ECDL - Europäischer Computer Führerschein. Peter Wies 1. Ausgabe, August 2010

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1 ECDL - Europäischer Computer Führerschein Peter Wies 1. Ausgabe, August 2010 Modul 4 - Tabellenkalkulation (mit Windows 7 und Excel 2010) gemäß Syllabus 5.0 ECDL4-10-5_ATCH

2 I ECDL - Modul 4 - Tabellenkalkulation (mit Windows 7 und Excel 2010) Erste Schritte mit Excel 1 Überblick Der Europäische Computer Führerschein Was Sie wissen sollten Excel kennenlernen Tabellenkalkulation mit Excel Excel starten und beenden Das Excel-Anwendungsfenster Befehle aufrufen Die Excel-Hilfe verwenden Schnellübersicht Übung Grundlagen der Tabellenbearbeitung Im Tabellenblatt bewegen Daten im Tabellenblatt eingeben Zellinhalte verändern und löschen Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe verändern Zellen markieren Arbeiten rückgängig machen Arbeitsblätter drucken Arbeitsmappen speichern und schließen Arbeitsmappen erzeugen und öffnen Schnellübersicht Übung Mit Formeln arbeiten Aufbau und Eingabe von Formeln Die Funktion SUMME Zellbezüge durch Zeigen in Formeln einfügen Formeln bearbeiten Schnellübersicht Übung Tabellenaufbau und -gestaltung 5 Die grundlegende Zellformatierung Formatierungsgrundlagen Schriftarten und Schriftattribute festlegen Zellinhalte ausrichten Zeilenumbrüche und verbundene Zellen verwenden Rahmen und Linien nutzen Hintergrundfarbe bzw. -muster zuweisen Zahlen formatieren Schnelle Formatierungsmöglichkeiten Schnellübersicht Übungen Ausfüllen, Kopieren und Verschieben Wiederholen und automatisches Vervollständigen Verschieben und Kopieren mittels Drag & Drop Verschieben und Kopieren mittels Zwischenablage Die Ausfüllfunktion nutzen Relative, absolute und gemischte Bezüge verwenden Schnellübersicht Übungen Tabellenstruktur bearbeiten Spalten bzw. Zeilen aus- oder einblenden Spalten bzw. Zeilen einfügen oder löschen Zellen einfügen oder löschen Schnellübersicht Übungen...70 Funktionen 8 Mit einfachen Funktionen arbeiten Aufbau und Eingabe von Funktionen Auswahl einfacher Funktionen Die Funktionsbibliothek verwenden Aufbau und Einsatzgebiete der WENN-Funktion Fehler in Formeln finden Fehlerwerte in Formelzellen Tabellenblatt auf Formelfehler prüfen Schnellübersicht Übungen Mit Datum und Uhrzeit arbeiten Datums- und Zeitangaben eingeben und formatieren Einfache Zeitberechnungen durchführen Mit Datums- und Uhrzeitfunktionen arbeiten Praktische Anwendungen Schnellübersicht Übung...94 Professionelle Darstellung von Daten und Tabellen 10 Diagramme erstellen und schnell gestalten Grundlagen zu Diagrammen Diagramm mit einem bestimmten Diagrammtyp erstellen HERDT-Verlag

