Bedienungsanleitung weblm

Transkript

1 Universität Bayreuth Bedienungsanleitung FlexNow2 weblm Bedienungsanleitung weblm 1. Begriffsbestimmungen Einloggen und Funktionsübersicht weblm Schriftliche und Mündliche Prüfungen Noteneingabe und Prüfungsbemerkung Speichern, Drucken, Download und Sortierung Prüfungen, die an Lehrveranstaltungen gebunden sind Noteneingabe und Prüfungsbemerkung An-/Abmeldung von Studenten Speichern, Drucken, Download und Sortierung Anlegen und Bearbeiten von Lehrveranstaltungen Studentendaten CSV-Import Einspielen von.csv-dateien Erzeugen einer.csv-datei für den Notenimport Begriffsbestimmungen Zentralorganisierte Prüfungen: Für diese Prüfungen übernimmt das Prüfungsamt die gesamte Organisation von der Steuerung der Anmeldung der Studierenden bis zur Raum- und Zeitvergabe der Prüfungen. Nachdem die Prüfungen von den Studierenden geschrieben wurde und das Prüfungsamt die Prüfungen zur Noteneingabe freigegeben hat, können nun die Noten von den Lehrstühlen eingetragen werden. Lehrveranstaltungen sind Vorlesungen, Seminare etc. die im jeweiligen Semester angeboten werden. Zu jeder Lehrveranstaltung muss es zur Einpflege der Noten eine Prüfung geben, die die Prüfungsleistung trägt. Diese Prüfung wird in FlexNow lehrveranstaltungsgebundene Prüfung genannt. Prüfungen, die an Lehrveranstaltungen gebunden sind: Diese Prüfungen werden von Lehrstühlen verwaltet und obliegen der Verantwortung des Lehrstuhles. Welche Art die Prüfung ist, kann je nach Prüfung variabel eingestellt werden. Katalog: Ein Katalog beinhaltet alle möglichen angebotenen Lehrveranstaltungen eines Lehrstuhls, unabhängig vom Semester. Er stellt das vollständige Lehrangebot eines Lehrstuhls dar.

2 2. Einloggen und Funktionsübersicht Das neue Lehrstuhlmodul (weblm) von Flexnow ist eine Anwendung, die über einen Browser aufgerufen werden kann. Es funktioniert mit folgenden Browsern: Microsoft Internet Explorer und dem Firefox. Wir empfehlen den Firefox. Die Adresse, unter der das weblm erreichbar ist: Geben Sie bitte nach Aufruf der der genannten Seite, den Login und das Passwort Ihres Lehrstuhls ein. Nachdem erfolgreichem Einloggen erscheint ein Dialog, bei dem eine Auswahl von Funktionen. Gegenwärtig sind die Bereiche weblm, CSV-Import relevant. Je nach Weiterprogrammierung von weblm wird diese Liste sich in den nächsten Jahren erweitern. FlexNow Stand: Seite 2 von 12

3 3. weblm Durch Klicken auf weblm wird Ihnen folgende Funktionsübersicht dargestellt. Es stehen folgende Funktionen zur Verfügung, die in den entsprechenden Kapiteln näher beschrieben werden: Noteneingabe der schriftlichen und mündlichen Prüfungen Noteneingabe bei Prüfungen, die an Lehrveranstaltungen gebunden sind Anlegen und Bearbeiten von Lehrveranstaltungen Abruf von Studentendaten 3.1. Schriftliche und Mündliche Prüfungen In der Liste sind alle Prüfungen aufgelistet, die zentral vom Prüfungsamt organisiert werden. Für diese Prüfungen übernimmt das Prüfungsamt die gesamte Organisation von der Steuerung der Anmeldung der Studierenden bis zur Raum- und Zeitvergabe der Prüfungen. Nachdem die Prüfungen von den Studierenden geschrieben wurde FlexNow Stand: Seite 3 von 12

4 und das Prüfungsamt die Prüfungen zur Noteneingabe freigegeben hat, können hier die Noten von den Lehrstühlen eingetragen werden. Wählen Sie aus der Liste eine Prüfung und Betätigen Sie den Button Bearbeiten, damit die Teilnehmerliste geöffnet wird Noteneingabe und Prüfungsbemerkung Es öffnet sich ein neues Fenster in dem die Liste angezeigt wird. Bitte beachten Sie, dass je nach Teilnehmerzahl der Ladevorgang mehrere Minuten dauern kann. Während dieses Zeitraums erfolgt im Fenster keine Anzeige. Bitte haben Sie hier etwas Geduld. a) hier kann das Semester des Prüfungsangebots gewählt werden b) hier kann der Termin des Prüfungsangebots gewählt werden c) dieses Feld wird nur anzeigt, falls mehrere Angebote zu einer Prüfung existieren d) mit diesen Symbolen wird gekennzeichnet, ob das Schreibrecht vorhanden ist oder nicht. Nur wenn das Schreibrecht vom zuständigen Prüfungsamt eingeräumt wurde, kann auch eine Note bei dem Studenten eingegeben werden. Das Lupen-Symbol bedeutet kein Schreibrecht, das Stift-Symbol bedeutet Schreibrecht. e) wurde das Schreibrecht eingeräumt, erscheint in den Spalten Note und Punkte ein Fragezeichen, durch Klicken auf das Fragezeichen öffnet sich folgender Eingabedialog. FlexNow Stand: Seite 4 von 12

