Auftrag gemaß 11 BDSG Vereinbarung. Webhosting Franken

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1 Auftrag gemaß 11 BDSG Vereinbarung zwischen der - nachstehend Auftraggeber genannt - und Webhosting Franken - nachstehend Auftragnehmer genannt - Vorbemerkung Zahlreiche Kunden von Webhosting Franken erheben, verarbeiten und nutzen personenbezogene Daten im Sinne des BDSG. Der 11 BDSG verpflichtet diese Kunden dazu, im Falle der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung dieser Daten durch vertraglich gebundene Auftragnehmer (vertraglich gebundene Dienstleister) diese Auftragnehmer nach Maßgabe von 11 Abs. 2 Satz 2 BDSG zur Einhaltung der dort genannten Voraussetzungen schriftlich zu verpflichten. Webhosting Franken bietet seinen Kunden zahlreiche Dienste (Hosting-Produkte) an und vertritt dem Standpunkt, dass bei der Mehrzahl dieser angebotenen Dienstleistungen keine Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten im Sinne des BDSG erfolgt; auch im Ubrigen ist bei der Mehrzahl dieser angebotenen Dienstleistungen ein Zugriff auf solche personenbezogenen Daten durch Mitarbeiter von Webhosting Franken grundsatzlich ausgeschlossen (vgl. 11 Abs. 5 BDSG). Ohne Aufgabe dieser Rechtsansicht ist Webhosting Franken zur Vermeidung von Rechtsunsicherheiten zugunsten der Kunden bereit, als Auftragnehmer eine entgeltliche Vereinbarung im Sinne des 11 Abs. 2 Satz 2 BDSG mit ihren Kunden als Auftraggeber nach Maßgabe der sich am Gesetzeswortlaut orientierenden Bestimmungen zu schließen: 1. Gegenstand und Dauer des Auftrags ( 11 Abs. 2 Nr. 1 BDSG) Gegenstand und Dauer des Auftrags im Sinne des 11 Abs. 2 BDSG bestimmen sich vollumfanglich nach den im jeweiligen Vertragsverhaltnis gemachten Angaben. Von diesem Auftrag umfasst ist der folgende vom Kunden angemietete Server: Server:... IP...

2 2. Umfang, Art und Zweck der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Daten Der Umfang, die Art und der Zweck einer etwaigen Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten, die Art der Daten und der Kreis der Betroffenen werden dem Auftragnehmer durch den Auftraggeber gemaß der vom Auftraggeber ausgefullten Anlage 1 beschrieben, soweit sich das nicht aus dem Vertragsinhalt der in Ziffer 1 beschriebenen Vertragsverhaltnisse ergibt. 3. Technisch-organisatorische Maßnahmen ( 11 Abs. 2 Nr. 3 BDSG) Die vom Auftragnehmer getroffenen organisatorischen Maßnahmen im Sinne des 9 BDSG sind in Anlage 2 aufgefuhrt. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adaquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Anderungen sind zu dokumentieren. Der Auftragnehmer hat auf Anforderung die Angaben nach 4g Abs. 2 Satz 1 BDSG dem Auftraggeber zur Verfugung zu stellen. 4. Berichtigung, Sperrung und Loschung von Daten ( 11 Abs. 2 Nr. 4 BDSG) Der Auftraggeber ist allein verantwortlich fur die Wahrung der Rechte der durch den Datenumgang beim Auftragnehmer betroffenen Personen. Deshalb sind solche Rechte auf Berichtigung, Sperrung und Loschung von Daten von diesen Personen gegenuber dem Auftraggeber geltend zu machen. Soweit ein Betroffener sich unmittelbar an den Auftragnehmer zwecks Berichtigung oder Loschung seiner Daten wenden sollte, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzuglich an den Auftraggeber weiterleiten. Eine uber diese Weiterleitung hinausgehende Unterstutzung des Auftraggebers (insbesondere im Falle der Erteilung von Auskunften) bei der Bearbeitung von Anfragen Betroffener wird nach schriftlicher Aufforderung durch den Auftraggeber vorbehaltlich der Ubernahme der hierdurch entstehenden Kosten (vgl. Ziffer 11.1.) durch den Auftragnehmer im Rahmen seiner Moglichkeiten durchgefuhrt. 5. Kontrollen und sonstige Pflichten des Auftragnehmers ( 11 Abs. 2 Nr. 5 BDSG) Der Auftragnehmer hat zusatzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags nach 11 Abs. 4 BDSG folgende Pflichten: Die Wahrung des Datengeheimnisses entsprechend 5 BDSG. Alle Personen, die auftragsgemaß auf personenbezogene Daten des Auftraggebers zugreifen konnen, mussen auf das Datengeheimnis verpflichtet und uber die sich aus diesem Auftrag ergebenden besonderen Datenschutzpflichten sowie die bestehende Weisungs- bzw. Zweckbindung belehrt werden. Die Umsetzung und Einhaltung aller fur diesen Auftrag notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen entsprechend 9 BDSG und Anlage 2.

