erechnung an den Bund SAP Beitrag zum IKT-Konsolidierungsgesetz August 2013

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1 erechnung an den Bund SAP Beitrag zum IKT-Konsolidierungsgesetz August 2013

2 Agenda Ausgangssituation IKT-KonsolidierungsGesetz SAP Beitrag zur Umsetzung des IKT-KonsG Ausgangsrechnungsbuch SAP Angebot

3 E-Rechnung 5 IKTKonG https://www.erb.gv.at/ 5. (1) Eine elektronische Rechnung (e-rechnung) ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird. Die e-rechnung wird nur dann als Rechnung anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistet sind. Die e-rechnung hat zumindest die im 11 Abs. 1 UStG 1994 genannten Rechnungsmerkmale zu enthalten. Die näheren Regelungen hinsichtlich der Voraussetzungen der zu verwendenden Datenstrukturen für e-rechnungen, der Übertragungswege sowie weitere Voraussetzungen betreffend den Inhalt der e-rechnung sind von der Bundesministerin für Finanzen oder vom Bundesminister für Finanzen durch Verordnung zu erlassen. (2) Im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen sind alle Vertragspartnerinnen oder Vertragspartner von Bundesdienststellen oder deren sonstige Berechtigte zur Ausstellung und Übermittlung von e-rechnungen gemäß Abs. 1 verpflichtet. Die Verpflichtung zur Ausstellung und Übermittlung von e-rechnungen kann durch Verordnung der Bundesministerin für Finanzen oder des Bundesminister für Finanzen auf Vertragspartnerinnen oder Vertragspartner von Rechtsträgern gemäß Art. 126b B-VG nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten ausgedehnt werden. (3) Ausländische Vertragspartnerinnen oder Vertragspartner von Bundesdienststellen sind nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten zur Ausstellung und Übermittlung von e-rechnungen verpflichtet. (4) Die Vertragspartnerinnen und Vertragspartner haben sich zur Übermittlung der e-rechnung eines von der Bundesministerin für Finanzen oder vom Bundesminister für Finanzen zur Verfügung gestellten Portals zu bedienen. (5) Erst nach einer bei der Einbringung durchgeführten Prüfung auf formale Fehlerfreiheit und der damit erfolgten Übernahme durch die Bundesdienststelle gilt die e-rechnung als ordnungsgemäß eingebracht SAP AG. All rights reserved. 3

4 SAP Beitrag zur Umsetzung des IKT-KonsG Überblick über die Lösungsmöglichkeiten mit SAP Auslieferung von Software zu Erfüllung der Anforderung der e-rechnung an den Bund per Etablierung von SAP Schnittstellen, die die Erzeugung von e- Rechnungen ermöglichen SAP Bereitstellung der Rechnungsdaten über definierte Standardschnittstellen Kunden können ihren erechnungsprozess selbst implementieren Geplante Verfügbarkeit: September 2013 Implementierung der + Prozesse der e-rechnung an den Business Network Bund + 2 SAP Softwarelösung Ausgangsrechnungsbuch Ausgangsrechnungsbuch als branchenspezifisches SAP Custom Development Projekt (CDP) o Erzeugung der erechnung o Übertragung an den Bund o Monitoring etc. 1/ Strategische Lösung durch Unterstützung der erechnung als end-to-end Prozess Trading network als skalierbares, leicht bedienbares Gateway für die elektronische Abwicklung von Geschäften mit Kunden, Lieferanten und Partnern einheitlicher Eingangspunkt für alle B2B-Transaktionen 2013 SAP AG. All rights reserved. 4

5 SAP CDP Ausgangsrechnungsbuch Der Countdown läuft -. Rapid & NOW FI SD CRM PSCD SAP Formatumwandlung BMF FI-CA SAP Ausgangsrechnungsbuch Überblick über die Funktionen im Ausgangsrechnungsbuch Cockpit zur Verwaltung Ihrer Ausgangsrechnungen Statusverfolgung im Haus Statusverfolgung bis zum BMF/BRZ Statusverfolgung der Rückmeldungen Logging und Monitoring Beilagenverwaltung Optional: Workflow zur Kontrolle der Ausgangsrechnungen Berücksichtigung möglicher Rechnungsquellen in SAP (FI, SD, IS-H, PSCD usw.) Technische Anbindung an die BMF Services (ebinterface XML usw.) 2013 SAP AG. All rights reserved. 5

6 Rechnungsausgangsbuch Rechnung ist im SAP-System bereit für das Abschicken ans BMF. Derzeit erfolgt dies über Andruck, ab soll dies automatisiert erfolgen. Das Ausgangsrechnungsbuch soll diesen Prozess unterstützen SAP AG. All rights reserved. 6

7 Überblick Rechnungsausgangsbuch Protokollierung des gesamten Prozesses und aller Dokumentationen Recherche-Möglichkeit über alle Vorgänge «Selektions-Screen«Standardfunktionen, wie z.b. Filter- und Summenfunktion Aktualisierung Prozessstatus zur Laufzeit (Ampelfunktion) Gesamtüberblick über Status, Termine, Fristen, Beteiligte, Unterlagen Jederzeit komplette Einsicht in das Prozessgeschehen und in die einzelnen Prozessschritte 2013 SAP AG. All rights reserved. 7

