dies betrifft daher in der Regel alle Fahrzeuge ohne Bordcomputer, aber auch Fahrten, für die ein Bordcomputer (noch) keine Daten zurückgeliefert hat. Abrechenbar Eine Buchung gilt als abrechenbar, sobald die Fahrtdaten soweit vollständig sind, dass EBuS sie abrechnen, also einen Preis dafür ermitteln kann. Diesen Zustand nehmen Buchungen an, sobald sie um Fahrtdaten ergänzt wurden. Dabei spielt es keine Rolle zu welchem Zeitpunkt das geschieht. Eine Fahrt kann daher durch manuelle Ergänzung von Fahrtdaten vom Zustand nicht abgerechnet in abrechenbar überführt werden, auch wenn das Buchungsende noch nicht erreicht wurde. Ein Sonderfall ist eine Buchung, die auch nach der Fahrtabrechnung (siehe Abschnitt 11.5 auf S. 164) in diesem Status stehenbleibt. Es ist dann davon auszugehen, dass das Abrechnungsskript fehlerhaft arbeitet und deshalb diese Buchung nicht abrechnen kann. Dieser Abrechnungszustand ist nicht revidierbar, die Fahrtdaten können nicht gelöscht, sondern nur überschrieben werden. Soll eine Fahrt nicht abgerechnet werden, muss sie blockiert werden. Unabrechenbar Bei unabrechenbaren Buchungen sind Fehler während der Ausführung des Abrechnungsskriptes aufgetaucht. Damit eine Buchung in den Abrechnungszustand unabrechenbar gelangt, kann es folgende mögliche Fehlerursachen haben: dem Kunden ist kein gültiger Tarif zugeordnet worden, es sind keine Zeitkosten definiert worden, es sind keine Entfernungskosten definiert worden. Da es sinnvoll sein kann in bestimmten Fällen diese Fehler zuzulassen, können sie in der XML-Konfiguration über folgende Parameter abgeschaltet werden: unset customer tariff allowed = true,

340 28. Januar Abrechnungszustände 331 unset timeprice allowed = true, unset distanceprice allowed = true. Abrechnung blockiert Buchungen in diesem Zustand werden nicht abgerechnet (siehe Abschnitt 11.5 auf S. 164), selbst wenn alle Fahrtdaten etc. vorliegen. Um die Abrechnung zu ermöglichen, muss die Buchung erst wieder in den Abrechnungszustand abrechenbar überführt werden. Das geschieht in den Dialogen Buchungen betrachten (siehe Abschnitt 8.2 auf S. 53) oder Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt 11.1 auf S. 121) über das Kontextmenü der jeweiligen Buchungstabelle. Der blockierte Status kann in den Anbietereinstellungen (siehe Abschnitt auf S. 264) als Standardzustand für eigentlich abrechenbare Buchungen definiert werden. Ein Anbieter kann sich dieser Option bedienen, um eine Zwangsppause für alle oder bestimmte Fahrzeuge bzw. Buchungen einzulegen. In dieser Phase kann er ihm wichtige Kontrollarbeiten an den blockierten Buchungen vornehmen, bevor sie zur weitereren Abrechnung wieder frei gegeben werden. Die Freigabe kann sowohl im Block als auch für einzelne Buchungen erfolgen. Bearbeitet Für eine solche Buchung wurde bereits die Fahrtabrechnung (siehe Abschnitt 11.5 auf S. 164) durchgeführt und dadurch ein oder mehrere Belege erzeugt. Irrelevant Eine Sonderform für bearbeitete Buchungen: Zwar wurde die Fahrtabrechnung (siehe Abschnitt 11.5 auf S. 164) durchgeführt, allerdings mit dem Ergebnis, dass für diese Fahrt keine Belege erstellt werden sollen. Dies kann in der Praxis z.b. auf annulierte Abonnements oder administrativ stornierte Buchungen zutreffen. Abgeschlossen Die Rechnung, auf der die Belege für diese Fahrt abgerechnet werden, wurde vorläufig verbucht. Verbucht Die Rechnung, auf der die Belege für diese Fahrt abgerechnet werden, wurde verbucht. Inkonsistent Eine Buchung wird als inkonsistent gekennzeichnet, wenn nicht eindeutige Daten zur km-leistung hinterlegt sind. Dieser Fall kann nur dann eintreten, wenn sowohl durch den Bordcomputer als auch manuell km-daten in EBuS eintragen wurden. In diesem Fall müssen Sie im Dialog Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 131) angeben, welcher der beiden Werte für die Abrechnung relevant ist. Im Abrechnungsprozess gibt es einen wichtigen Schritt, der den Status der Buchung nicht verändert, nämlich die Belegzuordnung (siehe Abschnitt 11.6 auf S. 168). Dort werden eine Buchung bzw. daraus entstandene implizite Fahrtbelege (siehe Abschnitt auf S. 332) einer Rechnung zugeordnet. Die Belege bleiben dabei im Status bearbeitet. Diese Belegzuordnung kann wieder entkoppelt werden, wenn die Fahrtabrechnung (siehe Abschnitt 11.5 auf S. 164) für die Fahrt zurückgenommen wird (s.u.).

341 28. Januar Abrechnungszustände 332 Zustände revidieren Die Zustände 4, 5, 6 und 8 der vorangeführten Liste sind revidierbar, d.h. sie können in den Vorgangszustand zurück überführt werden. Das geschieht folgendermaßen: Unabrechenbare Fahrten Unabrechenbare Buchungen können nach Beseitigung der Fehlerursache (z.b. fehlende Tarifzuordnung zuweisen) auch wieder revidiert, d.h. in den Vorgangszustand zurück überführt werden. Die Umstellung erfolgt direkt im Dialog Fahrten abrechnen über den Button?Unabrechenbar zurücksetzen?. Bearbeitete Fahrten Sie können auf zweierlei Art zurückgesetzt werden. Entweder man nimmt global für ein Zeitintervall die Fahrtabrechnung (siehe Abschnitt 11.5 auf S. 164) zurück. Dann sind alle betroffenen Fahrten zurückgesetzt. Oder man nimmt Änderungen an der einzelnen Buchung im Dialog Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt 11.1 auf S. 121) vor. In diesem Fall gilt die einzelne Fahrt danach wieder als abrechenbar. Abrechnung blockiert Diese Fahrten können jederzeit für die weitere Abrechnung freigegeben werden bzw. wieder neu blockiert werden. Dies ist möglich, solange die Fahrt im Status abrechenbar steht. Die Umstellung geschieht in den Dialogen Buchungen betrachten (siehe Abschnitt 8.2 auf S. 53) oder Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt 11.1 auf S. 121) über das Kontextmenü der jeweiligen Buchungstabelle. Abgeschlossene Buchungen Für diese Buchungen muss man die vorläufige Verbuchung der zugehörigen Rechnung zurückziehen. Dieser Vorgang kann manuell (Widerruf) oder halb automatisch vorgenommen werden. Alle Buchungen, die zur Rechnung gehörten, gelten dann wieder als bearbeitet. Irrelevante Buchungen Auch sie können theoretisch ihren Status noch einmal ändern. Dazu müsste man die Regeln des Abrechnungsskripts so ändern, dass die Fahrt nicht irrelevant bleibt. Ansonsten gilt der Status irrelevant als final, d.h. alle weiteren Abrechnungsschritte verändern den Zustand der Buchung nicht mehr Belege Belege (siehe Abschnitt 21.3 auf S. 328) kennen vier Abrechnungszustände. 1. Abrechenbar: Dies ist der Einstiegs-Zustand für explizite Belege nach ihrem Anlegen durch den Programmbediener. 2. Bearbeitet: Dies ist der Einstiegs-Zustand für implizite Fahrtbelege und Fixkostenbelege. Explizite Belege gelten als bearbeitet, wenn sie einer Rechnung zugeordnet werden. 3. Abgeschlossen: Der Beleg wurde einer Rechnung zugeordnet und diese Rechnung wurde vorläufig verbucht. 4. Verbucht: Die Rechnung, der der Beleg zugeordnet wurde, ist endgültig verbucht.

342 28. Januar Abrechnungszustände 333 Handelt es sich um implizite Fahrtbelege, so befindet sich die zugehörige Buchung immer im gleichen Abrechnungszustand wie die Belege. Für Belege gilt ebenso wie bei den Buchungen, dass sich durch die Belegzuordnung (siehe Abschnitt 11.6 auf S. 168) deren Zustand nicht ändert, sondern sie im Zustand bearbeitet belässt. Erst durch die vorläufige Verbuchung der übergeordneten Rechnung, wechselt auch wieder der Zustand (siehe oben). Belege löschen und Zustände revidieren Die Zustände der Belege sind ebenfalls nur teilweise revidierbar, d.h. in den Vorzustand rückführbar. Dabei ist zwischen den verschiedenen Belegtypen zu unterscheiden. Bearbeitete Belege Wie bereits erklärt, gelten Fixosten- und implizite Fahrtbelege mit ihrem Entstehen bereits als bearbeitet. Hier ist also keine Rückführung in den Vorzustand möglich, es ist vielmehr die Frage, ob Belege generell löschbar sind. Hier gilt folgende Unterscheidung: Implizite Fahrtbelege können gelöscht werden, indem man über die Fahrtabrechnung (siehe Abschnitt 11.5 auf S. 164) für das passende Zeitintervall die Preiszuordnung zurücknimmt bzw. im Dialog Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt 11.1 auf S. 121) Änderungen an dieser Fahrt vornimmt. Dies gilt auch, wenn die Belege bereits einer Rechnung zugeordnet waren. Explizite Belege können manuell als obsolet (siehe Abschnitt 24 auf S. 396) gekennzeichnet werden. Steht der Beleg noch im Zustand abrechenbar, so wird der Beleg nicht weiter bearbeitet, sondern quasi gelöscht. Auch ein Beleg, der bereits einer Rechnung zugeordnet ist und damit im Zustand bearbeitet steht, kann noch als obsolet gekennzeichnet werden. Hierbei gilt jedoch eine Unterscheidung zu machen: Ist der Beleg einziger Bestandteil der Rechnung, so würde der Rechnungsbetrag bei der vorläufigen Verbuchung auf 0,00 EUR gesetzt. Die Rechnungshülle bleibt bestehen, enthält dann jedoch keine Positionen mehr. Die Rechnung kann nicht endgültig verbucht werden, sondern wartet quasi auf neue Positionen um einen neuen Sinn zu erhalten. Sie wird in diesem Zustand als storniert markiert. In einer nächtlichen Prüfroutine von EBuS werden inhaltslose Rechnungen schließlich gelöscht. Gibt es allerdings auf der Rechnung ohnehin bereits weitere Positionen neben dem als obsolet gekennzeichneten Beleg, so wird dieser einfach aus der Rechnung gelöscht. Eine halbautomatische Rücknahme der Belegzuordnung geschieht, wenn Sie einen bereits bearbeiteten expliziten Beleg noch einmal überarbeiten. Sobald Sie die Daten eines expliziten Belegs verändern bzw. die Änderungen abspeichern, rutscht der Beleg aus der zugeordneten Rechnung heraus. Der Abrechnungszustand wird auf abrechenbar zurücküberführt. Sollte der Beleg wiederum einziger Rechnungsbestandteil sein, verhält sich die Rechnungshülle wie im letzten Absatz bereits beschrieben. Diese halbautomatische Entkopplung von expliziten Belegen können Sie auch verwenden, wenn Sie einen Beleg versehentlich einer Rechnung zu früh zugeordnet haben - etwa weil sie die Fälligkeit (siehe Abschnitt 21.5 auf S. 334) des Belegs oder das Grenzdatum bei der Belegzuordnung (siehe Abschnitt 11.6 auf S. 168) verkehrt gewählt haben. Für die Entkopplung eines expliziten Belegs reicht z.b. eine unscheinbare Änderung des Belegkommentars. Selbstverständlich können Sie eine solche Änderung anschließend wieder in die Originalinformation zurückschreiben. Fixkostenbelege können in der Tabelle Fixkostenbelege (siehe Abschnitt auf S. 237) gelöscht werden. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass gelöschte Belege durch eine EBuS-Routine wieder neu erstellt werden, wenn man nicht weiterführende Änderungen z.b. an der Ausprägungszuordnung des betroffenen Kunden vornimmt. Lesen Sie dazu nähere Informationen im Kapitel Fixkostenbelege (siehe Abschnitt auf S. 237). Sind die Belege bereits Rechnungen zugeordnet, so setzt die vorläufige Verbuchung den einen obsoleten Belegbetrag auf 0 Euro. Abgeschlossene Belege Für alle abgeschlossenen Belege führt die Rücknahme der vorläufigen Verbuchung zum Vorzustand bearbeitet. Dieser Vorgang kann auf zweierlei Weise angestoßen werden, bitte lesen Sie dazu im Kapitel Vorläufe Verbuchung

343 28. Januar Fälligkeiten 334 zurücksetzen (siehe Abschnitt auf S. 189). Verbuchte Belege Verbuchte Belege jeder Art können generell nicht mehr geändert oder gelöscht werden Rechnungen Rechnungen kennen vier Abrechnungszustände. Bearbeitet Dies ist der Einstiegs- zustand für Rechnungen. Bearbeitete Rechnungen entstehen nach der Zuordnung einzelner Belege zu Rechnungen über die Funktion Rechnungen erzeugen (siehe Abschnitt 11.6 auf S. 168). Bearbeitete Rechnungen enthalten ausschließlich bearbeitete Belege. Abgeschlossen Eine abgeschlossene Rechnung enthält alle aktuell vorläufig verbuchten Belege eines Kunden inklusive Summe und möglicher Rechnungsgebühr. Die Rechnung kann durch die Rücknahme (siehe Abschnitt auf S. 189) einzelner oder aller vorläufigen Verbuchungen von Belegen noch verändert bzw. gelöscht werden. Verbucht Eine abgeschlossene Buchung enthält verbuchte Belege eines Kunden mit finaler Summe und Rechnungsnummer. Weder die Rechnung als Ganzes noch die einzelnen Belege können nun noch verändert werden. Inkonsistent Diesen Zustand vergibt EBuS automatisch, wenn eine Rechnung verschiedenen Prüfungen auf Inkonsistenz nicht Stand hält. Die Ursache für inkonsistente Rechnungen ergeben sich vor allem aus fehlerhaften MwSt.-Stammdaten. EBuS durchläuft die Routine-Prüfungen bei mehrfacher Gelegenheit, nähere Informationen finden Sie im Kapitel Änderungen an [...] buchhaltungsrelevanten Größen (siehe Abschnitt auf S. 383). Eine inkonsistente Rechnung kann nicht endgültig verbucht werden Fälligkeiten Die Fälligkeit von Belegen ist entscheidend bei der Belegzuordnung (siehe Abschnitt 11.6 auf S. 168). Dort wird das Fälligkeitsdatum als Filterkriterium mitberücksichtigt. Nur fällige Belege können Teil einer Rechnung werden. Die Fälligkeit wird für manche Belege von EBuS automatisch bestimmt, für andere Belege kann Sie vom Bediener explizit angegeben werden. Die Behandlung ist abhängig vom Belegtyp. Implizite Fahrtbelege Die Regel für die Fälligkeit von Fahrtbelegen ist einfach: Eine Fahrt kann in Rechnung gestellt werden, sobald alle rechnungsrelevanten Informationen vorliegen. In EBuS ergibt sich diese Tatsache aus der Behandlung von Fahrtkosten. Damit aus einer Fahrt überhaupt Belege entstehen, muss für sie zunächst der Preis berechnet werden. Dies geschieht im Dialog Fahrten abrechnen (siehe

344 28. Januar Fälligkeiten 335 Abschnitt 11.5 auf S. 164). Dies wiederum kann nur für abrechenbare (siehe Abschnitt auf S. 330) Fahrten geschehen. Als abrechenbar gilt eine Fahrt, sobald sowohl Zeit- als auch Streckendaten für die Fahrt vorliegen. Für Fahrzeuge mit elektronischem Zugangssystem werden diese Daten automatisch übermittelt. Nach Fahrtabschluss gehen diese Fahrten direkt vom Zustand Nicht in Bearbeitung zu abrechenbar über. Für Fahrten auf Autos ohne elektr. Zugangssystem gibt es i.d.r. den Zwischenzustand Fahrtdaten fehlen. Hier müssen mind. die km- Daten noch manuell ergänzt werden. Grundsätzlich ist dies auch möglich, wenn Buchungsende noch nicht erreicht ist. Dann liegen auch diese Fahrten als abrechenbar vor. Werden aus der Fahrt später im Rahmen der Fahrtabrechnung (siehe Abschnitt 11.5 auf S. 164) Belege abgeleitet, so sind diese damit auch sofort fällig und können Rechnungen zugeordnet werden. Der Bearbeitungsfluss von Buchungen kann jedoch über den Abrechnungszustand Abrechnung blockiert (siehe Abschnitt auf S. 331) unterbrochen werden. Dieser Zustand kann für Buchungen entweder automatisch über die Anbietereinstellungen (siehe Abschnitt auf S. 264) oder manuell in bestimmten Dialogen vergeben werden. Die Weiterverarbeitung zum fälligen Beleg ist dann erst wieder möglich, wenn der Zustand aufgehoben und in abrechenbar überführt wurde. Stornierte Fahrten Eine Sonderrolle spielen stornierte Fahrten. Wird eine Fahrt vor Fahrtantritt storniert, so gilt sie sofort als abrechenbar. Theoretisch könnte eine solche stornierte Fahrt also abgerechnet werden, noch bevor das ursprünglich eingetragene Buchungsende erreicht ist. Die entstandenen Belege wären dann auch sofort fällig. Praktisch müsste dafür zunächst wiederum über die Fahrtabrechnung (siehe Abschnitt 11.5 auf S. 164) der Preis für die Fahrt ermittelt werden. Wenn es sich um eine Fahrt handelt, die eher weit in der Zukunft liegt, so liegt sie wahrscheinlich außerhalb des Zeitintervalls, das Sie bei der Monatsabrechnung in der Fahrtzuordnung angeben. Denn das Zeitintervall, dass Sie in diesem Dialog eintragen bezieht sich auf das Buchungsende und eben nicht auf den Zeitpunkt der Fälligkeit. Sie könnten das Intervall bei Bedarf natürlich entsprechend erweitern, um die erwünschten Belege ins Boot zu holen. In der Regel ergeben sich aus einer längerfristigen Stornierung oft keine Kosten, sodass eine Berücksichtigung von Belegen für diese Fahrt selten relevant erscheint. Explizite fahrtabhängige Belege Explizite fahrtabhängige Belege können ihr Fälligkeitsdatum auf zweierlei Weise erlangen: 1. Der Beleg wird vom Bediener an eine Fahrt angehängt, ohne ein Fälligkeitsdatum einzutragen. In diesem Fall ergänzt EBuS das Fälligkeitsdatum automatisch. Dazu wählt das Programm immmer den Buchungsendzeitpunkt des aktuell letzten Eintrags in die Buchungsgeschichte. In der Belegzuordnung (siehe Abschnitt 11.6 auf S. 168) wird der Beleg genau dann berücksichtigt, wenn seine Fälligkeit vor dem dort bestimmten Grenzdatum (siehe Abschnitt 11.6 auf S. 168) liegt. Der Beleg ist damit unabhängig vom Abrechnungszustand der zugehörigen Fahrt. 2. Der Beleg wird vom Bediener an eine Fahrt angehängt unter expliziter Angabe eines Fälligkeitsdatums. Auch hier gilt: In der Belegzuordnung (siehe Abschnitt 11.6 auf S. 168) wird der Beleg genau dann berücksichtigt, wenn seine Fälligkeit vor dem dort bestimmten Grenzdatum (siehe Abschnitt 11.6 auf S. 168) liegt. Der Beleg ist damit ebenfalls unabhängig vom Abrechnungszustand der zugehörigen Fahrt. Explizite fahrtunabhängige Belege Das Fälligkeitsdatum für explizite fahrtunabhängige Belege wird beim Anlegen festgelegt. Der Bediener hat die Möglichkeit, das Fälligkeitsdatum selber zu bestimmen. Gibt er selber kein Fälligkeitsdatum an, so trägt EBuS dort automatisch Datum und Uhrzeit ein, zu dem der Beleg abgespeichert wird. Der Ort für die Belegeeingabe ist anbieterabhängig, jedoch i.d.r. innerhalb des Kundenstammdialogs zu finden.

