Rechtliche Anforderungen technische Umsetzungen

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1 Rechtliche Anforderungen technische Umsetzungen Zum Umgang mit personenbezogenen Archivdaten bei Digitalisierungsprojekten, dargestellt am Beispiel des Digitalisierungsprojekts Hessische Personenstandsnebenregister Dr. Christian Reinhardt Hessisches Staatsarchiv Marburg Stefan Aumann Hessisches Landesamt für geschichtliche Landeskunde Marburg

2 Gliederung Die Ausgangslage. Das Personenstandsarchiv Hessen und das Digitalisierungsprojekt Hessische Personenstandsnebenregister Die problematischen Einträge und die rechtlichen Überlegungen zur Verarbeitung, Nutzung und Veröffentlichung der Digitalisate Die technische Umsetzung Anforderungen Datengrundlage, Datenquellen, Datenmodell Demonstrationsteil: Schutzfristen-Management, Recherche, Nutzung Kennzahlen zum Projekt 2

3 Das Personenstandsarchiv I 3

4 Das Personenstandsarchiv II Hessisches Landesarchiv (HLA) Personenstandsarchiv: 2009 eingerichtet, Sitz in Neustadt (bei Marburg) Übernahme aller Personenstandsnebenregister Hessens, soweit die Fortführungsfristen abgelaufen sind. Fortführungsfristen ( 5 Abs. 5 PStG): Eheregister und Lebenspartnerschaftsregister 80 Jahre, Geburtenregister 110 Jahre und Sterberegister 30 Jahre aufbewahrte (Papier-) Bände: lfd. Meter aus 27 Beständen 4

5 Das Digitalisierungsprojekt I 5

6 Das Digitalisierungsprojekt II Ziel: Digitalisierung aller Nebenregister und Veröffentlichung aller Digitalisate im Internet, soweit die Schutzfristen abgelaufen sind Kooperation mit Family Search Beginn der Digitalisierung: Frühjahr 2011 Stand (November 2014): rund lfd. Meter digitalisierte Bände aus 25 Beständen, insgesamt ca. 9,5 Mio. Digitalisate Planung: Abschluss der Digitalisierung vermutlich Ende 2014, insgesamt 11,5 Mio. erwartete Digitalisate veröffentlichte Digitalisate im Internet: ca. 4,5 Mio. 6

7 Die Herausforderung I: Art der zu schützenden Einträge Einträge enthalten im Hauptteil sowie als Randvermerke Informationen, die noch archivrechtlichen Schutzfristen unterliegen und deshalb nicht eingesehen, weitergegeben und veröffentlicht werden dürfen problematische Informationen: Hinweise auf die Geburt, Adoption und Heirat von Kindern (G, H) Hinweise auf Einbenennungen (H) Vermerke über Vaterschaftsanerkennungen (H) Informationen über den noch lebenden Ehepartner sowie hinterbliebene Eltern (S) 7

8 Die Herausforderung II: Häufigkeit und Verteilung der zu schützenden Einträge von den bisher durchgesehenen Digitalisaten enthielten zu schützende Einträge (= 0,49 %) Verteilung der Einträge: Hinweise auf die Geburt eines Kindes: 59,13 % Vermerke über Vaterschaftsanerkennungen: 32,22 % Hinweise auf die Heirat eines Kindes: 7,62 % Hinweise auf die Adoption eines Kindes: 0,67 % Hinweise auf Einbenennungen: 0,36 % 8

9 Rechtliche Anforderungen Nutzung, Weitergabe und Veröffentlichung der Digitalisate nur dann erlaubt, wenn die Schutzfristen abgelaufen sind ( 12 Abs. 1 HArchivG) Ausnahmen (Schutzfristenverkürzung und Yad-Vashem- ) sind nicht anwendbar Digitalisierung der Register und Speicherung der Digitalisate, deren Schutzfristen noch nicht festgelegt wurden bzw. die noch Schutzfristen unterliegen, im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung möglich ( 4 i.v.m. 3 Abs. 3 HDSG) 9