3 Inhalt I 10.3 Anordnung der Diagrammdaten vertauschen Größe und Position eines Diagrammobjekts ändern Diagramm auf ein Diagrammblatt verschieben Diagramm mit einem vorgefertigten Layout gestalten Diagramm mit einer Diagrammformatvorlage gestalten Daten mit Sparklines veranschaulichen Schnellübersicht Übungen Diagramme bearbeiten Diagrammelemente markieren und bearbeiten Diagrammelemente formatieren Diagramme beschriften Datenreihen bzw. Datenpunkte beschriften Inhalt/Formatierung von Beschriftungselementen ändern Diagrammdarstellung bzw. -struktur ändern Diagramme drucken Schnellübersicht Übung Tabellen und Arbeitsmappen 12 Tabellen mit individuellen Einstellungen drucken Die Druckseiten kontrollieren Grundlegende Seitenlayouteinstellungen vornehmen Erweiterte Druckeinstellungen festlegen Seitenumbrüche definieren Kopf- und Fußzeilen verwenden Spalten- und Zeilentitel festlegen Schnellübersicht Übung Arbeitsmappen effektiv nutzen Mit Arbeitsmappen arbeiten Arbeitsblätter verschieben und kopieren Anzeige der Arbeitsblätter festlegen Zellbezüge auf andere Tabellenblätter verwenden Zellbezüge auf andere Arbeitsmappen nutzen Arbeitsmappen schützen Dokumenteigenschaften festlegen bzw. entfernen Arbeitsmappen in unterschiedlichen Excel-Versionen einsetzen Speicheroptionen für Arbeitsmappen festlegen Schnellübersicht Übungen Daten sortieren und filtern Tabellen nach Zellinhalten sortieren Tabellen nach Formatierungen sortieren Den AutoFilter verwenden Vordefinierte Filterkriterien im AutoFilter verwenden Die Liste des AutoFilters nutzen Nach Formatierungen filtern Schnellübersicht Übung Große Tabellen bearbeiten Schnell bestimmte Zellen markieren Tabellen zoomen Arbeitsmappenfenster in Ausschnitte teilen Zeilen und Spalten fixieren Die Rechtschreibprüfung verwenden Bestimmte Zellinhalte suchen und ersetzen Schnellübersicht Übung Anhang: So finden Sie die Inhalte zu den Lernzielen Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 3 ECDL - Modul 4 - Tabellenkalkulation (mit Windows 7 und Excel 2010) 3 Grundlagen der Tabellenbearbeitung In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie eine bestimmte Zelle im Tabellenblatt aktivieren wie Sie Daten in eine Tabelle eingeben wie Sie die Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe anpassen wie Sie Zellen markieren wie Sie Tabellen drucken und speichern wie Sie Arbeitsmappen öffnen, schließen und wie Sie neue erzeugen Voraussetzungen Excel starten und beenden 3.1 Im Tabellenblatt bewegen Zelle mit der Maus aktivieren Sie können nur in die aktive Zelle Daten eingeben. Möchten Sie die Dateneingabe nicht in Zelle A1 beginnen, müssen Sie zuvor die entsprechende Zelle als aktive Zelle festlegen. Klicken Sie die gewünschte Zelle in der Tabelle an. Zelle mit der Tastatur aktivieren Mauszeiger Aktive Zelle I W Ÿ V S Ÿ () S V () U O P S I () S W () Nächste Zelle gemäß Pfeilrichtung Zum Anfang/Ende des angrenzenden ausgefüllten Tabellenbereichs gemäß der Pfeilrichtung Eine Bildschirmseite nach unten Eine Bildschirmseite nach oben Erste Zelle der aktuellen Zeile S P Erste Zelle des Tabellenblattes (Zelle A1) S : Letzte Zelle des Tabellenblattes mit Inhalt 18 HERDT-Verlag

5 Grundlagen der Tabellenbearbeitung Daten im Tabellenblatt eingeben Text oder Zahlen eingeben Aktivieren Sie die Zelle, in die Sie Text oder eine Zahl eingeben möchten. Geben Sie die Daten in die Zelle ein. oder Klicken Sie in die Bearbeitungsleiste und geben Sie die Daten dort ein. Betätigen Sie die Ü- bzw. die T- Taste, um die Eingabe abzuschließen. Zellbezug der aktiven Zelle Aktive Zelle Bearbeitungsleiste Achten Sie darauf, dass Sie in jede Zelle einer Tabelle nur eine Angabe eintragen. Bei einer Adressliste geben Sie z. B. die Postleitzahl in eine Zelle und den Wohnort in eine andere Zelle ein. So lässt sich die Tabelle später beispielsweise nach Wohnorten sortieren. Damit Excel problemlos mit Formeln Berechnungen durchführen kann, dürfen Sie - mit Ausnahme des Eurosymbols ( ) - keine Einheiten (z. B. $ oder kg) zusammen mit den zugehörigen Zahlen innerhalb der gleichen Zellen eintragen. Sie können stattdessen Währungssymbole (z. B. CHF oder $) durch Zuweisen des Zahlenformats WÄHRUNG bzw. BUCHHALTUNG in den Zellen anzeigen (vgl. Abschnitt 5.7), spezielle Einheiten (z. B. km oder kg) in den entsprechenden Zellen mithilfe eines besonderen benutzerdefinierten Zahlenformats anzeigen, die betreffenden Einheiten in die jeweils benachbarten Zellen eingeben. Korrekturen während der Eingabe vornehmen Zum Beheben von Tippfehlern betätigen Sie die R-Taste. Durch Betätigen der È-Taste können Sie bei Bedarf die Eingabe abbrechen. Falls die Zelle vor der Eingabe bereits Daten enthält, werden diese durch das Abschließen der Eingabe überschrieben. Beim Abbrechen der Eingabe bleiben die betreffenden Daten erhalten. Besonderheiten bei der Eingabe von Zahlen Excel erkennt an den eingegebenen Zeichen automatisch, ob es sich um Text, Zahlen oder Formeln handelt. Werden in eine Zelle nur Ziffern eingetragen, interpretiert Excel diese Eingaben als Zahl. Zahlen werden in der Standardeinstellung von Excel rechtsbündig in der Zelle platziert. Einer negativen Zahl müssen Sie ein Minuszeichen voranstellen. Die letzte angezeigte Nachkommastelle rundet Excel kaufmännisch. Excel rechnet jedoch immer mit dem ursprünglichen ungerundeten Inhalt einer Zelle. Sehr große Zahlen werden in der Exponentialschreibweise dargestellt. HERDT-Verlag 19