345 28. Januar Rechnungsempfänger 336 Bei der Belegzuordnung wird ein Beleg genau dann berücksichtigt, wenn seine Fälligkeit vor dem dort bestimmten Grenzdatum (siehe Abschnitt 11.6 auf S. 168) liegt. Fixkosten Für Fixkosten leitet EBuS die Fälligkeit eines Belegs gemäß den Fixkostenregeln ab. Fällige Fixkostenbelege können im Dialog Fixkostenbelege (siehe Abschnitt auf S. 237) eingesehen und ggf. gelöscht werden. Für die Fälligkeit von Fixkosten sind zwei Größen entscheidend: Das Bezahlintervall und der sogenannte Zahltag. Das Bezahlintervall (siehe Abschnitt auf S. 356) ist der Zeitraum für den ein bestimmter Fixkosten- Betrag gezahlt werden muss. Der Zahltag gibt an, an welchem Tag innerhalb des Intervalls dieser Betrag zu zahlen ist, also fällig wird. Beide Angaben müssen Sie in den Fixkostenregeln (siehe Abschnitt auf S. 231) vornehmen Rechnungsempfänger Welchem Kunden ein Beleg zugeordnet wird ist jeweils auf dem Beleg notiert. Für implizite Fahrtkosten gilt i.d.r., dass die Fahrt von dem Kunden bezahlt werden soll, der sie auch durchgeführt hat. In der Praxis finden sich Gründe, von dieser Regelung abzuweichen. Eine Fahrt soll nicht vom eigentlichen Fahrer, sondern von einem anderen Kunden des gleichen Anbieters bezahlt werden. EBuS unterstützt diese Rechnungsumleitung im Rahmen des Dialogs Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 138). Die Umleitung wird dann auf dem Beleg entsprechend berücksichtigt. Die Rechnungsumleitung führt bei der Rechnungserzeugung zur Belastung des gewünschten Kunden. Fälle, in denen für eine Kundennummer eine dauerhafte Rechnungsumleitung gewünscht ist, lassen sich über entspechende Regeln im Abrechnungsskript (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 326) vereinfachen. Hier ist eine individuelle Anpassung erforderlich. Sinnvoll können solche Dauer-Umleitungen z.b. bei der Abrechnung von Viel-Quernutzern sein. Eine Umleitung ist für institutionelle Kunden nicht unterhalb der Unterkundennummern möglich, da für institutionelle Kunden sowieso die Fahrten aller Unternummern auf der gleichen Rechnung landen. Eine umgeleitete Fahrt taucht auf der Rechnung des ursprünglich buchenden Kunden gar nicht auf. Auf der Rechnung für den Ersatz-Empfänger erscheint die Fahrt chronologisch eingereiht in die übrigen Fahrten. Als begleitende Fahrtinformation erscheinen Name und Kundennummer des ursprünglich buchenden Kunden. Im Summenbereich der Rechnung wird zusätzlich für jede vorkommende Kundennummer die zugehörige Teilsumme angezeigt. (Screenshot Rechnung mit umgeleiteten Fahrtkosten). Eine Umleitung von expliziten und Fixkostenbelegen ist nicht möglich Rabatte Eine besondere Rolle in der Abrechnung spielen die Rabatte. Im Dialog Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt 11.1 auf S. 121) finden Sie Felder, die die Eingabe von Rabatten auf Zeit- bzw. Km-Kosten ermöglichen. Diese Felder werden allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen überhaupt ausgewertet. Solange Sie mit den tabellenbasierten Abrechnungsengines Viking (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 325) und Edward (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 325) arbeiten, berücksichtigt EBuS automatisch die Werte in den Rabattfeldern und wendet sie entsprechend an. Das gleiche gilt für den Abrechnungstyp Abrechnungsskript als eine Anwendungsform der Jojoba-Engine (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 326). Die automatische Berücksichtigung schließt in allen drei Fällen nicht nur die Rabattberechnung ein, sondern auch eine Kommentarausgabe auf der Rechnung über die Höhe des Rabatts. Wenn Sie als Anbieter jedoch mit einem Abrechnungsskript mit eigener Rabattbehandlung arbeiten, nimmt EBuS keine automatische Auswertung der Rabattfelder vor. Vielmehr muss bei Bedarf deren Auswertung explizit im Abrechnungsskript vorgesehen sein. Ist dies nicht der Fall, werden die Felder ignoriert, auch wenn dort Werte eingetragen

346 28. Januar Rabatte 337 wurden. Möglicherweise arbeitet das Skript überhaupt nicht mit Rabatten oder es enthält eine ganz eigene Rabattbehandlung, die eine manuelle Rabattzuordnung ausschließt. Auch die automatische Kommentarausgabe zu vergebenen Rabatten durch EBuS auf der Rechnung entfällt bzw. muss bei Bedarf durch das Skript eigenständig angestoßen werden. Achtung! Die folgenden weiteren Ausführungen zum Thema Rabatte beziehen sich alle auf die automatische Berücksichtigung der Rabattfelder durch EBuS in den drei o.g. Fällen. Wenn Sie hingegen ein Abrechnungsskript mit eigener Rabattbehandlung einsetzen, so ist die Rabattbehandlung komplett skriptabhängig. Allerdings kann ein solches Skript die Auswertung der Rabattfelder auch explizit vorsehen. Wenn die Rabattfelder von Ihrem Abrechnungssystem einbezogen werden, dann können Sie Fahrtrabatte für alle frühen Abrechnungszustände (siehe Abschnitt 21.4 auf S. 329) vergeben, ändern oder löschen. Das schließt damit auch Fahrten ein, die noch in der Zukunft liegen bzw. noch nicht abgeschlossen sind. Erst wenn die Fahrtabrechnung (siehe Abschnitt 11.5 auf S. 164) und damit die Preisberechnung durchgeführt wurde und die Buchungen somit im Zustand bearbeitet stehen, ist eine Zuordnung von Rabatten nicht mehr möglich. Sollte die Preisberechnung jedoch für Fahrten zurückgesetzt werden, dann sind diese auch wieder offen für die Rabattbearbeitung. Worauf sich die Rabatte tatsächlich auswirken, hängt von der Definition ihrer Kostenarten (siehe Abschnitt auf S. 220) ab. Anders als die Feldbezeichnungen vermuten lassen, können sich Rabatte auch auf andere Kostenposten wie z.b. Gebühren beziehen. Es ist also möglich, dass Sie mit nur einem Rabattwert gleich zwei Kostenposten beeinflussen. Beispiel: Ihre Kostenarten sind so definiert, dass sowohl Zeitkosten als auch Stornogebühren durch einen Zeitrabatt beeinflusst werden. Wenn Sie nun einen Zeitrabatt eintragen, so wird dieser automatisch auf die Zeitkosten und die Stornogebühr angerechnet. Grundsätzlich lassen sich über die Rabattfelder nur implizite Fahrtkosten beeinflussen. Auf fahrtabhängige explizite Belege haben Rabatte keine Wirkung, selbst wenn die zugehörige Kostenart (siehe Abschnitt auf S. 220) eines Belegs als rabattierbar definiert wurde. Andersherum ist es auch möglich, dass bestimmte Kostenposten durch beide Rabattwerte, also Zeit- und km-rabatt beeinflusst werden. Beispiel: Sie haben die Kostenart für Buchungsgebühren so definiert, dass sowohl Zeit- also auch km-rabattwerte darauf angewendet werden. Die Buchungsgebühr für eine bestimmte Fahrt liegt nun bei 3,- EUR und Sie tragen als Zeitrabatt oder km-rabatt 50% ein. In beiden Fällen reduziert sich die Buchungsgebühr auf 1,50 EUR. Tragen Sie die 50% in beide Felder ein, so addieren sich die Prozentsätze auf 100%, die Buchungsgebühr würde komplett entfallen. Gleichzeitig wirken sich die Rabatte natürlich auch auf alle anderen rabattsensiblen Kostenposten aus. Auf den Rechnungen erzeugt EBuS automatisch eine Rabattbemerkung zum zugehörigen Kostenposten. Wird zu einem Kostenposten sowieso schon ein anderer Kommentar erzeugt, so wird ein Hinweis auf die Rabatthöhe an den bestehenden Kommentar in Klammern gesetzt und hinten angehängt. Der Rabattkommentar bzw. die Ergänzung eines Kommentars um die Rabattinformation wird Ihnen auch im Rahmen des Abrechnungstests (siehe Abschnitt auf S. 149) bereits ausgegeben. Auf Wunsch können Sie also direkt nach der Vergabe des Rabatts kontrollieren, ob der Rabatt angewendet bzw. kommentiert wird. Natürlich haben Sie die Möglichkeit über den automatisch generierten Kommentar hinaus noch eine weitere Rechnungsbemerkung hinzuzufügen, in der Sie den Kunden z.b. zusätzlich noch über den Grund der Rabattierung informieren. Gehen Sie dazu in den Dialog Buchungsbemerkung (siehe Abschnitt 20.2 auf S. 321) bearbeiten und generieren Sie eine Bemerkung des Typs... Rabatte werden immer auf den Bruttopreis von Kostenposten gerechnet. Erst anschließend werden die MwSt. und der Nettowert abgeleitet. Beispiel: Ein Kunde bekommt auf seine 100. Fahrt einen Treuerabatt von 50%. Ohne Rabatt wären Gesamtkosten in Höhe von 46,-EUR entstanden. Mit Rabatt entstehen Bruttokosten in Höhe von 23,-EUR. In der Aufschlüsselung werden bei einer angenommenen MwSt. von 15% als Nettosumme 20,-EUR zzgl. eine Steuerbelastung in Höhe von 3,-EUR ausgewiesen.

347 28. Januar Kostenarten Kostenarten Kostenarten stellen eine wichtige Kerngröße im Abrechnungssystem dar. Aus inhaltlicher Sicht unterscheiden sie systematisch alle im Betrieb anfallenden Kosten, wobei sich die Unterscheidung an verschiedenen Kriterien orientieren kann (z.b. Herkunft oder Kostenbereich). Gleichzeitig kann eine Kostenart auch wichtige Informationen mitliefern, die von bestimmten Programmfunktionen zumeist innerhalb des Abrechungsprozesses verarbeitet werden. Die Kostenarten und ihre Regeln müssen daher im Rahmen der Abrechnungsvorbereitung zunächst definiert werden. Dies geschieht in EBuS innerhalb des Dialogs Preisgruppenkonfiguration und Abrechnung (siehe Abschnitt auf S. 219) in dem Unterfenster Kostenarten (siehe Abschnitt auf S. 220). Hinweis: Die Einbeziehung von Kostenarten ist skriptabhängig. Solange ein Anbieter seine Abrechnung über Viking (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 325) oder Edward (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 325) steuert, ist die Definition von Kostenarten nicht relevant. Hingegen müssen Abrechnungsskripte auf Basis der Jojoba- Engine (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 326) Kostenarten zuordnen und verarbeiten können. Der skriptgesteuerte Abrechnungsprozess unter EBuS schreibt vor, dass jedem Beleg eine Kostenart zugeordnet sein muss. Die Zuordnung erfolgt belegabhängig: 1. Für alle buchungsabhängigen Kosten bzw. impliziten Belege muss die Zuordnung automatisch durch das Skript geschehen. Dazu zählen zum einen die reinen Fahrtkosten, die gemeinhin als Zeit- und km-kosten auftauchen. Häufig kennt ein Tarifwerk zusätzliche buchungsabhängige Kostenarten, wie z.b. Buchungsgebühren oder Stornokosten. 2. Für explizite muss die Zuordnung der Kostenart manuell in den einschlägigen Dialogen vorgenommen werden. 3. Für Fixkosten geschieht die Zuordnung individuell je Fixkostenregel (siehe Abschnitt auf S. 231). Die zugeordnete Kostenart ist mit dem Beleg bzw. Kostenposten fortan fest verknüpft und wird natürlich auch beim Export in ein Fibu-Programm übergeben. Die spätere Zuordnung von Belegen zu Kostenarten entscheidet auch darüber, auf welchem Rechnungstyp (siehe Abschnitt auf S. 339) der Beleg später geführt wird. Das liegt daran, dass jede Kostenarten fest einem Rechnungstyp zugeordnet ist. Diese Zuordnung geschieht im Rahmen der Verwaltung von Kostenarten (siehe Abschnitt auf S. 220). Wird eine Zuordnung von Kostenart zum Rechnungstypen geändert, so hat dies nur Auswirkung für die Belege, welche noch keiner (bzw. durch Revidierung einer Belegzuordnung nicht mehr einer) Rechnung zugeordnet sind. Der Name der Kostenarten sollte aus meheren Gründen sorgfältig überlegt sein. Zum einen greift EBuS in anderen Pogrammteilen auf die Kostenarten zu und referenziert sie in den Dialogen anhand des Namens. Zum zweiten wird die Bezeichnung später auf der Rechnung eines Mitglieds ausgegeben und sollte ihm Aufschluss über die Kostenursache geben. Sollte die Bezeichnung dem Kunden eine Kostenart nicht hinreichend erklären, so ist es möglich, ihm zusätzliche Informationen auf anderem Wege hinzuzufügen. Für implizite Fahrtbelege (siehe Abschnitt 21.3 auf S. 328) geht dies über die Buchungsbemerkung (siehe Abschnitt 11.1 auf S. 121). Bei expliziten Belegen (siehe Abschnitt 21.3 auf S. 328) schafft das Kommentarfeld (siehe Abschnitt auf S. 149) Raum für ergänzende Texte. Diese Text-Zusätze müssen jedoch manuell vorgenommen werden.die Ausgabe der Kostenart-Bezeichnung auf der Rechnung wird hingegen automatisch generiert. Bei Fixkosten (siehe Abschnitt auf S. 237) erscheint die Kostenart auch in den DTA-Exporten und damit auf den Kontoauszügen der Kunden MwSt.-Sätze und -Werte Die Definition der Mehrwertsteuer unter EBuS kennt zwei Ebenen: den Mehrwertsteuersatz und die Mehrwertsteuerwerte. Der MwSt.-Satz trägt die Bezeichnung einer Mehrwertsteuer. Im Programm wird eine Mehrwertsteuer immer anhand dieser Bezeichnung referenziert. Der MwSt.-Wert hingegen liefert als Hintergrundinformation den eigentlichen Prozentsatz und die zeitliche Gültigkeit einer Mehrwertsteuer. In EBuS können jedem MwSt.-Satz ein oder bei zeitlichen Bedingungen auch mehrere MwSt.-Werte zugeordnet sein. Sie erreichen die zugehörigen

348 28. Januar Rechnungstyp 339 Tabelle über den Hauptmenüpunkt Abrechnung unterhalb des Dialogs Preisgruppen, Kostenarten, Konten (siehe Abschnitt auf S. 219). Die MwSt.-Sätze dienen also nur der begrifflichen Definition verschiedener Mehrwertsteuern. Sie können die Bezeichnung von Mehrwertsteuersätzen daher auch nachträglich noch ändern. Da der Name nur innerhalb des Programms referenziert wird und nicht auf Rechnungen o.ä. exportiert wird, bleibt die Änderung in den betroffenen Dialogen nur für Sie sichtbar. Achtung: Bitte denken Sie daran, dass ein MwSt.-Satz völlig nutzlos ist, solange Sie keine MwSt.-Werte zugewiesen haben. Wann immer Sie also einen MwSt.-Satz neu definieren, denken Sie daran, ihm über die MwSt.-Werte die erforderlichen Regeln mitzugeben. Insbesondere sollten Sie immer überlegen, für welche Gültigkeits-Zeiträume der MwSt.-Satz Regeln benötigt. Das hängt von den Fälligkeiten (siehe Abschnitt 21.5 auf S. 334) der Belege ab, denen der neue MwSt.-Satz über die Zuordnung einer Kostenart zugewiesen wird. Auf den Rechnungen werden später die verwendeten Mehrwertsteuerwerte in Prozent ausgegeben. Auf Wunsch kann der Mehrwertsteuerwert auch in die DTA-Datei exportiert und somit auf den Kontoauszügen der Kunden sichtbar werden. Diese Einstellung können Sie in den DTA-Grundeinstellungen (siehe Abschnitt auf S. 266) vornehmen. Der zeitliche Wechsel von verschiedenen MwSt.-Werten zu einem MwSt.-Satz wird von EBuS in der Abrechnung automatisch berücksichtigt. Dabei ist es völlig irrelevant, zu welchem Zeitpunkt ein Kostenposten abgerechnet wird. Ausschlaggebend für die Wahl des MwSt.-Wertes ist in EBuS ausschließlich die Fälligkeit (siehe Abschnitt 21.5 auf S. 334) eines Kostenpostens. Beispiel: Zum Jahreswechsel 2006/2007 fand eine Mehrwertsteuererhöhung von 16% auf 19% statt. Erst im Januar wurden die Fahrten für den Dezember 06 abgerechnet. Da die Fälligkeit einer Fahrt dem finalen Eintrag der Buchungsgeschichte (siehe Abschnitt auf S. 321) entspricht, berechnete EBuS 16% Mehrwertsteuer für alle Fahrten, die noch im Dezember abgeschlossen wurden. Voraussetzung war, dass für die betroffenen Kostenarten die MwSt.-Regeln korrekt und vollständig definiert waren. Im Beispiel mussten also für die den Kostenarten zugewiesenen MwSt.-Sätze zeitlich gültige MwSt.- Regeln für alle vorkommenden Fälligkeitstermine (siehe Abschnitt 21.5 auf S. 334) eingetragen sein. Das waren i.d.r. Zeiten sowohl vor als auch für nach dem Dieser Automatismus gilt ebenso für explizite Abrechnungsdaten (manuelle Belege) Rechnungstyp EBuS ist in der Lage zwischen verschiedenen Rechnungstypen zu unterscheiden. Dabei beinhaltet ein Rechnungstyp jeweils eine Reihe von bestimmten Merkmalen. Zusammengefasst kann ein Anbieter mit Hilfe dieser Unterscheidung strukturelle Vorteile in der Abrechnung erzielen. Diese können sich bei sinnvollem Einsatz zeit- und kostenreduzierend auf den Betrieb auswirken. Ein Rechnungstyp wird durch folgende Merkmale charakterisiert: 1. Rechnungssteller 2. Auf Wunsch eigener Nummernkreis, ggf. mit Präfix 3. Zuordnung zum Rechnungsformular (Design, Text, Versandart) 4. Angabe der Zahlungsfrist auf der Rechnung 5. DTA-Export Modus (beleg- oder rechnungsweise) Für jeden definierten Rechnungstypen können diese 5 Merkmale individuell festgelegt werden. Zusätzlich vereinfacht der Einsatz von Rechnungstypen die Möglichkeit, bestimmte Rechnungen vom Rechnungsversand (siehe Abschnitt auf S. 193) auszuschließen. Dies bietet sich z.b. für solche Zahlungen an, welche sowohl für den Anbieter als auch für den Kunden völlig erwartet und berechenbar auftreten. Im Carsharing-Bereich könnte dies für bestimmte Grundgebühren zutreffen. Der Verzicht auf die Rechnungszustellung erspart Zeit und Druckkosten, ist allerdings nur für Rechnungen praxistauglich, für die eine Einzugsermächtigung besteht.

349 28. Januar Rechnungssteller 340 Die Rechnungstypen werden in einer separaten Tabelle (siehe Abschnitt auf S. 225) angelegt und verwaltet. Die Verknüpfung vom Beleg zum Rechnungstyp wird über die Kostenart (siehe Abschnitt 21.8 auf S. 338) des Belegs festgelegt. Letztlich legt also die Kostenart von Belegen fest, welchem Rechnungstyp der Beleg jeweils zugeordnet wird. Gleichzeitig sind weitere andere Dialoge mit den Rechnungstypen verknüpft: Im Dialog Rechnungsformulare verwalten (siehe Abschnitt auf S. 230) legen Sie fest, welches Rechnungsformular für welchen Rechnungstyp verwendet wird. Im Dialog Rechnungen erstellen und verwalten (siehe Abschnitt auf S. 175) können Sie die Rechnungsanzeige nach dem Rechnungstyp filtern. Auf diese Weise können Sie bestimmte Rechnungstypen beim Druck bzw. Versand einfach überspringen. Im Dialog Anbietereinstellung - Abrechnung (siehe Abschnitt auf S. 264) legen Sie fest, ob Sie für jeden Rechnungstyp einen eigenen Nummernkreis verwalten wollen. Falls Sie dies wünschen, müssten Sie in der Tabelle zur Verwaltung der Rechnungstypen (siehe Abschnitt auf S. 225) auf jeden Fall einen eigenen Präfix für den Nummernkreis angeben Rechnungssteller Als Rechnungssteller ist die Person oder Partei zu verstehen, die den Kunden mit einer Rechnung belastet bzw. auf dessen Konto die zu zahlenden Leistungen eingehen. Im einfachsten Fall besitzt ein Unternehmen nur ein Konto, auf das alle Leistungen eingezahlt werden sollen. Es kann aber auch vorkommen, dass ein Unternehmen zwischen mehreren Bankkonten bzw. Rechnungsstellern unterscheidet. Dann muss EBuS entscheiden können, welche Zahlungsleistungen auf welche Konten fließen sollen. Die relevanten Entscheidungsregeln müssen in EBuS hinterlegt werden. Die wichtigste Eigenschaft des Rechnungsstellers ist neben dem Namen seine Kontoverbindung. Diese Angaben werden in einer eigenen Tabelle (siehe Abschnitt auf S. 226) verwaltet. In jedem Abrechnungssystem muss mindestens ein Rechnungssteller (siehe Abschnitt auf S. 226) und damit mindestens ein Empfängerkonto definiert sein. Die Anzahl kann nach Bedarf erweitert werden. Die Angaben zum Rechnungssteller fließen zum einen in alle DTA- und Buchhaltungsdateien ein. Außerdem können sich Teile der Informationen auf dem Rechnungstext für den Kunden wiederfinden. Der Rechnungssteller im Rechnungstext Die Angaben zum Rechnungssteller beeinflussen den späteren Rechnungstext. Dabei gibt es keine direkte Verknüpfung zwischen Rechnungssteller und der einzelnen Rechnung. Die Zuordnung eines Rechnungsstellers zu einer einzelnen Rechnung hängt hingegen davon ab, um welchen Rechnungstyp (siehe Abschnitt auf S. 339) es sich handelt. Der Rechnungstyp wiederum ist in der gleichnamigen Tabelle (siehe Abschnitt auf S. 225) fest mit einem bestimmten Rechnungssteller verknüpft. Welche Werte aus der Tabelle des Rechnungsstellers verwendet werden, hängt von der Gestaltung des Rechnungsformulars ab. Im Dialog Rechnungsformulare verwalten (siehe Abschnitt auf S. 230) können Sie Variablen, d.h. Platzhalter für bestimmte Informationen zum Rechnungssteller einbauen. Hier einige Beispiele für sinnvolle Platzhalter im Rechnungstext: 1. {SENDERBAN} Gibt die Kontonummer des Rechnungsstellers aus. 2. {SENDERBANKNAME} Gibt den Banknamen des Rechnungsstellers aus. Der Bankname wird anhand der BLZ über eine interne EBuS-Tabelle abgeleitet. 3. {SENDERBLZ} Gibt die Bankleitzahl des Rechnungsstellers aus.