8 Ausgangsrechnungsbuch - Selektion Selektion nach Belegnummer Rechnungsart Belegdatum nach Buchungsdaten Buchungskreis Geschäftsjahr nach Prozessdaten Status der Rechnung Aktueller Bearbeiter 2013 SAP AG. All rights reserved. 8

9 Vollständiger Überblick über den Rechnungsprozess Hyperlinks Zusatzfunktionen Zusatzdokumente Notizen 2013 SAP AG. All rights reserved. 9

10 Zusatzdokumente Über Notizen können interne Zusatzinformationen zur Rechnung hinterlegt werden. Notiz 2013 SAP AG. All rights reserved. 10

11 Zusatzdokumente Zur Monitoring- Nummer können über den GOS-Dienst noch zusätzliche Dokumente angehängt werden und ans BMF mit geschickt werden. GOS-Dienst 2013 SAP AG. All rights reserved. 11

12 Zusatzdokumente Zum Beleg werden sämtliche Schritte mit protokolliert und können so jederzeit nachvollzogen werden. Historie 2013 SAP AG. All rights reserved. 12

13 Rechnungsversand ans BMF Die Rechnung wird ans BMF verschickt und der Status ändert sich auf GELB, bis vom BMF die Rückmeldung erfolgt, dass die Rechnung technisch ok ist und übernommen wurde. Rechnung BMF 2013 SAP AG. All rights reserved. 13

14 Rechnungsversand ans BMF Die Rechnung soll nicht versandt werden und kann über das Ausgangsbuch storniert werden. Abbruch 2013 SAP AG. All rights reserved. 14

15 Zusammenfassung Gesamtüberblick über versandte Rechnungen Protokollierung des gesamten Prozesses Optionaler Genehmigungsworkflow möglich SAP AG. All rights reserved. 15

16 Voraussetzungen & bisherige Erfahrungen Der Prozess bedingt ORGANISATORISCHE SEPA / Lieferantennummer beim Bund / Zugriff Unternehmensserviceportal Auftragsbezug (benötigen Sie von ihrem Auftraggeber, evtl. sind auch Änderungen bei ihrem Auftraggeber notwendig z.b. Anpassung Bestellung ) Änderung von Kontierung (z.b. Innenaufträge), evtl. auch ein händischer Prozess notwendig nicht immer VOLLAUTOMATISIERBAR (z.b.wegen händischer Beilagen) Und auch TECHNISCHE Rahmenbedingungen auf Ihrer Seite Internetverbindung zum/vom SAP System (Basiskonfiguration, DMZ, LAN, WAN,..) Einbindung Middleware / WebSevice Infrastruktur / Mail Eingang SAP 2013 SAP AG. All rights reserved. 16

17 SAP Österreich Angebot umfasst Software und Services Software kostet pro produktiver Installation unter der Bedingung: Abschluss des Vertrages bis spätestens (Bindungsfrist) Mindestens 25 Verträge werden abgeschlossen Optionale Servicepakete: Installation, Unterstützung bei der Inbetriebnahme und Post Go Live Support durch Berater Preis 7000 elearning kann optional angeboten werden Wie sieht die Zeitplanung aus? SAP AG. All rights reserved. 17

18 Der Weg zum operativ nutzbaren Rechnungsausgangsbuch <August> <September> <Oktober> <November> <Dezember> <Jänner> Erstellung des Pflichtenhefts (Statement of work) + Projektangebot Vertragsabschluss Verfügbarkeit SAP Standardschnittstelle Entwicklung des Rechnungsausgangsbuches (incl Pilotierung und Abnahme) Freigabe zum Download der Software Optional: Installation und Post Go Live Support durch BeraterInnen Today Duration Milestone 2013 SAP AG. All rights reserved. 18

19 Was sind die nächsten Schritte? Jetzt ist Ihr Feedback gefragt... Im Anschluss Mail an alle Webinar Teilnehmer mit der Bitte um Feedback Besteht grundsätzlich Interesse? Möchten Sie das Pflichtenheft mit konkretem Angebot durch SAP Österreich? Jetztist es an Ihnen SAP AG. All rights reserved. 19

20 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

21 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Einige der von der SAP AG und ihren Distributoren vermarkteten Softwareprodukte enthalten proprietäre Softwarekomponenten anderer Softwareanbieter. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. Die vorliegenden Unterlagen werden von der SAP AG und ihren Konzernunternehmen ( SAP-Konzern ) bereitgestellt und dienen ausschließlich zu Informationszwecken. Der SAP-Konzern übernimmt keinerlei Haftung oder Gewährleistung für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Der SAP-Konzern steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Keine der hierin enthaltenen Informationen ist als zusätzliche Garantie zu interpretieren. SAP und andere in diesem Dokument erwähnte Produkte und Dienstleistungen von SAP sowie die dazugehörigen Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und verschiedenen anderen Ländern weltweit. Weitere Hinweise und Informationen zum Markenrecht finden Sie unter SAP AG. All rights reserved. Public 21

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