H ghspeech. by datatronic beka technologies gmbh. Einfach. Besser. Diktieren.

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1 H ghspeech by datatronic beka technologies gmbh Einfach. Besser. Diktieren.

2 Inhalt Allgemein 3 HighSpeech pro - das Digitale Diktat 4 SpeechType - die Spracherkennung 5 HighSpeech pro in der Praxis 6-7 Highlights von HighSpeech pro 8-13 Welcher Typ sind Sie? Diktierhardware 16 Administration und Technik 17 Über 18 Unsere Philosophie Einfach. Sie starten HighSpeech pro und können intuitiv alle wesentlichen Funktionen nutzen. Besser. Die Anwendung ist flexibel und bietet Ihnen die Funktionen, die Sie benötigen. Diktieren. Notwendiger Bestandteil Ihres Berufs und seit über 15 Jahren unsere Berufung. und unser Versprechen 2

3 Allgemein Sie müssen Schriftsätze formulieren, Gutachten erstellen, Mandantengespräche und andere Tätig keiten dokumentieren? Dann gehören Sie zu den diktierenden Berufen! Mit HighSpeech pro erledigen Sie alle diese Aufgaben komfortabel am Schreibtisch oder einfach von unterwegs. Sicher HighSpeech pro ist die konsequente Weiterentwicklung der Diktierlösung HighSpeech, die seit über 15 Jahren als Standardanwendung bei Rechtsanwälten, Steuerberatern und anderen diktierenden Berufen im Einsatz ist. Komfortabel HighSpeech pro kombiniert in überzeugender Weise umfangreiche Funktionen mit einfacher Bedienung. Bequem mit HighSpeech pro können alle Arbeiten auf die verschiedenen Anwender verteilt werden, nur der Diktierende muss weiterhin seine Diktate formulieren. Die volle Flexibilität erzielen Sie durch HighSpeech pro mit der Spracherkennung SpeechType. SpeechType ist viel mehr als nur die Umwandlung von Stimme zu Text. Mit SpeechType diktieren Sie in beliebigen Anwendungen, binden das Sekretariat mit ein oder erstellen Ihre Schriftsätze perfekt formatiert an Ihrem PC. Durch das Diktieren von Textbausteinen oder das Ausfüllen von Textvorlagen per Stimme sparen Sie zudem Diktatzeit Ihre Zeit! HighSpeech pro ist eine Diktierlösung, die den typischen Büroablauf abbildet und sich zugleich Ihrer Arbeitsweise anpasst. Mit HighSpeech pro gehören defekte Bänder und der Verlust wertvoller Arbeitszeit der Vergangenheit an. 3

4 HighSpeech pro das Digitale Diktat HighSpeech pro bietet alle Möglichkeiten einer modernen Diktierlösung. Ihre Diktate erstellen Sie mit stationären oder mobilen Diktiergeräten und wenn Sie einmal kein Diktiergerät zur Hand haben, benutzen Sie einfach Ihr Smartphone. HighSpeech pro verfügt über variable Datenfelder, die speziell nach Ihren Anforderungen definiert werden. So sind alle nötigen Informationen sofort sichtbar und das Diktat ist leicht zuzuordnen. Leistungsmerkmale von HighSpeech pro: Diktat und Arbeitsanweisung Nachträgliches Einfügen, Löschen und Überdiktieren von Diktatpassagen Individuell anpassbare Feldbeschriftungen Diktat splitten Bearbeiten von archivierten Diktaten Netzwerkfunktionalität Unterstützung von Korrekturgruppen (Pool) Versenden separater Arbeits anweisungen Abhörhinweis bei Anweisung Automatischer Import mobiler Diktate Verarbeitung von Smartphone- Diktaten Einsetzbar in einer Windows-Terminal-Server-Umgebung mit und ohne Citrix-Erweiterung Integriert: Einbindung in DATEV pro Haben Sie in Ihrem Diktat etwas vergessen, fügen Sie diesen Teil einfach an der richtigen Stelle ein. Mit HighSpeech pro können Sie Arbeitsanweisungen getrennt von Ihren Diktaten absetzen und auch Arbeitsanweisungen alleine in das Sekretariat schicken. Auf Anweisungen wird optisch hingewiesen, falls sie nicht abgehört werden. Korrektur- oder Schreibkräfte können in HighSpeech pro zu Gruppen zusammengefasst werden, um eine effiziente Arbeit zu ermöglichen. Alle Schreibkräfte einer Gruppe werden über ein neues Diktat informiert. Umfangreiche Diktate können gesplittet und von mehreren Schreibkräften gleichzeitig bearbeitet werden. Die vorhandenen Ressourcen werden so optimal genutzt. HighSpeech pro ist zudem in den DATEV Arbeitsplatz pro integriert. 4

