Anleitung zum Download-Center

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1 Web Site Engineering GmbH Anleitung zum Download-Center Downloads im WPS Version 4.3 Seite 1 Downloads verwalten Download hinzufügen Download löschen Download ändern Öffentliche Ansicht Stand: 20. Mai 2008 Autor: Henritzi, Carolin Web Site Engineering GmbH Julius-Höpfner-Straße 35 D Gießen Tel.: 0641 / Fax: 0641 / info@web-site-engineering.de

2 2 Download hinzufügen 1 1 Downloads verwalten Mit dem WPS können den benutzerseitigen Anwendern auf den generierten Seiten einer OE Daten und Informationen zum Download bereitgestellt werden. Dies können Text-, Audio- und Videodateien oder auch ausführbare Dateien in beliebigen Dateiformaten sein. Sie werden nach verschiedenen Kategorien (z. B. Arbeitspapiere, Downloads zu Lehrveranstaltungen, Publikationen) geordnet in einem zentralen öffentlichen Download-Center bereitgestellt (vgl. Abb. 1) und in einer Datenbank gespeichert. Von jeder mit dem WPS generierten Webseite aus kann auf das Download-Center, das sämtliche der OE zugeordnete Downloads enthält, verlinkt werden. Abb. 1: Beispiel eines öffentlichen Download-Centers Alternativ kann die Verlinkung auch auf die Detailseite des Downloads führen, von welcher dieser ebenfalls gestartet werden kann (vgl. Abb. 2).

3 2 Download hinzufügen 2 Abb. 2: Öffentliche Download-Seite einer einzelnen Datei Die Informationen, die auf den Web-Sites einer OE zum Download angeboten werden, werden über das Web-Formular Download-Center-Administration verwaltet. Um in dieses Formular zu gelangen, muss der User sich in das Intranet seiner OE einloggen und dort im Modul Inhalte Dateien anklicken, worauf Downloads und Internes- File-Center angezeigt werden (vgl. Abb. 3). Abb. 3: Download-Center im Intranet starten

4 2 Download hinzufügen 3 Dieses Formular listet alle Downloads mit Titel, Eintragsdaten, Format, Zweck sowie Anmerkungen und Größe auf. Die Pull-Down-Felder und die Button-Leiste im oberen Bildschirmbereich zeigen die zur Verfügung stehenden Funktionen (vgl. Abb. 4). Zur Selektion stehen dem Nutzer die Funktionen Dateityp auswählen, Zweck auswählen, Status, Suchen, Zeitraum auswählen als auch Bereich zur Verfügung. Auf die einzelnen Funktionen dieses Filters wird im weitern Verlauf dieses Dokuments näher eingegangen. Des Weiteren bietet die angesprochene Button-Leiste Funktionen wie Neuaufnahmen, Löschen, Ändern und Check Web. Abb. 4: Web-Formular Download-Center-Admin

5 2 Download hinzufügen Verwendung des Filters Dateityp auswählen Mit dem Pull-Down-Feld Dateityp auswählen kann ein bestimmter Dateityp (z. B. *.pdf, *.doc, *.wav, *.mp3) ausgesucht werden, der dann ausschließlich angezeigt wird. Bei Aufruf des Formulars ist immer die jeweils letzte Einstellung aktiv. Diese erscheint dann als Liste innerhalb des Formulars Download- Center-Admin. Zweck auswählen Mit dem Pull-Down-Feld Zweck auswählen können ausschließlich die Downloads angezeigt werden, die einem bestimmten Zweck zugeordnet sind. Auch hier gilt wieder, dass als Liste immer die jeweils letzte vorgenommene Einstellung ausgegeben wird. Status In dem Pull-Down-Feld Status kann zwischen der Anzeige aller Downloads, der Anzeige der Aktiven oder der Anzeige der Inaktiven Downloads gewählt werden. Suchen Mit der Funktion Suchen im gleichnamigen Textfeld können Downloads unter der Angabe von Dateiname, Kurzbeschreibung, langer Beschreibung, Verfallsdatum, Einstelldatum, Sonstiger Link (Text), Sonstiger Link (URL), Vorname und Nachname des Einstellers, Zweck-Name oder Kategorie-Name gesucht werden. Um die Suche zu starten, muss die Eingabe des Suchbegriffs mit Enter bestätigt werden. Zeitraum auswählen; Bereich Mit den Pull-Down-Feldern Zeitraum auswählen und Bereich kann die Anzeige der Downloads über das Eintragsdatum eingegrenzt ( Zeitraum auswählen ) oder aber einer der Zehner-Blöcke, in denen die gespeicherten Downloads angezeigt werden, ausgewählt werden ( Bereich ).