6 3 ECDL - Modul 4 - Tabellenkalkulation (mit Windows 7 und Excel 2010) Besonderheiten bei der Eingabe von Text Texte werden in der Standardeinstellung linksbündig in der Zelle platziert. Wenn die Spaltenbreite nicht ausreicht, um einen Texteintrag komplett anzuzeigen, werden die rechten Nachbarzellen überdeckt. Falls die rechte Nachbarzelle nicht leer ist, wird der Text in der Zelle nicht vollständig angezeigt. Der komplette Inhalt der aktiven Zelle bleibt jedoch erhalten und wird in der Bearbeitungsleiste eingeblendet. Bei sehr umfangreichen Einträgen können Sie die Bearbeitungsleiste durch Anklicken des Symbols am rechten Rand der Leiste vergrößern und bei Bedarf den gewünschten Teil des Zellinhalts mithilfe der zur Verfügung stehenden Bildlaufpfeile anzeigen. Über das Symbol stellen Sie die ursprüngliche Größe der Bearbeitungsleiste wieder her. 3.3 Zellinhalte verändern und löschen Zellinhalte verändern Zellinhalte können Sie direkt in der Zelle oder in der Bearbeitungsleiste ändern. Klicken Sie doppelt auf die gewünschte Zelle. Der Cursor wird in die Zelle gesetzt und der Zelleintrag wird komplett angezeigt. Alternative: Zelle aktivieren, " Bewegen Sie den Cursor mit der Maus oder den Pfeiltasten an die Stelle des Zellinhalts, an der Sie Veränderungen vornehmen möchten. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Bestätigen Sie die Änderungen beispielsweise mit der Ü-Taste. I/W S I/W P/: R _ Cursor zeichenweise nach links bzw. rechts bewegen Cursor wortweise nach links bzw. rechts bewegen Cursor an den Anfang bzw. das Ende des Zellinhalts bewegen Zeichen links des Cursors löschen Zeichen rechts des Cursors löschen * Wenn Sie diese Taste betätigen, können Sie bei der Eingabe von Daten alle Zeichen ab der Cursorposition überschreiben (Überschreibmodus). Durch erneutes Betätigen dieser Taste gelangen Sie zurück in den Einfügemodus, der standardmäßig in Excel aktiviert ist. Im Einfügemodus werden alle Zeichen, die Sie eingeben, an der aktuellen Stelle eingefügt. 20 HERDT-Verlag

