DokuToGo. Dokumenten-Server. Die Lösung für das Sitzungsund Vorlagenwesen! Papierloser, umweltschonender Versand.

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1 DokuToGo Dokumenten-Server. Die Lösung für das Sitzungsund Vorlagenwesen! Papierloser, umweltschonender Versand.

2 Dokumenten-Server für die Gremien Ihrer Kommune * Ein eigener Dokumenten-Server für Gremien Ihrer Kommune ermöglicht der Verwaltung eine schnelle und sichere Verteilung aller relevanten Unterlagen an die Mitglieder Ihrer Gremien. * Erstellte Dokumente werden mit einem Mausklick an vorher definierte Personenkreise (z.b. Stadt/ Gemeindevertretung, Ausschüsse usw.) per versandt sowie zusätzlich zum Download auf einem gesicherten Server dauerhaft bereitgestellt. * Jede/r Benutzer/in erhält nur diejenigen Dokumente, die für sie/ihn persönlich vorgesehen sind. Diese Dokumente befinden sich zusätzlich in ihrem/seinem persönlichen Archiv. Das Archiv ermöglicht durch komfortable Suchfunktionen jederzeit den Zugriff auf ausgewählte Dokumente. * Alle Dokumente lassen sich auf allen gängigen Plattformen, wie PC, Laptop, Netbook, Smartphone sowie (vorzugsweise) Tablet-PC von jedem Ort aus laden und betrachten. Ein Internetzugang ist dabei obligatorisch.

3 Ablauf, Prozesse und Datenströme Stadtverwaltung: automatisierter Dokumentenversand Archiv (Download) Benutzer/innen DokuToGo: 1. Einrichtung und Betrieb Server 2. Einrichtung Benutzerkonten 3. Pflege Benutzerkonten 4. Wartung Server 5. Einhaltung Sicherheitstandards

4 Sichere Daten * Die Dokumentenverteilung/Archivierung erfolgt einfach und komfortabel über ein SSL-gesichertes Internetportal mit selbsterklärender Benutzeroberfläche. * Serverstandort: Hetzner AG Nürnberg Managed Server, 2 x 400 GB, Riad 1 Netzwerkkarte 1 GBit OnBoard mit 100 MBit-Anbindung Serververfügbarkeit: 99,9 % Tägliches Backup * Sicherheit durch SSL: Die Verbindung ist im besten Sinne privat, weil ihr Inhalt nur verschlüsselt über das Netz geht. Die Identität des Servers steht fest. Wirkungsvolle Algorithmen prüfen, ob die Daten vollständig und unverändert ihren jeweiligen Empfänger erreichen.

5 Bedienung des Dokumenten-Servers durch Mitarbeiter der Verwaltung * Zeitsparend, kostengünstig sowie umweltschonend durch papierlosen Versand. * Ihre Dokumente werden per Mausklick sicher und verschlüsselt übertragen. * Es können bis zu 100 Benutzergruppen/ Verteiler angelegt werden. * Jede dieser Benutzergruppen kann bis zu User enthalten. * Ein Dokument kann automatisiert an eine, mehrere oder alle Gruppen verteilt werden.

6 Einfachste Handhabung * Sofortige aktuelle Dokumentenzustellung per * Daneben jederzeitiger Dokumentenabruf durch angemeldete User * zusätzliches Online-Archiv mit allen Dokumenten Leichtes Auffinden von Dokumenten durch komfortable Sortierung/Suche

7 Alle Schriftstücke auf s Tablett! * Tablet-PC -extrem mobil * kinderleichte Bedienung * sehr gut lesbares, helles Display * automatischer Dokumentenempfang * keine Maus, Keine Tastatur, keine Kabel * Kaum Probleme mit Viren o.ä. * automatisch online (bei verfügbarem WLan) * lange Betriebszeit >10 Std. * drahtloser Ausdruck von Dokumenten auf Papier möglich Viele zusätzliche Optionen wie Internet, Terminverwaltung, Dokumentenverwaltung u.v.m.

8 Kostengünstig durch papierlosen, umweltschonenden Versand * Auf Wunsch ipad-leasing * Günstige monatliche allinklusive Pauschalen inkl. Hardware-Service und Schulungsservice

9 Fazit: * Kostenersparnis bei Papier, Druck und Personal * drastische Reduzierung der Papierflut * schneller und komfortabler Zugriff auf Ihre Unterlagen, aktuell und im Archiv * Einfache und bequeme Weiterverarbeitung aller Dokumente Wir betreiben bereits mehrere Server für die Stadt Schwentinental (schwentinental.de, stadtwerkeschwentinental.de, wildpark-schwnetinental.de) und führen dort u.a konten für Bürgerinnen und Bürger aus dem gesamten Stadtgebiet. Ausfallzeiten/Störungen in den vergangenen 36 Monaten: Keine.

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