1 Verwendung bestehender Zellinhalte aus anderen Tabellen bzw. Mappen

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1 1 1 Verwendung bestehender Zellinhalte aus anderen Tabellen bzw. Mappen 1.1 Verwendung von Zellinhalten über eine Zelladressierung Wurden Zellen aus anderen Mappen als Quellen adressiert reicht ein Öffnen der Zieldatei aus, damit die Zellinhalte erscheinen bzw. übernommen werden. Die Zellinhalte erscheinen deshalb, weil im Zielbereich neben der Adressierung auch die Zellinhalte gespeichert wurden. Standardmäßig erfolgt die Zelladressierung absolut. Eine relative Zelladressierung hätte keinen Einfluss auf die Arbeitsweise (siehe Kapitel 1.4), da kein Kopiervorgang hinsichtlich der Quelldatei stattfindet. Bei einer Veränderung einer Quelldatei (z. B. Zellinhalte wurden verändert oder der Zellbereich wurde verschoben) fragt Excel nach, ob eine Aktualisierung gewünscht wird. Sollte sich der Pfad verändern, werden bis zur Aktualisierung noch die alten Daten angezeigt. Nach der gewünschten Aktualisierung erfolgt die Fehlermeldung Datei nicht gefunden. 1.2 Konsolidieren von Zellinhalten Zur Konsolidierung von Zellinhalte, d. h. Daten aus unterschiedlichen Mappen werden an einer Stelle zusammengefasst, steht ein Icon unter Daten im Bereich Datentools (rechte Seite das zweite Icon von oben) zur Verfügung. Variante A (Zelladressierung) Sie öffnen die gewünschten Mappen aus denen Daten konsolidiert werden sollen. Danach setzen Sie den Cursor an die Stelle, wo die Daten zusammengefasst werden sollen. Jetzt rufen Sie bitte über das oben beschriebene Icon das Fenster Konsolidieren auf.

2 Zuerst bestimmen Sie über die Funktion die Verarbeitung der Daten bezüglich der Konsolidierung. Danach wechseln Sie über Durchsuchen zur ersten Quelle durch Klicken mit der Maus auf die geöffnete inaktive Mappe und markieren dort die gewünschten Daten. Über Hinzufügen wird der gewünschte Verweis erstellt. Zum Abschluss können Sie noch eine Beschriftung (muss Bestandteil des adressierten Zellbereiches sein) der Quelle übernehmen und über Verknüpfung mit Quelldaten bestimmen, das diese bei Veränderungen im Zielbereich aktualisiert werden. Nach Bestätigung mit Ok erscheinen die Daten im Zielbereich gruppiert bzgl. den verschiedenen Quellen. Bei der obigen Variante müssen sich die gewünschten Zellinhalte in den Quellen immer an der gleichen Position befinden. 2 Variante B (Definierter Name) Bei dieser Variante können die gewünschten Zellinhalte in den Quellen verschoben werden. Anders, wie oben beschrieben markieren Sie in den einzelnen Quelldateien den gewünschten oder die gewünschten Zellbereiche und definieren (Formeln Namen definieren oder über den Namens-Manager im Bereich Definierte Namen ) für einen Zellbereich jeweils einen Namen. Danach rufen Sie aus der Zieldatei über das entsprechende Icon das Fenster Konsolidieren auf und geben unter Verweis Quelle und den betreffenden Namen ein. Über Hinzufügen wird der gewünschte Verweis erstellt und die nächste Eingabe kann erfolgen. Siehe für weitere Informationen die besagte Beschreibung oben.

3 1.3 Verknüpfungen und Verbindungen von Zellinhalten verschiedener Mappen Über Daten Externe Daten abrufen besteht die Möglichkeit Daten aus Quellen mit den unterschiedlichsten Formaten abzurufen. Das nachfolgend vorwiegend visuell beschriebene Beispiel nutzt Daten aus einer Access-Datenbank und unterteilt sich in folgende Schritte: 3 Angabe der gewünschten Access-Datenbank (siehe erstes Bild) Öffnen dieser Datenbank Danach wird ggf. (wenn die Datenbank mehr als eine Tabelle (mit oder ohne Daten) aufweist, sonst wird dieser Schritt übergangen) eine Liste der verfügbaren Tabellen angezeigt (siehe zweites Bild) Auswahl einer Tabelle (es können jeweils nur die Daten einer Tabelle übernommen werden) Abfrage auf welche Art und Weise die Daten in Excel dargestellt werden sollen (siehe drittes Bild) Werden externe Daten abgerufen (Verknüpfung) entsteht gleichzeitig eine Verbindung. Diese besteht aus den Informationen (Daten) zur Durchführung der Verknüpfung, die in einer Datei mit dem Namen der Verknüpfung und der Dateiendung odc gespeichert werden (siehe viertes Bild). Die Verbindungsdatei ist sowohl später als auch von allen anderen Mappen nutzbar und wird über Daten Externe Daten abrufen Vorhandene Verbindungen aufgerufen. Bestehende Verknüpfungen/Verbindungen einer Mappe sind über Daten im Bereich Verbindungen Icon Verbindungen (rechts oben) aufrufbar. Zum Abschluss werden Struktur und Daten der Access-Tabelle in die Excel-Tabelle übertragen (siehe fünftes Bild). Bild 1

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