350 28. Januar Rechnungsnummer 341 Beispiel: Im Dialog Rechnungsformulare verwalten (siehe Abschnitt auf S. 230) ist als Text bei Zahlungsaufforderung folgendes hinterlegt: Wir bitten um Bezahlung bis zum {P DEADLINE} auf unser Konto {SENDERBAN}, {SENDERBANKNA- ME}, BLZ {SENDERBLZ}. Anhand des Rechnungstyps wird der Rechnungssteller ermittelt und die passenden Daten aus der gleichnamigen Tabelle ausgelesen. Auf der Rechnung könnte der Text dann so umgesetzt lauten: Wir bitten um Bezahlung bis zum auf unser Konto , Spaßbank, Konto Eine komplette Übersicht aller in EBuS bekannten Variablen finden Sie im Kapitel Variablen in der Rechnungsmaske (siehe Abschnitt auf S. 343). Neben diesen reinen Textbestandteilen können weitere Informationen zum Rechnungssteller auf indirektem Wege auf der Rechnung für den Kunden erscheinen. So ist die Information des Rechnungsstellers an den Rechnungstyp (siehe Abschnitt auf S. 225) geknüpft. Der Rechnungstyp wiederum bestimmt, welches Rechnungsformular (siehe Abschnitt auf S. 230) für eine Rechnung verwendet wird. Innerhalb des Rechnungsformulars finden sich in aller Regel weitere Informationen zum Rechnungssteller. Diese können sowohl in der Absenderzeile als auch im Briefrand oder Brieffuß auftauchen und z.b. den Namen des Rechnungsstellers aufzeigen. Der Rechnungssteller in der DTA-Datei und dem Buchhaltungsexport Der Rechnungssteller einer Rechnung ist ausschlaggebend für die Zuordnung dieser Rechnung zu einer DTA- Datei (siehe Abschnitt 11.8 auf S. 207) bzw. einem Buchhaltungsexport (siehe Abschnitt 11.9 auf S. 214). Wenn eine Exportdatei neu gestartet wird und im System mehr als ein Rechnungssteller definiert ist, so werden Sie beim Anlegen gefragt, für welches Empfängerkonto Sie die Exportdatei öffnen wollen. Im Pull-Down-Menü erscheinen dann die bekannten Rechnungssteller zur Auswahl. Sie werden hier über ihren Namen referenziert. Im folgenden werden dieser Exportdatei nur solche Rechnungen zugeordnet (siehe Abschnitt auf S. 198), deren Rechnungssteller mit dem Empfängerkonto der DTA-Datei übereinstimmt. EBuS nimmt die Zuordnung automatisch richtig vor bzw. erkennt und blockiert Versuche des Anwenders, eine Rechnung falsch zuzuordnen Rechnungsnummer Jede endgültig verbuchte Rechnung besitzt eine eindeutige, unveränderliche Rechnungsnummer. Anders formuliert verweist jede Rechnungsnummer eindeutig auf eine ganz bestimmte Rechnung. Die Rechnungsnummer bietet sich deshalb im Dialog Rechnungen erstellen und verwalten (siehe Abschnitt 11.7 auf S. 174) als treffsicheres Filterkriterium, wenn es darum geht, Rechnungsdaten zu einer bestimmten Rechnung aufzurufen. Rechnungsnummern können bei Bedarf zweischichtig vergeben werden. Dabei erhält jede Rechnung erhält auf jeden Fall eine eindeutige Rechnungs-ID. Parallel dazu wird eine zweite Rechnungs-Nr. geführt, die sich von der Rechnungs-ID unterscheiden kann. Rechnungs-ID Jede Rechnung erhält anbieterglobal eine eindeutige Rechnungs-ID. Sie ist rein numerisch und wird von der Zahl 1 an in ganzen Zahlen nach oben gezählt. Die Vergabe bzw. das Hochzählen sind völlig unabhängig von irgendwelchen Rechnungseigenschaften. Die erste Rechnung eines Anbieters erhält enstprechend die Rechnungs-ID 1, die zweite die 2 usw. Innerhalb des Rechnungspools eines einzigen Anbieters wird durch jede Rechnungs-ID immer nur ganz genau eine Rechnung referenziert. Die Rechnungs-ID wird auch als globale Rechnungsnummer bezeichnet. Rechnungs-Nr. Auch die Rechnungsnummer ist anbieterglobal immer eindeutig. Ihre Zusammensetzung kann jedoch gestaffelt erfolgen. Dabei sind drei Möglichkeiten zu unterscheiden.

351 28. Januar Rechnungsnummer 342 Nummernkreise für Rechnungssteller Sie können je Rechnungssteller (siehe Abschnitt auf S. 340) einen eigenen Nummernkreis reservieren. Dieser wird durch ein individuelles Präfix (Buchstaben oder Zahlen) gekennzeichnet. Dem Präfix folgt die eigentliche Nummer der Rechnung. Sie beginnt für die erste Rechnung innerhalb eines Nummernkreises jeweils mit 1 und wird dann in ganzen Zahlen hochgezählt. Präfix und Nummer werden auf Wunsch durch ein wählbares Zeichen voneinander getrennt. Beispiel: Sie unterscheiden als Rechnungssteller den Verein vom Carsharing. Sie reservieren daher jedem Rechnungssender einen eigenen Nummernkreis. Der Nummerkreis für den Verein erhält den Präfix VER, Carsharingrechnungen werden mit CAR gekennzeichnet. Als Trennzeichen dient ein -. Die ersten Rechnungen bekommen daher folgende Rechnungsnummern: Für den Verein: VER-1, VER-2, VER-3, usw. Für das Carsharing: CAR-1, CAR-2, CAR-3, usw. Die Zuordnung der Präfixe zu den Rechnungsstellern nehmen Sie im Register Rechnungssteller (siehe Abschnitt auf S. 226) innerhalb des Dialogs Preisgruppen, Kostenarten, Konten (siehe Abschnitt auf S. 219) vor. Zusätzlich müssen Sie auf jeden Fall in den Anbietereinstellungen (siehe Abschnitt 13.1 auf S. 263), Register Abrechnung (siehe Abschnitt auf S. 264) als Rechnungssequenznummer Nach Rechnungssteller wählen. Eine gleichzeitige Unterscheidung von Nummernkreisen für Rechnungstypen ist nicht möglich. Es ist möglich, neben der Rechnungs-Nr. zusätzlich die Rechnungs-ID auf der Rechnung auszugeben. Nummernkreise für Rechnungstypen Alternativ zu den Nummernkreisen für Rechnungssteller (Sender) können Sie eigene Nummernkreise für Rechnungstypen (siehe Abschnitt auf S. 339) reservieren. Auch hier müssen Sie die Präfixe im einschlägigen Dialog den Rechnungstypen (siehe Abschnitt auf S. 225) zuordnen. Zusätzlich müssen Sie ebenfalls in den Anbietereinstellungen (siehe Abschnitt 13.1 auf S. 263), Register Abrechnung (siehe Abschnitt auf S. 264) als Rechnungssequenznummer Nach Rechnungstyp wählen. Der Aufbau der Rechnungsnummer erfolgt dann identisch wie bereits für die Rechnungssteller beschrieben. Eine gleichzeitige Unterscheidung von Nummernkreisen für Rechnungssteller ist nicht möglich. Es ist möglich, neben der Rechnungs-Nr. zusätzlich die Rechnungs-ID auf der Rechnung auszugeben. Keine Nummernkreise Auch wenn Sie keine eigenen Nummernkreise für Rechnungssteller oder -typen definieren, wird trotzdem die Rechnungsnummer geführt und in den einschlägigen Tabellen ausgegeben. Sie ist in diesem Fall identisch mit der Rechnungs-ID. Nachträgliche Einführung von Nummernkreisen Es ist möglich, verschiedene Nummernkreise auch in bestehenden Abrechnungssystemen nachträglich zu definieren. Sie müssen dazu die Einstellungen wie oben beschrieben in den Dialogen zu Rechnungstypen bzw. Rechnungsstellern sowie in den Anbietereinstellungen vornehmen. Alte Rechnungs-IDs und Rechnungs-Nr. bleiben von der Änderung unberührt. Für alle neuen Rechnungen werden die Rechnungs-IDs nahtlos weiterhochgezählt. Die Rechnungs-Nr. hingegen beginnen dann innerhalb der verschiedenen Nummernkreise mit dem Präfix. Der numerische Teil der Rechnung zählt beginnend mit der aktuellen Anzahl aller bestehenden Rechnungen des Rechnungstyps bzw. Rechnungsstellers.

352 28. Januar Vorbereiten der Abrechnung 343 Beispiel: Sie haben bisher nur mit globalen Rechnungsnummern gearbeitet und insgesamt Rechnungen produziert. Gleichwohl unterschieden sich die Rechnungen in folgende Typen: 150 Rechnungen des Rechnungstyps Verein, sowie Rechnungen des Rechnungstyps Carsharing. Die Rechnungs-IDs und Rechnungs-Nr. aller bisherigen Rechnungen sind identisch. Nun schalten sie auf verschiedene Nummernkreise mit Präfix um. Daraus ergeben sich für die folgenden Rechnungen: 1. Nächste Rechnung hat z.b. den Typ Verein : Rechnungs-ID: 1.301, Rechnungs-Nr. VER Die dann nächste Rechnung hat z.b. den Typ Carsharing : Rechnungs-ID: 1.302, Rechnungs-Nr. CAR Die Rechnungs-IDs werden unbeeinflusst mit jeder weiteren Rechnung nach oben gezählt. Die Rechnungs-Nr. steigen quer ein und werden von der Startzahl an ebenfalls nach oben hochgezählt. Nachträgliche Umstellung auf globale Rechnungsnummern Sie können von getrennten Nummernkreisen zurück auf die Führung nur einer globalen Rechnungs-Nr. schalten. Dazu reicht es, lediglich in den Anbietereinstellungen die Buchhungssequenznummer auf global zu setzen. Alte Rechnungen bleiben von der Änderung unberührt. Für alle neuen Rechnungen ist die Rechnungs-Nr. dann wieder identisch mit der Rechnungs-ID. Generell sollte eine Entscheidung für oder gegen die Unterscheidung von Nummerkreisen konsequent getragen werden. Auf diese Weise bleiben die Rechnungs-Nr. auch langfristig besser verständlich Vorbereiten der Abrechnung Hinweis: Diese Beschreibung ist unvollständig und entspricht noch nicht den aktuellen Qualitätsstandards dieses Anwenderhandbuches. Folgende Schritte sind nötig, damit EBuS Buchungen und Fahrten abrechnen kann: Zunächst müssen Abrechnungsregeln festlegt werden. Damit kann EBuS ausrechnen, wie teuer eine Fahrt ist. Intern werden von EBuS dafür mehrere Abrechnungssysteme zur Verfügung gestellt, die dann - entweder mittels Regeltabellen oder mittels Skript - angepasst werden. Der Anbieter hinterlegt seine Briefpapiere als PDF-Dokumente auf dem Server. Nur so können - Rechnungen auf dem korrekten Papier versendet werden. Schließlich werden dann die Rechnungsformulare definiert. An verschiedene Kundengruppen kann die Rechnung auf verschiedenem Papier und in unterschiedlichem Design geliefert werden Variablen in der Rechnungsmaske In die verschiedenen Texte auf der PDF-Rechnung können variable, an die jeweilige Rechnung angepasste Textteile eingefügt werden. Dazu werden sogenannte Platzhalter oder Variablen in die Texte geschrieben, die bei der Erzeugung des PDF-Dokumentes durch den tatsächlichen Text ersetzt werden. Der Name der Platzhalter wird dazu in geschweifte Klammern, {}, gesetzt. Die Namen der Variablen entsprechen einer englischsprachigen Kurzbeschreibung ihres Inhalts. Folgende Variablen werden durch das System vorbelegt (Angaben in alphabetischer Reihenfolge): ADDITIONALCOMPANYNAME1: Zusätzliches Adressfeld, das insbesondere bei Firmenkunden verwendet werden sollte. Beispiel: z. Hd. Herrn Schröder. BILLDATE: Rechnungsdatum in der internen Datumsdarstellung: 4-stellige Jahreszahl gefolgt von jeweils zweistelliger Monats-, Tages-, Stunden-, Minuten- und Sekundenzahl. Zur Verwendung im Ausdruck sollte besser P_BILLDATE verwendet werden. Bei noch nicht endgültig verbuchten Rechnungen steht in dieser Variablen das aktuelle Datum. Beispiel:

353 28. Januar Variablen in der Rechnungsmaske 344 BILLNUMBER: Rechnungsnummer. Wenn Ausdrucke von noch nicht endgültig verbuchten Rechnungen erzeugt werden, steht hier -1. Beispiel: CONTACTPERSON: Zusätzliches Adressfeld für Firmenkunden. Beispiel: Herr Müller. CURRENCY: Rechnungswährung. Beispiel: EUR. DEADLINE: Letzter Zahlzeitpunkt in der internen Datumsdarstellung. Zur Verwendung im Ausdruck sollte besser P_DEADLINE verwendet werden. Bei noch nicht endgültig verbuchten Rechnungen wird das Datum von aktuellen Datum ausgehend angenommen. Beispiel: MILEAGEUNIT: Entfernungsmaßeinheit des Anbieters. Beispiel: km. NAMEAFFIX: Zusätzlicher Namensbestandteil des Rechnungsempfängers, z.b. akademischer Titel. Beispiel: Dr.. PAYTYPE: Bezahlart für diese Rechnung in Form einer internen Darstellung. Beispiel: DIRECTDEBIT. P_BILLDATE: Zur Ausgabe vorbereitete Version des Rechnungsdatums. Bei noch nicht endgültig verbuchten Rechnungen wird das aktuelle Datum eingesetzt. Beispiel: P_DEADLINE: Zur Ausgabe vorbereitete Version des letzten Bezahlzeitpunkts. Bei noch nicht endgültig verbuchten Rechnungen wird er vom aktuellen Datum aus gezählt. Beispiel: RECEIVERBAN: Kontonummer (Bank Account Number) des Rechnungsempfängers. Siehe auch RECEI- VERXBAN. Beispiel: RECEIVERBANKNAME: Name des Bank des Rechnungsempfängers. Beispiel: Sparkasse Muckelhausen. RECEIVERBLZ: Bankleitzahl der Bank des Rechnungsempfängers. Beispiel: RECEIVERCITY: Stadt der Empfängeradresse. Beispiel: Muckelhausen. RECEIVERCOUNTRY: Länderkürzel der Empfängeradresse. Beispiel: D. RECEIVEREXTIDRECEIVER: Vollständige Kundennummer des Empfängers. Beispiel: RECEIVERHOLDER: Name des Kontoinhabers des Rechnungsempfängers. Dieser Eintrag wird unabhängig vom Namen des Empfängers hinterlegt. Beispiel: Hillbrecht, Dirk. RECEIVERNAME: Name des Rechnungsempfängers wie er im Adressfeld erscheinen soll. Beispiel: Dirk Hillbrecht. RECEIVERPOSTALCODE: Postleitzahl der Empfängeradresse für das Adressfeld. Beispiel: RECEIVERPRENAME: Vorname des Rechnungsempfängers. Beispiel: Dirk. RECEIVERSTREET: Straße der Rechnungsempfängeradresse. Beispiel: Dalistraße. RECEIVERSTREETNR: Hausnummer der Rechnungsempfängeradresse. Je nachdem wie die Stammdaten angelegt sind, kann dieser Eintrag auch leer und die Hausnummer direkt in RECEIVERSTREET integriert sein. Beispiel 15. RECEIVERSURNAME: Nachname des Rechnungsempfängers. Beispiel: Hillbrecht. RECEIVERTAXNUMBER: Steuernummer des Empfängers, sofern in den Stammdaten hinterlegt. Beispiel: RECEIVERXBAN: Kontonummer des Rechnungsempfängers, wobei die drei letzten Stellen zur Anonymisierung durch X ersetzt sind. Beispiel: 15861XXX. SALUTATION: Anrede des Rechnungsempfängers. Beispiel: Herr. SALUTATIONLINE: Vollständige Anredeformel für den Rechnungsempfänger. Beispiel: Sehr geehrter Herr Hillbrecht,.

354 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 345 SENDERACCOUNT: Kontoinhaber des Absenders, d.h. des Anbieters. Beispiel: Sparkasse Muckelhausen. SENDERBAN: Kontonummer des Absenders. Beispiel: SENDERBANKNAME: Name der Bank des Absenders. Beispiel: Sparkasse Muckelhausen. SENDERBLZ: Bankleitzahl des Rechnungsabsenders. Beispiel: SENDERCITY: Stadt des Rechnungsabsenders. Geeignet für eine Adressangabe. Beispiel: Hannover. SENDERCOUNTRY: Länderkurzel des Rechnungsabsenders. Beispiel: D. SENDERHOLDER: Kontoinhaber des Absenders. Beispiel: Stadtmobil Muckelhausen GmbH. SENDERNAME: Name des Absenders, geeignet für ein Adressfeld. Beispiel: Stadtmobil Muckelhausen. SENDERPOSTALCODE: Postleitzahl des Rechnungsabsenders. Beispiel: SENDERSTREET: Adressfeldfähige Straße des Rechnungssenders. Beispiel: Hausmannstraße. SENDERTAXNUMBER: Steuernummer des Absenders, sofern diese in der Datenbank hinterlegt ist. Beispiel: DE Weitere Variablen Zusätzlich zu den vorgegebenen Variablen kann jede beliebige Stammdatenerweiterung für Mitglieder über die Rechnungs-XML-Datei übertragen und damit der Rechnungs-PDF-Erzeugung zugänglich gemacht werden. Diese zusätzlichen Eigenschaften müssen in ihrer Definitionstabelle ein Häkchen in der Schaltfläche rechnungsrelevant bekommen. Die Variable ist dann unter demselben Namen wie der interne Name der zusätzlichen Eigenschaft verfügbar. Abbildung 417: Rechnungsrelevante zusätzliche Eigenschaft für Mitglieder Fahrtdaten bearbeiten Die Fahrtdatenbearbeitung ist für viele Anbieter ein wichtiger Abschnitt im Rahmen der Abrechnung. Hier können essentielle Informationen einer Fahrt bearbeitet und ergänzt werden. Dazu zählen nicht nur die Kerndaten Zeit und Strecke, sondern auch weitere abrechnungsrelevante Fahrtdetails. Sie werden alle im Dialog Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt 11.1 auf S. 121) verwaltet. Theoretisch ist es denkbar, dass die Fahrtdatenbearbeitung in einer Abrechnung komplett entfällt. Das wäre der Fall, wenn für alle Fahrten die fahrtpreisrelevanten Informationen bereits korrekt und vollständig im Buchungssystem vorlägen. Dieser Fall impliziert jedoch, dass der komplette Fuhrpark per elektronischem Zugangssystem verwaltet wird und keine nachträglichen manuellen Änderungen und Ergänzungen erforderlich sind. In der Praxis ist dieses Szenario quasi ausschließbar. Vielmehr finden sich in der Praxis viele typische Arbeiten zur Fahrtbearbeitung. Hier einige Beispiele:

