MusIS-Handreichung 9. Datenexporte aus imdas pro. Herausgegeben vom Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg

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1 MusIS-Handreichung 9 Datenexporte aus imdas pro Herausgegeben vom Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg Stand: Januar 2013

2 MusIS-Handreichung 9: Datenexporte aus imdas pro Vorliegendes Dokument ist unter der deutschen Creative-Commons-Lizenz CC BY-NC-ND Version 3.0 veröffentlicht, d. h. das Dokument bzw. sein Inhalt darf für nicht-kommerzielle Zwecke frei genutzt und weitergegeben werden unter der Voraussetzung, dass das BSZ als Rechteinhaber genannt wird. Es ist jedoch nicht gestattet, das Dokument bzw. seinen Inhalt zu bearbeiten, abzuwandeln oder in anderer Weise zu verändern. Der ausführliche Lizenztext ist einzusehen unter: Von diesen Bestimmungen ausgenommen sind alle Abbildungen in diesem Dokument (Screenshots der Software imdas pro), welche nicht unter Urheberschaft des BSZ stehen. Hier gilt das gesetzliche Urheberrecht. Die Handreichung wurde erstellt von: Jens Lill / Sophie Rölle MuseumsInformationsSystem (MusIS) Telefon: Mail: sophie.roelle@bsz-bw.de Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg (BSZ) Universität Konstanz Konstanz / Germany URL:

3 INHALT DATENEXPORT AUS IMDAS PRO Export im TXT-Format 4 Export im XLS-Format 7 Export im XML-Format 7 Konfiguration des XML-Exports 9 Export nach Open Office, PDF oder XML 9 ANHANG 12 Beispiel: XML-Export für Digitale Kataloge 12 MusIS-Handreichung 9 Stand: Januar

4 Datenexport aus imdas pro 5.0 In der imdas pro-version 5.0 können Daten in folgenden Text- und Austauschformaten ausgespielt werden: TXT (Textdatei) XLS (Format vom Programm Microsoft Office Excel) XML (Extensible Markup Language) 1 PDF (Portable Document Format) 2 Bevor der Export aus imdas pro erfolgt, empfiehlt es sich, zunächst auf einem lokalen Laufwerk des PCs einen Ordner für Exportdaten anzulegen und ihm einen eindeutigen Namen zu geben. Ein Datenexport in imdas pro ist über drei unterschiedliche Wege möglich: über den Button DATENEXPORT in der oberen Buttonleiste (TXT und XML) 3 Per Rechtsklick in der Objektliste (TXT) über den Button DRUCKEN in der oberen Buttonleiste (TXT und XLS) 4 Nachdem eine Recherche durchgeführt oder eine Objektauswahl getroffen bzw. geladen wurde, sollte ggf. die Feldauswahl der Objektliste für den Export angepasst werden, denn es werden nur jene Feldinhalte ausgelesen, die in der aktuell geöffneten Liste als Tabellenspalte angezeigt werden. Um eine Änderung der Felder vorzunehmen, klicken Sie auf den Button FELDERAUSWAHL und nehmen entsprechende Änderungen vor. Abb. 1: Die Buttons zur FELDERAUSWAHL und dem DATENEXPORT Für den Export markieren Sie Ihre Objektauswahl bzw. einzelne Datensätze daraus und gehen auf den Button DATENEXPORT, wodurch sich ein Detailfenster mit den Karteireitern EXPORTDATEI und XML-EXPORT öffnet. 1 XML ist eine Auszeichnungssprache zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten in Form von Textdaten und wird u. a. für den plattform- und implementationsunabhängigen Austausch von Daten zwischen Computersystemen und dem Internet eingesetzt, < 2 PDF ist ein plattformunabhängiges Dateiformat für elektronische Dokumente, die eine unveränderte Anzeige unabhängig vom Erstellungsprogramm erlaubt. 3 Denselben Befehl kann man über den folgenden Weg erreichen: In der Menüzeile auf DATEI gehen, weiter auf DATENMANAGEMENT und dann auf OBJEKTLISTE DATENEXPORT 4 Dieser Befehl ist auch über DATEI>>>DRUCKEN>>>Drucken zu erreichen. MusIS-Handreichung 9 Stand: Januar