6 2 Download hinzufügen 5 Status In der Spalte Status ist ein farbiger Button angebracht. Dieser Button hat die Farbe grün in der Voreinstellung, sodass der Download aktiv ist und im öffentlichen Download-Center abgerufen werden kann. Durch einmaliges Anklicken des Buttons wird dieser rot, d. h. der Download ist inaktiv und nicht mehr öffentlich sichtbar. Die Funktion der farbigen Buttons entspricht der Einstellung Aktiv? bei der Neuaufnahme und Änderung eines Downloads. Die Spalte Status enthält keinen Button mehr, wenn der Download deaktiviert ist. 1.2 Stammdaten des Downloads Titel Durch Klick auf den blau unterlegten Namen des Titels in der Übersichtseite wird der betreffende Download (falls ein geeigneter Viewer installiert ist) in einem neu geöffneten Fenster angezeigt. Durch einen Maus-Klick auf das Explorer-Symbol wird der URL der öffentlichen Internet-Seite, von der aus die Datei heruntergeladen werden kann, angezeigt. Klickt man erneut auf das Explorer-Symbol, wird es in seiner Position fixiert und der User kann sich durch Klicken auf den blau unterlegten URL die Vorschau der Seite in einem neuen Fenster anzeigen lassen. Wird das Explorer- Symbol mit dem Mauszeiger nur berührt, wird auch der URL angezeigt. Es besteht allerdings nicht die Möglichkeit, den URL anzuklicken. Die Funktion korrespondiert mit der Funktion Check Web. Format Ist auf dem benutzten PC kein Viewer für das Dateiformat eines Downloads installiert, kann mit einem Maus-Klick auf die blau unterlegte Angabe in der Spalte Format auf der Übersichtsseite ein entsprechender Viewer für das Format heruntergeladen werden.

7 2 Download hinzufügen 6 Eintrag von Jedem Mitarbeiter kann durch einen Maus-Klick auf den Namen eine geschrieben werden, wenn dieser blau unterlegt ist. Sollte diese -Funktion nicht vorhanden ist, muss in dem Modul Organisatorische Einheit (OE) unter Mitarbeiter (MA) eine -Adresse für den Mitarbeiter angegeben werden. Aktion Weiterhin befindet sich im Bereich der Stammdaten das Feld Aktion. Mithilfe dieses Feldes werden die einzelnen Downloads für spätere Bearbeitungsschritte, wie Löschen oder Ändern ausgewählt. Um einen gewünschten Download zu bearbeiten ist das Feld Aktion hinter den angegebenen Stammdaten anzuklicken. In diesem erscheint dann ein grüner Punkt. 2 Download hinzufügen Mit einem Maus-Klick auf den Button Neuaufnahme (vgl. Abb.4) gelangt man zu einem Web-Formular, das die Erfassung der Daten eines neuen Downloads ermöglicht (vgl. Abb. 5). Abb. 5: Neuaufnahme eines Downloads (oberer Teil des Formulars)

8 2 Download hinzufügen 7 Abb. 6: Neuaufnahme eines Downloads (unterer Teil des Formulars) Eintrag am; Eintrag von In diesen Textfeldern werden das Datum des Eintrags sowie der Name des Mitarbeiters, dem die Datei zugeordnet werden soll, eingetragen. Automatisch deaktivieren am An dem eingetragenen Datum wird der Download deaktiviert, allerdings nicht aus dem System gelöscht. Er kann weiterhin im Download-Center bearbeitet werden. Ist ein Deaktivierungsdatum noch nicht bestimmbar, sollte ein weit in der Zukunft liegendes Datum gewählt werden (z. B ), um eine vorzeitige Deaktivierung zu vermeiden. Aktiv? Mit Hilfe dieses Pull-Down-Feldes kann ein Download aktiv (er wird im öffentlichen Download-Center angezeigt) oder inaktiv (er wird nicht im öffentlichen Download-Center angezeigt) geschaltet werden. Diese Funktion korrespondiert mit der Funktion der farbigen Buttons auf der Startseite des Download-Centers. Durch diese Funktion ist es möglich, einen Download frühzeitig anzulegen und erst zu einem späteren Zeitpunkt sichtbar (aktiv) zu schalten.