7 Grundlagen der Tabellenbearbeitung 3 Zellinhalte löschen Aktivieren Sie die Zelle mit dem zu löschenden Zellinhalt. Betätigen Sie die _-Taste. 3.4 Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe verändern Einzelne Spalten bzw. Zeilen anpassen Damit große Texteinträge vollständig in der jeweiligen Zelle angezeigt werden, können Sie die zugehörige Spaltenbreite verändern. In Excel wird immer die Breite der kompletten Spalte verändert. Es ist nicht möglich, die Breite einer einzigen Zelle zu verändern. Zeigen Sie mit der Maus auf die Linie rechts des Spaltenkopfes. Der Mauszeiger verwandelt sich in das Symbol. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und verändern Sie die Spaltenbreite durch Ziehen mit der Maus. In einer Infobox wird die aktuelle Spaltenbreite angezeigt. Lassen Sie die linke Maustaste wieder los. Spaltenkopf Zeilenkopf Spalte verbreitern Die Zeilenhöhe können Sie durch Ziehen der unteren Zeilenbegrenzung verändern. Mit einem Doppelklick auf die rechte Begrenzungslinie im Spaltenkopf bzw. die untere Begrenzungslinie im Zeilenkopf können Sie schnell die optimale Breite bzw. Höhe einstellen. Hierdurch werden Breite und Höhe so angepasst, dass der Inhalt der betreffenden Spalten bzw. Zeilen vollständig angezeigt wird. Möchten Sie eine bestimmte Spaltenbreite/Zeilenhöhe festlegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spalten- bzw. Zeilenkopf und rufen Sie den Kontextmenüpunkt SPALTENBREITE bzw. ZEILENHÖHE auf. Geben Sie im anschließend geöffneten Dialogfenster den gewünschten Wert ein und bestätigen Sie mit OK. Haben Sie zuvor mehrere Spalten oder Zeilen markiert (vgl. nächsten Abschnitt), werden die Einstellungen dem gesamten markierten Bereich zugewiesen. Mögliche unerwünschte Effekte nach dem Verringern der Spaltenbreite Wenn nach einer Verringerung der Spaltenbreite Zahlen zu groß für die korrekte Darstellung sind, werden in den entsprechenden Zellen statt der Zahlen #-Zeichen als Platzhalter ausgegeben. Verbreitern Sie die jeweilige Spalte, bis die Zahlen wieder korrekt angezeigt werden. Durch Verkleinern der Spalten und Zeilen kann es vorkommen, dass Spalten oder Zeilen ausgeblendet werden. Die Daten in den betreffenden Spalten/Zeilen sind aber nicht gelöscht. Sie werden nur nicht angezeigt, lassen sich aber bei Bedarf schnell wieder einblenden (vgl. Abschnitt 7.1). HERDT-Verlag 21

8 3 ECDL - Modul 4 - Tabellenkalkulation (mit Windows 7 und Excel 2010) 3.5 Zellen markieren Tabellenteile markieren Sie können bestimmte Arbeiten (beispielsweise Kopieren, Verschieben, Ausfüllen oder Formatieren) für mehrere Zellen gleichzeitig durchführen. Hierzu ist es notwendig, die Zellen vor Aufruf des Befehls zu markieren. Die markierten Zellen werden als Bereich bzw. Zellbereich bezeichnet. Markierte Zellen werden farbig hinterlegt und umrahmt. Die entsprechenden Zeilenund Spaltenköpfe werden ebenfalls farbig hervorgehoben. Sämtliche Befehle, die zur Bearbeitung von Zellen zur Verfügung stehen, werden automatisch auf alle markierten Zellen angewandt. Mit der Maus markieren Durch Anklicken des Symbols, das sich links neben den Spaltenköpfen befindet, markieren Sie das gesamte Tabellenblatt. Eine komplette Spalte markieren Sie durch Anklicken des betreffenden Spaltenkopfs. Um eine komplette Zeile zu markieren, klicken Sie den entsprechenden Zeilenkopf an. Durch Ziehen der Maus bei gedrückter Maustaste markieren Sie einen Zellbereich. Wenn ein Bereich markiert ist, bleibt immer eine Zelle aktiv. Es handelt sich dabei um die erste Zelle, ab der die Markierung erweitert wurde. Ist bereits ein Zellbereich markiert, können Sie weitere nicht zusammenhängende Zellbereiche durch Ziehen mit der Maus bei gedrückter S-Taste markieren. Mit den Pfeiltasten bzw. durch Anklicken einer Zelle heben Sie die Markierung wieder auf. Wenn Sie bei gedrückter H-Taste eine Zelle anklicken oder eine Pfeiltaste betätigen, wird immer ein zusammenhängender Bereich markiert. Wenn Sie während des Markierens die S-Taste gedrückt halten, können Sie zusätzliche unabhängige Bereiche markieren. H + Klick Zusammenhängenden Bereich markieren S + Klick Unabhängige Bereiche markieren Falls ein Zellbereich markiert ist, können Sie mit der Ü- bzw. der T-Taste oder der Tastenkombination H Ü bzw. H T zwischen den markierten Zellen wechseln. 22 HERDT-Verlag

