PRINT & DOCUMENT MANAGEMENT 2016

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1 Fallstudie: Brother International GmbH IDC Multi-Client-Projekt PRINT & DOCUMENT MANAGEMENT 2016 Wie die Optimierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse im digitalen Zeitalter gelingt

2 BROTHER INTERNATIONAL GMBH Fallstudie: Landkreis Oberhavel Informationen zum Kunden Der Landkreis Oberhavel erstreckt sich von der nördlichen Landesgrenze Berlins bis nach Mecklenburg-Vorpommern. Seine Verwaltung mit Sitz in Oranienburg ist ein Dienstleister für die Bürgerinnen und Bürger. Sie ist unter anderem zuständig für die Gewährung von Sozialleistungen, für die Organisation der Abfallbeseitigung, des Rettungswesens und des Brandund Katastrophenschutzes. Ebenso für Jugendhilfe, Gesundheitswesen und Verbraucherschutz, für das Führerscheinwesen und die Kfz-Zulassung, für die Bauaufsicht sowie den Natur- und Umweltschutz. Verwaltungsvorgänge beinhalten oftmals den Umgang mit vertraulichen Daten. Daraus ergibt sich ein starkes Interesse an effizienten und praxisnahen Lösungen in Hinblick auf den Datenschutz. Anforderungen des Kunden Mehrere Bereiche der Kreisverwaltung Oberhavel müssen stetig vertrauliche Dokumente wie Akten, Anträge und Beratungsunterlagen mit persönlichen Daten der Bürger drucken. Dabei besteht immer das Risiko eines nichtautorisierten Zugriffs auf diese Dokumente sowohl durch Besucher als auch durch nicht autorisierte Mitarbeiter. Um die sensiblen Daten zu schützen, gab es bislang keine Möglichkeit, den Zugriff zu kontrollieren und zu regulieren. Darstellung der Lösung Der benötigte sichere Druck wurde durch die Brother Lösung b-guard realisiert. Vor allem die zentrale Administration gab den Ausschlag für diesen Weg. Brother-Geräte mit der BSI-(Brother Solutions Interface) Schnittstelle ermöglichten die einfache und kostengünstige Realisierung individueller Applikationen ohne zusätzliche Hardware. Der Landkreis Oberhavel erwarb im ersten Schritt b-guard Professional, bestehend aus drei Hochleistungsdruckern, zwei monochromen Multifunktionsgeräten und einem Farb-Multifunktionsgerät. Inzwischen sind nach der erfolgreichen Einführungsphase sechs weitere Hochleistungsdrucker hinzugekommen.

3 Unterschiedliche Abteilungen der Kreisverwaltung Oberhavel müssen tagtäglich sensible und vertrauliche Dokumente, wie z.b. digitale Lohnabrechnungen, ausdrucken. Hierbei ist es von großer Bedeutung, dass nur Mitarbeiter einen Einblick erhalten, die dazu auch berechtigt sind. Die Druckmanagement-Lösung b-guard Professional bietet der Kreisverwaltung Oberhavel für diese Anforderung höchste Sicherheitsstandards, da sich Sicherheitsfunktionen und Benutzerzugriffseinstellungen, wie beispielsweise konfigurierbare PIN-Codes, einfach einrichten lassen. Durch das Pull Printing können nun die Mitarbeiter eigene Dokumente vor nichtautorisierten Zugriffen schützen, indem der Drucker erst nach Eingabe einer PIN- oder Kartenauthentifizierung mit dem Druckjob startet. Druckaufträge, die nicht abgerufen werden, werden nach einer vorgegebenen Zeit gelöscht. Mit Hilfe von b-guard besteht außerdem die Möglichkeit, dass Gäste der Kreisverwaltung Oberhavel ihre Unterlagen einfach und sicher ausdrucken können, ohne dafür vorher Treiber auf den Endgeräten zu installieren. Neben dem sicheren Druck bietet b-guard eine integrierte Scanfunktion Scandirect ermöglicht den Mitarbeitern Dokumente einfach per Knopfdruck zu scannen und direkt an die eigene -Adresse zu senden. Für diese Funktion mussten weder zusätzliche Treiber installiert, noch Einstellungen am Drucker vorgenommen werden. Projekt Highlights Bereits vorhandene Türöffnungs-Transponder können weiter verwendet werden, keine zusätzlichen ID-Karten sind notwendig Drucklösung für mobile Geräte Sicheres, einfaches Handling Schnelle Reaktionszeiten Zentrale Konfiguration des sicheren Druckes erfolgt auf dem Server Einfache Nutzerverwaltung mit der Möglichkeit der Active Directory Anbindung Zentraler Zugriff auf b-guard über Web-Browser Übersichtliche Benutzeroberfläche Einfaches und verständliches Lizenzmodell Zitate des Kunden zum Projekt Mit b-guard Pro können gedruckte Seiten nur nach einer Authentifizierung mit einer ID-Karte abgeholt werden. Die Gefahr, dass an öffentlich zugänglichen Druckern vertrauliches Material ungeschützt ist, wird so vermieden. Von: Jens-Erik Ohde, Leiter der Datenverarbeitung, Landkreis Oberhavel