5 SpeechType - die Spracherkennung SpeechType ist die flexible Spracherkennung, die alle Anforderungen erfüllt. Mit SpeechType können Sie in einem Texteditor diktieren und den erkannten Text mitlesen. Sind Sie durch den fortlaufenden Erkennungsprozess abgelenkt, so blenden Sie den erkannten Text einfach aus. Möchten Sie eine Vorlage in Word ergänzen oder bearbeiten, so starten Sie das Diktat in dem Dokument und diktieren direkt an der Cursorposition. Und jederzeit können Sie oder das Sekretariat das Diktat korrigieren und den Schriftsatz fertigstellen. Möchten Sie in einer beliebigen Anwendung diktieren ( Office, etc.), so setzen Sie den Cursor an die richtige Stelle und schon können Sie Ihr Diktat beginnen. Leistungsmerkmale von SpeechType: Diktat mit und ohne Ansicht Diktat in Word oder in beliebiger Anwendung Diktieren von Textbausteinen und Vorlagen Navigieren per Stimme Diktier- und Formatierungsbefehle Separate und kontextbezogene Anweisungen Lernfähigkeit Anpassung des Wortschatzes Verarbeitung von mobil erstellten Diktaten (mobiles Diktiergerät oder Smartphone) Einsetzbar in einer Windows Terminal-Server-Umgebung mit und ohne Citrix-Erweiterung Integriert: Einbindung in DATEV pro Eine große Vereinfachung sind bei SpeechType Diktier- bzw. Formatierungsbefehle, mit denen Sie aufwändige Formatierungen ganz einfach per Stimme erledigen (z.b. Fett, Kursiv, Beweis, Tabelle uvm.). Mit Ihrer Stimme können Sie zur weiteren Überarbeitung auch Wörter und ganze Satzteile markieren. Möchten Sie, dass das Sekretariat im Zusammenhang mit der Diktatbearbeitung noch weitere Aufgaben ausführt, so diktieren Sie einfach eine kontextbezogene Anweisung, die genau an der richtigen Stelle im Diktat gehört wird. Durch Korrekturen, die Sie oder das Sekretariat durchführen, lernt SpeechType nach kurzer Zeit Ihre Ausdrucks- und Sprechweise kennen. Sie können diesen Prozess noch einmal beschleunigen, indem Sie schon vor Beginn Ihrer Arbeit mit SpeechType den Wortschatz um Ihren Wortgebrauch erweitern. 5

6 HighSpeech pro in der Praxis Sind meine Diktate sicher? Während des Diktiervorgangs und der weiteren Bearbeitung des Diktats werden die Sprachdateien und bei Einsatz der Spracherkennung auch die Textdateien in regelmäßigen Abständen gesichert. Nach einem Programm- oder Rechnerabsturz können Sie das Diktat wieder aufrufen und unmittelbar weiterbearbeiten. Nach Fertigstellung des Schriftsatzes kann für einen definierbaren Zeitraum auf die Diktatdateien über eine Archivliste zugegriffen werden. Bei mobil erstellten Diktaten werden die Sprachdateien zu HighSpeech pro übertragen und dort gesichert. Zugleich wird eine Kopie des Diktats lokal auf dem PC, an dem der Downloadvorgang stattgefunden hat, zwischengespeichert. Werden Diktate per versandt oder in der Cloud gespeichert, sind datenschutzrecht liche Aspekte zu berücksichtigen. Professionelle mobile Diktier geräte bieten zumeist die Möglichkeit, die Diktate bereits auf dem Gerät zu verschlüsseln. Bei Diktaten per Smartphone sollte die Verschlüsselung der geprüft werden, um die Daten vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Kann ich meine Word-Textbausteine auch diktieren? Sie nutzen Textbausteine in Word, die Sie durch bestimmte Tastenkombinationen aufrufen? Dann hinterlegen Sie doch diese Textbausteine ganz einfach in HighSpeech pro. Sie definieren, mit welchem Befehl der Textbaustein per Stimme aufgerufen wird. Und wenn Sie den Baustein mit weiterem Inhalt füllen wollen, dann legen Sie entsprechende Platzhalter fest, die Sie per Stimme ansteuern und an deren Stelle Sie wie gewohnt diktieren. 6