5 Export im TXT-Format Unter dem Reiter EXPORTDATEI ist es möglich, die gewünschten Datensätze im Textformat *.TXT zu exportieren. In der Zeile DATEINAME DER EXPORTDATEI wird das aktuelle Verzeichnis, in dem imdas pro installiert wurde, vorgeschlagen. Bei der Standardinstallation wird der Name: C:\programme\imdas-pro\liste.txt vorgeschlagen. Über den Button kann ein anderer bzw. der zuvor angelegte Zielordner über die Explorernavigation angewählt und ein passender Dateiname vergeben werden. Abb. 2: Detailfenster DATENEXPORT im Reiter EXPORTDATEI Beim Export ist zu beachten, dass die auf einem zentralen Server abgelegten Daten auch über diesen exportiert werden und nicht ohne Weiteres auf dem Arbeitsrechner lokal abgelegt werden kann. Daher gehen Sie nicht wie gewohnt auf die Zielordner DESKTOP oder EIGENE DATEIEN o. Ä. Wählen Sie stattdessen folgenden Pfad: Arbeitsplatz >> C$ auf Client (C:)>> Users >> Hier ist u. a. ein Ordner aufgeführt, der den Namen des angemeldeten Nutzers in imdas pro trägt. Über diesen Ordner gelangt man auf den Desktop des lokalen PCs und kann von da auch den angelegten Zielordner anwählen. MusIS-Handreichung 9 Stand: Januar

6 Abb. 3: Explorer-Suche nach dem Zielverzeichnis Wählen Sie dann eine der beiden nachstehenden Optionen aus, durch die entweder alle Datensätze oder nur markierte Datensätze exportiert werden. Aus Gründen der Performanz ist Letzteres zu empfehlen. Für Serienbrief bzw. Export in ein Tabellenkalkulationsprogramm sollten Sie das Kontrollkästchen EXPORTDATEI MIT STEUERZEILE ERSTELLEN aktivieren. Mit einem Klick auf EXPORT STARTEN beginnt der Export. Der Fortschritt wird am linken unteren Rand des Fensters durch einen Prozessbalken angezeigt. Mit dem Button links davon besteht die Möglichkeit, den Export abzubrechen. Abb. 4: Anzeige zum Fortschritt des Exports Bitte beachten Sie: Je nach Anzahl der Datensätze kann der Exportvorgang längere Zeit in Anspruch nehmen! Es gibt eine weitere Variante, Daten in TXT-Format zu exportieren. Aus der Objektliste oder Detailansicht heraus über den -Button den Druckbefehl anwählen bzw. über DATEI>>DRUCKEN>>DRUCKEN (Tastenschnellbefehl: Ctrl/Strg+P). Es öffnet sich das Fenster DRUCKEN/EXPORTIEREN. Als Formular werden die imdas- Standardausdrucke angeboten und falls existent selbsterstellte Formulare. Das gewünschte Ausgabeformular muss markiert werden. Unter Optionen IN EXPORTDATEI UMLEITEN aktivieren, wodurch der Button DRUCKEN die Beschriftung EXPORT erhält. Danach ist zu entscheiden, ob nur der aktuelle, alle markierten oder alle Datensätze der geöffneten Objektliste exportiert werden sollen. MusIS-Handreichung 9 Stand: Januar

7 Abb. 5: Detailfenster DRUCKEN / EXPORTIEREN mit Kennzeichnung der Arbeitsschritte Nach einem Klick auf Export erscheint ein weiteres Detailfenster und erfragt den Zielordner und den Namen der Exportdatei. Für den TXT-Export ist das entsprechende Format unter Dateityp auszuwählen und abschließend der Speichern-Button zu betätigen. Abb. 6: Detailfenster für den Zielpfad der Exportdatei MusIS-Handreichung 9 Stand: Januar

8 Export im XLS-Format Das Vorgehen folgt im Wesentlichen der zuletzt erläuterten Exportvariante. Ist eine Objektliste geöffnet, kann der -Button betätigt oder dem Weg: DA- TEI>>DRUCKEN>>DRUCKEN (Tastenschnellbefehl: Ctrl/Strg+P) gefolgt werden. Das Fenster DRUCKEN/EXPORTIEREN öffnet sich und es sind die bereits erwähnten Arbeitsschritte zu befolgen (vgl. S. 6, Abb. 5). In dem Fenster, das sich nach Klicken auf EX- PORT öffnet, sind wiederum der Zielordner und der Name für die Exportdatei festzulegen. Unter Dateityp ist nun allerdings Excel Datei (*.xls) auszuwählen und es wird mit Klick auch Speichern eine XLS-Datei erzeugt. Abb. 7: Einstellungen für einen Export in XLS Export im XML-Format In imdas pro besteht auch die Möglichkeit, ausgewählte Datensätze mit bestimmten Feldinhalten im XML-Format zu exportieren. Das dient u. a. der Ausspielung von Datensätzen, um sie für andere Software maschinenlesbar zur Verfügung zu stellen. Im MusIS-Verbund ist diese Funktion vor allem für die Beteiligung einzelner Museen und Sammlungen an Kulturportalen wie BAM, Leo-BW, Deutsche Digitale Bibliothek oder Europeana von Bedeutung sowie der Datenbereitstellung für die institutseigenen digitalen Kataloge. Im XML-Format lassen sich auch (mehrere bzw. alle) Materialien zum Objekt mit ausspielen. MusIS-Handreichung 9 Stand: Januar

