Das Digitale Zwischenarchiv des Bundes. Informationsforum für die Bundesbehörden Koblenz, 14. Januar Michael Ucharim

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1 Das Digitale Zwischenarchiv des Bundes Informationsforum für die Bundesbehörden Koblenz, 14. Januar 2014 Michael Ucharim

2 Agenda Einleitung Rahmenbedingungen Rechtlich Finanziell Technisch-organisatorisch Grundlage der BSI-Standard TR-ESOR Empfohlene Architektur Empfohlene Anwendungsfälle Empfohlene Datenstruktur Das Digitale Zwischenarchiv des Bundes System-Architektur Datenstruktur Anwendungsfälle Beispiel für einen idealen Prozessablauf Zeitplan Diskussion Michael Ucharim

3 Einleitung Michael Ucharim

4 Das Bundesarchiv Einige Fakten: 1952 Errichtung in Koblenz ~ 700 Mitarbeiter 9 Dienststellen an 7 Dienstorten ~ Benutzer jährlichj ~ 300 Regal-km konventionelles Schriftgut ~ 12 Mio. Fotos (analog) ~ 150 Tsd. Filmtitel Bibliotheksgut, Karteien, Plakate, Tonträger ger. Seit 1970 (nach( 1990) Maschinenlesbare Daten Michael Ucharim

5 Auftrag nach Bundesarchivgesetz (BArchG) Das Archivgut des Bundes ist auf Dauer zu sichern [und] nutzbar zu machen... ( 1) Archivgut sind Unterlagen der Bundesbehörden von bleibendem Wert ( 2) Akten, Schriftstücke, Karten, Pläne sowie Träger von Daten-, Bild-, Film-, Ton- und sonstige Aufzeichnungen Das Bundesarchiv entscheidet... über den bleibenden Wert der Unterlagen ( 3) für die Erforschung oder das Verständnis der deutschen Geschichte, die Sicherung berechtigter Belange der Bürger die Bereitstellung von Informationen für Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtsprechung Michael Ucharim

6 Digitale Fortschreibung der Erfolgsgeschichte Zwischenarchiv Bundespräsident Bundesregierung Bundesverwaltung Bundesgerichte BVerfG Digitales Zwischenarchiv Bundesarchiv Michael Ucharim

7 Probleme in der digitalen Welt Alle Behörden produzieren große Datenmengen Diese unterliegen zunächst Aufbewahrungsfristen, die maximal 30 Jahre betragen können Diese sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen dem Bundesarchiv anzubieten Alle Behörden haben die gleichen Probleme Die Altdaten belasten die behördeneigenen Systeme Die Altdaten benötigen einen revisionssicheren Speicher Die Altdaten müssen verkehrsfähig gehalten werden Die archivwürdigen Altdaten müssen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen an das Bundesarchiv abgegeben werden Michael Ucharim

8 Lösung Lösung: Das Digitale Zwischenarchiv des Bundes Vorteile für die Bundesbehörden Verzicht auf teure dezentrale Langzeitspeicher in jeder Behörde Entlastung der behördeneigenen Systeme Sachgerechte und rechtssichere Speicherung für die Dauer der Aufbewahrungsfristen Komfortabler Zugriff aus dem eigenen DMS/VBS heraus Überwachung der Formate und Hinweise durch das Bundesarchiv Einfache Aussonderung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen Michael Ucharim

9 Rahmenbedingungen Michael Ucharim

10 Rahmenbedingungen rechtlich 39 GGO ivm. 18 RegR Behörden bleiben während der Dauer der Aufbewahrungs-fristen Eigentümer ihrer Daten Kabinettsbeschluss vom IT- Steuerung Bund IT-Konsolidierung: Rat der IT-Beauftragten der Ressorts (Strategien, Architekturen, Standards) Bündelung der Nachfrage Angebotskoordination der Dienstleistungszentren IT des Bundes (DLZ-IT) Konzentration der IT-Dienstleistungen in wenigen DLZ-IT des Bundes 8 II BSIG Berücksichtigung der technischer Richtlinien des BSI Einschlägig: BSI TR (TR-ESOR) Anforderungen an beweissichere Langzeitspeicherung Michael Ucharim

11 Grundlage: Der BSI-Standard TR-ESOR Michael Ucharim

12 Grundlage: Der BSI-Standard TR-ESOR TR (TR-ESOR) Ziel Standard für die Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente Definitionen für die beweissichere Architektur eines Langzeitspeichers für Sicherheitsmodule (ArchiSafe-, ArchiSig-, Krypto-Modul) für eine beweissichere Datenstruktur für Formate, Protokolle, Schnittstellen, etc. für mögliche Anwendungsfälle bzw. Funktionen in einem Langzeitspeicher Michael Ucharim