3 Die unverzugliche Information des Auftraggebers uber Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehorde nach 38 BDSG. Dies gilt auch, soweit eine zustandige Behorde nach 43, 44 BDSG beim Auftragnehmer ermittelt. Die Durchfuhrung der Auftragskontrolle mittels regelmaßiger Prufungen durch den Auftragnehmer im Hinblick auf die Vertragsausfuhrung bzw. -erfullung, insbesondere Einhaltung und ggf. notwendige Anpassung von Regelungen und Maßnahmen zur Durchfuhrung des Auftrags. Dokumentation der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenuber dem Auftraggeber. 6. Unterauftragsverhaltnisse ( 11 Abs. 2 Nr. 6 BDSG) Die Begrundung von Unterauftragsverhaltnissen ist grundsatzlich nicht beabsichtigt. Sollte im Einzelfall die Begrundung eines Unterauftragsverhaltnisses beabsichtigt werden, so bedarf dies der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers in Textform. Die Zustimmung darf nicht verweigert werden, wenn der Auftragnehmer die Einhaltung der aus 11 BDSG resultierenden Rechte und Pflichten des Auftraggebers vertraglich sicherstellt. Auf Verlangen des Auftraggebers ist diese Sicherstellung nachzuweisen. Nicht als Unterauftragsverhaltnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als Nebenleistung zur Unterstutzung bei der Auftragsdurchfuhrung in Anspruch nimmt. Dazu zahlen z.b. Telekommunikationsleistungen, Wartung und Benutzerservice, Reinigungskrafte, Prufer oder die Entsorgung von Datentragern (die geloscht und nach BSI Empfehlungen mehrfach uberschrieben worden sind). Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewahrleistung des Schutzes und der Sicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei fremd vergebenen Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen zu treffen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen. 7. Kontrollrechte des Auftraggebers ( 11 Abs. 2 Nr. 7 BDSG) Der Auftraggeber hat das Recht, die in Nr. 6 der Anlage zu 9 BDSG vorgesehene Auftragskontrolle im Benehmen mit dem Auftragnehmer durch einen externen, unabhangigen Datenschutzbeauftragten durchfuhren zu lassen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber oder dem vereinbarten Dritten auf Anforderung die zur Wahrung seiner Verpflichtung zur Auftragskontrolle erforderlichen Auskunfte zu geben und die entsprechenden Nachweise verfugbar zu machen. Wunscht der Auftraggeber die personliche Wahrnehmung der Kontrollrechte, so wird ihm das nach vorheriger Anmeldung (Terminabstimmung) und Vereinbarung eines Entgelts fur den damit verbundenen Aufwand (vgl ) gestattet. 8. Mitteilung bei Verstoßen des Auftragnehmers ( 11 Abs. 2 Nr. 8 BDSG) Der Auftragnehmer erstattet in allen Fallen dem Auftraggeber eine Meldung, wenn durch ihn oder die bei ihm beschaftigten Personen Verstoße gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten des Auftraggebers oder gegen die im Auftrag getroffenen Festlegungen vorgefallen sind.

