Ein System zur Bearbeitung weltweiter Bewerbungen auf Forschungsstellen der Max-Planck-Gesellschaft

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1 Ein System zur Bearbeitung weltweiter Bewerbungen auf Forschungsstellen der Max-Planck-Gesellschaft Dr. Wilfried Grieger Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung mbh Göttingen Am Fassberg, Göttingen Fon: Fax:

2 Die GWDG Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung mbh Göttingen Gesellschafter: Georg-August-Universität Göttingen Stiftung öffentlichen Rechts Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. 2

3 Aufgaben der GWDG Hochschulrechenzentrum für die Universität Göttingen IT-Kompetenzzentrum für die Max-PlanckGesellschaft (MPG) weltweit escience-infrastruktur mit z. B. zuverlässigen Kommunikationssystemen Hochleistungs- und Parallelrechnern Authentifizierungssystemen sicherer und langfristiger Archivierung 3

4 GWDG und Lotus Software seit 1999, Version 5.0, Lotus Academic Solution ursprünglich zur Synchronisation mit PDAs Datenbanken für organisatorische Aufgaben: Raum- und Ressourcenbelegung wissenschaftliche Tagungen Online-Umfragen mit Auswertungen Datenschutzregister Erfassung und Abrechnung von Aufträgen Benutzerverwaltung 4

5 Die MPG ca. 80 Max-Planck-Institute weltweit ca MitarbeiterInnen davon ca WissenschaftlerInnen aufgeteilt in drei Sektionen: Biologisch-Medizinische Chemisch-Physikalische, Technische Geistes-, Sozial- und Humanwissenschaftliche 5

6 Heterogenität der MPG eingesetzte Betriebssysteme: MS Windows (alle Varianten) Linux (alle Distributionen) MacOS (Versionen 9, 10) FreeBSD OpenVMS Solaris, AIX, Tru

7 Ausgangslage Beschluss des Präsidiums der MPG im September 2004: Bewerbungsprogramm Selbstständige Nachwuchsgruppen Weltweite Ausschreibung Erwartete Bewerberzahl: 500 bis Bewerbungszeitraum:

8 Anforderungen Eingabe der Bewerbungsunterlagen vollständig über das WWW: Anmeldung (Registration) Dokumente (Application) Empfehlung (Letter of Recommendation) Automatische Zuordnung von Anmeldung, Dokumenten und Empfehlungen zum Bewerber 8

9 Registration-Code Bei Anmeldung (Registration) Vergabe eines eindeutigen Registration Codes Bei Application und Letter of Recommendation wird dieser Code angefordert. Bestätigung jeder Eingabe per Bildschirm und zusätzlich per 9

10 Registration (1) 10

11 Registration (2) 11

12 Application 12

13 Letter of Recommendation 13

14 WWW-Browser für den Zugang getestete WWW-Browser: MS Internet Explorer Mozilla Firefox Mozilla Netscape Opera Konqueror Safari jeweils die letzten Versionen unter unterschiedlichen Betriebssystemen 14

15 Architektur des prüft RegCode piert o k t Agen tration s Regi Recom menda tion RegCode Input-DB tion a c i l p p A Ag en t ko pie rt tion a r t is Reg WWW Rüc kme ldun g Editor-DB per E-M ail 15

16 Begutachtung in Editor-DB Kontrolle der eingegangenen Daten durch Mitarbeiterstab in der MPG-Generalverwaltung (über Notes Client) Bei Mängeln Start eines Agenten, der die Mängel per an Bewerber dokumentiert. Auswahl der Bewerber durch Gutachter der MPG über das WWW 16

17 Gutachter-Ansicht (1) 17

18 Gutachter-Ansicht (2) 18

19 Gutachter-Ansicht (3) 19

20 iert p o k t Agen tration s Regi RegCode Input-DB Ag en t ko pie rt Editor-DB Replik Editor-DB zentraler Backup einmal täglich Datensicherheit tion Replika ten Minu alle 10 20

21 Datenschutz Leser prüft RegCode https piert o k t Agen tration s Regi Anonymous Einlieferer https keine Masken RegCode Input-DB Ag en t WWW Gutachter Leser, Password https Editor-DB Bearbeiter Notes-ID ko pie rt 21

22 Abschlussarbeiten Einladungen zum Vortrag persönlich per durch den Mitarbeiterstab Absagen per Agent direkt aus der Datenbank 2006 Beginn der dritten Kampagne Großer Erfolg für die MPG! 22

23 Autoren Sigrun Greber Dr. Wilfried Grieger Arbeitsgruppe Basisdienste und Organisation der GWDG 23