Einstellungen für SEPA-Lastschriften in der VR-NetWorld-Software

Transkript

1 Einstellungen für SEPA-Lastschriften in der VR-NetWorld-Software Um in der VR-NetWorld-Software SEPA-Lastschriften einziehen zu können, ist folgendes zu berücksichtigen: 1. SEPA-Lastschriften sind nur noch online ausführbar. Eine SEPA-Lastschrifteinreichung per Diskette oder USB-Stick ist nicht mehr möglich. Sollten Sie noch keinen Online-Banking-Zugang besitzen, sprechen Sie bitte mit Ihrem Berater. 2. Überprüfung der Version von VR-NetWorld. Diese SEPA-Einstellungen können Sie erst ab der Version 4.4 durchführen. Sollten Sie eine ältere Version von VR-NetWorld besitzen, bringen Sie diese zunächst über den Menüpunkt Extras -> Programmaktualisierung auf den neuesten Stand. Bei VR-NetWorld-Versionen unter 4.0 sprechen Sie bitte mit Ihrem Berater. 3. SEPA-Geschäftsvorfälle. Für die Einreichung von SEPA-Lastschriften müssen die SEPA-Geschäftsvorfälle aktiviert werden bzw. sein. Wählen Sie auf der linken Seite Kontenübersicht aus. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Konto. Wählen Sie Konto bearbeiten.

2 Hier klicken Sie bitte auf den Button Geschäftsvorfälle. Machen Sie, falls noch nicht vorhanden, einen Haken bei Terminierte Lastschriften einreichen und Term. Sammellastschriften einreichen. Info: Sind diese Felder nicht angehakt und grau hinterlegt, synchronisieren Sie bitte Ihre Bankverbindung um den aktuellen Status unserer Bankparameterdateien abzuholen. Nun haben Sie die Grundlage zum SEPA-Zahlungsverkehr in der VR-Networld Software geschaffen.

3 4. Gläubiger-ID erfassen. Geben Sie Ihre Gläubiger-ID, die Sie von der Deutschen Bundesbank erhalten haben, bitte über Stammdaten-> SEPA -> Gläubiger Identifikation ein. Klicken Sie auf NEU Geben Sie hier Ihre Gläubiger-ID und unter Beschreibung einen Namen ein. Sobald die Gläubiger-ID formal korrekt ist, wird diese grün. Bestätigen Sie die Eingabe über den Button OK.

4 Sollten Sie noch keine Gläubiger-Identifikation besitzen, so können Sie diese hier beantragen: 5. Mandatserstellung. Die Mandatsverwaltung/Mandatsliste unterstützt Sie bei der Verwaltung und Einholung der Mandate und der aktuellen Umdeutungslösung Ihrer Zahlungspflichtigen für den SEPA- Lastschriftverkehr. Sie können dies sowohl über bestehende Adressen, als auch über bestehende Dauerlastschriften vornehmen. Über die Mandatsliste können Sie erfasste Mandate gemäß den SEPA-Vorschriften ausdrucken oder per an Ihre Zahlungspflichtigen versenden. Auch die sogenannte Umdeutungslösung für die bestehenden Zahlungspflichtigen kann mittels setzen eines Hakens erzeugt (Button Drucken ) oder per versandt (Button versenden ) werden. 5.1 Auf Basis bestehender Adressen. Wählen Sie unter Stammdaten -> Zahlungsempfänger/ -pflichtige -> Bankverbindungen und Adressen aus.

5 Unter Bankdaten finden Sie nun von jedem Kontakt die Kontonummer, BLZ, IBAN und BIC Wechseln Sie anschließend auf Lastschriftmandat

6 Bei Datum wählen Sie das Datum der Unterzeichnung der Einzugsermächtigung durch den Kunden / Mitglied, bei Sequenz den Eintrag erstmalige Lastschrift und klicken Sie anschließend auf den Button neues Mandat. Erfassen Sie folgende Punkte: Bezeichnung: Name des Kunden / Mitglieds Referenz: Hier können Sie den Namen nochmals eingeben, eine Mitglieds- oder Kundennummer oder eine von Ihnen frei wählbare beliebige Nummerierung Über Extras Einstellungen Aufträge weitere Funktionen legen Sie den Aufbau der Mandatsreferenz fest. Konto (IBAN/BIC): Klicken Sie auf den Pfeil und wählen Sie das entsprechende Gutschriftskonto aus Lastschrift Art: Hier die Auswahl Basis-LS (bei Firma zu Firma: Firmen-LS) wählen Klicken Sie auf übernehmen. Mit dem Button OK verlassen Sie das Lastschriftmandat und springen zurück zur Auswahl Zahlungsempfänger / -pflichtiger. Diese Einstellungen für die SEPA-Mandate müssen Sie nun für jeden Kontakt eingeben.