4 Es ist bekannt, dass nach 42a BDSG Informationspflichten im Falle des Abhandenkommens oder der unrechtmaßigen Ubermittlung oder Kenntniserlangung von personenbezogenen Daten bestehen konnen. Deshalb sind solche Vorfalle ohne Ansehen der Verursachung unverzuglich dem Auftraggeber mitzuteilen. Dies gilt auch bei schwerwiegenden Storungen des Betriebsablaufs, bei Verdacht auf sonstige Verletzungen gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten oder anderen Unregelmaßigkeiten beim Umgang mit personenbezogenen Daten des Auftraggebers. Der Auftragnehmer hat im Benehmen mit dem Auftraggeber angemessene Maßnahmen zur Sicherung der Daten sowie zur Minderung moglicher nachteiliger Folgen fur Betroffene zu ergreifen. Soweit den Auftraggeber Pflichten nach 42a BDSG treffen, hat der Auftragnehmer ihn hierbei zu unterstutzen. 9. Weisungsbefugnis des Auftraggebers ( 11 Abs. 2 Nr. 9 BDSG) Fur die Beurteilung der Zulassigkeit der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung sowie der Wahrung der Rechte der Betroffenen (insbesondere nach den 6, 7 und 8 BDSG) ist ausschließlich der Auftraggeber verantwortlich. Der Umgang mit den Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und nach Weisung des Auftraggebers (vgl. 11 Abs. 3 Satz 1 BDSG). Ein daruber hinausgehendes Weisungsrecht besteht vorbehaltlich der Ubernahme der hierdurch entstehenden Kosten (vgl. Ziffer 11.2) ausschließlich dann, wenn der Auftraggeber die Einhaltung seiner gesetzlichen Pflichten nach 11 BDSG durch Handlungen oder Unterlassungen des Auftragnehmers gefahrdet sieht und sofern dadurch keine wesentliche Anderung des Vertragsinhalts herbeigefuhrt wird. Weisungen sind in Textform zu erteilen. 10. Loschung von Daten und Ruckgabe von Datentragern ( 11 Abs. 2 Nr. 10 BDSG) Nach Abschluss der vertraglichen Arbeiten oder fruher nach Aufforderung durch den Auftraggeber spatestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung hat der Auftragnehmer samtliche in seinen Besitz gelangte Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestande, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhaltnis stehen, dem Auftraggeber auszuhandigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Im Eigentum des Auftragnehmers stehende Datentrager (z.b. Festplatten) werden nach Auftragsende vollstandig geloscht, der Auftraggeber fertigt sich vor Auftragsende auf eigene Verantwortung etwaige Kopien. Auch Test- und Ausschussmaterial wird ausgehandigt oder vernichtet. Das Protokoll der Loschung ist auf Anforderung vorzulegen. Ein etwaiges vertragliches oder gesetzliches Zuruckbehaltungsrecht wird hierdurch nicht beruhrt. Im Falle der Ausubung erfolgt eine Aufbewahrung durch den Auftragnehmer unter Ausschluss des Zugriffs von Dritten. Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemaßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen uber das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Der Auftraggeber entscheidet, ob er Dokumentationen bei Vertragsende an sich nimmt.

5 11. Sonstige Vereinbarungen Entgelte Der Auftraggeber zahlt dem Auftragnehmer nach Abschluss dieser Vereinbarung ein einmaliges Entgelt in Hohe von Euro und ein jahrliches Entgelt in Hohe von Euro. Soweit der Auftraggeber Unterstutzung nach Ziffer 4 fur die Beantwortung von Anfragen Betroffener benotigt, hat er die hierdurch entstehenden Kosten zu erstatten. Soweit der Auftraggeber nach Ziffer 7 Kontrollrechte ausuben wird, orientiert sich die vorab zu vereinbarende Hohe des Entgelts an einem festzulegenden Stundensatz des fur die Betreuung vom Auftragnehmer abgestellten Mitarbeiters. Erteilt der Auftraggeber dem Auftragnehmer Weisungen nach Ziffer 9, so hat er durch diese Weisung entstehende Kosten zu erstatten Vertragsdauer Diese Vereinbarung ist abhangig vom Bestand eines Hauptvertragsverhaltnisses gemaß Ziffer 1. Die Kundigung oder anderweitige Beendigung des Hauptvertragsverhaltnisses gemaß Ziffer 1 beendet gleichzeitig diese Vereinbarung. Das Recht zur isolierten, außerordentlichen Kundigung dieser Vereinbarung sowie die Ausubung gesetzlicher Rucktrittsrechte konkret fur die Vereinbarung bleiben hierdurch unberuhrt Rechtswahl Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland Gerichtsstand Die Parteien vereinbaren als Gerichtsstand den Sitz des Auftragnehmers. Dieser ist zur Zeit das zustandige Amts.- und Landgericht Bamberg. Unterschriften,den Hallstadt, den Auftraggeber Auftragnehmer

6 Anlage 1 zur Vereinbarung nach 11 BDSG: Auflistung der personenbezogenen Daten und Zweck ihrer Verarbeitung Art der Daten Gegenstand der Zusatzvereinbarung sind folgende Datenarten und -Kategorien: Personenstammdaten Kommunikationsdaten (z.b. Telefon, ) Vertragsstammdaten Protokolldaten Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten Kreis der Betroffenen Der Kreis der durch diese Zusatzvereinbarung Betroffenen umfasst: Kunden und Interessenten des Auftraggebers Mitarbeiter und Lieferanten des Auftraggebers