9 2 Download hinzufügen 8 Anzeigetitel der Datei; Lange Beschreibung Hier werden der Name eines Downloads sowie beliebige Erklärungen oder auch längere Beschreibungen eingetragen. Zuordnung zu In dem Pull-Down-Feld muss der Download einer Kategorie, unter der er auch im öffentlichen Download-Center verzeichnet wird, zugeordnet werden. Durch gleichzeitiges Drücken der Steuerungstaste (Strg) und Auswahl per Maus-Klick kann der Download auch mehreren Kategorien zugeordnet werden. Um eine Download-Datei einem Projekt als Auftraggeberlogo zuordnen zu können, muss diese der Kategorie Projekt zugeordnet werden. Gleiches gilt für Sonderveranstaltungen. Zuordnung zu Semester? Über das Pull-Down-Feld kann die Datei entweder allen Semestern oder ausgewählten Semestern zugeordnet werden, falls sie nicht einer oder mehreren LVA zugeordnet werden soll. LVA-Ankündigung Wenn die Option Ja im Pull-Down-Feld gewählt wird, wird auf der Lehrveranstaltungs-Ankündigungseite im öffentlichen Internet ein Link zu diesem Download angezeigt. Bei Wahl der Option Nein geschieht dies nicht. Hierbei muss allerdings beachtet werden, dass unter der Funktion Zuordnung zu LVA die entsprechende Lehrveranstaltung gewählt ist. Dateityp; Datei auswählen Hier kann zum einen der Dateityp entsprechend der ausgewählten Datei bestimmt werden. Zum anderen wird die Datei mit einem Maus-Klick auf den Button Durchsuchen... von ihrem lokalen Dateisystem (z. B. einem USB Stick) in die Datenbank übernommen. Zugang nur innerhalb eines bestimmten abgegrenzten Bereichs/ mit Passwort Wenn im ersten Pull-Down-Feld Nein eingestellt ist, ist der Zugang zu der eingestellten Datei auch mit einer externen IP-Adresse möglich (bei Ja ent-

10 2 Download hinzufügen 9 sprechend nicht auf diese Weise kann der Kreis der Nutzergruppe eingeschränkt werden). Der Zugriff auf die neue Datei kann auch durch ein Passwort geschützt werden. Dafür muss im zweiten Pull-Down-Feld ein Ja eingestellt sein. Danach müssen ein Passwort und ein Username eingeben werden. Wenn im zweiten Pull-Down-Feld Nein eingestellt ist, wird der Zugriff auf die Datei trotz Eingabe von Passwort und Username nicht geschützt. SPIC-Schutz? Über dieses Pull-Down-Feld kann der Zugang zu dem Download auf die User des SPIC (Students` Personal Information Center) beschränkt werden. Mit der Auswahl von Nein können weiterhin alle Personen auf die Datei zugreifen. Dieser Berechtigten-Kreis wird durch Nur SPIC User auf diejenigen eingeschränkt, die über eine Namens-/Passwort-Kombination im SPIC angemeldet sind bzw. Nur SPIC User mit Chipkarte sich zusätzlich über ihre Chipkarte authentifizieren. Wurde zu einer LVA eine SPIC-Gruppe erstellt, kann die Zugangsberechtigung auf diese beschränkt werden, indem Nur SPIC User in der Gruppe gewählt und die entsprechende(n) Gruppen aus dem Drop-Down-Menü gewählt werden. Sonstiger Link Zu jedem Download kann ein Link, auf den verwiesen werden soll, angeben werden. Im Feld mit dem Titel wird der Name des Links, im Feld und dem URL die komplette URL eingegeben. Die eingetragenen Daten müssen mit dem Speichern-Button bestätigt werden (vgl. Abb. 6). Nachdem der neu aufgenommene Download mit Speichern bestätigt wurde, erscheint eine neue geöffnete Seite, in der die Übernahme des Downloads in das WPS bestätigt wird (vgl. Abb. 7). Hier besteht auch die Möglichkeit, einen weiteren Download neu aufzunehmen (Klicken auf Weitere Datei einstellen ).

11 3 Download löschen 10 Abb. 7: Bestätigung der Neuaufnahme eines Downloads 3 Download löschen Um einen Download löschen zu können, muss dieser zuerst in der Spalte Aktion des Web-Formulars Download-Center-Administration markiert werden (vgl. Abb. 5). Bei einem Maus-Klick auf den Button Löschen wird der Löschvorgang nicht sofort ausgeführt. Stattdessen werden auf einer weiteren Seite alle Daten zum selektierten Download noch einmal angezeigt. Der Benutzer muss dann seine Löschabsicht erneut bestätigen (vgl. Abb. 8). Abb. 8: Löschen eines Downloads Mit einem Maus-Klick auf den Löschen -Button wird der Download endgültig gelöscht. Dies wird auf einer neu geöffneten Seite bestätigt (vgl. Abb. 9).