7 HighSpeech pro in der Praxis Kann ich als Steuerberater HighSpeech pro in DATEV einsetzen? Die umfangreiche Dokumentationspflicht des Steuerberaters ist immer wieder eine Herausforderung. So fordern Gesetze und Vertretungen für Ihren Berufsstand, dass Sie alle Ihre Tätigkeiten für den Mandanten nach Art, Umfang und Ergebnis festhalten. Vereinfachen Sie den Prozess mit HighSpeech pro und dem Spracherkennungsmodul SpeechType: Ihre Dokumentationen diktieren Sie einfach ohne Beachtung einer Form und speichern den automatisch erstellten Text ohne weitere Korrektur in der Dokumentenverwaltung ab. Beim Erstellen der Schriftsätze, die Sie an Mandanten oder Behörden richten, können Sie auf eine Vielzahl von Diktierbefehlen für Fettdruck, Kursiv oder auch Tabellen zurückgreifen. Die notwendigen Korrekturen führt entweder Ihr Sekre tariat durch oder Sie selbst. Starten Sie HighSpeech pro aus Ihrer gewohnten Umgebung Ihrem Arbeitsplatz in DATEV pro! Kann ich als Rechtsanwalt HighSpeech pro in DATEV einsetzen? Ob gegenüber Mandant, Gegner, Gericht oder anderen Beteiligten: Sich schriftlich zu äußern, ist zentrale Notwendigkeit Ihrer beruflichen Tätig keit. Qualität, Geschwindigkeit, Ressourcen und vertretbare Kosten beeinflussen dabei Ihre Organisationsentscheidungen. Beschleunigen Sie Ihre Arbeitsprozesse und diktieren Sie aus DATEV Anwalt pro! Mit einem Mausklick haben Sie Ihr Diktat mit der Akte und der passenden Vorlage verknüpft. Die Verknüpfung bleibt auch bei der Übergabe des Diktats an das Sekretariat erhalten, der Schriftsatz kann so ohne erneute Zuordnung fertiggestellt werden. Das Dokument wird wie immer in der digitalen Dokumentenablage abgelegt. 7

8 Highlights von HighSpeech pro Diktieren Sie in beliebigen Anwendungen (E Mail, Word, HighSpeech pro Texteditor uvm.) und die Spracherkennung SpeechType lernt immer dazu. 8

9 Highlights von HighSpeech pro Nutzen Sie die anpassbaren Felder im Bereich Eigenschaften als Diktatbegleitzettel. Die Art des Feldes (Text, Datumsauswahl, Anhaken etc.) und die Bezeichnung können frei konfiguriert werden. Sie können auch festlegen, ob es sich um ein Kann oder Pflichtfeld handelt. So schaffen Sie einen Standard für Ihre Büroorganisation. 9

10 Highlights von HighSpeech pro Diktierbefehle: Optimieren Sie die Diktatbearbeitung durch Diktier /Formatierungsbefehle. Neben allgemeinen Befehlen wie Fett, Kursiv und Einrücken stehen Ihnen auch berufsspezifische Befehle wie Beweis, Tabelle und Zitat zur Verfügung. Der gesprochene Befehl wird in Word automatisch umgesetzt. Anweisungen: Neben der separaten Anweisung, die allgemeine Informationen zum Diktat enthält, können auch kontext bezogene Anweisungen diktiert werden. Die kontextbezogene Anweisung bezieht sich direkt auf den Inhalt der Diktatstelle (Bsp.: bei einem Beweisantritt sollen die entsprechenden Unterlagen dem Schriftsatz beigefügt werden). Die kontextbezogene Anweisung wird im erkannten Text rot dargestellt und steht als Sprachinformation zur Verfügung. 10

11 Highlights von HighSpeech pro Fügen Sie per Stimme Textbausteine oder Textvorlagen mit Sprungmarken in Ihr Diktat ein. Sie beschleunigen so den Diktierprozess und vereinheitlichen das Erscheinungsbild Ihrer Schriftsätze. 11

12 Highlights von HighSpeech pro Navigieren Sie einfach per Stimme. Selbst bei einer Mehrfachauswahl können Sie gezielt das gewünschte Wort per Stimme auswählen. 12