10 Die rechtliche Umsetzung vor Ablauf der Schutzfristen: Digitalisierung der Register und Speicherung aller Digitalisate, HLA bleibt Herr der Daten, Verarbeitung der Daten durch den Kooperationspartner ( Auftragsdatenverarbeitung ) im Auftrag des Archivs Ermittlung und Festlegung der Schutzfristen gem. HArchivG: Hoheitliche Aufgabe, erfolgt durch das HLA nach Ablauf der Schutzfristen: Veröffentlichung der Digitalisate im Internet sowie Weitergabe der Digitalisate an den Kooperationspartner durch das HLA 10

11 Die Marburger Lösung I: Die allgemeinen Fristen Geburtsnebenregister (Fortführungsfrist: 110 Jahre): Veröffentlichung aller archivierten Registereinträge im Internet nach Durchsicht der Einträge auf Geburts-, Adoptions- und Heiratsvermerke von Kindern Heiratsnebenregister (Fortführungsfrist: 80 Jahre): nach Ablauf einer Frist von 84 Jahren (2014: bis 1929): Veröffentlichung nur der Einträge mit abgelaufenen archivgesetzlichen Schutzfristen (10 Jahre nach dem Tod bzw. 100 Jahre nach der Geburt der genannten Person und / oder 60 Jahre nach Adoption der Person) vor Ablauf einer Frist von 84 Jahren (2014: ab 1930): keine Veröffentlichung der Registereinträge Sterbenebenregister (Fortführungsfrist: 30 Jahre): nach Ablauf einer Frist von 60 Jahren (2014: 1954): Veröffentlichung aller Registereinträge 11

12 Die Marburger Lösung II: Die einzelnen Fristen Fristen für die zu schützenden Einträge: Hinweise auf die Geburt und Heirat von Kindern (100 Jahre / 60 Jahre) Einbenennungen und Vaterschaftsanerkennungen (100 Jahre) Hinweise auf Adoptionen (60 Jahre / 110 Jahre) Informationen über den noch lebenden Ehepartner sowie hinterbliebene Eltern (60 Jahre) 12

13 Technische Umsetzung: Die Datenbank-Tabelle pstr_schutz db> SELECT * FROM pstr_schutz; id bezeichnung frist G_Standard Standardschutzfrist Geburten 100 H_Standard Standardschutzfrist Heiraten 84 S_Standard Standardschutzfrist Sterbefälle 60 AG Adoptionsgeheimnis 60 AP Adoption 110 E Erteilung des Ehegattennamens an das Kind 100 G Geburt Kind 100 HH Heirat Kind 60 V Vaterschaftsanerkennung rows in set (0.00 sec) 13

14 Technische Umsetzung: Anforderungen 1/2 Stapelverarbeitung / Batch-Konvertierung von ca Bilddateien je externer Festplatte (1 bzw. 2 Terabyte) Extraktion von Metadaten: Bestand, Standesamts-Nummer, Registertyp, Band- Nummer, Laufzeit, Seite, GERM3505D_Heiratsnebenregi-HStAM-Best H _00004.tif Erstellung von JPEG-Derivaten: Vorschaubild, Standard-Auflösung, hohe Auflösung Veröffentlichung der Digitalisate (JPEG-Derivate) im Internet Anbindung an das Archivsystem (HADIS / Arcinsys) Bereitstellung eines Resolver-Mechanismus für Family Search, Basis: DGS-Nummer 14

15 Technische Umsetzung: Anforderungen 2/2 Web-Anwendung für die Nutzung der Digitalisate (Blättern, Vergrößern, ) Selbstdokumentation / -identifizierung der Digitalisate: sichtbar über Angaben im Seitenfuß, eingebettet in Form von IPTC-Metadaten Berücksichtigung gesetzlicher Schutzfristen auf 1. Bandebene: Standard-Schutzfristen 2. Seitenebene: weitere Schutzfristen (Geburt Kind, Adoption, Vaterschaftsanerkennung, ) Web-Anwendung (zugangsbeschränkt) für das Schutzfristen-Management: Überprüfung und Freigabe von Bänden, Kennzeichnung zu schützender Seiten PStrAdmin automatische Bereitstellung zuvor geschützter Bände bzw. Seiten nach Ablauf der Schutzfristen Change Management: Behandlung von Sondertatbeständen (Fehlertoleranz bzw. - behebung, Einbindung externer Bestände, ), HADIS > Arcinsys-Migration; auch: umgehendes Reagieren bei Änderungen der gesetzlichen Rahmenbedingungen 15