355 28. Januar Fahrtdaten bearbeiten 346 Eintragen der Kilometerstände von Fahrten bei Fahrzeugen ohne elektronische Fahrtdatenerfassung Korrektur von Fahrtdaten (Zeit, Kilometer,...) Zuordnung von Rabatten Bearbeitung anbieterspezifischer zusätzlicher Buchungsdaten (z.b. Fahrzeugtyp, Tariftyp des Kunden, Überziehungsgebühr,u.s.w.) Umleitung der Kosten für eine Fahrt auf eine andere Kundennummer (Rechnungsumleitung) Ergänzen von Buchungsbemerkungen (siehe Abschnitt 8 auf S. 36) Zuordnung von expliziten fahrtabhängigen Belegen (z.b. Tankquittungen, Strafgebühren) Hier geht es damit um eine Vielzahl an relevanten Informationen pro Fahrzeug bzw. pro Fahrt. Gleichzeitig ist auch der zu verwaltende Fuhrpark möglicherweise relativ groß und nicht leicht zu überblicken. Es empfiehlt sich daher sich für die Praxis eine bestimmte Reihenfolge angewöhnen, in der Sie innerhalb einer Monatsabrechnung die relevanten Fahrzeuge bzw. Fahrten bearbeiten. Möglicherweise arbeiten Sie Ihre Fahrzeuge numerisch oder nach einer Standortliste ab. Vielleicht bietet sich auch eine Bearbeitung abhängig von der Ausstattung Ihrer Fahrzeuge mit elektronischem Fahrterfassungssystem an. So könnten Sie zunächst alle Fahrzeuge mit Zugangssystem und anschließend solche mit herkömmlichen Fahrtberichten abarbeiten. Dann sollten Sie auf Zugangssysteme Rücksicht nehmen, die ihre Fahrtdaten nicht unmittelbar nach Abschluss der Fahrt an EBuS übermitteln, sondern z.b. erst nach Antritt der Folgefahrt des gleichen Autos. Da dies u.u. mehrere Tage dauern kann, liegen manche relevante Fahrtdaten entsprechend zeitverzögert vor. Es bietet sich an, solche Fahrzeuge zuletzt zu bearbeiten. Der Dialog bietet zum Arbeiten verschiedene Datenfilter (siehe Abschnitt auf S. 123) und Farbmarkierungen (siehe Abschnitt auf S. 125). Auch sie erleichtern eine strukturierte Aufarbeitung der Fahrten. Bei der Eingabe von Zeit- und km-werten ist es entscheidend, ob das betroffene Fahrzeug mit einem elektronischem Fahrterfassungssystem ausgestattet ist. Bitte nehmen Sie von den folgenden wichtigen Hinweisen Kenntnis. Sie erleichtern das Verständnis und damit das Bearbeiten der Fahrtdaten. Bearbeitung von Fahrtdaten für Fahrzeuge ohne elektronisches Fahrterfassungssystem Für Fahrzeuge ohne elektronisches Fahrterfassungssystem müssen Sie i.d.r. alle tatsächlichen Fahrtzeiten sowie die km-leistung von Fahrtberichten manuell in EBuS eintragen. EBuS setzt diese Fahrten in den Zustand Fahrtdaten fehlen und markiert sie durch einen gelben Zeilenhintergrund (siehe Abschnitt auf S. 126). Diese Regel kann in bestimmten Fällen durchbrochen werden: Für stornierte Fahrten und Blockabos entstehen weder reale Fahrtzeiten noch km-leistungen. Ihre Daten sind systemseitig vollständig und gelten als abrechenbar (Blockabos müssen dazu komplett in der Vergangenheit liegen). Selbstverständlich ist es möglich, auch diese Fahrtdaten trotzdem zu ändern bzw. zu ergänzen. Sollte Ihr Abrechnungssystem mit zusätzlichen preisrelevanten Buchungseigenschaften (siehe Abschnitt auf S. 142) arbeiten, dann befinden sich im Dialog möglicherweise noch weitere Felder, die die tatsächliche Fahrtzeit abfragen. Es ist möglich, dass die Fahrtzeit dann explizit in diese Felder eingetragen werden muss, statt in die Standard-Felder des Dialogs, damit das Abrechnungsskript die Fahrt richtig berechnet. Klären Sie diese Frage ggf. bitte mit den verantwortlichen Mitarbeitern. Bearbeitung von Fahrtdaten für Fahrzeuge mit elektronischem Fahrterfassungssystem Für Fahrzeuge, die mit elektronischem Erfassungssystem ausgestattet sind, entfällt i.d.r. die Eingabe der kmund Zeitdaten. Sie werden nach der Fahrt durch das Zugangssystem an EBuS übermittelt. Im Idealfall brauchen Sie die Daten zu diesen Fahrzeugen weder zu ergänzen noch zu bearbeiten. Da es in der Praxis aber natürliche Fehlerquellen auch für Erfassungssysteme gibt, sollten Sie diese Fahrzeuge auf jeden Fall dennoch aufrufen und einen Blick auf die Daten werfen, um ihre Konsistenz zu prüfen. Eine mögliche Checkliste für Fahrtdaten, die von einem Erfassungssystem überliefert werden:

356 28. Januar Fahrten abrechnen Gehen die km-stände von Folgefahrten lückenlos ineinander über? Falls nicht, sollte man den Grund dafür suchen. Ferner könnte man kontrollieren, 2. Gibt es Doppelfahrten (Fahrten unter gleicher Nutzernummer mit gleicher Fahrtzeit)?. Solche Fälle können in der Praxis auftreten und müssten natürlich nachbearbeitet werden. 3. Welche Farbmarkierungen (siehe Abschnitt auf S. 125) tauchen innerhalb der Tabelle auf und signalisieren damit ggf. Bearbeitungsbedarf? 4. Haben Sie selber im EBuS-Aufgaben-Manager (siehe Abschnitt 12 auf S. 241) offene Aufgaben zu diesem Fahrzeug bzw. den relevanten Fahrtdaten, die in der Abrechnung zu berücksichtigen wären? Neben den automatisch gelieferten Daten können Sie auch manuell km und Zeitdaten in EBuS notieren, die sie aus Bordbüchern oder ähnlichen Aufzeichnungen entnehmen. Zur Unterscheidung der km-daten zeigt EBuS getrennte Felder für km-daten vom System bzw. für manuelle Einträge an. Sollten die km-werte von Bordcomputer- und Fahrtenbuch voneinander abweichen, müssen Sie zwingend festlegen, welche km-werte zur Abrechnung verwendet werden sollen. Andernfalls steht die Fahrt im Abrechnungsstatus inkonsistent. Für die Fahrtzeit unterscheidet EBuS hingegen zwischen der Buchungs- und der Fahrtzeit. Dabei entspricht die Buchungszeit dem Start- und Endzeitpunkt der ursprünlichen Buchung bzw. dem letzten Eintrag einer Buchungsgeschichte. Die Fahrtzeit wird vom System übermittelt, kann dann aber manuell überschrieben werden. In besonderen Fällen liefert ein Erfassungssystem sogar zwei bzw. mehrfach Fahrtzeiten an EBuS. Die Folgedaten eines Erfassungssystems werden mit den Erstdaten vereint. Manuelle Überschreibungen werden hingegen nicht mehr korrigiert. Beispiel: Ein Kunde bucht von 9-18 Uhr. Er fährt tatsächlich von Uhr, stellt das Auto dann ab und meldet sich ab. Von fährt er das Fahrzeug dann noch einmal. Das Erfassungssystem liefert zunächst Fahrtzeiten von 10-12, später noch einmal die Daten für die Uhr Fahrt. Fall I: Die Fahrtzeiten wurden nicht manuell bearbeitet. EBuS vereint die beiden Fahrtzeiten zu Uhr. Fall II: Die tatsächliche Fahrtzeit wurde manuell auf 9-15 Uhr gesetzt. Dieser Wert wird weder durch den ersten noch durch den zweiten Datensatz des Erfassungssystems geändert. Dieses Verhalten ist nicht für alle Erfassungssysteme typisch. Möglicherweise setzen Sie zusätzliche preisrelevante Buchungseigenschaften (siehe Abschnitt auf S. 142) ein, die die tatsächlichen Fahrtzeiten in weiteren Feldern abfragen. In bestimmten Fällen stehen die Zeiten für Fahrtbeginn und -ende in der Tabelle nur in Klammern und erscheinen bei Aufruf des Datensatzes nicht im zugehörigen Eingabefeld. Dann hat das elektronische Erfassungssystem bereits Daten zur Fahrt zurückgeliefert, diese sind aber nicht vollständig. Typisch ist dies z.b. für blockierte oder stornierte Fahrten, zu denen das Erfassungssystem solche Werte nicht liefern kann. EBuS kopiert dann die Zeitinformationen aus den Buchungsdaten. Wenn alle relevanten Fahrten im Status abrechenbar stehen und auch alle preisrelevanten Informationen eingepflegt sind, kann die Fahrtabrechnung (siehe Abschnitt 11.5 auf S. 164) erfolgen. Sie ermittelt für jede Fahrt den zugehörigen Fahrtpreis Fahrten abrechnen Die Fahrtabrechnung ist ausschließlich für die Preisermittlung von Fahrten zuständig. Die Berechnung geschieht auf Basis eines Abrechnungsskripts (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 326) oder tabellenbasierten (siehe Abschnitt 21.1 auf S. 324) Preisreglements. Explizite Belege und Fixkosten erfahren ihren Preis auf andere Art. Zeitpunkt der Fahrtabrechung EBuS betrachtet eine Fahrt frühestens dann als abrechenbar, wenn sie abgeschlossen ist. Das heißt, dass das eingetragene Buchungs- bzw. Fahrtende bereits in der Vergangenheit liegen muss. Erst dann überführt EBuS den

357 28. Januar Tankbelege 348 Abrechnungszustand einer Fahrt von nicht abgerechnet (siehe Abschnitt auf S. 330) automatisch in abrechenbar (siehe Abschnitt auf S. 330) oder Fahrtdaten fehlen (siehe Abschnitt auf S. 330). Sie haben allerdings die Möglichkeit, auch eine noch laufende oder komplett zukünftige Buchung durch manuellen Eingriff von nicht abgerechnet in abrechenbar zu überführen. Diese vorgezogene Abrechenbarkeit erreichen Sie, indem Sie einfach im Dialog Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 131) Fahrtdaten zur Fahrt eintragen. Dazu ist mindestens die Angabe des Streckenwertes erforderlich. Fehlende Fahrtzeiten kompensiert EBuS, indem es davon ausgeht, dass die Fahrtzeiten der Buchungszeit entspricht und diese Zeiten entsprechend übernimmt. Beispiel: Sie möchten die Fahrt für einen Kunden aus bestimmten Gründen bereits vor Ablauf der eigentlichen Buchungszeit abrechnen. Filtern Sie im Dialog Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 131) die Fahrt heraus. Setzen Sie den Streckenwert der Fahrt ein, z.b. 0 km. Bei Bedarf können Sie noch die Fahrtzeiten eintragen, sofern Sie von der Buchungszeit abweichen. Nach dem Speichern des Datensatzes geht der Abrechnungszustand der Fahrt direkt von nicht abgerechnet in abrechenbar über. Eine weitere Ausnahme gilt bezüglich einer stornierten Fahrt. Sie wird auch von EBuS direkt nach der Stornierung als fällig betrachtet, völlig unabhängig vom ursprünglichen Buchungsende. Bitte lesen Sie weitere Hinweise zum Thema Fälligkeit (siehe Abschnitt 21.5 auf S. 334) im Konzeptteil der Dokumentation. Fahrten, die von EBuS auf Fahrtdaten fehlen gesetzt wurden, müssen auf jeden Fall im Dialog Fahrtdaten bearbeitet (siehe Abschnitt 11.1 auf S. 121) noch um die fehlenden relevanten Abrechnungsinformationen ergänzt werden. Nach erfolgreicher Bearbeitung der Fahrtdaten stehen die relevanten Buchungen dann im Status abrechenbar. Von diesem Moment an sind auch sie für die Fahrtabrechnung freigegeben. Auswirkung auf die Buchung und den Abrechnungszustand Durch die Zuordnung eines Fahrtpreises werden die Buchungen in einen neuen Abrechnungszustand (siehe Abschnitt 21.4 auf S. 329) versetzt: Sie stehen dann im Status bearbeitet. Gleichzeitig entsteht für jede preisberechnete Buchung mindestens ein Beleg (siehe Abschnitt auf S. 332). Hierbei handelt es sich um sogenannte implizite Fahrtbelege (siehe Abschnitt 21.3 auf S. 328), da der Preis sich implizit aus den Fahrtdetails ergibt bzw. aus diesen abgeleitet wird. Für die weiteren noch folgenden Abrechnungsschritte sind nur noch diese impliziten Fahrtbelege relevant. Die zugehörigen Buchungen bleiben natürlich bestehen und wechseln auch ihren Abrechnungszustand (siehe Abschnitt 21.4 auf S. 329) parallel zu ihren Belegen. Die Buchungen sind jedoch nicht weiter Gegenstand der Abrechnung, sondern ihre Rolle wird von den Belegen übernommen, die aus ihnen implizit abgeleitet wurden Tankbelege Eine wesentliche Rolle im Rahmen der Abrechnung im Carsharinggeschäft spielen die Tankbelege. Dabei geht es zum einen darum, die Tankbelege zu verrechnen. Hier kommen häufig zwei verschiedene Bezahlverfahren ins Spiel: 1. Der Kunde hat den Tankbeleg aus eigener Tasche beglichen. In diesem Fall muss der Carsharinganbieter Erstattung leisten. 2. Der Kunde hatte für das Fahrzeug eine Tankkarte zur Verfügung. Er muss den Betrag dann nicht auslegen, sondern der Carsharinganbieter rechnet mit dem Tankstellenkonzern direkt ab. Im ersten Fall müssen die Tankbelegerstattungen Teil der Kundenrechnungen werden. EBuS vereinfacht diesen Vorgang erheblich durch eine Belegerfassung, die direkt auf Tankbelege zugeschnitten ist. So werden folgende Routinen automatisch durchgeführt: 1. Suchen nach der zugehörigen Fahrt anhand des Belegdatums/-uhrzeit 2. Festellen, ob eine Erstattung notwendig ist anhand der Bezahlart 3. Ableiten des potenziellen Empfängers anhand der Buchungsdaten

358 28. Januar Tankbelege Ergänzen der richtigen Tankkarte, sofern die Zuordnung einmalig in den Stammdaten vorgenommen wurde 5. Errechnen des Kraftstoff-Preises, wenn Endpreis und Kraftstoffmenge eingegeben werden. 6. Ableiten eines expliziten Belegs aus den Daten des Tankbelegs und damit Erstattung (siehe Abschnitt auf S. 349) der Vorauslage über den Dialog Tankkosten erstatten (siehe Abschnitt 11.3 auf S. 159). Doch es geht nicht nur um die Verrechnung der Tankbelege. Vielmehr geben die Belege auch Aufschluss über den Verbrauchswert eines Fahrzeugs. Es lohnt sich, die Tankbelege statistisch auszuwerten mit Blick auf Verbrauch/km, Kraftstoffpreis, Kosten/km, Tankhäufigkeit, u.ä. Die Eingangsdaten, welche für diese Statistik erforderlich sind, können in EBus ebenfalls verwaltet werden. Zum aktuellen Zeitpunkt sind die Daten jedoch noch nicht exportierbzw. auswertbar. Zuletzt dient die Verwaltung der Tankbelege auch als Kontrollinstrument. So prüft EBuS direkt bei der Erfassung des Tankbelegs, ob Datum und Uhrzeit der Betankung zeitlich zu einer Buchung passen. Ein Tankbeleg, der außerhalb jeder Buchungszeit liegt, weist entweder auf einen Missbrauch von Tankkarten oder eine nicht gemeldete Fahrtüberziehung hin. Doch auch, wenn das Belegdatum zur Buchung passt, müssten Schwarznutzungen der Tankkarte eine Unregelmäßigkeit in der Statistik hervorrufen. EBuS ermöglicht die Verwaltung von Tankkarten (siehe Abschnitt 9.9 auf S. 79) sowie deren Zuordnung zu Buchungszielen (siehe Abschnitt auf S. 81)/Realobjekten (siehe Abschnitt auf S. 82) in eigenen Dialogen. Die Erfassung der Tankbelege geschieht unterhalb des Hauptmenüs Abrechnung im Dialog Tankbelege erfassen (siehe Abschnitt 11.2 auf S. 153). Voraussetzung für die Erfassung von Tankbelegen ist die Hinterlegung von Kraftstoffarten (siehe Abschnitt auf S. 83) im Stammdatenbereich, sowie die Zuordnung der Kostenart zu den erstatteten Tankkosten in den Anbietereinstellungen (siehe Abschnitt auf S. 264). Die letztendliche Verrechnung von ausgelegten Tankquittungen geschieht über den Dialog Tankkosten erstatten (siehe Abschnitt 11.3 auf S. 159). Rechnungen der Tankvorgänge mit Tankkarte können auch direkt importiert werden im Dialog Tankrechnungen betrachten und importieren (siehe Abschnitt 11.4 auf S. 162). Dabei können automatisch Belege erzeugt werden und die Tankvorgänge kontrolliert werden. Lesen Sie dazu auch den Konzeptteil der Tankkontrolle (siehe Abschnitt auf S. 350) Erstattungsbelege Wie bereits beschrieben, handelt es sich bei den Erstattungsbelegen für Tankbelege (siehe Abschnitt auf S. 348) um explizite (siehe Abschnitt 21.3 auf S. 328) Belege. Die Beleginformationen leitet EBuS aus dem jeweiligen Tankbeleg ab. Da der Tankbeleg über sein Belegdatum eine direkte Verknüpfung zu einer Buchung besitzt, können einige Daten aus der Buchung übernommen werden. Die fehlenden ergeben sich aus Ihren Eingaben zum Tankbeleg. 1. Empfänger des Erstattungsbeleg ist im Standardfall der Kunde, auf den die Buchung gemacht wurde. Beim Anlegen der Tankbelege kann auch ein anderer Kunde mit dem Beleg verknüpft und somit zum späteren Empfänger des Erstattungsbelegs definiert werden. 2. Der Betrag des Erstattungsbelegs entspricht der Höhe des Tankbelegs mit umgedrehtem Vorzeichen. 3. In der Regel wird der Tankbeleg einer Buchung zugeordnet. In diesem Fall produziert EBuS einen fahrtabhängigen expliziten Beleg und leitet die Zugehörigkeit des neuen Belegs zu einer Buchung aus dem Tankbeleg ab. Wird ein Tankbeleg explizit keiner Buchung zugeordnet, so entsteht ein fahrtunabhängiger Beleg. Dieser lässt sich als kundenzugeordneter expliziter Beleg im Programm einsehen. 4. Der Kommentar des Belegs wird automatisch generiert nach folgendem Muster: Tankkostenerstattung für [Menge Kraftstoff] [Einheit Kraftstoff] [Kraftstoffart] am [Tankbelegdatum mit Uhrzeit] Wenn zum Tankbeleg im Dialog Tankbelege erfassen ein weiterer Kommentar eingetragen wurde, so wird dieser an den automatisch generierten Kommentar hinten angehängt. Beispiel: Tankkostenerstattung für 20 l Diesel am , 15:43, Sie hätten auch die Tankkarte benutzen können.