13 Highlights von HighSpeech pro Als Rechtsanwalt starten Sie HighSpeech pro von Ihrem DATEV Arbeitsplatz pro und weisen Ihr Diktat per Mausklick einer Akte und einem Adressaten zu. Ebenso können Sie bereits während des Diktats die Vorlage für Ihren Schriftsatz auswählen. 13

14 Welcher Typ sind Sie? Sie sind der mobile Typ? Sie diktieren auf ein mobiles Diktiergerät. Ihre Diktate werden automatisch heruntergeladen und in eine übersichtliche Diktatliste übertragen. Die Fertigstellung des Schriftsatzes erfolgt dann im Sekretariat durch Abschrift der Diktate und bei Einsatz der Spracherkennung durch Korrektur des erkannten Textes. Wenn Sie im Büro ein PC-gebundenes Diktiergerät einsetzen, können Sie das Diktat auch wieder aufrufen und weiterbearbeiten. Diktate, die Sie mit einem Smartphone erstellen, senden Sie einfach per verschlüsselt ins Büro. Sie sind der unabhängige Typ? Sie arbeiten PC-gebunden ohne Sekretariat. Sie diktieren mit Ansicht-Funktion in einen Texteditor oder direkt in Word, formatieren Ihr Diktat per Stimme und wählen Akten- und Vorlageinformationen aus. Nach einem Mausklick ist Ihr Schriftsatz fertig. Sie diktieren eine an den Mandanten oder überarbeiten ein Dokument per Stimme und nutzen so alle Möglichkeiten der sofortigen Spracherkennung. Auch wenn HighSpeech pro grundsätzlich als Workflow-Lösung konzipiert ist, können Sie als Diktierender alle Arbeiten, die die Schriftsatzerstellung und Pflege des Systems betreffen, einfach und komfortabel übernehmen. 14

15 Welcher Typ sind Sie? Sie sind der klassische Typ? Sie diktieren überwiegend im Büro und wollen alle Möglichkeiten einer modernen Diktier lösung nutzen. Ihre Diktate sprechen Sie komfortabel mit einem PC-gebundenen Diktiergerät und übertragen sie direkt in das Sekretariat. Beim Diktieren mit Spracherkennung kann der Diktierende konventionell ohne Textansicht arbeiten. Im Sekretariat erfolgt die Korrektur durch synchronen Abgleich von Stimme und Text. Prüfen Sie, welcher Typ Sie sind und HighSpeech pro bietet die passende Anwendung. Nutzt der Diktierende die Ansichtfunktion in dem Diktiereditor oder in Word, so kann er den Text mitlesen, per Stimme überarbeiten, das Dokument selbst erzeugen oder die Diktatund Textdatei zur weiteren Bearbeitung an das Sekretariat übertragen. Das Sekretariat kann das Dokument sofort ausfertigen oder wiederum den erkannten und korrigierten Text mit der Diktatdatei und einer Notiz dem Diktierenden zur Prüfung vorlegen. Bei der Prüfung kann der Diktierende den korrigierten Text fixieren und durch erneutes Diktieren ergänzen oder aber den Text voll ständig per Stimme überarbeiten. Bei der Korrektur eines fixierten Textes hört das Sekretariat lediglich die neu diktierten Passagen und liest synchron die entsprechenden Textteile. Der Vorgang der Prüfung und Änderung des Diktates kann beliebig oft wiederholt werden. SpeechType bietet einen professionellen Wortschatz für Rechtsanwälte, Steuerberater und Mediziner. Auch bei Diktaten, die nicht in Word, sondern im Diktiereditor erstellt werden, kann sowohl der Diktierende als auch das Sekretariat jederzeit eine Word-Vorschau mit allen Formatierungen aufrufen, ohne die Diktatbearbeitung abbrechen zu müssen. 15

16 Diktierhardware Stationäre Diktiergeräte Sie möchten HighSpeech pro steuern, Diktate aufnehmen, Texte korrigieren und alles mit einer Hand? Mit einem stationären Diktiergerät haben Sie alle Funktionen vereint! Mobile Diktiergeräte Sie möchten auch unterwegs produktiv sein und zu jeder Zeit an jedem Ort Ihre Diktate aufnehmen? Mit einem mobilen Diktiergerät haben Sie die Freiheit, Arbeitsort und -zeit vollständig Ihren eigenen Bedürfnissen anzupassen! Smartphones Die Diktate werden per App aufgezeichnet und verschlüsselt als -Anhang verschickt. Im Büro wird das Diktat zu HighSpeech pro übertragen und ggf. dem Erkennungsprozess von SpeechType zugeführt. Das Diktieren per Smartphone ist für die schnelle Übertragung von kurzen Diktaten geeignet. 16