9 Grundlagen der Tabellenbearbeitung 3 Mit der Tastatur markieren Während der Dateneingabe kann es sinnvoll sein, mit Tastenkombinationen zu markieren. Je nach Position der aktiven Zelle können Sie folgende Bereiche markieren: Markierung Aktuelle Zeile Aktuelle Spalte Ausgefüllter Zellbereich um die aktive Zelle Gesamtes Tabellenblatt Ab aktiver Zelle in die gewünschte Richtung Tastenkombination H K S K S a (einmal betätigen) S a (zweimal betätigen) H + Pfeiltaste Ab aktiver Zelle zur untersten Zelle mit Inhalt H S : Ab aktiver Zelle zum Anfang des Tabellenblattes (Zelle A1) H S P 3.6 Arbeiten rückgängig machen Letzte Aktion rückgängig machen Excel erlaubt es, die letzten durchgeführten Arbeitsschritte zu widerrufen. Sollten Sie beispielsweise versehentlich einen oder mehrere Zellinhalte gelöscht haben, können Sie diese Aktion wieder rückgängig machen. Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf das Symbol. Alternative: S z Mehrere Aktionen rückgängig machen Klicken Sie mehrfach auf das Symbol oder betätigen Sie mehrmals die Tastenkombination S z. oder Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Symbol und wählen Sie im geöffneten Listenfeld durch Markieren die Anzahl der Aktionen, die rückgängig gemacht werden sollen. Sind mehrere Arbeitsmappen in Bearbeitung, werden im Listenfeld des Symbols die in sämtlichen geöffneten Arbeitsmappen durchgeführten Aktionen angezeigt - und zwar ohne Hinweis auf die Arbeitsmappe, in der die jeweilige Aktion erfolgte. Rückgängig gemachte Aktionen wiederherstellen Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf das Symbol. Alternative: S y oder Öffnen Sie mit dem Pfeil neben dem Symbol das dazugehörige Listenfeld und wählen Sie die Anzahl der rückgängig gemachten Aktionen, die Sie wiederherstellen möchten. HERDT-Verlag 23

10 3 ECDL - Modul 4 - Tabellenkalkulation (mit Windows 7 und Excel 2010) 3.7 Arbeitsblätter drucken Aktuelles Arbeitsblatt schnell drucken Mithilfe des Symbols lässt sich das aktive Arbeitsblatt mit einem einzigen Klick drucken. Dabei werden automatisch die Standardeinstellungen von Excel und des Druckers übernommen. Um das Symbol nutzen zu können, müssen Sie es zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen: Klicken Sie auf den Pfeil neben der Symbolleiste und wählen Sie in der geöffneten Liste den Eintrag SCHNELLDRUCK. Arbeitsmappen mit bestimmten Einstellungen drucken Klicken Sie auf das Register DATEI und wählen Sie in der geöffneten Backstage-Ansicht im linken Fensterbereich die Kategorie DRUCKEN. Alternative: S p Nehmen Sie im mittleren Fensterbereich die gewünschten Druckeinstellungen vor (vgl. nachfolgende Tabelle) und starten Sie den Ausdruck mit der Schaltfläche DRUCKEN. Druckvorschau Sie möchten mehrere Exemplare drucken einen anderen Drucker verwenden die komplette Arbeitsmappe drucken Geben Sie die Anzahl der zu druckenden Exemplare in das Eingabefeld ein. Wählen Sie im Listenfeld den gewünschten Drucker. Wählen Sie im Listenfeld den Eintrag GESAMTE ARBEITS- MAPPE DRUCKEN. 24 HERDT-Verlag

11 Grundlagen der Tabellenbearbeitung 3 Sie möchten ausgewählte Arbeitsblätter drucken Markieren Sie vor Anklicken des Registers DATEI die zu druckenden Arbeitsblätter, indem Sie die betreffenden Arbeitsblattnamen im Blattregister bei gedrückter S- Taste anklicken. Wählen Sie im Listenfeld den Eintrag AKTIVE TABELLEN DRUCKEN. bestimmte Teile des aktuellen Arbeitsblatts drucken Markieren Sie vor Anklicken des Registers DATEI den Bereich, den Sie drucken möchten. Wählen Sie im Listenfeld den Eintrag AUSWAHL DRUCKEN. oder Geben Sie die Seitenzahlen der zu druckenden Seiten in die Eingabefelder und ein. Wenn Ihr Drucker in der Lage ist, doppelseitige Ausdrucke anzufertigen, können Sie diese Funktion über den entsprechenden Eintrag im Listenfeld wählen. Problem: Die Tabelle ist breiter/größer als die Druckseite Lösungsmöglichkeit 1: Querformat einstellen Standardmäßig werden Tabellen im Hochformat gedruckt. Wenn Sie für die Druckseite das Querformat einstellen, passen weitere Spalten auf die Seite. Die Auswirkungen der im Folgenden beschriebenen Einstellungen lassen sich anhand der Druckvorschau direkt in der Backstage-Ansicht überprüfen. Wählen Sie im Listenfeld den Eintrag QUERFORMAT. Lösungsmöglichkeit 2: Tabelle an die Druckseite anpassen Tabellen lassen sich bei Bedarf an die Größe der Druckseite anpassen. Hierdurch können Sie z. B. festlegen, dass die komplette Tabelle oder alle Spalten bzw. Zeilen der Tabelle auf einer Druckseite erscheinen. Wählen Sie in der geöffneten Backstage-Ansicht (Kategorie DRUCKEN) im abgebildeten Listenfeld den Eintrag, um die komplette Tabelle auf einer Druckseite darzustellen;, wenn alle Spalten der Tabelle auf einer Druckseite angezeigt werden sollen;, wenn alle Zeilen der Tabelle auf einer Druckseite erscheinen sollen. HERDT-Verlag 25