4 INTERVIEW MIT TIM RATHGEBER, BROTHER Anlässlich der Vorstellung der Ergebnisse der Studie Print und Document Management 2016 sprach IDC mit Tim Rathgeber, Teamleiter Solution Specialists bei Brother. IDC: Die zunehmende Digitalisierung eröffnet Firmen und Organisationen ganz neue Perspektiven. Welche Rolle spielen Print und Document Management bei der Optimierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse im Zeitalter der digitalen Transformation? Tim Rathgeber: Effizienz und Akzeptanz steht bei der Optimierung der Prozesse im Vordergrund. Hierbei spielen Management Systeme eine zentrale Rolle. Sie eröffnen die Möglichkeit, den Anwendern die oft sehr abstrakten Prozesse in ihrer täglichen Arbeit wie beispielsweise dem Scannen eines Dokuments in eine digitale Akte nahe zu bringen und sie bereits am Scanner oder Multifunktions-Gerät zu unterstützen. IDC: Welchen typischen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der Optimierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen gegenüber? Rathgeber: Unternehmen kleine wie große stehen der zunehmenden Komplexität einer isoliert fragmentierten und über Jahre gewachsenen Systemlandschaft gegenüber, welche zudem in ihrer Heterogenität mit der Vielzahl an unterschiedlichen Anwendergeräten wie Tablets und Smartphones, Notebooks und Workstations sowie MFCs, Scannern und vielen weiteren Geräten stetig wächst. Insbesondere die dokumentenintensiven Prozesse überschreiten regelmäßig mehrere Systemgrenzen, was nicht selten zu einfachen aber gravierenden Fehlern führt. Diesen Medienbrüchen können und sollten wir entgegenwirken, indem offene Schnittstellen genutzt werden, um den Dokumenten im Unternehmen den Weg durch die Systemlandschaften zu ebnen. IDC: Welche Vorgehensweise empfehlen Sie Unternehmen, die ihre dokumentenintensiven Geschäftsprozesse TIM RATHGEBER optimieren und somit die digitale Transformation vorantreiben wollen? Rathgeber: Identifizieren Sie die Pfade der Dokumente in Ihren Prozessen und dokumentieren Sie die einzelnen Stationen und involvierten Softwaresysteme. Der Weg durch die digitale Transformation führt durch die Vereinfachung der Komplexität für den Anwender. Bringen Sie Start und Ziel der Prozesse näher zusammen, sodass die Optimierung Freiräume schafft, die Ihre Mitarbeiter nutzen können, um Ihre Produktivität zu steigern. Nutzen Sie ihre bestehenden Authentifizierungssysteme direkt am Business Multifunktionsdrucker, stellen Sie Ihren Mitarbeitern personalisierte Menüs zur Verfügung und nutzen Sie die Daten und Workflows Ihrer ERPs am Gerät. Es ist empfehlenswert die digitale Transformation proaktiv anzugehen und im ersten Schritt mit einer Balanceanalyse der Dokumenten- Input - und Output-Geräte beginnen. Nutzen Sie Spezialisten, die Sie bei den Themen Print Management- und Videokonferenzsysteme, sowie klassische Managed Print Services unterstützen.

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