9 Zur Vorbereitung erfolgen dieselben Schritte wie beim TXT-Export. Im Detailfenster DATENEXPORT wechseln Sie zum Karteireiter XML-EXPORT. Auch hier kann unter DATEINAME DER EXPORTDATEI mit den Ordnerbutton das passende Zielverzeichnis angewählt und ein eindeutiger Name für die Exportdatei vergeben werden. Auch hier ist der oben genannte Hinweis zu beachten! Bei OPTIONEN wählen Sie aus, ob alle Datensätze der aufgerufenen Objektliste exportiert werden sollen oder nur die markierten. Aus Gründen der Performanz empfiehlt das BSZ letztere Einstellung. Unter INI-DATEI wählen Sie über den Explorer die vom BSZ erstellte Konfigurationsdatei für den XML-Export aus. Diese befindet sich auf dem Medienserver Ihrer Echt- Datenbank (Laufwerk Z:) im Verzeichnis ini_imdas5 und heißt standardmäßig 5 XML.ini. Folgender Eintrag sollte also bei Nutzung der Standardexportdatei von imdas pro in diesem Feld stehen: Z:\ini_imdas5\XML.ini. Abb. 8: Einstellungen in der DATENEXPORT-Maske Um den Export zu beginnen, betätigen Sie den Button EXPORT STARTEN. Auch hier informiert eine Anzeige unten rechts über den Fortschritt des Exports. 5 Angepasste Konfigurationsdateien für z. B. Digitale Kataloge oder LEO-BW werden vom BSZ zur besseren Unterscheidung mit einem anderen Dateinamen versehen, z. B. XML_digikat-Museumskürzel.ini oder XML_leobw.ini. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie übers MusIS-Team. MusIS-Handreichung 9 Stand: Januar

10 Abb. 9: Fortschrittsanzeige des XML-Exports Je nach Anzahl der Datensätze kann der Exportvorgang längere Zeit in Anspruch nehmen! Konfiguration des XML-Exports Über eine vom BSZ erstellte Konfigurationsdatei wird geregelt, welche Informationen (imdas pro-feldinhalte) beim Export ausgegeben werden. Standardmäßig bezieht der XML-Export folgende Felder, sofern sie Daten enthalten, ein: Objekt-ID (imdas pro) Eingangsnummer Inventarnummer Inventarunternummer Objektbezeichnung (Freitext- bzw. Thesaurusfeld) Institution Sammlungsbereich Sammlung Titel Maße zum Objekt Material Verwendung Darstellung Hersteller wissenschaftliche Dokumentation Beschriftungen auf dem Objekt Bildbezeichnung Pfadangabe des Bildobjekts Bildnotiz, Datierung (Thesaurusfeld) Technik Literaturhinweise Wenn andere Anforderungen an die XML-Ausspielung bestehen, übernimmt das MusIS-Team am BSZ eine entsprechende Änderung. Nehmen Sie dazu Kontakt zu uns auf Es ist darüber hinaus möglich, die Mediendateien (z.b. Bilder, PDF- Dokumente etc.), die den Exportdaten als Materialien zum Objekt zugeordnet sind, bei dem Export in einen separaten und lokalen Ordner des PCs zu kopieren. So stehen Ihnen auch diese ausgewählten Dokumente zur Weiterverarbeitung und -verbreitung zur Verfügung. Diese Option richten wir Ihnen bei Bedarf ebenfalls ein. Export nach Open Office, PDF oder XML Sind in der Objektliste ein oder mehrere Datensätze markiert, besteht über einen Rechtsklick in eine beliebige, markierte Zelle im Kontextmenü die Option, diese Datensätze in Office-Programme, Google Earth oder ins PDF-, XML- oder LIDO-Format auszugeben. MusIS-Handreichung 9 Stand: Januar