13 TR-ESOR Empfohlene System-Architektur Digitales Zwischenarchiv Michael Ucharim

14 TR-ESOR Empfohlene Architektur-Bestandteile Ingest / Access-Schnittstelle Bildung eines XAIP aus einem SIP Auslesen spezieller Metadaten aus dem XAIP und Übernahme in eine Suchdatenbank Bereitstellung aller Funktionen für die Speicherverwaltung Rückimport der XAIP als originales SIP/DIP Sicherheitsmodule ArchiSig-Modul ArchiSafe-Modul Crypto-Modul Speicher Michael Ucharim

15 TR-ESOR Empfohlene Datenstruktur XML-formatted Archival Information Package Package Header MetaData Section DataObject Section Credentials Section Enthält die eigentlichen Nutzdatenobjekte (XML oder Base64 kodiert) Enthält diejenigen Abgabeinformationen, die für das BArch vorgehalten werden Enthält Informationen über den Geschäfts- und Archivierungskontext der Nutzdaten (Erhaltungs- und Erschließungsdaten) Enthält kryptographische Beweisdaten, wie Signaturen, Zeitstempel, Statusinformationen Michael Ucharim

16 TR-ESOR Empfohlene Anwendungsfälle Archivierung (un)signierter Daten Ablage Ändern bereits archivierter Daten Hinzufügen von Primärdaten Hinzufügen oder Ändern von Metadaten Löschen einzelner Primär- oder Metadaten Abrufen archivierter Daten Abrufen von Beweisdaten Löschen archivierter Daten Michael Ucharim

17 Umsetzung im Digitalen Zwischenarchiv des Bundes Michael Ucharim

18 Umsetzung Architektur des Digitalen Zwischenarchivs Behörden-DMS Konnektor (Anmeldung/Im/Export) Z Bundesarchiv Konnektor (Anmeldung / Import) Z Ingest-/Access-Schnittstelle Digitales Zwischenarchiv des Bundes Silo BM1 Silo BM2 Silo BM3 Silo BM4 Z Silo BMn Silo BArch Z Michael Ucharim

19 Das Digitale Zwischenarchiv Datenstruktur XML-formatted Archival Information Package Package Header MetaData Section DataObject Section Credentials Section Enthält die eigentlichen Nutzdatenobjekte (XML oder Base64 kodiert) Enthält diejenigen Abgabeinformationen, die für das BArch vorgehalten werden Enthält Informationen über den Geschäfts- und Archivierungskontext der Nutzdaten (Erhaltungs- und Erschließungsdaten) Kryptographische Beweisdaten, wie Signaturen, Zeitstempel, Statusinformationen Michael Ucharim

20 Das Digitale Zwischenarchiv Package Header zur Recherche Recherchierbare Metadaten für das BArch eine ID, ein Akten- oder Vorgangszeichen, ein Titel bzw. Betreff, eine Versionsnummer, das Zurücklegedatum, die Aufbewahrungsfrist, eine Bewertungsentscheidung, eine Kurzbeschreibung der zurückgelegten Unterlagen, ein Angabe über das Format der zurückgelegten Unterlagen, ein Freifeld zur optionalen Aufnahme von Schlüssel- und Suchbegriffen Michael Ucharim

21 Das Digitale Zwischenarchiv Funktionen und Anwendungsfälle Michael Ucharim

22 Das Digitale Zwischenarchiv Idealer Ablauf: Akte / Vorgang zurücklegen Anmelden Zurücklegen Behörden-DMS Konnektor (Anmeldung/Im/Export) XML PDF/A XAIP XML Ingest-/Access Schnittstelle PDF/A AOID Digitales Zwischenarchiv des Bundes Michael Ucharim

23 Das Digitale Zwischenarchiv Idealer Ablauf: Akte / Vorgang entnehmen Anmelden Recherche Entnahme Behörden-DMS Konnektor (Anmeldung/Im/Export) AOID oder Suchbegriff XML PDF/A Ingest-/Access-Schnittstelle XAIP Digitales Zwischenarchiv des Bundes Michael Ucharim

24 Das Digitale Zwischenarchiv Idealer Ablauf: Akte / Vorgang löschen Nach Entnahme Nach Entscheidung des Bundesarchivs AOID löschen Begründung Behörden-DMS Konnektor (Anmeldung/Im/Export) Anmelden Recherche Löschen Prüfung Löschprotokoll Ingest-/Access-Schnittstelle Löschbestätigung Digitales Zwischenarchiv des Bundes Michael Ucharim

25 Genereller Zeitplan Pilotphase Ausbauphase Ausbauphase n. Ausbauphase Michael Ucharim

26 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Haben Sie noch Fragen? Kontakt: Michael Ucharim Dr. Andrea Hänger Joachim Rausch Michael Ucharim