5 Geben Sie die Note ein und bestätigen Sie dies durch Drücken auf den grünen Pfeil. Die Prüfungsbemerkung wird automatisch erzeugt. Bei Eingabe einer Note, die nicht der Notentabelle entspricht, erscheint die folgende Fehlermeldung: Nach Drücken auf OK, kommt man zurück in den Eingabedialog und kann dort entsprechend die Note korrigieren. Es muss nicht zwingend immer eine Note eingeben werden, es kann auch nur die Prüfungsbemerkung eingeben werden. Mit Klicken auf den grünen Pfeil kann die Prüfungsbemerkung gespeichert werden. Folgendes ist bei der Noteneingabe bitte unbedingt beachten: Wurden Änderungen vorgenommen, bitte immer auf Speichern drücken, bevor Sie diesen Dialog verlassen. FlexNow Stand: Seite 5 von 12

6 WICHTIG: Bitte speichern Sie regelmäßig (alle 10 Minuten), da sonst die Sitzungszeit abläuft und die Eingaben verloren sind!!! Speichern, Drucken, Download und Sortierung a) durch Betätigen des Buttons speichern werden sämtliche vorgenommen Änderungen gespeichert. b) durch Betätigen des Buttons download wird eine Strichpunkt-separierte Liste (.csv) der Teilnehmer erzeugt, die man in Excel bearbeiten kann. Ihr Browser versucht diese Liste direkt in Excel anzuzeigen. c) hier wird das Druckdokument ausgewählt d) hier wird die Version des Druckdokuments ausgewählt e) durch Betätigen des Buttons drucken wird eine PDF-Datei erzeugt und in einem separaten Fenster angezeigt. Sie können die Datei abspeichern oder ausdrucken. f) hier wird die Sortierung der angezeigten Liste gewählt g) durch Betätigen des Buttons sortieren wird die angezeigte Liste entsprechend der vorher gewählten Art sortiert. Bitte beachten Sie, dass die Sortierung ein paar Sekunden verzögert angezeigt wird. h) hier wird die angezeigte Seite der Teilnehmerliste gesteuert. Sie können (von links): zur ersten, zur vorherigen, zur nächsten oder zur letzten Seite springen i) hier werden die Anzahl der pro Seite angezeigten Datensätze gesteuert. Standardwert ist 50. Bitte beachten Sie, dass maximal 50 Datensätze pro Seite angezeigt werden können. j) durch Betätigen dieses Buttons, öffnet sich ein Menü in welchem Sie die angezeigten Spalten bestimmen können k) durch Betätigen dieses Buttons, öffnet sich ein Menü in welchem Sie die editierbaren Spalten bestimmen können. Ändern Sie hier bitte nichts! Bei Bedarf Rücksprache mit Flexnow Team. FlexNow Stand: Seite 6 von 12

7 3.2. Prüfungen, die an Lehrveranstaltungen gebunden sind Aus der Liste wird eine Prüfung ausgewählt und durch Betätigen des Buttons Bearbeiten wird die Teilnehmerliste geöffnet. Es öffnet sich ein neues Fenster in dem die Liste angezeigt wird. Bitte beachten Sie, dass je nach Teilnehmerzahl der Ladevorgang mehrere Minuten dauern kann. Während dieses Zeitraums erfolgt im Fenster keine Anzeige. Bitte haben Sie hier etwas Geduld! Hier gibt es zwei Reiter. Der standardmäßig geöffnete Reiter ist die Teilnehmerliste. Der zweite Reiter, die Anmeldung von Teilnehmern ist zunächst geschlossen. Dies wird symbolisiert durch den kleinen, nach unten zeigenden Pfeil (siehe Bild, a) Noteneingabe und Prüfungsbemerkung Die Eingabe der Note, der Prüfungsbemerkungen und das Einstellen der editierbaren Spalten sind analog zu den zentral organisierten Prüfungen. Das Vorgehen wird in Punkt 3.1 ausführlich erklärt An-/Abmeldung von Studenten Anders als bei zentral organisierten Prüfungen können hier Studierende direkt zu einer Prüfung angemeldet und auch abgemeldet werden. Durch Drücken des Buttons Abmelden (siehe Bild, Spalte c) wird ein Student von der Prüfung abgemeldet. Es erscheint folgender Hinweis: FlexNow Stand: Seite 7 von 12