11 Abb. 10: Kontextmenü mit Anzeigeoptionen in verschiedene Programme und Formate Bei allen gebotenen Möglichkeiten gilt, dass nur jene Feldinhalte ausgespielt werden, die in der aktuell geöffneten Liste als Tabellenspalte angezeigt werden. Alle Feldinformationen, die Sie im externen Programm angezeigt oder in einem bestimmten Format aufgenommen haben möchten, müssen Sie über die FELDERAUSWAHL die Objektliste bringen. in Daten in Microsoft Word oder Microsoft Excel anzeigen zu lassen ist bei der Server-Client-Lösung im MusIS-Verbund nicht möglich. Diese Software ist auf den imdas pro-servern des BSZs nicht installiert, daher ist eine solche Anzeige nicht möglich. Die Anzeige der Datensätze in Google Earth ist seitens des BSZ noch nicht hinreichend erprobt und getestet und wird deshalb hier nicht weiter thematisiert, ebenso das LIDO-Format, das seitens der Herstellerfirma Joanneum Research noch in der Entwicklung ist. Um sich die Daten in Open Office Calc oder Open Office Writer anzeigen zu lassen, klicken Sie auf den gewünschten Menüpunkt und das Programm öffnet sich und zeigt die markierten Datensätze samt den Feldnamen (Steuerzeile) in Tabellenform an. Enthalten die zu exportierenden Datensätze auch Bilddateien werden diese nur nach Open Office Writer mit ausgegeben, nicht nach Open Office Calc(ulator). Analog dazu bekommt man unter dem Befehl PDF DATEI die Objektliste tabellarisch im Acrobat Reader angezeigt. MusIS-Handreichung 9 Stand: Januar

12 Abb. 11: Anzeige der Objektauswahl in Open Office Calc und Open Office Writer Mit Klick auf XML DATEI öffnet sich ein Explorerfenster, in dem ein Zielverzeichnis und ein Name für die Exportdatei ausgewählt werden kann. Dabei ist derselbe Hinweis von Seite 5 zu berücksichtigen. Durch Betätigen des -Buttons wird der Export gestartet. Der Befehl XML-Datei unterscheidet sich vom oben erläuterten XML-Export dahingehend, dass ein Datenexport erfolgt, der nicht durch eine zugrundeliegende Konfigurationsdatei geregelt wird. Hier gilt, wie bei den anderen Aktionen in diesem Kontextmenü, dass lediglich die Felder ausgelesen werden, die in der aktuellen Objektlistenansicht eingeblendet sind. Da die Feldauswahl bei dieser Exportoption leicht zu variieren ist, sollten XML-Ausspiellungen für Datenlieferungen an Portale oder Digitale Kataloge über den oben erläuterten Weg mit einer Konfigurationsdatei erfolgen (S. 9). MusIS-Handreichung 9 Stand: Januar

13 Anhang Beispiel: XML-Export für Digitale Kataloge MusIS-Handreichung 9 Stand: Januar

14 1 3 2 MusIS-Handreichung 9 Stand: Januar

15 Weiterführende Schulungsunterlagen Das BSZ stellt auf Anfrage folgende Handreichungen zur Verfügung: MusIS-Handreichung 1: Empfehlungen und Hinweise für die Dateiverwaltung auf dem BSZ-Medienserver MusIS-Handreichung 2: Datenfeldkatalog imdas pro. LITERATURHINWEISE und BIBLIOGRAPHISCHES OBJEKT MusIS-Handreichung 3: Übernahme von bibliographischen Angaben aus Bibliothekskatalogen mittels Z Client nach imdas pro MusIS-Handreichung 4: Markierte Objekte in imdas pro gemeinsam bearbeiten (Eine Anleitung für Massenänderungen mittels benutzerdefinierten Masken) MusIS-Handreichung 5: imdas-pro-media-modul MusIS-Handreichung 6: Datenfeldkatalog imdas-pro-leihverkehr MusIS-Handreichung 7: Recherche in imdas pro MusIS-Handreichung 8: Erfassung von Datierungsangaben in imdas pro Bei Fragen, Anregungen oder dem Wunsch nach weiterführenden und vertiefenden Schulungen wenden Sie sich bitte an: Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg (BSZ) Universität Konstanz Konstanz MusIS-Handreichung 9 Stand: Januar

16 URL: MusIS-Handreichung 9 Stand: Januar

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