359 28. Januar Tankkontrolle Tankkontrolle In EBuS können Sie nach Erhalt der Tankrechnungen durch das Kraftstoffunternehmen überprüfen, ob es Auffälligkeiten beim Bezahlen mit Tankkarte gegeben hat. Möglicherweise hat ein Fahrer den falschen Kraftstoff (z.b. Premium-Kraftstoff) getankt oder sogar vorsätzlich Missbrauch betrieben. EBuS gleicht die von den Kraftstoffunternehmen in einer Rechnungsdatei gelieferten Daten mit den in EBuS hinterlegten Daten der Tankkarten, Krafstoffarten, Fahrzeuge und Buchungen ab. Dabei wird auf Plausibilität der Daten geprüft in Hinblick auf folgende Fragen: Ist die dem Tankvorgang zugeordnete Karte in EBuS angelegt? Ist die Tankkarte einem Fahrzeug in EBuS zugeordnet? Gab es zur Tankzeit eine Buchung auf das entsprechende Fahrzeug? Fand der Tankvorgang innerhalb der vom Zugangssystem übermittelten Fahrzeit statt? Wurde ein zulässiger Kraftstoff verwendet? Wurde die maximal mögliche Tankfüllmenge nicht überschritten? In EBuS werden diese Informationen nach Import der Tankkarten-Rechnungsdatei zu jedem Tankvorgang in tabellarischer Form angezeigt. Sie können nach verschiedenen Kriterien gefiltert und sortiert werden. Sie können in der Tabellenansicht manuell Aufgaben zu den einzelnen Tankvorgängen anlegen. Sie können aber auch einstellen, ob automatisch Aufgaben erstellt werden sollen, wenn die oberen Prüfungen negative Ergebnisse liefern. Zentraler Programmbestandteil der Tankkontrolle ist der Dialog Tankrechnungen betrachten und importieren (siehe Abschnitt 11.4 auf S. 162). Dort haben Sie eine Übersicht über sämtliche Tankvorgänge des betreffenden Abrechnungsmonats und können visuell kontrollieren, ob es Auffälligkeiten gegeben hat, manuell Aufgaben zu Tankvorgängen erstellen, automatisch Aufgaben erstellen lassen, Belege zu Buchungen erzeugen, z.b. um Extra-Kosten den Fahrern in Rechnung stellen zu können. Bevor dieser Dialog funktionieren kann, müssen diverse Einstellungen in EBuS vorgenommen werden. Unter Tankkarten, Kraftstoffarten und Batterien (siehe Abschnitt 9.9 auf S. 79) legen Sie Tankkartenanbieter, Kraftstoffarten und Tankarten an und ordnen Kraftstoffe und Tankkarten den Fahrzeugen (Buchungsziel oder Realobjekt) zu. Unter Kraftstoffzuordnungen bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 282) ordnen Sie die Kraftstoffarten des Kraftstoffanbieters den in EBuS hinterlegten Kraftstoffen zu. Optional: Unter Tankrechnungsaufgaben (siehe Abschnitt auf S. 268) legen Sie fest, unter welchen Umständen automatisch Aufgaben angelegt werden sollen, die mit den entsprechenden Bezahlvorgängen der Tankkarte verknüpft sind. Seien Sie bitte am Anfang sehr vorsichtig beim Einstellen von automatisch angelegten Aufgaben. Es könnte sein, dass sonst plötzlich eine große Zahl von Aufgaben erstellt wird. Bitte lesen Sie auch die Dokumentation der Tankbelege im Konzeptteil (siehe Abschnitt auf S. 348) sowie Tankbelege erfassen (siehe Abschnitt 11.2 auf S. 153) Belegzuordnung Die Belegzuordnung ist ein notwendiger Schritt im Rahmen der Abrechnung. Im Rahmen der Monatsabrechnung schließt sie sich an die Fahrtabrechnung (siehe Abschnitt 11.5 auf S. 164) an und geht der vorläufigen Verbuchung voraus.

360 28. Januar Belegzuordnung 351 Simpel formuliert, handelt es sich bei der Belegzuordnung um eine große Sortiererei : 1. EBuS sucht nach allen relevanten Belegen, die seit der letzten Belegzuordnung neu entstanden sind. 2. Die Belege werden nach dem Rechnungsempfänger (siehe Abschnitt 21.6 auf S. 336) sortiert. 3. Jeder Beleg wird einer Rechnung zugeordnet. Existiert für den Rechnungsempfänger bereits eine Rechnung mit passendem Rechnungstyp, so wird dieser Beleg der Rechnung hinzugefügt. Dabei berücksichtigt EBuS alle offenen Rechnungen der Abrechnungszustände (siehe Abschnitt auf S. 334) bearbeitet und abgeschlossen. Existiert keine passende Rechnung, so wird eine neue Rechnung eröffnet. Es ist möglich, die Belegzuordnung auf bestimmte Belege einzuschränken. Für die Auswahl stehen verschiedene Filter zur Verfügung. Voraussetzungen Bei der Belegzuordnung werden alle drei Belegtypen (siehe Abschnitt 21.3 auf S. 328) (implizite Fahrtkosten, explizite Belege und Fixkostenbelege) berücksichtigt. Relevant sind die Belege aber nur unter folgenden Voraussetzungen: 1. Ein Beleg muss fällig (siehe Abschnitt 21.5 auf S. 334) sein. Dies gilt für alle drei Belegtypen. 2. Implizite Fahrtbelege müssen im Zustand bearbeitet (siehe Abschnitt auf S. 332) stehen. Diesen Zustand erreichen die Belege im Rahmen der Fahrtabrechnung (siehe Abschnitt 11.5 auf S. 164), die zeitlich vor der Belegzuordnung stattfindet. 3. Fixkostenbelege müssen ebenfalls im Zustand bearbeitet stehen. Da dies der Eingangszustand für diese Belege darstellt, ist keine vorherige Bearbeitung erforderlich. 4. Auch explizite Belege stehen direkt nach ihrer Erzeugung der Belegzuordnung zur Verfügung. Sie stehen zu diesem Zeitpunkt im Zustand abrechenbar. Nach der Zuordnung zu einer Rechnung gelten auch sie als bearbeitet. Hinweis: Die Fälligkeit eines Belegs und ihre Berücksichtigung in der Belegzuordnung ist abhängig vom Belegtyp. Fixkosten: Fixkostenbelege werden von EBuS anhand der Fixkostenregeln erstellt. Dies geschieht automatisch und immer erst zu dem Zeitpunkt (bzw. in einer nächtlichen Routine), wenn die Fixkosten tatsächlich fällig sind. Sollten Sie in der Belegzuordnung mit dem Grenzdatum einen zukünftigen Zeitraum einschließen, so können zukünftig fällige Fixkostenbelege trotzdem nicht zugeordnet werden, da die Belege noch gar nicht erstellt sind und EBuS sie entsprechend nicht finden kann. Explizite Belege: Sie werden nicht automatisch, sondern vom Bediener eingegeben. Mit jeder Eingabe wird auch ein Fälligkeitsdatum eingetragen. Wählen Sie ein zukünftiges Grenzdatum in der Belegzuordnung, so kann EBuS alle Belege finden, deren Fälligkeit in diesen Zeitraum fällt. Die Zuordnung erst zukünftig fälliger Belege ist somit möglich. Implizite Fahrtbelege: Sie entstehen durch die Preisberechnung. Sobald ein impliziter Fahrtbeleg entsteht, kann er in der Belegzuordnung einbezogen werden. Das Grenzdatum muss dazu den Tag des ursprünglichen Buchungsende einschließen, die Uhrzeit ist dabei irrelevant. Beispiel: Ein Kunde bucht ein Fahrzeug vom :00 Uhr bis :00 Uhr. Sie ordnen schon vor Ablauf des Buchungsendes der Fahrt einen km-wert zu, die Fahrt wird somit abrechenbar. Anschließend errechnen Sie im Dialog Fahrten abrechnen den Preis für die Fahrt. Es entstehen implizite Belege, welche im Abrechnungszustand bearbeitet stehen. In der Belegzuordnung werden diese Belege berücksichtigt, wenn Sie als Grenzdatum frühestens den :01 wählen. Für weitere Details zum Abrechnungszustand von Belegen lesen Sie bitte im hier (siehe Abschnitt auf S. 332).

361 28. Januar Belegzuordnung 352 Regeln der Zuordnung Die Belegzuordnung erfolgt nach einem festen Schema. Dabei spielen zwei Faktoren eine Rolle: 1. Die Kostenart (siehe Abschnitt 21.8 auf S. 338) des Belegs. Sie bestimmt, welchem Rechnungstyp (siehe Abschnitt auf S. 339) der Beleg zugeordnet werden soll. 2. Bestehende, offene Rechnungen. EBuS prüft, ob für einen Beleg eine neue Rechnung geöffnet werden muss oder ob für den Beleg eine bereits passende Rechnung existiert. Sortierung nach Rechnungstyp Jeder Beleg muss dem richtigen Rechnungstyp zugeordnet werden. Der Rechnungstyp wird über die Kostenart des Belegs festgelegt. Sofern ein Anbieter keine Rechnungstypen unterscheidet, landen alle Belege eines Kunden auf derselben Rechnung. Sind hingegen verschiedene Rechnungstypen definiert, so können für einen Kunden entsprechend mehrere Rechnungen parallel geöffnet werden bzw. offen sein. EBuS dokumentiert das Neustarten bzw. Hinzufügen von Belegen im Ausgabeprotokoll (siehe Abschnitt 11.6 auf S. 170) der Belegzuordnung. Hinzufügen oder Neustarten einer Rechnung Für jeden Beleg muss EBuS prüfen, ob für den verknüpften Rechnungstyp bereits eine offene Rechnung besteht. Dabei sind drei Fälle zu unterscheiden: 1. Es existiert bereits eine bearbeitete Rechnung des passenden Rechnungstyps. In diesem Fall wird der Beleg einfach dieser Rechnung hinzugefügt. 2. Es exisitiert bereits eine passende Rechnung, die jedoch bereits abgeschlossen, also vorläufig verbucht ist. In diesem Fall setzt EBuS die vorläufige Verbuchung zunächst automatisch zurück. Dann wird der neue Beleg der offenen Rechnung zugefügt. Der Abrechnungszustand bleibt auf bearbeitet stehen. 3. Es existiert noch keine Rechnung des richtigen Rechnungstyps. In diesem Fall wird für den Kunden eine neue Rechnung gestartet. Der Abrechnungszustand jeder angefassten und auch neu gestarteten Rechnung steht damit auf bearbeitet. Dies gilt auch für den Abrechnungszustand der Belege. Im Unterschied zu anderen Abrechnungsphasen erlangen die Belege hier also keinen neuen Zustand. Dazu sei eine Ausnahme formuliert: Sollte eine bereits vorläufig verbuchte Rechnung durch das Hinzufügen von Belegen wieder in den Zustand bearbeitet zurückgeführt werden, so werden alle bereits vorher der Rechnung zugeordneten Belege selbstverständlich auch in diesen Zustand versetzt. In diesem Fall ändert sich also durch die Belegzuordnung der Zustand von solchen Belegen, die gar nicht der eigentliche Gegenstand der Bearbeitung waren. Belegzuordnung revidieren Die Belegzuordnung ist zum Teil reversibel. Sie können von einer einmal vorgenommen Rechnungszuordnung sowohl die impliziten Fahrtbelege (siehe Abschnitt 21.3 auf S. 328) als auch alle expliziten Belege (siehe Abschnitt 21.3 auf S. 328) wieder entkoppeln. Dies geschieht auf indirektem Wege: Sobald Sie an bereits zugeordneten Belegen eine Änderung vornehmen, wird der Beleg automatisch von der Rechnung entkoppelt und gilt wieder als abrechenbar. Für implizite Fahrtbelege geschieht die Änderung entweder über eine Preisrücknahme (siehe Abschnitt 11.5 auf S. 168) oder einer Detailänderung im Dialog Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 129) (wobei letzteres ebenfalls eine Preisrücknahme aulöst). Fahrtabhängige explizite Belege werden ebenfalls im Dialog Fahrtdaten bearbeiten (siehe Abschnitt auf S. 146) geändert, fahrtunabhängig explizite Belege hingegen im Kundendialog (siehe Abschnitt auf S. 107). So ist es z.b. auch möglich, nachträglich noch die Kostenart eines fahrtunabhängigen expliziten Belegs zu ändern. Gegebenfalls ergibt sich aus der neuen Kostenart ein anderer relevanter Rechnungstyp, sodass die Entkopplung von bereits zugeordneten Rechnung in dieser Situation besonders plausibel wird.

362 28. Januar Fixkosten 353 Sollte es durch eine bzw. mehrere Rücknahmen dazu kommen, dass erzeugte Rohrechnungen plötzlich inhaltslos, also ohne Belege nur noch als Hülle existieren, so werden diese leeren Rechnungen als storniert gekennzeichnet und durch eine nächtliche automatische Prüfroutine seitens des EBuS-Servers gelöscht. Weitere Informationen zum Thema Zustände revidieren finden Sie hier (siehe Abschnitt auf S. 332) Fixkosten Die Fixkosten behandeln den dritten der drei Belegtypen (siehe Abschnitt 21.3 auf S. 328) im EBuS-System: den Fixkostenbeleg. Während implizite Fahrtbelege und explizite Belege in ihrer Häufigkeit und ihrem Wert sehr launisch sein dürfen, müssen Fixkosten ganz bestimmte Eigenschaften erfüllen. Sie weisen drei wesentliche Merkmale auf: 1. Regelmäßigkeit 2. Stabiler Wert 3. Gleiche Bezahlintervalle Die Regelmäßigkeit der Fixkosten ergibt sich per Definition. Das Fixkostensystem von EBuS will genau alle die Zahlvorgänge abfangen, die regelmäßig sind, d.h. in ihrer Häufigkeit und Höhe einem berechenbaren Muster folgen. Ziel ist dabei, die Verwaltung der Fixkosten auf einen minimalen Aufwand zu reduzieren. Der stabile Wert der Fixkosten betrifft den Betrag des Fixkostenbelegs in Euro bzw. der Standardwährung. Im Regelfall sind die Kosten für eine bestimmte Fixkostenart, z.b. des Mitgliederbeitrags, konstant. Auch dies ist eine wichtige Eigenschaft von Fixkosten. Selbstverständlich sind generell auch Änderungen von Fixkostenwerten möglich, die sich z.b. aus Neuregelungen im Tarifwerk eines Anbieters ergeben können. Ebenso typisch für Fixkosten sind deren immer gleiche Bezahlintervalle. Eine Fixkostenart wird in der Regel in immer gleichen Zeitintervallen fällig. So fallen z.b. bestimmte Grundgebühren vielleicht monatlich, Vereinsbeiträge eher jährlich an. Typische Fixkostenarten beim Carsharer sind jährliche Mitgliedsbeiträge, monatliche Grundgebühren, Versicherungsbeiträge und Zusatzpakete für Vollkunden, Partner, Familien, usw. Eine leicht exotische Einsatzmöglichkeit des Fixkostensystems findet sich in der Verwaltung von Ratenzahlungen. Da Ratenzahlungen den gleichen grundsätzlichen Eigenschaften wie Fixkosten entsprechen ist die Verwaltung auf diese Art ebenso sinnvoll wie praxistauglich. Bezüglich ihres Vorzeichens sind Fixkosten übrigens flexibel: Ein Fixkostenbeleg kann aus Sicht des Kunden sowohl eine Belastung/Kosten als auch eine Gutschrift bedeuten. Rechnungstypen Es gibt eine Eigenschaft von Fixkosten, die für die spätere Rechnung sehr wichtig sein kann: die Kostenart (siehe Abschnitt 21.8 auf S. 338). Mit der Kostenart verknüpft sich an einen späteren Fixkostenbeleg unter anderem der Rechnungstyp (siehe Abschnitt auf S. 339). Das heißt in der Umkehrung, dass auf einer Rechnung immer nur Belege zusammengefasst werden, die über ihre Kostenart dem gleichen Rechnungstyp zugeordnet sind. Häufig bietet es sich an, genau für Fixkosten mindestens einen eigenen Rechnungstyp zu definieren. Durch dieses Merkmal ist es später einfach möglich, die Rechnungen vom Rechnungsversand auszuschließen. Im Dialog zum Rechnungsversand (siehe Abschnitt auf S. 193) können die Rechnungen nach ihrem Rechnungstyp sortiert bzw. gefiltert werden. Somit ist es einfach, diesen Schwung Rechnungen beim Versand nicht zu berücksichtigen. Dieser Ausschluss kann sinnovll sein, um das Rechnungsaufkommen insgesamt zu reduzieren. In der Regel handelt es sich bei den Fixkosten um Zahlungen, die sowohl für den Anbieter als auch für den Kunden völlig erwartet und berechenbar auftreten. Sie bedürfen in der Regel keiner extra Rechnungsstellung. Wer auf bestimmte Rechnungen verzichten kann, erwirkt damit einen ökonomischen oder sogar ökologischen Vorteil. Der Ausschluss von Rechnungen vom Rechnungsversand ist allerdings nur praxistauglich, wenn die betroffenen Kunden eine Einzugsermächtigung erteilt haben.

363 28. Januar Fixkosten 354 Wenn kein Rechnungsversand erfolgt, dann kommt der Kunde mit der Rechnung nur über seine Kontoauszüge in Kontakt. In diesen Fällen kommt daher dem Text auf den Kontenauszügen eine besondere Bedeutung zu. Dieser kann in den Anbietereinstellungen (siehe Abschnitt auf S. 266) konfiguriert werden. Dialoge Die Verwaltung von Fixkosten erfolgt unterhalb des Hauptmenüs Abrechnung. Der Menüeintrag Fixkostenregeln und -zuordnungen (siehe Abschnitt auf S. 231) führt zu drei Eingabetabellen für die Pflege der Fixkostenregeln und der notwendigen Zuordnungen. Sollten Sie Fixkostenrechnungen vom Versand ausgeschließen wollen, so sollten Sie entsprechende Eingaben in den Anbietereinstellungen (siehe Abschnitt 13.1 auf S. 263) unterhalb des Registers DTA-Exporte (siehe Abschnitt auf S. 266) vornehmen, um die Kontoauszugstexte für den Kunden entsprechend anzupassen. Die erstellten Fixkostenbelege (siehe Abschnitt auf S. 237) finden sich unterhalb des Abrechnungsmenüs Das Konzept der Fixkostenberechnung Das Fixkostensystem in EBuS ist komplex. Nur so kann es die Abrechnung vielgestaltiger Fixkostenregeln gewährleisten. Trotz der Komplexität funktioniert die Erstellung von Fixkostenbelegen immer nach dem gleichen folgenden Schema: Abbildung 418: Schematischer Ablauf einer Fixkostenabrechnung Das Herzstück der Fixkostenabrechnung bildet der Berechnungsalgorithmus. Dieser ist ein sehr kompliziertes, umfangreiches mathematisches Werk, das eben alle Fixkostenfälle auffangen und korrekt abarbeiten muss. Die eigentlichen Operationen bleiben für den Programmbediener unsichtbar, was die wenigsten Leser stören dürfte. Wichtig ist, dass die Berechnung das erwartete Ergebnis bzw. die richtigen Fixkostenbelege produziert. Wie zu jedem Herz gehören auch zu diesem hier zwei Ströme, also Input und Output. In der Schemaabbildung lässt sich erkennen, dass gleich drei Größen in den Algorithmus einfließen: 1. Kundeninformationen in Form von Ausprägungszuordnungen 2. Zuordnung von Ausprägungen zu Fixkostenregeln

364 28. Januar Fixkosten Fixkostenregeln Als Ergebnis bzw. Output werden die fertigen Fixkostenbelege geliefert. 1.Eingangsgröße: Kundenausprägung Das Schema oben zeigt, dass es keine einfache, direkte Zuweisung eines Kunden zu einer Fixkostenregel gibt. Vielmehr durchläuft das System dabei Schleifen. Sie verleihen der Fixkostenabrechnung mehr Struktur und ermöglichen dadurch eine vereinfachte Pflege der Daten insbesondere bei Änderungen von Kundeneigenschaften und Fixkostenregeln. Für das Fixkostensystem ist das Kategorie/Ausprägungsschema (siehe Abschnitt 13.6 auf S. 275) von elementarer Bedeutung. Der Grund dafür ist einfach: Dass ein Kunde bestimmte Fixkosten zu leisten hat, liegt in der Regel nicht am Kunden per se, sondern an einer ganz bestimmten Eigenschaft des Kunden. Das könnte z.b. seine Tarifwahl sein oder Zusatzleistungen, die er in Anspruch nimmt. Solche Eigenschaften werden in EBuS über das Kategorie- Ausprägungs-Schema verwaltet und dem Kunden zugeordnet. Welche Fixkosten ein Kunde zu zahlen hat bzw. welche Fixkostenregeln für ihn angewendet werden sollen, wird daher an die Kategorie-Ausprägungen des Kunden angelehnt. Wohlgemerkt ist die Zuordnung einer Kategorie-Ausprägung zu einem Kunden nicht starr. Sie ist immer mit einer zeitlichen Gültigkeit versehen. Wann immer sich eine Ausprägung für einen Kunden ändert, beeinflusst die Änderung dann auch automatisch die verknüpften Fixkosten. Beispiel: Ein Kunde wechselt zum 1.7. von Tarif A zu Tarif B. Während Tarif A keine Grundgebühren vereinbarte, werden für Tarif B monatlich 10,-EUR Grundkosten fällig. Die Tarif-Grundgebühren werden über eine extra Kategorie Grundgebühr verwaltet. Für den Kunden ist die Ausprägung in der Kategorie Grundgebühr auf die Ausprägung Tarif B ab dem 1.7. zu setzen. Diese Ausprägung ist fixkostenbehaftet. Für den Kunden wird durch die Ausprägungszuordnung automatisch die entsprechende Fixkosten-Regel angewendet. Ab dem 1.7. entstehen ihm monatlich Fixkostenbelege über 10,-EUR. 2.Eingangsgröße: Ausprägungs-Regel-Zuordnung Diese Zuordnung sorgt für die eben beschriebene Verknüpfung einer Ausprägung zu einer bestimmten Fixkostenregel. Eine Ausprägung wird dadurch fixkostenbehaftet. Die Zuordnung geschieht ebenfalls unter Angabe einer bestimmten zeitlichen Gültigkeit. Dadurch erhöht sich die Flexibilität des Systems. Es ist damit z.b. darstellbar, dass eine bereits etablierte Ausprägung erst nachträglich zu einer Fixkosten-Belastung führt oder im Gegenteil nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt. Ebenso kann somit abgebildet werden, dass an eine Ausprägung ab einem bestimmten Zeitpunkt andere Fixkosten geknüpft werden können. Zusammengefasst durchläuft der Eingangsstrom der Fixkostenabrechnung folgenden Verlauf: Ein Kunde hat eine bestimmte zeitlich gültige Ausprägung. Die Ausprägung ist einer Fixkostenregel zeitlich gültig zugeordnet. Die zugehörige Fixkostenregel wird angewendet. Die Zuordnung von Ausprägungen zu Fixkostenregeln erfolgt über das Abrechnungsmenü Fixkostenregeln und - zuordnungen im Register Kunden-TSE-Fixkostenregeln-Zuweisungen (siehe Abschnitt auf S. 236). 3.Eingangsgröße: Fixkostenregel In den Fixkostenregeln werden alle relevanten Bezahlbedingungen geklärt: Empfängerkonto, Zahlturnus, Zahlbeginn, Kostenart, Freistellungskriterien, usw. Das Einrichten der Fixkostenregeln erfolgt unterhalb des Abrechnungsmenüs im Dialog Fixkostenregeln und -zuordnungen (siehe Abschnitt auf S. 231). Auch die Fixkostenregeln fahren in ihrer Bearbeitung eine kleine Schleife. So existiert neben der reinen Regeltabelle eine weitere Tabelle zur separaten Verwaltung des Fixkosten-Werts (siehe Abschnitt auf S. 233). Die Trennung von Regel und Wert führt in der Praxis zu einer Vereinfachung. Änderungen im Fixkostenwert - sowohl Preissteigerungen als auch Preissenkungen - können auf diese Weise im System unkompliziert abgebildet werden.