12 4 Download ändern, 5 Öffentliche Ansicht überprüfen 11 Abb. 9: Bestätigung des Löschens eines Downloads 4 Download ändern Um die Daten eines Downloads bearbeiten zu können, muss dieser zunächst wieder in der Spalte Aktion des Web-Formulars Download-Center-Administration markiert werden (vgl. Abb. 4). Der Button Ändern führt zu einem Web-Formular, welches die bestehenden Informationen zu dem selektierten Download anzeigt. Änderungen können in den einzelnen Formularfeldern analog zur erstmaligen Eintragung eines Downloads vorgenommen werden (vgl. Abb. 5 und Kapitel 2). Mit einem Maus-Klick auf den Button Änderungen speichern werden diese in das WPS übernommen. 5 Öffentliche Ansicht 5.1 Öffentliche Ansicht überprüfen Mit der Funktion Check Web ist es möglich, in einem neuen Fenster eine Vorschau des öffentlichen Download-Centers (vgl. Abb. 1) bzw. einer Download-Detailseite (vgl. Abb. 2) der OE zu generieren. Die Darstellung erfolgt analog einer öffentlichen Website und dient der Überprüfung der eingestellten Downloads. Zu beachten ist allerdings, dass in der Vorschau keine Links aktiv sind und nur aktive Downloads mit Check Web überprüft werden können. Bevor ein oder mehrere Downloads überprüft werden können, muss im Pull-Down-Feld (rechts neben dem Button Check Web ) ausgewählt werden, ob ein einzelner Download (Auswahl: Einzel ) oder alle angezeigten Downloads (Auswahl: Liste ) angezeigt werden sollen. Bei Auswahl eines einzelnen Downloads muss dieser in der Spalte Aktion mit einem Maus-Klick markiert werden. Mit einem weiteren Maus-Klick auf den Button Check Web wird die Vorschau dann generiert.

13 4 Download ändern, 5 Öffentliche Ansicht überprüfen Öffentliche Ansicht der Downloads Downloads werden auf der öffentlichen Seite auf drei verschiedenen Arten dargestellt. Zum einen werden alle Downloads, welche von einer Organisationseinheit in das WPS aufgenommen und aktiv geschaltet wurden, innerhalb der öffentlichen Seite derselbigen im Bereich Download-Center aufgelistet. Zum anderen erfolgt eine Aggregation der Downloads aller Organisationseinheiten innerhalb der Liste der Top 40 Downloads (vgl. Abb.10). Abb. 10: öffentliche Ansicht der Top 40 Downloads Innerhalb der Top 40 Downloads als auch innerhalb des Download-Centers einer OE können Downloads nach denselben folgenden Kriterien gefiltert werden. Anhand des Pull-Down-Feldes Zuordnung kann der Nutzer auswählen welche Art von Downloads (Arbeitspapiere, Klausuren, etc.) er sich anzeigen lassen möchte. Weiterhin hat er die Möglichkeit, den Zeitraum, in welchem bestimmte Downloads veröffentlicht wurden anhand des Feldes Zeitraum näher zu spezifizieren. Das -Symbol bedeutet, dass nur im SPIC registrierte User Zugriff zu diesem Download haben. Externe ihn also nicht einsehen können. Mit Klick auf kann das Dokument direkt heruntergeladen werden. Befindet sich vor diesem Symbol allerdings ein -

14 4 Download ändern, 5 Öffentliche Ansicht überprüfen 13 Symbol, wird der Nutzer aufgefordert sich zuerst durch Benutzername und Kennwort im SPIC anzumelden. Per Klick auf das -Symbol kann ein Viewer heruntergeladen werden (in diesem Fall handelt es sich um einen Viewer für eine pdf-datei). Ist ein Download auch für Externe zugänglich, d. h. weder nur für SPIC User zugänglich, noch durch ein Passwort geschützt, gelangt der Nutzer per Klick auf den blau hervorgehobenen und verlinkten Titel des Downloads auf eine neue Seite. Auf dieser kann er die Datei downloaden und erhält ebenfalls nähere Informationen über Einstellungsdatum, Dateityp, über die Person, welche diesen Download in das WPS eingestellt hat, etc. Weiterhin können die Downloads von SPIC Usern innerhalb des SPIC eingesehen werden. Unter dem Menüpunkt Übersichten, Downloads werden ebenfalls alle Downloads angezeigt, die auch im öffentlichem Bereich sichtbar sind. Die Darstellung als auch die Filterkriterien ähneln derer innerhalb der öffentlichen Ansicht (vgl. Abb.10).