17 Administration und Technik HighSpeech pro ist in fast jeder Windows Umgebung (Client-Server, Terminalserver, ASP) einsetzbar und verfügt über eine datenbankbasierte Administration. Der Administrator kann so zeitsparend von jedem beliebigen Arbeitsplatz aus neue Anwender hinterlegen, bestehende Bearbeiter oder deren Rechte verändern und Gruppenzuordnungen anpassen. Da die notwendigen Erkennungsdienste mehrfach zugeordnet werden können, ist es möglich, ein redundantes System mit hoher Ausfallsicherheit zu schaffen. Bei der Online-Erkennung erfolgt die Umsetzung von Stimme zu Text während des Diktierens. Findet dieser Vorgang auf einem Terminal server statt, können andere Prozesse beeinträchtigt werden (z. B. Verzögerungen beim Start von Programmen oder bei Tastatureingaben). Die eingesetzte Streaming Technologie erlaubt auch in Terminalserver- Umgebungen einen effizienten Einsatz der Online-Erkennung. Mit HighSpeech pro und SpeechType wird der Erkennungsprozess auf einem dedizierten ( virtuellen) Rechner durchgeführt und der erkannte Text mittels Streaming Technologie dem Terminalserver-Arbeitsplatz wieder zur Verfügung gestellt. Durch die Entkopplung des Erkennungsprozesses vom Terminalserver gehören Ressourcen-Engpässe bei der Online-Erkennung der Vergangenheit an. HighSpeech pro unterstützt neueste Betriebssysteme wie Windows 10, Terminalserver und Citrix XenApp. 17

18 Datatronic Seit über 15 Jahren befasst sich datatronic bereits mit dem Thema Sprachverarbeitung. datatronic bietet die eigene Diktierlösung HighSpeech, die zur Zeit in Deutschland und Österreich auf über Arbeitsplätzen eingesetzt wird, zusammen mit professioneller, server basierender Spracherkennung an. datatronic integriert zudem als zertifizierter Softwarepartner der DATEV eg HighSpeech in die DATEV Software. Bundesweit ist datatronic an über 40 Standorten durch geschulte Partner vertreten. Ziel ist es, die klassischen Diktier berufe mit modernen und innovativen Diktierlösungen auszustatten. Speech Processing Solution Seit über 50 Jahren sind innovative Diktiergeräte von Philips im professionellen Einsatz. Zu den revolutionären Entwicklungen von Philips auf dem Gebiet der digitalen Diktiertechnik gehört z. B. das bekannte stationäre Diktier gerät SpeechMike. Bei den mobilen Lösungen, wie z. B. den Innovationen der Digital Pocket Memo Serie, ist das Barcode Module zu nennen, mit dem schnell und einfach Mandanten- oder Patienteninformationen mit dem Diktat gekoppelt werden können. Grundig Business Systems GmbH Mit mehr als vier Millionen verkauften Diktiersystemen und über 50 Jahren Erfahrung ist die Grundig Business Systems GmbH (GBS) marktführender Hersteller für professionelle Diktiersysteme in Deutschland. Als einziges Unter nehmen der Branche entwickelt und produziert sie Premiumprodukte Made in Germany. Diese zeichnen sich durch technische Innovation, Qualität und hochwertiges Design aus. Egal ob beim Diktieren mit mobilen Diktiergeräten unter wegs, mit Mikrofonen am PC oder bei der Aufnahme von Konferenzen: Diktierlösungen von GBS helfen Tag für Tag Anwälten, Steuer beratern, Notaren, Verwaltungen, Unternehmen und vielen anderen, Arbeitsprozesse effizient und kostenoptimiert zu gestalten. 18

19 Notizen

20 H ghspeech by datatronic beka technologies gmbh Kontakt Überreicht durch: datatronic beka technologies GmbH Am Schürholz 2b Osnabrück Telefon: +49 (0) Fax: +49 (0) E Mail: info@digitales diktat.de diktat.de