365 28. Januar Fixkosten 356 Bei einer Preisänderung ist dadurch nicht etwa das Einrichten einer neuen komplexen Fixkostenregel erforderlich. Stattdessen wird in der Tabelle der Fixkostenwerte ein neuer Betrag eingeführt und dieser der betroffenen Fixkostenregel mit einer zeitlichen Einschränkung zugeordnet. Beispiel: Es gibt eine Fixkostenregel zur Selbstkostenbeteiligung im Schadensfall. Sie definiert sich durch ganz spezifische Bezahlkriterien. Nun steigt der Preis für diese Selbstbeteiligung zum Jahreswechsel um 5%. Über die Tabelle Werte von Fixkostenregeln (siehe Abschnitt auf S. 233) wird der alte Wert der Fixkostenregel zum Jahresende terminiert. Anschließend wird der neue Wert/Preis zum Jahresbeginn zugeordnet. Zur Abbildung der Preissteigerung ist also lediglich eine Änderung in der Werte-Zuordnung vorzunehmen. Die Fixkostenregel bleibt unberüht. Für den Bediener ist diese Handhabung schneller, einfacher und übersichtlicher. Die Fixkostenregeln setzen mit den weiteren Eingangsgrößen den Berechnungsalgorithmus in Gang. Damit dort die gewünschten Belege erzeugt werden, muss der Bediener in den Fixkostenregeln (siehe Abschnitt auf S. 231) die exakten Bezahlbedingungen hinterlegen. Dabei sind bezüglich des Bezahlturnus und Bezahlbeginns sehr aufgeschlüsselte Angaben möglich und erforderlich. Die Bedeutung der abgefragten Werte wird im Funktionsteil (siehe Abschnitt auf S. 231) der Dokumentation erklärt. Übergreifende Informationen zur Intervallberechnung (siehe Abschnitt auf S. 356) finden sich im nächsten Kapitel Intervallberechnung Ein wesentlicher Bestandteil des Berechnungsalgorithmus für Fixkosten ist die Intervallberechnung. Hier wird ermittelt, 1. über welche Zeiträume Fixkosten für einen Kunden anfallen 2. über welche Zeiträume Fixkosten vom Kunden bezahlt werden müssen. Diese Zeiträume können, müssen aber nicht identisch sein. In der Praxis werden zuweilen bestimmte Fixkosten bezüglich des Bezahlrhythmus gerne zu größeren Einheiten zusammengefasst. So könnte es z.b. gewünscht sein, Monatsgebühren quartalsweise oder sogar in nur jährlichen Abständen einzuziehen. Die Intervallberechnung unterscheidet daher zwischen Grund- und Bezahlintervallen. Da ein Intervall aus mathematischer Sicht immer nur eine Dauer angeben kann, gehören zur Intervallberechnung auch unbedingt Angaben zum Intervallstart. Daher arbeitet das System für beide Intervalltypen mit einem sogenannten Intervall-Startbezug. Diese Größen müssen für jede Fixkostenregel hinterlegt werden. Im Fixkosten (siehe Abschnitt auf S. 231)- Dialog, unterhalb des Registers Fixkostenregeln (siehe Abschnitt auf S. 231) finden sich daher die folgenden relevanten Spalten: 1. Grundintervallstartbezug 2. Grundintervalllänge 3. Bezahlintervallstartbezug 4. Bezahlintervalllänge Für alle 4 Größen stehen in der Drop-Down-Liste der zugehörigen Zellen die gleichen Werte zur Verfügung. Sie ermöglichen zwischen täglich bis jährlich alle gängigen Werte. Diese hoch flexible Wertezuordnung lässt theoretisch keine Intervallwünsche offen. Die eigentliche Kunst des Anwenders liegt darin, den relevanten Größen in richtiger Kombination die richtigen Werte zuzuordnen. Die Fallbeispiele in diesem Kapitel erläutern einige besonders verbreitete Fixkostenmodelle. Gleichzeitig wollen sie die Logik der Intervallberechnung transparent legen, damit der Leser eigene Fixkostenmodelle darzustellen lernt. Hinweis: Der im folgenden beschriebene Teil der Intervallberechnung beschäftigt sich allein mit den reinen Grund- und Bezahlintervallen. Eine Sonderrolle spielt in den meisten Fällen das allererste Intervall für einen Kunden. Dafür werden andere Informationen und Werte herangezogen und ausgewertet. Ausführliche Erläuterungen finden sich im nächsten Kapitel Grenzintervalle (siehe Abschnitt auf S. 360).

366 28. Januar Fixkosten 357 Grundintervall (GI) der Fixkosten Das Grundintervall legt fest, für welchen Zeitraum Fixkosten anfallen. Das Intervall gibt lediglich eine Dauer an, der zugehörige Startzeitpunkt wird separat festgelegt. Beispiel 1: Vereinsbeitrag, GI = jährlich. Beispiel 2: Monatsgebühren für Standard-Tarif, GI = monatlich. Beispiel 3: Selbstbeteiligung im Schadensfall, GI = jährlich. Bezahlintervall (BI) der Fixkosten Das Bezahlintervall legt fest, in welchem Zeitraum Fixkosten bezahlt werden müssen. Anders formuliert ist es der Rhythmus, in dem die Fixkosten aus Sicht des Kunden fällig bzw. eingezogen werden. Das Bezahlintervall muss immer mindestens so groß sein wie das Grundintervall. D.h. dass Bezahlintervall und Grundintervall entweder gleich groß sind oder dass das Bezahlintervall mehrere Grundintervalle zusammenfasst. Beispiel 1: Vereinsbeitrag GI = jährlich, BI = jährlich. Grund- und Bezahlintervall stimmen überein. Das bedeutet, dass der Beitrag jeweils für ein Jahr bezahlt wird und nach Ablauf des bezahlten Jahres wieder fällig sein wird. Beispiel 2: Monatsgebühren, GI = monatlich BI = dreimonatlich. Das Bezahlintervall umfasst hier gleich drei Grundintervalle und ist damit länger als das Grundintervall. Umgesetzt bedeutet das, dass die Monatsgebühr immer für drei Monate bezahlt bzw. eingezogen wird. Dabei fallen Kosten in Höhe von drei Monatsgebühren an. Beispiel 3: Selbstbeteiligung, GI = jährlich BI = jährlich. Hier stimmen Grund- und Bezahlintervall wieder überein. Das bedeutet, dass der Beitrag vom Kunden immer für ein ganzes Jahr bezahlt werden muss und nach Ablauf des bezahlten Jahres wieder fällig wird. Startzeitpunkt des Grundintervalls (GI-SB) Dieser Zeitpunkt legt fest, wann ein Grundintervall jeweils anfängt. Die möglichen Werte orientieren sich dabei am Jahreskalender: Jährlich: Intervallbeginn immer zum 1.1. eines Jahres. Halbjährlich: Intervallbeginn entweder zum 1.1. oder 1.7. Viermonatlich: Intervallbeginn zum 1.1., 1.5. oder 1.9. Dreimonatlich: Intervallbeginn zum 1.1., 1.4., 1.7. oder Monatlich: Intervallbeginn immer zum 1. eines Kalendermonats. zweiwöchentlich: Intervallbeginn nur möglich an den Montagen der ungeraden Kalenderwochen (1.KW, 3. KW, 5. KW, 7. KW,...49.KW, 51. KW).

367 28. Januar Fixkosten 358 Wöchentlich: Intervallbeginn möglich an allen Montagen. Täglich: Täglicher Intervallbeginn möglich. In der Praxis besitzen Grundintervalle und deren Startzeitpunkte meistens die gleiche Größe. Es kann aber auch Abweichungen geben. Beispiel 1: Vereinsbeitrag, GI = jährlich, BI = jährlich, GI-SB = jährlich. Grundintervall und Grundintervallstartbezug sind damit gleich. Ein neues Grundintervall beginnt immer zum 1.1. und umfasst damit den Zeitraum Beispiel 2: Monatsgebühren, GI = monatlich BI = dreimonatlich GI-SB = monatlich. Grundintervall und Grundintervallstartbezug sind damit gleich. Die Grundintervalle können zu jedem Ersten eines Monats beginnen. Beispiel 3: Selbstbeteiligung im Schadensfall, GI = jährlich BI = jährlich GI-SB = monatlich. Grundintervall und Grundintervallstartbezug sind damit unterschiedlich. Ein Grundintervall kann also zu jedem beliebigen Ersten eines Monats anfangen, hat aber immer eine Länge von 12 Monaten. Z.B Mit der Vorgabe eines Grundintervalls und einem Startbezug für das Grundintervall sind nun die Zeiträume genau festgelegt, über die bestimmte Fixkosten jeweils anfallen. Für die Festlegung des genauen Bezahlintervalls fehlt jedoch noch eine letzte Größe. Startzeitpunkt des Bezahlintervalls (BI-SB) Über das Bezahlintervall ist bereits die Dauer bzw. der Rhythmus festgelegt, mit dem Fixkosten beim Kunden erhoben werden sollen. Noch nicht geklärt ist jedoch, zu welchem Zeitpunkt ein Bezahlintervall jeweils beginnen kann. Als letzte Größe schließt der Startzeitpunkt des Bezahlintervalls diese Lücke. Mögliche Startzeitpunkte sind die gleichen Zeitpunkte wie bereits für den Startzeitpunkt des Grundintervalls vorgestellt wurde (s.o.). Grundsätzlich gilt auch hier: Bezahlintervall und der zugehörige Startzeitpunkt sind in der Praxis häufig gleich. Auch hier kann es aber Abweichungen geben. Je mehr Unterschiede es allerdings insgesamt in der Wahl aller Intervalle und Startzeitpunkte gibt, umso schwieriger verständlich wird die Intervallberechnung für den Kunden. Eine falsche Kombination von Werten macht auch die Auswertung durch den Berechnungsalgorithmus unmöglich. Nach Möglichkeit sollten daher die Fixkostenregeln nur kanonische und damit naheliegende und für den Kunden plausible Intervalle produzieren. Beispiel 1: Vereinsbeitrag, GI = jährlich, BI = jährlich, GI-SB = jährlich, BI-SB = jährlich. Alle vier intervallrelevanten Größen sind damit gleich. Die Intervallberechnung ist leicht durchschaubar: Grund- und Bezahlintervalle beginnen jeweils zum 1.1. und enden zum Ein Kunde zahlt immer für 1 Jahr für den immer gleichen Zeitraum

368 28. Januar Fixkosten 359 Beispiel 2: Monatsgebühren GI = monatlich BI = dreimonatlich GI-SB = monatlich BI-SB = dreimonatlich Bezahlintervall und Bezahlintervallstartbezug sind damit gleich, nicht hingegen Grund- und Bezahlintervall. Ein Bezahlintervall startet immer zu Beginn eines neuen Quartals und umfasst immer gleich 3 Grundintervalle. Für EBuS und den Kunden sind auch diese Intervalle hinreichend plausibel. Die Bezahlintervalle können lauten: , , , Beispiel 2a: Monatsgebühren, GI = monatlich BI = dreimonatlich GI-SB = monatlich BI-SB = monatlich. Diese Variante des Beispiels zeigt im Vergleich zu Beispiel 2 sehr schön den Einfluss des BI-SB. Im Falle von monatlichen Bezahlintervallstartbezügen könnten die dreimonatigen Bezahlintervalle zu jedem beliebigen Monatsersten beginnen. Es sind damit auch Bezahlintervalle wie oder , usw. möglich. Beispiel 2b: Monatsgebühren, GI = monatlich BI = dreimonatlich GI-SB = monatlich BI-SB = täglich. Diese Variante ist nun nicht mehr hinreichend plausibel. Das liegt daran, dass der BI-SB kleiner ist als der GI- SB. Die entstehenden Bezahlintervalle erscheinen fragwürdig. So würden die dreimonatigen Bezahlintervalle zu exakten Tagen starten, wie z.b. mit dem Eintrittstag des Kunden. Dies ist jedoch nicht mehr mit den monatlichen Grundintervallstartbezügen vereinbar. Beispiel 3: Selbstbeteiligung im Schadensfall, GI = jährlich BI = jährlich GI-SB = monatlich BI-SB = monatlich. Das Beispiel bleibt damit plausibel. Grund- und Bezahlintervalle sind auf jährlich gesetzt worden, der GI-SB jedoch auf monatlich. Da sich der BI-SB hierin anschließt, fangen die Bezahlintervalle immer zum Ersten eines Monats an. Es ergeben sich mögliche Bezahlintervalle wie z.b oder Um eine plausible, erfolgreiche Wertekombination zu gewährleisten, sollte sich der Anwender unbedingt an folgende Regeln halten: 1. Das Bezahlintervall darf nicht kleiner sein als das Grundintervall. 2. Der Startbezug für das Bezahlintervall darf nicht kleiner sein als der Startbezug für das Grundintervall. Wenn Sie diese Regeln nicht einhalten, können die Zahlbedingungen mathematisch nicht ausgewertet werden. Bestimmte andere Fälle mögen ebenso merkwürdig anmuten, sind aber mathematisch darstellbar und können daher von EBuS einwandfrei berechnet werden.

369 28. Januar Fixkosten 360 Beispiel: Tarif-Grundgebühren GI = wöchentlich BI = monatlich GI-SB = wöchentlich BI-SB = monatlich An einen bestimmten Tarif sind wöchentliche Grundgebühren in Höhe von 5,-EUR gebunden. Das Bezahlintervall soll die anfallenden Grundgebühren monatlich zusammenfassen. Ein Kunde wählt den Tarif zum (Samstag, 35.KW). Die ersten Bezahlintervalle lauten damit wie folgt: 1. KW , Betrag: 5 5,-EUR = 25,- EUR. 2. KW , Betrag: 5 5,-EUR = 25,-EUR 3. KW , Betrag: 4 5,-EUR = 20,-EUR. Das Beispiel zeigt, dass die Fixkostenbeträge für Kunden monatlich schwanken können. Das liegt im Beispiel an den wöchentlichen Grundintervallen, die sich nicht gleichmäßig auf monatliche Bezahlintervalle verteilen. Hierzu gibt es jedoch aus mathematischer Sicht eine korrekte Lösung, die EBuS entsprechend umsetzt Grenzintervalle Eine besondere Rolle bei der Erstellung der Fixkostenbelege spielen die Grenzintervalle. Gemeint sind hiermit das erste und der letzte Intervall, in denen Fixkosten für einen Kunden anfallen. Für sie kennt EBuS eine besondere Behandlung. Bei der Ermittlung der Bezahlintervalle definiert EBuS den tatsächlichen Zahlungsbeginn so nah am Beginn der fixkostenbehafteten Ausprägung, wie es die Fixkostenregel eben zulässt. Dann aber kann EBuS weitere Feinheiten eines Tarifmodells über die Kriterien Teilgültigkeit (siehe Abschnitt auf S. 361) und Nachläufigkeit (siehe Abschnitt auf S. 362) berücksichtigen. Intervall-Pyramide Die Ermittlung des ersten Grundintervalls nimmt EBuS besonders sensibel vor. Ausgangspunkt für die Ermittlung ist immer der Startzeitpunkt der fixkostenbehafteten Ausprägung. Bildlich gesehen wäre dies die Spitze der Intervall-Pyramide. Im nächsten Schritt versucht EBuS über diesen Ausgangspunkt das erste Grundintervall zu legen. Das kann sehr einfach sein, wenn der Ausgangspunkt kompatibel zum Startbezug des Grundintervalls ist. Beispiel: Neuaufnahme eines Kunden zum 1.2. eines Jahres. Er soll mit einer monatlichen Grundgebühr belastet werden. Die Grundgebühr hat einen monatlichen Startzeitpunkt des Grundintervalls. Die Grundintervalle können also immer zum Ersten eines Monats beginnen. Das passt exakt zum Aufnahmetermin des Kunden. Der Startzeitpunkt der Ausprägung ist identisch mit dem Grundintervallstartbezug. Die Praxis kann aber auch ganz anders aussehen. Der Ausgangszeitpunkt kann vom Startbezug des Grundintervalls abweichen. In allen solchen Fällen sucht EBuS den Start des ersten Grundintervalls auf dem Zeitstrahl links vom Ausgangspunkt. Anders ausgedrückt definiert EBuS den Beginn des ersten Grundintervalls in solchen Fällen zeitlich immer vor den Ausgangspunkt. Noch anders formuliert: Der Startzeitpunkt des ersten Grundintervalls liegt am Anfang desjenigen kanonischen Intervalls, das den Startzeitpunkt enthält. Beispiel: Die Neuaufnahme des Kunden erfolgte erst am des Jahres. Startzeitpunkt der Ausprägung und Grundintervallstartzeitpunkt sind nicht identisch. Bei einem monatlichen Startbezug legt EBuS das erste Grundintervall auf den Zeitraum Die Intervall-Pyramide hat sich damit nach unten verbreitert. Nun muss das erste Grundintervall noch in ein Bezahlintervall integriert werden. Auch hier ist es möglich, dass Grund- und Bezahlintervall identisch sind. Ein monatliches Bezahlintervall mit monatlichem Starbezug würde ein Bezahlintervall vom 1.2. bis 28. erzeugen. Ist die Bezahlintervalldauer jedoch länger als die Grundintervalldauer, so ist das erste Bezahlintervall noch einmal genau zu ermitteln. Dabei spielt natürlich auch wieder der Startbezug des Bezahlintervalls eine Rolle.

370 28. Januar Fixkosten 361 Beispiel: Die Neuaufnahme des Kunden zum eines Jahres. Fall 1: BI = monatlich, BI-SB = monatlich 1. Bezahlintervall: Bezahlintervall: usw. Fall 2: BI = dreimonatlich, BI-SB = monatlich 1. Bezahlintervall: Bezahlintervall: usw. Fall 3: BI = dreimonatlich BI-SB = dreimonatlich 1. Bezahlintervall: Bezahlintervall: Bezahlintervall: Das dritte Fallbeispiel zeigt, dass das erste Bezahlintervall in der Länge vom regulären Bezahlintervall abweichen kann: Es ist kürzer. Damit sind alle Fälle der Intervalllänge exemplarisch aufgezeigt: Das erste Bezahlintervall kann nur von der vom Anwender definierten oder von einer verkürzten Dauer sein. Teilgültigkeit Die Intervallberechnung von EBuS nimmt die zeitliche Gültigkeit von Fixkosten für einen Kunden bereits ausführlich auseinander. Trotzdem bleibt das o.g. praktische Anwendungsproblem noch unbehandelt. Es geht damit einher, dass eine relevante Ausprägung mitten im Monat startet (siehe Beispiele oben). EBuS ermittelt zunächst den Beginn des ersten Grundintervalls, für das ein Kunde mit Fixkosten belastet werden soll. Es wurde bereits dargestellt, dass dieser Zeitpunkt vom Beginn der fixkostenbehafteten Ausprägung abweichen kann. Das liegt daran, dass EBuS sich bei der Festlegung des ersten Intervallstarts an den vorgegebenen Intervallstartbezug bindet. Beispiel: Neuaufnahme eines Kunden zum Als Startdatum für die fixkostenbehaftete Ausprägung monatliche Grundgebühr wird entsprechend der eingetragen. Die Intervallberechnung von EBuS ermittelt aufgrund der Fixkostenregeln mit monatlichem Grundintervallstartbezug das erste Grundintervall mit dem Startzeitpunkt 1.2. Es ergibt sich die interessante Frage, ob oder wieviel der Kunde für das erste Intervall bezahlen soll. EBuS kann solche Situationen abfangen. In den Fixkostenregeln gibt es die Möglichkeit, über das erste Intervall mit einer sogenannten Teilgültigkeit zu entscheiden. Dazu kann für jede Fixkostenregeln zwischen folgenden Möglichkeiten gewählt werden: 1. Keine Berechnung: Das erste wird Intervall überhaupt nicht berechnet. 2. Volle Berechnung: Das Intervall wird voll berechnet. 3. Lineare Teilberechnung: Der Fixkostenbetrag für das erste Intervall wird teilweise berechnet. Die Berechnung des Teilbetrags erfolgt linear (siehe Beispiel). 4. unverändert: diese Einstellung ist ohne Bedeutung Die lineare Teilberechnung wird im späteren Rechnungstext mitberücksichtigt (siehe Beispiel).