8 Zum Anmelden auf den Pfeil nach unten drücken (siehe Bild, Punkt b) um den nötigen Reiter zu öffnen. Um den entsprechenden Studierenden zu finden, kann entweder die Matrikelnummer oder auch ein Teil des Nachnamens des Studierenden eingeben werden. Nach der Auswahl des Studierenden werden die Auswahllisten gefüllt, um ihn für die gewählte Leistung einzubuchen, die der Studierende noch nicht abgelegt hat und dieser Lehrveranstaltung zu geordnet ist. Wenn das Programm nicht alle Felder ausfüllt und dadurch die Auswahl nicht möglich ist, kann dies mehrere Ursachen haben: 1) Student ist schon angemeldet 2) Student hat Prüfung schon absolviert 3) Student hat noch offene Leistungen in anderer Liste 4) Studiengang des Studenten ist nicht mit Prüfung verknüpft 5) Student ist exmatrikuliert, beurlaubt, Sollte keine der Ursachen zutreffen, wenden Sie sich bitte an das Prüfungsamt. Nach der Auswahl der Prüfung für die sich der Studierende anmelden will, auf den Button anmelden drücken und danach ist der Studierende angemeldet und ist in der Liste darunter zu sehen Speichern, Drucken, Download und Sortierung Das Speichern, Drucken und Herunterladen ist analog zu FlexNow Stand: Seite 8 von 12

9 3.3. Anlegen und Bearbeiten von Lehrveranstaltungen Bitte verwenden Sie diese Funktion nur nach Rücksprache mit dem FlexNow-Team! Es handelt sich um ein sehr mächtiges Werkzeug und setzt detaillierte Kenntnisse über die Programmabläufe in FlexNow voraus Studentendaten Durch Klicken des Buttons Bearbeiten auf der Auswahlseite öffnet sich ein neues Fenster, in welchem die Leistungen von Studierenden eingesehen werden können. Die folgende Darstellung ist zur Wahrung der Übersichtlichkeit stark eingeschränkt worden. Es können noch wesentlich mehr Informationen zum Studenten angezeigt werden. Bitte beachten Sie, dass nur Leistungen die an Ihrem Lehrstuhl erbracht wurden angezeigt werden. Zunächst ist über Eingabe des Namens oder der Matrikelnummer der gewünschte Student zu suchen. Alle Übereinstimmungen werden darunter stehenden Drop- Down-Menü angezeigt. Hieraus kann der gewünschte Student gewählt werden. Sollte der Student an Ihrem Lehrstuhl Leistungen erbracht haben, werden diese in der darunter stehenden Liste aufgeführt. Die Funktionen dieser Liste sind analog zu den bereits beschriebenen Listen. Über den Button drucken können Sie die aufgeführten Leistungen in Form einer PDF-Datei ausdrucken. FlexNow Stand: Seite 9 von 12

10 4. CSV-Import 4.1. Einspielen von.csv-dateien Über den Hauptmenü-Punkt CSV-Import können in Excel geschriebene Notenliste eingelesen werden. Dies ist besonders bei längeren Teilnehmerlisten sehr hilfreich. Zunächst ist die Prüfungsart auszuwählen. Im folgendem wird als Beispiel zentral organisierte Prüfungen verwendet. Nach Auswahl der Prüfungsart und Betätigen des Buttons Weiter, erscheinen neue Drop-Down-Menüs mit deren Hilfe das Prüfungsangebot näher bestimmt wird. Zunächst ist die Teilprüfungsgruppe zu wählen, danach Semester und Prüfungstermin. Sollte zum bisher gewählten Termin nur ein Prüfungsangebot existieren, wird das Drop-Down-Menü Prüfungsangebot nicht angezeigt. Nach vollständiger Auswahl ist diese mit Klick auf den Button Weiter zu bestätigen. Nachdem die relevante Prüfung ausgewählt wurde, kann nun eine csv-datei hochgeladen werden. Dazu wird der Button Durchsuchen oder Auswählen ausgewählt. Nun kann man auf der eigenen Festplatte nach einer der entsprechenden Datei suchen. FlexNow Stand: Seite 10 von 12

11 Durch Öffnen wird die entsprechende Datei vorbereitet zum Hochladen, durch das Betätigen Sie den Button Datei hochladen und die Noten werden eingetragen. Dabei wird überprüft, ob der Student in der Liste der Teilnehmer vorhanden ist und ob Schreibrechte (Stift-Symbol in Teilnehmerliste) erteilt wurden. Die erste Fehlermeldung zeigt, dass Sie aktuell keine Schreibrechte für die Matrikelnummer 652 haben. Ist dies bei allen Listenpositionen so, melden Sie sich bitte bei Ihrem zuständigen Prüfungsamt und lassen sich für die Noteneingabe freischalten. Die beiden Meldungen in der Mitte zeigen einen erfolgreichen Schreibvorgang. Die letzte Fehlermeldung deutet daraufhin, dass die Matrikelnummer 16 nicht in der Ziel-Teilnehmerliste vorhanden ist Erzeugen einer.csv-datei für den Notenimport Folgendes Aussehen hat ein Excelsheet, das in Flexnow eingelesen werden kann. Wichtig ist, dass es mindestens eine Spalte gibt mit der Bezeichnung Matrnr und eine Spalte mit Note. Bitte beachten Sie die korrekte Groß- und Kleinschreibung. FlexNow Stand: Seite 11 von 12

12 Speichern Sie die Excel-Tabelle als CSV (Trennzeichen-getrennt)(*.csv). FlexNow Stand: Seite 12 von 12