12 3 ECDL - Modul 4 - Tabellenkalkulation (mit Windows 7 und Excel 2010) 3.8 Arbeitsmappen speichern und schließen Arbeitsmappen erstmalig speichern Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf das Symbol. Alternative: S s Standardspeicherort für Arbeitsmappen Navigationsbereich Wählen Sie bei Bedarf über den Navigationsbereich einen anderen Speicherort. Geben Sie im Listenfeld einen aussagekräftigen Namen für Ihre Arbeitsmappe ein. Der Dateiname kann maximal 255 Zeichen lang sein und darf folgende Zeichen nicht enthalten: / \ : *? " < > Die Dateinamenerweiterung.xlsx (Kennzeichnung für Excel-Arbeitsmappen) brauchen Sie nicht mit einzugeben. Diese wird von Excel automatisch ergänzt. Stellen Sie sicher, dass im Listenfeld der Eintrag EXCEL-ARBEITSMAPPE eingestellt ist. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. Haben Sie beim Speichern einen Namen vergeben, der bereits für eine andere Arbeitsmappe gewählt wurde, blendet Excel einen Warnhinweis ein. Wenn Sie die bestehende Arbeitsmappe nicht überschreiben möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche NEIN. Möglicherweise ist nach dem Öffnen des Dialogfensters SPEICHERN UNTER im Listenfeld der Eintrag OPENDOCUMENT-KALKULATIONSTABELLE voreingestellt. Das Speichern einer Arbeitsmappe in diesem Dateiformat kann jedoch zu Verlusten von Excel-Funktionalitäten bzw. Dateiinhalten führen. Damit Arbeitsmappen künftig standardmäßig im Excel-Dateiformat gespeichert werden, aktivieren Sie das Register DATEI und betätigen Sie die Schaltfläche OPTIONEN. Wechseln Sie im eingeblendeten Dialogfenster zur Kategorie SPEICHERN und wählen Sie im obersten Listenfeld den Eintrag EXCEL-ARBEITSMAPPE. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK und bestätigen Sie die anschließende Rückfrage mit JA. Geänderte Arbeitsmappen speichern Möchten Sie Änderungen speichern, die Sie an einer bereits gespeicherten Arbeitsmappe vorgenommen haben, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf das Symbol. Alternative: S s 26 HERDT-Verlag

13 Grundlagen der Tabellenbearbeitung 3 Die ursprüngliche Version der Arbeitsmappe wird automatisch durch die aktuelle Version ersetzt. Das Dialogfenster SPEICHERN UNTER wird dabei nicht mehr eingeblendet. Arbeitsmappen unter neuem Namen speichern Beim Bearbeiten einer Arbeitsmappe ist es manchmal sinnvoll, die Arbeitsmappe sowohl in ihrer bisherigen als auch in ihrer bearbeiteten Fassung zu erhalten. Speichern Sie hierzu die geänderte Version unter einem neuen Namen. Wechseln Sie zum Register DATEI und klicken Sie anschließend im linken Fensterbereich auf die Schaltfläche SPEICHERN UNTER. Alternative: ` Vergeben Sie im eingeblendeten Dialogfenster im Listenfeld DATEINAME einen anderen Namen für die Arbeitsmappe. Wählen Sie bei Bedarf einen anderen Speicherort, und bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. Arbeitsmappen schließen Klicken Sie auf das Schließfeld des Arbeitsmappenfensters. Alternative: S $ Wurde die Arbeitsmappe seit der letzten Änderung nicht mehr gespeichert, können Sie die aktuelle Version auf Rückfrage (Dialogfenster) speichern. 3.9 Arbeitsmappen erzeugen und öffnen Neue Arbeitsmappen erzeugen Betätigen Sie die Tastenkombination S n, um eine neue leere Arbeitsmappe zu erzeugen. oder Klicken Sie auf das Register DATEI und wählen Sie die Kategorie NEU. Klicken Sie doppelt auf das Symbol LEERE ARBEITSMAPPE. Möchten Sie eine bereits vorhandene Arbeitsmappe als Basis für eine neue Arbeitsmappe nutzen, klicken Sie auf das Symbol. Wählen Sie im anschließend geöffneten Dialogfenster über den Navigationsbereich den Speicherort der gewünschten Arbeitsmappe und klicken Sie im Inhaltsbereich doppelt auf den betreffenden Dateinamen. HERDT-Verlag 27