371 28. Januar Fixkosten 362 Beispiel: Ein Kunde wechselt zum in den Tarif B mit verbundenen Fixkosten in Höhe von 30,-EUR pro Monat. Bezahlbedingungen: GI und GI-SB =monatlich, BI und BI-SB = dreimonatlich. Auf der nächsten Rechnung muss der Kunde daher für den Zeitraum belastet werden. Keine Berechnung: Der August wird nicht berechnet. Es entstehen Kosten nur für den September in Höhe von 30,-EUR. Rechnungstext: Volle Berechnung: Es enstehen Kosten für zwei volle Monate, also 60,-EUR. Rechnungstext: Lineare Teilberechnung: Die Kosten für den August vermindern sich anteilig. Dazu wird berechnet, wie die Fixkosten pro Monat bei gleichmäßiger Verteilung einen Einzeltag belasten. Bei 30,-EUR für 30 Tage ergeben sich Unkosten in Höhe von 1,-EUR pro Tag. Nur 20 ( ) der insgesamt 30 Tage sind zu bezahlen. Der Monat August kostet also nur 20,-EUR, statt der vollen 30,-EUR. Das gesamte erste Intervall wird also mit 50,-EUR belastet. Rechnungstext: Wird die lineare Teilberechnung wie im Beispiel auf einen Monat angewendet, so richtet sich die Verteilung auf Kosten pro Tag an der Anzahl der Kalendertage. Je nach Monat und Jahr können das 28, 29, 30 oder 31 Tage sein. Selbstverständlich kann die lineare Teilberechnung auch alle anderen Intervalle zerlegen. Das letzte Intervall Obwohl die Fallbeispiele sich ausschließlich mit dem jeweils ersten Bezahlintervall für Kunden beschäftigen, gilt die Anwendung für das letzte Intervall ebenso. Wird eine fixkostenbehaftete Ausprägung für einen Kunden beendet, so kann EBuS auch hier Teilgültigkeiten berücksichtigen. Synonym zu den Beispielen oben läge ein Austritt eines Kunden im Verlauf eines Monats. Allerdings gibt es für eine gewünschte Teilberechnung im letzten Bezahlintervall eine Voraussetzung: Die Verknüpfung eines Kunden zu der fixkostenbehafteten Ausprägung muss im System als beendet eingetragen sein, bevor der relevante Fixkostenbeleg erstellt wird. Nur dann kann ein vorzeitiger Abschluss berücksichtigt werden bzw. den Betrag beeinflussen. Geschieht die Ausprägungskündigung erst nachdem der Beleg bereits erstellt wurde, wird EBuS keine rückwirkende Änderungen mehr vornehmen. Das Intervall würde in vollem Umfang berechnet. Bitte achten Sie beim Beenden von Ausprägungen immer ganz penibel auf das eingegebene Datum bzw. Uhrzeit. Häufig soll eine Ausprägung zum Monatsende erfolgen. Achten Sie darauf, dass Sie bei der Datumseingabe nicht versehentlich einen Tag ausschließen. Beispiel: Eine fixkostenbehaftete Ausprägung soll zuletzt im August eines Monats gültig sein. Für diesen Monat sollen die Fixkosten noch komplett berechnet werden. Geben sie als Endedatum ein: :00 Uhr (oder :00 Uhr). In diesem Fall wird der August bei entsprechender Regelsetzung noch komplett berechnet. Geben Sie stattdessen versehentlich ohne Uhrzeitangabe ein, so wird dies als :00 Uhr gewertet. Der letzte Augusttag würde bei entsprechender Regelsetzung aus der Berechnung herausfallen. Generell gilt also, dass Änderungen an Fixkosten eines Kunden immer so schnell wie möglich in EBuS eingepflegt werden sollten. Eine andere Bedeutung kommt dem Begriff Teilgültigkeit bei der Änderung von Fixkostenpreisen (Fixkostenwerte) zu. Bitte lesen Sie die Hinweise dazu im Kapitel Wertänderungen (siehe Abschnitt auf S. 363). Nachläufigkeit Die Nachläufigkeit ist ein weiteres Kriterium für den Umgang mit dem ersten Grundintervall. Auch hier sind die Fälle interessant, bei denen der Ausprägungsstart des Kunden zeitlich hinter dem ersten Intervallstartbezug liegt. Beispiel: Ein Anbieter belastet seine Kunden monatlich mit einer Grundgebühr in Höhe von 5,-EUR. Bezahlbedingungen: GI = monatlich, GI-SB und BI-SB = monatlich. Das erste und jedes weitere Grundintervall beginnen damit immer zum Ersten eines Monats. Nun wird ein neuer Kunde zum eines Jahres aufgenommen. Ihm soll die Februar-Zahlung entlassen werden.

372 28. Januar Fixkosten 363 In diesem Beispiel sind Startzeitpunkt der Ausprägung (12.2.) und Intervallstartbezug (1.2.) nicht identisch. Das erste Intervall wird damit zu einer Grauzone. Wie ist damit umzugehen? Im Beispiel ist gewollt, dass dem Kunden der Fixkostenbetrag für das erste Intervall erlassen wird. Häufig lassen sich solche Situationen über die Teilgültigkeit auffangen. Im Beispiel s.o. könnte die Lösung z.b. so aussehen: Fall 1: Für BI = monatlich Der Februar soll nicht in Zahlung gestellt werden. Die lineare Teilgültigkeit wird auf keine Berechnung gestellt. Das erste Bezahlintervall geht vom und würde durch die Nicht-Berechnung unter den Tisch fallen. Das zweite Bezahlintervall würde zum laufen und zum ersten Mal für den Kunden berücksichtigt. Mit dieser Lösung kommt man aber nicht unbedingt zum gewünschten Ziel. Denn Vorraussetzung für diese Lösung ist ein monatliches Bezahlintervall. Geht man jedoch von einem anderen Bezahlintervall aus, stellt sich die Situation anders dar: Fall 2: Für BI = jährlich In Kombination mit dem monatlichen BI-SB ergibt sich als erstes Bezahlintervall der Zeitraum Würde man nun tatsächlich über die Teilgültigkeit den ersten Monat erlassen, so würde der Kunde auf der ersten Rechnung mit nur 11 Fixkosteneinheiten (55.-EUR) für den Zeitraum belastet. Es würde nicht wie gewünscht der volle Jahresbeitrag berechnet werden. Auch eine lineare Teilberechnung würde den Jahresbetrag um einen Teil dezimieren. Nur eine volle Berechnung erbrächte den vollen Jahresbetrag. Da aber im Tarifmodell eine rückwirkende Berücksichtigung nicht vorgesehen ist, enfällt diese Möglichkeit. Fall 2 besitzt mindestens aus ökonomischer Sicht einen Schönheitsfehler. So liegt es doch zumeist im Sinne eines Geschäftstüchtigen, eine Jahresgebühr auch tatsächlich auszuschöpfen, d.h., sie auch im ersten Jahr gleich für volle 12 Monate ggf. im voraus einzubehalten. Das Problem entsteht hier durch zwei Bedingungen: 1. Der Startzeitpunkt der Ausprägung ist nicht identisch mit dem Intervallstartbezug. 2. Intervallstartbezug und Bezahlintervall sind nicht gleich lang. In solchen Fällen hilft das Kriterium der Nachläufigkeit: Lösung für Fall 2: Die Intervallstartbezüge werden als nachläufig definiert. Das Bezahlintervall läuft dadurch vom , der Jahresbeitrag kann in voller Höhe berechnet werden. Die Nachläufigkeit ändert also ein sonst ganz starres Verhalten in der Fixkostenberechnung. Wie zuvor beschrieben, ermittelt EBuS für das erste Grundintervall immer einen Startzeitpunkt der zeitlich vor oder auf dem Startzeitpunkt einer Ausprägung liegt. Durch das Kriterium der Nachläufigkeit kann dieses Schema durchbrochen werden. Im Beispiel wird das Bezahlintervall bzw. der Bezahlintervall-Startbezug einfach um einen Monat nach hinten versetzt Wertänderungen Eine Wertänderung von Fixkosten kann Kunden inmitten eines Bezahlintervalls treffen. Dies ist umso wahrscheinlicher, je länger das Bezahlintervall gewählt wurde. Ein jährlich fälliger Vereinsbeitrag ist wohl das schönste Beipsiel. Insbesondere bei nicht kanonischen Intervallen kommt hinzu, dass die Bezahlintervalle für die Kunden oft nicht deckungsgleich sind. Es wird damit unmöglich, einen Zeitpunkt für eine Preisänderung zu finden, zu dem für alle Kunden gleichzeitig ein neues Bezahlintervall startet. So lässt sich gar nicht vermeiden, dass die Wertänderung für Kunden mittig in ein Bezahlintervall fällt. Wie EBuS diese Fälle behandelt ist abhängig von der Antwort auf folgende Frage: Wann wird die Wertänderung ins System eingetragen? Tatsächlich kann EBuS die Wertänderung innerhalb eines Bezahlintervalls nur dann berücksichtigen, wenn sie bereits vor Erstellen des Belegs bekannt war. Dazu folgendes Beispiel:

373 28. Januar Fixkosten 364 Beispiel: Änderung des Jahresbeitrags Zum eines Jahres steigt der Jahresbeitrag von 60,- auf 72,-EUR. Die Preisänderung wird bereits im April beschlossen. Aufgrund monatlicher Intervallstartbezüge beginnen für Kunde A die Bezahlintervalle immer zum Mai jeden Jahres. Fall 1: Die Preisänderung wird erst im September eingetragen. Der Beleg für Kunde A ist bereits erstellt. Kunde A zahlt im Mai einen Jahresbeitrag von 60,-EUR. Fall 2: Die Preisänderung wird in EBuS noch im Verlauf des Monats April eingetragen. Der Beleg für den Kunden kann nun in Teilberechnungen erfolgen. Betrag Mai-Sep.: 5/12 von 60,-EUR = 24,-EUR Betrag Okt.-Mär.: 7/12 von 72,-EUR = 49,-EUR Kunde A zahlt im Mai einen Jahresbeitrag von 73,-EUR. Das Beispiel zeigt, dass es sich aus ökonomischer Sicht lohnen kann, Wertänderungen frühzeitig ins System einzugeben. Außerdem versteht sich dieses Beispiel gleichzeitig als Mahnung, Preisänderungen immer nur zweistufig einzutragen. So wird es auch im Programmteil (siehe Abschnitt auf S. 235) der Dokumentation erklärt. Die Teilberechnung wie in Fall 2 beschrieben ist nämlich nur möglich, wenn in EBuS zwei Wertezuordnungen mit unterschiedlicher zeitlicher Gültigkeit bekannt sind. Eine reine Preisüberschreibung innerhalb der alten Wertezuordnung beschneidet den Anwender um diese Möglichkeit und macht die Fixkostenverwaltung unnötig zeitkritisch Fixkostenbelege löschen Im Dialog Fixkostenbelege (siehe Abschnitt auf S. 237) bietet EBuS die Möglichkeit an, alle fälligen Fixkostenbelege in einer Liste einzusehen und zu löschen. Das Löschen von Belegen ist in ganz bestimmten Konstellationen wichtig. Obwohl nach dem Löschen ein Beleg in der Liste auch als entfernt gekennzeichnet wird, ist nicht gewährleistet, ob der betroffene Beleg tatsächlich endgültig aus der Welt geschafft ist. Vielmehr gleicht EBuS in einer nächtlichen Routine alle vorhandenen Fixkostenbelege mit den Fixkostenregeln ab. Dabei fällt auf, wenn ein Beleg gemäß Regel und Kundenausprägung zwar fällig, aber nicht existent ist. EBuS wird in einem solchen Fall den gleichen Fixkostenbeleg noch einmal erstellen. Dieses Vorgehen schlägt EBuS solange ein, wie die fälligen Fixkosten innerhalb des Bezahlintervalls liegen. Erst wenn das Bezahlintervall überschritten ist, würde das Löschen des Belegs tatsächlich endgültig geschehen können. Beispiel: Ein Kunde ist der fixkostenbehafteten Ausprägung Sicherheitspaket zugeordnet. Anhand der Fixkostenregeln errechnet EBuS ein Bezahlintervall vom Der Beleg wird am fällig, EBuS erstellt sogleich einen expliziten Beleg, der im aktuellen Dialog sichtbar und damit auch löschbar wäre. Wenn Sie den Beleg nun am aus der Liste löschen, so liegt das Löschdatum noch innerhalb des Bezahlintervalls für diesen Fixkostenbeleg. EBuS wird daher in der folgenden Nacht den Beleg wieder herstellen. Immerhin: Die Regel ist gültig, die Ausprägung des Kunden passt zur Regel, der Beleg ist fällig, aber er existiert nicht. Für EBuS Grund genug, den Beleg wieder herzustellen. Einem erneuten Löschen am Folgetag wird EBuS mit der gleichen Konsequenz begegnen. Erst wenn der Beleg am noch einmal gelöscht würde, würde EBuS den Beleg nicht wieder herstellen, da der aktuelle Zeitpunkt aus dem Bezahlintervall des Belegs gerutscht ist. Will man den Beleg bereits vor Ablauf des Bezahlintervalls endgültig löschen, so muss man dafür sorgen, dass die Voraussetzungen für die Belegerzeugung entzogen werden. Dazu sollten Sie ganzheitlich das Prinzip der Fixkostenberechnung überschauen, d.h. alle Parameter zur Belegerzeugung berücksichtigen. Einen Überblick über alle relevante Größen zur Fixkostenverwaltung finden Sie in diesem Leitfaden (siehe Abschnitt auf S. 365). Sollen Fixkosten für einen individuellen oder eine überschaubare Anzahl an Kunden gestoppt oder unterbrochen werden, so findet sich die richtige Lösung i.d.r. in der Bearbeitung der Kundenausprägungen. Hier müsste entweder die fixkostenbehaftete Ausprägung beendet werden oder das Prinzip der Freistellung (siehe Abschnitt auf S. 365) angewendet werden.

374 28. Januar Fixkosten Freistellung Die Zuordnung von Fixkostenregeln zu Kunden geschieht nicht individuell für jeden Kunden, sondern über die Kundenausprägungen. Dabei sind bestimmte fixkostenbehaftete Ausprägungen eben verbindlich: Sie führen zur direkten Verbindung mit den Regeln und den später erzeugten Fixkostenbelegen. Man könnte sagen, dass alle Kunden mit einer bestimmten Ausprägung über einen Kamm geschert werden. In der Praxis kann es vorkommen, dass der Anbieter für bestimmte Kunden einen Vorbehalt anmelden möchte. Bestimmte Kunden dieser Ausprägung sollen eben doch gar nicht oder für eine bestimmte Zeit nicht mit den Fixkosten belastet werden. Trotzdem soll ihnen die Ausprägung durchgängig erhalten bleiben. Die Gründe hierfür können vielfältig sein. Die Problematik kann sich z.b. bei der Portierung von Daten aus einer Fremdsoftware nach EBuS ergeben. EBuS hält für solche Situationen eine Lösung bereit. Bei der Definition der Fixkostenregel (siehe Abschnitt auf S. 231) kann angegeben werden, ob für eine Regel ein bestimmtes Freistellungskriterium gelten soll. Dieses Kriterium stellt sich wiederum in Form einer eigenen Kategorie/Ausprägung (siehe Abschnitt auf S. 275) dar. In den Tabellenspalten Zahlungsfreistellungskategorie und Zahlungsfreistellungsausprägung finden sich in den Pull-Down-Listen alle vorhandenen Kategorien/Ausprägungen des Anbieters. Falls in diesen Zellen ein Wert gesetzt wird, überprüft EBuS beim Anwenden der Fixkostenregeln, ob ein Kunde diese Ausprägung mit relevanter zeitlicher Gültigkeit besitzt. Im positiven Fall fallen die betroffenen Kunden aus der Berechnung heraus Fixkostenverwaltung - Leitfaden Die Fixkostenverwaltung erstreckt sich über mehrere Dialoge. Sie sind zum großen Teil direkt im Abrechnungsmenü beheimatet. Ein Teil der notwendigen Vorbereitungen findet aber auch im Kunden- und Verwaltungsbereich von EBuS statt. Folgende Übersicht soll Ihnen den roten Faden für die Verwaltung von Fixkosten an die Hand geben. Fixkostenregeln Kern der Fixkostenverwaltung sind die Fixkostenregeln. Mit ihnen erklären Sie, welche Fixkosten für Kunden entstehen können. Die Definition der Fixkostenregeln mit allen relevanten Details erfolgt im gleichnamigen Dialog Fixkostenregeln (siehe Abschnitt auf S. 231) innerhalb des Abrechnungsmenüs von EBuS. Den Fixkostenregeln ist eine wichtige Nebentabelle angegliedert. Sie führt die möglichen Werte von Fixkosten, d.h. die Beträge, über die Fixkostenbelege erstellt werden. Auch diese Tabelle findet sich innerhalb des Abrechnungsmenüs im Dialog Werte von Fixkostenregeln (siehe Abschnitt auf S. 233). Kategorien und Ausprägungen Fixkostenregeln müssen in einem späteren Schritt den Kunden zugeordnet werden können. Bevor das möglich ist, müssen im System zunächst Ausprägungen und damit auch Kategorien bekannt sein. Dies geschieht im Verwaltungsbereich (siehe Abschnitt 13.6 auf S. 275) von EBuS. Kategorien dienen in EBuS nicht nur der Fixkostenverwaltung, sondern weisen den Kunden auch andere Eigenschaften bzw. Merkmale zu. Bitte lesen Sie dazu ausführliche Informationen in den Kapiteln Kategorien (siehe Abschnitt auf S. 275) und Ausprägungen (siehe Abschnitt auf S. 275). Einrichten von Kategorien Sie können Kategorien (siehe Abschnitt auf S. 275) im gleichnamigen Dialog verwalten. Für die Anbindung von Fixkosten an Kategorien werden in der Regel eigene Kategorien angelegt, die unabhängig sind von weiteren Eigenschaften eines Kunden.

375 28. Januar Fixkosten 366 Abbildung 419: Im Beispiel sieht ein Anbieter in seinem Tarifwerk einen Grundpreis vor. Hierfür erstellt er eine eigene Kategorie. Einrichten von Ausprägungen Die Kategorie liefert nun bereits den Rahmen für die Fixkostenzuordnung. Über die Ausprägungen findet dann die Differenzierung statt. Gibt es für eine Fixkostenart z.b. gestaffelte Preise, werden diese über mehrere Ausprägungen innerhalb der Kategorie verteilt. Für jede Kategorie muss immer mindestens eine Ausprägung definiert werden. Dies geschieht im Dialog Ausprägungen (siehe Abschnitt auf S. 275). Abbildung 420: Im Beispiel kennt das Tarifwerk verschiedene Grundpreise, die von der Kundenart abhängen. Die Kategorie kennt daher Ausprägungen mit einschlägigen Bezeichnungen. Im Beispiel orientiert sich der individuelle Grundpreis eines Kunden an seiner Kundenart. In der Regel wird die Kundenart ebenfalls über das Kategorie-Ausprägungs-Schema verwaltet. Trotzdem sollte für die Fixkostenzuordnung eine eigene Kategorie definiert werden. So zeigt es auch das Beispiel in den Abbildungen oben. Die Fixkostenverwaltung gewinnt dadurch an Unabhängigkeit. Zuordnungen Die Säulen der Fixkostenverwaltung sind zu diesem Zeitpunkt bereits errichtet. Nun gilt es, die richtigen Verknüpfungen zu treffen. Dabei geht es um zwei wichtige Beziehungen: 1. Die Zuordnung von Ausprägungen zu Fixkostenregeln 2. Die Zuordnung von Kunden zu Ausprägungen Zuordnung von Ausprägungen zu Fixkostenregeln Sie müssen die Fixkostenregeln denjenigen Ausprägungen zuordnen, welche mit Fixkosten behaftet sein sollen. Dies geschieht im Dialog Zuordnung Ausprägung-Fixkostenregel (siehe Abschnitt auf S. 236).