16 Technische Umsetzung: Datengrundlage, Datenquellen GERM3505D_Heiratsnebenregi-HStAM-Best H _00004.tif D a t e n q u e l l e : Bestand 920 band 849 seite 4 schutzfrist_typ G [= Geburt Kind] frist 100 [Jahre] schutzfrist_startdatum aenderungsdatum :36:11 typ Heiratsnebenregister amt_nummer 9 [= Borken (Hessen)] hadis_fid laufzeit_anfang 1913 laufzeit_ende 1913 fs_dgs fs_dir fs_hdpfad /GERM3505D_0023/ hd_nummer 66 erstellungsdatum :09:06 Dateisystem manuelle Kennzeichnung durch Archivpersonal verknüpfte DB-Tabelle pstr_schutz System (Zeitstempel) Angabe aus HADIS-XML-Export Angaben aus Family Search LOG-Dateien (XML) 16

17 Technische Umsetzung: Datenmodell 17

18 Technische Umsetzung: Demonstrationsteil 1. Anwendung PStRAdmin 18

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28 Technische Umsetzung: Demonstrationsteil 1. Anwendung PStRAdmin 2. Recherche via Arcinsys (Vorab-Version) 28

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31 Technische Umsetzung: Demonstrationsteil 1. Anwendung PStRAdmin 2. Recherche via Arcinsys (Vorab-Version) 3. Anzeige von Digitalisaten im DFG-Viewer (geschützte und öffentlich zugängliche Seiten) 31

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35 Technische Umsetzung: Demonstrationsteil 1. Anwendung PStRAdmin 2. Recherche via Arcinsys (Vorab-Version) 3. Anzeige von Digitalisaten im DFG-Viewer (geschützte und öffentlich zugängliche Seiten) 4. Cronjobs PStRVolumeRetentionManager: halbstündlich PStRPageRetentionManager: täglich (um 0 Uhr) DbBackup: täglich 35

36 Technische Umsetzung: Kennzahlen zum Projekt Bearbeitungsstand (17. November 2014) 99 externe Festplatten mit jeweils 1 bzw. 2 TB Rohdaten (TIFF-Dateien) verarbeitetes Datenvolumen: ca. 120 TB ( TIFF-Dateien zu je ca. 20 MB) Verarbeitungszeit: ca. 2,5 Tage / TB Rohdaten erzeugte JPEG-Dateien: belegter Webspace: 3,4 TB 36

37 Herzlichen Dank! 37

38 Technische Umsetzung: Exkurs 1/3 benötigte Systeme (bzw. Dienste) Compute- / Batch-Server Datenbank-Server Web-Server verwendete Hard- und Software Hochleistungs-PC unter Linux als Compute- / Batch-Server LAMP-System: virtueller Server (VMWare), Anbindung an Storage Area Network (SAN) selbstentwickelte Komponenten für Digitalisate-Verarbeitung und -Administration Nutzung des DFG-Viewers für Anzeige der Digitalisate: 38

39 Technische Umsetzung: Exkurs 2/3 a) Compute- / Batch-Server RecordProcessor (= Hauptprogramm) liest Verzeichnisstruktur der externen Festplatte ein bindet eigenständige Komponenten / Klassen für Verarbeitung ein: ImageManager IPTCManager MetsManager (erzeugt XML-Dateien zur Steuerung des DFG-Viewers) SimpleHadisXMLReader SimpleFamilySearchXMLReader erzeugt im Rahmen der Verarbeitung Protokoll-Dateien (eine Protokoll-Datei je Datenverzeichnis) DbMaker bereitet Protokoll-Dateien für Datenbank-Import auf (eine Import-Datei je DB-Tabelle) 39

40 Technische Umsetzung: Exkurs 3/3 b) Datenbank-Server LOAD DATA-Routinen für Ergänzung der Datenbank um neu verarbeitete Daten cronjobs c) Web-Server rsync Überspielen der JPEG-Derivate vom Compute-Server Resolver (für Zugriffe über DGS-Nummer, s.o.) PStRAdmin 40

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