7 Anlage 2 zur Vereinbarung nach 11 BDSG: Technische und organisatorische Maßnahmen nach 9 BDSG und Anlage 1. Zutrittskontrolle elektronisches Zutrittskontrollsystem mit Protokollierung dokumentierte Schlusselvergabe an Mitarbeiter Richtlinien zur Begleitung und Kennzeichnung von Gasten im Gebaude 24/7 personelle Besetzung der Rechenzentren Videouberwachung an den Ein- und Ausgangen 2. Zugangskontrolle Zugang ist passwortgeschutzt, Zugriff besteht nur fur Mitarbeiter von Auftragnehmer; verwendete Passworter mussen Mindestlange haben und werden in regelmaßigen Abstanden erneuert. 3. Zugriffskontrolle bei internen Verwaltungssysteme des Auftragnehmers Durch regelmaßige Sicherheitsupdates und Backups (nach dem jeweiligen Stand der Technik) stellt der Auftragnehmer sicher, dass unberechtigte Zugriffe verhindert werden. Revisionssicheres, verbindliches Berechtigungsvergabeverfahren fur Mitarbeiter des Auftragnehmers bei Hauptauftrag managed-server Durch regelmaßige Sicherheitsupdates und Backups (nach dem jeweiligen Stand der Technik) stellt der Auftragnehmer sicher, dass unberechtigte Zugriffe verhindert werden. Revisionssicheres, verbindliches Berechtigungsvergabeverfahren fur Mitarbeiter des Auftragnehmers Fur ubertragene Daten/Software ist einzig der Auftraggeber in Bezug auf Sicherheit und Updates zustandig.

8 4. Weitergabekontrolle Alle Mitarbeiter sind auf das Datengeheimnis nach 5 BDSG verpflichtet. Datenschutzgerechte Loschung der Daten nach Auftragsbeendigung. Moglichkeiten zur verschlusselten Datenubertragung werden im Umfang der Leistungsbeschreibung des Hauptauftrages zur Verfugung gestellt. 5. Eingabekontrolle bei internen Verwaltungssysteme des Auftragnehmers Die Daten werden vom Auftraggeber selbst eingegeben bzw. erfasst. Anderungen der Daten werden protokolliert. bei Hauptauftrag managed-server Die Daten werden vom Auftraggeber selbst eingegeben bzw. erfasst. Anderungen der Daten werden protokolliert. 6. Auftragskontrolle Unsere Mitarbeiter und Dienstleister werden in regelmaßigen Abstanden im Datenschutzrecht unterwiesen und sie sind vertraut mit den Verfahrensanweisungen und Benutzerrichtlinien fur die Datenverarbeitung im Auftrag, auch im Hinblick auf das Weisungsrecht des Auftraggebers. Die AGB enthalten detaillierte Angaben uber Art und Umfang der beauftragten Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten des Auftraggebers. Die AGB enthalten detaillierte Angaben uber die Zweckbindung der personenbezogenen Daten des Auftraggebers.

9 7. Verfugbarkeitskontrolle bei internen Verwaltungssysteme des Auftragnehmers Backup- und Recovery-Konzept mit taglicher Sicherung aller relevanten Daten. Sachkundiger Einsatz von Schutzprogrammen (Virenscanner, Firewalls, Verschlusselungsprogramme, SPAM-Filter). Einsatz von Festplattenspiegelung bei allen relevanten Servern. Einsatz unterbrechungsfreier Stromversorgung. bei Hauptauftrag managed-server Backup- und Recovery-Konzept mit taglicher Sicherung der Daten je nach gebuchten Leistungen des Hauptauftrages. Einsatz von Festplattenspiegelung Einsatz unterbrechungsfreier Stromversorgung. Einsatz von Softwarefirewall und Portreglementierungen 8. Maßnahmen zur Datensicherung (physikalisch / logisch) bei internen Verwaltungssysteme des Auftragnehmers Daten werden physikalisch oder logisch von anderen Daten getrennt gespeichert. Die Datensicherung erfolgt ebenfalls auf logisch und/oder physikalisch getrennten Systemen. bei Hauptauftrag managed-server Daten werden physikalisch oder logisch von anderen Daten getrennt gespeichert. Die Datensicherung erfolgt ebenfalls auf logisch und/oder physikalisch getrennten Systemen.

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