376 28. Januar Fixkosten 367 Abbildung 421: Beispiel: Hier wird jeder Grundpreis-Ausprägung die passende Fixkostenregel zugeordnet. Wenn Sie die Zuordnung vornehmen, müssen Sie eine zeitliche Bedingung angeben. EBuS berücksichtigt diese Verknüpfung dann automatisch nur innerhalb der eingetragenen zeitlichen Gültigkeit. Zuordnung von Kunden zu Ausprägungen Das letzte Glied der Kette bildet die Zuordnung von Kunden zu Ausprägungen. Dies geschieht innerhalb der Kundendatenpflege. Beim Kategorie-Ausprägungssystem handelt es sich um einen optionalen EBuS-Baustein im Rahmen der temporalen Stammdatenerweiterungen (siehe Abschnitt 13.6 auf S. 275). Die Eingabemaske befindet sich damit an kundendefinierter Stelle und kann daher hier nur exemplarisch beschrieben werden. Abbildung 422: Beispiel: Herr Mustermann muss den Grundpreis zahlen. Seine diesbezügliche Ausprägung wurde zum einmal geändert. Seitdem ist er einer anderen Fixkostenregel zugeordnet. Im Beispiel werden die Ausprägungen in einem selbstkonfigurierten Kundendialog eingeben. Die Eingabe erfolgt in einem eigenen Register für Ausprägungen. Auch bei dieser Zuordnung muss eine zeitliche Gültigkeit angegeben werden. Die Berücksichtigung der zeitlichen Gültigkeit bzw. möglicher Änderungen von Ausprägungen erfolgt in EBuS dann völlig automatisch. Abrechnung und Belege Die eigentliche Verarbeitung der Fixkosten geschieht in EBuS relativ verborgen. In einer nächtlichen Prüfroutine prüft EBuS, ob durch den Zeitfortschritt oder durch Änderungen der sensitiven Daten (Fixkostenregeln, Änderungen von Zuordnungen) neue Fixkostenbelege fällig (siehe Abschnitt 21.5 auf S. 334) geworden sind. Fällige Belege können im Dialog Fixkostenbelege (siehe Abschnitt auf S. 237) eingesehen werden. In den eigentlichen Abrechnungsprozess rutschen die fälligen Fixkostenbelege dann durch die Belegzuordnung (siehe Abschnitt 11.6 auf S. 168). Jeder fällige Beleg wird dort Teil einer Rechnung. Durch die Verbuchung (siehe

377 28. Januar Fixkosten 368 Abschnitt auf S. 190) und den Rechnungsversand (siehe Abschnitt auf S. 193) erreichen die Belege am Ende den richtigen Kunden Rechnungsausgabe (Dieses Kapitel ist noch nicht vollständig beschrieben.) Die Ausgabe des Rechnungstextes für Fixkosten auf der Rechnung besteht aus zwei Teilen: 1. Textliche Beschreibung der Fixkosten 2. Angabe des belasteten Zeitraums Rechnungstext... Ganz generell besteht die Möglichkeit, Rechnungen vom eigentlichen Rechnungsdruck auszuschließen. Dies bietet sich z.b. für regelmäßige Zahlungsforderungen an, für die ebenso regelmäßige schriftliche Rechnungen überflüssig wären. Es reicht in solchen Fällen gemeinhin, dass der Kunde nur über seine Kontoauszüge mit der Rechnung in Kontakt kommt. Dadurch kommt dem Text auf den Kontenauszügen eine besondere Bedeutung zu. Dieser kann in den Anbietereinstellungen (siehe Abschnitt auf S. 266) konfiguriert werden. Im günstigsten Fall definiert man für Rechnungen dieser Art einen oder mehrere Rechnungstypen (siehe Abschnitt auf S. 339). Im Rahmen der Rechnungsbearbeitung (siehe Abschnitt 11.7 auf S. 174) können Rechnungen anhand ihres Typs gefiltert (siehe Abschnitt auf S. 175) werden. Es ist entsprechend einfach, nur solche Rechnungsdaten zu laden bzw. zu markieren, die einem bestimmten Rechnungstyp entsprechen und diese nach Bedarf zu bearbeiten. Rechnungsintervall Die Tabelle Fixkostenbelege (siehe Abschnitt auf S. 237) weist in den Spalten gedruckt von/bis bereits das Druckdatum bzw. Druckintervall für einen Beleg aus. Das Endedatum dieses Intervalls erfährt vor dem tatsächlichen Druck ggf. noch eine kleine Korrektur. Üblicherweise wird das Intervallende auf der Rechnung niemals als der Erste eines Monats, sondern in solchen Fällen als der letzte Tag des Vormonats dargestellt. Beispiel: Gegeben seien die gleichen Bedingungen wie im Beispiel zuvor. Druckintervall: Rechnungsausgabe: Diese Darstellung ist aus mathematischer Sicht nicht korrekt, da die Darstellung eines Datums ohne Angabe einer Uhrzeit als Uhrzeit 00:00 ausgewertet werden muss. Aus mathematischer Sicht würde ein Bezahlintervall bis zum den letztgenannten Tag gar nicht berechnet. Auf der Rechnung wird immer nur ein Gesamtzeitraum ausgegeben. Dies gilt auch, wenn der Betrag für den angegebenen Berechnungszeitraum sich aus zwei oder mehr Teilsummen zusammensetzt. Solche Fälle können auftreten, wenn ein Kunde innerhalb des Berechnungszeitraums eine fixkostenbehaftete Ausprägung ändert. EBuS ermittelt den Betrag dann per Mittelwert, führt die Berechnungen dem Kunden auf der Rechnung jedoch nicht vor Augen. Beispiel: Ein Kunde fährt nach Tarif A mit einer monatlichen Grundbelastung von 9,-EUR. Am wechselt er auf den Tarif B mit einer monatlichen Grundbelastung von 15,-EUR. Für den November wird er wie folgt belastet: Interne Berechnung: (10 Tage) = 1/3 von 9,-EUR = 3,-EUR (20 Tage) = 2/3 von 15,-EUR = 10,- EUR Rechnungsausgabe: : 13,-EUR.

378 28. Januar Gutscheine Gutscheine Viele Carsharinganbieter setzen im Rahmen der Akquise und Kundenpflege auf den Einsatz von Gutscheinen. Diese können dem Kunden schön verpackt überreicht oder ganz minimalistisch per mitgeteilt werden. Intention der Gutscheine ist in jedem Fall, dem Kunden bestimmte Kosten zu erlassen und ihm damit ein Kostenvorteil und Freude zu bereiten. Häufigster Anwendungsfall sind Gutscheine für Fahrtkosten, d.h., sie ermöglichen dem Kunden eine Freifahrt für eine bestimmte Stunden- oder/und km-zahl. EBuS kann Fahrtgutscheine, aber auch andere Gutscheine darstellen und passend verrechnen. Sie werden im Kundendialog verwaltet. Gutscheine können sowohl an Hauptkunden als auch an Unterkunden verteilt werden. Grundsätzlich gilt: Jedem Kunden, der eine Rechnung empfangen kann, kann auch ein Gutschein zugeteilt werden. Die Gutscheine existieren in EBuS nur virtuell, das heißt, in EBuS ist ein Gutschein nichts anderes als ein einfacher Datensatz. In welcher Form der Gutschein den Kunden überreicht oder mitgeteilt wird, bleibt dem Carsharingbetreiber überlassen. Mithilfe verschiedener Gutscheinarten kann man die Kunden um beliebige Kosten entlasten. Neben dem klassischen Fahrtgutschein sind somit auch Gutscheine z.b. auf bestimmte Sonderleistungen, Beiträge oder Pauschalgutscheine einsetzbar. Jeder Gutschein kann darüberhinaus in seiner zeitlichen Gültigkeit beschränkt werden. Somit lassen sich z.b. Fahrtgutscheine verteilen, die in einem bestimmten Zeitfenster abgefahren werden müssen. Grundsätzlich gilt, dass ein Gutschein auch teilverbraucht bzw. in mehreren Schritten endgültig verbraucht werden kann. Im Kapitel Leitfaden (siehe Abschnitt auf S. 369) erfahren Sie, welche Schritte Sie in welcher Reihenfolge vornehmen müssen, damit EBuS Gutscheine für Sie verrechnet. Das Kapitel Interne Behandlung von Gutscheinen (siehe Abschnitt auf S. 373) erläutert, wie EBuS intern mit den Gutscheinen umgeht bzw. wie sie in der Abrechnung abgearbeitet werden Leitfaden Damit EBuS Gutscheine verwalten und verrechnen kann, müssen Sie in vier Schritten vorgehen. Zusätzlich ist Voraussetzung, dass die Gutscheinfunktionalität in EBuS anbieterseitig freigeschaltet ist. Lesen Sie im Folgenden in welchen vier Dialogen Sie die Vorbereitung und die eigentliche Gutscheinerstellung vornehmen. Definition von Gutscheinarten In der Praxis können Gutscheine unterschiedlicher Art verteilt werden. Sie unterscheiden sich in bestimmten Merkmalen. Das wesentliche Merkmal jeden Gutscheins sind die Kostenarten, die ein Gutschein abdecken können soll. Bevor Sie Gutscheine als solche verteilen, hinterlegen Sie in EBuS daher zunächst unterschiedliche Gutscheinarten. Eine Gutscheinart wird durch insgesamt fünf Eigenschaften charaktersisiert. Vier davon bearbeiten Sie im Dialog Preisgruppen, Kostenarten, Konten (siehe Abschnitt auf S. 219) unterhalb des Registers Gutscheinart (siehe Abschnitt auf S. 227). Dies ist der erste Schritt zum Einrichten von Gutscheinen. Hier legen Sie folgende Eigenschaften fest: Name der Gutscheinart: Der Name sollte die Gutscheinart klar bezeichnen und von anderen Gutscheinarten klar zu unterscheiden sein. Beispiel: Fahrtgutschein oder Pauschalgutschein. Kostenart für den späteren expliziten Beleg. Hintergrund: Jeder (teil-)verrechnete Gutschein wird irgendwann als selbständiger Beleg Teil einer Rechnung. Wie alle Belege müssen auch die aus Gutscheinen resultierenden Belege eine Kostenart (siehe Abschnitt 21.8 auf S. 338) aufweisen. Diese wird hier festgelegt. In Folge tragen alle Belege, die aus dieser Gutscheinart entstehen, später die hier zugewiesene Kostenart. Beispiel: Kostenart Fahrtkostenerstattung. Diese Kostenart darf völlig unterschiedlich von den Kostenarten sein, die ein Gutschein beim Kunden abdecken soll.

379 28. Januar Gutscheine 370 Priorität: Die Zuweisung einer Prioritätsstufe wird von EBuS ausgewertet, wenn zeitlich parallel gültige Gutscheine auftreten, die sich zudem auf die gleichen Kostenarten beziehen. Je kleiner die Zahl, desto höher die Priorität. Diese Priorisierung findet nur auf Ebene der Gutscheinarten (siehe Abschnitt auf S. 227) statt. In der Praxis spielt die Priorisierung eine sehr untergeordnete Rolle. Beispiel: Einem Kunden sind zwei Gutscheine unterschiedlicher Art zugeordnet (=2 Gutscheinarten (siehe Abschnitt auf S. 227)). Der Gültigkeitszeitraum (siehe Abschnitt auf S. 371) der beiden Gutscheine überschneidet sich: 1. Fahrt-Gutschein Gültigkeitsintervall: 1.Februar - 1.März Priorität 1 2. Pauschal-Gutschein Gültigkeitsintervall: 1.Januar - 1.Juni Priorität 2 Nun wird eine Fahrt abgerechnet vom 5. Februar. Grundsätzlich könnten beide aktuellen Gutscheine die daraus entstehenden Fahrtkosten abfangen, da sowohl ein Fahrtgutschein als auch ein Pauschalgutschein eben Fahrtkosten abdecken wird. Da der Fahrtgutschein per Definition aber eine höhere Priorität besitzt, wird er zuerst geltend gemacht. Gibt es zudem parallel gültige Gutscheine der gleichen Gutscheinart, so reicht das Kriterium der Priorität nicht mehr aus. Vorrang bekommt in diesem Fall der Gutschein mit dem früheren Gültigkeitsbeginn. Gültigkeitsdauer: Sie legt fest, wie lange ein Gutschein dieser Art immer gültig sein soll. Die Gültigkeitsdauer legt später zusammen mit dem Gültigkeitsbeginn (siehe Abschnitt auf S. 108) den tatsächlichen Gültigkeitszeitraum (siehe Abschnitt auf S. 371) eines Gutscheins fest. Sie legen die Dauer über drei Grenzwerte fest: 1. Dauer in Tagen 2. Dauer in Monaten 3. maximale Gültigkeitsfrist Diese drei Werte sind beliebig kombinierbar. Die Kombination ist dann und-verknüpft zu verstehen. Beispiel: Dauer in Monaten: 1 Dauer in Tagen: 10 max. gültig bis: Gutscheine mit diesen Regeln sind dann einen Monat plus 10 Tage gültig, allerdings maximal bis zum Soll eine Gutscheinart unbegrenzt gültig bleiben, dann machen Sie hierzu keine Vorgaben. Sollten Sie ähnliche Gutscheine mit aber unterschiedlicher Gültigkeitsdauer unter den Kunden verteilen wollen, müssten Sie dazu mehrere Gutscheinarten definieren. Denn die Gültigkeit ist pro Gutscheinart festgelegt. Die Betragshöhe eines Gutscheins ist hingegen kein fixer Bestandteil einer Gutscheinart. Sie kann je Kunde bzw. je Gutschein indiviudell festgesetzt werden. Zuordnung von Gutscheinarten zu Kostenarten Das fünfte Merkmal einer Gutscheinart legen Sie im gleichen Dialog unterhalb des Registers Gutschein-Kostenart- Zuordnung (siehe Abschnitt auf S. 229) fest. Diese Kostenart-Zuordnung ist deutlich von der vorhergehenden zu unterscheiden. Vielmehr geht es nun darum festzulegen, welche Art von Kosten eine Gutscheinart überhaupt verrechnen können soll. Das häufigste Beispiel sind sogenannte Fahrtgutscheine. Damit eine Gutscheinart Fahrtgutschein auch wirklich auf Fahrtkosten angerechnet wird, müssen ihr alle relevanten Kostenarten mitgegeben werden. Können aus einer Fahrt z.b. Belege mit Kostenart km-kosten und Zeitkosten entstehen, so müssen genau diese beiden Kostenarten der Gutscheinart in diesem Dialog zugeordnet werden. Jeder Gutscheinart

380 28. Januar Gutscheine 371 können also mehrere Kostenarten zugeordnet werden. Mindestens eine Zuordnung pro Gutscheinart muss in jedem Fall vorgenommen werden, damit ein Gutschein überhaupt auf Kosten anspringen kann. Textschablone für Gutscheine auf Rechnungen Die Verrechnung von Gutschriften wird auf einer Rechnung sichtbar. Wie bereits erwähnt, entsteht aus einem Gutschein dann ein eigenständiger Beleg, eine Art Gegenbeleg. Auf der Rechnung wird die Gutschrift mit einem Text begleitet. Diesen können Sie in den Anbietereinstellungen (siehe Abschnitt auf S. 264) mit Hilfe einer Texschablone (siehe Abschnitt auf S. 265) vorbereiten. Dazu formulieren eine kurze Begleitzeile, in die Sie Gutscheinvariablen integrieren können. Beispiel: Eine fertige Belegzeile für den Gutschein könnte auf der Rechnung lauten: Fahrtgutschein vom oder Pauschal-Gutschein in Höhe von 100,-EUR (Restbetrag 43,12 EUR). Damit der Gutscheinname, Werte oder Gültigkeitsbeginn in dieser Zeile auftauchen arbeiten Sie mit den sogenannten Gutscheinvariablen. Verteilen von Gutscheinen Alle Voraussetzungen sind nun gegeben, um auch tatsächlich Gutscheine an die Kunden zu verteilen. Dies geschieht im Dialog Kundendaten unterhalb des Hauptmenüeintrags Kunden. Dort existiert ein eigenes Register Gutscheine (siehe Abschnitt auf S. 107), über das Sie Gutscheine neu anlegen und verwalten können. Beim Anlegen eines Gutscheins für einen Kunden bestimmen Sie zwei weitere wesentliche Eigenschaften des Gutscheins: 1. Wert des Gutscheins: Erst mit Zuordnung zum Kunden wird die Höhe des Gutscheins festgelegt. Sie ist für jeden Gutschein flexibel. 2. Gültigkeitsbeginn: Sie bestimmen, mit welchem Zeitpunkt die Gültigkeit des Gutscheins beginnt. In Kombination mit der Gültigkeitsdauer ergibt sich der eigentliche Gültigkeitszeitraum (siehe Abschnitt auf S. 371) eines Gutscheins. Nun sind alle Aufgaben seitens des Anwenders erfüllt. Die weitere Verarbeitung des Gutscheins übernimmt EBuS vollautomatisch (siehe Abschnitt auf S. 373). Wann immer einem Kunden nun Kosten entstehen, die er über einen gültigen Gutschein abwickeln könnte, verrechnet EBuS diesen Gutschein bei der endgültigen Verbuchung mit. Wird ein Gutschein dabei nicht völlig verbraucht, so wird das Restguthaben in den Kundendaten angezeigt und bei nächster passender Gelegenheit weiter aufgebraucht. Zeitlich nicht mehr gültige Gutscheine bzw. deren Restguthaben werden von EBuS automatisch ignoriert Gültigkeitszeitraum Der Gültigkeitszeitraum eines Kundengutscheins ergibt sich aus der Kombination von drei Werten: 1. Dauer der Gutscheinart 2. Gültigkeitsbeginn des Kundengutscheins 3. Maximale Gültigkeit der Gutscheinart Die Dauer und das maximale Gültigkeitsdatum werden auf Ebene der Gutscheinart (siehe Abschnitt auf S. 227) hinterlegt. Der Gültigkeitsbeginn wird individuell je Gutschein im Kundendialog (siehe Abschnitt auf S. 107) eingetragen.

381 28. Januar Gutscheine 372 Abbildung 423: Beispiele für die Gültigkeitsregeln von Gutscheinarten. Beispiel 1: Frau Meier bekomnmt einen Fahrtgutschein. Die Gutscheinart ist gültig für einen Monat. Gültigkeitsbeginn des Gutscheins wird bei Frau Meier auf den , 00:00 Uhr gesetzt. Eine maximale Gültigkeitsdauer ist für die Gutscheinart Fahrtgutschein nicht angegeben. Der Fahrtgutschein von Frau Meier ist daher gültig vom , 00:00 Uhr bis zum , 00:00 Uhr. Beispiel 2: Herr Müller bekommt einen Pauschalgutschein. Für die Gutscheinart ist keine Gültigkeitsdauer hinterlegt. Dafür ist die maximale Gültigkeitsfrist der Gutscheinart Pauschalgutschein zum , 00:00 Uhr terminiert. Der Gültigkeitsbeginn des Gutscheins wird für Herrn Müller auf den gesetzt. Der Pauschalgutschein von Herrn Müller ist daher vom bis gültig. Gültigkeit der Belegtypen Es stellt sich die Frage, auf welchen Zeitpunkt sich die Gültigkeit eines Gutscheins bezieht. Dazu muss zwischen den verschiedenen Belegtypen (siehe Abschnitt 21.3 auf S. 328) unterschieden werden. Implizite Fahrtbelege Im häufigsten Fall sollen Gutscheine die Fahrtkosten von Kunden in bestimmter Höhe abfangen. Die Fahrtkosten tauchen in der Abrechnung als implizite Fahrtbelege auf. Ihnen werden im Falle einer skriptbasierten Fahrtabrechnung durch das Abrechnungsskript einschlägige Kostenarten mitgegeben. Anhand dieser Kostenarten wiederum springen die Fahrtgutscheine an. Dafür muss aber zusätzlich die Gültigkeit eines Fahrtgutscheins mit der Fahrt zusammenpassen. Regel: Ein Gutschein für Fahrtkosten kann genau dann verzehrt werden, wenn der Startzeitpunkt der Buchung im Gültigkeitszeitraum liegt. Im Falle einer Buchungsgeschichte ist der letzte Eintrag für den Buchungsstart ausschlaggebend. zu Beispiel 1: Frau Meier gehört ein Fahrtgutschein mit einem Gültigkeitsintervall vom , 00:00 Uhr bis zum , 00:00 Uhr. Frau Meier bucht einen Wagen für den 30.6., 11:00 bis zum , 14:00 Uhr. Da der Startzeitpunkt der Buchung noch innerhalb des Gültigkeitsintervalls liegt, wird der Gutschein für diese Fahrt eingesetzt werden. Ausschlaggebend ist der Buchungsbeginn. Sollte Frau Meier die Fahrt erst am angetreten haben (=Fahrtbeginn), so spielt dies keine Rolle. Explizite Belege Gutscheine können auch jede beliebige andere Kostenart abdecken. Im Falle von expliziten Belegen wird die Kostenart dem Beleg immer manuell mitgegeben. Dies gilt sowohl für fahrtabhängige (siehe Abschnitt auf S. 146), als auch für fahrtunabhängige explizite Belege. Ein Gutschein springt also dann auf einen expliziten

382 28. Januar Gutscheine 373 Beleg an, sobald die Kostenart des Belegs zu den zugeordneten