14 3 ECDL - Modul 4 - Tabellenkalkulation (mit Windows 7 und Excel 2010) Sie können der Symbolleiste für den Schnellzugriff das Symbol hinzufügen, über das sich mit einem Klick eine neue leere Arbeitsmappe erzeugen lässt. Klicken Sie hierzu auf den Pfeil neben der Symbolleiste und wählen Sie den Eintrag NEU. Zuletzt verwendete Arbeitsmappen öffnen Im Register DATEI werden bei aktivierter Kategorie ZULETZT VERWENDET standardmäßig zwei Listen angezeigt: Eine Liste enthält die letzten 25 Arbeitsmappen, die Sie geöffnet hatten, in der anderen Liste werden die zuletzt besuchten Speicherorte angezeigt. Durch Anklicken eines Dateinamens in der Liste der zuletzt verwendeten Arbeitsmappen öffnen Sie die entsprechende Arbeitsmappe. Möchten Sie, dass eine bestimmte Arbeitsmappe bzw. ein bestimmter Speicherort ständig in der Liste verbleibt, klicken Sie auf das Symbol hinter dem Eintrag. Das Symbol ändert hierdurch seine Form und der Name der Arbeitsmappe bzw. des Speicherorts wird an den Anfang der Liste verschoben. Um die Fixierung des Eintrags in der Liste wieder aufzuheben, klicken Sie erneut auf das entsprechende Symbol. Über den Kontextmenüpunkt AUS LISTE ENTFERNEN können Sie einzelne Einträge aus den Listen entfernen. Die zuletzt bearbeiteten Arbeitsmappen lassen sich auch direkt im linken Fensterbereich des Registers DATEI anzeigen. Aktivieren Sie hierzu im Register DATEI in der Kategorie ZULETZT VER- WENDET am unteren Fensterrand das Kontrollfeld. Sie können bei Bedarf im zugehörigen Eingabefeld die Anzahl der dort angezeigten Arbeitsmappen festlegen (maximal 25). Früher bearbeitete Arbeitsmappen öffnen Falls die von Ihnen gewünschte Arbeitsmappe nicht in der Liste der zuletzt verwendeten Arbeitsmappen aufgeführt wird, können Sie sie über das Dialogfenster ÖFFNEN laden. Betätigen Sie die Tastenkombination S o. oder Wechseln Sie zum Register DATEI und klicken Sie anschließend im linken Fensterbereich auf die Schaltfläche ÖFFNEN. 28 HERDT-Verlag

15 Grundlagen der Tabellenbearbeitung 3 Sollte die gewünschte Arbeitsmappe nicht im Inhaltsbereich des Dialogfensters ÖFFNEN angezeigt werden, wechseln Sie über den Navigationsbereich zum betreffenden Speicherort. Klicken Sie doppelt auf den Namen der Arbeitsmappe. Sie können das Symbol zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen, über das sich mit einem Klick das Dialogfenster ÖFFNEN einblenden lässt. Klicken Sie hierzu auf den Pfeil neben der Symbolleiste und wählen Sie den Eintrag ÖFFNEN. Mögliche Besonderheit beim Öffnen von Arbeitsmappen Wenn Sie eine Arbeitsmappe öffnen, die sich z. B. an einem vermeintlich unsicheren Speicherort befindet (etwa auf einer Webseite oder einem Netzlaufwerk), blendet Excel über der Bearbeitungsleiste die Dokumentationsleiste mit einer Sicherheitswarnung ein. Die betreffende Arbeitsmappe wird in der sogenannten geschützten Ansicht geöffnet, in der die Inhalte der Datei zwar angezeigt, aber zunächst nicht bearbeitet werden können. Möchten Sie sich in der Excel-Hilfe eingehender über die geschützte Ansicht informieren, klicken Sie auf den Link. Aktivieren Sie anschließend im mittleren Fensterbereich der geöffneten Backstage-Ansicht den Link Weitere Informationen zur geschützten Ansicht. Wenn Sie die Inhalte einer Arbeitsmappe, die in der geschützten Ansicht geöffnet wurde, bearbeiten möchten, klicken Sie in der Dokumentationsleiste auf die Schaltfläche BEARBEI- TUNG AKTIVIEREN. Um sicherzustellen, dass durch die entsprechende Arbeitsmappe keine Schäden an Ihrem Computer verursacht werden können, sollten Sie jedoch die entsprechende Datei vorher mit einem aktuellen Antivirenprogramm überprüfen. HERDT-Verlag 29