7 5.2 Auf Basis bestehender Dauerlastschriften. Markieren Sie alle bestehenden Dauerlastschriften. Anschließend öffnen Sie mit der rechten Maustaste auf den Lastschriften das Kontextmenü und gehen auf SEPA-Konvertierung. Hier klicken Sie bitte auf den Button SEPA-Lastschriftmandat erstellen. Die VR-Networld Software erstellt nun automatisch für alle Dauerlastschriften ein kundenspezifisches Mandat, welches Sie über Stammdaten SEPA Mandate aufrufen und bearbeiten können. 7. Erstellung einer SEPA-Lastschrift (SDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmen]). Die SEPA-Lastschriften (kurz SDD) unterscheiden sich zum Einzugsermächtigungsverfahren, vor allem durch Ihre Art der Ausführung, der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz. Um sicher zu gehen, ob Sie alle Voraussetzungen zum SEPA-Lastschriftverfahren einhalten, sollten Sie mit Ihrem Berater die Details hierzu vorher klären. Die SEPA-Basislastschrift (kurz SDD Core), findet bei Verbrauchern und Unternehmen Anwendung. Die SEPA-Firmenlastschrift (kurz SDD B2B), darf nur zwischen Unternehmen angewandt werden. Weiterhin darf eine SEPA-Lastschrift nur zu einem festen Belastungstermin erfolgen, welche dem Zahlungspflichtigen spätestens 14 Tage vor Belastung mitgeteilt werden muss. Eine sogenannte vorautorisierte Zahlung. Aus diesem Grund sind SEPA-Lastschriften in der VR-Networld Software technisch, gem. HBCI- Spezifikation, als bankverwaltete terminierte Lastschriften hinterlegt. Somit bestehen hier die gleichen Möglichkeiten zum Erfassen, Ändern und Löschen, wie sie bei bankverwalteten Aufträgen bestehen. Nähere Einzelheiten hierzu im Handbuch der VR-Networld Software.

8 Hinweis: Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen SEPA-Lastschrift Art. SEPA-Basis-Lastschriften Erst- und einmalige Lastschrift Wiederkehrende Lastschrift Einreichung spätestens 7 Tage vor Fälligkeitsdatum des Auftrages 4 Tage vor Fälligkeitsdatum des Auftrages SEPA-Firmen-Lastschrift Einreichung spätestens Alle Lastschriften 3 Tage vor Fälligkeitsdatum des Auftrages Achten Sie bei der Neuanlage von Lastschriften darauf, dass Sie nur noch die SEPA- Lastschriften verwenden. Ab können keine Lastschriften per Einzugsermächtigung oder Abbuchungsauftrag mehr eingereicht werden. Nachdem Sie alle Mandate eingegeben haben, können Sie mittels des Buttons Lastschriften erstellen. Die für die SEPA-Lastschrift notwendigen Daten werden für jeden Kunden aus der Mandatsverwaltung der VR-NetWorld Software geholt. Bitte beachten Sie: Der Verwendungszweck bei SEPA-Transaktionen wurde auf 4 Zeilen gekürzt

9 Wichtiger Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die VR-Networld Software 4.4x nur Einzellastschriften verarbeiten kann. Die Funktion zum Einziehen von wiederkehrenden Dauerlastschriften (z.b. jährlich) wird mit der Version 5.x möglich sein (ca. 3. Quartal 2013). Die Version 5 unterstützt Sie auch mit einem SEPA-Assistenten. 8. Lastschriften versenden. Nachdem Sie Ihre Lastschriften bearbeitet haben, können Sie diese im Ausgangskorb versenden. Wünschen Sie die Buchung innerhalb eines Sammlers (verfügbar ab Version 5.x), so klicken Sie das entsprechende Kästchen an. Danach klicken auf Senden. Denken Sie an die Vorlaufzeiten und senden Sie uns den Auftrag frühzeitig zu! Bei Fragen steht Ihnen unsere Hotline unter 08146/ zur Verfügung.