16 3 ECDL - Modul 4 - Tabellenkalkulation (mit Windows 7 und Excel 2010) Zwischen geöffneten Arbeitsmappen wechseln Wenn Sie mehrere Arbeitsmappen gleichzeitig in Excel geöffnet haben, können Sie folgendermaßen zwischen den einzelnen Dateien wechseln: Betätigen Sie die Tastenkombination S &. oder Wechseln Sie zum Register ANSICHT. Klicken Sie in der Gruppe FENSTER auf die Schaltfläche FENSTER WECHSELN und wählen Sie in der eingeblendeten Liste den Namen der gewünschten Arbeitsmappe. Mit der Schaltfläche können Sie die momentan geöffneten Arbeitsmappen so anordnen lassen, dass sie alle im Excel-Anwendungsfenster sichtbar sind Schnellübersicht Sie möchten Zellen mit der Tastatur aktivieren Daten eingeben/ überschreiben Zellinhalte verändern Zellinhalte löschen die Spaltenbreite/Zeilenhöhe ändern einen Zellbereich markieren Mehrfachbereiche markieren Arbeiten rückgängig machen rückgängig gemachte Aktionen wiederherstellen die aktuelle Tabelle drucken I, W, Ÿ, V, U, O, P, S P,S : Zelle aktivieren, Daten in die Zelle oder Bearbeitungsleiste eingeben, Ü Zelle doppelt anklicken, Änderungen vornehmen, Ü Zellen markieren, _ Begrenzungslinie im Spalten- bzw. Zeilenkopf mit der Maus ziehen oder doppelt anklicken Maus bei gedrückter Maustaste über gewünschten Zellbereich ziehen oder H-Taste in Verbindung mit einer Pfeiltaste betätigen Bereiche bei gedrückter S-Taste mit der Maus markieren Symbolleiste für den Schnellzugriff, Symbolleiste für den Schnellzugriff, Register DATEI, Kategorie DRUCKEN oder S p Arbeitsmappen speichern Symbolleiste für den Schnellzugriff, oder S s Arbeitsmappen schließen im Arbeitsmappenfenster oder S $ 30 HERDT-Verlag

17 Grundlagen der Tabellenbearbeitung 3 Sie möchten neue Arbeitsmappen erzeugen Arbeitsmappen öffnen zwischen geöffneten Arbeitsmappen wechseln S n oder Register DATEI, Kategorie NEU, Symbol LEERE ARBEITSMAPPE S o oder Register DATEI, Schaltfläche ÖFFNEN S & oder Register ANSICHT, Gruppe FENSTER, Schaltfläche FENSTER WECHSELN 3.11 Übung Die Umsätze eines Quartals eingeben Level Zeit ca. 15 min Übungsinhalte Daten eingeben und Zellbereiche markieren Zellinhalte verändern und löschen Arbeitsmappen öffnen, speichern und schließen Die Rückgängig-Funktion nutzen Übungsdatei -- Ergebnisdatei Quartal-E Erzeugen Sie eine neue Arbeitsmappe. Geben Sie entsprechend der Abbildung die Daten in die Tabelle ein. Aktivieren Sie hierzu die Zellen abwechselnd mit der Tastatur und mit der Maus. Ergebnisdatei "Quartal-E" Worin bestünde der Vorteil, wenn Sie zuerst den Bereich B3 bis E5 markiert und dann die Zahlen in die markierten Zellen eingegeben hätten? Testen Sie diese Eingabeform im Zellbereich F3 bis G5, indem Sie die Daten von Frankfurt und Berlin in die markierten Zellen eingeben. Löschen Sie die Daten im Bereich F3 bis G5 anschließend. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Quartal-E. Schließen Sie die Datei und öffnen Sie sie anschließend wieder. Benutzen Sie hierfür die Liste der zuletzt verwendeten Arbeitsmappen. Ändern Sie die Einträge in der Spalte A in Januar, Februar und März und löschen Sie die Zellinhalte A3 - A5. Machen Sie das Löschen und die Änderungen in Spalte A wieder rückgängig. Speichern Sie die Datei unter Verwendung des Symbols. HERDT-Verlag 31